Definitie
UBL factuur
Datum: 04-03-2013 Versie: 1.0
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
Inleiding 1.1. Gebruik van dit document 1.2. Uitgangspunten 1.3. Ondersteunde processen Definitie UBL factuur 2.1. Invoice 2.2. Document referentie 2.3. Leverancier 2.4. Afnemer 2.5. Afleveradres 2.6. Betalingsgegevens 2.7. BTW totalen 2.8. Factuurtotaal 2.9. Factuurregel Kanalen om de elektronische factuur te ontvangen. 3.1. CB Online 3.2. FTP
2 / Definitie UBL Factuur
3 3 3 4 5 5 6 6 7 9 10 10 11 12 16 16 16
1. Inleiding Voor het kenbaar maken van elektronische facturen maakt CB gebruik van de Unified Business Language standaard. Dit document is gebaseerd op versie 2.0 van Unified Business Language, 12 december 2006 (http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.0).
1.1. Gebruik van dit document Een standaard UBL factuur is opgedeeld in composites. Een composite is een groepering van verwante elementen. Een composite kan ook andere, onderliggende composites bevatten. Dit document volgt de groepering van verwante velden en composites zoals beschreven in UBL versie 2.0, 12 cecember 2006. Voor elk besproken veld (data element) van het bestand worden in een tabel volgende punten aangegeven: Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Data element Composite
Waarbij: Element:
Cardinaliteit:
Voorbeeld: Opmerking:
De logische naam voor het Data element of de Composite UBL element: Naam van het Data element of de Composite zoals gebruikt binnen het bericht Attribuut: Naam en waarde van attribuut zoals gebruikt binnen het UBL element Hier wordt aangegeven of een Data element of Composite verplicht is en hoe vaak deze mag voorkomen. 0..1 Optioneel en mag maximaal één keer voorkomen 0..n Optioneel en mag maximaal meerdere keren voorkomen 1..1 Verplicht en mag maximaal één keer voorkomen 1..n Verplicht en mag maximaal meerdere keren voorkomen De cardinaliteit zoals voorgeschreven door de UBL standaard wordt hier aangegeven. CB sluit aan bij de cardinaliteit volgens de UBL standaard. Hierbij kan het wel voorkomen dat een element volgens de standaard optioneel is maar door CB wel altijd wordt gevuld. Bevat een voorbeeld waarde voor het Data element. Bevat eventueel toelichtende opmerkingen bij het Data element of de Composite zoals bijvoorbeeld het formaat.
Niet elk Data element of Composite moet worden opgenomen in de UBL factuur. Optionele Data elementen en Composites welke niet door CB gebruikt worden zijn niet opgenomen in deze definitie. In de tabel worden Data elementen in een witte rij weergegeven. Composites worden in een gearceerde rij weergegeven ten teken dat deze Composite later verder wordt uitgewerkt in Data elementen en eventueel geneste Composites. De naam van de Composite is een hyperlink naar de verdere uitwerking ervan.
1.2. Uitgangspunten CB volgt de UBL standaard volledig, hetgeen betekent dat alle verplichte velden volgens de UBL standaard ook overgenomen worden.
3 / Definitie UBL Factuur
1.3. Ondersteunde processen Dit document beschrijft de berichtdefinities voor de volgende processen: Het kenbaar maken van een verkoopfactuur
4 / Definitie UBL Factuur
2. Definitie UBL factuur Voor het kenbaar maken van de verkoopfactuur wordt gebruikt gemaakt van het UBL documenttype “Invoice”.
Afnemer
CB
Factuur
Opstellen
Ontvangen
(Invoice)
Factuur
Factuur
2.1. Invoice Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
UBL versienummer
cbc:UBLVersionID
0..1
2.0
Factuurnummer
cbc:ID
1..1
80001234
Kopie Indicator
cbc:CopyIndicator
0..1
False
De waarde hiervan is altijd false
Factuurdatum
cbc:IssueDate
1..1
2012-06-22
Formaat YYYY-MM-DD
Factuurtype
cbc:InvoiceTypeCode
0..1
D
D = Debet / C = Credit
Valuta
cbc:DocumentCurrencyCode
0..1
EUR
Aantal factuurregels
cbc:LineCountNumeric
0..1
1
Document referentie
cac:BillingReference/
0..n
Leverancier
cac:AccountingSupplierParty/
1..1
Afnemer
cac:AccountingCustomerParty/
1..1
Afleveradres
cac:Delivery/
0..n
Betalingsgegevens
cac:PaymentMeans/
0..n
BTW totalen
cac:TaxTotal/
0..1
Factuurtotaal
cac:LegalMonetaryTotal/
1..1
Factuurregel
cac:InvoiceLine/
1..n
2.2. Document referentie Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
PDF referentie
cac:InvoiceDocumentReference/cbc:ID
1..1
7000002_CBF_DV_201206_80001234.pdf
Verwijzing naar het leesbare PDF document waarin deze factuur is opgenomen
2.3. Leverancier Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
KvK nummer
cac:Party/ cac:PartyIdentification/ cbc:ID
1..1
30276460
Opmerking
Naam
cac:Party/ cac:PartyName/ cbc:Name
1..1
CB Facturatie B.V.
Postadres
cac:Party/cac:PostalAddress/
1..1
Postadres facturerende partij
BTW schema
cac:Party/cac:PartyTaxScheme/
0..1
BTW schema facturerende partij
Contactgegevens
cac:AccountingContact/
0..1
Contactgegevens facturerende partij
Naam van de facturerende partij
Postadres Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Postbus
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cbc:Postbox
0..1
125
Plaats
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cbc:CityName
0..1
Culemborg
Postcode
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cbc:PostalZone
0..1
4100 AC
Landcode
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cac:Country/cbc:IdentificationCode
0..1
NL
Land
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cac:Country/cbc:Name
0..1
Nederland
6 / Definitie UBL Factuur
Opmerking
BTW schema Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
BTW Nummer
cac:Party/ cac:PartyTaxScheme/ cbc:CompanyID
0..1
NL821679648B01
Opmerking
BTW schema naam
cac:Party/ cac:PartyTaxScheme/ cac:TaxScheme/cbc:Name
1..1
NL VAT
Contactgegevens Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Telefoonnummer
cac:AccountingContact/cbc:Telephone
0..1
0345-475888
Faxnummer
cac:AccountingContact/cbc:Telefax
0..1
0345-475898
Email
cac:AccountingContact/cbc:ElectronicMail
0..1
[email protected]
Opmerking
Dit element is alleen gevuld in geval van facturatie door eBoekhuis b.v.
2.4. Afnemer Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Relatie ID Afnemer
cbc:SupplierAssignedAccountID
1..1
7000002
Relatie ID waarmee de afnemer binnen CB
Afnemernaam
cac:Party/cac:PartyName/cbc:Name
1..1
XYZ, Literaire Boekhandel
Factuuradres
cac:Party/ cac:PostalAddress/
0..1
Factuuradres
BTW schema
cac:Party/ cac:PartyTaxScheme/
0..1
BTW schema afnemer
geïdentificeerd wordt
7 / Definitie UBL Factuur
Factuuradres Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Adres
cac:Party/ cac:PostalAddress/cbc:StreetName
0..1
Straatweg 1
Straat + Huisnummer van het factuuradres
Ter attentie van
cac:Party/ cac:PostalAddress/cbc:InhouseMail
0..1
afdeling crediteuren
Plaats
cac:Party/ cac:PostalAddress/cbc:CityName
0..1
Amsterdam
Postcode
cac:Party/ cac:PostalAddress/cbc:PostalZone
0..1
1000 AA
Landcode
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cac:Country/cbc:IdentificationCode
0..1
NL
Land
cac:Party/ cac:PostalAddress/ cac:Country/cbc:Name
0..1
Wordt alleen gevuld indien deze van toepassing is bij de betreffende factuur
Wordt alleen gevuld wanneer het niet Nederland is
BTW schema Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
BTW nummer afnemer
cac:Party/ cac:PartyTaxScheme/
0..1
NL807654321B01
1..1
NL VAT
Opmerking
cbc:CompanyID BTW schema naam
cac:Party/ cac:PartyTaxScheme/ cac:TaxScheme/cbc:Name
Wordt alleen gevuld als in het vorige element een BTWnummer is opgenomen Dit is het belastingregime waaronder het BTW nummer van de afnemer valt.
8 / Definitie UBL Factuur
2.5. Afleveradres Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Adres
cac:DeliveryAddress/cbc:StreetName
0..1
Straatweg 1
Straat + Huisnummer van het afleveradres
Ter attentie van (levering)
cac:DeliveryAddress/cbc:InhouseMail
0..1
Dhr. J. Jansen
Wordt alleen gevuld indien deze van
Plaats
cac:DeliveryAddress/cbc:CityName
0..1
Amsterdam
Postcode
cac:DeliveryAddress/cbc:PostalZone
0..1
1000 AA
Landcode
cac:DeliveryAddress/
0..1
NL
toepassing was bij de betreffende levering
cac:Country/cbc:IdentificationCode Land
cac:DeliveryAddress/ cac:Country/cbc:Name
0..1
Relatie ID levering
cac:DeliveryParty/cac:PartyIdentification/cbc:ID
1..1
Wordt alleen gevuld wanneer het niet Nederland is 7000002.00
Dit is een samentrekking van het relatie ID en het stroomnummer van het afleveradres. Standaardwaarde voor stroomnummer is 00. klanten kunnen meerdere stroomnummers hebben (01,02 enz.) om orderstromen aan te sturen naar bv: ander fysiek adres en verschillende afdelingen binnen de winkel.
Naam relatie
cac:DeliveryParty/cac:PartyName/cbc:Name
1..1
XYZ, Literaire Boekhandel
9 / Definitie UBL Factuur
2.6. Betalingsgegevens Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Code betaalwijze
cbc:PaymentMeansCode
1..1
AI
AI = Automatische Incasso, VD = Door u te voldoen, VR = Door u te verrekenen
Vervaldatum
cbc:PaymentDueDate
0..1
2012-09-30
Formaat YYYY-MM-DD
Omschrijving betaalwijze
cbc:InstructionNote
0..n
Automatische Incasso
Automatische incasso, Door u te voldoen of
Bankgegevens facturerende partij
cac:PayeeFinancialAccount/
0..1
Door u zelf te verrekenen Bankgegevens facturerende partij
Bankgegevens facturerende partij Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
IBAN Banknummer
cbc:ID
0..1
NL76RABO0108242927
IBAN nummer van de facturerende partij
BIC code bank
cac:FinancialInstitionBranch/cbc:ID
0..1
RABONL2U
BIC code van de bank van de facturerende partij
Naam bank
cac:FinancialInstitionBranch/cbc:Name
0..1
Rabobank
Naam van de bank van de facturerende partij
2.7. BTW totalen Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Totaal BTW bedrag
cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount currencyID=”EUR”
0..1
3.95
Totalen per BTW percentage
cac:TaxTotal/ cac:TaxSubtotal/
0..n
10 / Definitie UBL Factuur
Opmerking Repeterende groep per BTW %
Totalen per BTW percentage Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
BTW grondslag
cac:TaxSubtotal/cbc:TaxableAmount currencyID=”EUR”
0..1
65.85
BTW bedrag
cac:TaxSubtotal/cbc:TaxAmount currencyID=”EUR”
1..1
3.95
BTW percentage
cac:TaxSubtotal/cbc:Percent
0..1
6
Wettekst
cac:TaxSubtotal/cac:TaxCategory/cbc:TaxExemptionReason
0..1
Exempt intracommunity
Dit element wordt gevuld als er een
supply - article 138 of the
specifieke wettekst op de factuur van
EC VAT directive
toepassing is
BTW schema naam
cac:TaxSubtotal/cac:TaxCategory/cac:TaxScheme/cbc:Name
1..1
Opmerking
NL VAT
2.8. Factuurtotaal Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Totaal factuurbedrag excl. BTW
cac:LegalMonetaryTotal/cbc:TaxExclusiveAmount currencyID=”EUR”
0..1
65.85
Totaal factuurbedrag incl. BTW
cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount currencyID=”EUR”
1..1
69.80
11 / Definitie UBL Factuur
Opmerking
2.9. Factuurregel Een factuurregel kan zowel een gefactureerd artikel betreffen als doorbelaste verzendkosten. Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Identificatie van de factuurregel
cac:InvoiceLine/(1..1) cbc:ID
1..1
12345
Factuurregelopmerking
cac:InvoiceLine/(0..1) cbc:Note
0..1
Embargo t/m 22-12-2012
Aantal
cac:InvoiceLine/(0..1) cbc:InvoicedQuantity
0..1
5
Netto regelbedrag excl. BTW
cac:InvoiceLine/(1..1) cbc:LineExtensionAmount currencyID=”EUR”
1..1
65.85
Orderregelreferentie
cac:InvoiceLine/(0..n) cac:OrderLineReference/
0..n
Levering
cac:InvoiceLine/(0..n) cac:Delivery/
0..n
Opmerking
Wordt opgenomen wanneer het een levering door CB betreft
Korting
cac:InvoiceLine/(0..n) cac:AllowanceCharge/
0..n
BTW totalen factuurregel
cac:InvoiceLine/(0..n) cac:TaxTotal/
0..n
Gefactureerde item
cac:InvoiceLine/(1..1) cac:Item/
1..1
Consumentenprijs
cac:InvoiceLine/(0..1) cac:Price/
0..1
12 / Definitie UBL Factuur
Orderregelreferentie Deze groep kan binnen een factuurregel meerdere keren voorkomen. Bijvoorbeeld bij de facturatie van eBoek leveringen worden eBoek leveringen van dezelfde titel met dezelfde condities gesommeerd op één factuurregel. Aan de betreffende factuurregel liggen dus meerdere orders en leveringen ten grondslag. Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
CB factuurregelreferentie
cac:OrderLineReference/cbc:LineID
1..1
57216
Dit betreft een interne CB regel referentie waarbij een link gelegd kan worden naar een regel in het uitgevoerde opdrachtbericht (UITOPD).
Afnemer orderreferentie
cac:OrderLineReference/ cac:OrderReference/cbc:ID
0..1
38-9374-0
Wordt gevuld met de orderregel referentie welke door de afnemer bij het indienen van de opdrachtregel is opgegeven. Wanneer geen afnemer orderregel referentie is opgegeven wordt de afnemer order referentie getoond (mits opgegeven).
Levering Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Levereenheid
cac:InvoiceLine/ cac:Delivery/cbc:ID
0..1
6071752524
Nummer van de levereenheid (pakbon)
13 / Definitie UBL Factuur
Korting Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Toeslag indicatie
cac:AllowanceCharge/cbc:ChargeIndicator
1..1
false
Indicatie welke aangeeft dat het om een korting gaat. De waarde “false” geeft altijd aan dat het om een korting gaat.
Kortingspercentage
cac:AllowanceCharge/cbc:MultiplierFactorNumeric
0..1
0.30
Kortingsbedrag
cac:AllowanceCharge/cbc:Amount currencyID=”EUR”
1..1
28.25
De korting wordt getoond in decimalen notatie, een korting van 30% wordt dus getoond als “.30”. Het kortingsbedrag excl. BTW
BTW totalen factuurregel Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Totaal BTW regelbedrag
cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount currencyID=”EUR”
0..1
3.95
BTW regeltotalen per BTW
cac:TaxTotal/cac:TaxSubtotal/
0..n
Opmerking Repeterende groep per BTW percentage
percentage
BTW regeltotalen per BTW percentage Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Nettobedrag excl. BTW
cac:TaxSubtotal/cbc:TaxableAmount currencyID=”EUR”
0..1
65.85
Het netto regelbedrag exclusief BTW waarover het
BTW bedrag
cac:TaxSubtotal/cbc:TaxAmount currencyID=”EUR”
1..1
3.95
BTW percentage
cac:TaxSubtotal/cbc:Percent
0..1
6
Brutoprijs excl. BTW
cac:TaxSubtotal/cbc:PerUnitAmount currencyID=”EUR”
0..1
18.82
betreffende BTW percentage geheven wordt.
De brutoprijs excl. BTW per artikel voor het betreffende BTW percentage
BTW schema naam
14 / Definitie UBL Factuur
cac:TaxSubtotal/cac:TaxCategory/cac:TaxScheme/cbc:Name
1..1
NL VAT
Gefactureerde item Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Omschrijving
cbc:Description
0..n
Auteur*De titel van het boek
Omschrijving van hetgeen gefactureerd wordt. Bij artikelen is de de auteur*titel, bij doorbelaste verzendkosten is dit "VERZENDKOSTEN NAMENS UITGEVER " met een aanduiding van de uitgever
Identificatie
cac:StandardItemIdentification/cbc:ID
1..1
Extra elementen
cac:AdditionalItemProperty/
0..n
Naam extra element
cac:AdditionalItemProperty/cbc:Name
1..1
Opdrachttype
Waarde extra element
cac:AdditionalItemProperty/cbc:Value
1..1
Leveren normale koop
9780123456789
Identificatie van hetgeen gefactureerd wordt, het EAN Repeterende groep voor extra elementen
Voor een aantal elementen die we op willen nemen in de UBL factuur is geen ruimte binnen de standaard definitie. Om deze elementen op te kunnen nemen wordt gebruikt gemaakt van het element AdditionalItemProperty, Deze maakt het mogelijk een naam van een element op te geven en de waarde van het element. Onderstaande tabel geeft een overzicht van extra elementen die we onderkennen Naam extra element
Vorbeeld waarde extra element
Opmerking
Opdrachttype
Leveren normale koop
Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF
Uitgever
ABCD
Naam van de eigenaar(uitgever) van het artikel
Voorwaarde
DIO
Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF De transactie voorwaarde categorie: Mogelijke waarden: AANB / DIO / DUD / DIG
Boeksoort
O
Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF Mogelijk waarden: A /O/ S/ W
Uit nota
Ja
Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF Mogelijke waarden: Ja / Nee
Consumentenprijs Element
UBL element
Cardinaliteit
Voorbeeld
Opmerking
Consumentenprijs
cac:Price/cbc:PriceAmount currencyID=”EUR”
0..1
19.95
Adviesverkoopprijs incl. Nederlandse BTW
15 / Definitie UBL Factuur
3. Kanalen om de elektronische factuur te ontvangen. De elektronische factuur wordt altijd in twee formatie uitgereikt, in leesbaar PDF formaat en in het UBL formaat t.b.v. geautomatiseerde verwerking. Er zijn twee kanalen beschikbaar via welke een afnemer de elektronische factuur van CB kan ontvangen. Bij CB aangesloten afnemers krijgen de elektronische factuur altijd via CB Online afgeleverd. Een afnemer kan de factuur hiervandaan downloaden en kan daarbij zelf bepalen of de PDF factuur en/of de UBL factuur wordt gebruikt voor verdere verwerking. Voor afnemers die facturen volledig geautomatiseerd willen verwerken is er de mogelijkheid de elektronische facturen via FTP te ontvangen. Beide kanalen worden hieronder verder toegelicht.
3.1. CB Online In CB Online is een tabblad Facturatie beschikbaar waar een afnemer de PDF en/of de UBL factuur kan downloaden.
3.2. FTP Wanneer een afnemer er voor kiest facturen via FTP te ontvangen krijgt deze per dag via FTP twee ZIP bestanden aangeleverd met daarin alle facturen voor de betreffende afnemer. Het ene ZIP bestand bevat de facturen in PDF formaat, het andere ZIP bestand bevat de facturen in UBL formaat. De naamgeving van deze ZIP bestanden is als volgt:
_FACT__<JJJJMMDD>.zip Waarbij: Het Relatie ID van de afnemer is Het formaat van de facturen is (PDF of UBL) <JJJJMMDD> De dag waarop wij de facturen verstrekken is (is niet factuurdatum)
Voorbeeld Dit voorbeeld bevat de volgende facturen: Maandoverzicht eBoekhuis (7000123_EBH_MV_201211_01) met daarin de volgende dagfacturen: 80004321, 80005678 en 80008765 Creditfactuur eBoekhuis (80001234) De volgende dagfacturen van CBF: 10001234, 10001258 en 10001265 Voorbeeld inhoud van de ZIP bestanden met hierboven genoemde verkoopfacturen: 7000123_FACT_PDF_20121201.zip \7000123_EBH_MV_201211_01.pdf \7000123_EBH_DV_201211_80001234.pdf \7000123_CBF_DV_201211_10001234.pdf \7000123_CBF_DV_201211_10001258.pdf \7000123_CBF_DV_201211_10001265.pdf
7000123_FACT_UBL_20121201.zip \7000123_EBH_MV_201211_01_80004321_UBL.xml \7000123_EBH_MV_201211_01_80005678_UBL.xml \7000123_EBH_MV_201211_01_80008765_UBL.xml \7000123_EBH_DV_201211_80001234_UBL.xml \7000123_CBF_DV_201211_10001234_UBL.xml \7000123_CBF_DV_201211_10001258_UBL.xml \7000123_CBF_DV_201211_10001265_UBL.xml
Toelichting naamgeving factuurbestanden Bij het verstrekken van PDF facturen onderkennen we volgende factuurbestanden: Maandoverzicht eBoekhuis _EBH_MV_<JJJJMM>_.pdf Creditfactuur eBoekhuis _EBH_DV_<JJJJMM>_.pdf Dagfactuur CB Facturatie _CBF_DV_<JJJJMM>_.pdf Maandoverzicht CB Facturatie _CBF_MV_<JJJJMM>_.pdf Bij het verstrekken van XML facturen onderkennen we volgende factuurbestanden: Factuur eBoekhuis _EBH_MV_<JJJJMM>___UBL.xml Creditfactuur eBoekhuis _EBH_DV_<JJJJMM>__UBL.xml Dagfactuur CB Facturatie _CBF_DV_<JJJJMM>__UBL.xml Maandoverzicht CB Facturatie _CBF_MV_<JJJJMM>___UBL.xml
Algemene informatie FTP account Het FTP account heeft de volgende kenmerken; /relatie ID home directory /relatie ID/in/ plaatsing berichten van u aan CB /relatie ID/out/ plaatsing berichten van CB aan u Het is niet toegestaan om zelf directories en subdirectories aan te maken. De frequentie om in te loggen op de server door de klant mag niet vaker zijn dan 1 keer per 10 minuten. Parallelle inlogsessies voor hetzelfde bestand zijn niet toegestaan. Bestanden die door u worden opgehaald (gedownload) uit de /relatie ID/out/ directory worden automatisch verwijderd door de FTP server.
17 / Definitie UBL Factuur
Nederland Erasmusweg 10 4104 AK Culemborg +31 (0)345 47 59 11 [email protected]
cb-logistics.nl
België Baaikensstraat 2-D 9240 Zele België Uitbreidingsstraat 84 2600 Berchem België +32 (0)524 569 40 [email protected]
cb-logistics.be
