Dicteren Succesverhaal
Nieuwe technologieën
ontdekken
Advocatenkantoor gebruikt Philips SpeechLive voor hogere productiviteit
Tegenwoordig kun je niet meer bij het oude blijven. Zakenmensen, zoals advocaten, merken dat zij afscheid moeten nemen van de technologie en procedures die ze jaren lang hebben gebruikt om beter te kunnen presteren. Hoewel niet iedereen even snel de veranderingen accepteert, doet Ashish ('ASH') Duvadie, B.Sc., J.D. dat wel. Als oprichter van het advocatenkantoor Duvadie, het hippe advocatenkantoor in Ottawa, Canada dat gespecialiseerd is in strafrecht, immigratie- en familierecht, onderzoekt Duvadie graag nieuwe technologieën waarvan hij verwacht dat die zijn kleine kantoor vooruit kunnen helpen. In 2014 begon Duvadie nieuwe spraaktechnologie te gebruiken, in de vorm van het Philips Pocket Memo 8000 draagbare dicteerapparaat, in combinatie met Philips SpeechLive, een dicteerservice in de cloud. Deze nieuwe service van Philips kan samen met de Philips SpeechScribe transcriptieservice gebruikt worden zodat de stagiaires en administratieve medewerkers van zijn advocatenkantoor geen dictaten meer hoeven uit te werken. Dit heeft erin geresulteerd dat zijn bedrijf en medewerkers productiever zijn geworden en efficiënter zijn gaan werken, waardoor zij zich volledig konden richten op de beste hulp aan de cliënten en de overheadkosten beter onder controle konden houden. “Met SpeechScribe kunnen mijn administratieve medewerkers en stagiaires
zich volledig inzetten op het voor elke zaak benodigde onderzoek, in plaats van mijn aantekeningen en documenten uit te werken, wat in een betere besteding van hun tijd en de capaciteiten van het bedrijf resulteert,” aldus Duvadie. Onvoldoende gebruikte vaardigheden Hoewel SpeechScribe en de Pocket Memo nieuwe hulpmiddelen in de praktijk van Duvadie zijn, heeft de advocaat altijd al zijn zakelijke documenten vervaardigd door dictaten te laten uitwerken. “Ik moet zoveel schrijven, dat ik dat onmogelijk allemaal zelf in zou kunnen typen en zo gebruik ik mijn tijd ook niet optimaal,” zegt hij. “Daarom is het van groot belang voor mijn kantoor dat ik kan dicteren en de opnames naar SpeechScribe kan sturen om ze te laten uitwerken.” Duvadie is het ook eens met wat de research van Philips aangetoond heeft, namelijk dat het dicteren van één pagina tekst ongeveer twee minuten duurt, maar het uittypen van diezelfde pagina gemiddeld 14 minuten. Als we rekening houden met het verschil in uurtarief van zakenmensen of van hun assistenten, kunnen met dicteren de overheadkosten met wel 93% worden verminderd.
De feiten Klant Duvadie Barrister and Solicitor Ottawa, Canada www.duvadie.com De oplossing Philips Pocket Memo 8000 dicteerapparaat Philips SpeechLive cloud dicteeroplossing met SpeechScribe transcriptieservice
“
Met SpeechScribe kunnen mijn administratieve medewerkers en stagiaires zich volledig inzetten op het voor elke zaak benodigde onderzoek, in plaats van mijn aantekeningen en documenten uit te werken, wat in een betere besteding van hun tijd en de capaciteiten van het bedrijf resulteert” Ashish Duvadie Duvadie Barrister and Solicitor
Philips SpeechLive cloud dicteeroplossing Vraag nu een gratis test aan van 30 dagen met 10 gratis transcriptieminuten www.speechlive.com
Duvadie had voor dicteren een ouder draagbaar digitaal dicteerapparaat gebruikt, maar als die teksten uitgewerkt moesten worden, liet hij dat door een stagiaire of administratieve medewerker doen.
“Er zijn advocaten die niet willen veranderen, maar ik probeer graag nieuwe technologieën uit,” zegt hij. “Dus toen ik de gratis proefperiode van SpeechScribe zag, wilde ik dat graag eens uitproberen.”
Afhankelijk van de lengte van het documenten en mede omdat stagiaires en administratieve medewerkers geen speciaal getrainde transcribenten zijn, duurde het uren om een document af te krijgen en kwamen de stagiaires en administratieve medewerkers niet aan hun normale werkzaamheden toe.
Voor deze test dicteerde Duvadie twee memo's in zijn Pocket Memo en uploadde deze vervolgens via de workflowsoftware van Philips SpeechExec Pro naar SpeechLive. In enkele dagen stonden twee perfect uitgewerkte memo's in zijn SpeechExec postvak klaar.
“Transcriberen kost veel tijd en concentratie en het was niet hun favoriete bezigheid,” voegt hij toe. “Ze stonden liever in de rechtszaal of deden liever onderzoek.” De nieuwe workflow onderzoeken Terwijl Duvadie op de Philips website naar een nieuw draagbaar dicteerapparaat op zoek was, kwam hij de Pocket Memo tegen evenals SpeechLive en de SpeechScribe transcriptieservice. Het draagbare dicteerapparaat leek precies te kunnen wat hij van Philips verwachtte en SpeechScribe leek een goede oplossing voor het transcriptieprobleem van het kantoor. Gelukkig kon hij de service gedurende 30 dagen gratis uitproberen in combinatie met SpeechLive, het cloud systeem voor opslag en beheer van dictaten.
“SpeechScribe is ontzettend gemakkelijk in het gebruik,” aldus Duvadie. “Omdat het een cloud service is, kan ik de dictaten overal vandaan versturen, van kantoor, van huis, of als ik onderweg ben.” Hogere productiviteit Sinds de proefperiode heeft Duvadie al zijn dictaten naar SpeechScribe gestuurd voor transcriptie. De prijs van deze service is USD 1,75 per minuut dictaat voor de standaard 24-uurs dienst en dat is niet duur als de gemiddelde pagina in niet meer dan 3 tot 5 minuten uitgewerkt kan worden. Een spoedservice, binnen 5 uur klaar, kost iets meer. Lage tarieven beteken echter niet dat Duvadie een lagere kwaliteit transcriptie kan verwachten. De professionele en goed opgeleide transcribenten van
SpeechScribe leveren uiterst accurate documenten op, ongeacht de bedrijfstak of vakjargon. SpeechScribe documenten zijn zo nauwkeurig, dat gemiddeld 999 van 1000 documenten foutloos worden afgeleverd, waarmee SpeechScribe tot de nauwkeurigste services in de bedrijfstak behoort. Nu Duvadie zijn dictaten naar SpeechScribe stuurt, kan hij de capaciteiten van zijn stagiaires en administratieve medewerkers beter benutten. Zij hoeven niet langer documenten uit te werken en kunnen nu die tijd besteden aan het helpen van hun cliënten. “De kostenbesparing is moeilijk in geld uit te drukken, maar ik kan met zekerheid stellen dat ik, sinds we SpeechScribe zijn gaan gebruiken, zie dat mijn stagiaires en administratieve medewerkers betere kwaliteit leveren en nauwkeuriger en productiever werken,” aldus Duvadie. “Dat levert beslist meer winst op en onze cliënten zijn beter tevreden.” Advocatenkantoren, dokterspraktijken, verzekeringskantoren, bouwbedrijven en makelaars, elk type bedrijf dat documenten produceert, kan de goed opgeleide medewerkers beter gebruiken door het uitwerken van de dictaten bij SpeechScribe uit te besteden. Steek uw kostbare tijd in het realiseren van omzet, niet in administratieve taken.
Philips Pocket Memo dicteerapparaat DPM8000 serie
Ashish ('ASH') Duvadie, B.Sc. J.D., is advocaat in Ottawa, Canada. Hij studeerde aan de Minnesota State University en kreeg zijn graad als meester in de rechten aan de University of Ottawa. In september 2009 opende Ashish zijn eigen advocatenkantoor onder de naam Duvadie Barrister and Solicitor. Het kantoor richt zich momenteel op strafrecht, Canadese immigratie en veiligheid en op familierecht. Ashish is gehoord voor het Ontario Court of Justice, het Ontario Superior Court of Justice, het Ontario Court of Appeal, en het Canadian Federal Court of Appeal. Hij richt zich nu meer op wetgeving rond privacy en beveiliging in de digitale wereld en de invloed daarvan op het publiek.
© Philips en het Philips Shield Emblem zijn gedeponeerde handelsmerken van Koninklijke Philips N.V. en worden gebruikt door Speech Processing Solutions GmbH onder licentie van Koninklijke Philips N.V. Alle handelsmerken zijn het eigendom van de respectievelijke eigenaren.
www.philips.com/dictation
