PERANCANGANSISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA UMKM BIDANG USAHA PERDAGANGAN Untung Subagyo STMIK EL RAHMA e-mail:
[email protected] Intisari Semakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKM bidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungan dengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yang lengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksi tersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti: pemilik perusahaan, kreditur, karyawan dan lain-lain. Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidak berguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanya akan menyesatkan para pengambil keputusan. Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinan bisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktor manusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapat disajikan tepat waktu. Kata Kunci : SIA, RPL, usaha kecil menengah, perdagangan PENDAHULUAN Arti penting usaha mikro kecil dan menengah yang tergabung dalam UMKM tidak bisa diremehkan karena merupakan penyumbang lapangan pekerjaan terbesar dalam perekonomian Indonesia. Lapangan kerja di Indonesia sebesar 30% merupakan sektor formal dan sisanya sebesar 70% merupakan sektor informal. Lapangan kerja formal terdiri dari 0,55% disediakan oleh usaha besar (aset diluar tanah dan bangunan diatas Rp 10 milyar dan omzet Rp 50 miliar tiap tahunnya), usaha menengah 11,01% dan usaha kecil menyumbang 18,44% dari seluruh lapangan kerja formal. Lapangan kerja non formal 70% disediakan oleh usaha kecil yang tergolong dalam usaha mikro dan gurem, hal ini berarti telah mengisi sekitar 85% dari seluruh lapangan pekerjaan di Indonesia. Sedangkan pengangguran terbuka berdasarkan data BPS sekitar 9% dari seluruh angkatan kerja atau mencapai 9,1 juta orang. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKM bidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungan dengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yang lengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksi tersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti : pemilik perusahaan, kreditur, karyawan dan lain-lain. Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidak berguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanya akan menyesatkan para pengambil keputusan. Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinan bisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktor manusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapat disajikan tepat waktu.
Hal – hal yang bisa dilakukan untuk menangani permasalahan tersebut antara lain menambah pegawai baru atau memberi pelatihan kepada pegawai mengenai akuntansi sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hal ini tentu saja akan menambah pengeluaran rutin dalam jangka waktu yang panjang karena ada tambahan biaya gaji yang harus dikeluarkan. Alternatif penyelesaian masalah di atas yang bisa ditempuh saat ini adalah mengubah sistem manual menjadi Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP (electronik data processing) sehingga proses pengolahan mulai dari pencatatan sampai menjadi laporan akan semakin mudah, cepat, teliti dan dapat tepat waktu penyajiannya. Berangkat dari permasalahan tersebut maka peneliti memberikan pemecahan masalah dengan mengubah pengolahan data transaksi cash inflow dan cash outflow dengan Sistem Pengolahan Data Elektronik. Perumusan Masalah Dalam penelitian ini akan dibahas perancangan sistem untuk Cash Inflow dan Cash Outflow yang berasal dari transaksi keuangan tunai dari sebuah UMKM bidang usaha perdagangan. Perancangan sistem dimulai dari pembuatan Diagram Alir Data, Basis Data, Kamus Data Tabel, Relasi Antar Tabel, , Flowchart System, Flowchart Program, Desain Menu, Desain Masukan, Desain Keluaran sampai dengan pengolahan data transaksi cash inflow dan cash outflow ke dalam Sistem Pengolahan Data Elektronik hingga menghasilkan laporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neraca saldo setelah tutup buku, neraca saldo awal bulan tahun berikutnya. Untuk membatasi agar pembahasan tidak melebar dan bertitik tolak dari latar belakang masalah maka dijelaskan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasa pemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronik untuk data transaksi cash inflow dan cash outflow. Apakah dengan pemilihan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasa pemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronik untuk data transaksi cash inflow dan cash outflow akan menyebabkan efisiensi dan efektifitas jika perusahaan semakin berkembang. Landasan Teori Definisi Akuntansi Ada beberapa kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagai berikut: Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970) yang berjudul “Basic Concepts and Accounting principles Underlying Financial Statement of Business Enterprises” : “Akuntansi adalah sebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutama informasi mengenai keuangan dan entitas ekonomi yang dimaksudkan akan menjadi berguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan di antara berbagai alternative yang ada)”. Sedangkan menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) , akuntansi adalah : “seni pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”. Penjualan Adapun pengertian penjualan adalah total jumlah yang dibebankan pada pelanggan atas barang yang terjual, baik penjualan kas atau kredit. Baik retur dan potongan penjualan, maupun diskon penjualan dikurangkan dari penjualan untuk menghasilkan penjualan bersih.
Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) digunakan untuk mencatat semua penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas. Jadi, jurnal penerimaan kas mempunyai yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang dicatat pada jurnal penerimaan kas akan melibatkan ayat pada kolom kas (debet). Jenis transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akan diberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiap kolom ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit karena setiap jumlah kolom pada kolom akun kredit akun lainnya telah diposkan. Harga Pokok Penjualan (HPP) Harga pokok penjualan adalah harga barang yang terjual ke konsumen. Harga pokok penjualan ditentukan dengan mengurangkan persediaan barang dagang akhir periode terhadap barang dagang tersedia dijual selama periode bersangkutan. Persediaan barang dagang akhir periode ditentukan dengan melakukan penghitungan fisik persediaan yang tersisa. Persediaan Persediaan digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Basis Data Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara suatu file dengan fiel yang lain dan merupakan suatu langkah yang selalu dilakukan oleh seorang programmer untuk mengimplentasikan data pada suatu program, sehinggan program tersebut dapat digunakan dengan praktis. Ada tiga tipe file dalam basis data, yaitu: a. File Master File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file-file yang lain. b. File Transaksi File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master, beserta data tambahan pada tiap-tiap transaksi. c. File Laporan File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output yang belum dicetak, misalkan output yang belum. Dicetak disimpan terlebih dahulu dalam file laporan. Metode Desain Database Desain database dilakukan dalam tiga tahap utama, yaitu : desain database secara konsep, desain database secara lojik, dan desain database secara fisik. Desain database secara konsep dilakukan dengan membangun model dari informasi yang digunakan, tidak
tergantung dari implementasi secara fisik dengan menggunakan dbms tertentu. Model yang dibangun dalam tahap ini adalah model ER, gambaran dunia nyata yang diistilahkan dalam obyek/entitas dan keterhubungan/relasi antar obyek. Komponen dalam model ER adalah entiti, relasi, dan atribut. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Diagram alir data berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik di mana data tersebut akan disimpan. METODE PENELITIAN Metode Yang Digunakan Metode-metode yang akan digunakan peneliti untuk mencapai tujuan diatas, yaitu : 1. Metode Deskriptif, memecahkan masalah dengan mendepenelitiankan fakta dengan studi hubungan yang membandingkan hasil penelitian yang telah dilakukan. 2. Metode Eksperimen, dengan membuat data transaksi Cash Inflow dan Cash OutflowUMKM bidang usaha perdagangan selama 1 (satu) bulan dan mencatat kedalam Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP yang telah dibuat serta menampilkannya dalam bentuk laporan-laporan. Tahapan-tahapan penelitian yang akan dilakukan adalah : 1. Pada tahap pertama akan ditetapkan Prinsip dan Metode yang digunakan dalam Perusahaan. Prinsip yang digunakan adalah Accrual Basis, metode penyusutan yang dipakai adalah Straight Line, metode pencatatan persediaan adalah First In First Out (FIFO). 2. Pada tahap yang kedua dituliskan semua atribut-atribut yang akan digunakan kemudian membuat bentuk tidak normal (Unnormalized), menyusunnya dalam bentuk Normal Kesatu dan Normal Kedua, selanjutnya membuat Relasi Antar Tabel, Diagram Konteks, Diagram Berjenjang, DAD, Flowchart System, Flowchart Program. 3. Pada tahap ketiga mengolah data transaksi Cash Inflow dan Cash Outflow ke dalam Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP hingga menghasilkan laporan-laporan. 4. Pada tahap keempat menganalisa efisiensi dan efektivitas pengolahan data transaksi cash inflow dan cash outflow dengan sistem pengolahan data elektronik / EDP dibandingkan dengan sistem manual Tujuan Penelitian Dari penelitian ini, peneliti mempunyai tujuan: a. Merancang dan mengimplementasikan dalam bahasa pemrograman untuk menghasilkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk : - Mencatat proses pemesanan barang dan pembelian barang bedasarkan pesanan. - Mencatat proses penjualan barang pada konsumen - Membuat laporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neraca saldo setelah tutup buku, neraca saldo awal bulan tahun berikutnya. b. Mengintegrasikan sistem tersebut dalam aplikasi berbasis client server yang dapat diakses oleh banyak orang (pengguna).
c. Untuk memudahkan pengecekkan stok barang sehingga proses pemesanan barang dapat segera dilakukan untuk menanggulangi kekosongan barang. d. Untuk mendapatkan laporan-laporan keuangan seperti Jurnal Umum, Buku Besar, Neraca, dan sebagainya dengan lebih cepat dan mudah. e. Untuk mengetahui keuntungan/kerugian, posisi kas, perubahan modal pada perusahaan dengan mudah. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan Sistem Setelah melakukan pengumpulan data dengan studi pustaka, maka diuraikan kegiatan yang terjadi pada suatu UMKM bidang usaha perdagangan adalah sebagai berikut: a. Pembelian barang Setelah perusahaan melakukan pemesanan, maka dilakukan pembelian terhadap barangbarang yang sudah dipesan dan dibayar secara tunai. Proses pembelian bisa juga dilakukan secara langsung tanpa melalui proses pemesanan terlebih dulu. b. Penjualan barang Perusahaan melakukan penjualan barang-barang yang tersedia di stok kepada pelanggan. c. Pencatatan keluar masuk kas Selama melakukan kegiatan-kegiatan di atas, perusahaan juga menerima masukan kas misalnya berupa modal. Selain itu juga melakukan pengeluaran berupa biaya-biaya atauapun yang lainnya. Untuk melakukan perhitungan rugi laba dan perubahan modal, maka diperlukan pencatatan terhadap pemasukan dan pengeluaran yang terjadi. d. Pencatatan Jurnal Penyesuaian Perusahaan perlu melakukan penyesuaian terhadap nilai-nilai barang yang dimiliki dikarenakan terjadi penyusutan, maupun melakukan penyesuaian biaya-biaya yang sebenarnya dipakai dari biaya yang sudah dikeluarkan di setiap periode. Pencatatn ini dilakukan pada jurnal penyesuaian. e. Pencatatan Data-Data Master Sebelum melakukan transaksi-transaksi di atas, perusahaan memerlukan beberapa data master yang harus dipersiapkan terlebih dahulu. Data-data master yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu diantaranya yaitu data Barang, data Rekening, dan sebagainya. Perancangan Umum Sistem Perancangan sistem merupakan langkah awal yang sangat penting pada pembuatan/pengembangan sistem. Hal ini disebabkan karena perancangan sistem akan sangat menentukan hasil dari sistem yang dibuat. Dengan demikian perancangan sistem harus dibuat secara cermat dan teliti sehingga dapat menghasilkan sistem baru yang sesuai dengan yang diharapkan dan mampu memberikan solusi permasalahan atau penyempurna dari sistem sebelumnya. Dalam perancangan Sistem Informasi perhitungan tingkat kontaminasi ini akan digunakan beberapa metode perancangan sistem, yang dimulai dengan pembuatan Diagram Alir Data (DAD) . Diagram Arus Data (DAD) DAD Level 0 Sistem Dalam diagram ini proses yang terjadi dalam Sistem Informasi kas dijabarkan dengan lebih jelas. Diagram aliran Data level 0 dari sistem ini ditunjukan pada Gambar 1.
Gambar 1. Level 0 Sistem DAD Level 1 Sistem Diagram Alir Data level 1 ini merupakan penjabaran dari DAD level 0 di atas. Dalam DAD level 1 ini, proses dalam DAD level 0 dijelaskan kembali alur-alurnya secara lebih mendetail. Gambar 2 sampai dengan Gambar 16 menunjukan DAD level 1 dari sistem.
DAD Level 1 Input Data
Gambar 2. Level 1 Input Data DAD Level 1 Transaksi Proses Pembelian
Gambar 2. Level 1 Transaksi Proses Pembelian
DAD Level 1 Transaksi Proses Penjualan
Gambar 3. Level 1 Transaksi Proses Penjualan DAD Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan
Gambar 4. Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian
Gambar 5. DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian
DAD Level 1 Laporan Jurnal
Gambar 6. DAD Level 1 Laporan Jurnal DAD Level 1 Laporan Buku Besar
Gambar 7. DAD Level 1 Laporan Buku Besar DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo
Gambar 8. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo
DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian
Gambar 9. DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian
Gambar 10. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian DAD Level 1 Laporan Rugi Laba
Gambar 11. DAD Level 1 Laporan Rugi Laba
DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal
Gambar 12. DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal DAD Level 1 Laporan Neraca
Gambar 13. DAD Level 1 Laporan Neraca Level 1 Laporan Stok
Gambar 14. DAD Level 1 Laporan Stok
Level 1 Laporan Pembelian
Gambar 15. DAD Level 1 Laporan Pembelian Level 1 Laporan Penjualan
Gambar 16. DAD Level 1 Laporan Penjualan
Relasi Antar tabel
Gambar 17 Relasi Antar Tabel KESIMPULAN 1. Perancangan Sistem Informasi ini merupakan perancangan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk sistem pencatatan transaksi yang terjadi pada suatu UMKM bidang usaha perdagangan, baik transaksi pembelian tunai, penjualan tunai, serta transaksi pemasukan dan pengeluaran kas pada perusahaan 2. Sistem informasi ini dapat menghasilkan laporan-laporan keuangan yang diperlukan pada perusahaan dagang, seperti Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan Rugi Laba, Laporan Perubahan Modal, Neraca Saldo
SARAN Perancangan ini belum diimplementasikan sehingga perlu penelitian lebih lanjut untuk mengimplementasikan perancangan ini ke suatu bahasa pemrograman. DAFTAR PUSTAKA Bambang, Hariyanto, 2004, Rekayasa Sistem Berorientasi Obyek, Informatika, Bandung Jogiyanto, 2005, Analisis & Disain Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta Jusuf, Haryono AL, 1978, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit BPFE, Yogyakarta Kadir, Abdul., 1998, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta Kristanto, Harianto, 1999, Konsep dan Perancangan Database, Penerbit Andi, Yogyakarta
