Az előterjesztés száma: 97/2014. A határozati javaslat elfogadásához egyszerű többség szükséges! Decs nagyközség képviselő-testületének 2014. június 25-én, 18-órakor megtartandó ülésére
Döntés az önkormányzat pályázatfigyelésre, pályázatelőkészítésre, illetve pályázat lebonyolításra vonatkozó szabályzatáról Előterjesztő: Biczó Ernő polgármester Készítette:
dr. Horváth Mónika aljegyző
Törvényességi ellenőrzést végezte: Tárgyalja: Pénzügyi Bizottság Fejlesztési Bizottság SZOKS Bizottság
dr. Horváth Mónika aljegyző
2014. 06. 23. 2014. 06. 24. 2014. 06. 24.
Tisztelt Képviselő-testület! A képviselő-testület a 188/2013. (VIII.28.) számú határozatában döntött arról, hogy a pénzügyi feladatok zökkenőmentes biztosítása érdekében az ALISCA COMP Kft-vel megbízási szerződést köt a belső ellenőrzési feladatok ellátására. Az ellenőrzés nyomán született jelentésben a belső ellenőr többek között javasolta a feladatellátás szabályszerűsége érdekében a pályázatfigyelés, pályázatkészítés eljárásrendjének szabályozását. A szabályzat elkészült és az előterjesztés mellékletét képezi. Kérem a tisztelt képviselő-testületet, szíveskedjen döntést hozni a szabályzat elfogadásáról.
Decs, 2014. június 17.
B i c z ó Ernő polgármester
Határozati
j a v a s l a t:
Decs Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testületének /2014. (VI.25.) számú határozata A pályázatfigyelésre, pályázat-előkészítésre, illetve pályázat lebonyolításra vonatkozó szabályzatáról Decs Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete a hazai, valamint Európai Uniós források felkutatásával kapcsolatos pályázatfigyelés, pályázatelőkészítés, illetve pályázat lebonyolítás szabályairól szóló szabályzatot - a jegyzőkönyv melléklete szerinti tartalommal – elfogadja. Határidő: 2014. július 4. Felelős: Biczó Ernő polgármester (a határozat megküldéséért) A határozatról értesül: Pénzügy Irattár
2
Decs Nagyközség Önkormányzatának hazai, valamint Európai Uniós források felkutatásával kapcsolatos pályázatfigyelés, pályázat-előkészítés, illetve pályázat lebonyolítás szabályairól1
1
A szabályzatot Decs Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete a …/2014.(VI.25.) határozatával fogadta el. Hatályos 2014. július 1-jétől.
3
BEVEZETÉS Decs Nagyközség Önkormányzata pályázati forrásokkal és Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelésre, pályázatkészítésre, lebonyolításra szóló szabályzata az alábbi jogszabályok alapul vételével került kialakításra: - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, - az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet, a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII.26.) Korm. rendelet, - a strukturális alapok és a Kohéziós Alap felhasználásának általános eljárási szabályairól szóló 14/2004.(VIII.13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM együttes rendelet. A szabályzat hatálya a Decs Nagyközség Önkormányzatra, intézményeire, valamint a Polgármesteri Hivatalra terjed ki. E szabályzaton kívül az Önkormányzat és intézményei, valamint a Polgármesteri Hivatal szabályzatai – ha e vonatkozásban a jelen szabályzat eltérően nem rendelkezik – alkalmazandók. Hatásköri szabályok: Pályázaton való részvétel, pályázat benyújtása, anyagi kihatásától függetlenül kötelezettségvállalásnak minősül. E tárgykörben kötelezettség vállalásra a Polgármester, illetve az önálló intézmények vezetői jogosultak. Pályázatok benyújtását – utófinanszírozott, infrastruktúra fejlesztést tartalmazó, beruházási célú, működési kiadás növekményt eredményező, - kizárólag a Képviselő-testület engedélyezheti, akkor is, ha a pályázat önerőt nem igényel. Uniós pályázaton való részvételi szándékot kizárólag a Képviselő-testület hagyhat jóvá. I. A PÁLYÁZATFIGYELÉS, PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS 1. Pályázatfigyelés A pályázati lehetőségek figyelését a működtetés és a fejlesztés területén a források jobb kihasználása, a valós szükségletek hatékony kielégítése céljából folyamatos tevékenységként kell ellátni. 1.1. Átfogó, minden területre kiterjedő pályázatfigyelést lát el: - Decsi Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Hivatal) pályázati és településfejlesztési ügyintézője, - állandó megbízású szervezet: Sárközfejlesztő Kft. - eseti megbízású külsős szervezet(ek), vagy személy(ek). 1.2. Egyes részterületeken végzett további pályázatfigyelés: a.) Kizárólag működési célokat szolgáló belföldi pályázati lehetőségek: - intézményvezetők
4
b.) Fejlesztési célokat szolgáló Uniós és nem Uniós pályázati lehetőségek: - intézményvezetők Bármely önkormányzati feladatot ellátó munkavállaló az általa észlelt pályázati lehetőségről a Polgármestert és a Jegyzőt köteles értesíteni. Az intézményvezetők belső szabályzatukban vagy munkaköri leírásban pályázatfigyeléssel más személyt megbízhatnak. 1.3. A pályázatfigyelés szempontjai: Kiemelt rendező elv: valós szükséglet kielégítését célzó, vagy megtakarítást eredményező lehetőségek feltárása, melyek az Önkormányzat gazdasági programjában, intézmények szakmai koncepcióiban, b) az éves költségvetésében nevesítve meghatározott célterületekre vonatkoznak. a)
fejlesztési
További rendezőelvek: a) több évre vonatkozó fejlesztési célkitűzésekhez illeszkedő vagy azokat megalapozó feladatokra, b) új feladatok ellátását, meglévőfeladatok hatékonyabb teljesítését szolgáló feltételrendszer kialakítására irányulnak, c) éves költségvetésben működési kiadásokhoz kapcsolódnak, d) munkahelyek megtartásával, létesítésével függnek össze. A feladat ellátására kötelezett szervezetek és személyek napi rendszerességgel figyelik a pályázati lehetőségeket, azokat a fenti szempontok alapján szűrik. Pályázatfigyeléshez szükséges információk elsődlegesen az internetről, a jogszabályokból, valamint egyéb tájékoztatásokból vehetők igénybe. A feladatellátásra nem kötelezett munkatárs, amennyiben pályázati lehetőségről szerez tudomást, azt haladéktalanul jelzi a Polgármesternek és a Jegyzőnek. Az aktuális pályázati lehetőségekről jelen szabályzat 1. sz. melléklete szerinti összefoglaló táblázatot kell készítenie minden felelősnek, és azt elektromos úton eljuttatni a pályázati és településfejlesztési ügyintézőnek, aki a pályázati lehetőségeket rendszeresen összesíti, egyezteti a fejlesztési elképzelésekkel, lehetőségekkel, szükség esetén a Jegyzővel, az intézményvezetőkkel, és a Polgármesterrel is. A Polgármester – a belső szabályzatok keretei között és a költségvetés függvényében dönti el, hogy a pályázati lehetőségek közül melyikkel éljen az Önkormányzat, ennek alapján előterjesztést nyújt be a Képviselő-testületnek. Az előterjesztésnek a döntés megalapozásához szükséges valamennyi információt tartalmaznia kell. Ha a pályázatot külső megbízott készíti, úgy a pályázatelkészítés díjára irányuló javaslatra is ki kell térni az előterjesztésben. Amennyiben a pályázatfigyelésre állandó vagy eseti megbízású külső szervezet vagy személy kap megbízást, úgy a megbízási szerződésben rögzíteni kell: - a feladatellátás rendjét, - a kapcsolattartás előírásait, - a felelősség meghatározását,
5
- információk átadásának tartalmát, formáját, gyakoriságát és módját. 2. Pályázatkészítés 2.1. A pályázat készítő személye Pályázatkészítést (írást és összeállítást) önkormányzati szinten elsődlegesen a Sárközfejlesztő Kft. látja el. Az intézmények önállóan is írhatnak - saját - pályázatot, ha annak személyi feltételei adottak. 2.2. A pályázatíró jogai és kötelességei A pályázat készítője jogosult: a pályázatírás munkamenetének koordinálására, e jogkörben a jegyzővel és a polgármesterrel a közvetlen kapcsolattartásra, - a Hivatal munkacsoportjaitól a pályázat összeállításához szükséges információkat, adatokat kérni az elkészítéshez megfelelő időbiztosításával, - csatolandó mellékletek beszerzését kezdeményezni. A pályázat készítője felelős: - a kiírás szerinti feltételeknek való megfelelésért, - a pályázatok szakszerű összeállításáért, - a komplettírozásért, - a benyújtási határidő és mód betartásáért, - a megfelelő példányszámú pályázat rendelkezésre állásáért, valamint a pályázati nyilvántartásért. A csatolt nyilatkozatok valódiságáért az aláíró, az adatok helytállóságáért az azt szolgáltató a felelős. Az adatokat írásban kell szolgáltatni, úgy, hogy abból az átadás ideje és a készítő neve megállapítható legyen. Mellékletek átvételét csak akkor kell dokumentálni, ha annak a felelősség szempontjából jelentősége van. Külső pályázat készítőszervezet megbízása esetén a szerződésnek tartalmaznia kell: - a feladat pontos leírását, - teljesítési határidejét, - az utasítás adás jogát, - a felelősség körét és mértékét, - az alvállalkozó bevonásának szabályait, - formai kötöttségeket, - a kapcsolattartás, információnyújtás módját, határidejét, gyakoriságát, - az Önkormányzat részéről megbízott kapcsolattartót. Az Önkormányzat (intézmény) részéről a kapcsolattartót a Polgármester jelöli ki és határozza meg annak konkrét feladatait. A pályázat íróját és a közreműködőket kívülállókkal szemben titoktartási kötelezettség terheli. A pályázat végleges számszaki adatait és a vállalt egyéb kötelezettségeket a Képviselőtestületnek akkor kell jóváhagynia, ha a pályázati szándék megadásánál erről nem volt tudomása, vagy az ott jelzettektől az Önkormányzatra (intézményre) terhesebb módon következett be eltérés.
6
Uniós pályázatot a benyújtás előtt a képviselő-testületnek minden esetben jóvá kell hagynia. II. A PROJEKT LEBONYOLÍTÁSA 1. A projekt lebonyolításának résztvevői A nyertes pályázatok (továbbiakban: projektek) lebonyolítása történhet: - a Hivatal (intézmény) munkatársa(i) által, - a Sárközfejlesztő Kft-vel, - külsős szerződött partnerrel. Az adott projekt lebonyolítási módjáról – a pályázat jellegétől, munkaigényétől, szabad kapacitástól, szakmai feltételektől, közbeszerzési kötelezettségtől függően – a Polgármester (intézményvezető) dönt, megnevezi a projekt vezetőjét és a résztvevőket. Amennyiben a projekt megvalósítása teljes egészében vagy részben a Hivatal (intézmény) munkatársai feladatköre, akkor a projekt lebonyolításában résztvevők konkrét, részletes feladatait, felelősségét, beszámolási kötelezettségét a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. Külső szervezet megbízása esetén szerződésben kell rögzíteni, a hivatali szervezettel való kapcsolattartás módját, a kapcsolattartó személyét, valamennyi kötelezettséget és jogot. 2. A projektvezető feladatai különösen: - a Támogatási Szerződésben foglalt szakmai tartalom és követelmény megvalósítása, - a projekt egészére vonatkozó, kidolgozott cselekvési és pénzügyi ütemtervben foglalt feladatok megvalósításának irányítása, ellenőrzése, - a projektmenedzsment irányítása, - uniós pályázat lebonyolításának tapasztalatairól rendszeresen tájékoztatni a Polgármestert, - figyelemmel kísérni a nyilvánosság biztosítása érdekében a végrehajtandó feladatok teljesülését, - folyamatosan kapcsolatot tartani a lebonyolítással érintett szervezetekkel, - beszámolókat, előterjesztéseket készíteni a Képviselő-testület felé a Polgármester által kért időszakonként, - ellenőrizni a projektben résztvevők munkáját, - közreműködni az arra jogosított szervek ellenőrzéseinek eredményes lebonyolításában. 3. A Hivatal (intézmény) pénzügyi ügyintézőinek feladatai különösen a támogatott projektek pénzügyi feladatainak ellátása vonatkozásában: - a program előirányzatok és módosításaik a költségvetési rendeletbe/intézményi költségvetésbe beépítése, gépi nyilvántartásba rögzítése, - a kötelezettségvállalási nyilvántartásban történő rögzítés, - utalás teljesítése, - eszköznyilvántartás, - leltározásban, selejtezésben közreműködés, - főkönyvi könyvelés, - elszámoláshoz naplók, kartonok, mérleg, stb. szolgáltatása, - ellenőrzésben közreműködés, - támogatás igénylése, elszámolása, - statisztikák készítése.
7
III. A PROJEKT ELLENŐRZÉSE A hivatali munkaszervezet által ellátott támogatott projekt lebonyolítás esetében az irányadó belső szabályzatok szerint kell a munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatokat ellátni. A támogatói oldalról előírt jelentési kötelezettséggel megvalósuló ellenőrzést a támogatási szerződésben és a vonatkozó jogszabályban foglaltak szerinti tartalommal és határidőre kell teljesíteni a megvalósítás folyamatában. Az Európai Uniós támogatással megvalósuló fejlesztések ellenőrzése történhet a fentiek mellett a következő külső szervezetek által: - az Európai Unió - az Állami Számvevőszék - Kormányzati Ellenőrzési Hivatal - közreműködő szervezet - megbízási szerződéssel pénzügyi-tanácsadó szervezet. IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉS A támogatással és uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelési, pályázatkészítési és lebonyolítási szabályzat 2014. július hó 1-jén lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépést követően benyújtott pályázatokra, támogatott projektekre, valamint a folyamatban lévő uniós forrásból támogatott fejlesztésekre kell alkalmazni. Decs, 2014. június hó 20. nap
Biczó Ernő polgármester
Kondriczné dr. Varga Erzsébet jegyző távollétében dr. Horváth Mónika aljegyző
8
1. sz. melléklet
Adatlap
A pályázat kiírójának megnevezése: A pályázati kiírás címe, száma: A megjelenés helye, időpontja: A pályázat célja: A pályázati támogatás mértéke: A pályázat beadásának határideje:
9
