Instructiehandleiding FM module versie 1.1
Deze instructie is bedoeld om na een volledige installatie aan de slag te gaan. U vindt in deze handeling dus niets over installatie vraagstukken.
Wat doen we eerst? Nadat de FM module is geïnstalleerd is het zaak eerst de rechten op orde te brengen voor de werking van het systeem. Er moet bepaald worden welke type facturen er gebruikt gaan worden, welke gebruikers die moeten zien, en tot welk bedrijf toegang gegeven moet worden. Besteed hier tijd aan, het gaat straks heel veel werk en stress besparen! Ga niet eerst aan de slag met de FMmodule voordat de triggers (document herkenningstemplate) en gebruikers goed zijn ingedeeld!
Rechten bepalen De FMmodule heeft hiervoor een handig Excel document. Hiervoor is een handige tool gebruikers aan te maken. Onderscheid de toedeling van rechten in 3 verschillende zaken.
Type facturen (Triggerrechten niveau) Gebruikersrechten niveau Bedrijven.
Afdelingen Geef de afdelingen eerst een naam en geef er een te verwachten rechten niveau aan. U kunt de rechten 1 tm 96 vrij indelen naar eigen inzicht. Facturen types (Triggers) Zet onder elke afdeling de types facturen zoals die zullen binnekomen, en geef ook daar een rechten niveau aan. Hou dan rekening met het recht wat je aan de afdeling gaf. Zet de belangrijkste (allen voor de directie zichtbaar) bovenaan. Gebruikers Nadat de types zijn ingevuld worden de gebruikers aangemaakt. Plaats deze in de afdeling waar hij of zij werkt. Zorg er voor dat een medewerker een recht krijgt wat net zo hoog is als de afdeling anders ziet hij of zij de facturen niet.
Bijzonder recht. Een gebruiker met niveau 97 is doorgaans de “boekhouder”. Hij of zij ziet elke factuur wat naar de boekhouding moet. Voor deze gebruiker kan geen factuur verborgen blijven. Een gebruiker met niveau 98 is doorgaans “hoofd boekhouding” en kan facturen accorderen voor andere gebruikers. Een gebruiker met niveau 99 is de systeembeheerder, deze kan alle instellingen wijzigen in de het pakket. Probeer de triggers zodanig te positioneren, dat de belangrijkste bovenaan staat en de minst belangrijke onderaan.
Voorbeeld: onderhoudsfacturen hebben een niveau van 90. Als een medewerker die zien mag heeft hij minimaal niveau 90 nodig. Als hij die facturen wel mag zien maar niet hoeft te accorderen moet het “van” en “tot” recht op 88 tot 89 gezet worden. In dit geval hoeft de medewerker dan alleen maar te accorderen wat tussen 88 en 89 valt. A ls hij nu zou gaan zoeken vind hij de factuur wel maar hij hoeft deze niet te accorderen, immers de trigger heeft niveau 90. Indien de “van” ”tot” rechten een gelijke waarde hebben, het maakt niet uit welke waarde, dan hoeft de medewerker helemaal niets meer te accorderen, maar kan hij alle facturen tot niveau 90 zien indien er naar gezocht wordt. Bedrijven Nadat alle trigger en gebruikersrechten zijn ingedeeld moet nog bepaald worden in welke bedrijf de gebruiker mag. Als een gebruiker in meerdere bedrijven mag werken moeten de rechten voor dat bedrijf op dezelfde manier worden ingedeeld.
Instelling triggerscherm In dit scherm worden de rechten zoals bepaald ingevoerd, en wordt de leverancier en grootboekrekening ingevoerd. Hier kan ook een kostenplaats toegevoegd worden.
Gebruikers instellingen In dit scherm worden de gegevens ingevuld zoals die bekend zijn en worden de rechten ingedeeld.
Het is verstandig om aan te geven wat iemands functie is of wat de waarde is van het zetten van een vinkje. Dat kan bijvoorbeeld zijn: “gezien”, ”geboekt”, “akkoord voor ontvangst”, “prijs akkoord”, enz, maar het kan ook zijn “boekhouder”, ”inkoper”, ”ontvanger”, ”magazijnmedewerker.” Dit is handig in het latere gebruik van de module. Het emailadres is nodig om de medewerker te porren indien het te lang duurt voordat er akkoord komt op facturen. Vul de rechten in zoals die bepaald zijn in je rechtendocument.
Mag verwerken. Hiermee wordt bedoeld dat wanneer een medewerker als laatste het vinkje zet of de factuur dan ook automatisch doorgezet mag worden naar de boekhouding. Indien dat niet mag, zet dan het vinkje niet. Actief in bedrijven Let goed op of de medewerker ook in het juiste bedrijf mag. Aanvinken indien van toepassing Mailboxen Elk bedrijf kan gebruik maken van een mailbox waar een leverancier zijn facturen naar toe kan scannen. Elke mailbox heeft een eigen instelling
Indien het vinkje niet aanstaat in “scanner actief” zal de mailbox niet geledigd worden. Indien facturen en bijlages in één mail worden aangeleverd zal de FMmodule dee automatisch koppelen.
Werken met de FM module Wanneer gewerkt wordt met de FMmodule is van belang te weten dat het scherm eigenlijk in 4 delen is ingericht. Dit is van groot belang bij uitleg over het pakket.
Factuurregelscherm
Factuurregelscherm
Bijlageregelscherm,of factuurweergavescherm
Bijlage koppeling
Factuur die voor de eerste keer gescand wordt Indien een factuur gescand wordt op de copier, dan komt deze in de FMmodule aan als onbekend, en is dus voor iedereen met niveau 97 zichtbaar. Op hetzelfde moment komt er op de ontwikkelafdeling een bericht binnen dat er voor u een nieuwe trigger gemaakt moet worden. Dit dient binnen 8 werkuren te geschieden. Kunt u daar niet op wachten dan moet u deze factuur handmatig verwerken. Wanneer de trigger retour komt staat deze in de lijst triggers. Nu moet er een relatie aan gekoppeld worden, een grootboekrekening en een rechten niveau toegekend worden. Hier is het excel lijstje van belang om te zien wat dit voor niveau moet worden. Er is echter nog niets gebeurd met de factuur zoals die in de lijst staat en die nog steeds de status onbekend heeft. Indien de factuur opnieuw naar de OCR engine gestuurd wordt zal deze de relatie, en het grootboek koppelen aan de factuur. Daarnaast wordt ook het recht toegekend aan de factuur.
De medewerkers die deze factuur nu moet accorderen zullen in het tabblad “accordering” nu toegevoegd zijn aan deze factuur. Al deze medewerkers zullen nu in hun eigen scherm een accoord moeten geven op de factuur. Iedereen zal op zijn eigen merites moeten beoordelen of een akkoord terecht is, men kan niet “afkijken”. Als alle vinkjes gezet zijn is de factuur afgewerkt en wordt dan in de boekhouding verwerkt. (hangt af van het boekhoudpakket en de instelling van de FMModule.) Vervolg facturen Indien de factuur een volgende keer gescand wordt zal deze direct geboekt worden, een relatie en het recht toebedeeld krijgen.
Let op! Het is van groot belang dat u bij de controle start met het linker tabblad “Factuur” Elk veld wat akkoord is met enter bevestigen. Net zo lang door enteren totdat u klaar bent. Het systeem opent zelf de vervolgtabbladen.
Factuur De factuur moet nu nog wel gecontroleerd worden.
Het systeem is zodanig gebouwd dat de controle met de doorgaans grootste toets van uw toetsenbord gedaan mag worden. Medewerkers die de boekhouding doen zullen zich hier mee bezig houden, andere gebruikers duidelijk minder. Inkopers en magazijnmedewerkers hebben zelden iets te doen in deze tabbladen, zij geven meestal alleen maar akkoorden. Begin daarom met het tabblad factuur.
Controleer of alle velden akkoord zijn en geef enter om door de velden heen te klikken. In oude versie kon alleen gezocht worden op relaties waar een trigger van is, in de huidige versie kan altijd een relatie gekozen worden, ook als er geen trigger van is. Indien een factuur in een andere periode moet komen dan de factuurdatum, dan kan een andere boekingsdatum gekozen worden en moet het vinkje aangezet worden in boekingsdatum.
Ga nu verder met het tabblad financieel
De boekingsomschrijving die standaard ingevuld wordt zal straks bij de boekingregels overgenomen worden. De bedragen exclusief, BTW en totaal dienen nu te kloppen. Bevestig elk veld met Enter. Nadat alle velden doorgeënterd zijn opent automatisch het tabblad batchregels. Batchregels De batchregels zullen nu gevuld zijn met de waarden die u bij de triggerinstelling hebt opgegeven. Alle drie boekingsregels hebben de waarde die in financieel zijn ingegeven. Ook is de mutatieomschrijving al gevuld met de waarde uit het vorige tabblad.
De gegevens die hier nu staan zullen doorgesluisd worden naar de boekhouding. De regels dienen wel in evenwicht te zijn. Het systeem zal na de laatste Enter een nieuwe regel genereren indien het saldo niet i evenwicht is. Zijn deze wel in evenwicht dan wordt na de laatste Enter automatisch het accorderingscherm geopend. Accordering Het is nu ook zaak om even te controleren of de juiste gebruikers zijn toegevoegd in het accorderingstabblad. Let op, als iemands naam hier staat kan hij de factuur ook daadwerkelijk accorderen. Staat de naam er niet tussen dan zal deze niet aangeboden worden bij de gebruiker ter accordering. Indien de ontbrekende gebruiker een hoog recht heeft kan het wel zo zijn dat deze hem in de historie terug kan vinden.
Het is nu mogelijk om nog een extra accordeur toe te voegen, maar er kan ook een accordeur weggehaald worden. Realiseer je op dit moment, dat wanneer je een accordeur toevoegt, deze ook in de historie deze factuur weer terug kan vinden. Indien je een accordeur verwijdert zal deze de factuur in de historie niet terug kunnen vinden (indien de gebruiker een hoog recht heeft kan hij deze in de historie wel weer vinden).
Acties Onder het tabblad acties is het mogelijk om nog iets te doen met deze factuur. Hetzelfde kan ook gedaan worden door op de factuur een rechter muisklik te geven, ook dan zijn dezelfde functies beschikbaar. Dezelfde functies zijn ook beschikbaar als men in de factuurregel met een rechter muis toets klikt.
Opmerkingen
Het opmerkingen venster is bedoeld om opmerkingen in te plaatsen die bij deze factuur horen. Andere gebruikers kunnen deze opmerkingen ook lezen. Zie het maar als een communicatievenster tussen gebruikers onderling over deze factuur. Het factuurregelscherm
De facturen die nu onder elkaar staan dienen allemaal geaccordeerd te worden. Nadat de laatste gebruiker het akkoord vinkje heeft geplaatst, zal de factuur verdwijnen. Klik op verversen om het factuur onmiddellijk te zien verdwijnen. Door op de kolomkoppen te klikken kan gesorteerd worden. Altijd makkelijk als je eerst een stapel van dezelfde leverancier wilt verwerken. Of als je wilt sorteren op datum. Factuur koppelen. Indien een factuur bestaat uit meerdere pagina’s kunnen deze regels geselecteerd worden en aan elkaar gekoppeld worden. Hierbij werkt de functie SHIFT om een aantal facturen onder elkaar te selecteren. Dus Shift ingedrukt houden en de regels aanklikken die bij elkaar moeten horen. Hetzelfde kan gedaan worden met de CTRL toets, maar nu kunnen ook regels geselecteerd worden die niet aansluitend onder elkaar staan. Nadat alle regels geselecteerd zijn kan op de knop facturen koppelen geklikt worden.
Het venster wat nu verschijn geeft de mogelijkheid om één van de pagina’s bovenop te leggen. Dit is meestal de pagina waarop de totaalbedragen staan. U mag het zelf bepalen. Klik op koppelen en de regels worden samengevoegd tot één regel.
Documentweergave Deze knop is bedoeld om het 2e documentenscherm te activeren. Deze kan op een tweede monitor geprojecteerd worden en is handig als er bijlages aan facturen gekoppeld moeten worden. Start verwerking Indien op de knop start verwerking geklikt wordt zullen de regels verwerkt worden die door iedereen geaccordeerd zijn. (bedoeld voor de medewerkers die niet mogen verwerken. Zie gebruikers) Zoeken Indien een factuur gezocht moet worden kan men zoeken op elk woord wat op de factuur staat. U kunt nu dus op factuurinhoud zoeken. Indien de factuur gevonden is en er moet weer teruggegaan worden naar het normale werkscherm klikt men eenvoudig op verversen.
Trigger meldingen maken Indien een trigger niet naar behoren werkt is het mogelijk om hiervan melding te maken.
Geef een rechtermuisklik op de regel en kies dan “triggermelding maken” Bovenstaand scherm verschijnt in beeld. Geef kort en krachtig aan wat er niet goed gaat en klik daarna op verstuur. De melding komt nu binnen op de ontwikkelafdeling. Deze zal nu binnen 8 kantoor uren opgelost worden. In de onderste helft van dit venster ziet u ook welke melding u eerder maakte van deze trigger. Openstaande meldingen controleren. Nadat u een trigger melding hebt gemaakt kunt u ook zien wat er nog openstaat voor u en wat er aan reactie gekomen is van de triggerexperts. Het is goed mogelijk dat ze voor uw melding geen oplossing hebben. Klik linksboven op programma, instellingen, openstaande meldingen. Onderstaand venster verschijnt.
Neem goede notie vanhetgeen geschreven wordt, want niet altijd kan de vraag positief beantwoord worden.
Factuurweergavescherm In het factuurweergave scherm kunt u met de scrollknop het factuurvoorbeeld vergroten of verkleinen. U mag dat ook met de schuifbalken doen. Bijlagescherm. Alleen van toepassing voor gebruikers die de bijlage module hebben aangeschaft. Ook als de bijlage module niet is aangeschaft is dit scherm er wel. Allereerst moet opgemerkt worden dat bijlages vaak eerder aanwezig zijn dan de bijbehorende factuur. In dat kader is het ook handig om een bijlage te kunnen koppelen aan een relatie. In een later tijdstip kan deze dan gemakkelijk gekoppeld worden aan een factuur. We kunnen hier onderscheid maken tussen documenten die via de mailbox binnenkomen en documenten die gescand zijn. Tekstherkenning is soms moeilijk op een bijlage, omdat de papieren vaak niet in optimale conditie zijn, en er op bijvoorbeeld vervoersdocumenten veel vlakken met een gekleurde achtergrond zitten. Dat is moeizaam voor het tekstherkenningsproces.
Mailbox In het bijlagescherm verschijnen alle documenten die die via de mailbox binnengekomen zijn.
Indien een bijlage de naam “bijlage” draagt wordt dit document ook automatisch gekoppeld aan de factuur die in dezelfde mailbox meekwam. Gescande bijlages Bijlages kunnen ook via de scanner binnekomen. In veel gevallen is het zo dat er meerdere documenten binnekomen die ook bij elkaar horen. Deze kunnen we koppelen. Dit kunnen we bereiken door tussen elke verschillende bijlage, of bijlage set, een scheidingspagina te doen. Dus ook als het maar één pagina is deze scheiden van de andere bijlage met een scheidingsblad. Bij het inscannen zal de FMmodule de documenten bij elkaar brengen in een set, totdat er een scheidingspagina verschijnt, daarna wordt de volgende set weer gemaakt. Een set met bijlages kan gekoppeld worden aan een factuur door de bijlage set te selecteren en de factuur ook. Als ze beide blauw zijn kunnen ze eenvoudig gekoppeld worden door op de knop “koppelen” te klikken.
Tijdens het koppel proces is het handig om even na te denken wat er moet gebeuren. Meestal is het handig om voor het koppelen eerst een selectie te maken uit een viertal weergave modi. Door te kiezen om alleen documenten weer te geven die aan een relatie gekoppeld zijn is het gemakkelijk om de bijlages van die relatie bij de hand te hebben en deze dan te koppelen aan de facturen van dezelfde relatie. In het factuurregelscherm is het dan handig om op relatienaam te sorteren. Op die manier wordt het matchen sterk vereenvoudigd. Het is ook mogelijk om alle niet gekoppelde documenten te selecteren, zodat alleen die documenten in beeld komen waar nog een relatie bij gezocht moet worden. Dit is handig om alleen die documenten te selecteren waar nog een relatie aan verbonden moet worden. Nadat een document is gekoppeld aan de factuur, en de factuur is doorverwerkt, zal de bijlage samen met de factuur uit beeld verdwijnen.
