Děčín IV. DATRON, a.s. Vachkova , Česká Lípa

STUDIE PROVEDITELNOSTI v rámci PROJEKTU „Technologické centrum ORP Děčín – Vnitřní integrace úřadu“

Zadavatel: Statutární město Děčín Mírové náměstí 1175/5 405 38 Děčín IV

Zpracoval: Jaromír Látal DATRON, a.s. Vachkova 3008 470 01, Česká Lípa tel: 487 834 421 fax:487 834 425 E-mail: [email protected]

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.

Strana 1 (celkem 110)

Obsah OBSAH .................................................................................................................................................................. 2 SEZNAM ZKRATEK........................................................................................................................................... 4 1

ÚVOD ............................................................................................................................................................ 6 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2

REKAPITULACE VÝSLEDKŮ STUDIE ................................................................................................. 8 2.1

3

STRATEGIE A CÍLE .................................................................................................................................... 12 INFORMACE O VÝVOJI PROJEKTU A O JEHO SOUČASNÉM STAVU ............................................................... 13 CHARAKTERISTIKA PROJEKTU ................................................................................................................. 14 VARIANTY ŘEŠENÍ ................................................................................................................................... 16 ETAPY PROJEKTU ..................................................................................................................................... 17 NÁVAZNOSTI NA DALŠÍ PROJEKTY A VÝZVY V RÁMCI IOP ....................................................................... 17

ANALÝZA POPTÁVKY A KONCEPCE MARKETINGU: ................................................................. 20 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

5

MANAŽERSKÝ SOUHRN – STRUČNÝ OBSAH, VÝSLEDKY A ZÁVĚRY JEDNOTLIVÝCH KAPITOL ..................... 8

SOUČASNÝ STAV A HISTORIE PROJEKTU: .................................................................................... 12 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

ZÁKLADNÍ INFORMACE K PROJEKTU .......................................................................................................... 6 ÚČEL, PRO KTERÝ JE FEASIBILITY STUDY ZPRACOVÁNA A K JAKÉMU DATU .............................................. 6 IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE PŘEDKLADATELE PROJEKTU, KONTAKTNÍ OSOBY ................................................... 6 INVESTOR .................................................................................................................................................. 7 CÍLOVÉ SKUPINY PROJEKTU ....................................................................................................................... 7

ANALÝZA POPTÁVKY VÝSTUPŮ PROJEKTU............................................................................................... 20 DEFINICE NABÍDKY VÝSTUPŮ PROJEKTU .................................................................................................. 20 NÁVRHOVÁ KONCEPČNÍ STRATEGIE......................................................................................................... 21 MARKETINGOVÁ STRATEGIE .................................................................................................................... 21 MARKETINGOVÝ MIX ............................................................................................................................... 22 KONCEPCE ODBYTU ................................................................................................................................. 25

MATERIÁLOVÉ VSTUPY POTŘEBNÉ K PROJEKTOVÉ ČINNOSTI ........................................... 26 5.1

CHARAKTERISTIKA A POPIS DOSTUPNOSTI HMOTNÝCH DODÁVEK POTŘEBNÝCH K PROVOZOVÁNÍ SLUŽEB 26 5.2 NÁVRH ZÁKLADNÍCH POŽADAVKŮ, PARAMETRŮ A KRITÉRIÍ VÝZVY VEŘEJNÉ ZAKÁZKY ......................... 26 SW MUSÍ DÁLE POSKYTOVAT: .............................................................................................................................. 28 6

LOKALITA A OKOLÍ .............................................................................................................................. 35 6.1 6.2 6.3

7

UMÍSTĚNÍ PROJEKTU ................................................................................................................................ 35 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ V JEHO OKOLÍ .......................................................................................................... 36 STAV TECHNICKÉ INFRASTRUKTURY ....................................................................................................... 36

TECHNICKÉ ŘEŠENÍ:............................................................................................................................. 38 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

SPECIFIKACE ZADÁNÍ PROJEKTU „VNITŘNÍ INTEGRACE ÚŘADU“ ............................................................. 38 CÍLE PROJEKTU ........................................................................................................................................ 41 VLASTNÍ KONCEPT ŘEŠENÍ ....................................................................................................................... 42 VARIANTNÍ NÁVRHY TECHNICKÉHO ŘEŠENÍ, POROVNÁNÍ VARIANT ......................................................... 60 DOPORUČENÍ A UPŘESNĚNÍ PRO ÚČELY ZADÁVACÍ DOKUMENTACE A REALIZAČNÍ PROJEKTOVÉ DOKUMENTACE .................................................................................................................................................. 66 7.6 PROVOZNÍ ZAJIŠTĚNÍ EGONCENTRA........................................................................................................ 68 8

ORGANIZACE A REŽIJNÍ NÁKLADY................................................................................................. 71 8.1 8.2 8.3 8.4

ORGANIZAČNÍ MODEL INVESTIČNÍ FÁZE .................................................................................................. 71 PROVOZNÍ MODEL .................................................................................................................................... 71 ROLE VŠECH ORGANIZACÍ V PROJEKTU .................................................................................................... 71 ORGANIZACE VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ ......................................................................................................... 71

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


8.5 8.6

PRÁVNÍ OPATŘENÍ NUTNÁ PRO REALIZACI PROJEKTU .............................................................................. 73 POPIS OBSAHU PROVOZNÍCH SMĚRNIC EGONCENTRA A SMLUVNÍCH UJEDNÁNÍ (NÁVRH SLA) PRO JEDNOTLIVÉ PROVOZOVANÉ ČÁSTI / SUBDODAVATELE ...................................................................................... 75

9

LIDSKÉ ZDROJE, VLASTNÍCI A ZAMĚSTNANCI ........................................................................... 78 9.1 9.2 9.3

10

SPECIFIKACE FUNKCÍ A POZIC PROJEKTOVÉHO TÝMU .............................................................................. 78 PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROVOZU ............................................................................................................ 81 POŽADAVKY NA KVALIFIKACI, KOMPETENCE A ODPOVĚDNOSTI .............................................................. 81

REALIZACE PROJEKTU, ČASOVÝ PLÁN ......................................................................................... 84

10.1 SOUHRNNÝ PŘEHLED ČASOVÝCH A NÁKLADOVÝCH CHARAKTERISTIK PROJEKTU ................................... 84 11

FINANČNÍ ANALÝZA PROJEKTU, FINANČNÍ PLÁN ..................................................................... 86

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 12

EKONOMICKÁ ANALÝZA PROJEKTU .............................................................................................. 91

12.1 12.2 12.3 12.4 13

ZAJIŠTĚNÍ DLOUHODOBÉHO MAJETKU ..................................................................................................... 86 ŘÍZENÍ PRACOVNÍHO KAPITÁLU ............................................................................................................... 86 PŘEHLED CELKOVÝCH NÁKLADŮ V INVESTIČNÍ FÁZI ............................................................................... 86 PŘEHLED CELKOVÝCH NÁKLADŮ V PROVOZNÍ FÁZI ................................................................................. 87 PŘÍJMY PROVOZNÍ FÁZE ........................................................................................................................... 88 FINANČNÍ PLÁN INVESTIČNÍ A PROVOZNÍ FÁZE ........................................................................................ 88 PŘEHLED FINANCOVÁNÍ PROJEKTU .......................................................................................................... 88 VÝPOČTY A VYHODNOCENÍ FINANČNÍCH UKAZATELŮ ............................................................................. 88 ZÁVĚRY FINANČNÍ ANALÝZY ................................................................................................................... 90 EKONOMICKÉ VYHODNOCENÍ PROJEKTU .................................................................................................. 91 CITLIVOSTNÍ ANALÝZY ............................................................................................................................ 95 DOPORUČENÍ VYBRANÉ VARIANTY ........................................................................................................ 100 ZÁVĚR EKONOMICKÉHO VYHODNOCENÍ ................................................................................................ 100

ANALÝZA RIZIK .................................................................................................................................... 101

13.1 RIZIKA PROJEKTU V INVESTIČNÍ A V PROVOZNÍ FÁZI A OPATŘENÍ PRO JEJICH ŘEŠENÍ ČI ZMÍRNĚNÍ ........ 101 14

UDRŽITELNOST PROJEKTU .............................................................................................................. 104

14.1 INSTITUCIONÁLNÍ ROVINA ..................................................................................................................... 104 14.2 FINANČNÍ ROVINA.................................................................................................................................. 104 14.3 PROVOZNÍ ROVINA ................................................................................................................................. 105 15

ZÁVĚR ...................................................................................................................................................... 107

15.1 15.2 15.3 15.4

SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ .............................................................................................................................. 107 VYJÁDŘENÍ K REALIZOVATELNOSTI A FINANČNÍ RENTABILITĚ PROJEKTU ............................................. 107 POPIS POSTUPU NAVÁZANÝCH PROJEKTŮ .............................................................................................. 108 ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ......................................................................................................................... 108

ANALÝZA AKTUÁLNÍHO STAVU VNITŘNÍHO CHODU ÚŘADU VE VAZBĚ NA POUŽÍVÁNÍ ICT 109 PŘEHLED VYUŽÍVANÝCH INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ A APLIKACÍ ...................................................................... 109 POPIS PROSTŘEDÍ ............................................................................................................................................. 109 IDENTIFIKACE POTŘEB ..................................................................................................................................... 110

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Seznam zkratek apod. atd. č. ČJ dtto resp. Sb. tj. tzn. vč. zejm.

a podobně a tak dále číslo číslo jednací rovněž, stejně, o řádek výš respektive Sbírka zákonů to jest to znamená včetně zejména

CBA CF CMS ČR DMVS DS DTM EU ESS EZS GB GIS HW ICT IOP IS IDS IP IPS ISDS ISVS ISZR IZS KDS KDR KDU KIVS KU MMR MV MV ČR OPLZZ ORP ROB ROS RPP

Cost Benefit Analysis Cash flow Centrální místo služeb Česká republika Digitální mapa veřejné správy Datový sklad Digitální technická mapa Evropská unie Elektronická spisová služba Elektrická zabezpečovací signalizace Gigabyte Geografický informační systém Hardware Informační a komunikační technologie Integrovaný operační program Informační systém Intrusion Detection System Internet Protocol Intelligent Protection System Informační systém datových schránek Informační systém veřejné správy Informační systém základních registrů Integrovaný záchranný systém Krajská digitální spisovna Krajský digitální repozitář Krajské digitální úložiště Komunikační infrastruktura veřejné správy Krajský úřad Ministerstvo pro místní rozvoj Ministerstvo vnitra Ministerstvo vnitra České republiky Operační program lidské zdroje a zaměstnanost Obec s rozšířenou působností Registr obyvatel Registr osob Registr práv a povinností

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


RUIAN RU ŘO IOP SA SLA SSL, ESPI SW TC TC ORP TC K TC C ÚKM VUI ŽP

Registr územní identifikace, adres a nemovitostí Prostor v slaboproudém rozvaděči typu rack pro fyzickou instalaci zařízení, např. serveru Řídící orgán integračního operačního programu Smart administration Service level agreement Spisová služba Software Technologické centrum Technologické centrum na úrovni ORP Technologické centrum na úrovni kraje Centrální technologické centrum, část CMS zajišťující společné služby pro TC K a TC ORP Účelová katastrální mapa Vnitřní integrace úřadu Životní prostředí

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


1 Úvod 1.1 Základní informace k projektu Studie proveditelnosti zpracovává záměr vnitřní integrace ORP Děčín, která vychází z konstrukce eGovernmentu spolufinancované z fondů EU, specificky z výzvy číslo 6 - IOP Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích, se zaměřením na vnitřní integraci úřadu.

1.2 Účel, pro který je Feasibility study zpracována a k jakému datu

Dokumentace č. 06

je

zpracována

za

účelem

žádosti

o

finanční

podporu

v

rámci

výzvy

IOP v oblasti podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě - Rozvoj služeb

eGovernmentu v obcích a byla zpracována k datu 30. 4. 2010. Studie analyzuje stav současného systému řízení úřadu a navrhuje jeho úpravy tak, aby bylo dosaženo optimálního fungování úřadu. Účelem vnitřní integrace úřadu je zajištění integrace vnitřních systémů chodu úřadu tak, aby mohl navázat efektivně na konstrukci celého eGovernmentu. Vnitřní integrace úřadu by měla centrálně řešit řízení zdrojů a služeb, pro řádné fungování úřadu, jak vnitřně, tak i směrem k veřejnosti. Samotná studie by měla poukázat na ekonomicky nejvýhodnější variantu, na reálnost či neproveditelnost projektu. Dále pak prokázat udržitelnost projektu během financování z evropských fondů a samozřejmě též po ukončení tohoto financovaní.

1.3 Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby Název organizace:

Statutární město Děčín

Zastoupená:

Ing. Vladislav Raška, primátor

IČ:

00261238

DIČ:

CZ 00261238

Sídlo:

Mírové náměstí 1175/5, Děčín

Telefon:

+420 412593120

E-mail:

[email protected]

Kontaktní osoba:

Ing. Tomáš Kejzlar

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


1.4 Investor

Název organizace:

Statutární město Děčín

Zastoupená:

Ing. Vladislav Raška, primátor

IČ:

00261238

DIČ:

CZ 00261238

Sídlo:

Mírové náměstí 1175/5, Děčín

Telefon:

+420 412593120

E-mail:

[email protected]

Kontaktní osoba:


Zpracovatel Název organizace:

DATRON, a.s.

Zastoupená:

Ing. Vladimír Žižka, předseda představenstva

IČ:

43227520

DIČ:

CZ43227520

Sídlo:

Vachkova 3008, 470 01, Česká Lípa

tel:

487 834 421

fax:

487 834 425

Kontaktní osoba:

Ing. Jaromír Látal, projektový manažer

E-mail:

[email protected]

1.5 Cílové skupiny projektu Cílovými skupinami projektu Technologická centra ORP - Vnitřní integrace úřadu jsou: •

Zaměstnanci Magistrátu města Děčín

•

Občané statutárního města Děčín

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


2 Rekapitulace výsledků studie 2.1 Manažerský souhrn – stručný obsah, výsledky a závěry jednotlivých kapitol Rozsah a obsah studie proveditelnosti odpovídá doporučené osnově, která je součástí souvisejících dokumentů v rámci Výzvy č. 6 Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, „Rozvoj služeb e-Governmentu v obcích “.

Studie proveditelnosti zpracovává záměr budování Vnitřní integrace ORP Děčín, vybudování portálu úředníka, zavedení workflow procesů a rozšíření formulářových služeb.

Úvodní část studie je zaměřena na účel, pro který je studie vypracována. Dále popisuje cílové skupiny projektu a identifikuje také předkladatele a garanta projektového záměru Vnitřní integrace úřadu. Studie proveditelnosti je zpracována, aby: -

popsala záměr vybudování Vnitřní integrace úřadu ORP s ohledem na stávající stav problematiky e-Governmentu v ORP a jeho správním obvodu a jeho dalšího rozvoje, pořízení elektronické spisové služby ORP a řešení spisové služby obcí ve správním obvodu ORP

-

prokázala, že pro samotný projekt byla vybrána ekonomicky nejvýhodnější varianta,

-

prokázala udržitelnost projektu a schopnosti jeho financování po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů,

-

prokázala reálnost plánovaného rozpočtu,

-

prokázala opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti.

Současnému stavu, respektive jeho popisu a historii projektu se věnuje kapitola 3 této studie. Součástí této kapitoly je základní charakteristika projektu a jeho dosavadní vývoj. V této části se studie věnuje také vazbě na další projekty a výzvy v rámci Integrovaného operačního programu, ať už na celostátní nebo regionální úrovni.

Projekt je plně v souladu s vyhlášenou výzvou Ministerstva vnitra ČR „Rozvoj služeb e-Governmentu v obcích “(Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní veřejné správě, Oblast podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě.).

Je součástí strategie Vlády ČR a jejich projektů v oblasti zavádění

e-Government v ČR. Projekt je koncipován v souladu s Integrovaným operačním programem a Operačním programem lidské zdroje a zaměstnanost. Tím naplňuje požadavek odstranění územních disparit vývoje informatizace ČR.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Dále byla provedena Analýza aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na používání ICT. Tato analýza je samostatnou přílohou Studie proveditelnosti.

Obsahem studie je návrh a posouzení možného variantního řešení Vnitřní integrace úřadu. Z hlediska ORP jsou k posouzení tři základní varianty řešení Vnitřní integrace úřadu – •

Nulová varianta - zachování stávajícího stavu bez dalších prací v oblasti integrace vnitřního chodu úřadu.

•

Jednoduchá varianta - integrace na bázi formulářového systému.

•

Pokročilá varianta - integrace pomocí portálu úředníka prostředky workflow.

Třetí kapitola studie se zabývá současným stavem a historií celého projektu.

Čtvrtá kapitola se zabývá analýzou poptávky a nabídky vnitřní integrace úřadu. Ta je podkladem pro vytvoření následné marketingové strategie orientované na vydefinované cílové skupiny.

V páté kapitole byl stanovený následující výčet veřejných zakázek

1. Poptávka na Zpracování Projektového záměru, Studie proveditelnosti a podkladů pro podání žádosti o dotaci v rámci Výzvy 06 - části III 2. Výběrové řízení na Provedení vnitřní integrace úřadu

a byla definována kritéria pro jednotlivá výběrová řízení. Zadávací dokumentace výběrových řízení, která už proběhla, budou samostatnou přílohou studie proveditelnosti.

V šesté kapitole je popsána lokalita a okolí.

Sedmá kapitola popisuje technický návrh řešení projektu Vnitřní integrace úřadu. Vnitřní integrace úřadu bude vybudována na stávajícím prostředí provedením integrací aplikací do jednotného prostředí – portál úředníka. Výsledkem vnitřní integrace tak bude vybudování portálu úředníka, jež zajistí přístupy k aplikacím s jednotnou autentizací a autorizací, přístupy k eGon službám, manažerům přístupy k potřebným datům o podřízených atd. Celý systém bude současně na základě definovaných podmínek integrován do stávajícího prostředí.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Technický návrh představuje vlastní koncept a jeho jednotlivé komponenty řešení vnitřní integrace úřadu a provádí vymezení v budoucnu poskytovaných služeb. Na technický koncept navazuje návrh organizačního modelu jak pro fázi výstavby (realizační etapa), tak pro fázi provozu (udržitelnosti) projektu.

Finanční a ekonomická analýza projektu prokázala v porovnání s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu) realizovatelnost a společenskou efektivnost (dle všech spočtených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt).

Celková doporučená investice na krytí projektu je 1 509 000 Kč včetně DPH, předpokládaná celková výše dotace na projekt 1 282 650 Kč včetně DPH.

Udržitelnost projektu je stanovena na 5 let.

Harmonogram projektu je rozdělen do následujících etap: Etapa I - Příprava projektu Zpracování projektového záměru a schválení realizace projektu v orgánech města. Zpracování Studie proveditelnosti včetně potřebných analýz. Zpracování a předložení žádosti o dotaci včetně povinných příloh. Příprava a realizace výběrových řízení na realizaci vnitřní integraci úřadu. Etapa II – Realizace projektu Realizace vnitřní integrace úřadu formou integrace jednotlivých formulářových řešení pro podporu a zrychlení schvalovacích procesů s existujícím informačním systémem úřadu a vytvořením portálu úředníka, který bude sloužit jako prezentační vrstva agregovaných údajů z informačního systému úřadu a formulářového serveru.

To je předpokladem pro to, aby se mohly začít realizovat další projekty služeb eGovernmentu , které jsou na fungující TC vázány.

Analýza rizik zkoumá rizika, která mohou realizaci projektu ohrozit, a předkládá návrhy jejich eliminace. Technicky projekt nevybočuje nijak z běžné řady v oblasti implementace ICT, organizačně také není mimo běžné limity a složitosti. Rizika technická a operační jsou akceptovatelná a lze je ošetřit běžnými smluvními a organizačními instrumenty.

Mezi nejzávažnější rizika v rámci přípravy projektu patří možnost nereálného nastavení cílů, indikátorů, časového harmonogramu či finančního plánu. Rizika ve fázi přípravy projektu se v celé řadě případů v plné míře projeví až při jeho vlastní realizaci. Z tohoto důvodu je zde proto třeba klást důraz

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


především na předcházení vzniku těchto rizik, neboť tato rizika mohou významným způsobem ohrozit naplnění vize a dosažení specifických cílů projektu.

Ve fázi realizace jsou nejpodstatnějšími riziky nezajištění prostředků na případné vyvolané investice či jiné nezpůsobilé náklady podmiňující realizaci projektu, které nebyly předem známy a neplnění cílů či monitorovacích indikátorů v důsledku zpožďování realizace projektu. Předcházení těmto rizikům je zabezpečeno nastavením funkčního systému implementační struktury s jednoznačně vymezenými odpovědnostmi, informačními toky a několikastupňovou kontrolou a koordinací aktivit a pravidelným monitorováním projektu jako celku, které v případě potřeby umožní relativně flexibilní reakci na vzniklý problém a jeho možné následky v projektovém i celkovém měřítku.

Ve fázi udržitelnosti projektu je jako nejvýznamnější riziko chápána nedostatečná poptávka ze strany potenciálních klientů a cílových skupin a nedostatečné využití vybudované infrastruktury v rámci vlastní integrace agend.. Při vzniku daného rizika je třeba se soustředit na možné rozšíření použitelnosti dané infrastruktury či rozšíření poskytovaných služeb v závislosti na aktuálních potřebách uživatelů této infrastruktury při dodržení technických parametrů dané infrastruktury a všech podmínek poskytnuté dotace.

Projekt je součástí rozvoje e-Governmentu v území a patří do Smart administration – vize vlády České republiky, jak uspořádat veřejnou správu. Zjednodušení a zefektivnění vztahu občan/firma – státní správa je logickým cílem této vize. Projekt je důležitý především jako podpora centrálním projektů CMS – KIVS, ISDS a projektům základních registrů. Na základě výše uvedeného v analýze nákladů a přínosů, výsledků finanční analýzy, hodnocení Studie proveditelnosti, s oporou o metodické postupy a politiky IOP konstatujeme, že projekt má smysl, celospolečenský pozitivní vliv, a proto

DOPORUČUJEME

jeho realizaci a poskytnutí podpory z Integrovaného operačního programu 2007 - 2013, kapitoly 2.1.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


3 Současný stav a historie projektu: Projekt plně vychází z výzvy č. 6 - IOP Rozvoj služeb

eGovernmentu v obcích, se zaměřením na

vnitřní integraci úřadu. Snahou projektu je řešit vnitřní integrace úřadu, zejména SW komponent pro zpracování jednotlivých agend, vazby na ekonomiku a správu aktivit obecně, aby takto upravené úřady byly připraveny na zavádění eGovernmentu. Integrace chodu úřadu představuje vyladění základních komponent systému, zejména: •

Systém řízení organizační struktury magistrátu

•

Systém řízení zdrojů

•

Systém řízení služeb

•

Klíčové databáze systému

3.1 Strategie a cíle Strategický rámec projektu technologických center - vnitřní integrace úřadu vychází ze stanovené strategie vlády, Smart Administration (Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby) v období 2007–2013 a Strategie implementace eGovernmentu v území, a to i v návaznosti na tyto dokumenty také ze strategie rozvoje informační technologie v rámci vlastního ORP. Ze strategie Smart Administration se projekt dotýká následujících obecných cílů: •

Zajistit adekvátní využití ICT, vytvořit základní registry veřejné správy tak, aby bylo možné bezpečné sdílení dat orgány veřejné moci a zároveň byl umožněn přístup k údajům vedeným v těchto registrech.

•

Zlepšit vertikální a horizontální komunikaci ve veřejné správě, zajistit podmínky pro spolupráci různých úrovní veřejné správy.

•

Prosazovat eGovernment s důrazem na bezpečný a jednoduchý přístup k veřejným službám prostřednictvím Internetu, elektronizaci procesních úkonů ve veřejné správě, optimalizaci interních procesů veřejné správy s využitím ICT.

Ze strategie eGovernmentu v území se projekt dotýká těchto obecných cílů: •

Zajištění optimálně fungujícího vnitřního systému úřadu

•

Zajištění připravenosti ICT žadatele na součinnost se základními registry

•

Optimalizace nastavení ICT podporující logicky realizované procesy v organizaci

•

Zajištění snížení administrativní zátěže spojené s využíváním ICT

•

Optimalizace správy ICT a zvýšení její efektivnosti

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Ze strategických cílů projektu a cílů samotného ORP Děčín je možno jmenovat: -

Analyzovat stav současného systému řízení úřadu, navrhnout realizační úpravy tak, aby bylo dosaženo cílového stavu-optimální fungování úřadu, řízení změn ve struktuře úřadu, management řízení a spolupráci se základními registry prostřednictvím integračních bodů k eGon službám.

-

Integrovat SW komponenty pro výkon agend a jejich elektronizaci.

-

Zajistit úpravy ICT komponent nebo uceleného řešení tak, aby vytvářeli efektivní podporu procesů probíhajících v rámci působnosti žadatele.

-

Provést optimalizaci rolí jednotlivých uživatelů ICT při zajištění agent vykonávaných žadatelem, včetně řešení bezpečných a transparentních přístupů.

-

Prezentovat poskytované služby prostřednictvím portálu.

3.2 Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu Konstrukce celého eGovernmentu je založena zejména na existenci základních registrů veřejné správy, na posílení technologické a funkční infrastruktury území. Projekt vychází z usnesení vlády – Strategie efektivní veřejné správy a přátelské veřejné služby. Cílem snažení vlády je zvýšení transparentnosti veřejné správy, zvýšení efektivnosti a snížení administrativní zátěže pro občany i instituce.

Implementace e-Governmentu vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. K tomu má sloužit i vnitřní integrace úřadu, která vychází z výzvy č. 6 MV ČR a financované z Integrovaného operačního programu, ze strukturálních fondů EU.

Analýza aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na využívání ICT byla provedena v souladu s Výzvou č. 6 Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích a s požadavky Magistrátu města Děčín tak, aby na jejím základě bylo možno definovat potřeby, jejichž naplnění je cílem projektu. Informační systémy krajů, měst a obcí jsou velmi komplikované svou vnitřní provázaností a komplexností funkcí. Na vnitřní integraci úřadu má zásadní vliv projekt Technologických center, která vycházejí z ideální představy integrace s využitím všech moderních technologií. V projektu je nezbytné tyto technologie uplatnit v maximální možné míře. Magistrát proto předpokládá v maximální míře využití všech technologických možností k vnitřní integraci úřadů.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


3.3 Charakteristika projektu Cíl projektu: Upravit informační a procesní systém územně samosprávného celku tak, aby fungoval efektivně a byl tzv. „eGon ready“. Vnitřní integrace má napomáhat k efektivnímu a rychlému zpracovávání svých agend a potažmo tedy snižovat náklady v procesech a zvyšovat rychlost při zpracování agendy. S efektivitou a kvalitou fungování úřadu uvnitř je provázanost na občana, jeho spokojenost s úřadem.

Projekt v části III. - Vnitřní integrace úřadu obce s rozšířenou působností řeší problematiku "kultivace" vnitřních systémů chodu úřadu, zejména SW komponent pro zpracování jednotlivých agend s vazbou na ekonomiku, které budou po zavedení eGovernmentu ve velkém tlaku na kvalitu a zajištění vazeb vůči Základním registrům, zejména Registru práv a povinností. Cílem projektu je tedy umožnit efektivní pořizování vstupních dat, zvýšit transparentnost výkonu veřejné správy vůči veřejnosti a v důsledku zkvalitnit a zefektivnit vlastní činnost úřadu. Výstupem projektu Vnitřní integrace úřadu je vytvoření portálu úředníka a zavedení inteligentních formulářů včetně workflow procesů.

Projekt především podporuje práci úředníků a zaměstnanců úřadů sjednocením jejich pracovního počítačového prostředí a také postupnou standardizací procesů vykonávaných jednotlivými orgány veřejné moci. Po implementaci projektu lze očekávat přínosy především v efektivitě zpracovávaných agend vyvolaných změnou přístupu k práci formou podpory workflow a integrační platformy, zároveň dojde k naplnění požadovaných propojení s centrálními projekty eGovernmentu (Základní registry, Portál veřejné správy, apod.) univerzálním způsobem, který dovolí jednoduše a efektivně rozšiřovat míru integrace v budoucnu.

Výstup

analýza současného stavu

Vnitřní integrace úřadu

Indikátory dokument analýzy a návrhu realizace úprav podíl registrů místní veřejné správy

autorizace, identifikace

napojených na centrální registry -

a autentizace konkrétního

integrace vnitřních systémů a evidencí

úředníka

na role uživatele v Registru práv a povinností

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


integrace personálního systému s identitním

integrované informační systémy

a autorizačním systémem úřadu integrace IS úřadu na centrální sběrné místo údajů


o veřejné správě podíl regionálních portálů

integrace s Portálem veřejné

integrovaných

správy

s Portálem veřejné správy

IS integrované se základními

podíl registrů místní veřejné správy

registry

napojených na centrální registry

integrace s dalšími centrálními informačními systémy dle


potřeby pořízení, implementace a integrace dalších


informačních systémů

Předpokládané výstupy: - optimalizace rolí jednotlivých uživatelů - informace využitelné v integrovaných aplikacích - integrace SW komponent pro výkon agend a jejich elektronizaci - integrace agend a aplikací na úrovni uživatelské identity do portálu úředníka - přesně definována pravidla pro autorizaci, identifikaci a autentizaci úředníka k agendám - dovybavení potřebnými SW komponentami, nebo upgrade stávajících - prezentace poskytovaných služeb prostřednictvím portálu úředníka - připravenost agend k eGON službám

Objektivně ověřitelné identifikátory: -optimálně fungující vnitřní systém úřadu -zajištěna připravenost na součinnost se základními registry

Indikátory výstupu Indikátory budou zaneseny v systému Benefit7+. Každý projekt musí mít vybrán minimálně jeden indikátor.

Žadatel si při vyplňování žádosti zvolí indikátor, který se týká jeho projektu a doplní

výslednou hodnotu tak, aby odpovídala výši stanovené v Integrovaném operačním programu (popis indikátorů včetně číselného kódu a cílových hodnot je uveden níže). _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn., je nutné naplnit zvolenou cílovou hodnotu. Pokud během realizace projektu nastane situace, že může dojít ke změnám projektu, které mohou ovlivnit výslednou hodnotu indikátoru, postupuje příjemce v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a změnu neprodleně ohlásí zprostředkujícímu subjektu.

* Indikátory oblasti 2.1 a jejich kvantifikace: Tabulka 1 Indikátory výstupu Kód nár. číselníku

Indikátor

Měrná jednotka

Zdroj

150119

Počet úřadů s provedenou integrací ICT

počet

ŘO IOP

Hodnota 2005 0

Indikativ. cíl 2015 – Cíl Konvergence 1

Vysvětlení k popisu vybraných indikátorů: Počet úřadů s provedenou integrací ICT - počet krajských a obecních (ORP) úřadů, u nichž byla provedena úprava vnitřního prostředí ICT pro naplnění nutné vazby na Základní registry, zejména na Registr práv a povinností a vnitřní integrace komponent optimálně do jednoho uceleného informačního celku Zprostředkující subjekt: Ministerstvo vnitra (Odbor strukturálních fondů MV).

3.4 Varianty řešení Pro vlastní řešení Vnitřní integrace úřadu, byly zvažovány tři základní varianty řešení vnitřní integrace úřadu: •

Nulová varianta - zachování stávajícího stavu bez dalších prací v oblasti integrace vnitřního chodu úřadu.

•

Jednoduchá varianta - integrace na bázi formulářového systému.

•

Pokročilá varianta - integrace pomocí portálu úředníka prostředky workflow.

Základní součástí jednoduché i pokročilé varianty je vytvoření portálu úředníka s vazbou na inteligentní formuláře včetně integrace aplikací a agend do tohoto portálu s nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka. Tato část integrace je zcela zásadní nejen pro bezpečnost vnitřního systému úřadu, ale také pro další činnosti ve vazbě na základní registry, a také pro komunikaci s Portálem veřejné správy.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


3.5 Etapy projektu Jako každý projekt, i tento se neliší v základních projektových fázích. Projekt je rozdělen takto:

Etapa I - Příprava projektu Zpracování projektového záměru a schválení realizace projektu v orgánech města. Zpracování Studie proveditelnosti včetně potřebných analýz. Zpracování a předložení žádosti o dotaci včetně povinných příloh. Příprava a realizace výběrových řízení na realizaci vnitřní integraci úřadu. Etapa II – Realizace projektu Realizace vnitřní integrace úřadu formou integrace jednotlivých formulářových řešení pro podporu a zrychlení schvalovacích procesů s existujícím informačním systémem úřadu a vytvořením portálu úředníka, který bude sloužit jako prezentační vrstva agregovaných údajů z informačního systému úřadu a formulářového serveru.

3.6 Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP Uvedený projekt souvisí s níže uvedenými projekty prováděnými v rámci ORP Děčín. Vazba na centrální projekty Správná funkce výstupů projektu je v některých krocích podmíněna existencí centrálních systémových prvků, jako centrální registry, které vytvářejí data pro základní registry, centrální katalog služeb, Czech POINT, centrální formulářový systém atd. Integrace úřadu svým rozsahem přispívá a závisí na rozvoji eGON služeb v obcích.

eGON služby Jak je správně uvedeno v typizovaných projektech, správná funkce vnitřního úřadu umožňuje přístup k eGON službám a ty jsou zajištěny: Úpravou elektronické spisové služby, tak aby komunikovala se systémem datových schránek, evidovala od prvopočátku podanou informaci v elektronické podobě (nejlépe ve formě formuláře) až do doby výstupu informace z úřadu. Centrální formulářový systém by měl umožňovat vytvoření, či modifikaci stávajícího formuláře na ORP a jeho převzetí jako typového do centrální databáze pro potřeby dalších obcí. Registry v globálním pohledu by měly být spolu propojeny a tvořit jeden celek při zachování bezpečnosti dat. Každý uživatel by měl mít přístupová práva do systému na základě rolí v ORP, dle údajů v Registru práv a povinností. Vstupy by měly být evidovány. Při práci v agendách má úředník přístup k informacím nezbytným k vykonávání své funkce na základě přidělené role a z tohoto důvodu je důležité, aby tyto role byly zaneseny do registru Práv a povinností. Při výkonu funkce bude úředník

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


prokazovat oprávněnost své role k výkonu dle Registru práv a povinností, existence úředníka dle údajů Registru obyvatel, existence úřadu dle údajů v Registru osob. Portál veřejné správy, zde úředník jedná fyzicky s občanem a většina ověření je přímá z osobních dokladů. Z tohoto důvodu je nutná komunikace vnitřního systému úřadu s portálem veřejné správy.

Projekty eGovernmentu připravované ORP Děčín spolufinancované z fondů EU-vazby

Výzva IOP č. 02 – Typový projekt – Czech POINT – Kontaktní místo (Upgrade)

Podporované činnosti oblasti podpory: •

vybudování přístupového místa pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy, zřízení kontaktního místa veřejné správy - místního pracoviště k tzv. CzechPOINT. Jedná se o pořízení technického a technologického vybavení místního pracoviště - nákup HW a SW.

Výzva č. 40 Školení v eGON Centru ORP Děčín

Podporované činnosti oblasti podpory: •

zefektivnění řízení lidských zdrojů ve veřejné správě, včetně vzdělávání a odborné přípravy zaměstnanců úřadů veřejné správy, politiků včetně zastupitelů územních samosprávných celků, metodiků a školitelů pro veřejnou správu;

•

aplikace moderních metod zvyšování výkonnosti, kvality a transparentnosti veřejné správy a veřejných služeb včetně zavádění sledování výkonnosti a kvality úřadů veřejné správy a analytické činnosti k identifikaci prostorů pro zlepšení a k návrhům řešení;

•

zkvalitnění systému metodické pomoci v rámci celé veřejné správy, zejména však ve vazbě na územní veřejnou správu a její specifické potřeby;

•

proškolení zaměstnanců veřejné správy související se zprovozněním informačního systému o veřejných službách, službách veřejné správy a dalších aspektech veřejné správy, který bude provozován jako nadstavba stávajících informačních systému veřejné správy.

Z hlediska podporovaných aktivit se jedná o individuální projekty, které mají systémový charakter a jejich uskutečnění představuje klíčovou podmínku pro naplňování strategie „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby“, schválené Usnesením vlády č. 757/2007.

Výzva č.57 Řízení lidských zdrojů v ORP Děčín

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Podporované činnosti oblasti podpory:

•

zefektivnění řízení lidských zdrojů v územní veřejné správě, včetně zavádění metodik v oblasti rozvoje lidských zdrojů a vzdělávání zaměstnanců, volených zastupitelů metodiků a školitelů pro územní veřejnou správu;

•

aplikace moderních metod zvyšování výkonnosti, kvality, efektivity transparentnosti územní veřejné správy a veřejných služeb včetně zavádění sledování výkonnosti úřadů územní veřejné správy a analytické činnosti k identifikaci prostorů pro zlepšení a k návrhům řešení;

•

provádění analýz veřejné správy k navrhování realizace postupů a činností vedoucích ke zvyšování efektivity, kvality a transparentnosti veřejné správy a racionalizace rozdělení kompetencí v rámci orgánů veřejné správy s důrazem na efektivnost;

•

podpora výzkumných aktivit v oblasti veřejné správy včetně podpory aplikace nástrojů zvyšování kvality a efektivity veřejné správy;

•

zkvalitnění systému metodické pomoci v rámci celé veřejné správy, zejména však ve vazbě na územní veřejnou správu a její specifické potřeby v oblasti řízení lidských zdrojů;

•

posilování etických standardů ve veřejné správě;

•

rozšiřování moderních ICT a aplikací eGovernmentu ve veřejné správě.

Z hlediska podporovaných aktivit se jedná o projekty, jejichž uskutečnění představuje klíčovou podmínku pro naplňování strategie „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby“, schválené usnesením vlády č. 757/2007.

V neposlední řadě můžeme také jmenovat další dílčí projekty státní správy, které budou nějakou formou ovlivňovat chod úřadu:

Výzva č. 09 – Metropolitní sít Děčín Výzva č. 09 – Digitalizace archivů, Manažerský informační systém, Centrum ICT služeb

Digitální mapy veřejné správy

Základem DMVS budou existující digitální mapové podklady ČÚZK. DMVS vznikne složením digitálních ortofotomap, existujících digitálních a digitalizovaných katastrálních map, digitálních účelových katastrálních map, které byly a budou vytvořeny v rámci činnosti samosprávy, a digitálních technických map, vytvořených v rámci činnosti samosprávy nebo správců sítí. Všechny datové vrstvy DMVS budou doplněny o metadata. Dalším důležitým zdrojem prostorových dat pro DMVS bude Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN), který obsahuje základní identifikační a lokalizační údaje o územních prvcích, územně evidenčních jednotkách, adresách a nemovitostech. _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


4 Analýza poptávky a koncepce marketingu: Analýza poptávky a koncepce slouží jako podklad pro marketingové strategie, marketingový mix a koncepci odbytu.

4.1 Analýza poptávky výstupů projektu Aby mohla být formulována poptávka po službách v obcích, je třeba znát, kdo bude cílovou skupinou konzumentů služeb. Klíčovými konzumenty služeb Vnitřní integrace úřadu je: -

Magistrát města Děčína

-

Občané správního území ORP Děčín

Poptávka po vnitřní integraci úřadů byla již analyzována v rámci vládní iniciativy eGON center a vlastní analýzou systému řízení vnitřního chodu úřadu. Poptávky jsou dostatečně definovány tím, že došlo k vyhlášení výzev, specificky výzva č.6 Technologická centra ORP. Poptávka je také definována v příručce pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, „Rozvoj služeb e-Governmentu v obcích“, včetně souvisejících příloh a dokumentů.

4.2 Definice nabídky výstupů projektu Nabídka výstupů projektu Vnitřní integrace úřadu obsahuje: •

Úpravu vnitřního prostředí úřadu pro naplnění nutné vazby na Základní registry, zejména na Registr práv a povinností

•

•

Optimalizace rolí jednotlivých uživatelů ICT při zajištění agend vykonávaných žadatelem o

Definice přístupů

o

Modifikace formulářového serveru na základě katalogu rolí

o

Modifikace a rozšíření systému formulářů

o

Příprava workflow procesů

Prezentace poskytovaných služeb prostřednictvím portálu včetně integrace na Portál veřejné správy o

Integrovaný portál úředníka

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


o •

Integrace aplikací do portálu

Synergie s realizovanými či probíhajícími projekty

4.3 Návrhová koncepční strategie Projekt vnitřní integrace úřadu vychází z požadavku integrace jednotlivých agent a vytvoření tzv. portálu úředníka. Nedílnou součástí je i budoucí napojení na základní registry a komunikace s Portálem veřejné správy.

Vzhledem k rozsahu používaných agent na úřadu budou nastaveny pravidla pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka pro uvedené aplikace a agendy. Bude rozšířen systém formulářů s integrovaným systémem workflow postaveným pro řízení worklflow procesů v rámci úřadu. Aplikace a agendy včetně formulářových a workflow systémů budou integrovány do tzv. Portálu úředníka. Úředník bude mít jednotný přístup k aplikacím a agendám, včetně budoucích eGon služeb. Součástí Portálu úředníka bude i přístup k workflow procesům pro řízení vnitřních procesů v rámci úřadu. V rámci těchto workFlow procesů je využívána organizační struktura úřadu a systém uživatelů přímo napojených na současný systém identit (AD) využívaných v prostředí ORP Děčín. Na stejný systém identit bude napojen i formulářový server a Portál úředníka. Takto definovaný systém, jenž integruje jednotlivé agendy a potřebné autorizační, identifikační a autentizační údaje, které jsou centralizovány, lze propojit s portálem úředníka. Tyto údaje je možné rozšířit o informace nutné pro připojení k jednotlivým registrům. Portál úředníka zajistí přístup k informacím a agendám dle přesně definovaných rolí. Systém vzhledem ke svým vlastnostem umožňuje integraci s TC.

4.4 Marketingová strategie Marketingová strategie je metoda, která zaměřuje energii a zdroje organizace k dosažení vytyčeného cíle. Strategie je mnohdy v souladu s obecně definovanou misí organizace. V tomto případě, úřad jako rozpočtová organizace nemá příliš prostoru na manipulaci v oblasti strategie. Úřad ze své podstaty se snaží poskytnout svým občanům kvalitní a dostupné služby. Z tohoto důvodu se úřad snaží strategicky docílit vytyčeného, i integrací svého úřadu podle výzvy č.6, která má nepřímou vazbu na občana a jeho uspokojení.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


4.5 Marketingový mix „Marketingový mix je soubor taktických marketingových nástrojů - výrobkové, cenové, distribuční a komunikační politiky, které firmě umožňují upravit nabídku podle přání zákazníků na cílovém trhu“ (definice dle P.Kotlera a G.Armstronga)

Obsahuje a konkretizuje všechny kroky, které organizace dělá, aby vzbudila poptávku po produktu. Tyto kroky jsou rozděleny do čtyř proměnných:

•

Produkt (služba) - uspokojuje požadavky zákazníka.

•

Cena - hodnota vyjádřená v penězích, za kterou se produkt prodává (služba poskytuje).

•

Místo - jak se bude produkt prodávat (služba nabízet), včetně distribučních cest, jejich

dostupnosti, atd. •

Propagace - jak se spotřebitel (konzument služby) o produktu dozví.

Produktem (službou) je v pojetí ORP sada jasně definovaných služeb pro jasně definovaný zákaznický segment (vnitřní zákazník - tedy úřad x vnější zákazník - tedy např. občan, stát atd.). Vedlejším produktem těchto služeb je produktivita systému, tedy efektivita, úspora času.

Vnitřní integrace úřadu (VIU) Požadavky na základní služby a nástroje projektu Vnitřní integrace úřadu 1. Vazba na personální systém úřadu, aby bylo možno minimálně off-line distribuovat data o pracovnících do VIU. 2. Dynamická organizační struktura – zdrojem současný systém identit AD •

stromová i schematická (obdoba současné),

•

s propojením na personální systém a s přímou vazbou na AD (pozice konkrétního referenta má předefinována přístupová práva k právnímu systému apod.), projektových týmů, s uvedením odpovědností, s pracovními výkazy a informací o

•

úvazku (alokace pracovního času) pro daný projekt, správy pracovních pozic a jejich zařazení v organizační struktuře.

•

3. Centrální správa uživatelských účtů a přístupových práv, které budou navázány na katalog rolí a činností v rámci Portálu úředníka. 4. Do centrální správy bude zahrnuto (řešeno workflow a formulářovým serverem): a. Zastupování – kdo koho, pro jaké aplikace a činnosti zastupuje. b. Evidence absolvovaných školení, certifikátů, objednávání školení a vzdělávání. c. Evidence dovolených, stav čerpání dovolené a pořizování žádanek.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


d. Tvorba a aktualizace telefonního seznamu, včetně verze, určené pro jeho zveřejňování na www stránkách. e. Evidence a avizování preventivních lékařských prohlídek. f. Evidence a správa cestovních příkazů.

Doplňkové služby projektu VIU (výhledově zahrnutelné): a. Elektronické schvalování služebních cest a jiné pracovní nepřítomnosti. b. Nařízení práce přesčas. c. Požadavek na rozpočtovou změnu (opatření schvaluje RM). d. Souhrnný výkaz stavu rozpočtu, např. stavy na účtech. e. Objednávání aut, zasedaček, projektoru a další. f. Vznášení požadavků na HW vybavení, nábytek apod. (požadavky na rozpočet). g. Požadavky na vizitky, mobilní telefon, výdej ze skladu apod. h. Import dat z docházky o momentální přítomnosti. g. Výpisy telefonních hovorů (případně telefonní výpisy). h. Evidence tisků a nákladů na ně. i. atd. O další služby a vazby na okolní systémy, bude možno systém v budoucnu rozšiřovat, dle potřeb úřadu a vývoje legislativy.

Strukturované formuláře Řešení životních situací a řada dokumentů „obíhajících“ po úřadě, bude zjednodušena nasazením strukturovaných formulářů. Jedná se o převedení stávajících formulářů pro občany (např. přihlášení psa, žádost o byt apod.) a pro pracovníky úřadu (cestovní příkaz, dovolenka atd.), do elektronické, strukturované formy. Toto pojetí formulářů umožní kromě klasického vytisknutí a jeho vyplnění rukou, tak hlavně jeho vyplnění elektronicky v počítači, elektronické podepsání a zaslání na úřad (mail, el. podatelna či datová schránka). Nespornou výhodou je minimalizace chyb, které může vyplňující osoba do formuláře uvést (např. RČ musí být číselná hodnota dělitelná 11), další výhoda je použití formuláře jak doma (vyplnění na Internetu), tak i na kontaktním místě pro občany. Z pohledu následného zpracování dat na úřadě je neocenitelná možnost importu dat z formuláře přímo do konkrétní aplikace, včetně využití 2D čárového kódu Není potřeba, aby pracovník úřadu data z formulářů přepisoval do aplikace, jako se to děje v současnosti. Další vazby VIU na okolní systémy V rámci centrálního fungování VIU, bude důležitou funkcí jeho napojení na Active Directory (centrální správa uživatelů, zařazených do informačních systémů úřadu). Další funkcí jsou vazby na okolní

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


systémy, prostřednictvím „univerzálního“ webového rozhraní, včetně povinných vazeb na teprve připravovaný registr práv a povinností (RPP).

Služby pro vnějšího zákazníka V případě poskytování služeb cílovým zákazníkům - občanům (např. služba typu CzechPOINT@home), budou pravidla pro jejich poskytování a garantování zveřejněna prostřednictvím dostupných informačních zdrojů, souvisejících s jejich poskytováním. Cena Čerpání z EU fondů pro výzvu č.6 TC ORP bude splňovat podmínku neziskovosti projektu. Udržitelnost celé infrastruktury a architektury řešení je minimálně po dobu udržitelnosti projektu, tedy na dobu minimálně pěti let. Více o cenách v ekonomické analýze. Místo Projekt bude realizován v prostorách úřadu, tedy:

Název organizace: Zastoupená: IČ: DIČ: Sídlo: Telefon: E-mail: Kontaktní osoba:

Statutární město Děčín Ing. Vladislav Raška - primátor 00261238 CZ 00261238 Mírové náměstí 1175/5, Děčín +420 412593120 [email protected] Ing. Tomáš Kejzlar

Propagace

Propagace služeb projektu je dána vnitřní organizovaností úřadu, projekt předpokládá vznik vnitřních směrnic, popisujících procesy správy vnitřního chodu úřadu. Propagace služeb je zaměřena na následující zákaznické segmenty: •

magistrát města

•

občané správního území ORP Děčín

Propagace služeb je zaměřena také na externí subjekty jako občané mimo území ORP Děčín, další organizace, Evropská unie. Klíčové prostředky propagace poskytování služeb TC Vnitřní integrace úřadu ORP Děčín jsou předpokládány: _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Intranet - obsahující základní údaje o projektu budování a implementace služeb.

•

Webový portál magistrátu - obsahující základní informace o TC včetně nabízených služeb.

•

Zpravodaj – informace o projektu TC Vnitřní integrace úřadu

•

Meetingy, workshopy, jednání - kde budou předávány aktuální informace o službách TC a Vnitřní integraci úřadu, o jejich rozšiřování apod.

4.6 Koncepce odbytu Koncepci odbytu v rámci projektu Vnitřní integrace úřadu není třeba definovat, neboť uživateli výstupů budou vlastní úředníci Magistrátu, případně občané. Není možné proto definovat smluvní vztahy mezi garantem projektu a jednotlivými odběrateli.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


5 Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti 5.1 Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k provozování služeb Podrobné specifikaci požadavků na zajištění technické architektury pro integraci služeb TC se věnuje kapitola 7. Technická architektura a infrastruktura musí být koncipována tak, aby bylo možné v případě potřeby přistoupit k jejímu rozšíření. Pro realizaci projektu a pro zajištění výše uvedených požadavků se předpokládají následující hmotné dodávky: •

SW licence:

Jsou částečně pokryty již nakoupenými produkty, částečně vzejdou z výsledku

výběrového řízení. •

HW:

Bude využita stávající infrastruktura

Technická architektura a infrastruktura musí navazovat na stávající infrastrukturu tak, aby byla zachována kontinuita stávajících služeb ICT na Magistrátu města Děčína.

5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky Budoucí vyhlášení veřejné zakázky by se mělo týkat výběru dodavatele na realizaci integrace úřadu, včetně studie proveditelnosti. Předmět zakázky Předmětem zakázky je provedení vnitřní integrace úřadu Technické zadání Cílem je provoz a údržba infrastruktury pro provozování aplikací a služeb úřadu dle procesů probíhajících v rámci působnosti žadatele (integrace SW komponent úřadu). Požadavky na řešení

Systém musí zajistit integraci agend a aplikací v rámci portálu úředníka, jde o vytvoření tzv. jednotného prostředí pro práci úředníka

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Systém musí být napojen na stávající systém identit, v případě ORP Děčín jde o MS Active Directory

Součástí systému je i integrace jednotného, centrálně spravovaného systému formulářů se stávajícími aplikacemi. Formuláře procesně doplní a podpoří vybrané činnosti vykonávané mimo stávající IS úřadu, případně je provedena také účelová integrace dílčích formulářů s příslušně upravenými aplikacemi.

Systém dále musí umožnit příjem a odesílání poštovních zpráv, správu kalendáře a kontaktů, sdílení veřejných složek, možnost přístupu do poštovních schránek přes webové rozhraní, přístup k systému pomocí mobilních zařízení a mít vlastnosti datového úložiště.

Systém musí zajistit využití workflow procesů pro řešení procesů v rámci Vnitřní integrace úřadu

Kvůli maximální nezávislosti na použitém operačním systému je nutné, aby systém disponoval administračním rozhraním, které v prostředí webové aplikace umožní obsluhu a správu celého systému. Součástí tohoto rozhraní by měly být konfigurační údaje propojení mezi jednotlivými aplikacemi a systémy, včetně celkového uspořádání těchto aplikací a systémů (architektura systému). Rovněž musí být součástí webového rozhraní uživatelská část, určená pro koncové uživatele ICT systémů zadavatele, která bude obsahovat úlohy, jež je uživatel schopen zvládnout bez pomoci IT personálu: například změna hesel, doplňujících osobních či pracovních údajů apod. Tato část musí být vzhledově i obsahově přizpůsobitelná konkrétním požadavkům zadavatele.

Systém musí být připraven na napojení na eGon služby

Závazné specifikace pro požadovaný SW na centrálně spravovaný systém formulářů: SW musí umožnit offline vyplňování formulářů s možností průběžného ukládání souboru a odeslání dat až po připojení k síti. Nabízené řešení musí podporovat otevřené standardy: Data: SW musí podporovat otevřený formát XML (http://www.w3.org/XML/), v němž budou datové výstupy v budoucnu dostupné, tak i stávající formát CSV/ DTA. Formát: grafická podoba zpracovávaných dokumentů musí vycházet z otevřeného formátu standardu XSL:FO (http://www.w3.org/TR/xsl/) s podporou stránkového formátování dokumentů, včetně podpory uživatelsky definovaných rozměrů stránek (obálek, formátů větších formátů např. A3 apod.). Souborový formát zpracovávaných dokumentů musí umožňovat uložení v komprimovaném formátu. Elektronický podpis: SW musí podporovat možnost podepsání dokumentu podle standardu XML Signature (http://www.w3.org/Signature/).

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


SW musí dále poskytovat: nástroj pro návrh šablon ve formě formulářů a vytváření vlastních formulářů pro shromažďování dat nástroj pro vyplňování formulářů SW musí umožnit odeslání vyplněného formuláře na webový server (HTTP/HTTPS, SOAP a GovTalk), dále jako příloha e-mailu a musí umožnit vytvoření datové zprávy podle z. č. 300/2008 Sb. ve znění pozdějších předpisů s umístěním vyplněného formuláře jako přílohy k této datové zprávě. SW musí mít kontrolu dat již při vyplňování formulářů a pomoc při vyplňování s kontextovou nápovědou (automatické výpočty, kontrola pravopisu v češtině). možnost převodu formulářů do PDF formátu tisk formulářů na tiskárnu dynamické číselníky a skripty WYSIWYG návrh šablon a rychlé nasazení SDK pro ovládání z třetích aplikací Nabízené řešení musí mít možnost upozornění uživatele na novou verzi formuláře v případě změny formuláře. Nabízené řešení musí mít možnost zálohovaní a evidenci šablon. Možnost dalšího použití SW k elektronickému zpracování formulářů v ISKN a jiných resortních IS. Server pro oběh a správu formulářů Centrální správa formulářů Snadné zavádění procesů Schvalování ve složitých procesech Účinný sběr korektních dat Dohled nad oběhem dat Ověřování informací a přesné rozhodování Archivace a automatizace procesů Nezměnitelnost vyplněných údajů na bázi elektronických podpisů Avíza pomocí běžného emailu

Závazné specifikace pro server pro správu a oběh formulářů

Spravovat stávající agendu formulářů „přenesené působnosti“ Otevřenost systému - XML komunikace Integrace návazných systémů (spisová služba, personalistika, ekonomický sw, atd.) Centrální správa formulářů Snadné zavádění procesů Schvalování ve složitých procesech Účinný sběr korektních dat

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Dohled nad oběhem dat Ověřování informací a přesné rozhodování Archivace a automatizace procesů Nezměnitelnost vyplněných údajů pomocí zabezpečení parciálními elektronickými podpisy Avíza pomocí běžného emailu a to i anonymním uživatelům

Součástí nabídkové ceny bude cena instalace, kompletní oživení systému a základní zaškolení obsluhy pro práci s jednotlivými zařízeními a SW v následujícím rozsahu:

Napojení na stávající systém identit

Implementace workflow procesů

Rozšíření systému formulářového serveru

Příprava portálu úředníka

Příprava napojení eGon služeb

Příprava auditu a reportingu všech operací v rámci procesů

zaškolení obsluhy

servisní podpora pro dosažení doby udržitelnosti 5 let

Požadavky na zpracování nabídky Nabídka musí obsahovat: a) Identifikaci uchazeče, tedy jméno nebo obchodní firmu, sídlo nebo místo podnikání, kontaktní adresu, IČ, DIČ (bylo-li přiděleno), telefon, e-mail, fax, osobu oprávněnou jednat jménem dodavatele a bankovní spojení s uvedením čísla účtu, b) doklady a jiné listiny specifikované v těchto podmínkách, popř. dokládající požadovaných předpokladů, c) čestné prohlášení uchazeče o vázanosti celým obsahem nabídky, a to minimálně po dobu čtrnácti dnů od uplynutí lhůty pro podání nabídek, d) čestné prohlášení o tom, že uchazeč souhlasí se zadáním a podmínkami této zakázky, e) v závěru nabídky prohlášení uchazeče o pravdivosti nabídky, včetně příloh, f) místo a datum podpisu, g) podpis oprávněné osoby uchazeče.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Varianty nabídek nejsou připuštěny. Všechny listy nabídky, včetně příloh, musí být číslovány nepřerušovanou vzestupnou číselnou řadou a musí být spojeny způsobem zabraňujícím oddělení jednotlivých listů. Nabídka a veškeré doklady, resp. jiné listiny, k nabídce přiložené, musí být v českém jazyce. Uchazeč musí podat nabídku písemně v počtu dvou kusů, každý v originále. Požadavky na zpracování nabídkové ceny Nabídková cena musí být v nabídce uvedena v tomto členění: cena bez DPH, výše DPH a cena celková s DPH. Celková nabídková cena bude stanovena jako nejvýše přípustná cena a musí zahrnovat veškeré náklady na realizaci předmětu plnění zakázky vč. veškerých poplatků, které jsou platnými zákony, předpisy a nařízeními požadovány pro splnění smluvních závazků včetně plnění, která nejsou výslovně uvedena v dokumentaci pro splnění těchto závazků, ale o kterých uchazeč vzhledem ke svým odborným znalostem s vynaložením veškeré odborné péče věděl nebo vědět mohl. Nabídková cena je závazná a neměnná po celou dobu realizace předmětu plnění. Cenu je možné překročit pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů týkajících se DPH. Cenová kalkulace bude zpracována následovně: •

celková cena řešení (členěná na jednotlivé položky)

•

cena údržby řešení (servisní smlouva, záruka a podpora). Cena bude zahrnuta do jedné položky a bude kalkulována na dobu udržitelnosti projektu - tedy 5 roků

•

ceník použitých SW licencí

•

ceník licencí možných rozšířit řešení (z pohledu workflow)

Návrh smlouvy o dílo Uchazeč předloží v rámci své nabídky návrh smlouvy o dílo, který bude zahrnovat veškeré požadavky zadavatele uvedené v zadávací dokumentaci včetně obchodních podmínek. Způsob hodnocení nabídek Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky je ekonomická výhodnost nabídky. Doporučená hodnotící kritéria

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Celková cena - 60% Délka záruční doby v měsících (min. délka 24 měsíců) – 15% Výše sankce - 15% Nabídková cena za pětiletý support – 10%

Pro každé výběrové řízení budou konkrétní výzva včetně zadávací dokumentace a hodnotících kritérií konzultována s CRR.

Pro hodnocení nabídek použije hodnotící komise bodovací metodu s bodovací stupnicí v rozsahu 1 až 100. Každé jednotlivé nabídce je dle dílčího kritéria přidělena bodová hodnota, která odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci dílčího kritéria. Hodnocení podle bodovací metody provede hodnotící komise tak, že jednotlivá bodová ohodnocení nabídek dle dílčích kritérií vynásobí příslušnou vahou daného kritéria. Na základě součtu výsledných hodnot u jednotlivých nabídek hodnotící komise stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější je stanovena nabídka, která dosáhla nejvyšší bodové hodnoty.

Popis hodnotících kriterií Nabídková cena bez DPH za komoditu – tj. jednorázová cena za pořízení systému Vnitřní

•

integrace (licence + cena za implementaci) v dané komoditě - nejnižší cena má nejvyšší počet bodů. Nabídková cena bez DPH za pětiletý support za komoditu - tj. jednorázová cena za 5 let

•

technické podpory pro všechny licence v dané komoditě – tato částka není součástí pořizovací ceny a nebude placena ORP Děčín při pořízení předmětu plnění této veřejné zakázky - nejnižší cena má nejvyšší počet bodů.

Předpokládaný celkový rozpočet projektu bude nejvýše 1 509 000 Kč včetně DPH. •

příspěvek z ERDF představuje nejvýše 1 282 650 Kč včetně DPH.

Spolufinancováni z rozpočtu ORP bude nejvýše v rozsahu 226 350 Kč vč. DPH

Závazný harmonogram implementace Ukončení realizace díla do 18 měsíců od zahájení, nejpozději však do 31.8.2011 Detailně je harmonogram rozpracován v kapitole: 10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Akceptační kritéria •

jednoduchost obsluhy aplikace při denním používání

•

uživatelská přívětivost

•

kvalita zpracování dokumentace produktu

•

náročnost administrace systému

•

náročnost údržby aplikačního prostředí

Uchazeč v rámci výběrového řízení objednavateli: •

předá v elektronické podobě dokumentaci produktu (která bude obsahovat minimálně uživatelskou a administrátorskou příručku)

•

provede prezentaci produktu po uživatelské stránce v místě určeném objednatelem

•

provede prezentaci administrace systému (součástí bude předvedení administrace jedné organizace, založení uživatele, přidělení práv a další úkony specifikované objednatelem)

•

zpřístupní určeným osobám testovací prostředí aplikace na technických zařízeních uchazeče. Po dobu testování bude k dispozici konzultant dodavatele na telefonické a e-mailové dotazy.

Předání a převzetí bude provedeno na základě akceptačního protokolu. Požadavky na zpracování nabídkové ceny Nabídková cena bude zpracována v souladu s výzvou k předložení nabídek. Nabídková cena bude uvedena v CZK. Nabídková cena bude uvedena v členění: nabídková cena bez daně z přidané hodnoty (DPH), samostatně DPH a nabídková cena včetně DPH. •

Celková cena plnění bez DPH je stanovena jako nejvýše přípustná. Pokud by došlo ke změně sazby DPH, bude tato sazba a výše ceny s DPH příslušně upravena.

Cenová kalkulace bude zpracována následovně: •

celková cena řešení (členěná na jednotlivé položky)

•

cena údržby řešení (servisní smlouva, záruka a podpora). Cena bude zahrnuta do jedné položky a bude kalkulována na dobu udržitelnosti projektu - tedy 5 roků

Součástí nabídkové ceny bude i cena instalace, kompletní oživení systému a základní zaškolení obsluhy pro práci s jednotlivými zařízeními a SW. Základní kvalifikační předpoklady

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Splnění základních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel v nabídce předložením buď aktuálního výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, nebo: ○

„Výpisu z evidence Rejstříku trestů“ (od statutárního orgánu nebo od všech členů statutárního orgánu dodavatele) /k § 53 odst. 1 písm. a) a b) zákona/.

○

„Čestného prohlášení“ /k § 53 odst. 1 písm. f) zákona/.

Profesní kvalifikační předpoklady Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel v nabídce předložením: ○

„Výpisu z obchodního rejstříku“, pokud je v něm zapsán, či výpisu jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán. V případě, že dodavatel není v uvedených výpisech zapsán, sdělí toto v nabídce.

○

„Dokladu o oprávnění k podnikání“ podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména dokladu prokazujícím příslušné živnostenské oprávnění či licenci.

Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady Splnění

ekonomických

a finančních

kvalifikačních

předpokladů

prokáže

dodavatel

v nabídce předložením: ○

„Pojistné smlouvy“, jejímž předmětem je pojištění obecné odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě.

○

Poslední zpracovanou rozvahou

Technické kvalifikační předpoklady Splnění technických kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel v nabídce předložením: ○

Certifikátů systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem (České technické normy řady ČSN EN ISO 9001:2001) akreditovanou osobou na oblast servisních služeb, řízení projektů, helpdesku v oblasti výpočetní techniky

Čestného prohlášení prokazujícího shodu požadovaného výrobku s technickými předpisy v souladu se zákonem č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, že výrobky nabízené dodavatelem musí splňovat podmínky pro uvedení na trh podle českých, obecně závazných předpisů. Platební podmínky •

Zadavatel nebude poskytovat zálohy.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Daňový doklad bude vystaven do 14 kalendářních dnů po převzetí předmětu plnění. Doba splatnosti daňových dokladů je stanovena na 30 kalendářních dnů ode dne doručení daňového dokladu odběrateli. Platby budou probíhat výhradně v CZK a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně.

Záruční lhůta Dodavatel odpovídá za vady dodávky po dobu záruční lhůty, které je stanovena v min. délce 24 měsíců. Dodané dílo musí splňovat: •

kompatibilitu s IS ORP Děčín,

•

integraci s personálním systémem,

•

synchronizaci se stávajícím systémem identit AD,

•

portál úředníka – webové rozhraní pro přístup ke „všem zdrojům“,

•

otevřené komunikační rozhraní pro externí systémy (ideálně na principu webových služeb, xml apod.),

•

nastavení jednoduchého workflow pro podepisování elektronických dokumentů na úřadu,

•

podpora plnohodnotné historizace a logování přístupů.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


6 Lokalita a okolí 6.1 Umístění projektu 6.1.1

Popis správního obvodu ORP Děčín

Správní obvod obce s rozšířenou působností Děčín je největším správním obvodem v kraji, svými 554 km2 zaujímá 10,4 % rozlohy Ústeckého kraje. Hustotou 143 obyvatel na km2 převyšuje průměr České republiky. Více než polovina obyvatel žije v sídle správního obvodu, což je město Děčín. Sousedí

se

správními

obvody

Ústí

nad

Labem,

Litoměřice,

Rumburk

a

Varnsdorf.

Na jihovýchodě přiléhá k Libereckému kraji, severně sousedí se Spolkovou republikou Německo, kam vede několik hraničních přechodů: Hřensko – Schmilka (silniční), Děčín – Bad Schandau (železniční), Dolní Žleb – Schőna (říční) a Jílové/Sněžník – Rozenthal (pro pěší). Převážnou část správního obvodu zaujímá rozsáhlá oblast Labských pískovců s chráněnou krajinnou oblastí Českosaské Švýcarsko, tvořená soutěskami a pískovcovými útvary, z nichž nejznámějšími jsou Pravčická brána nebo naše nejvyšší stolová hora Děčínský Sněžník. Nejvyšším vrcholem správního obvodu je Studenec (737 m n. m.) poblíž České Kamenice a naopak nejnižším bodem je hladina řeky Labe v Hřensku, pouhých 115 metrů nad mořem. Správní obvod má spíše průmyslový charakter, podniky jsou soustředěny především v sídle správního obvodu. Nemalou roli zde hraje cestovní ruch.

6.1.2

Členění správního obvodu ORP Děčín

Podle Vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností je Statutární město Děčín obecním úřadem z rozšířenou působností pro obce:

Obec

Obec

Arnoltice

Kámen

Benešov nad Ploučnicí

Kunratice

Bynovec

Kytlice

Česká Kamenice

Labská Stráň

Děčín

Ludvíkovice

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Dobkovice

Malá Veleň

Dobrná

Malšovice

Dolní Habartice

Markvartice

Františkov nad Ploučnicí

Merboltice

Heřmanov

Růžová

Horní Habartice

Srbská Kamenice

Hřensko

Starý Šachov

Huntířov

Těchlovice

Janov

Valkeřice

Jánská

Velká Bukovina

Jetřichovice

Verneřice

Jílové

Veselé

6.2 Životní prostředí v jeho okolí Předpokládaný dopad projektu na životní prostředí nebude po jeho realizaci negativní. Projekt proto nevyžaduje odborné posouzení z hlediska vlivů na životní prostředí, zda je realizován v chráněné oblasti, v oblasti zranitelné nitráty, v ochranném pásmu vod, na území vymezeném NATURA 2000 apod. V přípravné etapě nebude docházet k negativnímu ani pozitivnímu vlivu na životní prostředí. V realizační etapě nebudou prováděny žádné stavební úpravy. Tím pádem nebude docházet k překračování požadované meze hlučnosti a k znečišťování životního prostředí. Ani po celou dobu udržitelnosti projektu neočekáváme žádné negativní vlivy na životní prostředí.

6.3 Stav technické infrastruktury V současné době statutární město Děčín provozuje část fyzických serverů umístěných v Blade Chassis a část fyzických serverů montovaných v rozvaděči. Na těchto serverech jsou provozovány operační systémy VMware, Windows a Linux. Hlavním systémem pro správu identit je v současné době v rámci Magistrátu města Děčín využíván systém MS Active Directory.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Data jsou umístěna na jednom diskovém poli IBM DS3400, které je připojeno pomocí SAN infrastruktury.

•

Zálohy jsou umístěny na NAS úložišti o kapacitě 3,7TB.

•

Všechny HW prvky jsou zapojeny do LAN infrastruktury, která je tvořena dvěma přepínači s 1Gb porty, které jsou umístěny jako moduly v Blade Chassis.

•

Připojení do internetu je zabezpečeno firewallem.

•

Veškerá technologie je proti výpadku napájení jištěna diesel agregátem.

Podrobnější popis uvedené technické infrastruktury není pro realizaci projektu Vnitřní integrace úřadu potřeba.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


7 Technické řešení: 7.1 Specifikace zadání projektu „Vnitřní integrace úřadu“ Návrh „Vnitřní integrace úřadu“ vychází z koncepčních dokumentů zpracovaných MVČR a MMR a ze strategie efektivní veřejné správy dané „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration“. Vnitřní integrace úřadu je navržena v souladu s cíli a požadavky stanovenými ve „Výzvě 06 IOP na rozvoj služeb e-Governmentu v obcích“ specifikovaných v příloze „Vnitřní integrace úřadu“ této výzvy.

Technologická centra budou integrální součástí systému eGovernment, propojenou infrastrukturou KIVS. Koncept TC ORP ve vztahu k vnitřní integraci úřadu je uveden na následujícím obrázku:

Obrázek 1 Technologické centrum ORP

V rámci TC ORP bude infrastruktura připravena na provoz dalších aplikací a služeb. Na úrovni ORP je nutné zajistit dohled a servis nad provozem po dobu 12 hodin 5 dní v týdnu.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


TC ORP jako prostředí pro integraci vnitřního chodu úřadu Základem architektonického konceptu TC ORP je přiměřeně robustní HW a SW infrastruktura navržená s ohledem na předpokládanou zátěž a požadavky na dostupnost celého TC. Předpoklady pro pružné a efektivní využití technických (HW) prostředků jsou přitom vytvořeny využitím virtualizace serverů. Obdobná pružnost na straně SW prostředků je dosažena synergickou kombinací integrační platformy a platformy pro řízení pracovních procesů (workflow). Architektonický koncept TC založený na současném využití virtualizace, integrační platformy a workflow přináší otevřenou a efektivní provozně-technologickou platformu připravenou pro budoucí rozvoj (kapacitní, výkonový, technologický) při maximální ochraně dřívějších investic do ICT úřadu. Stávající aplikace úřadu lze na takové platformě provozovat buď přímo, příp. jen s minimálními úpravami. Zásadní výhodou návrhu TC na bázi integrační platformy a workflow je vytvoření předpokladů pro efektivní integraci dílčích IS a aplikací úřadu do jediného komplexního IS - tj. vytvoření technických a technologických předpokladů pro realizaci integrace vnitřního chodu úřadu, jejíž provedení je v návrhu chápáno jako realizace zásadní části funkčnosti celého TC.

Základním

integračním

bodem

je

nastavení

pravidel

pro

autorizaci,

identifikaci

a autentizaci konkrétního úředníka. Tato část integrace je zcela zásadní nejen pro bezpečnost vnitřního systému úřadu, ale také pro další činnosti ve vazbě na základní registry

a

komunikaci

s Portálem veřejné správy.

Integrovaný IS vytvořený na bázi integrační platformy a workflow umožňuje pružnou reakci prostředků ICT na organizační a procesní změny v rámci úřadu nebo i mimo něj. Organizační a procesní změny jsou v takovém prostředí reflektovány na úrovni úpravy konfigurace, příp. změny procesního modelu, zatímco tradiční náročné programování je minimalizováno nebo dokonce zcela eliminováno. Dochází tak k úspoře času, kapacit, technických a finančních prostředků a v důsledku i k vyšší kvalitě a efektivitě ICT a IS úřadu. V takto koncipovaném TC ORP se aplikace operativně přizpůsobují požadavkům procesů úřadu a nikoliv naopak.

Elektronická spisová služba a agendy úřadu Spisová služba je sjednocujícím prvkem agend vykonávaných úřadem. Navržený koncept TC ORP proto vytváří předpoklady pro důslednou integraci elektronické spisové služby do procesů a činností všech agend úřadu, a to bez ohledu na úroveň a stav jejich elektronizace, resp. na dodavatele dílčích SW aplikací a systémů. Napojení stávajících aplikačních a programových komponent na elektronickou spisovou službu přitom zůstává zachováno, resp. bude podle potřeby vhodně doplněno nebo rozšířeno.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Integrace elektronické spisové služby (eSS) do agend úřadu minimálně zahrnuje: •

Řízená elektronická distribuce podání učiněných občany a institucemi ze systému eSS k jednotlivým úředníkům.

•

Řízený proces přípravy a vyhotovení rozhodnutí, a to včetně schvalovacího procesu.

•

Realizace technických prostředků zajišťujících povinné ukládání vydaných rozhodnutí do systému eSS v rámci všech agend úřadu.

Integrace eSS do agend úřadu bude přednostně realizována na procesní úrovni (tj. s využitím prostředků integrační platformy a workflow), čímž bude zaručeno snadné přizpůsobení zejména organizačním a procesním změnám agend, resp. úřadu jako takového.

Vazba na centrální projekty, přístup k eGON službám Jedním z hlavních cílů integrace vnitřního chodu úřadu je vytvoření takového prostředí a přijetí takových opatření, která budou garantovat schopnost úřadu připojit se k eGON službám, a to včetně služeb, které nejsou v době návrhu TC ORP k dispozici (viz např. Základní registry). Navržený koncept TC ORP řeší tyto požadavky na přístup k eGON službám nasazením technických prostředků a technologií na bázi průmyslových standardů - tj. zejména prostřednictvím webových služeb (Web Services), integrační platformy a workflow. TC ORP je koncipováno jako otevřené vůči stávajícím i budoucím eGON službám. Aktuálně bude realizováno nebo připraveno připojení k následujícím eGON službám: •

Připojení elektronické spisové služby na Informační systém datových schránek.

•

Připojení k Informačnímu systému základních registrů (využití referenčních a informativních údajů pro potřeby agend úřadu, plnění katalogu služeb Registru práv a povinností údaji o službách a agendách poskytovaných úřadem, autorizace přístupu ke službám a agendám prostředky ISZR atp.).

•

Připojení k Portálu veřejné správy, publikace informací o službách poskytovaných ORP pro tento portál.

•

Připojení k Centrálnímu sběrnému místu údajů o veřejné správě (v současnosti ePUSA), publikace informací pro tento portál.

•

Připojení k Portálu lidských zdrojů, napojení na Centrální personální systém.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Jedním z nejdůležitějších aspektů napojení TC ORP na systém Základních registrů je zajištění výkonu role editora referenčních údajů o právech a povinnostech osob. Výkon této role bude přednostně realizován na procesní úrovni (tj. s využitím prostředků workflow), čímž bude zaručena vynutitelnost plnění referenčních údajů o vydaných rozhodnutích (úředník je technickými prostředky veden k tomu, aby vydané rozhodnutí vložil přes centrální agendové systémy do Registru práv a povinností). Zároveň bude umožněno přizpůsobení vazeb rozhodovacích procesů úřadu na systém Základních registrů při organizačních či procesních změnách agend úřadu.

7.2 Cíle projektu Cílem projektu je: 1. analyzovat stav současného systému řízení úřadu, navrhnout a realizovat jeho úpravy tak, aby bylo s ohledem k velikosti úřadu dosaženo cílového stavu, tedy zajistit optimální způsob fungování úřadu, prezentaci služeb vůči veřejnosti, řízení změn ve struktuře úřadu, managementu řízení a spolupráci se základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám, 2. Integrovat vybrané stávající aplikace do jednotného prostředí portálu úředníka 3. provést optimalizaci řízení chodu úřadu zavedením inteligentních formulářů a workflow procesů 4. připravit vlastní agendové informační systémy žadatele na komunikaci se základními registry prostřednictvím portálového řešení na základě definovaných integračních bodů přístupu k eGON službám 5. prezentovat poskytované služby úředníkům prostřednictvím portálu. Systém Vnitřní integrace úřadu definuje předpokládané výstupy a přínosy. Předpokládané výstupy: -

připravenost agendových informačních systémů žadatele a portálu úředníka na komunikaci se základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám,

-

integrace aplikací do jednotného prostředí portálu úředníka,

-

zavedení řízených workflow procesu a inteligentních formulářů

-

optimalizace rolí jednotlivých uživatelů ICT, při zajištění agend vykonávaných žadatelem,

-

prezentace poskytovaných služeb prostřednictvím portálu, včetně integrace na Portál veřejné správy.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Očekávané přínosy: -

optimálně fungující vnitřní systém úřadu

-

zajištění připravenosti ICT žadatele na součinnost se základními registry,

-

optimálně nastavené ICT podporující logicky realizované procesy v organizaci,

-

snížení administrativní zátěže spojené s využíváním ICT a její optimální a efektivní správa.

7.3 Vlastní koncept řešení 7.3.1

Návrh a popis architektury řešení

Projekt vnitřní integrace úřadu vychází z požadavku integrace jednotlivých agent a vytvoření tzv. portálu úředníka. Nedílnou součástí je i budoucí napojení na základní registry a komunikace s Portálem veřejné správy. Současně bude vytvořen tzv. „malý personální systém“, umožňující uživatelským přístupem včetně definovaných workFlow procesů konsolidovat určitá uživatelská data (termíny školení, zdravotních prohlídek atd.). Vzhledem k rozsahu používaných agent na úřadu je nezbytné provést nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka pro uvedené aplikace a agendy. Je třeba zajistit propojení systémů na současně využívaný systém identit AD. Systém identit se řídí rolemi v organizační struktuře daného orgánu veřejné moci. Tyto role definují oprávnění vykonávat danou působnost v definovaných agendách. Systém vnitřní integrace úřadu bude v následujícím kroku rozšířen o workflow procesy, které zajišťují procesní operace. V rámci těchto workflow procesů je využívána organizační struktura úřadu, jež je základem i pro práci s formulářovým serverem a portálem úředníka. Celý systém bude také využívat formulářový server, který zajistí správu interních workflow procesů (např. žádost o dovolenou, cestovní příkazy a mnoho dalších). Tento formulářový server bude přímo napojen na současný systém identit AD. Takto definovaný systém, jenž integruje jednotlivé agendy, a potřebné autorizační, identifikační a autentizační údaje, které jsou centralizovány, lze propojit s portálem úředníka. Tyto údaje je možné rozšířit o informace nutné pro připojení k jednotlivým registrům. Portál úředníka zajistí přístup k informacím a agendám dle přesně definovaných rolí. Systém vzhledem ke svým vlastnostem umožňuje integraci TC.

Seznam předpokládaných integrovaných agend a aplikací do jednotného prostředí portálu úředníka: •

personální systém PERM,

•

informační systém TWIST,

•

informační systém Radnice VERA,

•

agendový systém VITA

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

formulářový systém,

•

adresářová služba Active Directory.

Funkční schéma vnitřní integrace úřadu

Vnitřní integrace úřadu by měla centrálně řešit řízení zdrojů a služeb, pro řádné fungování úřadu, jak vnitřně (back office), tak i vně úřadu (front office) směrem k veřejnosti. Pod pracovním názvem „Vnitřní integrace úřadu“ (dále také VIU), je uvažováno o nástroji, jeho systémové podpoře, o vazbách na okolí a o provozních a školících metodikách. Zajištění všech těchto komponent, je připravováno v rámci výzev z IOP a OP LZZ, vyhlášených MVČR.

Systém VIU bude zahrnovat: Základní služby a nástroje VIU 1. Vazba na personální systém úřadu, aby bylo možno minimálně off-line distribuovat data o pracovnících do VIU. 2. Dynamická organizační struktura: •

stromová i schematická (obdoba současné),

•

s propojením na personální systém a s přímou vazbou na AD (pozice Referent OV má předefinována přístupová práva k právnímu systému apod.),

•

projektových týmů, s uvedením odpovědností, s pracovními výkazy a informací o úvazku (alokace pracovního času) pro daný projekt.

3. Správa pracovních pozic a jejich zařazení v organizační struktuře. 4. Centrální správa uživatelských účtů a přístupových práv, které budou navázány na katalog rolí a činností v rámci Portálu úředníka 5. Do centrální správy rolí a služeb, bude zahrnuto:

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Zastupování – kdo koho, pro jaké aplikace a činnosti zastupuje.

•

Evidence absolvovaných školení, certifikátů, objednávání školení a vzdělávání.

•

Evidence dovolených, stav čerpání dovolené a pořizování žádanek.

•

Tvorba a aktualizace telefonního seznamu, včetně verze, určené pro jeho zveřejňování na www stránkách.

•

Evidence a avizování preventivních lékařských prohlídek.

•

Evidence a správa cestovních příkazů.

Doplňkové služby VIU (výhledově zahrnutelné): •

Elektronické schvalování služebních cest a jiné pracovní nepřítomnosti.

•

Nařízení práce přes čas.

•

Požadavek na rozpočtovou změnu (opatření schvaluje RM).

•

Souhrnný výkaz stavu rozpočtu, např. stavy na účtech.

•

Objednávání aut, zasedacích místností, projektoru a další.

•

Vznášení požadavků na HW vybavení, nábytek apod. (požadavky na rozpočet).

•

Požadavky na vizitky, mobil, fasování apod.

•

Import dat z docházky o momentální přítomnosti.

•

Výpisy telefonních hovorů (případně telefonní výpisy).

•

Evidence tisků a nákladů na ně.

•

a další.

O další služby a vazby na okolní systémy bude možno systém v budoucnu rozšiřovat, dle potřeb úřadu a vývoje legislativy. Strukturované formuláře Řešení životních situací a řada dokumentů „obíhajících“ po úřadě, bude zjednodušena nasazením strukturovaných formulářů. Jedná se o převedení stávajících formulářů pro občany (např. přihlášení psa, žádost o byt apod.) a pro pracovníky úřadu (cestovní příkaz, dovolenka atd.), do elektronické, strukturované formy. Toto pojetí formulářů umožní kromě klasického vytisknutí a jeho vyplnění rukou, tak hlavně jeho vyplnění elektronicky v počítači, elektronické podepsání a zaslání na úřad (mail, el. podatelna či datová schránka). Nespornou výhodou je minimalizace chyb, které může vyplňující osoba do formuláře uvést (např. RČ musí být číselná hodnota dělitelná 11), další výhoda je použití formuláře jak doma (vyplnění na Internetu), tak i na kontaktním místě pro občany. Z pohledu následného zpracování dat na úřadě, je neocenitelná možnost importu dat z formuláře přímo do konkrétní aplikace. Není potřeba, aby pracovník úřadu data z formulářů přepisoval do aplikace, jako se to děje v současnosti. Formulářový server

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Formulářový server je serverová databázová aplikace, která umožňuje řídit oběh elektronických dokumentů po organizaci, a případně mimo ni. Umožňuje mimo jiné: -

Provádět sběr libovolných informací

-

Centrální správu elektronických formulářů

-

Elektronizovat složité schvalovací procesy

-

Udržovat přehled o oběhu dokumentů a informací

-

Získávat data v otevřeném formátu pro další zpracování

-

Aplikovat elektronický podpis

-

Garantovat nezpochybnitelnost a integritu při schvalovacím procesu

-

Automatizovat archivaci schválených i zamítnutých dokumentů

Řízení oběhu formulářů Řízení oběhu formuláře s pevnou schvalovací cestou – po každém schvalovacím kroku zajistí Formulářový server posun formuláře k dalšímu uživateli. Schéma schvalovací cesty je pevně určeno při instalaci formuláře a nemůže být ovlivněno uživatelem. Řízení oběhu formuláře s volitelnou schvalovací cestou – aktuální schvalující určuje, kterému uživateli bude formulář postoupen v dalším kroku. Řízení oběhu formuláře podle zadaného obsahu – schvalovací cesta závisí na tom, jaká data jsou zadána do formuláře (například výše schvalované částky, typ agendy). Pravidla jsou pevně nastavena při instalaci formuláře a nemohou být měněna uživatelem. Možnost sledovat postup oběhu formuláře. Uživatelé s příslušnými oprávněními mohou pomocí internetového rozhraní sledovat, v jaké fázi je rozpracovanost jednotlivých případů. Pravidla pro oběh každého formuláře určuje administrátor systému. Určuje mimo jiné: -

Iniciátora (uživatele s právem zahájit proces)

-

Podepisovací kroky

-

Pravidla

-

Zástupce (u každého formuláře je možné zadat, kdo kterého uživatele zastupuje v nepřítomnosti. Tuto funkci je také možné otevřít uživatelům, aby své zástupce jmenovali sami)

-

Postupitele. Postupitel je nepovinnou rolí. Označuje uživatele, který dokument připraví pro prvního schvalujícího - iniciátora procesu. Postupitelem tak může být například asistentka, která připracuje vyúčtování za svého nadřízeného.

-

Konečného příjemce. To je uživatel, u kterého proces končí a který formulář odesílá do archivu.

Řízení přístupových práv

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Přístup anonymního uživatele. Tato funkce umožňuje přístup k formulářům a jejich odesílání i těm uživatelům, kteří nemají uživatelský účet ve formulářovém serveru. Příkladem využití mohou být občané, kteří vyplňují žádanky pro různé životní situace. Právo zpřístupnit některé formuláře anonymním uživatelům má pouze administrátor systému. Přístup registrovaného uživatele. Tato funkce umožňuje vytvořit účet pro konkrétního uživatele a nastavit mu uživatelská oprávnění. Přístup se pak může dít pomocí jména a hesla, může být zabezpečen elektronickým certifikátem, případně může být server provázán se systémem pro správu identit. Běžný registrovaný uživatel má přístup k modulům „formuláře“, „hledej“ a „nastavení“, neurčíli správce jinak. Administrátor má možnost vidět seznam všech registrovaných uživatelů jako řádkový seznam, kde každá řádka obsahuje následující položky: -

Jméno a příjmení

-

Přihlašovací jméno

-

Momentální přítomnost či nepřítomnost

-

Umožněný nebo zakázaný přístup

Na každé řádce se nachází i tlačítko, které umožní vidět všechny informace o uživateli a provádět v nich změny, a tlačítko, které umožní vymazat uživatele. Administrátor má možnost vytvořit skupiny, přidělit uživatele do skupin a některým uživatelům přidělit roli správců skupin. To umožňuje zařadit do schvalovacího procesu nejen konkrétního uživatele, ale celou skupinu s tím, že schválit může kterýkoliv člen. Také přístupová práva mohou být přidělována nejen uživatelům, ale celým skupinám. Vytváření skupin lze automatizovat propojením s personální agendou, v níž je zanesena organizační struktura úřadu, nebo se systémem pro řízení identit. Administrátor má také přehled o všech složkách (viz níže). Systém mu umožňuje vidět: -

Stromovou strukturu složek

-

Název složky, a zda je ke složce umožněn přístup anonymním uživatelům

-

Vlastnosti složky

-

Práva uživatelů ke složce. Tato práva jsou členěna na:

-

o

Práva ke složce

o

Práva k vyplněným formulářům

o

Právo k vysypání koše

o

Práva skupin ke složce

Efektivní práva uživatelů. Tato funkce dává administrátorovi celkový přehled o momentálně přidělených právech.

Administrátor může každému uživateli přidělit různé typy uživatelských oprávnění. Tato oprávnění se v zásadě rozdělují takto:

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Žádná práva

-

Nahlížení nebo čtení

-

Nahlížení nebo čtení a právo povolit nahlížení nebo čtení jinému uživateli

-

Zapisování

-

Zapisování a právo povolit zapisování jinému uživateli

-

Mazání

-

Mazání a právo povolit mazání jinému uživateli

Role uživatelů se dělí na následující: -

Iniciátor (ten, kdo vyplňuje inteligentní formulář, odesílá jej a tím zahajuje schvalovací proces)

-

Arbitr (ten, kdo schvaluje, že proces byl korektně ukončen a že formulář může být archivován)

-

Schvalovatel (ten, kdo provádí běžný schvalovací krok)

Jeden a tentýž uživatel může mít různé role, podle konkrétního procesu.

Uživatelské prostředí Po přihlášení má uživatel přístup k řadě složek, které mají stromovou strukturu. V základním rozdělení jsou složky: -

Vzory

-

Archiv

-

Rozpracované

Pokud je to zapotřebí, může administrátor přidat uživateli nebo skupině uživatelů další složky a podsložky. Složka „Rozpracované“, která se dále dělí na „Částečně vyplněné“, „K podpisu“ a „Ve schvalování“: -

Ve složce „Částečně vyplněné“ vidí uživatel formuláře, na kterých začal pracovat, ale jejich vyplnění zatím nedokončil

-

Ve složce „K podpisu“ vidí uživatel formuláře, které má právo a povinnost podepsat nebo odmítnout

-

Ve složce „Ve schvalování“ vidí uživatel formuláře, které již sám podepsal a postoupil do dalšího kola schvalovacího procesu a také formuláře, které může převzít a podepsat (v případě, že je jedním z více možných schvalovatelů). Tyto kategorie formulářů jsou barevně odlišeny. V této složce vidí manažer veškeré formuláře určené pro jeho podřízené.

Formuláře v každé složce jsou z hlediska uživatele zobrazeny jako řádkový seznam. Každý řádek obsahuje následující položky: -

Typ formuláře. Barva ikonky v této položce označuje typ formuláře. Formulářový server zde rozlišuje čtyři typy formulářů:

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


o

Formulář určený pro sběr dat, který není zařazen do oběhu (například dotazník o spokojenosti, který nepodléhá dalšímu schvalování)

o

Formulář, který je momentálně zařazen do oběhu

o

Formulář, který prošel celým schvalovacím procesem

o

Formulář, který byl zamítnut

-

Kód formuláře. Jedná se o řetězec znaků, které zadal administrátor při jeho vytváření

-

Popisný název formuláře (například dovolenka nebo žádost o přepravu)

-

Sériové číslo formuláře

-

Iniciátor (viz výše)

-

Ve složce „K podpisu“ jsou v řádce formuláře navíc ještě položky „Podepsáno kým“ (osoba, která schválila v předchozím kroku) a „Vráceno kým“ (osoba, která formulář vrátila k přepracování)

-

Ve složce „Ve schvalování“ jsou v řádce formuláře navíc ještě položky „Od“ (osoba, která schválila v předchozím kroku) a „Příjemce“ (osoba, která má schvalovat v příštím kroku)

-

Ve složce „Částečně vyplněné“ jsou v řádce formuláře navíc ještě položky „Vyžadováno“ (termín, do kdy je třeba formulář odeslat) a „Vyplněné“ (datum, kdy byl formulář uložen)

-

Poslední sloupec tabulky může obsahovat interaktivní pole, kde uživatel může iniciovat některou z následujících funkcí: o

Zobrazení stránky s podrobnými informacemi o formuláři, kompletní schvalovací cestou a poznámkami, které připojili konkrétní schvalovatelé

o

Kontrola, zda je příjemce (ten, kdo má schvalovat v dalším kroku) přítomen, a případně postoupení jeho zástupci

o

Žádost o vymazání formuláře ze seznamu

Ve složce „vzory“ najde uživatel formuláře, které může vyplňovat. Vyplněním formuláře a jeho odesláním zahájí schvalovací proces. Ve složce „archiv“ najde uživatel formuláře, které byly vyplněny, odeslány, prošly celým schvalovacím procesem (pokud se nejedná o prostý sběr) nebo byly zamítnuty. Ve všech složkách má uživatel možnost filtrovat formuláře podle kódu a názvu. V některých složkách je navíc i funkce „moje formuláře“, která umožňuje vytřídit pouze ty položky, do jejichž schvalování je uživatel nějak zapojen. Systém také umožňuje vyhledávání v jednotlivých složkách podle názvu nebo čísla formuláře. Vyhledávač vybírá pouze z těch formulářů, ke kterým má uživatel přístup. Formulářový server umožňuje uživateli zadat a měnit osobní údaje (jméno, adresa, pracovní pozice, email apod.), které se zobrazují ostatním uživatelům. Uživatel má také možnost měnit prostředí, včetně jazyka a počtu záložek. Velmi užitečnou je i funkce „Avizovací emaily“. Uživatel zde může nastavit, aby mu přišel upozorňovací email pokaždé, když je mu postoupena nová položka ke schválení. Pokud je zároveň s aplikací _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Formulářový server nasazen také systém pro řízení identit, dostane se uživatel k formuláři prostým kliknutím na odkaz v emailu. Další uživatelskou funkcí je nepřítomnost. Uživatel do ní zanese informaci o tom, ve kterých termínech nebude v kanceláři. Systém během této doby směřuje formuláře na zástupce tohoto uživatele. Po návratu do kanceláře může uživatel tlačítkem „Zkontrolovat mé zástupce“ provést kontrolu všech formulářů, které byly v době nepřítomnosti postoupeny zástupcům.

Schvalování Uživatel, který obdržel formulář ke schválení, jej může: -

Schválit

-

Zamítnout a vrátit k přepracování

Oboje vyznačuje připojením svého elektronického podpisu. Konečný příjemce, kterým může být iniciátor procesu (například pracovník, který žádal o dovolenou, dostává schválenou dovolenku), již neschvaluje ani nepodepisuje, ale odešle formulář do archivu. Tento poslední krok může být automatizován. Při uložení formuláře do archivu jsou data vyplněná do formuláře zapsána do databázových tabulek. Po archivaci je formulář dostupný k prohlížení všem uživatelům, kteří se podíleli na schvalování, a jejich nadřízeným, v příslušné složce. Systém umožňuje, aby uživatel nastavil, kdo jej bude v nepřítomnosti zastupovat při schvalování kterého formuláře. Je ovšem na správci systému, zda uživatelům tuto funkci zprovozní nebo jestli zastupování bude určováno centrálně. Systém je také připraven na automatické zasílání avizovacích emailů uživatelům. Administrátor může určit, ve kterých případech mají být tyto emaily posílány, co má být uvedeno v hlavičce (předmět) a co v těle zprávy a na jaké adresy mají být tyto emaily zasílány. Může také uživatelům umožnit, aby si sami zvolili, zda takové emaily chtějí dostávat.

Zveřejňování formulářů Publikování formulářů. Tato funkce umožňuje vystavit nový inteligentní formulář tak, aby byl k dispozici uživatelům, kteří si jej mohou stáhnout do svého počítače, postupně vyplňovat a odeslat. Publikování probíhá tak, že administrátor vloží formulář do připraveného rozhraní aplikace Formulářový server a zadá následující údaje: -

Kód formuláře

-

Jméno formuláře

-

Rozhodnutí, zda data budou importována do databázových tabulek

-

Parametry, podle nichž bude každému dokumentu vytvořenému uživatelem přiděleno jedinečné číslo

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Rozhodnutí, do jakých políček v databázi budou ukládána data vyplněná do formuláře. Mohou být použity datové typy definované přímo ve formuláři nebo může administrátor provést změny.

Třídění publikovaných formulářů. Tato funkce umožňuje rozdělit publikované inteligentní formuláře do složek a zpřehlednit je tak pro uživatele. Příkladem může být rozdělení formulářů do adresářů „personální administrativa“, „nákupy“, „obchod“ apod. Doplňování zveřejňovaných formulářů o jejich popisy. Uživateli, který klikne na „bublinu“ u názvu formuláře v seznamu položek, se na obrazovce rozbalí popis formuláře, jeho účel a případně další informace. Bez toho, že by bylo zapotřebí formulář otevírat nebo stahovat. Tento stručný popis zadá správce při publikaci formuláře. Administrátor má možnost zveřejnit v rámci jednoho formuláře různé jazykové verze. Má také možnost umístit do systému různé verze a nastavit časové intervaly, kdy budou různé verze přístupné.

Vytváření, úprava a vlastnosti formulářů Inteligentní elektronický formulář zpravidla odpovídá papírové předloze, na niž jsou uživatelé zvyklí. Jeho vyplňování je však podstatně komfortnější, a to díky tomu, že nabízí: -

Kontextovou nápovědu

-

Automatické doplňování obsahu kolonek

-

Logickou kontrolu

-

Import dat z informačních systémů a databází

Formuláře jsou vyplňovány pomocí bezplatné aplikace. Součástí dodávky bývá i nástroj pro vytváření nových inteligentních formulářů a úpravu stávajících. Jeho hlavní funkce a možnosti lze shrnout takto: -

Obsahuje kompletní sadu nástrojů pro vytváření formulářové mřížky a formátování

-

Vkládání formulářových prvků, zejména opakovacích a volitelných sekcí

-

Přidávání nápovědných textů formulářových polí a kontextové nápovědy k formuláři

-

Vkládání obrázků, čárových kódů, hypertextových a křížových odkazů

-

Kontrola pravopisu s podporou více jazyků ve formuláři

-

Makra pro rychlou práci se skupinami atributů

-

Vytváření či napojování externích číselníků, včetně importu ze souboru *.CSV či *.XML s aktualizací na webu

-

Podpora formátu ISDOCX

-

Kontrola správného návrhu formuláře

-

Podpora pro odesílání dat a práci s formuláři pod webovým prohlížečem

-

Příprava výpočtů za pomoci jazyka XPath

-

Vkládání XSL transformací pro pokročilé kontroly

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Zabezpečení šablony formuláře

-

Určení pravidel pro podání formuláře (způsob odeslání, povinnost připojit elektronický podpis a odeslat pouze zkontrolovaná data)

-

Volba způsobu uveřejnění formulářů včetně jejich aktualizace

-

Převod do PDF/A

-

Možnost připojit elektronický podpis a časové razítko

Přehled agend, které ORP Děčín hodlá pomocí formulářového serveru řešit

Samostatné vnitřní procesy

Tyto agendy pokrývají typická formulářová řešení na úřadech. Možnost jejich dalšího využití je v propojení s jinými agendovými systémy -

interní sdělení

-

výkazy (práce, hodin, cest)

-

přehledy (cest, plateb, objednávek, práce)

-

výstupní listy

-

dotazníky (osobní, zaměstnance, uchazeče)

-

návrhy (přijetí, odměny, změny)

-

zápisy (porad, jednání, cesty)

-

registrace

-

oznámení a hlášení (zakázky, zadání, výsledků, soutěži, řízení)

-

žádosti o (půjčky, certifikát, příspěvek, dopravu)

-

dohody (provedení práce, pracovní činnosti)

Formuláře přenesené působnosti Doprava -

Žádost o zápis změn údajů v registru silničních vozidel

-

Žádost o schválení technické způsobilosti jednotlivě dovezeného vozidla

-

Oznámení o provozování taxislužby

-

Žádost o upuštění zbytku trestu ZRMV

-

Žádost o zrušení podmínění řidičského oprávnění (RO)

-

Žádost o vrácení řidičského oprávnění (RO)

-

Žádost o výdej dat z registru řidičů

-

Žádost o vyřazení vozidla z registru silničních vozidel

-

Žádost o povolení zvláštního užívání pozemní komunikace

-

Žádost o stanovení místní přechodné úpravy provozu

-

Žádost o povolení připojení sousední nemovitosti

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Žádost o povolení uzavírky

-

Žádost o dodatečné povolení zvláštního užívání pozemní komunikace

-

Žádost o vydání mezinárodního řidičského průkazu

-

Přihláška k registraci vozidla

Životní prostředí -

Žádost o povolení k nakládání s povrchovými nebo podzemními vodami

-

Žádost o povolení k odběru podzemních vod pro potřeby jednot

-

Žádost o povolení k vypouštění odpadních vod do vod povrchových

-

Žádost o povolení k vypouštění odpadních vod do vod povrchových

-

Žádost o povolení k některým činnostem

-

Žádost o stavební povolení k vodním dílům

-

Žádost o stavební povolení k domovní čistírně odpadních vod

-

Žádost o povolení k užívání vodních děl

-

Žádost o povolení k vypouštění odpadních vod s obsahem

-

Žádost o udělení souhlasu

-

Žádost o vyjádření

-

Žádost o vydání kolaudačního souhlasu k užívání vodního díla

-

Žádost o prodloužení platnosti povolení k nakládání s vodami

-

Oznámení o užívání stavby vodního díla1

-

Ohlášení (udržovacích prací, obnovy vodního díla, stavební úpravy)

-

Žádost o povolení k odběru podzemních vod pro potřeby jednotlivých občanu

Stavební Žádost o vydání regulačního plánu -

Podnět k pořízení regulačního plánu

-

Žádost o územně plánovací informaci

-

Žádost o vydání rozhodnutí

-

Žádost o vydání rozhodnutí o změně využití území

-

Žádost o vydání rozhodnutí o dělení nebo zcelování pozemku

-

Žádost o vydání rozhodnutí o ochranném pásmu

-

Oznámení o záměru v území k vydání územního souhlasu

-

Ohlášení stavby

-

Žádost o stavební povolení

-

Oznámení stavby

-

Oznámení o užívání stavby

-

Žádost o vydání kolaudačního souhlasu

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Oznámení změny užívání stavby

-

Ohlášení odstranění

Zemědělství Souhrnné údaje LHE za vlastníka -

dočasně trvale odnětí pozemku určeného k plnění funkce lesa

-

Žádost o vydání opatření k zabezpečení bezpečnosti osob a majetku

-

Žádost vlastníka lesa o prodloužení lhůty

-

Žádost o souhlas k odnětí půdy ze zemědělského půdního fondu

-

Žádost o vydání souhlasu ke stavbě do vzdálenosti 50m od okraje lesa

-

Žádost o vydání souhlasu s trasou nadzemního a podzemního vedení pozemních komunikací,

Sociální Žádost o poskytnutí příspěvku na provoz motorového vozidla -

Souhlas příspěvek na provoz vozidla

-

Plná moc příspěvek na provoz vozidla

-

Žádost motorové vozidlo

-

Souhlas motorové vozidlo

-

Plna moc motorové vozidlo

-

Žádost příspěvek na individuální dopravu

-

Souhlas příspěvek na individuální dopravu

-

Plná moc příspěvek na individuální dopravu

-

Žádost úprava bytu

-

Souhlas úprava bytu

-

Plná moc úprava bytu

-

Žádost o mimořádné výhody občany těžce postižené

Integrace samosprávných formulářů Různé druhy samosprávných žádostí například -

Žádost o pronájmu pozemku

-

Žádost o zapůjčení pozemku

-

Žádost o směně pozemku za pozemek

-

Žádost o přidělení čísla popisného

-

Žádost o vyjádření města ke stavbě

-

Žádost o uzavření smlouvy o svozu komunálního odpadu

Nepřítomnost

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Veškerá zákonem daná nepřítomnost na pracovišti spojená v jedné žádance s možností provázání do docházkového systému -

Dovolená

-

Návštěva lékaře

-

Pracovní neschopnost

-

Náhradní volno

-

Svatba

-

a dalších 19 zákonných nepřítomností

Cestovní příkazy s kompletní agendou vozového parku a vyúčtováním Propojená řešení administrativy cest se správou vozového parku -

Žádost o auto

-

Žádost o cestu (tuzemská, zahraniční)

-

Průvodka

-

Vyúčtování pracovní cesty

-

Duplicitní vyúčtování cest

-

Měsíční přehled cest

-

Správa vozového parku

-

Karty automobilů

-

Plánování vozidel

Schvalování příchozích faktur Řešení kompletního schvalování faktur s navázáním na stávající systém. Při využití objednávkového řešení je možnost tyto dvě agendy párovat

-

Navázání na stávající systém

-

Import dat z radničního systému

-

Schvalovací proces více odbory

-

Volitelná schvalovací cesta

-

Kontrola věcné správnosti

-

Export dat s informací o schválení

Schvalování objednávek a další schvalovací procesy Při řešení objednávek je možno využít informace ze stávajícího systému, případně vložit informace do číselníků. Každá objednávka má přiřazeno unikátní ID, které je možno párovat

-

Schvalování objednávek

-

Schvalování materiálů do rady/zastupitelstva

-

Schvalování a evidence smluv

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


-

Schvalování a evidence přístupových práv do aplikací

-

Schvalování školení

Vazba na centrální projekty Některé centrální projekty zmiňované ve "Výzvě 06 IOP" a jejích přílohách nejsou v době zpracování této studie dokončeny, resp. jsou pouze ve stádiu globálních úvah a analýz. Návrh TC ORP je proveden s ohledem na budoucí připojení i takových projektů a záměr na jejich připojení reflektuje v následujících rovinách: •

Vytvoření

robustní,

otevřené

a dostatečně

pružné

integrační

infrastruktury

na

bázi

průmyslových standardů tak, aby bylo umožněno bezproblémové napojení v budoucnu dokončených centrálních projektů. •

Zohlednění dostupných analytických podkladů (tj. zejména návrh globální architektury systémů Základních registrů) formou funkčních prototypů příslušných přístupových adaptérů.

Návrh TC ORP předpokládá napojení úřadu na centrální projekty v rozsahu dle následujících odstavců.

Základní registry (integrační bod č. 3) budou vzhledem k stavu projektu v době zpracování této studie proveditelnosti připojeny na úrovni: •

Vytvoření přístupového adaptéru k systému Základních registrů v rozsahu funkčních prototypů následujících rozhraní: o

Čtení referenčních a informativních údajů z dílčích registrů.

o

Editace referenčních údajů Registru práv a povinností v roli editora referenčních údajů.

o

Plnění Registru práv a povinností údaji o službách a agendách poskytovaných / využívaných úřadem (tj. plnění Katalogu služeb RPP).

o

Plnění Registru práv a povinností údaji o rolích potřebných pro výkon agendových činností a přístupových oprávnění těchto rolí k dostupným službám (tj. plnění Matice oprávnění RPP).

o

Plnění Registru práv a povinností údaji o organizační struktuře úřadu, modelů procesů úřadu, vazbách těchto modelů na agendové činnosti a workflow.

o

Autorizace přístupu ke službám a agendám prostředky ISZR.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Modifikace workflow zahrnujících vydání rozhodnutí tak, aby vložení uložených práv a povinností do RPP bylo jejich nepominutelnou součástí.

•

Zpřístupnění centrálních AIS RPP v Portálu úředníka formou odkazů, příp. portletů.

Datové schránky budou připojeny prostřednictvím Elektronické spisové služby (realizováno projektem Technologického centra ORP Děčín a spisové služby, části I a II výzvy IOP č. 06). Integrace vnitřního chodu úřadu se problematika datových schránek dotýká pouze zprostředkovaně, vazbou přes Elektronickou spisovou službu: •

Automatizovaná distribuce podání osob, úřadů a organizací z Elektronické spisové služby do agend informačního systému. (Realizace prostředky workflow a standardizovaných formulářů.)

•

Odesílání agendových výstupů prostřednictvím Elektronické spisové služby, která zajistí jejich distribuci v souladu s platnou legislativou, tj. mj. doručením datové schránky, pokud ji má adresát zřízenou. (Předávání agendových výstupů do Elektronické spisové služby realizováno prostředky workflow.)

Portál lidských zdrojů (projekt MV ČR, plánované zprovoznění od 1. 1. 2011) bude vzhledem k stavu projektu v době zpracování této studie proveditelnosti zohledněn v rovině vytvoření technických a technologických předpokladů pro budoucí integraci.

Portál veřejné správy (integrační bod č. 4) bude připojen na úrovni: •

Využití prostředků vytvořených a publikovaných v rámci Portálu veřejné zprávy (tj. formulářů a popisu životních situací) pro přístup ke službám úřadu a k uskutečnění elektronických podání.

•

Vazba Portálu občana a Portálu úředníka na Portál veřejné správy formou odkazů, příp. portletů.

•

Publikace informací o službách úřadu poskytovaných prostřednictvím TC ORP pro prezentaci na Portálu veřejné správy prostřednictvím webové služby.

Centrální sběrné místo údajů o veřejné správě (v době zpracování studie proveditelnosti systém ePUSA) bude připojeno na úrovni: •

Publikace informací o službách poskytovaných úřadem prostřednictvím webové služby.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Informační systémy úřadu Magistrát nezačíná v tuto chvíli s IT podporou svých činností "na zelené louce". V současnosti provozuje celou řadu informačních systémů, která některé procesy více či méně podporuje. Jedná se o ekonomický systém, agendové IS (pořízené ORP nebo centrálními orgány), účelové aplikace, apod. Zjištění podrobného stavu IS úřadu a jejich připravenosti pro řešení integrace vnitřního chodu úřadu je předmětem dokumentu "Analýza aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na využívání ICT", který je vypracován současně s touto studií proveditelnosti. Základním principem integrace vnitřního chodu úřadu je vhodné propojení provozovaných informačních systémů pro podporu procesního přístupu výkonu moci ORP. Nejedná se tedy o nahrazení stávajících IS novými, ale o jejich vhodné využití – tím dochází k ochraně již vynaložených investic. Důsledkem tohoto základního principu je nutnost komunikace mezi provozovanými informačními systémy a jejich okolím. Tato komunikace může být technicky provedena různými způsoby – pomocí webových služeb, databáze, souborů, speciálních API apod. Tato variabilita je zajištěna použitím Integrační platformy prostřednictvím adaptérů. Pro komunikaci s Integrační platformou některým z uvedených způsobů však musí být používané informační systémy vybaveny příslušným rozhraním (např. webovými službami) nebo musí umožnit komunikaci jiným způsobem (přístup do databáze, export/import souborů, apod.). S ohledem na finanční rámec projektu bude v rámci tohoto projektu řešeno vybavení rozhraní (adaptéry) Integrační platformy pro připojení stávajících IS. Úprava IS bude postupně provedena v budoucnu nejlépe přímo dodavatelem příslušného IS a projekt integrace vnitřního chodu úřadu tak bude postupně rozšiřován.

Elektronická spisová služba Otázka pořízení, resp. upgrade Elektronické spisové služby je předmětem projektu Technologického centra ORP Děčín a spisové služby, části I a II výzvy IOP č. 06. V rámci integrace vnitřního chodu úřadu mohou být realizovány následující vazby na Elektronickou spisovou službu: •

Automatizovaná distribuce podání osob, úřadů a organizací z Elektronické spisové služby do agend informačního systému.

•

Modifikace workflow vytvářejících spisové podklady tak, aby vložení vytvořených podkladů do úložiště Elektronické spisové služby bylo jejich nepominutelnou součástí.

•

Zpřístupnění spisových podkladů ve správě Elektronické spisové služby v rámci workflow.

•

Odesílání agendových výstupů prostřednictvím Elektronické spisové služby, která zajistí jejich distribuci v souladu s platnou legislativou, tj. mj. doručením datové schránky, pokud ji má adresát zřízenou.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Portál občana umožňující elektronické podání v souladu s platnou legislativou.

Řízení organizace a IS Modul řízení organizace a IS má za úkol centralizovat správu organizační struktury organizace, správu rolí v organizační struktuře, správu přístupových práv a rolí k IS organizace i okolí, přiřazení konkrétních pracovníků do příslušných rolí a organizační struktury. Veškeré evidované údaje musí postihovat a uchovávat změny. Každý uživatel informačního systému úřadu bude mít jednoznačně definované: •

oprávnění vykonávat danou působnost (tedy mimo jiné využívat k výkonu působnosti daný agendou informační systém a využívat případně editovat data v ní obsažená)

•

role v organizační struktuře daného orgánu veřejné moci ve vazbě na danou agendu a působnost (konkrétní systémová vazba agenda – působnost – organizační struktura – úředník)

•

rozsah přístupových práv v systému a evidence jeho vstupů do systému

Zároveň je tento modul integračním bodem č. 2 ve vazbě na základní registry - z pohledu propojení ORP na základní registry dojde pomocí tohoto modulu k takovému ověření úředníka, které bude jednoznačně prokazovat: •

oprávněnost úředníka přiřazeného do Role v Agendě k výkonu působnosti v daném rozsahu dle údajů v Registru práv a povinností

•

existenci úředníka dle údajů Registru obyvatel

•

existenci úřadu dle údajů v Registru osob

Tento modul bude využíván pro řízení přístupu k ostatním prostředkům IT. V rámci implementace projektu bude modul sloužit pro evidenci přístupových oprávnění k IS. Automatické promítnutí nastavených přístupových oprávnění v tomto modulu do konkrétních IS není možné s ohledem na finanční rámec realizovat v tomto projektu, bude postupně dopracováno po jeho skončení v závislosti na možnostech konkrétních IS.

Řízení procesů úřadu (Workflow) Klíčovou komponentou úspěšné integrace vnitřního chodu úřadu je podpora pracovních postupů, neboli Workflow. Workflow umožní zautomatizovat procesy popsané procesními modely a zároveň slouží pro efektivní elektronický oběh dokumentů na úřadě s využitím formulářů pro sběr dodatečných informací.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Tvorba workflow musí podporovat možnost flexibilního vytvoření modelů pracovních činností z předem definovaných kroků, které odpovídají částem jednotlivých procesů správního řádu, např. zahájení řízení, schválení, dožádání apod. Jednotlivé workflow jsou stavebnicí dílčích částí legislativních předpisů, které je možné v průběhu času aktualizovat, doplňovat a vzájemně zaměňovat. Při změně procesního modelu tak není nutné pracovníky přeškolovat, workflow po aktualizaci a znovuspuštění bude automaticky respektovat novou verzi procesu. Workflow podpoří i takové procesy na úřadě, které nejsou v současné době obsluhovány žádným agendovým systémem či jinou aplikací. Takové procesy jako je např. svolávání jednání či schvalování různých dokumentů jsou tímto způsobem efektivně prováděny, řízeny a monitorovány. Vstupní dokumenty do workflow budou pocházet buď ze spisové služby, nebo od jednotlivých pracovníků úřadu. Pokud budou účastníky prováděného procesu i subjekty mimo úřad, pak vstup i výstup musí být zaznamenáván spisovou službou a dokumenty jak vstupní tak výstupní budou uloženy v negarantovaném datovém úložišti spisové služby. Portál ORP je prostředek, kterým budou pracovníci úřadu komunikovat s jednotlivými kroky vyžadovanými workflow nástrojem. Uživatel tak bude vždy vědět, co a kdy má udělat, jaké kroky jednotlivých procesů na něj čekají a jaké již splnil. Jednotlivé úlohy workflow nesmí být přiřazovány konkrétním uživatelům, ale musí být definovány na úrovni uživatelských rolí. Uživatelské role budou definovány a spravovány v modulu Řízení organizace a IS. Automatická inicializace workflow a komunikace s externími aplikacemi (interními i externími) probíhá pomocí integrační platformy. Současně je zajištěno, aby u každé instance workflow bylo možné sledovat, v jakém stavu se nachází.

Řízení zdrojů (monitoring, SLA) Modul řízení zdrojů představuje část systému, která se stará o sběr a vyhodnocování údajů o stavu a efektivitě provozu celého řešení – dojde tak ke kontinuálnímu měření výkonnosti, kvality a efektivity sebe sama. Modul provádí sběr údajů o provedených činnostech v rámci všech instancí workflow, sběr údajů o aktivitě integrační platformy, jejich měření a vizualizace výsledků oprávněným uživatelům. Pro dohled nad provozem se měření provádí a výsledky o jednotlivých procesech se znázorňují v podstatě online. Jako základ pro měření a vyhodnocování efektivity se stanoví cílové hodnoty, kterých má být průběžně dosahováno, modul pak identifikuje a ukazuje odchylky skutečnosti od těchto cílových hodnot a poskytuje podklady pro optimalizaci celého řešení. Na základě sesbíraných údajů za delší období i více procesů je možné vytvářet analýzy a simulace, jejichž výsledky zpětně ovlivňují oblast procesního modelování – přesněji její optimalizační část.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Řízení procesních modelů Modul Řízení procesních modelů primárně zajišťuje ukládání procesních modelů vzniklých při Analýze procesů a jejich optimalizace. Zároveň tento modul zajistí ukládání hotových procesních modelů do RPP, resp. zajistí vazbu na Agendový IS RPP Modelovací. Procesní modely uložené v modulu Řízení procesních modelů slouží jako „předpisy“ pro následná workflow a orchestraci integrační platformy při implementaci konkrétní IT podpory zachycených procesů.

Portál ORP Portál ORP slouží jako primární rozhraní mezi uživatelem a informačními systémy úřadu. Integruje do svého prostředí veškeré komponenty, se kterými uživatel pracuje. Cílovým stavem, jehož je tento projekt první etapou, je nejen jedno místo pro přístup ke všem IS úřadu, ale i sjednocení uživatelského vzhledu a stylu práce všech IS úřadu. Tento cíl je vztažen jak k interním uživatelům – pracovníkům úřadu, tak i k externím uživatelům – veřejnosti, pracovníkům zřizovaných organizací, podřízených obcí či dalších. Vytvoření jednotného uživatelského prostředí na bázi webového portálu je zvoleno z následujícího důvodu: •

klientem je webový prohlížeč (veškeré aplikační změny jsou realizovány výhradně na serveru)

•

při použití portálového řešení je možné využít nativní služby portálu (sdílené kalendáře, diskuze, wiki apod.) pro týmovou spolupráci uživatelů, čímž cílově zvýší efektivita jejich práce

Portál ORP je rozdělen na dvě základní části: •

Portál úředníka – prostředí pro práci interních uživatelů – úředníku; do prostředí Portálu úředníka bude včleněn portál projektu CzechPoint@Office

•

Portál občana – prostředí pro komplexní elektronickou komunikaci úřadu s občanem; do prostředí Portálu občana bude včleněn portál projektu CzechPoint@Home

7.4 Variantní návrhy technického řešení, porovnání variant Varianty Vnitřní integrace úřadu v rámci ORP Děčín Rozsah integrace vnitřního chodu úřadu je navrhován v následujících variantách:

1. Nulová varianta - zachování stávajícího stavu bez dalších prací v oblasti integrace vnitřního chodu úřadu. _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


2. Jednoduchá varianta - integrace na bázi formulářového systému. 3. Pokročilá varianta - integrace prostředky workflow.

Jako základní součást Integrace vnitřního chodu úřadu doporučujeme nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka. Tato část integrace je zcela zásadní nejen pro bezpečnost vnitřního systému úřadu, ale také pro další činnosti ve vazbě na základní registry a komunikaci s Portálem veřejné správy.

Nulová varianta - zachování stávajícího stavu bez dalších prací v oblasti integrace vnitřního chodu úřadu (tj. faktická nečinnost v oblasti integrace vnitřního chodu úřadu) zachovává stávající stav aplikačního programového vybavení provozovaného na ORP. Aplikační a databázové servery stávajících IS jsou pouze přeneseny do TC, jejich klientské aplikace (tzv. "tlustí klienti") a izolované účelové aplikace zůstávají beze změny na pracovních stanicích. Míra integrace vnitřního chodu úřadu zůstává na nezměněné úrovni - tj. v rozsahu poskytovaném stávajícími aplikacemi a s vysokými nároky na znalosti a zkušenosti pracovníků úřadu, kteří de facto chybějící integraci IS nahrazují svými aktivitami (přepisování údajů z jednoho systému do druhého, pořizování údajů opakovaně). Reakce na změny v pracovních procesech, organizace úřadu a nové požadavky jsou v této situaci řešeny zejména v rovině opakovaného doškolení a přeškolení pracovníků úřadu, které může být případně podpořeno úpravami jedné či více SW komponent. Zodpovědnost za dodržení procesních a procedurálních postupů v oblastech činností nepokrytých stávajícími aplikacemi je ponechána výhradně na vedení a pracovnících úřadu.

Jednoduchá varianta - integrace na bázi formulářového systému je charakterizována zavedením jednotného (v ideálním případě centrálně spravovaného) systému formulářů koexistujících se stávajícími aplikacemi. Formuláře procesně doplní a podpoří vybrané činnosti vykonávané mimo stávající IS úřadu, případně je provedena také účelová integrace dílčích formulářů s příslušně upravenými aplikacemi. Míra integrace vnitřního chodu úřadu se v důsledku zavedení formulářů zvýší (validace vstupních dat dle nastavených pravidel a číselníků, jednoduché řízení oběhu formulářů a k nim připojených dokumentů, základní stavové řízení). Nároky na znalosti a zkušenosti pracovníků úřadu v oblasti celého procesu a návazností dílčích úkonů jsou mírně redukovány. Kontrola dodržování termínů, řešení zastupitelnosti, sledování průběhu výkonu činností konkrétního procesu, měření a sběr časových a stavových charakteristik atp. zcela chybí nebo jsou umožněny v minimálním rozsahu. Reakce na změny v pracovních procesech, organizaci a nové požadavky je v této situaci reflektována v rovině úpravy a doplnění formulářů. Úpravy ostatních SW komponent provozovaných v rámci úřadu zpravidla nejsou realizovány nebo se provádějí v minimálním rozsahu. Zůstává zachována nutnost doškolení a přeškolení pracovníků úřadu, a to zejména v oblasti procesních a procedurálních

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


návazností dotčených změnami. Zodpovědnost za dodržení procesních a procedurálních návazností je ponechána v převážné míře na vedení a pracovnících úřadu. Konkrétní pracovník tak např. musí znát a ve vlastní režii splnit požadavek, že do schvalovacího procesu návrhu nájemní smlouvy byl zařazen další subjekt a že tedy musí návrh kromě stávajících schvalovatelů předat také ke schválení finanční výhodnosti a přiměřenosti. Celá tato situace může být navíc "zkomplikovaná" specifickými podmínkami, kdy je počet a typ schvalovatelů stanoven v závislosti na výši finanční částky, která je předmětem schvalovaného návrhu smlouvy.

Pokročilá varianta - integrace prostředky workflow je charakterizována zavedením důsledného řízení výkonu procesů úřadu, a to včetně řízení stavu procesů, řešení zastupitelnosti, delegace úkolů, hlídání termínů, sledování postupu prací a charakteristik chování procesů. Průběh procesů je nativně podpořen pokročilým formulářovým systémem (lze zapojit i externí formulářové systémy), přičemž formuláře slouží nejen jako "pouhý dotazník" pro zadání údajů, ale ve formuláři se integrují data z více systémů a aplikací, a to včetně systémů vně úřadu. Takto integrované systémy a aplikace zpravidla zůstávají v původní nezměněné podobě, případné drobné úpravy se provádí za účelem zvýšení uživatelského komfortu. Oběh formulářů je důsledně řízen workflow a sledován vlastníky procesů, a to zejména s ohledem na stav zpracování a dodržování závazných termínů. Konkrétní pracovník fakticky nemusí znát všechny návaznosti v rámci zpracovávaného procesu jen proto, aby předal svoje výstupy dalším pracovníkům. Workflow automaticky zajistí předání vzniklých výstupů a informací k navazujícím pracovníkům. Definice návazností v konkrétním workflow je předem definována na úrovni pracovních rolí (nikoliv konkrétních pracovníků). Míra integrace vnitřního chodu úřadu se v důsledku integrace prostředky workflow výrazně zvyšuje, zatímco nároky na znalosti a zkušenosti pracovníků úřadu podílejících se na konkrétním procesu jsou výrazně redukovány (workflow pracovníky vede, kontroluje a formou automaticky připojovaných pokynů s požadavky na následné kroky zpracování podporuje bezprostřední výkon činností). Změny v pracovních procesech, organizaci práce a pokrytí nových požadavků jsou v převážné většině realizovány v rovině úpravy modelu řízení a zpracování dotčených procesů, úpravy ostatních SW komponent provozovaných v rámci úřadu zpravidla nejsou, neboť se dají vyřešit vně těchto aplikací, a to prostřednictvím prostředků a nástrojů použité workflow platformy. Nutnost doškolení, resp. přeškolení pracovníků úřadu je minimalizována, protože změny provedené v procesních modelech organizace jsou vhodnou formou prezentovány a vizualizovány přímo na portálu úředníka. Přizpůsobení procesních a procedurálních návazností dotčených změnami je provedeno automaticky (v souladu s úpravou modelu řízení a zpracování procesu) a z pohledu pracovníků je zcela transparentní. Zodpovědnost za dodržování procesních a procedurálních návazností pracovníků úřadu je přenesena na elektronický systém. Zodpovědnost za správnost definice procesního modelu nese jeho vlastník, který má k dispozici systém pro jeho definici a nástroj pro vyhodnocování efektivity procesů. Jsou-li tedy např. upravena pravidla pro schvalování návrhů na přidělení dotací (změna limitů, zavedení dalšího stupně schvalování, kolektivní schvalování radou atp.),

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


není nutné o této skutečnosti úředníky připravující podklady vůbec informovat a stačí pouze odpovídajícím způsobem upravit příslušný model řízení a zpracování schvalovacího procesu. Po publikaci takto upraveného modelu k užívání se odesílání podkladů ke schválení začne provádět automaticky dle nově stanovených pravidel.

Tabulka 2 Vlastnosti jednotlivých variant integrace Stávající stav bez další integrace

Míra integrace chodu úřadu

nízká

Integrace na bázi formulářů

Integrace prostředky workflow

střední

Vysoká

*)

Využití formulářů

-

ano

Ano

Jednotné pracovní prostředí

Heterogenní

jednotné formuláře

jednotné formuláře, intranetový portál, e-mail, kancelářské aplikace

střední

Vysoká

Ne

v omezené míře

Ano

Pracovník

pracovník, v omezené míře formulářový systém

workflow systém a vlastník procesu

Parametrizované řízení zpracování procesu

-

v omezené míře

Ano

Podmíněné řízení zpracování procesu

-

v omezené míře

Ano

Stavové řízení

-

v omezené míře

Ano

Sledování stavu zpracování procesu

-

ne

Ano

Měření a sběr charakteristik procesů

-

ne

Ano

Náročnost adaptace pracovníků na změny

velmi vysoká

vysoká

Nízká

Míra automatického řízení zpracování procesů Hlídání termínů, zastupitelnost Zodpovědnost za dodržení procesních a procedurálních postupů

nízká

*)

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Nutnost doškolení pracovníků v důsledku změn

Ano

ano

velmi vysoká

vysoká

Dostupnost pokročilých integračních technik a nástrojů

-

chybí nebo velmi omezená

Ano

Možnost integrace dat z více systémů a aplikací v jediném formuláři

-


Ano

Možnost integrace s externími aplikacemi a systémy

-


Ano

Náročnost adaptace aplikací na změny

*)

v omezené míře

nízká

**)

Dáno vlastnostmi využívaných aplikací a informačních systémů. Realizováno prostředky workflow, tradiční programování je nahrazeno modelováním.

**)

7.4.1 Variantní návrhy SW v rámci integrace stávajících agend od různých dodavatelů Systém správy identit V současné době existuje mnoho systémů zajišťujících synchronizaci identit mezi aplikacemi. Systémy pro synchronizaci identit jsou od komerčních firem jako je Microsoft LifeCycle Manager, Oracle Identity Manager, Novell Identity Manager. Sun Identity Manager. Všechny systémy zajišťují základní synchronizaci identit, správu hesel a jednotlivých atributů, správu workFlow procesů apod. Většinou se tyto systémy liší možnostmi implementace a množstvím již vytvořených konektorů pro různé platformy, databáze a aplikace.

Portál úředníka Portál úředníka je v podstatě webová aplikace, která musí zajistit výše uvedené funkce. Touto aplikací může být modifikovaný portál komerčních dodavatelů, nebo pro tuto funkčnost může být použit opět modifikovaný portál ze světa Open Source aplikací. Požadovanou funkčnost mohou samozřejmě zvládat i portálové systémy jiných (menších) dodavatelů, jež obsahují velkou přidanou hodnotu právě v možnosti modifikace systému vlastními autory pro konkrétní požadavky na funkčnost. Takto upravené portálové řešení může maximálně splňovat požadavky na něj

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


kladené, a to bez funkčních kompromisů, s cenou za implementaci podobnou cenám za úpravy Open Source řešení. Portály renomovaných výrobců samozřejmě většinou disponují rozsáhlou funkčností, ovšem za vyšší ceny. Úpravy těchto portálů se opět pohybují ve vyšších cenových hladinách, ale přinášejí systémy s velkým rozsahem možností. U portálu je třeba ve výběrovém řízení pečlivě porovnat požadavky na funkčnost a možnost úprav s celkovými náklady na realizaci portálu

Formulářový a workflow server Formulářový server musí splnit požadavky na zpracování formulářů a workFlow procesů v rámci chodu úřadu. Současně musí pracovat s různými typy formulářů, musí zajistit auditování všech workFlow operací nad formuláři. Obdobné Formulářové systémy nabízí firmy Software 602 – FormServer a firma Adobe LifeCycle. Pro zpracování workFlow procesů je také velmi vhodný modul Identity managementu firmy Novell – Role Base Provissioning Modul.

Operační systémy Volba operačních systémů závisí na výše zvolených systémech synchronizace identit a portálu úředníka. Většinou budeme volit mezi komerčními OS a free systémy na platformě Linux. Je důležité ale vždy zvážit k čemu je daný systém určený a kdo ho bude spravovat. (MS Windows, Novell Open Enterprise Server, Linux, HP-UX, AIX, Solaris). Výsledný výběr bude proveden na základě zvolených komponent pro vlastní systém Vnitřní integrace.

7.4.2

Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů

Pro účely této studie byly získány pouze informace o možných řešeních uvedené problematiky od různých dodavatelů. A to jednak u dodavatelů požadovaných software systémů, ale také u dodavatelů servisních a implementačních služeb. Z oblasti dodavatelů SW byly osloveny firmy Microsoft, Novell, Software 602, v oblasti servisních služeb firma eGran, AGcom. Konkrétní poptávkové řízení a možnost srovnávání nabídek však bude provedeno až v rámci výběrového řízení na projekt Vnitřní integrace úřadu.

7.4.3

Analýza technických a bezpečnostních rizik

Při analýze technický a bezpečnostních rizik je třeba se zabývat třemi oblastmi:

•

technologie zajišťující bezproblémový chod hardwarových prostředků IT. Předpokladů pro jejich řádnou funkci je celá řada, patří mezi ně například nepřerušitelné napájení bez rušivých

signálů,

udržování

teploty

a

vlhkosti

prostředí

v

doporučeném

rozmezí,

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


elektromagnetické odstínění a další. Technologie, které vytvářejí toto základní prostředí pro IT zařízení, mají zcela zásadní vliv na dostupnost aplikací a dat. Souhrnně se označují jako síťová kritická fyzická infrastruktura •

fyzická bezpečnost hardwarových prostředků IT. Tato oblast sice nebývá vnímána jako hlavní zdroj ohrožení, avšak průzkumy ukazují, že se výrazným způsobem podílí na bezpečnostních incidentech IT. Patří do ní poruchy hardwaru, chyby obsluhy, krádeže zařízení nebo dat, která jsou zpravidla cennější než samotná IT zařízení, vnitřní nepovolený přístup, zneužití zařízení, přírodní katastrofa, požár a další. V podstatě jde o narušení hardwarových prostředků v místě jejich instalace, tj. v datovém sále nebo v serverovně.

•

datová a softwarová bezpečnost, kterou veřejnost vnímá jako primární zdroj hrozeb pro IT. Sem patří takové fenomény jako spam, počítačové viry, softwarové chyby, chyby LAN a WAN, vnější nepovolený přístup a zneužití dat. Tuto oblast řeší softwaroví specialisté, avšak jen za předpokladu, že první a druhá oblast zabezpečení, tedy zajištění provozního prostředí a fyzické bezpečnosti IT zařízení, byly řádně ošetřeny. V rámci Vnitřní integrace úřadu jde především o zabezpečení a audit všech operací v rámci synchronizace účtů – což musí být zajištěno. Současně jde o zabezpečený přístup k tzv. Portálu úředníka, jenž musí být zajištěn proti útokům hackerů (infrastruktura – firewall) i proti útokům zevnitř (vysoký stupeň autorizace a autentizace uživatelů řízený přesně definovanými pravidly).

7.5 Doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu je příjemce povinen postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění a v případě zakázek nespadajících do režimu zákona se řídí Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009, nebo v souladu se svými vnitřními předpisy, jsou-li přísnější.

7.5.1

Specifikace zadání technického řešení

Specifikace parametrů software licencí: Parametr Software licence

Požadovaná hodnota Formulářový a workflow server (využit stávající) Portálové řešení – portál úředníka (při využití stávajícího)

Počet licencí 0 0

Specifikace parametrů Implementačních prací:

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Parametr Implementace

Požadovaná hodnota Základní návrh systému vnitřní integrace Definice struktury -

Návrh jmenného standardu

-

Návrh rolí a organizační struktury

-

Základní pravidla pro workflow procesy

-

Návrh funkčnosti portálu úředníka

-

Příprava formulářů pro procesní záležitosti

-

Systém napojení na současný systém identit AD

-

Integrace aplikaci do portálu úředníka

Uvedené požadavky by měly být pokryty v rámci investic daných Výzvou 06.

7.5.1.1 Hlavní požadované vlastnosti formulářového serveru •

Centrální správa formulářů

•

Snadné zavádění procesů

•

Schvalování ve složitých procesech

•

Účinný sběr korektních dat

•

Dohled nad oběhem dat

•

Návrhář formulářů součástí dodávky

•

Archivace a automatizace procesů

•

Nezměnitelnost vyplněných údajů

•

Avíza pomocí běžného emailu

7.5.1.2 Závazné specifikace pro požadovaný software formulářový systém

Uvedeno v kapitole 5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky

7.5.2 Specifikace vybavení technologické místnosti včetně řešení bezpečnosti TC Pro Výzvu 06. Část III Vnitřní integrace úřadu není třeba definovat. Je řešeno v projektu Technologické centrum ORP Děčín a spisová služba část I a II.

7.5.3

Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Vybraný dodavatel ve spolupráci s jeho subdodavateli provede kompletní implementaci. V průběhu implementace bude prováděno testování jednotlivých komponent, včetně provedení testů redundance a odolnosti proti plánovanému selhání redundantních komponent. Díky redundanci dojde k minimalizaci chyb způsobených nežádoucími výpadky komponent. Dodavatel bude při implementaci dodržovat zásady projektového řízení. Součástí implementace bude odpovídající školení v nezbytně nutném rozsahu, dle požadavku objednatele. Implementační dodavatel prokáže odborné předpoklady pro implementaci Vnitřní integrace úřadu a integraci do stávajícího TC a zkušenosti s implementovanými technologiemi. Dodavatel musí disponovat dostatečným týmem odborných specialistů a dostupným servisním zajištěním. Výhodou jsou prokazatelné znalosti vlastností technologií více výrobců serverů, diskových úložišť, LAN, SAN technologii včetně virtualizačních technologií.

Technická podpora

Dodavatel zajistí odpovídající kvalitu technické podpory pro veškeré technologické celky VIU tak, aby byly splněny SLA na jeho provoz a kvalitu služeb po minimální dobu trvání projektu. Technická podpora by měla být dedikovaná jako Singl point of contact. Je nezbytné mít zajištěnou maintenance na všechny kritické komponenty systému po celou dobu udržitelnosti projektu. Technická podpora nesmí být zahrnuta do prodejní ceny a musí být součástí provozních nákladů. Jedná se zejména o: ▪

Propojení se stávajícím systémem identit AD

▪

Systém formulářového a workflow serveru

▪

Portál úředníka

7.6 Provozní zajištění eGONcentra 7.6.1

Potřebné energetické a materiálové toky

Pro Výzvu 06. Část III Vnitřní integrace úřadu není třeba definovat. Je řešeno v projektu Technologické centrum ORP Děčín a spisová služba část I a II.

7.6.2

Záruky a servis

Protože pro většinu ICT zařízení se nevztahuje ustanovení Občanského zákoníku o záruční době min. 2 roky a většinou je záruční doba mnohem kratší, je dobré s tím počítat v případě výběrového řízení a požadovat co nejdelší možnou záruční dobu. Záruka by měla být podpořena servisní smlouvou, tak,

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


aby smlouva obsahovala SLA, kde by byly stanoveny vymahatelné garance včetně finančního postihu za nedodržení garance služeb. V projektu bude uzavřen servisní kontrakt s dodavatelem na služby nezbytné k zajištění úrovně poskytování služeb 12x5 vyžadována podle zásad ITIL . Komponenty servisní podpory: ▪

Servis -

nepravidelné návštěvy u uživatelů dle jimi vyvolané potřeby

-

servis systémů, kontrola logů apod.

-

implementace potřebných patchů, bezpečnostní zabezpečení

▪

▪

Profylaxe -

Kontrola chodu systému synchronizace,

-

Kontrola a údržba databází

Konzultace -

▪

zajištění školení a konzultací uživatelům, operátorům a administrátorům

Rozvoj -

poskytnutí odborníků na specializované odborné práce v oblasti IS/IT i na úrovni projektu

7.6.3

Údržba a nákladnost oprav

V rámci nákladu je nutno počítat s pravidelnou revizí zařízení TC, výkonu jednotlivých zařízení (a to jak z oblasti ICT, tak i z oblasti fyzického zabezpečení jako náhradní zdroj energie, klimatizace, ochrana místnosti apod.), likvidaci nevratného odpadu (spotřebního materiálu, použitých provozních náplní, opotřebovaných částí zařízení získaných preventivní výměnou nebo po opravě). Část těchto nákladů by měla být součástí servisní smlouvy s dodavatelem technologií. Je ale nutno počítat s tím, že po ukončení záruky bude nutno uzavřít Pozáruční servisní smlouvu, což může znamenat zvýšení nákladů na provoz.

7.6.4

Údaje o životnostech jednotlivých zařízení

Životnost software potřebných pro implementaci Vnitřní integrace úřadu není fyzicky omezena. V rámci integrace může dojít pouze k morálnímu zastarávání jednotlivých aplikací a agend a systém

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Vnitřní integrace úřadu (především systém synchronizace identit) musí být schopen na tyto změny reagovat a musí být libovolně rozšířitelný.

7.6.5

Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení

Uvažujeme-li o VIU jako o software záležitosti tak se vliv opotřebení systému Vnitřní integrace úřadu netýká. Samozřejmě dojde-li k opotřebení hardware, na kterém některá komponenta VIU běží, je třeba v rámci servisní smlouvy tuto komponentu zprovoznit na novém hardware.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


8 Organizace a režijní náklady 8.1 Organizační model investiční fáze Projekt integrace úřadu je realizován magistrátem města, který také bude vykonávat všechny činnosti související s organizací výběrového řízení na dodavatele projektu. Statutární město Děčín bude mít dostatečné rozpočtové krytí pro realizaci obou etap projektu a následný provoz. Větší část investic předpokládá zpětně uhradit ze zdrojů strukturálních fondů EU.

8.2 Provozní model Provozovatelem integrovaného úřadu bude magistrát města. Provozní fáze projektu bude zajišťována projektovým týmem, který je uveden dále v kapitole 9 i s popisem funkcí jednotlivých členů projektového týmu.

8.3 Role všech organizací v projektu V projektu rozlišujeme 3 skupiny rolí organizací, které se podílejí na vzájemné spolupráci během trvání projektu. Podrobné role členů týmu jsou popsány v kapitole 9.

Investor: ORP Děčín Dodavatel: vzejde z výběrového řízení Koordinátor: ORP Děčín, projektový manažer Ing. Tomáš Kejzlar Ministerstvo vnitra je realizátorem výzvy a vytváří podmínky pro realizaci včetně finanční

8.4 Organizace výběrových řízení Každý je povinen v souvislosti se zadáváním (veřejné) zakázky povinen dodržet zásady: • transparentnosti • rovného zacházení • zákazu diskriminace

Od 1. 7. 2006 je zadávání veřejných zakázek a koncesí upraveno zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 139/2006 Sb., o koncesních _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


smlouvách a koncesním řízení (koncesní zákon). Hlavní principy právní úpravy veřejných zakázek a koncesí vycházejí ze Smlouvy o založení Evropského společenství a z evropských zadávacích směrnic; jedná se zejména o principy transparentnosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace, vzájemného uznávání a proporcionality v případě zakázek nespadajících do režimu zákona se řídí Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009. Výběrové řízení bude zahájeno po vyhlášení výzvy k předkládání projektů a žadatel je povinen předložit zadávací dokumentaci ke schválení CRR 10 pracovních dní před zveřejněním VŘ nebo před odesláním výzvy uchazečům. Dále je povinen zaslat CRR prokazatelně písemnou pozvánku na jednání hodnotící komise, pokud bude probíhat toto jednání po podpisu Rozhodnutí, a to nejpozději 7 kalendářních dnů před jeho konáním. Žadatel je rovněž povinen předložit CRR zápis z jednání komise a smlouvu s dodavatelem. CRR se jednání hodnotící komise může zúčastnit jako pozorovatel.

Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce.

Nařízením Komise (ES) č. 1177/2009 se od 1. 1. 2010 změnily finanční limity ve směrnicích 2004/17/ES a 2004/18/ES. Finanční limity jsou na české koruny přepočítávány sdělením Komise (ES) č. 2009/C 292/01. V souvislosti s tím bylo vydáno Nařízení vlády č. 474/2009 Sb., kterým se mění Nařízení vlády č. 77/2008 Sb., o stanovení finančních limitů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek. Nařízení vlády č. 474/2009 Sb. nabylo účinnosti dnem 1. ledna 2010, od tohoto data platí nová hranice pro jednotlivé kategorie veřejných zakázek. Hranice je nyní nižší, zhruba v úrovni 85,5 % původní výše. Žadatelé a příjemci musí postupovat podle této právní úpravy u všech zadávacích řízení zahájených po 1. 1. 2010.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Druh veřejné zakázky/koncese

Finanční limity platné do 31.12. 2009

Finanční limity podle nařízení Komise (ES) č. 1177/2009 a sdělení Komise (ES) č. 2009/C 292/01

5 857 000 Kč

4 997 000 Kč

Veřejné zakázky na dodávky a služby zadávané: … - územně samosprávnými celky, jeho příspěvkovými organizacemi a "jinými právnickými osobami (§ 2 odst. 2 písm. d) zákona)" ...

Zadavatel se bude řídit metodikou veřejných zakázek, jejíž výtah je prezentovaný v následujícím odstavci:

Postup pro zadávání veřejných zakázek, které nespadají do režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách: Žadatelé/příjemci, kteří nejsou zadavateli veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., jsou povinni při výběru dodavatele pro realizaci projektu postupovat v souladu se Závaznými

postupy

nespadajících

pod

pro

aplikaci

zadávání zákona

zakázek č.

spolufinancovaných

137/2006

sb.,

o

ze

veřejných

zdrojů

EU,

zakázkách,

v programovém období 2007-2013 (dále „Závazné postupy“), které byly schváleny usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009.

8.5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu Příjemce dotace má povinnost realizovat projekt v souladu se schválenou verzí projektu a při dodržení příslušných právních předpisů ES a ČR. Ty jsou definovány v Příručce pro žadatele a příjemce dotace. Jsou to zejména: • Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, • Nařízení Evropského parlamentu a rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999,

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


• Nařízení Komise (ES)č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, • Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, • Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, • Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – usnesení vlády č. 757/2007 • Usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration, • Usnesení vlády č. 927/2007 o zřízení Grémia pro regulační reformu a efektivní veřejnou správu, • Usnesení vlády č. 854/2008 ke Strategii rozvoje služeb pro informační společnost • Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu • Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období 2007-2013 • Vyhláška č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, • Vyhláška MF č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem,

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


• Vyhláška MF č. 165/2008, kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání.

8.6 Popis obsahu provozních směrnic eGONcentra a smluvních ujednání (návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele Je často vhodné a efektivní zpracovat jednu generickou bezpečnostní směrnici zastřešující celý systém a na jejím základě pak lokální směrnice pro jednotlivá konkrétní místa úřadu. Řada bezpečnostních funkcí realizovaných počítačovými prostředky vyžaduje určitou interakci s uživatelem nebo správci systému. Jde např. o identifikaci a autentizaci (akce uživatele, pravidla pro hesla, uzamykání stanic, akce správy - prvotní přidělení hesla, seznamy uživatelů), audit (akce správce - kontrola a uchovávání auditních záznamů, ošetřování incidentů), řízení přístupu (akce správce i uživatelů v oblasti nastavování přístupových práv, pravidla pro vlastnická práva), akce uživatele a správce vyžadované v oblasti zálohování, akce uživatele a správce v oblasti komunikační bezpečnosti apod. Bezpečnostní směrnice má být rozčleněna tak, aby činnost bezpečnostního správce, činnost správce IS (administrátora) a činnost uživatelů byly popsány odděleně, a běžným uživatelům se tak nedostával zbytečně do ruky nástroj, ulehčující jim nelegální využívání systému. Podle této zásady je třeba členit směrnice i do dalších částí ( pro různé typy uživatelů, pro obsluhu kryptografických prostředků apod.). Kromě uplatňování zásady ”need-to know” je nutno vzít v úvahu i potřebu utajovat bezpečnostní provozní směrnici určenou pro bezpečnostního správce nebo pro oblast správy kryptografického zařízení.

Vymezení předmětu smlouvy. Základním principem klasické SLA je komplexní převzetí odpovědnosti za činnost systémového řešení nebo určitých aplikací, přičemž smlouva zakotvuje tzv. garanci dostupnosti, což je hodnota vyjádřená v procentech a určující garantovanou dostupnost a funkčnost poskytované služby. Hodnoty tam uvedené bývají vysoké, často převyšující 99 procent. O to důležitější je vymezení způsobu ověřování této hodnoty, úprava přípustných výluk poskytované služby, pro které se ujal termín „servisní okno“ (protože tato servisní okna nejsou zpravidla započítávána do hodnot dostupnosti), a úprava výpadků zaviněných jinými dodavateli. Samozřejmostí by měla být úprava měření a předkládání pravidelných reportů naměřených hodnot. U tzv. servisních oken by kvalitní smlouva měla jednak řešit případy, zda vůbec, popřípadě v jaké lhůtě je poskytovatel služby povinen ohlásit využití servisního okna, popřípadě v jakých případech tak není povinen učinit. Výpočet ceny za zajištění garantované dostupnosti a

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


případné slevy z ceny, popřípadě smluvní pokuty, jsou zpravidla rovněž upraveny v přílohách, protože úzce souvisí se způsobem výpočtu samotného parametru dosažené dostupnosti. Smlouva samotná tak obsahuje pouze platební podmínky.

Podmínky garance dostupnosti V rámci vymezení předmětu smlouvy by měl poskytovatel nejlépe v technické příloze dostatečně přesně popsat také to, jaké služby a činnosti objednatele jsou pro dosažení sjednaného stupně dostupnosti zcela zásadní a kritické, respektive na jakých aplikacích a službách je dosažení jím garantovaného stupně dostupnosti závislý. Výpadky způsobené nesplněním uvedených podmínek se poté nepovažují za prodlení na straně poskytovatele a nejsou započítávány do měření parametrů dostupnosti. Přesná úprava je velice důležitá pro obě smluvní strany. Objednatel by si měl být těchto závislostí vědom a zkoordinovat komunikaci s dodavateli systémového softwaru, aplikací či služeb tak, aby bylo v krátké době dohledatelné, kde je příčina výpadku a kdo za ni nese odpovědnost. Rovněž poskytovatel se může snáze zprostit odpovědnosti za případné škody, protože objednatele upozornil na podmínky nezbytné pro splnění garance dostupnosti a splnil tak svou povinnost předcházet škodám. Objednatelé by si měli dát pozor i na další případné podmínky poskytovatelů. Mnohdy nenápadný a na první pohled pochopitelný požadavek udržovat ten či onen operační systém či platformu v posledním aktuálním stavu nebo povinnost provádět její aktualizace může být u větších společností velice nákladné a organizačně náročné. Doporučuje se proto tuto část diskutovat s poskytovatelem a vyjasnit si i potřebu periodicity nasazování nových verzí. Na druhé straně by poskytovatelé měli mít v této oblasti rovněž jasno a upravit ve smlouvě alespoň základní minima, která jsou podstatná pro zachování možnosti zajistit sjednané parametry dostupnosti. Bodů, na které je nutno pamatovat, je celá řada (velice důležitá může být informovanost poskytovatele o změně organizační struktury objednatele a informační povinnost obecně). Lze doporučit tyto záležitosti nepodceňovat, protože na poskytovatele se bude pohlížet jako na osobu odborně způsobilou, která měla sdělit své případné výhrady, podmínky nebo námitky v rámci kontraktace. Dobře (a široce) sjednané podmínky dostupnosti a povinnost součinnosti objednatele naopak může být velice podstatná v případech, kdy vznikne škoda. Dle obchodního zákoníku totiž „poškozená strana nemá nárok na náhradu škody, pokud nesplnění povinností povinné strany bylo způsobeno jednáním poškozené strany nebo nedostatkem součinnosti, ke které byla poškozená strana povinna“.

Odpovědnost za škodu Jelikož jedním ze základních závazků SLA je odstraňování závad (incidentů), je nezbytné sjednat dobu odezvy v závislosti na druhu a charakteru závady. Dalším prvkem bývá doba řešení a odstranění závady. Na tuto úpravu zpravidla navazují smluvní pokuty, či v krajním případě možnost odstoupení od

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


smlouvy. Smluvní pokuty se někdy označují za tzv. paušalizovanou náhradu škody, protože je jasně stanovena jejich výše a (někdy) jasně stanoven důvod vzniku nároku na smluvní pokutu. Smluvní strany by měly vědět, že není-li sjednán vztah mezi smluvní pokutou a náhradou škody, nemá oprávněný ze smluvní pokuty nárok na náhradu škody. Proto se zpravidla sjednává, že „nárok objednatele na náhradu škody není shora sjednanou úpravou smluvní pokuty dotčen“, popřípadě „nárok objednatele na náhradu škody přesahující zaplacenou smluvní pokutu není dotčen“.

Ukončení smluvního vztahu V praxi se často používají nepřesně pojmy výpověď, odstoupení a ukončení smlouvy dohodou a často jsou různě zaměňovány – například výpověď dohodou či okamžitá výpověď. Proto bude na úvod vhodné tyto pojmy odlišit. Ukončení jakéhokoliv smluvního vztahu dohodou je nejčastěji tzv. dvoustranný právní úkon, takže se dvě smluvní strany dohodnou na ukončení smlouvy k určitému datu nebo s okamžitou platností. Takovou dohodu lze sjednat vždy, jde o projev smluvní volnosti stran. Výpověď je jednostranný úkon, v českém právu obvykle není podmíněna porušením smlouvy – smlouva po dobu trvání výpovědní doby (lhůty) běží dál, po uplynutí této doby končí. Odstoupení od smlouvy má zpravidla sankční charakter a používá se pouze v případech tzv. podstatného porušení smlouvy. Ve smlouvě je vždy vhodné popsat demonstrativně případy, které se považují za podstatné porušení a které umožňují ukončit smluvní vztah s okamžitou platností. Ukončení dlouhodobě trvajícího vztahu charakteru outsourcingu představuje především pro objednatele závažnou skutečnost. Zákon přitom řeší pouze některé právní aspekty v případě odstoupení od smlouvy – přitom zejména pro objednatele může být velice obtížné vůbec procesně zajistit nového dodavatele. Smlouva by tak měla jednak omezovat možnost příliš rychlého ukončení ze strany poskytovatele (příliš krátká výpovědní lhůta) a jednak stanovit alespoň základní pravidla pro případ, kdy bude smlouva ukončena výpovědí, a také pro případ odstoupení od smlouvy jednou ze stran pro její porušení (např. povinnost poskytovatele předat dokumentaci a podklady a poskytnout součinnost potřebnou k přechodu na jiného poskytovatele, za jakých podmínek, sankce apod.).

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci 9.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu Pro projekt byl vytvořen projektový tým, který se skládá z členů magistrátu a z vedoucího projektu.

Přes princip zpětné vazby členové týmu komunikují mezi sebou a všemi zúčastněnými stranami projektu. Každý člen teamu zná své povinnosti a má zvoleného svého zástupce, pro případ své nepřítomnosti. Členy týmu svolává manažer na pravidelné schůzky, které se konají na magistrátu města. Informace si členové předávají osobně na schůzkách nebo prostřednictvím emailové služby. Proces zpětné vazby umožňuje jednak komunikaci se všemi zúčastěnými stranami projektu, jednak aktualizaci plánů a rozpočtů, dle skutečných podmínek. Důsledně aktualizovaný plán projektu a otevřená komunikace napomáhá tomu, že i v případě nedodržení původních termínů, nákladů nebo cíle projektu, může být zákazník i realizátor spokojen.

Role

Osoba

Pracovní náplň, odpovědnost a kompetence

Manažer projektu


zpracovává projektový záměr, projektovou žádost, studii proveditelnosti, připravuje harmonogram realizace projektu, vyhlašuje a řídí průběh výběrových řízení, hlídá dodržování pravidel publicity, zajišťuje naplnění indikátorů

Vedoucí projektu

Ing. Petr Hodboď

sestavuje projektový tým, zastává poradenskou funkci, zajišťuje podporu projektu ze strany orgánů města, dohlíží nad realizací projektu, zajišťuje financování projektu

Administrátor projektu

Lucie Schejbalová

provádí zpracování žádosti, připravuje povinné přílohy k žádosti, zajišťuje administraci projektu, zpracovává monitorovací zprávy

Odborný koordinátor

Marián Kubinec

zajišťuje přípravu technických podkladů řešení a zadávacích kritérií pro výběrová řízení, spolupráce s projektovým manažerem při tvorbě Studie proveditelnosti, podílí se na přípravě implementace řešení

Finanční manažer

Dagmar Kryštofová

připravuje rozpočet projektu, spolupráce na tvorbě rozpočtového harmonogramu, finanční a ekonomické analýzy, kontrola dodržování rozpočtové skladby, vede oddělené účetnictví projektu, připravuje účetní podklady pro monitorovací zprávy

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Priority projektového týmu •

hladký a bezproblémový chod projektu

•

zajištění financování projektu

•

získání dotace na projekt

•

dodržení harmonogramu projektu

Zdroj projektového týmu: Magistrát Děčín – organizační struktura

Primátor interní audit Tajemník bezpečnostní ředitel oddělení personální a platové oddělení kontrolní a právní oddělení krizového řízení Odbor provozní a organizační sekretariát odboru oddělení kancelář primátora oddělení organizační oddělení informačních technologií oddělení provozní Odbor správních činností a obecní živnostenský úřad sekretariát odboru oddělení správních agend a matriky oddělení vnitřních věcí, přestupků a dopravně správních agend oddělení obecní živnostenský úřad oddělení silničního správního a dopravního úřadu Odbor stavební úřad sekretariát odboru oddělení stavebního řádu oddělení územního rozhodování a památkové péče Odbor životního prostředí sekretariát odboru a ekologické centrum oddělení ochrany přírody, zemědělství a lesního hospodářství Městský útulek pro toulavá a opuštěná zvířata oddělení vodoprávní úřad a ochrany prostředí Odbor ekonomický _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


sekretariát odboru oddělení rozpočtu a rozborů oddělení účetnictví oddělení správy daní a poplatků Odbor rozvoje sekretariát odboru oddělení strategického rozvoje a projektů oddělení Úřad územního plánování oddělení investic Odbor místního hospodářství a majetku města sekretariát odboru oddělení nakládání s majetkem města oddělení správy majetku a komunálních služeb oddělení správy pozemních komunikací města Odbor sociálních věcí a zdravotnictví sekretariát odboru oddělení pomoci v hmotné nouzi oddělení péče o seniory a zdravotně postižené oddělení sociálně-právní ochrany dětí Odbor školství a kultury oblast školství oblast kultury

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Schéma řízení projektu proces plánování projektu organizace, řízení, kontrola

cíle a strategie dekompozice časové plány

proces řízení realizace

analýza, korekce průběhu realizace

matice zodpovědnosti plán zdrojů

identifikace a analýza dat řešení konfliktů a nestandardních situací

technická a administr. podpora projektu

analýza rizik plán kontroly projektu

vyhodnocení implementace

aktuální plány implementace

Proces zpětné vazby aktualizace, změny, verifikace plánů

podklady pro hodnocení

závěrečné zprávy a vyhodnocení

9.2

Personální zajištění provozu

Základní administraci systémů vnitřní integrace úřadu budou provádět interní zaměstnanci oddělení IT Statutárního města Děčín. Budou jimi realizátoři projektu implementační fáze projektu (viz tabulka v kapitole 10.1.1). Technickou podporu, údržbu a nové konfigurace a připojování dalších agend doporučujeme svěřit externím firmám, které vzejdou z veřejné soutěže. Veškeré náklady související s provozem systémů vnitřní integrace úřadu, tedy administraci i platby externím subjektům, které budou zajišťovat údržbu a technickou podporu, budou hrazeny z rozpočtu ORP.

9.3

Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti

Kvalifikace členů projektového týmu a následně osob zajišťujících provoz je pro práci s IT technologiemi zcela zásadní.

9.3.1

Požadavky na členy projektového týmu

Projektový tým bude složen ze zaměstnanců statutárního města Děčín a z osob zastupujících dodavatelskou stranu. Členové týmu z řad dodavatele by měli obsadit role uvedené v kapitole 5.2.1.7. Základní předpoklady pro vybrané specifické role:

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Vedoucí projektu: •

manažerské schopnosti a dovednosti

•

praxe v oblasti výběrových řízení a veřejných zakázek

•

praxe v projektovém řízení (vytváření a dodržování harmonogramu, rozpočtu…)

•

administrativa

Projektový manažer: •

komunikační schopnosti

•

manažerské schopnosti a dovednosti

•

znalost interního prostředí magistrátu i projektu

•

praxe v oblasti výběrových řízení a veřejných zakázek

•

praxe v projektovém řízení

•

administrativa

Administrátor projektu: •

orientace v pravidlech pro přidělování dotací

•

znalost účetnictví

•

administrativa

Finanční manažer: •

znalost účetnictví

•

administrativa

Odborný koordinátor •

9.3.2

znalost ICT na vysoké úrovni

Požadavky na tým zajišťující provoz

Základní předpoklady: •

S ohledem na vysokou technicko-technologickou náročnost provozu aplikací a systémů pro synchronizaci identit je třeba kvalitního odborného vzdělání a relevantní odborná praxe doložená životopisy.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

Pracovníci musí ovládat na vysoké úrovní výpočetní a komunikační technologie.

•

Musí být schopni poskytovat konzumentům služeb odbornou podporu a pomoc při řešení problémů.

•

Zásadní význam mají znalosti správy sítí, uživatelských účtů, způsobu integrace celého systému i obecné administrace.

•

Důležitá je znalost uživatelů, jejich hierarchie a přístupových práv připadajících jednotlivým rolím.

•

Znalost běžných provozních i krizových směrnic (včetně schopnosti podílet se na jejich vzniku).

Zaměstnanci Magistrátu města Děčín disponují potřebnými znalostmi a dovednostmi k tomu, aby se mohli účastnit projektu Vnitřní integrace. Jejich kvalifikace bude dále zvyšována účastí na projektu a relevantními školeními. Provoz, opravy a údržba bude zajišťována externími subjekty, proto se o kvalifikační předpoklady svých zaměstnanců postará dodavatel.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


10 Realizace projektu, časový plán 10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu Projekt Vnitřní integrace úřadu je postaven na software licencích, implementačních pracích a servisních služeb: nákladová charakteristika projektu

investiční nákladová charakteristika projektu cena v KČ včetně DPH Software licence-využití stávajícího

portálový server formulářový a workflow server

Software licence-využití stávajícího

0 0

CELKEM VIU SW

0

Odborné studie, dokumentace do 5%

60 000

Náklady na povinnou publicitu projektu

30 000

CELKEM VIU STUDIE

90 000

Návrh organizace služeb a procesů pro VIU Vytvoření definovaných formulářů pro VIU Vytvoření a nastavení workflow procesů VIU Vytvoření portálu úředníka Integrace výše uvedených služeb se stávajícím systémem Identit AD Integrace aplikací a služeb do jednotného prostředí portálu úředníka Příprava prostředí pro navázání budoucích eGon služeb IMPLEMENTACE VIU

1 419 000

CELKEM ZPUSOBILÉ VÝDAJE

1 509 000

provozní nákladová charakteristika projektu Servisní podpora (maintenance) od dodavatele / rok* Servisní služby /rok podpora formulářů a workflow procesů podpora portálového řešení Osobní náklady - projektový manažer ** *pouze posledni dva roky, jinak je maintenance součásti SW licencí **Projektový manažer má tyto činnosti v rámci své náplně práce, která je součástí hlavního pracovního úvazku u zaměstnavatele a tedy se tyto náklady nepromítají do nákladů realizace projektu.

0 120 000

0

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu Etapa I - Příprava projektu

1.4.2010 – 31.12.2010

Etapa II - Realizace projektu

1.1.2011 – 31.8.2011

Etapa I - Příprava projektu Zpracování projektového záměru a schválení realizace projektu v orgánech města. Zpracování Studie proveditelnosti včetně potřebných analýz. Zpracování a předložení žádosti o dotaci včetně povinných příloh. Příprava a realizace výběrových řízení na realizaci vnitřní integraci úřadu. Etapa II – Realizace projektu Realizace vnitřní integrace úřadu formou integrace jednotlivých formulářových řešení pro podporu a zrychlení schvalovacích procesů s existujícím informačním systémem úřadu a vytvořením portálu úředníka, který bude sloužit jako prezentační vrstva agregovaných údajů z informačního systému úřadu a formulářového serveru.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


11 Finanční analýza projektu, finanční plán 11.1 Zajištění dlouhodobého majetku Projekt ze své podstaty pořídí pouze implementaci softwarového vybavení, které úřad již vlastní. Majetek pořízený v rámci realizační etapy zůstane beze změny po celou dobu využívání projektu. Majetek nebude odepisován, takže stavy majetku na konci jednotlivých období provozní etapy se nebudou měnit. Předpokládaný celkový rozpočet projektu bude nejvýše 1 509 000 Kč včetně DPH. •

příspěvek z ERDF představuje nejvýše 1 282 650 Kč včetně DPH.

•

spolufinancováni z rozpočtu ORP bude nejvýše v rozsahu 226 350 Kč vč. DPH.

11.2 Řízení pracovního kapitálu Řízení pracovního kapitálu má 2 základní úkoly:

•

určit potřebnou (optimální, přiměřenou) výši každé položky oběžných aktiv a jejich celkové sumy

•

určit, jakým způsobem oběžný majetek financovat

V tomto případě nemusíme hovořit o způsobu zajišťování kapitálu, projekt bude vyžadovat pouze oběžné prostředky jako doposud, bez jakéhokoliv navýšení.

11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi investiční nákladová charakteristika projektu cena v KČ Software licence-využití stávajícího

portálový server

0

Software licence-využití stávajícího

formulářový a workflow server

0

CELKEM VIU SW

0

Odborné studie, dokumentace do 5%

60 000

Náklady na povinnou publicitu projektu

30 000

CELKEM VIU STUDIE

90 000

Návrh organizace služeb a procesů pro VIU Vytvoření definovaných formulářů pro VIU Vytvoření a nastavení workflow procesů VIU Vytvoření portálu úředníka

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Integrace výše uvedených služeb se stávajícím systémem Identit AD Integrace aplikací a služeb do jednotného prostředí portálu úředníka Příprava prostředí pro navázání budoucích eGon služeb IMPLEMENTACE VIU

1 419 000

CELKEM ZPUSOBILÉ VÝDAJE

1 509 000

Ceny softwaru jsou nulové, protože investor počítá s využitím současného softwarového a hardwarového vybavení, které již vlastní. Osobní náklady, jak je uvedeno výše, nejsou započítány, protože projektový manažer i jeho tým jsou pracovníky magistrátu města a za uvedené činnosti jsou placeni v rámci svých náplní práce z rozpočtu organizace. Vzhledem k charakteru projektu jsou všechny náklady fixní povahy. Odpisy v investiční fázi nejsou uvedeny, protože žadatel majetek nebude odepisovat. Tabulka tudíž reprezentuje současně fixní náklady realizační etapy projektu. V investiční fázi nebudou vznikat žádné výnosy. Náklady realizační etapy budou kryty z dotace z Integrovaného operačního programu a z rozpočtu žadatele. Po dobu 5 let je kalkulováno v projektu se zárukou a pozáručním servisem v rámci projektu.

11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi Náklady v provozní fázi by se neměly zřetelněji odchylovat od běžného rozpočtu ORP Děčín. Během integrace dojde jen k narovnání procesů a propojení stávajícího softwarového vybavení, který nepředstavuje zvýšenou poptávku v nákladech během provozu (např. zvýšená spotřeba energií). Samozřejmě pořízení integrace aplikací služeb je možné i bez servisní podpory po dobu životnosti projektu. V tom případě mohou vzniknout neočekávané náklady v provozní fázi. Vzhledem k velikosti úřadu, množství SW licencí, by tato varianta (servis bez podpory) mohla představovat až 400.000/rok. Poptávkové řízení musí tedy samozřejmě počítat i se zakoupením záruky a záručních servisních služeb v rámci dodávek řešení. Také musíme počítat s dodávkou služeb, které nemusí být do záruky zahrnuty. Jedná se hlavně o příklady •

změnu konfigurace systému na přání objednatele

•

technická podpora u objednatele

•

opravy zařízení vzniklé mimo podmínky záruční smlouvy

•

výjezdní servis pro potřebu objednatele

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


•

administrace systému

•

údržba systému

11.5 Příjmy provozní fáze Projekt nepočítá s žádnými příjmy v provozní fázi.

11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze Investice je dotovanou investicí s účastí ORP 15%. Finanční plán je uveden v žádosti o dotaci. Investice negeneruje žádné příjmy a ani nepočítá s výraznými náklady mimo prvotní jednorázovou dotovanou investici 1.5mil. V rámci této kalkulace byly hodnoceny jednotlivé náklady, ke kterým jde přistupovat jako k fixním a tvoří 8% hodnoty investice.

11.7 Přehled financování projektu Financování projektu je shrnuto v následující tabulce:

krytí projektu Dotace EU

85%

1 282 650

Spolufinancování

15%

226 350

Celkové krytí projektu

investiční celkem

1 509 000

provozní celkem

120 000

11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů Některé finanční ukazatele jsou uvedeny níže v tabulkách. Ale již teď je možno konstatovat, že projekt přináší negativní finanční hodnoty z důvodu, že negeneruje žádné příjmy. Projekt bude přinášet spíše sociálně ekonomická pozitiva jako spokojenost občanů než generování finančních zisků. Metodiky vyžadují zobrazit také variantu nerealizace projektu, tedy nulová dotace, nulový a ne negativní cash flow.

Cash flow při realizaci rok

investiční výdaje KČ (A)

príjmy z přínosy z projektu projektu KČ KČ (B)

(C)

provozní náklady KČ

zůstatková hodnota KČ

(D)

(E)

CELKEM

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


n

-1 509 000,00

0,00

-50 000,00

n+1

0,00

-120 000,00

n+2

0,00

-120 000,00

n+3

0,00

-120 000,00

n+4

0,00

-120 000,00

n+5

0,00

-120 000,00

celkem celkem diskontované 5%

-1 509 000,00

0,00

-1 509 000,00

0,00

0,00

-1 559 000,00 -120 000,00 -120 000,00 -120 000,00 -120 000,00 -120 000,00

-650 000,00

0,00

-569 537,20

0,00

Čistá finanční hodnota

npv@1%

-2 120 210

npv@3%

-2 047 150

npv@5%

-1 979 559

npv@5,5% npv@10%

-1 963 445 -1 830 813

Index rentability

npv/I@1%

-1,39

npv/I@3%

-1,34

npv/I@5%

-1,29

npv/I@5,5% npv/I@10%

-1,28 -1,20

V tabulce jsou uvedeny jednotlivé hotovostní toky, které jsou následně diskontovány dle metodiky EU úrokovou mírou 5 %. Ukazatele finanční analýzy lze souhrnně hodnotit jako nedostatečné – NPV záporná při použití diskontní míry stanovené Evropskou unií 5 % je -1 979 559 Kč, index rentability záporný ve výši 1,29projekt je nenávratný a tedy vnitřní výnosová míra (IRR) nejdou spolu s návratností vyčíslit.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


11.9 Závěry finanční analýzy Projekt negeneruje žádné příjmy, tudíž se z finančního hlediska jedná o nenávratnou neprofitující investici. Cílem projektu není přímá generace zisku, ale veřejná služba. Hodnota investice je vyjádřena především její užitností pro občany a orgány veřejné správy. Viz tabulky výše.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


12 Ekonomická analýza projektu 12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu V Ekonomické analýze je v praxi často velmi obtížné stanovit a kvantifikovat přínosy a užitky projektu a následně je vyjádřit v peněžních jednotkách, neboť celá řada efektů plynoucích z investice je nefinanční a někdy dokonce nehmotné povahy. Pro tyto případy se ocenitelné náklady a přínosy převádí na finanční toky. Projekty, které mají přinášet určitý celospolečenský užitek, není možné hodnotit pouze na základě finančních toků z nich plynoucích, jak je tomu obvykle u projektů v komerční sféře, kdy je prvořadým hlediskem zisk. Podle doporučené metodiky v následujícím textu: definujeme podstatu projektu, vymezíme strukturu beneficientů, popíšeme rozdíly mezi investiční a nulovou variantou, určíme všechny užitky a náklady z projektu, rozdělíme náklady a užitky na ocenitelné a neocenitelné, ocenitelné převedeme na hotovostní toky a použijeme pro výpočet kriteriálních ukazatelů.

•

Podstata projektu: Upravit informační a procesní system územně samosprávného celku tak, aby fungoval efektivně a byl eGon ready. Vnitřní integrace má napomáhat k efektivnímu a rychlému zpracovávání svých agend a potažmo tedy snižovat náklady v procesech a zvyšovat rychlost při zpracování agendy. S efektivitou a kvalitou fungování úřadu uvnitř je provázanost na občana, jeho spokojenost s úřadem.

•

Beneficienti: rozdělili jsme na primární a druhotné. Mezi primární patří management úřadu a zaměstnanci úřadu, kteří budou na integraci aktivně spolupracovat. Integrace umožní zaměstnancům a managementu zrychlit procesy, snížit pracovní zatíženost a zvýšit zabezpečení citlivých osobních údajů a prací s daty. Z druhotných můžeme jmenovat stát a občan, protože integrace umožní efektivnější využití služeb občanovi a také dále zajistí synergie pro další navazující projekty.

•

Nulová varianta: Vzhledem k tomu, že se jedná o projekt pořizovaný na základě výzvy vlády, která koncept integrace navrhuje. Nulová varianta by představovala nerealizací projektu jako takového, což by bylo v rozporu s iniciativou vlády. Odklonění od této myšlenky je těžko představitelné, protože tento koncept dále vychází z Evropské Komise, kterými jsme členy. Jako schůdná varianta je pouze varianta realizace integrace, která vychází z vládního průzkumu nutnosti a je jako jediná možná.

•

Přínosy a náklady: neocenitelné u nulové varianty jsme neshledaly žádné relevantní přínosy. Ze ztrát můžeme jmenovat zmeškané příležitosti a jsou tedy reciproční k pozitivům varianty realizace projektu. U varianty realizace projektu jmenujeme tyto neocenitelné přínosy:možná lepší integrace elektronizace veřejné správy, synergie se systémy EU, zisk

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


dodavatelů investic, snížení zatížení úředníků ORP, pozitivní dopad na snižování rizik uniku osobních údajů, rychlejší a efektivnější poskytování statistických údajů z pohledu IT.

neocenitelné náklady a přínosy

Nulová varianta

Realizační varianta

pozitiva

Negativa

nejsou žádné relevantní

reciproční k pozitivům k variantě realizace

možná lepší integrace elektronizace veřejné správy, synergie se systémy EU, zisk dodavatelů investic, snížení zatížení úředníků ORP, pozitivní dopad na snižování rizik úniku osobních údajů, rychlejší a efektivnější poskytování statistických údajů z pohledu IT

nejsou žádné relevantní

Přínosy a náklady: ocenitelné Analýzu jsme zpracovali následovně. V úvodní části byly stanoveny základní parametry projektu a vstupní předpoklady a časové charakteristiky dílčích etap projektu – přípravné a realizační. Provozní fáze byla modelována jako roky 2011-2016 Fáze poprovozní není vzhledem k charakteru projektu uvažována. Fázi provozní uvažujeme v nekonečném horizontu a z pohledu mimořádných nákladů či dalších investic není v relevantním období nijak postižena. Výpočet efektivnosti projektu je proveden v horizontu roků 2011-2015. Jako modifikaci nekonečného horizontu jsme použili v posledním období výnos z reziduální investice. Každý vybraný relevantní dopad u konkrétního beneficienta byl jednoznačně určen. Jak z hlediska charakteru (přínos nebo újma), tak z hlediska období (fáze projektu – investiční/provozní) tak i z hlediska přiřazení ve variantě (nulová varianta/ projekt). Pro odpovídající hodnocení dopadu byla použita parametrizace u každého dopadu.

Pro zpracování této analýzy byly použity odbornou ekonomickou literaturou uváděné přístupy ke zpracování a doporučované postupy. Analýza nákladů a přínosů je zpracována přírůstkovou metodou s využitím metodik Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Nulová varianta je tedy přírůstkově nulová ve

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


svém socioekonomickém CF. Reálný socioekonomický dopad tedy představuje jen varianta Projekt. Analýza nákladů a přínosů je zpracována v souladu se závaznou osnovou danou řídícím orgánem IOP pro ekonomické hodnocení projektu.

Pro výpočty, zpracování číselných hodnot a tabulkové výstupy byl využit MS Excel. Ukazatele Analýza používá standardní kriteriální ukazatele pro srovnávání finančních a socioekonomických parametrů projektů. Byly použity ukazatele: -

současná hodnota (Present Value)

-

čistá současná hodnota (Net Present Value)

-

vnitřní výnosové procento (Internal Rate of Return)

-

doba návratnosti investice (Return of Investment)

-

index přínos/ újma (B/C ratio)

-

index rentability investice (NPV/I)

Diskontní sazba Pro rozbor diskontních sazeb jsme použili dostupné statistické údaje. Porovnávali jsme výnosové míry alternativních investic, výnosové míry „bezrizikových investic“, úrokové sazby nově poskytnutých úvěrů a inflaci. Tyto ukazatele jsme porovnali s reálnými sazbami. Socioekonomická analýza se opírá o empirické zjištění, že integrace úřadu spolu s implementací identity management na úřadech umožní vykonávat pracovní postupy a úkoly rychleji a ušetřený čas věnovat dalším pracovním aktivitám a zvýšit produktivitu úřadu. Vyčíslili jsme průměrný měsíční příjem pracovníků úřadu před integrací a po ní a sledovali a porovnávali k vynaloženým nákladům. Výpočty jsme zanesli do následujících tabulek. Při vyčíslení mezd členů úřadu se bude v tomto případě vycházet z průměrné hrubé měsíční mzdy v nepodnikatelské sféře 23 tis. Kč v roce 2009. V tomto případě můžeme vyjádřit úsporu času pro úřad pro 274 úředníků celkovou částkou 1 095 000 Kč za rok, což reprezentuje 3 997Kć na úředníka za rok. Což vychází z úsporu času při využití jednotného prostředí portálu na úředníka 28 hod za rok. Viz tabulka. Výsledný dopad v tis. Výsledný dopad

Ekonomický přínos z úspory času úředníků ekonomický přínos z vnitřní integrace celkem

2011

2012

2013

2014

2015

2016

1095

1095

1095

1095

1095

1095

1095

1095

1095

1095 5 475

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Očekávaný cash flow s ekonomickými přínosy

rok

príjmy z investiční výdaje projektu KČ KČ (A)

provozní náklady KČ

zůstatková hodnota KČ

(C)

(D)

(E)

(B)

-1 509 000,00

n

přínosy z projektu KČ

0,00

-50 000,00

n+1

0,00

1 095 000,00

-120 000,00

n+2

0,00

1 095 000,00

-120 000,00

n+3

0,00

1 095 000,00

-120 000,00

n+4

0,00

1 095 000,00

-120 000,00

n+5

0,00

1 095 000,00

-120 000,00

5 475 000,00

-650 000,00

-1 509 000,00

celkem

0,00

-1 559 000,00 975 000,00 975 000,00 975 000,00 975 000,00 975 000,00 0,00

npv@1%

3 141 679 npv/I@1%

2,05

npv@3%

2 821 567 npv/I@3%

1,85

npv@5%

2 535 466 npv/I@5%

1,66

npv@5,5% npv@10%

2 468 746 npv/I@5,5% 1 942 743 npv/I@10%

1,61 1,27

IRR PV DN

CELKEM

56% 4 221 239,75 1,7

Jak je patrné z výše uvedené tabulky, výsledný socioekonomický tok je kladný a projekt je realizovatelný jako společensky prospěšný. Výsledek lze interpretovat tak, že pozitivní dopady na veřejnou správu jsou dostatečně příznivé. Hodnoty ukazatelů

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Vzhledem k použité metodice je zřejmé, že finanční toky a všechny ukazatele finanční analýzy jsou nevyhovující, protože projekt nepočítá s žádnými finančními příjmy. Pozitivní celospolečenské dopady však zcela převažují tento finanční handicap. Socioekonomické toky projektu jsou pozitivní. Současná hodnota (PV) Investiční projekt lze považovat za přijatelný, pokud je ukazatel větší nežli investiční výdaje, resp. hotovostní toky v nultém období. Náš výsledek 4,221,239 tuto přijatelnost projektu splňuje. Čistá současná hodnota (NPV) Investiční projekt lze považovat za přijatelný, pokud je ukazatel větší nebo roven nule. Při vzájemném porovnávání projektu by měl být volen ten projekt, jehož hodnota NPV je vyšší. Naše číslo je větší nule. Doba návratnosti Doba návratnosti je čas, který uběhne od realizace investice do jejího splacení z generovaného hotovostního toku. Doba návratnosti projektu ze socioekonomického toku je 1,7 roku.

Index rentability NPV/I Index rentability uvádí poměr čisté současné hodnoty a nákladů investice, udává vlastně reálnou rentabilitu investice. Projekt vykazuje ze socioekonomických parametrů hodnotu rentability 1,61

12.2 Citlivostní analýzy Hodnoty kriteriálních ukazatelů jsou dostatečně vysoké a projekt je rezistentní na výkyvy, které mohou nastat. Citlivostní analýza prokázala dostatečně vysoké hodnoty všech parametrů i v mezích modelování.

Byl modelován dopad nedodržení provozních nákladů projektu jako nejvýznamnějšího faktoru v pásmu 30% nad částku, dále byl modelován vliv pohybu diskontní sazby v rozmezí 3% - 40%.

Vliv na jednotlivé ukazatele je patrný z následujících grafů a tabulky a textu.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


vliv discontni sazby na NPV 3 500 000

3 000 000

Net Present Value

2 500 000

2 000 000 NPV při úspoře 7 minut 1 500 000

1 000 000

500 000

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Discount Rate

Vliv diskontní sazby na NPV a index ziskovosti v rozmezí 1% až 40% (viz tabulka nahoře a dole)

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


vliv discontni sazby na index ziskovosti 2,50

Index ziskovosti

2,00

1,50 NPV/I 1,00

0,50

0,00 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Discount rate

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


vliv diskontni sazby na index ziskovosti

2,50

Index ziskovosti

2,00

1,50

1,00

0,50

0,00 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Discount rate NPV při zvýšení provozních nákladů o 50%

NPV/I

vliv navýšení nákladů a pohyb discontní sazby na NPV (graph nahoře).

npv@1%

2 808 802 npv/I@1%

1,84

npv@3%

2 511 099 npv/I@3%

1,64

npv@5%

2 245 211 npv/I@5%

1,47

npv@5,5% npv@10%

2 183 233 npv/I@5,5% 1 695 064 npv/I@10%

1,43 1,11

IRR PV DN

49% 3 961 471,15 2,7

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Při kalkulaci (nahoře a dole obrázky) jsme předpokládali původní provozní náklady 100% tedy 120 000 KČ/rok, tabulka výše vyjadřuje, že i přes navýšení předpokládaných provozních nákladů o 50% je index ziskovosti NPV/I 1,43 IRR 50% a NPV 2,183,000.

vliv diskontni sazby na NPV 3 500 000 3 000 000

Net Present Value

2 500 000 NPV při zvýšení provozních nákladů o 50%

2 000 000 1 500 000

NPV pri původních nákladech

1 000 000 500 000 0%

10%

20%

30%

40%

50%

Discount Rate

Viz graf dole. Předpokládáme úsporu času při využití jednotného prostředí portálu na úředníka 28 hod za rok. Pro modelaci jsme tento předpokládaný přínos snížili o jednu třetinu a stále došli k pozitivním výsledkům NPV do cca 25% diskontní sazby.

počer úředníků 274 274

počet ušetřených hodin/rok 7 672 5 114

KČ/rok 1 095 000 730 000

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


vliv diskontni sazby na NPV NPV při zvýšení provozních nákladů o 50% NPV pri původních nákladech NPV při snížení předpokládaného ekonomického přínosu

3 500 000

Net Present Value

3 000 000 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 -500 000 -1 000 000

0%

10% 20% 30% 40% 50% Discount Rate

12.3 Doporučení vybrané varianty V rámci studie je porovnávána navržená technologická varianta (investiční projektová varianta) s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu). Dle výsledků cost bendit analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky efektivní a realizovatelnou.

12.4 Závěr ekonomického vyhodnocení Na základě výsledků analýzy nákladů a přínosů můžeme konstatovat, že generované socioekonomické toky projektu jsou dostatečné pro realizaci investice v hodnoceném období. Dosažené hodnoty kriteriálních ukazatelů NPV, DN, IRR a NPV/I jsou dostatečné a vysoce překračují limitní srovnávací hodnoty. Hodnoty jsou dostatečné a projekt je rezistentní na výkyvy. Citlivostní analýza prokázala dostatečně vysoké hodnoty všech parametrů i při zvýšení investice, nákladů a diskontní sazby. S ohledem na stávající postup všech projektů SA se rizika realizace projektu jeví jako zcela nevýznamná. Technicky projekt nevybočuje nijak z běžné řady v oblasti implementace ICT, organizačně také není mimo běžné limity a složitosti. Rizika technická a operační jsou akceptovatelná a lze je ošetřit běžnými smluvními a organizačními instrumenty. _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


13 Analýza rizik 13.1 Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění Úspěšná realizace projektu je podmíněna řadou vnějších i vnitřních faktorů, a může být proto ohrožena vznikem řady rizik, jejichž analýza je provedena v následující kapitole. Identifikovaná rizika jsou členěna dle jejich časového dopadu do jednotlivých fází projektu a jsou vyhodnocena z pohledu pravděpodobnosti výskytu příslušného rizika a z hlediska závažnosti jeho negativního dopadu na realizaci a dosahování cílů. Byla použita bodovací stupnice 1 - 3 body, kdy 3 body představují vysokou pravděpodobnost (resp. závažnost dopadu), 2 body střední a 1 bod nízkou.

Relativní významnost daného rizika pro úspěšnou realizaci a udržitelnost projektu je dána součinem těchto dvou hodnot. Bodové zhodnocení výskytu a závažnosti jednotlivých rizik pak bylo stanoveno expertním

odhadem

na

základě

empirických

zkušeností

s realizací

projektů

financovaných

ze strukturálních fondů EU či obdobných projektů. Výsledná hodnota obou těchto parametrů byla potom určena jako prostý průměr hodnot se zaokrouhlením na celá čísla dle matematických pravidel.

Specifikace rizika

Výskyt rizika

Závažnost rizika

Významnost

Tabulka Analýza rizik projektu v jednotlivých fázích jeho realizace

Nedostatečné zapojení partnerů a relevantních subjektů vzhledem k nutnosti zajištění integrovaného přístupu k přípravě projektu

2

3

6

Chybný výběr priorit a aktivit ve vztahu k naplňování cílů prioritní osy v rámci daného tématu

1

3

3

Výběr nevhodných projektů z hlediska dosahování jeho cílů a naplňování stanovených indikátorů

1

3

3

Nereálné nastavení cílů a monitorovacích indikátorů

2

3

6

Nereálné nastavení časového harmonogramu a plánu finančního čerpání projektu

2

3

6

Neschválení projektu

1

3

3

Příprava projektu

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Realizace projektu Délka volebního období a možná změna priorit nové vlády

2

2

4

Živelné katastrofy a jiná rizika vis maior vyvolávající nutnost přednostní realizace jiných investic než projektů technologických center

1

2

2

Nezajištění vlastního podílu spolufinancování ze strany ORP

1

3

3

Nezajištění prostředků na případné vyvolané investice či jiné nezpůsobilé náklady podmiňující realizaci projektu, které nebyly předem známy

2

3

6

Nedostatečná koordinace projektových a řídících prací

1

2

2

Chybný projektový management na úrovni jednotlivých činností v rámci projektu

1

2

2

Neplnění cílů a monitorovacích indikátorů v důsledku zpožďování realizace projektu

2

3

6

Neplnění cílů a monitorovacích indikátorů v důsledku ekonomických, sociálních, politických, demografických či jiných změn (zejména v národním či nadnárodním měřítku – např. ekonomická recese apod.)

1

3

3

Nezajištění dostatečných finančních prostředků pro provoz a udržitelnost objektů, zařízení či veřejných prostranství jako výstupů realizace projektu

1

2

2

Živelné katastrofy, trestné činy a další rizika vis maior , které povedou k poškození či zničení pořízené infrastruktury a dalších výstupů projektu

1

2

2

Nespuštění dalších projektů eGovernmentu využívajících infrastrukturu

1

3

3

Nedostatečná poptávka ze strany potenciálních klientů a cílových skupin, nedostatečné využití vybudované infrastruktury

1

3

3

Udržitelnost projektu

Z výše provedené analýzy rizik projektu vyplývá, že většinu rizik je z hlediska závažnosti dopadu na tento strategický dokument nutno považovat za vysoce či středně významnou, naproti tomu převažující část rizik je charakteristická jen nízkou či střední mírou výskytu.

Tyto skutečnosti jsou dány na jedné straně značným významem předkládaného projektu jako jedné z klíčových součástí „Implementace Egovernmentu do území“, s níž je spojeno čerpání relativně velkého objemu finančních prostředků, a na straně druhé stabilitou a spolehlivostí ORP jako předkladatele projektu. Z hlediska dosažené významnosti je za výrazná třeba považovat rizika přesahující svou dosaženou výší hodnotu 3 (tj. rizika s hodnotou významnosti 4 – 9, v tabulce jsou označena tučně). _______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Z tohoto důvodu patří mezi nejzávažnější rizika v rámci přípravy projektu možnost nereálného nastavení cílů, indikátorů, časového harmonogramu či finančního plánu. Rizika ve fázi přípravy projektu se v celé řadě případů v plné míře projeví až při jeho vlastní realizaci. Z tohoto důvodu je zde třeba klást důraz především na předcházení vzniku těchto rizik, neboť tato rizika mohou významným způsobem ohrozit naplnění vize a dosažení specifických cílů projektu.

Ve fázi realizace jsou nejpodstatnějšími riziky nezajištění prostředků na případné vyvolané investice či jiné nezpůsobilé náklady podmiňující realizaci projektu, které nebyly předem známy a neplnění cílů či monitorovacích indikátorů v důsledku zpožďování realizace projektu. Předcházení těmto rizikům je zabezpečeno nastavením funkčního systému implementační struktury s jednoznačně vymezenými odpovědnostmi, informačními toky a několikastupňovou kontrolou a koordinací aktivit a pravidelným monitorováním projektu jako celku, které v případě potřeby umožní relativně flexibilní reakci na vzniklý problém a jeho možné následky v projektovém i celkovém měřítku.

Ve fázi udržitelnosti projektu je jako nejvýznamnější riziko chápána nedostatečná poptávka ze strany potenciálních klientů a cílových skupin a nedostatečné využití vybudované infrastruktury. Při vzniku daného rizika je třeba se soustředit na možné rozšíření použitelnosti dané infrastruktury či rozšíření poskytovaných služeb v závislosti na aktuálních potřebách uživatelů této infrastruktury při dodržení technických parametrů dané infrastruktury a všech podmínek poskytnuté dotace.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


14 Udržitelnost projektu Projekt není realizován za účelem tvorby zisku a navíc ani negeneruje žádné příjmy. Jeho provozní náklady budou hrazeny z vlastních zdrojů žadatele, čímž bude zajištěna udržitelnost výsledků a výstupů projektu. Projekt má význam díky svým socio-ekonomickým přínosům, které značně převyšují hodnotu původní investice a je tak vhodný pro podporu z Integrovaného operačního programu. Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. Projekt musí být udržitelný po dobu 5 let od ukončení projektu. Následující kapitoly se v souladu s povinnou strukturou studie proveditelnosti detailněji zabývají udržitelnosti projektu v rovinách: -

Institucionální

-

Finanční

-

Provozní

14.1 Institucionální rovina Statutární město Děčín, které je veřejnoprávní korporací, bylo v souladu se zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení) ve znění pozdějších předpisů určeno statutárním městem. Je samostatně spravováno zastupitelstvem města, dalšími orgány jsou rada města, primátor města, magistrát města a městská policie. ORP plní úkoly v samostatné působnosti, které mu uložily volené orgány. Tyto úkoly zákon označuje za výkon státní správy v přenesené působnosti. Z tohoto pohledu Magistrát města Děčín je orgánem zodpovědným za realizaci projektu Vnitřní integrace úřadu. Jeho realizací se magistrát města zavazuje, minimálně po dobu udržitelnosti projektu (stanovena na 5 let) bude naplno využívat systém vnitřní integrace úřadu, nadále ho rozšiřovat a využívat ho pro zlepšení služeb obyvatelům a pro integraci s ostatními službami eGovernmentu. Po celou dobu udržitelnosti bude vlastníkem projektu Statutární město Děčín.

14.2 Finanční rovina S ohledem na charakter projektu, jehož primárním cílem není generovat příjmy, ale zpřístupnit občanům veřejnou správu, je třeba zvážit důležitost a vypovídací schopnost ukazatelů a posoudit, zda je u takového projektu smysluplné finanční toky hodnotit. Hodnocení má smysl pouze ve vazbě na sociálně ekonomickou analýzu, která započítává do finančních toků celospolečenské přínosy, čímž prokazuje rentabilitu, vhodnost a význam projektu.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


ukazatel

hodnota 2 468 746

npv-čistá současná hodnota irr-vnitřní výnosové procento z CF

56%

dn-doba návratnosti

1,7

npv/i-index ziskovosti

1,61

Analýza byla provedena použitím standardního simulačního modelu z řady tzv. dynamických modelů, který umožňuje výběr ekonomicky optimální varianty projektových záměrů v daných, nebo i prognózovaných podmínkách s respektováním faktoru času. Hodnocení je pak provedeno porovnáním kapitálových výdajů a případných příjmů v horizontu plánované životnosti investice pomocí diskontování sald čistého cash flow na současnou hodnotu. Pro odpovídající výpočet čisté současné hodnoty projektu (anglická zkratka NPV – net present value) je nutné stanovit vhodnou diskontní úrokovou míru. Správná úroková míra by měla vyjadřovat mezní cenu kapitálu, tj. náklady kapitálu na pořízení investice. Investiční projekty místních samospráv financované z veřejných rozpočtů si nekladou za cíl finanční zhodnocení prostředků, ale slouží k rozvoji a obnově veřejných statků.

14.3 Provozní rovina Udržitelnost projektu z provozního hlediska se týká především zajištění: -

Údržby a obnovy pořízených technologií

-

Vyčlenění a udržení kvalitního projektového týmu

Z technologického hlediska bude nutné zajistit pravidelnou údržbu a upgrade pořízených technologií tak, aby všechny systémy VIU poskytovat plánované služby. Udržitelnost projektu po celou dobu projektu zajistí technická architektura, specifikovaná v bodě 7. Obnova a upgrade se týkají především potřebných softwarových licencí. Na konci lhůty udržitelnosti projektu bude veškerý HW, tak SW na stejné, či vyšší úrovni, než původně nakoupený. Veškeré vybavení potřebné pro chod VIU zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu. Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem všech software komponent.

Veškeré náklady spojené s provozem celého

systému budou financovány z rozpočtu magistrátu. Při pořizování nového hardwarového i softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek. Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných pracovníků jak ze strany magistrátu, tak ze strany dodavatele řešení pro zajištění provozu TC - VIU.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Krajský úřad má sestavený kvalitní projektový a realizační tým, který má s realizací obdobných projektů dlouhodobé zkušenosti. Podrobný popis jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a realizačního týmu je uveden v kap. 9.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


15 Závěr 15.1 Shrnutí výsledků Studie proveditelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu se zabývá požadavky, návrhem řešení, obsahuje analýzu nákladů a přínosů a současně provádí ekonomické zhodnocení v několika rovinách. Studie porovnává tři základní myšlenky řešení v rámci integrace. Z těchto řešení vychází jednoznačně výhodněji provedení integrace úřadu v rámci stávajících aplikací ve spolupráci s formulářovým systémem řešícím workflow procesy a portálem úředníka. Svým nezávislým přístupem nechává toto řešení úřadům vlastní nezávislost na dodavatelích a systém není do budoucna nijak omezen pro další rozvoj. Studie proveditelnosti dále na základě analýzy nákladů a přínosů v ekonomickém zhodnocení prokázala plnou opodstatněnost implementace tohoto projektu a jeho přínos pro úřad jako takový. Studie proveditelnosti tak spolu s ostatními technicko-ekonomickými podklady dokládá technickou realizovatelnost projektu a jeho finanční a ekonomickou životaschopnost. Současně studie definuje projekt Vnitřní integrace úřadu jako projekt téměř nezbytně nutný pro přístup ke vznikajícím eGon službám.

15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu Realizovatelnost projektu je charakterizovaná především analýzou rizik a vlastní rentabilitou. Z analýzy rizik vyplývá, že ve větší míře jsou rizika charakteristická nízkou či střední mírou výskytu, ale jejich dopad může být středně, či dokonce vysoce významný. Proto je třeba v rámci realizace klást velmi důležitý důraz na řízení celého projektu a tím minimalizovat uvedené rizika. Charakteristika a rozsah rizik uvedených ve studii jsou dány velkým významem projektu pro budoucí systémy eGovernmentu v rámci „Smart Administration“, a také jsou závislé i na poměrně velkém objemu finančních investičních prostředků. Současně je tento projekt ale také velmi důležitý pro ORP Děčín z hlediska vlastních procesů s vysokým přínosem pro úřad a jeho zaměstnance. Ve fázi realizace jsou nejpodstatnějšími riziky nezajištění prostředků na případné vyvolané investice či jiné nezpůsobilé náklady podmiňující realizaci projektu, které nebyly předem známy a neplnění cílů či monitorovacích indikátorů v důsledku zpožďování realizace projektu. Předcházení těmto rizikům je zabezpečeno nastavením funkčního systému implementační struktury s jednoznačně vymezenými odpovědnostmi, informačními toky a několikastupňovou kontrolou a koordinací aktivit a pravidelným monitorováním projektu jako celku, které v případě potřeby umožní relativně flexibilní reakci na vzniklý problém a jeho možné následky v projektovém i celkovém měřítku. Finanční rentabilita musí být realizačním hlediskem každého projektu. Studie dokládá, že v rámci projektu Vnitřní integrace úřadu je finanční rentabilita jednoznačně naplněna. Návratnost projektu je

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


stanovena na několik let provozu systému, a to i v případě, že uvedený systém nemá přímý vliv na příjmy úřadu.

15.3 Popis postupu navázaných projektů Další plánované projekty mají obdobnou prioritu. Důležitou roli ovšem v návaznosti na vlastní projekt Vnitřní integrace úřadu hraje projekt týkající se však zatím statutárních měst

Přenos dat v územní samosprávě

Kromě jiných přínosů se v rámci tohoto projektu počítá se zavedením tzv. Elektronických formulářů. Tento projekt tak přímo navazuje na systém Vnitřní integrace úřadu, rozšiřuje jeho možnosti o další workflow procesy s využitím Elektronických formulářů. Tento projekt tak vede k dalšímu elektronickému zpracování dokumentů, včetně zautomatizování mnoha interních procesů v rámci vnitřního úřadu a k možnosti využití elektronickému zpracování dokumentů Vně úřadu, a to jak směrem k dalším obcím, či úřadům státní správy, tak směrem k jednotlivým občanům.

15.4 Závěry a doporučení Projekt Vnitřní integrace úřadu je součástí rozvoje e-Governmentu v území a patří do Smart administration – vize vlády České republiky, jak elektronizovat a uspořádat veřejnou správu. Zjednodušení vnitřních procesů a připravenost úřadu pro napojení na další systémy e-Governmentu přinesou další zjednodušení a zefektivnění vztahu občan – státní správa, což je hlavním cílem tohoto i dalších projektů. Součástí studie, jak je výše uvedeno, je analýza nákladů a přínosů, finanční analýza a vlastní hodnocení studie proveditelnosti. Na základě těchto pasáží a s přihlédnutím k přínosu projektu pro vlastní úřad i k rozšiřování elektronizace služeb pro občany (e-Government) lze konstatovat, že tento projekt má celospolečenský pozitivní vliv, a proto DOPORUČUJEME

jeho realizaci a poskytnutí podpory z Integrovaného operačního programu 2007-2013, kapitoly 2.1.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Analýza aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na používání ICT Tato analýza si klade za cíl zmapování informačního systému Magistrátu města Děčín a identifikaci míry integrace jednotlivých komponent tohoto IS. Analýza poslouží jako podklad pro zpracování Projektového záměru a Studie proveditelnosti, jejíž bude tento dokument samostatnou přílohou.

Přehled využívaných informačních systémů a aplikací Software

Výrobce

Napojení na AD

Integrace s formuláři

Integrace s portálem

Codexis

Atlas Consulting

ne

ne

ne

D-Learning

Datron

ne

ne

ano

Docházka

Alpus

ne

ne

ano

IS TWIST

T-Mapy

ne

ne

ano

ECM ELOenterprise

ELO

ano

ne

ne

agendy Yamaco

Yamaco

ne

ne

ne

IS Radnice

VERA

ano

ano

ne

PERM

Kvasar

ne

ne

ne

IS VITA

VITA

ne

ne

ne

OK Dávky/Nouze

OK System

ne

ne

ne

FormServer

Software 602

ano

ano

ne

Kerio MailServer

Kerio

ano

ne

ano

CMS Joomla

Joomla

ne

ne

ano

Popis prostředí Informační systém Magistrátu města Děčín jako celek se skládá z několika informačních systémů (IS) a řady samostatných agend. Jak vyplývá z přehledové tabulky, převážná většina těchto systémů a agend dosud není napojena na centrální databázi entit Active Directory (AD), téměř žádný IS ani

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


agenda nejsou integrovány s formulářovým serverem FormServer a jen část je integrována s intranetovým portálem a to pouze dílčím způsobem. V prostředí magistrátu koluje řada dokumentů, které podléhají různým schvalovacím procesům a jejichž výstupy se promítají do těchto IS a agend. Tyto dokumenty dnes kolují téměř výlučně fyzicky v papírové podobě. Schvalovací procesy těchto dokumentů vykazují následující negativní znaky:

•

zdlouhavost

•

nedostatečná transparentnost

•

ruční přenášení výstupů schvalovacích procesů do IS a agend

Identifikace potřeb S výše uvedeným jsou spojeny provozní problémy. Jedná se zejména o promeškání stanovených lhůt nejen u schvalovacího procesu, ale i u návazných činností. Nejednotný pohled data z jednotlivých IS a nemožnost jejich agregace. S ohledem na tento stav se magistrát již v roce 2009 začal zabývat hledáním vhodných nástrojů pro eliminaci uvedených negativních znaků. Zásadním krokem bylo pořízení formulářového serveru a nasazení prvního jednoduchého inteligentního formuláře, kterým byla „Žádost o dovolenou“. V krátké době se ukázalo, že samotný formulářový server a dílčí formuláře jsou nedostatečným opatřením a že je nanejvýš potřebné napojení a integrace velkých IS (TWIST, VITA, Radnice), případně dalších agend jak na formulářový server, tak na intranetový portál. Identifikace klíčových IS a návrh jejich vzájemné integrace a napojení na formulářový server je úkolem Studie proveditelnosti.

_______________________________________________________________________________________________________

© DATRON, a.s.


Děčín IV. DATRON, a.s. Vachkova , Česká Lípa

Recommend Documents