Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia

MODUL PRAKTIKUM SAP OVERVIEW

Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia Version: Maret 2013

Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013 DAFTAR ISI

1

Procurement ....................................................................................................................................... 5 1.1 Tujuan ............................................................................................................... 5 1.1.1

Tujuan Instruksional Umum ...................................................................... 5

1.1.2

Tujuan instruksional khusus ...................................................................... 5

1.2

1.2.1

Material Master Record ............................................................................ 5

1.2.2

Vendor Master Record ............................................................................ 18

1.3

2

Procurement cycle (Procure to Pay) ................................................................ 27

1.3.1

Purchase Requisition ............................................................................... 27

1.3.2

Purchase Order ........................................................................................ 32

1.3.3

Goods Receipt ......................................................................................... 42

1.3.4

Invoice verification .................................................................................. 51

1.3.5

Manual Outgoing Payment (Financial Modul) ......................................... 55

1.3.6

Reporting ................................................................................................. 56

Sales Order Management ................................................................................................................. 58 2.1 Tujuan ............................................................................................................. 58 2.1.1

Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 58

2.1.2

Tujuan instruksional khusus .................................................................... 58

2.2

Master data ..................................................................................................... 58

2.2.1

Material master record ........................................................................... 58

2.2.2

Customer master record ......................................................................... 59

2.2.3

Condition Master Record. ....................................................................... 65

2.3

3

Master Data ...................................................................................................... 5

Order to Cash .................................................................................................. 67

2.3.1

Sales Order .............................................................................................. 67

2.3.2

Delivery Order Docoment........................................................................ 70

2.3.3

transfer order .......................................................................................... 71

2.3.4

Goods Issue ............................................................................................. 73

2.3.5

Billing document...................................................................................... 75

2.3.6

Incoming payment................................................................................... 77

2.3.7

Reporting ................................................................................................. 80

Production Planning dan Manufacturing Exection ............................................................................ 83 3.1 Tujuan ............................................................................................................. 83 © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia -2-

Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013 3.1.1

Tujuan Instruksional Umum .................................................................... 83

3.1.2

Tujuan instruksional khusus .................................................................... 83

3.2

3.2.1

Material master record ........................................................................... 83

3.2.2

Bill of Material (BOM) Master Record ..................................................... 87

3.2.3

Routing Master Record............................................................................ 90

3.3

Production Planning ........................................................................................ 94

3.3.1

Sales and Operating Planning (Demand Planning) .................................. 94

3.3.2

Release Demand Planning (Demand Management) ................................ 96

3.3.3

MRP (Material Requirement Planning) .................................................. 101

3.4

4

Master data ..................................................................................................... 83

Production Excecution .................................................................................. 105

3.4.1

Planned Order ....................................................................................... 105

3.4.2

Production Order................................................................................... 108

3.4.3

Confirmation ......................................................................................... 110

Financial Accounting ....................................................................................................................... 113 4.1 Tujuan Instruksional Umum .......................................................................... 113 4.2

General Ledger Accounting (FI-GL) ................................................................ 113

4.2.1

Tujuan Instruksional Khusus .................................................................. 113

4.2.2 Biaya

Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan 113

4.3

Praktek Master Data ..................................................................................... 114

4.3.1

Membuat Kode rekening Kas besar ....................................................... 114

4.3.2

Membuat kode Rekening kas kecil ........................................................ 117

4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis menulis kantor ...................................................................................................... 120 4.4

Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil). ........................ 123

4.5

Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana ........................................................ 123

4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan dari kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut ............................................................... 123 4.5.2

Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting .................... 127

4.5.3 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N) 129 4.6

Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil .......................................................... 130

4.7

Praktek .......................................................................................................... 130

4.7.1

Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document. ...... 130 © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia -3-

Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013 4.7.2

Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3) ........................ 134

4.7.3

Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting. ................................... 136

4.7.4 Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N) 137 4.7.5

Posting parking document. .................................................................... 138

4.7.6

Menampilkan GL account line item (FBL3N). ........................................ 142

4.8

Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan ..................... 143

4.9

Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi .................................................. 144

4.9.1

Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk ........ 144

4.9.2

Menampilkan GL account line item. ...................................................... 146

4.9.3

Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis ..................... 148

4.9.4 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document. ............................................................................................................. 150 4.9.5

Melakukan posting parked document (FV50)........................................ 151

4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document. ............................................................................................................. 153

© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia -4-

Modul Praktikum SAP Overview Version: Maret 2013

1 Procurement 1.1 Tujuan 1.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 1.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Mengelola material master data. 2. Mengelola vendor master data. 3. Membuat Purchase requisition baik untuk consumable material maupun stock material. 4. Membuat Purchase order dengan mereferensi kepada purchase requisition. 5. Membuat goods receipt dengan mereferensi kepada purchase order. 6. Membuat vendor invoice receipt verification dengan mereferensi kepada purchase order. 7. Melakukan manual outgoing payment 8. Menampilkan fungsi purchasing reporting sederhana. 1.2 Master Data 1.2.1 Material Master Record 1.2.1.1 Membuat Material Master Record Baru Dalam membuat material master record baru diperlukan untuk mendefinisikan nama material (harus unik), industry sector, material type, views, dan plant information yang relevan untuk tipe material master record yang akan dibuat. 1. Transaksi untuk membuat material master record baru adalah : Logistics → Material Master → Material → Create (general) → immediately (MM01) 2. Buat material baru dengan deskripsi sebagai berikut, lalu enter : Field Material

Industy Sector Material Type

Data Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM Mechanical Engineering Trading goods



3. Pilih view sesuai kebutuhan data yang akan di-entry seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter:



Field View View View View View View View View View

Data Basic Data 1 Sales : Sales Org. Data1 Sales : Sales/General Plant Purchasing MRP 1 MRP 2 MRP 3 General Plant Data/Storage I Accounting 1

4. Lalu pilih organizational level sesuai dengan gambar dan tabel berikut, lalu enter: Field Plant Storage Location Sales Distribution Distribution Channel

Data 1000 0001 1000 10

5. Lakukan entry data sesuai dengan view basic data 1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save): View Basic Data 1 Basic Data 1 Basic Data 1 Basic Data 1 Basic Data 1

Field Description Base of Unif Measure Material Group Gross Weight Net Weight

Data Printer ## (## ganti dengan NPM) PC 001 9 7



6. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: Sales org.1 View Sales : Sales Org 1 Sales : Sales Org 1

Field Delivering Plant Tax Classification

Data 1000 1

7. Pilih Conditions, masukkan nilai berikut. View Sales : Sales Org 1 – Condition Sales : Sales Org 1 – Condition

Field Scale Quantity Amount

Data 1 355



8. Lalu save, maka akan masuk ke screen view Sales: General/plant

9. Lakukan entry data sesuai dengan view sales: General /Plant data seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save): View Sales : General / Plant Data Sales : General / Plant Data

Field Trans. Group Loading Group

Data 0001 0001

10. Lakukan entry data sesuai dengan view Purchasing seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save):



View Purchasing

Field Purchasing Group

Data B00

11. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save): View MRP 1 MRP 1 MRP 1

Field MRP Type MRP Controller Lot Size

Data PD 000 EX

© AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 10 -


12. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP2 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save): View Field Data MRP 2 Plnd Delivery Time 2 days MRP 2 SchedMargin key 000

13. Lakukan entry data sesuai dengan view MRP3 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter (jangan di-save): © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 11 -


View MRP 3

Field Availibility Check

Data 02

14. Ketika view Plant Data / Stor1. Langsung di-enter tanpa mengisi data. 15. Lakukan entry data sesuai dengan view Accounting 1 seperti pada gambar dan tabel berikut, lalu enter dan ketika muncul dialog menu pilih yes (save) View Accounting 1 Accounting 1

Field Price Control Moving Price

Data V 125



16. Lalu save.

1.2.1.2 Menampilkan Material Master Record 1. Untuk menampilkan material master record yang baru dibuat kita menggunakan perintah MM03, atau melalui menu Material → Display → Display, seperti pada gambar berikut:



2. Masukkan nama material yang sudah dibuat, lalu enter. 3. Akan muncul select view. Jika proses pembuatan material master sebelumnya sudah lengkap, maka view akan ditampilkan dengan lengkap seperti pada gambar. 4. Lalu pilih kembali view yang akan ditampilkan

5. Lalu entry data organizational level, lalu enter.



6. Maka akan ditampilkan material master dalam kondisi display (tidak bisa diedit)

1.2.1.3 Mengubah Material Master Record 1. Untuk melakukan edit terhadap material yang sudah dibuat dapat dilakukan dengan perintah MM02. Atau melalui menu Material → Change → Immediately.



2. Masukkan nama material yang akan diedit

3. Lalu pilih view yang akan diedit, misalnya accounting 1.

4. alu pilih organizational level

5. Akan muncul sesuai view yang dipilih. Lalu back perubahan data).

(jangan melakukan



1.2.1.4 Memperluas Material Master Record: Menambah View Pada Material Master (Optional) 1. Misalnya kita akan menambah data pada view yang belum ada, maka kita bisa memperluas material master record dengan menggunakan menu Material → Create → Immediately atau dengan t-code MM01 (sama dengan menu create new material). 2. Kemudian pilih view yang akan ditambah (belum dibuat), misalnya general plant data/ storage 1 belum adal dalam material master yang sudah dibuat sehingga material master tersebut akan di-extend. Pilih view Generel Plant Data, lalu enter.

3. Lalu pilih organizational levels, lalu enter.

4. Maka akan tampil view yang akan ditambah. Tidak perlu diisi apapun, lalu save. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 17 -


1.2.2 Vendor Master Record Vendor dalam kasus ini adalah pihak dimana kita melakukan pengadaan barang/jasa dengannya. Setiap transaksi pengadaan barang/jasa yang bersifat utang (account payable) harus dibuat terlebih dahulu master data vendor. 1.2.2.1 Membuat vendor master record 1. Untuk membuat vendor master record baru gunakan transaksi: Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Create (XK01). Akan tampil create vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut.

Field Vendor

Value Untuk nama vendor disarankan menggunakan format: VNPM, misal V2103105 V: Vendor 2103105: NPM

Company Code Purchasing Organization Account Group Vendor

1000 1000 ZTMM



2. Pada individual data screen masukkan data-data sebagai berikut. Field Address Title Name Searh Term Street/House Number Postal Code City Country

Language

Value Company Nama Mahasiswa Nama Panggilan Alamat rumah Kode pos rumah Bandung DE (german), sementara menggunakan country german karena Indonesia belum dikonfigurasi ke sistem English



3. Pilih next screen terus hingga muncul screen Accounting Information accounting. Lalu isi data beriku.

Field Value Accounting Information Accounting Recon. Account 160000



4. Pilih next screen hingga muncul screen payment transaction accounting. Lalu isi data berikut. Field Value payment transaction accounting Payt Terms 0002 Payment method SU



5. Pilih next screen hingga muncul screen purchasing data. Lalu isi data berikut. Field Purchasing data Order Currency Tersm of paymnt Incoterms Sales person Telephone

Value EUR 0002 FH Nama anda 089-123456789



6. Lalu save. 1.2.2.2 Menampilkan vendor master data 1. Untuk menampilkan vendor master record baru gunakan transaksi: Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Display (XK03). Akan tampil display vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut. Field Vendor Company Code Purch. Organization General data Address

Value V## (## ganti dengan NPM) 1000 1000 Check



Control Payment transactions Company Code data Accounting Info Payment transactions Correspondence Withholding tax Purchasing organization data Purchasing data Partner Funcitn

Check Check Check Check Check Uncheck Check Uncheck

2. Tekan enter.



1.2.2.3 Mengubah vendor master data 1. Misalnya alamat vendor tersebut telah berubah sehingga kita harus mengubah data alamat vendor. Maka gunakan transaksi berikut untuk merubah alamat tadi. Logistics →Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Change (XK02). Akan tampil Change vendor: Initial screen. Masukkan data sebagai berikut. Field Vendor Company Code Purch. Organization General data

Value V## (## ganti dengan NPM) 1000 1000



Address

Check

2. Pada data alamat ubah nomornya, lalu save.



1.3 Procurement cycle (Procure to Pay) Contoh kasus: Perusahaan akan mengadakan pembelian printer seperti pada data master material di atas. Dimana 10 Printer tersebut akan digunakan untuk kepentingan kantor sehari-hari, dan 100 buah printer akan dijual kembali. Dalam proses pembelian printern ini, printer yang akan digunakan untuk kepentingan kantor akan menjadi katergori barang habis pakai, sementara printer untuk dijual kembali akan menjadi kategori barang stok. 1.3.1 Purchase Requisition Purchase requisition adalah dokumen untuk pihak internal yang berfungsi melakukan permintaan pengadaan barang/jasa dari suatu bagian kepada bagian pengadaan. Bagian pengadaan dalam Sistem SAP biasanya disebut dengan Purchasing Organization. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 27 -


1.3.1.1 Membuat purchase requisition 1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Create (ME51N). lalu isikan data berikut. Field Item 10 Material Account Assignement (A) Quantity Plant Item 20 Account Assignement (A) Quantity Cost center Plant

Value Nama material yang sudah dibuat di atas Kosongkan 100 1000 K (Cost center) 10 4298 1000

2. Lalu save, untuk memudahkan catat nomor purchase requistion yang dibuat (walaupun kalau tidak dicatat bisa dicari) 1.3.1.2 Menampilkan purchase requisition 1. Untuk membuat purchase requistion menggunakan transaksi berikut, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase requisition → Display (ME53N). pilih other purchase requisition.



2. Akan muncul dialog box, secara default akan ditampilkan nomor purchase requistion terakhir yang dibuat, jika tidak muncul maka lakukan pencarian dengan menekan F4 atau icon di sebelah purchase requition.

3. Untuk melakukan pencarian, yang paling relevan dalam kasus in adalah berdasarkan material. Masukkan kode material tersebut, lalu enter.

4. Pililh nomor Purch. Req. yang sesuai. Lalu enter.



5. Purch. Req. tersebut akan ditampilkan sebagai berikut.

6. Pencarian juga bisa dilakukan dengan mengatifkan document overview on.



7. Pilih Selection variant, lalu pilih My Purchase requitions. Lalu klik dua kali nomor purchase req. yang sesuai.



1.3.2 Purchase Order Purchase order adalah dokumen untuk pihak eksternal yang dikeluarkan oleh bagian pengadaan barang untuk permintaan pembelian barang/jasa kepada vendor. 1.3.2.1 Membuat Purchase Order dengan mereferensi kepada purchase requisition 1. Untuk membuat purchase order menggunakan transaksi, berikut Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Create → Vendor/Supplying Plant Known (ME21N). Karena PO yang dibuat mereferensi kepada Purchase requisition sebelumnya, maka Purchase requition tersebut harus di-adopt. 2. Dari screen create PO, pilih document overview on lalu Pilih selection Variant → My Purchase Requisition.

3. Akan ditampilkan no Purch. Req. , lalu pilih no document purchase order yang sesuai, lalu klik adopt, maka data dari Purch. Req. akan disalin ke dalam PO.



4. Purchase order tersebut akan meminta data vendor, purchasing organization, purchasing group dan net price, masukkan data berikut, lalu enter. Field Vendor Purchasing Organization (terdapat di header pada tab org.data) Purchasing Group (terdapat di header pada tab org.data) Net Price

Value Vendor master data yang sudah dibuat sebelumnya 1000 000 30



5. Save PO, untuk mempermudah tulis purchase order document number yang dibuat.

1.3.2.2 Menampilkan purchase order yang sudah dibuat. 1. Untuk menampilkan PO, pilih Other Purchase Order, default-nya akan ditampilkan nomor dokument PO terakhir yang dibuat. Kalau tidak ada maka lakukan pencarian. Untuk kasus ini yang paling efektif adalah pencarian berdasarkan material.



2. Pilih PO yang sesuai.

3. Maka akan ditampilkan PO tersebut.

4. Seperti pada transaski sebelumnya, pencarian PO bisa juga dengan menggunakan selection variant. Pilih document overview on. Pilih select variant → My Purchase Orders.



5. Dalam kasusu ini terdapat dua no PO yang sama, karena PO yang dibuat terdiri dari dua line item. Pilih nomor dokumen PO yang sesuai, lalu klik.



1.3.2.3 Menampilkan message dan cetak purchase order. 1. Untuk menampilkan format PO standard yang akan dikirim ke vendor menggunakan transaksi, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Messages → Print/Transmit (ME9F). 2. Adopsi nilai default yang diberikan oleh sistem, lalu pilih execute (F8).

1. Pilih/tick document PO yang akan ditampilkan, lalu pilih display document.



1.3.2.4 Menampilkan Purchase requisition untuk melihat status proses. 1. Tampilkan PR yang sudah dibuat untuk melihat status proses, Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Requisition → Displasy (ME53N). 2. Pilih tab status pada bagian item detail. Terlihat bahwa Proc. Status untuk kedua item tersebut sekarang sudah PO Created.



1.3.2.5 Menampilkan stock overview dari material yang dipesan. 1. Untuk menampilakn stock overview dari material yang dipesan, Logistics → Material Management → Inventory Management → Environment → Stock → Stock Overview (MMBE). Isikan data material dan plant, lalu execute (F8).



2. Jika tidak bisa membuat transaksi MMBE, maka bisa menggunakan transaksi MM03 (display material master) lalu pilih plant stock. Lalu enter.



3. Masukkan kode plant.

4. Ditampilkan stok material yang masih kosong.



1.3.3 Goods Receipt Semua material pesanan yang sudah dikirim akan dibuat transaksi penerimaan barang (goods receipt). Dalam latihan ini, GR (goods receipts) dibuat dengan mereferensi kepada PO (purchase order). Dalam proses GR ini, material untuk kepentingan penjualan akan disimpan di storage location 0001 dengan tipe stok quallity inspection karena terhadap material tersebut akan dilakukan pemeriksaan kualitas. Sedangkan material (printer) yang digunakan untuk keperluan sehari-hari tidak disimpan dalam storage location tetapi langsung disimpan pada unit kerja yang memerlukan (cost center terkait). 1.3.3.1 Membuat goods receipt dengan mereferensi Kepda Purchase Order 1. Transaksi untuk GR dengan mereferensi kepada PO adalah sebegai berikut, Logistics → Material Management → Inventory Management → Goods Manvement → Goods Receipts → For Purchse Order → PO Number Known (MIGO). 2. Pilih transaction Goods Receipt dengan mereferensi ke Purchase Order. Masukkan nomor purchase order lalu enter.



3. Selanjutnya masukkan data berikut, lalu enter. Field Document date Posting date Delivery Note

Value Tanggal sekarang Tanggal sekarang 123456789

4. Pada bagian detil, untuk line item 1 (barang inventori) pilih where tab. Ubah tipe stok menjadi Quality Inspection, isi storage location dengan 0001, lalu tick indikator Ok.



5. Kemudian untuk line item 2 (barang habis pakai) cukup di set indikator Ok saja.

6. Sesudah itu post goods receipt. 1.3.3.2 Menampilkan documen material yang dihasilkan ketika GR. Proses GR tersebut akan menghasilkan dokumen material. Untuk menampilkan dokumen material tersebut adalah sebagai berikut: masih pada transaksi MIGO, pilih transaksi Display dan referensi ke material document. Nomor dokumen © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 44 -


terakhir yang dibuat biasanya menjadi nomor yang muncul. Kalau tidak ada, lakukan pencarian dokumen material. Lalu enter.

1.3.3.3 Menampilkan dokumen akuntansi yang dihasilkan ketika GR 1. Proses GR di atas selai menghasilkan dokumen material, juga menghasilkan dokumen akuntansi. Masukkan material dokumen yang sudah dibuat.



2. Untuk menampilkan dokumen akuntansi, pada header data pilih tab Doc. Info lalu pilih FI Document.

3. Akan muncul daftar dokumen akuntansi yang dibuat dalam proses GR di atas, pilih accounting document.



4. Maka ditampilkan dokumen akuntansi tersebut.

5. Terlihat dari dokumen akuntansi di atas purchase order tersebut memiliki line item untuk trading goods (Account 31000) yaitu material yang akan dijual kembali, dan juga line item untuk consumable material (Account 410000) yaitu material yang masu menjadi barang habis pakai. Offset account untuk kedua line item tersebut adalah GR/IR Account (Account 191100). 1.3.3.4 Menampilkan Stock Overview. 1. Untuk menampilka stock overview, kembali ke tampilan material document. Untuk item 1 pilih tab Where, lalu pilih ikon Stock Overview (ikon dengan gambar gunung).



2. Akan ditampilkan stock material item 1 sebanyak 100 buah dengan tipe quality inspection.. (jika tidak bisa, gunakan transaksi MM03 → Plant stock).

1.3.3.5 Transfer material dari quality inspection stock menjadi unrestricteduse stock. Pemeriksaan kualitas untuk semua barang yang akan dijual tersebut sudah selesai dilakukan sehingga material tersebut akan dipindahkan dari quality inspection stock menjadi unrestricted-use stock. 1. Untuk transfer posting, pada transaksi MIGO pilih transaksi Transfer Posting dengan referensi Other . Masukkan movemen type 321 (TF quality to unrest) sehingga ditampilkan layar transfer posting.



2. Masukkan data sebagai berikut. Field From - Material From - Plant F rom - Storage location Dest Unit of Entry From - Material From - Plant

Value Nama material 1000 0001 0001 100 Nama material 1000



1.3.3.6 Menampikan stock overview dan stock type. 1. Untuk melihat tipe material apakan sudah berubah menjadi unrestricte stock, kembali ke layar MIGO → display material → pilih stock overview. Atau dengan transaksi MMBE atau MM03.

2. Terlihat bahwa stok sekarang sudah berubah menjadi unrestricted stock. Transfer stock ini membuat dokumen material baru namun tidak membuat dokumen akuntansi baru. 1.3.3.7 Menampilkan Purchase Order History 1. Untuk mengetahui status dari PO tersebut, lakukan transaksi display PO. Logistics → Material Management → Purchasing → Purchase Order → Display → Vendor/Supplying Plant Known (ME23N). Pada item detail pilih tab purchase Order History

2. Terlihat dari PO history diatas bahwa PO tersebut sudah dilakukan goods receipt untuk dua item yang dipesan. 3. Untuk melihat apakan PO sudah terpenuhi semua pilih tab status pada header data. Terlihat bahwa status sudah fully delivered. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 50 -


1.3.4 Invoice verification Dengan sudah diterimanya semua barang yang dipesan maka akan muncul invoice/tagihan dari vendor terhadap barang yang sudah diterima. Transaksi Logistics Invoice verification dibuat dengan mereferensi kepada dokumen PO atau GR (Goods Receipt) sehingga akan mengecek kesesuaian antara jumlah tagihan dengan jumlah/nilai barang yang sudah diterima. 1.3.4.1 Membuat Invoice verification 1. Untuk menjalankan transaksi invoice verfication sebagai berikut: Logistics → Material Management → Logistics Invoice Verification → Document Entry → Enter Invoice (MIRO). Isikan data berikut lalu enter. Field Invoice Date Posting date Reference (biasanya merujuk ke nomor invoice dari vendor) Amount Tax account Tax code Purchase order/scheduling agreement

Value Tanggal sekarang Tanggal sekarang 123456789

VN – 16 % Domestic input tax Nomor PO



2. Ketika balance sudah berwarna hijau dan nilainya nol, maka save.

1.3.4.2 Menampilkan vendor invoice 1. Untuk menampilkan vendor invoice dari transaksi MIRO pilih Invoice Document → Display.



2. Invoice juga bisa ditampilkan dari tranaski display PO (ME23N). Pada item detail pilih tab PO History.

3. Klik nomor invoice maka akan ditampilkan vendor invoice seperti berikut.



4. Untuk menampilkan accounting document, pilih Follow-On Document. → Accounting document.

5. Maka akan ditampilkan dokumen akuntansinya.



1.3.5 Manual Outgoing Payment (Financial Modul) Untuk melakukan pembayaran kepada vendor baik secara manual ataupuan otomatis terdapat pada modul financial. Dalam modul material management, proses procurement sebenarnya selesai pada tahap invoice verification. 1. Berikut transaki untuk melakukan outgoing payment, Accounting → Financial Accounting → Account Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post (F-53). Lengkapi data berikut. Pilih process open item. Field Document date Posting date Bank data - Account Bank data - Amount Open item selection – account Additional selection – document number

Value Tanggal sekarang Tanggal sekarang 113100 3713,16 (nilai pada invoice dikurangi discount 3 % pada term of payment) Nama vendor ckeck

2. Pada screen selection criteria masukkan no accounting document. No accounting ini kita peroleh dari dokumen akuntansi di atas.



3. Pilih process open item, maka ditampilkan layar sebagai berikut:

4. Terlihat bahwa nilai pada bagian Not assigned sudah nol. Sehingga antara pembayaran dan invoice sudah sama. Pilih Post. 1.3.6 Reporting Untuk kepentingan reporting SAP menyediakan sejumlah standar report yang cukup lengkap. Misalnya dalam contoh berikut kita ingin melihat/memonitor PO yang sudah dikeluarkan selama satu bulan. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 56 -


1. Untuk menampilkan report PO berdasarkan vendor, Logistics → Material Management → purchasing → Purchase Order → List Displays → By Vendor (ME2L). Isikan data berikut. Field Vendor Purchasing Organization Scope of List Purchasing Group Document Date

Value Kosongkan 1000 BEST_ALV 1000 Tangga hari ini dikurangi satu bulan

2. Lalu pilih Execute (F8), akan ditampilkan PO berdasarkan vendor.



2 Sales Order Management 2.1 Tujuan 2.1.1 Tujuan Instruksional Umum Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang stadard dalam SAP Enterprise Resource Planning (ERP) meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. 2.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat: 1. Mengelola material master data. 2. Mengelola customer master data. 3. Membuat sales order. 4. Membuat Delivery Order Document. 5. Membuat Transfer Order. 6. Membuat Goods Issue. 7. Membuat Billing Document 8. Melakukan Post Incoming payment 9. Melakukan fungsi sales reporting sederhana. 2.2 Master data 2.2.1 Material master record 1. Dalam latihan ini material master record yang digunakan sama dengan pada latihan sebelumnya (procurement). Syaratnya adalah tersedia stok pada material tersebut untuk melakukan proses penjualan. Untuk mengetahui stok pada material master record yang sudah dibuat menggunakan transasksi MMBE atau transaksi MM03 → plant stock.

Field Material

Plant

Data Untuk nama material disarankan menggunakan format: MNPM. Contoh: M2103105 M: Material 2103105: NPM 1000



2. Menampilkan stok untuk material MNPM.

2.2.2 Customer master record 2.2.2.1 Membuat Customer master record 1. Untuk membuat customer master record menggunakan transaks berikut, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Customer create: Initial Screen, masukkan data beriktu. Lalu enter



Field Account Group Customer Number Company Code Sales organization Distribution Channel Division

Value Solt-To Party – 0001 4 angka terakhir dari NPM 1000 1000 10 00

2. Muncul screen Create Customer: General Data. Masukan data berikut.

Field General data - Address Title Name Search Term Street Postal Code (Kode Pos) City Country Transportation Zone Language General data - Control data General data - Payment

Value Mr/Ms. Nama Anda Poltekpos Jl. Sari Asih 54 40151 Bandung DE 0000000001 EN (English) Tidak ada Tidak ada



Transaction General data - Marketing General data - Unloading Points General data - Export data General data - Contact Person

Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

3. Pilih menu company code data, masukan data berikut, lalu enter. Field Company Code Data Accounting Management – Recon. account Payment Transaction Correspondence Insurance

Value 140000 Tidak ada Tidak ada Tidak ada



4. Pilih menu Sales Area data, masukan data berikut, lalu save. Field Sales Area Data Sales – Customer Group Shipping – Delivery Priority Shipping – Shipping Conditions Shipping – Delivery Plant Billing Document – Inco Terms Billing Document – Payment Term Billing Document – Tax Classific. Partner Functions

Value 02 2 02 1000 EXW 0001 1 (liable for tax) Tidak ada



2.2.2.2 Memperluas Customer master record Memperluas/Extend data customer diperlukan supaya bisa juga digunakan untuk sales area lain, misalnya sales are 1000/12/00. Gunakan data dari sales area 1000/10/00 sebagai data reference. Transaksi yang digunakan, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Create → Complete (XD01). Muncul Costomer Create Initial Screen. Masukkan data berikut. Enter lalu save. Field Account Group Customer Number Company Code Sales organization Distribution Channel Division Reference Customer Company Code Sales organization Distribution Channel

Value Solt-To Party – 0001 4 angka terkahir dari NPM 1000 1000 12 00 4 angka terkahir dari NPM 1000 1000 10



2.2.2.3 Menampilkan customer master record 1. Untuk menampilkan customer master record menggunakan transaksi, Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Display → Complete (XD03). Muncul Customer Display: initial screen, masukkan data berikut. Field Customer Number Company Code Sales organization Distribution Channel Division

Value 4 angka terakhir dari NPM 1000 1000 12 00



2. Pilih Continue/enter, Pilih sales tab. Terlihat data yang telah di-extend untuk sales area yang baru.

2.2.3 Condition Master Record. Condition master data adalah master data yang mendefinsikan harga, potongan, diskon, biaya angkut, dan pajak untuk kondisi tertentu. Condition master data juga mengatur hubungan antara material dengan customer sehingga bisa didefinisikan kondisi price khusus untuk customer tersebut.



2.2.3.1 Membuat Condition Master record. 1. Untuk membuat condition master record, menggunakan transaksi berikut,

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Master Data → Conditions → Select Using Condition Type → Create (VK11). Akan muncul create condition intial screen, masukkan condition type PR00, enter, muncul dialog box lalu pilih radio button Customer/Material with release status, lalu enter.

2. Masukkan data berikut.

Field Sales Organization Distribution Channel Customer Material Amount

Value 1000 10 Customer seperti di atas Material seperti di atas 2,250



3. Pilih continue lalu Save.

2.3 Order to Cash 2.3.1 Sales Order 2.3.1.1 Membuat Sales Order 1. Untuk membuat sales order menggunakan transasksi, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Create (VA01). Muncul Create sales order: Initial screen, masukkan data berikut, lalu enter. Field Order Type Sales Organization Distribution Channel Division Order Type

Value OR 1000 10 00 OR



2. Pada screen Create standard order: Overview, masukkan data berikut. Field Sold-to party Shhip-to party Requested Delivery date Material Order Quantity

Value Customer yang anda sudah buat Customer yang anda sudah buat Satu minggu dari sekarang Material yang anda sudah buat 10

3. Enter lalu save. Catat nomor sales ordernya. 2.3.1.2 Menampilkan sales order dan document flow 1. Untuk menampilkan sales order yang sudah dibuat menggunakan transaksi berikut, Logistics → sales and Distribution → sales → order → Display (VA03), masukkan no sales order, lalu enter. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 68 -


2. Ditampilkan sales order yang sudah dibuat sebelumnya.

3. Untuk menampilkan status order dan juga document yang di-create pilih Display document flow (F5).



2.3.2 Delivery Order Docoment 2.3.2.1 Membuat Delivery Order Document Delivery document dibuat sebagai awal dari aktivitas shipping. Transaksi yang digunakan untuk membuat DOD adalah, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → create → single document → With Reference to Sales Order (VL01N). Masukkan data berikut, enter lalu save. Field Shipping point Selection date Order

Value 1000 Tangga pengiriman material. Nomor sales order

Bila salah memasukkan delivery date, bisa muncul pesan seperti berikut. Untuk memperbaikinya masukkan tanggal delivey yang sesuai.



Perlu dibedakan antara req.delivery date (tanggal pengiriman barang yang diminta oleh customer) dengan delivery date (tanggal pengiriman barang yang bisa kita lakukan). Untuk Delivery date tergantung dengan material availibity date. Requirement delivery date dengan delivery Date bisa sama atau berbeda tergantung dari ketersediaan material. Untuk mengetahui delivery date, bisa dilihat pada sales order pada tab Shipping.

Pesan di atas juga bisa muncul kalau Delivery order sudah dibuat.

2.3.2.2 Menampilkan document flow Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa delivery sudah dibuat.

2.3.3 transfer order 2.3.3.1 Membuat transfer order 1. Dalam lean Watehouse management, transfer order dilkukan untuk menfasilitasi proses picking. Picking adalah proses perpindahan material dari lokasi penyimpanan. Transaksi transfer order, Logistics → Sales and © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 71 -


Distribution → shipping and transportation → picking → create transfer order → single order document (LT03). Masukkan data berikut, enter. Field Warehouse number Delivery

Value 010 Delivery order number

Delivery order number bisa dilihat dari document flow.

2. Pilih posting.



2.3.3.2 Menampilkan document flow. Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa transfer order sudah dibuat.

2.3.4 Goods Issue 2.3.4.1 Post Goods Issue 1. Ketika picking sudah selesai dan material akan keluar dari shipping point, maka dilakukan proses goods issue. Transaksi yang digunakan, Logistics → sales and distribution → shipping and transportation → outbond delivery → change → single document (VL02N). Masukkan nomor outbond delivery. Enter.

2. Muncul screen Delivery Change: overview.



3. Pilih tab picking untuk melihat jumlah picking dan delivery. Terlihat bahwa jumlah picking dan delivery sama. Lalu post goods issue.

2.3.4.2 Menampilkan document flow Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa goods issue sudah dibuat. Tetapi status masih Being Processed, hal ini terjadi karena belum dibuat invoice. Delivery dinilai sudah complete ketika invoice sudah diterbitkan.



2.3.5 Billing document 2.3.5.1 Membuat Billing Document 1. Billing adalah dokumen untuk pihak eksternal yang berisi tagihan pembayaran atas barang/jasa yang sudah dikirim. Produk yang secara fisik dikirim ke customer bisa dibuatkan billing-nya. Transaksi untuk membuat billing, Logistics → sales and distribution → Billling → Billing Document → Create (VF01). Secara default biasanya sudah terisi dengan nomor delivery document, bila belum terisi diisi secara manual, lalu enter.

Seringkali muncul error ketika membuat dokumen invoce, seperti pada screen berikut.

Untuk mengetahui kesalah apa yang terjadi pilih menu edit → log, maka muncul tampilan berikut yang memberitahukan kenapa error muncul.



2. Berikkutnya muncul screen invoice create. Catat net value dari invoice.

3. Untuk mengetahui price condition seperti yang sudah dibuat sebelumnya, pilih menu Goto → Header → Pricing condition. Muncul layar berikut. Lalu save.



2.3.5.2 Menampilkan document flow Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Tetapi Status accounting document not cleared. Status not cleared ini terjadi karena invoice belum dibayar.

. 2.3.6 Incoming payment 2.3.6.1 Posting Incoming Payment 1. Posting incoming payment merupakan bagian dari modul accounting yaitu ketika Customer melakukan pembayaran untuk invoice yang sudah diterbitkan. Secara teori proses sales berakhir dengan diterbitkan invoice. 2. Untuk melakukan transaksi incoming payment, Accounting → Financial Accounting → Customers → Document Entry → Incoming Payment (F28). Masukkan nilai berikut. Lalu pilih process open item. Field Document date Bandk Data: account Bandk Data: Amount Open item section: Account Document No

Value Hari ini 113100 Total nilai dari latihan diatas Customer account di atas (78094) Checked (untuk seleksi berdasarkan nomor dokumen akuntansi)



3. Tampil selection criteria, masukkan no dokumen accounting. Pilih Process Open item.



Nomor dokumen akuntansi diantaranya bisa dilihat di document flow.

4. Pada layar pastikan bahwa Field not assigned sudah nol, lalu post.

2.3.6.2 Menampilkan document flow Untuk mengetahui status dari sales order, bisa dilihat dari document flow. Document flow bisa dlihat dari display sales order → display document flow. Terlihat bahwa semua status proses delivery dan invoice sudah completed. Status accounting document juga sudah cleared.



2.3.7 Reporting 1. SAP menyediakan sejumlah reporting standar yang cukup lengkap. Diantaranya untuk melihat daftar sales orders. Logistics → Sales and Distribution → sales → information System → Orders → List of Sales Orders (VA05). Masaukkan kode customer, lalu enter.

2. Maka ditampilkan seluruh sales order yang dibuat untuk customer tersebut.

3. Contoh berikut misalnya ntuk menampilkan sales history customers dari bulan januari tahun 2005 hingga bulan sekarang. Logistics → sales and © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 80 -


Distribuiton → sales Information System → Standard Analysis → Customer (MCTA). Masukkan data berikut, lalu execute (F8). Field Sales Organization Mont from Mont to

Value 1000 January 2005 Bulan ini

4. Maka ditampilkan daftar customer dengan total order, sales dan credit memo.

5. Untuk menampilkan top 10 customer. Pada screen di atas, Cursor disimpan pada invoiced sales key figure lalu pilih Top N…



6. Maka ditampilkan 10 customer dengan sales tertinggi.



3 Production Planning dan Manufacturing Exection 3.1 Tujuan 3.1.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah Mahasiswa Mengetahui proses-proses umum yang standard dalam Enterprise Resource Planning (ERP) khususnya SAP yang meliputi: procurement, sales order management, Production, Financial, dan Humam capital management. Khusus untuk jurusan TI dan MI juga mengetahui secara umum teknologi SAP Netweaver. 3.1.2 Tujuan instruksional khusus Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapakan dapat: 1. Membuat material master data dengan menyalin dari material data yand sudah ada. 2. Membuat Bill of Materials. 3. Membuat Routing. 4. Membuat sales and operating planning sederhana. 5. Membuat demand planning sederhana. 6. Membuat Material Requirement Planning (MRP). 7. Membuat Production order. 8. Membuat confirmation order. 3.2 Master data 3.2.1 Material master record 3.2.1.1 Membuat material master record dengan cara menyalin dari material yang sudah ada. Untuk keperluan praktek ini, buat suatu material baru dengan cara menyalin dari materil yang sudah ada. ECC system menu path: Logistics → Production → Master Data → Material Master → Material → Creata (General) → Immediately (MM01). 1. Buat material baru dengan data-data seperti pada gambar dan tabel berikut. Lalu enter. Field Material Industry Sector

Material Type Copy From Material

Value Keterangan T-MI## Ganti ## dengan NPM Mechanical Engineering Menentukan screen yang muncul ketika mengisi data dan urutannya, dan industryspecisif fields. Finished Product Material akhir hasil in-house production : R-F100



2. Pilih semua view kecuali Production Resource Tools, WM Execution, WM Packaging. Jangan lupa dipilih Create Views selected fungsinya untuk menyalin semua nilai yang ada pada material yang di-copy. Lalu enter.

3. Masukkan organizational level seperti berikut, lalu enter Field Organizatinal level Plant Stor. Location Sales Org. Distr. Channel Order Type

Value 1000 0001 1000 10 OR



Plant Plant Stor. Location Sales Org. Distr. Channel

1000 0002 1000 10

4. Maka akan tampil view Basic Data 1. Langsung save. Maka semua view dan data yang ada pada field tersebut akan disalin kedalam material baru.



3.2.1.2 Menampilkan material master record yang baru dibuat. 1. Transaksi untuk menampilkan material master record, ECC system menu path: Logistics → Production → Master Data → Material Master → Material → Display (General) → Immediately (MM03). Masukkan kode material yang sudah dibuat.

2. Pililh view yang akan ditampilkan, lalu enter.

3. Masukkan organizational level data, lalu enter.



4. Maka akan ditampilkan material baru yang sudah dibuat dengan menyalin dari material R-F100.

3.2.2 Bill of Material (BOM) Master Record Untuk kepentingan Production Planning, master data berikutnya yang diperlukan untuk melengkapi material master data adalah Bill of Material (BOM). BOM adalah hirarki susunan material yang membentuk material yang lain. 3.2.2.1 Membuat BOM dengan cara menyalin dari BOM yang sudah ada 1. Transaksi untuk membuat BOM, ECC system menu path: Logistics → Production → Master Data → Bills of Material → Bill of Material → Material BOM → Create (CS01). Buat material BOM baru dengan datadata seperti pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F7). Field Material

Value T-MI##

Plant

1000

BOM Usage

1 (Prodcution)

Keterangan Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya Plant dimana BOM material ini berada Area dimana BOM ini akan digunakan



2. Isi dengan BOM dari material R-F100 (material yang digunakan sebagai referensi), lalu enter.

3. Akan muncul screen Create material BOM: Copy from seperti pada gambar di bawah. Pilih semua item, lalu copy.

4. Akan muncul sreen Create material BOM: General item overview.



5. lalu save.

3.2.2.2 Menampilkan BOM yang sudah dibuat 1. Untuk menampilkan Material BOM yang baru dibuat pilih menu Material BOM → Display (CS03).



2. Maka ditampilkan BOM dari material yang sudah dibuat.

3.2.3 Routing Master Record Master data berikutnya yang diperlukan untuk melengkapi material master data adalah Routing. Routing adalah urutan aktivitas di lantai produksi yang diperlukan untuk memproduksi suatu material. Data Routing ini hanya digunakan untuk material yang diproduksi sendiri (finished goods). Material type dalam lain misalnya material type trading goods tidak memiliki routing. 3.2.3.1 Membuat Routing dengan cara menyalin Routing yang sudah ada. 1. Transasksi untuk membuat routing, ECC system menu path: Logistics → Production → Master Data → Routings → Routings → Standard Routings → Create (CA01). Buat Routing baru dengan data-data seperti pada gambar dan tabel berikut. Lalu pilih Copy From (F5). Field Material

Value T-MI##

Plant

1000

Keterangan Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya. Plant dimana material tersebut diproduksi.



2. Pilih type: Routing.

3. Memilih material yang akan disalin, dalam kasus ini akan disalin routing dari material R-F100 (Pompa Listrik).

4. Lengkapi Header data check seperti pada Tabel dan Gambar berikut. Lalu enter.

Field Status

Value 4 (Released General )

Keterangan Untuk

data

yang


lain


Field

Value

Keterangan dibiarkan default system.

5. Muncul screen Creata Routing : Operation Overview. Lalu save.

6. lalu save.


dari


3.2.3.2 Menampilkan Routing 1. Display Routing yang baru dibuat dengan menu Routing Display (CA01).

2. Maka ditampilkan routing dari material yang sudah dibuat.



3.3 Production Planning Misalnya, bagian penjualan melakukan peramalan penjualan untuk pompa listrik dengan nomor material T-MI## (Material yang dibuat pada latihan sebelumnya) tersebut. Dari hasil peramalan tersebut diperoleh rencana penjualan untuk periode: bulan berjalan + 6, hingga bulan berjalan + 8. Untuk memenuhi rencana penjualan tersebut maka dibuat pula rencana produksi. Rencana penjualan dan produksi dimulali dengan membuat sales and operating planning (demand planning). 3.3.1 Sales and Operating Planning (Demand Planning) 1. Transaski untuk SOP, ECC system menu path: Logistics → Production → SOP → Planning → For Material → Change (MC88). Jalankan transaksi change plan untuk material T-MI## lalu pilih active version.

2. Lengkapi planning table pada screen Change-Rough Cut plan tersebut dengan data seperti pada tabel dan gambar berikut. Lalu tekan enter.



Planning Table Sales

Bulan Berjalan + 6 100 PC



3. Pada stok level terlihat bahwa stock minus 320 PC. 4. Misalnya, untuk menjamin ketersedian stok pada Bulan sekarang + 6 bulan tidak pasti, maka dibuat target stock level 20 PC pada bulan tersebut (lihat gambar di bawah). Lalu tekan enter. Target Stock level ini tidak merubah stock level karena hanya menampilkan stok yang harus tersedia di akhir suatu periode seperti terlihat pada gambar berikut.

5. Berikutnya dibuat rencana produksi material (production plan) berdasarkan peramalan penjualan dan target stock level yang sudah dibuat. Isikan data rencana produksi tersebut seperti pada gambar di bawah, Lalu enter. Terlihat bahwa stock level diakhir periode sudah seimbang (tidak ada stok minus). Lalu save.



3.3.2 Release Demand Planning (Demand Management) Langkah berikutnya dari Production Planning adalah me-release Sales Operations Planning (demand planning) menjadi demand management dalam bentuk planned independent requirement. Demand management ini berfungsi untuk mengelola semua kebutuhan terhadap suatu material baik kebutuhan yang diturunkan dari rencana penjualan (planned independent requirement) ataupun dari penjualan yang sudah ada dalam bentuk sales order (customer requirement). Bagaimana demand management berperilaku terhadap permintaan diatur melalui strategy group. Dalam kasus ini, strategi yang digunakan adalah Planning with final assembly (40). Tujuan dari strategy group ini adalah membuat barang dengan pendekatan make to stock tetapi ketika datang sales order, maka sales order tersebut akan mengkonsumsi planned independent requirement yang ada.

3.3.2.1 Mengubah strategy group suatu material 1. Syarat untuk melakukkan planning with final assembly adalah memastikan bahwa strategi group yang digunakan untuk material tersebut adalah strategy group 40. Untuk memastikan/mengubah strategy group, bisa dilihat pada material master view MRP 3 (Jalankan transaksi MM02/Change material master) seperti pada gambar lalu save.



3.3.2.2 Mengetahui procurement type Procurement type adalah pengaturan dalam material master yang menentukan apakah pengadaan material tersebut dilakukan dengan cara in-house production, external procurement atau keduanya. Setting tersebut terdapat pada material master record view MRP 2. Terlihat untuk material yang digunakan dalam latihan ini procurement type-nya adalah E (in-house production).



3.3.2.3 Transfer Plannig data to Demand management 1. Langkah berikutnya adalah melalukan transaksi transfer material to demand management. ECC system menu path: Logistics→Production→ SOP → Disaggregation → Transfer Material to Demand Management (MC74). Lalu isikan data seperti pada tabel dan gambar berikut. Field Material

Value T-MI##

Plant

1000

Requirement Type Version

VSF 00

Keterangan Material yang baru dibuat pada latihan sebelumnya. Plant dimana material tersebut diproduksi. Planning with final assemby Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer

2. Lalu enter, maka akan muncul dialog berikut, kemudian enter lagi.

3. Pilih menu Transfer Now



4. Coba sekali lagi dengan memilih menu transfer now untuk mengecek apakan requirement sudah ada atau belum. Muncul dialoag information, lalu enter. Akan muncul error log berikut, yang berarti requirement sudah tersedia (tadi sudah berhasil ditransfer dari demand planning ke demand management).

3.3.2.4 Menampilkan Planned Independent Requirement. 1. Dengan transaksi di atas berarti sudah terbentuk Planned independent requirement. Untuk menampilkan Planned independent requirement yang sudah dibuat maka lakukan transaksi berikkut, ECC system menu path: Logistics → Production → Demand Management → Planned Independent Requirement → Display (MD63). Lengkapi nilai seperti pada tabel berikut lalu enter dua kalli. Field Material

Value T-MI##

Plant

1000




Requirement Type Selected Version

VSF

Planning with final assemby

00

Versi dari planning yang akan digunakan / ditransfer

2. Maka akan tampil Screen Planned Ind. Req. Display : Planning table.

3.3.2.5 Menampilkan Stock/Requirement List. 1. Untuk mengetahui apakah planned independent req. tersebut mempengaruhi stock kita jalankan, transaksi stock/requirement list. ECC system menu path: Logistics→Production→ Production Planning → Demand Management → Environment → Stock/Requirement List (MD04). Lalu tekan enter.



2. Terlihat dari screen stock/req.list, jenis MRP element adalah independent requirement dan jenis MRP element data adalah VSF (Planning with final assembly). IndReq ini belum terpenuhi oleh stok yang ada sehingga available quantity menjadi -320. Untuk memenuhi kebutuhan stok barang tersebut perlu dijalankan MRP (Material requirement planning).

3.3.3 MRP (Material Requirement Planning) Untuk memenuhi kebutuhan terhadap rencana stok barang di atas sehingga terjadi keseimbangan antara rencana stok dengan kebutuhan maka dijalankan MRP. MRP akan menganalisis secara otomatis bagaimana kebutuhan barang tersebut dipenuhi. 3.3.3.1 Menjalankan MRP. 1. Untuk menjalankan MRP, ECC system menu path: Logistics → Production → MRP → Planning → Total Planning → Multilevel Single-item Planning (MD02). Lallu lengkapi data seperti pada tabel berikut. Field Material

Value T-MI##

Plant

1000




Processing Key

NETCH (Net Change for Mendefinisikan planning total horizon) type apakah sebagai regenerative planning atau net change palling within the total horizon atau within the planning horizon only. Create purchase 2 (Purchase req. In Indikator ini hanya relevan req. opening period) untuk material yang diadakan dari eksternal. Delivery 3 (Schedule lines) Dapat ditentukan pada Schedule periode mana pruchse requisition dan schedule lines dibutuhkan sebagai hasil dari dijalankannya planning. Create MRP List 1 (MRP list) Untuk menentukan apakah menjalankan planning ini untuk membuat MRP list. Planning Mode 1 (Adapt planning data) Untuk menentukan apakah data perencanaan yang ada diatur ketika planning dijalankan atau planning harus dibuat lagi dari awal. Scheduling 1 (basic dates will be Untuk menentukan apakah determined for basic dates ditentukan untuk planning) planned order atau apakah lead time schedulling perlu dijalankan juga.



2. Enter dua kali maka akan muncul screen sebagai berikut. Dari screen terlihat bahwa total Material Planned adalah 10. Dalam multi-level planning, semua material dalam struktur BOM termasuk kedalam elemen planning dengan header material (finished material).



3. Hal tersebut terjadi karena material T-MI## (Pump) memilik multi level BOM sebanyak 10 komponen, yang ditampilkan pada tabel berikut: No 1 2 3 4 5 6 7

Komponen R-B100 R-B200 R-B300 R-B400 R-T100 R-T200 R-T300

8 9 10

R-T000 R-T400 R-T500

Deskripsi Casing Fly Wheel Hollow Shaft Electronic Turbodrive Slug for spiral casing Flas gasket Hexagon head screw M10 Slug for fly wheel Slug for shaft Slug for electronic drive

4. Untuk mengetahui komponen menggunakan display BOM (CS03).

penyusun

Header T-MI## T-MI## T-MI## T-MI## R-B100 R-B100 R-B100 R-B200 R-B300 R-B400 suatu

material

bisa

3.3.3.2 Menampilkan Stock/Requirement List. 1. Untuk melihat apakah dampak dengan menjalankan MRP diatas maka bisa melihat kembali transaksi Stock/Requirement list. Jalankan transaksi MD04, sehingga tampilan screen akan menjadi seperti berikut.

2. Terlihat bahwa Independent requirement tersebut dipenuhi dengan planned order yang relevan (PlOrd.). Planned order ini kemudian akan dikonversi menjadi production order. Tujuan dari planning with final assembly adalah untuk melakukan pengadaan barang sebelum actual sales order diterima. Sehingga available quantity menjadi seimbang. Ingat, bahwa available quantity disini masih dalam bentuk planned (rencana), tetapi real stock (line item paling atas) masih kosong. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 104 -


3.4 Production Excecution Pada tahap ini rencana produksi yang sudah masuk ke dalam demand mangement akan mamasuki tahap produksi. Diawali dengan membuat Firmed planned order. Firmed planned order ini adalah planned order yang sudah siap untuk diubah menjadi production order sehingga bisa memasuki proses produksi. 3.4.1 Planned Order 3.4.1.1 Membuat firmed Planned Order. 1. Dari stock/requirement list, ubah planned order yang paling awal sebanyak 100 unit untuk diubah menjadi firmed planned order yang siap melakukan proses produksi. Caranya, dari transaksi stock/req. lies (MD04), Pilih detail dari element lalu pilih change element icon (gambar pensil).

2. Planned order ditampilkan tetapi tidak memiliki production dates/time (Pada tab header).



3. Selanjutnya untuk mengisi tanggal rencana produksi, Dari menu pilih Edit → scheduling. Secara otomatis task list akan dibaca dan production dates/times dihitung untuk disalin ke dalam jadwal produksi. Perlu diketahui bahwa waktu ini di-setting pada bagian routing, tetapi karena pada latihan ini hanya menyalin dari routing yang sudah ada, maka hasilnya hanya menerima nilai akhirnya saja. Seperti pada gambar di bawah berikut.



4. Ketika kembali ke tab Header maka production date sekarang sudah ada.

5. Selanjutnya, Pilih Plnd order indicator pada bagian firming. Lalu save.

3.4.1.2 Menampilkan Firmed Order pada Stock/Req. List Kembali ke transaksi stock/requirement list (MD04) lalu refresh. Terlihat Sekarang ada tanda bintang pada planned order yang berarti planned order tersebut sudah firmed. Seperti terlihat pda gambar berikut.



3.4.2 Production Order 3.4.2.1 Production Order dan Release Order 1. Untuk memulai proses produksi sebagai langkah akhir dalam production planning, ubah firmed planned order dari daftar untuk menjadi production order. Caranya: Pilih Detail of element untuk order yang tersebut dan tekan tombol Convert planned order to production order.

2. Akan tampil screen production order: create. Lakukan release, Lalu save. Jika muncul pesan error diabaikan dulu dengan memilih OK.



3.4.2.2 Menampilkan Stock/Req. list Tampilkan kembali stock/req. list (MD04), terlihat bahwa MRP element data sudah berubah menjadi PrdORd (Production Order) dan sudah di-release (Re).



3.4.3 Confirmation 3.4.3.1 Membuat Confirmation 1. Confirmation adalah pemberitahuan bahwa proses produksi terkait sudah selesai. Transaksinya adalah, ECC system menu path: Logistics → Production → Shop Floor Control → Order → Confirmation → Enter → For Order (CO15). Masukkan no production order (diambil dari no. order) pada stock/req. list. Lalu enter.

2. Pilih final confirmation, yang artinya bahwa semua proses produksi untuk production order tersebut sudah selesai. Lalu save. Jika konfigurasi sistem sesuai, maka otomatis sistem akan melakukan perhitungan biaya dan perpindahan barang dari lantai produksi ke dalam gudang.

3.4.3.2 Menampilkan stock/req. list 1. Untuk mengetahui hasil dari confirmation ini, jalankan kembali transaksi stock/req. list (MD04).



2. Terlihat bahwa sekarang stok aktual sudah bertambah menjadi 100.

3.4.3.3 Stock overview 1. Stock overview bisa dilihat juga dengan menggunakan transaksi MMBE atau lewat display plant stock material (MM03)

2. Terlihat bahwa stok material sekarang sudah 100 dan disimpan dengan tipe stok unrestricted use stock.





4 Financial Accounting 4.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger General Ledger (FI-GL). 2. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Account Receivable (FI-AR). 3. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana pada subledger Mengetahui Assset Accounting (FI-AA). 4. Mengenal dan melakukan transaksi sederhana terkait Financial accounting Report. 4.2 General Ledger Accounting (FI-GL) 4.2.1 Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti praktikum SAP Financial Accoutning ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Menampilkan Char of Account (CoA) 2. Membuat G/L Account 3. Melakukan posting langsung ke buku besar 4. Menampilkan neraca hasil transaksi pada buku besar. 4.2.2 Teori Umum Membuat General Ledger Account Kas Besar, Kas kecil, dan Biaya GL Account merupakan Master Data Kode Rekening yang berisikan informasi pengkodean, keterangan dari Kode rekening dan pengaturan tentang isian data yang dibutuhkan di dalam setiap Kode rekening. Kode rekening digunakan untuk mengelompokan transaksi keuangan sesuai dengan perkiraan yang ada pada Laporan Keuangan. Pada tahap awal sistem SAP digunakan semua Master Data Kode Rekening sudah disiapkan, namun tidak tertutup kemungkinan akan adanya perubahan. Perubahan terhadap Master Data Kode Rekening mencakup proses untuk: Membuat Kode Rekening baru dan melakukan perubahan data Kode Rekening. Pembuatan kode rekening baru disebabkan adanya penambahan ataupun perubahan bisnis proses dimana perubahan bisnis proses tersebut mengharuskan transaksinya tidak bisa dicatat pada kode rekening yang sudah tersedia. Perubahan data kode rekening disebabkan adanya kesalahan atau perbaikan pada data isian kode rekening yang sudah ada pada sistem. Contohnya : melakukan perbaikan nama dari kode rekening akibat kesalahan pengetikan.



4.3 Praktek Master Data 4.3.1 Membuat Kode rekening Kas besar kode rekening kas besar digunakan untuk menampung kas perusahaan yang disimpan pada bank. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → Individual Processing → Centrally (FS00) 1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).

Field G/L Account

Company Code

Value 60#### (## diganti dengan 4 angka terakhir NPM) 1000

2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut Field Type Description Account Group Balance Sheet Account Short Text G/L Account Long text Group Account Number

Value Liquid Funds Account Pilih Kas Besar Kas Besar ### (ganti dengan NPM) 110100



3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut Field Control data Account Currency Only Balances in local crcy Line item display Sort Key

Value EUR Pilih Pilih 001 (posting date)



4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut Field Create Bank/Interest Field Status Group Planning level Relevant to cash flow Commitment item House bank Account ID Interest Indicator Interest calc.frequency

Value G005 F0 Pilih Liquid funds 1000 1000 02 12



5. Save 4.3.2

Membuat kode Rekening kas kecil

Kode rekening kas kecil digunakan untuk menampung kas yang ada disimpan pada kasir perusahaan. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → Individual Processing → Centrally (FS00) 1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).

Field G/L Account

Company Code




2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut Field Type Description Account Group Balance Sheet Account Short Text G/L Account Long text Group Account Number

Value Liquid Funds Account Pilih Kas Kecil Kas Kecil ### (ganti dengan NPM) 110100

3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut Field Control data

Value



Account Currency Only Balances in local crcy Line item display Sort Key

EUR Pilih Pilih 003 (Document date)

4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save Field Create Bank/Interest Field Status Group Planning level Relevant to cash flow Commitment item

Value G001 (general) F0 (posting to bank account) Pilih 3000 (Liquid funds)



4.3.3 Membuat kode rekening untuk menampung pengeluaran alat tulis menulis kantor Kode renening alat menulis kantor adalah kode rekening yang digunakan untuk menampung setiap biaya pengaluaran untuk pembelian alat menulis kantor. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → Individual Processing → Centrally (FS00) 1. Masukkan data berikut, lalu pilih icon creata (gambar kertas).

Field G/L Account

Company Code




2. Pada Tab Type Description masukkan data berikut Field Type Description Account Group P/L statement acct P/L statement acct Short Text G/L Account Long text Group Account Number

Value General G/L Accounts Pilih X Alat Tulis Menulis Alat tulis menulis ### (ganti dengan NPM) 312500



3. Pada Tab Control Data, masukkan data berikut Field Control data Account Currency Tax category Posting without tax allowed Line item display Sort Key

Value EUR Pilih Pilih 008 (Cost center)

4. Pada Tab Create Bank/Interest, masukkan data berikut, lalu save Field Create Bank/Interest Field Status Group Commitment item

Value G004 (Cost account) 1216 (expenses)



4.4

Proses Transaksi Akuntansi Sederhana (pengisian kas kecil).

Proses Pengisian dan Pengeluaran Kas Kecil adalah transaksi yang berhubungan dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran Kas Kecil. Proses Pengisian Kas Kecil dilakukan dengan cara mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan untuk pengisian Kas Kecil tersebut. Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil di lakukan ketika pertanggungjawaban atas realisasi biaya terjadi. 4.5 Praktek Transaksi Akuntansi Sederhana 4.5.1 Mentransfer dana dari Kas Besar ke Kas Kecil berdasarkan pengajuan dari kasir untuk pengisian Kas Kecil tersebut 1. Untuk melakukan transfer dana dari rekening kas ke besar ke kas kecil menggunakan transaksi berikut, Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Posting (F-02). Pada G/L Account Posting: Header data, Masukkan data berikut



Field Doc Date Posting date Reference Doc Header Text PstKy Account

Value Tanggal hari ini Tanggal hari ini NPM Pengisian Kas kecil #### (4 No. Terakhir NPM) 40 11##### (Kas Kecil)

1. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Amount Next Line Item PstKy Account

Value 1000 50 10##### (Kas Besar)



2. Pada Enter G/L Account Document: Add G/L account item, item 2, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Amount

Value *



3. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.



4. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).

4.5.2

Melihat dokumen dokumen jurnal yang sudah di posting

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display (FB03) 1. Masukkan data beriku: Field Document number Company code Fiscal Year

Value Nomor dokumen dari latihan sebelumnya 1000 2012



2. Bila tidak ada lakukan pencarian. Misal melakukan pencarian berdasarkan reference number (NPM).

3. Maka akan ditampilkan document list.

4. Kllik maka akan ditampilkan jurnal yang sudah di posting



4.5.3

Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N) 1. Masukkan data berikut, lalu execute Field GL Account Company code Normal Items

Value 11##### (Kas kecil) 1000 Pilih



2. Maka akan ditampilkan line item pada GL Account tersebut seperti berikut:

4.6 Proses Realisasi Penggunaan Kas Kecil Proses realisasi kas kecil adalah proses penggunaan kas kecil untuk pengeluaran biaya sehari-hari yang tidak terlalu besar, misalnya untuk pembelia alat tulis menulis. Atau bisa juga untuk keperluan lain seperti pembayaran kepada vendor. 4.7

Praktek

4.7.1

Mencatat Transaksi Pengeluaran dari kas kecil ke park document.

Mencatat transaksi ke Park document dilakukan ketika transaksi memerlukan pemeriksaaan lebih lanjut sebelum posting ke buku besar. Misal dikeluarkan sejumlah uang dari kas kecil untuk pembelian sejumlah alat tulis. Transaksi tersebut disimpan sebagai park document untuk nanti di posting setelah di periksa oleh pejabat terkait. 1. Membuat park document pengeluaran kas kecil untuk membeli peralatan alat tulis. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Document Posting (F-65) Field Doc Date Posting date Reference Doc Header Text PstKy Account

Value Tanggal hari ini Tanggal hari ini NPM Pembelian alat tulis 40 71##### (Alat Tulis Menulis)



1. Pada Park Document: Enter G/L Account item, item 1, Masukkan data berikut, lalu enter.

Field Amount Next Line Item PstKy Account

Value 50 50 11##### (Kas Kecil)



1. Pada Park Document Enter G/L Account Item, item 2, Masukkan nilai berikut, lalu enter.

Field Amount

Value *



5. Display document overview (gambar gunung), untuk melihat jurnal transaksinya sebelum di posting, sesudah itu save.



6. Akan menghasilkan nomor dokumen baru (catat nomor dokumen ini).

4.7.2 Melihat document jurnal yang sudah diparking (FBV3) 1. Untuk melihat document jurnal yang sudah diparking menggunkan

transaksi, lalu masukkan nilai berikut: Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Parked Document → Display (FBV3)

2. Kalau nomor dokumen parked document tidak ada, bisa dlakukan

pencarian dengan menggunakan menu document list. Misal, akan melakukan pencarian berdasarkan NPM (reference) dan user (Entered By).



3. Klik dua kali document number untuk menampilkan dokumen.



4.7.3

Melihat dokumen jurnal yang sudah di posting.

Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document → Display (FB03) 1. Untuk melihat dokumenjurnal yang suda di posting masukkan kemballi nomor parking document lalu enter.

2. Maka document ditampilkan dengan keterangan pada status bar bahwa document ### has initialy been parked. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 136 -


4.7.4

Melihat GL Account line item atas document jurnal yang sudah di posting (FBL3N)

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). Lalu run.



2. Akan ditampilkan line item pada rekening kas kecil. Terlihat bahwa dokumen di atas belum di posting ke dalam rekening kas kecil karena masih dalam kondisi di parked document.

4.7.5

Posting parking document.

1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 138 -


menyetujui untuk melakukan transaksi , sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50).

2. Masukkan nomor parked document yang akan diposting.

3. Maka ditampilkan parked document tersebut. Untuk melakukan post kepada buku besar, pilih menu document -> post.



4. Karena kode rekening biaya alat menulis kantor revelan terhadap pajak, maka harus dimasukkan kode pajaknya.

5. Masukkan kode pajaknya misalnya 0I (Input tax 0%), lalu enter



6. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen tersebut sudah di posting.

7. Tampilkan kembali parked document tersebut. Dari menu pilih display.



Maka ditampilkan dokumen tersebut dengan keterangan “Document is an accounting document (not a prelimenary one).”

4.7.6

Menampilkan GL account line item (FBL3N).

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).



1. Karena parked document sudah di posting maka sekarang ditampilkan pada line item gl account 11#### (kas kecil).

4.8 Proses pemeliharaan Dokumen Jurnal yang sudah dibukukan Sistem SAP memiliki fasilitas pemeliharaan atau perbaikan atas transaksi yang sudah dibukukan. Fasilitas tersebut adalah:



1. Delete document, merupakan fasilitas membatalkan pembukuan dengan membalik jurnal yang sudah terbentuk Pembatalan dokumen yang sudah diposting dilakukan antara lain dikarenakan : - terjadi kesalahan nilai/amount jurnal. - terjadi kesalahan kode rekening. Jika kesalahan hanya terjadi pada text atau keterangan yang bersifat informasi, perbaikan hanya cukup dengan melakukan proses change line item yaitu proses merubah isian data text pada item jurnal yang sudah dibukukan. Jika terjadi kesalahan posting untuk beberapa document dan harus melakukan pembatalan atas semua dokumen secara bersamaan dapat menggunakan fasilitas Mass Reversal Document. 2. Clearing document, merupakan fasilitas untuk mengelompokan dua atau lebih item jurnal atau dokumen akuntansi yang status pengaturan kode rekeningnya bersifat open item masuk ke dalam kelompok clear item. Proses Clearing document dilakukan karena item jurnal tersebut sudah menemukan lawan atau penyelesaiannya. Proses Clearing document ini akan menghasilkan dengan terbentuknya clearing document tanpa membentuk jurnal baru. Proses clearing ini hanya dapat dilakukan pada kode rekening yang pengaturan awalnya merupakan kode rekening yang bersifat Open Item Management. Status dari Open Item ini fungsinya adalah bahwa control terhadap transaksi yang timbul pada kode rekening tersebut akan di maintain. Beberapa contoh kode rekening yang pengaturannya harus bersifat Open item Management adalah kode rekening Money in Transit , Biaya yang masih harus dibayar dsb. 3. Reset clear document, merupakan fasilitas mengembalikan item jurnal yang sudah dilakukan proses clear item kembali ke kelompok open item. Proses ini berarti memutuskan kembali hubungan item jurnal dengan item jurnal sebagai lawan atau penyelesaiannya. 4. Change line item, merupakan proses mengubah beberapa isian data pada jurnal yang sudah dibukukan. Tidak semua isisan data yang dapat diubah. Perubahan hanya dapat dilakukan pada isian yang bersifat text informasi saja. 4.9 Praktek Pemeliharaan Dokumen Akuntansi 4.9.1 Melakukan Reversal untuk dokumen jurnal yang telah terbentuk 1. Misalnya terjadi kesalahan jumlah pengeluaran untuk alat tulis menulis yang sudah diposting yang seharusnya adalah 100 EUR tertulis 50 EUR. Untuk itu akan dilakukan reverse document untuk membalikkan dokumen dan kemudian melakukan posting lagi. Accounting → Financial Accounting → Document → Reverse → Indiviual Reversal (FB08) 2. Masukkan data-data dokumen yang akan di-reverse



Field Doc Date Document Number

Company code Fiscal Year Reversal reason

Value Tanggal hari ini Nomor dokumen yang akan di-reverse (nomor dokumen dari latihan terakhir) 1000 2013 03

3. Pilih display document before reversal

4. Maka ditampilkan dokumen yang akan di-reverse. Pilih back, lalu post.



5. Maka akan ditampilkan keterangan bahwa dokumen sudah di-posting.

4.9.2

Menampilkan GL account line item.

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N).

2. Terlihat ada dokumen baru Document/reversal document).

dengan

type

AB


(Accounting


3. Untuk menampilkan reverse document tersebut, Klik Document no dengan type AB.

4. Pilih display document header (gambar topi).

5. Maka akan ditampilkan header document. Terlihat bahwa document tersebut merupakan reversal doc. Untuk document number dari latihan sebelumnya. Document pada latihan sebelumnya sudah di reversal © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 147 -


dengan document type AB pada latihan ini sehingga jumlah pada akun kas kecil kembali ke awal yaitu sebesar 1000 EUR.

4.9.3

Mencatat kembali transaksi pengeluaran untuk alat tulis

1. Untuk melalakukan koreksi lakukan re-posting untuk pembelian alat tulis dengan jumlah 100 EUR. Pada contoh transaksi ini transaksi kita berlatih menggunakan transaksi FB50 lalu kemudian di parking sebelum nanti disetujui oleh manajer. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document (FB50). Masukkan data berikut lalu enter. Field Doc Date Posting date Reference Doc Header Text Item 1 G/L Account D/C Amount Tax Code Item 2 G/L Account D/C Amount

Value Tanggal hari ini Tanggal hari ini NPM Pembelian alat tulis #### (4 No. Terakhir NPM) 71##### (Alat Tulis Menulis) Debit 100 0I (0% input tax) 11##### (kas kecil) Credit 100



2. Sebelum di posting lalukan simulate untuk melihat dokumen yang akan di posting.

3. Lakukan transaski parking document dengan memilih menu park. Maka akan ditampilkan pesan bahwa dokumen sudah di parking.

4. Sesudah di parked maka document tersebut misalnya akan dilihat oleh manajer/supervisor. Ketika sudah dinilai sesuai maka akan di posting. Sekarang lakukan posting dengan menggunakan transaksi FB50. Dari menu document -> display.



5. Maka akan ditampilkan dokumen yang di parking. Pada status bar muncul keterangan bahwa “document 100000#### has initially been parked”.

4.9.4

Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document.

1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih normal item dan parked item. Lalu run.



2. Ditampilkan semua dokumen termasuk parked document. Terlihat bahwa parked document sebesar 100 EUR belum di posting ke dalam buku besar kas kecil.

4.9.5

Melakukan posting parked document (FV50)

1. Misal bagian yang berwenang (manajer/supervisor) sudah melihat parking document untuk pembelian alat tulis tersebut dan sudah menyetujui untuk melakukan transaksi, sehingga dilakukan posting oleh manajer. SAP Easy Access→ Accounting → Financial Accounting→ AccountsReceivable → Document → Parked Documents → Post/Delete: Single Screen Transaction (FV50). Dari menu -> select parked document.



2. Masukkan data company code, doc. Number (dari latihan sebelumnya), dan fiscal year, seperti berikut.

3. Maka ditampikan parked document.

4. Dari application toolbar, Pilih post.



5. Maka parked document tersebut akan di posting ke dalam buku besar.

4.9.6 Menampilkan GL account line item (FBL3N). pada type pilih parked document. 1. Ulangi langkah sebelumnya untuk menampilkan GL Account line item yang sudah diposting. Masukkan kode rekening kas kecil. Lalu run. Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Changes Line Items (FBL3N). pada type pilih Normal items dan Parked items.

2. Maka akan ditampilkn semua normal dokument dan parked documents. Terlihat bahwa parked document sudah tidak ada dan menjadi normal document karena sudah di posting dalam latihan sebelumnya ke dalam buku besar. © AYR 2013 SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia - 153 -





Disusun Oleh: Ari Yanuar Ridwan SAP University Partnership Program Politeknik Pos Indonesia

Recommend Documents