Deze verkorte handleiding is een handig hulpmiddel om u snel wegwijs te maken met de meest gebruikte functionaliteiten van Office Depot Online

SNEL AAN DE SLAG MET OFFICE

D E P OT

ONLINE

W E L KO M B I J O F F I C E D E P OT O N L I N E Deze verkorte handleiding is een handig hulpmiddel om u snel wegwijs te maken met de meest gebruikte functionaliteiten van Office Depot Online. De volgende punten worden o.a. nader toegelicht: ■ Zoeken naar artikelen en het plaatsen van een bestelling ■ Toelichting belangrijkste functionaliteiten ■ Beheer klantgegevens ■ Hoe krijgt u de beste ondersteuning?

Uiteraard hebben we ook een uitvoerige handleiding beschikbaar met een uitgebreide beschrijving van alle functionaliteiten en uitleg over alle bijzonderheden van de site. U kunt deze handleiding zelf downloaden via onze site. Indien u ondersteuning wenst, neem dan contact op met de hoofdbesteller binnen uw organisatie, de afdeling Customer Service (tel. 077 - 326 50 50) of stuur een e-mail naar: [email protected].

BESTELLEN I N LO G G E N O P D E W E B S I T E Ga naar online.officedepot.nl. Voer uw inlognaam en het wachtwoord in die u van Office Depot heeft ontvangen. Als u nog geen inlognaam en wachtwoord heeft, neem dan contact op met de hoofdbesteller binnen uw organisatie, de afdeling Customer Service (tel. 077 - 326 50 50) of stuur een e-mail naar: [email protected]

3

O N L I N E E E N B E S T E L L I N G P L A AT S E N MEDEDELINGENBORD Het mededelingenbord krijgt u te zien zodra u bent ingelogd op online.officedepot.nl. De hoofdbesteller binnen uw organisatie heeft de mogelijkheid om in het bovenste gedeelte van deze pagina een tekst te plaatsen, die voor iedereen binnen uw organisatie zichtbaar is.

Deze functie is zeer geschikt om te gebruiken voor belangrijke mededelingen. Office Depot maakt gebruik van de laatste twee gedeeltes van de pagina om het laatste

nieuws aan alle gebruikers te communiceren. Op het moment dat hierin tekst staat, verschijnt er informatie in de twee gele balken boven het mededelingenbord.

ARTIKELNUMMERS OPZOEKEN E N I N U W W I N K E LW AG E N P L A AT S E N U kunt artikelen zoeken door op de gewenste productgroep te klikken, tot u bij het gewenste artikel uitkomt. Om het artikel in de winkelwagen te plaatsen, voorziet u het veld Aantal van het gewenste aantal en klikt u op In winkelwagen plaatsen. Een andere snelle manier

om producten op te zoeken is de A-Z index. Dit kunt u doen door Alle producten

BESTELLEN VIA SNELBESTELLEN Kantoorartikelen bestellen is nog nooit zo eenvoudig geweest. Snelbestellen is de snelste en gemakkelijkste manier om artikelen in uw winkelwagen te plaatsen. Door direct artikelnummers in te voeren, kunt u artikelen toevoegen aan uw winkel4

wagen. Na het invoeren van de artikelnummers klikt u op In winkelwagen plaatsen. Om een afbeelding te tonen bij het artikelnummer, dient u Selecteer dit vak wanneer u product afbeeldingen wilt zien aan te vinken.

A-Z aan te klikken en de gewenste categorie te selecteren.

I N K T E N TO N E R S Deze functie is een hulpmiddel voor het zoeken én opslaan van uw inkjet- en tonercartridges op merk en machinetype. U kunt deze

functie gebruiker door Inkt en Toners aan te klikken en vervolgens uw merk met type printer te selecteren. Op het moment dat u dat

heeft gedaan, verschijnt er een knopje met Bewaar deze selectie, waarna u uw selectie een naam kunt geven.

Office Depot of een artikelnummer van een leverancier.

een Lijstweergave wilt zien of een Gridweergave. U kunt dit veranderen door de gewenste optie aan te klikken.

Z O E K TO P T I E S Gebruik de mogelijkheid Zoekopties links boven om artikelen te zoeken in de catalogus. U kunt hier een trefwoord, bijvoorbeeld ‘ringbanden’ invullen, maar ook artikelnummers van

Op het moment dat u een artikel heeft gevonden, kunt u kiezen of u van de selectie

5

EENVOUDIG

GEMAKKELIJK

EFFICIENT

MIJN PERSOONLIJKE BESTELLIJSTEN Een persoonlijke bestellijst is ideaal voor gebruikers die regelmatig dezelfde artikelen bestellen. U kunt een persoonlijke bestellijst samenstellen door te klikken op Mijn klantgegevens en Mijn persoonlijke bestellijsten. Daarna klikt u op Nieuwe lijst, waarna u uw lijst een naam kunt geven. U kunt artikelen toevoegen via uw bestelhistorie, snelbestellen of per artikel.

U kunt op het moment dat u een nieuwe lijst aanmaakt een herinnering plaatsen zodat u eraan herinnerd wordt deze artikelen op een later tijdstip nogmaals te bestellen.

ARTIKELEN VERGELIJKEN Terwijl u artikelen opzoekt en bekijkt op onze website, kunt u de kolom Vergelijken aanvinken om een vergelijking te maken tussen de door u geselecteerde artikelen. Het vergelijkingsscherm laat u onder andere het verschil zien in artikel, prijs, beschikbaarheid en technische details. 7

BESTELLING AFRONDEN Als u alle gekozen artikelen in uw winkelwagen heeft geplaatst, gaat u als volgt door met het afronden van uw bestelling: 1. Beweeg de muis over Uw winkelwagen. Op dat moment schuift er een venster omlaag met alle producten die op dat moment in de winkelwagen staan. 2. Bekijk de artikelen in uw winkelwagen. Als u de bestelling wilt afronden, kunt u op Bestelling afronden klikken in dit scherm. Wilt u nog wijzigingen aanbrengen in uw winkelwagen, dan

kunt u klikken op Bekijk alle artikelen. U komt vervolgens in een nieuw scherm terecht met artikelen die op dat moment in uw winkelwagen staan. Om een hoeveelheid aan te passen, overschrijft u in de kolom Aantal de hoeveelheid. Tevens bevestigt u hier ook uw wijziging door te klikken op Winkelwagen vernieuwen. 3. Als u klaar bent met uw bestelling, gaat u naar Bestelling afronden. 4. Controleer de informatie op deze pagina. Als u een wijziging wilt

doorvoeren, klikt u op de knop Wijzigen of Selecteren. 5. Controleer of alle verplichte velden zijn ingevoerd en klik op de knop Bestelling verzenden. Als voor uw bestelling autorisatie noodzakelijk is, klikt u op ter goedkeuring verzenden. 6. In het volgende scherm krijgt u het ordernummer van uw bestelling te zien. Vermeld dit nummer bij onze afdeling Customer Service indien u nog vragen heeft over uw bestelling.

OFFICE DEPOT ONLINE: 24 UUR PER

F I AT T E R E N E N V R I J G E V E N VA N B E S T E L L I N G E N Aan elke gebruiker kan een autorisatieprofiel worden toegewezen, waarin de bevoegdheden van de gebruiker worden toegekend. Als uw gebruikersprofiel het toestaat om bestellingen te fiatteren van andere gebruikers: 1. Klik op Mijn klantgegevens, te fiatteren bestellingen. 2. Alle bestellingen die gefiatteerd moeten worden, worden hier weergegeven. 3. Om bestellingen te fiatteren, vinkt u de betreffende bestelling

aan en klikt op Bestellingen vrijgeven. 4. Om de inhoud van een bestelling te bekijken, klikt u op het ordernummer. 5. Als u de bestelling geopend heeft, klikt u op Wijzig bestelling om wijzigingen door te voeren. Als u hiermee klaar bent, klikt u op Plaats uw bestelling. 6. Wanneer u de bestelling wilt annuleren, klikt u op Annuleer bestelling. Als u autorisator bent en er dient tijdelijk een vervanger ingesteld te worden, kunt u dat zelf instellen. Voor een tijdelijke vervanging van de

autorisator gaat u naar Beheer klantgegevens, Mijn profiel. U ziet vervolgens een kader staan met Beheer klantgegevens met een aantal opties. Klik vervolgens op Autorisatie bij afwezigheid. Als u uw ververvanger wilt kiezen, kunt u deze selecteren onderaan in de lijst, of kunt zoeken op inlognaam of gebruiker. Als u een vervanger hebt geselecteerd, vinkt u de status Geactiveerd aan en klikt u op Wijzig om de vervanger te activeren. Als u zelf weer wilt autoriseren, vinkt u Niet geactiveerd aan en vervolgens op Wijzig.

DAG, 7 DAGEN PER WEEK BESCHIKBAAR

B E S T E L H I S TO R I E Onder de link Bestelhistorie worden alle bestellingen weergegeven, ongeacht of de bestelling via Office Depot Online, per fax, e-mail of telefoon is geplaatst. Er zijn diverse manieren om te zoeken naar een bestelling. U kunt binnen de door u gekozen periode bijvoorbeeld zoeken op datum, ordernummer, artikelnummer, besteller,

kostenplaats of afleveradres. Voor bestellingen die zijn afgekeurd heeft u inzicht in de reden van afkeuring (indien dit is ingevuld door de autorisator).

Office Depot maakt gebruik van het onderste gedeelte van de pagina om het laatste nieuws aan alle gebruikers te communiceren.

9

G E B R U I K E R S I N F O R M AT I E B E H E E R K L A N TG E G E V E N S Als uw gebruikersprofiel het toestaat om klantgegevens te beheren, kunt u deze functionaliteit gebruiken om de gegevens van andere gebruikers onder hetzelfde

klantnummer te wijzigen. Deze kunt u vinden onder de link Mijn klantgegevens, mijn profiel. U ziet dan aan de linkerzijde de vakken Gebruikersprofielen en

Beheer klantgegevens. Hierin krijgt u inzicht in de gegevens en kunt u deze bewerken en raadplegen.

wachtwoord en e-mailadressen te onderhouden en te bewerken. De wijze waarop uw gebruikersprofiel is ingesteld, bepaalt welke gegevens u kunt bewerken. Onder het kopje Overzicht

mijn profiel kunt u terugvinden op welke wijze uw profiel is ingesteld en wat uw bevoegdheden zijn. Bevoegdheden kunnen alleen door een hoofdbesteller aangepast worden.

MIJN PROFIEL Gebruik deze functionaliteit om uw eigen gebruikersprofiel te bekijken en te bewerken. U kunt deze optie gebruiken om onder andere afleveradressen, uw referentie, gebruikersnaam,

10

HELP 1. PAGINA'S HELP EN C U S TO M E R S E RV I C E

2. ONLINE GEBRUIKERSHANDLEIDING

3. AFDELING E - BU S I N E S S S U P P O RT

Op de site is een uitgebreide Help-functie aanwezig. Gebruik de link Help om ondersteunende informatie te krijgen over het onderwerp van het deel van de site waar u op dat moment mee bezig bent.

De complete gebruikershandleiding van Office Depot Online is ook beschikbaar op de site. Klik op de link Online handleiding onderaan de pagina om deze te downloaden als PDFbestand (u heeft Adobe Acrobat Reader op uw PC nodig om dit bestand te kunnen downloaden).

Met vragen kunt u contact opnemen met de afdeling Customer Service, tel. 077 - 326 50 50. De afdeling Customer Service is bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 18.00 uur. U kunt uw vraag ook stellen via e-mail aan [email protected].

O F F I C E D E P OT O N L I N E : VO O R U O P M A AT G E S N E D E N

Columbusweg 33 5928 LA Venlo Postbus 3278 5902 RG Venlo Tel: 077 - 326 50 50 Fax: 077 - 323 18 28 E-mail: [email protected] Internet: officedepot.nl Office Depot Online: online.officedepot.nl