Digitale portfolio s in het hoger onderwijs

Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs Formuleren van richtlijnen voor ontwerp, realisatie en implementatie van digitale portfolio’s en toepassen ervan bij de Faculteit der Geneeskunde van de Universiteit Maastricht Verslag van het onderzoek ter afronding van de studie WO-Informatica, afstudeerrichting informatiesystemen aan de Open Universiteit te Heerlen

Opdrachtgever prof.dr.C.P.M. van der Vleuten, Namens Faculteit der Geneeskunde Universiteit Maastricht Afstudeercommissie dr.ir. K.A.M. Lemmen, voorzitter drs. H.R.V. van der Vleugel, secretaris dr. J. van Tartwijk, lid Studentgegevens G.J.M. Seegers (Trudie) Studentnummer: 831874425 Plantijndomein 9 6229 GG Maastricht Telefoon werk: 043-3882947 Telefoon thuis: 043-3617551 e-mail: [email protected]

Voor u ligt het rapport waarin verslag wordt uitgebracht over het onderzoek dat is uitgevoerd als afstudeeropdracht van de opleiding Informatica, afstudeerrichting informatiesysteemontwikkeling van de Open Universiteit te Heerlen. De praktijktoepassing van het onderzoek heeft plaatsgevonden bij de Faculteit der Geneeskunde van Universiteit Maastricht te Maastricht.

Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

i

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Samenvatting..................................................................................................................................................................1 1

Inleiding................................................................................................................................................................5

1.1

Portfolio’s in het hoger onderwijs................................................................................... 5

1.2

Ontwikkelen van digitale portfolio’s ............................................................................... 5

1.3

Overzicht van het rapport................................................................................................ 6

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 2

Portfolio’s in het hoger onderwijs ........................................................................................................................9

2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.2 2.2.1 2.2.2

2.3 3

Het gebruik van portfolio’s.............................................................................................. 9 Drie “model”-portfolio’s ........................................................................................................................9 Het gebruik van portfolio’s ..................................................................................................................10 Portfolio’s en kwaliteitszorg.................................................................................................................11

Het gebruik van digitale portfolio’s .............................................................................. 11 Papier versus digitaal............................................................................................................................12 Aandachtspunten digitaal portfolio ......................................................................................................12

Conclusies...................................................................................................................... 13

Ontwikkelen van informatiesystemen..................................................................................................................15

3.1 3.1.1 3.1.2

Ontwikkelmethoden ....................................................................................................... 15 Procesgerichte ontwikkelmethoden......................................................................................................16 Technologie gerichte ontwikkelmethoden............................................................................................17

3.2

Contingentiebenadering ................................................................................................ 19

3.3

Raamwerken .................................................................................................................. 20

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5

3.4 4

Over portfolio’s en informatiesysteemontwikkeling ..............................................................................6 Van probleemsituatie tot oplossing: theorie en praktijk .........................................................................7 Beschouwing en aanbevelingen .............................................................................................................7 Begrippenkader ......................................................................................................................................7

Het raamwerk van Zachman.................................................................................................................20 Het MADIS-raamwerk .........................................................................................................................22 Het raamwerk van Van Swede en Van Vliet ........................................................................................24 Raamwerken voor de ontwikkeling van informatiesystemen en informatiestrategie ...........................25 Verschillen en overeenkomsten............................................................................................................27

Conclusies...................................................................................................................... 30

Van probleem naar oplossing.............................................................................................................................33

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5

4.2

Het generiek model ........................................................................................................ 33 De informatiebehoeften........................................................................................................................33 Keuze van de methodiek ......................................................................................................................34 Het omgevingsmodel............................................................................................................................35 Het gedragsmodel.................................................................................................................................39 Het gebruikers implementatiemodel.....................................................................................................42

De context van het generiek model................................................................................ 43


iii

Inhoudsopgave

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

4.3 4.3.1 4.3.2

4.4 4.4.1 4.4.2

4.5 5

Pakketselectie voor het generiek model......................................................................... 48 De ontwerpaanpak................................................................................................................................48 Het selectieproces.................................................................................................................................49

Richtlijnen van probleem tot oplossing ......................................................................... 51 Van probleem naar eisen en randvoorwaarden..................................................................................... 51 Van eisen en randvoorwaarden naar oplossing .................................................................................... 52

Conclusies...................................................................................................................... 54

De praktijktoepassing in Maastricht...................................................................................................................57

5.1

Het portfolio .................................................................................................................. 57

5.2

Van richtlijn analyse naar eisenspecificatie.................................................................. 58

5.2.1 5.2.2

5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4

5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

5.5 5.5.1 5.5.2

5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4

5.7 5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4 6

Keuze van het raamwerk ......................................................................................................................43 Definiëren van een afbeeldingsmechanisme ........................................................................................44 De afbeelding van de probleemsituatie ................................................................................................45 Aanvullingen op het generiek model....................................................................................................47

Het gebruik van de richtlijn analyse .....................................................................................................58 De eisenspecificatie..............................................................................................................................58

Van richtlijn selectieproces naar oplossing .................................................................. 59 Voorbereiding voor de selectie.............................................................................................................59 Vaststellen kernkandidaten...................................................................................................................60 Scoren, wegen en beoordelen ...............................................................................................................61 Advies en keuze opdrachtgever............................................................................................................63

Uitvoeren van de praktijktest......................................................................................... 63 Portfoliostructuur .................................................................................................................................63 Alternatieve oplossingen ......................................................................................................................63 Organisatie van de praktijktest .............................................................................................................64

Evaluatie van de praktijktest ......................................................................................... 65 Het evaluatieproces ..............................................................................................................................65 Resultaten.............................................................................................................................................67

Conclusies...................................................................................................................... 70 De praktijktoepassing en de praktijktest...............................................................................................70 Vaststellen eisenspecificatie.................................................................................................................71 Beschikbaar stellen oplossing...............................................................................................................71 De praktijktest ......................................................................................................................................72

Advies aan de opdrachtgever ........................................................................................ 73 Gestelde eisen en wensen .....................................................................................................................73 Gekozen oplossing ...............................................................................................................................73 Beschikbaar stellen van de oplossing ...................................................................................................74 Algemene aanbevelingen .....................................................................................................................76

Beschouwing en aanbevelingen ..........................................................................................................................77

6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4

Beschouwing.................................................................................................................. 77 Standaardpakketten voor portfolio’s ....................................................................................................77 Relevantie van ontwerpgebieden..........................................................................................................77 De technologie gerichte aanpak............................................................................................................78 Goed is goed genoeg ............................................................................................................................80


iv

Inhoudsopgave

6.2 6.2.1 6.2.2

Aanbevelingen ............................................................................................................... 80 Aanbevelingen voor verder onderzoek.................................................................................................80 Aanbevelingen voor het ontwikkelen van digitale portfolio’s..............................................................81

Nawoord.......................................................................................................................................................................82 Literatuur .....................................................................................................................................................................83

Onderwijskundig........................................................................................................................ 83 Softwareontwikkeling................................................................................................................. 84 Gebruikte begrippen en definities ................................................................................................................................86 Bijlage 1: Modelleringsbijdrage per aspectgebied en modelleringslaag.....................................................................B1 Bijlage 2: Richtlijn analyse ..........................................................................................................................................B4 Bijlage 3: Generiek antwoordformulier bij de richtlijn analyse ...............................................................................B13 Bijlage 4: Richtlijn selectieproces..............................................................................................................................B17 Bijlage 5: Antwoordformulier bij de richtlijn analyse voor Maastricht....................................................................B21 Bijlage 6: Hoofdstructuur van het digitaal portfolio van Maastricht voor jaren 1 en 2 ...........................................B25 Bijlage 7: Eisenspecificatie Maastricht .....................................................................................................................B27 Bijlage 8: Beschrijving kandidaten voor het selectieproces ......................................................................................B29 Bijlage 9: Prototype Wordportfolio Faculteit der Geneeskunde - UM ......................................................................B33 Bijlage 10: Scores kernkandidaten.............................................................................................................................B35 Bijlage 11: Technische handleiding digitale portfolio omgeving...............................................................................B39 Bijlage 12: Vragenlijst studenten Digitaal Portfolio .................................................................................................B49 Bijlage 13: Gestructureerd interview mentoren Digitaal Portfolio ...........................................................................B53 Bijlage 14: Resultaten van de relevante eisen en wensen uit de eisenspecificatie .....................................................B55


v

Inhoudsopgave


vi

Samenvatting

Samenvatting Het begrip portfolio is afkomstig uit de wereld van de kunst en architectuur (Bird, 1991). Ook in het onderwijs heeft het begrip portfolio zijn intrede gedaan. Een portfolio kan ingezet worden om de student te volgen, te begeleiden en/of te beoordelen. Vaak wordt het benodigde materiaal in een ordner verzameld. De logistieke problemen die het gebruik van deze ordners met zich meebrengt, vormen binnen het hoger onderwijs een belangrijke reden om de voorkeur te geven aan het gebruik van een digitaal portfolio boven de papieren variant. Het doel van dit onderzoek is (een bijdrage te leveren aan) het formuleren van algemene richtlijnen voor het ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio omgevingen in het hoger onderwijs, opdat het digitaal portfolio op onderwijskundig verantwoorde wijze en naar tevredenheid van de stakeholders samengesteld en gepresenteerd kan worden. Voor de Faculteit der Geneeskunde in Maastricht is aan de hand van deze algemene richtlijnen onderzocht aan welke functionele en niet functionele eisen op dat moment (najaar 2002) behoefte was, welke randvoorwaarden van belang waren, welke oplossing zo goed mogelijk aan de gestelde eisen tegemoet kwam en, of een eerste praktijktoepassing ervan aanleiding gaf tot bijstellingen. Om het doel te bereiken is eerst een generiek model opgesteld van de digitale portfolio omgeving in het hoger onderwijs. Dit model heeft als uitgangspunt gediend voor het formuleren van een richtlijn die onderwijskundigen op weg kan helpen bij het vaststellen van de eisenspecificatie voor een digitale portfolio omgeving (richtlijn analyse (zie bijlage 2)). Vervolgens is onderzocht op welke wijze een voor het hoger onderwijs geschikte digitale portfolio omgeving ontwikkeld kan worden. Dit resulteerde in een tweede richtlijn. Deze richtlijn kan voor onderwijskundigen als leidraad dienen bij het selecteren van een voor de opleiding geschikte digitale portfolio omgeving (richtlijn selectieproces (zie bijlage 4)). Een portfolio kan ingezet worden om de student te volgen, te begeleiden en/of te beoordelen. Om dit mogelijk te maken moet de student respectievelijk plannen wat hij gaat doen, analyseren wat hij gedaan heeft en aantonen hoe hij het gedaan heeft. Onderwijskundig gezien leidt dit tot drie verschillende “model” portfolio’s. Belangrijk voor ons onderzoek is dat de inhoud van deze drie “model”-portfolio’s verschillend is. Er zijn portfolio’s die overzichten bevatten van taken en vaardigheden, portfolio’s die reflecties en beschouwingen bevatten, met de mogelijkheid te verwijzen naar bewijsmateriaal en portfolio’s die enkel en alleen samengesteld zijn uit bewijsmateriaal. Ook combinaties van deze vormen behoren tot de mogelijkheden. In alle gevallen stelt de student het portfolio samen en is er een begeleider of beoordelaar die het portfolio van de student moet kunnen bekijken en, afhankelijk van de wens van de instelling, al dan niet feedback of een beoordeling moet kunnen geven aan de betreffende student. Voor het bepalen van de Informatiebehoeften leek het gezien vanuit de probleemsituatie voor de hand liggend gebruikers en deskundigen te ondervragen, bestaande digitale portfolio omgevingen te onderzoeken en de verzamelde informatie te analyseren met als doel een generiek model voor de digitale portfolio omgeving op te stellen. Met de contingentiebenadering voor de probleemonzekerheid kon bevestiging gevonden worden voor het gebruik van deze strategie voor de informatiebehoeftenbepaling (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993).


1

Samenvatting

Het generiek model is vervolgens opgesteld met behulp van GAO (Gestructureerde Analyse en Ontwerp) (Yourdon, 1990), een procesgeoriënteerde methodiek. Bij het ontwikkelen van het generiek model is rekening gehouden met de drie eerder genoemde “model”-portfolio’s. In de literatuur wordt er regelmatig op gewezen dat bij het toepassen van methodieken al gauw het gevaar bestaat dat de context van het informatiesysteem onderbelicht wordt (Van Rees, 1982; Bots et al., 1999). Met het gebruik van raamwerken voor de modellering is geprobeerd dit geheel te overzien en de systeemontwikkeling in de juiste richting te sturen (Van Swede & Van Vliet, 1994). Alvorens een keuze voor een raamwerk te maken is een aantal raamwerken onderzocht op toepasbaarheid. Op basis van dit onderzoek is uiteengezet waarom het MADIS-raamwerk (Modelling Approach for Designing Information Systems) (Lemmen et al., 1993) voor onze probleemsituatie het meest geëigende raamwerk voor de informatiesysteem modellering is. Alvorens de probleemsituatie af te kunnen beelden op het MADIS-raamwerk is een afbeeldingsmechanisme opgesteld. De met het mechanisme verkregen afbeelding van de probleemsituatie laat zien, dat, naast de aan de hand van GAO opgestelde modellen, allocatie en realisatie aspecten een punt van aandacht vormen. Met de voor deze aspecten bij het raamwerk gegeven modelleringsvragen is bij de verdere analyse zo goed mogelijk rekening gehouden. Uit de aldus uitgevoerde analyse van de probleemsituatie zijn vragen afgeleid die relevant zijn voor het analyseren van de probleemsituatie op conceptueel niveau. Deze vragen zijn uitgewerkt en beschreven in de richtlijn analyse (zie bijlage 2). Voor het realiseren van een digitale portfolio omgeving zijn pakketten op de markt. Ook zijn er instellingen die een digitale portfolio omgeving gerealiseerd hebben die samengesteld is uit binnen de instelling reeds aanwezige deeloplossingen, al dan niet in combinatie met een op de markt verkrijgbaar pakket. Dit brengt met zich mee dat het in de lijn der verwachting ligt dat een op technologie gerichte oriëntatie, dus een aanpak op basis van pakketselectie, geschikt is. Intuïtief hoort bij een technologie gerichte oriëntatie een ontwerpaanpak die, in de terminologie van Lemmen et al. (1993), gestoeld is op de oberstrategie of op de uitbouwstrategie. Aan de hand van de contingentiebenadering voor de oplossingsonzekerheid is hiervoor bevestiging gevonden. Op basis van literatuur over pakketselectie is, uitgaande van de richtlijn analyse, een voor de digitale portfolio omgeving geschikte richtlijn voor de pakketselectie afgeleid: de richtlijn selectieproces (zie bijlage 4). Na een eerste praktijktest met een digitale portfolio omgeving die niet aan de verwachtingen voldeed in het najaar van 2001, wilde de opleiding geneeskunde van Universiteit Maastricht een andere, beter op de situatie toegesneden, digitale portfolio omgeving. Met behulp van de opgestelde richtlijnen is voor de opleiding geneeskunde van Universiteit Maastricht, een eisenspecificatie opgesteld en onderzocht hoe zo goed mogelijk aan de opgestelde eisen tegemoet kon worden gekomen. Om zo goed mogelijk na te gaan of er aanleiding was voor bijstellingen en welke consequenties aan schaalvergroting verbonden zijn, is in Maastricht een tweede praktijktest uitgevoerd. Gezien de korte termijn waarop de portfolio omgeving beschikbaar moest komen is de praktijktest deels uitgevoerd met de geselecteerde oplossing, deels met noodverbanden. Uit de evaluatie van deze praktijktest kon afgeleid worden dat het geteste deel van de digitale portfolio omgeving naar tevredenheid heeft gefunctioneerd. Met als uitgangspunt dat de nog te ontwikkelen programmatuur voldoende aan de verwachting tegemoet komt, leent de geselecteerde oplossing zich, naar het zich laat aanzien, voor opschaling.


2

Samenvatting

Uit de praktijktoepassing mag tevens afgeleid worden dat de beide richtlijnen een positieve bijdrage hebben geleverd bij het oplossen van de probleemsituatie. De richtlijn analyse is, op grond van onze ervaring, op detailniveau aangepast voor toekomstige gebruikers.


3

Inleiding

1 Inleiding 1.1 Portfolio’s in het hoger onderwijs Het begrip portfolio is afkomstig uit de wereld van de kunst en architectuur (Bird, 1991). Voor een kunstenaar of architect is het van belang om potentiële opdrachtgevers van de kwaliteit van zijn werk te overtuigen. Betrokkene selecteert daartoe een aantal eigen producten, en verzamelt deze samen met recensies en relevante krantenknipsels in grote mappen. Deze mappen worden portfolio’s genoemd. Ook in het onderwijs heeft het begrip portfolio zijn intrede gedaan. Gedurende de hele opleiding laten studenten en leerlingen in een portfolio de ontwikkeling van hun competentieniveau zien. Hierbij wordt competentie gedefinieerd als de combinatie van kennis, vaardigheden en attitudes, nodig voor een adequate uitvoering van maatschappelijke en beroepsmatige taken (Van Tartwijk et al., 2002). Studenten beginnen met het verzamelen van illustratief materiaal zoals toetsuitslagen, evaluaties en video opnamen die het functioneren laten zien. Vaak bevat het portfolio bij dit materiaal beschrijvingen, bijschriften genaamd (Barton & Collins, 1997). In deze bijschriften geeft de student aan wat het illustratief materiaal is en waarom het in het portfolio is opgenomen. Veel opleidingen vragen daarnaast van de student beschouwingen waarin een analyse wordt gemaakt van de eigen resultaten (Driessen et al., 2002). De student reflecteert over de opgedane ervaringen en geeft aan wat hij hieruit geleerd heeft en welke leerpunten nog niet gehaald zijn. Tevens geeft de student aan hoe hij denkt de niet gehaalde leerpunten alsnog te realiseren. Het illustratief materiaal wordt gebruikt als ‘bewijsmateriaal’ om de beweringen die de student in de analyses maakt te onderbouwen. Opleidingen geven steeds vaker de voorkeur aan een digitaal portfolio boven de papieren variant. De belangrijkste redenen hiervoor zijn praktische problemen van logistieke aard (zie ook paragraaf 2.2.1). Deze problemen blijken een sta-in-de-weg voor een succesvolle invoering van papieren portfolio’s in het onderwijs (Van Tartwijk et al., 2002) en spelen niet of nauwelijks bij digitale portfolio’s. In de literatuur worden de begrippen elektronisch portfolio en digitaal portfolio veelal door elkaar gebruikt. Barrett (2000) maakt onderscheid tussen een digitaal en een elektronisch portfolio. Zij omschrijft een elektronisch portfolio als een portfolio dat zowel uit analoge als digitale onderdelen kan bestaan; een digitaal portfolio daarentegen bestaat geheel uit door de computer leesbare informatie. In dit onderzoek wordt bij deze terminologie aangesloten.

1.2 Ontwikkelen van digitale portfolio’s Met de komst van digitale portfolio’s in het onderwijs moet aan studenten een werkomgeving aangeboden worden waarin ze hun digitaal portfolio kunnen samenstellen en aan hun begeleider, beoordelaar of andere stakeholders kunnen aanbieden. Hierbij spelen zowel onderwijskundige als technische aspecten een rol. Deze dienen op elkaar afgestemd te worden. Oplossingen voor samenstellen, distribueren of publiceren van het digitaal portfolio zijn nog niet beschikbaar (Van Tartwijk et al., 2002). Ook met het zelf ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio omgevingen is nog weinig ervaring opgedaan. Het doel van dit onderzoek is (een bijdrage te leveren aan) het formuleren van algemene richtlijnen voor het ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio omgevingen in het hoger onderwijs, opdat het digitaal portfolio op onderwijskundig verantwoorde wijze en naar


5

Inleiding

tevredenheid van de stakeholders samengesteld en gepresenteerd kan worden. Geprobeerd wordt een bijdrage te leveren aan het beantwoorden van de volgende vragen: 1. Welke functionele en niet functionele eisen zijn relevant voor de (deel)processen van een digitale portfolio omgeving? En welke consequenties hebben bepaalde keuzes? 2. Welke eisen en randvoorwaarden zijn van belang bij het ontwerp, de realisatie en de implementatie van een digitale portfolio omgeving? 3. Wat is een geschikte aanpak om een digitale portfolio omgeving te ontwerpen, te realiseren en te implementeren? Praktijktoepassing Binnen de opleiding geneeskunde in Maastricht was tot najaar 2002 nog geen overeenstemming bereikt over de eisenspecificatie van een digitale portfolio omgeving. Onderzocht is aan welke functionele en niet functionele eisen op dat moment behoefte was, welke randvoorwaarden van belang waren, welke oplossing zo goed mogelijk aan de gestelde eisen tegemoet kwam en of een eerste praktijktoepassing ervan aanleiding gaf tot bijstellingen. Hierbij is zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de eerder geformuleerde algemene richtlijnen voor het ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio’s in het onderwijs.

1.3 Overzicht van het rapport Het onderzoek beoogt een bijdrage te leveren aan het beantwoorden van bovenstaande vragen door een generiek model op te stellen en richtlijnen te geven voor ontwerp, realisatie en implementatie van een digitale portfolio omgeving. Bij het opstellen van het generiek model is zo goed mogelijk rekening gehouden met de verschillende doelstellingen die met een portfolio worden nagestreefd. In de richtlijnen is zoveel mogelijk ingegaan op de mogelijkheden en beperkingen die bij de verschillende instellingen een rol kunnen spelen ten aanzien van ontwerp, realisatie en implementatie. In de paragrafen 1.3.1 tot en met paragraaf 1.3.3 wordt inzicht gegeven in de opbouw van het rapport. In paragraaf 1.3.4 worden de begrippen digitale portfolio omgeving en generiek model nader toegelicht. 1.3.1 Over portfolio’s en informatiesysteemontwikkeling Om voldoende inzicht te verkrijgen voor het uitvoeren van het onderzoek is onder meer een literatuurstudie uitgevoerd naar het toepassen van (digitale) portfolio’s in het hoger onderwijs. Hoofdstuk 2 geeft een beeld van de verschillende doelstellingen van een portfolio. Afhankelijk van de doelstelling worden, vanuit onderwijskundig oogpunt, drie relevante “model”-portfolio’s onderscheiden. Ook wordt ingegaan op het gebruik van portfolio’s met meerdere doelstellingen. De varianten worden dan naar inzicht van de instelling gecombineerd tot een voor de betreffende instelling geschikt portfolio. Vervolgens wordt aangegeven waarom instellingen overgaan op digitale portfolio’s en worden een aantal aandachtspunten vermeld. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op enkele methoden en technieken die in de vakliteratuur voor het ontwikkelen van informatiesystemen van belang worden geacht. Tevens wordt er aangegeven waarom deze specifieke methoden en technieken in dit rapport aan bod komen. Eerst worden enkele procesgerichte en technologiegerichte ontwikkelmethoden beschreven. Vervolgens wordt aangegeven hoe bij de informatiesysteemontwikkeling rekening gehouden kan worden met risico’s en onzekerheden. Tot slot worden een viertal raamwerken voor de ontwikkeling van informatiesystemen op hoofdlijnen beschreven en met elkaar vergeleken.


6

Inleiding

1.3.2 Van probleemsituatie tot oplossing: theorie en praktijk Hoofdstuk 4 begint met het opstellen van het generiek model. Hiertoe wordt eerst ingegaan op de Informatiebehoeften. Naast de eerder genoemde literatuurstudie is een aantal demonstraties van digitale portfoliosystemen bijgewoond, zijn bestaande digitale portfolio omgevingen geanalyseerd en is gesproken met deskundigen op het gebied van portfolio’s. Aan de hand van de analyse van de verzamelde informatie is een generiek model opgesteld met behulp van Gestructureerde Analyse en Ontwerp (GAO) (Yourdon, 1990). Om het generiek model verder aan te vullen en inzicht te krijgen in richtlijnen voor ontwerp, realisatie en implementatie is het opgestelde generiek model vervolgens in een breder kader geplaatst. Het betreft een raamwerk dat speciaal gericht is op het modelleren van informatiesystemen, een raamwerk waarin de totale modelleringsruimte is ondergebracht. In dit onderzoek wordt hiervoor gebruik gemaakt van het MADIS-raamwerk (Modelling Approach for Designing Information Systems) (Lemmen et al., 1993). In dit hoofdstuk worden tenslotte richtlijnen voor het achterhalen van de Informatiebehoeften en voor het selecteren van een geschikte oplossing geformuleerd. Deze richtlijnen helpen onderwijskundigen op weg om van de probleemsituatie rondom de introductie van een digitaal portfolio te komen tot de implementatie van de gewenste digitale portfolio omgeving. Uitgaande van de in hoofdstuk 4 opgestelde richtlijnen is een geschikte digitale portfolio omgeving voor de Faculteit der Geneeskunde in Maastricht ontwikkeld en in de praktijk toegepast. De aanpak hiervan, alsmede de resultaten, de conclusies en het advies aan de opdrachtgever zijn beschreven in hoofdstuk 5. 1.3.3 Beschouwing en aanbevelingen In hoofdstuk 6 wordt een beschouwing over het onderzoek gegeven en worden aanbevelingen gedaan voor vervolgonderzoek alsmede voor het introduceren van een digitale portfolio omgeving in het hoger onderwijs. Na hoofdstuk 6 volgt een nawoord, waarin de onderzoeker aandacht besteedt aan de opgedane ervaring en de gang van zaken tijdens het onderzoek. Als laatste zijn in dit rapport een begrippenlijst, een overzicht van de gebruikte literatuur en de bijlagen opgenomen. 1.3.4 Begrippenkader De digitale portfolio omgeving De papieren versie van het portfolio is in de praktijk meestal een ordner met materiaal. Een digitaal portfolio kan bijvoorbeeld de vorm hebben van een website of uit een verzameling Worddocumenten bestaan. Zo’n digitaal portfolio is bestemd voor andere personen en is het resultaat van een aantal bewerkingen dat de student heeft uitgevoerd. Als we de bewerkingen als een black box beschouwen, heeft de black box allerlei (digitaal) materiaal als input en het portfolio als output. Het geheel van input, black box en output noemen we in dit onderzoek een digitale portfolio omgeving (zie figuur 1).

Figuur 1: Een digitale portfolio omgeving


7

Inleiding

In een specifieke situatie geldt dat een model van een informatiesysteem beschrijft wat aan informatievoorziening gerealiseerd moet worden. Het doel van dit onderzoek is (een bijdrage te leveren aan) het formuleren van algemene regels voor het ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio’s in het hoger onderwijs. Om dit te kunnen bewerkstelligen dient een model opgesteld te worden van een digitale portfolio omgeving dat passend is voor zoveel mogelijk hoger onderwijs instellingen. Dit model noemen we een generiek model. Het generiek model De bewerkingen in de black box van de digitale portfolio omgeving vormen meerdere deelprocessen1. Een aantal deelprocessen maakt per definitie deel uit van de digitale portfolio omgeving. Andere deelprocessen kunnen ook buiten de digitale portfolio omgeving gerealiseerd worden. Een specifieke instelling kan besluiten deze laatste deelprocessen al dan niet tot de digitale portfolio omgeving te rekenen. Het generiek model moet voorzien in deze keuzemogelijkheden van de instellingen. Zoals in paragraaf 1.3.1 beschreven is zijn er, vanuit onderwijskundig oogpunt, drie “model”portfolio’s. Deze varianten kunnen naar inzicht van de instelling gecombineerd worden tot een voor de betreffende instelling geschikt portfolio. In het op te stellen generiek model moet rekening gehouden worden met al deze mogelijke combinaties van de drie “model”-portfolio’s. Aan elk deelproces wordt een aantal eisen gesteld. Sommige eisen zijn strikt noodzakelijk om de digitale portfolio omgeving te laten functioneren, andere zijn optioneel. Samengevat bevat een generiek model van een informatiesysteem voor digitale portfolio’s: 1. De minimaal noodzakelijke deelprocessen en een aantal optionele deelprocessen. 2. Per deelproces de minimaal noodzakelijke eisen en de optionele eisen. 3. De keuzemogelijkheid voor (de combinatie van) de verschillende “model”-portfolio’s. Het uitgangspunt hierbij is dat het generiek informatiesysteemmodel mede de informatiebehoeftenvoorziening ten aanzien van de primaire processen in de organisatie ondersteunt.

1

De verschillende deelprocessen van de black box worden in hoofdstuk 4 aan de orde gesteld


8

Portfolio’s in het hoger onderwijs

2 Portfolio’s in het hoger onderwijs Ten behoeve van dit onderzoek is een literatuurstudie uitgevoerd naar het gebruik van (digitale) portfolio’s in het hoger onderwijs. Analyse van de literatuur heeft, vanuit onderwijskundig oogpunt gezien, geleid tot het onderkennen van drie verschillende “model”-portfolio’s. In paragraaf 2.1 wordt besproken welke “model”-portfolio’s er zijn en met welk doel (combinaties van) deze “model”-portfolio’s kunnen worden ingezet in het onderwijs. Ook wordt in deze paragraaf aandacht besteed aan portfolio’s en kwaliteitszorg. In paragraaf 2.2 wordt aangegeven waarom steeds meer opleidingen overgaan op digitale portfolio’s en welke aandachtspunten hierbij van belang zijn. Paragraaf 2.3 bevat de conclusies van dit hoofdstuk.

2.1 Het gebruik van portfolio’s Binnen het hoger onderwijs vindt een verschuiving plaats van kennen naar kunnen. De nadruk verschuift van kennisoverdracht naar kennisverwerving en competentieontwikkeling. Portfolio’s kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. In paragraaf 2.1.1 wordt een beschrijving gegeven van de “model”-portfolio’s en uitgelegd met welk doel deze in het onderwijs kunnen worden ingezet. In paragraaf 2.1.2 wordt het gebruik van (combinaties van) deze “model”-portfolio’s toegelicht. In paragraaf 2.1.3 tenslotte, wordt kort aandacht besteed aan portfolio’s en kwaliteitszorg. 2.1.1 Drie “model”-portfolio’s Een portfolio kan ingezet worden om de student te volgen, te begeleiden en/of te beoordelen. Om dit mogelijk te maken moet de student respectievelijk plannen wat hij gaat doen, analyseren wat hij gedaan heeft en aantonen hoe hij het gedaan heeft. Als we op deze manier naar portfolio’s kijken zijn er drie manieren waarop portfolio’s in het onderwijs kunnen worden samengesteld (zie figuur 2): 1. De traditionele manier waarbij het vooral gaat om een ordner (letterlijk portfolio) met vaak wisselend bewijsmateriaal. In dit geval zijn er dus geen reflecties of beschouwingen of gegevens over taken en vaardigheden opgenomen. Het betreft enkel en alleen bewijsmateriaal. De student toont hiermee aan wat hij kan. Het portfolio wordt vooral gebruikt om te beoordelen. 2. Een uitgebreid curriculum vitae waarin de student beschrijft welke ervaring binnen en buiten de opleiding is opgedaan. In beschouwingen wordt een toelichting op het materiaal gegeven dat daardoor betekenis krijgt en wordt vanuit relevante competentieprofielen of rollen geanalyseerd wat de student al kan en waar nog ontwikkeling nodig is. Ter onderbouwing wordt verwezen naar documenten en evaluaties. Het portfolio wordt in principe levenslang aangevuld. De student reflecteert over zijn sterke en zwakke kanten. Het portfolio wordt vooral gebruikt om te begeleiden. 3. Een schematisch overzicht van activiteiten van de student waarin de student bijvoorbeeld per studieonderdeel (b.v. rijen in een tabel) laat zien welke taken zijn vervuld of welke vaardigheden worden beheerst (b.v. kolommen in een tabel) en aan welke taken en vaardigheden nog gewerkt wordt. Het portfolio werkt als een taken / vaardighedendossier waaraan de student ook na de studie door kan werken. Het portfolio wordt door de student vooral gebruikt om te plannen en door de docent om de student te volgen.


9


Figuur 2: Drie “model”-portfolio’s

2.1.2 Het gebruik van portfolio’s Naast de zuivere “model”-vorm blijkt dat in de praktijk ook vaak een combinatie van twee vormen gebruikt wordt. Indien de drie “model”- portfolio’s voorgesteld worden door de hoekpunten van de driehoek (zie figuur 2), dan wordt door het maken van combinaties de totale oppervlakte van de driehoek bestreken. Onderstaand volgt een beschrijving van een drietal vaak voorkomende (combinaties van) “model”-portfolio’s. Het portfolio als volgen begeleidingsinstrument Een student werkt tijdens zijn gehele opleiding aan het portfolio en geeft daarmee voortdurend een beeld van de stand van zaken van zijn ontwikkeling. Het bijhouden van de ontwikkelde en nog te ontwikkelen taken en vaardigheden biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de activiteiten die de student verricht. Het beschrijven hoe het bereikte niveau van de competenties tot stand is gekomen en welke scholing gevolgd wordt om het niveau te verbeteren geeft begeleiders inzicht in de individuele leerroute van de student ( De Vries & Keesen, 1997; Elshout-Mohr & Oostdam, 2000). Bij tussentijdse evaluaties, bijvoorbeeld bij voortgangsgesprekken, kan vastgesteld worden of de student over de benodigde kennis, vaardigheden en/of attitudes beschikt. Indien bijsturing noodzakelijk blijkt, kan afgeleid worden welke specifieke competenties al dan niet verder geschoold of getraind dienen te worden. Naar een leven lang leren In het huidige onderwijs ligt meer dan in het verleden de nadruk op de verantwoordelijkheid van de student voor het eigen leerproces. De student gebruikt het portfolio om inzicht te krijgen in en richting te geven aan dat leerproces. Aan de hand van verzameld materiaal beschrijft de student hoe hij taken heeft vervuld. Daarnaast analyseert en evalueert de student het eigen handelen, waarbij ook gekeken wordt hoe de theorie in de praktijk is gebracht. Doordat het in het portfolio opgenomen materiaal het uitgangspunt vormt voor de analyse en de analyse dus in


10


overeenstemming dient te zijn met dit door de student zelf verzamelde materiaal, heeft de analyse geen vrijblijvend karakter. De begeleider krijgt een relatief betrouwbaar beeld van de ontwikkeling van de student. De benoemde sterke en zwakke kanten van de taakuitvoering zijn van belang voor het ontwikkelen van alternatieve handelswijzen en kunnen gebruikt worden bij het geven van gerichte feedback door de begeleider of tussen studenten onderling. Korthagen (1998) ziet bij dit proces van systematische reflectie een rol voor het portfolio. Wanneer de student zelf verantwoordelijk is voor de inhoud van het portfolio en (tot op zekere hoogte) structuur en presentatie, wordt de student gestimuleerd bewust verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen ontwikkeling en de daarbij te maken keuzes. De begeleider fungeert als gesprekspartner en geeft zo nodig advies. Op deze manier wordt de student voorbereid op een leven lang leren. Beoordelen van competentieontwikkeling In traditionele beoordelingsvormen worden leerresultaten geëvalueerd door kennis en vaardigheden los van elkaar te toetsen. Dat zal er vaak toe leiden dat de student studeert als voorbereiding op de toets. Bij een beoordeling met behulp van een portfolio wordt van de student gevraagd te laten zien wat hij geleerd heeft door inzicht te geven in de wijze waarop taken zijn vervuld in een zo authentiek mogelijke omgeving. Hiermee wordt beter duidelijk in hoeverre de student competent geacht kan worden om de taken waarvoor hij opgeleid wordt in een authentieke situatie uit te voeren (Korthagen, 2001). Een beoordeling op basis van een portfolio is dan ook een betere afspiegeling van het gedrag in praktijksituaties. Een portfolio kan gebruikt worden om aan het eind van een opleiding of onderdeel daarvan vast te stellen of het bereikte competentieniveau ‘voldoende’ is. Portfolio’s kunnen ook op andere plaatsen waar een vorm van beoordeling aan de orde is, worden ingezet. Zo kan het portfolio gebruikt worden bij een sollicitatieprocedure, waarbij het de plaats inneemt van het curriculum vitae. Soms worden portfolio’s door een opleiding ook gebruikt om de beginsituatie van de student vast te stellen. Op basis daarvan krijgt de student een opleidingstraject aangeboden of wordt met de student een opleidingstraject “op maat” afgesproken (van Tartwijk et al., 2002). 2.1.3 Portfolio’s en kwaliteitszorg Het portfolio kan een rol spelen bij kwaliteitszorg. De inhoud van de portfolio’s van de studenten is een potentiële bron van feedback op de kwaliteit van het gegeven onderwijs. Wanneer uit een substantieel aantal portfolio’s van studenten naar voren komt dat bepaalde opleidingsdoelen niet gerealiseerd worden, is dat een indicatie dat de oorzaak daarvoor misschien niet bij individuele studenten ligt, maar bij de kwaliteit van de opleiding en/of de docenten. Ook andere participanten in het onderwijs, zoals docenten, kunnen portfolio’s samenstellen. In dit onderzoek wordt hierop niet verder ingegaan.

2.2 Het gebruik van digitale portfolio’s In paragraaf 2.2.1 wordt een aantal redenen gegeven die voor het gebruik van een digitaal portfolio pleiten. In paragraaf 2.2.2 wordt gewezen op de belangrijkste, in de literatuur genoemde, punten die aandacht behoeven bij het invoeren van digitale portfolio’s om problemen bij het gebruik zoveel mogelijk te voorkomen.


11


2.2.1 Papier versus digitaal In deze paragraaf worden een aantal voordelen gegeven van digitale portfolio’s ten opzichte van de papieren variant. Opbergruimte en transport Een knelpunt bij het werken met papieren portfolio’s is dat ze vanwege hun fysieke omvang onhandig zijn in het gebruik. Vaak wordt het materiaal in een ordner of doos verzameld. De ruimte die nodig is voor het opslaan van ordners betreft al snel tientallen meters in kasten of rekken. Een docent die meerdere studenten begeleidt of beoordeelt, moet, in voorkomende gevallen, de benodigde ordners ter evaluatie of beoordeling naar zijn werkkamer transporteren en daar enige tijd opslaan. Dit is niet altijd eenvoudig. Door gebruik te maken van digitale portfolio’s wordt de opbergruimte beperkt en het transport vereenvoudigd. Zo hoeft bij gebruik van een CD-rom slechts de CD-rom opgeslagen en getransporteerd te worden en bieden bij gebruik van een website geheugenruimte en een internetaansluiting soelaas. Toegang Van een papieren portfolio bestaat meestal maar één exemplaar. Dit leidt tot problemen indien meerdere personen het portfolio moeten beoordelen of evalueren, bijvoorbeeld een beoordelingscommissie of intervisiegroep. Het portfolio moet tussen de verschillende personen rouleren, hetgeen (ontoelaatbare) vertraging met zich meebrengt en mogelijk leidt tot zoekraken. Een digitaal portfolio is via internet of een fileserver voor meerdere personen toegankelijk te maken of kan, in tegenstelling tot een papieren portfolio, eenvoudig gekopieerd worden, bv bij gebruik van een CD-rom. De privacy gevoeligheid van de informatie vraagt hierbij wel om authenticatie en autorisatie of, in geval van een CD-rom, om gedragsregels. Gebruiksgemak In een papieren portfolio moet vaak in bijgeleverde ordners gezocht worden naar het in de beschrijving of analyse genoemde bewijsmateriaal. Indien gebruik wordt gemaakt van geluid of video, moet een afspeelapparaat voor handen zijn en moet doorgespoeld worden naar het aangegeven fragment. In een digitaal portfolio zijn vaak functies aanwezig waarmee op tekst of trefwoorden gezocht kan worden. Ook kan gebruik worden gemaakt van verwijsmogelijkheden als hyperlinks. Bij het aanklikken hiervan komt automatisch het gewenste document in beeld of wordt het juiste fragment afgespeeld en hoeft niet gezocht te worden. Het is als het ware een all-in-one oplossing. Daar staat tegenover dat veel docenten problemen hebben met lezen vanaf het scherm. Vaak geven ze wat dit betreft de voorkeur aan een papieren portfolio. 2.2.2 Aandachtspunten digitaal portfolio In de literatuur aangaande het invoeren van een digitaal portfolio in het onderwijs worden de volgende aandachtspunten genoemd:


12


De technische infrastructuur2 van de instelling moet geschikt zijn om het digitaal portfolio in te kunnen zetten. Student en docent moeten opgeleid worden of extra tijd steken in het leren omgaan met de programmatuur. Student dient het digitaliseren van analoog materiaal en het bewerken van digitaal multimedia materiaal te beheersen. Gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio. De authenticatie en autorisatie van het digitaal portfolio dienen adequaat geregeld te zijn. De student heeft in de thuissituatie vaak alleen de beschikking over een modem met beperkte bandbreedte.

2.3 Conclusies Bij het ontwikkelen van het generiek model dient rekening gehouden te worden met drie relevante “model”-portfolio’s die naar inzicht van de instelling gecombineerd kunnen worden tot een voor de betreffende instelling geschikt portfolio. Belangrijk hierbij is dat de inhoud van de drie “model”-portfolio’s verschillend is. Bij het ontwikkelen van een generiek model moet rekening gehouden worden met portfolio’s die samengesteld zijn uit enkel en alleen bewijsmateriaal, portfolio’s die reflecties en beschouwingen bevatten waarbij ter ondersteuning verwezen kan worden naar bewijsmateriaal, portfolio’s die overzichten bevatten van taken en vaardigheden en met combinaties van deze drie vormen. In alle gevallen stelt de student het portfolio samen en is er een begeleider of beoordelaar die het portfolio van de student moet kunnen bekijken en respectievelijk feedback of een beoordeling moet kunnen geven aan de betreffende student. In het vervolg van dit onderzoek dient zoveel mogelijk rekening gehouden te worden met de in paragraaf 2.2.2 genoemde aandachtspunten.

2

Technische infrastructuur van een informatiesysteem: de technische structuur, voor zover deze gemeenschappelijk is voor meerdere informatiesystemen. Tot de technische structuur behoort onder meer computerapparatuur, randapparatuur, opslagmedia en datacommunicatiemiddelen, aangevuld met systeemprogrammatuur (Rijsenbrij H5, 1998).


13

Ontwikkelen van informatiesystemen

3 Ontwikkelen van informatiesystemen Het ontwikkelen van informatiesystemen is een complex proces. Het afleggen van de weg van probleemsituatie naar pasklare oplossing verloopt vaak moeizaam en blijkt ook regelmatig te mislukken. Om de problematiek het hoofd te bieden, leek het ontwikkelen van methoden en technieken ter ondersteuning van het ontwikkelingsproces een eerste stap in de goede richting. Hierdoor werden eerder gemaakte fouten voorkomen en werd systematischer gewerkt. Ook ging men door standaardisatie efficiënter werken en werden er manieren aangereikt om de complexiteit van de informatiesysteemontwikkeling beter te kunnen hanteren. Deze methoden zijn uitgegroeid tot methodieken3, elk met een eigen oriëntatie en doelstelling. Uit de literatuur blijkt echter ook dat de bijdrage die methoden leveren aan het ontwikkelen van informatiesystemen niet overschat dient te worden. In 1982 schreef Van Rees dat het niet de methode is die ontwerpt, maar de ontwikkelaar. Er bestaat geen pasklare, algemeen geldende oplossing voor het ontwikkelen van informatiesystemen. Er is een aanpak nodig die gebaseerd is op overwegingen van contingentie (Davis & Olson, 1987; Bots et al., 1999) en consistentie (Bots et al, 1999). De context waarin het systeem moet functioneren speelt daarbij een grote rol. De ontwikkelaar dient bijvoorbeeld rekening te houden met de organisatiestrategie, afstemming met bestaande informatiesystemen, kwaliteitseisen en mogelijkheden en risico’s. Kortom, de behoefte groeide om het informatiesysteem in een breder kader te plaatsen. Onduidelijk was nog hoe dat precies moest. Met het gebruik van raamwerken voor de modellering is geprobeerd dit geheel te overzien en de systeemontwikkeling in de juiste richting te sturen (Van Swede & Van Vliet, 1994). Ter ondersteuning van de gekozen aanpak voor het ontwikkelen van de digitale portfolio omgeving wordt in dit hoofdstuk ingegaan op enkele voor dit onderzoek relevante methoden en technieken die ook in de vakliteratuur voor het ontwikkelen van informatiesystemen van belang worden geacht. Daarbij wordt tevens aangegeven waarom deze specifieke methoden en technieken relevant zijn voor dit onderzoek. In paragraaf 3.1 wordt ingegaan op voor dit onderzoek relevante methoden voor het ontwikkelen van informatiesystemen. In paragaaf 3.2 wordt aangegeven hoe bij de ontwikkeling van informatiesystemen rekening gehouden kan worden met risico’s en onzekerheden. In paragraaf 3.3 wordt een aantal raamwerken voor het ontwikkelen van informatiesystemen beschreven, worden enkele toepassingen ervan toegelicht en worden deze raamwerken met elkaar vergeleken. Paragraaf 3.4 bevat de conclusies van dit hoofdstuk.

3.1 Ontwikkelmethoden Zoals in paragraaf 2.1 beschreven is kent een portfolio meerdere (te combineren) doelstellingen en is de inhoud van het portfolio afhankelijk van de doelstelling. Met de doelstelling ligt dus ook de inhoud vast. De inhoud van het portfolio, en daarmee de gegevens, is (meestal) eenvoudig van structuur4. Ten aanzien van de activiteiten die binnen de digitale portfolio omgeving plaatsvinden is nog veel onduidelijkheid. Procesgerichte methoden zijn er op gericht het proces te verbeteren en te verhelderen. Het ligt dan ook voor de hand een procesgerichte methode voor het opstellen

3

Methodiek: een vanuit een bepaalde visie bij elkaar horende verzameling methoden en technieken. In incidentele situaties is aanvullend onderzoek naar de structuur van gegevens noodzakelijk. Zie ook paragraaf 4.1.4. 4


15


van het generiek model te hanteren. In paragraaf 3.1.1 wordt een tweetal procesgerichte ontwikkelmethoden kort beschreven. Een eerste onderzoek naar digitale portfolio omgevingen wees uit dat er een aantal pakketten op de markt wordt aangeboden waarmee een digitale portfolio omgeving gerealiseerd kan worden. Ook bleek dat instellingen een digitale portfolio omgeving gerealiseerd hadden die samengesteld is uit reeds binnen de instelling aanwezige deeloplossingen in combinatie met een op de markt verkrijgbaar pakket. Bij technologie gerichte ontwikkelmethoden spelen beschikbare programmatuur en/of apparatuur een belangrijke rol. De verwachting is dat een ontwerpaanpak op basis van een technologiegerichte ontwikkelmethode geschikt is. In paragraaf 3.1.2 wordt ingegaan op methoden voor technologie gerichte ontwikkeling. De oplossing kan zowel een beschikbaar pakket betreffen als beschikbare deeloplossingen die gezamenlijk de gewenste functionaliteit leveren. In het vervolg van dit rapport worden beide mogelijkheden als “pakket” aangeduid. 3.1.1 Procesgerichte ontwikkelmethoden In deze paragraaf worden twee ontwikkelmethoden kort beschreven. Information System work Analyses and Change Information System work Analyses and Change (ISAC) (Essink & Romkema, 1989) is goed toepasbaar als nog niet bekend is of een informatiesysteem een oplossing biedt voor het probleem. De veranderingsanalyse, een zeer gewaardeerd onderdeel van ISAC, biedt daar zicht op. Gestructureerde Analyse en Ontwerp Hoewel Gestructureerde Analyse en Ontwerp (GAO) (Yourdon, 1990) een procesgerichte methodiek is, wordt binnen GAO toch aandacht besteed aan de gegevensmodellering. Ook wordt binnen GAO rekening gehouden met het tijdsafhankelijk gedrag van informatiesystemen. GAO bestrijkt een groot deel van de modellering op conceptueel niveau (zie tabel 1). Model Omgevingsmodel

Onderdelen Doelomschrijving Contextdiagram Gebeurtenissenlijst

Gedragsmodel

Procesmodel Processpecificaties Data dictionary Gegevensmodel Toestands(overgang)diagra m

Gebruikers implementatiemodel

Gebruikers implementatiemodel

Tabel 1: Modellen binnen GAO op conceptueel niveau


16


3.1.2 Technologie gerichte ontwikkelmethoden Alvorens een beschikbare oplossing geselecteerd kan worden, dient bekend te zijn welk toepassingsgebied de programmatuur moet bestrijken en aan welke eisen de programmatuur moet voldoen. Vervolgens kan de selectie plaatsvinden. Voor het selecteren van geschikte software zijn meerdere methoden voor handen. De meest gangbare pakketselectie methoden hebben het vergelijken van het eisenpakket met de functionaliteit van mogelijk geschikte pakketten als uitgangspunt. In deze paragraaf wordt ingegaan op een drietal methoden voor pakketselectie. Selectieproces van Dean en Vigder Dean en Vigder (2000) hebben een aantal methoden voor pakketselectie met elkaar vergeleken en hebben door de voordelen van alle methoden te combineren een eigen methode voor pakketselectie ontwikkeld. Zij stellen dat bij gebruik van methoden die het vergelijken van het eisenpakket met de functionaliteit van mogelijk geschikte pakketten als uitgangspunt hebben, een aantal problemen kunnen optreden: 1. De functionele eisen van de organisatie worden in een vroeg stadium opgesteld. De mogelijkheden die de pakketten bieden zijn dan nog niet bekend en kunnen de aanvankelijk opgestelde functionele eisen in een later stadium beïnvloeden. 2. De functionaliteit van de mogelijk geschikte pakketten wordt afgeleid van de door de leverancier verstrekte functionele beschrijvingen en uit demonstraties. Het is onduidelijk of deze functionaliteit geleverd wordt in de context waarin het systeem daadwerkelijk geïmplementeerd wordt. In het selectieproces dat Dean en Vigder (2000) voorstaan, wordt het eerste probleem ondervangen door te beginnen met een beperkt aantal eisen en deze uit te breiden en / of aan te passen aan de hand van mogelijkheden die pakketten bieden. Het tweede probleem wordt aangepakt door gebruik te maken van prototypes voor een redelijk groot aantal mogelijk geschikte oplossingen. Selectieproces van Meijers Volgens Meijers (2001) betreft het selectieproces niet alleen het selecteren van een oplossing, maar komt er meer bij kijken. Hij geeft een methode voor pakketselectie die bestaat uit tien stappen die deels parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd (zie figuur 3).

Figuur 3: Selectieproces van Meijers ( 2001)


17


Selectieproces van Cuppen en Cuppen Cuppen en Cuppen (2000) geven een algemeen stappenplan voor een selectieproces dat wordt aangeduid met de naam workshop-variant (zie tabel 2). Zij geven hierbij aan dat in de praktijk van de stappenvolgorde kan worden afgeweken. Dit proces wordt workshopvariant genoemd omdat er geen ellenlange vragenlijsten of checklists worden opgesteld, maar workshops worden bijgewoond en uitgegaan wordt van het principe “doen is begrijpen” / ”handelen om te begrijpen”. De keuze voor de pakketten die in eerste instantie in aanmerking komen, wordt gemaakt op basis van de algemene informatie over standaardpakketten die, mede door de groei van de ICT, ruimschoots voorhanden is. 1 2

Plan van aanpak Globale eisen en wensen

3

Marktonderzoek

4 5

Voorselectie Demonstraties Contacten referenties5 Request for information6

6

Voorlopige keuze

7 8

Workshop Contractonderhandelingen Definitieve offerte Invoering

9

Tabel 2: Selectieproces van Cuppen en Cuppen (2000)

Evenals vele anderen wijzen Cuppen en Cuppen (2000) erop dat de behoeften van de organisatie en de mogelijkheden van het pakket niet altijd met elkaar in overeenstemming zijn (zie figuur 4) (zie ook richtlijn selectieproces, bijlage 4).

Figuur 4: Behoeften, behoeftedekking en mogelijkheden

De behoeften van de organisatie worden slechts gedeeltelijk gedekt door het pakket, en het pakket bezit daarnaast functionaliteit die de organisatie niet nodig heeft. Overigens kan het ook zo zijn dat de behoeften van de organisatie volledig terug te vinden zijn in de behoeftedekking van het pakket, maar dat het pakket nog veel meer, niet gewenste of benodigde

5

Contacten referenties : het bezoeken van organisaties die gedurende enige tijd met soortgelijke functionaliteit werken Request for information: het sturen van een vragenlijst met alle wensen, eisen en randvoorwaarden aan de pakketleverancier 6


18


functionaliteit bezit of dat slechts een deel van de behoeften van de organisatie vervuld zijn door het pakket, en het pakket niet meer te bieden heeft. De mogelijkheden die de organisatie in dergelijke situaties heeft zijn weergegeven in tabel 3. Probleem

Keuze

Niet gerealiseerde behoeften organisatie

1. 2. 3. 4.

Niet gewenste mogelijkheden pakket

1. alleen de gewenste modulen aanschaffen 2. het pakket wordt geaccepteerd: a. financiële consequenties b. ruimte voor groei, mits passend in informatieplan

niets doen aanpassen van de organisatie aan het pakket zelf het ontbrekende deel ontwikkelen leverancier het ontbrekende deel laten ontwikkelen

Tabel 3: Keuzes als behoeften en / of mogelijkheden van een pakket niet aansluiten

3.2 Contingentiebenadering In deze paragraaf wordt uitgelegd waarom het bij de ontwikkeling van informatiesystemen van belang is rekening te houden met onzekerheden en wordt ingegaan op de omgang met onzekerheden. Davis en Olson (1987) wijzen erop dat kennis over de uitkomst van belang is bij het nemen van beslissingen. Hiermee bedoelen zij kennis over zekerheid, risico’s en onzekerheid. Met name kennis over onzekerheid moet gebruikt worden om risico’s te reduceren. Binnen de informatiesysteemontwikkeling kunnen factoren ten aanzien van de organisatie, de toepassing en de participanten (gebruikers en analisten) tot onzekerheid en risico’s leiden (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993). De onzekerheids- of contingentiefactoren zelf zijn situationeel gebonden en kunnen dus per organisatie, en binnen een organisatie per toepassing, verschillend zijn. Davis en Olson (1987) introduceren bij de informatiesysteemontwikkeling contingentiefactoren ten aanzien van twee aspecten: 1. de mate van onzekerheid over het vaststellen van het eisenpakket. Lemmen et al. (1993) spreekt hierbij van probleemonzekerheid. Hij geeft aan dat de probleemonzekerheid beïnvloed kan worden door de manier waarop de informatiebehoeften wordt achterhaald en de manier van validatie. 2. de mate van onzekerheid over de realisatie van het vastgestelde eisenpakket. Lemmen et al. (1993) spreekt in dezen over oplossingsonzekerheid en geeft aan dat deze beïnvloed kan worden door het aantal iteraties in het ontwerpproces en de basis7 van de methodiek of ontwerpaanpak. De contingentiebenadering houdt in dat een strategie gekozen wordt die past bij het vastgestelde niveau van onzekerheid. Afhankelijk van de mate van probleemonzekerheid en

7

Basis: de kennis die als uitgangspunt dient voor de synthese, bv synthese van deeloplossingen, een referentiemodel, een methodiek, analyse van de organisatie


19


oplossingsonzekerheid onderscheiden Davis en Olson (1987) verschillende strategieën voor respectievelijk het bepalen van informatiebehoeften8 en het ontwikkelen van informatiesystemen9. Lemmen (1993) combineert de probleemonzekerheid en de oplossingsonzekerheid in één model en onderscheidt op basis daarvan vier strategieën voor het bepalen van de informatiebehoeften en het ontwikkelen van informatiesystemen gezamenlijk10. De basis van de traditionele ontwikkelstrategieën is dat de eisenspecificatie vastligt voordat de bouw begint. Bij moderne ontwikkelstrategieën wordt rekening gehouden met onzekerheden en is het voor de bouw bevriezen van de eisenspecificatie losgelaten. Voorbeelden hiervan zijn prototyping en evolutionair en incrementeel ontwikkelen. Rapid Application Development (RAD) is daarnaast nog gericht op ontwikkeling binnen de planning en tegen de begrote kosten. Deze doelen probeert men te realiseren door onder andere gebruik te maken van time-boxing en geavanceerde ontwikkeltools, en door het hebben van intensief contact met gebruikers en een versnelde besluitvorming (Bots et al., 1999).

3.3 Raamwerken In deze paragraaf wordt een viertal raamwerken voor de informatiesysteemontwikkeling op hoofdlijnen beschreven en met elkaar vergeleken. Bij een aantal raamwerken wordt een specifieke toepassing aan de orde gesteld. In paragraaf 3.3.1 wordt het Zachman raamwerk beschreven (Zachman, 1987). Aan de hand van dit raamwerk wordt uitgelegd waarom een raamwerk de karakteristiek heeft van een datamodel, terwijl de meeste methodieken gezien kunnen worden als een procesmodel van het systeemontwikkelingsproces (Hay, 2000). Paragraaf 3.3.2 schetst aan de hand van het MADISraamwerk een aanpak die een oplossing aanreikt voor het kiezen van geschikte methoden en technieken (method engineering) (Lemmen et al., 1993). In paragraaf 3.3.3 wordt ingegaan op het raamwerk van Van Swede en Van Vliet (Van Swede, 1992). Paragraaf 3.3.4 beschrijft twee raamwerken die in samenhang met elkaar gebruikt worden: een raamwerk voor de ontwikkeling van informatiesystemen en een raamwerk voor de ontwikkeling van de informatiestrategie (Bots et al.,1999). In paragraaf 3.3.5 tenslotte worden de verschillende raamwerken met elkaar vergeleken. 3.3.1 Het raamwerk van Zachman Zachman (1987) introduceert het Framework for Enterprise Architecture” (zie tabel 4). In dit raamwerk kan de visie over het informatiesysteem van de verschillende groepen stakeholders11, in wisselwerking met elkaar, afgebeeld worden. Hiertoe staan in de bovenste vijf rijen de stakeholders en in de kolommen de aspecten waarover de visie van de stakeholders gevraagd wordt. De zesde horizontale as betreft het functionerend systeem zelf. Hiermee geeft het raamwerk niet alleen ruimte voor de modellering van de ontwikkeling, maar maakt ook de exploitatie er onderdeel van uit. 8

De vier door Davis en Olson (1987) beschreven strategieën worden door Bemelmans (1998) met de oberstrategie, de referentiestrategie, de ontwikkelstrategie en de iteratieve ofwel evolutionaire strategie aangeduid 9 Davis en Olson (1987) onderscheiden de zekerheidsstrategie, strategieën gebaseerd op de levenscyclus van het systeem (lineair of met iteraties) en een experimentele benadering op basis van prototyping. 10 Lemmen (1993) onderscheidt de oberstrategie, de uitbouwstrategie, nieuwbouwstrategie en de essentiële modelleringsaanpak. 11 De stakeholders zijn van boven naar beneden gezien: het management, de gebruikers, de informatieanalisten, de ontwerpers en de bouwers.


20


Zachman (1987) laat de keuze van methoden en technieken waarmee de afbeeldingen gemaakt worden vrij. Data (What) List of things important to the enterprise

Function (How) List of processes the enterprise performs

Network (Where) List of locations where the enterprise operates Logistics networks

People (Who) List of organization al units

Time (When) List of business events

Motivation (Why) List of business goals / strategies

Business Owner’s View

Entity Relation Diagram

Business process model

Organization chart with roles, skill sets, security issues

Business master schedule

Business rules

Architect’s View

Data model

Essential data flow diagram; application architecture

Distributed system architecture

Human interface architecture

Dependency diagram, entity life history

Business rule model

Technology Model

Data architecture; map to legacy data

System design: structure chart, pseudo code

System architecture

User interface, security design

Control flow diagram

Business rule design

Detailed Representation

Data design, physical storage design

Detailed program design

Network architecture

Screens security architecture

Timing definitions

Rule specification in program logic

Functioning System

Converted data

Executable programs

Communicat ion facilities

Trained people

Business events

Enforced rules

Objectives scope

Tabel 4: Het raamwerk van Zachman

Alvorens uiteen te zetten waarom een raamwerk gezien kan worden als een datamodel wordt eerst uitgelegd wat bedoeld wordt met het procesmodel van de systeemontwikkeling. Het ontwikkelen van een informatiesysteem is lang gezien als het zetten van een aantal stappen die parallel lopen aan de levenscyclus van het informatiesysteem (zie figuur 5). Het ontwerp wordt voorafgegaan door analyse van de behoeften met betrekking tot de betreffende probleemsituatie. Als het ontwerp klaar is, begint de realisatie van het systeem (Hay, 2000).

Figuur 5: Informatie systeem ontwikkeling

Het bicyclusmodel legt de relatie vast tussen de informatiesysteemontwikkeling en de exploitatie ervan (zie figuur 6) (Lemmen et al., 1993). Ook hier is het uitgangspunt de levenscyclus van een informatiesysteem.


21


Figuur 6: Het bicyclus model

De meeste methodieken voor de informatiesysteemontwikkeling zijn gebaseerd op deze levenscyclus. De modellering kan gezien worden als een procesmodel van het systeemontwikkelingsproces: het proces bestaat uit een aantal achtereenvolgende stappen en fasen (Hay, 2000). Indien de organisatie geheel afgebeeld is op een raamwerk bevat het raamwerk een (eindige) set elementen die gezamenlijk de kennisinfrastructuur12 van de organisatie vormen. Zachman (ZIFA05) ziet informatiesystemen als een (oneindige) set van composities van deze elementen. Een raamwerk heeft hiermee de karakteristiek van een datamodel: ontwikkelen van een informatiesysteem is het naar wens aanpassen van combinaties (van onderdelen) van de beschreven modellen. Het betreft de overgang van het “ist”-raamwerk naar het “soll”-raamwerk (Hay, 2000). Een bijkomend voordeel is dat een organisatie snel in kan springen op veranderingen (Zachman, ZIFA07) omdat de implicaties die deze veranderingen met zich meebrengen voor de informatievoorziening, vastliggen in het raamwerk. Het verschil tussen de beide zienswijzen komt er op neer dat een procesmodel een meer dynamische en een datamodel een meer statische beschrijving geeft van het systeemontwikkelingsproces. 3.3.2 Het MADIS-raamwerk Een tweede raamwerk voor het modelleren van informatiesystemen is het MADIS-raamwerk (Modelling Approach for Designing Information Systems) (Lemmen et al., 1993). Het MADISraamwerk is een raamwerk waarmee de scope of invalshoek en de oriëntatie van een probleemsituatie vastgesteld kunnen worden (zie tabel 5). Invalshoek en oriëntatie13 worden bepaald door de afbeelding van de probleemsituatie op het raamwerk. De invalshoek wordt bepaald door de relevantie van de modelleringsniveaus op de horizontale as, de oriëntatie door de 12

Zachman (ZIFA05) stelt: informatiesystemen ZIJN de organisatie. Ze bevatten kennis over de organisatie en vormen een kennisinfrastructuur. 13 Lemmen et al. (1993) onderscheiden de doel-middel, object, functionele en event oriëntatie


22


relevante aspectgebieden op de verticale as. De vier modelleringsniveaus zijn gerelateerd aan de vier architecturen14 binnen een organisatie, te weten de organisatiearchitectuur, de informatiearchitectuur, de gegevens- of informatiesysteemarchitectuur en de technische architectuur. De aspecten zijn afgeleid van het OER-model (Object, Event, Rule), aangevuld met de aspecten doelstelling, allocatie en realisatie Het MADIS-raamwerk beschrijft aldus 32 modellerings- of ontwerpgebieden. Voor elk van de 32 modellerings- of ontwerpgebieden is een aantal modelleringsvragen gegeven die het ontwerpgebied afbakenen. Doelstructuur

Omgevingsinteractie

Functionele structuur

Objectenstructuur

Processtructuur

Systeemdynamiek

Allocatieaspecten

Realisatieaspecten

Objectsysteem modellering

Conceptuele informatiesysteemmodellering Datasysteemmodellering

Implementatiemodellering

Tabel 5: Het MADIS-raamwerk

In de praktijk bleken bestaande methodieken voor de informatiesysteemontwikkeling niet geheel overeen te komen met de optimale aanpak voor een specifieke probleemsituatie. Het vinden van een geschikte methodiek die de gewenste methoden en technieken bevat, was moeilijk. Soms was er geen geschikte methodiek. Het MADIS-raamwerk kan gebruikt worden om voor een specifieke probleemsituatie een geschikte aanpak vast te stellen voor het ontwikkelen van een informatiesysteem (Lemmen et al., 1993). Bij het raamwerk is daartoe een methodiekenbank gegeven waaruit methodiekcomponenten (methoden en technieken) geselecteerd kunnen worden die passen bij de verschillende ontwerpgebieden. Dit probleem gericht ontwikkelen wordt ook wel method engineering genoemd. Method engineering houdt in dat voor een specifiek probleem met behulp van een contingentiebenadering een ontwikkelstrategie15 wordt bepaald en dat er ofwel een bij de invalshoek en ontwerporiëntatie passende methodiek, ofwel bij de invalshoek en ontwerporiëntatie passende methoden en technieken worden geselecteerd uit de methodiekenbank. In het laatste geval wordt een op de probleemsituatie toegesneden ontwikkelaanpak opgesteld. 14

De architectuur is het functioneel ontwerp van de infrastructuur; de infrastructuur is de technische realisatie van de architectuur 15 Lemmen et al. (1993) spreken over modelleringsstrategie waar Davis en Olson (1987) spreken over ontwikkelstrategie. In dit rapport wordt de term ontwikkelstrategie aangehouden.


23


Lemmen et al. (1993) stellen dat alleen de ontwerpgebieden die door de combinatie van invalshoek en ontwerporiëntatie relevant (b)lijken te zijn voor de betreffende probleemsituatie, gemodelleerd dienen te worden. Zij wijzen daarbij wel op het subjectieve karakter van de afbeelding op het raamwerk die leidt tot de relevante ontwerpgebieden. 3.3.3 Het raamwerk van Van Swede en Van Vliet Het raamwerk van Van Swede en Van Vliet (Van Swede, 1992) is een ander raamwerk voor de modellering van de informatievoorziening. Het raamwerk kent vier invalshoeken en elf (deels elkaar overlappende) aspectgebieden.(zie tabel 6). Doelen en eisen

Functies

Gegevens

Proces regels

Communicatie

Besturing / gedrag in de tijd

Organisatie

Technische structuur

Distributie

Kennis

Bedrijf Informatie voorziening Functionaliteit Implementatie Tabel 6: Het raamwerk van Van Swede en Van Vliet

Van Swede (1992) geeft aan dat voor elk van de vier invalshoeken een model gemaakt kan worden en komt daarbij tot vijf modellen. Het bedrijfsmodel geeft een beschrijving van het bedrijf. Het informatievoorzieningsmodel beschrijft welke eisen en wensen gesteld worden aan het informatiesysteem en het functioneel model wat er daadwerkelijk gerealiseerd gaat worden. Met name bij pakketkeuze komt het voor dat de vereiste en verkregen functionaliteit uiteen lopen (zie paragraaf 3.1.2). Ook door tegengestelde eisen en wensen kunnen er discrepanties ontstaan. Van Swede (1992) onderkent ten aanzien van de implementatie twee modellen: het technisch model beschrijft onafhankelijk van de technologie hoe het gerealiseerd gaat worden, het fysiek model is technologie afhankelijk. Het deels overlappen van de aspecten wordt onder meer veroorzaakt doordat in het raamwerk zowel het aspectgebied gegevens als het aspectgebied objecten wordt onderkend. Het aspectgebied gegevens betreft zaken als de beschrijving van de entiteiten, de relaties en de beperkingen. Het aspectgebied objecten bevat de beschrijving van objecten vanuit de objectgeoriënteerde benadering. Dit houdt in dat naast het aspect gegevens de aspecten functies, procesregels, communicatie en besturing onder het aspect objecten vallen. Van Swede (1992) geeft geen modelleringsvragen bij de verschillende ontwerpgebieden, maar een opsomming van de onderwerpen die gemodelleerd of beschreven moeten worden. Ook geeft hij een overzicht van mogelijk te gebruiken technieken per ontwerpgebied en kan het raamwerk dienst doen als “techniekenbank”.


24

Objecten


3.3.4 Raamwerken voor de ontwikkeling van informatiesystemen en informatiestrategie Bots et al. (1999) maken onderscheid tussen de ontwikkeling van informatiesystemen en de ontwikkeling van de informatiestrategie en geven voor beide een afzonderlijk raamwerk. De beide raamwerken dienen in samenhang gebruikt te worden. Daarnaast wordt nog een raamwerk voor de besturing van het proces van de informatiesysteemontwikkeling op operationeel, tactisch en organisatorisch niveau beschreven. Aan dit laatste raamwerk wordt in dit onderzoek geen aandacht besteed. De beide andere raamwerken worden onderstaand eerst achtereenvolgens en daarna in samenhang met elkaar besproken. Bots et al. (1999) zien een informatiesysteem als een systeem dat een organisatie of deel ervan van informatie voorziet en bestaat uit de elementen apparatuur, programmatuur, gegevensverzamelingen, mensen en procedures. Voor de ontwikkeling van informatiesystemen worden in het raamwerk vier ontwikkelfasen en vijf aspecten die speciaal aandacht behoeven onderkend (zie tabel 7). Aspecten

Processen

Gegevens

Mensen

Gebeurtenissen

Technologie

Ontwikkelfasen Bedrijfsmodellering Informatie(systeem) analyse Informatie(systeem) ontwerp Informatie(systeem) realisatie Tabel 7: Het raamwerk voor informatiesysteemontwikkeling van Bots et al.

Evenals bij het MADIS-raamwerk geldt ook hier dat de ontwikkelfasen gerelateerd zijn aan de verschillende architecturen binnen een organisatie en dat de aandacht per aspect16 verschillend kan zijn. Bots et al.(1999) beroepen zich op de systeemtheorie als ze stellen dat de vijf elementen waaruit een systeem is opgebouwd, gezamenlijk het doel van het informatiesysteem realiseren. De vijf aspecten in het raamwerk komen niet precies overeen met deze vijf elementen. Om die reden stellen zij dat de verschillende aspecten altijd allemaal gemodelleerd dienen te worden. Op dat moment is er een overdekking van de vijf elementen17 en wordt het doel gerealiseerd. Informatiestrategie heeft betrekking op zaken en acties met een organisatiebrede scope. Het is het geheel van doelstellingen, richtlijnen en plannen voor de formele informatievoorziening in een organisatie met als doel de definitie en realisering van (een deel van) de IT-infrastructuur (Bots et al., 1999). Ten aanzien van de IT-infrastructuur onderscheidt hij vier infrastructuren of architecturen. Bij de ontwikkeling van de informatiestrategie worden dezelfde ontwikkelfasen onderkend als bij de ontwikkeling van informatiesystemen (zie tabel 8).

16

Bots et al. (1999) onderscheiden procesgerichte, gegevensgerichte, mensgerichte, eventgerichte en technologie gerichte ontwikkeling. Deze zijn rechtstreeks uit het raamwerk af te leiden. Daarnaast onderscheiden zij nog objectgerichte en kennisgerichte ontwikkeling. 17 Apparatuur, programmatuur, gegevensverzamelingen, mensen en procedures worden beschreven in respectievelijk technologie, proces, gegevens, mensen en proces. Events hebben betrekking op tijd en tijd is geen bouwsteen voor een informatiesysteem.


25


Architecturen

Ontwikkelfasen

Informatie (relatie tussen functies en gegevens)

Informatiesystemen (relaties tussen informatiesystemen)

Organisatie (taken, functies, bevoegdheden)

Technologie (apparatuur, systeemprogrammatuur)

Bedrijfsmodellering Informatie(architectuur) analyse Informatie(architectuur) ontwerp Informatie(architectuur) realisatie Tabel 8: Het raamwerk voor de informatiestrategie van Bots et al.

De aangehouden volgorde van de vier architecturen is ietwat vreemd. Een meer gebruikelijke volgorde is: organisatie, informatie, informatiesystemen en technologie. Onduidelijk is waarom deze keuze gemaakt is. Bij de ontwikkeling van de informatiestrategie hoeven niet alle architecturen (volledig) ontwikkeld te worden. Belangrijk is na te gaan (welke delen van) welke architecturen in de specifieke situatie noodzakelijk zijn. Het uiteindelijk streven is uiteraard wel te komen tot een totale beschrijving van de informatiestrategie (Bots et al., 1999). Over de samenhang van de beide raamwerken zeggen zij dat bij de ontwikkeling van een informatiesysteem twee mogelijkheden zijn: 1. er wordt gebuik gemaakt van reeds bestaande architectuur (modellering informatiesysteem volgt bestaande architectuur) 2. het noodzakelijke deel van de architectuur wordt ontwikkeld (architectuur wordt afgeleid uit modellering informatiesysteem) Op deze manier worden de twee raamwerken tijdens de informatiesysteemontwikkeling in wisselwerking met elkaar gebruikt. Architecturen

Ontwikkelfasen

Informatie (relatie tussen functies en gegevens)

Informatiesystemen (relaties tussen informatiesystemen)

Organisatie (taken, functies, bevoegdheden)

Informatie(systeem) analyse

Informatie(systeem) ontwerp

Bedrijfsmodellering informatiesysteemontwikkeling

Technologie (apparatuur, systeemprogrammatuur)

Bedrijfsmodellering informatiestrategie Informatie(architectuur) analyse Informatie(architectuur) ontwerp Informatie(architectuur) realisatie

Informatie(systeem) realisatie

Tabel 9: Samenhang tussen de raamwerken van Bots et al.

Elke modelleringslaag binnen de informatiesysteemontwikkeling is gerelateerd aan een bepaalde architectuur. Het niveau waarin de architectuur op dat moment ontwikkeld is (modellering informatiesysteem volgt bestaande architectuur) of ontwikkeld wordt (architectuur wordt afgeleid uit modellering informatiesysteem), kan verschillend zijn (zie tabel 9). Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

26


3.3.5 Verschillen en overeenkomsten In de paragrafen 3.3.1 tot en met 3.3.4 hebben we kennis gemaakt met een viertal raamwerken voor de informatiesysteemontwikkeling. Onderstaand wordt ingegaan op de overeenkomsten en verschillen ten aanzien van de aspecten en de invalshoeken van de vier verschillende raamwerken en de ontwerporiëntaties die Bots et al. (1999) en Lemmen et al. (1993) onderscheiden. Hierbij worden de raamwerken uit de paragrafen 3.3.1 tot met 3.3.4 respectievelijk aangeduid als het raamwerk van Zachman, het raamwerk van Lemmen, het raamwerk van Van Swede en het raamwerk van Bots en wordt, tenzij anders vermeld, met Zachman “Zachman, 1987” bedoeld, met Lemmen “Lemmen et al. 1993”, met Van Swede “Van Swede, 1992 of Van Swede en Van Vliet, 1995 (1) of (2)” en met Bots “Bots et al., 1999”. Overeenkomsten en verschillen ten aanzien van de aspecten Ten aanzien van de aspecten van de verschillende raamwerken is geprobeerd deze op hoofdlijnen zo goed mogelijk met elkaar te vergelijken. Het aspect kennis van Van Swede heeft betrekking op de ontwikkeling van kennissystemen18, een specifieke vorm van een informatiesysteem, en wordt in dit onderzoek buiten beschouwing gelaten. Het aspect objecten van Van Swede is apart vermeld omdat het, zoals we in paragraaf 3.3.3 gezien hebben, overlap heeft met de aspecten gegevens, communicatie, functies, procesregels, en besturing en gedrag in de tijd. In verticale richting leidt de modellering van de per cel genoemde aspecten nagenoeg tot een gelijk resultaat (zie tabel 10). Raamwerk van Zachman

Data (What)

Function (How)

Network (Where)

People (Who)

Time (When)

Motivation (Why)

-

Raamwerk van Lemmen

Objectenstructuur

Omgevingsinteractie / Allocatieaspecten

Omgevingsinteractie / Processtructuur / Allocatie Aspecten

Systeemdynamiek

Doelstructuur

Realisatie aspecten

Raamwerk van Van Swede

Gegevens

Omgevingsinteractie/ Functionele structuur / Processtructuur Communicatie / Functies / Procesregels

Technische structuur / Distributie

Communicatie / Procesregels / Organisatie

Besturing en gedrag in de tijd

Doelen en eisen

Doelen en eisen

Technologie

Mensen

Raamwerk van Bots

Objecten Gegevens

Objecten Processen

Objecten Gebeurtenissen

Tabel 10: Overeenkomst tussen aspecten in de raamwerken van Zachman, Lemmen, Van Swede en Bots

De aspecten van de raamwerken van Zachman en Bots komen nagenoeg overeen. In het raamwerk van Bots wordt geen doelaspect (motivation) onderkend. Zoals we gezien hebben ligt het motief hiervoor in de systeemtheorie (zie paragraaf 3.3.4). 18

Een kennis- of expertsysteem is een systeem dat gebruikt wordt voor de kennis die erin opgeslagen is (Steels, 1992).


27


De aspecten van de raamwerken van Lemmen en Van Swede zijn overwegend duidelijk aan elkaar te relateren. De omgevingsinteractie en de allocatieaspecten van Lemmen komen respectievelijk ongeveer overeen met de combinatie van communicatie en technische structuur, en de combinatie van distributie en organisatie van Van Swede. Doelen en eisen van Van Swede komen nagenoeg overeen met de doelstructuur en de realisatieaspecten van Lemmen gezamenlijk. De aspecten van Zachman en Bots komen soms overeen met één aspect van Lemmen of Van Swede, soms ook met (onderdelen van) meerdere aspecten van Lemmen of Van Swede. Het realisatieaspect van Lemmen (of het daaraan gerelateerde deel van het aspect doelen en eisen van Van Swede) is niet terug te vinden bij Zachman en Bots: Zoals we gezien hebben beschouwd Zachman een informatiesysteem als een (oneindige) set van composities van de (eindige) set elementen die gezamenlijk de kennisinfrastructuur van de organisatie vormen. Bij het ontwikkelen van een informatiesysteem wordt het raamwerk aangepast aan de nieuwe situatie (“ist” “soll”). Om die reden is aparte aandacht voor realisatie niet nodig. De realisatie is als het ware in het raamwerk verwerkt. Bots hanteert naast het raamwerk voor de informatiesysteemontwikkeling het raamwerk voor de informatiestrategie. Dit tweede raamwerk handelt over de verschillende architecturen. De realisatieaspecten worden onttrokken aan (modellering informatiesysteem volgt bestaande architectuur) of vastgelegd in (architectuur wordt afgeleid uit modellering informatiesysteem) deze architecturen. Overeenkomsten en verschillen ten aanzien van de invalshoeken Ten aanzien van de invalshoeken van de verschillende raamwerken is eveneens geprobeerd deze zo goed mogelijk ten opzichte van elkaar te positioneren (zie tabel 11). Raamwerk van Zachman Objectives scope

Raamwerk van Lemmen

Raamwerk van Van Swede

Raamwerk van Bots

Business Owner’s View

Objectsysteem Modellering

Bedrijf

Bedrijfsmodellering

Architect’s View

Informatievoorziening (eisen en wensen)

Conceptuele informatiesysteem modellering

Functionaliteit (realisatie)

Technology Model

Datasysteem modellering

Implementatie

Detailed Representation

Implementatie modellering

Informatie(systeem) analyse Informatie(systeem) ontwerp Informatie(systeem) realisatie

Functioning System Tabel 11: Overeenkomst tussen invalshoeken in de raamwerken van Zachman, Lemmen, Van Swede en Bots

Hoewel er interpretatieverschillen zijn, lijken de verschillende raamwerken in grote lijnen met elkaar overeen te komen. Zachman hanteert een apart abstractieniveau voor het topmanagement (ball park view) en onderscheidt tevens de invalshoek functionerend systeem. Zoals eerder aangegeven legt hij met


28


deze laatste invalshoek de link van de informatiesysteemontwikkeling naar de informatiesysteem exploitatie vast (zie paragraaf 3.3.1). De puur conceptuele invalshoek van Zachman, Lemmen en Bots ontbreekt bij Van Swede (Van Swede & Van Vliet, 1994). Het informatievoorzieningsmodel geeft aan hoe betere informatievoorziening de bedrijfsvoering kan ondersteunen, maar abstraheert daarbij van de functionaliteit. Op dit niveau worden ook conflicterende inzichten, wensen, eisen en mogelijkheden op het gebied van de informatievoorziening in kaart gebracht. De invalshoek functionaliteit beschrijft niet de informatiebehoefte, maar geeft een beeld van de informatie die het systeem daadwerkelijk verstrekt, de echte oplossing dus. Daarbij wordt functionaliteit breed gezien en wordt tevens aandacht besteed aan implementatiedetails. Tot slot onderscheidt Van Swede slechts één invalshoek voor de implementatie Overeenkomsten en verschillen ten aanzien van de ontwerporiëntaties Zoals eerder aangegeven onderscheidt Bots zeven verschillende ontwerporiëntaties. De kennisoriëntatie heeft betrekking op de ontwikkeling van kennissystemen en wordt, om dezelfde reden als het aspect kennis van Van Swede, buiten beschouwing gelaten. Bots komt tot deze aspecten door vanuit een bepaalde visie naar het informatiesysteem te kijken. Lemmen gaat uit van acht aspecten die gecombineerd kunnen worden tot een aantal veel voorkomende ontwerporiëntaties. Tabel 12 geeft de ontwerporiëntaties die Bots onderscheidt gerelateerd aan Lemmen19. Bots

Lemmen

Gegevens Processen

Objectenstructuur Omgevingsinteractie Functionele structuur Processtructuur

Technologie

Omgevingsinteractie Allocatieaspecten

Mensen

Omgevingsinteractie Processtructuur Allocatie aspecten Systeemdynamiek

Gebeurtenissen Objecten

Objectenstructuur Systeemdynamiek Doelstructuur Allocatie aspecten Realisatie aspecten Tabel 12: Ontwerporiëntaties van Bots in relatie tot Lemmen

De cursief gedrukte ontwerporiëntaties worden zowel door Bots als door Lemmen onderkend. Aan de overige oriëntaties wordt onderstaand kort aandacht besteed.

19

De tabel is afgeleid uit tabel 10


29


Technologie / Omgevingsinteractie en allocatieaspecten De technologische ontwikkeling hangt samen met een afbeelding van de probleemsituatie op de omgevingsinteractie en de allocatie. Dit betreft vooral de eisen die gesteld worden aan de hardware, bv netwerk en apparatuur. Opmerkelijk is dat in het raamwerk van Lemmen bij de functionele structuur van de implementatiemodellering naar bestaande (deel)oplossingen gekeken wordt, dus naar de software. Een afbeelding van de probleemsituatie op dit ontwerpgebied kan daarmee eveneens aanleiding zijn voor een technologische benadering. Bots geeft een overzicht van de activiteiten die op de verschillende modelleringsniveaus in het kader van pakketselectie ondernomen zouden moeten worden (zie tabel 13). Ontwikkelfasen Bedrijfsmodellering

Activiteiten Beschrijving toepassingsgebied

Informatie(systeem) analyse

Bepalen eisen en wensen ten aanzien van pakket Opstellen referentiemodel Shortlist leveranciers opstellen

Informatie(systeem) ontwerp Informatie(systeem) realisatie

Uitvoeren pakketselectie Realisatie en implementatie Programmatuur, handleidingen, opleidingen, procedures

Tabel 13: Pakketselectie volgens Bots

Mensen / Omgevingsinteractie, processtructuur en allocatie aspecten Lemmen besteedt bij de omgevingsinteractie, de processtructuur en de allocatie aspecten respectievelijk (onder andere) aandacht aan de interface van het informatiesysteem, de processen gezien door de ogen van de gebruiker en de mogelijkheden ten aanzien van het informatiesysteem voor de verschillende functies en werkplekken binnen de organisatie. Dit komt in grote lijnen overeen met de insteek van Bots ten aanzien van mensgerichte systeemontwikkeling. Doelstructuur, allocatie aspecten en realisatie aspecten Lemmen onderscheidt ook nog de doel – middel oriëntatie. Bij deze oriëntatie gaat het om aandacht voor de relatie tussen doelstellingen en benodigde middelen. Bots ziet deze benadering niet als een mogelijk punt van aandacht bij de informatiesysteemontwikkeling. Bots legt in zijn raamwerk voor de informatiestrategie de basis voor de infrastructuur en daarmee voor de benodigde middelen.

3.4 Conclusies Zoals eerder aangegeven, is het ontwikkelen van informatiesystemen een complex proces. Reden waarom onderzoek verricht is naar een aantal voor dit onderzoek relevante methoden en technieken. Aan de hand van de vraagstellingen van het onderzoek (zie paragraaf 2.1), wordt in het vervolg van deze paragraaf aangegeven, hoe, gezien vanuit de probleemsituatie, tot een bepaalde aanpak is gekomen om zo goed mogelijk aan de vraagstelling te voldoen. Vervolgens wordt aangegeven waar de in dit hoofdstuk onderzochte methoden en technieken kunnen helpen om de gekozen aanpak te ondersteunen of te verifiëren. Welke functionele en niet functionele eisen zijn relevant voor de (deel)processen van een digitale portfolio omgeving? En welke consequenties hebben bepaalde keuzes?


30


Het antwoord op deze vraag kan gegeven worden aan de hand van een op te stellen generiek model. Hierbij zijn de volgende stappen te onderscheiden: 1. Informatiebehoeftenbepaling Het bepalen van de informatiebehoeften kan op meerdere manieren. Vanuit de probleemsituatie gezien is het uitgangspunt dat gebruikers en deskundigen ondervraagd worden, dat bestaande digitale portfolio omgevingen onderzocht worden en dat vervolgens een analyse plaatsvindt van de verzamelde informatie. De theorie leert ons dat de geschiktheid van de methode samenhangt met contingentiefactoren die een rol spelen bij de probleemonzekerheid (zie paragraaf 3.2) (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993). De verwachting is dat met de contingentiebenadering tot eenzelfde conclusie wordt gekomen. 2. Bepalen oriëntatie en geschikte methodiek De ontwerporiëntatie benadrukt een bepaald aspect bij het ontwerp (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993; Bots et al., 1999). Bij de analyse wordt met name het desbetreffende aspect verbeterd en verhelderd. Alvorens een geschikte oriëntatie vast te stellen, is het van belang te onderzoeken welk aspect de meeste aandacht behoeft. Zoals in paragraaf 3.1 is aangegeven is de verwachting dat een procesgeoriënteerde aanpak voor de modellering van het generiek model geschikt is. In paragraaf 3.1 is eveneens een tweetal procesgeoriënteerde methodieken kort beschreven, elk met een eigen invalshoek (Essink & Romkema, 1989; Yourdon, 1990). In paragraaf 4.1.2 wordt uitgelegd waarom GAO naar onze mening het meest geschikt is. Met de afbeelding van de probleemsituatie op een raamwerk wordt vervolgens geprobeerd een bevestiging te krijgen voor de gemaakte keuzes. Welke eisen en randvoorwaarden zijn van belang bij het ontwerp, de realisatie en de implementatie van een digitale portfolio omgeving? Zoals we gezien hebben speelt de context waarin het systeem moet functioneren een grote rol (Zachman, 1987; Lemmen et al., 1993; Van Swede, 1992; Bots et al., 1999). Dit houdt in dat het van belang is na te gaan welke consequenties het implementeren van een digitale portfolio omgeving heeft op de instelling en welke eisen en randvoorwaarden er vanuit de instelling zijn voor de digitale portfolio omgeving. De theorie leert ons dat het afbeelden van de probleemsituatie op een raamwerk helpt bij het vinden van belangrijke aspecten in de context. De in paragraaf 3.3 besproken raamwerken vertonen veel overeenkomsten, maar verschillen op detail. In paragraaf 4.2.1 wordt uiteengezet waarom het MADIS-raamwerk (Lemmen et al., 1993) het beste lijkt te passen bij de gegeven probleemsituatie. Wat is een geschikte aanpak om een digitale portfolio omgeving te ontwerpen, te realiseren en te implementeren? Hierbij kunnen de volgende stappen onderscheiden worden: 1. Bepalen ontwerpaanpak We hebben gezien dat er pakketten op de markt zijn en dat instellingen digitale portfolio omgevingen gerealiseerd hebben die samengesteld zijn uit reeds binnen de instelling aanwezige deeloplossingen in combinatie met een op de markt verkrijgbaar pakket. Bij technologie gerichte ontwikkelmethoden spelen beschikbare programmatuur en/of apparatuur een belangrijke rol. Zoals in paragraaf 3.1 is aangegeven, is het de verwachting dat een technologie gerichte methode geschikt is. Intuïtief hoort bij een technologie gerichte methode een ontwerpaanpak die in terminologie van Lemmen et al. (1993) gestoeld is op de Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

31


oberstartegie of op de uitbouwstrategie. De onderzochte theorie geeft aan dat de geschiktheid van de aanpak samenhangt met contingentiefactoren (zie paragraaf 3.2). Ter ondersteuning van het bovenstaande wordt aan de hand van contingentiefactoren die een rol spelen bij de oplossingsonzekerheid (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993) nagegaan of de bovenstaande verwachting bevestigd kan worden. 2. Bepalen selectieproces In paragraaf 3.1.2 zijn drie selectieprocessen besproken (Dean & Vigder, 2000; Meijers, 2001; Cuppen & Cuppen, 2000). Hiervan dient nog nagegaan te worden in hoeverre de beschreven theorie in de betreffende probleemsituatie een bijdrage kan leveren aan het beantwoorden van de vraagstelling.


32

Van probleem naar oplossing

4 Van probleem naar oplossing De in hoofdstuk 2 uitgevoerde literatuurstudie leidt tot de conclusie dat het hoofddoel van het portfolio is dat de student er taken en vaardigheden, reflecties en beschouwingen en/of bewijsmateriaal documenteert op een manier die het volgen, begeleiden en/of beoordelen door anderen mogelijk maakt. Andere doelstellingen die met een digitaal portfolio beoogd kunnen worden, zoals het genereren van overzichten, ondersteuning bij kwaliteitszorg of het delen van kennis met anderen worden in dit onderzoek buiten beschouwing gelaten. In paragraaf 4.1 wordt beschreven op welke wijze de benodigde informatie over de mogelijke functionele eisen is verzameld en wordt met behulp van GAO (Gestructureerde Analyse en Ontwerp) (Yourdon, 1990) het generiek model opgesteld. Met als doel het op basis van GAO opgestelde model verder te completeren wordt de probleemsituatie in paragraaf 4.2 afgebeeld op het MADIS-raamwerk. Aan de hand van deze afbeelding wordt tevens onderzocht in hoeverre het opstellen van het generiek model met behulp van GAO een verantwoorde keuze was. In paragraaf 4.3 wordt ingegaan op een mogelijke ontwerpaanpak en het selectieproces. Vervolgens worden in paragraaf 4.4 twee richtlijnen geformuleerd die onderwijskundigen op weg helpen om van de probleemsituatie rondom de introductie, te komen tot de implementatie van de gewenste digitale portfolio omgeving. Tot slot zijn in paragraaf 4.5 de conclusies vastgelegd.

4.1 Het generiek model In paragraaf 4.1.1 wordt eerst ingegaan op de informatieverzameling die nodig is om een generiek model op te kunnen stellen. Hierbij wordt de contingentietheorie ten aanzien van de probleemonzekerheid (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993) als uitgangspunt gebruikt. Geschikte strategieën voor het bepalen van de informatiebehoeften worden vastgesteld en de benodigde gegevens worden verzameld en geanalyseerd. In paragraaf 4.1.2 wordt uiteengezet waarom Gestructureerde Analyse en Ontwerp (GAO) (Yourdon, 1990) een geschikte methodiek is om het generiek model te ontwerpen. In de paragrafen 4.1.3 tot en met 4.1.5 worden achtereenvolgens het omgevingsmodel, het gedragsmodel en het gebruikers implementatiemodel beschreven. 4.1.1 De informatiebehoeften Zoals we gezien hebben onderscheiden Davis en Olson (1987) een aantal strategieën voor de bepaling van de informatiebehoeften in het kader van de ontwikkeling van een informatiesysteem. De keuze voor een bepaalde strategie hangt samen met contingentiefactoren van een aantal elementen in het ontwikkelingsproces. Davis en Olson komen tot een viertal elementen ten aanzien van de probleemonzekerheid. Lemmen et al. (1993) hebben gebruikers en analisten samengevoegd tot participanten en komen aldus tot drie elementen (zie tabel 14). Organisatie/objectsysteem Informatiesysteem/toepassingsgebied Participanten: gebruikers en analisten Tabel 14: Elementen met consequenties voor de probleemonzekerheid

De eigenschappen van deze elementen zijn voor een generiek model moeilijk te benoemen. Een generiek model dient immers als uitgangspunt voor een informatiesysteem in meerdere


33


organisaties. Elke organisatie heeft eigen ideeën over de digitale portfolio omgeving en eigen gebruikers en analisten met mogelijk per organisatie verschillende kenmerken. Algemeen kan gesteld worden dat voor een generiek model “de organisatie” niet bestaat en dus niet nauwkeurig gedefinieerd is hetgeen leidt tot een complex eisenpakket voor het toepassingsgebied. Ten aanzien van het onderhavige generiek model geldt bovendien dat er veel gebruikers zijn die weinig ervaring hebben met gebruikerssystemen. Het moge duidelijk zijn dat het in deze context niet eenvoudig is het eisenpakket boven tafel te krijgen en de juistheid en volledigheid ervan vast te stellen. Door een combinatie van verschillende strategieën van informatieverzameling is geprobeerd voldoende zekerheid te krijgen over de informatiebehoeften. Onderstaand wordt daar verder op ingegaan. Objectsysteem/organisatie Tijdens de bij de start van het onderzoek uitgevoerde literatuurstudie hebben we de processen geanalyseerd die zich binnen verschillende organisaties afspelen rondom het portfolio. Deze analyse heeft geleid tot de drie “model”-portfolio’s (zie paragraaf 2.1.1). Dit resultaat is behaald door synthese van kenmerken uit verschillende organisaties, hetgeen overeenkomt met een variant binnen de ontwikkelstrategie voor informatiebehoeften. Informatiesysteem/toepassingsgebied Inzicht in de complexiteit van het eisenpakket is verkregen door demonstraties bij te wonen van digitale portfoliosystemen en door analyse van digitale portfoliosystemen die bij andere hogescholen en universiteiten in gebruik zijn. Deze analyse komt overeen met de referentiestrategie voor informatiebehoeften. Gebruikers Tot slot zijn interviews gehouden met deskundigen op het gebied van digitale portfolio’s. De betreffende deskundigen zijn eveneens gebruiker van een digitale portfolio omgeving en hebben inzicht in de wensen van gebruikers van een aantal andere digitale portfolio omgevingen. Deze vorm van verkrijgen van informatie is een variatie op de oberstrategie voor informatiebehoeften. Bij de analyse van de verkregen informatie bleek dat eisen die vanuit verschillende bronnen aan de digitale portfolio omgeving gesteld worden enerzijds aanvullend zijn, maar anderzijds deels ook onderling strijdig. Een paar voorbeelden: de ene keer wordt de student als eigenaar van het portfolio genoemd, de andere keer een mix van student en opleiding. Soms is de CD-rom het middel bij uitstek voor de distributie, dan weer is het versturen van een e-mail met het te presenteren portfolio als bijlage het geprefereerde middel. Om deze tegenstrijdigheden overzichtelijk in kaart te kunnen brengen is in eerste instantie een werkdocument opgesteld waarbij de verkregen tegenstrijdige eisen zoveel mogelijk gegroepeerd zijn. Dit is bereikt door de tegenstrijdige eisen te formuleren als mogelijke antwoordcategorieën op een aantal vragen. 4.1.2 Keuze van de methodiek Zoals in paragraaf 3.1 aangegeven is, was er bij aanvang van het onderzoek vooral onduidelijkheid over de activiteiten die binnen een digitale portfolio omgeving plaatsvinden en zijn procesgerichte methoden er op gericht het proces te verbeteren en te verhelderen. De uitgevoerde informatiebehoeftenbepaling heeft onder meer inzicht gegeven in de verschillende processen en deelprocessen die een rol spelen bij het portfolio. Met het gebruik van een


34


procesgerichte methode voor het opstellen van het generiek model wordt nagestreefd deze informatie zo goed mogelijk te structureren. Er zijn meerdere opties als het gaat om een procesgerichte ontwikkelmethode. Zoals in paragraaf 3.1 is aangegeven wordt ISAC (Essink & Romkema, 1989) vooral gebruikt bij probleemsituaties waarin het niet duidelijk is of automatisering zinvol is. De methode begint om die reden met het maken van een veranderingsanalyse. Gezien de probleemstelling is een veranderingsanalyse niet opportuun, een reden om de methodiek niet te gebruiken. GAO (Yourdon, 1990) is weliswaar redelijk gedateerd, maar sluit om twee redenen goed aan bij de uit te voeren modellering: 1. De beschrijving van een generiek informatiesysteemmodel geschiedt op logisch niveau, dus onafhankelijk van de technologie waarmee het systeem gerealiseerd kan worden. Concreet betekent dit dat we de generieke beschrijving beperken tot het conceptuele niveau. GAO bestrijkt de modellering op nagenoeg het gehele conceptuele niveau. 2. GAO biedt de mogelijkheid om de gegevensmodellering af te leiden uit het procesmodel. Aan de gegevensmodellering is bij de analyse nog weinig aandacht besteed. Hoewel de gegevensmodellering binnen GAO beperkt is, lijkt deze voldoende ondersteuning te bieden voor het generieke model. In dit onderzoek is vooral gebruik gemaakt van de beschrijving van GAO die Lemmen et al. (1993) geven. 4.1.3 Het omgevingsmodel Zoals eerder aangegeven bestaat het omgevingsmodel van GAO uit de doelomschrijving, het contextdiagram en de gebeurtenissenlijst (zie tabel 1). Onderstaand worden deze drie onderdelen van het omgevingsmodel achtereenvolgens uitgewerkt. Doelomschrijving Op conceptueel niveau worden de doelen ten aanzien van de informatievoorziening vastgelegd. Het gaat daarbij met name over de doelen met betrekking tot kwaliteit en functionaliteit. Kwaliteit Bij de ondervraging van gebruikers blijven niet functionele eisen, met name kwaliteitseisen, onderbelicht (Grimshaw & Draper, 2001). Ook de uitgevoerde analyse van beschrijvingen van bestaande portfolio systemen heeft nauwelijks kwaliteitseisen opgeleverd. Om dit probleem te ondervangen is in dit onderzoek op een gestructureerde manier geprobeerd de mogelijke kwaliteitseisen te achterhalen. Hiertoe wordt gebruikt gemaakt van het “Extended ISO model”, een model dat de ISO 9126 standaard aanvult. Het "Extended ISO Model" bevat zes kwaliteitskarakteristieken van software die elk onderverdeeld zijn in een aantal deeleigenschappen (Van Zeist et al, 1996) (zie tabel 15). Met deze kwaliteitseigenschappen als basis kan een volledig kwaliteitsmodel worden uitgewerkt (Franch & Cavallo 2003). Deze methode is voor de digitale portfolio omgeving te uitgebreid. Er wordt volstaan met een eenvoudige aanpak. Op basis van onze analyse en van de in de analyse gevonden aandachtspunten (zie paragraaf 2.2.2) is vastgesteld dat zeker de volgende kwaliteitseisen van belang zijn:


35


Effectiviteit

Betrouwbaarheid

Geschiktheid

Bedrijfszekerheid

Begrijpbaarheid

Tijdbeslag

Onderhoudbaarheid Analyseerbaarheid

Juistheid

Foutbestendigheid

Leerbaarheid

Middelenbeslag

Wijzigbaarheid

Installeerbaarheid

Koppelbaarheid Inschikkelijkheid

Herstelbaarheid Beschikbaarheid

Bedienbaarheid Inzichtelijkheid

Stabiliteit Testbaarheid

Volgzaamheid Vervangbaarheid

Beveiligbaarheid

Degradeerbaarheid

Instelbaarheid

Beheerbaarheid

Uitrustingsniveau Overzichtelijkheid

Herbruikbaarheid

Traceerbaarheid

Bruikbaarheid

Efficiëntie

Portabiliteit Aanpasbaarheid

Behulpzaamheid Gebruiksgemak Tabel 1520: De zes kwaliteitskarakteristieken van software

1. Geschiktheid: hierbij is de dekkingsgraad van belang. Niet alle standaard portfolio software omvat de totale gewenste functionaliteit van de digitale portfolio omgeving. 2. Koppelbaarheid: afhankelijk van de gewenste functionaliteit dienen er koppelingen gelegd te kunnen worden tussen de digitale portfolio omgeving en informatiesystemen van de instelling. Ook dient het systeem te functioneren op werkstations van studenten en docenten en dient het systeem implementeerbaar te zijn binnen de instelling. 3. Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie van de digitale portfolio omgeving dienen adequaat geregeld te kunnen worden 4. Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface en de onderliggende structuur dient helder te zijn; gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio. 5. Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur; een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen. 6. Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren. Hieronder kan ook de vergelijking worden gerekend met in de instelling eerder gebruikte soortgelijke programmatuur. 7. Wijzigbaarheid: indien de toekomstige behoeften binnen de portfolio leeromgeving onduidelijk zijn, of op termijn afwijken van de huidige wensen, is het van belang na te gaan met welke inspanningen hieraan voldaan kan worden. Het hanteren van naar inhoud verschillende werkportfolio’s voor de onderscheiden studiejaren is hierbij ook van belang. 8. Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn. 9. Volgzaamheid: de digitale portfolio omgeving dient in overeenstemming te zijn met regels en richtlijnen binnen de instelling en met wetgeving, bv de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft zowel consequenties ten aanzien van de student als ten aanzien van de inhoud van het digitaal portfolio. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan videomateriaal met beelden van personen, bv (simulatie)-patiënten.

20

De voor dit onderzoek belangrijk geachte deeleigenschappen zijn cursief weergegeven.


36


De kwaliteitseisen zijn hiermee globaal beschreven. In de richtlijnen wordt een pragmatische oplossing aangereikt die geschikt lijkt om in de digitale portfolio omgeving zinvolle uitspraken te kunnen doen over deze kwaliteitseisen. Functionaliteit Functioneel gezien is het doel van de digitale portfolio omgeving dat de student informatie in het digitaal portfolio kan opnemen en bewerken en het aldus verkregen digitaal portfolio kan aanbieden aan begeleiders, beoordelaars en/of anderen. Het digitaal portfolio dat de student aanbiedt aan zijn begeleiders en/of beoordelaars noemen we het presentatieportfolio. Naast het presentatieportfolio beschikt de student over een digitaal archief en een werkportfolio. In het digitaal archief verzamelt de student al het mogelijke bewijsmateriaal, eventueel ook materiaal dat uiteindelijk niet in een portfolio opgenomen wordt. Het werkportfolio voldoet aan bepaalde vooraf gedefinieerde eigenschappen die afhankelijk zijn van het doel van het portfolio. De student beschrijft er wat hij gaat doen (taken/vaardigheden), analyseert wat hij gedaan heeft (beschouwingen) en/of toont aan hoe hij een en ander gedaan heeft (bewijsmateriaal). De student gebruikt hierbij (een deel van) de inhoud van het digitaal archief. Op een aantal momenten presenteert de student het werkportfolio en is er sprake van een presentatieportfolio. In de digitale portfolio omgeving wordt rekening gehouden met feedback. Het al dan niet geven van feedback door begeleiders en/of beoordelaars is mede afhankelijk van het doel van het portfolio. Indien er sprake is van feedback zijn er twee mogelijkheden ten aanzien van het opnemen van feedback in de digitale portfolio omgeving: 1. De student heeft de vrije keuze of feedback in het presentatieportfolio opgenomen wordt. 2. De opleiding stelt het opnemen van feedback in het presentatieportfolio verplicht. Het verwerken van feedback in de digitale portfolio omgeving kan op drie verschillende manieren: a. De student plaatst de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief en kan de feedback vervolgens vrijblijvend opnemen in het werkportfolio. b. De student verwerkt de feedback rechtstreeks in het werkportfolio. Na presentatie maakt de feedback onderdeel uit van het presentatieportfolio. c. Begeleider en/of beoordelaar verwerkt de feedback direct in het presentatieportfolio. De combinaties 1a en 2c zijn het meest voor de hand liggend. Het verwerken van feedback conform mogelijkheid b kan zowel voor optie 1 als 2, mits de gang van zaken in procedures is vastgelegd. Als laatste functioneel doel kan het archiveren van portfolio’s genoemd worden. De keuze of en hoe gearchiveerd wordt is aan de onderwijsinstelling Tenslotte kent elke instelling, behoudens wettelijke verplichtingen, haar eigen normen en regels ten aanzien van de digitale portfolio omgeving. Contextdiagram Binnen GAO wordt het contextdiagram weergegeven als één proces (zie figuur 7). In het contextdiagram zijn de betrokken gegevensverzamelingen, de externe entiteiten of terminators en de gegevensstromen zichtbaar.


37


Figuur 7: Contextdiagram

Gebeurtenissenlijst De gebeurtenissenlijst bevat de interne en externe events (zie tabel 16).

2

Processen Onderhouden digitaal archief Samenstellen werkportfolio

Gebeurtenissen Verzoek student om digitaal bewijsmateriaal aan het digitaal archief toe te voegen en/of het er uit te verwijderen Verzoek student om digitaal bewijsmateriaal in het werkportfolio op te nemen of te verwijderen EN/OF Verzoek student om beschouwingen in het werkportfolio te verwerken EN/OF Verzoek student om taken/vaardigheden in het werkportfolio te verwerken Verzoek student om CV in het werkportfolio te verwerken

3

Feedback verwerken

4

Aanmaken portfolio omgeving

Verzoek student om feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief op te nemen OF Verzoek student om feedback in het werkportfolio te verwerken OF Verzoek begeleider / beoordelaar om feedback in het presentatieportfolio te verwerken Aanmaakverzoek digitale portfolio omgeving (komst nieuwe studenten: begin academisch jaar en ad hoc)

5

Verwijderen portfolio omgeving

Verwijderverzoek digitale portfolio omgeving (bij vertrek student: einde academisch jaar en/of ad hoc)

6 7

Presenteren21 Inzien presentatieportfolio

8

Archiveren

Presentatie verzoek werkportfolio (aantal keer per jaar of continue publicatie) Verzoek student tot inzien / lezen presentatieportfolio OF Verzoek begeleider / beoordelaar tot inzien / lezen presentatieportfolio Archiveerverzoek presentatieportfolio’s (einde academisch jaar?)

1

Tabel 16: Gebeurtenissenlijst met bijbehorende processen 21

Een gedistribueerd portfolio is een kopie van het presentatieportfolio die aangeboden wordt aan (een aantal) anderen en vervolgens voor hen toegankelijk is, bv CD-rom, e-mail. Een gepubliceerd portfolio is een presentatieportfolio dat op een server geplaatst wordt en door middel van authenticatie en autorisatie toegankelijk gemaakt wordt voor (een beperkte groep) anderen.


38


Binnen GAO worden drie typen gebeurtenissen onderscheiden. Stroomgerichte gebeurtenissen hebben betrekking op informatiestromen (1 t/m 3). Tijdgebonden gebeurtenissen zijn op een bepaald tijdstip van kracht en zetten een proces in werking (4 t/m 8) en besturingsgerichte gebeurtenissen treden op een onvoorspelbaar moment op en betreffen, bv het bereiken van een interne toestand die een bepaald proces ten gevolge heeft. Deze besturingsgerichte gebeurtenissen zijn sterk afhankelijk van keuzes in specifieke situaties en zijn om die reden niet opgenomen in de gebeurtenissenlijst van het generiek model. Als in een specifieke situatie bijvoorbeeld de geheugenruimte van het digitaal archief door de digitale portfolio omgeving beperkt is, komt een melding vanuit de digitale portfolio omgeving op het moment dat de student meer geheugenruimte wil gebruiken dan ter beschikking gesteld is. In tabel 16 zijn naast de gebeurtenissen ook de processen aangegeven waartoe de gebeurtenissen leiden. Ten aanzien van de gebeurtenissen dient in een specifieke situatie een aantal beslissingen genomen te worden. Hiermee is het conceptuele niveau van het omgevingsmodel voor de generieke portfolio omgeving volledig beschreven. 4.1.4 Het gedragsmodel Zoals eerder aangegeven bestaat het gedragsmodel binnen GAO uit het procesmodel met de processpecificaties, het gegevensmodel met de data dictionary en het toestands(overgang)diagram (zie tabel 1). Zoals in paragraaf 3.1 aangegeven is, wordt bij GAO als procesgerichte ontwikkelmethode, toch aandacht besteed aan de gegevensmodellering. De gegevensmodellering wordt echter afgeleid uit het procesmodel en is daarmee onderdeel van het gedragsmodel. In het vervolg van deze paragraaf wordt op de genoemde modellen ingegaan. Procesmodel en de processpecificaties De aanpak voor het afleiden van het procesmodel wordt event partitioning genoemd (McMenahim & Palmer, 1984) en houdt in dat het procesmodel in een aantal stappen wordt afgeleid. De hierbij gehanteerde werkwijze is centre-out. Aan de ene kant wordt top-down gewerkt vanuit het contextdiagram, aan de andere kant bottom-up vanuit de gebeurtenissenlijst. Deze werkwijze heeft uiteindelijk geleid tot het volgende procesmodel in de vorm van een Data Flow Diagram (DFD) (zie figuur 8). De processpecificaties kunnen beschreven worden met gestructureerde taal, met pré- en postcondities of met beslissingtabellen. De processen binnen de digitale portfolio omgeving spreken voor zich en worden voor het generiek model niet verder uitgewerkt. Ook hier geldt dat in een specifieke situatie een aantal beslissingen genomen moet worden. In de richtlijn analyse wordt ingegaan op deze beslissingen en worden de consequenties van de te maken keuzes zo goed mogelijk aangegeven.


39


Figuur 8: Data Flow Diagram generiek portfolio

Data dictionary en het gegevensmodel Zoals eerder gemeld wordt het gegevensmodel uit het procesmodel afgeleid. Hierbij wordt uitgegaan van de datastores van het DFD en van de entiteiten in het gebeurtenissendiagram. Uit de datastores van het DFD kan afgeleid worden dat persoon gezien kan worden als een generalisatie van student en begeleider/beoordelaar/ander, en portfolio als een generalisatie van werkportfolio en presentatieportfolio. Verder leidt het DFD tot het object digitaal archief en het object presentatieportfolio archief, dat niets anders is dan een selectie uit portfolio. De entiteiten uit het gebeurtenissendiagram zijn in deze digitale portfolio omgeving niet allemaal objecten. Het lijkt voldoende om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden, CV en Feedback te beschouwen als attributen van het object portfolio. In een specifieke situatie kan het om


40


uiteenlopende redenen noodzakelijk of gewenst zijn om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden en/of Feedback te definiëren als zelfstandige entiteiten22. Een en ander leidt tot de volgende data dictionary (entiteiten en attributen) voor het generiek portfolio model: 1. Persoon (identificatie, naam) a. student b. begeleider, beoordelaar c. ander 2. Digitaal archief (studentidentifictie, bestandsnaam, type / extensie, datum, grootte) 3. Portfolio (studentidentificatie, CV, Beschouwingen (meerdere), Taken/Vaardigheden (meerdere), Feedback (meerdere), geselecteerd bewijsmateriaal). a. werkportfolio b. presentatieprtfolio 4. Presentatieportfolio archief. De samenhang tussen de verschillende entiteiten is weergegeven in het Entiteit Relatie Diagram (ERD) (zie figuur 9).

Figuur 9: Entiteit Relatie Diagram generiek portfolio

Toestands(overgang)diagram Toestands(overgang)diagrammen zijn vooral van belang bij real-time systemen en worden bij het modelleren van administratieve systemen niet vaak gebruikt. Gezien de eenvoud van de digitale portfolio omgeving hebben we er hier voor gekozen geen toestands(overgang)diagram op te stellen. Hiermee is het conceptuele niveau van het gedragsmodel voor de generieke portfolio omgeving volledig beschreven.

22

Het definiëren als zelfstandige entiteiten is onder meer afhankelijk van het doel waarmee de gegevens opgeslagen worden.


41


4.1.5 Het gebruikers implementatiemodel De laatste stap in de analyse is het opstellen van een gebruikers implementatiemodel (zie tabel 1). Dit model hangt nauw samen met het contextdiagram (zie figuur 7). Bij het opstellen van het gebruikers implementatiemodel op conceptueel niveau wordt vooral aandacht besteed aan het vaststellen van de grens van het informatiesysteem. In het DFD (zie figuur 8) staan de mogelijke processen en gegevensbanken die deel uitmaken van de digitale portfolio omgeving. In een specifieke situatie hoeven niet alle processen en gegevensbanken in de digitale portfolio omgeving opgenomen te worden. Daarnaast zijn er voor de grens in het generieke model meerdere mogelijkheden. Presenteren is per definitie een niet optioneel proces. Het uiteindelijke doel van de digitale portfolio omgeving is immers dat de student zijn portfolio kan presenteren aan zijn begeleider en/of beoordelaar. Aan de hand van figuur 10 wordt uitgaande van dit feit eerst beredeneerd waarom sommige processen optioneel kunnen zijn en anderen niet. Nadat hierin inzicht is gegeven worden de gebruikersgroepen benoemd.

Figuur 10: Optionele en niet optionele processen

Zoals gesteld is presenteren per definitie een niet optioneel proces. Om dit te kunnen dient er een portfolio omgeving te zijn die uiteindelijk ook weer verwijderd dient te worden. Ook dient de student zijn werkportfolio samen te stellen en moet de student en de begeleider en/of beoordelaar het presentatieportfolio kunnen lezen of inzien. Deze processen zijn noodzakelijke onderdelen van de digitale portfolio omgeving. Op de optionele processen wordt apart ingegaan. Onderhouden digitaal archief De student moet digitaal materiaal in zijn werkportfolio op kunnen nemen en beschikt daartoe over allerlei digitaal materiaal. In eerste instantie is het voor de student onduidelijk welk deel van dit materiaal als bewijsmateriaal in het digitaal portfolio wordt gebruikt. De opleiding heeft in het kader van het digitaal portfolio alleen interesse in materiaal dat als bewijsmateriaal in het presentatieportfolio wordt opgenomen. De opleiding kan ervoor kiezen de student geen functionaliteit aan te bieden om al het materiaal op te slaan en te onderhouden. Indien voor de bewijsvoering omvangrijke multimediabestanden noodzakelijk zijn, leidt dit voor de student, die vaak alleen de beschikking heeft over een diskette als opslag- en transportmedium, al snel tot problemen. Indien er geen gebruik gemaakt hoeft te worden van multimediabestanden is het aanbieden van functionaliteit gewenst om het zoekraken van bewijsmateriaal te voorkomen.


42


Feedback verwerken We hebben meerdere mogelijkheden besproken om feedback te verwerken (zie tabel 16). Indien besloten wordt om de student de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief te laten plaatsen of als er geen sprake is van feedback, dan maakt het proces feedback verwerken geen onderdeel uit van de digitale portfolio omgeving. Archiveren Het proces archiveren, en daarmee de gegevensbank archief presentatie portfolio’s, maken alleen deel uit van de digitale portfolio omgeving als presentatie portfolio’s gearchiveerd dienen te worden. Hiermee is het conceptuele niveau van het gebruikers implementatiemodel voor de generieke portfolio omgeving volledig beschreven.

4.2 De context van het generiek model Op conceptueel niveau zijn de verschillende modellen die binnen GOA ontwikkeld dienen te worden beschreven. Zoals we gezien hebben is het belangrijk de context van een informatiesysteem bij het ontwikkelen te betrekken.. Met als doel het opgestelde generiek model verder te completeren en te komen tot een geschikte ontwerpstrategie is het generiek model in een breder kader geplaatst, in een raamwerk. In dit onderzoek is hiervoor gebruik gemaakt van het MADIS-raamwerk (Lemmen, 1993). In paragraaf 4.2.1 wordt gemotiveerd waarom het MADIS-raamwerk in dit onderzoek een geschikt raamwerk is. Om meer te kunnen zeggen over de probleemsituatie is deze afgebeeld op het MADIS-raamwerk. Hiertoe wordt in paragraaf 4.2.2 een afbeeldingsmechanisme gedefinieerd. In pararaaf 4.2.3 wordt de bijdrage aan het modelleringsprobleem per ontwerpgebied bepaald. Vervolgens wordt onderzocht of het toepassen van GAO ondersteund wordt door de afbeelding van de probleemsituatie op het MADIS-raamwerk. Met als doel het door GAO opgeleverde model verder aan te vullen vindt in paragraaf 4.2.4 de analyse plaats van de voor de probleemsituatie relevante ontwerpgebieden die nog niet eerder aan bod zijn gekomen. 4.2.1 Keuze van het raamwerk Zoals we gezien hebben in hoofdstuk 3 is het bij de ontwikkeling van informatiesystemen van belang een raamwerk te gebruiken dat de gehele modelleringsruimte bevat. In de afgelopen decennia is met dat doel een groot aantal raamwerken ontwikkeld en beproefd. Een aantal bekende raamwerken is in paragraaf 3.3 de revue gepasseerd. Zoals we gezien hebben komen zowel de invalshoeken (zie tabel 11) als de aspecten (zie tabel 10) van de vier raamwerken in groet lijnen met elkaar overeen en verschillen deze op detail. Met het opstellen van het generiek model van onze probleemsituatie beogen wij een model op conceptueel niveau op te stellen. Zoals we gezien hebben in paragraaf 3.3.5 leent het raamwerk van Van Swede en Van Vliet (Van Swede & Van Vliet, 1994) zich hier niet echt voor. De overige raamwerken kennen wel een conceptueel niveau. Om deze reden gaat onze voorkeur uit naar een van de drie andere raamwerken. Zachman (1987) onderscheidt geen realisatieaspecten. Omdat niet een gehele instelling, maar alleen de digitale portfolio omgeving afgebeeld wordt, volgen de realisatieaspecten niet zonder meer uit het raamwerk. Deze zouden dan buiten het raamwerk om gemodelleerd moeten worden, hetgeen niet overeenkomt met onze insteek om een raamwerk te gebruiken.


43


Ook bij het raamwerk van Bots et al. (1999) geldt dat de realisatieaspecten buiten het model om, met name in het raamwerk van de informatiestrategie, gemodelleerd moeten worden. Een tweede probleem bij dit raamwerk is dat, om het doel te bereiken, alle aspecten gemodelleerd moeten worden. Gezien het generieke karakter van het model en het ontwerp is dit bijna niet mogelijk. Het MADIS-raamwerk kent noch deze bovengenoemde problemen noch, naar het zich laat aanzien, andere problemen. Om deze reden kiezen we in onze situatie voor het MADISraamwerk. Het MADIS raamwerk biedt bovendien de volgende mogelijkheden: De afbeelding van de verschillende modellen van GAO op de ontwerpgebieden binnen het MADIS-raamwerk is bekend. Door het maken van een afbeelding van de probleemsituatie op het raamwerk kan derhalve eenvoudig ondersteuning gevonden worden voor de keuze van GAO. Mocht dit tot problemen leiden dan kunnen met behulp van de methodiekenbank aanvullende methoden en technieken gezocht worden. De bij het raamwerk behorende modelleringsvragen kunnen gebruikt worden om na te gaan welke niet functionele eisen en randvoorwaarden van belang zijn in de onderhavige probleemsituatie. 4.2.2 Definiëren van een afbeeldingsmechanisme Met het afbeelden van de probleemsituatie op het raamwerk wordt een subjectieve inschatting verkregen van de ontwerpgebieden die van belang zijn voor de modellering (Lemmen et al., 1993). Zoals eerder gemeld is voor elk van de 32 ontwerpgebieden een aantal modelleringsvragen gegeven die het ontwerpgebied afbakenen. Het uitgangspunt van het afbeeldingsmechanisme is dan ook dat bij bepalen van de bijdrage aan het ontwerpprobleem van een ontwerpgebied alle bij het betreffende ontwerpgebied behorende modelleringsvragen betrokken zijn. Om een inschatting te kunnen maken van een bijdrage van een modelleringsvraag wordt gebruik gemaakt van een vierpuntsschaal (zie tabel 17). Bijdrage 0

Betekenis Draagt niets bij

1

Draagt weinig bij

2 3

Draagt niet weinig, maar ook niet veel bij Draagt veel bij

Tabel 17: Ontwerpbijdrage per modelleringsvraag

Een en ander leidt tot de volgende definitie: Definitie Indien een ontwerpgebied bestaat uit n modelleringsvragen M en bij het inschatten van de bijdrage van de modelleringsvraag aan het ontwerpprobleem de bijdragen 0 t/m 3 van de gebruikte vierpuntsschaal respectievelijk a t/m d keer voorkomen dan geldt: n

Bijdrage ontwerpgebied =

¦M i =1

i

n


n =a + b + c + d

=

a.0 + b.1 + c.2 + d.3 n

44


4.2.3 De afbeelding van de probleemsituatie Alvorens het afbeeldingsmechanisme toegepast kan worden dient duidelijk te zijn om welke probleemsituatie het gaat. Het betreft de afbeelding van de probleemsituatie van een generieke digitale portfolio omgeving. De probleemsituatie is als het ware een generalisatie van de probleemsituatie van specifieke instellingen die een digitale portfolio omgeving willen implementeren. Om de afbeelding uit te kunnen voeren is conform de vierpuntsschaal (zie tabel 17) een inschatting gemaakt van de bijdrage aan het ontwerpprobleem per modelleringsvraag. Hierbij wordt opgemerkt dat de gemaakte inschattingen een subjectief karakter hebben. Vervolgens is met behulp van het afbeeldingsmechanisme voor alle 32 ontwerpgebieden de score bepaald. Een summiere onderbouwing van de verschillende bijdragen is weergegeven in bijlage 1. Om de ontwerpbijdrage per ontwerpgebied inzichtelijk te maken en te kunnen omschrijven is een aantal vertaalslagen gemaakt (zie tabel 18). Een totaaloverzicht van de bijdragen is gegeven in figuur 11. Score 0<= score <1

Betekenis Geen

Kleurcode

Benaming Wit

1<= score < 2

Gering

Lichtgrijs

2<= score < 3 Score = 3

Matig Hoog

Midden grijs Donkergrijs

Tabel 18: Vertaalslag ontwerpbijdragen Doelstructuur

Omgevingsinteractie

Functionele structuur

Objectenstructuur

Processtructuur

Systeemdynamiek

Allocatieaspecten

Realisatieaspecten

Object systeem modellering Conceptuele informatiesysteemmodellering Datasysteemmodellering Implementatiemodellering

Figuur 11: Afbeelding van de probleemsituatie

De afbeelding van de probleemsituatie komt goed overeen met een functionele oriëntatie (Lemmen et al., 1993). De keuze voor een procesgerichte ontwikkelmethode lijkt hiermee gerechtvaardigd.


45


Om na te gaan of het toepassen van GAO ondersteund wordt door de afbeelding van de probleemsituatie op het MADIS-raamwerk is een overzicht gegeven van de afbeelding op het raamwerk van de opgestelde modellen (zie figuur 12) (Lemmen et al., 1993).

Conceptuele informatiesysteemmodellering

Doelstructuur Doelomschrijving

Omgevingsinteractie Context Diagram / Gebruikers Implementatie Model

Functionele structuur Proces model / Data Dictionary

Objectenstructuur Gegevens model

Processtructuur Proces Specificaties

Systeemdynamiek Gebeurtenissenlijst Toestands (overgang)diagram

Allocatieaspecten

Realisatieaspecten

Figuur 12: Modellen van GAO (CIM), afgebeeld op het MADIS-raamwerk

Een belangrijke constatering is dat alle donkergrijs gekleurde ontwerpgebieden gemodelleerd zijn. De eerste indruk is dan ook dat uit de (subjectieve) afbeelding van de probleemsituatie op het MADIS-raamwerk afgeleid kan worden dat met GAO een goede keus is gemaakt. Onduidelijk is echter wanneer een ontwerpgebied al dan niet relevant genoemd moet worden. Lemmen et al. (1993) stellen dat een ontwerpgebied relevant genoemd dient te worden als het helpt bij de verduidelijking of de afbakening van de probleemsituatie. De vraag is of alleen de donkergrijs gekleurde of ook de midden en lichtgrijs gekleurde ontwerpgebieden in die optiek relevant genoemd moeten worden. In onze situatie zijn aan de hand van GAO, naast deze donkergrijs gekleurde ontwerpgebieden, ook de doelstructuur (midden grijs gekleurd) en de systeemdynamiek (lichtgrijs gekleurd) gemodelleerd. Van de twee binnen GAO op te stellen modellen ten aanzien van de systeemdynamiek is het toestands(overgang)diagram niet gemodelleerd. De gebeurtenissenlijst bevat, zij het een gering aantal, relevante gebeurtenissen. In feite is dit in overeenstemming met de licht grijze kleur. Voor deze twee ontwerpgebieden geldt dat alle modelleringsvragen met minstens een bijdrage redelijk relevant geanalyseerd of gemodelleerd zijn. Het leek niet nodig de modelleringsvraag met als bijdrage niet echt relevant te modelleren (zie tabel 19). Doelstructuur – CIM Wat zijn de belangrijkste ontwerpdoelen? Welke informatieproblemen zijn er? Systeemdynamiek – CIM Waardoor worden processen in het IS gestart? Wat is de (maximale) tijdvertraging tussen een event en de afhandeling daarvan?

Kwaliteitseisen zijn beschreven

Redelijk relevant

Functionaliteit ten aanzien van informatievoorziening is beschreven

Redelijk relevant

Gebeurtenissenlijst

Redelijk relevant

Toestand(overgang)diagram

Niet echt relevant

Tabel 19: Modelleringsbijdragen


46


Het opstellen van de modellen van de midden en licht grijs gekleurde ontwerpgebieden die betrekking hebben op de modelleringsvragen die als score redelijk relevant hadden, heeft bijgedragen aan het verduidelijken en afbakenen van de probleemsituatie. Met uitzondering van de allocatie en realisatie aspecten zijn daarmee alle ontwerpgebieden voldoende gemodelleerd. Al met al kan hiermee gesteld worden dat, hoewel er nog enkele ontwerpgebieden geanalyseerd dienen te worden, met GAO geen verkeerde keuze is gemaakt.

4.2.4 Aanvullingen op het generiek model Zoal we in de vorige paragraaf vastgesteld hebben dienen op conceptueel niveau alleen de ontwerpgebieden met betrekking tot allocatie en realisatie nog geanalyseerd te worden om het generiek model te completeren. We beginnen in deze paragraaf met het eigenaarschap van de gegevensverzamelingen. Daarna worden de overige modelleringsvragen besproken. Een belangrijk aspect is de vraag wie toegang heeft tot, en daarmee houder/eigenaar is van, de verschillende gegevensverzamelingen (zie figuur 9). In dit onderzoek wordt ervan uitgegaan dat binnen de onderwijsinstelling bekend is wie houder/eigenaar is van de gegevensverzamelingen die de studenten persoonsgegevens bevatten. Adviezen voor het eigenaarschap van de overige (onderdelen van) gegevensverzamelingen worden in tabel 20 gegeven. Ook hiervoor geldt dat de uiteindelijke keuze bij de betreffende instelling ligt. digitaal archief

Het digitaal archief bevat het door de student zelf verzamelde bewijsmateriaal. Het ligt voor de hand de student als enige toegang te geven tot het eigen digitaal archief en hem tevens eigenaar te maken van het eigen digitaal archief

werkportfolio

Het werkportfolio wordt door de student samengesteld; de student is verantwoordelijk voor de inhoud. Het ligt voor de hand de student als enige toegang te geven tot het eigen werkportfolio en hem tevens eigenaar te maken van het eigen werkportfolio

presentatieportfolio

Indien het presentatieportfolio geen formeel beoordelingsmateriaal betreft, ligt het voor de hand de student eigenaar van het eigen presentatieportfolio te maken. Indien het presentatieportfolio wel formeel beoordelingsmateriaal betreft, brengt dit met zich mee dat het (beoordeelde) presentatieportfolio gedurende een aantal jaar na afronding van de opleiding bewaard dient te blijven. Om die reden ligt het voor de hand de instelling eigenaar te laten zijn van de gegevensverzameling. De begeleider / beoordelaar is (tijdelijk) eigenaar van de presentatieportfolio’s van de student die hij begeleidt / beoordeelt

presentatieportfolio archief

Indien het presentatieportfolio gearchiveerd dient te worden is dit de wens en de verantwoordelijkheid van de instelling. De instelling is houder van de gegevensverzameling. Tabel 20: Het eigenaarschap van gegevensverzamelingen

Resteren ten aanzien van de allocatie en realisatieaspecten nog vier modelleringsvragen (zie tabel 21). In het generiek model kan slechts globaal antwoord gegeven worden op deze vragen. Ook hier geldt weer dat de antwoorden per instelling verschillend kunnen zijn. In de richtlijn analyse wordt kort op de vragen ingegaan.


47


Welke eisen stelt het nieuwe IS aan de informatietechnische infrastructuur? Wat is het nieuwe apparatuur- en programmatuurbeleid (conceptueel gezien)? Wat is de organisatorische haalbaarheid van het ontwerp? Hoe toetsen we de kwaliteit van het ontwerp? Tabel 21: Resterende modelleringsvragen allocatie en realisatieaspecten

Met het analyseren van deze laatste twee ontwerpgebieden is de beschrijving van het generiek model afgerond.

4.3 Pakketselectie voor het generiek model Voor het opstellen van het generiek model is gebruik gemaakt van GAO. Deze (procesgerichte) methodiek was mede een geschikte keuze omdat er veel onzekerheden waren en een grondige analyse uitgevoerd moest worden naar de mogelijke eisen en randvoorwaarden van een digitale portfolio omgeving op conceptueel niveau. In dit onderzoek wordt er niet naar gestreefd modellen op te stellen voor het ontwerp, dus op het niveau van de datasysteemmodellering en de implementatiemodellering. Het doel is richtlijnen te geven voor het ontwerp, de realisatie en de implementatie. Zoals eerder is aangegeven, is het de verwachting dat een technologie gerichte methode in de onderhavige probleemsituatie uitkomst biedt en dat daarbij een ontwerpaanpak conform de oberstrategie of de uitbouwstrategie geschikt is. In paragraaf 4.3.1 wordt nagegaan of deze verwachting juist is en in paragraaf 4.3.2 wordt ingegaan op het selectieproces.

4.3.1 De ontwerpaanpak Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven is kan een geschikte ontwikkelstrategie vastgesteld worden met de contingentiebenadering voor de oplossingsonzekerheid (Davis & Olson, 1987; Lemmen et al., 1993). Voor het uitvoeren van de contingentiebenadering voor de oplossingsonzekerheid zijn dezelfde elementen van belang als voor de probleemonzekerheid (zie tabel 14). De door Lemmen et al. (1993) aangegeven onzekerheidsfactoren bleken geschikt voor dit onderzoek en zijn één op één overgenomen. Omdat de participanten er veel belang bij hebben dat de digitale portfolio omgeving er snel komt, is voor de factor belangen van participanten een weegfactor 2 gekozen. De (subjectieve) inschatting van de onzekerheden voor de onderhavige probleemsituatie in een gemiddelde instelling laat zien dat de contingentiefactoren weinig invloed hebben op de oplossingsonzekerheid (zie tabel 22). Dit houdt in dat een ober- of een uitbouwstrategie het meest voor de hand ligt. Kenmerkend voor de ontwerpdimensie van deze strategieën is respectievelijk hergebruik en combinatie van bestaande deeloplossingen, en het gebruik van generieke modellen. Voor de validatie is dit respectievelijk directe acceptatie van het ontwerp en het definiëren van testcasus door deskundigen (Lemmen et al., 1993).


48


Contingentiefactoren Bevinding

Oplossingsonzekerheid Invloed Weging

Onzekerheid

Organisatie

Technologie Omgeving

Redelijk stabiel Redelijk stabiel

-

1 1

-

Toepassingsgebied

Samenstelling OS

Niet complex

--

1

--

Voor beslissing benodigde gegevens Informaticakennis

Voldoende

-

1

-

Nogal ongestructureerd Niet moeilijk / niet gemakkelijk Niet strijdig

+

1

+

+/-

1

-

+/-

2

--

Participanten

Wijze van communiceren Belangen

Tabel 22: Contingentiebenadering oplossingsonzekerheid

Nu een geschikte ontwikkelstrategie bekend is, kan een juiste ontwerpaanpak bepaald worden. Uit de afbeelding van de probleemsituatie blijkt dat het ontwerpgebied ten aanzien van de functionele structuur op het niveau van de implementatiemodellering midden grijs gekleurd is. Zoals we in paragraaf 3.3.5 gezien hebben kan dit duiden op een technologiegerichte oriëntatie. Daar er standaardpakketten op de markt zijn en instellingen soms al gebruik maken van bestaande deeloplossingen komt een technologiegerichte aanpak zeker in aanmerking. Onderzocht dient te worden welke technologiegerichte aanpak in onze probleemsituatie geschikt is.

Opmerking: In dit onderzoek is ervoor gekozen om niet zoals Lemmen et al. (1993) voorstaan de contingentiebenadering voor de probleem- en oplossingsonzekerheid te combineren in één model (zie paragraaf 3.2). De reden hiervoor is dat het domein waarover de analyse plaatsvindt beide keren verschillend is. Zoals we in paragraaf 4.1.1 gezien hebben staat de probleemonzekerheid in relatie met het vaststellen van het eisenpakket voor het generiek model. Hierbij wordt gekeken naar de onzekerheidsfactoren die te vinden zijn in het domein van alle instellingen die een portfolio willen ontwikkelen gezamenlijk. Het betreft als het ware een optelsom van alle onzekerheden die in individuele instellingen spelen. De oplossingsonzekerheid staat in relatie met de realisatie ven het eisenpakket in een van de instellingen die een portfolio willen ontwikkelen. Hierbij wordt gekeken naar de onzekerheid in die ene instelling. 4.3.2 Het selectieproces Zoals aangegeven in paragraaf 3.3.1 starten Dean en Vigder (2000) met een beperkt aantal eisen om deze vervolgens met behulp van prototypes verder aan te vullen. Cuppen en Cuppen (2000) maken op basis van de belangrijkste eisen en randvoorwaarden een voorselectie en hebben als uitgangspunt met workshops te achterhalen of een pakket al dan niet over de juiste eisen beschikt. In dit onderzoek wordt een richtlijn geformuleerd voor het opstellen van een zo volledig mogelijke eisenspecificatie voor de digitale portfolio omgeving en een tweede richtlijn waarmee met deze eisenspecificatie als uitgangspunt, een selectieproces wordt ingegaan. Het moge duidelijk zijn dat de selectieprocessen van Dean en Vigder en Cuppen en Cuppen derhalve niet geschikt


49


zijn voor dit onderzoek. Zoals we gezien hebben hanteert Meijers (2001) als uitgangspunt wel een zo volledig mogelijke lijst met eisen en randvoorwaarden. Alvorens in paragraaf 4.4.2 in te gaan op het gehele selectieproces wordt in deze paragraaf aangegeven hoe geanticipeerd kan worden op de problemen die Dean en Vigder (2000) signaleren en op welke wijze het scoren van kandidaat oplossingen kan plaatsvinden.

Dean en Vigder Zoals in hoofdstuk 3 is aangegeven betreft het eerste probleem dat Dean en Vigder (2000) onderscheiden het vaststellen van de eisen binnen een organisatie op een moment dat nog niet rekening gehouden kan worden met alle mogelijkheden die in pakketten geboden worden, omdat deze dan nog niet bekend zijn. Alvorens de richtlijnen op te stellen is onderzoek verricht naar de functionaliteit van andere digitale portfolio omgevingen. De bevindingen betreffende de bestaande functionaliteit zijn in de richtlijnen verwerkt. Hoewel er steeds nieuwe functionaliteit bijkomt, is hiermee toch een dusdanige basis gelegd dat de kans (voorlopig) klein wordt geacht bestaande functionaliteit te missen. Om die reden is het aannemelijk dat de door een instelling opgestelde functionele eisen in een later stadium geen aanpassingen behoeven omdat nieuwe, nog onbekende functionaliteit in beeld komt. Uiteraard is het altijd zinvol om nieuwe pakketten te bestuderen. Dit geldt echter ook bij de methode van Dean en Vigder! Het tweede probleem betreft het bepalen van de functionaliteit van een pakket met informatie van de ontwikkelaar of leverancier als enige bron (Dean & Vigder, 2000). Zelf ondervangen zij het probleem door gebruik te maken van een relatief groot aantal prototypes. Hoewel deze oplossing zeker effect zal sorteren, lijkt het in de praktijk niet altijd mogelijk om meerdere prototypes te onderzoeken op geschiktheid, bijvoorbeeld bij tijdsdruk. In de richtlijn selectieproces wordt aandacht besteed aan het verzamelen van gegevens van potentiële oplossingen uit andere bronnen. Scoren kandidaat oplossingen Methoden die gebruikt worden bij het beoordelen van mogelijke oplossingen kennen bonuspunten toe voor elke eis waaraan de kandidaat oplossing voldoet. Wij hebben in dit onderzoek gekozen voor een andere mogelijkheid. Het betreft een methode waarbij strafpunten worden toegekend voor elke eis waaraan de kandidaat oplossing niet voldoet. Deze methode heeft als voordeel dat moeilijk vast te stellen eisen, zoals bv kwaliteitseisen, alleen voor een beperkt aantal oplossingen vastgesteld hoeven te worden. Door strafpunten toe te kennen en tevens bij te houden hoeveel “onbekenden” er nog zijn kan het minimaal en het maximaal aantal te behalen strafpunten vastgesteld worden. Afhankelijk van deze uitkomst kan bepaald worden of aanvullend onderzoek nodig is alvorens de meest geschikte kandidaat geselecteerd kan worden. Bij het selecteren van kandidaten kan weging nuances aanbrengen, maar kan ook leiden tot onwenselijke discussie (Maiden et al, 1997). Om die reden hebben wij ervoor gekozen om bij het beoordelen van kandidaat oplossingen alleen verschillende weegfactoren voor eisen en wensen te hanteren. Eisen krijgen een weegfactor één, wensen een half (zie onderstaande definitie). Voor het toekennen van strafpunten wordt gebruik gemaakt van een driepuntsschaal (zie tabel 23).


50


Score +

Strafpunten 0

+/-

½ 1

Betekenis Voldoet geheel aan deze eis Voldoet min of meer aan deze eis Voldoet niet aan deze eis

Tabel 23: Driepuntsschaal toekennen strafpunten

Definitie Indien er eisen E en wensen W zijn en bij het vaststellen of kandidaat K aan de eisen E voldoet de strafpunten 0 t/m 1 van de gebruikte driepuntsschaal respectievelijk a t/m c keer voorkomen en de wensen W d t/m f keer en indien er g onbekende eisen E en h onbekende wensen W zijn, dan geldt: a + b+c

Score SE van de bekende eisen E =

¦E i =1

i

= a.0 + b.½ + c.1

d +e +f

Score SW van de bekende wensen W =

¦W i =1

i

= d.0 + e.½ + f .1

Score SEO van de onbekende eisen E = g.1 Score SWO van de onbekende wensen = h.1 Maximale score van de eisen E = SE + SEO Maximale score van de wensen = SW + SWO Maximale score kandidaatoplossing = SE + SEO + ½(SW + SWO) Minimale score kandidaatoplossing = SE + ½SW Aan de hand van deze minimale en maximale scores kan een eerste selectie gemaakt worden. In de richtlijn selectieproces worden hiertoe enige mogelijkheden aangegeven.

4.4 Richtlijnen van probleem tot oplossing In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze de geformuleerde richtlijnen tot stand zijn gekomen. De richtlijnen hebben tot doel onderwijskundigen op weg te helpen om van de probleemsituatie rondom de introductie van een digitaal portfolio te komen tot de implementatie van de gewenste digitale portfolio omgeving. De eerste richtlijn is bedoeld om vanuit de probleemsituatie een lijst met eisen en randvoorwaarden op conceptueel niveau samen te stellen. Deze richtlijn wordt omschreven als richtlijn analyse. De tweede richtlijn heeft betrekking op eisen en randvoorwaarden die aan het ontwerp gesteld moeten worden en op het selectieproces en wordt omschreven als richtlijn selectieproces. In paragraaf 4.4.1 wordt ingegaan op de richtlijn analyse, in paragraaf 4.4.2 op de richtlijn selectieproces. 4.4.1 Van probleem naar eisen en randvoorwaarden Uit de analyse van de probleemsituatie die beschreven is in paragraaf 4.1 en paragraaf 4.2.4 hebben we vragen afgeleid die relevant zijn voor het analyseren van de probleemsituatie op conceptueel niveau (zie tabel 24).


51


1

Wat is het doel van het portfolio?

2

Wat zijn de kwaliteitsdoelen?

3 4

Wat kan gezegd worden over de gebeurtenissen (uitwerken gebeurtenissenlijst)? Welke functionele eisen worden aan de digitale portfolio omgeving als geheel en aan de verschillende processen die deel uitmaken van de digitale portfolio omgeving gesteld (detaillering DFD)? Is het opnemen van feedback in het presentatieportfolio vereist of gewenst (uitwerken open keuze DFD)?

5 6

In hoeverre is de structuur van het werkportfolio voorgestructureerd? Is het voldoende om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden en/of Feedback als attributen van portfolio te zien, of dienen deze als zelfstandige objecten te worden gedefinieerd (detaillering ERD)?

7

Welke processen maken deel uit van de digitale portfolio omgeving (uitwerken gebruikers implementatie model)?

8 9

Wie is houder/eigenaar van de verschillende gegevensverzamelingen (uitwerken allocatie aspect)? Welke eisen stelt het nieuwe IS aan de informatietechnische infrastructuur (uitwerken allocatie aspect)?

10

Wat is het nieuwe apparatuur- en programmatuurbeleid (conceptueel gezien) (uitwerken allocatie aspect)?

11 12

Wat is de organisatorische haalbaarheid van het ontwerp (uitwerken realisatie aspect)? Hoe toetsen we de kwaliteit van het ontwerp (uitwerken realisatie aspect)? Tabel 24: Relevante vragen voor analyse op conceptueel niveau

Deze vragen zijn uitgewerkt en beschreven in de richtlijn analyse (zie bijlage 2). De richtlijn analyse is opgesteld in de vorm van een vragenlijst met antwoorden. Indien de vragen niet zonder meer duidelijk zijn of belangrijke consequenties hebben wordt een toelichting gegeven. Een aantal vragen kan moeilijk beantwoord worden omdat de antwoorden sterk situationeel gebonden zijn. In dat geval worden er enkele suggesties gedaan die bedoeld zijn om richting te geven aan de denkwijze. De betreffende antwoorden zijn zeker voor aanvulling en uitbreiding vatbaar. Bij de richtlijn hoort een antwoordformulier (zie bijlage 3). Op dit antwoordformulier zijn de antwoordmogelijkheden zo goed mogelijk geformuleerd en kan voor elke antwoordmogelijkheid aangegeven worden of het een eis, een wens, of geen van beide betreft. Door het antwoordformulier in te vullen wordt een overzicht verkregen van eisen en randvoorwaarden. Dit overzicht is zeker niet compleet. Zoals eerder aangegeven zullen er voor elke instelling specifieke aanvullingen gemaakt moeten worden. 4.4.2 Van eisen en randvoorwaarden naar oplossing De in de vorige paragraaf besproken richtlijn leidt tot eisen en wensen op conceptueel niveau. Dit is voldoende om een pakket te kunnen selecteren. Ter controle hiervan is wel onderzocht of op het niveau van de datasysteemmodellering of implementatiemodellering nog relevante modelleringsvragen zijn waarover in de richtlijn analyse geen eisen of randvoorwaarden aan bod zijn gekomen. In paragraaf 4.2.3 is een afbeelding gemaakt van de probleemsituatie van een generieke digitale portfolio omgeving op het MADIS-raamwerk. Daartoe zijn op dat moment alle bij het MADISraamwerk gegeven modelleringsvragen apart beoordeeld (zie bijlage 1). De modelleringsvragen die daarbij minimaal redelijk relevant bleken op het niveau van de datasysteemmodellering en de implementatiemodellering zijn geselecteerd. Op het moment dat deze beoordeling gemaakt werd, stond nog niet vast dat er gebruik zou worden gemaakt van een pakket of bestaande deeloplossing. Om die reden zijn alle vragen opnieuw beoordeeld op relevantie. Deze nieuwe inschatting heeft zowel tot het toevoegen, als tot het verwijderen van vragen geleid. Een en ander is weergegeven in tabel 25. Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

52


1

Welk deel van het informatiesysteem wordt handmatig of geautomatiseerd? Hoe ziet de dialoogstructuur eruit?

Vervalt

2

Hoe is de aansluiting met eventuele andere IS’en? Hoe ziet de opmaak van de schermen en lijsten eruit?

Vervalt

3

Welke processen onderscheiden we in het geautomatiseerde/handmatige deel?

4

Wat is de structurele samenhang tussen de processen? Zijn er bestaande deeloplossingen die we kunnen gebruiken?

5

Zijn er standaard pakketten beschikbaar? Hoe ziet het logische gegevensbankschema er uit? Welke attributen kunnen als sleutel optreden?

6

Welke autorisatie procedure hanteren we?

7 8

Waar worden de interacties geconstateerd en waar gaat de uitvoer naar toe? Welke gebruikers zijn verantwoordelijk voor een bepaalde invoer?

9

Vanaf welke werkplekken kan het informatiesysteem aangeroepen worden?

10 11

Wat zijn specifieke werkplekconfiguraties? Wat is de technische haalbaarheid van het ontwerp?

Vervalt

Vervalt Vervalt Toegevoegd Toegevoegd

Tabel 25: Relevante vragen voor het ontwerp

De relevante vragen zijn alle onderzocht. De conclusie was dat al deze vragen in de richtlijn analyse aan de orde zijn geweest en aan bod komen in de lijst van eisen en randvoorwaarden. De richtlijn selectieproces (zie bijlage 4) bevat algemene richtlijnen voor de selectie van een pakket of een combinatie van deeloplossingen en is afgeleid van hetgeen in paragraaf 4.3.2 over selectie beschreven is. Alvorens de richtlijn op te stellen zijn de verschillende stappen uit het selectieproces dat Meijers (2001) hanteert onderzocht op relevantie. Een aantal stappen lijkt overbodig of dienen aangepast te worden omdat deze (deels) aan de orde zijn geweest in de analysefase. Onderstaand wordt hierop ingegaan. Stap 1, opstellen functionele en prestatiebehoeften, wordt gewijzigd in opstellen functionele en niet functionele eisen en wensen. Wij zijn van mening dat naast functionele en kwaliteitseisen ook technische en organisatorische eisen en wensen van belang kunnen zijn bij de pakketselectie. Stap 2, bepalen afwegingen en strategie, kan vervallen. De verklaring hiervoor is dat de afwegingen die Meijers (2001) maakt reeds in de analysefase hebben plaatsgevonden. Ook de te volgen strategie is er reeds bepaald (zie tabel 26). Bepalen afwegingen en strategie 1. Duurzaamheid en veranderbaarheid

Kwaliteitseis: wijzigbaarheid

2.

Zekerheid dat de oplossing daadwerkelijk de behoeften bevredigt

Contingentiebenadering oplossingsonzekerheid (zie paragraaf 4.3.1)

3.

Implementeerbaarheid, modulaire opbouw en schaalbaarheid

Kwaliteitseisen: koppelbaarheid en wijzigbaarheid

4.

Onderhoudbaarheid

Kwaliteitseis: wijzigbaarheid

5.

Aanpak

Ober of uitbouw strategie (zie paragraaf 4.3.1) Tabel 26: Verklaring wijze van uitvoeren activiteiten stap 2


53


Stap 4, maken beoordelingsstaat, kan vereenvoudigd worden. Op het bij de richtlijn analyse behorende antwoordformulier is al aangegeven welke eisen en randvoorwaarden vereist of gewenst zijn. Zoals we gezien hebben is het antwoordformulier zodanig opgesteld dat het afleiden van de eisenspecificatie uit het ingevulde antwoordformulier eenvoudig is. Wel dient nog vastgesteld te worden of de geadviseerde weegfactoren geschikt zijn in de betreffende situatie. Stap 9, opstellen van scenario’s, kan, gezien de eenvoud van de digitale portfolio omgeving verweven worden met stap 8, beoordelen verschillen. Slotopmerking: Indien besloten wordt de oplossing (deels) zelf te bouwen, kunnen (een deel van) de in tabel 25 gegeven modelleringsvragen gebruikt worden om het ontwerp op te stellen.

4.5 Conclusies In dit hoofdstuk wordt aangegeven in hoeverre de conform paragraaf 3.4 toegepaste theorie, toegevoegde waarde heeft gehad bij het opstellen van het generiek model en het formuleren van de richtlijn analyse en de richtlijn selectieproces. Informatiebehoeftenbepaling De contingentiebenadering bevestigt de verwachting dat het ondervragen van gebruikers en deskundigen, het onderzoeken van bestaande digitale portfolio omgevingen en het analyseren ervan, een geschikte strategie is voor de informatiebehoeften bepaling in dit onderzoek. Bepalen oriëntatie en geschikte methodiek De afbeelding van de probleemsituatie op het raamwerk laat zien dat een functionele oriëntatie een goede keuze is (zie figuur 11). De keuze voor een procesgerichte ontwikkelmethode lijkt hiermee gerechtvaardigd. De afbeeldingen van de probleemsituatie en GAO op het MADIS raamwerk komen goed overeen (zie figuur 12). Met het modelleren van de donker grijs gekleurde ontwerpgebieden en de doelstructuur (midden grijs gekleurd) en het deels modelleren van de systeemdynamiek (licht grijs gekleurd) zijn met GAO de relevante modelleringsvragen op conceptueel niveau gemodelleerd, met uitzondering van de allocatie en realisatie aspecten. Hiermee kan gesteld worden dat GAO een goede keuze bleek te zijn. Wat opvalt bij het modelleren van de systeemdynamiek is dat het alleen zinvol bleek de modelleringsvragen met een bijdrage redelijk relevant te analyseren en te modelleren. In de beschouwing wordt hier verder op ingegaan. Het MADIS-raamwerk en de context De afbeelding van het raamwerk laat zien dat op conceptueel niveau alleen de allocatie en realisatieaspecten nog niet gemodelleerd zijn. In een generiek model kan over beide aspecten niet veel gezegd worden omdat deze aspecten duidelijk afhangen van een specifieke instelling. Wel zijn de modelleringsvragen gebruikt voor het opstellen van de richtlijn analyse. Bepalen ontwerpaanpak Aan de hand van de contingentiebenadering voor de oplossingsonzekerheid kon bevestiging gevonden worden voor onze verwachting dat er weinig onzekerheden zijn. Dit impliceert dat de Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

54


ober- of de uitbouwstrategie als een geschikte aanpak kan worden beschouwd. De keuze van de oriëntatie zou bij toepassing van de theorie rond het MADIS-raamwerk, geleid hebben tot een functionele aanpak voor het ontwerp. Doordat in paragraaf 3.3.5 vastgesteld is op welke wijze een technologiegerichte aanpak in het MADIS raamwerk herkend kan worden, hebben we deze mogelijkheid onderkend en hebben we de bevestiging van onze verwachting aannemelijk kunnen maken. Bepalen selectieproces De richtlijn selectieproces is tot stand gekomen door de voor de probleemsituatie meest relevante aspecten van de drie beschreven selectieprocessen te combineren (Dean & Vigder, 2000; Meijers, 2001; Cuppen & Cuppen, 2000)


55

De praktijktoepassing in Maastricht

5 De praktijktoepassing in Maastricht Alvorens in te gaan op de praktijktoepassing wordt in paragraaf 5.1 een beeld gegeven van de organisatie van het geneeskunde onderwijs in Maastricht en inzicht gegeven in de plaats welke het portfolio in deze opleiding inneemt. Het doel van de praktijktoepassing bij de Faculteit der Geneeskunde in Maastricht is drieledig. Op de eerste plaats dient vastgesteld te worden aan welke functionele en niet functionele eisen en wensen naar huidig inzicht behoefte is. Deze behoefte wordt vastgesteld aan de hand van de richtlijn analyse. Een en ander is beschreven in paragraaf 5.2. Op de tweede plaats is het van belang te onderzoeken hoe de gewenste functionele en niet functionele eisen en wensen beschikbaar gesteld kunnen worden. In paragraaf 5.3 wordt aangegeven hoe met behulp van de richtlijn selectieproces een geschikte oplossing is geselecteerd. Vervolgens wordt in paragraaf 5.4 de voorbereiding voor de praktijktest en het uitvoeren ervan beschreven. De derde en laatste doelstelling is te onderzoeken of deze eerste praktijktest aanleiding geeft tot bijstellingen. Hiertoe wordt in paragraaf 5.5 het evaluatieproces en de resultaten beschreven en volgen in paragraaf 5.6 de conclusies. Pararaaf 5.7 bevat tenslotte het advies aan de opdrachtgever.

5.1 Het portfolio De Faculteit der Geneeskunde (FdG) heeft voor de organisatie van het onderwijs gekozen voor de vorming van een onderwijsinstituut. In het onderwijsinstituut zijn de facultaire onderwijstaken ondergebracht. Het onderwijsinstituut is zowel verantwoordelijk voor de inhoud van het onderwijs, inclusief kwaliteitszorg en innovatie, als voor de uitvoering, logistiek, beheer en planning. Om een en ander in goede banen te leiden kent het onderwijsinstituut een aantal afdelingen en taakgroepen, elk met een specifiek aandachtsgebied. In 2001 is binnen de opleiding geneeskunde in Maastricht een nieuw curriculum ingevoerd. Reden is dat de opleiding, in haar traditionele vorm, de studenten confronteert met een ‘shock of practice’ bij de overgang van de eerste vier vooral theoretisch getinte studiejaren naar de coassistentschappen in de gezondheidszorgpraktijk. Deze “shock of practice” is onwenselijk omdat blijkt dat theoretische kennis die in de eerste vier jaar is verworven, onvoldoende wordt gebruikt in de praktijk. Het nieuwe curriculum van de opleiding geneeskunde in Maastricht is zodanig gestructureerd dat er sprake is van een geleidelijke ontwikkeling naar een duaal (theorie en praktijk) onderwijstraject (Scherpbier et al., 2000). Bovendien ligt de nadruk in het nieuwe curriculum niet meer op kennisoverdracht, maar op kennisverwerving en competentieontwikkeling. Het portfolio speelt hierbij een ondersteunende rol. Hoewel het enthousiasme voor het inzetten van papieren of digitale portfolio’s bij docenten en beleidsmakers aanvankelijk groot is, blijkt in de praktijk dat het invoeren ervan bijna altijd tot teleurstellingen leidt. Dit fenomeen wordt de portfolio paradox genoemd en is te herleiden tot een onvoldoende heldere plaats van het portfolio in het onderwijs (Driessen et al. 2002). In een poging om deze paradox op te lossen heeft de opleiding geneeskunde in Maastricht samen met een vijftal andere opleidingen in 2001 het initiatief opgevat om op basis van ervaringen generieke ontwerpregels voor portfolio’s én digitale portfolio leeromgevingen te formuleren. Ook ondersteunende software krijgt daarbij aandacht. De samenwerking heeft gestalte gekregen in het uitvoeren van een gezamenlijk project “E-folio: Leven lang leren door reflecteren op eigen competenties” (SURF, 2001). Elke deelnemende opleiding heeft in het academisch jaar 2001-2002 een experiment met een digitaal portfolio opgezet. De opleiding geneeskunde in Maastricht heeft ervoor gekozen het experiment op te zetten met behulp van Public Folders binnen MS Outlook. Uit de evaluatie van


57


het experiment kwam naar voren dat de gekozen oplossing niet toereikend was om de gewenste functionaliteit te realiseren. Om die reden heeft de opleiding geneeskunde Maastricht met ingang van het academisch jaar 2002-2003 behoefte aan een andere, geschiktere digitale portfolio omgeving. Het te ontwikkelen digitaal portfolio voor de opleiding geneeskunde in Maastricht dient ingezet te kunnen worden in de eerste twee jaar van het nieuwe curriculum (2001). In de eerste twee jaar van de opleiding wordt het portfolio gebruikt om de ontwikkeling van de student te volgen en te begeleiden en om de meta cognitieve vaardigheden van de student te boordelen. In de latere jaren wordt het portfolio ook gebruikt om de ontwikkeling van de student en het bereikte niveau van de ontwikkeling van de student te beoordelen. De besluitvorming over de functie van het portfolio in de laatste fase van de opleiding moet nog plaatsvinden.

5.2 Van richtlijn analyse naar eisenspecificatie In deze paragraaf wordt aangegeven hoe de eisenspecificatie voor de opleiding geneeskunde in Maastricht tot stand is gekomen. In paragraaf 5.2.1 wordt besproken hoe de richtlijn analyse gehanteerd is, in de tweede paragraaf hoe daaruit de eisenspecificatie is afgeleid. 5.2.1 Het gebruik van de richtlijn analyse In de richtlijn analyse is in algemene termen aangegeven welke consequenties bepaalde keuzes kunnen hebben. Uitgaande van de richtlijn analyse is een document opgesteld waarin de consequenties van de keuzes zo goed mogelijk vertaald zijn naar de specifieke situatie in Maastricht. Aan de hand van dit document kan de opdrachtgever nagaan welke consequenties de verschillende keuzes voor de opleiding geneeskunde in Maastricht hebben. Dit document is uitvoerig besproken met de opdrachtgever. Na de bespreking is het bij de richtlijn analyse behorende antwoordformulier op een aantal punten aangepast aan de situatie in Maastricht (zie bijlage 523). De aanpassingen betreffen aspecten over de technische infrastructuur (vraag 3, 5), de regelgeving (vraag 3, 6, 9, 11, 17, 19) en een door de opdrachtgever gewenste aanpassing op een mogelijk antwoord (vraag 16) waarmee bij het opzetten van de antwoordmogelijkheden geen rekening is gehouden. Tenslotte zijn twee antwoordmogelijkheden aangepast (vraag 13) omdat deze niet duidelijk gesteld waren. In de oorspronkelijke vragenlijst is om die reden een voetnoot toegevoegd. Vervolgens is het antwoordformulier ingevuld conform hetgeen besproken is met de opdrachtgever. Het aldus verkregen antwoordformulier geeft een overzicht van de eisen en wensen die door de opleiding geneeskunde in Maastricht aan een digitale portfolio omgeving gesteld worden. Het aangepaste en ingevulde antwoordformulier is met de opdrachtgever besproken, waarna de opdrachtgever ons heeft verzocht een digitale portfolio omgeving conform de aldus verkregen eisenspecificatie te ontwikkelen. 5.2.2 De eisenspecificatie Om te komen tot de eisenspecificatie van de opleiding geneeskunde in Maastricht zijn de voor de opleiding niet relevante eisen en wensen verwijderd, evenals de kolom nee / n.v.t.. Daarnaast bleek een aantal eisen en wensen overbodig (1 en 2) of niet relevant (3 t/m 5) te zijn voor de selectieprocedure:

23

De aanpassingen voor Maastricht zijn in de vragenlijst cursief weergegeven


58


1. Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Onderwijs en Examen Regeling. Bij de eisen die aan de structuur van het presentatieportfolio zijn gesteld is hiermee rekening gehouden. Bij het advies aan de opdrachtgever wordt eveneens aandacht besteed aan deze eis. 2. De student plaatst de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief. Voor bewijsmateriaal is hierin voorzien. Feedback kan als bewijsmateriaal in het digitaal archief geplaatst worden. 3. Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Bij het advies aan de opdrachtgever wordt aandacht besteed aan deze eis. 4. Er moeten voldoende PC’s voor studenten, begeleiders/beoordelaars en beoordelingscommissie beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen. Deze eis is niet van belang voor de selectie van software. Bij de praktijktest wordt hiermee rekening gehouden. 5. Er dient voldoende multimedia apparatuur (scanner, digitale video etc.) voor studenten te zijn. Deze eis is niet van belang voor de selectie van software. Bij de praktijktest wordt hiermee rekening gehouden. De overgebleven eisen en wensen zijn waar mogelijk samengevoegd. Het aldus verkregen overzicht vormt de eisenspecificatie van de opleiding geneeskunde in Maastricht (zie bijlage 7).

5.3 Van richtlijn selectieproces naar oplossing Het selectieproces is uitgevoerd aan de hand van de richtlijn selectieproces. In paragraaf 5.3.1 wordt ingegaan op het bepalen van de functionele en niet functionele eisen, het vaststellen van overige selectiecriteria en het toekennen van weegfactoren. In paragraaf 5.3.2 wordt het verzamelen van gegevens van potentiële oplossingen en het vaststellen van kernkandidaten besproken. De volgende paragraaf handelt over het scoren en wegen en het beoordelen van de kernkandidaten en paragraaf 5.3.4 tenslotte bevat het advies aan en de keuze van de opdrachtgever. 5.3.1 Voorbereiding voor de selectie De eerste stappen betreffen achtereenvolgens het bepalen van de functionele en niet functionele eisen, het bepalen van overige selectiecriteria en het toekennen van weegfactoren. Onderstaand wordt op deze drie stappen ingegaan. Bepalen functionele en niet functionele eisen en wensen In paragraaf 5.2 is aan de hand van de richtlijn analyse een overzicht verkregen van de eisen en wensen die de opdrachtgever aan de portfolio omgeving stelt. Bepalen overige selectiecriteria Binnen de Faculteit der Geneeskunde is het streven om zoveel mogelijk functionaliteit voor studenten en docenten via ELEUM, de op BlackBoard gebaseerde digitale leeromgeving van Universiteit Maastricht, aan te bieden. Dit geldt ook voor de digitale portfolio omgeving. Daarnaast hecht de faculteit eraan om draagvlak te zoeken bij meerdere faculteiten. Redenen hiervoor zijn onder meer: S De noodzakelijke aansluiting met bestaande informatiesystemen S Mogelijkheden voor centraal beheer S Meer financiële ruimte


59


Naast pakketten die op de markt aangeboden worden is ook onderzocht of geschikte oplossingen ontwikkeld zijn door de partners in het project “E-folio: Leven lang leren door reflecteren op eigen competenties24” (SURF, 2001). Aangeven weegfactoren Er is geen aanleiding om van het advies in de richtlijn selectieproces af te wijken. Dit houdt in dat de wensen met factor 1 en de eisen met factor ½ worden gewogen. 5.3.2 Vaststellen kernkandidaten In deze paragraaf wordt beschreven over welke potentiële oplossingen gegevens zijn verzameld en vastgesteld welke van deze oplossingen als kernkandidaten in aanmerking komen. Zoals eerder aangegeven wordt er in dit onderzoek naar gestreefd om de functionaliteit via Eleum aan te bieden en draagvlak te zoeken binnen de UM. Mede op basis hiervan is de lijst met (deel)oplossingen waarin de opdrachtgever in eerste instantie interesse heeft getoond, tot stand gekomen (zie tabel 27). Bijlage 8 bevat een beschrijving van de mogelijkheden van deze kandidaten. MS Word als HTML-editor25 MM Dreamweaver Portfolio Wizard van Universiteit Utrecht (Faculteit Sociale Wetenschappen) MS Outlook public folders File-/webservices UM26 Polaris27 (een (toekomstig) building block van Black Board) Community/course binnen Eleum Digitaal portfolio Digitale Universiteit Digitaal portfolio Holomedia Tabel 27: Mogelijke kernkandidaten

De geselecteerde kandidaten ondersteunen niet allemaal het gehele traject van begin tot einde (zie tabel 28). Om een volledige dekking voor de digitale portfolio omgeving te krijgen dienen soms meerdere deeloplossingen gecombineerd te worden.

24

Als mogelijke kernkandidaat zijn hieruit gekozen: MM Dreamweaver en Portfolio Wizard van Universiteit Utrecht (Faculteit Sociale Wetenschappen) 25 Ter ondersteuning van de door de opdrachtgever te maken keuze is een functionerend werkportfolio in MS Word ontwikkeld (zie paragraaf 5.4.1 en bijlage 9). 26 Op initiatief van dit onderzoek is een UM-breed gedragen projectvoorstel ingediend dat inmiddels is voorgelegd aan het UM Onderwijsplatform. Hierin is de ontwikkeling van voor Maastricht geschikte functionaliteit voor het digitaal archief en het aanbieden en de presentatie van een folderstructuur met (html-)documenten ten aanzien van zowel de File-/webservices als Polaris voorgesteld 27 Polaris is door de UM ontwikkelde software met het doel de communicatie voor probleem gestuurd onderwijs binnen de onderwijsgroepen op een onderwijskundig verantwoorde wijze te ondersteunen


60


MS Word

Aanmaken/ verwijderen portfolio omgeving Onderhouden digitaal archief Samenstellen werkportfolio28

+

MM Dreamweaver

Portfolio Wizard UU

+

+

Presenteren Feedback verwerken Archiveren

MS Outlook

File/Web Server

Polaris

Eleum Course /Comm

DU

Holomedia

+

+

+

+

+

+

-

+

+

-

+

+

-

+

+

+

+

+

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+ +

+

-

-

+

-

+

Tabel 28: Dekkingsgraad kandidaten

Nadat deze oplossingen gekozen waren heeft een eerste onderzoek plaatsgevonden met als doel de kernkandidaten vast te stellen. Het voorstel om een course of community binnen Eleum te gebruiken vond geen draagvlak binnen de UM. Het werd gezien als oneigenlijk gebruik, van zowel course als community. Het portfolio van de Digitale Universiteit bleek eerst per 1 januari 2003 beschikbaar voor derden. Gezien het startpunt van de praktijktest (half januari) is ook dit pakket als kandidaat geschrapt. Vanwege een UM- brede interesse in het digitaal portfolio van Holomedia is er binnen de UM een demonstratie verzorgd die ook door de opdrachtgever is bijgewoond. De opdrachtgever heeft vervolgens aangegeven dat dit pakket onderwijskundig gezien niet aansluit bij de wensen van Maastricht en derhalve niet bruikbaar is. Als kernkandidaten resteren daarmee de auteurstools MS Word, MM Dreamweaver en de Portfolio Wizard van Universiteit Utrecht (Faculteit Sociale Wetenschappen) en de mogelijkheden die MS Outlook public folders, file-/webserver UM en Polaris bieden ten aanzien van het digitaal archief en het aanbieden en presenteren van het werkportfolio. 5.3.3 Scoren, wegen en beoordelen In deze paragraaf wordt beschreven in hoeverre de kernkandidaten tegemoet komen aan de opgestelde eisenspecificatie voor de opleiding geneeskunde in Maastricht en wordt beoordeeld welke oplossing het meest aansluit bij deze door de opdrachtgever vastgestelde specificaties. Hiertoe is eerst zo goed mogelijk ingeschat in hoeverre de verschillende kernkandidaten voldoen aan de gestelde eisen en wensen (zie bijlage 10). Uit de scores van de verschillende kernkandidaten zijn, conform de in de richtlijn selectieproces aangegeven definitie, de verschillende scores berekend. MS Outlook kent geen digitaal archief en File-/Webserver en Polaris bieden niet de mogelijkheid te archiveren. Om een correcte vergelijking te kunnen maken zijn om die reden de strafpunten die specifiek betrekking hebben op het digitaal archief en het archiveren apart weergegeven (zie tabel 29).

28

Sommige oplossingen ondersteunen het samenstellen van het werkportfolio (auteurstool), andere de toegang tot het werkportfolio. Een aantal oplossingen beschikken over beide opties.


61


MS Word

MM Dreamweaver

Portfolio Wizard UU

MS Outlook

File-/Web Server

Polaris

0/1

½/2

½ / 2½

3/½

1/½

1 / 1½

SEO/SWO

2/1

2/1

2/1

2/1

2/1

2/1

MaS = SE+SEO + ½(SW+SWO) MiS = SE + ½SW

3

4

4¼

5¾

3¾

4¼

½

1½

1¾

3¼

1¼

1¾

½

½

Systemen Eisen bekend: verplicht/optioneel Onbekend: verplicht/optioneel Maximale totaalscore Minimale totaalscore

Formule SE/SW

Optioneel digitaal archief Optioneel archiveren

½ Tabel 29: Totaalscore strafpunten kernkandidaten

Geen van de kernkandidaten bestrijkt de door de opleiding gewenste functionaliteit in zijn geheel. Om die reden dient zowel een keuze gemaakt te worden uit Ms Word, MM Dreamweaver en portfolio Wizard UU, als uit MS Outlook, File-/webserver en Polaris. Indien de keuze op MS Outlook valt dient alsnog een oplossing gevonden te worden voor het digitaal archief en indien de keuze op File-/webserver of Polaris valt voor de archivering. Bij de eerste keuze kan de bestaande functionaliteit van Fileservices dienst doen als digitaal archief, bij de tweede dient aanvullende functionaliteit alsnog gerealiseerd te worden. Bij de beoordeling van de kandidaten kunnen de strafpunten ten aanzien van het digitaal archief buiten beschouwing gelaten worden, omdat het digitaal archief, met in achtneming van bovenstaande, voor alle drie de oplossingen een half strafpunt oplevert. Gezien de korte termijn die ter beschikking stond alvorens de praktijktest uitgevoerd diende te worden was de insteek van de beoordeling dat deze resulteerde in één oplossing. De keuze voor een auteurstool is uitgevoerd conform de richtlijn selectieproces. De meest geschikte kandidaat bleek MS Word als html-editor te zijn. De eisen en wensen waarvan de scores nog onbekend waren diende zo goed mogelijk bepaald te worden. De betreffende scores, de begrijpbaarheid, de leerbaarheid en het gebruiksgemak, hebben alle met het gebruik te maken. Om deze eisen en wensen te onderzoeken heeft een studente, met duidelijk minder dan gemiddelde ervaring op het gebied van PC-vaardigheden, een mondelinge instructie gekregen van 10 minuten over de werking van het, reeds ter ondersteuning van de door de opdrachtgever te maken keuze, ontwikkelde werkportfolio in MS Word (zie bijlage 9). Vervolgens is deze studente aan de slag gegaan met de opdracht om twee dagen later het resultaat te laten zien in een bespreking met onder andere de opdrachtgever. De ervaring van de studente en de wijze waarop het werkportfolio samengesteld was, bleken van dien aard dat deze voldoende vertrouwen gaven ten aanzien van de als onbekend gescoorde eisen en wensen. Bij de bijeenkomst waren ook vertegenwoordigers van andere faculteiten van Universiteit Maastricht aanwezig. De Faculteit der Gezondheidswetenschappen heeft inmiddels een eigen, soortgelijk portfolio, met behulp van MS Word ontwikkeld. Het volgen van de richtlijn selectieproces ten aanzien van de mogelijkheden van MS Outlook, File-/webserver en Polaris geeft aan dat File-webserver iets gunstiger scoort dan Polaris. De


62


programmatuur van File-/webserver en Polaris is nog niet gerealiseerd. Dit houdt in dat de als onbekend genoteerde eisen momenteel niet verder ingevuld kunnen worden. 5.3.4 Advies en keuze opdrachtgever De meest geschikte digitale portfolio omgeving wordt verkregen door MS Word in combinatie met, waarschijnlijk, File-/webserver of Polaris. Het advies aan de opdrachtgever is om MS Word als auteurstool te kiezen en de besluitvorming rondom de projectaanvraag met betrekking tot de te bouwen functionaliteit rondom de File-/web folder en/of Polaris af te wachten en vervolgens verder na te gaan wat de beste optie is. Voor de praktijktest dient gezocht te worden naar oplossingen voor de distributie van de structuur, voor het digitaal archief, de presentatie en het geven van feedback. Archiveren wordt buiten beschouwing gelaten.

Gezien het advies behoeft er geen rekening te worden gehouden met leveranciers en kosten voor de aanschaf van de software. De opdrachtgever heeft dit advies overgenomen.

5.4 Uitvoeren van de praktijktest Nu de pakketkeuze is gemaakt kan begonnen worden met het voorbereiden en het uitvoeren van de praktijktest. De eerste stap is het realiseren van een geschikte digitale portfolio omgeving om de test uit te voeren. In paragraaf 5.4.1 wordt beschreven hoe het werkportfolio tot stand is gekomen. Paragraaf 5.4.2 handelt over de keuze van een alternatieve oplossing voor de overige noodzakelijke functionaliteit van de digitale portfolio omgeving in de testsituatie. In paragraaf 5.4.3 wordt ingegaan op de organisatie van de praktijktest. 5.4.1 Portfoliostructuur Zoals eerder aangegeven wordt bij de praktijktest als auteurstool MS Word gebruikt en is een functionerend werkportfolio in MS Word gerealiseerd en getest (zie bijlage 9).Voor de structuur van het werkportfolio is als uitgangspunt de structuur van het papieren portfolio gebruikt (zie bijlage 6). Het werkportfolio heeft de vorm van een website. De inhoudsopgave van de papieren structuur vormt nu een menubalk met hyperlinks. De hyperlinks verwijzen naar verschillende webpagina’s binnen de website alwaar de student de bij de hyperlink behorende tekst kan invoeren. Voor het opslaan van het geselecteerde bewijsmateriaal is in de structuur van de website een map aangemaakt om de documenten te bewaren. Op deze wijze maakt het bewijsmateriaal onderdeel uit van het werkportfolio. Om het printen van het portfolio voor begeleiders te vereenvoudigen is een tweede structuur van een werkportfolio aan de opdrachtgever voorgelegd waarbij de hyperlinks van de onderdelen verwijzen naar bookmarks op een en dezelfde webpagina. Deze structuur was weliswaar printvriendelijker, maar de opdrachtgever vond deze structuur minder helder voor studenten en heeft hier niet de voorkeur aan gegeven 5.4.2 Alternatieve oplossingen In het vorige hoofdstuk is aangegeven dat de uiteindelijke keuze tussen het uitbreiden van de functionaliteit van file/webservices en Polaris binnen de UM nog gemaakt moet worden. In de praktijk kunnen studenten echter over een deel van de functionaliteit van file/webservices beschikken. Bij het zoeken naar oplossingen voor het realiseren van de functionaliteit voor de praktijktest is hiervan zo veel mogelijk gebruik gemaakt (zie tabel 30).


63


Te onderscheiden processen Aanmaken portfolio omgeving

Gekozen oplossing Structuur File Service UM29 (50 Mb)

Onderhouden digitaal archief Samenstellen werkportfolio

File Service UM29 (50 Mb) MS Word als HTML editor

Presenteren

Met behulp van CD-rom

Inzien presentatieportfolio Feedback verwerken

Presentatieportfolio (CD-rom) Buiten de digitale portfolio omgeving om (alleen begeleiding geen probleem) Nvt (archivering vindt plaats na beoordeling einde academisch jaar)

Archiveren

Nvt (File Services UM29 blijven bestaan; student kan desgewenst portfolio verwijderen)

Verwijderen portfolio omgeving

Tabel 30: Alternatieve oplossingen ontbrekende functionaliteit.

5.4.3 Organisatie van de praktijktest Zoals eerder beschreven wordt binnen de Faculteit der Geneeskunde alleen in curriculum 2001 een portfolio gebruikt. Dit houdt in dat in het academisch jaar 2002-2003 de praktijktest bij de eerste of tweedejaars studenten kan plaatsvinden. De huidige tweedejaars studenten hebben meegewerkt aan de eerder uitgevoerde praktijktest met MS Outlook public folders en dus al enige ervaring met het maken van digitale portfolio’s. Om die reden is besloten een aantal eerstejaars studenten om hun medewerking te vragen. Bij de opleiding geneeskunde in Maastricht worden de studenten ingedeeld in onderwijsgroepen. De onderwijsgroepen worden begeleid door tutoren. Elke tutor heeft twee onderwijsgroepen onder zijn hoede. De tutor van de eerste onderwijsgroep in het eerste studiejaar wordt de mentor van deze studenten gedurende de eerste twee jaar van de studie. De keuze voor de mentoren, en daarmee voor de studenten, is gemaakt door de opdrachtgever. Van twee mentoren is één onderwijsgroep gevraagd om, op vrijwillige basis, een digitaal portfolio te samen te stellen (zie tabel 31). Studenten Totaal

312

Uitgenodigd Deelgenomen

20 17

Onderwijsgroepen 30

Mentoren

2

2 2

15

Tabel 31: Selectie deelnemers praktijktest

De opdrachtgever heeft de betreffende studenten ingelicht over de praktijktest met het digitaal portfolio en hen uitgenodigd voor de eerste instructiebijeenkomst. De instructie was tevens bedoeld als kick-off, een moment waarop de studenten starten met het samenstellen van hun digitaal portfolio. Om de distributie van de structuur te regelen is de directory structuur van het werkportfolio voor aanvang van de instructiebijeenkomst op de desktop van alle PC’s in het 29

De studenten kunnen de File Service met MS Explorer benaderen vanaf de studentwerkplekken binnen de UM en vanaf de thuiswerkplek mits de student gebruik maakt van een provider van de UM (inbelvoorziening of campus@home).


64


studielandschap van de Universiteitsbibliotheek (UB) gezet. De studenten hebben de structuur aldaar naar hun persoonlijke File Service gekopieerd. Studenten die niet aanwezig waren bij deze instructie konden later een diskette met de portfolio structuur ophalen. Vervolgens is een aantal werkbijeenkomsten georganiseerd. De werkbijeenkomsten hadden als doel eventuele problemen van studenten bij het samenstellen van het portfolio te signaleren en te verhelpen. Ter compensatie van het beperkt aantal multimediawerkplekken binnen de UM (zie paragraaf 5.2.2) kon tijdens deze werkbijeenkomsten eveneens gebruik worden gemaakt van speciaal voor dit doel geïnstalleerde multimedia apparatuur. Tabel 32 geeft een overzicht van de activiteiten tijdens de praktijktest. Periode December 2002

Januari 2003

Plaats Instructie studenten studielandschap UB (2 uur)

Doel Uitleg onderzoek

Werkbijeenkomsten studenten studielandschap DEB1 (5 keer 4 uur)

Technische ondersteuning programmatuur

Instructie gebruik portfolio Aanbieden structuur, inclusief inhoudelijke handleiding Verstrekken technische handleiding (zie bijlage 11) Technische ondersteuning scannen Technische ondersteuning branden CD Afronding 31 januari

Tabel 32: Activiteiten tijdens praktijktest

5.5 Evaluatie van de praktijktest In deze paragraaf wordt onderzocht of de uitgevoerde praktijktoepassing aanleiding is voor bijstellingen.. Beus-Dukic en Boegh (2003) stellen dat evaluatie van het gebruik van een informatiesysteem geen momentopname is, maar een proces dat uit een aantal stappen bestaat (zie figuur 13).

Figuur 13: De stappen in het evaluatieproces

Bij de evaluatie van de praktijktest is dit stappenplan gevolgd. Paragraaf 5.5.1 omvat het evaluatieproces vanaf het vaststellen van de evaluatie eisen tot en met het uitvoeren van de evaluatie. In paragraaf 5.5.2 volgen de resultaten. 5.5.1 Het evaluatieproces In deze paragraaf wordt het evaluatieproces beschreven (zie figuur 13). De eerste stap in het evaluatieproces betreft het vaststellen van de evaluatie eisen. Hiermee wordt het doel en de invalshoek van de evaluatie bedoeld. Het doel van de praktijktest is tweeledig: 1. Nagaan of de gekozen oplossing voldoet aan de door de opleiding geneeskunde in Maastricht opgestelde eisenspecificatie (zie bijlage 7) en of deze eisen en wensen inderdaad de juiste zijn om de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uit te kunnen voeren. 2. Nagaan of er allocatie, realisatie of andere aspecten zijn waarmee rekening gehouden moet worden in de toekomst, bijvoorbeeld vanwege schaalvergroting.


65


In de literatuur wordt het algemene doel van evaluatie opgesplitst in drie subdoelen (Dix AJ et al., 1998): 1. Functionaliteit: het is van belang na te gaan of de geboden functionaliteit overeenkomt met de gestelde eisen en of dit voor de gebruikers ook voldoende is om de te verrichten taken uit te kunnen voeren. 2. Kwaliteit: het is van belang na te gaan of aan de gestelde kwaliteitseisen tegemoet gekomen is. 3. Tot slot is het van belang specifieke problemen van het systeem boven tafel te krijgen. De eisen ten aanzien van functionaliteit en kwaliteit zijn vastgelegd in de eisenspecificatie. Daarnaast bevat de eisenspecificatie ook nog technische en organisatorische eisen en wensen. Zoals we gezien hebben zijn wij van mening dat deze eisen en wensen evenzeer van belang zijn voor het verrichten van de taken. Om die reden is in dit onderzoek nagegaan of de gekozen oplossing voldoet aan alle in de eisenspecificatie genoemde eisen en wensen. Op verzoek van de opdrachtgever zijn ook gegevens verzameld over onderwijskundige aspecten. Deze gegevens worden bij de analyse van de resultaten buiten beschouwing gelaten. De tweede stap in het evaluatieproces betreft het vaststellen van de evaluatie methoden en technieken (hoe) en de derde stap het opstellen van een evaluatieplan (zie figuur 13). Het evaluatieplan bevat het “wie, wanneer en wat” van de evaluatie en geeft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van de verkregen gegevens. De in dit onderzoek gebruikte evaluatie technieken zijn benoemd in tabel 33, evenals het “wie wanneer en wat” van het evaluatieplan. Hoe Observatie

Wie Studenten

Wanneer Tijdens werkbijeenkomst en

Wat Gesignaleerde en gemelde aspecten ten aanzien van de eisenspecificatie Gesignaleerde en gemelde aspecten over problemen van alledag Controle op technische onvolkomenheden van kant-en-klaar werkportfolio

Vraagtechniek: vragenlijst (zie bijlage 12)

Vraagtechniek: interview (zie bijlage 13)

Studenten

Mentoren

Na het gesprek tussen student en mentor

Na de gesprekken tussen student en mentor

Open en gesloten vragen die aansluiten op de eisenspecificatie Open en gesloten vragen met betrekking tot technische en organisatorische aspecten Open en gesloten vragen ten aanzien van onderwijskundige aspecten30 Semi-gestructureerde vragen die aansluiten op de eisenspecificatie Gesignaleerde en gemelde aspecten over problemen van alledag Semi-gestructureerde vragen ten aanzien van onderwijskundige aspecten29

Tabel 33: Het hoe, wie, wanneer en wat van de evaluatie 30

Deze vragen zijn op verzoek van de opdrachtgever toegevoegd met het doel na te gaan in hoeverre het portfolio de realisatie van de onderwijskundige doelen bevordert of belemmert. Deze vragen worden in deze evaluatie buiten beschouwing gelaten. Hierover zal te zijner tijd door anderen worden gerapporteerd.


66


De evaluatie heeft vooral betrekking op het gebruik van het digitaal archief en het werkportfolio door studenten en het gebruik van het presentatieportfolio door mentoren (zie tabel 30). Ook wordt zo goed mogelijk rekening gehouden met (schaalvergroting in) de toekomst. Voor de evaluatie van het gebruik door de studenten is gekozen voor een combinatie van twee technieken. De verwachting is dat tijdens de observatie vooral de (onvoorziene) problemen waarmee de student bij het gebruik te maken krijgt naar voren komen. Met de vragenlijst wordt geprobeerd een beeld te krijgen over de mate van tevredenheid van studenten ten aanzien van de aangeboden digitale porfolio omgeving. In het semi-gestructureerde interview met mentoren is gevraagd naar het verschil in werkwijze tussen het begeleiden van studenten met een papieren en een digitaal portfolio. Daarnaast zijn vragen gesteld, die betrekking hebben op de eisenspecificatie en is specifiek gevraagd naar ervaren problemen. De keuze van het semi-gestructureerde interview met mentoren is gemaakt omdat niet goed zicht was op het verschil in werkwijze en mogelijke problemen waarmee de mentoren geconfronteerd konden worden. Nadere analyse hiervan was uiteraard wel mogelijk, maar lag buiten de scope van dit onderzoek. De vierde stap in het evaluatieproces is het uitvoeren van de evaluatie (zie figuur 13). Alle studenten die een digitaal portfolio hebben samengesteld zijn bij minimaal één van de werkbijeenkomsten, dus tijdens de observatiemomenten, aanwezig geweest. In totaal hebben twaalf van de zeventien studenten (65%) de vragenlijst ingevuld en geretourneerd. De met de beide mentoren geplande interviews hebben plaatsgevonden. Deze vierde en laatste stap van het evaluatieproces leidt tot de evaluatie resultaten. 5.5.2 Resultaten Zoals in paragraaf 5.5.1 beschreven is, is het doel van de evaluatie tweeledig. Het eerste doel valt daarbij uiteen in twee onderdelen. In deze paragraaf is eerst onderzocht in hoeverre met de aangeboden functionaliteit de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uitgevoerd kunnen worden. Vervolgens wordt aangegeven in hoeverre de oplossing voldoet aan de in de eisenspecificatie gestelde eisen en wensen. Tot slot wordt ingegaan op allocatie, realisatie en andere aspecten. Uitvoeren taken versus eisen en wensen in de eisenspecificatie31 Zoals eerder aangegeven is in dit onderzoek niet ingegaan op onderwijskundige consequenties van het invoeren van een digitaal portfolio. Om die reden is voor studenten alleen onderzocht of zij problemen hebben gehad bij het samenstellen van het werkportfolio, dus of zij de taak “samenstellen werkportfolio” goed uit hebben kunnen voeren. Voor docenten is nagegaan of er verschillen waren in de praktijk van het begeleiden (dus niet inhoudelijk) van studenten met een papieren portfolio en studenten met een presentatieportfolio en of de eventuele verschillen als positief of negatief ervaren werden.

31

De uitspraken over het rapporteren van studenten hebben betrekking op de twaalf studenten die de vragenlijst ingevuld retourneerden


67


De studenten die deelgenomen hebben aan de praktijktest zijn allemaal op minimaal een van de werkbijeenkomsten geweest. De tijdens deze werkbijeenkomsten gesignaleerde problemen met het samenstellen van het werkportfolio zijn zonder uitzondering direct opgelost. De studenten rapporteren soortgelijke problemen ten aanzien van het werken met het digitaal portfolio als bij de werkbijeenkomsten gesignaleerd zijn. Als meest positieve en negatieve aspect rapporteren studenten respectievelijk het niet hebben van een ordner en het scannen van het bewijsmateriaal. Desgevraagd rapporteert een kleine meerderheid liever een digitaal dan een papieren portfolio samen te stellen. Alle studenten die hebben meegewerkt aan de praktijktest hebben een digitaal portfolio bij hun mentor ingeleverd. De mentoren melden weinig of niets gehoord te hebben over mogelijke problemen van studenten met het samenstellen van het digitaal portfolio. Ook kan gemeld worden dat er bij het samenstellen van het werkportfolio geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om video- en geluid fragmenten op te nemen. Beide mentoren geven aan dat het digitaal portfolio niet beter of slechter is dan de papieren versie en dat de wijze van begeleiding niet afhankelijk is van het type portfolio. Het uitvoeren van de taken rondom het begeleiden is wel op een aantal punten aangepast: S Eén mentor heeft alleen portfolio’s van “probleemstudenten” geprint alvorens ze met hen te bespreken. De andere mentor geeft aan dat als er voor digitaal gekozen is, ook digitaal gewerkt moet worden en heeft voor het geven van commentaar op het portfolio gebruik gemaakt van track changes in MS Word.. S Beide mentoren hebben de portfolio’s in de ordners “op het werk” bestudeerd en de digitale portfolio’s thuis achter de PC. Beide mentoren zijn voor algehele invoering van het digitaal portfolio. Dit zowel vanwege ervaren problemen met de ordners als vanwege de eenvoud van distributie, zeker als het portfolio via internet bereikbaar is. Functionaliteit versus eisen en wensen in de eisenspecificatie32 Tijdens de evaluatie is onder meer informatie verzameld over de voor de praktijktest relevante eisen en wensen uit de eisenspecificatie. Op basis van de informatie is beoordeeld in hoeverre de geselecteerde oplossing voldoet aan deze eisen en wensen (zie tabel 34). In bijlage 14 wordt, voor zover van belang, een toelichting gegeven op de verkregen resultaten. Totaal aantal eisen en wensen

44

Relevante eisen en wensen

24

- Resultaat conform verwachting - Resultaat slechter dan verwacht

21 3

Tabel 34: Resultaat praktijktest

Slechts drie specificaties scoren minder goed dan verwacht. De oorzaken hiervan zijn weergegeven in tabel 35.

32



68


Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen (eis 9)

Een ruime meerderheid van de studenten heeft de groepsinstructie bijgewoond. Een ruime minderheid rapporteert de handleiding goed doorgenomen te hebben Een kleine meerderheid van de studenten rapporteert de mondelinge instructie en de technische handleiding gezamenlijk voldoende te vinden om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken. Tijdens de werkbijeenkomsten konden problemen vanwege het ontbreken van voldoende vaardigheden ten aanzien van MS Word of MS Explorer snel worden bijgeschoold.

Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar (eis 13)

Tijdens de praktijktest was de functionaliteit alleen voor studenten, en dan met name vanaf de studentwerkplekken binnen de UM, on-line beschikbaar.

Studenten leren basale computervaardigheden en standaard kantoorapplicaties, bv bestandsbeheer, MS Word, WP, MS Excel (wens 16)

Ongeveer de helft rapporteert beter met deze programma’s te hebben leren omgaan. Nagenoeg alle studenten rapporteren het werken met MS Word en MS Explorer gemakkelijk te vinden. Tijdens de werkbijeenkomsten bleek een groot aantal studenten basale vaardigheden van MS Word en MS Explorer niet meester te zijn. Ten aanzien van MS Word leren studenten wel bv hyperlinks te maken, maar niet de meer praktische kanten, zoals bv het maken van een inhoudsopgave of werken met headings.

Tabel 35: Specificaties die slechter scoren dan verwacht

Allocatie, realisatie en andere aspecten33 Tijdens (de voorbereidingen) van de praktijktest is rekening gehouden met de in paragraaf 5.2.2 genoemde allocatie aspecten. De werkbijeenkomsten zijn georganiseerd omdat bekend was dat het aantal studentwerkplekken binnen de UM beperkt is en dat er nauwelijks multimediawerkplekken zijn. Een kleine meerderheid rapporteert het meest tijdens de werkbijeenkomsten aan het samenstellen van het portfolio te hebben gewerkt, een kleine minderheid deed dat thuis. Slechts één student rapporteert niet tevreden te zijn over de mondelinge instructiebijeenkomst en alle studenten rapporteren tevreden te zijn over de technische ondersteuning tijdens de werkbijeenkomsten. Een ruime minderheid rapporteert de handleiding goed doorgenomen te hebben. Nagenoeg alle studenten rapporteren positief over zowel de duidelijkheid van de structuur van het werkportfolio als over het gebruiksgemak. Een ruime meerderheid rapporteert positief over de duidelijkheid van de interface. Tijdens de werkbijeenkomsten is tenslotte nog een aantal aandachtspunten naar voren gekomen (zie tabel 36).

De mentoren melden tevreden te zijn over de duidelijkheid van de structuur van het presentatieportfolio. Een van beide mentoren geeft aan dat een gewoon MS Word-document, dus zonder structuur mogelijk eveneens zou voldoen. Beide mentoren zijn tevreden over het gebruiksgemak en geven daarbij duidelijk aan af te willen zijn van het gesjouw met ordners.

33



69


Studenten die de instructiebijeenkomst niet hebben bijgewoond hebben extra uitleg nodig over de structuur van het werkportfolio en over specifieke benodigde MS Word-kennis Het niet of nauwelijks lezen van de technische handleiding leidt tot veel onnodige vragen De antwoorden van de vragen van studenten over de werking van MS Explorer en MS Word worden veelal ook gegeven in de technische vragenlijst Verschil in interface en functionaliteit van de PC’s in de verschillende studielandschappen en de thuissituatie. Vooral bij de opmaak van het werkportfolio bleek dit hinderlijk. Scannen van bewijsmateriaal neemt veel tijd in beslag. Studenten letten bij scannen niet op het ruimtegebruik (Mb). Te scannen documenten hebben slechte kwaliteit; leesbaar scannen is niet mogelijk. Studenten gaan op het laatste moment scannen. Tabel 36: Bij werkbijeenkomsten gesignaleerde aandachtspunten

5.6 Conclusies In deze paragraaf worden de bevindingen van de praktijktest geanalyseerd en wordt aangegeven tot welke conclusies deze leiden. Alvorens te starten met de analyse van de bevindingen wordt in paragraaf 5.6.1 eerst aangegeven hoe op basis van de resultaten van de praktijktest beoordeeld kan worden of de doelstellingen van de praktijktoepassing gehaald zijn. Vervolgens wordt in de paragrafen 5.6.2 tot en met 5.6.4 aangegeven in hoeverre de doelstellingen van de praktijktoepassing gehaald zijn en in hoeverre de in dit onderzoek opgestelde richtlijnen daaraan hebben bijgedragen. 5.6.1 De praktijktoepassing en de praktijktest Zoals we eerder gezien hebben is het doel van de praktijktoepassing drieledig: 1. vaststellen aan welke functionele en niet functionele eisen en wensen naar huidig inzicht (najaar 2002) behoefte is. 2. onderzoeken hoe de gewenste functionele en niet functionele eisen en wensen beschikbaar gesteld kunnen worden. 3. na te gaan of deze eerste praktijktest aanleiding geeft tot bijstellingen. En is ten aanzien van de praktijktest nagegaan: 4. of deze eisen en wensen inderdaad de juiste zijn om de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uit te kunnen voeren. 5. of de gekozen oplossing voldoet aan de door de opleiding geneeskunde in Maastricht opgestelde eisenspecificatie. 6. of er allocatie, realisatie of andere aspecten zijn waarmee rekening gehouden moet worden in de toekomst. Dit leidt tot de volgende veronderstellingen: S Indien met de gekozen oplossing inderdaad de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uitgevoerd kunnen worden (4) dan is het aannemelijk dat het vaststellen van de eisenspecificatie tot het gewenste resultaat heeft geleid (1). S Indien de gekozen oplossing aan de door de opleiding geneeskunde in Maastricht opgestelde eisenspecificatie voldoet (5) dan is het aannemelijk dat de gewenste functionele en niet functionele eisen en wensen daadwerkelijk beschikbaar gesteld zijn (2). S Indien er allocatie, realisatie of andere aspecten blijken te zijn waarmee rekeninggehouden moet worden, dan geeft de praktijktest aanleiding tot bijstellingen (3).


70


5.6.2 Vaststellen eisenspecificatie Daar de mentoren aangeven weinig of niets gehoord te hebben over mogelijke problemen en een meerderheid van de studenten desgevraagd aangeeft liever een digitaal dan een papieren portfolio samen te stellen, lijken de studenten overwegend tevreden met de hen aangeboden digitale portfolio omgeving. Dit wordt ondersteund door het feit dat tijdens de werkbijeenkomsten alle door de studenten gemelde problemen vrij eenvoudig opgelost konden worden. Onduidelijk is waarom er geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om video- en geluid fragmenten op te nemen. Mogelijk wordt dit veroorzaakt doordat studenten niet over digitale video of geluid beschikken of doordat er geen multimediawerkplekken zijn waar analoog materiaal gedigitaliseerd kan worden. Ook kan het zijn dat studenten er geen behoefte aan hebben. Over de reden waarom een beperkt aantal studenten rapporteert de voorkeur te geven aan een papieren portfolio boven de digitale versie, kan geen uitspraak gedaan worden. De conclusie is dat de studenten de taak “samenstellen digitaal portfolio” in de gegeven situatie goed uit hebben kunnen voeren.

Voor het geven van commentaar kan met behulp van track changes in MS Word, na oplevering van de functionaliteit van File-/webserver of Polaris, geen gebruik meer worden gemaakt. Onderzocht dient te worden of hiervoor een alternatieve oplossing aangeboden dient te worden. Gezien het feit dat beide mentoren aangeven dat het digitaal portfolio, wat dit betreft, niet beter of slechter is dan de papieren versie en zij beiden voorstander zijn van het invoeren van het digitaal portfolio in de volle breedte, mag gesteld worden dat zij van mening zijn hun taak goed uit te kunnen voeren in de gegeven situatie. Al met al kan gesteld worden dat in de gegeven situatie inderdaad de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uitgevoerd kunnen worden. Derhalve kan gesteld worden dat de wijze waarop de functionele en niet functionele eisen en wensen zijn vastgesteld en ingevuld tot tevredenheid leidt. De functionele en niet functionele eisen zijn vastgesteld aan de hand van de in dit onderzoek opgestelde richtlijn analyse. In deze richtlijn is geen rekening gehouden met het digitaal verwerken van commentaar op de inhoud van het portfolio zelf. Geconcludeerd mag worden dat de richtlijn analyse een positieve bijdrage geleverd heeft aan het tot stand komen van de eisenspecificatie van de opleiding geneeskunde in Maastricht. Wel dient de richtlijn analyse uitgebreid te worden met mogelijkheden om commentaar te kunnen geven op de inhoud van het portfolio. 5.6.3 Beschikbaar stellen oplossing Met de oplevering van de functionaliteit van File-/webserver of Polaris is de aangeboden functionaliteit zonder problemen on line beschikbaar en zijn de problemen rond één van de drie specificaties opgelost (zie tabel 35). De leerbaarheid is een punt van zorg. Uitgangspunt was dat een mondelinge instructie en de technische handleiding gezamenlijk voor studenten voldoende zou moeten zijn om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken. Tijdens de werkbijeenkomsten konden problemen vanwege het ontbreken van voldoende vaardigheden ten aanzien van MS Word of MS Explorer snel worden bijgeschoold. Zonder werkbijeenkomsten dienen studenten zich deze op een andere wijze eigen te maken. Ten aanzien van het aanleren van basale vaardigheden van MS Word en de MS Explorer Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

71


rapporteert ongeveer de helft beter met deze programma’s te hebben leren omgaan. Onduidelijk is of dit de studenten betreft waarvoor dit het meest nodig was. Hetgeen de studenten leren van MS Word is niet direct van belang voor het dagelijks werk, maar specifiek gericht op het maken van websites met MS Word. Gesteld kan worden dat de gekozen oplossing aan de door de opleiding geneeskunde in Maastricht opgestelde eisenspecificatie goed tegemoet komt en dat derhalve de gewenste functionele en niet functionele eisen en wensen daadwerkelijk beschikbaar gesteld zijn. De pakketselectie heeft plaatsgevonden aan de hand van de in dit onderzoek opgestelde richtlijn selectieproces. Gezien het uiteindelijk resultaat mag geconcludeerd worden dat de richtlijn selectieproces een positieve bijdrage geleverd heeft aan het beschikbaar stellen van de gewenste eisenspecificatie van de opleiding geneeskunde in Maastricht. 5.6.4 De praktijktest Door te anticiperen op het beperkte aantal studenten multimediawerkplekken zijn problemen met werkplekken tijdens de praktijktest niet aan de orde geweest. Wel klaagden studenten bijna allemaal over het tijdsbeslag en de problemen ten aanzien van het scannen van het bewijsmateriaal. Doordat studenten, wat het scannen betreft, enig uitstelgedrag vertoonden en het scannen bovendien veel tijd kost, dient bij het gebruik van een digitale portfolio omgeving op grote schaal rekening gehouden te worden met piekbelasting ten aanzien van het scannen. Om deze piekbelasting, en alle overige problemen rondom het scannen, te voorkomen is het digitaal aanleveren van bewijsmateriaal aan studenten een goede zaak. Het nauwelijks doornemen van de technische handleiding en het niet bijwonen van de instructiebijeenkomst heeft tijdens de werkbijeenkomsten tot meer vragen geleid dan noodzakelijk. Onduidelijk is of het aanbieden van deze informatie op een andere wijze zinvol is. Het is eveneens niet duidelijk of het resultaat van de samengestelde werkportfolio’s van een gelijk niveau zou zijn geweest zonder de werkbijeenkomsten. Daar de studenten in meerderheid tevreden zijn over het gebruiksgemak, de leerbaarheid en de begrijpbaarheid, kan aangenomen worden dat het ontbreken van werkbijeenkomsten voor de meeste studenten geen probleem zou zijn geweest. Het verschil in interface en functionaliteit van de PC’s in de verschillende studielandschappen en de thuissituatie heeft, vooral bij het opmaken van het werkportfolio, tot problemen geleid.

De mentoren hebben deelgenomen aan de instructiebijeenkomst voor de studenten en beschikken over de technische handleiding. Ze begrijpen de structuur en de werking van het presentatieportfolio en zijn tevreden over het gebruiksgemak. Geconcludeerd mag worden dat de verstrekte informatie voor mentoren voldoende is. Gesteld kan worden dat het, voor de tijdens de praktijktest gesignaleerde problemen en aandachtspunten ten aanzien van allocatie, realisatie en overige aspecten, telkens mogelijk is gebleken afdoende maatregelen te treffen. Met een aantal kleine aanpassingen lijken de problemen en aandachtspunten in de toekomst, ook bij schaalvergroting, het hoofd geboden te kunnen worden. Geconcludeerd mag worden dat de praktijktest heeft aangetoond dat een, met MS Word als htmleditor samengesteld portfolio, in de praktijk een goed werkbare situatie geeft. Ook het gebruik van de fileservices van studenten als digitaal archief EN opslagmedium voor het werkportfolio functioneert naar wens.


72


5.7 Advies aan de opdrachtgever In paragraaf 5.6 is geconcludeerd dat de gekozen oplossing, voor zover geïmplementeerd, bij de praktijktest goed heeft voldaan. In deze paragraaf zijn de aanbevelingen voor de opdrachtgever geformuleerd. Hierbij wordt uitgegaan van schaalvergroting in de toekomst. Evenals bij de beschrijving van de resultaten (zie paragraaf 5.5.2) en de conclusies (zie paragraaf 5.6.2, 5.6.3 en 5.6.4), is ook de beschrijving van het advies aan de opdrachtgever gegeven aan de hand van de drie deelaspecten van het doel van de praktijktoepassing. In de drie navolgende paragrafen worden deze drie deelaspecten aan de orde gesteld. In paragraaf 5.7.4 wordt de aanbeveling in algemene termen beschreven. 5.7.1 Gestelde eisen en wensen In deze paragraaf wordt het advies geformuleerd ten aanzien van eisen en wensen die in de opgestelde eisenspecificatie ontbreken of overbodig lijken om de noodzakelijke taken op een kwalitatief aanvaardbare manier uit te kunnen voeren (zie tabel 37). Opmerking Het geven van commentaar op de inhoud van het portfolio met behulp van track changes in MS Word is tijdens de praktijktest nuttig gebleken. Deze eis ontbrak in de eisenspecificatie. Hoewel deze mogelijkheid in de praktijksituatie gebruikt kon worden, is hierin in de gekozen oplossing niet voorzien.

Overweging / consequentie Beoordelen of gebruik van Track Changes voor mentoren noodzakelijk of gewenst is. Een nadeel van het gebruik is dat naast het geven van commentaar, ook tekst gecorrigeerd kan worden. In een later stadium is dan niet meer te traceren wat de bijdrage van de student en wat de bijdrage van de mentor is.

Actie Onderzoeken of en hoe dit in de voorziene digitale portfolio omgeving ingepast kan worden.

In de digitale portfolio’s is geen gebruik gemaakt van digitale video of geluid (eis 19). Opmerking: bij gebruik van digitale video en geluid neemt het risico op ruimteproblemen in het digitaal archief toe.

Beoordelen of het gebruik van digitale video en geluid noodzakelijk is of gewenst is. Het niet gebruiken van digitale video en geluid kan een aantal oorzaken hebben: De student kan nergens digitale video of geluid bewerken Het is te moeilijk voor de student De student vindt het gebruik niet relevant of komt niet op het idee om het te gebruiken

Zorgen voor multimedia werkplekken om analoog materiaal te digitaliseren en te bewerken Zorgen voor goede handleidingen en eventueel praktische ondersteuning aanbieden Gebruik van digitale video of geluid in de praktijk van het onderwijs stimuleren, bv bij oefenen in de praktijk

Tabel 37: Aanbevelingen ten aanzien van eisenspecificatie

5.7.2 Gekozen oplossing In deze paragraaf wordt ingegaan op eisen en wensen uit de door de opleiding geneeskunde van Maastricht opgestelde eisenspecificatie die in de praktijktest niet geheel bleken te voldoen aan de vooraf gestelde verwachtingen (zie tabel 38).


73


Opmerking Ten aanzien van de leerbaarheid (eis 9) lijkt een korte groepsinstructie en een handleiding, dus zonder het organiseren van werkbijeenkomsten, niet voor alle studenten voldoende te zijn om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken.

Overweging / consequentie

Actie Opmerking: Het advies hierover hangt nauw samen met realisatie aspecten en wordt in de volgende paragraaf, in tabel 39, geformuleerd.

Ten aanzien van het beter leren omgaan met MS Explorer en/of MS Word (wens 16) rapporteert ongeveer de helft er beter mee te hebben leren omgaan. Tijdens de werkbijeenkomsten bleek bovendien dat studenten niet zo zeer de basale vaardigheden aanleerden, maar vaardigheden die specifiek gericht zijn op het maken van websites met MS Word.

Beoordelen of de wens dat studenten zich de basale vaardigheden eigen maken tot extra inspanning en kosten mag leiden Opmerking: onduidelijk is of inderdaad die studenten waarvoor het aanleren van basale vaardigheden van belang werd gevonden er iets van geleerd hebben.

Cursus MS Explorer of MS Word aanbieden waarin de functionaliteit aan bod komt die belangrijk geacht wordt voor de studenten, hetzij via Internet, hetzij schriftelijk of klassikaal

Tabel 38: Aanbevelingen ten aanzien van oplossing

5.7.3 Beschikbaar stellen van de oplossing In deze paragraaf wordt geadviseerd over allocatie, realisatie en andere aspecten waarmee in de toekomst rekening gehouden dient te worden (zie tabel 39). De adviezen hangen samen met eisen en wensen uit de eisenspecificatie, met kwaliteitseisen die niet in de eisenspecificatie benoemd zijn of met allocatie en realisatie aspecten. Voor zover mogelijk wordt bij “opmerking” verwezen naar de corresponderende eis uit de eisenspecificatie. Opmerking De instructie is bedoeld als kick off en heeft als zodanig goed gefunctioneerd. De indruk bestaat dat een voorbeeldportfolio tijdens de bijeenkomst zou hebben bijgedragen tot een beter begrip rond het digitaal portfolio. (realisatie aspect)

Advies Het advies is de instructie als kick off bij de introductie van het digitaal portfolio te handhaven en de uitleg te geven aan de hand van een voorbeeldportfolio.

Actie Instructie als kick off organiseren bij introductie van digitale porfolio omgeving op grote schaal Voorbeeldportfolio aanbieden, eventueel via Internet

De door de studenten gestelde vragen tijdens de werkbijeenkomsten worden voor een groot deel eveneens beantwoord in de technische handleiding (eis 9, leerbaarheid).

Het advies is: technische handleiding handhaven ontbrekende informatie toevoegen zorgen dat informatie via meerdere bronnen te bereiken is

Gezamenlijk handleiding doornemen tijdens instructiebijeenkomst Handleiding op enige punten uitbreiden. Deze punten zijn bekend bij de onderzoeker. Handleiding via internet ter beschikking stellen Handleiding in werkportfolio opnemen Frequently asked questions beschikbaar stellen via internet


74


Een korte groepsinstructie en een handleiding, dus zonder het organiseren van werkbijeenkomsten, lijkt niet voor alle studenten voldoende te zijn om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken (eis 9, leerbaarheid). Studenten klaagden over de tijdsbesteding die gemoeid was met het scannen van bewijsmateriaal. De tijdsbesteding werd zowel veroorzaakt doordat er veel gescand moest worden, als doordat de kwaliteit van het te scannen materiaal te wensen overliet. (realisatie aspect)

Het advies is de werkbijeenkomsten te handhaven voor studenten die er behoefte aan hebben.

Werkbijeenkomsten organiseren voor studenten die aangeven er behoefte aan te hebben.

Advies is de informatie zoveel mogelijk digitaal aan te leveren en daar waar dit onmogelijk is, te zorgen voor duidelijke en leesbare kopieën. Scannen blijft noodzakelijk omdat studenten ook persoonlijke informatie in het portfolio inzetten.

Indien studenten massaal aan hun werkportfolio gaan werken ontstaat een piekbelasting ten aanzien van de studentwerkplekken. (allocatie aspect / schaalvergroting; zie paragraaf 5.2.2) Het aantal multimedia werkplekken binnen de UM is zeer beperkt. (allocatie aspect; zie paragraaf 5.2.2)

Het aantal studentwerkplekken is een probleem dat breder reikt dan de faculteit en waaraan op hoger niveau reeds aandacht wordt besteed. Het advies beperkt zich tot enkele maatregelen. Het advies is te investeren in multimediawerkplekken

Het verstrekken van (bewijs)materiaal aan studenten digitaliseren Kwaliteit verbeteren van door de faculteit verstrekt analoog (bewijs)materiaal Handgeschreven (bewijs)materiaal in de toekomst voorkomen Betere en snellere scanapparatuur inzetten Studenten adviseren zoveel mogelijk thuis te werken Reserveringssysteem voor (beperkt aantal) studentwerkplekken ten behoeve van digitaal portfolio Contact opnemen met universiteitsbibliotheek over de mogelijkheden om multimedia werkplekken voor studenten in te richten.

In de Onderwijs en Examen Regeling curriculum 2001 en de bijbehorende Regels en Richtlijnen wordt geen rekening gehouden met een digitaal portfolio (kwaliteitsaspect: volgzaamheid; zie paragraaf 5.2.2)

Advies is de Onderwijs en Examen Regeling curriculum 2001 en de bijbehorende Regels en Richtlijnen aan te passen aan het gebruik van digitale portfolio’s. De procedure rond het inleveren van het presentatieportfolio dient aangepast te worden en er dient vastgelegd te worden waaraan studenten zich te houden hebben in verband met de Wet Bescherming Persoonsgegevens Beoordelen of dit een leermoment is voor studenten (aanleren basale computervaardigheden (eis 16)) dan wel afstemming proberen te regelen (realisatie aspect)

Er is verschil tussen de interface en de functionaliteit ten aanzien van de studentwerkplekken van de Universiteitsbibliotheek (UB) en Medische Informatica (DEB 1) (aanleren basale computervaardigheden (eis 16) of realisatie aspect).


De Examen Commissie er op wijzen dat de Onderwijs en Examen Regeling curriculum 2001 en de bijbehorende Regels en Richtlijnen aangepast dienen te worden aan het gebruik van het digitaal portfolio

Indien realisatie aspect: afstemming regelen tussen de interface en de functionaliteit ten aanzien van de studentwerkplekken van de Universiteitsbibliotheek (UB) en Medische Informatica (DEB 1)

75


Mentoren hebben het als prettig en zinvol ervaren om van meet of aan bij het digitaal portfolio betrokken te worden (realisatie aspect; zie richtlijn analyse, bepalen overige selectiecriteria)

Advies is mentoren vanaf de kick off regelmatig te betrekken bij en te informeren over de digitale portfolio omgeving

Mentoren uitnodigen voor instructiebijeenkomst Mentoren wijzen op mogelijkheden om het begeleidingsgesprek te voeren aan de hand van een digitaal portfolio, bv met behulp van laptop of PC (met beamer) Mentoren wijzen op privacy gevoeligheid van de informatie indien zij (delen van het) portfolio willen printen

Tabel 39: Aanbevelingen ten aanzien van allocatie, realisatie en andere aspecten

Opmerkingen in verband met de adviezen 1. Scanprobleem: er is inmiddels een project gestart dat uit twee onderdelen bestaat. Het eerste deel is inmiddels gerealiseerd en betreft het geautomatiseerd via e-mail versturen van toetsresultaten naar individuele studenten (doc, xls). Het tweede deel betreft eveneens het geautomatiseerd via e-mail versturen, maar dan van centraal gescande documenten, bv formulieren professioneel gedrag (tif). De planning is dat ook deze laatste software voor 1 september 2003 wordt opgeleverd. 2. Multimedia werkplekken: in samenwerking met de UB is een project opgestart met het doel multimedia werkplekken voor studenten te creëren die (mede) voldoen aan de vanuit het digitaal portfolio gestelde eisen. De opleveringsdatum van deze werkplekken is nog niet bekend. 5.7.4 Algemene aanbevelingen Eerst een opmerking vooraf: met generalisatie van de conclusies naar de totale studenten en mentoren populatie van de faculteit der geneeskunde in Maastricht is voorzichtigheid geboden omdat slechts 17 van de 312 studenten en 2 van de 15 mentoren van het eerste jaar van het curriculum betrokken waren bij de praktijktest. Bovendien retourneerden slechts 12 studenten de ingevulde vragenlijst. Desondanks kan gesteld worden dat met de keuze van MS Word als auteurstool zeker geen slechte keuze is gemaakt om in de toekomst mee verder te gaan. De fileservices van de studenten functioneren prima als werkruimte, zeker als deze in de toekomst als webservice beschikbaar komen. Momenteel (augustus 2003) ziet het er naar uit dat dit gaat lukken. Dan zijn er geen belemmeringen meer om de functionaliteit conform het ingediende projectvoorstel uit te breiden. De opdrachtgever wordt geadviseerd om, met inachtneming van de in deze paragraaf vervatte adviezen, te starten met het op grotere schaal invoeren van het digitale portfolio.


76

Beschouwing en aanbevelingen

6 Beschouwing en aanbevelingen Het doel van dit onderzoek is (een bijdrage te leveren aan) het formuleren van algemene richtlijnen voor het ontwerpen, realiseren en implementeren van digitale portfolio omgevingen in het hoger onderwijs, opdat het digitaal portfolio op onderwijskundig verantwoorde wijze en naar tevredenheid van de stakeholders samengesteld en gepresenteerd kan worden. Om dit doel te bereiken is in de vorige hoofdstukken eerst ingegaan op de theorie van portfolio’s en het ontwikkelen van informatiesystemen. Vervolgens is een generiek model opgesteld dat als uitgangspunt heeft gediend voor het opstellen van een richtlijn die onderwijskundigen op weg kan helpen bij het vaststellen van de eisenspecificatie voor de digitale portfolio omgeving (richtlijn analyse (zie bijlage 2)). Tevens is onderzocht op welke wijze een geschikte digitale portfolio omgeving ontwikkeld kan worden. Dit resulteerde in een tweede richtlijn die ondersteunend is bij het selecteren van een geschikte digitale portfolio omgeving (richtlijn selectieproces (zie bijlage 4)). Tot slot zijn beide richtlijnen toegepast op de praktijksituatie in Maastricht In dit hoofdstuk wordt eerst een beschouwing gegeven over enige aspecten in dit onderzoek. Daarna volgen aanbevelingen voor verder onderzoek en tenslotte enige algemene aanbevelingen.

6.1 Beschouwing In deze paragraaf wordt een beschouwing gegeven over enige aspecten van dit onderzoek In paragraaf 6.1.1 wordt ingegaan op de voor portfolio’s aanwezige standaard pakketten. Paragraaf 6.1.2 handelt over de relevantie van ontwerpgebieden voor de probleemsituatie, paragraaf 6.1.3 over het MADIS-raamwerk en de technologie gerichte aanpak. Tenslotte wordt in paragraaf 6.1.4 ingegaan op de vraag wanneer goed, goed genoeg is voor een digitale portfolio omgeving. 6.1.1 Standaardpakketten voor portfolio’s Een belangrijke conclusie naar aanleiding van de uitgevoerde analyse van portfolio’s is, dat er drie “model”-portfolio’s kunnen worden onderscheiden. Kijkend naar de op de markt beschikbare pakketten is van die drie modellen niet veel terug te vinden. Er worden vooral pakketten aangeboden die het “traditionele” model als uitgangspunt hebben: een ordner met bewijsmateriaal. De student is de eigenaar van het materiaal en kan (een selectie uit) het materiaal aanbieden aan wie hij wil en wanneer hij wil. Soms heeft de student ook enige invloed op de vorm waarin het materiaal wordt aangeboden. Het “bevriezen” van een te beoordelen portfolio in de beoordelingsperiode en het toevoegen van feedback of een beoordeling door de begeleider of beoordelaar behoren vaak niet tot de mogelijkheden. Opleidingen die specifieke eisen stellen aan de structuur van het portfolio, zoals bij de opleiding geneeskunde in Maastricht, vinden vaak geen oplossing die voldoende aansluit bij hun wensen. Ze zullen derhalve zelf een portfolio ontwikkelen. Mogelijk is het aanbod aan kant en klare pakketten beperkt tot het “traditionele” model omdat dit model al van oudsher bekend is en er nog niet goed zicht was op de variatie aan wensen ten aanzien van de portfolio omgeving van de verschillende instellingen. Het in dit onderzoek uit de drie “model”-portfolio’s (zie figuur 2) afgeleide generieke model (zie paragraaf 4.1 en 4.2), kan enig houvast bieden bij het ontwikkelen van breed inzetbare software voor portfolio’s. 6.1.2 Relevantie van ontwerpgebieden In paragraaf 4.2.2 is een afbeeldingsmechanisme opgesteld waarmee de probleemsituatie op het MADIS-raamwerk afgebeeld kan worden. Dit afbeeldingsmechanisme leidt tot vier gradaties in Digitale portfolio’s in het hoger onderwijs

77


relevantie: hoog, matig, gering en geen. Lemmen (1993) stelt dat een ontwerpgebied van belang genoemd mag worden voor de probleemsituatie als het bijdraagt aan het afbakenen, duidelijk krijgen of oplossen van de probleemsituatie. Onduidelijk is op welke gradatie van de met het afbeeldingsmechanisme verkregen relevantie dit betrekking heeft. In het toegepaste afbeeldingsmechanisme is een matige of geringe relevantie van het ontwerpgebied afhankelijk van zowel het aantal als de ingeschatte mate van relevantie van de modelleringsvragen. Naarmate het aantal (redelijk) relevante modelleringsvragen toeneemt, en inherent daaraan het aantal niet relevante modelleringsvragen afneemt, wordt het ontwerpgebied als relevanter beschouwd. Bij het toepassen van de theorie (zie paragraaf 4.2.3) bleek dat (redelijk) relevante modelleringsvragen in een ontwerpgebied met geringe relevantie toch van belang waren voor de verduidelijking van de probleemsituatie. Deze bevinding leidt tot de vraag of het beoordelen van de relevantie van een ontwerpgebied als geheel wel de enig juiste keuze is. Mogelijk dient elke modelleringsvraag waarvan ingeschat wordt dat deze van belang is voor de probleemsituatie gemodelleerd te worden. Concreet leidt dit tot twee mogelijkheden: 1. het beoordelen van het ontwerpgebied als geheel, en daarmee het afbeeldingsmechanisme, blijft gehandhaafd en van alle ontwerpgebieden met een geringe, matige of hoge relevantie worden alle modelleringsvragen die (redelijk) relevant zijn gemodelleerd 2. het beoordelen van het ontwerpgebied als geheel wordt losgelaten en het afbeeldingsmechanisme wordt zodanig aangepast dat het resultaat ervan leidt tot het modelleren van alle (redelijk) relevante modelleringsvragen binnen een ontwerpgebied. In paragraaf 3.3.5 zijn de aspectgebieden van de vier onderzochte raamwerken met elkaar vergeleken (zie tabel 10) (Zachman, 1992; Lemmen, 1993; Van Swede, 1992; Bots, 1999). Het onderbrengen van de, bij het MADIS-raamwerk gegeven modelleringsvragen, in de aspectgebieden van een van deze andere raamwerken zou bij het toepassen van het opgestelde afbeeldingsmechanisme, tot andere combinaties van modelleringsvragen leiden. Ook het combineren van meer of minder vragen in een ontwerpgebied leidt tot verschuivingen van de relevantie. Met andere woorden, de relevantie van het ontwerpgebied waarin een vraag is ondergebracht is afhankelijk van de keuze van een specifiek raamwerk. Het lijkt dan ook een beter alternatief om te kiezen voor relevantie van een modelleringsvraag, en het raamwerk alleen te zien als een kader waarin modelleringsvragen overzichtelijk in kunnen worden ondergebracht. Opmerking: indien betreffende afbeelding gemaakt was met het oog op method engineering en alleen de donker grijs gekleurde ontwerpgebieden als relevant zouden worden aangemerkt, zou met het betreffende afbeeldingsmechanisme, noch de doelstructuur, noch de systeemdynamiek gemodelleerd worden. Het opgestelde afbeeldingsmechanisme zou op deze wijze niet tot het gewenste resultaat leiden (zie ook paragraaf 3.3.2). 6.1.3 De technologie gerichte aanpak Een tweede opmerking over het MADIS-raamwerk betreft de pakketselectie. In het MADISraamwerk geven de vier modelleringslagen antwoord op de vragen: S Welke doelstellingen, wensen, mogelijkheden en beperkingen de organisatie kent? S Wat het informatiesysteem moet doen (wat-vraag)? S Hoe het informatiesysteem gaat werken (hoe-vraag)? en S Waarmee het informatiesysteem gaat werken (waarmee-vraag)?


78


Zoals we in paragraaf 3.3.5 hebben gezien wordt in het aspect functionele structuur van de implementatie modellering gevraagd naar het bestaan van mogelijke deeloplossingen en standaardpakketten (waarmee-vraag). Dit houdt onder andere in dat bij het hanteren van het watervalmodel voor de ontwikkeling van een informatiesysteem pas, nadat het ontwerp is afgerond, onderzocht wordt of er (deel)systemen zijn,. Een meer voor de hand liggend moment zou vóór aanvang van het ontwerp zijn, dus op het niveau van de hoe-vraag. Ook de keuze van het aspect functionele structuur lijkt discutabel. Pakketkeuze heeft hiermee zeker raakvlakken. Er wordt immers een decompositie van deelsystemen gemaakt en gekeken naar de verschillende processen en hun samenhang. Een ander aspect om in te gaan op vragen rondom bestaande deelsystemen lijkt het allocatie aspect. In dit aspect wordt beschreven hoe mensen en middelen, dus ook pakketten en deeloplossingen, worden ingezet. In tabel 40 is geprobeerd een indeling te maken naar functionele en allocatiestructuur van de, voor de pakketkeuze relevante, modelleringsvragen. De kolom “informatiestroom” geeft aan wanneer en in welke richting, informatie over pakketkeuze tussen de ontwerpgebieden wordt uitgewisseld. Functionele structuur Welke processen / deelsystemen zijn er?

Informatie-stroom

Wat is de functionaliteit van de verschillende processen / deelsystemen? Wat is de relatie tussen de processen?

functionaliteit deelsystemen34

Wat voor middelen zijn er (pakket / deeloplossing)?

Hoe zijn de processen/ deelsystemen afgebakend (handmatig / pakket / deeloplossing / zelfbouw)? Hoe hangen de processen / deelsystemen samen?

pakket X / deeloplossing Y / geen bestaande oplossing

Hoe ziet dat pakket er uit (pakket X / deeloplossing Y / geen bestaande oplossing)?

Waarmee kan deze samenhang, functioneel gezien, tussen de verschillende processen / deelsystemen gerealiseerd worden?

Allocatie structuur Welke mogelijkheden zijn er binnen de organisatie om middelen in zetten?

Waarmee kan de implementatie van het pakket / de deeloplossing gerealiseerd worden (server, netwerkaansluitingen, etc)

Tabel 40: Relevante modelleringsvragen voor pakketkeuze

De technische aansluiting van het pakket met andere deelsystemen maakt in het MADISraamwerk onderdeel uit van de omgevingsinteractie op het niveau van de datasysteem modellering. Dit lijkt een juiste keuze. Uit de vergelijking van de mogelijke aspecten die Lemmen en Bots gebruiken (zie paragraaf 3.3.5) blijkt dat een technologie gerichte benadering volgens Bots goed overeenkomt met de allocatie en de omgevingsinteractie volgens Lemmen. De keuze om de modelleringsvragen met betrekking tot de pakketselectie onder te brengen bij het allocatie aspect sluit aan bij deze zienswijze.

34

De functionaleit betreft slechts een deel van de specificatie. Om een pakketselectie te kunnen maken dienen de kwaliteits-, technische en realisatie eisen vanuit andere aspecten richting allocatie te gaan.


79


6.1.4 Goed is goed genoeg Bij de evaluatie van de praktijktest meldde een van de mentoren dat hij ook tevreden zou zijn geweest met een “gewoon” Word document in plaats van de aangeboden html-structuur. Uiteraard wel met bijbehorend bewijsmateriaal. Dit betekent dat een structuur waarin de student een aantal bestanden op een fileserver kan plaatsen waartoe de begeleider en/of beoordelaar toegang heeft voldoende zou zijn (share van fileserver). Eventueel kan het Word document voorgestructureerd zijn zodat begeleider en/of beoordelaar een standaard omgeving aangereikt krijgt die het gemakkelijk maakt, om de informatie binnen elk individueel portfolio van een student te vinden (headings, inhoudsopgave). Het bewijsmateriaal kan met hyperlinks bereikbaar worden gemaakt. Eveneens kan afgesproken worden waar en hoe feedback of een beoordeling in het document wordt verwerkt (track changes, commentaar, aparte heading). Kortom, indien deze mogelijkheden goed worden uitgebuit, kan, op een eenvoudige en toch flexibele wijze, een digitale portfolio omgeving worden ingericht. Wel is het bij deze keuze noodzakelijk om meer instructies over de werkwijze te geven en de gang van zaken in procedures vast te leggen.

6.2 Aanbevelingen In paragraaf 6.2.1 worden enige aanbevelingen voor verder onderzoek gegeven, in paragraaf 6.2.2 zijn algemene aanbevelingen voor het ontwikkelen van een digitale portfolio omgeving te vinden. 6.2.1 Aanbevelingen voor verder onderzoek Aanbeveling 1: Onderzoeken in hoeverre in een samenwerkingsverband van hoge scholen en universiteiten gekomen kan worden tot het ontwikkelen van software die geschikt is voor het ontsluiten van alle (combinaties van de drie ) “model” portfolio’s (zie paragraaf 6.1.1). Het in dit onderzoek opgestelde generieke model kan daarbij als uitgangspunt gehanteerd worden. Aanbeveling 2: Onderzoeken welk afbeeldingsmechanisme een optimaal resultaat geeft bij de afweging of het modelleren of analyseren van een (modelleringsvraag binnen een) ontwerpgebied van belang is voor het afbakenen, verhelderen of oplossen van de probleemsituatie (zie paragraaf 6.1.2). Hierbij dient tevens de afweging gemaakt te worden of het beoordelen van de relevantie van een ontwerpgebied als geheel wel een juiste keuze is. Aanbeveling 3: Onderzoeken in hoeverre de bij het MADIS-raamwerk gegeven modelleringsvragen verbeterd kunnen worden (zie paragraaf 6.1.3). Hierbij dient zeker onderzocht te worden of aanpassingen ten aanzien van een technologie gerichte ontwikkelingsmethode noodzakelijk zijn. Hierbij dient ook gedacht te worden aan vragen over mogelijke leveranciers en dergelijke. Een optimale vorm hierbij zou zijn om per aspect onderwerpen te benoemen en vervolgens door middel van de welke, wat, hoe en waarmee vragen invulling te geven aan de verschillende modelleringslagen . Aanbeveling 4:


80


Onderwijsinstellingen die een digitaal portfolio willen introduceren doen er goed aan te onderzoeken wat de kosten en (onderwijskundige) baten zijn van eenvoudige en goedkope, versus complexe en dure portfolio systemen (zie paragraaf 6.1.4). 6.2.2 Aanbevelingen voor het ontwikkelen van digitale portfolio’s Uit het onderzoek naar het generieke model komen als algemene uitgangspunten en vuistregels voor de implementatie van een digitaal portfolio de volgende punten naar voren: S Begin met het vaststellen van het doel van het digitaal portfolio (volgen, begeleiden, beoordelen) S Betrek stakeholders vanaf het begin zo goed mogelijk bij de keuze en de implementatie van de digitale portfolio omgeving S Stel de eisenspecificatie, gerelateerd aan het doel vast. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de richtlijn analyse S Ga na of aan de eisenspecificatie voldaan kan worden met de binnen de instelling beschikbare middelen bv MS Word, MS verkenner en Windows NT S Ga na of er binnen de instelling reeds deeloplossingen aanwezig zijn, die onderling gecombineerd kunnen worden of in combinatie met een standaard pakket gebruikt kunnen worden. S Ga na of samenwerken met andere faculteiten binnen de eigen instelling mogelijk is. Deze samenwerking kan besparingen opleveren ten aanzien van kosten aanschaf, beheer en dergelijke. S Ga na of andere faculteiten of instellingen een digitale portfolio omgeving in gebruik hebben die voldoet binnen de eigen faculteit S Grijp niet te snel naar speciale portfolio programmatuur. Deze heeft veel mogelijkheden, maar niet altijd de gewenste S Kies uit een beperkt aantal mogelijkheden de meest geschikte oplossing. Zie hiervoor ook de richtlijn selectieproces. S Beproef de gekozen oplossing in een kleine praktijksetting S Betrek begeleiders, beoordelaars en een studentenvertegenwoordiging vanaf het begin bij de realisatie van de digitale portfolio omgeving S Organiseer een instructiebijeenkomst S Organiseer werkbijeenkomsten / workshops en verstrek informatie via elektronische leeromgeving / Internet S Digitaliseer de instelling. Hiermee wordt bedoeld dat eventueel bewijsmateriaal zoveel mogelijk in digitale vorm aan verstrekt dient te worden aan studenten S Richt voldoende studentwerkplekken en (relevante) multimediawerkplekken in


81


Nawoord Bij de start van mijn afstudeeropdracht wist ik niet wat mij te wachten stond. Het bedenken en schrijven van een onderzoeksvoorstel was geheel nieuw voor mij. Ook met het zoeken en verwerken van relevante literatuur ontbrak mij de nodige ervaring, evenals met het vorm geven en de manier van schrijven van een afstudeerverslag. Het doen van genees- en onderwijskundig onderzoek had ik van dichtbij meegemaakt. Na verloop van tijd werd mij echter duidelijk dat dit van een geheel andere aard is dan het onderzoek dat ik behoorde te verrichten. Zelf had ik in een ver verleden een cursus informatiesysteemontwikkeling weliswaar met goed gevolg afgelegd, maar enige praktische ervaring op het gebied van de informatiesysteemontwikkeling had ik nog niet opgedaan. Ook in mijn werkomgeving is er niemand die enige ervaring of affiniteit heeft met het ontwikkelen van informatiesystemen. Zelfs programmatuur om DFD’s en ER-diagrammen te tekenen bleek moeilijk verkrijgbaar. Ik vond het allemaal maar erg moeilijk. Mijn begeleiders wisten beiden goed weg in het land van de portfolio’s en stimuleerden mij om door te gaan. Na het doen van een literatuurstudie naar het gebruik van portfolio’s in het hoger onderwijs begon ik met het opstellen van de eisenspecificatie om vervolgens een pakket te selecteren. Gezien in het kader van genees- en onderwijskundig onderzoek behoefde ik dit slechts nog te implementeren, te testen en te evalueren, en dan was het klaar. Ik denk dat mijn begeleider bij de Open Universiteit op dat moment zo ongeveer besefte hoe weinig ik eigenlijk wist van alles wat komt kijken bij onderzoek ten aanzien van informatiesysteemontwikkeling. De boeg moest om. Daar mijn beide begeleiders mij niet echt konden helpen werd de voorzitter van de commissie ingeschakeld en heeft hij een meer dan gebruikelijke rol gespeeld bij de begeleiding. Al met al heeft dit ertoe geleid dat ik na een moeizame start, waarin ik mij in het begin wellicht te veel heb bezig gehouden met de onderwijskundige kanten van mijn onderzoek, met veel vallen en opstaan uiteindelijk zicht heb gekregen op wat het doen van onderzoek op het gebied van de informatica zo ongeveer inhield. Ook leerde ik beter om te gaan met literatuur en kreeg ik beetje bij beetje inzicht in de structuur van een afstudeerverslag. Ik weet nu wat “verantwoorden” is en begrijp het verschil tussen resultaten, conclusies, beschouwing/discussie en aanbevelingen. En eerlijk is eerlijk, mijn begeleider van de Open Universiteit, heeft mij telkens weer weten te stimuleren als ik het eigenlijk niet meer zag zitten. Uiteindelijk heb ik ervaren dat het bestuderen van raamwerken een interessante bezigheid is, dat de verschillende manieren om naar een informatiesysteem te kijken boeiend is en weet ik dat als ik nog eens aan mijn afstudeeropdracht zou moeten beginnen de titel van mijn onderzoek in de trant van “de consequenties van de keuze voor een bepaald raamwerk bij de ontwikkeling van een digitaal portfolio” zou zijn.


82

Literatuur

Literatuur Onderwijskundig 1. Barrett H.C. The Electronic Portfolio Development Process, http://transition.alaska.edu/www/portfolios/aahe2000.html, 2000 2. Barton J., Collins A. Portfolio-assessment: a handbook for educators. Parsippany, NJ Dale Seymour Publishers, 1997. ISBN 02 0149 387 X 3. Bird T. The schoolteacher’s portfolio: an essay on possibilities. In: J. Millman, L. DarlingHammond (eds.), The new handbook of teacher evaluation: assessing elementary and secondary schoolteachers. Newbury Park, CA: Corwin Pess inc, 1990, p 241-256. 4. Driessen E., Vleuten C. van der. Universiteit maastricht: portfolio’s voor eerstejaars studenten geneeskunde. In: Driessen E., Beijaard D., Tartwijk J. van, Vleuten C. van der (red.). Portfolio’s. Groningen/Houten, Wolters Noordhoff: Hoger Onderwijs reeks, 2002. ISBN 90 0185 101 0, p 37-46. 5. Elshout-Mohr E., Oostdam R.J. Assessment van competenties in een dynamisch curriculum. Amsterdam: SCO-Kohnstamm Instituut, 2001. ISBN 90 6813 656 9. 6. Korthagen F.A.J. Linking practice and theory: The pedagogy of realistic teacher education. Mahwah, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, 2001. ISBN 08 0583 740 X. 7. Korthagen F.A.J. Leren reflecteren: naar systematiek in het leren van je werk als docent. In: L. Fonderie-Tierie, J. Hendriksen (red.), Begeleiden van docenten. Baarn: Nelissen, 1998. ISBN 90 244 1414 8, p 43-56. 8. Kösters .M.P., Ritzen M. Educatieve faculteit Asterdam: Portfolio’s in de lerarenopleiding. In: Driessen E., Beijaard D., Tartwijk J. van, Vleuten C. van der (red.). Portfolio’s. Groningen/Houten, Wolters Noordhoff: Hoger Onderwijs reeks, 2002. ISBN 90 0185 101 0, p 89-97. 9. Metz J.C.M, Verbeek-Weel A.M.M., Huisjes H.J. (red.). Raamplan 2001 artsopleiding: bijgestelde eindtermen van de artsopleiding. Nijmegen: Universitair Publicatiebureau KUN, 2001. ISBN 90 3730 596 2 10. Scherpbier A.J.J.A. [et al.]. Voorstel voor het nieuwe Maastrichtse Curriculum. Maastricht: Onderwijsinstituut Faculteit der Geneeskunde, 2000. 11. Tartwijk J. van, Beijaard D., Driessen E., Vleuten C. Portfolio’s in het hoger onderwijs. In: Driessen E., Beijaard D., Tartwijk J. van, Vleuten C. van der (red.). Portfolio’s. Groningen/Houten, Wolters Noordhoff: Hoger Onderwijs reeks, 2002. ISBN 90 01 85101 0, p 11-18. 12. Tartwijk J. van, Driessen E., Ritzen M., Kösters J., Stikking K. Handboek digitaal Portfolio in het Hoger Onderwijs. http://www.edusite.nl/portfolio, 2002 13. Tartwijk J. van, Lockhorst D., Tuithof H. Universiteit Utrecht: portfolio’s en de opleiding van docenten. In: Driessen E., Beijaard D., Tartwijk J. van, Vleuten C. van der (red.). Portfolio’s. Groningen/Houten, Wolters Noordhoff: Hoger Onderwijs reeks, 2002. ISBN 90 0185 101 0, p 75-88. 14. Universiteit Maastricht (penvoerder), Hogeschool van Utrecht, Universiteit Utrecht. E-folio: Leven lang leren door reflecteren op eigen competenties. Projectvoorstel voor SURF Educatie, tender 2001. 15. Vries O.A. de, Keesen F.J.M. Professionalisering van docenten. In: Dam G.T.M. ten, Hout J.F.M.J. van, Terlouw C., Willems J.(Reds.). Onderwijskunde hoger onderwijs: handbook voor docenten. Assen: Van Gorcum, 1997. ISBN 90 232 3118 X, p 302-319.


83

Literatuur

Softwareontwikkeling 16. Institute for Applied Systems Technology Bremen GMBH. http://www.atb-bremen.de/projects/prosme/Doku/oqim/CIMOSA_old.HTM 17. Bemelmans T.M.M. Bestuurlijke informatiesystemen en automatisering. Leiden/Antwerpen: Stenfert Kroese B.V. , 1987. ISBN 90 207 1590 9. 18. Beus-Dukic L., Boegh J. COTS35 software quality evaluation.In: Erdogmus H., Weng T. (eds). ICCBSS 2003, LNCS 2580. Berlin Heidelberg: Springer Verlag, 2003. ISBN 35 400 0562 5. 19. Bots J.M., Heck E.van, Swede V. van. Bestuurlijke Informatiekunde. Rijswijk: Cap Gemini Publishing, 1990. ISBN 90 71996 20 4. 20. Bots J.M., Heck E.van, Simons J.L., Swede V. van. Management en Informatie. Schoonhoven: Academic Service, 1999. ISBN 90 395 1280 9. 21. Cuppen H., Cuppen B. ICT in Bedrijf. Schoonhoven: Academic Service, 2000. ISBN 90 395 1450 X. 22. Davis G.B., Olson M.H. Management Informatiesystemen. Schoonhoven: Academic Service, 1987. ISBN 90 6233 189 0. 23. Dean JC, Mark, R. COTS Software Evaluation Techniques. Proceedings of the NATO Information Systems Technology Panel Symposium on COTS Products in Defence Application. Brussel, 2000, April 3-5. 24. Derksen T., Crins H.AIV Informatievoorziening voor het HBO. Schoonhoven: Academic Service, 2000. ISBN 90 395 1283 3. 25. Dix A.J., Finlay J.E., Abowd G.D. Human Computer Interaction. London: Prentice Hall Europe, 1998. ISBN 0 13 23 9864 8. 26. Essink L., Romkema H. Ontwerpen van Informatiesystemen. Een cursus gebaseerd op: ISAC, NIAM, Information Engineering, SA/SD, JSD en SDM-II. Schoonhoven: Academic Service, 1989. ISBN 90 6233 280 3. 27. Franch X., Carvallo J.P. Using Quality Models in Software Package Selection. IEEE Software, 2003. 28. Grimshaw D.J., Draper G.W. Non-functional requirements analysis: deficiencies in structured methods. Information and Software Technology, 2001, Vol. 43, p. 629-634. 29. Jackson M. The meaning of requirements. Annals of Software Engineering, 1997, Vol. 3, p. 5-21. 30. Lemmen K.A.M., Punter H.T., Dicker L.M.M., Plessius H.A., Scholtens J.M., Zanten K.E. van. Methodologie van Informatiesysteemontwikkeling. Inleiding: een raamwerk voor informatiesysteemontwikkeling. Heerlen, Open Universiteit, 1993. ISBN 90 358 1183 6. 31. Lemmen K.A.M., Punter H.T., Dicker L.M.M., Plessius H.A., Scholtens J.M., Zanten K.E. van. Methodologie van Informatiesysteemontwikkeling. Het raamwerk als evaluatiemodel. Heerlen, Open Universiteit, 1993. ISBN 90 358 1185 2. 32. Leung K.R.P.H., Leung H.K.N. On the efficiency of domain-based COTS product selection method. Information and Software Technology, 2002, Vol 44, p 703-715. 33. Maiden N.A.M., Ncube C., Moore A. Lessons learned during requirements acquisition for COTS-systems. Communication of the ACM,1997, Vol 40, no 12, p21-25. 34. McMenamin S.M., Palmer J.F. Systems Analysis. New York: Prentice Hall/Yourdon Press, 1984. ISBN 01 32 87905 0. 35

COTS: Commercial Of The Shelf


84

Literatuur

35. Meijers H. Gestructureerd selecteren. Informatie, 2001-07/08. 36. Meijers H. De Solution Development Cycle. Informatie, 2000 -11. 37. R.G.C.P. http://www.rgcp.com/cimosa.htm. 38. Rees J.R.van. Ontwikkelingsmethoden 22: de methode doet het niet. Informatie 1982, vol 24, no 2, p81-93. 39. Rijsenbrij D.B.B., ElementaireBedrijfsinformatica. http://home.hetnet.nl/~daanrijsenbrij/ebi/nl/h0.htm, 1998. 40. Steels L. Kennissystemen. Zeist: A-D Druk, 1992. ISBN 90 6789 327 7. 41. Swede V. van. Technieken voor informatievorziening. Rijswijk: Cap Gemini Publishing, 1992. ISBN 90 71996 61 1. 42. Swede V. van, Vliet J.C. van. Flexibel toepassen van raamwerken (1). Informatie, 1995 -02. 43. Swede V. van, Vliet J.C. van. Flexibel toepassen van raamwerken (2). Informatie, 1995 -03. 44. Turner W.S., Langerhorst R.P., Hice G.F., Eilers H.B., Uijtenbroek A.A. SDM. System Develpoment Methodology. Rijswijk: Cap Gemini Publishing, 1990. ISBN 90 71996 09 3. 45. Vroonhoven J. van, Alphen P. van, Pirson J.J. Een kwestie van bedrijfsbehoud. Met projectevelautie naar volwasseneid. Computable Achtergrond 15-09-2000. http://www.computable.nl/artikels/archief0/d37ag0w3.htm. 46. Yourdon E.N. Gestructureerde analyse. Schoonhoven: Academic Service, 1990. ISBN 90 6233 559 4. 47. Zachman J.A. A Framework for Information Systems Architecture, IBM Systems Journal, 1987, vol 26, no 3, 1987. 48. Zachman J.A. The framework for enterprise architecture: background, description and utility. www.zifa.com (zifa07.pdf). 49. Zachman J.A. Enterprise architecture artifacts versus Application development artifacts. www.zifa.com (zifa05.pdf). 50. Zeist B. van, Hendriks P., Paulussen R., Trienekens J. Kwaliteit van softwareproducten. Praktijkervaringen met een kwaliteitsmodel. Deventer: Kluwer Bedrijfswetenschappen, 1996. ISBN 90 267 2430 6.


85

Gebruikte begrippen en definities

Gebruikte begrippen en definities Auteurstool: software waarmee de student werkt aan het werkportfolio. Begeleider / beoordelaar: begeleider, beoordelaar, peers of anderen Competenties: het vermogen om (combinaties van) kennis, vaardigheden en attitudes adequaat in te zetten bij de uitvoering van maatschappelijke of beroepsmatige taken. Digitaal archief: geheugenruimte waarin de student al het mogelijke bewijsmateriaal verzamelt, mogelijk ook materiaal dat niet in het werk- of presentatieportfolio opgenomen wordt. ELEUM: de op BlackBoard gebaseerde elektronische leeromgeving van Universiteit Maastricht Feedback: terugkoppeling, beoordelingsadvies of beoordeling van begeleider, beoordelaar, peers of anderen Oplossing: toepassing of combinatie van een aantal toepassingen waarmee een volledige digitale portfolio omgeving gerealiseerd kan worden. Presentatieportfolio: voor publicatie en/of distributie bestemd (deel van het) werkportfolio. We onderscheiden twee typen presentatieportfolio’s: SGepubliceerd portfolio: een presentatieportfolio dat op een server geplaatst wordt en door middel van authenticatie en autorisatie toegankelijk gemaakt wordt voor (een beperkte groep) anderen. SGedistribueerd portfolio: een kopie van het presentatieportfolio die aangeboden wordt aan (een aantal) anderen en vervolgens voor hen toegankelijk is, bv CD-rom, e-mail. Een belangrijk aspect rond het presentatieportfolio is het geven van feedback aan de student door begeleider, beoordelaar, peers of anderen. Stakeholders: alle personen die direct of indirect belang hebben bij het digitaal portfolio Werkportfolio: bestand of bestandenstructuur die voldoet aan bepaalde vooraf gedefinieerde eigenschappen, waarmee de student zijn ontwikkeling beschrijft en daarop reflecteert. Ook worden overzichten gemaakt van de taken die de student moet vervullen om zich competenties eigen te maken. De student gebruikt hierbij de inhoud van het digitaal archief.


86

Bijlagen

Bijlage 1: Modelleringsbijdrage per aspectgebied en modelleringslaag Doelstructuur Invalshoek

OSM

CIM DSM

IPM

Modelleringsvraag Wat zijn de doelstellingen van de organisatie?

Score Niet relevant

1

Welke probleemgroepen onderscheiden we?

Niet relevant

1

Welke veranderingsstrategie willen we hanteren?

Redelijk relevant

2

Wat is het ambitieniveau ten aanzien van de ISveranderingen (willen en kunnen we veel veranderen) en wat zijn de kwaliteitseisen?

De digitale portfolio omgeving moet er komen.

0

Wat zijn de belangrijkste ontwerpdoelen?

Dient onderzocht te worden

3

Welke informatieproblemen zijn er?

Niet echt relevant

1

Welke kwantitatieve eisen stellen we aan het systeem (snelheid, toegankelijkheid, compatibiliteit, …)? Welke eisen hanteren we voor het ontwerp van de databases, procedures, …?

Eisen op dit gebied zijn niet relevant Eisen op dit gebied zijn niet relevant

1

In hoeverre vindt afstemming op behoeften van individuele gebruikers plaats?

Niet

0

Welke veranderingsproblemen kunnen er optreden?

Niet relevant

1

Aan welke prestatieniveaus (responsetijden, …) moet het systeem voldoen?

Eisen op dit gebied zijn niet relevant

1

1

Omgevingsinteractie Invalshoek

Modelleringsvraag Wat zijn de grenzen van het objectsysteem?

Score Niet echt relevant

1

Welke interactie met de omgeving vindt plaats, wanneer en waarom?

Niet echt relevant

1

Wat zijn de kenmerken van de goederen en informatiestromen?

Niet echt relevant

1

CIM

Wat zijn de grenzen van het IS (gebruikersgroepen…)?


3


3

DSM

Welke communicatie vindt er plaats tussen verschillende gebruikers? Wat is de aard van deze communicatie? Welk deel wordt handmatig of geautomatiseerd?


3

Hoe ziet de dialoogstructuur er uit?

Redelijk relevant

2

Hoe is de aansluiting met eventuele andere IS’en?


3

Hoe ziet de opmaak van schermen en lijsten er uit?

Redelijk relevant

2

Welke afdelingen, mensen en procedures zijn betrokken bij de invoering van het nieuwe systeem?

Niet echt relevant

1


1

OSM

IPM

Functionele structuur Invalshoek

OSM

Modelleringsvraag Welke bedrijfsfuncties zijn er?


B1

Bijlagen

Welke activiteiten worden verricht?

Niet echt relevant

1

Hoe hangen de activiteiten samen?

Niet echt relevant

1

Welke IS deelsystemen onderscheiden we en welke processen voeren deze uit?


3

Hoe is de relatie tussen deze processen?


3

Welke processen onderscheiden we in het geautomatiseerde/handmatige deel? Wat is de structurele samenhang tussen de processen?


3


3

Zijn er bestaande deeloplossingen die we moeten gebruiken?


3

Zijn er standaard pakketten beschikbaar?


3

Wat is de afhankelijkheid tussen gebruikstaken en menstaken?

Niet echt relevant

1

Modelleringsvraag Wat zijn de relevante bedrijfsobjecten?


1

Wat is de oorsprong van deze objecten?

Niet echt relevant

1

Weke structuur heeft de uitvoer van het IS?


3

Welke gegevensverzamelingen zijn er nodig?


3

Hoe ziet het logische gegevensbankschema er uit?

Redelijk relevant

2

Welke attributen kunnen als sleutel optreden?

Redelijk relevant

2

Wat is het te implementeren gegevensbankschema?

Niet echt relevant

1

Welke formulieren gaan we gebruiken?

Niet relevant

0

Modelleringsvraag Hoe wordt de informatieoverdracht bestuurd?


1

Welke beslissingsregels hanteert de organisatie?

Niet echt relevant

1

Welke functies voeren welke transacties uit?


3

Welke beslissingsregels worden aan het IS gedelegeerd?


2

Zijn de subprocessen samen gelijk aan de hele functie?


3

Welke autorisatie procedure hanteren we?

Redelijk relevant

2

Hoe zien de transactieverwerkende processen er uit?

Niet echt relevant

1

Validatieregels?

Niet echt relevant

1

Welke structuur heeft het programma / de procedure? IPM Systeemdynamiek

Niet echt relevant

1

Invalshoek

Modelleringsvraag Welke relevante gebeurtenissen kunnen optreden in het OS of in de omgeving ervan?


1

Wat is de (maximale tijdsvertraging tussen een gebeurtenis en de reactie erop?

Niet echt relevant

1

CIM

DSM

IPM

Objectenstructuur Invalshoek

OSM CIM DSM IPM

Processtructuur Invalshoek

OSM CIM

DSM

OSM


B2

Bijlagen

Waardoor worden processen in het IS gestart?

Redelijk relevant

2

Wat is de (maximale) tijdvertraging tussen een event en de afhandeling daarvan?

Niet echt relevant

1

Welke invoerprocessen en interne gegevensbank triggers starten welke gegevensbanktransacties?

Niet echt relevant

1

Welke functietoetsen starten welke (trans)acties? IPM Allocatieaspecten

Geen

0

Invalshoek

Modelleringsvraag Hoe gaan we activiteiten en taken toekennen aan organisatorische afdelingen?

Score Redelijk relevant

2

Hoe zijn de werkplekken geografisch gespreid?

Niet echt relevant

1

Welke gebruikersgroepen mogen welke IS-functies gebruiken c.q. zijn eigenaar van welke gegevensverzamelingen?


3

Welke eisen stelt het nieuwe IS aan de informatietechnische infrastructuur?

Redelijk relevant

2

Wat is het nieuwe apparatuur- en programmatuurbeleid (conceptueel gezien)?

Redelijke relevant

2

Waar worden de interacties geconstateerd en waar gaat de uitvoer naar toe?

Niet echt relevant

1

Wat zijn de gewenste niveaus van lokale gegevensbanken / verwerkingscapaciteiten? Welke gebruikers (personen) zijn verantwoordelijk voor een bepaalde invoer? Vanaf welke werkplekken kan het IS aangeroepen worden? Wat zijn specifieke werkplekconfiguraties?

Niet echt relevant

1

Niet echt relevant

1

Redelijk relevant

2


3

Modelleringsvraag Welke randvoorwaarden stelt het informatieplan?


2

Welke veranderingsbereidheid is er?

Niet echt relevant

1

Wat is de organisatorische haalbaarheid van het ontwerp?

Redelijk relevant

2

Hoe toetsen we de kwaliteit van het ontwerp?

Redelijk relevant

2

Wat is de technische haalbaarheid van het ontwerp?

Redelijk relevant

2

Hoe voeren we de conversie uit?

Niet echt relevant

1

Wat zijn de invoeringscondities?

Niet echt relevant

1

Welke testset gebruiken we?

Niet echt relevant

1

CIM

DSM

OSM

CIM

DSM

IPM

Realisatieaspecten Invalshoek

OSM CIM

DSM IPM


B3

Bijlagen

Bijlage 2: Richtlijn analyse Eisen, wensen en randvoorwaarden t.b.v. pakketselectie voor een digitale portfolio omgeving Functioneel gezien is het doel van de digitale portfolio omgeving dat de student informatie in het digitaal portfolio kan opnemen en bewerken en het aldus verkregen digitaal portfolio kan aanbieden aan begeleiders en/of beoordelaars en/of derden36. Het digitaal portfolio dat de student aanbiedt aan zijn begeleiders en/of beoordelaars noemen we het presentatieportfolio. Naast het presentatieportfolio beschikt de student over een digitaal archief en een werkportfolio. In het digitaal archief verzamelt de student al het mogelijke bewijsmateriaal, eventueel ook materiaal dat uiteindelijk niet in een portfolio opgenomen wordt. Het werkportfolio voldoet aan bepaalde vooraf gedefinieerde eigenschappen die afhankelijk zijn van het doel van het portfolio. De student beschrijft er wat hij gaat doen (taken/vaardigheden), analyseert wat hij gedaan heeft (beschouwingen) en/of toont aan hoe hij een en ander gedaan heeft (bewijsmateriaal). De student gebruikt hierbij (een deel van) de inhoud van het digitaal archief. Op een aantal momenten presenteert de student het werkportfolio en is er sprake van een presentatieportfolio. 1. Wat is het doel van het 4. De traditionele manier waarbij het vooral gaat om een ordner (letterlijk portfolio) met vaak wisselend bewijsmateriaal. In dit geval zijn er dus geen portfolio? reflecties of beschouwingen of gegevens over taken en vaardigheden opgenomen. Het betreft enkel en alleen bewijsmateriaal. De student toont hiermee aan wat hij kan. Het portfolio wordt vooral gebruikt om te beoordelen. 5. Een uitgebreid curriculum vitae waarin de student beschrijft welke ervaring binnen en buiten de opleiding is opgedaan. In beschouwingen wordt een toelichting op het materiaal gegeven dat daardoor betekenis krijgt en wordt vanuit relevante competentieprofielen of rollen geanalyseerd wat de student al kan en waar nog ontwikkeling nodig is. Ter onderbouwing wordt verwezen naar documenten en evaluaties. Het portfolio wordt in principe levenslang aangevuld. De student reflecteert over zijn sterke en zwakke kanten. Het portfolio wordt vooral gebruikt om te begeleiden. 6. Een schematisch overzicht van activiteiten van de student waarin de student bijvoorbeeld per studieonderdeel (bv rijen in een tabel) laat zien welke taken zijn vervuld of welke vaardigheden worden beheerst (bv kolommen in een tabel) en aan welke taken en vaardigheden nog gewerkt wordt. Het portfolio werkt als een taken / vaardighedendossier waaraan de student ook na de studie door kan werken. Het portfolio wordt door de student vooral gebruikt om te plannen en door de docent om de student te volgen. Opmerking: een combinatie van de verschillende doelstellingen behoort ook tot de mogelijkheden

36

In deze richtlijn wordt met begeleiders en/of beoordelaars ook derden bedoeld


B4

Bijlagen

2.

Welke processen maken deel uit van de digitale portfolio omgeving?

1.

2.

3.

4.

Presenteren, Aanmaken portfolio omgeving, Verwijderen portfolio omgeving, Samenstellen werkportfolio, Inzien presentatieportfolio: deze processen zijn noodzakelijke onderdelen van de digitale portfolio omgeving. Presenteren is per definitie een niet optioneel proces. Om dit te kunnen dient er een portfolio omgeving te zijn die uiteindelijk ook weer verwijderd dient te worden. Ook dient de student zijn werkportfolio samen te stellen en moet de student en de begeleider en/of beoordelaar het presentatieportfolio kunnen lezen of inzien Onderhouden digitaal archief: de student moet digitaal materiaal in zijn werkportfolio op kunnen nemen en beschikt daartoe over allerlei digitaal materiaal. In eerste instantie is het voor de student onduidelijk welk deel van dit materiaal als bewijsmateriaal in het digitaal portfolio wordt gebruikt. De opleiding heeft in het kader van het digitaal portfolio alleen interesse in materiaal dat als bewijsmateriaal in het presentatieportfolio wordt opgenomen. De opleiding kan ervoor kiezen de student geen functionaliteit aan te bieden om al het materiaal op te slaan en te onderhouden. Indien voor de bewijsvoering omvangrijke multimediabestanden noodzakelijk zijn, leidt dit voor de student, die vaak alleen de beschikking heeft over een diskette als opslag- en transportmedium, al snel tot problemen. Indien er geen gebruik gemaakt hoeft te worden van multimediabestanden is het aanbieden van functionaliteit gewenst om het zoekraken van bewijsmateriaal te voorkomen. Feedback verwerken: het al dan niet geven van feedback door begeleiders en/of beoordelaars is mede afhankelijk van het doel van het portfolio. In de digitale portfolio omgeving wordt rekening gehouden met eventuele feedback. Archiveren: De keuze of en hoe gearchiveerd wordt is aan de onderwijsinstelling


B5

Bijlagen

3.

Wat zijn de kwaliteitsdoelen?

10. Geschiktheid: hierbij is de dekkingsgraad van belang. Niet alle standaard portfolio software omvat de totale gewenste functionaliteit van de digitale portfolio omgeving. Bij de pakketselectie wordt hieraan aandacht besteed. 11. Koppelbaarheid: afhankelijk van de gewenste functionaliteit dienen er koppelingen gelegd te kunnen worden tussen de digitale portfolio omgeving en informatiesystemen van de instelling. Ook dient het systeem te functioneren op werkstations van studenten en docenten en dient het systeem implementeerbaar te zijn binnen de instelling. 12. Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie van de digitaal portfolio omgeving dienen adequaat geregeld te kunnen worden 13. Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface en de onderliggende structuur dient helder te zijn; gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio. 14. Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur; een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen. 15. Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren. Hieronder kan ook de vergelijking worden gerekend met in de instelling eerder gebruikte soortgelijke programmatuur. 16. Wijzigbaarheid: indien de toekomstige behoeften binnen de portfolio leeromgeving onduidelijk zijn, of op termijn afwijken van de huidige wensen, is het van belang na te gaan met welke inspanningen hieraan voldaan kan worden. Indien de structuur van het werkportfolio in achtereenvolgende studiejaren verschillend is, dient deze aangepast te kunnen worden. 17. Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn. 18. Volgzaamheid: de digitale portfolio omgeving dient in overeenstemming te zijn met regels en richtlijnen binnen de instelling en met wetgeving, bv de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft zowel consequenties ten aanzien van de student als ten aanzien van de inhoud van het digitaal portfolio. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan videomateriaal met beelden van personen, bv (simulatie)-patiënten.


B6

Bijlagen

4.

Welke eisen worden aan de digitale portfolio omgeving gesteld

1.

2.

3.

4. 5.

6.

7.

Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar Het voordeel van on-line beschikbaarheid is dat de omgeving vanaf elke PC met internetaansluiting benaderd kan worden. In de moderne tijd is dit bijna een “must”. De student dient off-line aan het werkportfolio te kunnen werken. Student heeft in de thuissituatie vaak alleen de beschikking over een modem met beperkte bandbreedte kostbaar voor student indien niet off-line gewerkt kan worden. De interface van het portfolio moet snel kunnen laden in de door de instelling gebruikte standaard. Student heeft in de thuissituatie vaak alleen de beschikking over een modem met beperkte bandbreedte kostbaar voor student vanwege lange wachttijd De interface dient in een of meerdere talen aangeboden te kunnen worden Nederlands, Engels of andere taal Studenten leren computervaardigheden aan en krijgen ervaring met werken met applicaties37 Mogelijke keuzen zijn bv: - basale computervaardigheden, bv bestandsbeheer - standaard kantoorapplicaties, bv Word, WP, Excel - standaard applicaties, bv FrontPage, Dreamweaver, Adobe - Ongeacht het type applicatie, bv Delphi Indien de opleiding het belangrijk vindt dat de student basale computervaardigheden aanleert of leert werken met bepaalde PC-applicaties dan worden de mogelijke oplossingen ingeperkt. Indien de meest optimale oplossing voor het elektronisch portfolio deze mogelijkheid niet biedt is het wellicht zinvol te bekijken of de student zich op een andere wijze de gewenste vaardigheden eigen kan maken. Gebruiker kan interface aanpassen aan eigen wensen ten aanzien van opmaak (bv stijl, kleur) De gebruiker kan zich hiermee onderscheiden van anderen en een eigen stijl hanteren. De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding. Indien de opleiding dit belangrijk vindt dan vaststellen of student al dan niet zelf verantwoordelijk is voor aanpassen en publicatie / distributie van het meegenomen portfolio. Afweging maken: De student krijgt een gewaarborgde kopie mee van het laatste portfolio na afronden opleiding.

37

Tijdens de analyse is vaker de wens gesignaleerd om ernaar te streven dat studenten door het werken aan het portfolio computervaardigheden aanleren en ervaring krijgen met werken met applicaties. De digitale portfolio omgeving echter is het primaire doel; deze wens kan gezien worden als een secundair doel van een instelling.


B7

Bijlagen

5.

Welke functionele eisen worden aan het digitaal archief gesteld

1. 2.

3.

4.

5.

De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten De relevantie van het bevatten van multimediaal materiaal is mede afhankelijk van het doel van het portfolio en van de opleiding. Mogelijkheden: - Producten van standaard kantoorapplicaties, bv tekstdocument (bv doc, txt, worksheet (bv xls) - Plaatjes / foto’s (bv gif, bmp, jpeg) - Presentaties (bv ppt) - Video (bv avi, mov) - Geluid (bv mp3, wav) Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift. Een bijschrift is een door de student zelf te kiezen tekst die visueel gekoppeld is aan het bewijsmateriaal. De student kan hiermee voor hem belangrijke informatie aan het materiaal toevoegen, bv de context bij een videofragment. Het bewijsmateriaal in het digitaal archief kan geordend worden - In alfabetische volgorde (bestandnaam) - In chronologische volgorde (datum aanmaak) - Naar type materiaal (extensie) - Naar thema / competentie In het digitaal archief kan naar documenten worden gezocht - Zoekfunctie op trefwoord - Zoekfunctie op full text


B8

Bijlagen

6.

In hoeverre is de structuur van het werkportfolio voorgestructureerd?

Het uitgangspunt van de digitale portfolio omgeving is dat de structuur van het werkportfolio er onderdeel van uit maakt. Afhankelijk van de mate van sturing van de opleiding is het werkportfolio voorgestructureerd. Let bij het opstellen van de structuur ook op de regelgeving van de opleiding!

De traditionele manier Bewijsmateriaal en het cv moeten vanuit het werkportfolio bereikbaar zijn

Een uitgebreid curriculum vitae - Beschouwingen en reflecties moeten in het werkportfolio verwerkt38 kunnen worden - Bewijsmateriaal moet in het werkportfolio opgenomen kunnen worden - Het cv kan als bewijsmateriaal toegevoegd worden of het cv kan verwerkt worden in de structuur.

Een schematisch overzicht - Taken en vaardigheden moeten in het werkportfolio verwerkt kunnen worden - Het cv kan als bewijsmateriaal toegevoegd worden of het cv kan verwerkt worden in de structuur. Is het voldoende om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden en/of Feedback als attributen van portfolio te zien, of dienen deze als zelfstandige objecten te worden gedefinieerd? 7.

Welke functionele eisen worden aan het werkportfolio gesteld

In een specifieke situatie moet onderzocht worden of het alsnog noodzakelijk of gewenst is om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden en/of Feedback te definiëren als zelfstandige entiteiten. Indien het voor een instelling voldoende is om Beschouwingen, Taken/Vaardigheden en/of Feedback te kunnen verwerken in het portfolio is dit niet noodzakelijk. Indien de resultaten van het verwerken bv gebruikt dienen te worden voor kwaliteitszorg, dan dienen de gegevens nader gespecificeerd te worden.

1.

2.

3.

4.

Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal. - Embedded objects - Hyperlinks Embedded objects hebben als nadeel dat de objecten onderdeel uitmaken van het document waarin ze opgenomen zijn. De omvang van dit document, wordt al snel onhanteerbaar groot, zeker bij opname van video objecten. Een tweede nadeel is dat het openen van een embedded object omslachtig is. Hyperlinks kennen deze nadelen niet. Het werkportfolio beschikt over een zoekfunctie - Zoekfunctie op trefwoord - Zoekfunctie op full text Het werkportfolio beschikt over een e-mail functie naar de begeleider / beoordelaar Naast de normale e-mail programmatuur is het handig om snel, vanuit het werkportfolio, een e-mail te kunnen versturen naar begeleider /beoordelaar. De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte. De student kan hier bv bijhouden welk deel van het portfolio klaar is en welke informatie nog opgenomen of verwerkt moet worden.

38

Met verwerken wordt bedoeld dat bestaande documenten in het werkportfolio opgenomen (knip- en plakfunctie) en bewerkt kunnen worden


B9

Bijlagen

8.

Wordt het werkportfolio gedistribueerd of gepubliceerd?

Een gedistribueerd portfolio is een kopie van het presentatieportfolio die aangeboden wordt aan (een aantal) anderen en vervolgens voor hen toegankelijk is, bv CD-rom, e-mail Een gepubliceerd portfolio is een presentatieportfolio dat op een server geplaatst wordt en door middel van authenticatie en autorisatie toegankelijk gemaakt wordt voor (een beperkte groep) anderen Technisch gezien zijn er twee verschillende mogelijkheden voor distributie: 1 Distributie via een fysiek medium, bv cd-rom 2 Distributie via een netwerk, bv e-mail Voor beide opties geldt dat deze geschikt zijn bij een beperkt aantal uitwisselingen, bv klein aantal studenten, gering aantal presentatieportfolio’s per jaar en gering aantal beoordelaars per student. In geval van optie 1 spelen ook de eenvoudig te realiseren uitwisseling van het medium en de vertrouwelijkheid in geval van zoekraken van het medium een rol. In geval van optie 2 kan de grootte van het portfolio een hinderpaal zijn. De voor distributie van een portfolio benodigde functionaliteit is meestal voorhanden (bv sturen e-mail, branden CD-rom) of betreft een reële activiteit (bv overhandigen CD-rom). Bij publicatie kan gedacht worden aan een fileserver of een webserver. Hierbij geniet een webserver uiteraard de voorkeur vanwege de toegang via internet.

9.

Wie dient, naast de student, het presentatieportfolio te kunnen lezen/inzien?

De student dient de garantie te krijgen dat de informatie niet toegankelijk is voor anderen dan de personen waarvoor de student toestemming heeft gegeven de informatie in te zien, dat personen die toegang tot de informatie hebben deze vertrouwelijk behandelen en dat optimale technische mogelijkheden zijn gebruikt voor het afschermen van de informatie. Om die reden dient vastgelegd te worden wie mogelijk toegang dient te hebben. Naast de student kan hierbij gedacht worden aan begeleider, beoordelaar, medestudenten, leden van commissies en anderen. 1. Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie - Zoekfunctie op trefwoord - Zoekfunctie op full text 2. Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar Naast de normale e-mail programmatuur is het handig om snel, vanuit het werkportfolio, een e-mail te kunnen versturen naar begeleider /beoordelaar. 3. Presentatieportfolio beschikt over printfunctie Soms geven begeleiders/beoordelaars de voorkeur aan een papieren versie - Printfunctie inclusief het (printbare) bewijsmateriaal - Printfunctie exclusief het bewijsmateriaal

10. Welke functionele eisen worden aan het presentatieportfolio gesteld?


B10

Bijlagen

11. Welke functionele eisen worden aan het feedback verwerken gesteld?

De begeleider / beoordelaar kan de feedback analoog of digitaal aan de student geven. Indien de begeleider er zeker van wil zijn steeds over de oorspronkelijk verstrekte feedback te kunnen beschikken, dan zal hij hiervan wel zelf een schaduwadministratie bij moeten houden. Indien de feedback na overleg met de begeleider door de student wordt opgesteld, dient de student de feedback, los van het portfolio, aan de begeleider ter beschikking te stellen. Indien er sprake is van feedback zijn er twee mogelijkheden ten aanzien van het opnemen van feedback in de digitale portfolio omgeving: 3. De student heeft de vrije keuze of feedback in het presentatieportfolio opgenomen wordt 4. De opleiding stelt het opnemen van feedback in het presentatieportfolio verplicht Het verwerken van feedback in de digitale portfolio omgeving kan op drie verschillende manieren: a. De student plaatst de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief en kan de feedback vervolgens vrijblijvend opnemen in het werkportfolio. b. De student verwerkt de feedback rechtstreeks in het werkportfolio. Na presentatie maakt de feedback onderdeel uit van het presentatieportfolio. c. Begeleider en/of beoordelaar verwerkt de feedback direct in het presentatieportfolio. Deze optie is met name relevant als de opleiding geen risico wil lopen omtrent het opnemen van feedback in het presentatieportfolio De combinaties 1a en 2c zijn het meest voor de hand liggend. Het verwerken van feedback conform mogelijkheid b kan zowel voor optie 1 als 2, mits de juiste gedragsregels voor de student worden opgesteld. Voor optie a is geen extra functionaliteit noodzakelijk De functionaliteit voor optie b is identiek aan de functionaliteit voor het verwerken van bv het cv. Soortgelijke functionaliteit moet er zijn en vergt derhalve niet veel extra inspanning De functionaliteit voor optie c betreft extra functionaliteit

12. Welke functionele eisen worden aan het archiveren gesteld?

- Geselecteerd bewijsmateriaal maakt fysiek onderdeel uit van het gearchiveerde presentatieportfolio. Voordeel hiervan is dat een eenmaal gearchiveerd portfolio als geheel blijft bestaan.

13. Wie is houder/eigenaar van het digitaal archief, het werkportfolio, het presentatieportfolio en het presentatieportfolio archief?

Digitaal archief: het digitaal archief bevat door de student zelf verzameld bewijsmateriaal Het ligt voor de hand de student als enige toegang te geven tot het digitaal archief en de student houder / eigenaar van het digitaal archief te maken. Werkportfolio: het werkportfolio wordt door de student samengesteld; de student is verantwoordelijk voor de inhoud. Het ligt voor de hand de student als enige toegang te geven tot het werkportfolio en de student houder / eigenaar van het werkportfolio te maken. Presentatieportfolio: Indien het presentatieportfolio geen tentamenmateriaal is, ligt het voor de hand de student houder / eigenaar van het presentatieportfolio te laten zijn. Indien het presentatieportfolio tentamenmateriaal is brengt dit met zich mee dat het presentatieportfolio gedurende een aantal jaar na afronding van de opleiding bewaard dient te blijven. Om die reden is het voor de hand liggend om in dat geval te besluiten dat de opleiding houder/eigenaar is van het presentatieportfolio. Presentatieportfolio archief: Het ligt voor de hand dat de opleiding of instelling houder/eigenaar is van presentatieportfolio archief Meestal zullen aan het begin van het academisch jaar en bij komst van nieuwe studenten in de loop van het academisch jaar nieuwe digitale portfolio omgevingen aangemaakt moeten worden. Dit kan handmatig dan wel geautomatiseerd gebeuren.

14. Wanneer en onder welke condities worden nieuwe digitale portfolio omgevingen aangemaakt?


B11

Bijlagen

15. Wanneer en onder welke condities worden oude digitale portfolio omgeving verwijderd?

Meestal zullen aan het eind van het academisch jaar en bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar bestaande digitale portfolio omgevingen verwijderd moeten worden. Dit kan handmatig dan wel geautomatiseerd gebeuren.

16. Wanneer en onder welke condities wordt een werkportfolio gepresenteerd?

1. 2.

3.

De actie presenteren van het werkportfolio kan doorlopend uitgevoerd worden Vaststellen hoe vaak per jaar presentatie plaatsvindt en onder welke condities, bv: . op tevoren vastgestelde datum of tijdstip . periode waarin werkportfolio gepresenteerd dient te worden . tijdstip van presentatie wordt vastgelegd in overleg tussen student en begeleider/beoordelaar. Dit kan handmatig dan wel geautomatiseerd gebeuren. Het meest actuele presentatieportfolio is continu te beschikking van student en/of begeleider/beoordelaar

17. Wanneer en onder welke condities wordt een presentatieportfolio gearchiveerd?

Meestal zullen aan het eind van het academisch jaar en bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar presentatieportfolio’s gearchiveerd moeten worden. Dit kan handmatig dan wel geautomatiseerd gebeuren. Na een bepaalde periode dienen de gegevens van een student geheel uit het archief verwijderd te kunnen worden

18. Welke eisen stelt het nieuwe IS aan de informatietechnische infrastructuur?

Hierbij moet gedacht worden aan zaken als: - Gegevens voor authenticatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden. - Gegevens over student en begeleider / beoordelaar dienen opvraagbaar te zijn vanuit de digitale portfolio omgeving.

19. Wat is het nieuwe apparatuur- en programmatuurbeleid (conceptueel gezien)?

Hierbij moet gedacht worden aan zaken als: - Beschikbaarheid PC’s voor studenten, begeleiders/beoordelaars en derden om de digitale portfolio omgeving te benaderen. - Beschikbaarheid multimedia apparatuur (scanner, digitale video etc.) voor studenten

20. Wat is de organisatorische haalbaarheid van het ontwerp?

Zie richtlijn selectieproces

21. Hoe toetsen we de kwaliteit van het ontwerp?



B12

Bijlagen

Bijlage 3: Generiek antwoordformulier bij de richtlijn analyse Antwoordformulier39 behorend bij de richtlijn analyse 1 De traditionele manier

Ja

Nee

Een uitgebreid curriculum vitae Een schematisch overzicht 2

Onderhouden digitaal archief Feedback verwerken Archiveren

Eisen, wensen en randvoorwaarden 3

Ja, eis

Ja, wens

Nee/ n.v.t.

Geschiktheid: het proces onderhouden digitaal archief maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Geschiktheid: het proces feedback verwerken maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Geschiktheid: het proces archiveren maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Koppelbaarheid: Systeem moet functioneren op werkstations studenten en docenten. Koppelbaarheid: Systeem moet implementeerbaar zijn binnen de instelling. Koppelbaarheid: Koppeling met systemen binnen de instelling is nodig Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie dienen adequaat geregeld te worden Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface Begrijpbaarheid: de onderliggende structuur dient helder te zijn Begrijpbaarheid: gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio. Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur Leerbaarheid: een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren Wijzigbaarheid: de digitale portfolio omgeving dient aangepast te kunnen worden aan toekomstige wensen Wijzigbaarheid: het werkportfolio dient aangepast te kunnen worden aan verschillende structuren voor achtereenvolgende studiejaren Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Onderwijs en Examen Regeling Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Wet Bescherming persoonsgegevens

39

Deze vragenlijst dient aangepast te worden aan de situatie in een specifieke instelling


B13

Bijlagen

4

Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar De student dient off-line aan het werkportfolio te kunnen werken De interface moet snel laden met behulp van een modem met beperkte bandbreedte De interface van het portfolio moet snel laden in de door de instelling gebruikte standaard browser De interface dient in het Engels aangeboden te kunnen worden De interface dient in het Nederlands aangeboden te kunnen worden De interface dient in een andere taal aangeboden te kunnen worden Studenten leren basale computervaardigheden, bv bestandsbeheer Studenten leren standaard kantoorapplicaties, bv Word, WP, Excel Studenten leren standaard applicaties, bv FrontPage, Dreamweaver, Adobe Studenten leren computervaardigheden aan ongeacht het type applicatie, bv Delphi Gebruiker kan interface aanpassen aan eigen wensen ten aanzien van opmaak (bv stijl, kleur) De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding. De student krijgt een gewaarborgde kopie mee van het laatste portfolio na afronden opleiding.

5

De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift Het bewijsmateriaal in het digitaal archief kan geordend worden In het digitaal archief kan naar documenten worden gezocht

6

Bewijsmateriaal moet vanuit het werkportfolio bereikbaar zijn Het cv moet vanuit het werkportfolio bereikbaar zijn Beschouwingen en reflecties zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt40 kunnen worden Het cv is voorzien in de structuur en moet in het werkportfolio ingezien en verwerkt kunnen worden Taken en vaardigheden zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt kunnen worden

7

Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van embedded objects. Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van hyperlinks Het werkportfolio beschikt over een zoekfunctie op trefwoord Het werkportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text Het werkportfolio beschikt over een e-mail functie naar de begeleider / beoordelaar De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte.

40



B14

Bijlagen

8

Het werkportfolio wordt gedistribueerd via een fysiek medium Het werkportfolio dient gedistribueerd te kunnen worden via een netwerk Het digitaal portfolio systeem voorziet in publicatie van het werkportfolio

9

De student kan het presentatieportfolio inzien De begeleider kan het presentatieportfolio inzien De beoordelaar kan het presentatieportfolio inzien Medestudenten kunnen het presentatieportfolio inzien Leden van commissies kunnen het presentatieportfolio inzien Anderen kunnen het presentatieportfolio inzien

10

Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op trefwoord Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar Presentatieportfolio beschikt over printfunctie inclusief printbaar bewijsmateriaal Presentatieportfolio beschikt over printfunctie exclusief bewijsmateriaal

11

De student plaatst de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief. Feedback is voorzien in de structuur van het werkportfolio en de student verwerkt de feedback rechtstreeks in het werkportfolio. Feedback is voorzien in de structuur van het presentatieportfolio en begeleider en/of beoordelaar verwerkt de feedback direct in het presentatieportfolio

12 13

Geselecteerd bewijsmateriaal maakt fysiek onderdeel uit van het gearchiveerde presentatieportfolio Student is houder / eigenaar van eigen digitaal archief41 Student is houder / eigenaar van eigen werkportfolio42 Student is houder / eigenaar van eigen presentatieportfolio Opleiding is houder / eigenaar van presentatieportfolio’s Opleiding/Instelling is houder / eigenaar van presentatieportfolio archief

14

15

Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden voor nieuwe studenten aan het begin van het academisch jaar aangemaakt Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden bij komst van nieuwe student aangemaakt Het aanmaken van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen Het aanmaken van een digitale portfolio omgeving dient handmatig geregeld te kunnen worden Digitale portfolio omgevingen worden verwijderd bij vertrek van studenten aan het eind van het academisch jaar Digitale portfolio omgevingen worden verwijderd bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar Het verwijderen van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen

41 42

De consequentie hiervan is dat alleen de student toegang heeft tot het digitaal archief De consequentie hiervan is dat alleen de student toegang heeft tot het werkportfolio


B15

Bijlagen

Het verwijderen van een digitale portfolio omgeving dient handmatig geregeld te kunnen worden 16

De actie presenteren van het werkportfolio kan doorlopend uitgevoerd worden Het werkportfolio kan gepresenteerd worden op een tevoren vastgestelde datum of tijdstip Het werkportfolio kan gepresenteerd worden in een vooraf vastgestelde periode Het werkportfolio kan gepresenteerd worden op een tijdstip dat in overleg tussen student en begeleider/beoordelaar wordt vastgesteld. Het presenteren van werkportfolio’s dient geheel geautomatiseerd te verlopen Het presenteren van het werkportfolio dient handmatig geregeld te kunnen worden Het meest actuele presentatieportfolio is continu te beschikking van student en/of begeleider/beoordelaar

17

Presentatieportfolio’s worden aan het eind van het jaar gearchiveerd Presentatieportfolio’s worden bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar gearchiveerd Een bepaalde periode nadat de student de opleiding beëindigd of verlaten heeft worden de gegevens van de student uit het archief verwijderd. Het archiveren van presentatieportfolio’s dient geheel geautomatiseerd te verlopen

18

Het archiveren van het presentatieportfolio dient handmatig geregeld te kunnen worden Gegevens voor authenticatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden. Gegevens over student en begeleider / beoordelaar dienen opvraagbaar te zijn vanuit de digitale portfolio omgeving.

19

Er moeten voldoende PC’s voor studenten beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen. Er dient voldoende multimedia apparatuur (scanner, digitale video etc.) voor studenten te zijn Er moeten PC’s voor begeleiders/beoordelaars beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen. Er moeten PC’s voor derden beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen.

20


21



B16

Bijlagen

Bijlage 4: Richtlijn selectieproces 1. Bepalen functionele en niet functionele eisen en wensen

Opstellen aan de hand van de richtlijn analyse. Uit het ingevulde antwoordformulier kan de eisenspecificatie eenvoudig worden afgeleid door de specificaties die niet vereist of gewenst en niet van toepassing zijn te verwijderen. Eventueel kunnen een aantal eisen of wensen worden samengevoegd. De aldus verkregen eisenspecificatie kan dienen als beoordelingsstaat.

2. Bepalen overige selectiecriteria

Organisatorische haalbaarheid. Hierbij kan gedacht worden aan: - één platform per instelling - draagvlak meerdere faculteiten - snelle beschikbaarheid - weinig kosten; financiële ruimte - betrouwbare leverancier - betrokkenheid stakeholders - opleidingsmogelijkheden studenten en docenten Bij het selecteren van kandidaten kan weging nuances aanbrengen, maar kan ook leiden tot onwenselijke discussie. Om die reden is het advies om eisen met factor 1 en wensen met factor ½ te wegen.

3. Aangeven weegfactoren op beoordelingsstaat 4. Gegevens verzamelen potentiële oplossingen

Een aantal tips: -Gebruik niet (alleen) materiaal van de leverancier -Haal zoveel mogelijk materiaal uit onafhankelijke bronnen en referenties -Woon demonstraties bij -Bezoek instellingen die gedurende enige tijd met het pakket werken -Gebruik demo’s, via leverancier of internet verkrijgbaar -Kijk naar bestaande deeloplossingen in de instelling en combineer deze en/of vul ze aan met zelf bestaande of zelf te ontwikkelen deeloplossingen

5. Eerste filtering tot kernkandidaten

-Zorg ervoor een beperkt aantal pakketten of combinaties van deeloplossingen over te houden. -Gebruik vooral het gezond verstand -Zorg ervoor dat behoeftes van de instelling en mogelijkheden van de kernkandidaten goed aansluiten (zie noot 1)

6. Toekennen scores en wegen

-Ken alleen scores toe aan eisen en wensen die relatief eenvoudig te scoren zijn. Noem de anderen onbekend. -Ken strafpunten toe aan eisen en wensen waar de kernkandidaten niet of slechts deels aan voldoen. -Gebruik de gegeven driepuntsschaal voor het toekennen van de strafpunten (zie noot 2) -Gebruik de gegeven definitie voor het wegen (zie noot 3)


B17

Bijlagen

7. Beoordelen verschillen

1.

Kernkandidaten waarvan MiS groter is dan MaS van enige andere kernkandidaat vallen af (zie noot 3) Indien 1 kernkandidaat over testen met prototype Bij het testen van de kernkandidaten is het noodzakelijk alle eisen en wensen die “onbekend” zijn te scoren. Indien mogelijk kan navraag gedaan worden bij andere gebruikers van het pakket. Het definiëren van een passende metriek en bijbehorende meetvoorschriften en het testen ervan is erg omslachtig. Op praktische oplossingen om kwaliteitseisen te scoren wordt ingegaan in noot 4. 2. Stel, afhankelijk van de situatie, het aantal gewenste kernkandidaten vast waarmee met behulp van een een prototype getest kan worden Indien geschikt aantal kernkandidaten over is, dan testen met prototype 3. Kernkandidaten met SE > SE overige kernkandidaten vallen af Indien geschikt aantal kernkandidaten over is, dan testen met prototype 4. Kernkandidaten met SW>SW overige kernkandidaten vallen af Indien geschikt aantal kernkandidaten over is, dan testen met prototype Indien er nog te veel kandidaten overblijven ontlopen deze kandidaten elkaar heel weinig. De selectie kan dan op basis van min of meer willekeurige aspecten gemaakt worden.

8. Advies en besluitvorming

-Geef duidelijkheid over selectieproces en (deel)resultaten -Besluit niet impliciet!

Noot 1 Keuzes als behoeften en / of mogelijkheden van een pakket niet aansluiten Probleem Niet gerealiseerde behoeften organisatie

Keuze 5. niets doen 6. aanpassen van de organisatie aan het pakket 7. zelf het ontbrekende deel ontwikkelen 8. leverancier het ontbrekende deel laten ontwikkelen 3. alleen de gewenste modulen aanschaffen 4. het pakket wordt geaccepteerd: a. financiële consequenties b. ruimte voor groei, mits passend in informatieplan

Niet gewenste mogelijkheden pakket

Noot 2 Driepuntsschaal toekennen strafpunten Score + +/-

Strafpunten 0 ½

-

1

Betekenis Voldoet geheel aan deze eis Voldoet min of meer aan deze eis Voldoet niet aan deze eis

Noot 3 Definitie Indien er eisen E en wensen W zijn en bij het vaststellen of kandidaat K aan de eisen E voldoet de strafpunten 0 t/m 1 van de gebruikte driepuntsschaal respectievelijk a t/m c keer voorkomen en de wensen W d t/m f keer en indien er g onbekende eisen E en h onbekende wensen W zijn, dan geldt: a + b+c

Score SE van de bekende eisen E =

¦E i =1


i

= a.0 + b.½ + c.1

B18

Bijlagen d +e +f

Score SW van de bekende wensen W =

¦W i =1

i

= d.0 + e.½ + f .1

Score SEO van de onbekende eisen E = g.1 Score SWO van de onbekende wensen = h.1 Maximale score van de eisen E = SE + SEO Maximale score van de wensen = SW + SWO Maximale score kandidaatoplossing MaS = SE + SEO + ½(SW + SWO) Minimale score kandidaatoplossing MiS = SE + ½SW Aan de hand van deze minimale en maximale scores kan een eerste selectie gemaakt worden.

Noot 4 Geschiktheid

Eenvoudig vast te stellen

Koppelbaarheid

Afleiden uit documentatie en nagaan bij inrichten prototype

Beveiligbaarheid Begrijpbaarheid

Kan nagegaan worden bij inrichten prototype Studenten en/of begeleider/beoordelaars met het systeem laten werken en vragen naar bevindingen Studenten en/of begeleider/beoordelaars de beoogde instructie geven en met het systeem laten werken en vragen naar bevindingen Studenten en/of begeleider/beoordelaars met het systeem laten werken en vragen naar bevindingen

Leerbaarheid Gebruiksgemak Wijzigbaarheid Beheerbaarheid

Kan nagegaan worden bij inrichten prototype Kan nagegaan worden bij inrichten prototype

Volgzaamheid

Eenvoudig vast te stellen, richtlijnen voor gebruikers opstellen


B19

Bijlagen

Bijlage 5: Antwoordformulier bij de richtlijn analyse voor Maastricht Antwoordformulier Maastricht 1 De traditionele manier Een uitgebreid curriculum vitae

Ja

Nee nee

ja

Een schematisch overzicht 2

Onderhouden digitaal archief Feedback verwerken

ja ja

Archiveren

ja

Eisen, wensen en randvoorwaarden Maastricht 3

nee

Geschiktheid: het proces onderhouden digitaal archief maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

Ja, eis ja

Geschiktheid: het proces feedback verwerken maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

ja

Geschiktheid: het proces archiveren maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Koppelbaarheid: Systeem moet functioneren op werkstations studenten en docenten onder Microsoft Windows 98 en hoger Koppelbaarheid: Systeem moet implementeerbaar zijn binnen de instelling.

ja

Nee/ n.v.t.

ja ja

Koppelbaarheid: Koppeling met minimaal studentvolgsysteem en Active Directory is nodig

ja

Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie dienen adequaat geregeld te worden Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface

ja ja

Begrijpbaarheid: de onderliggende structuur dient helder te zijn

ja

Begrijpbaarheid: gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio.

ja

Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur

ja

Leerbaarheid: een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen

ja

Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren

ja

Wijzigbaarheid: de digitale portfolio omgeving dient aangepast te kunnen worden aan toekomstige wensen

nee

Wijzigbaarheid: het werkportfolio dient aangepast te kunnen worden aan verschillende structuren voor achtereenvolgende studiejaren

ja

Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn

ja

Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Onderwijs en Examen Regeling. Betreft structuur en verplichting opname beoordelingsadvies en beoordeling Volgzaamheid: er dient overeenstemming te zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit geldt zowel voor de privacy van de student als voor de privacy van eventuele (simulatie)patiënten

ja


Ja, wens

ja

B21

Bijlagen

4

Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar De student dient off-line aan het werkportfolio te kunnen werken

ja nee

De interface moet snel laden met behulp van een modem met beperkte bandbreedte

ja

De interface van het portfolio moet snel kunnen laden in door de instelling gebruikte standaard browser

ja

De interface dient in het Engels aangeboden te kunnen worden De interface dient in het Nederlands aangeboden te kunnen worden

ja ja

De interface dient in een andere taal aangeboden te kunnen worden

nee

Studenten leren basale computervaardigheden, bv bestandsbeheer Studenten leren standaard kantoorapplicaties, bv Word, WP, Excel

5

ja ja

Studenten leren standaard applicaties, bv FrontPage, Dreamweaver, Adobe

nee

Studenten leren computervaardigheden aan ongeacht het type applicatie, bv Delphi Gebruiker kan interface aanpassen aan eigen wensen ten aanzien van opmaak (bv stijl, kleur) De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding.

nee nee

De student krijgt een gewaarborgde kopie mee van het laatste portfolio na afronden opleiding. De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten

ja nee ja ja

Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift

ja

Het bewijsmateriaal in het digitaal archief kan geordend worden In het digitaal archief kan naar documenten worden gezocht Geheugenruimte digitaal archief kan gemaximaliseerd worden 6

7

ja

Bewijsmateriaal moet vanuit het werkportfolio bereikbaar zijn Het cv moet vanuit het werkportfolio bereikbaar zijn

nee nee

Beschouwingen en reflecties over medische, wetenschappelijke, persoonlijke en maatschappelijke rollen zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt43 kunnen worden

ja

Het cv is voorzien in de structuur en moet in het werkportfolio ingezien en verwerkt kunnen worden

ja

Taken en vaardigheden zijn voorzien in de strutuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt kunnen worden

nee

Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van embedded objects.

nee

Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van hyperlinks

ja

Het werkportfolio beschikt over een zoekfunctie op trefwoord

nee

Het werkportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text Het werkportfolio beschikt over een e-mail functie naar de begeleider / beoordelaar

nee nee

De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte. 8

nee nee

Het werkportfolio wordt gedistribueerd via een fysiek medium Het werkportfolio dient gedistribueerd te kunnen worden via een netwerk

ja nee nee

43



B22

Bijlagen

9

10

Het digitaal portfolio systeem voorziet in publicatie van het werkportfolio De student kan het presentatieportfolio inzien

ja ja

De begeleider kan het presentatieportfolio inzien

ja

De beoordelaar kan het presentatieportfolio inzien Medestudenten kunnen het presentatieportfolio inzien

ja

Leden van beoordelingscommissie kunnen het presentatieportfolio inzien

ja

ja

Anderen kunnen het presentatieportfolio inzien Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op trefwoord

ja

Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text

ja

Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar Presentatieportfolio beschikt over printfunctie inclusief printbaar bewijsmateriaal

ja ja

nee

Presentatieportfolio beschikt over printfunctie exclusief bewijsmateriaal 11

De student plaatst de feedback als bewijsmateriaal in het digitaal archief. Feedback is voorzien in de structuur van het werkportfolio en de student verwerkt de feedback rechtstreeks in het werkportfolio. Beoordelingsadvies en beoordeling zijn voorzien in de structuur van het presentatieportfolio en begeleider verwerkt het beoordelingsadvies en de beoordelingscommissie verwerkt de beoordeling direct in het presentatieportfolio

nee ja nee ja

12

Geselecteerd bewijsmateriaal maakt fysiek onderdeel uit van gearchiveerde presentatieportfolio

13

Student is houder / eigenaar van eigen digitaal archief: de student heeft toegang tot eigen digitaal archief; andere personen hebben geen toegang.

ja

Student is houder / eigenaar van eigen werkportfolio: de student heeft toegang tot het eigen werkportfolio; andere personen hebben geen toegang Student is houder / eigenaar van eigen presentatieportfolio

ja

14

ja

nee

Opleiding is houder / eigenaar van presentatieportfolio’s

ja

Opleiding/Instelling is houder / eigenaar van presentatieportfolio archief Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden voor nieuwe studenten aan het begin van het academisch jaar aangemaakt Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden bij komst van nieuwe student aangemaakt Het aanmaken van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen

ja ja ja ja

Het aanmaken van een digitale portfolio omgeving dient handmatig geregeld te kunnen worden 15

Digitale portfolio omgevingen worden verwijderd bij vertrek van studenten aan het eind van het academisch jaar

n.v.t. ja

Digitale portfolio omgevingen worden verwijderd bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar Het verwijderen van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen Het verwijderen van een digitale portfolio omgeving dient handmatig geregeld te kunnen worden 16

nee ja n.v.t.

De actie presenteren van het werkportfolio kan doorlopend uitgevoerd worden

nee

Het werkportfolio kan gepresenteerd worden op een van te voren vastgestelde datum of tijdstip

nee


B23

Bijlagen

17

Het werkportfolio kan gepresenteerd worden in een vooraf vastgestelde periode Het werkportfolio kan gepresenteerd worden op een tijdstip dat in overleg tussen student en begeleider/beoordelaar wordt vastgesteld. Het presenteren van werkportfolio’s dient geheel geautomatiseerd te verlopen

ja ja

Het presenteren van het werkportfolio dient handmatig door de student geregeld te kunnen worden

ja

Het meest actuele presentatieportfolio is continu te beschikking van student, begeleider en beoordelingscommissie Presentatieportfolio’s worden aan het eind van het jaar gearchiveerd

ja

nee

ja

Presentatieportfolio’s worden bij vertrek van studenten in de loop van het academisch jaar gearchiveerd Vijf jaar nadat de student de opleiding beëindigd of verlaten heeft worden de gegevens van de student uit het archief verwijderd.

nee ja

Het archiveren van presentatieportfolio’s dient geheel geautomatiseerd te verlopen

ja

Het archiveren van het presentatieportfolio dient handmatig geregeld te kunnen worden 18

19

n.v.t.

Gegevens voor authenticatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden.

ja

Gegevens over student en begeleider / beoordelaar dienen opvraagbaar te zijn vanuit de digitale portfolio omgeving.

ja

Er moeten voldoende PC’s voor studenten beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen.

ja

Er dient voldoende multimedia apparatuur (scanner, digitale video etc.) voor studenten te zijn

ja

Er moeten PC’s voor begeleiders/beoordelaars en beoordelingscommissie beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen.

ja

Er moeten PC’s voor derden beschikbaar zijn om de digitale portfolio omgeving te benaderen. 20


21



nee

B24

Bijlagen

Bijlage 6: Hoofdstructuur van het digitaal portfolio van Maastricht voor jaren 1 en 2 cv beroepsrollen o medisch expert o wetenschapper o werker in de gezondheidszorg o persoon • functioneren in de onderwijspraktijk • functioneren als student/lerende algemeen deel o samenvatting sterkte zwakte analyse o verslag voortgangs- en/of eindgesprek/advies o beoordelingsformulier portfoliobeoordelingscommissie bijlagen (=bewijsmateriaal).


B25

Bijlagen

Bijlage 7: Eisenspecificatie Maastricht Eisen, wensen en randvoorwaarden Maastricht Digitale portfolio omgeving

Ja, eis ja

1

Geschiktheid: het proces onderhouden digitaal archief maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

2

Geschiktheid: het proces feedback verwerken maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

ja

3

Geschiktheid: het proces archiveren maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

ja

4

Koppelbaarheid: Systeem moet functioneren op werkstations studenten en docenten onder Microsoft Windows 98 en hoger Koppelbaarheid: Systeem moet implementeerbaar zijn binnen de instelling Koppeling met minimaal studentvolgsysteem is nodig (Gegevens over student en begeleider / beoordelaar dienen opvraagbaar te zijn vanuit de digitale portfolio omgeving). Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie dienen adequaat geregeld te worden (Gegevens voor authentiicatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden) Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface de onderliggende structuur dient helder te zijn

ja

5

6 7

Ja, wens

ja

ja ja

8

Begrijpbaarheid: gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio

9

Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen

10 11

Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren Wijzigbaarheid: het werkportfolio dient aangepast te kunnen worden aan verschillende structuren voor achtereenvolgende studiejaren

12

Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn

ja

13

Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar

ja

14

De interface van het portfolio moet snel kunnen laden in door de instelling gebruikte standaard browser De interface moet snel laden met behulp van een modem met beperkte bandbreedte

ja

15

ja

17

De interface dient in het Engels en in het Nederlands aangeboden te kunnen worden; Nederlands is standaard Studenten leren basale computervaardigheden en standaard kantoorapplicaties, bv bestandsbeheer, Word, WP, Excel De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding.

18

De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen

ja

19

Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten

ja

16


ja

ja

ja ja

ja ja

B27

Bijlagen

20 21

Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift Geheugenruimte digitaal archief kan gemaximaliseerd worden (50 mB)

22

Beschouwingen en reflecties over medische, wetenschappelijke, persoonlijke en maatschappelijke rollen en het CV zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt44 kunnen worden Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van hyperlinks

23

ja ja ja

ja

24 25

De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte. Het digitaal portfolio systeem voorziet in publicatie van het werkportfolio

26

De student, begeleider/beoordelaar en leden van de beoordelingscommissie kunnen het presentatieportfolio inzien

27

Medestudenten en anderen kunnen het presentatieportfolio inzien

ja

28 29

Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar

ja ja

30

Presentatieportfolio beschikt over printfunctie inclusief printbaar bewijsmateriaal

ja

31

Beoordelingsadvies en beoordeling zijn voorzien in de structuur van het presentatieportfolio en begeleider verwerkt het beoordelingsadvies en de beoordelingscommissie verwerkt de beoordeling direct in het presentatieportfolio Geselecteerd bewijsmateriaal maakt fysiek onderdeel uit van gearchiveerde presentatieportfolio Student is houder / eigenaar van eigen digitaal archief: de student heeft toegang tot eigen digitaal archief; andere personen hebben geen toegang. Student is houder / eigenaar van eigen werkportfolio: de student heeft toegang tot het eigen werkportfolio; andere personen hebben geen toegang

ja

35 36

Opleiding is houder / eigenaar van presentatieportfolio’s Opleiding/Instelling is houder / eigenaar van presentatieportfolio archief

ja ja

37

Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden voor nieuwe studenten aan het begin van het academisch jaar en ad hoc automatisch aangemaakt

ja

38

Digitale portfolio omgevingen worden bij vertrek van studenten aan het eind van het academisch jaar verwijderd

ja

39

Het werkportfolio kan handmatig door de student gepresenteerd worden in een vooraf vastgestelde periode of op een tijdstip dat in overleg tussen student en begeleider/beoordelaar wordt vastgesteld

ja

40 41

Het verwijderen van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen Het meest actuele presentatieportfolio is continu te beschikking van student, begeleider en beoordelingscommissie Presentatieportfolio’s worden aan het eind van het jaar gearchiveerd

32 33 34

42 43


44

Vijf jaar nadat de student de opleiding beëindigd of verlaten heeft worden de gegevens van de student uit het archief verwijderd.

ja ja ja

ja ja ja

ja ja ja ja ja

44 Met verwerken wordt bedoeld dat bestaande documenten in het werkportfolio opgenomen (knip- en plakfunctie) en bewerkt kunnen worden


B28

Bijlagen

Bijlage 8: Beschrijving kandidaten voor het selectieproces Onderstaand worden achtereenvolgens de oplossingen die in eerste instantie zijn bedoeld om een werkportfolio samen te stellen, oplossingen om de presentatie te verzorgen en oplossingen die vrijwel het gehele traject rondom het digitaal portfolio ondersteunen, kort besproken. Systemen voor het samenstellen van een werkportfolio Voor het proces “samenstellen werkportfolio” geldt dat een aantal oplossingen betrekking heeft op de auteurstool om het werkportfolio inhoud te geven en andere op het verzorgen van de omgeving waarin het werkportfolio wordt samengesteld. Alle hier besproken oplossingen zijn auteurstool. Het regelen van de toegang tot het werkportfolio wordt veelal verzorgd door systemen die de toegang tot het presentatieportfolio regelen. Microsoft Word Microsoft Word is op dit moment de meest gangbare tekstverwerker en voor de meeste gebruikers daarom goed bekend. Het maken van relatieve hyperlinks naar zowel documenten als websites is eenvoudig. Vanwege deze functionaliteit is deze tekstverwerker in principe ook geschikt voor het werken aan elektronische portfolio’s. In de laatste versies van MS Word (2000 en XP) zijn veel functionaliteiten gerealiseerd die het mogelijk maken dit pakket niet alleen als tekstverwerker maar ook als zelfstandige HTML-editor te gebruiken. Er kunnen framesets worden gebouwd en documenten kunnen in HTML/XML worden opgeslagen (opslaan als webpagina). Met behulp van Word wordt een lege html-portfolio structuur aangeboden die bestaat uit een folderstructuur met documenten (werkportfolio). De folderstructuur bevat een folder waarin de student uit het digitaal archief geselecteerde bewijsmateriaal kan neerzetten. Ter ondersteuning van de door de opdrachtgever te maken keuze is een werkend prototype ontworpen. Macromedia Dreamweaver Macromedia Dreamweaver is een gebruikersvriendelijke maar professionele HTML-editor, die heel geschikt is voor het werken aan webgebaseerde portfolio’s. Het gebruik van dit type software past in de trend om digitale portfolio’s op internet te publiceren. De structuur van het portfolio wordt als sjabloon (‘lege’ website) aan de student aangeboden. Studenten werken lokaal (op de eigen PC) aan de portfolio-website (werkportfolio). Het digitaal archief is de eigen harde schijf (of ander opslag-medium) van de gebruiker. Het geselecteerde bewijsmateriaal wordt in het portfolio opgenomen door het naar een map in het werkportfolio te kopiëren en het vervolgens via een hyperlink te ontsluiten. Dreamweaver heeft een geïntegreerde FTP optie waarmee publicatie geregeld kan worden. In Utrecht is programmatuur ontwikkeld waarmee de student de lokale portfolio-website met behulp van deze optie kan publiceren op een webserver. De student heeft er 50 mB ter beschikking en kan zelf leesrechten toekennen aan personen binnen het UU-domein. Indien Maastricht kiest voor deze optie kan een werkend portfolio gerealiseerd worden dat voldoet aan de eisen van Maastricht. Portfolio wizard Universiteit Utrecht Door Universiteit Utrecht is een portfolio wizard ontwikkeld (Visual Basic) op basis van de specifieke wensen van de Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW). Er is een tweede versie gemaakt voor de Faculteit Rechtsgeleerdheid waarbij de door FSW ontwikkelde structuur enigszins is aangepast. De wizard zelf is gebaseerd op een MS Access database. Uit deze database worden webpagina’s gegenereerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit van MS Word. Studenten voeren met behulp van de wizard tekst in in de Access database (het werkportfolio). Er kunnen hyperlinks worden gemaakt naar documenten op de eigen harde schijf van de student (het digitaal archief). Deze documenten worden vervolgens automatisch gekopieerd naar de werkdirectory waarin zich ook de Access database bevindt. Op het moment dat de student besluit het portfolio te publiceren wordt door het programma op basis van de Access database lokaal een aantal webpagina’s gegenereerd. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de functionaliteit van MS Word. Vervolgens kan het geheel worden gepubliceerd op de portfolio-server van Universiteit Utrecht met behulp van een ingebouwd FTP-programma. Indien Maastricht kiest voor deze optie kan de wizard aangepast worden aan de eisen van Maastricht.


B29

Bijlagen

Systemen om de presentatie te verzorgen Alle besproken systemen bieden een portfolio omgeving aan en verzorgen de presentatie, waarbij het geven van feedback en archiveren tot de mogelijkheden behoort. Daarnaast kennen Polaris binnen Eleum en de File- of webserver een digitaal archief functie. Microsoft Outlook public folders Reeds bij de vorige proefimplementatie heeft Maastricht gebruik gemaakt van MS Outlook public folders als presentatiesoftware. Door een handige keuze te maken uit de mogelijke toegangsrechten die Outlook biedt kan als het ware met een druk op de knop de toegang voor studenten en docenten naar wens geregeld worden, ook bij grote aantallen. Ten behoeve van de presentatie wordt binnen Outlook voor elke student een public folder aangemaakt. Daar in een public folder geen folderstructuur geplaatst kan worden, is het noodzakelijk dat de student de folderstructuur omzet naar een (of meerdere) bestanden, bv een zip-bestand, en dit vervolgens plaatst in de public folder. Door rechten toe te kennen aan de begeleider / beoordelaar kan deze het geheel downloaden binnen de eigen werkomgeving, en nadat de oorspronkelijke folderstructuur hersteld is, het presentatieportfolio bekijken en een eventuele beoordeling toevoegen. Voor het archiveren van de portfolio’s is binnen public folders standaard functionaliteit aanwezig. In hoeverre deze geschikt is, dient onderzocht te worden. File- of Webserver Een kant en klaar werkportfolio kan ook via een file- of webserver gepubliceerd worden. Binnen de UM heeft elke student vanuit het project file-/webservices de beschikking over 50 Mb geheugenruimte. Studenten kunnen deze folder binnen de UM of via een provider van de UM met de MS Explorer benaderen. Op korte termijn wordt deze file folder ook ter beschikking gesteld als web folder. De web folder is dan via Eleum te benaderen en daarmee vanaf elke willekeurige op internet aangesloten werkplek. Op initiatief van dit onderzoek is een UM-breed projectvoorstel ingediend dat inmiddels is voorgelegd aan het UM Onderwijsplatform. Hierin is de ontwikkeling van voor Maastricht geschikte functionaliteit voor het digitaal archief en het aanbieden en de presentatie van een folderstructuur met (html-)documenten ten aanzien van deze file-/webservices voorgesteld Polaris binnen Eleum Binnen Eleum wordt momenteel een op Polaris gebaseerd building block ontwikkeld. Het betreffende building block bestaat uit twee delen. Het eerste deel is “course-gebonden” en betreft een uitbreiding op het gebied van de communicatie binnen BlackBoard, speciaal gericht op probleem gestuurd onderwijs. Het tweede deel is “studentgebonden” en betreft een persoonlijke folder waarin de student documenten kan beheren. Op initiatief van dit onderzoek zijn contacten gelegd met de projectleiders van Polaris. In het in de vorige alinea genoemde projectvoorstel wordt eveneens een voorstel gedaan voor de bouw van voor Maastricht geschikte functionaliteit binnen het Polaris building block voor een digitaal archief en het aanbieden en de presentatie van een folderstructuur met (html-) documenten. Systemen die het traject rondom het digitaal portfolio ondersteunen Een course of community binnen Eleum ondersteunt het gehele proces, met uitzondering van het onderhouden van een digitaal archief. Het DU-portfolio ondersteunt het gehele proces, waarbij opgemerkt dient te worden, dat het te presenteren werkportfolio als kant en klaar document in het DU-portfolio wordt opgenomen, hetgeen inhoudt dat het samenstellen van het werkportfolio buiten het systeem plaatsvindt. Het systeem van Holomedia ondersteunt het proces van begin tot eind. Digitale leeromgeving: een course / community binnen Eleum Een course of community binnen Eleum (BlackBoard) kan gebruikt worden om een digitale portfolio omgeving aan te bieden Deze voorziet echter niet in een digitaal archief. De structuur van het werkportfolio kan ondergebracht worden in mappen onder “Course Material”. Het presenteren van het portfolio kan uitgevoerd worden door een persoon die geautoriseerd is om anderen toegang te geven. Dit betekent dat het presentatieportfolio verkregen wordt door het wijzigen van rechten van het werkportfolio. De autorisatie kan zo geregeld worden dat de begeleider / beoordelaar de mogelijkheid heeft feedback te geven. Voor het archiveren van de portfolio’s is binnen Eleum standaard functionaliteit aanwezig. In hoeverre deze geschikt is, dient onderzocht te worden.


B30

Bijlagen

Portfolio van de Digitale Universiteit Een student van een van de deelnemende instellingen kan zelf een digitale portfolio omgeving aanvragen via het web. In het digitaal portfolio van de Digitale Universiteit kan allerlei materiaal verzameld worden in een digitaal archief. In deze documenten kan structuur aangebracht worden door er trefwoorden en categorieen aan toe te kennen. Een document dat in het digitaal archief geplaatst wordt kan ook meerdere attachments bevatten en daarmee de structuur van een werkportfolio hebben. Het maken van een folderstructuur is echter niet mogelijk. Uit de documenten kan een selectie gemaakt worden die bewerkt kan worden voor allerlei doelen en vervolgens kan worden aangeboden aan belangstellenden (presentatieportfolio). Het aanbieden geschiedt door het versturen van een e-mail naar de persoon in kwestie. Deze e-mail bevat het internetadres van het portfolio en een identificatie/wachtwoord combinatie waarmee toegang kan worden gekregen. Portfolio Holomedia Bij de start van dit onderzoek was het digitaal portfolio Holo-E® van Holomedia, momenteel ROVICT, een van de meest bekende portfoliosystemen. Het digitaal portfolio is een netwerkapplicatie die gebaseerd is op moderne webtechnologie en bestaat uit twee delen, een portfoliodeel en een projectendeel. In het portfoliodeel kan de student zijn ontwikkeling bijhouden en staat de relatie tussen mentor en student centraal. De student kan er zijn ontwikkelingstraject beschrijven met behulp van een persoonlijk ontwikkelingsplan, een studieplan en voortgangsrapportages. Ook is er ruimte voor het tonen van eerder verworven competenties en het curriculum vitae. In het projectendeel kunnen studenten in projecten gericht werken aan hun taken en vaardigheden. Hiertoe kunnen zij een probleemdefinitie aangeven, een plan van aanpak opstellen en voortgangrapportages bijhouden. Het vullen van het portfolio geschiedt met bestanden die buiten het portfolio zijn gemaakt. Naast de student kunnen ook andere personen toegang krijgen tot het portfolio (maximaal 3). Onderdelen van het portfolio kunnen geaccordeerd worden en meegenomen worden naar een volgens portfolio. Er is automatisch versiebeheer.


B31

Bijlagen

Bijlage 9: Prototype Wordportfolio Faculteit der Geneeskunde - UM


B33

Bijlagen

Bijlage 10: Scores kernkandidaten Systemen

MS Word

Eisen45 1* Geschiktheid: het proces onderhouden digitaal archief maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving 2*

3*

4*

5*

Koppelbaarheid: Systeem moet functioneren op werkstations studenten en docenten onder Microsoft Windows 98 en hoger Koppelbaarheid: Systeem moet implementeerbaar zijn binnen de instelling Koppeling met minimaal student volgsysteem is nodig (Gegevens over student en begeleider / beoordelaar dienen opvraagbaar te zijn vanuit de digitale portfolio omgeving). Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie dienen adequaat geregeld te worden (Gegevens voor authenticatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden)

7*

Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface de onderliggende structuur dient helder te zijn Begrijpbaarheid: gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio

45

Portfolio Wizard UU

Geschiktheid: het proces feedback verwerken maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Geschiktheid: het proces archiveren maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving

6*

8

MM Dreamweaver

MS Outlook

File/Web Server

Polaris

-

+

+

+

+

+

+

-

-

+

+

+

+

+

+

+

+/-

+

+

+

+

+

+

+

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

De specificaties die voorzien van een * zijn in Maastricht vereist, de overige zijn gewenst


B35

Bijlagen

9*

Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen

?

?

?

?

?

?

10

Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren Wijzigbaarheid: het werkportfolio dient aangepast te kunnen worden aan verschillende structuren voor achtereenvolgende studiejaren

?

?

?

?

?

?

+

+

+/-

+/-

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

-

+

+

+

+

+/-

+/-

+

+

11*

12*

13* 14

Beheerbaarheid: de inspanningen die verricht moeten worden om het systeem “in de lucht” te hebben en te houden moeten acceptabel zijn Aangeboden functionaliteit is online beschikbaar De interface van het portfolio moet snel kunnen laden in door de instelling gebruikte standaard browser De interface moet snel laden met behulp van een modem met beperkte bandbreedte

+

+

+

15

De interface dient in het Engels en in het Nederlands aangeboden te kunnen worden; Nederlands is standaard

+

+

+

16

Studenten leren basale computervaardigheden en standaard kantoorapplicaties, bv bestandsbeheer, Word, WP, Excel

+

-

-

17

De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding. De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen

+

+

+

18*

19*

20

21*

Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift Geheugenruimte digitaal archief kan gemaximaliseerd worden (50 mB)


B36

Bijlagen

22*

Beschouwingen en reflecties over medische, wetenschappelijke, persoonlijke en maatschappelijke rollen en het CV zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt46 kunnen worden

+

+

+

23*

Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van hyperlinks De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte. Het digitaal portfolio systeem voorziet in publicatie van het werkportfolio

+

+

+

24

25*

26*

27

De student, begeleider/beoordelaar en leden van de beoordelingscommissie kunnen het presentatieportfolio inzien Medestudenten en anderen kunnen het presentatieportfolio inzien

28

Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text

+/-

+/-

-

29

Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar

+

+

+

30

Presentatieportfolio beschikt over printfunctie inclusief printbaar bewijsmateriaal Beoordelingsadvies en beoordeling zijn voorzien in de structuur van het presentatieportfolio en begeleider verwerkt het beoordelingsadvies en de beoordelingscommissie verwerkt de beoordeling direct in het presentatieportfolio

+/-

+/-

+/-

31*

32

Geselecteerd bewijsmateriaal maakt fysiek onderdeel uit van gearchiveerde presentatieportfolio

33*

Student is houder / eigenaar van eigen digitaal archief: de student heeft toegang tot eigen digitaal archief; andere personen hebben geen toegang.

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+/-

46



B37

Bijlagen

34*

Student is houder / eigenaar van eigen werkportfolio: de student heeft toegang tot het eigen werkportfolio; andere personen hebben geen toegang

+

+

35*

Opleiding is houder / eigenaar van presentatieportfolio’s

+

+

+

36*

Opleiding/Instelling is houder / eigenaar van presentatieportfolio archief

+

+

+

37*

Nieuwe digitale portfolio omgevingen worden voor nieuwe studenten aan het begin van het academisch jaar en ad hoc automatisch aangemaakt

+

+

+

38*

Digitale portfolio omgevingen worden bij vertrek van studenten aan het eind van het academisch jaar verwijderd

+

+

+

39*

Het werkportfolio kan handmatig door de student gepresenteerd worden in een vooraf vastgestelde periode of op een tijdstip dat in overleg tussen student en begeleider/beoordelaar wordt vastgesteld Het verwijderen van digitale portfolio omgevingen dient geheel geautomatiseerd te verlopen

+/-

+

+

+/-

+/-

+/-

Het meest actuele presentatieportfolio is continu te beschikking van student, begeleider en beoordelingscommissie Presentatieportfolio’s worden aan het eind van het jaar gearchiveerd

+/-

+

+

43


+

44*

Vijf jaar nadat de student de opleiding beëindigd of verlaten heeft worden de gegevens van de student uit het archief verwijderd.

+

40

41*

42*


+

B38

Bijlagen

Bijlage 11: Technische handleiding digitale portfolio omgeving

Handleiding WORD Elektronisch Portfolio UM - FdG


B39

Bijlagen

Inhoud Het maken van een elektronisch portfolio als website…………………………………………………………B41 Computergeheugen voor studenten.……………………………………………………………………………B41 Kopiëren van de structuur met de Windows Verkenner.………………………………………………………B41 De structuur van je elektronisch portfolio..……………………………………………………………………B42 Het openen van het elektronisch portfolio..……………………………………………………………………B42 Werken aan je portfolio binnen de UM..………………………………………………………………………B43 Thuis (of elders) werken aan je portfolio...……………………………………………………………………B44 Het document “bijlagen” ...……………………………………………………………………………………B44 Extra informatie..………………………………………………………………………………………………B45


B40

Bijlagen

Het maken van een elektronisch portfolio als website In deze handleiding gaan we voor het maken van een website voor je elektronisch portfolio uit van het programma MicroSoft Word, versie 2000 of XP. Oudere Word versies, zoals Word 97, geven problemen bij het werken aan de website van je portfolio en kun je dus niet gebruiken. Het gebruik van Word heeft als voordeel dat je er al vaker mee gewerkt hebt en er al enigszins vertrouwd mee bent. Een tweede voordeel is dat het niet noodzakelijk is dat je voor het maken van een website kennis hebt van HTML (Hyper Text Markup Language), een taal die schuilgaat achter webpagina’s. Met een extra aanvulling op de Word kennis die je al hebt, ben je in staat een aardige portfolio website te maken. De portfolio structuur die je krijgt en die de basis vormt voor je elektronisch portfolio, heeft de vorm van een eenvoudige website. Behalve een voorzet voor een homepage (index.htm) tref je ook een aantal mappen en submappen aan met HTML- en andere bestanden erin. Het is van belang de structuur in tact te laten, omdat je anders problemen kunt krijgen met reeds bestaande doorverwijzingen (hyperlinks). De pagina’s van je portfolio zelf kun je naar eigen inzicht gaan bewerken.

Computergeheugen voor studenten Onlangs heb je binnen de universiteit de beschikking gekregen over een eigen stukje computergeheugen ter grootte van 50 Mb. Het geheugen bevindt zich op de I-drive van alle studentwerkplekken. Je ziet deze I-drive bijvoorbeeld in de Windows Verkenner of als je een document wilt bewaren (save as) in Word. Je kunt deze I-drive ook van thuis benaderen als je een provider hebt van de UM (kabel of modem). Op zeer korte termijn zul je de I-drive ook via Eleum, onze elektronische leeromgeving, kunnen bereiken. Dan kun je wereldwijd je I-drive gebruiken! Hoe je de I-drive van thuis kunt benaderen als je een provider hebt van de UM hoor je zeer binnenkort. De termijn waarop je de I-drive via Eleum kunt bereiken is nog niet bekend. Zodra je plaatjes en ander multimedia materiaal in je portfolio opneemt, past het portfolio al snel niet meer op een diskette. Het uitgangspunt is dat je de portfoliostructuur kopieert naar de eerder genoemde I-drive en op die plek aan je portfolio gaat werken. Natuurlijk kun je ook thuis of op andere plekken werken aan de inhoud van je portfolio en het resultaat later overnemen in het portfolio op je I-drive. De UM is beheerder van je I-drive en zorgt ervoor dat de inhoud niet verloren kan gaan!

Kopiëren van de structuur met de Windows Verkenner Je hebt een diskette gekregen met daarop een verzameling mappen en bestanden. De eerste stap is het kopiëren van de inhoud van de diskette naar je I-drive. Zorg ervoor dat je onder je eigen naam bekend bent bij het systeem! Stop de diskette in de A-drive en selecteer in het linkervenster van de Windows Verkenner deze drive. In het rechtervenster verschijnt een map met de naam portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2. Selecteer met je muis deze map. Nu heb je meerdere mogelijkheden: 1. Sleep door de rechtermuisknop ingedrukt te houden de gehele selectie naar de I-drive en laat de rechtermuisknop los als de I-drive geselecteerd is.

OF 2.

Met behulp van knippen en plakken a. Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. b. Selecteer met je muis in het linkervenster de I-drive. c. Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in.

In het rechtervenster van je Windows Verkenner verschijnt nu een map met de naam portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2. Let op! Je kunt de I-drive benaderen vanaf alle studentwerkplekken op Randwyck. Als je de structuur wilt overzetten naar je I-drive moet je de diskette kunnen lezen. In het computerlandschap van de UB is dit niet mogelijk! In het


B41

Bijlagen

computerlandschap op DEB 1 kan dit wel.

De structuur van je elektronisch portfolio Indien je met je muis dubbelklikt (twee keer kort achter elkaar klikken) op de map portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2 van je I-drive, verschijnen in het rechtervenster van je Windows Verkenner de volgende mappen en bestanden: 1) De map index-bestanden: met deze map hoef je niets te doen. Zorg wel dat de map bestaat en ongewijzigd blijft. 2) De map inhoud: in deze map zit een .htm pagina voor elk hoofdstuk van je portfolio en een pagina met de naam bijlagen.htm. Zie ook onder 5). 3) De map materiaal: in deze map moet al je bewijsmateriaal komen te staan. Je moet het er zelf inzetten. Dit kan met behulp van de Windows Verkenner. Hoe dit gaat lees je hier 4) De map structuur: ook met deze map hoef je niets te doen. Ook hier geldt: zorg dat de map bestaat en ongewijzigd blijft. 5) Het bestand index.htm: Dit is de zogeheten homepage (de eerste pagina van je website). Deze homepage is opgebouwd uit zogenaamde “Frames”. Een frame is eigenlijk niets anders dan een extra webpagina binnen een andere pagina. Deze extra webpagina kun je bijvoorbeeld gebruiken om een inhoudsopgave in weer te geven. De “Index.htm” die jij hebt gekregen bestaat uit 3 frames: Een frame (“nav.htm”) aan de linkerkant van je portfolio waarin een menu met inhoudsopgave van je elektronisch portfolio is opgenomen. Via dit menu kun je alle hoofdstukken van je elektronisch portfolio en het document met de naam bijlagen zichtbaar maken in het rechterdeel van je portfolio; Een frame (“top.htm”) aan de bovenkant van je portfolio waarin een tekst en een plaatje is opgenomen; S Een frame aan de rechterkant van je portfolio waarin in eerste instantie de inhoud van de startpagina van je elektronisch portfolio wordt weergegeven. Dit is het enige frame dat variabel is. De pagina in dit frame zal vervangen worden door een van de onder 2) genoemde pagina’s wanneer in het menu (of elders) voor een andere pagina wordt gekozen.

Het openen van het elektronisch portfolio In de structuur van je portfolio heb je gezien dat de meeste documenten de uitgang .htm hebben terwijl je gewend bent dat Word documenten op .doc eindigen. Dit komt omdat we niet een standaard Word document, maar een website in Word maken. Een gevolg hiervan is ook dat je je portfolio op twee manieren kunt “openen”: 1. Het openen van je portfolio als website Dit kan door de map portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2 te openen en met je muis te dubbelklikken op het document index.htm. Als je dit doet wordt de Internet Explorer (of een andere browser) geopend en zie je je portfolio als website. Door op het menu te klikken kun je de verschillende pagina’s van je portfolio zichtbaar maken. Je kunt er nu NIET in wijzigen!


B42

Bijlagen

2.

Het openen van je portfolio in Word Dit kan door eerst Word op te starten en in Word het document index.htm te openen. Door op het menu te klikken kun je de verschillende pagina’s van je portfolio zichtbaar maken. Nu kun je op de normale manier in Word aan de hoofdstukken van je portfolio werken!

Werken aan je portfolio binnen de UM Nadat je je portfolio in Word hebt geopend dubbelklik je in het menu op het hoofdstuk dat je wilt gaan bewerken en kun je aan de slag. Let op! Als je bv in de startpagina, in je cv, bij je rol als medisch expert en bij je rol als wetenschapper wijzigingen aanbrengt zonder deze te bewaren, dan zie je


B43

Bijlagen

onderaan in je taakbalk voor elk document een apart icoontje. Als je Word afsluit word je voor elk document apart gevraagd of het wilt opslaan.

Thuis (of elders) werken aan je portfolio Thuis werken aan je portfolio kan op meerdere manieren. Afhankelijk van wat je zelf handig vindt kun je een keuze maken uit de verschillende mogelijkheden. Een aantal mogelijkheden worden kort beschreven. Studenten die niet goed thuis zijn in het gebruik van de Windows Verkenner adviseren we om de eerst aangegeven manier te gebruiken! 1. Je kunt thuis in Word een normaal document aanmaken en dit binnen de UM met plakken en knippen op de juiste plek in je portfolio zetten. 2. Zolang je portfolio als geheel op een diskette past kun je de gehele structuur telkens tussen je I-drive en je diskette heen en weer kopiëren. Deze wijze van werken brengt het risico met zich mee dat je het laatst gewijzigde portfolio als geheel overschrijft met een oudere versie. Let hierbij dus goed op!! 3. Alle .htm documenten waaraan je kunt werken staan in de map inhoud. Je kunt het .htm document waaraan je wilt werken op een diskette mee naar huis nemen of aan jezelf toesturen via de e-mail. Je kunt het gewijzigde document later weer terug zetten in de map inhoud. Ook hier geldt dat je snel fouten kunt maken! Let dus goed op!

Het document “bijlagen” Zoals je eerder hebt gelezen dient al je bewijsmateriaal in de map materiaal te staan. Als je pas met je portfolio begint is dat meestal geen probleem: je herkent de inhoud van het document aan de naam. Naarmate je meer materiaal verzamelt, wordt dit steeds moeilijker. Om een goed overzicht van je materiaal te houden adviseren we je om in het hoofdstuk bijlagen van al je bewijsmateriaal een aantal gegevens bij te houden. De volgende gegevens zijn daarbij van belang: De naam van het document De datum waarop de actie die in het document beschreven wordt heeft plaatsgevonden Een korte beschrijving van de actie zelf, bv uitslag vgt, foto presentatie, video patientencontact ”slecht nieuws bericht” Een link naar het document, zodat je kan doorklikken en het document kan bekijken als dat nodig is. Het is handig om deze informatie in een tabel te zetten!!


B44

Bijlagen

Extra informatie Algemene hulp in Word We gaan er vanuit, dat je al over voldoende kennis beschikt om met Word te werken. In deze extra informatie vind je de beschrijving van een aantal functies die voor het werken aan je portfolio van belang zijn. Indien je denkt dat je basale kennis van Word niet toereikend is, kan je op de website van Medische Informatica een aantal oefeningen met Word uitvoeren. Als je niet weet hoe een bepaalde functie in Word werkt, of niet weet waar je deze kunt vinden, dan kan je binnen Word via de functietoets F1 of in het menu via Help, informatie oproepen. Uiteraard moet je wel weten wat de naam van die functie is. Op de website van Medische Informatica wordt aangegeven hoe je aan die informatie kunt komen.

Document kopiëren met de Windows Verkenner We gaan er van uit dat je op een diskette een document hebt staat dat je als bewijsmateriaal wilt toevoegen aan je portfolio. Het document moet dus in de map materiaal komen te staan. Je gaat dan als volgt te werk: Start de Windows Verkenner en klik in het linkervenster op het plusje voor je I-drive. Klik vervolgens op het plusje voor de map portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2. Je ziet nu een aantal mappen verschijnen, waaronder de map materiaal. Stop de diskette in de A-drive en selecteer in het linkervenster deze drive. In het rechtervenster verschijnt een map met de namen van een of meerdere documenten. Selecteer met je muis het gewenste document.


B45

Bijlagen

Nu heb je meerdere mogelijkheden: 1) Sleep door de rechtermuisknop ingedrukt te houden het document naar de map materiaal in het linkervenster en laat de rechtermuisknop los als de map materiaal geselecteerd wordt.

OF 2) Met behulp van knippen en plakken a) Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. b) Selecteer met je muis in het linkervenster de map materiaal. c) Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. Je ziet in het rechtervenster dat het gewenste document aan de map wordt toegevoegd

Een formulier van het Onderwijsplein halen Voor je portfolio heb je het studieresultaten formulier nodig. Je vindt dit formulier op www.fdg.unimaas.nl/onderwijsplein curriculum formulieren portfolio studieresultatenformulier. Indien je het formulier aan je portfolio wilt toevoegen kun je het als volgt opbergen: Klik op file/bestand (links boven in je scherm) save as/bewaar als klik op het neerwaartse pijltje selecteer je I-drive dubbelklik op de map portfolio jaar 1 of portfolio jaar 2 dubbelklik op de map materiaal en klik op save/bewaar

Het gebruik van Hyperlinks. Een hyperlink is een doorverwijzing naar een andere webpagina, een document (bewijsmateriaal), een e-mail adres of een verwijzing naar een specifieke plek ergens midden op een webpagina (“anker”). Deze verschillende soorten hyperlinks kan je binnen Word zelf maken. Voor je portfolio is het vooral belangrijk dat je een verwijzing naar je bewijsmateriaal kunt maken. Daartoe selecteer je eerst met je cursor het stukje tekst van waaruit je naar je bewijsmateriaal wilt verwijzen (in het voorbeeld: resultaat vgt). Vervolgens kun je een hyperlink aanmaken door op het blauwe aardbolletje in je werkbalk te klikken of via insert Æ hyperlink. Je ziet dan het volgende scherm:


B46

Bijlagen

Klik op Existing file or web page en klik vervolgens op file. Selecteer het gewenste document in de map materiaal en klik op OK. In je document is de link herkenbaar aan de blauwe kleur.

Tekst en plaatjes Je kunt je portfolio ook verfraaien met plaatjes. Evenals je bewijsmateriaal staan deze plaatjes in de map materiaal. Je kunt een plaatje toevoegen door op insert picture from file te kiezen, het plaatje in je map materiaal te selecteren en vervolgens op insert te klikken. Indien je naast je plaatje tekst wilt typen kan dit op twee manieren: 1. Door het plaatje in een cel van een tabel te zetten met twee kolommen en één rij 2. Door Click and type te activeren (Tools Options Edit selecteer enable click and type klik OK) en vervolgens in de print layout view te werken (view print layout)


B47

Bijlagen

Scannen binnen de UB Je kunt binnen de UB gebruik maken van de scanner. De PC waarop de scanner is aangesloten is niet verbonden met Maasnet, het netwerk binnen de UM; het is een op zichzelf bestaande PC. Dat betekent dat je vanaf deze PC je Idrive niet kunt bereiken. Indien je een formulier gescand hebt, kun je dit opslaan op de PC en het vervolgens via email naar je zelf versturen. Bij de scanner is een handleiding aanwezig.

Het gebruik van Headings Indien een hoofdstuk in je portfolio opgedeeld wordt in meerdere paragrafen, is het handig om gebruik te maken van headings. Een heading is een soort sjabloon, dat aangeeft hoe een kopje boven de tekst (de titel) of paragraaf er uit komt te zien. Een heading legt onder meer de lettergrootte, het type letter en of het kopje vet, cursief en/of onderstreept dient worden vast. Het voordeel van het gebruik van headings is dat al je kopjes er identiek uitzien. Het toepassen van headings kan op twee manieren: Ga met de cursor ergens in de tekst staan (in het voorbeeld de tekst “Presenteren”) waarvan je een kopje wilt maken Kies in het menu voor format style, kies de gewenste heading en klik op apply

OF Klik op het pijltje rechts naast standaard en klik vervolgens op de gewenste heading. Je ziet dat de gehele koptekst wijzigt. Als je in een later stadium iets aan de vorm van de kopjes wilt wijzigen kun je dit doen door in het menu voor format style te kiezen, de gewenste heading te selecteren en vervolgens voor modify Æ style te kiezen en bv bij font de gewenste wijzigingen aan te brengen. Als je afsluit met ok Æ ok Æ apply worden de wijzigingen aangebracht.


B48

Bijlagen

Bijlage 12: Vragenlijst studenten Digitaal Portfolio Deze vragenlijst wordt afgenomen in het kader van de evaluatie van het gebruik van het digitale portfolio. Je naam wordt gevraagd om bij te houden van wie de vragenlijst geretourneerd is. De gegevens worden anoniem verwerkt. Dit betekent dat in rapportages de informatie niet is terug te voeren naar personen. Dit is een vragenlijst met vragen met voorgestructureerde antwoordcategorieën en aan het eind nog enkele open vragen. De vragen zijn gesteld in de vorm van uitspraken waarvan we graag willen weten in hoeverre jij het er mee eens bent. Je wordt gevraagd antwoord te geven op een 5-puntsschaal met de letters A t/m E. Alleen de betekenis van de uiteinden van de schaal (de letters A en E) is toegelicht; de betekenis van de andere schaalpunten ligt hier tussenin. Wil je de letter van je keuze omcirkelen. Per vraag of uitspraak dient één antwoordmogelijkheid te worden omcirkeld. Bij voorbaat dank voor het invullen. Naam:

1.

Het doel van het maken van een digitaal portfolio is me duidelijk

2.

Invullen als je de mondelinge instructie bijgewoond hebt: Ik ben tevreden over de mondelinge instructie die in de UB gegeven werd over het werken aan het digitaal portfolio

3.

Ik heb de schriftelijke handleiding voor het werken aan het digitaal portfolio grondig doorgenomen

4.

Ik ben tevreden over de schriftelijke handleiding voor het werken aan het digitaal portfolio

5.

De schriftelijke handleiding en/of de mondelinge instructie gaven mij voldoende inzicht om zelfstandig te kunnen werken aan het digitaal portfolio

6.

De aangeleverde structuur van het digitaal portfolio biedt voldoende houvast om aan het digitaal portfolio te werken

7.

Het is prettig om een dergelijke structuur aangeboden te krijgen

8.

De aangeleverde structuur van het digitaal portfolio is overzichtelijk

9.

Het was me duidelijk welke informatie bij ‘cv’ moet worden gegeven


Zeer mee oneens

A

Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

A

Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

A

B

C

D

B

C

D

B

C

D

B

C

D

B

C

D

E Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E

E Zeer mee eens

B

C

D

E

B49

Bijlagen

10.

11.

Het was me duidelijk welke informatie bij ‘medisch expert’, ‘wetenschapper’, ‘werker gezondheidszorg’ en ‘persoon’ moet worden gegeven Het was me duidelijk welke informatie bij ‘algemeen’ moet worden gegeven

Zeer mee oneens

A

Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

A

Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

12.

Het was me duidelijk waartoe de link naar “bijlagen” diende

13.

Ik ben tevreden over de technische ondersteuning die op een aantal dagdelen op DEB1 gegeven werd om aan het portfolio te werken

14.

Ik ben tevreden over de technische faciliteiten (PC’s en scanner, cd-brander) die op DEB1 op een aantal dagdelen werd aangeboden.

A

B

C

D

B

C

D

Het gebruik van Word als web-editor is gemakkelijk

16.

Ik heb door met Word te werken, beter met Word leren omgaan

17.

Ik was bekend met de i-schijf voor ik aan het digitaal portfolio begon

A

B

C

D

B

C

D

B

C

D

Het werken met de MS verkenner / explorer ging mij goed af

19.

Ik heb door met de verkenner / explorer te werken, de verkenner / explorer beter leren beheersen

20.

De Vaardig Geneeskunde Studeren”-vragenlijst (de VGS), heeft me geholpen bij het samenstellen van het portfolio

21.

Door het werken aan het portfolio kreeg ik beter zicht op waar ik goed en minder goed in ben

22.

Het plaatsen van het portfolio op een cd ten behoeve van de mentor werkt goed

23.

Het digitaal portfolio heeft een zinvolle rol gespeeld bij het gesprek met mijn mentor


A

B

C

D

B

C

D

B

C

D

B

C

D

B

C

D

E Zeer mee eens

B

C

D

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

18.

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

15.

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E Zeer mee eens

Zeer mee oneens

A

E

E Zeer mee eens

B

C

D

E

B50

Bijlagen

Zeer mee oneens

24.

Ik maak liever een digitaal dan een papieren portfolio

A thuis

25.

Ik heb voornamelijk gewerkt aan het portfolio

26.

Kun je een globale schatting maken van het aantal uur dat je hebt gestoken in het maken van je eerste portfolio?

27.

De in het maken van het portfolio geïnvesteerde tijd en energie is de moeite waard

28.

Ben je problemen tegengekomen met het werken met Word? Zo ja, welke?

29.

Ben je problemen tegengekomen met het werken met de Verkenner / Explorer? Zo ja, welke?

30.

Noem svp twee positieve aspecten van het gebruik van een digitaal portfolio in je opleiding.

31.

Noem svp twee negatieve aspecten van het gebruik van een digitaal portfolio in je opleiding.

32.

Heb je nog opmerkingen over de vragenlijst of zaken die niet in de vragenlijst aan bod zijn gekomen?

A

Zeer mee eens

B

C

D

UB

DEB1

B

C

E elders

D

………….uur Zeer mee oneens

A

Zeer mee eens

B

C

D

E

Wil je de vragenlijst nadat je hem hebt ingevuld inleveren bij Trudie Seegers, kamer 5.059, DRT10 of e-mailen naar [email protected]


B51

Bijlagen

Bijlage 13: Gestructureerd interview mentoren Digitaal Portfolio 1. Hoe is het samenstellen van het digitaal portfolio door de studenten gegaan? Heb je hierover iets gehoord van de studenten? Wat ging er goed, wat ging er minder goed? Inhoudelijk:de structuur, de handleiding, de instructiebijeenkomst, de werkmiddagen Technisch: Word, de verkenner, het scannen van het bewijsmateriaal, het branden van de cd

2. Hoe is het bestuderen van de digitale portfolio’s van je studenten verlopen? Welke problemen kwam je tegen?Wat ging er goed, wat ging er fout? Was de structuur duidelijk? Wist je waar je wat kon vinden? Heb je nog problemen met de techniek gehad? Met de CD-rom? Met de browser, thuis of op het werk?

3. Zijn er essentiële verschillen tussen het bestuderen van de digitale portfolio’s en de papieren versie? Waar bestudeer je de verschillende portfolio’s? Heb je de digitale versie geprint? Voegde het gebruikte multimedia materiaal iets toe?Of was het alleen maar lastig? Zijn de links naar het bewijsmateriaal handig?

4. Vind je dat het digitaal portfolio een goed instrument is voor studenten om hun ontwikkeling te laten zien? Waarom wel/niet? Wat is de winst of het verlies ten opzichte van het papieren portfolio? Wat zijn voor jouw essentiële onderdelen van het digitaal portfolio om de ontwikkeling van de student te volgen? (het cv, of juist de rollen, of het bewijsmateriaal)

5. Zijn er essentiële verschillen tussen het begeleiden van de groep met een digitaal portfolio en de groep met een papieren portfolio? Pas je de begeleiding aan het type portfolio aan? Kun je jouw manier van begeleiden van studenten met een digitaal portfolio eens vergelijken met die van studenten met een papieren portfolio?

6. Al met al, ben je tevreden over het digitaal portfolio? Wat is de functie van het digitaal portfolio in de opleiding van studenten volgens jou? Heeft het deze functie ook?Ondersteunt het digitaal portfolio deze functie?

7. Hoe sta je tegenover het invoeren van het digitaal portfolio voor alle studenten? Vind je dat studenten moeten kunnen kiezen of ze een papieren of een digitaal portfolio maken? En waarom wel/niet? Vind je dat mentoren moeten kunnen bepalen of hun studenten een digitaal of een papieren portfolio maken?

8. Heb je nog suggesties voor verbetering van het digitaal portfolio?


B53

Bijlagen

Bijlage 14: Resultaten van de relevante eisen en wensen uit de eisenspecificatie Relevante eisen en wensen47 48

Verwacht

Resultaat49

1*

Geschiktheid: het proces onderhouden digitaal archief maakt deel uit van de digitale portfolio omgeving Een ruime minderheid van de studenten rapporteert voor aanvang van de praktijktest niet op de hoogte te zijn geweest van het bestaan van de fileservices. Navraag leerde dat van hogerhand geen bekendheid gegeven is aan de fileservice, omdat deze nog niet optimaal functioneerde.

+

+

4*

Koppelbaarheid: Systeem moet functioneren op werkstations studenten en docenten onder Microsoft Windows 98 en hoger Beveiligbaarheid: de authenticatie en autorisatie dienen adequaat geregeld te worden (Gegevens voor authenticatie en autorisatie moeten gebruikt kunnen worden)

+

+

+

+

+

+

+

+

6* 7*

8

Begrijpbaarheid: het systeem dient te beschikken over een intuïtieve interface de onderliggende structuur dient helder te zijn Een ruime meerderheid van de studenten rapporteren positief over de duidelijkheid van de interface en nagenoeg alle studenten rapporteren positief over de duidelijkheid van de structuur. Ervaring werkbijeenkomsten enkele studenten: - niet duidelijk wat de inhoud van “bijlagen” moest zijn - onbekend met mogelijkheid van hyperlinks naar bewijsmateriaal - onbekend met opnemen foto’s of plaatjes in tekst - verschil tussen openen in MS Word (edit) en HTML (open) niet duidelijk. Mentoren rapporteren zowel de interface als de structuur duidelijk te vinden. Begrijpbaarheid: gebrek aan PC-vaardigheden mag niet leiden tot het niet kunnen samenstellen van een portfolio Een kleine meerderheid van de studenten rapporteert de mondelinge instructie en de technische handleiding gezamenlijk voldoende te vinden om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken. Alle studenten die deelgenomen hebben aan de praktijktest hebben het portfolio digitaal ingeleverd bij de mentor

.

47

De specificaties die voorzien van een * zijn in Maastricht vereist, de overige zijn gewenst De uitspraken over het rapporteren van studenten hebben betrekking op de twaalf studenten die de vragenlijst ingevuld retourneerden 49 De betekenis van de scores bij verwacht en resultaat volgt aan het eind van deze bijlage 48


B55

Bijlagen

9*

Leerbaarheid: gebruikers moeten met een minimale tijdsinvestering kunnen omgaan met de programmatuur een korte groepsinstructie en een handleiding moet voldoende zijn om aan de slag te kunnen Een kleine meerderheid van de studenten rapporteert de mondelinge instructie en de technische handleiding gezamenlijk voldoende te vinden om zelfstandig aan het portfolio te kunnen werken. Ervaring werkbijeenkomsten enkele studenten: - niet weten hoe een hyperlink gemaakt wordt - niet weten hoe document te openen in Word - niet weten hoe bestand gekopieerd wordt

+

+/-

10

Gebruiksgemak: gebruikers moeten met gemak het programma kunnen hanteren Nagenoeg alle studenten rapporteren het werken met MS Word en MS Explorer gemakkelijk te vinden. Ervaring werkbijeenkomsten enkele studenten: - geen of nauwelijks zicht op de werking MS Explorer - mogelijkheden die MS Word biedt ten aanzien van bv opmaak, spellingcontrole, tabellen, invoegen e-mail adres, etc. worden niet gebruikt - Het WYSIWYG is in MS Word anders dan de vertaling in de MS Internet Explorer, bv probleem bij onderstrepen - Vanwege verschillende MS Word versies en instellingen op de verschillende studentwerkplekken problemen met opmaak tekst bij knippen en plakken van de ene naar de andere PC Mentoren melden dat het gescande materiaal soms slecht te lezen was; dit gold echter ook voor gelijksoortig materiaal in de klappers! Wijzigbaarheid: het werkportfolio dient aangepast te kunnen worden aan verschillende structuren voor achtereenvolgende studiejaren Het MS Word portfolio kan eenvoudig aangepast worden. Aangeboden functionaliteit is on-line beschikbaar Tijdens de praktijktest was de functionaliteit alleen voor studenten en dan met name vanaf de studentwerkplekken binnen de UM, on-line beschikbaar

+

+

+

+

+

+/-

De interface van het portfolio moet snel kunnen laden in door de instelling gebruikte standaard browser De interface moet snel laden met behulp van een modem met beperkte bandbreedte Studenten hebben geen gebruik gemaakt van video- en geluid fragmenten. Studenten leren basale computervaardigheden en standaard kantoorapplicaties, bv bestandsbeheer, Word, WP, Excel Ongeveer de helft rapporteert beter met deze programma’s te hebben leren omgaan. De student kan het laatste werkportfolio meenemen na afronden opleiding.

+

+

+

+/-

+

+

18*

De student kan in het digitaal archief naar wens materiaal inzien, toevoegen en verwijderen

+

+

19*

Het digitaal archief kan alle relevante vormen van multimedia materiaal bevatten Als bewijsmateriaal zijn geen video- en geluid fragmenten opgenomen. Naar verwachting leidt dit niet tot technische problemen

+

+

11*

13 14

16

17


B56

Bijlagen

20

Het digitaal materiaal in het digitaal archief kan voorzien worden van een bijschrift In het digitaal archief is alleen duidelijke naamgeving van documenten mogelijk. In het werkportfolio kan bij “bijlagen” meer uitleg gegeven worden

21* 22* 23* 24

28

29 30 33* 34*

+/-

+/-

Geheugenruimte digitaal archief kan gemaximaliseerd worden (50 mB) Video- en geluid fragmenten zijn niet gebruikt

+

+

Beschouwingen en reflecties over medische, wetenschappelijke, persoonlijke en maatschappelijke rollen en het CV zijn voorzien in de structuur en moeten in het werkportfolio ingezien en verwerkt50 kunnen worden Vanuit het werkportfolio kan verwezen worden naar bewijsmateriaal met behulp van hyperlinks De student beschikt in het werkportfolio over een eigen werkruimte De studenten konden het werkportfolio zelf als werkruimte gebruiken tot het moment waarop de CD gebrand werd. Behoefte aan andere werkruimte is niet gesignaleerd Presentatieportfolio beschikt over een zoekfunctie op full text Mentoren meldden dat zoeken op tekst niet altijd goed verloopt. Het zoeken vindt plaats op het actieve venster. Het is soms lastig te bepalen welk venster “actief” is Presentatieportfolio beschikt over e-mail functie naar begeleider / beoordelaar Van de e-mail functie is in de portfolio’s geen gebruik gemaakt. De mogelijkheid is er wel.

+

+

+

+

+/-

+/-

+/-

+/-

+

+

Presentatieportfolio beschikt over printfunctie inclusief printbaar bewijsmateriaal Mentoren zijn redelijk tevreden met de printfunctie; er is zeer beperkt gebruik van gemaakt. Student is houder / eigenaar van eigen digitaal archief: de student heeft toegang tot eigen digitaal archief; andere personen hebben geen toegang.

+/-

+/-

+

+

Student is houder / eigenaar van eigen werkportfolio: de student heeft toegang tot het eigen werkportfolio; andere personen hebben geen toegang

+

+

Score Resultaat +

Score

Betekenis

A of B

(Zeer) mee eens

+/-

C

Noch mee eens, noch mee oneens

-

D of E

(Zeer) mee oneens

50



B57

Digitale portfolio s in het hoger onderwijs

Recommend Documents