BAB
II
SISTEH KER.]A
2-L- Sietem kenJa Proses adminietraei Penjualan Air Mineral Botol
Kecll eelarta lnl dilakukan dengan si.etem sebagai berikut : 1. Distribusi yang ditunjuk ,/ dipercaya oleh PT.P. akan mengadakan kontrak kerja sana dengan membuat gurat perjanjian dan dilanJutkan dengan pengieian order pengiriman2. Bagi pelanggan yang telah mengadakan kontrak kerja selalu mendapat potongan eetiap kall terjadi pengiriman barang, dan potongan tersebut setlap jenis barang berbeda-beda. Rumus
yang dlgunakan sebagai berikut
:
Y=X/(X+isi) Keterangan
:
y = jumlah bonus perJenls barang getiap kafi entry
iei = iel dalam eatu box X = Jumlah bonug dalam satu box Hrgb=Y*QxHxA Keterangan
:
Hngb = beear potongan per barang
Jika kena PPN 6
f, = 10CI,/110 Jlha kena PPn dan Bm fi = LOAILZA H = harga satuan Irer bCIx Q = quantlty (banyahnya barang) 3. Untuh eetlap hall Fengl?lman bareng ahan dleer.tal nota penglrlnan eebagal tande" buktl penaglhan eelanJutnVfl, dan dlnota penglrlnan tereebut tereanturn ldentltae pelarrgghrr, antara laln Eebagai trerlhut : - Narna Dletrlbutc'r. - A1amat Dletrlbutor - Pengambllan I Jenle barang - Tanda tangan penenlma 4. Setelah beberaFa harl pengtrlman plhak Dletrlbuei yang menglrlankan eurat, permlntaan taglhan rneneantr:urkan Nota Penglrlman nana eaJa yallE harue di gabung dalam eatu Inrrttanel ltu. 5. Nota Fenglrlman yarrg telah punya nomor hr*ltanel akan dlbuathan faktur FaJak perkrltanel dengan rumue eebagal berlhut : HJ = lnt (Inpan x H5) keterangan kwan
:
= Jumlah penJualan
HS = hanga eatuarr HJ = harga Jual ST:5T+HJ
I DPP=FT-pot PPn Bm = L$$/LZA x. hthne
PPn : 100,/110 Blla ,5T :.= 1. OO0.000 Ya : rnat = I.OOO tdh:mat= SOtl Jyhd = int (DPP + PPn + Keterangan
PPn Bm
+ Mat)
:
ST - jumlah harga jual Pot = potongan harga DPP = Dasar pengenaan Pajak
Bm = Barang Mewah Mat = Blaya materai Jyhd = Jumlah yang harue dibayar 6. Pada setiap akhir bufan akan dibuatkan laporan
pertanggal perJenis barang. 7.
proges perhitungan seleeai maka dibuatkan rekapltulasi penJualan untuk tiap jenis Setelah
barang. 8.
Kwitansi yang tercetak akan ditagihkan ke eustomer ,/ Dietributor oleh Collector. Bila dalam beberapa Kwitansi setiap cugtomer tidak dapat dltaeihkan atau dengan kata lain customer penagihannya maka collector eulit memberi informaei kepada Pengirim (Distribuei) untuk tidak dlkirln lagi, bila eugtomer tereebut minta dikirin.
I 2.2. Slstern Flow Sistem Informaei PenJualan Air Mineral Botol Kecil pada PT. P di Surabaya dihalaman terlamplr sistem flow digunakan berikutnya : Dalam
Ferencanaan
fiSTfiIII UIUC x3$htflIltIfi tifft0c0s J0
IIffiI$IS
*ffiffifrffi ${ilffi TXISI silthtu$tIfr
t|frsttu8 utr[c f,tflilts$tIfr rwDofid
of,d'Htul
I
oild'H0l
utst
ff001
xtilils$tIfr THNDfid
ffiqTWry
ll0TJ l.$ISf;S
11
2.3. DISKRIPSI F'ILE Mengelola Sietem lnformasi PenJualan Air Mineral Botol Kecil PT, "P" di Surabaya dibutuhkan 12 flIe yaltu : 1. File Data pelanggan Dengan Index : KDLGNI.IDX
KDLGN2.IDX
KDLGNS.IDX
KDLGN4-IDX
KDIGNS.
IDX
KDLGNT.IDX 2.
( KDLGN . DBF )
KDLGNS. IDX
KDLGN6.IDX
File Data traneaksi Dengan lndex : KTRSI-IDX
KTRSz. IDX
KTRS3. IDX
KTRS4. IDX
KTRS5. lDX
KTRS6. IDX
KTRS?. IDX
KTRS8. IDX
( KTRS. DBF )
KTRSg. IDX
3-
4.
5.
6.
7.
8.
File Data kolehtor Dengan Index : KLOLEKI.IDX File Data galesman Dengan Index : SALESI.IDX Ftle Data wilayah Dengan Index : WILAYAHI-IDX Ftle Data Barang Dengan Index : STOCKI.IDX File Dode pelanggan Dengan Index : KNORELI.-IDX File Kwitansi Dengan Index : KKWTI.IDX
(
KIOLEK. DBF )
(
SALES. DBF )
(WILAYAH . DBF )
( STOCK. DBF )
STOCKz. IDX ( KNOREL. DBF')
( KKWT . DBF )
KKWTz. IDX
L7,
IDX KKWT5. IDX g. File Pelunaean hvEltarrei Derrgan Inriex : KBAYARI. IDX KBAYARS. IDX KBAYAES. IDX KI{WT3.
KKWT4. IDX KHWT6. ItrH t KBAYAR. DBF}
I{BAYAEZ. IDH KBAYAR4. IDX ITBAYARE. IDX
KBAYAR?. IDX
lt:r. Flle lr.r-irrtt'ol trarreaitel Derrgarr Irrrle:+ : KliOTF.ANl. IDH 11. Flle Fr-rtr-.rngan l:Qrrue Derrgarr Irrrfen : HTABELI. InH L2. FlIe Data kr:de hota Derrgan lrrrle:r : lil{OTAl. If,tH
{ If,}iOTRAN.
DBF}
i HTABEL. ttBF)
{KKOTA.DBF}
KlltlTAE. IDX
13
Z.
3.
1
. FIIE
DATA PET,ANT'-GAN f KDLGN . DBF 1 .
FlIe KDiTGN.DBF dlgunahan untuh rnerreatat ldentltae pelanggan, Agar pencatat,an tldak terJacll ganda maka eettaF' pelanggan rllber'l rlomgr relael. Cara perrberlan nonor relael adalah eebagal F.rer'lhut : ,funlah nonor relael
eebanyak b dlelt
Karahter pertama dlanbll
rlanl hur.uf awal dat.l rrema pelanggan emr,at dlelt lalnnya adalah nonor urut relael. Penomoran dan pencatatan
ini
menggunakan
program
identitas pelanggan
KEN4.PRG
Struktur file KDLCiN-DBF adalah seperti dibawah ini i Field Field Nama Type Width Keterangan 1 KDCNO Character 5 Kode Pelanggan 2 KDNM Character 35 Nama Pelanggan 3 KDADD1 Character 35 Alamat Pengiriman 4 KDADD? Character 35 Alamat Penagihan 5 KDADDS Charaeter 35 Alamat N P W P 6 KDTELP1 Character 10 Telpon Pengiriman 7 KDTELPZ Character 10 Telpon Penagihan I KDCITY1 Character 2 Kota Pengiriman I KDCITYZ Character 2 Kota Penagihan 10 KDCITY3 Character 2 Kota NPWP 11 KDDRII1 Charaeter 3 Wilayah Pengirim
L4
L7, KDDRHZ Charaeter 3 Wllayah Perraglhan 13 KDNPWP Chanaeter 15 Nc'men N F W P L4 KDBTL Nuneric 6 Sa1do Botol 15 KDKRAT Nunenle 5 Saldo Knat g Tel t{u}al Lansgarran 16 ITDTGLM Date L7 KDTGLD Date B Tsl Dropt 18 KDSNO Character' 3 Kc'de Saleeman 19 KDIDC Charaeter 7 Identltae Pelanggan 2A KDKCTLEK Character 3 Kode Kolektor ?,L KDTERH Ni:nerlc 2 Umur Pelanggan 22 KPIUT Nunerle lO Junrlah plutang *x Total ** ?-44
Z,
-3.2. F'ILE TRANSAKSI
(KTRS.DBF')
File KTRS.DBF berisi data - data transaksi penjualan. Datanya diperoleh dari nota pengiriman yang di entry lewab progpan KENT.PRG dilakukan perkode barang.
Struktur file KTRS.DBF adalah eebagai berikut : Field Field Name Type Width Keterangan 1 KTNOTA Character 7 Nomer Nota 2 KTKIRIM Date I Tanggal Kirim 3 KTCNO Charecter 5 Kode Pelanggan 4 KTBNO Character 4 Kode Barang
15
5
KTJMIl
Hr:ner1e
6
Jurrlah Barang
6
KTJHTU
Nurrerlc
$
Junlah Barang
7
KTKWIT
Ctraraeter
7
Noner Kwltanel
I
KTHRG
Nr:sprlc
g
HarBa Barang
g
KTHRGB
Nurrerlc
g
Harga Bonue
10
mTGf-,K
Date
B
TgI Cetak
11
KTTUNAS
Charaeter
1
Tancla Pelunaean
12
KTPPN
Cha:racter
I
Tanda Kena
13
KTRETl
Numerlc
s
Fengemballan BtI
L4
KTRET?
Nr.urrerlc
r,
Pengernballan
**.Tota1 *t
Kwt
PPN
krt
B1
?.3.3. Struhtur FILE
KOLEKTOR (KLOLEK.DBF)
lnl merupakan flle yang t-rerlel mengenal data-clata Kolektor (Juru taelh). Flle lnl pelaheanaan entrynya dengan progrann KEN3.PRG. adalah nemudahkan TuJuan darlpada flle lnl pembaglan wllayah Fenaglhan Felanggan. FlIe
Adapun
KLOLEK.DBF
Struktur flIe KIOTEK.DBF aclalah aebagal
be:r,tkut
:
Field Field Name Type Wtdth Keterangan 3 Kode Kolektor 1 KLKNO Character Character 30 Nama Kolektor 2 KLNM
16
3 4 5
KLADD
Character
30
AImt Kolektor
KLCITY
Char.acter
2
Kota Kolektor
KLDRH
Character
3
WIy. Kc'lektsr
xxTotal*.*.
7,.3 4. F'II,E
6B
HASTER SALE,SHAN {5ALE.B.DBF'}
F'1le 6AI,E6.DBF ln1 merupahan flle yang berlel
data-data ldentitae ealeeman- FlIe lnl pelakeanaan errtrynya nrelalul prsgran IiEN?.FFG.
Struhtur ,5ALES.DBF adalah eebagal berlhut : Wldth Heterarrg Flekl Flelrl Narne Type 3 Kode Saleeman Character 1 SLSNO 't SINM 30 Nama ,Saleeman Character 30 Alnt Saleeman 3 SLADD Charaeter 2 Kota Saleeman Charaeter 4 .SLCITY 3 Kocle Daerah 5 ,5IDRH Charaeter **TotaI** 6B
Adapun
?.3.8'. FIIE
DATA WILAYAH (WILAYAH-DBF')
yang Flle WILAYAH.DBF lnl merupakarr flle berlel kode daerah penglrlman dan kode daerah
penaglhan.
Fungsi dari file WILAYAH.DBF untuk memudahkan pihak pengLrim, penagih maupun plhak administraei dalam melakeanakan pekerj aan.
L7
Struktur. flle
WILAYAH.DBF adalah
eebagai berlkut
Fllerf Fle1d Name Type Wldth Keterangan 1 DHI(fiDE Charaeter 3 I{ode Wllayah 2 DHKDKODB Character 1 Kode kendar.aan 3 DHNOTA Humerle 3 Junlah Nota 4 DHBATA.S tlurrerle 3 Batae Hota **Total**
10
2.3 6. FILE TABEL BARANG (STOCK.DBF'} Flle STOCK.DBF dlgunakan untuk rrenylmparr etoek krararrE yang nellputl fleld-flelrl kr-rrfe barang" nama barang, hanga barang dan keterangan FaJak, flle lnl eelalu dlbutuhkan eetlatr ada traneahei bararrg.
Str.uktur file
STOCK.DBF
adalah sebagai berikut
Fleld Fleld Name Type Wltdh Character 4 1 STBNO 2 STBNM Character 30 3 STBUKR Character 10 4 STBHRG Numerie I 5 STPPN Character 1 6 STBM Character 1 7 STISI Charaeter 2 **Total*x 57
:
Keterangan Kode Barang Nama Barang
Ukuran Brg Harga Brg PPN Bm
ISI per
box
18
2.3.7 . F'ILE
KNOREL.DBF'
yang File KNOREL.DBF ini merupakan file digunakan untuk menyimpan kode pelanggan paling akhir darl- maaing-maaing huruf, mulai dari huruf A gampai huruf Z.
Struktur file KNOREI,-DBF adalah sebagai benikut Width Fte1d Fteld Name Type Character 7 1 KNOCNO
=
**Tot,a1:F{<
2.3.A. F'ILE KWI?ANSI (KKWT.DBF') File KKWT.DBF ini merupakan file yang beriei data yang beragal dari total perkwitanei yang ada di file
KTRS.DBF.
Struktur File KKWT.DBF adalah eebagai berikut i Width Keterangan Fleld Fteld Name Type 7 Nomer Kwitanei 1 KKWNO Character 2 KKWTGL Date B Tanggal Kwitansi 3 KKCNO Character 5 Kode Pelanggan 4 KKJML Numeric 11 Junlah barang 5 KOLEK Character 3 Kode Kolektor 6 KKREF Chanacter 6 Junlah referensi 7 KKLNS Charaeter 1 Tanda Pelunasan I KKNOFAK Character I Faktur Pajak I KKTGLFAK Date I Tet Faktur Pajak
19
10 11 L2. 13
KKJHLFAK
Nunet-lc
KKNPbIP
Charaeter-
KT.POT
Numer.le
KKBrr
Nr.merle
**Tota1**
2.3.9. File
11 Jurrlahkena paJak I rronor NFWF 10 ,]urnlah Fotongan 10 Jum1ah hena Bm 8g
PELUNASAN (KRAYAR-DRF )
Fl}e KBAYAR.DBF lnl rierrupakart flle yans herlel data - data pelunaean traneakel pelanggan, total pelunaean yffrg dLlakuhan pelanggan lnl Earn& dengan ya:rs dda dl flle
KK$IT.DBF.
Strukture flle IBAYAR.DBF adalatr eetragal berlkut : Flelcl Fleld Nane Type Wldth Keterangan 1 I{BI(WNO Character 7 nomor kr*ltanel
?, KBKODE Charaeter' 3 KBBAYAA Charaeten
4 5 6 7 8 g 10 11
KBBTJKTI
Charar-:ter
1 kode pembayaran 11 Kode bayar 15 Tarrrfa Felunaean
KBTGLBY
Charaeter 30 keterangan Date B Tel Jatuh tenpo Date B Tgl hayar:
KBKOTEK
Charaeter
KBREF
Character
KBTGL
Date
KBCNO
Charaeter
KBKET
KBTGLJT
**Total**.
3 kode kolehtor 6 tanda referenel B TGL bayan 7 kode pelanggan to4
20
2 . 3. 10
- F'ILE Kontr.o1 Traneakel ( KKOTRAN . DBF ) FlIe KKOTRAN.DBF lnl nerupakan flle yans dtgunakan untuk nenylmpan nomor terAkhfu Kwltanel. Str.uktur Flle
KKOTRAN.DBF
aclalah eebagal-
berlkut
:
Fleld Fleld Nane Type Wldth Keterangan 1 NOKKW CHARACTER 7 Nomer. Kwltanel 2 NOFAK CHARACTER B Noner Fah.PaJak 3 PSW CHARACTER 10 Paesword #*TotaI**
22,
2.3.11. F'IIE Tabel Bonue f KTABEL-DBF') Flle KTABEL.DBF. lnl nerupahan flIe yarrg dlgunakan untuh nenentukan Jumlah bonue eetlap ada traneakel pelanggan. Struktur Flle KTABEL.DBF adalah eebagal berlkut : Fleld Field Naxre Type Width Keterangan 1 KTBKODE Nurrerle E l(ode pelanggan 2 BB0BO Numerlc Z, Z5:{t mL/24 3 BBOBI Nunenle 3, EZts mLl4B Bm 4 BBOBZ Numeric 2 36O mL/24 5 BBO83 Nemerlc Z 5(sQ mLl'e4
2L
6 7 8 g
BBOB4 BB{IBS BBfJBB BBOB9 10 BBO9O 11 BB0gl LZ BBO9? 13 BBO9B L4 BBO94 15 BBOgb **.Tc,tal**.
?.3.L?,. F'IIE KODE
Nenerle Nemerlc Hemerle Nemerlc Nemerle Nemerle Nemerlc Nemerlc Nemenlc Nemerle
Z Z Z 2 Z E 2 ?, ?, Z
IOOO nL/LZ 15OCr l,rl.L/LZ
U0O0 lr.LILZ
22A mL/48
375 mLl24 &a rr1,r34
Bilr
1CI00
mllft
But
1SOO
n1,r1? Bn
EOOO
ml./l?
Bm
3,6A
mL/24
Bm
SOO
33
KOTA f KKOTA.DBF'}
Flle KKOTA.DBF lnl nerupakan flle yans ber1el kocle kota lrenglrlman, Irenaglhan" ealegman, kolektor. Struktur file KKOTA.DBF adalah gebagai berikut Filed Field Nasle Type Width Keterangan 1 KTKODE Ctraraeter 2 Kode Kota 2 KTCITY Character 15 nama kota x*Tota1i<:k L7
:
22
-I.4.
PENJEI,ASAN sIsTEM F'LOW.
Untuk
ini maka ada beberapa Langkah-langkah yang harus dilakukan. Adapun langkah langkah tersebut seperti tersusun dibawah ini : menJaLankan sistem
Daerah yaitu untuk mengisi file DAERAH.DBF, file ini digunakan untuh menglsi kode daerah di file KDLGN.DBF" SALES.DBF maupun di file KLOI,EK.DBF,
Entry
Entry Salesman yaitu mengisi file SALES.DBF, file ini digunakan untuk mengiei kode saleg yang terdapat pada file KDLGN.DBF Kolektor yaitu untuk rrengisi file KLOLEK.DBF, file ini digunakan untuk mengisi kode kolel
maupun Password
Entry Data Pelanggan yaitu rnengisi file KDLGN.DBF, file ini digunakan untuk menyimpan seluruh data identitas pelanggan.
23
Entry etoek barang yaltu untuk rrenglel fl}e STOCK.DBF, flle lnl dlgunahan untuk nengetahul data k'arang pada wahtu entny tnaneakei yang dllahuhan oleh pelanggarr. Setelah flIe-flle tereebut terlel eelanJutnya eleten lnl eudah elap untuk traneakei yang dllakuhan oleh pelanggarr. Untuh memperJelae uralan eleten lnl,
maha
rnenerlma
eelanJut-
nye penulie rnenguralhan terJadlnya t:raneakel oleh Eeorang pelanggan, yang cllurlealkan eebagai berlkut : - Tanggal Penglrlman : (IULA|B7 * Nota Pengirirran : O0OOOO Kode Felanggan : R0001 hode dldapat dar"l haell entr.y data Felanggan
- Narra Pelanggan : ReJekl, UD. : Imam bonJol 1O1 BoJonegoro - Alamat - Traneakel-traneahel: PVC ZZQ mL 6 box FVC 5OO ml 4 box PVC ZOOO nI 3 box Berclaearkan data tereebut dlatae maka operator
clalam melakukan tugaenya akan mengamtrll langkahlangkah eebagal berlkut
:
24
Entry traneakel kredlt ke f1}e KTRS,DBF entrynya dengan menu entry Tr:aneakel PenJualan Bc-rtol PVC. Hae1l entrynya dl eetak eef;agal lapsran rekaF FenJuaIan
Entry transakei penjualan, pada waktu entry data jumlah operator tinggal memasukkan berapa pengambilan Felanggan perkode barang dan komputer akan menghitung berapa potongan barang untuk peLanggan tersebut.
Entry transaksi penjualan seperti diatas akan dllakukan setiap hari, akan tetapi untuk pembuatan kwitanei akan dilakukan setelah ada permintaan dari administrasi penjualan kemasan botol kecilPencetakan kwitansi ini akan dilakukan perpelanggan
dan setiap pelanggan mempunyai banyak transaksi yang akan dijadikan menjadi beberapa kwitansi yang sesuai petunjuk dari bagian administraei. Dari
proses
kwitansi, akan menghasilakan eatu file, yaitu file KKWIT.DBF. File ini digunakan untuk menyimpan jumlah dari perkwitansi.
-
pencetakan
Pada waktu proaes linsitansi maka
ada beberapa file
25
laln yaltu : yans herlel clat,a 1. Flle KTfi5.DBF, flIe lnl traneakel penJualan. 7.. FtIe KDI,GN.DBF, flle yarlg benlel data ldentltae
yanE berkaltan antara
pelangganr.
3. File
KKWT.DBF,
file
yang penyimpan jumlah dari
perkwltansl.
4. File KKOTRAN.DBF, file ini yang nenyimpan nomor terakhir dari nomor kwitansi. Setelah Fenomoran kwitansi ini maka data-data yang ada dipergunakan untuk membuat laporan.
- Pelunasan yaitu
Entry pelunasan ini akan mengakibatkan beberapa file yang terkait sebagai berlkut : 1, KTRS.DBF, file ini akan diisi pada field tanggal bayar dan pada field lunae akan terisi. 2. KKWT.DBF, pada field ini tanggal bayarnya akan terisi tanggal pelunasan. 3. KBAYAR.DBF" pada file ini akan bertambah satu record dari file KKWT.DBF yang terbayar.
BA8 I I I URA I
AN KERJR
