SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PEMENUHAN PERMINTAAN TENAGA KERJA DI PT. KLK AGRISERVINDO RETNO AYU APRIANI 11106811 Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma
[email protected]
ABSTRACT Labor demand fulfillment system is an application designed to assist the Ministry of HRD in the applicant's data management activities at PT. KLK AGRISERVINDO. This was deemed necessary where processing data stored applicants are still many shortcomings and is done manually by an HRD Staff, which can complicate the Ministry of HRD as a manager of data entry applicants. This application is equipped with a module that is used as a tool alert notification concerning the period of employment and apprenticeship contracts so that managers can readily assess the karyawanya. In making the fulfillment of the demand for labor is used in PHP web development tools and databases used are My-SQL version 5.2
Keywords
: decision support systems, demand for labor. ABSTRAKSI
Sistem pemenuhan permintaan tenaga kerja ini merupakan aplikasi yang dibuat untuk membantu Departemen HRD dalam kegiatan pengelolaan data pelamar yang ada di PT. KLK AGRISERVINDO. Hal ini dipandang perlu dimana pengolahan data pelamar yang tersimpan saat ini masih banyak kekurangan dan
dikerjakan secara manual oleh Staff HRD, sehingga dapat menyulitkan Departemen HRD sebagai pengelola data pelamar yang masuk. Aplikasi ini dilengkapi dengan modul alert yang digunakan sebagai alat pemberitahuan tentang masa kerja karyawan magang dan kontrak tersebut sehingga manager dapat dengan sigap menilai para karyawanya. Dalam membuat sistem pemenuhan permintaan tenaga kerja ini digunakan tool pengembangan web PHP dan database yang digunakan adalah My-Sql versi 5.2 Kata kunci
: sistem pendukung keputusan, permintaan tenaga kerja.
1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pada saat ini, penggunaan sistem informasi yang berbasis komputer sudah
menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi tidak hanya diperlukan oleh perusahaan-perusahaan besar yang memiliki banyak transaksi, tetapi diperlukan juga oleh perusahaan menengah bahkan oleh perusahaan kecil. Dengan menggunakan sistem informasi, pengontrolan terhadap transaksi yang ada pada perusahaan itu menjadi lebih mudah, sehingga kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan manusia dapat dikurangi. Perusahaan yang menggunakan sistem informasi akan mendapat banyak keuntungan diantaranya adalah data perusahaan dapat dikontrol dan dipelihara dengan baik, sehingga perusahaan tersebut dapat bersaing dengan perusahaan lain. PT KLK AGRISERVINDO merupakan salah satu perusahaan menengah di Indonesia yang memiliki karyawan magang dan karyawan kontrak. Karyawan magang dan karyawan kontrak tersebut akan dievaluasi guna mengetahui kinerja yang dihasilkan, evaluasi tersebut juga digunakan sebagai acuan untuk menentukan apakah karyawan tersebut layak diperpanjang menjadi karyawan kontrak. PT KLK AGRISERVINDO ini dipilih karena PT tersebut masih menggunakan sistem manual dalam menilai karyawan-karyawan kontrak dan magang, selain itu PT ini juga kekurangan sumber daya manusia dalam pengelolaan data sehingga semua kegiatan di tangani sendiri oleh HRD. dan besar kemungkinan bisa terjadi penggandaan data atau kesalahan data.
Teknologi informasi yang berkembang saat ini banyak dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan, khususnya dalam membantu efektifitas kinerja perusahaan. Salah satu contoh pemanfaatan teknologi tersebut untuk membantu kelancaran kegiatan dalam pemenuhan permintaan tenaga kerja yang dilakukan oleh departemen Human Resource Development (HRD) PT KLK AGRISERVINDO. Namun, pada kenyataannya teknologi tersebut belum digunakan karena kurangnya sumberdaya manusia dalam pengelolaan data sehingga proses kegiatan pemenuhan permintaan tenaga kerja, tes, serta penilaian terhadap karyawan magang dan karyawan kontrak yang ditangani oleh departemen HRD masih dilakukan secara manual. Pemenuhan permintaan tenaga kerja merupakan langkah awal yang akan menentukan keberhasilan pendayagunaan dan pengembangan karyawan sesuai dengan karakteristik kegiatan perusahaan. Seiring dengan kegiatan pemenuhan permintaan tenaga kerja yang dilakukan tersebut, staf departemen HRD yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pemenuhan permintaan tenaga kerja, tes, dan penilaian menganggap perlu diadakan alih teknologi dalam pengelolaan data pelamar dan karyawan magang serta karyawan kontrak dari proses manual ke proses yang terkomputerisasi.
Keputusan yang diambil melalui proses
terkomputerisasi diharapkan dapat menunjang efektifitas kegiatan operasional staf rekrutmen dalam pengelolaan data maupun penyajian informasi berupa laporan yang dibutuhkan. Maka untuk mempermudah proses pengolahan data karyawan PT KLK AGRISERVINDO diperlukan sebuah program aplikasi yang mampu mengolah data pelamar serta karyawan tersebut. Aplikasi ini berbasis web, bersifat online melalui jaringan intranet KLK AGRISERVINDO. Aplikasi ini dibagun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan database MySQL versi 5.2.
1.2
Batasan Masalah Batasan masalah pada laporan tugas akhir ini membahas mengenai sistem
pemenuhan permintaan tenaga kerja yang akan dipakai oleh HRD PT KLK AGRISERVINDO, yaitu:
input man power planning,
input pelamar,
input nilai hasil tes,
cetak surat panggilan tes,
cetak surat gagal tes,
input data karyawan (karyawan magang dan karyawan kontrak),
cetak laporan man power control,
cetak laporan permintaan tenaga kerja,
cetak laporan karyawan (karyawan magang dan karyawan kontrak),
cetak form evaluasi karyawan (form evaluasi karyawan magang, form evaluasi karyawan kontrak evaluasi I, form evaluasi karyawan magang evaluasi II, form evaluasi karyawan magang evaluasi I),
input nilai hasil evaluasi karyawan (karyawan magang dan karyawan kontrak),
cetak laporan hasil evaluasi (laporan hasil evaluasi karyawan magang (perkaryawan dan semua), hasil evaluasi karyawan kontrak evaluasi I (perkaryawan dan semua), hasil evaluasi karyawan kontrak evaluasi II (perkaryawan dan semua), laporan nilai total evaluasi karyawan kontrak.
1.3
Rumusan Masalah Dalam menjalankan suatu pekerjaan, seseorang akan banyak dihadapkan
pada pengambilan keputusan, seperti keputusan dalam tahap perencanaan, pelaksanaan dan penilaian. Semakin canggihnya alat bantu yang diciptakan manusia untuk meningkatkan kemampuannya dalam pembuatan keputusan, seperti menentukan apakah calon pelamar diterima atau tidak disuatu perusahaan.
Melihat pembahasan diatas, untuk mendapatkan keputusan yang tepat, ada baiknya bagian HRD memakai suatu model dalam membantu pengambilan keputusan. Hal tersebut yang akan menjadi pokok permasalahan dalam penulisan ini. 2.
LANDASAN TEORI
2.1
Definisi Sistem Pendukung Keputusan ( Decision Support System ) Definisi awalnya adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mendukung
manajemen pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahan. DSS menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu pengetahuan. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. 2.1.1 Perancangan SPK. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan Pemenuhan Permintaan Tenaga Kerja di PT KLK AGRISERVINDO sesuai dengan The Waterfall Model menurut Sommerville, yaitu: 3. Requirement analysis and definition
Mengumpulkan masalah – masalah yang dihadapi oleh PT. KLK AGRISERVINDO, kemudian masalah tersebut dianalisis dan didefinisikan sesuai kebutuhan. 4. System and software design Disain dikerjakan setelah analisis masalah yang dibutuhkan selesai dikumpulkan secara
lengkap.
Pembuatan disain
sistem,
meliputi
pembuatan context diagram, data flow diagram, er-diagram, transformasi er-diagram. 5. Implementation mendisain program yang diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan, bahasa pemrograman yang dipakai adalah pemrograman PHP. 6. Integration and system testing Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan. 7. Operation and maintenance Mengoperasikan program dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan. Tahapan ini menghasilkan dokumen hasil perbaikan aplikasi maupun dokumen hasil penambahan modul. 2.1.2 Tujuan Dari SPK 1. Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur 2. Mendukung manajer dalam mengambil keputusan 3. Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan 2.1.3 ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari system yang abstrak. 2.3
Definisi DFD DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke
penerima data (output).
2.4
PHP PHP: Hypertext Preprocessor, adalah bahasa pemrograman yang mana
filenya diletakkan di server dan seluruh prosesnya dikerjakan di server, kemudian hasilnyalah yang dikirimkan ke klien, tempat pemakai menggunakan browser. 2.5
Structured Query Language MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal.
MySQL menjadi sangat populer karena MySQL bersifat free pada berbagai platform (unix/windows). 2.6
HTML Hypertext Markup Language adalah bahasa pemrograman yang digunakan
untuk membuat sebuah halaman web. 3
PERANCANGAN SISTEM
3.1
Gambaran Umum Aplikasi Aplikasi pemenuhan permintaan tenaga kerja yang akan dibuat pada PT
KLK AGRISERVINDO merupakan aplikasi yang berguna untuk mengelola data MPP, mengelola data pelamar, karyawan kontrak, nilai evaluasi karyawan kontrak, laporan karyawan kontrak, dan laporan hasil evaluasi karyawan kontrak. Aplikasi ini memberikan suatu warning yang berfungsi memberitahu kepada pengguna jika ada karyawan magang ataupun kontrak yang akan habis masa kontraknya. Warning juga dapat menjadi acuan untuk pengguna membuat form evaluasi karyawan. 3.2
Diagram Konteks SPK Pemenuhan Permintaan Tenaga Kerja PT.
KLK Agriservindo Diagram Context pada Sistem ini menggambarkan arus perpindahan data dan informasi secara global. Digambarkan dengan empat entitas luar yang berhubungan dengan sistem. Sistem informasi ini digunakan oleh HRD. empat entitas luar tersebut, yaitu: pelamar, Kepala Departemen, Klinik, BOD.
3.2.1 DFD Level 1 DFD level 1 bertujuan nutuk memperjelas aliran data yang terdapat pada Sistem ini. DFD level 1 merupakan pecahan dari Diagram Konteks. Pecahan tersebut merupakan proses lebih rinci dari Diagram Konteks.. Sistem ini terbagi menjadi enam proses, yaitu pengolahan data user, pengolahan data MPP, pengolahan data pelamar, pengolahan data hasil seleksi, pengolahan data karyawan, dan pengolahan nilai karyawan.
3.2.2 DFD Level 2 Proses 1 Pengolahan data user Pada DFD level 2 proses 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 1 proses pengolahan data user yang terdiri dari tiga proses, yaitu: Input user, Edit User dan Hapus user.
3.2.3 DFD Level 2 Proses 2 Pengolahan data MPP Pada DFD level 2 proses 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 1 proses pengolahan data MPP yang terdiri dari tiga proses, yaitu: Input data MPP, Approval MPP, Cetak laporan MPP.
3.2.4 DFD Level 2 Proses 3 Pengolahan data Pelamar Pada DFD level 2 proses 3 ini merupakan penjabaran dari DFD level proses pengolahan data pelamar yang terdiri dari lima proses, yaitu: Input data pelamar, Mencocokan criteria, Edit data pelamar, Hapus data pelamar, Membuat surat panggilan tes .
3.2.5 DFD Level 2 Proses 4 Pengolahan data Seleksi Pada DFD level 2 proses 4 ini merupakan penjabaran dari DFD level 1 proses pengolahan data seleksi yang terdiri dari enam proses, yaitu: Pengolahan data tes tahap I, Pengolahan data tes tahap II, Pengolahan data tes tahap III, Pengolahan data tes tahap IV, Cetak laporan rekrutmen, Cetak surat gagal tes.
3.2.6 DFD Level 2 Proses 5 Pengolahan data Karyawan Pada DFD level 2 proses 5 ini merupakan penjabaran dari DFD level 1 proses pengolahan data karyawan yang di dalamnya terdiri dari tiga proses, yaitu: Pengolahan data karyawan magang dan Pengolahan data karyawan kontrak.
3.2.7 DFD Level 2 Proses 6 Pengolahan nilai Karyawan Pada DFD level 2 proses 6 ini merupakan penjabaran dari DFD level 1 proses pengolahan nilai karyawan yang terdiri dari dua proses, yaitu: Mengelola nilai karyawan kontrak
3.3
Kamus Data 1. pelamar = {@id_pelamar + nm_pelamar + nm_d_pelamar + tgl_lahir + tgl_daftar + tmpt_lahir + usia + jurusan + thn_lulus + alamat_h + alamat_d + no_telp + agama + jns_klmn + email + via + ket + proses + pengalaman + ket_khusus + status + status 2 + ket_tidaklulus} 2. karyawan_magang
=
{@npk1
+
nm_krywn_magang+
nm_d_krywn_magang + tgl_lahir + tmpt_lahir + jurusan + thn_lulus + alamat_h + alamat_d + no_telp + agama + jns_klmn + tgl_masuk + tgl_keluar + ket + proses} 3.
nilai_karyawan_magang = {@no_form_magang + kualitas + kuantitas + kecepatan + pengetahuan + ketelitian + inisiatif + kemauan + percaya + kedisiplinan + kerjasama + sikap + skortotal + skorrata + komentar + saran + ijin + sakit + mangkir + spst + app_foreman + app_kasie + app_kadept + app_bod}
4. karyawan_kontrak = {@npk2 + nm_krywn_kontrak + status + nm_d_krywn_kontrak + tgl_lahir + tmpt_lahir + jurusan + thn_lulus + alamat_h + alamat_d + no_telp + agama + jns_klmn + tgl_masuk + tgl_keluarev1 + tgl_keluar + ket + proses} 5. nilai_karyawan_kontrak = {@no_form_kontrak + status + keterangan + tipe + ket + kettahun + kualitas + kuantitas + kecepatan + pengetahuan + ketelitian + inisiatif + kemauan + percaya + kedisiplinan + kerjasama + sikap + skortotal + skorrata + komentar + saran + sarantahun + lain + laintahun + ijin + ijintahun + sakit + sakittahun + mangkir + mangkirtahun + spst + spsttahun + app_foreman + app_kasie + app_kadept + app_bod} 6. departemen = {@id_departemen + nama _departemen} 7. seksi = {@id_seksi + nama_seksi} 8. pendidikan
=
{@id_pendidikan
+
nama_pendidikan
+
keterangan_pendidikan} 9. MPP = {@id_mpp + tgl_buat + jabatan + jml_skr + jml_butuh + jml_hasil + waktu + tugas + pendidikan + ket_pengalaman + pengalaman_kerja +
usia + jns_klmn + app_hrd + tgl_app_hrd + app_bod + tgl_app_bod + status} 10. tes_seleksi = {tanggal + waktu + tempat + ket_nilai + status + hasil_seleksi} 11. seleksi = {@id_seleksi + nama_seleksi} 12. pengalaman = {@id_pengalaman + ket_pengalaman} 13. tipe = {@id_tipe + nama_tipe} 14. user = {@ id_user + nama_user + passwd + group}
4. IMPLEMENTASI 4.1
Pengujian dan Hasilnya Pengujian aplikasi dilakukan sesuai dengan urutan, pengujian aplikasi
berkisar pada pengujian dari setiap form yang ada pada aplikasi. Secara garis besar fungsional yang diujikan meliputi proses input data, cetak data dan validasi yang disediakan pada setiap form yang ada sesuai dengan kebutuhan pemrosesan. Pemasukan nilai karyawan kontrak
Nilai total karyawan kontrak
Setelah melakukan pengujian terhadap aplikasi ini, maka hasil yang didapat adalah: 5
proses pendataan MPP di PT KLK AGRISERVINDO menjadi lebih terkelola dengan baik.
6
proses mencocokkan data pelamar dengan data MPP yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen dapat berjalan dengan baik.
7
proses pendataan karyawan magang, karyawan kontrak menjadi lebih terkelola dengan baik.
8
pembuatan form penilaian karyawan magang dan karyawan kontrak dapat terkontrol dengan baik.
5.
PENUTUP
5.1
Kesimpulan Bahwa sistem ini dapat membantu departemen HRD dalam pemenuhan
permintaan tenaga kerja PT KLK AGRISERVINDO dan dalam pengelolaan penilaian karyawan magang dan karyawan kontrak dan sistem ini dapat membantu departemen HRD dalam memudahkan pembuatan laporan penilaian karyawan magang dan karyawan kontrak. 5.2
Saran Dalam penggunaan aplikasi sebaiknya diberikan panduan penggunaan agar
pengguna aplikasi dapat menggunakan dengan baik dan tanpa menimbulkan suatu masalah baru, Sistem Informasi Pemenuhan Permintaan Tenaga Kerja dapat lebih dikembangkan sampai mengelola karayawan tetap yang berada di PT KLK AGRISERVINDO.
DAFTAR PUSTAKA [1] Fathansyah, Ir. 2007. Basis Data. Informatika. Bandung. [2] Nugroho, Bunafit. 2008. Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL. Gava Media. Yogyakarta. [3]Primashanti,
Ida.
Entity
Relationship
Diagram
(ERD).
http://www.iaprima.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/../Bahasan9a_ERD.pdf.
(Tanggal Akses : 09 Agustus 2010).
[4] Ratih, Desti. 2010. Pembuatan Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Penerimaan Peserta Didik Baru Di SMA Negeri 1 Karawang. Skripsi. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Gunadarma. Kalimalang. [5] Riyanto. 2010. Membuat Sendiri Sistem Informasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Gava Media. Yogyakarta. [6] S, Priyanta. 2007. Sistem Pendukung Keputusan. http://elearning.amikom.ac.id (Tanggal Akses : 03 Juli 2010). [7] Syafii, M. 2004. Membangun Aplkasi Berbasis PHP dan MySQL. ANDI. Yogyakarta [8] Syafrizal, Melwin. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System). http://www.erikiman.com/public/DSS_20dan2_0EUC.pdf.
(Tanggal
Akses
:
08
Agustus 2010). [9] Wahyudi, Bambang. Perancangan Sistem (DFD, ERD, Kamus Data). http://www.pdftop.com/view/aHR0cDovL2J3YWh5dWRpLnN0YWZmLmd1bmFkYXJtYS5 hYy5pZC9Eb3dubG9hZHMvZmlsZXMvMTI4OS9wZXJhbmNpcy5kb2M. (Tanggal Akses :
11 Agustus 2010).
