SISTEM INFORMASI PELAYANAN AKTA ONLINE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA
Tugas Akhir Disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Teknik Informatika Universitas Sebelas Maret.
Diajukan oleh: AJI PRATAMA WISNU WARDANA NIM. M3113010
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2016
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Pelayanan pembuatan akta catatan sipil di kota Surakarta saat ini dirasakan
masih melalui proses yang rumit dan informasi mengenai prosedur pelayanannya kurang dapat diketahui oleh masyarakat, sehingga banyak sekali peristiwa penting seperti kelahiran, kematian, perkawinan dan perceraian yang belum memiliki dokumen berupa akta yang sah. Ketidaktahuan mengenai persyaratan pendaftaran akta kependudukan tersebut terkadang mengharuskan pengaju melengkapi ulang persyaratan, bahkan kembali lagi kemudian hari untuk melengkapi berkas yang diperlukan. Serta tahapan dari pembuatan dokumen kependudukan yang diajukan oleh penduduk tidak dapat dimonitoring atau diketahui oleh pengaju sehingga terkesan kurang transparan dengan proses pelayanan akta yang diajukan. Kelurahan beserta dengan ketua RW setempat juga kurang mampu untuk memonitoring dan memantau warganya yang akan mengajukan akta catatan sipil dikarenakan pencatatan warga yang mengajukan dokumen akta catatan sipil tidak diarsibkan dengan baik dan konsisten. Sehingga hal tersebut mengakibatkan kelurahan dan ketua RW mengalami kesulitan menjalankan salah satu tugasnya yaitu mengawasi, membimbing dan memonitoring warganya. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang mampu memberikan informasi mengenai prosedur dan mekanisme pelayanan akta catatan sipil serta mampu melayani proses pendaftaran secara online. Sistem informasi ini akan membantu warga dalam mendapatkan akta catatan sipil yang sah secara mudah dan transparan dengan adanya monitoring berkas pendaftaran yang mereka ajukan. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka dapat diambil
suatu perumusan masalah bagaimana membuat sistem informasi pelayanan akta
1
online pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota Surakarta guna menunjang sistem E-Goverment kota Surakarta yang baik. 1.3
Batasan Masalah Batasan masalah yang diberikan penulis dalam mengembangkan sistem
informasi pelayanan akta online pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota Surakarta adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan yang disediakan melalui sistem ini terbatas pada Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Pereraian pada jenis pelayanan pembuatan akta baru. 2. Pelayanan pengajuan dokumen kependudukan ini hanya sampai pada tahap pendaftaran dan pengumpulan berkas secara online. 3. Output dari sistem ini berupa formulir yang telah divalidasi oleh petugas yang akan dijadikan sebagai bahan input data pasa SIAK. 4. Pelayanan yang akan dilakukan melalui sistem ini adalah pengajuan dokumen kependudukan dalam kondisi normal. 5. Pengisian data pendaftaran pada sistem ini dilakukan oleh masingmasing pengaju (dalam hal ini seorang kepala keluarga), kemudian oleh ketua RW setepat kelurahan melakukan verifikasi data pengajuan tersebut.
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan dari dibuatnya penelitian ini adalah untuk membuat sistem informasi
pelayanan akta online pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota Surakarta.
1.5
Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: 1.
Dapat memudahkan proses pendaftaran masyarakat dalam pembuatan dokumen kependudukan secara cepat dan efisien.
2.
Membantu optimalisasi kelurahan dan pamong desa dalam mengawasi warganya yang memiliki dokumen kependudukan serta membimbing
2
warganya yang sedang atau akan mengajukan pembuatan akta catatan sipil. 3.
Dapat mengurangi proses antrian dalam kepengurusan dokumen kependudukan yang normal.
4.
Warga yang mengajukan pelayanan akta dapat mengetahui setiap proses dari pemgajuan akta yang diajukan dengan adanya monitoring secara online dan melalui SMS.
5.
Informasi dari dinas kependudukan dan catatan sipil kota Surakarta akan mudah tersampaikan kepada warga dan aparatur desa (kelurahan dan ketua RW) dengan adanya SMS Masal yang dikirimkan secara langsung melalui SMS.
1.6
Metodologi Penelitian 1. Persiapan Pada tahap persiapan akan dilakukan beberapa aktifitas diantaranya wawancara dan observasi langsung ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta guna mendapatkan data terkait informasi tentang prosedur dan persyaratan dalam mengajukan akta dokumen kependudukan. 2. Analisis dan Desain Selanjutnya dari data-data yang sudah di dapatkan dapat dilakukan analisis apa saja kebutuhan sistem, rancangan database, rancangan model sistem, rancangan desain interface dari sistem informasi pelayanan kependudukan yang akan dibuat. 3. Implementasi Pada tahap ini dilanjutkan dengan pembuatan sistem informasi pelayanan akta online menggunakan penerapan javascript untuk mengambil data penduduk yang bertujuan untuk mengurangi tingkat kesalahan input data pada formulir dan dapat efisiensi beban server dikarenakan seringnya melakukan reload data, dan implementasi dari
3
responsive layout sehingga sistem yang akan dibuat dapat diakses melalui semua platform device.
4. Penulisan Laporan Tahap
penulisan
laporan
adalah
tahap
terakhir
untuk
mendokumentasikan sistem informasi pelayanan kependudukan yang telah dibuat.
1.7
Sistematika Penulisan Sistematika merupakan kerangka dari penulisan yang digunakan sebagai
pedoman dari penulisan Tugas Akhir, di dalam pembahasan yang diuraikan dalam penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: Bab I pendahuluan menjelaskan isi laporan secara umum yang berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II landasan teori berisi tentang tinjauan pustaka dan landasan teori yang dipergunakan sebagai dasar pemahaman kerangka berpikir yang mendukung dalam proyek Tugas Akhir ini. Bab III analisa kebutuhan dan perancangan sistem berisi tentang analisa kebutuhan fungsional dan nonfungsional, perancangan sistem yang meliputi use case, class diagram, activity diagram, sequence diagram dan entity relationship diagram, serta perancangan desain antarmuka. Bab IV implementasi dan analisa memuat tentang langkah dan hasil pembahasan yang merupakan hasil dari analisa implementasi dari sistem. Bab V penutup menjelaskan kesimpulan yang memuat pernyataan singkat yang dijabarkan dari hasil penelitian dan pembahasan serta saran untuk menyempurnakan dan pengembangan sistem.
