deze brief informeren we u graag over de hoofdlijnen per thema

Postbus 1 3 4 3 0 AA IBAN:

Nieuwegein

Bezoekadres

NL49 BNGH 0 2 8 5 0 0 4 3 8 7

p K-

S t a d s p l e i n 1 3 4 3 1 LZ

Duurzame Ontwikkeling 2

014 - 0 7 7

Contactpersoon Telefoon E-mail

Gemeenteraad Nieuwegein Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN

>ww.nieuwegein.nl

B I C : BNGHNL2G

Willie v a n Dam

( 0 3 0 ) 6 0 7 13 58 [email protected]

Datum

19 f e b r u a r i 2 0 1 4

Uw kenmerk Kenmerk

/ n ^

Zaaknummer

'

Berichtnummer Onderwerp

\

-M^j

voortgang e v e n e m e n t e n be Ie id

Geachte raad,

VERZONDEN 2 4 FEB. 2014

Gemeente Nieuwegein werkt aan de totstandkoming van een integraal beleidskader rondom evenementen. Als eerste stap heeft u in juni 2012 de nota 'De wind in de zeilen' (2012-226) vastgesteld. Hierin zijn onder meer de visie en doelstellingen ten aanzien van evenementen in Nieuwegein vastgelegd. Daarnaast gaat het stuk in op de rol van de gemeente, mogelijke evenementenlocaties en de relatie met andere beleidsvelden. Het proces rondom evenementen is complex. De gemeente heeft verschillende rollen en er zijn een groot aantal partners met verschillende belangen. De scheiding van bevoegdheden, taken, wetgeving en dergelijke maken het onderwerp moeilijk te doorgronden. Het afgelopen halfjaar is daarom gewerkt aan de nadere doorvertaling van het door de gemeenteraad vastgestelde beleidskader. Het college heeft recentelij c kennis genomen van de voortgangsnotitie'Evenementen in Nieuwegein: van beleid naar uitvoeringspraktijk' (bijlage 1) en ingestemd met de hierin vastgelegde koers voor 2014. Met deze brief informeren we u graag over de hoofdlijnen per thema. Dienstverlening en werkprocessen van de gemeente • Om de dienstverlening richting organisatoren te verbeteren komt er een aanspreekpunt voor algemene vragen en opmerkingen ten aanzien van evenementen (evenementencoördinator). Daarnaast is het de bedoeling om de contacten tussen organisatoren en gemeente zoveel mogelijk via centrale aanspreekpunten te laten verlopen (accountmanagement). De nadere invulling wordt binnen de gemeentelijke organisatie opgepakt. • De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt bij de openbare orde en veiligheid. De taken die hieruit voortvloeien zijn het verlenen van evenementenvergunningen (bevoegdheid burgemeester) en toezicht en handhaving van de hierin opgenomen voorwaarden. Een vervolgactie is om de initiatieffase (voorafgaand aan vergunningaanvraag) beter te organiseren en de evaluatie van evenementen structureel in te

Bladnummer Zaaknummer Onderwerp

voor g a n g e v e n e m e n t e n >eleid

bedden in onze werkprocessen. Door ervaringen van voorgaande jaren mee te nemen in de vergunningverlening, toezicht en handhaving van toekomstige evenementen verbetert de kwaliteit en wordt openbare orde en veiligheid beter gewaarborgd. De gem< ite gaat werken met een openbaar toegankelijke evenementenkalender. Doel hiervan is de (regionale) planning en afstemming te verbeteren. Daarnaast bevordert de evenementenkalender de informatievoorziening rondom evenementen in Nieuwegein (voor zowel bezoekers, omwonenden als organisatoren). Vanuit die achtergrond wordt ook de gemeentelijke website over evenementen geactualiseerd en een werkwijze ontw :keld voor publicatie van de (aanvragen voor) evenementenvergunningen. Om kennisuitwisseling te bevorderen en het netwerk rondom evenementen in Nieuwegein te versterken organiseert de gemeente tot slot minimaal i jaar ee >atiebije< ïst (ei lein). Vergunning verlening • Om een integrale afweging rondom vergunningverlening te bevorderen organiseert de gemeente op dit moment al elke twee weken een afstemmingsoverleg met interne adviseurs en hulpverleningsdiensten (het evenemententeam). Voor de risico-inschatting wordt gebruik gemaakt van het :wikk de risio fiel. • In regionaal verband (VRU) wordt de haalbaarheid van een gezamenlijk digitaal systeem voor vergunningaanvragen onderzocht. Dit biedt voordelen wat betreft efficiëntie, transparantie en uniformiteit. Nieuwegein overweegt daarom om ook hierbij aan te sluiten. • Om risico's ten aanzien van openbare orde en veiligheid te verkleinen worden beleidsregels voor evenementen opgesteld. Dit is een bevoegdheid van de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid). De beleidsregels zijn een nadere uitwerking van de algemene weigeringsgronden uit de APV. Op deze manier is het voor organisatoren op voorhand duidelijk waarmee ze rekening dienen te houden bij voorbereiding en organisatie van hun evenement. Daarnaast wordt het vergunningenproces efficiënter, omdat de ve junni g beperkt kan worden tot voorschriften die specifiek op het betreffende evenement betrekking hebben. De beleidsregels en vergunningvoorschriften vormen samen de uitgangspunten voor toezicht en handhaving tijdens het evenement. Toezicht en handhaving • Toezicht en handhaving van (met name grote) evenementen is complex. Er geldt een groot aantal voorschriften, die in verschillende wettelijke regelingen

■

Bla Inummer

3/4

Zaaknummer Onderwerp

•

•

voortgang evenementenbeleid

en documenten zijn vas tgelegd. Bovendien zijn vers chillende (interne en externe) partijen betrokken bij het toezie it en de handhaving hierop. De gemeente s telt een handhavingsprotocol evenementen op. Dit protocol is een uitvloeis el van de beleids regels en valt daarmee onder bevoegdheid van de burgemees ter (portefeuille openbare orde en veiligheid). Het biedt een handelingskader en verduidelijkt op hoofdlijnen welk type handhaving/inzet onder welke voorwaarden wordt ingezet en wie waarvoor verantwoordelijk is . Daarbij wordt gekeken naar zowel de rolverdeling tus s en betrokken afdelingen binnen de gemeente als naar de s amenwerking met politie en brandweer. Evenementen moeten in de eerste plaats een leuke beleving bieden voor bezoekers. Om een ordelijk en veilig verloop te bevorderen zet de gemeente daarom zoveel mogelijk in op preventieve handhaving. Afhankelijk van de aard en omvang van evenementen kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van overleg met de organisator in de voorfase, het organis eren van een schouw direct voor en na afloop van het evenement en/of een betere coördinatie van toezicht/handhaving tijdens het evenement.

Subsidiebeleid • Uw raad heeft in het beleids kader algemene uitgangs punten vas tges teld ten aanzien van de financiële onders teuning van evenementen. Deze hebben betrekking op zelfredzaamheid van organis atoren, het bes chikbaar s tellen van een faciliteitenpakket, s tarts ubs idies voor nieuwe evenementen en eenmalige subsidies voor bes taande evenementen (in nood of met de wens voor een kwaliteitsslag). • Het verdelen van de bes chikbare financiën voor het faciliteren en/of subsidiëren van evenementen wordt uitgewerkt in verdeelregels evenementensubsidies. De vaststelling hiervan is een bevoegdheid van het college. Ins teek is om voor evenementen zonder wins toogmerk de benodigde hekken en verkeersmaatregelen ter bes chikking te gaan s tellen als productsubsidie. • Om met het bes chikbare budget zoveel mogelijk evenementen te kunnen ondersteunen geldt voor de gemeentelijke bijdrage te allen tijde een absoluut maximum van €3.000. Om de financiële zelfs tandigheid van evenementen te bevorderen mag de subsidie daarnaas t maximaal 50% van de totale begroting bedragen. Bestemmingsplan • Bij de totstandkoming van het door de gemeenteraad vas tges telde beleidskader is geïnventariseerd op welke locaties evenementen plaats (zouden kunnen) vinden. Daarbij is tevens gekeken welke faciliteiten hier

adnun ier 4/4 Zaaknummer Onderwerp voortgang evenementenbeleid

•

aanwezig zijn (zoals aansluitingen voor elektriciteit, water en riolering). Er zijn echter nog geen bestuurlijke keuzes gemaakt over de ruimtelijke aanvaardbaarheid van evenementen op de geïnventariseerde locaties. Jurisprudentie wijst uit dat deze afweging moet worden uitgewerkt in bestemmingsplannen (aanvullend op de afweging over openbare orde e veiligheid in de vergunning). In de bestemmingsplannen van Nieuwegein zijn op dit moment nog geen randvoorwaarden opgenomen ten aanzien van evenementen. Om dit voor de hele gemeente integraal te regelen wordt een bestemmingsplan 'evenementen'opgesteld. In de startnotitie 'bestemmingsplan evenementen' (bijlage 2) is meer informatie te vinden.

We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief dan kunt u contact opnemen met de heer \ illie van Dam (evenementencoördinator) via (030) 607 1358 of [email protected].

Met vriendelijke groet,

drs/P.C.M, van Elteren secretaris

Bijlagen

1. 2.

F.T.J.M. Backhuijs burgemeester

Voortgangsnotitie 'Evenementen in Nieuwegein: van beleid naar uitvoeringspraktijk' Startnotitie I sstemmingsplan evenementen

Postbus 1 3430 AA

Be;

res Stadsplein 1 3431 LZ www.nie

iein.nl

2014 -077 Nieuwegein //f/p^tt\

Strategie Maatschappelijke Ontwikkeling

•^

Evenementen in Nieuwegein: van beleid naar uitvoeringspraktijk

Voortgangsnotitie

Datum 19 februari 2014 Auteur Willie van Dam Versie definitief

Inhoudsopgave

Inleiding

3

1.1

Achtergrond

3

1.2

Opbouw nota en vervolg

3

Rollen en verantwoordelijkheden

4

2.1

Verantwoordelijkheden organisator

4

2.2 2.3 2.4

Rollen en taken gemeente Integrale afweging Visie op dienstverlening: de klant centraal

4 5 5

Vergunningverlening 3.1 3.2 3.3 3.4

Huidig proces Stroomlijnen procedures Publicatie Spelregels bij evenementen

Toezicht en handhaving 4.1 4.2 4.3

11

Rol van de betrokken partijen Strategie In te zetten middelen

Subsidie- en locatiebeleid 5.1 5.2 5.3

Uitgangspunten subsidieverlening Aandachtspunten en nadere uitwerking Locatiebeleid

Evenementenplein Gemeentelijke website Con mun tie ricl

11 11 12 14

Communicatie 6.1 6.2 6.3

7 7 9 9

14 14 15 17

geving

17 17 18

Evenementen in Nieuwegein Van beleid naar Versie definitief Datum 19 februari 2014

uitvoeringspraktijk 3 (18)

Inleiding

1.1

Achtergrond

Gemeente Nieuwegein werkt aan de totstandkoming van een integraal beleidskader rondom evenementen. Als eerste stap heeft de gemeenteraad in juni 2012 de nota 'De wind in de zeilen' (2012-226) vastgesteld. Hierin zijn onder meer de visie en doelstellingen van gemeente Nieuwegein ten aanzien van evenementen vastgelegd. Daarnaast gaat het stuk in op de rol van de gemeente, mogelijke evenementenlocaties en de relatie met andere beleidsvelden. In 2013 heeft de gemeente praktijkervaring opgedaan met het vastgestelde beleidskader. Het voorliggend document beschrijft op hoofdlijnen waar de gemeente nu staat. Daarnaast wordt een koers voor het komende jaar gepresenteerd in de vorm van een toelichting, invulling en keuzen op hoofdlijnen van de volgende onderdelen: Rollen en verantwoordelijkheden Vergunningverlening Subsidie- en locatiebeleid Toezicht en handhaving Communicatie 1.2

Opbouw nota en vervolg

In deze uitvoeringsnota is zo concreet mogelijk aangegeven welke visie en randvoorwaarden de gemeente hanteert rondom evenementen. Diverse punten vragen nog om een nadere uitwerking. Om rechtsgeldigheid te verkrijgen is het daarnaast noodzakelijk om bepaalde randvoorwaarden door te vertalen naar juridisch bindende documenten (bijv. beleidsregels, verdeelregels subsidie en bestemmingsplan). Aan het eind van elk hoofdstuk is daarom een lijst opgenomen met vervolgacties, die zijn gespecificeerd qua doorlooptijd, betrokken afdelingen, bevoegd gezag en eventueel benodigde financiën. Het proces rondom evenementen is complex. De gemeente heeft verschillende rollen en er is een groot aantal partners met verschillende belangen. De scheiding van bevoegdheden, taken, wetgeving en dergelijke maken het onderwerp moeilijk te doorgronden. Deze notitie verduidelijkt welke uitdagingen en klussen er nog liggen. Het is de bedoeling is dat het overgrote deel hiervan eind 2014 is ingevuld. Op dat moment wordt een eindnotitie opgesteld waarin de resultaten worden gepresenteerd in de vorm van samenvattingen, overzichten en stroomschema's.

4 (18)

Evenementen in Nieuwegein Van beleid naar uitvoe versie definitief Datum 19 februari 2014

Tgspraktijk

Rollen en verantwoordelijkheden

In dit hoofdstuk wordt de rolverdeling tussen de organisator van een evenement en de gemeente kort uiteengezet. Tevens v\i srdt de rol n po: e var hulpdiensten en andere partners beschreven. 2.1

rdelijkt

n organisator

De on or is zelf verantwoordelijk voor het ordelijk en veilig verloop van een evenement (onder meer door naleving van de vergunningsvoorwaarden). Daarnaast dient de organisator de bereikbaarheid van het gebied te waarborgen en de negatieve uitstraling van het evenement op de omgeving (zoals geluidoverlast of zwerfvuil) zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken. Voor de invulling van deze twee verantwoordelijkheden regelt en bekc igt de org; )dzal< jke beheersmaatregelen (denk aan beveiliging, een verkeersplan en communicatie) en facilitaire voorzieningen (zoals toiletten en schoonmaak) rondom het evenement. 2.2

Rollen en taken gemeente

De rollen en taken van de gemeente ten aanzien van evenementen zijn uit te splitsen naar twee centrale thema's: openbare orde en veiligheid en het evenementenbeleid. Openbare orde en veiligheid

De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op basis van de Gemeentewet bij de openbare orde en veiligheid. Dit valt onder de bevo dheid van de bur meester. De concrete taken die hieruit voortvloeien zijn het verlenen van evenementenvergunningen (< > basis van de APV) en toezicht en handhaving van de hie pgen en ti dens het evenement. Evenementenbeleid

Een secunc ire rol van de gemeente is het opstellen van een overkoepelend evenementenbeleid. Dit is belegd bij de portefeuillehouder 'evenementen en stadspromotie'. Het evenementenbeleid geeft aan op welke wijze de gemeente omgaat met evenementen in de breedste zin van het woord. Naast de hierboven genoemde taken op het gebied van openbare orde en veiligheid heeft gemeente Nieuwegein er bijvoorbeeld voor gekozen om bepaalde evenementen (fina :ieel) te ond« steunen. Daarnaast zoekt de gemeente een balans tussen de belangen van de organisatoren, bezoekers en omwoneni en, onder meer door aan te sturen op spreiding van evenementen in aard, omvang, tijd en plaats.

Evenementen in Nieuwe ein Van bi sid naar Versie definitief Datum 19 februari 2014


07? 2.3

Integrale afweging

Bij het verlenen van evenementenvergunningen spelen verschillende aspecten en belangen een rol. Om deze reden worden aanvragen voor advies uitgezet bij diverse interne (toezicht/handhaving, beheer, milieu) en externe partijen (politie, brandweer, GHOR). Aanvullend vindt elke 2 weken een afstemmingsoverleg plaats: het evenemententeam. Hier stellen de en hulpverleningsdiensten op basis van de risico-inventarisatie gezamenlijk de randvoorwaarden en de voorschriften voor de grotere evenementen vast. Daarnaast worden evenementen die in de voorliggende periode hebben plaatsgevonden geëvalueerd. Rol hulpverleningsdienst!

De hulpverleningsdiensten (politie, brandweer en GHOR) zijn ook bij evenementen verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden (openbare orde en veiligheid, brandveiligheid en gezondheid). Hiervoor reserveren ze uitvoerende en repressieve capaciteit op basis van de regionale evenementenkalender, zowel voorafgaand aan het evenement (onder meer de schouw) als tijdens het evenement. Daarnaast adviseren ze het bevoegd gezag ten aanzien van de veiligheidsvoorschriften in de evenementenvergunning. 2.4

Visie op dienstverlening: de klant centraal

Bij de dienstverlening rondom evenementen stelt de gemeente de klant centraal. Voor organisatoren komt er één centrale ingang waar men terecht kan met algemene vragen en opmerkingen over evenementen: de evenementencoördinator. De evenementencoördinator is verantwoordelijk voor het gemeentelijk evenementenbeleid en de doorvertaling hiervan naar de dagelijkse praktijk van vergunningverlening en toezicht en handhaving. Vanuit deze rol vervult hij/zij de volgende taken: Voorzitter van het evenemententeam. Optimaliseren interne samenwerking door uitwerken en bewaken van de interne afspraken en werkprocessen. Eerste aanspreekpunt voor organisatoren in de initiatieffase. Afstemming met het gemeentebestuur. Afstemming met, bijeen brengen van en stimuleren van externe partijen (organisatoren, inwoners, belangengroepen, ondernemers e t c ) . Sturen op de spreiding van evenementen in aard, omvang, tijd en plaats. Actueel houden van de evenementenkalender. Eerste aanspreekpunt voor nader aan te wijzen evenementen. Het kan bijvoorbeeld gaan om evenementen met veel bezoekers, een relatief lange initiatieffase, complexe voorbereiding en/of maatschappelijke weerstand. De vergunningverlening valt binnen het takenpakket van de Stadswinkel.. Deze collega's begeleiden de organisator van begin tot eind bij het vergunningenproces binnen de gemeentelijke organisatie. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt vanaf de aanvraag tot en met de evaluatie (dossiervorming, terugkoppeling aan de organisator).

Evenementen in Nieuwegein 6 (18)

Versie definitief

'an beleid naar

uitvoeringspraktijk

Datum 19 februari 2014

Het komt in de huidige praktijk regelmatig voor dat organisatoren van evenementen contact hebben met diverse mensen binnen de gemeente. Qua organisatie en taakverdeling is een scheiding aangebracht tussen beleid (afd. SMO), uitvoering (Stadswinkel, afd. Beheer) en handhaving (afd. TVL). Deze werkwijze is begrijpelijk vanuit scheiding van verantwoordelijkheden, maar niet altijd even klantvriendelijk. Ook vergroot het de kans dat er tegenstrijdige signalen vanuit de gemeente worden afgegeven. Insteek is dan ook om contacten tussen organisator en gemeente zoveel mogelijk via centrale aanspreekpunten (accountmanagers) te laten verlopen. In het vervolgtraject worden de interne werkprocessen en -afspraken en de relatie tot de evenementencoördinator nader uitgewerkt.

Vervolgacties Omschrijving

Uitwerken interne werkprocessen en -afspraken rondom de rollen 'evenementencoördinator' en 'accountmanager'

Planning

l e kwartaal 2014

Betrokken afdelingen

SMO (trekker), CJP (OOV), Stadswinkel, Beheer, TVL

Kosten

-



Vergunningverlening

Dit hoofdstuk beschrijft kort op welke wijze het proces rondom vergunningverlening op dit moment bij de gemeente is ingericht. Hierna wordt ingegaan op een aantal aandachtspunten en vervolgens worden oplossingsrichtingen gepresenteerd. 3.1

Huidig proces

Evenementenvergunningen kunnen op dit moment tot uiterlijk 4 weken van tevoren worden aangevraagd, zowel digitaal als op papier. Na binnenkomst beoordeelt de Stadswinkel of de aanvraag compleet is en vraagt om eventuele aanvullende informatie. Daarnaast wordt de risico-inschatting ingevuld en de aanvraag doorgezonden naar interne en externe adviseurs. Grotere evenementen worden geagendeerd voor het evenemententeam. Hierna wordt een integrale afweging gemaakt en de vergunning opgesteld. Risico-inschatting

Voor de risico-inschatting van evenementen maakt de gemeente gebruik van het format van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Dit geeft voor evenementen op basis van de geplande activiteiten, type publiek en terrein een indicatie in de vorm van de onderstaande drie klassen. • •

•

Categorie A: evenementen met laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en een geringe capaciteit van hulpdiensten is vereist. Categorie B: evenementen met een verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten is vereist. Categorie C: risicovolle evenementen, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en extra capaciteit van de hulpdiensten is vereist. 3.2

Stroomlijnen procedures

De gemeente wil graag eerder inzicht in welke grote evenementen er plaats gaan vinden. Door de relatief korte aanvraagtermijn staat de zorgvuldigheid bij de afweging voor grotere evenementen (type B en C) soms onder druk. Daarnaast is het lastig om de eventueel benodigde inzet van politie en toezicht en handhaving nog in te plannen. Tot slot kan het voorkomen dat aanvragen in eikaars vaarwater zitten qua tijd of plaats.

Evenementen in Nieuwegein /an beleid naar Versie definitief Datum 19 februari 2014

B (18)

uitvoeringspraktijk

Om bovenstaande aandachtspunten aan te pakken gaat gemeente Nieuwegein werken met een evenementenkalender (zie ook hoofdstuk 6). Deze kalender wordt op internet geplaatst en ten minste elke maand geactualiseerd. Het verdient de voorkeur dat organisatoren hun evenement zo vroeg mogelijk aanmelden, zodat eventuele conflicten (in tijd of plaats) vroegtijdig inzichtelijk zijn en met de organisatoren kunnen worden besproken. Actualisatie van de kalender vindt plaats op basis van vergunningaanvraag. Voor (grotere) evenementen wordt daarnaast de aanvraagtermijn verlengd (indicatie: 12 weken). Daarbij wordt een overgangsregeling gehanteerd. Wanneer de v tern 5 gew 1 streeft de gemeente ernaar om de vergunning uiterlijk 4 weken voor het evenement te verlenen. Het aanvragen van een evenementenvergunning gaat op dit moment in elke Nederlandse gemeente anders. Daarnaast is niet altijd duidelijk welke aanvullende vergunningen en/of ontheffingen er nodig zijn en welke procedures hiervoor gelden. Voor organisatoren is dit lastig en (onnodig) veel werk. Een aantal gemeenten en brancheorganisaties heeft daarom het initiatief genomen dit te vereenvoudigen en uniformeren met behulp van een digitaal aanvraagsysteem. Ook regio Utrecht wil hier gebruik van gaan maken; de n t bij de VRU Zij onderzoeken in hoeverre de besch bare systeme aansluit ij de behoefte van de gemeenten en wat de kosten zijn. Gemeente Nieuwegein ziet de voordelen van een gezamenlijk digitaal systeem (efficiëntie, transparantie, uniformiteit) en zal daarom nadat de VRU een keuze heeft gemaakt - overwegen het systeem ook in te kopen. Het systeem kan worden geïntegreerd in de gemeente ke wet ;ite en zou de huidige :ale aanvraag d s vervangen. Initiatief

'aluatie

De bovenstaande acties richten zich - vanuit de primaire verantwoordelijkheid van de gemeente wat betreft openbare orde en veiligheid - op het proces rondom vergunningverlening. Maar ook voorafgaand aan de vergunningaanvraag en na afloop van het evenement zijn er contacten tussen organisatoren en de gemeente. Om deze te stroomlijnen werkt de gemeente verder uit hoe om te gaan met contacten op de volgende momenten. Daarbij is tevens aandacht voor de samenhang met de wens voor centrale aanspreekpunten (zie paragraaf 2.4). •

•

Initiatieffase. Deze fase heeft als doel algemene informatie boven tafel te krijgen om de haalbaarheid te kunnen beoordelen. Op basis hiervan kan het initiatief al dan niet resulteren in een vergunningaanvraag. Evaluatie. Door evaluatie structureel in te bedden in de gemeentelijke organisatie wordt het lerend vermogen van de gemeente vergroot. De ervaringen van voorgaande jaren (zowel positief als negatief) kunnen immers worden meegenomen bij vergunningverlening, toezicht en handhaving van toekomstige evenementen. Er wordt een standaard evaluatieformulier on kkeld waarin zowel plek is voor vragen voor de organisator als voor vragen voor de vergunningverlener. Organisatoren worden hierdoor actiever betrokken bij wat wel en niet goed is gegaan. Indien gewenst kan aanvullend een gesprek tussen organisatoren vergunningverlener/evenemententeam worden gepland.

Eveiementen in Nieuwegein Versie definitief

Van beleid naar


Datum 1 ) februari 2014

"

3.3

Publicatie

Op dit moment worden aanvragen voor en/of verleende evenementenvergunningen niet openbaar bekend gemaakt. Publicatie is niet wettelijk verplicht, maar heeft vanuit juridisch en communicatief oogpunt wel de sterke voorkeur. Hierbij kan eventueel een koppeling met de evenementenkalender plaatsvinden. Door vroegtijdig bekend te maken dat evenementen (mogelijk) plaats zullen vinden krijgt de gemeente eerder en beter inzie t in de belangen die rondom het evenement (kunnen) spelen en kan een zorgvuldiger afweging worden gemaakt. Omwonenden en andere belanghebbenden krijgen op die manier immers de mogelijkheid hun standpunt kenbaar te maken. Spelregels bij evenementen

3.4

De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) geeft aan in welke situaties een evenementenvergunning noodzakelijk is en op welke algemene gronden deze kan worden geweigerd. Elke aanvraag wordt hieraan getoetst; de specifieke randvoorwaarden die gelden bij het betreffende evenement worden in elke vergunning afzonderlijk vastgelegd. Daarin worden de relatie tot andere evenementen en ervaringen van voorgaande jaren meegenomen. Op dit moment is echter nergens juridisch vastgelegd welke algemene spelregels er gelden bij de voorbereiding en organisatie van een evenement (de beleidsregels die zijn vastgesteld voor het recreatiegebied Laagraven vormen hierop een uitzondering). Om risico's ten aanzien van openbare orde en veiligheid te verkleinen worden beleidsregels voor evenementen opgesteld. Dit is een bevoegdheid van de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid). De beleidsrec els zijn een nadere uitwerking van de algemene weigeringsgronden uit de APV. Op deze manier is het voor organisatoren op voorhand duidelijk waarmee ze rekening dienen te houden bij voorbereiding en organisatie van hun evenement. Daarnaast wordt het vergunningenproces efficiënter, omdat de vergunning beperkt kan worden tot voorschriften die specifiek op het betreffende evenement betrekking hebben. De beleidsregels en vergunningvoorschriften vormen samen de uitgangspunten voor toezicht en handhaving tijdens het evenement. Vervolgacties Omschrijving

Ontwikkeling actueel houden van de evenementenkalender op internet

Planninq

l e kwartaal 2014

Betrokken afdelinqen

SMO, Stadswinkel

Kosten

-

Evenementen in Nieuwegein /an beleid naar Versie definitief Datum 19 februari 2014

10 (

Omschrijving

uitvoeringspraktijk

Afweging inkoop digitaal aanvraagsysteem evenementenverqunninq (in afstemminq met VRU)

Planninq

2e kwartaal 2014


Stadswinkel (trekker), SMO

Kosten (indicatief)

Eenmalige investering ca. €5.000, abonnementskosten ca. €2.500 per iaar

Omschrijving

Het uit verken van werkprocessen voor de initiatieffase en evaluatie (standaard formulier)

Planning

l e kwartaal 2014


SMO (trekker), Stadswinkel, TVL

Kosten

-

Omschrijving

Verlenging van de aai

lagtermijn voor

evenementenverqunninqen via aanpassinq van de APV Planning

4e kwartaal 2014


CJP (juridische zaken), SMO, Stadswinkel

Kosten

-

Omschrijving

Uitwerken van een methodiek om (aanvragen voor) evenementenverqunninqen te publiceren

Planning

T kwartaal 2014


CJP (juridische zaken), SMO, Stadswinkel

Kosten

-

Omschrijving

Uitwerken en vaststellen van beleidsregels voor evenementen

Planning

3e kwartaal 2014


CJP (juridische zaken, OOV), TVL, SMO, Stadswinkel

Kosten



Toezicht en handhaving

Toezicht en handhaving van (met name grote) evenementen is complex. Er geldt een groot aantal voorschriften, die in verschillende wettelijke regelingen en documenten zijn vastgelegd. Bovendien zijn verschillende (interne en externe) partijen betrokken bij het toezicht en de handhaving hierop. Dit hoofdstuk presenteert een strategie voor de nadere uitwerking van het handhavingsbeleid bij evenementen. Daarbij worden tevens ingegaan op een aantal reeds toegepaste en mogelijke maatregelen. 4.1

Rol van de betrokken partijen

De organisator van een evenement is als vergunninghouder zelf verantwoordelijk voor naleving van de voorschriften uit de vergunning. In bepaalde gevallen wordt hij daarin ondersteund dooreen externe partij, zoals bijvoorbeeld een beveiligingsdienst. De gemeente is, als bevoegd gezag van de verleende vergunning, tevens belast met toezicht en handhaving van de opgelegde voorschriften. Deze taak is in de praktijk neergelegd bij de BOA's van afdeling TVL. In geval van versterkt geluid kunnen milieuhandhavers assisteren door middel van controlemetingen. De controle van tijdelijke bouwwerken (zoals podia) is belegd bij bouwtoezicht. Bij sommige evenementen zijn tijdelijke verkeersbesluiten en/of wegsleepregelingen van kracht. Het toezicht en de handhaving hierop is belegd bij respectievelijk de afdelingen Beheer en TVL. De hulpverleningsdiensten ondersteunen de gemeente bij het toezicht en handhaving op specifieke onderdelen. Zo controleert de brandweer de brandveiligheid en de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Bij evenementen met grotere risico's is de politie aanwezig (en/of bereikbaar) om bij excessen de openbare orde en veiligheid te waarborgen. Let wel: de eventueel aanwezige politieagenten en/of BOA's zijn geen evenementbeveiligers of verkeersregelaars! Wanneer die vanuit veiligheidsoogpunt noodzakelijk zijn dient de organisator dat zelf te organiseren en te bekostigen. 4.2

Strategie

Evenementen moeten in de eerste plaats een leuke beleving bieden voor bezoekers. Niemand vindt het prettig wanneer een braderie of festival vanwege problemen wordt afgelast of stilgelegd. Tegelijkertijd is het van belang dat evenementen ordelijk en veilig verlopen. Om dit te bereiken zet gemeente Nieuwegein zoveel mogelijk in op preventieve handhaving. Door een zorgvuldige voorbereiding

Evenementen in Nieuv 12 (18)

Versie definitief

ein

'an beleid naar

uitvoeringspraktijk


kunnen veel problemen voorkomen worde 1. We zoeken daarom proactief de dialoog met organisatoren over de invulling van het evenement, rolverdeling en verantwoordelijkheden, de vergunningvoorschriften en de communicatie voorafgaand en tijdens het evenement. Afhankelijk van aard en omvang van het evenement kunnen interne en externe betrokkenen besluiten om kort voor de daadwerkelijke start samen te beoordelen op welke wijze invulling is gegeven aan de (belangrijkste) vergunningsvoorwaarden en bepalen waar nog aanpassingen wenselijk of noodzakelijk zijn (voorschouw). Omdat op dat moment nog geen publiek aanwezig is kunnen die vaak relatief eenvoudig worde n doorgev rd. Afhankelijk van de gestelde voorwaarden en verwachte risico's kunnen de gemeente en/of hulpverleningsdiensten tijdens het evenement op verschillende onderdelen toezicht inzetten. In de vergunning worden de contactgegevens van alle betrokkenen vermeld, zodat er tijdens het evenement effectief kan worden bijgestuurd op geconstateerde aandachtspunten. Kort na afloop van het evenement kan in overleg met alle relevante betrokken bekeken en be( ordeeld worden hoe de naleving van de voorschriften in de praktijk is verlopen en hoe het evenemententerrein erbij ligt (m chouw). Deze ervaringen worden bij voorkeur vastgelegd (foto's) en geïntegreerd in de bredere evaluatie (zie paragraaf 3.2). De resultaten worden in het opvolgende jaar betrokken bij de vergunningverlening en strategie voor toezicht en handhaving. 4.3

In te zetten middelen

De afgelopen jaren zijn op verschillende onderdelen positieve ervaringen opgedaan met preventieve handhaving. Hieronder worden een aantal voorbeelden en mogelijke aanvullingen beschreven. •

•

•

•

Bij grote en risicovolle evenementen wordt de organisator uitgenodigd voor het evenemententeam. In specifieke gevallen kan de gemeente een gesprek met de organisator plannen om de vergunningsvoorwaarden door te spreken. Daarbij kunnen naast de Stadswinkel eventueel ook TVL, Beheer en/of externe hulpdiensten aanschuiven. Het organiseren van een voor- en naschouw, voornamelijk gericht op veiligheidsrisico's en verkeersmaatregelen. Dat wordt niet meer door iedere betrokken op zich georganiseerd, maar onder regie van de gemeente zoveel mogelijk gezamenlijk (multidisciplinair) opgepakt. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement (risico-inschatting) kan het wenselijk zijn om vanuit de gemeente toezicht en handhaving beter te coördineren. Door de contacten (nog meer) via centrale aanspreekpunten te laten verlopen wordt voorkomen dat de organisator contact heeft met verschillende handhavers, het overzicht zoek raakt en/of tegenstrijdige signalen worden afc geven. Om snel in te kunnen spelen op vragen over (de open afbouwfase van) het evenement en klachten van omwonenden is het wenselijk dat de bereikbaarheid

Evenementen in Nieuwegein Versie definitief

Van beleid naar


Datum 1 3 februari 2014

2 014 - 0 7 7 van de gemeente voor organisatoren en bewoners wordt verbeterd. Daarom wordt bekeken of in afstemming tussen de accountmanagers (zie paragraaf 2.4) en de afdelingen TVL en Beheer een piketdienst kan worden georganiseerd. Bovengenoemde voorbeelden worden meegenomen bij het opstellen van een handhavingsprotocol evenementen. Dit protocol is een uitvloeisel van de beleidsregels en valt daarmee onder bevoegdheid van de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid). Het biedt een handelingskader en verduidelijkt op hoofdlijnen welk type handhaving/inzet onder welke voorwaarden wordt ingezet en wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarbij wordt gekeken naar zowel de rolverdeling tussen betrokken afdelingen binnen de gemeente als naar de samenwerking met politie en brandweer.


Opstellen 'handhavinqsprotocol evenementen'

Planning

2e kwartaal 2014


TVL (trekker), CJP (juridische zaken, OOV), SMO, Beheer

Kosten

-

Omschrijving

Haalbaarheidsonderzoek piketdienst om bereikbaarheid van de gemeente tijdens (de open afbouw van) evenementen verder te verbeteren

Planning

3e kwartaal 2014


SMO (trekker), TVL, Beheer

Kosten

-

Evenem ten in Nieuwegein 'an beleid naar Versie definitief Datum 19 februari 2014

14 (18)

uitvoeringspraktijk

Subsidie- en loc tiebeleid

De rol van de gemeente ten aanzien van evenementen is in de basis vraaggericht. Orga ;atoren bepale elfw :tivite e we wille houden. De gemeente toetst vervolgens of dit haalbaar is en zo ja, onder welke voorwaarden. Door middel van subsidie- en locatiebeleid willen we daarnaast tot bepaalde hoogte sturen op de spreiding van evenementen in aard, omvang, tijd en plaats. In het door de gemeenteraad vastgestelde beleidskader zijn hiervoor algemene handvaten opgenomen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de nadere uitwerking daarvan. 5.1

Uitgangspunten subsidieverlening

In hoofdstuk 5 van het algemene beleidskader zijn de volgende jitga en vasl ten aanzien van het faciliteren en subsidiëren van evenementen: 1.

Bestaande organisat :s zijn zelf ve twoo ijk voor het vinden van inkomsten en ontvangen van de gemeente geen subsidie meer in de vorm van financiële middelen; 2. Organisaties (bestaand en nieuw) komen in aanmerking voor een faciliteitenpakket waarin materialen, promotionele zaken en leges en precario zijn opgenomen; 3. Nieuwe evenementen die aansluiten bij de gemeentelijke doelstellingen kunnen een startsubsidie van maximaal 3 jaar ontvangen. Deze subsidie wordt in jaar 2 en 3 afgebouwd, zodat organisatoren worden voorbereid op de verantwoordelijkheid zelf inkomsten te genereren; 4. Bestaande evenementen die, door onvoorziene en externe omstandigheden, in nood zijn of eenmalig een kwaliteitsslag willen maken kunnen in aanmerking komen voor een eenmalige subsidie. 5.2

Aandachtspunten en nadere uitwerking

In de praktijk is nog geen invulling gegeven aan de bovenstaande punten. Bij diverse evenementen faciliteert de gemeente wel in de vorm van het aanleveren van hekken en/of de vaststelling en uitvoering van verkeersbesluiten. Vanwege bezuinigingen brengt de gemeente hiervoor sinds enkele jaren kosten in rekening, wat voor enkele evenementen tot financiële problemen en zelf afgelasting heeft geleid. Daarnaast ontvangt een beperkt aantal evenementen subsidies, maar voor het al dan niet toekennen hiervan zijn geen centrale toetsings- of subsidieregels aanwezig. Het is daarnaast de vraag in hoeverre het reëel is te veronderstellen dat sommige evenementen zonder ondersteuning van de gemeente hun begroting rond kunnen krijgen.

Evenementen in Nieuwegein Van beleid n, sr Versie definitief Datum 19 februari 2014


Het verdelen van de beschikbare financiën voor het faciliteren en/of subsidiëren van evenementen (begrotingsjaar 2013: circa €58.000) wordt uitgewerkt in subsidieregels. Daarbij worden - voor zover realistisch en haalbaar - de door de gemeenteraad vastgestelde kaders in acht genomen. Tegelijkertijd dienen de subsidieregels helder, eenvoudig en praktisch werkbaar te zijn. Daarbij wordt tevens rekening gehouden met andere financieringsstromen binnen de gemeente; dubbele subsidiëring en vestzak-broekzak constructies worden zoveel mogelijk vermeden. De volgende uitgangspunten worden meegenomen bij de uitwerking van de verdeelregels voor subsidie: •

•

•

Hekken en verkeersmaatregelen worden wederom ter beschikking gesteld in de vorm van een productsubsidie. Door de beperkte omvang van het beschikbare budget is het niet mogelijk om veel aanvullende faciliteiten aan te schaffen en beheren. Voor zover dit überhaupt al wenselijk en haalbaar is faciliteert de gemeente uitsluitend met middelen die de veiligheid van evenementen verbeteren.;. Het wegvallen van evenementen die beeldbepalend zijn vanwege bijvoorbeeld maatschappelijk belang, jarenlange traditie of de in het beleidskader vastgestelde doelstellingen wordt zoveel als mogelijk voorkomen. Voor subsidiepartners waarmee de gemeente een meerjarige relatie heeft opgebouwd wordt daarom een overgangsregeling getroffen. Om met het beschikbare budget zoveel mogelijk evenementen te kunnen ondersteunen geldt voor de gemeentelijke bijdrage te allen tijde een absoluut maximum van €3.000. Om de financiële zelfstandigheid van evenementen te bevorderen bedraagt mag de subsidie daarnaast maximaal 50% van de totale begroting bedragen. 5.3

Bestemmingsplan

Bij de totstandkoming van het door de gemeenteraad vastgestelde beleidskader is geïnventariseerd op welke locaties evenementen plaats (zouden kunnen) vinden. Daarbij is tevens gekeken welke faciliteiten hier aanwezig zijn (zoals aansluitingen voor elektri :iteit, water en riolering). Er zijn echter nog geen bestuurlijke keuzes gemaakt over de ruimtelijke aanvaardbaarheid van evenementen op de geïnventariseerde locaties. Jurisprudentie wijst uit dat deze afweging moet worden uitgewerkt in bestemmingsplannen (aanvullend op de afweging over openbare orde en veiligheid in de vergunning). In onze gemeente is dat op dit moment nog niet goed geregeld. Om dit voor heel Nieuwegein integraal te regelen wordt een paraplubestemmingsplan 'evenementen' opgesteld dat randvoorwaarden vastlegt ten aanzien van bijvoorbeeld:

Evenementen in Nieuwegein 16 (18)

Versie definitief

• • • •

/an beleid naar

uitvoeringspraktijk


De maximale duur van een evenement (inclusief open afbouwperiode); Het maximale aantal bezoekers per locatie (mede in relatie tot veiligheid); Het toegestane aantal evenementen per jaar en de spreiding over het jaar per locatie; Geluidvoorschriften en andere relevante milieueisen.

Het is de bedoeling het paraplubestemmingsplan beknopt, eenvoudig en werkbaar te houden. Daartoe kan bijvoorbeeld onderscheid worden gemaakt in: • •

Algemene regels ten aanzien van locaties waar slechts af en toe kleine evenementen pij atsvii en (ze jrbeeld buurtbarbecui s); Specifieke regels ten aanzien van de locaties in de gemeente waar evenementen met hogere frequentie en/of impact worden gehouden (zoals bijvoorbeeld Vreeswijk, Jutphaas en de Binnenstad).


Uitwerken van subsidiereqels voor evenementen

Planning

2e kwartaal 2014


CJP (iuridische zaken) + SMO

Kosten

-

Omschrijving

Opstarten procedures voor de uitwerking en vaststelling van een paraplu-bestemminqsplan 'evenementen'

Plannini '
T kwartac 2014 t/m l e kwartaal 2015 DO / ruimtelijke ordening (tr< ker), S^IO, TVL, Beheer, Stadswinkel

Kosten (indicatief)

Ca. €10.000 t.b.v. opstellen bestemmingsplan door externe ' partij, incl. onderliggende onderzoeken (dekking vanuit werkbudqet SMO)



Communicatie

Communicatie rondom evenementen kent verschillende doelen en invalshoeken. Het is van belang om bezoekers te trekken, maar kan tegelijkertijc bijdragen aan het informeren van omwonenden en het verminderen van overlast. In dit hoofdstuk is aangegeven hoe de gemeente de communicatie wil verbeteren. 6.1

Evenementenplein

Bij de ontwikkeling van het evenementenbeleid hebben in 2012 twee bijeenkomsten met participanten plaatsgevonden. Volgend hierop zijn betrokkenen in november 2013 bijgepraat over de stand van zaken. Deze bijeenkomsten zijn door aanwezigen en gemeente als waardevol ervaren. Als vervolg organiseert de gemeente vanaf 2014 daarom 1 tot 2 keer per jaar een evenementenplein. Het doel van deze bijeenkomsten is tweeledig: •

•

Kennisuitwisseling tussen zowel organisatoren en gemeente als tussen organisatoren onderling. De gemeente kan hierin faciliteren door presentaties of workshops over inhoudelijke thema's, zoals evenementenveiligheid, sponsoring en crowd management. Versterking van het netwerk rondom evenementen in Nieuwegein. Naast de relatie tussen organisatoren en gemeente wordt ook hierbij ook gedoeld op de relaties tussen organisatoren onderling en met de andere relevante partijen (beveiligers, horeca, verkeersregelaars etc). 6.2

Gemeentelijke website

De gemeente richt een overzichtelijke website op over evenementen in Nieuwegein (met de directe link www.nieuweqein.nl/evenementen'). De bezoeker van de website staat centraal. Vanuit deze achtergrond wordt een indeling gemaakt naar drie doelgroepen: • • •

Informatie voor organisatoren (over onder meer gemeentelijk beleid, vergunningaanvraag en subsidiemogelijkheden). Informatie voor bezoekers (over de evenementen die in Nieuwegein plaatsvinden). Informatie voor omwonenden (over de evenementen die in Nieuwegein plaatsvinden, de impact ervan op de omgeving en de stand van zaken vergunningverlening).

Evenementen in N 18 (18)

Versie definitief

jwegein

Van beleid naar

uitvoeringspraktijk


De al op de website aanwezige mogelijkheid voor melding van kleine evenementen en vergunningaanvraag worden in deze opbouw geïntegreerd. Deze kunnen te zijner tijd eventueel worden vervangen door het nieuwe digitale aanvraagsysteem (zie paragraaf 3.2). Daarbij wordt tevens een koppeling gemaakt met de evenementenkalender die recentelijk op de voorpagina van de gemeentelijke website is geplaatst en de website over toerisme en recreatie in Nieuwegein fwww.uitinnieuwegein.nl), Communicatie richting omgeving

6.3

Organisal en dienen omwonenden zelf te informeren over hun ;venement en de impact ervan op de omgeving. Ze sturen hiervoor een bewonersbrief waarin ten minste het volgende wordt vermeld • • •

Data en tijden van het evenement zelf en de open afbouwperiode. Aard en impact van het evenement (met eventuele verwijzing naar website). Telefoonnummer van de organisatie waarop meer informatie verkrijgbaar is (zowel t jdens het evenement als tijdens de open afbouw)

Organisatoren zijn verder verplicht om afstemming met in de omgeving aanwezige b idrijven/in ies te zoek n over moe jke conflictpunten (zoals het gebruik van parkeerplaatsen). Op dit moment legt de gemeente deze voorwaarde vast in de vergunning, net als de plicht om omwonenden te informeren. Het is de bedoeling dit door te vertalen naar de beleidsregels (zie paragraaf 3.4). Zoals hierboven vermeld krijgen inwoners daarnaast de mogelijkheid om op de gemeentelijke website zelf te bekijken welke evenementen er in hun woonomgeving gepland staan. Ook wijkplatforms worden hiervan op regelmatige basis op de hoogte gebracht. Vervolgacties Omschrijving

Orqaniseren 'evenementenplein'

Planning

l e en 4S kwartaal 2014


SMO (trekker), Stadswinkel, TVL, Beheer

Kosten (indicatie)

€7 ) (t.b.v. 2 büeenkomsten)

Omschrijving

Inrichten en actueel houden website

Planning

, l e kwartaal 2014


CJP (sommunicatie), SMO

Kosten

-

Omschrijving

Uitwerken criteria voor het al dan niet vermelden van evenementen op gemeentelijke website

Planning

l e kwartaal 2014


SMO (trekker), CJP

Kosten

-

2014-077 Nieuwegein

/'f^^

Duurzame Ontwikkeling

Startnotitie

Bestemmingsplan Evenementen

Datum 7 februari 2014 Auteur Susanne Slebers Versie

definitief

Inhoudsop iave

Aanleiding 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2

Inleiding Aanleiding Regeling in bestemmingsplan Locaties evenemententerreinen Geldende bestemmingsplannen

3 3 3 5

Bestemmingsplan 2.1 2.2 2.3

Digitalisering Evenemententerreinen Planning

6 6 6

3

Communicatie

7

4

Organisatie

8

5

Risico's

9

Startnotitie bestemmingsplan evenementen Versie definitief

3 (10)

Datum 7 februari 2i

2 014

07

Aanleiding

ï.i

Inleiding

Dit is een startnotitie voor het ops ellen van een bestemmingsplan voor evenemententerreinen in Nieuwei in. Hiermee w -den de werkzaamheden voor het opstellen van dit bestemmingsplan opgestart. In deze notitie wordt inzichtelijk gem aakt wat de aanleiding van het bestemmingsplan is en welk proces gevolgd zal worden. Uw raad wordt hiermee vooraf geïnformeerd. Tijdens de totstandkoming is een tweede contactmoment voorzien (zie uitleg in paragraaf 1.4). Het bestemmingsplan zal uiteindelijk ter vaststelling aan u worden aangeboden. 1.2

Aanleiding

Op 18 februari 2014 heeft het college de voortgangsnotitie ' Evenementen in Nieuwegein: van beleid naar uitvoeringspraktijk' vastgesteld. Deze notitie is een uitwerking van de in juni 2012 door de raad vastgestelde nota 'De wind in de zeilen' (2012-226). In deze nota uit 2012 is onder meer de visie en de doelstellingen van gemeente Nieuwegein ten aanzien van evenementen vastgelegd. Daarnaast gaat het stuk in op de rol van de gemeente, mogelijke evenementenlocaties en de relatie met andere beleidsvelden. Grote evenementen hebben een dusdanige ruimtelijk uitstraling dat de locaties ook verankerd moeten worden in een bestemmingsp an. Strijdigheid met het bestemmingsplan kan ook een dwingende wei ingsgrond zijn voor de evenementenvergunningen die worden verleend op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna: APV). 1.3

Regeling in bestemmingsplan

Evenementenlocaties zijn op dit moment nog niet goed vastgelegd in de geldende bestemmingsplannen. Met het bestemmingsplan evenementen Cparapluregeling') wordt in één keer voor de gehele gemeente in deze lacune voorzien. Een beperkt aantal locaties zal de functie 'evenemententerrein' krijgen. Op deze locaties kunnen de grotere evenementen plaatsvinden. In het bestemmingsplan zullen regels worden gesteld ten aanzien van de ruimtelijke impact van evenementen (o.a. het type evenementen, de duur van de evenementen en de maximale bezoekersaantallen). Om een evenementen te mogen organiseren blijft op grond van

de APV overigens altijd een evenementenvergunning noodzakelijk, die met name gericht is op openbare orde en veiligheid (OOV). Voor de duidelijkheid wordt vermeld dat kleinschalige evenementen (<100 bezoekers) zoals buurtfeesten, die op andere locaties dan de voorgestelde evenemententerreinen worden georganiseerd een beperkt aantal keer per jaar generiek mogelijk zullen worden gemaakt binnen bijvoorbeeld de bestemming Verkeers- en verblijfsgebied. Vanwege hun tijdelijke en kleinschalige karakter heeft dit type evenementen niet of nauwelijks een ruimtelijke impact. Voor dit type evenementen is geen evenementenvergunning vereist; op basis van de APV volstaat een melding 'klein evenement'. 1.4

Locaties evenemententerreinen

Bij de totstandkoming van de nota 'De wind in de zeilen' (2012-226) is een analyse gemaakt van alle mogelijke evenemententerreinen in Nieuwegein. Dit leverde een totaaloverzicht van 67 locaties op (zie bijlage 1 op p.12 van voorliggend document). Ten aanzien van de kaart gelden twee kanttekeningen: • •

Locaties die gebruikt (kunnen) worden voor straatfeesten en-of buurtbarbecues zijn niet opgenomen. Bij besluitvorming door de gemeenteraad is locatie 46 (Hogelanden) als niet geschikt beoordeeld. Deze kan daarom als vervallen worden beschouwd.

In de vervolgfase is geïnventariseerd waar de terugkerende evenementen plaatsvinden binnen Nieuwegein. Er is een top 7 ontstaan van locaties die meer dan 3 maal per jaar worden gebruikt voor het houden van evenementen. De top 7 in willekeurige volgorde is: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Parkeerplaats Blokhoeve Muntplein e.o. Herenstraat e.o. Dorpshart Vreeswijk Stadscentrum/ stadsbalkon P-West Brinkwal/ Merwestein

De komende periode zal een aantal onderzoeken uitgevoerd moeten worden en zal per locatie een aantal relevante factoren in beeld worden gebracht (zoals omvang in m 2 , parkeerplaatsen, aanwezigheid van voorzieningen, afstand tot woningen, ontsluiting per wee 'fiets,'OV etc). Op basis daarvan moet een afweging gemaakt worden welke van deze locaties daadwerkelijk opgenomen worden als evenementenlocatie in het bestemmingsplan. Het is de bedoeling om de raad hierbij te betrekken. Aan het presidium wordt daarom voorgesteld het onderwerp in het tweede kwartaal van 2014 te agenderen voor een raadsinformatiebijeenkomst of vergadering van de commissie ROM. Middels deze voorbespreking kan de raad principekeuzes en kaders meegeven voor de verdere uitwerking van het bestemmingsplan evenementen.

Startnotitie bestemmingsplan evenementen Versie definitief Datum 7 februari 2014

1.5

Geldende bestemmingsplannen

De geldende bestemmingsplannen voor deze locaties zijn: 1. Blokhoeve 2. Batau Noord 3. Jutphaas Wijkersloot 4. Kom Vreeswijk 5. Binnenstad 6. Binnenstad 7. Fokkesteeg Merwestein

5 (10)

Bestemmingsplan

2.1

Digitalisering

De bestemmingsplannen worden opgesteld o der h jirne van de Wet ruimtelijke ordening, volgens de SVBP 2012 en het Handboek Bestemmingsplannen van de gemeente Nieuwegein. Na vaststelling zal het bestemmingsplan digitaal beschikbaar zijn op de gemeentelijke website (www.nieuwegein.nl) en op RoOnline (www.ruimelijkeplannen.nl).

2.2

Evenemententerreinen

De aangewezen locaties zullen de aanduiding evenemententerrein krijgen met daarin randvoorwaarden over o.a. het type toegestane evenement, het aantal evenementen, de duur (het aantal dagen), het maximaal aantal bezoekers, geluidsnormering, spreiding en frequentie. 2.3

Planning

De planning om tot het bestemmingsplan te komen is als volgt: 1. Onderzoeken uitvoeren en mogelijke locaties in beeld brengen: februari - mei 2014 2. 3. 4. 5.

Raadsinformatiebijeenkomst of voorbespreking commissie ROM: mei of juni 2014 Inspraak en vooroverleg voorontwerp bestemmingsplan: augustus 2014 Zienswijzenperiode ontwerpbestemmingsplan: oktober 2014 Vaststelling bestemmingsplan door raad: januari 2015

Bij deze planning is rekening gehouden met het verwerken van inspraakreacties en zienswijzen. Als deze niet worden ingediend, zal de doorlooptijd enkele weken korter zijn en de vaststelling eerder kunnen plaatsvinden.


7 (10)

Communicatie

Bij het actualiseren van een bestemmingsplan is sprake van een intern en extern communicatietraject. Interne communicatie De gemeenteraad zal middels een startnotitie op de hoogte worden gesteld van dit bestemmingsplantraject. Vervolgens zal de raad rond de zomer van 2014 betrokken worden bij het bepalen van de kaders voor de locaties waarbinnen het bestemmingsplan verder kan worden uitgewerkt. Om het bestemmingsplan te kunnen opstellen is inbreng van andere afdelingen noodzakelijk. Tijdens het opstellen van het eerste concept zal regelmatig overleg plaatsvinden met de betrokken afdelingen. Deze afdelingen zullen ook worden gevraagd om te reageren op het eerste concept bestemmingsplan. Met deze reacties wordt het concept omgezet in een voorontwerpbestemmingsplan. Externe communicatie De communicatie met omwonenden en omliggende bedrijven moet al in een vroeg stadium worden opgepakt. Op de voorbereiding van een bestemmingsplan is de Inspraakverordening Nieuwegein van toepassing. Het voorontwerp wordt gedurende twee weken ter inzage gelegd. Dit zal bekend worden gemaakt op de wettelijk voorgeschreven wijze. Dit geldt ook voor de terinzagelegging van het ontwerpbestemmingsplan voor zienswijzen. Dit betekent dat een publicatie zal worden geplaatst in de Molenkruier en Staatscourant en dat het plan zowel digitaal als bij de receptie op het Stadshuis ter inzage zal worden gelegd. Daarnaast zal het vooroverleg ex artikel 3.1.1 van het Besluit ruimtelijke ordening met andere bestuursorganen (Waterschap, Provincie, Inspectie etc.) plaatsvinden.

Organisatie

Voor het opstellen van het bestemmingsplan wordt een adviesbureau ingeschakeld. De begeleiding van het bureau is in handen van de projectleider bestemmingsplan vanuit het team Ruimtelijke Ordening die verantwoordelijk is voor de planologische aspecten en voor het voeren van de procedure van het bestemmingsplan. Om concepten voor het bestemmingsplan te beoordelen en externe reacties, zoals inspraak en zienswijzen, te verwerken is een kernteam bestaande uit de evenementencoördinator, juridische medewerkers van de afdelingen CJP en TVL, consulent Stadswinkel (team vergunningen) een adviseur vanuit de afdeling Beheer gevormd. Daarnaast zullen de regulier bij bestemmingsplannen betrokken disciplines een adviserende rol krijgen. Deze adviseurs zullen zo nodig ad hoc bij een afstemmingsoverleg aanschuiven.


Risico's

9 (10)

£

ItÜ É H

ü/

Op dit moment worden geen risico's voorzien. Tegen het besl 2mmingsplan staat uiteindelijk beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State open.

BIJLAGE 1 8 ■; .__

Lnwinrr

&

-''■h;i if, ^ / V * ^ !

uST3f

ff! »#■%■/

->

■^ ^ r ~ - r*Wt ™m-fat--,si/s :£- , mm ir. . j / V . -%&¥,

f

_^

' S "

/f

,. \ N

-"Y;

°* -

i^^—^~/''W~-** ' I I 1 ussi&snm

-

ƒ

*

-

Nk

f

il 1»

'a ^ ; t \

, —

\ i—

jig

_ —.

N

t

'Jfew*. ..■ - T N.

' O M,y(ï»

—

• """"""

r -

VIANKN

''!

/

deze brief informeren we u graag over de hoofdlijnen per thema

Recommend Documents