rijkswaterstaat
rijkswaterstaat
ministerie van verkeer en waterstaat
dienst getljdewateran bibliotheek grenadiers weg 31 4338 PQ middelburg
dian«t gatijdawataran
nota
GWBX-68.007
Meerjareninforwitieplan administratieve lnforaatievoor«lening
1969 - 1993
auteurfs}:
W.H. van Duijn
datum:
5 oktober 1988
samenvatting
Voor de sectoren economie, bedrijfskunde en financiën van de hoofdafdeling Economie en Bedrijfszaken van DGW wordt in deze nota een voorlopige en beperkte visie ontwikkeld voor het omgaan met informatie en voor de organisatie van de informatievoorziening aelf in de jaren 1989 - 1993.
Administratieve informatievoorziening Inhoud
1.
:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inleiding. Bestaande situatie en ontwikkelingsplannen, Na te streven situatie aan einde planperiode. Plan van aanpak en lijst te realiseren projecten. Economische motivering van de ontwikkelingen. Consequenties voor de afdeling BXO.
Inleiding
Een werkgroep Informatieplan BXE/BXF heeft op 15 maart 1988 in nota GWBX88.003 een aantal met elkaar samenhangende operationele aanbevelingen gedaan voor het omgaan met informatie en voor de organisatie van het informatievoorziening zelf in de sectoren economie, bedrijfskunde en financiën van de hoofdafdeling Economie en Bedrij fszaken van DGW. Deze nota vormt het basismateriaal voor de hierna geschetste ontwikkelingen in het kader van het Meerjareninformatieplan. Dit betekent dat deze bijdrage als een eerste aanzet, die zeker niet volledig is, moet worden opgevat. Het accent ligt thans op de beheersing van de planvorming, de planuitvoering, de voortgangsbewaking van de bijbehorende administratieve processen en de informatievoorziening van lijn- en projectmanagement. Nog niet beschreven zijn de bestuurlijke informatievoorziening voor lijn- en projectmanagement bij de overige hoofd- en stafafdelingen en de kantoorautomatisering. In volgende direktieplancycli zal systematisch het nog ontbrekende deel van DGW worden toegevoegd en de aansluiting op het door HW op te stellen Informatieplan bedrijfsvoering worden gezocht en verbeterd. 2.
Bestaande situatie er} ontwikkelingsplannen
Deze paragraaf is geschreven vanuit de optiek van de medewerkers bij BXE en BXF. Voor het leggen van relaties tussen inputs (capaciteit en financiën) en outputs (producten en mijlpalen) bij de bedrijfskundige informatievoorziening wordt gebruik gemaakt van 3 systemen, t.w.: AIS (administratief informatiesysteem) MJP (meerjarenplanningssysteem) Capaciteits- en huisvestingsplanning. Daarnaast bestaan nog het PIV (personeelsinformatievoorziening) en diverse andere systemen die een -zij het niet geformaliseerde- functie bij de administratieve informatievoorziening vervullen. Zie fig. 1. Door een niet gestruktureerde ontwikkeling en invoering geven al deze niet gekoppelde noch op elkaar afgestemde systemen onvoldoende reële ondersteuning aan de werkzaamheden en beslissingsproblemen waarvoor ze zijn opgezet. Met name zijn de integriteit (volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit) van de gegevensbestanden, de snelheid waarmede informatie kan worden verkregen, de gebruikersvriendelijkheid en de inspanning en tijd die nodig is voor onderhoud en gebruik van deze informatiesystemen, punten van zorg. De belangrijkste systemen zijn bovendien v.w.b. de apparatuur centraal opgesteld waardoor de vestigingen Haren en Middelburg slechts moeizaam over actuele informatie kunnen beschikken en de afstand tot de werkplekken van de BXE/BXF medewerkers in Den Haag zo groot is dat deze hun ondersteunende taken niet efficiënt kunnen uitvoeren. Met de hierna geschetste ontwikkelingen wordt beoogd om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de systemen voor bedrijfskundige informatievoorziening op een aanvaardbaar peil te brengen en de efficiency van de BXE/BXF ondersteuning te verbeteren door automatisering op de werkplek.
fjg.
AIS:
1 bestaande bedrijfskundige informatiesystemen 1988 MJP:
begrotingsstructuur
* begroting * boekhouding * verplichtingen
<•
FIN. PLANNING VERPLICHTINGEN
projectstructuur
* beschikbare, geplande en gerealiseerde capa. teit en financiën
BETALI~N6ËN * betalingen
* produkten en mijlpalen
Ai i
BESCHIKBARE CAPACITEIT t t
i
PIV (oud)
CAPACITEITS & HUISVESTINGS PLANNING
* diverse personeelsgegevens
* beperkte personeelsgegevens * huisvestingsgegevens
Diverse andere systemen bij BX/PX o.a. FIRAGRO OVEREENKOMSTEN FORMATIESCHEMA
handmatige koppeling
De bestandslntegritelt en functionaliteit zal worden verbeterd door sanering van de informele systemen en herdefiniëring van de onderlinge systeemgrenzen. Waar mogelijk en zinvol zal koppeling tot stand worden gebracht opdat verschillende medewerkers van BXE/BXF 20 dicht mogelijk bij de werkplek informatie kunnen putten uit dezelfde eenduidige gegevensbestanden of daarin gegevens kunnen invoeren. De gebruikers van BXE/BXF hebben de volgende wensen; a. Concretiseren van het meerjarig informatiebeleid voor de administratieve informatievoorziening door het maken van een meerjareninformatieplan. Doel: structureren van de ontwikkeling en automatisering van de bedrijfskundige informatievoorziening, structureren van de werkplek- en kantoorautomatisering, inspelen op CDF (concern-divisie-filiaal) structuur en aansluiting behouden op het Informatieplan bedrijfvoerlng van HW. b. Ontwikkelen van een nieuwe verplichtingenadministratie die direct aan het MJP is gekoppeld. Doel: verbetering van het financieel beheer. Het AIS kan niet in voldoende mate aan deze functionele eis voldoen. c. Aansluiting van de vestigingen Haren en Middelburg en enkele medewerkers van BXE/BXF centraal en PX op het meerjarenplanningssysteem door middel van een beperkt LAN. Doel: verbetering informatievoorziening regionale vestigingen, verhoging effectiviteit en efficiency bedrijfskundige informatievoorziening in het algemeen. d. Ontwikkelen van een personeelsinformatiesysteem voor gezamenlijk gebruik door BX en PX. Doel: vergroten bestandsintegriteit, creëeren van een éénduidige gegevensbron als uitgangspunt voor formatie- en huisvestingsvraagstukken, capaciteitsplanning, tijdverantwoording, alsmede het verkrijgen van een betere aansluiting op externe systemen bij HW en ministerie; betere kwantitatieve onderbouwing van directieplan en verantwoordingsrapportage. e. Verbeteren van de uitvoer van het MJP t.b.v. project- en lijnmanagement. Doel: vergroten functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid MJP door afstemming van de uitvoer op de wensen van projectleiders en afdelingshoofden, met name buiten BX. f. Onderzoeken welke software door projectleiders kan worden gebruikt voor projectplanning. Doel: verbetering projectmanagement. g. Automatiseren van de vervaardiging van overeenkomsten en opdrachtbronnen. Doel: efficiencyverbetering bij BXFO door gebruikmaken van standaardbouwsystemen, éénmalige invoer van variabele opdrachtgegevens en verbeterd financieel beheer door koppeling aan verplichtingenadministratie. Bij de voorgestelde ontwikkelingen zal moeten worden afgestemd op het Informatieplan bedrijfsvoering HW, het nieuwe PIV (Personeels Informatiesysteem, invoering oktober 1988) en het toekomstige FAIS (Financieel Administratief Informatiesysteem, 1990). 3.
Na te streven situatie aan einde planperiode
De nagestreefde situatie wordt geschetst in fig. 2. De bedrijfskundige functies worden verzorgd door 3 nieuwe of uitgebreide systemen, die handmatig of online gekoppeld zijn: FAIS (financieel administratief informatiesysteem). Dit is de opvolger van het AIS; MJP+ (meerjarenplanningssysteem), Dit is een uitgebreide versie van het oorspronkelijke MJP. De uitbreiding heeft betrekking op een verplichtingenadministratie per project (2b), de functie van BXFO (2g), produkten en mijlpalen voor externe doeleinden (contractmanagement) en interne
fig. 2 bedrilfskundige informatiesv3temen zoals nagestreefd
FAIS: begrotingsstructuur * begroting * boekhouding
MJP+: projectstructuur <-—FIN. PLANNING
* betalingen BETALINGEN
GEGEVENS CREDITEURENPERSONEEL
* beschikbare, geplande en gerealiseerde capateit en financiën * produkten en mijlpalen >• * verplichtingen * overige bedrij fsk, gegevens
BESCHIKBARE CAPACITEIT
PIV (nieuw) * diverse personeelsgegevens
handmatige koppeling on line verbinding
doeleinden (sturen op output) en de overige bedrijfskundige/bedrijfseconomische functies die thans over diverse systemen versnipperd zijn; PIV88 (personeelsinformatiesysteem). Dit is de opvolger van het oude, niet aan andere systemen gekoppelde PIV, In onderstaande tabel 1 is nog eens aangegeven hoe de functies over de genoemde 3 systemen zijn verdeeld. De functies zijn ontleend aan het concept vooronderzoek FAIS Verkeer en Waterstaat dd 8 augustus 1988. Omdat er een nauwe relatie bestaat tussen strategie en beleid enerzijds en het hiervoor benodigde financiële beslag anderzijds, wordt dit wel in de tabel genoemd maar vormt deze functie geen onderdeel van FAIS, MJP+ of PIV88. De functie Voorraden heeft geen relatie met het FAIS en PIV88. Of deze moet worden opgenomen of gerelateerd aan het MJP+ (i.v.m. waardering en bepaling van de optimale omvang van voorraden meetinstrumenten of in laboratoria bijvoorbeeld) zal nog moeten worden onderzocht. tabel 1. verdeling bedrijfskundiee/bedrijfsecon. functies.
functie Strategie en beleid Meerj arenplan Begroting (lncl. budgetten) Grootboek Verplichtingen/Kas volgens GVKA^-) Debiteuren Crediteuren Bedrijfseconomische informatie Projecten Personeelsinformatie Voorraden Overeenkomsten Vaste activa
FAIS
MJP+
PIV88
* * * * * * * * * (*)
•"•) GVKA - geïntegreerde verplichtingen kas administratie volgens 4e wijziging Comptabiliteitswet. De benodigde apparatuur wordt geschetst in fig. 3. Deze voorlopig gedachte configuratie gaat uit van een beperkt local area network voor gemeenschappelijk gebruik door BX en PX, met verbindingen naar de regionale vestigingen. In tabel 2 is aangegeven wat de functie van de diverse componenten is en wat nog moet worden aangeschaft, resp. al aanwezig is. De hier geschetste technische oplossing moet overigens indicatief worden opgevat.
4.
Plan van aanpak en lijst te realiseren projecten.
De in de pioniersfase van DGW gehanteerde methodiek van ontwikkeling wordt vervangen door een erkende en beproefde standaardmethodiek voor systeemontwikkeling die fasering en beheersing van de projectuitvoering mogelijk maakt. Hiermede wordt beoogd dat de te bouwen systemen t.z.t. voldoen aan de wensen van lijn- en projectmanagement (vooral buiten BX) en dat er diverse punten in de ontwikkeling zijn waarop kan worden bijgestuurd. Alle activiteiten worden expliciet gemaakt door de formulering van projecten en produkten, op basis van projectplannen. De fasering wordt aangegeven door fig, 4. De volgende projecten zullen worden uitgevoerd:
fis. 4. tijdschema en prioriteitsstelling bil proiectrealisatie
Projecten in prioriteitsvolgorde
1. 2. 3. 4. 5, 6.
LAN VERA INGEBORG PERSAD PLATO OPDRACHT
1989 12 3 4
looptijd 1990 1991 12 3 4 1234
1992 1234
1993 1234
* ** * * ** * * **
* * * * *
*
Dit tijdschema is gebaseerd op het uitgangspunt dat de huidige bezetting van BXO (1) en de bij BXE/BXF voor automatiseringsactiviteiten beschikbare capaciteit noopt tot volgtijdige uitvoering van de projecten en dat slechts een beperkt gedeelte van de beschikbare tijd aan deze ontwikkelingen kan worden besteed.
18
17 lokale printer
lokale 1 printer
1 Groningen werkstation
16
Middelburg werkstation
19 werkstation BXE central* planningseoordinator
werkstation BXFB financieel beheer
werkstation BXE tjjdverantvoording
H tl O
m o cc (D
<+ 0)
werkstation BXE bedrijfak. medewerker
werkstation hoofd BXF
werkstation PX
8
werkstation PX
O o M (B 4
Et
* O
file server
•aasaal f seh^f \ geheugen \__ •O
X
laser printer
dot «atrix printer
00
Tabel 2. Functie-overzicht componenten LAN BX/PX COMPONENT
AANWEZIG JA/NEE
nee nee
1 2
File server Laser printer
3
Dotmatrix brede wagen
ja
4 5 6
Tape strearaer Extern schijfgeheugen Werkstation BXE-1
nee nee nee
7 8 9 10
Werkstation BXF Werkstation PX-1 Werkstation PX-2 Dotmatrix brede wagen
ja ja nee ja
Modems
nee
FUNKTIE
systeembeheer netwerk gemeensch. kwaliteltsprinter A4 centraal gemeensch. brede printer BX centraal back-up programma en -databestanden massageheugen LAN lnqulry's MJP en pc bedrij fsk. medew. lnquiry's MJP en pc hoofd financiën personeelsbeheer en -administratie personeelsbeheer en -administratie printer PX (privacy, vertrouwelijk)
11
i. X
12 13
verbinding met Middelburg, resp. Groningen
ML.
15 16
Werkstation Groningen Werkstation Middelburg
17 18 19
Lokale printer Groningen Lokale printer Middelburg Werkstation BXE-2
20
Werkstation BXFB
ja
21
Werkstation BXFO
nee
22 27
Werkstation BXE-3 Lijnverbinding, interfaces
nee
decentr. in/uitvoer verplichtingen, tijdverantwoording, project- en mijlpaal-mutatievoorstellen hardcopy's op de decentrale werkplekken inquiry's MJP, invoer mutatievoorstellen, projecten en mijlpalen b.e, medewerker centraal systeembeheer MJP en financieel beheer maken opdrachten en opdrachtregistratie tijdverantwoording centraal
nee
koppeling netwerkcomponenten
Zie ook het LAN-schema, fig. 3
ja ja ja ja nee
10
Projectnaam
Produkt
VERA
verplichtingenadministratie local area network personeelsadministratie MJP-uitvoer voor project en lijnmanagement plannlngstools voor projectmanagement geautomatiseerde opdrachtvervaardiging
LAN PERSAD INGEBORG PLATO OPDRACHT
5.
Zie punt
2b 2c 2d 2e 2f
2g
Economische motivering van de ontwikkelingen
De in dit hoofdstuk gegeven ramingen dienen slechts als indicatie te worden beschouwd omdat nog geen projectplannen en/of functionele ontwerpen beschikbaar zijn. In tabel 3 zijn de investeringskosten, de jaarlijkse exploitatiekosten en de jaarlijkse baten van de in hoofdstuk 4 genoemde produkten samengevat .
tabel 3. investeringskosten, exploitatiekosten en baten in kf.
eenmalige investeringskosten Project
personeelskosten
uitgaven
jaarlijkse baten
5
6
17 10
5
20 60 45 20 6 25
-
140 140 70 70 70
62
176
27
490
2
VERA
20
LAN
10 40 20 4
50 5 .
20
114
Totaal
jaarlijkse exploitatiekosten
4
1
PERSAD INGEBORG PLATO OPDRACHT
totaal
3
2
Ter toelichting op tabel 3 nog het volgende. De personeelskosten volgens kolom 2 betreffen de tijd voor het maken van een projectplan, een functioneel ontwerp, programmeren, testen, documenteren, installeren e.d. door BXO alsmede de inbreng van medewerkers van BXE/BXF (beoordelen projectplan en functioneel ontwerp, overleg, testmateriaal voorbereiden etc.) en de tijd die gebruikers buiten BX hiervoor moeten vrijmaken. De investeringsuitgaven van kolom 3 betreffen nog aan te schaffen hard- en software. De baten volgens kolom 6 vloeien voort uit vrijkomende capaciteit, uiteraard bij BX, maar vooral ook bij de overige onderdelen van DGW tengevolge van een veel grotere effectiviteit en efficiency van de informatiesystemen. Voor de omrekening van tijd naar geld is gehanteerd: 1 mensjaar - 70 k/. Project PLATO levert op zich geen baten op omdat het produkt hier een advies voor plannings-software betreft. Bij ingebruikname van deze software ontstaan eerst baten.
11 6.
De consequenties voor de afdelinp BXO.
Het in de voorgaande hoofdstukken beschreven plan stelt hoge eisen aan de systeemontwikkelings- en programmeercapacltelten van BXO. De functies systeemonderhoud en systeembeheer zullen worden ingesteld. Daarnaast zal meer zorg worden besteed aan het maken en onderhouden van systeemdocumentatie en gebruikershandleidingen. BXO zal een rol gaan vervullen bij de interne opleiding en training van gebruikers van systemen voor administratieve informatievoorziening , Om de totale doorlooptijd van de in de voorgaande hoofdstukken beschreven activiteiten binnen aanvaardbare grenzen te houden, zal gestreefd worden om de effectieve bezetting van BXO conform het formatieschema te doen zijn: 1 systeemanalist/programmeur schaal 10 en 1 systeemanalist/programmeur schaal 9. De verantwoordelijkheden na realisatie van de voorgenomen ontwikkelingen komen deels bij BXO, deels bij andere afdelingen te liggen e.e.a. volgens tabel 4. tabel 4. verdeling verantwoordelijkheden in beheersfase
afdeling
BXF
BXE
PX
BXO
object FAIS MJP+ PIV88
LAN Programmabibliotheek
* * * * *
rijkswaterstaat
ministerie van verkeer en waterstaat
diMist gttijdcwataran
nota
cwBx-ee.007
Meerjareninforw»tieplan administratieve informatievoorziening 1969 - 1993
auteurs):
W. H. van Duijn
datum:
5 oktober 1988
•amsnvatting
Voor de sectoren economie, bedrijfskunde en financiën van de hoofdafdeling Economie en Bedrijfszaken van DGW wordt in deze nota een voorlopige en beperkte visie ontwikkeld voor het omgaan met informatie en voor de organisatie van de informatievoorziening zelf in de jaren 1989 - 1993.
Administratieve informatievoorziening Inhoud
1.
:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inleiding. Bestaande situatie en ontwikkelingsplannen. Na te streven situatie aan einde planperiode. Plan van aanpak en lijst te realiseren projecten. Economische motivering van de ontwikkelingen. Consequenties voor de afdeling BXO.
Inleiding
Een werkgroep Informatieplan BXE/BXF heeft op 15 maart 1988 in nota GWBX88.003 een aantal met elkaar samenhangende operationele aanbevelingen gedaan voor het omgaan met informatie en voor de organisatie van het informatievoorziening zelf in de sectoren economie, bedrijfskunde en financiën van de hoofdafdeling Economie en Bedrij fszaken van DGW. Deze nota vormt het basismateriaal voor de hierna geschetste ontwikkelingen in het kader van het Meerj areninformatieplan. Dit betekent dat deze bijdrage als een eerste aanzet, die zeker niet volledig is, moet worden opgevat. Het accent ligt thans op de beheersing van de planvorming, de planuitvoering, de voortgangsbewaking van de bijbehorende administratieve processen en de informatievoorziening van lijn- en projectmanagement. Nog niet beschreven zijn de bestuurlijke informatievoorziening voor lijn- en projectmanagement bij de overige hoofd- en stafafdelingen en de kantoorautomatisering. In volgende direktieplancycli zal systematisch het nog ontbrekende deel van DGW worden toegevoegd en de aansluiting op het door HW op te stellen Informatieplan bedrijfsvoering worden gezocht en verbeterd, 2.
Bestaande situatie en ontwikkelingsplannen
Deze paragraaf is geschreven vanuit de optiek van de medewerkers bij BXE en BXP. Voor het leggen van relaties tussen inputs (capaciteit en financiën) en outputs (producten en mijlpalen) bij de bedrijfskundige informatievoorziening wordt gebruik gemaakt van 3 systemen, t.w.: AIS (administratief informatiesysteem) MJP (meerjarenplanningssysteem) Capaciteits- en huisvestingsplanning. Daarnaast bestaan nog het PIV (personeelsinformatievoorziening) en diverse andere systemen die een -zij het niet geformaliseerde- functie bij de administratieve informatievoorziening vervullen. Zie fig. 1. Door een niet gestruktureerde ontwikkeling en invoering geven al deze niet gekoppelde noch op elkaar afgestemde systemen onvoldoende reële ondersteuning aan de werkzaamheden en beslissingsproblemen waarvoor ze zijn opgezet. Met name zijn de integriteit (volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit) van de gegevensbestanden, de snelheid waarmede informatie kan worden verkregen, de gebruikersvriendelijkheid en de inspanning en tijd die nodig is voor onderhoud en gebruik van deze informatiesystemen, punten van zorg. De belangrijkste systemen zijn bovendien v.w.b. de apparatuur centraal opgesteld waardoor de vestigingen Haren en Middelburg slechts moeizaam over actuele informatie kunnen beschikken en de afstand tot de werkplekken van de BXE/BXF medewerkers in Den Haag zo groot is dat deze hun ondersteunende taken niet efficiënt kunnen uitvoeren. Met de hierna geschetste ontwikkelingen wordt beoogd om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de systemen voor bedrijfskundige informatievoorziening op een aanvaardbaar peil te brengen en de efficiency van de BXE/BXF ondersteuning te verbeteren door automatisering op de werkplek.
fie. 1 bestaande bedrijfskundige informatiesystemen 1988
AIS: begrotingsstructuur * begroting * boekhouding * verplichtingen
MJP: projectstructuur <-
FIN. PLANNING VERPLICHTINGEN
* beschikbare, geplande en gerealiseerde capateit en financiën w
BETALfNGËN * betalingen
* produkten en mijlpalen
A i i
BESCHIKBARE CAPACITEIT i i
PIV (oud)
CAPACITEITS & HUISVESTINGS PLANNING
* diverse personeelsgegevens
* beperkte personeelsgegevens * huisvestingsgegevens
Diverse andere systemen bij BX/PX o.a. FIRAGRO OVEREENKOMSTEN FORMATIESCHEMA
handmatige koppeling
De bestandsintegriteit en functionaliteit zal worden verbeterd door sanering van de informele systemen en herdefiniëring van de onderlinge systeemgrenzen. Waar mogelijk en zinvol zal koppeling tot stand worden gebracht opdat verschillende medewerkers van BXE/BXF zo dicht mogelijk bij de werkplek informatie kunnen putten uit dezelfde eenduidige gegevensbestanden of daarin gegevens kunnen Invoeren. De gebruikers van BXE/BXF hebben de volgende wensen: a. Concretiseren van het meerjarig informatiebeleid voor de administratieve informatievoorziening door het maken van een meerjareninformatieplan. Doel: structureren van de ontwikkeling en automatisering van de bedrijfskundige informatievoorziening, structureren van de werkplek- en kantoorautomatisering, inspelen op CDF (concern-divisie-filiaal) structuur en aansluiting behouden op het Informatieplan bedrijfvoering van HW. b. Ontwikkelen van een nieuwe verplichtingenadministratie die direct aan het MJP is gekoppeld. Doel: verbetering van het financieel beheer. Het AIS kan niet in voldoende mate aan deze functionele eis voldoen. c. Aansluiting van de vestigingen Haren en Middelburg en enkele medewerkers van BXE/BXF centraal en PX op het meerjarenplannlngssysteem door middel van een beperkt LAN. Doel: verbetering Informatievoorziening regionale vestigingen, verhoging effectiviteit en efficiency bedrijfskundige Informatievoorziening in het algemeen. d. Ontwikkelen van een personeelsinformatiesysteem voor gezamenlijk gebruik door BX en PX. Doel: vergroten bestandsintegriteit, creëeren van een éénduidige gegevensbron als uitgangspunt voor formatie- en hulsvestingsvraagstukken, capaciteitsplanning, tijdverantwoording, alsmede het verkrijgen van een betere aansluiting op externe systemen bij HW en ministerie; betere kwantitatieve onderbouwing van directieplan en verantwoordingsrapportage. e. Verbeteren van de uitvoer van het MJP t.b.v. project- en lijnmanagement. Doel: vergroten functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid MJP door afstemming van de uitvoer op de wensen van projectleiders en afdelingshoofden, met name bulten BX. f. Onderzoeken welke software door projectleiders kan worden gebruikt voor projectplanning. Doel: verbetering projectmanagement. g. Automatiseren van de vervaardiging van overeenkomsten en opdrachtbronnen. Doel: efficiencyverbetering bij BXFO door gebruikmaken van standaardbouwsysternen, éénmalige invoer van variabele opdrachtgegevens en verbeterd financieel beheer door koppeling aan verplichtingenadministratie. Bij de voorgestelde ontwikkelingen zal moeten worden afgestemd op het ïnformatieplan bedrijfsvoering HW, het nieuwe PIV (Personeels Informatiesysteem, invoering oktober 1988) en het toekomstige FAIS (Financieel Administratief Informatiesysteem, 1990).
3.
Na te streven situatie aan einde planperiode
De nagestreefde situatie wordt geschetst in fig. 2. De bedrijfskundige functies worden verzorgd door 3 nieuwe of uitgebreide systemen, die handmatig of online gekoppeld zijn: FAIS (financieel administratief informatiesysteem). Dit is de opvolger van het AIS; MJP+ (meerjarenplanningssysteem). Dit is een uitgebreide versie van het oorspronkelijke MJP. De uitbreiding heeft betrekking op een verplichtingenadministratie per project (2b), de functie van BXFO (2g), produkten en mijlpalen voor externe doeleinden (contractmanagement) en interne
fIe. 2 bedrijfskundige Informatiesystemen zoals nagestreefd
MJP+: projectstructuur
FAIS: begrotlngss truc tuur * begroting * boekhouding
<---FIN. PLANNING
* betalingen BETALINGEN
GEGEVENS CREDITEURENPERSONEEL
* beschikbare, geplande en gerealiseerde capateit en financiën * produkten en mijlpalen > * verplichtingen * overige bedrij fsk. gegevens
BESCHIKBARE CAPACITEIT
PIV (nieuw) * diverse personeelsgegevens
handmatige koppeling on line verbinding
doeleinden (sturen op output) en de overige bedrijfskundige/bedrijfseconomische functies die thans over diverse systemen versnipperd zijn; PIV88 (personeelsinformatiesysteem). Dit is de opvolger van het oude, niet aan andere systemen gekoppelde PIV. In onderstaande tabel 1 is nog eens aangegeven hoe de functies over de genoemde 3 systemen zijn verdeeld. De functies zijn ontleend aan het concept vooronderzoek FAIS Verkeer en Waterstaat dd 8 augustus 1988. Omdat er een nauwe relatie bestaat tussen strategie en beleid enerzijds en het hiervoor benodigde financiële beslag anderzijds, wordt dit wel in de tabel genoemd maar vormt deze functie geen onderdeel van FAIS, MJP+ of PIV88. De functie Voorraden heeft geen relatie met het FAIS en PIV88. Of deze moet worden opgenomen of gerelateerd aan het MJP+ (i.v.m. waardering en bepaling van de optimale omvang van voorraden meetinstrumenten of in laboratoria bijvoorbeeld) zal nog moeten worden onderzocht. tabel 1. verdeling bedrUfskundige/bedrilfsecon. functies. functie Strategie en beleid Meerjarenplan Begroting (incl. budgetten) Grootboek Verplichtingen/Kas volgens GVKA1) Debiteuren Crediteuren Bedrij fseconomische informatie Projecten Personeelsinformatie Voorraden Overeenkomsten Vaste activa
FAIS
MJP+
PIV88
* * * * * * * * * (*)
1) GVKA - geïntegreerde verplichtingen kas administratie volgens 4e wijziging Comptabiliteitswet. De benodigde apparatuur wordt geschetst in fig. 3. Deze voorlopig gedachte configuratie gaat uit van een beperkt local area network voor gemeenschappelijk gebruik door BX en PX, met verbindingen naar de regionale vestigingen. In tabel 2 is aangegeven wat de functie van de diverse componenten is en wat nog moet worden aangeschaft, resp. al aanwezig Is. De hier geschetste technische oplossing moet overigens indicatief worden opgevat.
4.
Plan van aanpak en lijst te realiseren projecten.
De in de pioniersfase van DGW gehanteerde methodiek van ontwikkeling wordt vervangen door een erkende en beproefde standaardmethodiek voor systeemontwikkeling die fasering en beheersing van de projectuitvoering mogelijk maakt. Hiermede wordt beoogd dat de te bouwen systemen t.z.t, voldoen aan de wensen van lijn- en projectmanagement (vooral buiten BX) en dat er diverse punten in de ontwikkeling zijn waarop kan worden bijgestuurd. Alle activiteiten worden expliciet gemaakt door de formulering van projecten en produkten, op basis van projectplannen. De fasering wordt aangegeven door fig. 4. De volgende projecten zullen worden uitgevoerd:
fte. 4. tijdschema en prioriteitsstelling bil proiectrealisatie
Projecten in prioriteitsvolgorde
1. 2. 3. 4. 5. 6.
LAN VERA INGEBORG PERSAD PLATO OPDRACHT
1989 12 3 4
looptijd 1990 1991 12 3 4 1234
1992 1234
1993 1234
** * * *
* * * * **
* * * * *
*
Dit tijdschema is gebaseerd op het uitgangspunt dat de huidige bezetting van BXO (1) en de bij BXE/BXF voor automatiseringsactiviteiten beschikbare capaciteit noopt tot volgtijdige uitvoering van de projecten en dat slechts een beperkt gedeelte van de beschikbare tijd aan deze ontwikkelingen kan worden besteed.
17 lokale printer
20 Groningen werkstation
Middelburg werkstation
werkstation BXE centrale planningseoordinator
werkstation BXFB financieel beheer
werkstation BXE tljdrerantvoording
Et o
Ö 0) o
er
8 werkstation BXE bedrijfsk. Bedewerker
werkstation hoofd
werkstation PX
werkstation PX
O
9
10
O
printer PX 9
(6
K
O
f.. aassaal aehtff geheugen
dot aatrlx printer
00
Tabel 2. Functie-overzicht componenten LAN BX/PX COMPONENT
AANWEZIG JA/NEE
nee nee
FÜNKTIE
1 2
File server Laser printer
systeembeheer netwerk gemeensch. kwaliteitsprinter A4 centraal gemeensch. brede printer BX centraal back-up programma en -databestanden massageheugen LAN Inquiry's MJP en pc bedrij fsk. medew. inquiry's MJP en pc hoofd financiën personeelsbeheer en -administratie personeelsbeheer en -administratie printer PX (privacy, vertrouwelijk)
3
Dotmatrix brede wagen
ja
4 5 6
Tape streamer Extern schljfgeheugen Werkstation BXE-1
nee nee nee
7 8 9 10
Werkstation BXF Werkstation PX-1 Werkstation PX-2 Dotmatrix brede wagen
ja ja nee ja
12 13 14 15 16
Modems
nee
17 18 19
Lokale printer Groningen Lokale printer Middelburg Werkstation BXE-2
20
Werkstation BXFB
ja
21
Werkstation BXFO
nee
22 27
Werkstation BXE-3 Lijnverbinding, Interfaces
nee
decentr. In/uitvoer verplichtingen, tijdverantwoording, project- en mijlpaal-mutatlevoorstellen hardcopy's op de decentrale werkplekken inquiry's MJP, invoer rautatlevoorstellen, projecten en mijlpalen b.e. medewerker centraal systeembeheer MJP en financieel beheer maken opdrachten en opdrachtregistratie tijdverantwoording centraal
nee
koppeling netwerkcomponenten
11 J_ J.
Werkstation Groningen Werkstation Middelburg
Zie ook het LAN-schema, fig. 3
ja ja ja ja nee
verbinding met Middelburg, resp. Groningen
10 Zie punt
Projectnaam
Produkt
VERA
verplichtingenadininistratie local area network personeelsadministratie MJP-uitvoer voor project en lijnmanagement planningstools voor projectmanagement geautomatiseerde opdrachtvervaardiging
LAN PERSAD INGEBORG PLATO OPDRACHT
5.
2b 2c 2d 2e 2f 2g
Economische motiverine van de ontwikkelingen
De in dit hoofdstuk gegeven ramingen dienen slechts als indicatie te worden beschouwd omdat nog geen projectplannen en/of functionele ontwerpen beschikbaar zijn. In tabel 3 zijn de investeringskosten, de jaarlijkse exploitatiekosten en de jaarlijkse baten van de in hoofdstuk 4 genoemde produkten samengevat . tabel 3. investeringskosten, exploitatiekosten en baten in
eenmalige investeringskosten Project
personeelskosten
uitgaven
totaal
jaarlijkse exploitatiekosten
jaarlijkse baten
1
2
3
4
5
6
VERA
20 10 40 20 4 20
50 5 . 2 5
20 60 45 20 6 25
17 10
140 140 70 70
-
70
114
62
176
27
490
LAN PERSAD INGEBORG PLATO OPDRACHT Totaal
Ter toelichting op tabel 3 nog het volgende. De personeelskosten volgens kolom 2 betreffen de tijd voor het maken van een projectplan, een functioneel ontwerp, programmeren, testen, documenteren, installeren e.d. door BXO alsmede de inbreng van medewerkers van BXE/BXF (beoordelen projectplan en functioneel ontwerp, overleg, testmateriaal voorbereiden etc.) en de tijd die gebruikers buiten BX hiervoor moeten vrijmaken. De investeringsuitgaven van kolom 3 betreffen nog aan te schaffen hard- en software. De baten volgens kolom 6 vloeien voort uit vrijkomende capaciteit, uiteraard bij BX, maar vooral ook bij de overige onderdelen van DGW tengevolge van een veel grotere effectiviteit en efficiency van de informatiesystemen. Voor de omrekening van tijd naar geld is gehanteerd: 1 mensjaar - 70 k/. Project PLATO levert op zich geen baten op omdat het produkt hier een advies voor plannings-software betreft. Bij ingebruikname van deze software ontstaan eerst baten.
11 6.
De consequenties voor de afdeling BXO.
Het in de voorgaande hoofdstukken beschreven plan stelt hoge eisen aan de systeeraontwikkelings- en programmeercapaciteiten van BXO. De functies systeemonderhoud en systeembeheer zullen worden ingesteld. Daarnaast zal meer zorg worden besteed aan het maken en onderhouden van systeemdocumentatie en gebruikershandleidingen. BXO zal een rol gaan vervullen bij de interne opleiding en training van gebruikers van systemen voor administratieve informatievoorziening. Om de totale doorlooptijd van de in de voorgaande hoofdstukken beschreven activiteiten binnen aanvaardbare grenzen te houden, zal gestreefd worden om de effectieve bezetting van BXO conform het formatieschema te doen zijn: 1 systeemanalist/programmeur schaal 10 en 1 systeemanalist/programmeur schaal 9. De verantwoordelijkheden na realisatie van de voorgenomen ontwikkelingen komen deels bij BXO, deels bij andere afdelingen te liggen e.e.a. volgens tabel 4. tabel 4. verdeling verantwoordelijkheden in beheersfase afdeling
BXF
BXE
PX
BXO
object FAIS MJP+ PIV88
LAN Programmabibliotheek
* * * * *
