Diverse producten voor export. Stichting International Dispensary Association. Locatie 1: Slochterweg AA Amsterdam

Documentnummer: V 1001976 2014-1139163-eindrapport

Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en):

Diverse producten voor export

1. Geïnspecteerde locatie(s):

Stichting International Dispensary Association Locatie 1: Slochterweg 35 1027 AA Amsterdam Locatie 2: Kruisboog 40 3905 TG Veenendaal

2. GMP activiteiten:

Locatie Amsterdam

Humaan Veterinair

IMP

Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Vrijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: GDP activiteiten:

Locatie Amsterdam Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten:

3. Datum van inspectie:

25 en 26 juni 2014

4. Inspecteur(s):

… …

Locatie Veenendaal Aanschaffen (inkoop) Opslag Afleveren Uitvoeren Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten:

onaangekondigd

aangekondigd

Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing Naam van de Competent Authority(ies): Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en)

108657 F, 108658 G

Farmatec aanvraagnummer Registratie API Importeur/Distributeur EMA referentienummer

Bladzijde 1 van 14


6. Datum vorige inspectie: 27 mei 2010

Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie:

… …

7. Introductie: Stichting International Dispensary Association (hierna te noemen IDA) is een wereldwijde non-profit leverancier van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Afnemers zijn internationale hulporganisaties, overheden, distributiecentra en non-profit ziekenhuizen. IDA is in de landen van bestemming registratiehouder van een groot aantal geneesmiddelen. De opslag en distributie naar de wereldwijde klanten vindt deels plaats in Nederland (Amsterdam en Veenendaal) en deels in India. Geneesmiddelen worden gekocht uit landen binnen en buiten de EU. Geneesmiddelen die van buiten de EU worden gekocht, worden bij IDA ontvangen en opgeslagen in het ‘bonded warehouse’ (douane entrepot). Hiermee is dus geen sprake van import conform farmaceutische regelgeving. IDA is ISO 9001:2008 gecertificeerd en heeft een AEO status. F-vergunning: Geneesmiddelen (al dan niet in ‘bonded warehouse’) kunnen secundair omgepakt worden. Voorbeelden hiervan zijn: ompakken van grootverpakkingen naar kleinverpakkingen, vervangen van bijsluiters, plakken van etiketten. G-vergunning: Het aanschaffen van geneesmiddelen vindt plaats vanuit de locatie in Amsterdam. Opslag en distributie is verdeeld over twee locaties waarbij de locatie in Veenendaal uitsluitend pallets kan verwerken. Op de locatie in Amsterdam kunnen ook colli verwerkt worden. Opslag van koelproducten kan alleen in Amsterdam plaatsvinden. In Veenendaal worden kits samengesteld. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: IDA is een zogenaamde authorised economic operator waarmee o.a. regels omtrent toegang van het pand verbeterd zijn. Nieuwe koelcellen hebben de plaats van koelcontainers ingenomen. Alle koelzendingen zijn voorzien van dataloggers. In Veenendaal is de eerste verdieping afgestoten. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was geïnformeerd en nam deel aan de inspectie. Niet van toepassing.

8. Doel en reden van de inspectie: GMP

GDP

GcLP

Melding

Op verzoek van:

Routine

Productspecifiek:

Ontvangen documenten: * * * *

Site Master File Overzicht vrijgegeven batches Inhoudsopgave kwaliteitshandboek Inleidende presentatie

Bladzijde 2 van 14


Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit Diergeneesmiddelen, Regeling Diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use. Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen:

V

Nr. 1 11.1

V

2 11.2

Personeel

V

3 11.3

Bedrijfsruimte en uitrusting.

V

4 11.4

Documentatie

V

5 11.5

Productie

V

6 11.6

Kwaliteitsbewaking

V

7 11.7

Activiteiten: Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten

8 11.7

Activiteiten: Ontvangst, opslag, orderpicking, verzendklaar zetten, leveringen en vernietigen

V

Onderwerp/activiteit Kwaliteitsbeheer

V

Nr. 9 11.8

Onderwerp/activiteit Uitbestede activiteiten

V

10 11.9

Klachten

V

11 11.9

Retouren

V

12 11.9

Vervalsingen

V

13 11.9

Recalls

V

14 11.10

Zelfinspecties Vervoer

V

15 11.11

De onderdelen die zijn voorzien van een “V” zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een “N” zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een “X” zijn geen onderwerp geweest van inspectie.

10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: …, …, …, …, …, …,

Director Quality Affairs, QP en RP Quality Assurance & Regulatory Affairs, RP RP Delivery Manager Director Logistics Warehouse Manager

11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen:

11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Er waren geen kritische of belangrijke tekortkomingen. De overige tekortkomingen zijn grotendeels afdoende gecorrigeerd. Daar waar dit nog niet het geval is, is dit opnieuw opgenomen in hoofdstuk 15 van dit rapport.

Bladzijde 3 van 14


11.1 Kwaliteitsbeheer Management review: Jaarlijks is er een management review. Hierin wordt een vaste lijst met onderwerpen besproken. De onderwerpenlijst is bekeken en gaf voldoende invulling aan de beoordeling door de bedrijfsleiding van het kwaliteitssysteem op het gebied van zowel GMP als GDP. Zo bleek hieruit aan welke kwaliteitsaspecten in 2014 prioriteit gegeven worden. Die lag bij de invoering van de nieuwe GDP richtsnoer en in het bijzonder bij temperatuurmonitoring bij verzending. QA-review: Jaarlijks wordt een QA-review uitgevoerd. Het verslag over 2013 is ingezien. Hierin worden alle kwaliteitsgerelateerde aspecten geëvalueerd en waar nodig actiepunten vastgesteld. Hiermee wordt voldoende invulling gegeven aan de aspecten die IDA in een PQR zou moeten beoordelen. Deviations: Procedure IPR 003 Deviations is ingezien. In zowel de procedure als het bijbehorende formulier wordt onvoldoende aandacht besteed aan root-cause analyse. Ook impact analyse wordt niet op het formulier geadresseerd. Het is aan de behandelaars zelf om deze aspecten in de rubriek ‘details’ invulling te geven, waarmee een risico bestaat dat deviaties onvoldoende worden afgehandeld. De deviatie die vrij recent vastgelegd is m.b.t. bijsluiters en etiketten bevat geen rootcause analyse, geen categorisering (ernst deviatie en root-cause), geen termijnen waarbinnen CAPA’s afgehandeld moeten zijn. Deze deviatie was ook al afgesloten voordat de CAPA’s afgerond waren. Temperatuurexcursies in de magazijnen worden niet via de deviatieprocedure vastgelegd. De wijze waarop dergelijke excursies afgehandeld worden is wel traceerbaar en inhoudelijk akkoord, maar dergelijke excursies blijven nu buiten het trending systeem. CAPA’s: Er is een procedure voor CAPA’s (IPRO 005 CAPA measures), maar deze procedure is zeer globaal en geeft onvoldoende instructie voor het structureel vastleggen van CAPA’s en de opvolging. In deze procedure staat een foutieve verwijzing naar een formulier (verwijzing naar RF002C waarbij dit RF002B moet zijn). Change control: Er is een procedure voor Change Control (IPRO 001). Ook hier ontbreekt structuur om een wijziging volgens een vast stramien vast te leggen en op te volgen. Voor het uitbesteden van drukken van bijsluiters, hetgeen normaal in huis gebeurt, is geen change opgesteld. De vervanging van de koelcontainers door vaste koelcellen is ook niet in een change vastgelegd. Wel is een validatierapport opgesteld, dat echter alleen de temperatuurmapping omvat. Hierdoor ontbreekt de borging dat alle GMP/GDP aspecten bij een dergelijke wijziging op een juiste wijze vastgelegd worden. Validate: Er ontbreekt een validatieprocedure en een VMP. De printer en software waarmee de etiketten worden gemaakt, is niet gevalideerd. Wel is in het verleden een validatie en later hervalidatie uitgevoerd van het ERP-systeem. De documentatie van de hervalidatie in 2006 is ingezien. Kritische stappen zijn vastgelegd en getest. IDA is bezig met de aanschaf van een nieuw ERP-systeem. Hiervoor is een projectplan opgezet, dat nu nog een draft is. In deze draft is opgenomen dat een VMP voor deze implementatie opgezet moet worden. Voor de fase waarin het project nu verkeert, is dit afdoende. Quality Risk Management: Er is geen procedure voor Quality Risk Management. Wel kon getoond worden dat het principe van risico-analyse wordt toegepast (bij de bepaling van de frequentie van lot analyse van alle producten).

11.2 Personeel De QP en de RP: Er is in het kader van de groothandelsvergunning een RP aangewezen door de directie. Aangegeven werd dat de taken en verantwoordelijkheden van de RP zijn beschreven in de functiebeschrijving van de QP (fabrikantenvergunning). De functiebeschrijving van de QP is bekeken en die was in orde voor wat betreft de QP verantwoordelijkheden in het kader van de fabrikantenvergunning maar onvoldoende als het gaat om de RP verantwoordelijkheden in het kader van de groothandelsvergunning. Het GDP richtsnoer schrijft voor dat er een schriftelijke functiebeschrijving moet zijn van de RP met daarin opgenomen de RP verantwoordelijkheden ten aanzien van GDP. Een dergelijke functiebeschrijving van de RP conform GDP richtsnoer ontbrak.

Bladzijde 4 van 14


Voor de functie van QP is geen back-up op de vergunning opgenomen. Gezien het aantal productiehandelingen (secundair verpakken) dat verricht wordt, is het wel raadzaam hierin te voorzien. Opleiding en training: Per jaar worden de trainingen vastgesteld en in een schema ingevuld. Gekeken is naar trainingen op het gebied van GDP. In het schema was te zien dat de medewerkers van de afdeling QA waaronder de RP en de hoofden van de supply chain afdeling een externe GDP opleiding hadden gevolgd. De supply chain medewerkers hadden een interne GDP opleiding gevolgd. Daarnaast is op functieniveau vastgelegd welke procedures gelezen en begrepen moeten zijn. Nieuwe medewerkers krijgen een introductieprogramma waar het lezen en begrepen hebben van alle procedures onderdeel van uitmaakt. Wijzigingen van procedures en nieuwe revisies lopen via de hoofden van de afdeling die dit opnemen in trainingen en afdelingsoverleg. Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor de implementatie. Met een audit wordt gekeken of de implementatie hiervan voldoende is en zo niet dan volgt bijsturing. Tenslotte worden er midden in het jaar reviewgesprekken en jaarlijkse functionering- en beoordelingsgesprekken gevoerd.

11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting Locatie Amsterdam: Voor de beschrijving van de locatie wordt verwezen naar de SMF. De diverse afdelingen op de locatie gaven een geordende indruk. Ontvangstruimte: Goederen worden uitgeladen bij los docks. Een van de dock deuren sloot onvoldoende zodat er een kier zichtbaar was waardoor ongedierte kans heeft om naar binnen te gaan. Bij de goederenontvangstruimte is de vloer op diverse plaatsen beschadigd. Zo zaten in de vloer scheuren en ontbrak op een aantal plaatsen delen van de afdeklaag. De ruimte met de accuopladers is met plastic flappen afgescheiden van de goederenontvangstruimte. Deze flappen waren dermate verkleurd dat ze de indruk wekten vies te zijn. In de ontvangstruimte vindt zowel een grof als fijn controle plaats. Op de plek waar de fijncontrole plaatsvindt (de hoek van het magazijn waar de doorgang is naar het volgende magazijndeel) was geen geschikte uitrusting aanwezig om een fijncontrole uit te voeren. Zo stonden de dozen met daarin de geneesmiddelen die één voor één gecontroleerd werden op beschadigingen op een pallet waarbij de medewerker in een ongemakkelijke houding de controles moest uitvoeren. Opslag,vernietiging en verzendruimte: In het magazijn 8-25°C is hittewerende folie tegen de lichtkoepels aangebracht dat de zoninvloed vermindert. In dit deel van het magazijn zijn naast palletstellingen ook legplanken aanwezig waar goederen op collo-niveau of stukniveau opgeslagen zijn. Op 1 locatie kunnen verschillende producten liggen. De pickprocedure met controle op artikelnummer en batchnummers minimaliseert hierbij het risico op fouten. De nieuwe koelcellen bieden voldoende opslagruimte. Bij uitval van een koelcel kan uitgeweken worden naar andere koelcellen binnen het magazijn. Alarmgrenzen zijn ingesteld op 2 en 8°C met een vertraging van een half uur. Alarmering, ook buiten werkuren, is goed geregeld. Logboeken zijn bij de koelcellen aanwezig en ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Frozen packs worden opgeslagen in de vriescel, hierbij wordt de verblijfsduur in de vriezer geregistreerd. Alle te vernietigen producten worden in een afgesloten deel van het magazijn verzameld en worden onder douanetoezicht vernietigd. Alle luchtzendingen worden vanuit Amsterdam gereed gemaakt. Zendingen via weg en water worden vanuit Veenendaal gereed gemaakt. Intern transport tussen beide locaties vindt 3x/week plaats via dedicated transport door een externe partij. De expeditieruimte is een overdekt plateau buiten het magazijn, afgesloten met een hek. Zendingen kunnen hier enkele uren staan voordat ze ingeladen worden. Procedureel is niet vastgelegd bij welke buitentemperaturen goederen niet meer buiten klaargezet mogen worden. Temperatuurmapping en –monitoring: Er heeft in de maanden juli-aug 2013 een temperatuurmapping plaatsgevonden in het 8-25°C magazijn en in het palletmagazijn 8-30˚C. Naar aanleiding hiervan zijn de temperatuurloggers in beide magazijnen op de meest ongunstige plekken geplaatst. De rapportage van de mapping geeft onvoldoende inzicht in de locaties waar de metingen precies hebben plaatsgevonden. Omdat uit de mapping van het 8-30˚C magazijn al bleek dat de maximum temperatuur van 30˚C werd overschreden, is besloten bij warm weer de airco’s in de ontvangstruimte aan te zetten zodat die de temperatuurbeheersing in het palletmagazijn 8-30˚C kunnen ondersteunen. Het resultaat van de mapping van het 8-25°C magazijn was dat ook hier de Bladzijde 5 van 14


temperatuur boven specificatie was. Bij deze mapping waren de ramen nog niet voorzien van de hittewerende folie. Dit jaar staat er opnieuw een mapping in de planning vanwege de veranderde omstandigheden in beide magazijnen. Daarnaast bleek ook uit de temperatuurmonitoring review van beide magazijnen 8-30˚C en 8-25˚C over de periode jan-dec 2013 dat de temperatuur gedurende langere periodes boven specificatie was geweest met uitschieters naar 36 ˚C in het 8-30˚C magazijn en 30 ˚C in het 8-25°C magazijn. Voor de afhandeling van de temperatuurexcursies, zie paragraaf 11.1; Deviations. Temperatuurmapping van de koelcellen nummer 47000 en 48000 heeft plaatsgevonden. De documentatie van beide mappingen is bekeken en hierover waren geen opmerkingen. Geen mapping heeft plaatsgevonden van koelcel 44000-43000 en 46000. Verpakkingruimte: Voor de verpakkingsactiviteiten zijn twee ruimtes beschikbaar. Deze ruimtes zijn beide geschikt voor secundaire verpakkingshandelingen. De logboeken zijn ingezien en akkoord. Schoonmaak: Het schoonmaaklogboek is ingezien. Er vindt een regelmatige schoonmaak plaats, echter tijdens de rondgang was te zien dat de schoonmaak bij dakspanten niet, of onvoldoende plaatsvindt. Pestcontrol: Ongediertebestrijding is uitbesteed aan een extern bedrijf. Met dit bedrijf is een contract. Inspectierapporten worden gezien door IDA en afgetekend. Enkele rapporten zijn ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Zo waren de daarop aangegeven verbeteradviezen door IDA opgevolgd.

Locatie Veenendaal: Voor de beschrijving van de locatie wordt verwezen naar de SMF. Dagelijks vinden hier veel palletbewegingen plaats. Er waren geen opmerkingen over de ontvangstruimte, verzendruimte en het magazijn. Zo maakte het magazijn een geordende indruk. Verder bevindt zich in het magazijn een kleine koelkast waar een werkvoorraad staat voor 1 product dat wordt toegevoegd aan kits. Dit product is buiten de koeling geruime tijd houdbaar. De voorraad van dit product bevindt zich in de koelcellen in Amsterdam. In deze koelkast vindt temperatuurregistratie plaats, deze is ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Aan de oostzijde van het pand bevinden zich over de gehele breedte van het pand ramen om borsthoogte. Op korte afstand van deze ramen staan stellingen met producten. Tijdens de inspectie was voelbaar dat de temperatuur van de dozen aanzienlijk hoger was dan die van de dozen die niet in direct zonlicht staan. Temperatuurmapping en –monitoring: De plek van de temperatuurloggers zijn aan de hand van een mapping bepaald en op de meest ongunstige plekken aangebracht. Gezien voorgaande constatering zijn over de plekken van de geplaatste loggers de nodige twijfels omdat op de plek waar de zon naar binnen scheen geen loggers waren geplaatst. Verder bleek uit de temperatuurmonitoring gegevens over 2013 dat de temperatuur in het 25˚C magazijn diverse malen boven specificatie is geweest. Voor de afhandeling van de temperatuurexcursies, zie paragraaf 11.1; Deviations. Pestcontrol: Ongediertebestrijding is uitbesteed aan een extern bedrijf. Met dit bedrijf is een contract. Inspectierapporten worden gezien door IDA en afgetekend. Enkele rapporten zijn ingezien en gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Zo waren de daarop aangegeven verbeteradviezen door IDA opgevolgd. Op een pallet lag een dierlijk uitwerpsel (braakbal van een vogel) dat kennelijk in een bovenliggende pallet had gezeten. Schoonmaak: Het schoonmaaklogboek van deze locatie is ingezien, ook hier vindt regelmatig schoonmaak plaats in alle ruimtes.

11.4 Documentatie Het hele systeem van procedures, werkinstructie en formulieren is in de afgelopen jaren kritisch bekeken en aangepast, maar is nog steeds omvangrijk. De reviewtermijn van ongeveer een kwart van de documenten is verstreken.

Bladzijde 6 van 14


11.5 Productie Primair verpakken van geneesmiddelen vindt inmiddels al vele jaren niet meer plaats. IDA heeft besloten deze activiteit van de vergunning te laten verwijderen en is derhalve niet meegenomen in de scope van deze inspectie. Secundair verpakken kan plaatsvinden met de geneesmiddelen die ‘bonded’ zijn, maar ook met geneesmiddelen die betrokken zijn vanuit de EU. Sommige verpakkingshandelingen (alleen vouwdoos voorzien van extra etiket in andere taal en/of bijvoegen anderstalige bijsluiter) worden door IDA ten onrechte beschouwd als vallend onder de groothandelsvergunning. Deze activiteiten zijn ook secundair ompakken en dienen door de QP vrijgegeven te worden, hetgeen in de praktijk overigens wel gebeurt. Etiketten en bijsluiters worden in huis geprint. Voor bijsluiters wordt gebruik gemaakt van een standaard printer. Etiketten worden via een speciaal programma geprint op een etikettenprinter. In de ruimte waar deze printactiviteiten uitgevoerd worden, is geen toegang tot de procedure die deze activiteiten beschrijft (IW 341G). Het getoonde proces is nogal gecompliceerd waarbij veel digitaal geknipt en geplakt wordt vanuit het specificatiedocument. Eerder gemaakte etiketten worden digitaal opgeslagen. De werkinstructie is niet specifiek genoeg om het complexe proces goed uit te kunnen voeren. Gezien het omslachtige opmaakproces kan niet uitgesloten worden, dat de eerder opgeslagen etiketten als uitgangspunt voor nieuwe etiketten gebruikt worden. Dit geeft risico op fouten. Temeer daar versiecontrole van de gemaakte etiketten niet mogelijk is, anders dan de volledige tekst volledig na te kijken. Drie batch records zijn ingezien. Hierover zijn de volgende opmerkingen gemaakt: Bij batch …, chnr. AS4034 zijn etiketten bijgeprint. In het batch record ontbreekt echter een voorbeeld van de bijgedrukte serie; dit was ook niet meer te achterhalen. In de instructie labelen van farmaceutisch producten (IW 341J) ontbreekt een instructie waar een extra etiket op de verpakking geplakt moet worden. In het batch record van … (chnr. 13131012) ontbreekt een aanduiding van de blanco vouwdoos die is gebruikt.

11.6. Kwaliteitsbewaking Analyses worden uitbesteed. De QA-contracten zijn ingezien. In het contract met … ontbreken verantwoordelijkheden omtrent uitbesteding van werkzaamheden en handelwijze bij OOS. Ingezien is de werkinstructie IW 520F Management of specifications and analysis documents. Hierover zijn geen opmerkingen. Ingezien is tevens de procedure IPRO 520 Product Approval Process. Over de inhoud zijn geen opmerkingen; de reviewtermijn van deze procedure is echter wel enkele maanden verstreken.

11.7 Activiteiten GDP Kwalificatie van afnemers: Aangezien het afnemers betreft in landen buiten de EER (tweede/derde wereld landen) maakt dat IDA te maken heeft met per land eigen nationale regelgeving omtrent de toelating van geneesmiddelen. Van belang is dat IDA zich van die regelgeving op de hoogte stelt, wat zij ook doen. Daarnaast moet IDA zich er van vergewissen dat geneesmiddelen niet in verkeerde handen kunnen vallen, althans dit risico zo laag mogelijk houden en hierop haar verificatie richten. Er is een procedure “customer qualification proces” die in bewerking is. Tot op heden vraagt IDA de vergunning en bij afwezigheid van een vergunning een verklaring op van een landelijke autoriteit (Ministerie of Health) waaruit blijkt dat de desbetreffende afnemer gerechtigd is om geneesmiddelen at te leveren aan het publiek. Omdat niet elke afnemer een vergunning of verklaring kan tonen wordt naar andere criteria gezocht om de afnemer te verifiëren. Zo heeft IDA van … van alle aangeschreven afnemers bewijsstukken ontvangen dat zij gerechtigd zijn geneesmiddelen te mogen leveren aan het publiek. IDA is bezig om te kijken naar andere mogelijkheden om een dergelijke afnemersverificatie mogelijk te maken. De RP is verantwoordelijk voor de monitoring en review van afnemers en beslist.

11.8 Uitbestede activiteiten Er is een procedure voor goedkeuring van fabrikanten (IPRO 510 Manufacturer approval). De wijze Bladzijde 7 van 14


waarop de goedkeuring plaatsvindt, is gebaseerd op een risico-analyse. Aanbevolen wordt op regelmatige basis de EudraGMDP-database te raadplegen op non-compliances. De status en planning van de externe inspecties is tevens ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Met de IDA organisatie in India is een Memorandum of Understanding getekend. Hierin zijn de kwaliteitsaspecten vastgelegd.

11.9 Klachtenbehandeling, retouren, terugroeping van producten, vervalsingen Klachten: Klachtenbehandeling is vastgelegd in procedure IPRO 080. Onder klachten worden verstaan zowel klachten van afnemers als interne klachten (van de ene afdeling over de andere afdeling, maar ook klachten over zendingen die IDA ontvangt). Al deze klachten worden vastgelegd in het ERP-systeem. Het verdere onderzoek en de afhandeling ligt niet vast in jet ERP-systeem, maar beheert de afdeling QA in een ander systeem. Hiervoor is een werkinstructie (IW 080B). In deze werkinstructie wordt vermeld dat bv. root-cause analyse uitgevoerd moet worden. Tevens ligt de afsluittermijn vast. Er is een Complaint Management Team waarin de diverse afdelingen participeren inclusief de QA-afdeling. Externe klachten worden na afronding gekenmerkt als terecht of onterecht. De verhouding tussen beide categorieën is in 2012 en 2013 nagenoeg gelijk. Het aantal terechte klachten is de afgelopen twee jaar beperkt gebleven (16, resp. 12). Het onderzoek naar de klachten over verkleuring van paracetamol tabletten is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. Logistieke klachten: Van de logistieke klachten wordt een jaarlijkse summary gemaakt. Een summary is ingezien en hier viel op dat er een substantieel aantal klachten een zelfde onderwerp betrof. Door IDA is een “root-cause” uitgevoerd waarop zij gepaste actie voor nu en voor de langere termijn heeft genomen. Retouren: De retourenprocedure IW 330 C is bekeken. Hierover zijn geen opmerkingen. Als de kwaliteit van het retour niet meer gegarandeerd kan worden dan wordt het geneesmiddel niet in de voorraad opgenomen. De beslissing ligt bij de afdeling QA. In 2013 zijn er twee retourleveringen geweest. Deze zijn bekeken en hierover waren geen opmerkingen. In de meeste gevallen wordt tegen een afnemer die een geneesmiddelen retour wil sturen gezegd de bewuste geneesmiddelen te vernietigen. Dit vanwege het feit dat de kwaliteit van een retourgeneesmiddel niet is te garanderen (het betreft afnemers in ontwikkelingslanden en oorlogsgebieden) en vanwege de kosten van het retoursturen. Recall: Bekeken is de recall procedure IPRO 050 versie 3 d.d. 18-01-13. In geval van een recall dan wordt er een recall committee onder leiding van de QP gevormd. De QP is verantwoordelijk voor de coördinatie van de recall. Recalls worden geclassificeerd in risicoklasse 1,2 of 3. Er is een standaard “recall letter”. In geval een recall wordt uit het ERP systeem een afnemerslijst gegenereerd. Er wordt een reconciliatie uitgevoerd. Discrepanties hierin worden geïdentificeerd. In de procedure is een jaarlijkse “mock recall” opgenomen indien er geen daadwerkelijke recall is geweest. Er zijn twee recalls op uitvoering en verslaglegging bekeken. Dit waren recall’s van: “…” in 2011 en “…” in 2014. Over beide recall’s zijn geen opmerkingen. Vervalsingen: Er is een procedure “vervalsingen”, IW 080B. Deze procedure is bekeken en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Zowel de autoriteiten als de registratiehouders worden in geval van een vermoedelijke vervalsing geïnformeerd.

11.10 Zelfinspectie De procedure voor interne audits (IPRO 008), de bijbehorende checklist en de jaarlijkse uitvoering zijn ingezien. GMP en GDP aspecten worden hierin voldoende meegenomen.

11.11 Vervoer Vervoer wordt uitbesteed aan derden. Vervoerders worden geaudit en gekwalificeerd en per Bladzijde 8 van 14


vervoerder is er een SLA. IDA maakt gebruik van een aantal dedicated vervoerders. Per project wordt een specifiek voor dat type vervoer een gekwalificeerde vervoerder uitgezocht. Voor koelvervoer is een gespecialiseerde vervoerder gecontracteerd en zijn de onderlinge afspraken in een SLA d.d. 01-05-2014 vastgelegd. Koelvervoer vindt plaats met koelboxen van verschillende inhoud die worden voorzien van koelelementen. Deze koelboxen zijn gevalideerd waarbij aangetekend dat deze validatie alleen bij hoge temperaturen heeft plaatsgevonden. Additioneel volgt nog een validatie bij lage temperaturen om te kijken of bij de huidige wijze van verpakken geen bevriezing optreedt. Bij alle koelshipments gaan loggers mee die 72 uur de temperatuur monitoren. Leveringsroutes worden aan een risicobeoordeling onderworpen om te bepalen waar een temperatuurregeling vereist is met dien verstande dat de vereiste opslagomstandigheden voor geneesmiddelen tijdens het vervoer binnen de vastgestelde grenswaarden moeten worden gehouden zoals die zijn beschreven door de fabrikanten of op de buitenverpakking. Omdat uitbesteed vervoer onder de verantwoordelijkheid valt van de opdrachtgever is IDA verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van een dergelijke risicobeoordeling tijdens ambient transport. Hier was men mee gestart maar bleek onvoldoende ver gevorderd.

11.12 Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, versie 09, mei 2014. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende.

12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing. 12.2 Wettelijke bepalingen Niet van toepassing. 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation) en/of fabrikantenvergunning en/of groothandelsvergunning. Niet van toepassing. 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing.

13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (vergunninghouder/aanvrager) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies Definitie van Significante GMP Tekortkomingen 15. Lijst van tekortkomingen:

Bladzijde 9 van 14


GMP/GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd.

15.2 Belangrijke 15.2.1

Het farmaceutisch kwaliteitssysteem is onvolledig op de volgende punten: a. Er is geen validatieprocedure en/of VMP. Het systeem (hardware/software) waarmee etiketten geprint worden, is niet gekwalificeerd. (GMP 1.8; Annex 15; GDP 3.3.2) b. Bij deviaties vindt geen systematisch onderzoek plaats naar de oorzaak (rootcause analyse), is geen categorisering van de ernst van de deviatie en er vindt geen categorisering van de oorzaak plaats. (GMP 1.4; GDP 1.2) c. In de CAPA procedure is beschreven wat een CAPA is, maar ontbreekt hoe CAPA’s op structurele wijze moeten worden vastgelegd en opgevolgd. (GMP 1.4; GDP 1.2) d. De change control procedure wordt onvoldoende gebruikt, zoals blijkt uit het ontbreken van een change voor het buitenshuis laten drukken van bijsluiters en de installatie van koelcellen. (GMP 1.4; GDP 1.2)

15.2.2

De temperatuurbeheersing in de magazijnen is onvoldoende op de volgende punten: a. In de periode mei tot oktober 2013 zijn in Amsterdam en Veenendaal overschrijdingen geconstateerd bij het 25°C magazijn en het 30°C magazijn, sommige van langere duur. b. De rapportage van de mapping in de magazijnen in Amsterdam en Veenendaal geeft onvoldoende inzicht in de locaties waar de metingen precies hebben plaatsgevonden. In Veenendaal is sprake van directe inval van zonlicht op palletlocaties waarbij voelbaar was dat de temperatuur van de dozen beduidend hoger was. Aannemelijk is dat dit worst case locaties zijn, hier vindt echter geen temperatuurmonitoring plaats. c. Mapping van de koelcellen 44000-43000 en 46000 (locatie Amsterdam) ontbreekt. (GDP 3.2)

15.3 Overige 15.3.1

Er ontbreekt een overkoepelende procedure voor Quality Risk Management. (GMP 1.12-1.13; GDP 1.5)

15.3.2

De functieomschrijving van de RP conform het GDP-richtsnoer ontbreekt. (GDP 2.2)

15.3.3

Onderhoud en schoonmaak van de gebouwen/inrichting is onvoldoende op de volgende punten: a. Beschadigde vloeren, vooral bij de ontvangstruimte in Amsterdam. b. Eén van de dock deuren sloot onvoldoende zodat er een kier zichtbaar was in Amsterdam. c. Verouderde plastic lamellen in de ontvangstruimte in Amsterdam. d. Schoonmaak van de dakspanten in Amsterdam. e. Op een pallet (magazijn Veenendaal) lag een dierlijk uitwerpsel (braakbal van een vogel). (GMP 3.2; GDP 3.1-3.2)

15.3.4

Visuele fijncontrole van inkomende geneesmiddelen, vindt plaats op een plek in de goederenontvangstruimte die daarvoor niet geschikt is. (GMP hfd. 3 principle; GDP 3.1-3.2)

15.3.5

Het documentatiesysteem is nog steeds complex, waarbij bovendien zo’n kwart van de procedures niet geüpdate is. In procedures worden diverse functiebenamingen (responsible pharmacist, qualified person en responsible person) door elkaar gebruikt, hetgeen tot verwarring leidt. Bladzijde 10 van 14


In de ruimte waar etiketten en bijsluiters geprint worden, is geen toegang tot de werkinstructie waarin dit printproces beschreven is; daarnaast is deze instructie niet gedetailleerd genoeg. (GMP hfd. 4 principle en 4.5; GDP 4.1-4.2) 15.3.6

Vastlegging van het verpakproces vertoont de volgende tekortkomingen: a. Indien etiketten bijgeprint worden, wordt hiervan geen exemplaar toegevoegd aan het batch record. b. In de instructie labelen van farmaceutisch producten (IW 341J) ontbreekt een instructie waar een extra etiket op de verpakking geplakt moet worden. c. In het batch record van … (chnr. 13131012) ontbreekt een aanduiding van de blanco vouwdoos die is gebruikt. (GMP 4.19 en 4.21)

15.3.7

In het contract met … ontbreken verantwoordelijkheden omtrent uitbesteding van werkzaamheden en handelwijze bij OOS. (GMP 7.14-7.15)

15.3.8

De kwalificatie van afnemers is onvoldoende ver gevorderd. (GDP 5.3)

15.3.9

De risico-analyse van temperatuur tijdens ambient transport is onvoldoende ver gevorderd. Zendingen kunnen enkele uren buiten staan voordat ze ingeladen worden (achter een gesloten hek). Procedureel is niet vastgelegd bij welke buitentemperaturen goederen niet meer buiten klaargezet mogen worden. (GDP 9.1-9.2)

Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen 15.5.1

Voor de functie van QP is geen back-up op de vergunning opgenomen. Gezien het aantal productiehandelingen (secundair verpakken) dat verricht wordt, is het wel raadzaam hierin te voorzien.

16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: De reactie van het bedrijf op de tekortkomingen is beoordeeld en wordt als voldoende beoordeeld, waarbij echter wel de volgende opmerkingen worden geplaatst. Bij de reactie op tekortkoming 15.2.1.d. ontbreekt een implementatietermijn. De inspectie gaat ervan uit dat de implementatie van dit onderdeel gereed zal zijn voor het eind van 2014. De inspectie is het niet geheel eens met de reactie op tekortkoming 15.3.4. Dergelijke inspectieactiviteiten vereisen een hoge mate van aandacht, juiste lichtomstandigheden en een schone omgeving. Het magazijngedeelte waarin de activiteit werd uitgevoerd is hiervoor niet geschikt. De monsterruimte of ompakruimtes zijn daartoe beter geschikt. Met betrekking tot tekortkoming 15.3.5: In de reactie geeft het bedrijf zelf aan dat door het gebruik van functietitels de verantwoordelijkheden als Qualified Person (QP) en Responsible Person (RP) afhankelijk zijn van de personen die deze functies vervullen en dus niet altijd eenduidig zijn. Met de aangevraagde wijzigingen op de fabrikantenvergunning kan dit probleem wel tijdelijk opgelost worden, maar kan zich opnieuw voordoen bij personeelswisselingen. De inspectie geeft nadrukkelijk in overweging om bij de inrichting van het documentatiesysteem gebruik te maken van de wettelijk vastgelegde titels (en daarmee verantwoordelijkheden) van de QP en RP.

Bladzijde 11 van 14


Commentaar van de inspecteurs op de vragen van het bedrijf: Niet van toepassing. Aanbevelingen voor verdere acties: Niet van toepassing.

17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Stichting International Dispensary Association, locaties Slochterweg 35 te Amsterdam en Kruisboog 40 te Veenendaal wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP. voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld (betreft alleen locatie Amsterdam). niet voldoet aan GMP.

voldoet aan GDP. voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld (betreft beide locaties). niet voldoet aan GDP.

Handtekening:

Datum: Naam: … Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg

Handtekening:

Datum: Naam: … Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg

Bladzijde 12 van 14


Definition of Significant GMP Deficiencies 1

Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal.

2

Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several “other” deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such;

3.

Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be “other” either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical).

Bladzijde 13 van 14


Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(Guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem.

2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: -

die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken;

-

die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities;

-

die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning;

-

een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen.

3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline).

Bladzijde 14 van 14

Diverse producten voor export. Stichting International Dispensary Association. Locatie 1: Slochterweg AA Amsterdam

Recommend Documents