Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer Oktatási Hivatal által biztosított igénylő felület. Felhasználói kézikönyv. v 2.1

Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer – Oktatási Hivatal által biztosított igénylő felület Felhasználói kézikönyv v 2.1

Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer

Tartalomjegyzék 1.

BEVEZETÉS ....................................................................................................................................... 3

2.

ELŐFELTÉTELEK ................................................................................................................................ 3

3.

A DIÁKIGAZOLVÁNY IGÉNYLÉSÉNEK FOLYAMATA ........................................................................... 3

4.

BEJELENTKEZÉS ................................................................................................................................ 3

5.

IGÉNYLÉSEK MENÜPONT ................................................................................................................. 4 5.1. 5.2. 5.3.

6.

ÚJ IGÉNYLÉS RÖGZÍTÉSE ....................................................................................................................... 4 DIÁKIGAZOLVÁNY IGÉNYLÉSEK LISTÁJA .................................................................................................... 7 IGÉNYLÉS ADATAINAK MEGTEKINTÉSE, STÁTUSZ ELLENŐRZÉSE ..................................................................... 8

IGÉNYLÉSI CSOMAGOK .................................................................................................................... 8 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

ÚJ IGÉNYLÉSI CSOMAG LÉTREHOZÁSA ..................................................................................................... 8 CSOMAG ADATAINAK MEGTEKINTÉSE / MÓDOSÍTÁSA ................................................................................ 9 IGÉNYLÉSCSOMAG ADATAINAK MEGTEKINTÉSE, STÁTUSZ ELLENŐRZÉSE .......................................................... 9 CSOMAG VÉGLEGESÍTÉSE ..................................................................................................................... 9 CSOMAG BEKÜLDÉSE ........................................................................................................................ 11

7.

SZÁMLÁK ....................................................................................................................................... 12

8.

MÓDOSÍTÓ KÉRELEM (IGÉNY) BEKÜLDÉSE..................................................................................... 13

9.

STÁTUSZKÓDOK ............................................................................................................................ 15

2


1. Bevezetés A http://e-dig.kir.hu weboldalon keresztül elérhető Oktatási Hivatal által biztosított Diákigazolvány Elektronikus Igénylő Rendszer (a továbbiakban EDIG) felület elsősorban azon közoktatási intézmények számára biztosított, melyek nem rendelkeznek olyan akkreditált iskolai adminisztrációs rendszerrel, mely ezt a felhasználási lehetőséget biztosítja számukra. Jelen dokumentáció a felület funkcionalitását, kezelését és az igénylés menetét hivatott bemutatni, támogatást nyújtva ezáltal a felhasználók számára.

2. Előfeltételek A Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer használatához egy böngészőprogramra és élő internetkapcsolatra van szükség. Az esetleges gondok elkerülése végett javasoljuk a böngészőprogram rendszeres frissítését. A rendszer használatához az alábbi böngészőprogramok használatát javasoljuk:   

Mozilla Firefox 4+ Internet Explorer 8+ Google Chrome

3. A diákigazolvány igénylésének folyamata A diákigazolvány igénylések előfeltétele, hogy a tanuló jogviszonya a KIR rendszerébe bejelentésre kerüljön, és erről a KIR a visszaigazolást megküldje. Ezt követően a diákigazolvány igényléshez az alábbi műveleteket kell sorrendben végrehajtani: Igénylés(ek) rögzítése

Igényléscsomag létrehozása

Igényléscsomag véglegesítése

Igényléscsomag beküldése

4. Bejelentkezés A Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer csak intézményi bejelentkezést követően használható. A bejelentkezéshez a nyitólapon meg kell adni az Intézmény OM azonosítóját, illetve a mesterjelszó kezelőben létrehozott felhasználónevet és a jelszót. A mesterjelszó kezelőben az intézmény vezetője, illetve megbízottja hozhat létre felhasználónevet és állíthat be jogosultságokat. A felület használatához a mesterjelszó kezelőben az IAR publikus adatlekérés illetve az Elektronikus diákigazolvány igénylés jogosultságokat kell kiosztani. Az adatok megadását követően a Belépés gombra kattintva érhető el az elektronikus igénylő felület.

1. ábra Bejelentkezési felület

3


A munka végeztével a Kilépés gombra kattintva léphetünk ki a rendszerből. FONTOS: A böngészőprogram bezárása előtt mindenképp ki kell jelentkezni.

5. Igénylések menüpont Az igénylések oldalon tekinthetők meg a már létrehozott igénylések és azok státuszai, továbbá ezen a menüponton keresztül hozhatók létre új igénylések, vagy szükség esetén innen indítható el úgynevezett Módosítási kérelem/igény (lásd 8. fejezet).

2. ábra Igénylések menüpont (bejelentkezés utáni főoldal)

5.1.

Új igénylés rögzítése

Új igénylés rögzítése az Új igénylés gombra kattintva indítható el. Ezt követően meg kell adni a tanuló oktatási azonosítóját az Oktatási azonosító mezőben, majd a Tanuló adatainak lekérése gombra kattintva a KIR-ből lekérhetők a tanuló adatai. FONTOS: A lekérdezett tanulói adatokat minden esetben össze kell hasonlítani az okmányirodában kapott NEK adatlapon és a tanuló lakcímkártyáján szereplő adatokkal. Amennyiben az adatok eltérnek, úgy azokat a KIR tanulói nyilvántartásban javítani szükséges, az igénylést pedig csak azután lehet rögzíteni, hogy a KIR visszaigazolta az adatmódosítást. A folyamat a kapcsolat és a KIR terheltségétől függően hosszabb időt is igénybe vehet.

3. ábra Új igénylés rögzítése

Ha az adatok lekérése sikeresen megtörtént, akkor az igénylés további, KIR-ben nem tárolt adatait kell rögzíteni. 4


4. ábra Új igénylés rögzítésének befejezése

Az igénylés rögzítéséhez bizonyos adatokat meg kell adni, más adatokat a rendszer automatikusan kitölt. Az alábbi táblázatban az igényléshez szükséges adatok szerepelnek. A táblázatban külön megjelölésre kerül, hogy mely adatokat szolgáltatja a KIR rendszere és melyeket szükséges az intézményi ügyintézőnek kézzel rögzítenie az igénylő felületen:

5

Mező leírása

KIR-ből származtatott adat? (Igen/Nem)

Igényléshez kötelező adat? (Igen/Nem/Opcionális)

Oktatási azonosító

A tanulóhoz tartozó egyedi azonosító szám. Az igénylő adatai az oktatási azonosító meglétével kérdezhetők le a KIR nyilvántartásából.

Igen

Igen

Név

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló neve.

Igen

Igen

Születési név

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló születési neve.

Igen

Igen

Anyja neve

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló édesanyjának születési neve.

Igen

Igen

Születési hely

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló születési helye.

Igen

Igen

Születési dátum

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló születési dátuma.

Igen

Igen

Állampolgárság1

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló elsődleges állampolgársága.

Igen

Igen

Állampolgárság2

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló másodlagos állampolgársága.

Igen

Opcionális

Igénylési csomag

Az igényléshez tartozó igénylési csomag neve, melyen keresztül az adott igénylés beküldésre került.

Nem

Igen

Nem

Igen

Nem

Igen

Nem

Igen

Nem

Igen

Mező neve

NEK azonosító

1

A NEK rendszer által használt egyedi azonosító.

2 3

Igénylési cím

Értéke lehet Állandó lakcím, Tartózkodási Cím, Külföldi Cím.

Munkarend

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló munkarendje, melyben a jogviszonyához tartozó képzést 4 folytatja az adott elsődleges intézménnyel.

Igénylés oka

A diákigazolvány igénylésének oka.

Nem:

Az oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló neme.

Nem

Igen

Fizetve

Az ügyintézőnek kell kitöltenie a helyes értékre annak megfelelően, hogy az igénylő az igénylés díját az ügyintéző részére odaadta-e vagy sem.

Nem

Igen

Központi státusz

A diákigazolvány igénylő rendszer feldolgozása során használt központi státuszüzenetek.

Nem

Nem

Intézmény

A felületre bejelentkezett elsődleges intézmény OM kódja.

Nem

Igen

Telephely

A felületre bejelentkezett elsődleges intézmény telephely kódja.

Nem

Igen

Nem

Opcionális

5

6

Másodlagos intézmény

A másodlagos intézmény OM kódja.

Másodlagos telephely

A másodlagos intézmény telephely kódja.

Nem

Opcionális

Ügyintéző

A bejelentkezett intézményi ügyintéző felhasználói neve.

Nem

Nem

Rögzítés dátuma

Az igénylés rögzítésének a dátuma.

Nem

Nem

1

Az igénylő rendszerben a tanulói adatok módosítására nincs lehetőség, azok módosítása minden esetben a KIR felületén végezhető el. Az igénylés adatainak megadása előtt tanuló adatainak ellenőrzése szükséges. 2 A NEK azonosító 16 karakterből álló azonosító szám, melyet a felületen kötőjelek nélkül kell rögzíteni. Az azonosítóban szereplő betűket kötelezően nagybetűvel kell rögzíteni, különben a NEK rendszer által visszautasításra kerül az igénylés. (Az azonosító felépítése a következő: 6 db számjegy, 3 db nagybetű, 3+4 db számjegy) 3 Az Állandó lakcím és Tartózkodási cím értékek esetén az adatok a Személy- és lakcímkártya nyilvántartóban szereplő adatokat jelentik, melyet az igénylőnek az adott Okmányirodában le kell jelenteni. Az igénylés beküldését követően ezen adatok kerülnek majd rá a diákigazolványra. A Külföldi cím értékek kiválasztása esetén meg kell adni az Ország, Irányítószám, Település és Egyéb mező értékeit egyaránt. 4 A Munkarend mező értékei a következők lehetnek: Nappali, Esti, Levelező, Más sajátos 5 Az Igénylés oka mező értékei a következők lehetnek: Első igénylés, Adatváltozás, Elveszett diákigazolvány pótlás, Téves adatokkal igényelt diákigazolvány 6 A Másodlagos intézmény OM és telephely kódja mezőt abban az esetben kell kitölteni, ha a tanuló egyszerre két közoktatási intézménnyel (vagy egy közoktatási intézmény két telephelyével) áll jogviszonyban.

A mezők kitöltését követően az Új igénylés rögzítése gombra kattintva (lásd 3. ábra) menthetők el az igénylés adatai. A rögzített igénylés megjelenik a Diákigazolvány igénylések listában Rögzítés alatt státusszal. Ha az adatrögzítés során az igénylésnél a Fizetve mező értéke Igen értékkel kerül elmentésre, abban az esetben az igénylés státusza Fizetve értékkel jelenik meg. Abban az esetben, ha az adatok rögzítését még nem fejeztük be, a későbbiekben néhány adat még módosítható. Az adatok módosítását követően az Igénylés mentése gombra kattintva véglegesíthetjük a változtatásainkat.

5. ábra Igénylés rögzítése során adatváltozások mentése

Amennyiben az adatok módosítása közben máshova kattintunk, abban az esetben a felület megerősítést kér, hogy valóban be akarjuk-e fejezni a munkafolyamatot. A folytatás gombra kattintva az addigi változtatások nem érvényesülnek és elvesztjük a módosításokat.

6. ábra Adatrögzítés közben figyelmeztetés

5.2.

Diákigazolvány igénylések listája

A Diákigazolvány igénylések listában az eddigi igényléseink adatai jelennek meg. A listában megjeleníthető elemekre szűrési és rendezési lehetőségek is elérhetők. A rendezés a megfelelő oszlop fejlécére kattintva érhető el. A rendezés iránya ismételt kattintással módosítható. A rendezés irányáról grafikus visszajelzés alapján értesülhetünk.

Az adatok szűrése a szűrendő oszlop azonosítója után látható gombra kattintva érhető el. A megjelenő mezőbe azt a kifejezést kell feltüntetni, amely alapján szűrni kívánjuk a megjelenő adatokat. A Szűrés beállítása ikonra kattintva a rendszer elvégzi a megadott kifejezés alapján az adatok szűrését.


A szűrő törlése az oszlop azonosítójánál látható Szűrő törlése ikonra kattintva érhető el.

5.3.

Igénylés adatainak megtekintése, státusz ellenőrzése

A kiválasztott igénylésnél a Központi Státusz mezőben látható az igénylés állapota. Az igénylések állapota az Igénylésstátuszok frissítése gomb segítségével aktualizálható.

7. ábra Igénylések státuszainak frissítése

FONTOS: A gomb megnyomását követően az összes igénylés állapota frissítésre kerül, így elegendő egy alkalommal annak megnyomása. A Hibás státusz esetén a Központi státusz mezőben olvasható a hiba leírása.

6. Igénylési csomagok A rögzített igények igényléscsomagokban küldhetők be az Oktatási Hivatal számára. A csomagokhoz tetszés szerint rendelhetők igénylések, de kizárólag a fizetett igényléseket tartalmazó csomagok küldhetők be a központi rendszerbe.

6.1.

Új igénylési csomag létrehozása

Új igénylési csomag létrehozása az Új igényléscsomag gombra kattintva érhető el. A gomb megnyomását követően meg kell adni a csomag megnevezését és ki kell választani azokat az igényléseket, amelyek a csomagba kerülnek. A csomag megnevezését érdemes úgy megadni, hogy az egyes igénylési csomagok megkülönböztethetők legyenek egymástól, és a csomagban szereplő igénylések egyszerűbben beazonosíthatók legyenek. Pl. 2012/13-as tanév 2. a osztály

8


8. ábra Igénylések csomaghoz rendelése

Az igényléseket a Hozzáadás oszlopban lévő jelölőnégyzetre kattintva adhatjuk hozzá a csomaghoz. A listában csak azok az igénylések jelennek meg, amelyek korábban nem kerültek egyetlen csomaghoz sem hozzárendelésre. Miután a csomag összeállítása megtörtént a Módosítások mentése gombbal menthető a csomag tartalma. A mentést követően az összeállított csomag megjelenik a diákigazolvány igényléscsomagok listában Rögzítés alatt státuszban.

6.2.

Csomag adatainak megtekintése / módosítása

A Diákigazolvány igényléscsomagok listában tekinthetők meg a korábban rögzített igényléscsomagok adatai. A lista tartalma az előzőekben már bemutatott módon szűrhető, rendezhető.

6.3.

Igényléscsomag adatainak megtekintése, státusz ellenőrzése

Egy igényléscsomag adatainak megtekintéséhez válasszuk ki az igényléscsomagot a Diákigazolvány igényléscsomagok listában. A kiválasztást követően megjelennek az igényléscsomag adatai. A csomag adatai módosíthatók, a csomagban található igénylések szabadon kivehetők, más igénylések betehetők. FONTOS: Módosítani csak azokat az igényléscsomagokat lehetséges, melyek még nem kerültek véglegesítésre és beküldésre!

6.4.

Csomag véglegesítése

Csomag véglegesítéséhez válasszuk ki a véglegesítendő igényléscsomagot, majd kattintsunk a Csomag véglegesítése gombra. A véglegesített csomagok státusza Véglegesítve értékre változik. Ezzel párhuzamosan a csomagban található igénylések státusza is Véglegesített értékre változik.

9


9. ábra Csomagok véglegesítése

FONTOS: Véglegesítéskor a csomagok csak lezárásra kerülnek, de nem kerülnek beküldésre a központi rendszer felé!

FONTOS: Egy csomag csak abban az esetben véglegesíthető, ha a hozzá tartozó összes igénylés Fizetve státuszban van (a fizetett státusz az Igénylések oldalon állítható be). A véglegesítés után a csomag adatai és a csomaghoz tartozó igénylések már nem módosíthatók csak abban az esetben, ha a csomagot a Véglegesítés feloldása gomb segítségével újraaktiváljuk!

10. ábra Véglegesített csomagok feloldása

10


6.5.

Csomag beküldése

Az igénylések Oktatási Hivatal számára történő átadásához az igénylési csomagot be kell küldeni. FONTOS: Csak azon igénylés csomagok küldhetők be, melyek Véglegesítve státusszal rendelkeznek. Az igényléscsomag kiválasztását követően az Igénylések beküldése gombra kattintva küldhető be a csomag a központi rendszer felé. A beküldött csomagok státusza Beküldve állapotra változik, mellyel egyidejűleg a csomagban található igénylések státusza is Beküldve értékre változik.

11. ábra Igénylési csomag beküldése

Ha a beküldött igénylések ellenőrzése során a központi rendszer hibát jelez, akkor az igénylés Hibás státuszba kerül. Ebben az esetben az igénylés törölhető és a hiba javítását követően megismételhető az igénylés rögzítése és újraküldése.

12. ábra Igénylések törlése

11


7. Számlák A számlák oldalon az Oktatási Hivatal által kiállított, a gyártható vagy legyártott diákigazolványok díját tartalmazó számlák tekinthetők meg.

13. ábra Számlák menüpont

Számla adatainak megtekintéséhez válasszuk ki a Számlák listában a megtekinteni kívánt számlát, melynek hatására megjelennek a számla adatai. Az elektronikus számla a Számla megtekintése gombra kattintva érhető el.

14. ábra Számla adatainak és a számlakép megtekintése

12


FONTOS: A megjelenő dokumentumot mindenképpen mentse el és őrizze meg, hiszen ellenőrzés esetén ezzel a dokumentummal tudja igazolni az igénylések befizetésének összegét. A számla letöltést követően elektronikusan továbbítható, a továbbított példány továbbra is hiteles marad. A számla természetesen kinyomtatható, de a kinyomtatott példány már nem minősül hivatalos számlának. Amennyiben a kiállított számlában szereplő adatok helytelenek, úgy az intézmény kérheti a számlák stornózását, melyet írásban kell megtenni az Oktatási Hivatal, vagy az Educatio Nkft. ügyfélszolgálata felé. Amennyiben a számla sztornózásra kerül úgy a Számlák felületen a stornózott számla is megtekinthető a Stornó számla megtekintése gombra kattintva. Ezzel egyidejűleg a számla státusza Stornózott értékre változik.

15. ábra Stornó számlák megtekintése

8. Módosító kérelem (igény) beküldése Abban az esetben, ha az igénylés a NEK rendszere által valamilyen hibából eredően visszautasításra került, úgy az igénylést nem kell teljesen az elejétől újraigényelni, hanem a Módosítási igény gombra kattintva újraküldhetjük az igénylést a központi rendszer felé, mellyel az adatok újraküldése a NEK rendszere felé újfent megtörténik. FONTOS: A Módosító kérelem (igény) csak a NEK gyártás visszautasítva státuszú igénylések esetén indítható le. A NEK rendszere által visszaadott igénylés hibájának okát az alábbi ábrán látható Frissítés gombra kattintva tekinthetjük meg. Kisebb várakozást követően egy felugró sávban jelenik meg a hiba leírása.

13


16. ábra NEK hiba esetén a hiba okának megtekintése

Az igénylés mindaddig visszautasításra kerül, míg a NEK rendszere minden általa vizsgált adatot (Személy és lakcímnyilvántartóban szereplő adatok és NEK azonosító, valamint NEK adatlap) helyesnek nem talál.

17. ábra Módosítási igény elindítása

14


18. ábra Módosítási igény feladása a központi rendszer számára

A NEK azonosító megadását követően. illetve a Cím értékének megadását követően a Küldés gombra kattintva a módosító igény beküldésre kerül. Ha a hiba típusa szerint az igénylésben a személyes adatok a hibásak, úgy a KIR-ben is módosítani szükséges az adatokat. FONTOS: Ha a KIR a módosítást visszaigazolta, akkor lehet a Módosítást az igénylési felületen végrehajtani. A Küldés gombra kattintva minden esetben a KIR-ben szereplő adatok a központi rendszer által automatikusan lekérdezésre kerülnek. Ha egy igénylésre egy módosító igény már beküldésre került, abban az esetben több módosító igény beküldése nem lehetséges, csak ha az igénylés újra ebbe az állapotba kerül.

9. Státuszkódok A diákigénylés folyamatáról a státusz mezőben szereplő értékek nyújtanak tájékoztatást a felhasználó számára. A rendszerben az alábbi státuszok jelennek meg: A státusz mezőben olvasható érték

Jelentés

Rögzítés alatt:

Az igénylés még nem került beküldésre, a csomag és az igénylések adatai módosíthatóak.

Véglegesítve (igénylés csomagoknál):

A csomag lezárásra került, de még nem került beküldésre. Az igénylések adatai már nem szerkeszthetőek.

Beküldve:

A csomag beküldésre került, a tartalma már nem módosítható.

Módosítandó:

A NEK rendszere által hibával visszautasított igénylések státuszállapota. Csak az ilyen státuszú igénylések esetében lehetséges Módosítási igény küldése.

Hibás (igényléseknél):

A beküldött igénylés valamilyen oknál fogva hibás, a hibáról a súgó segítségével (a mező fölé tartott egérmutató esetén megjelenő szöveg) tájékozódhatunk. A hibás státuszról bővebben az Igénylések menüpontban a tanulót kiválasztva a Központi státusz mezőben találhatunk információt.

15

Diákigazolvány Elektronikus Igénylési Rendszer Oktatási Hivatal által biztosított igénylő felület. Felhasználói kézikönyv. v 2.1

Recommend Documents