PŘÍLOHA A EVROPSKÁ KOMISE GENERÁLNÍ ŘEDITELSTVÍ PRO KOMUNIKACI Zastoupení v České republice
RÁMCOVÁ DOHODA O PARTNERSTVÍ RÁMCOVÁ DOHODA Č.: […] Evropská unie (dále jen „Unie“), zastoupená Evropskou komisí (dále jen „Komise“), kterou za účelem podpisu této rámcové dohody zastupuje Jan MICHAL, vedoucí Zastoupení Evropské komise v České republice, na jedné straně a [celý oficiální název] [oficiální právní forma]
1
[oficiální registrační číslo]
2
[úplná oficiální adresa] [DIČ pro účely DPH], (dále jen „hostitelská struktura“), [kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení a funkce],] na straně druhé
SE DOHODLY
na úvodních ustanoveních, zvláštních podmínkách, obecných podmínkách a přílohách, které tvoří tuto rámcovou dohodu o partnerství (dále jen „rámcová 3 dohoda“) . Úvodní ustanovení popisují, v jakých souvislostech strany navázaly partnerství v oblasti komunikace. Zvláštní a obecné podmínky vymezují předmět a trvání rámcové dohody a podmínky fungování partnerství.
1 2
Vymažte, je-li hostitelskou strukturou veřejnoprávní subjekt. Vymažte, je-li hostitelskou strukturou veřejnoprávní subjekt.
K rámcové dohodě jsou přiloženy následující dokumenty:
Příloha A.1
Vzorový akční plán
Příloha A.2
Vzor zvláštní dohody o grantu – grant na akci ve formě paušálních částek
Příloha A.3
Vzor zvláštní dohody o grantu – grant na akci ve formě rozpočtu
Zvláštní podmínky, jejichž nedílnou součástí jsou úvodní ustanovení, mají přednost před ostatními částmi rámcové dohody. Obecné podmínky mají přednost před podmínkami uvedenými v přílohách. Svým podpisem hostitelská struktura přijímá ustanovení této rámcové dohody a souhlasí s jejich uplatňováním na jakékoli zvláštní dohody o grantu následně uzavřené mezi oběma stranami. V článcích rámcové dohody odkazuje obecný pojem „akce“ jak na jednorázovou akci partnera, na kterou může být udělen grant na akci, tak i na pracovní program hostitelské struktury, na který může být udělen grant na provoz, s výhradou článků, v nichž jsou tyto pojmy výslovně rozlišeny.
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Síť informačních středisek Europe Direct (dále jen „informační střediska ED“) je jedním z hlavních nástrojů Evropské unie, s jehož pomocí nabízí evropským občanům informace o EU, konkrétně o právech občanů Unie, prioritách EU (zejména Strategie růstu Evropa 2020) a podporuje na místní a regionální úrovni participativní občanství. Tato rámcová dohoda se týká výběru hostitelských struktur pro informační střediska ED pro období 2013–2017 v souladu s rozhodnutím Komise C/2012/4158 ze dne 21. června 2012 o předpokládaném schválení ročního pracovního programu v oblasti komunikace pro rok 2013 ohledně grantů na financování hostitelských struktur informačních středisek ED v Evropské unii pro období 2013–2017. Hlavním cílem této výzvy je poskytnout snadný přístup k informacím pro všechny občany a příležitost pro šíření a výměnu názorů obyvatel týkajících se všech oblastí činností EU, zejména pak těch, jež dopadají na jejich každodenní život. Střediska jsou informačními body všech institucí EU a spolupracují s dalšími partnery aktivně působícími v informační oblasti. Střediska doplňují a podporují činnost zastoupení Evropské komise a Informačních kanceláří Evropského parlamentu (EPIO) na místní a regionální úrovni. Síť informačních středisek ED je řízena Komisí.
2
Informační střediska ED posilují komunikační schopnost EU pomocí intenzivnější spolupráce a koordinace s jinými informačními a podpůrnými sítěmi EU, které pokrývají oblasti specifických politik. Poslání středisek je dvojí: - občanům Evropy poskytují informace na místní a regionální úrovni. Pro občany představují klíčového partnera v rámci koncepce „jediného kontaktního místa“ coby první vstupní brány do Evropské unie, která jim poskytuje informace o EU, odkazuje je na portál Vaše Evropa nebo na specializované zdroje informací a je rozcestníkem k dalším službám a sítím. Poskytují informace, poradenství, pomoc a odpovědi na otázky týkající se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména Strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování, - podporují participativní občanství prostřednictvím celé řady komunikačních nástrojů (internetových stránek, sociálních sítí, publikací atd.) a ve spolupráci s místními zúčastněnými subjekty, tvůrci veřejného mínění a médii. Pořádáním konferencí a různých akcí podněcují diskuze a pro EU zprostředkovávají zpětnou vazbu od občanů.
I – ZVLÁŠTNÍ PODMÍNKY
ČLÁNEK I.1 – ÚČEL I.1.1
Rámcová dohoda se uzavírá jako součást probíhající, formálně upravené spolupráce mezi Komisí a hostitelskou strukturou (dále jen „partnerství“) na základě cílů Unie a akčního plánu vymezeného v příloze A.1 ve snaze přispět k cílům politiky Unie uvedené v úvodních ustanoveních.
I.1.2
Účelem rámcové dohody je vymezit úlohy a odpovědnost Komise a hostitelské struktury při uskutečňování jejich partnerství. Zvláštní dohody o grantech, které je dle rámcové dohody možné podepsat, se vztahují na granty na akci.
ČLÁNEK I.2 – UDĚLOVÁNÍ GRANTŮ I.2.1
Komise vybrala hostitelské struktury na základě výzvy k předkládání návrhů otevřené všem žadatelům, kteří splnili oznámená kritéria. Komise stanovila technická a finanční kritéria, která musí akce splňovat, pokud mají být způsobilé pro získání grantu Unie.
I.2.2
Hostitelská struktura každý rok předkládá akční plán (podle přílohy A.1). Komise stanoví lhůtu pro předložení akčního plánu, přičemž datum předložení musí být stanoveno vždy před začátkem daného roku. Komise schvaluje akční plán, jenž je základem pro udělení grantu během příslušného roku. Pro rok 2013 je akční plán součástí žádosti hostitelské struktury předložené v návaznosti na výzvu Komise k předkládání návrhů.
I.2.3
Jestliže se Komise rozhodne přijmout návrh akce, zašle hostitelské struktuře zvláštní dohodu o grantu (dále jen „zvláštní dohodu“) podle vzorů uvedených 3
v příloze. Zvláštní dohoda se řídí ustanoveními rámcové dohody, musí obsahovat stejné podmínky a musí ji podepsat oprávnění zástupci stran. I.2.4
Podpisem zvláštní dohody se hostitelská struktura zavazuje, že bude na svou vlastní odpovědnost provádět akci, a to za podmínek stanovených zvláštní dohodou a jejími přílohami a v souladu se závazky, jež přijala podle rámcové dohody.
I.2.5
Vedle akčního plánu uvedeného v článku I.2.2 výše, může Komise oslovit hostitelskou strukturou za účelem získání návrhu akce. Oslovení probíhá na základě výzvy k předkládání návrhů otevřené všem žadatelům, kteří splnili oznámená kritéria. Komise za tímto účelem stanoví technická a finanční kritéria, která musí akce splňovat, aby mohly získat grant Unie. Hostitelská struktura může na takovou výzvu reagovat tím, že Komisi předloží návrh akce.
I.2.6 Podpisem rámcové dohody stranami nevzniká Komisi povinnost udělit grant. Rovněž jím není dotčena účast hostitelské struktury na jiných výzvách k předkládání návrhů, pokud jde o granty udělované mimo akční plán uvedený v příloze A.1. I.2.7
Hostitelská struktura plní pokyny Komise s ohledem na její informační a komunikační strategii a v ní stanovené priority.
ČLÁNEK I.3 – DOBA TRVÁNÍ I.3.1
Rámcová dohoda vstupuje v platnost dnem, kdy ji podepíše poslední ze stran dohody.
I.3.2
Uzavírá se na dobu 5 let, počítáno ode dne jejího vstupu v platnost.
I.3.3
Zvláštní dohody musí být podepsány před dnem, kdy končí platnost rámcové dohody. Pokud provádění akcí pokračuje i poté, co skončila platnost rámcové dohody, ustanovení rámcové dohody nadále platí pro provádění příslušných zvláštních dohod.
ČLÁNEK I.4 – FINANCOVÁNÍ AKCÍ I.4.1
Grant udělovaný Komisí má podobu jedné nebo několika paušálních částek. Použije-li se financování prostřednictvím paušálních částek, považuje se povinnost spolufinancování za splněnou. Výše paušálních částek se stanoví s přihlédnutím k tomuto pravidlu.
I.4.2
V případě článku I.2.5 mohou granty rovněž vycházet z procentního podílu celkových způsobilých nákladů stanovených ve výzvě k předkládání návrhů společně s mírou a podmínkami spolufinancování ze strany hostitelské struktury.
I.4.3. Ustanovení vztahující se na předkládání zpráv a jiných dokumentů souvisejících s akcí a platební podmínky pro vyplácení grantů jsou obsažena ve zvláštní dohodě. 4
ČLÁNEK I.5 – OBECNÁ SPRÁVNÍ USTANOVENÍ I.5.1 Veškerá sdělení, která se zasílají Komisi v souvislosti s rámcovou dohodou nebo zvláštní dohodou, se zasílají písemně s uvedením čísla příslušné dohody na následující adresy: Evropská komise Generální ředitelství […] Sekce […] Odbor […] [PSČ, město a stát] E-mail: […]@ec.europa.eu I.5.2 Má se za to, že běžná poštovní zásilka byla Komisi doručena v den, kdy ji oficiálně zaevidovalo příslušné oddělení Komise uvedené výše. I.5.3 Veškerá sdělení, která se zasílají hostitelské struktuře v souvislosti s rámcovou dohodou nebo zvláštní dohodou, se zasílají písemně s uvedením čísla dohody na následující adresu: Pan/Paní [...] [Funkce] [Oficiální název] [Úplná oficiální adresa] E-mail: […] I.5.4
Hostitelská struktura musí každou změnu své adresy písemně oznámit Komisi.
ČLÁNEK I.6 – ROZHODNÉ PRÁVO A PŘÍSLUŠNÝ SOUD Granty se řídí ustanoveními rámcové dohody a zvláštních dohod, použitelnými právními předpisy Unie a na podpůrné úrovni právními předpisy České republiky týkajícími se grantů. Proti rozhodnutí Komise, která se týkají používání ustanovení výše uvedených dohod a podmínek jejich provádění, může hostitelská struktura podat žalobu k Tribunálu Evropské unie a v případě odvolání se může odvolat k Soudnímu dvoru.
5
ČLÁNEK I.7 – OCHRANA ÚDAJŮ I.7.1
Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v rámcové dohodě nebo ve zvláštních dohodách nebo souvisejí s těmito dohodami a s jejich prováděním, se zpracovávají podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Tyto údaje zpracovává Zastoupení Komise v České republice výhradně pro účely provádění, řízení a kontroly rámcové dohody a zvláštních dohod, aniž by bylo dotčeno jejich možné předání orgánům pověřeným dohledem či kontrolou při uplatňování práva Unie.
I.7.2
Hostitelská struktura má právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu. Pokud má hostitelská struktura jakékoli dotazy týkající se zpracování svých osobních údajů, obrátí se na subjekt jednající jako správce údajů.
I.7.3
Hostitelské struktury mají právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů.
I.7.4
Je-li povinností hostitelských struktur podle rámcové dohody nebo zvláštních dohod zpracovávat osobní údaje, mohou tak činit pouze pod dohledem správce údajů, zejména s ohledem na účel zpracování osobních údajů, kategorie údajů, jež mohou být zpracovávány, příjemce údajů a na způsob, jakým může subjekt údajů vykonávat svá práva.
I.7.5
Hostitelská struktura umožní přístup k údajům pouze těm zaměstnancům, kteří jsou nezbytní pro provádění, řízení a kontrolu rámcové dohody.
I.7.6
Hostitelská struktura se zavazuje, že s ohledem na rizika vyplývající ze zpracovávání příslušných osobních údajů a z jejich povahy přijme příslušná technická a organizační bezpečnostní opatření s cílem:
a) zabránit neoprávněným osobám v přístupu k počítačovým systémům zpracovávajícím osobní údaje, a zejména: i) neoprávněnému čtení, kopírování, úpravě nebo odstraňování nosičů dat; ii) neoprávněnému zadávání údajů a neoprávněnému sdělování, úpravě nebo výmazům uložených osobních údajů; iii) neoprávněným osobám v používání systémů pro zpracování údajů prostřednictvím zařízení pro přenos dat; b) zajistit, aby oprávnění uživatelé systému pro zpracování údajů měli přístup pouze k těm osobním údajům, na něž se vztahuje jejich právo přístupu; c) zaznamenat, které osobní údaje, kdy a komu byly sděleny; d) zajistit, aby osobní údaje zpracovávané jménem třetích osob bylo možné zpracovávat pouze způsobem stanoveným zadávacím orgánem nebo institucí; 6
e) zajistit, aby osobní údaje nebylo možné bez oprávnění číst, kopírovat ani vymazat během jejich sdělování a při přemísťování nosiče dat; f)
vytvořit svoji organizační strukturu tak, aby odpovídala požadavkům na ochranu údajů.
ČLÁNEK I.8 – POSLÁNÍ A ÚLOHA INFORMAČNÍCH STŘEDISEK EUROPE DIRECT Za účelem naplňování cílů popsaných v úvodních ustanoveních této rámcové dohody a co nejlepšího využití zdrojů, jež má k dispozici, vykonává informační středisko ED v rámci odpovědnosti příslušné hostitelské struktury a v souladu s pokyny Komise tyto úkoly: I.8.1 Základní informační služby Informační středisko ED poskytuje základní služby uzpůsobené místním a regionálním potřebám, jež umožní veřejnosti získat informace, poradenství, pomoc a odpovědi na otázky týkající se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování. Za tímto účelem splní tyto základní požadavky: a)
bude veřejnosti poskytovat: i. prostory řádně označené logem Europe Direct, jež budou bezbariérové a snadno přístupné veřejnosti, kde bude možno přijímat návštěvníky, vystavovat dokumentaci, číst, používat přinejmenším jeden osobní počítač s připojením na internet, uchovávat informační materiály a pořádat setkání; ii. službu odpovědí na telefonické, e-mailové a osobní dotazy; iii. přístup k informačním materiálům poskytovaným orgány a institucemi EU; iv. internetové stránky zaměřené na základní informace o službách, jež nabízí informační středisko ED;
b)
bude používat a propagovat: i. jediné kontaktní místo („one-stop-shop“): kontaktní středisko Europe Direct, síť Europe Direct a portál Vaše Evropa; ii. (internetové stránky EU) Europa, sociální média EU a další informační zdroje, k nimž má informační středisko ED bezplatný přístup; iii. další informační sítě4 a kontaktní místa evropských orgánů a institucí;
c)
4
každý měsíc bude podávat zprávu zastoupení Evropské komise a podporovat jeho informační činnosti na regionální a místní úrovni:
Síť ECC Net, EURES, Euraxess, Solvit, Enterprise Europe, … 7
i. bude se účastnit setkání a školících kurzů pořádaných Komisí (zastoupeními Komise a ústředím v Bruselu); ii. bude podporovat organizaci a propagaci místních a regionálních akcí pořádaných zastoupeními Evropské komise a informačními kancelářemi Evropského parlamentu; iii. bude předkládat měsíční zprávy o činnosti informačního střediska ED, včetně zpětné vazby týkající se klíčové problematiky, o niž se zajímají občané, a otázek EU, jimž se věnují místní a regionální sdělovací prostředky; iv. bude každý rok hodnotit vybrané činnosti informačního střediska ED (minimálně 50 %). I.8.2 Komunikační produkty Středisko bude vedle toho poskytovat přinejmenším jednu z následujících služeb: a) internetové stránky věnované propagaci činností informačního střediska ED a šíření informací týkajících se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování uzpůsobených pro regionální a místní adresáty; a) prezentace v rámci sociálních médií, přičemž bude zabezpečena stálá interakce mezi informačním střediskem ED a uživateli; b) elektronický informační zpravodaj věnovaný propagaci činností informačního střediska ED a šíření informací týkajících se EU, konkrétně práv občanů EU, priorit EU (zejména strategie růstu Evropa 2020), právních předpisů, politik, programů a možností financování uzpůsobených pro regionální a místní adresáty; c) tvorbu a produkci tištěných, propagačních, audiovizuálních elektronických materiálů, jež doplní stávající materiály EU;
a
jiných
d) vztahy se sdělovacími prostředky (tj. zveřejňování článků v místních a regionálních sdělovacích prostředcích, příspěvky do rozhlasového či televizního vysílání). I.8.3 Akce Informační středisko ED zorganizuje kromě toho přinejmenším jednu nebo několik z následujících druhů akcí:
a) aktivní účast na akcích pořádaných externími subjekty; b) pořádání či spolupořádání akcí určených pro zvláštní místní či regionální cílové skupiny (např.: občanskou společnost, školní skupiny/skupiny mládeže, zemědělce, sdělovací prostředky atd.) nebo pro široké cílové skupiny, jež se zaměří na EU, a konkrétně pak na práva občanů EU, priority EU, právní předpisy, politiky, programy a možnosti financování.
8
ČLÁNEK I.9 – ZÁVAZKY HOSTITELSKÉ STRUKTURY Podpisem rámcové dohody se hostitelská struktura zavazuje, že: a) bude plnit závazky přijaté uzavřením této rámcové dohody a zvláštních dohod, kterými se rámcová dohoda provádí; b) bude v nejvyšší možné míře usilovat o to, aby informační středisko ED plnilo v praxi cíle vymezené v úvodních ustanoveních a naplňovalo poslání a úlohu podrobně popsané v článku I.8, v souladu s pokyny Komise; c) zajistí, aby informační středisko ED poskytovalo nestranné a přesné informace o Evropské unii a nebylo považováno nebo využíváno jako kanál pro šíření informací, které s tímto posláním nesouvisejí; středisko musí informovat a komunikovat neutrálním a věcně správným způsobem; d) zajistí, aby fungování střediska zajišťoval personál, mezi jehož schopnosti a kvalifikace patří dobré komunikační dovednosti, vynikající znalost přinejmenším jednoho z pracovních jazyků Evropské unie (angličtiny, francouzštiny a němčiny), schopnost řízení projektů a důkladná znalost evropských záležitostí. Hostitelská struktura zejména: i. určí minimálně jednoho zaměstnance coby pracovníka na plný úvazek (nesmí jít o dobrovolníka či stážistu), nebo více zaměstnanců pracujících na částečný úvazek, jež dohromady zajistí úvazek plný, odpovědného za řízení střediska; ii. zabezpečí dostatek kvalifikovaného personálu, který bude plnit úkoly střediska; iii. zajistí přítomnost personálu během stanovené otevírací doby; e) poskytne informačnímu středisku ED přímo přístupné a viditelné prostory, řádně označené logem Europe Direct, jež budou bezbariérové a snadno přístupné veřejnosti, společně s prostory, kde bude možno přijímat návštěvníky, vystavovat dokumentaci, číst, používat přinejmenším jeden osobní počítač s připojením na internet, uchovávat informační materiály a pořádat setkání; f) bude užívat značku Europe Direct, název, logo a další formy identifikace, které informačnímu středisku ED poskytne Komise, a bude je v co nejlepší možné míře propagovat a systematicky využívat na veškerých produktech a během všech akcí; g) ponese administrativní a finanční náklady související s plněním jejích povinností vymezených v rámcové dohodě a ve zvláštních dohodách a jejich přílohách; h) zřídí revolvingový fond na pokrytí běžných výdajů informačního střediska ED; i) bude transparentně přistupovat ke správě a vedení účtů souvisejících s akcemi, na které byl udělen grant Komise; j) bude plně spolupracovat při každoročních či příležitostných kontrolách provádění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod; k) umožní Komisi hodnocení služeb poskytovaných informačním střediskem ED; l) bude s Komisí udržovat vztahy v duchu vzájemné spolupráce a pravidelně si s ní vyměňovat informace o věcech společného zájmu souvisejících s těmito dohodami. 9
ČLÁNEK I.10 – ZÁVAZKY KOMISE Podpisem rámcové dohody se Komise zavazuje: a) hodnotit účinnost informačního střediska ED a zajistit případná následná opatření; b) v rámci dostupných zdrojů zajistit pro informační středisko ED informační materiály a komunikační produkty, poskytovat školení o obecných a specifických tématech týkajících se EU, poskytovat možnosti pro vytváření sítí a koordinační platformy; c) náležitě monitorovat a dohlížet na činnosti příslušné hostitelské struktury. I.11.1 Směnný kurz pro přepočet jednotlivých měn na eura5 Žádost o konečnou platbu předloží hostitelská struktura v souladu s článkem 5 zvláštní dohody, včetně podkladových finančních výkazů, v eurech. Odchylně od článku II.17.1 provede hostitelská struktura přepočet skutečných nákladů na eura použitím průměru měsíčních účetních kurzů, které Komise stanovuje a zveřejňuje na svých internetových stránkách, za období provádění projektu. I.11.2 Vlastnictví / využívání výsledků Aniž jsou dotčeny články II.2 a II.4 všeobecných podmínek, hostitelská struktura udělí Unii licenci vztahující se na všechna práva duševního vlastnictví, existující i ta, která vzniknou po podpisu této dohody, týkající se výsledků akce (dále jen „výsledky“). Mezi práva, na něž se uděluje licence, patří zejména, avšak nikoliv výhradně, tato práva: a) kopírovat a reprodukovat výsledky, b) používat a opětovně využívat výsledky, c) zobrazovat, sdělovat, uveřejňovat a distribuovat výsledky, d) upravovat a zpracovávat výsledky, e) integrovat a začleňovat výsledky do stávajících a budoucích děl, f) zařazovat výsledky do seznamů a databází, g) uchovávat a archivovat výsledky v jakékoliv podobě, h) kompilovat a dekompilovat výsledky, i) udělovat třetím stranám podlicence k výše uvedeným právům. Licence se vztahuje na všechna území na světě, je platná po celou dobu trvání dotčených práv a je součástí grantu vyplaceného hostitelské struktuře.
5
Kurz uváděný Komisí je kurz InforEuro zveřejněný na stránkách Europa: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 10
II – OBECNÉ PODMÍNKY
ČÁST A : PRÁVNÍ A SPRÁVNÍ USTANOVENÍ
ČLÁNEK II.1 – ZÁVAZKY HOSTITELSKÉ STRUKTURY Podpisem rámcové dohody se hostitelská struktura zavazuje: - dodržovat společné obecné cíle, na jejichž základě bylo navázáno partnerství, tak jak jsou uvedeny v úvodních ustanoveních, - dodržovat závazky přijaté v akčním plánu uvedeném v příloze A.1, případně doplněném o roční programy činnosti schválené společně oběma stranami, - učinit vše pro konkrétní dosažení výše uvedených obecných cílů u každé akce, na kterou obdržela grant od Komise, - udržovat s Komisí vztahy vzájemné spolupráce a pravidelně si vyměňovat informace o otázkách společného zájmu, které se týkají využívání rámcové dohody i kontroly provádění akčního plánu uvedeného v příloze A.1, - zajistit transparentní správu a vedení účtů, které se vztahují k akcím, na které obdržela grant, a plně spolupracovat při ročních nebo jednorázových kontrolách plnění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod.
ČLÁNEK II.2 – ODPOVĚDNOST II.2.1 Hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost za dodržování všech svých právních závazků. II.2.2 V případě uplatňování nároku podle zvláštních dohod týkajícího se škody způsobené při uskutečňování akce nelze Komisi činit za žádných okolností ani z žádných důvodů odpovědnou. Komise proto nevyhoví žádné žádosti o odškodnění nebo náhradu vznesené v souvislosti s uplatňováním takového nároku. II.2.3 S výjimkou případů vyšší moci hostitelská struktura nahradí veškeré škody, které Komisi vzniknou v důsledku provádění akce či nesprávného provádění akce. II.2.4 Hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost vůči třetím stranám, včetně odpovědnosti za jakoukoli škodu, která jim vznikla během provádění akce.
ČLÁNEK II.3 – STŘET ZÁJMŮ II.3.1 Hostitelská struktura se zavazuje, že přijme veškerá opatření nezbytná pro zamezení nebezpečí střetu zájmů, který by mohl mít dopad na nestranné a objektivní plnění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod. Takový střet zájmů 11
by mohl vzniknout zejména v důsledku hospodářských zájmů, politické či národní spřízněnosti, rodinných či citových vazeb nebo z citových důvodů či v důsledku jakýchkoli jiných společných zájmů. II.3.2 Jakoukoli situaci, jež by zakládala střet zájmů v průběhu provádění rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod, či by k němu mohla vést, je třeba neprodleně písemně oznámit Komisi. Hostitelská struktura se zavazuje, že učiní veškeré nutné kroky, aby takovou situaci neprodleně napravila. II.3.3 Komise si vyhrazuje právo ověřit, zda jsou přijatá opatření odpovídající, a může po hostitelské struktuře požadovat, aby v případě potřeby přijala v určité lhůtě dodatečná opatření.
ČLÁNEK II.4 – VLASTNICTVÍ/VYUŽÍVÁNÍ VÝSLEDKŮ II.4.1 Není-li ve zvláštní dohodě stanoveno jinak, náleží vlastnictví výsledků akce, včetně práv průmyslového a duševního vlastnictví, a zpráv a dalších dokumentů vztahujících se k akci hostitelské struktuře. II.4.2 Aniž jsou dotčena ustanovení odstavce 1, hostitelská struktura udělí Komisi právo volně a podle vlastního uvážení používat výsledky akce, zejména zobrazovat výsledky akce, reprodukovat je jakýmkoli technickým postupem, překládat je či šířit prostřednictvím všech sdělovacích prostředků, včetně internetových stránek Europa, aniž jsou dotčeny povinnosti týkající se důvěrnosti a existujících práv průmyslového a duševního vlastnictví. II.4.3 Pokud před uzavřením dohody již existují práva průmyslového a duševního vlastnictví, včetně práv třetích osob, („již existující práva duševního vlastnictví“), vytvoří hostitelská struktura seznam obsahující všechna vlastnická a užívací práva plynoucí z již existujících práv duševního vlastnictví a nejpozději před začátkem provádění akce poskytne tento seznam Komisi. Hostitelská struktura zajistí, aby měla při plnění dohody všechna práva využívat všech již existujících práv duševního vlastnictví.
ČLÁNEK II.5 – DŮVĚRNOST Komise a hostitelská struktura se zavazují, že zachovají důvěrnost jakéhokoli dokumentu, informací či jiného materiálu přímo souvisejících s předmětem rámcové dohody nebo zvláštních dohod, které jsou řádně označeny jako důvěrné, pokud by jejich zveřejnění mohlo poškodit druhou stranu. Strany jsou vázány touto povinností i po uplynutí doby platnosti rámcové dohody.
ČLÁNEK II.6 – ZVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ II.6.1 Nepožaduje-li Komise jinak, musí veškerá sdělení nebo publikace hostitelské struktury, jež se týkají určité akce, včetně sdělení a publikací uveřejněných na konferencích či seminářích, uvádět, že danou činnost finančně podporuje Evropská unie. 12
Veškerá sdělení či publikace hostitelské struktury vydané v jakékoli podobě a na jakémkoli nosiči musí uvádět, že výlučnou odpovědnost za ně nese jejich autor a že Komise žádným způsobem neodpovídá za jakékoli případné použití informací v nich obsažených. II.6.2 Hostitelská struktura povoluje Komisi, aby zveřejnila, a to v jakékoli podobě a na jakémkoli nosiči, včetně internetu, tyto informace: - název a adresu hostitelské struktury, - předmět a účel udělených grantů, - poskytnutou částku a podíl těchto prostředků na celkových nákladech na akci. Na základě odůvodněné a řádně podložené žádosti hostitelské struktury může Komise souhlasit, že od zveřejnění těchto informací upustí, pokud by zveřejnění výše uvedených informací mohlo ohrozit bezpečnost hostitelské struktury nebo poškodit její obchodní zájmy.
ČLÁNEK II.7 – HODNOCENÍ AKCÍ Hostitelská struktura se zavazuje, že vždy když bude Komise provádět průběžné nebo konečné hodnocení dopadů akce ve vztahu k cílům příslušného programu Unie, poskytne jí a/nebo jí pověřeným osobám veškeré doklady nebo informace, včetně informací v elektronické podobě, umožňující provést toto hodnocení řádným způsobem a poskytne jim práva na přístup uvedená v článku II.20.
ČLÁNEK II.8 – POZASTAVENÍ AKCE II.8.1 Hostitelská struktura může pozastavit provádění akce, pokud výjimečné okolnosti, zejména vyšší moc, činí její provádění nemožným nebo nepřiměřeně obtížným. Neprodleně o tom uvědomí Komisi, přičemž uvede veškeré důvody a podrobnosti i předpokládané datum opětovného zahájení akce. II.8.2 Pokud Komise neukončí zvláštní dohodu podle článku II.12.2, hostitelská struktura opětovně zahájí provádění akce, jakmile to okolnosti dovolí, a informuje o tom Komisi. Trvání akce se prodlouží o dobu rovnající se době přerušení. II.8.3 Prodloužení trvání akce a případné změny, které mohou být nezbytné pro přizpůsobení akce novým podmínkám, se stanoví písemným dodatkem ke zvláštní dohodě v souladu s článkem II.14.
ČLÁNEK II.9 – VYŠŠÍ MOC II.9.1 Vyšší mocí se rozumí nepředvídatelná výjimečná situace nebo událost, která se vymyká kontrole stran dohody a která brání kterékoli z nich v plnění některé z jejích povinností podle dohody, není následkem pochybení ani nedbalosti z jejich strany a které přes vynaložení veškeré náležité snahy nebylo možné 13
zabránit. Strana, která neplní povinnosti vyplývající z dohody, se nemůže odvolávat na vady vybavení nebo materiálu nebo na jejich pozdní dodání (pokud k nim nedošlo v důsledku působení vyšší moci), na pracovní spory, stávky či finanční problémy jako na vyšší moc. II.9.2 Pokud se u strany dohody vyskytne překážka vyšší moci, neprodleně o tom doporučeným dopisem s dodejkou nebo rovnocenným způsobem uvědomí druhou stranu a upřesní povahu, pravděpodobné trvání a předpokládané důsledky této události. II.9.3 Žádnou stranu nelze považovat za stranu, která nesplnila některou ze svých povinností, pokud jí v tom zabránila vyšší moc. Strany vyvinou veškeré úsilí, aby škoda v důsledku vyšší moci byla co nejmenší. II.9.4 Probíhající akce lze pozastavit v souladu s článkem II.8.
ČLÁNEK II.10 – ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK II.10.1 Pokud musí hostitelská struktura za účelem provedení akce zadat zakázky, a představují-li tyto zakázky náklady v rámci některé z položek způsobilých přímých nákladů v předběžném rozpočtu akce připojeném ke zvláštní dohodě, zadá příslušnou zakázku nabídce s nejlepším poměrem ceny a kvality6; při zadávání zakázky dbá hostitelská struktura na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. II.10.2 Zadávat zakázky podle odstavce 1 je možné jen v následujících případech:
6
a)
zakázka se týká pouze provedení omezené části akce;
b)
zadání zakázky musí být odůvodněno s ohledem na charakter akce a na potřeby jejího provádění;
c)
příslušné úkoly musí být vymezeny v příloze zvláštní dohody, která popisuje akci, a v předběžném rozpočtu akce musí být podrobně rozepsány související předběžné náklady;
d)
případné zadání zakázky v průběhu akce, není-li upraveno v žádosti o grant, je podmíněno předchozím písemným souhlasem Komise;
e)
hostitelská struktura nese výlučnou odpovědnost za provedení akce a za dodržování ustanovení rámcové dohody a příslušné zvláštní dohody. Hostitelská struktura se musí zavázat, že přijme nezbytná opatření, aby zajistila, že se dodavatel zřekne všech práv vůči Komisi na základě rámcové dohody a/nebo zvláštní dohody;
f)
hostitelská struktura se musí zavázat, že zajistí, aby podmínky, jež pro ni platí podle článků II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.7, II.11 a II.20 rámcové dohody, platily i pro dodavatele.
V případech, kdy hodnota zakázky překročí 60 000 EUR, mohou útvary stanovit v „Dalších zvláštních podmínkách“ zvláštní procedurální pravidla, která vycházejí z pravidel obsažených ve finančním nařízení a berou řádný ohled na odhadovanou hodnotu zakázky, poměrnou výši příspěvku Unie a riziko řízení. 14
ČLÁNEK II.11 – POSTOUPENÍ II.11.1 Pohledávky vůči Komisi jsou nepostupitelné. II.11.2 Za výjimečných okolností, je-li to odůvodněno danou situací, může Komise na základě písemné odůvodněné žádosti hostitelské struktury povolit postoupení zvláštních dohod či jejich částí a z nich vyplývajících plateb třetí straně. Komise musí svůj případný souhlas písemně sdělit před navrhovaným postoupením. V případě neudělení souhlasu nebo nedodržení jeho podmínek není postoupení vůči Komisi vymahatelné a nemá pro ni žádný účinek. II.11.3 Za žádných okolností nezprošťuje takové postoupení hostitelskou strukturu jejích závazků vůči Komisi.
ČLÁNEK II.12 – UKONČENÍ RÁMCOVÉ DOHODY II.12.1 Ukončení ze strany hostitelské struktury Hostitelská struktura může rámcovou dohodu kdykoli ukončit, a to písemně s šedesátidenní výpovědní lhůtou. Při využití této možnosti se musí zavázat, že dokončí provádění zvláštních dohod, které vstoupily v platnost před dnem nabytí účinnosti ukončení rámcové dohody. V řádně opodstatněných případech může hostitelská struktura vzít zpět svou žádost o grant a ukončit zvláštní dohodu, která je již prováděna, a to zasláním písemného oznámení o této skutečnosti s šedesátidenním předstihem, v němž jsou uvedeny příslušné důvody, přičemž v takovém případě od ní nebude požadováno, aby z tohoto důvodu hradila jakékoli odškodnění. Pokud hostitelská struktura neuvede žádné důvody nebo pokud Komise uvedené důvody neuzná, má se za to, že hostitelská struktura neukončila dohodu řádným způsobem, s důsledky, které jsou uvedené v odst. 4 čtvrtém pododstavci.
II.12.2 Ukončení ze strany Komise Komise může rámcovou dohodu kdykoli a bez poskytnutí jakéhokoli odškodnění ukončit zasláním písemné výpovědi s výpovědní lhůtou 60 dnů. Pokud Komise tohoto práva využije, musí dodržet závazky plynoucí z provádění veškerých zvláštních dohod, které vstoupily v platnost před dnem, kdy ukončení rámcové dohody nabude účinnosti, pokud v důsledku tohoto provádění vznikají přiměřené výdaje uvedené ve zmíněných zvláštních dohodách, s výjimkou případů uvedených níže. Komise se může rozhodnout ukončit rámcovou dohodu a zvláštní dohody ve fázi provádění, bez jakéhokoli odškodnění z její strany, za těchto okolností: a)
pokud by změna v právní, finanční, technické nebo organizační situaci hostitelské struktury nebo v jejím vlastnictví mohla zásadním způsobem ovlivnit dohodu nebo zpochybnit rozhodnutí o udělení grantu; 15
b) jestliže hostitelská struktura neplní některou ze svých podstatných povinností, jež pro ni vyplývají z dohody o grantu včetně příloh; c) v případě vyšší moci oznámené podle článku II.9 nebo v případě přerušení určité akce z důvodu výjimečných okolností oznámeného podle článku II.8; d) jestliže byl na hostitelskou strukturu prohlášen konkurs, je v likvidaci, její podnikání podléhá soudní správě, pokud se svými věřiteli uzavřela dohodu o vyrovnání, pozastavila podnikatelskou činnost, je proti ní v těchto záležitostech vedeno soudní řízení nebo se na základě podobného řízení upraveného ve vnitrostátních právních předpisech nachází v podobné situaci; e)
pokud má Komise důkazy o profesním pochybení hostitelské struktury či jiné s ní spojené osoby či subjektu nebo závažné podezření na takové pochybení;
f)
pokud hostitelská struktura nesplnila povinnosti vztahující se k placení příspěvků na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů země v níž je usazena;
g) pokud má Komise důkazy, že se hostitelská struktura či jiná s ní spojená osoba či subjekt dopustily podvodu, korupce, zločinného spolčení nebo jiné činnosti poškozující finanční zájmy Unie, nebo má závažné podezření o takovém jednání; h) pokud má Komise důkazy o tom, že se hostitelská struktura či jiná s ní spojená osoba či subjekt dopustily při procesu zadávání zakázky nebo při plnění smlouvy podstatných chyb, nesrovnalostí nebo podvodu, nebo má závažné podezření o takovém jednání; i)
pokud hostitelská struktura učinila nepravdivá prohlášení nebo předložila zprávy, které nejsou v souladu se skutečností, aby získala grant uvedený v této dohodě.
V případech uvedených výše v písmenech e), g) a h) se spojenou osobou rozumí fyzická osoba, která je oprávněna hostitelskou strukturu zastupovat, přijímat za ni rozhodnutí nebo která ji ovládá. Spojenou osobou se rozumí zejména osoba, která splňuje kritéria uvedená v článku 1 sedmé směrnice Rady č. 83/349/EHS ze dne 13. června 1983.
II.12.3 Postup při ukončení dohody Postup ukončení je zahájen doporučeným dopisem s dodejkou nebo rovnocenným způsobem. V případech uvedených v písmenech a), b), d), e), g) a h) výše má hostitelská struktura 30 dnů na to, aby sdělila své připomínky, případně přijala opatření, která jsou nezbytná k zajištění dalšího plnění jejích závazků vyplývajících z dohody. Pokud Komise do 30 dnů od obdržení těchto připomínek písemně nepotvrdí, že s nimi souhlasí, postup ukončení pokračuje. V případě existence výpovědi nabude ukončení dohody účinnosti na konci výpovědní lhůty, která běží ode dne doručení rozhodnutí o ukončení dohody.
16
V případech bez výpovědní lhůty, tedy v případech uvedených v písmenech c), f) a i) tohoto článku, nabývá ukončení dohody účinnosti dnem následujícím po doručení rozhodnutí o ukončení.
II.12.4 Důsledky ukončení V případě ukončení zvláštní dohody se v souladu s článkem II.18 platby Komise omezí na způsobilé náklady, které hostitelské struktuře skutečně vznikly ke dni, kdy ukončení nabylo účinnosti. Náklady v souvislosti s existujícími závazky, k jejichž plnění má dojít až po okamžiku ukončení dohody, se neberou v úvahu. Hostitelská struktura má ode dne, kdy ukončení zvláštní dohody oznámené Komisí nabylo účinnosti, 60 dní na to, aby podala žádost o platbu zůstatku v souladu s článkem II.16.4. Neobdrží-li Komise žádost o platbu zůstatku v této lhůtě, neproplatí hostitelské struktuře náklady, které jí vznikly ke dni ukončení dohody, případně vybere zpět jakoukoli částku, jejíž vynaložení není podloženo technickými zprávami a finančními výkazy, které Komise schválila. Výjimečně, pokud Komise ukončuje zvláštní dohodu z důvodu, že hostitelská struktura nepředložila závěrečnou technickou zprávu nebo závěrečný finanční výkaz, jak stanoví dohoda, a nesplnila tuto svou povinnost ani ve lhůtě dvou měsíců po písemném upozornění zaslaném Komisí formou doporučeného dopisu s dodejkou či rovnocenným způsobem, Komise na konci výpovědní lhůty podle odstavce 3 neproplatí výdaje, které hostitelské struktuře vznikly ke dni skončení akce, případně vybere zpět jakoukoli částku, jejíž vynaložení není podloženo technickými zprávami a finančními výkazy schválenými Komisí. Výjimečně, v případě, kdy hostitelská struktura neukončila dohodu řádným způsobem, nebo kdy Komise ukončila dohodu z důvodů uvedených výše v písmenech a), e), g), h) nebo i), může Komise požádat o částečné nebo úplné vrácení prostředků, které již vyplatila v rámci zvláštní dohody na základě technických a finančních výkazů, které schválila, úměrně k závažnosti daných pochybení a poté, co hostitelské struktuře umožnila předložit připomínky.
ČLÁNEK II.13 – FINANČNÍ SANKCE II.13.1 Na základě finančního nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství podléhá každá hostitelská struktura, u níž bylo prokazatelně zjištěno závažné porušení smluvních povinností, finančním sankcím ve výši 2 až 10 % hodnoty daného grantu. II.13.2 Tato sazba může být zvýšena na 4 až 20 %, pokud budou během pěti let po prvním zjištění porušení podmínek podmínky znovu porušeny. II.13.3 Každé rozhodnutí Komise o uplatnění takových finančních sankcí se hostitelské struktuře oznámí písemně.
ČLÁNEK II.14 – DODATKY K
DOHODĚ 17
II.14.1 Veškeré změny rámcové či zvláštní dohody musí být provedeny formou písemného dodatku k dohodě. Za tímto účelem není pro strany závazná žádná ústní dohoda. II.14.2 Účelem ani důsledkem dodatku k dohodě nesmí být takové změny příslušné dohody, které by mohly zpochybnit rozhodnutí o uzavření rámcové dohody nebo o udělení grantu nebo které by vedly k nerovnému zacházení s žadateli o rámcové dohody či granty. II.14.3 Pokud žádost o změnu podává hostitelská struktura, musí ji Komisi zaslat s dostatečným předstihem před předpokládaným nabytím účinnosti, v případě zvláštních dohod pak jeden měsíc před dnem ukončení akce, s výjimkou případů, které hostitelská struktura řádně odůvodní a Komise uzná.
ČÁST B – FINANČNÍ USTANOVENÍ
ČLÁNEK II.15 – ZPŮSOBILÉ NÁKLADY II.15.1 Způsobilé náklady na akci či na program činnosti jsou náklady, které skutečně vznikly hostitelské struktuře a které splňují následující kritéria: – vznikly během doby trvání akce či programu činnosti, jak je vymezeno ve zvláštní dohodě, s výjimkou nákladů v souvislosti se závěrečnými zprávami a osvědčeními o finančních výkazech a souvisejících účtech, – souvisí s předmětem zvláštní dohody a jsou zahrnuty v předběžném celkovém rozpočtu akce či programu činnosti připojených ke zvláštní dohodě, – jsou nezbytné k provedení akce nebo programu činnosti, které jsou předmětem zvláštní dohody, – lze je identifikovat a ověřit, zejména proto, že jsou zaneseny v účetních záznamech hostitelské struktury a stanoveny v souladu s platnými účetními standardy země, v níž je hostitelská struktura usazena, a v souladu s běžnou praxí hostitelské struktury při účtování nákladů, – splňují požadavky platných daňových a sociálních právních předpisů, – jsou přiměřené, odůvodněné a splňují požadavky řádného finančního řízení, zejména požadavky hospodárnosti a efektivnosti. Účetní postupy a postupy interního auditu hostitelské struktury musí umožňovat přímé srovnání výdajů a příjmů uváděných v souvislosti s akcí spolu s příslušnými účetními výkazy a podpůrnými doklady. II.15.2 Splňují-li kritéria vymezená v předchozím odstavci, jsou v případě provozního grantu způsobilé zejména následující provozní náklady: - náklady na zaměstnance, které zahrnují vlastní mzdy, platby sociálního zabezpečení a jiné zákonné náklady, které tvoří součást odměny, pokud takové náklady nepřekračují průměrné sazby, které odpovídají běžnému odměňování zaměstnanců v hostitelské struktuře, 18
Odpovídající náklady na zaměstnance veřejné správy jsou způsobilé v rozsahu, ve kterém mají vztah k nákladům na činnosti, jež by příslušné orgány veřejné správy nevykonávaly bez provádění projektu. - cestovní náhrady a diety zaměstnanců, pokud takové náklady odpovídají běžné praxi hostitelské struktury ohledně cestovních nákladů nebo pokud nepřekračují sazby, které na každý rok schvaluje Komise, - náklady na nákup vybavení (nového nebo použitého), pokud se tyto náklady odepisují v souladu s daňovými a účetními pravidly, které se vztahují na hostitelskou strukturu, a jsou běžně uznávány pro zboží stejné povahy. Komise může vzít v úvahu pouze tu část odpisu vybavení, která se vztahuje k období, v němž podle dohody existuje nárok na financování ze zdrojů Unie, ledaže charakter a/nebo použití majetku odůvodňuje jiný přístup ze strany Komise, - náklady na spotřební zboží a zásobování, - náklady, které vyplývají z jiných smluv, které hostitelská struktura uzavřela za účelem provádění pracovního programu, pokud jsou splněny podmínky článku II.10, - náklady, které přímo vyplývají z požadavků dohody (zejména náklady na audit), včetně nákladů na jakékoli finanční služby (zejména náklady na finanční záruky), - režijní náklady. II.15.3 V případě grantu na akci se způsobilé náklady skládají z přímých a nepřímých nákladů. Přímé způsobilé náklady na akci jsou náklady, které lze s ohledem na podmínky způsobilosti vymezené v odstavci 1 tohoto článku identifikovat jako zvláštní náklady na akci, které přímo souvisejí s jejím provedením a které k ní lze přímo zaúčtovat. Způsobilé jsou zejména následující přímé náklady, splňují-li kritéria vymezená v odstavci 1: - náklady na zaměstnance pověřené prováděním akce, které zahrnují vlastní mzdy, platby sociálního zabezpečení a jiné zákonné náklady, které tvoří součást odměny, pokud takové náklady nepřekračují průměrné sazby, které odpovídají běžnému odměňování zaměstnanců v hostitelské struktuře, - cestovní náhrady a diety zaměstnanců, kteří se podílejí na akci, pokud takové náklady odpovídají běžné praxi hostitelské struktury ohledně cestovních nákladů nebo pokud nepřekračují sazby, které na každý rok schvaluje Komise, - náklady na nákup vybavení (nového nebo použitého), pokud se tyto náklady odepisují v souladu s daňovými a účetními pravidly, které se vztahují na hostitelskou strukturu, a jsou běžně uznávány pro zboží stejné povahy. Komise může vzít v úvahu pouze tu část odpisu majetku, která se vztahuje k době trvání akce a k míře skutečného využití v průběhu akce, ledaže charakter a/nebo kontext použití majetku odůvodňuje jiné financování ze strany Komise, - náklady na spotřební zboží a zásobování, je-li možné tyto náklady identifikovat a přidělit k akci, 19
- náklady, které vyplývají z jiných smluv, které hostitelská struktura uzavřela za účelem provádění akce, pokud jsou splněny podmínky článku II.10, - náklady, které přímo vyplývají z požadavků rámcové nebo zvláštní dohody (šíření informací, zvláštní hodnocení akce, audit, překlady, kopie atd.), včetně nákladů na jakékoli finanční služby (zejména náklady na finanční záruky). Nepřímé způsobilé náklady jsou náklady, které s ohledem na podmínky způsobilosti vymezené v odstavci 1 tohoto článku nelze identifikovat jako zvláštní náklady na akci, které přímo souvisejí s jejím provedením a které k ní mohou být přímo zaúčtovány, ale jako náklady, které může hostitelská struktura ve svém účetním systému identifikovat a doložit jako náklady, které byly vynaloženy v souvislosti s přímými způsobilými náklady na akci. Tyto náklady nemohou zahrnovat žádné přímé způsobilé náklady. Odchylně od odstavce 1 tohoto článku jsou nepřímé náklady na provádění akce způsobilé pro paušální úhradu, která nesmí být stanovena na více než 7 % celkových přímých způsobilých nákladů. Je-li ve zvláštní dohodě stanoveno, že se nepřímé náklady uhradí paušálně, nemusí být doloženy účetními doklady. II.15.4 Následující náklady se považují za nezpůsobilé: - výnosy z kapitálu, - dluhy a poplatky za dluhovou službu, - rezervy na pokrytí ztrát či případných budoucích závazků, - dlužné úroky, - sporné pohledávky, - kurzové ztráty, - DPH, s výjimkou případů, kdy hostitelská struktura může prokázat, že ji podle platných vnitrostátních předpisů není schopna získat zpět, DPH placená veřejnoprávními subjekty není způsobilým nákladem, - náklady uváděné hostitelskou strukturou, financované v rámci jiné akce nebo v rámci programu činnosti, které získaly grant Unie, - nadměrné nebo neuvážené výdaje.
II.15.5 Případné věcné příspěvky nepředstavují způsobilé náklady. Pokud to však Komise považuje za nutné či vhodné, může se spolufinancování uvedené v článku I.4 zcela nebo částečně skládat z věcných příspěvků. V takovém případě nesmí vyčíslená hodnota takových příspěvků převýšit: – skutečně vynaložené a účetními doklady řádně doložené náklady třetích osob, které tyto příspěvky poskytly hostitelské struktuře bezplatně, uhradily však příslušné náklady, 20
– náklady, které jsou běžně přijatelné na daném trhu s dotyčným druhem příspěvku, pokud nejsou v účetnictví třetích stran zaznamenány žádné náklady. Tato možnost se nevztahuje na příspěvky ve formě budov. V případě spolufinancování formou věcných příspěvků se vyčíslí finanční hodnota těchto příspěvků a tytéž částky budou zahrnuty do nákladů akce jako nezpůsobilé náklady a do příjmů akce jako spolufinancování formou věcných příspěvků. Hostitelská struktura se zaváže, že tyto příspěvky bude získávat v souladu s ustanoveními zvláštní dohody. II.15.6 Odchylně od odstavce 3 tohoto článku nejsou nepřímé náklady způsobilé v rámci grantu na akci uděleného hostitelské struktuře, která již během daného období dostává od Komise grant na provoz.
ČLÁNEK II.16 – ŽÁDOSTI O PLATBU II.16.1 Předběžné platby Účelem předběžného financování je poskytnout hostitelské struktuře prostředky pro zahájení činnosti. Pokud to vyžaduje odstavec týkající se předběžného financování v článku 5 zvláštní dohody nebo odpovídající článek rámcové dohody, předloží hostitelská struktura finanční záruku poskytnutou bankou nebo schválenou finanční institucí se sídlem v některém z členských států Evropské unie. Ručitel musí plnit na první výzvu a nesmí na Komisi požadovat, aby uplatnila svá práva vůči hlavnímu dlužníkovi (hostitelské struktuře). Finanční záruka musí stanovit, že zůstává v platnosti až do okamžiku, kdy je předběžné financování započteno s jednou či více průběžnými platbami či s platbou zůstatku hostitelské struktuře ze strany Komise, nebo, není-li zápočet proveden, že platnost finanční záruky končí uplynutím tří měsíců poté, co je hostitelské struktuře zasláno oznámení o zpětném získání prostředků, v němž ji Komise vyzve k vrácení prostředků předběžného financování. Komise se zavazuje k uvolnění záruky v následujícím měsíci.
II.16.2 Další předběžné platby Pokud je předběžné financování rozděleno do několika splátek, může hostitelská struktura, jakmile využila předchozí platbu do výše stanovené v článku 5 zvláštní dohody v odstavci o dalších předběžných platbách nebo v obdobném článku rámcové dohody, podat žádost o další předběžnou platbu. K žádosti připojí tyto doklady: - podrobné vyúčtování skutečně vynaložených způsobilých nákladů, - vyžaduje-li to výše uvedený článek 5 nebo rovnocenné ustanovení, finanční záruku podle odstavce 1,
21
- vyžaduje-li to výše uvedený článek 5 nebo rovnocenné ustanovení, osvědčení o auditu finančních výkazů a podkladových účtů vydané oprávněným auditorem nebo, v případě veřejnoprávních institucí, kvalifikovaným a nezávislým úředníkem, - jakékoli jiné doklady, které příslušná zvláštní dohoda vyžaduje k doložení žádosti o další předběžnou platbu. Doklady, které jsou přiloženy k žádosti o platbu, musejí být vypracovány podle ustanovení obsažených za tímto účelem v rámcové dohodě a ve zvláštní dohodě, případně včetně jejich příloh.
II.16.3 Průběžné platby Účelem průběžných plateb je uhradit hostitelské struktuře při dokončení určité fáze akce její výdaje na základě podrobného výkazu vzniklých nákladů. Mohou vyrovnat celé předběžné financování nebo jeho část. Ve lhůtě stanovené ve zvláštní dohodě v článku o předkládání zpráv a jiných dokladů hostitelská struktura předloží žádost o průběžnou platbu doloženou následujícími doklady: - průběžnou zprávou o provádění akce, - průběžnými finančními výkazy skutečně vynaložených způsobilých nákladů, podle struktury předběžného rozpočtu, - vyžaduje-li to článek 5 odstavec o průběžných platbách zvláštní dohody nebo rovnocenný článek rámcové dohody, osvědčením o auditu finančních výkazů akce a podkladových účtů vydané oprávněným auditorem nebo, v případě veřejnoprávních institucí, kvalifikovaným a nezávislým úředníkem. Osvědčení doloží, že v souladu s metodickými postupy schválenými Komisí jsou náklady, které hostitelská struktura uvedla ve finančních výkazech, z nichž platba vychází, skutečné, přesně zaznamenané a způsobilé, a že všechny příjmy byly uvedeny v souladu s rámcovou dohodou a se zvláštní dohodou. Doklady, které jsou přiloženy k žádosti o platbu, musí být vypracovány podle příslušných ustanovení rámcové dohody a zvláštní dohody, případně včetně jejich příloh. Hostitelská struktura potvrdí, že informace v její žádosti o platbu jsou úplné, spolehlivé a pravdivé. Zvláště potvrdí, že vzniklé náklady mohou být považovány za způsobilé v souladu s ustanoveními rámcové dohody a zvláštní dohody, že všechny příjmy byly přiznány a že žádost o platbu je doložena náležitými podklady, které mohou být podrobeny kontrole. Poté, co Komise obdrží tyto doklady, má k dispozici lhůtu stanovenou v článku 5 odstavci o průběžných platbách zvláštní dohody nebo v rovnocenném článku rámcové dohody na to, aby: - schválila průběžnou zprávu o provádění akce, - požádala hostitelskou strukturu o podklady nebo jakékoli doplňující informace, které považuje za nezbytné, aby mohla zprávu schválit, 22
- zamítla zprávu a požádala o předložení nové zprávy. Pokud Komise písemně neodpoví ve výše uvedené lhůtě pro přezkum, považuje se zpráva za schválenou. Schválení zprávy přiložené k žádosti o platbu nepředstavuje uznání zákonnosti, pravosti, úplnosti nebo správnosti v ní obsažených prohlášení či informací. Žádosti o doplňující informace nebo o novou zprávu se hostitelské struktuře oznamují písemně. V případě žádosti o doplňující informace nebo o novou zprávu se lhůta pro přezkum prodlužuje o lhůtu nezbytnou pro získání těchto informací. Hostitelská struktura musí být o takovém požadavku a o prodloužení lhůty pro přezkum informována formálním dokumentem. Hostitelská struktura má na předložení požadovaných informací nebo nových dokladů lhůtu stanovenou ve výše uvedeném článku 5 nebo v rovnocenném ustanovení. Prodloužení lhůty pro schválení zprávy může mít za následek odklad platby o stejnou dobu. Pokud je zpráva zamítnuta a požaduje se předložení nové zprávy, použije se schvalovací postup popsaný v tomto článku. V případě dalšího zamítnutí si Komise vyhrazuje možnost ukončit dohodu podle čl. II.12.2 písm. b).
II.16.4 Platba zůstatku Platba zůstatku, kterou nelze opakovat, se provede po ukončení akce na základě nákladů, které hostitelská struktura skutečně vynaložila na uskutečnění akce. Může mít formu příkazu k inkasu, pokud celková výše předchozích plateb překročila výši konečného grantu určeného podle článku II.18. Ve lhůtě stanovené ve zvláštní dohodě v článku o předkládání zpráv a jiných dokladů hostitelská struktura předloží žádost o platbu doloženou následujícími doklady: - závěrečnou zprávou o provedení akce, - konečným finančním výkazem skutečně vynaložených způsobilých nákladů, podle struktury předběžného rozpočtu, - úplným souhrnným výkazem všech příjmů a výdajů souvisejících s akcí, - vyžaduje-li to článek 5 odstavec o platbě zůstatku zvláštní dohody nebo rovnocenný článek rámcové dohody, osvědčením o auditu finančních výkazů akce a podkladových účtů vydané oprávněným auditorem nebo, v případě veřejnoprávních institucí, kvalifikovaným a nezávislým úředníkem. Osvědčení doloží, že v souladu s metodickými postupy schválenými Komisí jsou náklady, které hostitelská struktura uvedla ve finančních výkazech, z nichž platba vychází, skutečné, přesně zaznamenané a způsobilé, a že všechny příjmy byly uvedeny v souladu s rámcovou dohodou a se zvláštní dohodou. 23
Doklady, které jsou přiloženy k žádosti o platbu, musí být vypracovány podle ustanovení obsažených za tímto účelem v rámcové dohodě a ve zvláštní dohodě, případně včetně jejich příloh. Hostitelská struktura potvrdí, že informace v její žádosti o platbu jsou úplné, spolehlivé a pravdivé. Zvláště potvrdí, že vzniklé náklady mohou být považovány za způsobilé v souladu s ustanoveními rámcové dohody a zvláštní dohody, že všechny příjmy byly přiznány a že její žádost o platbu je doložena náležitými podklady, které mohou být podrobeny kontrole. Poté, co Komise obdrží tyto doklady, má k dispozici lhůtu stanovenou v článku 5 odstavci o platbě zůstatku zvláštní dohody nebo v rovnocenném článku rámcové dohody na to, aby: - schválila závěrečnou zprávu o provádění akce, - požádala hostitelskou strukturu o podklady nebo jakékoli doplňující informace, které považuje za nezbytné, aby mohla zprávu schválit, - zamítla zprávu a požádala o předložení nové zprávy. V případě, že Komise ve výše uvedené lhůtě nezašle žádnou písemnou odpověď, má se za to, že je zpráva schválena. Schválení zprávy přiložené k žádosti o platbu nepředstavuje uznání zákonnosti, pravosti, úplnosti nebo správnosti v ní obsažených prohlášení či informací. Žádosti o doplňující informace nebo o novou zprávu se hostitelské struktuře oznamují písemně. V případě žádosti o doplňující informace nebo o novou zprávu se lhůta pro přezkum prodlužuje o lhůtu nezbytnou pro získání těchto informací. Hostitelská struktura musí být o takovém požadavku a o prodloužení lhůty pro přezkum informována formálním dokumentem. Hostitelská struktura má na předložení požadovaných informací nebo nových dokladů lhůtu stanovenou ve výše uvedeném článku 5 nebo v rovnocenném ustanovení. Prodloužení lhůty pro schválení zprávy může mít za následek odklad platby o stejnou dobu. Pokud je zpráva zamítnuta a požaduje se předložení nové zprávy, použije se schvalovací postup popsaný v tomto článku. V případě dalšího zamítnutí si Komise vyhrazuje možnost ukončit dohodu podle čl. II.12.2 písm. b).
II.16.5 Náklady na převod Náklady na převod jsou hrazeny takto: – náklady na odeslání účtované bankou Komise nese Komise, – náklady na přijetí platby účtované bankou hostitelské struktury nese hostitelská struktura, – všechny náklady na opakované převody nese ta strana, jež zapříčinila opakování převodu. 24
ČLÁNEK II.17 – OBECNÁ USTANOVENÍ O PLATBÁCH II.17.1 Komise provádí platby v eurech. Případný přepočet skutečných nákladů na eura se provádí podle denního kurzu zveřejněného v Úředním věstníku Evropské unie, případně podle měsíčního účetního kurzu stanoveného Komisí a zveřejněného na její internetové stránce, jenž je platný pro den, kdy Komise vystaví platební příkaz, nejsou-li pro tento účel ve zvláštních podmínkách rámcové dohody nebo ve zvláštní dohodě obsažena jiná zvláštní ustanovení. Platby Komise jsou považovány za uskutečněné v den, kdy jsou odečteny z účtu Komise. II.17.2 Komise může za účelem dodatečného ověření kdykoli pozastavit běh platební lhůty stanovené v článku 5 zvláštní dohody nebo v rovnocenném článku rámcové dohody tím, že hostitelské struktuře písemně oznámí, že její žádosti o platbu nelze vyhovět, neboť daná žádost není v souladu s ustanoveními dohody nebo je nutné předložit příslušné doklady nebo existují pochybnosti o způsobilosti některých výdajů uvedených ve finančním výkazu. Komise může své platby rovněž kdykoliv pozastavit, je-li, zejména v důsledku auditů a kontrol stanovených článkem II.20, zjištěno, či existuje-li podezření, že hostitelská struktura porušila ustanovení rámcové či zvláštní dohody. Komise může rovněž svou platbu pozastavit: – v případě podezření, že během provádění dohody o grantu došlo na straně hostitelské struktury k nesrovnalostem, – jestliže existuje podezření nebo bylo zjištěno, že na straně hostitelské struktury došlo k nesrovnalostem během provádění jiné dohody o grantu nebo rozhodnutí o grantu financovaných ze souhrnného rozpočtu Unie nebo z rozpočtů, které Unie řídí. V takových případech dojde k pozastavení plateb pouze v případě, kdy údajná nebo prokázaná nesrovnalost může narušit provádění aktuální dohody o grantu. Komise o takovém pozastavení informuje hostitelskou strukturu co nejdříve, a to formou doporučeného dopisu s dodejkou či rovnocenným způsobem, přičemž uvede důvody pozastavení. Pozastavení nabývá účinnosti dnem, kdy Komise odeslala oznámení. Zbývající lhůta pro platbu začne znovu běžet ode dne, kdy je zaevidována řádně vystavená žádost o platbu, nebo ode dne doručení požadovaných podpůrných dokladů nebo od konce doby pozastavení podle oznámení Komise. II.17.3 Po uplynutí lhůty pro platbu stanovené v článku 5 zvláštní dohody nebo rovnocenném článku rámcové dohody, a aniž je dotčen odstavec 2 tohoto článku, má hostitelská struktura nárok na úrok z prodlení, za použití sazby, kterou uplatňuje Evropská centrální banka při svých hlavních refinančních operacích v eurech, navýšené o 3,5 bodu; referenční sazbou pro uvedené navýšení je sazba platná první den měsíce konce lhůty splatnosti platby, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie. Toto ustanovení se nepoužije pro příjemce grantu, jimiž jsou veřejnoprávní orgány členských států Evropské unie. 25
Úroky z prodlení se týkají období ode dne konce lhůty splatnosti platby, bez tohoto dne, do dne platby podle odstavce 1, včetně tohoto dne. Tyto úroky se nepovažují za příjmy pro účely stanovení konečného grantu ve smyslu článku II.18.3 Pozastavení plateb ze strany Komise nelze považovat za pozdní platbu. Výše uvedené platí s výjimkou případů, kdy je úrok vypočtený v souladu s ustanoveními prvního a druhého pododstavce nižší nebo roven 200 EUR, neboť v takovém případě je hostitelské struktuře vyplacen pouze na základě žádosti podané do dvou měsíců ode dne, kdy obdržela pozdní platbu. II.17.4 Úroky plynoucí z předběžného financování v hodnotě nad 50 000 EUR Komise v souladu s článkem 5 o platebních podmínkách zvláštní dohody odečte od platby zůstatku částky, jež má být hostitelské struktuře vyplacena. Na tyto úroky se nepohlíží jako na příjmy ve smyslu článku II.18.3. Přesahují-li předběžné platby v rámci jedné dohody na konci každého rozpočtového roku hodnotu 750 000 EUR, jsou úroky vybírány za každé vykazované období. Při zohlednění rizik souvisejících s řízením a povahou financovaných akcí může Komise přinejmenším jednou ročně vymáhat úroky plynoucí z předběžných plateb, které jsou nižší než 750 000 EUR. Jestliže vzniklý úrok překročí zůstatek částek dlužných hostitelské struktuře nebo vznikne z předběžného financování uvedeného v předchozím pododstavci, získá Komise tento úrok zpět v souladu s článkem II.19. Úrok plynoucí z předběžného financování vyplaceného členským státům nenáleží Komisi. II.17.5 Hostitelská struktura může ve lhůtě dvou měsíců ode dne, kdy jí Komise oznámila konečnou výši grantu s uvedením výše platby zůstatku či inkasního příkazu podle článku II.18, případně ode dne, kdy hostitelská struktura obdržela platbu zůstatku, písemně požádat o informace ohledně stanovení konečné výše grantu, přičemž uvede důvody případného nesouhlasu. Po uplynutí této lhůty nebudou takové žádosti brány v úvahu. Komise se zavazuje, že písemně odpoví do dvou měsíců ode dne, kdy obdržela žádost o informace, a svoji odpověď zdůvodní. Tímto postupem není dotčeno právo hostitelské struktury na odvolání proti rozhodnutí Komise podle článku o rozhodném právu a příslušném soudu. V souladu s příslušnými právními předpisy Unie je nutno takové odvolání podat do dvou měsíců ode dne oznámení rozhodnutí stěžovateli nebo, nebylo-li rozhodnutí oznámeno, ode dne, kdy se stěžovatel o rozhodnutí dozvěděl.
ČLÁNEK II.18 – STANOVENÍ KONEČNÉ VÝŠE GRANTU II.18.1 Aniž jsou dotčeny informace obdržené později podle článku II.20, Komise stanoví konečnou výši grantu, který bude udělen hostitelské struktuře, na základě dokumentů uvedených v článku II.16.4 schválených Komisí. II.18.2 Celková částka vyplacená Komisí hostitelské struktuře nesmí za žádných okolností překročit maximální výši grantu stanovenou v článku 3 zvláštní dohody. 26
II.18.3 V případě grantů vycházejících z financování určitého procentního podílu celkových způsobilých uvedených nákladů platí, že jsou-li skutečné způsobilé náklady v okamžiku ukončení akce nižší než celkové odhadované způsobilé náklady, uhradí Komise pouze částku vypočtenou na základě uplatnění podílu grantu Unie uvedeného v článku 3 zvláštní dohody na skutečně způsobilé náklady schválené Komisí. Hostitelská struktura souhlasí s tím, že je grant omezen na částku, která je nezbytná k vyrovnání příjmů a výdajů souvisejících s akcí, jedná-li se o grant na akci, nebo k vyrovnání příjmů a výdajů provozního rozpočtu, který umožnil provedení programu činnosti, jedná-li se o provozní grant, a v žádném případě není grant určen k tomu, aby hostitelské struktuře přinesl zisk. V případě grantu na akci se ziskem rozumí případný přebytek skutečných celkových příjmů souvisejících s akcí převyšující skutečné náklady na akci. V případě provozního grantu se ziskem rozumí jakýkoli přebytek celkových skutečných provozních příjmů hostitelské struktury převyšující její celkové skutečné provozní náklady. Za skutečné příjmy se považují příjmy, které vznikly, byly ohlášeny nebo potvrzeny k datu, k němuž hostitelská struktura vypracuje žádost o platbu zůstatku, v souvislosti s jiným financováním než grantem Unie, které jsou doplněny grantem stanoveným podle zásad uvedených v odstavcích 2 a 3 tohoto článku. Ve smyslu tohoto článku se berou v úvahu pouze náklady na akci nebo skutečné náklady v rámci provozního rozpočtu spadající do kategorií nákladů stanovených v předběžném rozpočtu přiloženém ke zvláštní dohodě; nezpůsobilé náklady musí být vždy financovány z jiných zdrojů než ze zdrojů Unie. O případný přebytek zjištěný uvedeným postupem se sníží výše grantu. II.18.4 Je-li grant ve formě jedné či několika paušálních částek nebo paušálního financování na bázi stupnic jednotkových nákladů, příspěvek Komise se stanoví s použitím vzorců pro výpočet stanovených v článku 3 zvláštní dohody na základě skutečného provedení akce a do maximální výše stanovené v uvedeném článku. Nejsou-li k okamžiku dokončení akce splněny podmínky pro udělení těchto příspěvků (tj. jednorázových částek nebo paušálního financování na bázi stupnic jednotkových nákladů), jak je stanoveno ve zvláštní dohodě, nebo jsou splněny pouze zčásti, Komise příspěvky neposkytne nebo je sníží v poměru k rozsahu skutečného splnění příslušných podmínek či požadavků. II.18.5 Aniž je dotčena možnost ukončit zvláštní dohodu podle článku II.12 a aniž je dotčena možnost Komise použít sankce podle článku II.13, může Komise snížit původně předpokládaný grant v případě, že akce není provedena, není provedena řádným způsobem, je provedena pouze částečně nebo pozdě, v poměru ke skutečnému provedení akce podle podmínek stanovených ve zvláštní dohodě. II.18.6 Na základě výše konečného grantu stanovené tímto způsobem a na základě celkové výše všech plateb již provedených za podmínek dohody stanoví Komise výši platby zůstatku jako částky, která je částkou dlužnou hostitelské struktuře. Pokud součet již učiněných plateb převyšuje výši konečného grantu, vydá Komise inkasní příkaz, aby takový přebytek získala zpět. 27
ČLÁNEK II.19 – ZPĚTNÉ ZÍSKÁNÍ VYPLACENÝCH ČÁSTEK II.19.1 Byla-li některá částka hostitelské struktuře vyplacena neoprávněně či je-li zpětné získání vyplacených prostředků opodstatněné podle ustanovení rámcové dohody nebo zvláštní dohody, zavazuje se hostitelská struktura, že Komisi danou částku vrátí, a to za jakýchkoli podmínek a k jakémukoli datu, které Komise určí. II.19.2 Pokud hostitelská struktura nezaplatí ke dni, který Komise určí, dlužná částka se úročí sazbou uvedenou v článku II.17.3. Úrok z prodlení se týká období ode dne určeného pro platbu, bez tohoto dne, do dne, kdy Komise obdrží platbu dlužné částky v plné výši, včetně tohoto dne. Jakákoli částečná platba je nejdříve zaúčtována proti poplatkům a úroku z prodlení, a poté proti hlavní dlužné částce. II.19.3 Nebyla-li platba uskutečněna do stanoveného data, může Komise dlužné částky získat zpět započtením s částkami, jež hostitelská struktura dluží, pokud má hostitelská struktura zároveň pohledávku vůči Unii či Evropskému společenství pro atomovou energii, nebo využitím případné finanční záruky poskytnuté na základě článku II.16.1, přičemž o provedení zápočtu Komise hostitelskou strukturu předem uvědomí doporučeným dopisem s dodejkou nebo rovnocenným způsobem. Za výjimečných okolností, které jsou odůvodněny nutností chránit finanční zájmy Unie, může Komise získat vyplacené částky zpět takovýmto započtením i před datem splatnosti platby. Předchozí souhlas hostitelské struktury se nevyžaduje. II.19.4 Náklady na bankovní poplatky vzniklé v souvislosti se zpětným získáváním částek dlužných Komisi nese výhradně hostitelská struktura. II.19.5 Hostitelská struktura si je vědoma skutečnosti, že podle článku 299 Smlouvy o fungování Evropské unie může Komise přijmout vykonatelné rozhodnutí, kterým formálně uloží peněžitý závazek vůči jiným osobám než státům. Proti takovému rozhodnutí lze podat žalobu k Tribunálu Evropské unie.
ČLÁNEK II.20 – KONTROLY A AUDITY II.20.1 Hostitelská struktura se zavazuje, že poskytne veškeré podrobné informace, včetně informací v elektronické podobě, požadované Komisí nebo jiným externím subjektem jí pověřeným, aby bylo možné kontrolovat, zda jsou akce a ustanovení rámcové dohody a/nebo zvláštních dohod řádně prováděny. II.20.2 Hostitelská struktura uchová pro potřeby Komise originály veškerých dokumentů, zejména účetní a daňové záznamy, nebo, ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, ověřené kopie originálů dokumentů souvisejících s jednotlivými zvláštními dohodami, a to po dobu pěti let od data platby zůstatku pro příslušnou akci. II.20.3 Hostitelská struktura souhlasí s tím, aby Komise provedla audit použití udělených grantů, který uskuteční buďto přímo zaměstnanci Komise nebo externí subjekt, jejž k tomu Komise pověří. Tyto audity lze vykonávat v průběhu celého období 28
provádění zvláštních dohod, až do platby jejich zůstatků, a v průběhu pěti let od data platby zůstatku pro příslušné akce. V případě potřeby může Komise na základě zjištění těchto auditů rozhodnout o zpětném získání vyplacených prostředků. II.20.4 Je-li grant ve formě jedné či několika paušálních částek nebo paušálního financování na bázi stupnic jednotkových nákladů, a pokud kontroly akce, na níž byly poskytnuty finanční prostředky, odhalí skutečnost, že se akce nekonala a příjemci byly vyplaceny platby neoprávněně, je Komise oprávněna získat zpětně prostředky až do výše paušální částky či paušálního financování. Pokud příjemce učinil nepravdivá prohlášení, může Komise uložit finanční sankce v souladu s článkem 13. II.20.5 Hostitelská struktura se zavazuje, že umožní zaměstnancům Komise a externího subjektu pověřeného Komisí příslušný přístup na místa a do prostor, kde se akce provádějí, a k veškerým informacím, včetně informací v elektronické podobě, nezbytným k vykonání takových auditů. II.20.6 V souladu s nařízením Rady (ES, Euratom) č. 2185/96 a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 může Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) rovněž provádět kontroly a ověření na místě podle postupů stanovených v právních předpisech Unie za účelem ochrany finančních zájmů Unie před podvody a jinými nesrovnalostmi. Komise může na základě výsledků těchto kontrol rozhodnout o zpětném získání vyplacených prostředků. II.20.7 Účetní dvůr má v oblasti kontrol a auditů stejná práva jako Komise, zejména právo na přístup.
PODPISY
Za hostitelskou strukturu
Za Komisi
[jméno / příjmení / funkce]
[jméno / příjmení]
[podpis]
[podpis]
V [místo] dne [datum]
V [místo] dne [datum]
Ve dvou vyhotoveních v českém jazyce 29
PŘÍLOHA A.1 VZOROVÝ AKČNÍ PLÁN
7
1. INFORMACE O ŽADATELI 1.1
PROVOZNÍ SCHOPNOSTI
HOSTITELSKÉ STRUKTURY
1.1.1 Uveďte veškeré změny týkající se zaměstnanců přidělených k výkonu práce související s činností informačního střediska Europe Direct.
1.1.2 Uveďte veškeré změny týkající se technologické a fyzické infrastruktury informačního střediska ED.
2. 2.1
INFORMACE O AKCI, NA KTEROU SE ŽÁDÁ O GRANT CÍLE AKCE
8
Tato část umožní posoudit vhodnost návrhu, zejména pokud jde o plnění celkových cílů stanovených ve výzvě k předkládání návrhů. Popište cíle střediska pro období 20… a vysvětlete, jak tyto cíle přispějí k plnění obecného poslání informačních středisek Europe Direct [10 bodů].
2.2
VLIV INFORMAČNÍHO STŘEDISKA V REGIONU
9
V této části bude hodnocen profil, potenciální dosah a vliv střediska v regionu. Maximální počet bodů v této části je 30. 7Podá hostitelská struktura na vlastním hlavičkovém papíru. 8Nejvýše 2 strany. 9Nejvýše 3 strany. 30
a) Popište všeobecné potřeby místního společenství v oblasti informací o EU, zaměřte se na místní/regionální specifika a vysvětlete, jak je zohlední plánované činnosti [15 bodů]
b) Vysvětlete, jak plánované činnosti zajistí viditelnost střediska v rámci místního/regionálního společenství [5 bodů]
c) Popište, jak bude u plánovaných činností zajištěn multiplikační účinek, uveďte hlavní partnery organizace a její zkušenosti s vytvářením sítí [10 bodů]
2.3
ČÁSTKA POŽADOVANÁ OD EVROPSKÉ KOMISE
Celkové náklady na akci (EUR)
2.4
Částka požadovaná od Evropské komise (EUR)
DATUM ZAHÁJENÍ A DOKONČENÍ 10
Uveďte datum zahájení a dokončení : Zahájení
Dokončení
11
1.1.20…
31.12.20… 2.5
KOMUNIKAČNÍ PRIORITY
Tato část umožní posoudit vhodnost návrhu, zejména pokud jde o plnění celkových cílů stanovených ve výzvě k předkládání návrhů.
Vysvětlete, jaký význam budou mít činnosti plánované na rok 20… pro priority EU v období roku 20… [10 bodů].
10Období provádění akce určuje období způsobilosti příslušných nákladů. Podle finančního nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství nemůže být grant poskytnut zpětně na již provedené akce. Až na výjimečné případy uznané Komisí, kdy žadatel může prokázat, že akce či pracovní program musely být zahájeny před podpisem dohody, nemohou výdaje způsobilé pro financování vzniknout před podáním žádosti. 11
V roce 2013 informační středisko Europe Direct zahájí svou aktivitu v březnu 2013. 31
12
2.6
ZÁKLADNÍ INFORMAČNÍ SLUŽBY A ZPĚTNÁ VAZBA
V této části bude hodnocena kvalita povinných informačních služeb. Maximální počet bodů v této části je 15.
Popište, jak budou poskytovány povinné informační služby podle oddílu 1.2.1.1 výzvy k předkládání návrhů, včetně: • • • • •
výběru modulu 1a nebo modulu 1b, celkové organizace projektového týmu pracujícího v informačním středisku ED, otevírací doby pro veřejnost, řízení služby odpovídání na dotazy, opatření k zajištění viditelnosti informačního střediska ED (označení střediska, propagační materiály atd.), • činností, jež umožní na základě komunikace s občany a sdělovacími prostředky poskytnout příslušnou zpětnou vazbu Komisi (např. monitoring místních/regionálních sdělovacích prostředků, sdílení příkladů osvědčených postupů, ad hoc zprávy o významných iniciativách atd.), • obsahu a metod hodnocení činností, • (případného) zapojení jiných organizací/partnerů.
Důležité: činnosti v této části musí splňovat minimální podmínky stanovené pro platbu paušální částky pro modul 1 (variantu a nebo b) podle oddílu 2.1.9 výzvy k předkládání návrhů.
2.7
KOMUNIKACE A ZVYŠOVÁNÍ POVĚDOMÍ
13
Vyberte jeden nebo více z následujících modulů a popište konkrétní činnosti plánované v jejich rámci. Popis každé činnosti musí obsahovat přinejmenším tyto informace: co nejpřesnější harmonogram činnosti, specifické ukazatele, na jejichž základě lze posoudit úspěšné provedení akce, očekávané výsledky/výstupy akce, Důležité: činnosti v této části musí splňovat minimální podmínky stanovené pro platbu paušální částky pro modul podle oddílu 2.1.9 výzvy k předkládání návrhů.
12Nejvýše 2 strany. 13Nehodící se moduly vymažte. 32
2.7.1
Komunikační nástroje (minimálně jeden modul je povinný)
V této části bude posouzena kvalita komunikačních činností. Maximální počet bodů v této části je 10. MODUL 2: Internetové stránky [nehodící se vymažte] Popište správu internetových stránek informačního střediska ED v rámci modulu 2: • plánovaný rozvoj a aktualizace, • strategie internetových stránek, • propagace, • (případné) zapojení jiných organizací/partnerů,
MODUL 3: Sociální média [nehodící se vymažte] Popište správu internetových stránek informačního střediska ED v rámci modulu 3: • plánovaný rozvoj a aktualizace, • strategie prezentace na internetu, • propagace, • (případné) zapojení jiných organizací/partnerů
MODUL 4: Elektronický zpravodaj [nehodící se vymažte] Popište, prosím, tento informační produkt plánovaný informačním střediskem ED v rámci modulu 4, pokud jde o jeho: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
MODUL 5a : Tištěný materiál [nehodící se vymažte] Popište, prosím, tento informační produkt plánovaný informačním střediskem ED v rámci modulu 5a, pokud jde o jeho: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), 33
• • •
cílovou skupinu, harmonogram, očekávané výsledky.
MODUL 5b : Propagační materiál [nehodící se vymažte] Popište, prosím, tento informační produkt plánovaný informačním střediskem ED v rámci modulu 5b, pokud jde o jeho: • cíl, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
MODUL 5c : Audiovizuální materiály [nehodící se vymažte] Popište, prosím, tento informační produkt plánovaný informačním střediskem ED v rámci modulu 5c, pokud jde o jeho: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
MODUL 6: Místní sdělovací prostředky [nehodící se vymažte] Popište, prosím, příspěvky sdělovacích prostředků plánované informačním střediskem ED v rámci modulu 6, pokud jde o: • druh a název sdělovacího prostředku, • druh příspěvku, • téma příspěvku, • partnery (připadají-li v úvahu).
34
2.7.2
Akce (minimálně jeden modul je povinný)
V této části bude posouzena kvalita komunikačních činností. Maximální počet bodů v této části je 15. MODUL 7a: Účast na akcích [nehodící se vymažte] Popište, prosím, akce plánované informačním střediskem ED v rámci modulu 7a, pokud jde o jejich: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
MODUL 7b: Organizace akcí pro specifické cílové skupiny [nehodící se vymažte] Popište, prosím, akce plánované informačním střediskem ED v rámci modulu 7b, pokud jde o jejich: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
MODUL 7c: Organizace akcí pro širokou veřejnost [nehodící se vymažte] Popište, prosím, akce plánované informačním střediskem ED v rámci modulu 7c, pokud jde o jejich: • cíl, • téma, • formát/druh, • partnery (připadají-li v úvahu), • cílovou skupinu, • harmonogram, • očekávané výsledky.
35
2.7.3
Jiné činnosti (nepovinné)
Popište, prosím, veškeré další činnosti, jež hodláte provádět v rámci akčního plánu, avšak nejsou zahrnuty do příslušných modulů a není pro ně požadováno financování ze strany Evropské komise.
3.
PŘÍLOHY a) Odhad rozpočtu na akci (příloha 1);
Jméno Pozice Podpis Úřední razítko Datum a místo
36
PŘÍLOHA A.2 EVROPSKÁ KOMISE GENERÁLNÍ ŘEDITESTVÍ PRO KOMUNIKACI Zastoupení v Cěské republice
ZVLÁŠTNÍ DOHODA č. …./.. O GRANTU NA AKCI
Tato zvláštní dohoda (dále jen „dohoda“) se uzavírá mezi: Evropskou unií (dále jen „Unie“), zastoupenou Evropskou komisí (dále jen „Komise“), kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení, funkce, generální ředitelství / útvar], na jedné straně a [celý oficiální název] [oficiální právní forma] [oficiální identifikační číslo] [celá oficiální adresa] [DIČ pro účely DPH], (dále jen „hostitelská struktura“), [kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení a funkce],] na straně druhé, Tyto přílohy jsou nedílnou součástí dohody: Příloha I: Příloha II: Příloha III
Popis akce Předběžný rozpočet akce Vzor zprávy o provedení akce, jež se má předkládat
37
Článek 1 – Předmět dohody Dohoda se uzavírá v rámci partnerství zřízeného mezi stranami. Dohoda je vypracována v souladu s příslušnými ustanoveními rámcové dohody č. […] podepsané mezi Komisí a hostitelskou strukturou dne […]. Komise se rozhodla za podmínek, které jsou stanoveny v této dohodě a v rámcové dohodě, které hostitelská struktura zná a přijímá, udělit grant na akci nazvanou […] (dále jen „akce“). Hostitelská struktura tento grant přijímá a zavazuje se, že učiní vše proto, aby na svou vlastní odpovědnost provedla akci popsanou v příloze I, přičemž dodrží ustanovení výše uvedené rámcové dohody, které se týkají plnění dohody. Článek 2 – Doba trvání akce Akce začíná dne [..] („datum zahájení akce“) Akce trvá […] měsíců od data zahájení. Období způsobilosti k financování nákladů prostřednictvím grantu Unie se určí na základě období provádění akce. Článek 3 – Financování akce Celkové náklady na akci se podle předběžného rozpočtu uvedeného v příloze II odhadují na […] EUR. Komise hradí maximálně částku […] EUR. Komise bude akci financovat formou paušálních částek ve výši […] EUR na spolufinancování těchto kategorií nákladů na akci: • • •
[modul …] financovaný paušální částkou […] EUR, [modul …] financovaný paušální částkou […] EUR, [modul …] financovaný paušální částkou […] EUR.
Konečná výše grantu se vypočítá podle článku II.18 rámcové dohody, aniž je dotčen její článek II.20.
38
Článek 4 – Úprava předběžného rozpočtu Odchylně od článku II.14 rámcové dohody může hostitelská struktura při provádění akce požádat o úpravu předběžného rozpočtu za účelem nahrazení určitého modulu jedním nebo několika jinými moduly stejné hodnoty. O tuto úpravu požádá hostitelská struktura Komisi doporučeným dopisem s dodejkou nebo jiným rovnocenným způsobem, přičemž Komise si vyhrazuje právo tuto žádost zamítnout ve lhůtě 20 dnů ode dne, kdy ji obdržela. Pokud se v této lhůtě Komise nevysloví, má se za to, že se žádostí souhlasí. Článek 5 – Platební podmínky 5.1 PŘEDBĚŽNÉ PLATBY Do 30 dnů ode dne podpisu dohody poslední z obou stran dohody se hostitelské struktuře vyplatí předběžná platba ve výši […] EUR představující nejvýše 70 % celkové maximální výše grantu uvedené v článku 3. 5.2 PLATBA ZŮSTATKU K žádosti o platbu zůstatku musí být přiložena zpráva o provedení a doklady odůvodňující konečné stanovení paušální částky: Modul
Akce
M1a Základní informační služby
14
Zprávy
Středisko je otevřeno nejméně 20 hodin týdně; středisko může být v jednom roce uzavřeno maximálně 6 týdnů14 Činnost mimo otevírací dobu: vzkaz na telefonním záznamníku a automatická odpověď mimo pracovní dobu prostřednictvím e-mailu, jež uvádějí otevírací dobu a jiné služby, které je možno využít, jako např. Kontaktní středisko Europe Direct (EDCC) a portál Vaše Evropa pro online informace Vhodné označení, prostory a vybavení. Poskytování informačních služeb Pro otázky vymykající se jeho kvalifikaci poskytuje středisko odkaz k síti EK či EDCC Místní podpora zastoupení EK a informačních kanceláří Evropského parlamentu Tématické internetové stránky obsahující nezbytně nutné základní informace o středisku Účast na jednáních týkajících se koordinace/školení (včetně výročního zasedání) pořádaných Komisí (ústředím a zastoupeními) Předkládání měsíčních zpráv o činnosti, včetně zpětné vazby týkající se klíčové problematiky, o kterou se zajímají občané a
4 a půl týdne v roce 2013 (akční plán od 1.3.2013 do 31.12.2013) 39
Provozní doba střediska Počet a jména zaměstnanců střediska s uvedením, zda jsou zaměstnáni na částečný či plný úvazek Počet a povaha / předmět osobního kontaktu Počet a povaha / předmět telefonických hovorů Počet a povaha / předmět e-mailu Počet dotazů, v jejichž souvislosti bylo odkázáno na jinou síť či EDCC Odkaz na internetové stránky Počet, místo konání a datum navštívených jednání/školení organizovaných Evropskou komisí či jinými sítěmi EK Měsíční zpětná vazba zaslaná prostřednictvím nástroje pro podávání zpráv Každoroční hodnocení/zpráva o dopadu 50 % činností
Modul
Akce
Zprávy
M1b Základní informační služby
které je věnována pozornost v místních a regionálních sdělovacích prostředcích; zpětná vazba ad hod na žádost zastoupení EK Vypracování každoročního hodnocení/posouzení dopadu pro minimálně 50 % činností Stejné jako u M1a, s výjimkou zkrácení minimální otevírací doby z 20 na 8 hodin týdně
M2: Internetové stránky
M3 Sociální média
M4 Elektronický zpravodaj
M5a Publikace
M5b Propagační materiál
M5c Audiovizuální (AV) a jiné elektronické
Internetové stránky propagující činnosti střediska a témata týkající se EU, konkrétně práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Odkazy na další internetové stránky EU (Europa, EDCC, další sítě EK, zastoupení EK, informační kanceláře Evropského parlamentu, …) Aktualizace několikrát týdně Řízení sociálních médií (Facebook, twitter, blogy, ..) Aktualizace několikrát týdně Stálá interakce s uživateli Obsah se zaměřením na činnosti střediska a/nebo témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Vydávání elektronického zpravodaje Obsah se zaměřením na činnosti střediska a témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům (uznány nebudou pouhé kopie stávajících článků/materiálů EU) Vydáván minimálně šestkrát za rok Rozesílán minimálně 100 kontaktním osobám Publikace o rozsahu nejméně10 stránek Nejméně 500 kopií Obsah se zaměřením na činnosti střediska a/nebo témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Měly by doplňovat již existující materiál vytvořený orgány EU Verze publikací on-line za účelem jejich zveřejnění na internetových stránkách střediska Výroba minimálně 200 položek (zápisníky, tašky, podložky pod myš, hry, klíčenky USB …), co možná nejohleduplnější k životnímu prostředí Výroba a produkce videoklipů, e-knih, interaktivních her či zvukových materiálů na různých nosičích (CD, DVD, klíčenky USB, …) Obsah se zaměřením na činnosti střediska 40
Stejné jako u M1a URL internetových stránek Frekvence aktualizací Výtisk domovských stránek Statistika měsíční návštěvnosti
Frekvence aktualizací Počet příspěvků informačního střediska ED Statistika využití (počet návštěvníků/přátel, počet komentářů/oblíbených hodnocení jednotlivých příspěvků) Dopad/odezva Nahrání elektronického zpravodaje na intranet Počet příjemců rozdělený podle cílových skupin (novináři, politici, školy, nevládní organizace, …)
Témata vyrobeného materiálu (materiálů) Počet výtisků Popis cílové skupiny a počet příjemců Nahrání verze ve formátu pdf na intranet Odkaz na produkt (produkty)
Popis cílových adresátů/události Vzorek výrobku
Název a obsah produktu Odkaz na produkt (nebo jeden reprezentativní vzorek produktu) Počet shlédnutí (počet přehraných záznamů návštěvníky a/nebo počet
Modul
materiály
M6 Místní sdělovací prostředky
Akce
Zprávy
a/nebo témata týkající se EU, konkrétně práv občanů EU a priorit EU uzpůsobených místním/regionálním adresátům Obsah by měl doplňovat stávající audiovizuální (AV) a elektronické materiály vyrobené orgány EU (kopie stávajících audiovizuálních nebo jiných elektronických materiálů nebudou uznány) Nahrané na internetové stránky střediska a na webové stránky umožňující volné sdílení obrazového záznamu Publikace – pokud možno pravidelné – v místních/regionálních nezávislých sdělovacích prostředcích (internetové stránky místních/regionálních orgánů se nepovažují za „sdělovací prostředky“) Může jít o články zveřejněné v tisku či v internetových médiích, účast v programech televizního či rozhlasového vysílání Obsah se zaměřením na činnosti střediska a/nebo témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Žádné reklamní články či články týkající se výlučně akcí organizovaných střediskem (na tyto se vztahují moduly 7a, 7b a 7c) Minimálně 10 publikací
shlédnutí on-line) nebo počet distribuovaných produktů (s upřesněním cílové skupiny adresátů)
Název sdělovacího prostředku a datum zveřejnění Kopie článku nebo odkaz na program rozhlasového/televizního vysílání nebo nahrání na intranet
Počet akcí U každé z akcí uveďte:
Aktivní účast na akci organizované třetí M7a Účast na akcích
M7b Organizace akcí pro konkrétní cílové skupiny
M7c Organizace akcí pro
stranou (výstava, veletrh, seminář, …) Účast střediska by se měla zaměřit na témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Nejméně 200 účastníků Každá akce musí zahrnovat činnosti trvající nejméně 3 hodiny (pouhá účast se neuznává)
Organizace konferencí, diskuzí, prezentací Akce by se měla zaměřit na témata týkající se EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Minimálně 4 akce by měly být věnovány cílové skupině celkem přinejmenším 100 osob. U každé akce musí trvat příslušná činnost alespoň 1 hodinu
Organizace akce (den otevřených dveří, 9. květen,..) Akce by se měla zaměřit na témata týkající se 41
cílovou skupinu počet účastníků pozvánku na akci a její program, které musí být zaslány před jejím konáním zastoupení EK typ aktivit/zapojení informačního střediska ED délku aktivní účasti informačního střediska ED v rámci akce (počátek a konec účasti) fotografie (nepovinné) • Počet akcí U každé z akcí uveďte:
• cílovou skupinu
• počet účastníků pozvánku na akci a její program, které musí být zaslány před jejím konáním zastoupení EK druh akce délku aktivní účasti informačního střediska ED v rámci akce (počátek a konec účasti) fotografie (nepovinné) • Počet akcí U každé z akcí uveďte:
Modul
široké skupiny
Akce
cílové
Zprávy
EU, konkrétně na práva občanů EU a priority EU uzpůsobené místním/regionálním adresátům Minimálně 200 účastníků akce U každé akce musí trvat příslušná činnost alespoň 3 hodiny
• cílovou skupinu
• počet účastníků pozvánka na akci a její program, které musí být zaslány před jejím konáním zastoupení EK • druh akce • délku akce (počátek a konec) • fotografie (nepovinné)
Komise má 45 kalendářních dnů na to, aby schválila nebo zamítla zprávu o provádění a vyplatila zůstatek v souladu s článkem II.17 rámcové dohody nebo aby si vyžádala jakékoli dodatečné doklady nebo informace podle postupu uvedeného v článku II.15 rámcové dohody. Hostitelská struktura má 15 kalendářních dnů na to, aby předložila dodatečné informace nebo novou zprávu. Komise může tuto platební lhůtu pozastavit postupem uvedeným v článku II.16 rámcové dohody. Článek 6 – Předkládání zpráv a jiných dokumentů Zpráva o provádění a ostatní doklady uvedené v článku 4 se předkládají v jednom vyhotovení v českém jazyce do 3 měsíců od data zakončení akcí uvedeného v článku 2.
Článek 7 – Bankovní účet Platby se poukazují na níže uvedený bankovní účet nebo podúčet hostitelské struktury: Název banky: […] Adresa pobočky: […] Přesný název/jméno majitele účtu: […] Celé číslo účtu (včetně bankovních kódů): […] [Kód IBAN daného účtu: […]] Tento účet nebo podúčet musí umožňovat identifikaci plateb provedených Komisí.
PODPISY Za hostitelskou strukturu
Za Komisi
[jméno / příjmení / funkce]
[jméno / příjmení]
42
[podpis] V [místo] dne [datum] Ve dvojím vyhotovení
[podpis] V [místo] dne [datum]
43
Příloha III
ZPRÁVA O PROVÁDĚNÍ AKCE15
ŽÁDOST O PLATBU KONEČNÉHO ZŮSTATKU
Číslo rámcové dohody Číslo zvláštní grantové dohody Výše poskytnutého grantu Předběžné celkové náklady na akci Výše předběžného financování Výše požadované platby zůstatku
Já, níže podepsaný(á) [příjmení, jméno], [funkce v rámci organizace], zákonný zástupce [oficiální název organizace], [oficiální právní forma], [DIČ pro účely DPH, použije-li se], [oficiální adresa], hostitelské struktury informačního centra EUROPE DIRECT [název],
tímto potvrzuji a čestně prohlašuji, že:
15
údaje uvedené v žádosti o platbu jsou úplné, spolehlivé a pravdivé, žádost o platbu je podložená dokumentací, kterou je možno ověřit, žádost o konečnou platbu je v souladu s pravidlem o neziskovosti, žádost o konečnou platbu je v souladu s rámcovou dohodou a se zvláštní dohodou o grantu,
Předloží příjemce na vlastním hlavičkovém papíru.
44
akce byla provedena v souladu se zvláštní dohodou o grantu (jak je uvedena v příloze I „akční plán“).
K řádnému odůvodnění tohoto prohlášení přikládám zprávu o provádění akce opatřenou příslušným podpisem a razítkem 16.
Podpis
Razítko
Datum a místo
16 Vzor „Zprávy o provádění akce“ bude poskytnut Zastoupením EK do konce roku 2013. Konečné zprávy musí splňovat požadavky stanovené zastoupením EK, pokud jde o jejich formát.
45
PŘÍLOHA A.3 EVROPSKÁ KOMISE GENERÁLNÍ ŘEDITELSTVÍ PRO KOMUNIKACI Zastoupení v České republice
(vzor zvláštní dohody o grantu na akci založenou na procentuální částce z celkových způsobilých výdajů)
ZVLÁŠTNÍ DOHODA č. …./.. O GRANTU NA AKCI
Tato zvláštní dohoda (dále jen „dohoda“) se uzavírá mezi: Evropskou unií (dále jen „Unie“), zastoupenou Evropskou komisí (dále jen „Komise“), kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení, funkce, generální ředitelství / útvar], na jedné straně a [celý oficiální název] [oficiální právní forma] [oficiální identifikační číslo] [celá oficiální adresa] [DIČ pro účely DPH], (dále jen „hostitelská struktura“), [kterou za účelem podpisu této dohody zastupuje [jméno, příjmení a funkce],] na straně druhé,
Tyto přílohy jsou nedílnou součástí dohody: Příloha I:
Popis akce
Příloha II:
Předběžný rozpočet akce
Příloha III: Požadované zprávy o technickém plnění a finanční výkazy
46
Článek 1 – Předmět dohody Dohoda se uzavírá v rámci partnerství zřízeného mezi stranami. Je vypracována v souladu s ustanoveními, jež jsou za tímto účelem obsaženy v rámcové dohodě o partnerství č. […] podepsané mezi Komisí a hostitelskou strukturou dne […]. Komise se rozhodla za podmínek, které jsou stanoveny v této dohodě a v rámcové dohodě, které hostitelská struktura zná a přijímá, udělit grant na akci nazvanou […] (dále jen „akce“). Hostitelská struktura tento grant přijímá a zavazuje se, že učiní vše proto, aby na svou vlastní odpovědnost provedla akci popsanou v příloze I, přičemž dodrží ustanovení výše uvedené rámcové dohody, které se týkají plnění dohody. Článek 2 – Doba trvání akce Akce začíná dne […] („datum zahájení akce“) Akce trvá […] měsíců od data zahájení. Období způsobilosti k financování nákladů prostřednictvím grantu Unie se určí na základě období provádění akce. Článek 3 – Financování akce Celkové náklady na akci se podle předběžného rozpočtu uvedeného v příloze II odhadují na […] EUR. Předběžný rozpočet akce obsahuje podrobný rozpis nákladů na akci, které jsou způsobilé k financování z prostředků Unie v souladu s pravidly stanovenými v článku II.15 rámcové dohody, případné další náklady na akci a celkové příjmy, takže náklady a příjmy akce jsou vyrovnané. Varianta 1: Celkové způsobilé náklady na akci, na niž byl udělen grant Komise, [se odhadují na […] EUR] [se rovnají celkovým nákladům na akci] v souladu s předběžným rozpočtem uvedeným v příloze II. [Nepřímé náklady jsou způsobilé k paušálnímu financování ve výši [...]z celkových přímých způsobilých nákladů za podmínek vymezených v článku II.15.3 rámcové dohody.] Varianta č. 2: Celkové způsobilé náklady na akci se odhadují na […] EU, což při dodržení podmínek způsobilosti nákladů uvedených v článku II.15 rámcové dohody odpovídá následujícím okruhům/položkám nákladů uvedeným v předběžném rozpočtu v příloze II: - …. - …. - …. 47
[Nepřímé náklady jsou způsobilé k paušálnímu financování ve výši [...] z celkových přímých způsobilých nákladů za podmínek vymezených v článku II.15.3 rámcové dohody.] Komise uhradí maximálně […] EUR, což se rovná […] % z celkové odhadované částky výše uvedených způsobilých nákladů. Konečná výše grantu se vypočítá podle článku II.18 rámcové dohody, aniž je dotčen její článek II.20. Článek 4 – Úprava předběžného rozpočtu Odchylně od článku II.14 rámcové dohody může hostitelská struktura při provádění akce upravit svůj předběžný rozpočet převody mezi položkami způsobilých nákladů, a to za předpokladu, že tato úprava výdajů neovlivní provádění akce a že celková výše převodů mezi položkami nepřekročí 10 % položky předběžných způsobilých nákladů, do níž se převod uskutečňuje, a za předpokladu, že je zachována celková výše způsobilých nákladů uvedených v článku 3. Hostitelská struktura o tom písemně informuje Komisi. Článek 5 – Platební podmínky [Předběžné financování: Do […]dnů od [posledního z těchto dat:] data podpisu dohody poslední ze dvou stran dohody [doručení žádosti o předběžnou platbu] [obdržení finanční záruky [ve výši […] EUR] [nebo částky ve výši poskytnutého předběžného financování], se hostitelské struktuře vyplatí předběžná platba ve výši […] EUR, která představuje […] % z maximální výše grantu podle článku 3].
Platba zůstatku Žádost o platbu zůstatku musí být podložena závěrečnou zprávou o technickém plnění a finančním výkazem podle článku II.16.4 rámcové dohody [a ověřenými finančními výkazy a podkladovými účty akce za příslušné období]. Na schválení nebo zamítnutí zprávy o technickém plnění nebo na vyžádání si případných podpůrných dokladů či doplňkových informací má Komise [.. ] dnů v souladu s postupem uvedeným v článku II.16.4. V takovém případě má hostitelská struktura […]dnů na předložení dodatečných informací nebo nové zprávy. Do […]dnů poté, co Komise schválí zprávu o plnění přiloženou k žádosti o platbu zůstatku, se hostitelské struktuře vyplatí částka představující [zůstatek grantu] [grant] vypočítaná podle článku II.18 rámcové dohody. Komise může tuto platební lhůtu pozastavit postupem uvedeným v článku II.17.2 rámcové dohody. Článek 6 – Předkládání zpráv a jiných dokumentů 48
Zprávy o technickém plnění, finanční výkazy a ostatní doklady uvedené v článku 5 (Platební podmínky) nebo v rovnocenném článku rámcové dohody se předkládají ve [...] vyhotoveních v […] jazyce v následujících lhůtách: -
-
[zpráva o pokroku při provádění akce a] [podrobný výkaz vynaložených nákladů]: do [...] měsíců poté, co využití předběžného financování dosáhlo úrovně uvedené v článku 5 odstavci o dalších předběžných platbách nebo v rovnocenném článku rámcové dohody], [průběžná zpráva o technickém plnění a průběžný finanční výkaz: [do […] měsíců po [vložit datum]] [nebo před [vložte datum]], vztahující se na období [vložit data] […], závěrečná technická zpráva a závěrečný finanční výkaz: [do [...] měsíců po dni ukončení akce podle článku 2] [nebo do [vložit datum]], a to za období [vložit data].
Článek 7 – Bankovní účet Platby se poukazují na níže uvedený bankovní účet nebo podúčet hostitelské struktury vedený v eurech: Název banky: […] Adresa pobočky: […] Přesný název/jméno majitele účtu: […] Celé číslo účtu (včetně bankovních kódů): […] [Kód IBAN daného účtu: […]] Tento účet nebo podúčet [musí umožňovat identifikaci plateb provedených Komisí] [musí být určen výhradně pro přijímání prostředků, které Evropská unie poskytuje na provádění akcí na základě dohody o grantu]. Kromě toho, platby vyplacené na tento účet nebo podúčet musí vynášet úroky nebo rovnocenné výnosy podle práva státu, na jehož území je účet nebo podúčet otevřen. Tyto úroky nebo výnosy, pokud vznikly z předběžného financování, budou odečteny z platby zůstatku nebo vráceny Komisi za podmínek stanovených v článku II.17.4 rámcové dohody.
PODPISY
Za hostitelskou strukturu
Za Komisi
[jméno / příjmení / funkce]
[jméno / příjmení]
49
[podpis]
[podpis]
V [místo] dne [datum]
V [místo] dne [datum]
Ve dvojím vyhotovení v českém jazyce
50
