def0000202
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ’s-Gravenhage, 9 oktober 2000 Inleiding Tijdens het Algemeen Overleg met uw Kamer op 6 juni jongstleden, zegde ik toe omstreeks september via een tussentijdse voortgangsrapportage verslag uit te brengen van de geboekte voortgang op het gebied van het verbeterplan financieel beheer. Het rapport treft u bijgevoegd aan. Wellicht ten overvloede teken ik hierbij aan, dat dit de uitkomst betreft van een tussentijdse meting die de feitelijke situatie van het moment weergeeft. Inzake de uiteindelijk in 2000 geboekte vooruitgang zal te gelegener tijd de financiële verantwoording over 2000 uitsluitsel geven. Het Ministerie van Defensie heeft over 1999 een goedkeurende accountantsverklaring verkregen. De Algemene Rekenkamer constateerde een lichte vooruitgang in het financieel beheer. De indiening van de financiële verantwoording over 1999 is, ten opzichte van vorig jaar, met vijf weken versneld. De resultaten van de inspanningen om de tekortkomingen in het financieel beheer bij Defensie weg te nemen zijn echter deels nog onvoldoende. Positief waren de ontwikkelingen bij de Centrale organisatie, bij het Defensie Interservice Commando, de Koninklijke landmacht en de Koninklijke marine. Daar tegenover staat dat de Algemene Rekenkamer, naar aanleiding van geconstateerde tekortkomingen in het financieel beheer van de Koninklijke luchtmacht, in 2000 een bezwaaronderzoek instelt bij dit krijgsmachtdeel. Ook zijn tekortkomingen geconstateerd bij de Defensie Telematica Organisatie, de Koninklijke marechaussee en het materieelbeheer. Tijdens het Algemeen Overleg met uw Kamer op 6 juni jl, heb ik aangegeven op welke wijze de defensiebrede inspanning ter verbetering van het financieel beheer wordt geïntensiveerd. Voorbeelden zijn de aangewezen topprioriteiten financieel beheer voor het jaar 2000 en het nieuwe toetsingsregime, waarbij de lijnmanagers met zogeheten toprapportages verantwoording afleggen over de realisatie van deze topprioriteiten. De voortgang van de lopende verbeterprocessen staat op de agenda van het Politiek Beraad, bestaande uit de politieke en ambtelijke top van het departement, alsmede de bevelhebbers. Defensie ziet zich op dit moment geplaatst voor ruim tweehonderd vacatures in het FEZ-functiegebied, voornamelijk bij het voor de verbetering zo belangrijke hogere middenkader. Dit wordt mede veroorzaakt door de sterke concurrentiepositie van de markt. Overigens kampt niet alleen Defensie met dit fenomeen. Als een van de op centraal niveau getroffen maatregelen noem ik de trainees interservice projectenpools (TRIP), om jong personeel aan te trekken. Daarnaast verzorgt de eind 1999 opgerichte opleidingsvakgroep FEZ functiegerichte cursussen voor personeel dat werkzaam is in het financiële functiegebied. Deze maatregelen worden door de beleidsterreinen met maatwerk aangevuld. Uitvoering van het verbeterplan financieel beheer. De verbeterplannen financieel beheer van de beleidsterreinen worden op het hoogste niveau op afdoening gevolgd en gestuurd. Voor het jaar 2000 is een Jaarplan Topprioriteiten Financieel Beheer vastgesteld. De samenwerking met de departementale accountantsdienst (DEFAC) en de Algemene Rekenkamer (AR) is geïntensiveerd waar het de toetsing betreft
1
van de voortgang, de kwaliteit en de toereikendheid van de verbeteractiviteiten. Met de AR, DEFAC, het ministerie van Financiën en de KLu zijn afspraken gemaakt over de verbetermaatregelen van de KLu, die verband houden met een bezwaaronderzoek van de AR naar de kwaliteit van het financieel beheer bij de KLu. Maandelijks komen de genoemde partijen onder voorzitterschap van de directeur financieel economische zaken (DFEZ) bijeen om de voortgang te bespreken. De bevelhebbers, de commandant Defensie Interservice Commando (DICO) en de Plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG) als lijnchef voor de CO, hebben in de toprapportages aandacht besteed aan de voortgang van de topprioriteiten financieel beheer en materieelbeheer. Met de toprapportages hebben de lijnmanagers tevens de integrale verbeterplannen financieel beheer gepresenteerd, waarin niet alleen de verbeteracties m.b.t. de topprioriteiten zijn opgenomen, maar waarin alle acties voor alle beheerproblemen zijn gespecificeerd. De AR en de DEFAC zijn ook in het bezit van deze integrale verbeterplannen. De topprioriteiten financieel beheer en de appreciaties daarbij van de lijnmanagers zijn getoetst aan de volgende criteria: – zijn de belangrijkste beheersproblemen, zoals geconstateerd door de AR en «in eigen huis», met de prioriteiten ondervangen? – zijn er actiedragers benoemd en zijn de maatregelen voorzien van een realistisch tijdpad? – is duidelijk gemaakt hoe de interne bewaking en meetbaarheid van de acties is vormgegeven? Hierbij dienen vooraf meetpunten/ijkpunten te worden geïdentificeerd waaraan de concrete voortgang wordt getoetst; – wordt er sinds begin 2000 stelselmatig concrete voortgang geboekt zodanig dat de topprioriteiten op afzienbare termijn op orde zijn? Onderstaand is een samenvatting opgenomen inzake de geboekte voortgang van de maatregelen van de bevelhebbers, Commandant DICO en van de PSG, ten aanzien van de knelpunten FEZ-personeel en de topprioriteiten van het financieel beheer bij het eigen beleidsterrein. Uitvoering van het verbeterplan materieelbeheer De verbeterpunten zoals die in het verleden zijn onderkend bij materieelbeheer, maken deel uit van het reeds lopende verbeterplan financieel beheer. Daarnaast vinden in 2000 bij alle beleidsterreinen risico-analyses plaats als onderdeel van de uitvoering van het Besluit materieelbeheer bij Defensie. In de hier gepresenteerde voortgangsrapportage wordt u geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot deze risicoanalyse. In de verantwoording over 2000 wordt een integraal beeld van het materieelbeheer geschetst. Stand van zaken financieel beheer bij de beleidsterreinen Koninklijke marine (KM) Het aantal FEZ-vacatures is in de afgelopen maanden per saldo ongewijzigd gebleven (39 personen, overeenkomend met 12%). Daarnaast wordt geconstateerd dat de kwalitatieve bezetting een onderwerp van zorg blijft. Als onderdeel van de terzake getroffen maatregelen is de vacaturestop burgerpersoneel voor FEZ-functies opgeheven. Ruimere/ extra beloningsmaatregelen voor FEZ-personeel behoren tot de mogelijkheden en militairen op FEZ functies worden minimaal voor drie jaar
2
geplaatst, waarbij de zwaarte van de functie (ook matrozen en korporaals bezetten FEZ-functies) de meer of minder stringente toepassing van deze plaatsingsregel mede bepaalt. Binnen het FEZ-functiegebied zijn knelpuntfuncties geïdentificeerd; deze functies dienen met voorrang te worden gevuld. Beschikbaarheid is hier de maatstaf, waarbij voor de vulling minder stringent wordt vastgehouden aan het onderscheid tussen burger en militair. Het aantrekken van nieuw personeel (met name in de schalen 9 t/m 12) is lastig, zeker gegeven de huidige hoogconjunctuur. De bevelhebber bepleit, i.s.m. de overige beleidsterreinen, nader onderzoek naar functie-inhoud en functiewaardering, alsmede onderzoek naar de mogelijkheid en wenselijkheid om bevelhebbers toe te staan bij FEZ-functies, die als kritisch worden gezien, maatwerk in arbeidsvoorwaarden af te spreken, e.e.a. binnen de kaders van de arbeidsvoorwaardelijke mogelijkheden.
Topprioriteiten KM Voor de KM zijn in 2000 de volgende drie probleempunten aangemerkt als topprioriteit: – Verbijzonderde interne controle – Administratieve organisatie – Implementatie Besluit materieelbeheer.
Voortgang van de verbetermaatregelen De uitvoering van de topprioriteiten financieel beheer ligt bij de KM op schema. Er wordt van uitgegaan dat eind 2000 de geplande activiteiten zijn gerealiseerd. De KM adresseert de belangrijkste door de AR gesignaleerde knelpunten en de interne monitorstructuur, inclusief de toets op de werking van de verbeterplannen.
Materieelbeheer De projectgroep materieelbeheer KM heeft op 29 juni 2000 haar eindrapport uitgebracht. De risico-analyse heeft uitgewezen dat, met de huidige beheersen controlemaatregelen, het vastgestelde risico wordt afgedekt. Daarnaast is er, in het kader van het materieelbeheer, nog sprake van een aantal verbeteracties welke in de lijn zijn uitgezet en waarvan de voortgang wordt bewaakt. Het betreft hier o.a. acties op het gebied van aanpassing van regelgeving, communicatie, verbijzonderde interne controle en het materieelslogistieke informatiesysteem.
Samenvatting t.a.v. de KM Geconstateerd kan worden, dat de KM de juiste prioriteiten stelt in de volgorde van de verbeterplannen, de realisatie van deze plannen op schema ligt, de door de AR gesignaleerde knelpunten voldoende zijn geadresseerd en dat intern de KM een heldere monitorstructuur is neergezet. De maatregelen binnen de KM op het gebied van knelpunten FEZ-personeel worden, gegeven de omgevingsfactoren, als adequaat beoordeeld. Koninklijke landmacht (KL) In 1998 voerde de AR een bezwaaronderzoek uit naar de kwaliteit van het financieel beheer bij de Koninklijke landmacht. In 1999 werd een (standaard) vervolgonderzoek uitgevoerd. Als gevolg van een beleids-
3
wijziging van de AR, is de KL in 2000 onderworpen aan een vervolg daarop: het zogeheten verlengde bezwaaronderzoek. Ondanks de positieve conclusie van het eerste vervolgonderzoek, bestond nog een beperkt aantal belangrijke tekortkomingen in de kwaliteit van het financieel beheer. In het tweede vervolgonderzoek wil de AR vaststellen of ook deze adequaat worden opgepakt. Ten aanzien van de in het rapport van de AR over 1999 geconstateerde tekortkomingen, beschikt de KL inmiddels over een intern bewakingssysteem op het decentrale financieel beheer. Via interne rapportages brengen de verantwoordelijken rapport uit aan de bevelhebber. In voorkomend geval worden zij daarop aangesproken. Effecten van maatregelen t.a.v. gesignaleerde knelpunten worden zo blijvend gevolgd. Dit sluit goed aan bij de defensiebrede prioriteit om een bewakingssysteem te ontwikkelen.
Topprioriteiten KL Voor de KL zijn in 2000 de volgende vijf probleempunten aangemerkt als topprioriteit: – Vulling FEZ-/audit-personeel – Risico’s bij reorganisaties – Implementatie MPV-administratie (materiële personeelsverzorging) – Handboek decentrale audits – Implementatie materieelbeheer.
Voortgang van de verbetermaatregelen –
Vulling FEZ-/audit-personeel Bij de vulling van FEZ-vacatures kampt de KL nog steeds met een aanzienlijk vacaturebestand in de controllers-organisatie. Daarbij moet worden bedacht dat maatregelen op dit gebied pas op enige termijn effect sorteren. De KL heeft een aantal maatregelen om FEZ-personeel te werven in gang gezet. Zo is een aantal hogescholen benaderd om studenten en afgestudeerden te werven als BBT-er in leer/werk trajecten. Het eerste resultaat (vier personen) bleef echter achter bij de verwachtingen. Daarnaast start de KL in oktober 2000 een landelijke en regionale campagne om controlpersoneel te werven. Met als oogmerk zo veel mogelijk zittend personeel voor de KL te behouden, worden individuele wensen van personeel ten aanzien van functies en plaatsingen geïnventariseerd. Ondanks het vullingsprobleem verwacht de KL de topprioriteiten financieel beheer deels in 2000 en deels in 2001 te kunnen realiseren.
–
Risico’s bij reorganisaties Teneinde de beheersrisico’s bij reorganisaties af te dekken, werkt de KL thans een conversieblauwdruk uit, dat aan het einde van dit jaar in gebruik kan worden genomen. De conversieblauwdruk voor de financiële functie is vastgesteld en beproefd bij de oprichting van het betaalservice centrum van NATCO. De blauwdruk zal nu geïntegreerd worden in de vaste procedures welke bij de KL voor alle reorganisaties worden toegepast. In de toekomst zullen de blauwdrukken voor de andere PIOFAH-factoren conform de reeds ontwikkelde blauwdruk worden opgezet.
–
Implementatie MPV-administratie Het betreft hier een aangepast intern voorschrift op het gebied van de materiële personeelsverzorging zoals kantines en restaurantbedrijven. De KL merkt dit aan als cruciaal voor de bedrijfsvoering. Per 1 september jl is een projectorganisatie opgestart om de implementatie
4
op gestructureerde wijze vorm te geven. Afronding van de werkzaamheden is thans voorzien in de eerste helft van 2001. –
Handboek decentrale audits De start van het project is door capaciteitsproblemen vertraagd tot 1 oktober 2000. De voortgang van het handboek blijft daarmee drie maanden achter bij de planning. Introductie in de organisatie is nu voorzien per maart 2001. Dit ontmoet geen feitelijk bezwaar, aangezien reeds sinds een jaar naar tevredenheid op basis van een conceptversie wordt gewerkt.
–
Implementatie materieelbeheer De implementatie van het materieelbeheer nieuwe stijl (aanzet AR-rapportage 1998) is in februari 2000 conform planning gestart. De doorvoering bij de regionaal militair commando’s (RMC) is nagenoeg afgerond. De implementatie bij de overige eenheden ondervindt drie tot vier maanden vertraging als gevolg van de uitgestelde oplevering van ict-netwerken en de besluitvorming inzake de verdeling van de bevoegdheden rondom vredesartikelen. Naar verwachting wordt de implementatie hervat in november 2000. Desondanks gaat de KL er vooralsnog vanuit dat de oorspronkelijke planning voor de implementatie van de aanwijzing materieelbeheer (juli 2001) wordt gehaald.
De risico-analyse materieelbeheer vloeit voort uit de implementatie van de nieuwe aanwijzing materieelbeheer Defensie. In dit kader is de inventarisatie van alle materieel dat onder de aanwijzing valt en waarop de risico-analyse moet worden uitgevoerd nagenoeg afgerond. Ook zijn regelgeving en voorschriften ten aanzien van het materieelgebied geïnventariseerd. Een werkinstructie voor het uitvoeren van de risicoinschatting (het bruto risico) is in concept gereed. Aan de hand van de werkinstructie zal de implementatie door de RVE- en uitgevoerd worden. Ook hier wordt ervan uitgegaan dat de eindplanning, 1 juli 2001, wordt gehaald.
Samenvatting t.a.v. de KL De voortgang is als voldoende te beschouwen, ondanks het aantal vacatures in de controllersorganisatie. Ook de andere verbeterpunten dan de hier genoemde topprioriteiten staan volop in de aandacht. Gegeven de geconstateerde tekortkomingen is deze aandacht onverminderd nodig. Koninklijke luchtmacht (KLu) De reeds meerdere jaren gesignaleerde tekortkomingen bij de Koninklijke luchtmacht in combinatie met een geringe vooruitgang in het verbeterproces, het niet realiseren van toezeggingen en de geconstateerde geringe betrokkenheid van het management, waren voor de Algemene Rekenkamer aanleiding te besluiten in het jaar 2000 een bezwaaronderzoek uit te voeren naar de kwaliteit van het financieel beheer bij de Koninklijke luchtmacht. In samenspraak met de Algemene Rekenkamer en de Directie Accountancy Rijksoverheid is voor de Klu inmiddels een definitief verbeterprogramma financieel beheer vastgesteld. De bevelhebber heeft een persoonlijk commitment uitgesproken ten aanzien van dit verbeterprogramma. De resultaten van de acties zullen aantoonbaar worden gemaakt en de maatregelen worden geborgd in bestaande besturings- en beheersingsprocessen. De verbetermaatregelen zijn concreet opgenomen in de managementcontracten tussen de bevelhebber en zijn ressortcommandanten. Dit zal naar verwachting een positief effect hebben op het
5
wegnemen van de tekortkomingen en op de bewaking van de voortgang. De coördinatie van de op korte termijn noodzakelijke verbetermaatregelen heeft de KLu ondergebracht in de projectgroep Verbetering Financieel beheer Klu (VFIBKLu). Deze neemt echter niet de activiteiten over van de lijnfunctionaris. De directeur FEZ bespreekt de voortgang van het vastgestelde verbeterprogramma financieel beheer van de Koninklijke luchtmacht maandelijks met de Algemene Rekenkamer, Financiën (de Directie Accountancy Rijksoverheid) en de departementale accountantsdienst. Per verbetermaatregel wordt aandacht gegeven aan opzet, uitvoering en werking. Het project VFIBKLu beslaat qua planning de periode augustus 2000 tot september 2001. De hiervòòr geschetste aanpak komt overeen met de beproefde wijze van begeleiding en monitoring van eerdere bezwaaronderzoeken van de Algemene Rekenkamer bij het Defensie Interservice Commando, de Dienst Gebouwen Werken en Terreinen en Koninklijke landmacht. De bevelhebber heeft de topprioriteiten financieel beheer op basis van de integrale verbeterplannen op onderdelen scherp aangepast. Aandacht is er thans ook voor vulling en kennis/vaardigheden FEZ-personeel. Het tekort aan FEZ-personeel (circa 10%) betreft met name officiersfuncties en equivalente burgerfuncties. In combinatie met het stijgend irregulier verloop is sprake van een knelpunt. Bij het FEZ-onderofficierenbestand (en vergelijkbaar burgerpersoneel) zijn nauwelijks vacatures en het irregulier verloop is te verwaarlozen. De bevelhebber heeft concrete maatregelen genomen om FEZ-personeel niet uit te zenden c.q. terug te halen. Veel wordt in het werk gesteld om de vacante functies te vullen.
Topprioriteiten KLu Voor de KLu zijn in 2000 de volgende probleempunten aangemerkt als topprioriteit: – FEZ-opleidingen – Verbeteren decentraal financieel beheer – Verbeteren financial audit-functie – FMS-voorschotten – Kwaliteitsplan personeelssysteem HRS – Implementatie materieelbeheer.
Voortgang van de verbetermaatregelen –
FEZ-opleidingen In kwalitatieve zin zijn er ten aanzien van FEZ-officieren geen problemen. Voor de lagere FEZ-medewerkers is er wel sprake van een kwalitatief knelpunt. Nog niet alle medewerkers op dit niveau beschikken over voldoende kennis en vaardigheden. Onderzoek heeft aangetoond dat binnen de Klu in totaal 203 FEZ-functionarissen moeten worden opgeleid/bijgeschoold. In het jaar 2000 kunnen 50 functionarissen bij het Opleidingscentrum Logistiek (OCLOG) een cursus volgen. Het oplossen van de mismatch tussen opleidingscapaciteit en de vraag van alle beleidsterreinen wordt op centraal niveau aangepakt.
–
Verbeteren decentraal financieel beheer Op het gebied van het financieel beheer is een aanvang gemaakt met het actualiseren van de regelgeving. Om de regelgeving toegankelijker te maken voor KLu/FEZ functionarissen worden momenteel werkinstructies opgezet. Hierdoor wordt de eenduidigheid van de
6
taakuitvoering vergroot. Deze eenduidigheid in taakuitvoering wordt verder vergroot door het standaardiseren van de organisatiestructuur en de processen van de controllersorganisaties in de KLu. Het onderzoek m.b.t. deze aspecten zal eind november 2000 zijn afgerond. –
Verbeteren financial audit-functie De auditfunctie in de KLu en de interne bedrijfsprocessen van de auditafdeling van de directie control zullen in het vierde kwartaal van 2000 worden geëvalueerd. Daarbij zal o.m. worden getoetst aan het gestelde in het handboek auditing Defensie. In het jaar 2000 worden extra audits uitgevoerd om de verbeteringen in het financiële beheer en eventueel nog openstaande knelpunten te inventariseren. De formatie van de bewuste auditafdeling is hiertoe met drie formatieplaatsen uitgebreid.
–
FMS-voorschotten Het verrekenen van verstrekte voorschotten op FMS-gebied heeft in het verleden tot nogal wat problemen geleid, onder meer op het gebied van deugdelijke bewijsvoering en moeilijk toegankelijke administratie. Inmiddels heeft de Klu de regels ten aanzien van Foreign military sales (FMS) aangescherpt. Het hierop betrekking hebbend informatiesysteem ALVA is recent aan de nieuwe eisen aangepast.
–
Kwaliteitsplan personeelssysteem HRS De centrale mutatiestelling in HRS van de bezoldiging van burger- en militair personeel werd van onvoldoende kwaliteit geoordeeld. De Klu heeft van de maatregelen ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit van de personeelssystemen (HRS, NSK en IPA) nu de eerste fase afgerond middels het schonen van bestaande personeels- en formatiebestanden. Naar verwachting zal de kwaiteitsbewaking nog dit jaar zijn beslag krijgen. Verdere verbeteringen op dit gebied zijn in de loop van 2001 te verwachten.
–
Implementatie materieelbeheer op basis van risico-analyse In september 2000 wordt de risico-analyse bij de KLu op stafniveau uitgevoerd. Vervolgens worden de risico-analyses op ressort- en RVE-niveau respectievelijk in de maand oktober en november geïmplementeerd. De Klu verwacht m.i.v. januari 2001 te kunnen starten met de invoering van de verbetermaatregelen. Desondanks gaat de KLu er vooralsnog vanuit dat de oorspronkelijke planning voor de implementatie van de aanwijzing materieelbeheer (juli 2001) wordt gehaald.
Samenvatting t.a.v. de KLu In verband met het bezwaaronderzoek van de AR heeft de bevelhebber een plan van aanpak opgesteld dat als basis is te beschouwen voor alle te nemen maatregelen. De voorgestelde projectaanpak «in de lijn» en de bijgestelde topprioriteiten die de belangrijkste activiteiten van de verbeteringen bevatten zijn positief en duidelijk. Gezien de omvang van de operatie, zal het zwaartepunt van de realisatie in 2001 liggen. Niet alle acties kunnen in het jaar 2000 gerealiseerd worden. Leidraad zijn de gedane toezeggingen aan de AR. De bevelhebber heeft zich hieraan gecommiteerd. Terecht stelt de Algemene Rekenkamer dat het wenselijk is op korte termijn meetbare resultaten van de verbeteringen te bereiken. Wel kan hierbij worden aangetekend dat, hoe belangrijk resultaten op de korte termijn ook zijn, in alle gevallen een structurele borging van oplossingsrichtingen onverkort de voorkeur verdient. Zo kan inhuur in bepaalde
7
gevallen helpen bij het bereiken van korte termijnoplossingen, doch een borging van een structurelere aanpak onzeker maken. Met name bij decentrale organisaties zoals de Klu, dient bij inhuur als oplossingsrichting telkenmale de afweging te worden gemaakt m.b.t. het effect daarvan op borging van de kwaliteit op lange termijn door inbedding van de verbeterde procedures in een bestaande bevelsstructuur en administratieve organisatie. Koninklijke marechaussee (KMar) Bij de KMar bestaat een aantal knelpunten in het financieel beheer. Als onderdeel van de noodzakelijke verbetermaatregelen, gelden voor de KMar in 2000 de onderstaande vijf topprioriteiten. De implementatie van de verbeteracties staat tengevolge van tekortschietende personele capaciteit en kwaliteit onder druk. Om de noodzakelijke verbeteringen te bereiken, wordt gebruik gemaakt van dienstverlening door externen. Plannen voor de opzet van maatregelen die tot verbetering moeten leiden zijn gemaakt en binnen de KMar afgeprocedeerd. Implementatie van deze opzet is nog dit jaar voorzien. –
Personele bezetting FEZ-functies De noodzaak van handhaving van de personele capaciteit op FEZ-functies staat voorop. In dit verband onderzoekt de KMar mogelijkheden tot clustering in de vorm van een facilitair betaalcentrum voor de KMar. Ook het instrument inhuur wordt benut en daarnaast wordt kennis overgedragen door stageprogramma’s en functieuitruil tussen de diverse FEZ-groepen.
–
Verbetering kennis en kunde De noodzakelijke opleidingen zijn geïnventariseerd en in een opleidingsplan vastgelegd. Het moment van voltooiing van dit opleidingsplan is mede afhankelijk van de beschikbare opleidingsplaatsen bij de instituten, zoals bijvoorbeeld de FEZ-opleiding aan het OCLOG.
–
Voorafgaande financiële toetsing Als probleem is naar voren gekomen dat de proceduregang inzake de voorafgaande financiële toetsing binnen de Kmar-organisatie, met name voor de decentrale eenheden, meer dient te worden vastgesteld en dat een verdere aanscherping noodzakelijk is. Naar verwachting kan dit in november 2000 worden gerealiseerd.
–
Beschrijving financieel-economische processen De realisatiedatum is november 2000.
–
Implementatie materieelbeheer De KMar heeft nog niet volledig uitvoering kunnen geven aan de aandachtspunten uit de risico-analyse. In de komende periode wordt onderzocht welke risico’s door de centrale logistieke managers zijn afgedekt en welke nog resteren. Dit is overeenkomstig een daartoe opgestelde planning. De Bevelhebber der Marechaussee (BDM) heeft zich in september 2000 van externe deskundigheid verzekerd om ook dit project een kwaliteitsimpuls te geven.
Samenvatting t.a.v. de KMar De implementatie van de verbeteracties staat tengevolge van tekortschietende personele capaciteit en kwaliteit onder druk. Om zo mogelijk nog in 2000 de noodzakelijke verbeteringen te realiseren, maakt de bevelhebber gebruik van financiële dienstverlening door externen.
8
Hierdoor is de opgelopen achterstand deels ingelopen. De komende maanden zal blijken in hoeverre de aangegeven verbetermaatregelen in de bedrijfsvoering zijn ingebed, m.a.w. het toetsen van de werking aan de opzet. Vastgesteld wordt dat, naar aanleiding van interne berichten inzake clustering van werk, in combinatie met tegenvallende functiewaardering, goed opgeleid personeel heeft aangekondigd de organisatie te gaan verlaten. De BDM stelt alles in het werk dit tij te keren. Defensie Interservice Commando (DICO) De twee agentschappen van Defensie, de Defensie Telematica Organisatie (DTO) en de Dienst Gebouwen Werken en Terreinen (DGWT), maken organisatorisch deel uit van DICO. Als onderdeel van de verbetermaatregelen en ter verbetering van de communicatie, voert commandant DICO periodiek controllersoverleg met de agentschappen. Voor de beoordeling van de voortgang van de verbetering van het financieel beheer bij de agentschappen steunt de commandant DICO op zijn eigen controllersorganisatie, de verbijzonderde interne controle en de projectorganisatie voor de verbetering van het financieel beheer. Daarnaast verschaffen de bevindingen van DEFAC belangrijke besturingsinformatie.
Topprioriteiten DICO Voor DICO zijn in 2000 de volgende probleempunten aangemerkt als topprioriteit: – Controllersoverleg agentschappen. – Voorafgaande financiële toetsing – Opzetten controlbeleid – Implementatie Besluit materieelbeheer.
Voortgang van de verbetermaatregelen –
Controllersoverleg agentschappen Op grond van een daartoe strekkende aanbeveling is een controllersoverleg agentschappen ingesteld. Dit komt periodiek bijeen. Dit controllersoverleg tussen staf DICO en DTO en DGWT bespreekt onder meer drie attentiepunten: 1. Versnelling financiële verantwoording 2. Contractvorming en factureringsproces 3. Projectbeheersing en projectanalyse. Ad 1. In 1999 hebben de agentschappen met betrekking tot het versneld opleveren van de jaarrekening enig respijt gekregen. Door het verbeteren van de communicatie en de informatievoorziening zal het versneld opleveren van de jaarrekening over 2000 haalbaar zijn. Ad 2. Bij de Defensie Telematica Organisatie (DTO), is de opzet, het bestaan en de werking van de processen rondom tariefmutaties en urenverantwoording verbeterd. Bij DGWT is het uitgangspunt dat de contracten bij aanvang van het jaar ondertekend zijn. Door clustering zal het aantal contracten met 30% verminderen. Ad 3. Bij DTO is de projectbeheersing na de herinrichting op basis van een SAP bedrijfsvoeringssyteem verbeterd. Bij DGWT zijn geen problemen voorzien bij de realisatie in 2000 van dit aandachtspunt. In algemene zin is het financieel beheer bij DGWT op orde. Er is sprake van een gestructureerde aanpak om in het verleden gesignaleerde problemen, zoals de procedure bij afsluiten van nieuwe contracten en consolidatie van de jaarrekening, op te lossen. Bij DTO wordt eveneens
9
veel aandacht besteed aan een ordelijk financieel beheer. Hoewel de situatie bij DTO bepaald minder zorgelijk is dan in 1999, krijgt het financieel beheer dit jaar en komend jaar onverminderd extra aandacht van het DTO-management. –
Voorafgaande financiële toetsing In het kader van de gedelegeerde bevoegdheden naar de eenheden, dient controller DICO voorafgaande financiële toetsing uit te voeren. Dit is een rechtmatigheidseis voor aangegane verplichtingen. Naar de huidige verwachting zullen de activiteiten met betrekking tot de voorafgaande financiële toetsing (inbedding in het controlbeleid), nog dit jaar worden gerealiseerd. De monitorfunctie van de begrotingsadministratie is reeds verankerd in de interne organisatie. Dit is ook het geval met het periodiek overleg met DEFAC. Dit maakt het mogelijk snel en pro-actief in ontwikkelingen in te grijpen. Ten aanzien van het aspect verwerving is een handboek verwerving DICO gereed.
–
Opzetten controlbeleid De beschrijving van het planning- en controlbeleid is in opzet gereed. Naar verwachting zullen de geplande activiteiten in het jaar 2000 worden gerealiseerd.
–
Implementatie Besluit materieelbeheer De uitgevoerde risico-analyse heeft geleid tot een verbeterprogramma dat thans in uitvoering is. De verbetermaatregelen naar aanleiding van de risisco-analyse zijn nagenoeg alle afgerond. Thans wordt bestaan en werking van beschreven procedures beoordeeld.
De implementatie van geautomatiseerde systemen ondervindt vertraging. Zo zal het Warehouse Management Systeem ten behoeve van het militair geneeskundig logistiek centrum pas in het najaar van 2001 operationeel zijn. Het beheer van de ict-software bij de salarisafdeling (PSA) ondervindt vertraging als gevolg van een vertraagde invoering van nieuwe ict-netwerken. Waar mogelijk worden eventuele risico’s afgedekt door procedurele maatregelen. Bij de Defensie verkeers- en vervoersorganisatie (DVVO) zal implementatie van het in eerste instantie beoogde systeem geen doorgang vinden doordat de leverancier in gebreke is gebleven. Oriëntatie op een bij de KL gebruikt systeem vindt plaats.
Samenvatting t.a.v. DICO DICO boekt voortgang. Op het gebied van FEZ bestaan bij DICO, inclusief de agentschappen, 194 formatieplaatsen. Daarvan zijn 27 vacant (14%). De verbeterpunten financieel beheer liggen, ondanks het aantal vacatures, nagenoeg op schema. Het aantal vacatures in het FEZ-functiegebied nadert bij DICO evenwel een kritische grens. Centrale organisatie (CO) De activiteit rond de verbetering van het financieel beheer ligt geheel op schema. Echter, moeilijk te vullen vacatures en de werklast vormen een risico voor de verdere voortgang van het verbetertraject. De mogelijkheid van inhuur wordt ruim benut. Als korte termijn oplossing voor de noodzakelijke verbetering van de kennis en kunde, wordt sinds september 1999 gebruik gemaakt van de diensten van een opleidingsinstituut dat, gedurende een jaar, een dag in de week algemeen vormend onderwijs verzorgt voor een tiental FEZ-medewerkers. Daarbij kan worden aange-
10
tekend dat deze oplossing mogelijk is door de kleinschaligheid van het bewuste organisatieonderdeel. Op basis van de uitgevoerde risico-analyse is een implementatietraject van verbeterpunten opgesteld, dat voorziet in afronding per ultimo 2000. Mede in verband met reorganisatie, vormt de MID daarbij een risico. Om het materieelbeheer bij de MID aan het einde van het jaar 2000 aan de minimaal te stellen eisen te laten voldoen, moet nog een forse inspaning worden geleverd.
Samenvatting t.a.v. de CO De voortgang van de verbeteringen is voldoende; de topprioriteiten financieel beheer zijn naar verwachting eind 2000 gerealiseerd. Blijvende aandacht is nodig voor het materieelbeheer van met name MID. Defensiebrede verbeterpunten financieel beheer Naast algemene bewakingsfuncties op de kwaliteit van het financieel beheer in ruime zin, zijn acties gestart om ook de kwaliteit van de financiële administratie (op centraal niveau) met behulp van indicatoren te beoordelen. Vaststelling van deze indicatoren is nog in 2000 voorzien. Het ligt in het voornemen dat deze indicatoren over enige tijd ook door de beleidsterreinen gehanteerd zullen worden. Naar verwachting wordt nog in 2000 de samenstelling van een geactualiseerd handboek financieel beheer afgerond, dat moet gaan dienen als uniforme en gemakkelijk toegankelijke gids voor functionarissen die in het FEZ-functiegebied werkzaam zijn. Gegeven de ict-ontwikkelingen, wordt het eerst in het jaar 2001 mogelijk het handboek via het Defensie intranet, dus in electronische vorm, aan de gebruikers beschikbaar te stellen. Een derde defensiebrede prioriteit betreft de kwaliteit van het zittend personeel te verhogen door middel van functiegerichte cursussen. Eind 1999 is bij het Opleidingscentrum logistiek (OCLOG) een separate Vakgroep FEZ opgericht die cursussen verzorgt voor personeel dat werkzaam is in het financiële functiegebied. Met de nieuwe cursussen worden onder meer budgetbeheerders, kasbeheerders en verificateurs opgeleid. De vraag van de beleidsterreinen naar functiegerichte FEZ-cursussen is groot. Voor de korte termijn is er een mismatch tussen capaciteit en vraag. Maatregelen om deze mismatch te verkleinen zijn in uitvoering. De centrale directie FEZ verzorgt administratiecursussen, terwijl de Klu heeft aangeboden extra docenten vanuit de KLu in te zetten. Hiervan wordt dankbaar gebruik gemaakt. Andere beleidsterreinen hebben ook toegezegd extra docentcapaciteit te leveren. Voorts is onderzoek gestart naar de mogelijkheden om capaciteit extern in te huren om het Opleidingscentrum logistiek (OCLOG) te ondersteunen bij de nog te ontwikkelen cursusmodules. De daardoor vrijvallende capaciteit bij het OCLOG wordt overgeheveld naar de docentcapaciteit. In het najaar 2000 zal de balans van deze acties worden opgemaakt en zal naar verwachting de mismatch tussen capaciteit en vraag kunnen worden verkleind. Samenvatting van de realisatie van de verbetermaatregelen Het belang van een ordelijk en controleerbaar financieel en materieel beheer is in de gehele defensie-organisatie doorgedrongen. Gegeven de personele mogelijkheden en beperkingen, wordt op alle daarvoor in aanmerking komende terreinen aan verbetering gewerkt. Naar de huidige inzichten zal nog in 2000 goede voortgang worden geboekt bij de belangrijkste verbeterpunten.
11
Terecht stelt de Algemene Rekenkamer dat het wenselijk is op korte termijn meetbare resultaten te bereiken. Dit zou kunnen worden bereikt door de inhuur van externen. Hoewel inhuur in bepaalde gevallen kan helpen bij het bereiken van korte termijnoplossingen, kan het een structurele borging onzeker maken. Aangetekend wordt dat, hoe belangrijk resultaten op de korte termijn ook zijn, een structurele oplossing onverkort de voorkeur verdient. Dit vereist een zorgvuldige inbedding van verbeterde procedures in de bestaande bevelsstructuren alsmede een betrouwbaar informatiesysteem. De lijnmanagers zijn hiermee belast. Defensie ziet zich momenteel geplaatst voor vullingsproblematiek, ook bij het financiële functiegebied. Maatregelen zijn genomen om de mismatch tussen opleidingscapaciteit en vraag van de beleidsterreinen te verkleinen. De Minister van Defensie, F. H. G. de Grave
12
