DOELEN FORMULEREN VOOR JE BELEIDSPLAN

B Informatie Beleids- en werkplannen

DOELEN FORMULEREN VOOR JE BELEIDSPLAN

B B1.1

WAT

IS EEN BELEIDSPLAN?

Een beleidsplan is een plan, waarin je in grote lijnen leest welke doelen je afdeling in de komende jaren wil bereiken. Dit plan hoeft niet in details uitgewerkt te zijn. En wat een werkplan? In het werkplan worden de doelen voor het komend jaar gedetailleerd uitgewerkt. Hierin vind je met welke activiteiten jullie dat doel willen bereiken.

B1.2

WAAROM

MAAK JE EEN BELEIDSPLAN?

Om tijdig te kunnen inspelen op zaken is het goed dat je van te voren bedenkt wat je wil bereiken en welke ontwikkelingen in je omgeving invloed kunnen hebben op jullie afdeling. Een voorbeeld: Stel, dat jullie clubhuis niet meer aan de veiligheidseisen voldoet en sterk verouderd is. Er moet een nieuw clubhuis komen. Je kunt dit eenvoudig op de plaats bouwen waar je oude clubhuis staat. Maar jullie ledenaantal loopt terug. Aan de overzijde van de grote, drukke weg wordt een nieuwbouwwijk gebouwd. Vooruitdenkend besluiten jullie, dat het goed is om de mogelijkheden te bekijken om een nieuw clubhuis in de nieuwe wijk te bouwen. Jullie stellen je voor de komende jaren de doelen: • een nieuw clubhuis, dat voldoet aan de normen en veiligheidseisen van deze tijd • groei in ledenaantal Dit noemen we beleid maken: vooruitdenken en een plan maken voor datgene wat je in de toekomst wilt bereiken. Zo'n plan maak je niet zomaar even. Het betekent dat je op de hoogte moet zijn van zaken, die invloed kunnen hebben op jullie afdeling, bijvoorbeeld: • de teruglopende subsidie • de gemeentelijke herindeling • de vergrijzing van de wijk • toename van het aantal jongeren, dat elders gaat studeren

Jong Nederland: Speels, Vrolijk en Uitdagend

B Vooruitkijken Om op deze ontwikkelingen tijdig in te spelen, moet je verder vooruit kijken dan een paar maanden, of zelfs meer dan een heel jaar. Beperkt een bestuur zich alleen tot de activiteiten, die op korte termijn spelen, dan kan blijken dat er misschien wel sprake is van een slagvaardig bestuur, maar dat op een gegeven moment de boot gemist kan worden. Niet alles is tenslotte even snel op te lossen: denk bijvoorbeeld aan het werven en opleiden van nieuwe leiders. Dat kost tijd! Hetzelfde geldt voor het verkrijgen van subsidie. Om te vermijden dat je achter de feiten aanloopt is het iedere afdeling aan te raden te werken met de volgende stappen: beleidsplan maken Æ vertalen in werkplan Æ organiseren van activiteiten. Wanneer je elke activiteit die je van plan bent in dat jaar te organiseren opneemt in een werkplan kun je de activiteit zelf inhoudelijk en financieel plannen. Maar ook kun je veel beter de publiciteit voor de activiteit plannen.

B1.3

EERST

EEN GEZAMENLIJK DOEL VASTSTELLEN

Wanneer je een beleidsplan voor je afdeling wilt maken, is het noodzakelijk, dat iedereen in de leiding, zowel bestuurders als leiders hetzelfde doel voor ogen hebben. Als je hebt vastgesteld wat jullie gezamenlijk willen bereiken en waar jullie hetzelfde over denken kan je bepalen waar je komende periode naar toe wilt werken. Plan eens een afdelingsvergadering om hier met elkaar te praten. Hoe kom je tot een gezamenlijk doel? Er zijn verschillende mogelijkheden om dit met elkaar te bespreken. Je kunt bijvoorbeeld: • laten reageren op stellingen • brainstormen • je sterke en zwakke kanten kennen Stellingen Je probeert met een stelling een discussie over een bepaald onderwerp uit te lokken. Deze stelling is meestal • nogal zwart-wit gesteld • sterk overtrokken • afwijkend van de algemene gedachte over het onderwerp. Een voorbeeld: Wij zijn zo'n leuke club, dat jongeren zich graag en massaal aanmelden om leider bij ons te mogen worden. Je kunt ervan verzekerd zijn, dat zo'n stelling direct reacties oproept: we hebben niet genoeg leiders, we moeten wel degelijk mensen vragen, we moeten veel meer reclame maken, we zijn helemaal niet zo leuk voor nieuwe leiders. Alle leiders moeten op deze stelling kunnen reageren. Uiteindelijk kun je, door over de verschillende gedachten te praten, een mening krijgen, waar iedereen achter staat.


B Brainstormen Brainstormen is het noemen of opschrijven van alles wat in je opborrelt bij het horen van een bepaald woord of een bepaalde zin. Een voorbeeld: Hoe vieren we het komend lustrum? Alle leiders krijgen tien tot vijftien minuten de tijd om alles op te schrijven of te noemen wat ze daarbij te binnen schiet. Niemand mag commentaar op een idee leveren. Hoe meer en hoe gekker de ideeën, hoe groter de kans is, dat je tot een aantrekkelijke, originele en goed gepromote lustrumviering komt. Alle ideeën worden op grote vellen papier geschreven. Daarna wordt er met elkaar over gesproken. Uiteindelijk krijg je een aantal ideeën en acties op papier, dat iedereen ziet zitten. Je sterke en zwakke kanten kennen Om te weten wat je wilt, moet je ook weten wat je wel en niet kunt. Op grote vellen papier schrijf je de volgende zinnen: • wat zijn de sterke punten van onze afdeling? • wat zijn onze zwakke punten? Iedereen noemt of schrijft op wat hij sterk of minder sterk vindt in de afdeling. Bij sterke punten wordt bijvoorbeeld genoemd: • genoeg leden in de oudere leeftijdsgroepen • mooi en goed onderhouden clubhuis • goede contacten met de basisschool • geen geldproblemen Bij zwakke punten wordt bijvoorbeeld genoemd: • te weinig leiding bij de Junioren • weinig leden bij de Minioren • vele wisselingen in de leiding bij de Senioren • clubhuis is niet geschikt voor overnachtingen Voordat je gezamenlijk kunt bespreken aan welke punten je komend jaar wilt werken om ze te verbeteren, moet je ook kijken naar ontwikkelingen en mogelijkheden buiten je afdeling. Je omgeving biedt je kansen, maar ook bedreigingen. Om deze boven water te krijgen kun je jezelf de volgende vragen stellen: • wat gebeurt er om ons heen? • wat betekent dat voor ons? • moeten we actie ondernemen?


B Nu schrijf je op grote vellen de volgende zinnen: • welke ontwikkelingen van buitenaf kunnen gunstig voor ons zijn? (kansen) • welke ontwikkelingen van buitenaf kunnen nadelig voor ons zijn? (bedreigingen) Bij de kansen kan bijvoorbeeld genoemd worden: • er is een nieuwe woonwijk gepland • herindeling van de gemeente • volgende introductiecursus is in de buurt • vader van een nieuwe Minior heeft een loodgietersbedrijf • het dorp bestaat over twee jaar vijfhonderd jaar Bij de bedreigingen kan bijvoorbeeld genoemd worden: • ervaren leiders verlaten het dorp om elders te studeren • bezuinigingen in de gemeente met mogelijke gevolgen voor subsidiewijzigingen • er wordt binnenkort een jongerencentrum in het dorp geopend • ouders gaan, vooral in de zomer, vaak een lang weekend met hun kinderen op pad Met elkaar bespreek je nu de verschillende vellen. Waar liggen voor jullie mogelijkheden, die je wilt realiseren? Kom je er niet uit of je wel of geen actie op een verandering of ontwikkeling moet ondernemen? Stel jezelf dan de volgende vraag: welke risico's loop je als je op de oude voet door blijft gaan?

B1.4

VAN

DOEL NAAR DOELSTELLING

Als je weet: • wat je wilt • wat je kunt • wat er mogelijk of onmogelijk is • en welke ontwikkelingen te verwachten zijn ga je een doelstelling formuleren: waar gaan we nu aan werken? Doe dat zo concreet mogelijk, niet: meer leiding nodig, maar: binnen een half jaar een nieuwe leider bij de Minioren en een bij de Senioren. De doelstelling, die je pas na langere tijd wilt bereiken zal vager en minder concreet zijn, dan een doel dat je op korte termijn wilt halen. Uit de punten van de 'sterke en zwakke kanten' kunnen jullie een of meer doelen formuleren, waar je komende jaren naar toe wilt werken: • direct na oplevering van de huizen in de nieuwe woonwijk folders verspreiden • de blokhut voor verhuur geschikt maken: de vader van de Minior vragen om samen met de leiding tegen materiaalkosten het toiletblok op te knappen en een douche aan te leggen. • een gesprek met de gemeente aanvragen om de veranderingen op diverse gebieden door te spreken.


B Deze doelstellingen zijn concreet en op korte termijn te realiseren. Dat is lang niet altijd mogelijk. De onderstaande doelstelling vraagt een langere weg te gaan voor hij gehaald is: • het clubhuis zodanig verbouwen, dat het aan alle nieuwe veiligheidseisen voldoet en geschikt wordt voor verhuur. De formulering is nu vager. Je weet wat je wilt, maar nog niet hoe je het wilt doen, wie je gaat vragen en hoe je het financiert. Dit in tegenstelling tot het doel op kortere termijn. Hier wist je al concreet • wat je wil bereiken (toiletten en douche) • wie je vraagt (vader van nieuwe Minior en de leiding) • financiën (materiaal voor kostprijs, aanleg door vrijwilligers) Kies altijd doelstellingen, die te realiseren zijn. Beter één doel goed halen, dan tien niet kunnen realiseren.

B1.5

DOELSTELLING

OP LANGE TERMIJN

Kies je voor een doelstelling op lange termijn, formuleer dan ook tussendoelen met elkaar. Deze worden sneller bereikt. Dat geeft de leiders een kick. Daardoor worden ze gestimuleerd om door te gaan. Ook is het goed dat iemand, of een werkgroep, de verantwoordelijkheid voor een bepaalde doelstelling krijgt. Dit vergroot de betrokkenheid ermee. Bovendien voorkom je dat • mensen op elkaar wachten om te beginnen of om verder te gaan • of dat het doel in het slop dreigt te raken. Hebben jullie geen ervaring met het vaststellen van doelstellingen en met het maken van een beleidsplan? Maak het jezelf dan niet te moeilijk. Begin met doelstellingen en een beleidsplan, dat je binnen een jaar wilt en kunt bereiken. Werk dat uit in een werkplan en ga daar mee aan de slag. Als blijkt, dat dat goed werkt, kun je een beleidsplan over twee, drie of vier jaar maken.

B1.6 E I S E N

WAARAAN EEN GOEDE DOELSTELLING VOLDOET

Een doelstelling, die de meeste kans loopt om gerealiseerd te worden is een doelstelling, die • precies is: er moet precies in beschreven staan wat het doel is, er mogen geen onduidelijkheden inzitten • realistisch is: het doel moet haalbaar zijn • bekend is: alle betrokkenen moeten op de hoogte zijn en blijven • begrepen wordt: het doel moet duidelijk zijn • acceptabel is: iedereen staat achter het doel • meetbaar is: je moet kunnen meten of het doel bereikt is. Niet: veel nieuwe leden, maar vijf nieuwe Minioren.


B B1.7

DOELSTELLINGEN

GOEDKEUREN

• De doelstellingen, • en daarna de vertaling ervan in acties (beleids- en werkplan B2.1, B2.2) • en geld (financieel plan en begroting B3.1, B3.2) moeten door de afdelingsvergadering goedgekeurd worden. Alleen als iedereen het eens is met hetgeen jullie samen willen bereiken en doen, is de kans reëel, dat jullie het gestelde doel halen. Met elkaar moet je het doel dragen, er aan werken en het realiseren.


B B

HET BELEIDS- EN WERKPLAN B2.1

EEN

BELEIDSPLAN MAKEN

In het beleidsplan komen de doelen, die je over een langere tijd gerealiseerd wilt hebben aan de orde. Voor een Jong Nederland-afdeling is een beleidsplan voor twee tot vier jaar aan te raden. De onderwerpen, die in het beleidsplan aandacht krijgen zijn: • leden • leiding • activiteiten • pr • faciliteiten (blokhut, terrein, materialen) • financiën • organisatie Ieder onderwerp vormt een hoofdstuk van je beleidsplan. • Je begint het hoofdstuk met een korte inleiding. Niet iedereen, die je beleidsplan leest weet namelijk hoe jullie afdeling eruit ziet en hoe jullie werken. • Dan vertel je welke nieuwe ideeën jullie hebben en/of tegen welke problemen jullie aanlopen. • Je beschrijft ook waarom je dit nieuwe idee hebt gekregen of wat de oorzaak van het probleem is. • Tot slot geef je jullie doelstelling aan en wanneer je deze gerealiseerd wilt hebben. De zeven onderwerpen staan natuurlijk niet los van elkaar. Bijvoorbeeld: jullie geven in je beleidsplan aan het aantal leden bij de Minioren en Maxioren binnen twee jaar met tien te willen vergroten. • In het hoofdstuk 'financiën' moet dan een post opgenomen zijn voor promotiemateriaal en voor acties. Ook voor cursussen voor nieuwe leiding moet geld gereserveerd worden. Of voor aanschaf van extra materialen. • In het hoofdstuk 'leiding' moet aangegeven worden, dat er voor die beide groepen extra leiding nodig is. • Bij 'faciliteiten' kan aan de orde komen, dat het kampeermateriaal aangepast moet worden aan de toename van de leden. Een beleidsplan is dus een totaalplaatje. Je ziet daarin ook op welke gebieden de keuze van jullie doel invloed heeft. Wie maakt het beleidsplan? Het bestuur van de afdeling maakt een concept-beleidsplan. Zij laat dit aan alle leiders lezen. Hun opmerkingen worden verwerkt in het definitieve beleidsplan. Op de afdelingsvergadering wordt dit plan dan officieel goedgekeurd. Dat betekent dat iedereen er achter staat en zich wil inzetten om de gestelde doelen te


B bereiken. Een beleidsplan moet niet dik en moeilijk zijn, maar helder en goed te lezen zijn. Niet te lange teksten en korte duidelijke zinnen horen daarin.

B2.2

JE

BELEIDSPLAN IS DE BASIS VOOR JE WERKPLAN

In het beleidsplan hebben jullie vastgelegd welke doelen jullie over langere tijd willen behalen. Nu ga je kijken welke activiteiten en acties nodig zijn om dat doel te bereiken. Deze plannen worden vastgelegd in het werkplan. Je geeft hierin precies aan: • wat je komend jaar gaat doen • wie dat gaan voorbereiden, uitwerken, uitvoeren, afronden • wanneer je dat gaat doen • en wat je nodig hebt om dat te kunnen doen. Gebruik in je werkplan dezelfde hoofdstukken als in je beleidsplan! (B2.1)

B2.3

HOE

MAAK JE EEN WERKPLAN?

In het werkplan staat alles wat jullie in het komend jaar gaan doen. Daarom kom je veel getallen tegen. Bijvoorbeeld in het hoofdstuk pr: • X maal (bijvoorbeeld vijf keer) uitgave van het afdelingsblad de data, dat de kopie binnen moet zijn, de data, dat het blad bij de leden in huis is. de redactie wordt gevormd door: (namen of werkgroep noemen) • X maal (bijvoorbeeld twee keer) deelname aan een activiteit in het dorp: − voorjaarsbraderie, 11 april voorbereid door: (namen of werkgroep noemen) − intocht Sinterklaas, 16 november voorbereid door: (namen of werkgroep noemen) • X maal (bijvoorbeeld één keer) actie op basisschool: − september, precieze datum nog overleggen met hoofd van de school. − voorbereid door: (namen of werkgroep noemen) • verspreiden van beleidsplan en werkplan − mei − wordt gedaan door: secretaris


B Bij het opstellen van je werkplan houd je ook rekening met factoren buiten de afdeling. Stel dat: • twee van de drie redactieleden examen moeten doen, dan is het verstandig geen uitgave te laten verschijnen in de periode, dat ze hun tijd voor de studie nodig hebben. • jullie een weekend met de Senioren plannen, als de landelijke kaderschouw op diezelfde datum valt. Zet alle data in een schema. Neem daarin ook de data op van landelijke en districtsactiviteiten, van schoolvakanties en feestdagen. Je krijgt dan overzicht. Zo voorkom je dubbel of slecht geplande activiteiten.

Wie maakt het werkplan? Het bestuur vraagt aan de leiding van de speel- en leeftijdsgroepen en aan de diverse werkgroepen hun plannen voor komend jaar op te schrijven.

groep

Het bestuur (of iemand van hen) zet al die plannen in een totaal concept-plan: het concept-werkplan. Je kunt het werkplan in een schema opzetten. Op de volgende bladzijde vind je een standaardvel daarvoor. In een afdelingsvergadering wordt dit plan met iedereen doorgesproken, eventueel gewijzigd en dan goedgekeurd. Het is van wezenlijk belang, dat de leiding het werkplan goedkeurt. Zij moet bereid zijn het werkplan uit te voeren (B1.7).


B Geef iedere groep een standaardvel, waarop zij in onderwerpen haar punten noteert. Bijvoorbeeld:

NAAM SPEEL-/ LEEFTIJDSGROEP OF WERKGROEP WELKE ACTIVITEIT? OP WELKE DATUM?

WIE IS VERANTWOORDELIJK?

leden

leiding

activiteiten

pr

faciliteiten (blokhut, terrein, materialen) financiën

organisatie


WAT IS ER NODIG? (tenten, locatie, bijzondere materialen, hoeveel geld)

ZIJN ER INKOMSTEN TE VERWACHTEN? (deelnemersgeld, verkoop koek en zoopie)

B B2.4

LIGT

ALLES NU VAST?

In principe liggen je doelen en activiteiten nu vast. Maar natuurlijk moet je niet zo star met je beleids- en werkplan omgaan, dat je niet meer kan inspringen op plotselinge veranderingen. Als je clubhuis afbrandt zal dat zeker gevolgen hebben voor jullie plannen. Maar het hoeft niet altijd om zulke radicale veranderingen te gaan. Daarom is het goed ieder jaar, voor het nieuwe werkplan wordt gemaakt te kijken of het beleidsplan bijgesteld moet worden.

B2.5

VOOR

WIE MAAK JE EEN BELEIDS- EN WERKPLAN?

Je maakt deze plannen, met daaraan gekoppeld een financieel plan en een begroting voor: • de eigen leiding: met elkaar weten waar je naar toe werkt en hoe je dat doet • de gemeente: wanneer je subsidie van de gemeente ontvangt of bij haar aanvraagt wil ze altijd weten wat je wilt bereiken en hoe je dat doet. • fondsen of sponsors: wanneer je geld op deze manier werft wil het fonds of de sponsor altijd weten waar je voor staat en wat je doet • ieder, die geïnteresseerd is in je afdeling. Bijvoorbeeld voor het district waar je bij hoort, een student, die een werkstuk maakt, een redacteur, die een artikel schrijft, een belangstellende ouder, omwonenden, die zo op de hoogte raken van jullie plannen en activiteiten. Jullie beleids- en werkplan wordt door veel mensen gezien (P1.1). Het is daarmee een visitekaartje van jullie afdeling. Zorg er daarom voor, dat het er netjes uitziet, goed leesbaar is en natuurlijk herkenbaar als het plan van jullie Jong Nederlandafdeling. Het Jong Nederland-logo mag er bijvoorbeeld niet op ontbreken.


B FINANCIËLE PLANNEN

B B3.1

GEEN

PLAN ZONDER GELD

Wie plannen maakt moet ook zorgen, dat deze plannen uit te voeren zijn. Financiën zijn daarbij onmisbaar. • Bij ieder beleidsplan hoort daarom ook een financieel plan voor meerdere jaren. • Bij het werkplan hoort een begroting. Dus ook op financieel vlak moet er vooruitgekeken worden! Voor het verkrijgen van subsidie is een meerjarenplan zelfs voorwaarde. Het financieel beleid van je afdeling dient er niet voor om even veel geld binnen te krijgen als uit te geven. Het belangrijkste is om je vermogen in de loop der jaren constant te houden. Wil je bijvoorbeeld afgeschreven materialen vervangen, dan moet je daarvoor jaarlijks geld over houden. Vooruitdenken is geboden! Plannen, vooruitdenken en geld zijn zaken die gewoon bij elkaar horen. In schema ziet dat er zo uit: beleidsplan

globaal schatten van de kosten en inkomsten: financieel plan (voor meerdere jaren)

werkplan

geschatte uitgaven en inkomsten: begroting (per jaar)

organisatie

bedrag dat je ontvangt en mag uitgeven: budget (per activiteit)

De penningmeester speelt bij het maken van financiële plannen een essentiële rol. Maar net zo goed als je beleidsplan en werkplan moet ook het hele bestuur en de leiding achter de begroting staan. Het bestuur vraagt de leiders wat zij willen, nodig hebben. De penningmeester maakt op die wensen een voorstel. Dit wordt goedgekeurd door de afdelingsvergadering. Door deze goedkeuring draag je samen de verantwoordelijkheid voor de financiële plannen.


B Wanneer je nog niet precies weet hoe de activiteit er uit gaat zien kun je in ieder geval wel alvast een globale begroting van de activiteit maken. Daarin wordt duidelijk hoeveel de activiteit uiteindelijk mag kosten. Een paar maanden voor de miniorenmiddag plaatsvindt is inmiddels wél duidelijk hoe de activiteit er uit gaat zien. De penningmeester zou dan de begroting in detail kunnen maken. Maar het ligt eigenlijk meer voor de hand dat de werkgroep miniorenmiddag dat zelf doet. Daarvoor geeft de penningmeester haar een formu-lier deelbegroting (B3.4, B3.5).

B3.2

WAT

IS EEN BEGROTING?

Een begroting is de vertaling in geld van de activiteiten die jouw afdeling gaat organiseren. Het begrip activiteiten mag je heel ruim opvatten. Want behalve het kamp, de opendag, de feestavond en de wekelijkse groepsbijeenkomsten, wordt hiermee ook bedoeld het gebruik van je clubgebouw, het afsluiten van een extra verzekering, kosten inschrijving Kamer van Koophandel, administratiekosten, gas, licht, water, enzovoort... Een begroting bestaat uit inkomsten en uitgaven Bij de totale begroting van de activiteiten mogen de uitgaven niet groter te zijn dan de inkomsten. Wanneer dat wel het geval is, komt het voortbestaan van de club in gevaar. Nu is het niet meteen een ramp als eens een keer bij een activiteit de uitgaven groter zijn dan de inkomsten. Meestal is er wel een andere activiteit waar wat geld van over is. Bovendien staat op iedere begroting een bedrag voor onvoorzien. Zelfs wanneer in een bepaald jaar de totale uitgaven hoger zijn begroot dan de inkomsten (bijvoorbeeld door extra aanschaf materialen) hoeft dit niet meteen de ondergang van de afdeling te betekenen. Ook hier geldt, dat van een voorgaand jaar nog geld over kan zijn. Laat iedere leeftijds- of werkgroep direct doorgeven aan de penningmeester wanneer zij vermoedt niet uit te komen met haar budget. In overleg kan dan naar en oplossing gezocht worden. Wordt dit niet gedaan, dan bestaat het risico dat de penningmeester op het eind van het jaar met een groot onvoorzien tekort zit.

B3.3

WANNEER

MAAK JE EEN BEGROTING?

Veel afdelingen maken hun begroting en werkplan in juni. Werken met deze zogeheten seizoensbegroting ligt het meest voor de hand: • nieuwe leiding en kinderen komen meestal in september, bij de start van het nieuwe seizoen • het activiteitenprogramma loopt meestal ook van september tot de zomervakantie of tot en met het zomerkamp. Nadeel van een seizoensbegroting en -werkplan: • bijna 100% van de gemeenten werkt met een jaarprogramma en jaarbegrotingen. Zij vraagt aan degenen die zij subsidieert ook een begroting en plan lopend over die periode. Wanneer jullie afdeling een seizoensbegroting heeft, moet je deze voor de gemeente 'ombouwen' naar een jaarbegroting. En datzelfde geldt ook voor de verantwoording van de uitgaven aan de gemeente. Het is daarom aan te raden ook binnen je afdeling met een jaarbegroting te


B werken. Jong Nederland landelijk werkt eveneens met een jaarprogramma, ook omdat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport dit verlangt.

B3.4

HOE

MAAK JE EEN JAARBEGROTING?

De penningmeester vraagt in oktober (bij een jaarbegroting), of in mei (bij een seizoensbegroting) aan • de leiding van elke speel- en leeftijdsgroep groep

• en aan iedere werkgroep in de afdeling om • hun activiteiten voor het komende jaar op papier te zetten • deze activiteiten in geldplannen te vertalen. Met andere woorden: wat kosten deze activiteiten en wat zijn de deelnemersbijdragen? Deze vraag combineer je met de vraag naar de gegevens, die je voor het werkplan nodig hebt. Een standaardformulier (B2.3) is voor leiders makkelijk in te vullen. Werk je in je boekhouding met kostensoorten (B3.4), voeg daar dan gelijk het kostensoortformulier dat je verderop bij dit onderwerp vindt. Het bestuur: • zet al deze activiteitenplannen en begrotingen op een rijtje. • bekijkt ze stuk voor stuk. Zijn de uitgaven reëel, zijn de inkomsten (bijvoorbeeld deelnemersbijdragen) reëel? Wanneer er: veel meer uitgaven zijn dan inkomsten of plannen niet passen in het beleid van de afdeling maakt het bestuur - in overleg met de betreffende leiding of op de afdelingsvergadering - keuzes. Overwegingen hierbij zijn: • welke activiteiten zijn voor onze afdeling heel belangrijk? Welke zijn minder belangrijk? • hoeveel geld hebben we daar als afdeling voor over? Het gevolg van die keuze kan zijn, dat: • activiteiten goedkoper georganiseerd moeten worden • of dat er activiteiten geschrapt worden. In de laatste vergadering voor het nieuwe jaar worden het werkplan en de begroting in de afdeling met alle leiding besproken en vastgesteld. Vaste en variabele bedragen In de begroting kun je een onderscheid maken tussen de vaste bedragen en de variabele bedragen. De vaste bedragen zijn grotendeels vooraf bekend. Bijvoorbeeld de subsidie van de gemeente en de huisvestingslasten. Op vaste lasten kan je moeilijk of niet bezuinigen.


B Bij de taakverdeling in -een grote- afdeling is het meestal zo dat de penningmeester de vaste kosten bewaakt en dat de variabele kosten door de verschillende leeftijds- of werkgroepen bewaakt worden. groep

Reserveringen en afschrijvingen Naast de concrete kosten heeft iedere afdeling ook te maken met afschrijvingen en reserveringen. Het clubgebouw is aan groot onderhoud toe, tenten moeten vernieuwd worden. Voor deze grote uitgaven moet je geld opzij leggen. Op de begroting reserveer je ieder jaar een bedrag voor dure uitgaven. Je noemt deze post reserveringen. Bedragen op deze post zijn bedoeld voor totaal nieuwe aankopen. Dure spullen, die je afdeling bezit worden steeds minder waard naarmate ze ouder worden. Denk bijvoorbeeld aan de tent, die je vijf jaar geleden aanschafte. Op het moment, dat de tent versleten is moet deze vervangen kunnen worden. Hiervoor moet geld vrij gemaakt worden. Stel de tent kostte f3200.-. De verwachting is, dat hij acht jaar mee zal gaan. Het eerste jaar noteer je dan op de begroting onder de post afschrijving f400.- . Het jaar daarop weer, de post is dan f 800.-. Het bedrag van de afschrijving spaar je op een spaarrekening. Na acht jaar is deze rekening groot genoeg om een nieuwe tent te kunnen aanschaffen. Alle kostbare spullen moeten afgeschreven worden: je gebouw, je kampeer-materialen, je inventaris. Je kunt uitgaan van: • een vaste afschrijftermijn, bijvoorbeeld kleine inventaris (stoelen, krukken, bekers, koffieapparaat) drie jaar, groot materiaal (tenten, pionierhout, aanhang-wagen) vijf jaar. • een reële afschrijvingstermijn: je schat de levensduur van je tent acht jaar. Je schrijft hem in acht jaar af. Materialen zijn op een bepaald moment totaal afgeschreven. Toch kan het best zijn, dat zij na die tijd nog prima voldoen. In dat geval blijft het afgeschreven bedrag gewoon op de post afschrijvingen staan. Na acht jaar staat er voor de tent f 3200.-. Dit blijft erop staan, totdat het bedrag gebruikt is voor de aanschaf van een vervangende tent. Dan begint het afschrijven ervan weer opnieuw.


B Voorbeeld van een afschrijvingsstaat

omschrijvin g

opmerking

gebouw

veel achterstalling onderhoud

110000.-

7500.-

1994

7500.-

7500.-

15000.-

7500.-

22500.-

keukentent

vervangen in 1995

3200.-

400.-

1988

2800.-

400.-

3200.-

-

3200.-

3400.-

425.-

1992

1700.-

425.-

2125.-

425.-

2550.-

basistent 2

aankoopprijs

afschrijving per jaar

jaar aanschaf

afschrijving t/m 1994

afschrijving 1995


afschrijving 1996


basistent 3

nieuw

3500.-

437.50

1995

437.50

437.50

437.50

875.-

computersyst eem

nieuw

4000.-

1000.-

1995

1000.-

1000.-

1000.-

2000.-

videokanon

beschadigd via verhuur, nog niet gerepareerd

3000.-

600.-

1993

1200.-

600.-

1800.-

600.-

2400.-

geluidsinstallatie

dit jaar afgeschreven

2500.-

500.-

1991

2000.-

500.-

2500.-

-

2500.-

129600.-

10862.-

15200.-

10362,50

26062,50

9962.50

33625.-

Werken met kostensoorten Voor de penningmeester is het handig als iedere leeftijdsgroep en werkgroep in zijn deelbegroting dezelfde kosten opneemt en ze hetzelfde benoemt. Voordelen: • snel te zien of niets vergeten is • snel te zien waar grote verschillen zitten • makkelijk te verwerken in de afdelingsbegroting. De kostensoort kun je omschrijven, zoals in het voorbeeld hiernaast. Je kunt ook een nummer, een code geven. Contributie is bijvoorbeeld 001, ledenactiviteiten 101, leidingactiviteiten 102. De penningmeester geeft iedere leeftijdsgroep en werkgroep een standaard-formulier om in te vullen.


B Voorbeeld standaardformulier kostensoort DEELBEGROTING VAN leeftijdsgroep: werkgroep: KOSTENSOORT

OMSCHRIJVING

contributie

...... x ......

acties

• • • •

verblijfskosten

• • • •

activiteit weekendkamp kampterrein zomerkamp

- verbruiks

• • • • •

creatief sport en spel buitenleven

- duurzaam

• • • • •

kast krukjes tafels tent

ledenactiviteiten

• • • • • • • • •

Jong Nederland-festival miniorendag zwemfestijn districtstoernooi Nacht van 16+ groepsweekend

leidingactiviteiten

• • • • • •

introductiecursus kamp/bivakcursus spelmarkt/kaderschouw kampvoorbereidingsweekend

reiskosten

• • • • •

cursus kamp zoeken vervoer door ouders

onvoorzien

• •

GESCHAT BEDRAG

materialen:


B Gegevens bekend, nu de begroting Nu bekend is wat alle wensen en plannen zijn en je een globaal idee hebt van de daaraan verbonden kosten ga je de begroting opstellen. Hoe doe je dat? • Begin met de inkomsten. − Zet alle verwachte inkomsten op een rijtje: contributie, gemeentesubsidie. Gebruik ook hiervoor de resultaten van het afgelopen jaar. Tel hierbij geen 10 % prijsstijgingen op. Je inkomsten stijgen normaal gesproken alleen door extra inspanning! • Neem daarna de uitgaven. − Zet alle verwachte uitgaven op een rijtje, zoals kosten clubgebouw, organisatiekosten en afdracht contributie landelijke organisatie. − Zet daarachter alle kosten, die je verder verwacht: cursusgelden, aanschaf nieuwe tenten, kader- en ledenactiviteiten. Gebruik hiervoor ook de resultaten van het afgelopen jaar. Als je het niet zeker weet, tel je er 10% bij op. • Neem een post onvoorzien op. − Het is verstandig op iedere begroting nog en post 'onvoorzien' bij de uitgaven op te nemen. Hiermee kun je: ∗ onvoorziene activiteiten betalen ∗ en je hebt een reservepotje. Er kan immers van alles misgaan in de loop van het jaar. • Zorg tenslotte voor een positief saldo. − Je inkomsten moeten nu hoger zijn dan je uitgaven. Is dat niet zo dan moet je gaan schrappen in je begroting, of extra inkomsten creëren bijvoorbeeld door een actie in te lassen.

B3.5

WAT

IS EEN DEELBEGROTING?

Naast de begroting voor de hele afdelingen kunnen leeftijds- en werkgroepen een eigen daarvan afgeleide begroting hebben. Dit is een deelbegroting. Bij de deelbegrotingen kan de penningmeester het bestuur adviseren er voor te kiezen: • alle contributie op de begroting van de afdeling op te nemen, of de contributie het basisbedrag van de deelbegroting te laten zijn. Afhankelijk van die keus zullen meer of minder posten op de deelbegroting voorkomen. • alleen de directe kosten door te berekenen aan de leeftijds- of werkgroep Zo wordt er bijvoorbeeld geen doorberekening van accommodatiekosten (de jaarlijkse huur aan de gemeente, gasrekening) en overige algemene kosten (verzekeringen, cursusgeld) toegepast. Onder de kostensoort 'accommodatie' vind je dan alleen huurkosten van locaties voor activiteiten buiten het eigen clubhuis. • ook voor duurzame materialen kan die keuze gemaakt worden. De aanschaf hiervan drukt niet op de deelbegroting, maar op de totaalbegroting.


B Bereken je weinig algemene zaken door op de deelbegroting, vraag de leiding van de groepen, bij het indienen van hun jaarplan en begroting, ook aan te geven wat hun behoeftes zijn aan materialen (tafels, kasten) en zaken (cursussen). Je kunt deze kosten dan opnemen op de algemene begroting.


B VOORBEELD

B3.6

VAN EEN JAARBEGROTING VAN EEN AFDELING

BATEN

Contributies leiding 40 x 160,leden 120 x 75,-

= =

LASTE N

2.400,9.000,11.400,-

afdracht landelijk Huisvestingskosten afschrijving gebouw afschrijving inventaris verzekeringen belasting schoonmaak onderhoud aanschaf kleine inventaris

1.700,7.500,5.000,1.500,1.000,1.000,3.000,1.500,20.500,-

Subsidie huisvesting jeugdleden 120 x 7,50

15.000,900,15.900,-

Organisatiekosten afschrijving tent porto en telefoon drukwerk en pr kascommissie bestuurskosten

2.000,900,1.500,100,500,5.000,-

Diversen verhuur aan derden financiële acties rente

4.200,2.900,1.500,8.600,-

kadervorming cursussen intro/bivak cursus spelaanbod Minioren aanschaf spelmethodiek kaderschouw deelname 12x

800,400,250,500,1.950,-

Activiteiten Minioren Maxioren Junioren Senioren 16-plus opening seizoen kamp deelname adventureweekend Sinterklaasactiviteit

500,600,600,800,500,500,3.000,500,250,7.250,-

Onvoorzien

3.000,-

TOTAAL 35.200,-


35.700,-

B B

TERUGKIJKEN OF JE PLANNEN ZIJN UITGEKOMEN B4.1

WAAROM

KIJK JE TERUG?

Ieder jaar kijk je of hetgeen je wilde doen gelukt is. Je maakt daarvoor een jaarverslag. Hierin kun je zien • welke activiteiten en acties jullie in de afdeling gedaan hebben • hoe deze zijn verlopen • welke activiteiten en acties niet zijn uitgevoerd • waarom dit niet is gebeurd • of je doelen op korte termijn gehaald zijn • of je nog op het goede spoor zit om je doelen op langere termijn te realiseren • en of je met je financiën bent uitgekomen. Een bestuur legt met een jaarverslag ook verantwoording af aan de leiding over het gevoerde beleid. Tevens wordt, wanneer dit gevraagd wordt, een jaarverslag naar de gemeente gestuurd. Deze wil immers ook weten of jullie de subsidiegelden verantwoord besteed hebben (F3.5). Een jaarverslag geeft vaak een goede indruk van de activiteiten in jullie afdeling. Maak er iets goeds en herkenbaars van. Je kunt het dan gebruiken wanneer mensen informatie over je afdeling willen. Ook wanneer je aan fondswerving (F3.7) doet is je jaarverslag je visitekaartje.

B4.2

HET

JAARVERSLAG

Een jaarverslag kun je in twee delen splitsen: • het algemene verslag. Dit gaat over activiteiten, acties en doelen (B4.3). • het financiële verslag. Dit vertelt waaraan het geld afgelopen jaar besteed is (B4.4).

B4.3

HET

ALGEMENE DEEL

Dit wordt of • door de voorzitter geschreven. • of iedere leeftijdsgroep en werkgroep schrijft zijn eigen deel, of levert de gegevens voor zijn deel aan. De pr'er maakt van deze losse teksten een geheel.


groep

B Wat is handig om bij het schrijven van (een deel van) het jaarverslag te gebruiken? • het werkplan: wat is wel of niet gedaan • de notulen van afdelingsvergaderingen: zijn er nog andere activiteiten gedaan, wat is er gezegd over de gedane activiteiten • evaluaties van activiteiten Het is het meest overzichtelijk als in het jaarverslag dezelfde hoofdstukken worden aangehouden als in het werken beleidsplan (B2.3). Belangrijk is dat in het jaarverslag niet alleen wordt aangegeven wat gedaan is, maar vooral ook hoe het gegaan is en wat ermee bereikt is (welk doel gehaald is). Het concept van het jaarverslag wordt aan alle leiders gegeven. Zij lezen het door. Op een afdelingsvergadering worden alle opmerkingen doorgenomen.

of

De voorzitter of de pr’er past het concept hierop aan en maakt de definitieve vorm van het jaarverslag.

De afdelingsvergadering moet de definitieve versie goedkeuren. Ook voor een jaarverslag telt: beter beknopt en helder, dan dik en onleesbaar!

B4.4

HET

FINANCIËLE DEEL

Dit wordt door de penningmeester geschreven. Dit deel bestaat uit: • een exploitatieoverzicht (B4.6) • een balans (B4.7) • een toelichting (B4.8) Voorafgaand aan het maken van een financieel overzicht Om een exploitatieoverzicht en een balans te kunnen maken heb je een aantal gegevens nodig. Deze krijg je door: a) de boeken af te sluiten. Dat betekent, dat je controleert of de tellingen kloppen. b) van deze gegevens een overzicht van ontvangsten en uitgaven te maken (B4.5) c) een overzicht van de geldmiddelen, de balans, te maken (B4.7). Bekijk niet alleen aan het eind van het jaar hoe jullie er financieel voorstaan. Bespreek het regelmatig in jullie bestuursvergaderingen. In september kun je dan bijvoorbeeld zien wat nog besteed kan worden de resterende tijd van het jaar. Een driemaandelijks of halfjaaroverzicht (F1.4) is een goed hulpmiddel daarbij.

B4.5

OVERZICHT

VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN

Je schrijft de totalen van de tellingen in een overzicht inkomsten en uitgaven. Zie het voorbeeld op de volgende pagina.


B Voorbeeld overzicht ontvangsten en uitgaven ONTVANGSTEN Contributie Afdelingsactiviteiten Leidingactiviteiten Ledenactiviteiten district/landelijk Kaderactiviteiten Algemene kosten afdeling Zomerkamp Acties Subsidies Financieringskosten en rente

UITGAVEN

5.340,00 38,40 422,50 852,00 1.393,30 252,60 2.894,30 2.872,90 1.199,00 383,55

Activiteiten clubavonden Afdelingsactiviteiten Leidingactiviteiten Ledenactiviteiten district/landelijk Kaderactiviteiten Algemene kosten afdeling Zomerkamp Acties Financieringskosten en rente Afschrijvingen

2.005,80 614,75 569,75 1.199,55 3.320,20 2.336,50 4.147,80 1.889,50 117,65 1.173,77

Saldo ontvangsten/uitgaven

1.726,72

TOTALEN

17.375,27

17.375,27

In het overzicht zijn de saldi van kas, bank en giro niet opgenomen. Hiervoor maken we een apart overzicht geldmiddelen (B4.7). Aan het eind van dit overzicht staat de rubriek saldo ontvangsten/uitgaven. Wanneer de ontvangsten hoger zijn geweest dan de totale uitgaven dan is er sprake van een toename van de geldmiddelen (kas, bank, giro). In het overzicht is er meer ontvangen dan uitgegeven. Andersom kan natuurlijk ook. Wanneer er regelmatig meer uitgegeven wordt dan er binnen komt ontstaan er betaalproblemen voor de penningmeester. Juist de halfjaarbegroting kan inzicht geven hoeveel geld te besteden is (F1.4).

B4.6

EEN

EXPLOITATIEOVERZICHT

Je hebt nu de ontvangsten en uitgaven op een rijtje staan. Uit dit overzicht kun je aflezen of je meer of minder uitgaven dan inkomsten hebt gekregen. Toch ben je er dan nog niet. Om werkelijk te weten hoe de afdeling er financieel voor staat heb je een exploitatieoverzicht nodig. Dat kun je berekenen aan de hand van het overzicht berekening exploitatieresultaat. Bij deze berekening ga je opnieuw uit van het resultaat bij het overzicht ontvangsten/uitgaven (B4.5). Vervolgens corrigeer je dit saldo met uitgaven en ontvangsten die geen 'echte' uitgaven of ontvangsten zijn. Dit zijn de zogenaamde balansposten. Zij horen eigenlijk niet thuis bij het overzicht ontvangsten en uitgaven omdat deze uitgaven en ontvangsten direct van invloed zijn op de eigendommen en schulden van de afdeling.


B Bijvoorbeeld wanneer jullie een lening hebben afgesloten om een tent te kopen. Jullie bezit neemt met een tent ter waarde van f 3500.- toe. Echter dit bezit is geen echt bezit, omdat de lening nog niet afgelost is. Voorbeeld exploitatieoverzicht

(cijfers niet allemaal gebaseerd op cijfers van

B4.5) BEREKENING EXPLOITATIERESULTAAT PER 31.12.1997 Saldo ontvangsten en uitgaven Minus opgenomen leningen

-/-/-/-

Plus gepleegde aflossingen Plus aankoop tenten Plus aankoop pc-systeem

700,00 3.500,00 4.000,00 6.426,72

Minus afschrijvingen 1996

1.173,77

EXPLOITATIERESULTAAT

B4.7

1.726,72 3.500,00 1.773,28

OVERZICHT

-/-

VAN DE GELDMIDDELEN

5.252,95

(BALANS)

In dit overzicht worden alle geldmiddelen opgenomen. Daarnaast worden de op korte termijn te betalen schulden en de op korte termijn te vorderen bedragen in het overzicht verrekend. In het volgend voorbeeld lijkt het erop dat er nog heel veel geld te verteren is. Het geld op de deposito is het gespaarde geld van de afschrijvingen (B3.4). Wanneer er binnenkort een nieuwe tent moet komen, en er een stevige verbouwing wacht, is dit geld hard nodig. Voorbeeld overzicht geldmiddelen (balans) BALANS PER 31 DECEMBER 1997 31 dec. 1997

31 dec. 1996

Actief Materiële vaste activa inrichtingskosten inventaris inventaris kamp

656,74 2.053,11 272,42

719,24 2.585,79 381,26

Vlottende activa vorderingen liquide middelen

326,35 10.211,19

150,00 12.508,47

238,00

0,00

13.757,81

16.344,76

13.360,74

15.087,46

0,00 397,07

0,00 1.257,30

0,00

0,00

13.757,81

16.344,76

Vooruitbetaalde bedragen Totaal Passief Eigen vermogen Kortlopende schulden kredietinstellingen overige schulden Vooruitontvangen bedragen Totaal


B De balans geeft altijd een momentopname weer. De belangrijkste balansposten worden in een toelichting verder besproken.

B4.8

TOELICHTING

OP DE OVERZICHTEN

In de toelichting geef je meer duidelijkheid over bepaalde posten, die op de balans of het exploitatieoverzicht voorkomen. Voorbeeld van een toelichting op de balans TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 1997 Actief Inrichtingskosten boekwaarde per 31-12-96 afschrijvingen investeringen

719,24 -232,25 169,75 656,74

boekwaarde per 31-12-97 Inventaris boekwaarde per 31-12-96 afschrijvingen investering: telefoon

2585,79 - 832,68 300,00

boekwaarde per 31-12-97

2.053,11

Inventaris kamp boekwaarde per 31-12-96 afschrijvingen

381,26 -108,84

Vorderingen vorderingen

326,35

Liquide middelen Rabobank rekening courant Rabobank rendement rekening Postbank betaalrekening kasgeld

392,93 9.436,09 175,97 206,20

Totaal liquide middelen

10.211,19

Passief Eigen vermogen eigen vermogen per 1 januari 1996 af: nadelig saldo balans per 31 december 1997

15.087,46 -1.726,72 13.360,74

declaraties t/m december 1997

397,07

Totaal kortlopende schulden

397,07


B Voorbeeld van een specificatie van het overzicht ontvangsten en uitgaven SPECIFICATIE VAN HET OVERZICHT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN 1997 UITGAVEN Activiteiten clubavonden 010 groepsbijeenkomsten Minioren woensdag Minioren zaterdag Maxioren woensdag Maxioren zaterdag Junioren woensdag Junioren zaterdag Senioren 16+ers

187,55 189,20 200,30 276,65 125,80 92,10 172,50 289,25

012 013

420,65 52,80

Sinterklaasviering kerstviering Totaal

Afdelingsactiviteiten 021 flessenactiefeest 022 prikkaartenactiefeest 023 strandwandeling 026 clubblad 027 opendag 028 opening seizoen

2.006,80 133,75 185,45 19,55 38,40 96,90 140,70

Totaal Leidingactiviteiten 032 Sintekerstfeest 033 ijsberenweekend 034 afscheidsfeest

614,75 102,80 220,50 246,45

Totaal Ledenactiviteiten district/landelijk zwemfestijn 041 sportweekend 042 adventureweekend 044

569,75 288,00 315,80 595,75

Totaal 1.199,55 Kaderaciviteiten 050 contributie land.bureau JN 052 kaderschouw 054 kamp/bivakcursus 055 trainingen 056 districtsfeest 057 diverse kaderkosten

1.190,00 1.527,50 473,00 7,20 87,50 35,00 Totaal

Algemene kosten afdeling 061 administratie, vergader- en reiskosten 062 boodschappen gezamenlijk gebruik 063 materialen gezamenlijk gebruik 064 JN-promotiemateriaal, pr 065 kopieerkosten 066 Kamer van Koophandel

3.320,20 266,90 816,20 609,85 469,75 112,80 61,00

Totaal Zomerkamp 07 kampkosten

2.336,50 4.147,80

Totaal


4.147,80

B Acties 081 flessenactie 082 prikkaartenactie 083 stichting Fancy

39,80 43,00 1.806,70 Totaal

Financieringskosten en rente 10 bankkosten

1.889,50 117,65

Totaal Afschrijvingen 910 inrichtingskosten 920 inventaris 930 inventaris kamp

117,65 232,25 832,68 108,84

Totaal

1.173,77

• De code, die voor de omschrijving staat is de kostensoort (B3.4). • De specificatie van het overzicht ‘ontvangsten’ staat op de volgende bladzijde.


B SPECIFICATIE VAN HET OVERZICHT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN 1997 ONTVANGSTEN Contributie contributie

5.340,00 Totaal

Afdelingsactiviteiten 026 clubblad

5.340,00 38,40

Totaal Leidingactiviteiten 032 Sintekerstfeest 033 ijsberenweekend 034 afscheidsfeest

38,40 130,00 150,00 142,50

Totaal Ledenactiviteiten district/landelijk zwemfestijn 041 sportweekend 042 adventureweekend 044

422,50 144,00 108,00 600,00

Totaal Kaderaciviteiten 052 kaderschouw 056 districtsfeest

852,00 1.305,80 87,50

Totaal Algemene kosten afdeling 062 bierlijst/statiegeld 064 JN-promotiemateriaal en pr

1.393,30 162,60 90,00

Totaal Zomerkamp 07 kampopbrengsten

252,60 2.894,30

Totaal Acties 081 082 083 084

flessenactie prikkaartenactie stichting Fancy diverse sponsoring

2.894,30 1.124,50 1.626,50 0,00 122,80

Totaal Subsidie 090 exploitatiesubsidie gemeente 091 subsidie kadervorming gemeente

2.872,90 899,00 300,00

Totaal Financieringskosten en rente 101 rente

1.199,00 383,55

Totaal


383,55

B B4.9

CONTROLE

DOOR DE KASCOMMISSIE

Nadat de penningmeester de boeken heeft afgesloten en de financiële overzichten heeft gemaakt benoemt de afdelingsvergadering een kascommissie. Deze bestaat uit twee of drie mensen. Deze commissie komt één keer bij elkaar om te controleren of de boekhouding correct is gevoerd. Hoe gaat dat? • De penningmeester heeft alle boeken klaarliggen (op schrift of in de computer). Daarnaast heeft hij een overzicht van contributieontvangsten, declaraties, afschrijvingen, bankafschriften. • De penningmeester geeft de commissie inzicht in de financiën. Hij licht toe hoe hij de boekhouding bijhoudt. • De kascommissie kan dan alle boeken doorkijken. Behalve de technische beoordeling van de boekhouding kijkt de commissie er vooral naar of de uitgaven ook in het belang zijn geweest van de afdeling. Steekproefsgewijs controleert zij een aantal rekeningen. Bijvoorbeeld een declaratie, is die terug te vinden in de boeken, contant betaald of per giro? Is die geboekt op de post waar die thuishoort? Wanneer de kascommissie geen fouten of onduidelijkheden aantreft, vertelt zij dit aan de afdelingsvergadering. De vergadering keurt dan het financiële jaarverslag goed. Officieel wordt dan een verklaring opgesteld, of in de notulen opgenomen, dat de penningmeester onder dankzegging gedechargeerd wordt. Dit betekent dat de afdelingsvergadering accoord gaat met de gevoerde boekhouding en met het financiële jaarverslag. Benoem in de kascommissie altijd één persoon, die het vorig jaar ook heeft gedaan. Deze weet waar naar gekeken moet worden en kan zijn ervaring op de ander(en) overbrengen.


DOELEN FORMULEREN VOOR JE BELEIDSPLAN

Recommend Documents