Deelnemershandboek 2013
Disclaimer !
In dit deelnemershandboek is informatie verwerkt die tot onze beschikking was op het moment van productie. Wij behouden ons het recht voor wijzigingen in de organisatie, logistiek, of voorwaarden door te voeren ongeacht of deze afwijken van de informatie die wij in het handboek vermelden. Hoewel het handboek met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld, zijn de organisatoren niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie. Aan de inhoud van het handboek kan op geen enkele wijze rechten worden ontleend of aanspraken worden gemaakt. De voorwaarden waaronder aan de Woonbeurs Amsterdam 2013 kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de Deelnemingsvoorwaarden. Deelnemers aan de beurs hebben bij inschrijving verklaard akkoord te zijn met deze voorwaarden. De Deelnemingsvoorwaarden zijn te vinden op de website van de Woonbeurs Amsterdam http:// deelname.woonbeurs.nl/inschrijfformulier en op te vragen bij de organisatie.!
Deelnemingsvoorwaarden De voorwaarden waaronder aan de Woonbeurs Amsterdam kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de Deelnemingsvoorwaarden, alsmede in het 'Algemeen Reglement' voor deelneming aan- door- of in samenwerking met, Amsterdam RAI BV georganiseerde beurzen en tentoonstellingen. Deze zijn bijgesloten bij het inschrijfformulier waarvoor je hebt getekend bij inschrijving en te downloaden in het online deelnemersgedeelte.
BELANGRIJKE GEGEVENS!
Noteer hier je inloggegevens, zodat je ze altijd bij de hand hebt!: Inlognaam - e-mailadres contactpersoon inschrijving : Wachtwoord: zelf op te vragen via RAI webshop Standnummer: wordt toegestuurd Afmetingen stand: Hoogtezone stand:
1
WELKOM
Beste deelnemer, Van harte welkom als deelnemer op de Woonbeurs Amsterdam 2013, leuk dat je erbij bent! ! !
Deelnemershandboek! Dit Deelnemershandboek bevat alle informatie die je nodig hebt voor een optimale beursdeelname, zodat we de op- en afbouw en beurs met elkaar tot een succes kunnen maken. Lees het handboek (ook trouwe deelnemers!) zorgvuldig door en informeer ook de standbouwer, om niet voor verrassingen te komen staan. Bestellingen direct bij organisatie en RAI webshop Op de bijbehorende website http://deelname.woonbeurs.nl onder de menuknop ‘praktisch’ staan bestelformulieren voor de organisatie van de Woonbeurs en een directe link naar de RAI webshop, waarmee je de benodigde bestellingen kunt plaatsen voor o.a. toegangskaarten, promotiemiddelen, standvoorzieningen en catering. Bestel tijdig om extra kosten te voorkomen. !
Vragen? ! Stel je vragen vooral, wij helpen je graag en denken graag met je mee! ! Succes met de voorbereiding, !
Team Woonbeurs Amsterdam
Ingrid van Schooten, Tanja Saarberg, Anneke van Dijk, Susan de Roode, Barbara van Hooijdonk, Hanneke de Leeuw
2
INHOUDSOPGAVE
Disclaimer, deelnemingsvoorwaarden
Welkom
ALGEMEEN Deelnemerswebsite met handboek & webshop Algemene beursgegevens
Handige adressen
Contact organisatie
Adressen redacties woonbladen
Vragen op de beursvloer
HALINDELING & SPECIALE MOMENTEN Speciale momenten
Plattegrond
Halindeling, hoogtezones & standlocatievoorstel
TOEGANGSBELEID Toegangsbeleid personeel
Toegangsbeleid relaties
OP-EN AFBOUW INFORMATIE Opbouwtijden
Afbouwtijden
Tips voor de op- en afbouw
Standlocatie & gangpaden tijdens op- en afbouw Transport en opslag, geen eigen heftruck Parkeren
Veiligheidsregels Amsterdam RAI
Routebeschrijving
1
2
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
23
4 5 6 7 8 9
STANDPRESENTATIE & -ONTWERP! Standtype & wanden
Standpresentatie & standontwerp
Beste standverkiezing
Standbemanning
Catering
Wifi &internet
STANDBOUW Conceptstandbouw Woonbeurs Amsterdam Conceptstandbouw regelement & facturatie Conceptstandbouw kleuren per hal
STANDVOORZIENINGEN Afval & schoonmaak
Beveiliging & verzekering
Hotel & verkoop
Media op de stand
Elektra & leidingen
Ophangdraden, plafond & water
Rookgasafvoer, verdiepingsbouw & vloer Geboden van de brandweer
Brandweervoorschriften
Uitvoeringsvoorschriften
PERS & PUBLICITEIT Tam tam
Pers en publiciteit
PR campagne
Persmateriaal
Perskamer
Tips voor persmateriaal
Betaalde promotiemiddelen
Mediapakketten
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
43
45
46
47
48
49
50
51
54 3
DEELNEMERSWEBSITE MET HANDBOEK & WEBSHOP !
Op de website http://deelname.woonbeurs.nl vind je onder de menuknop ‘Praktisch’ alle informatie voor
deelnemers aan de Woonbeurs Amsterdam :
§ Het Deelnemershandboek om te downloaden. § De bestelformulieren voor polsbandjes, relatiekaarten, meubilair van Adexpo, transport, opslag en heftruck huur bij Ceva Showfreight. § Een directe link naar de RAI webshop voor bestellingen van standvoorzieningen. § Een checklist om niets voor de beursdeelname over het hoofd te zien.
RAI webshop Na inschrijving kun je na 3 werkdagen zelf je wachtwoord opvragen voor de RAI webshop waar je facilitaire voorzieningen voor je beursdeelname kunt bestellen. !
! Inloggen gaat als volgt: ! 1. Ga naar de online pagina van het handboek http:// deelname.woonbeurs.nl/handboek ! 2. Klik daar op de link naar de webshop van de Amsterdam RAI ! 3. Vul bij inlogveld je e-mailadres van de contactpersoon in dat is ingevuld bij inschrijving ! 4. Om je wachtwoord op te vragen klik op ‘ klik hier’ in de zin onder de knop ‘ Login’ (zie voorbeeld hieronder) ! 5. Je ontvangt op dit e-mailadres je persoonlijke wachtwoord om in te loggen ! 6. Log in met dit wachtwoord in de webshop ! ** Standnummer hoeft niet te worden ingevuld, dit Vragen over het inloggen? ! gebeurt later automatisch
[email protected] of via T: 020-5491928
4
ALGEMENE BEURSGEGEVENS !
Locatie
Amsterdam RAI: Hal 9, 10 en 11!
adres t.b.v. navigatie (géén postadres); Europaplein 22, 1078 GZ Amsterdam
dinsdag 1 t/m zondag 6 oktober 2013!
dinsdag 1 en woensdag 2 oktober
donderdag 3 en vrijdag 4 oktober
zaterdag 5 en zondag 6 oktober
* voor deelnemers is de beurs twee uur voor aanvang bezoekers geopend !
tot één uur na de sluiting van de beurs.
Openingstijden
10:00 – 18:00 uur!
10.00 – 21.00 uur (avondopening)
10:00 – 18:00 uur !
!
!
!
Persmoment + opening Deelnemersfeest
Opbouw
! Afbouw
Toegangsprijs
Bezoekersregistratie
Opening
Deelnemersfeest
dinsdag 1 oktober
vrijdag 4 oktober (entreehal boven)
09.30 – 11.15 uur!
21.00 – 23.00 uur !
woensdag 25 t/m vrijdag 27 september
06.00 – 23.00 uur
gesloten, geen toegang tot de hallen
06.00 – 23.00 uur!
Let op: weekend
maandag 30 september
* 4 weken voor beurs ontvang je jouw starttijdstip van opbouw. !
Alle soorten Woonbeurs-standbouw mag op maandag 30 september inrichten.
zondag 6 oktober
maandag 7 oktober
voorverkoop
kassa & online tijdens beurs
kinderen 4 t/m 11 jaar
kinderen tot 4 jaar
19.00 - 23.00 uur
06.00 - 17.00 uur
€15,00 p.p. (incl. Btw)
€19,00 p.p. (incl. Btw)
€ 7,- p.p. (incl. Btw)
gratis
alle bezoekers van de Woonbeurs Amsterdam worden voorafgaand geregistreerd. !
Registratie kan in de online kaartverkoop of in de entree op locatie. !
relaties en vip-genodigden hebben toegang met een relatiekaart
toegang uitsluitend met deelnemersbandje
5
HANDIGE ADRESSEN !
Bedrijfsnaam
Alarmnummer RAI
EHBO
Servicedesk beursvloer
Organisatie / Sanoma
Hotelservice RAI
In/Outdoorreclame RAI
Bestellingen standvoorzieningen Webshop RAI Exhibitor Services Directe link naar RAI webshop
Specifieke standvoorzieningen ! Catering Amsterdam RAI
Impregneren
Meubilair verhuur
Muziek / beeld
Ophangdraden
Rookgasafvoer
Standbewaking
Standbouw (conceptstandbouw) Transport/opslag/koeriersdienst
Telefoonnummer
Website / E-mail
(020) 549 12 34
(020) 549 12 34
(020) 549 34 40
(088) 556 45 97
(020) 549 19 27
(020) 462 08 80
www.woonbeurs.nl/
[email protected]
www.rai.nl
www.faircom.nl
(020) 549 19 28
[email protected]
www.rai.nl/kalender
(020) 549 18 12
(020) 549 13 13
(0165) 57 39 39
(023) 799 78 37
(020) 549 27 57
(020) 549 1928
(088) 556 4264
(0570) 65 62 55
(020) 587 44 63
[email protected]
www.bolderdijk.nl
www.adexpo.nl
www.bumastemra.nl
www.expotech.nl
[email protected]
[email protected]
www.the-inside.nl
deelname.woonbeurs.nl (praktisch)
6
CONTACT ORGANISATIE !
Sanoma Media Netherlands groep Versie: 16 april 2013
De Woonbeurs Amsterdam is een evenement van Sanoma:
Bezoekadres
Capellalaan 65 !
2132 JL | Hoofddorp! Postadres
Postbus 1900 !
2130 JH | Hoofddorp ! Telefoon
+31 (0)88 556 4264 ! KVK
33133064! BTW nr
NL 0027 06 660 B01! Email
[email protected]! Bezoekerswebsite
www.woonbeurs.nl! Twitter
volg @woonbeurs
benoem #woonbeurs! Deelnemerswebsite
http://deelname.woonbeurs.nl
onder de menukop ‘praktisch’ !
Team Woonbeurs Amsterdam! Manager Woonbeurs Amsterdam
Ingrid van Schooten Manager concept & creatie
Tanja Saarberg Accountmanager
Anneke van Dijk Accountmanager
Susan de Roode Communicatie & projecten
Barbara van Hooijdonk! Persmateriaal
Maaike Soen! Beurscoördinator
Hanneke de Leeuw Administratie
Anita Melman
7
ADRESSEN REDACTIES !
Vanuit de Woonbeurs Amsterdam houden wij de redacties van de woonbladen voortdurend op de hoogte van het nieuws dat wij ontvangen van alle deelnemers. Alle persberichten die wij ontvangen komen op het bureau van de hoofdredacteur. De redactie maakt haar selectie daaruit voor de redactionele aandacht in het blad.
Mocht je zelf nog direct een vraag hebben, dan kun je hen op onderstaand mailadres bereiken. !
Vanwege het grote animo van persberichten, ontvang je reactie bij interesse.
Woonbladen
Website
Mailadres
vtwonen
www.vtwonen.nl
[email protected]
101 Woonideeën
www.101woonideeen.nl
[email protected]
Ariadne at Home
www.ariadneathome.nl
[email protected]
Eigen Huis & Interieur
www.eh-‐i.nl
[email protected]
More Than Classic
www.mtc.nl
[email protected]
Home and Garden
www.homeandgarden.nl
[email protected]
Seasons
www.seasons.nl
[email protected]
Tuin &Co
www.tuinieren.nl
[email protected]
8
VRAGEN OP DE BEURSVLOER !
EHBO post § § §
De EHBO post bevindt zich in de gang tussen hal 9 en hal 11, tegenover de toiletten. Meld je voor hulp bij de Servicedesk van de Woonbeurs Amsterdam op de beursvloer. Bel in nood direct het alarmnummer 020 549 12 34.
Servicedesk Woonbeurs Amsterdam – 020 549 3440 § § §
Dit is de helpdesk op de beursvloer waar de organisatie van de Woonbeurs Amsterdam zich bevindt. Voor alle vragen over toeleveranciers, stands en organisatie, kun je hier terecht. Indien er assistentie bij de stand gewenst is zorgen zij dat de juiste persoon naar de standlocatie wordt gestuurd. Tijdens de opbouw bevindt de balie zich boven op de beursvloer en tijdens beurs beneden in de entree.
RAI Exhibitor Services – 020 549 1990 § § § §
Vragen over de bestellingen voor de stand. Plaatsen van extra bestellingen tijdens opbouw, beurs en afbouw. De medewerkers van Exhibitor Services van de RAI vind je ook achter de Servicedesk van de Woonbeurs Amsterdam in de entreehal of tijdens de opbouw op de beursvloer. Betaling! Last minute-bestellingen dienen direct met pin of creditcard betaald te worden.
9
SPECIALE MOMENTEN !
Opening
Dinsdag 1 oktober 2013 opent de beurs feestelijk haar deuren. ! 09.30
pers welkom in perskamer 10.00
feestelijke opening voor bezoekers, pers en genodigden 10.15
persconferentie in het woontheater 10.45
officiële persronde over de beursvloer Relaties en genodigden kun je uitnodigen met een relatiekaart.
Deelnemersfeest Op vrijdagavond 4 oktober zijn alle deelnemers en de standbemanning na sluiting beurs uitgenodigd voor het Deelnemersfeest boven in de entreehal.
Vanaf 21.00 – 23.00 uur ben je van harte welkom voor een hapje en drankje. Met de voetjes van de vloer kijken we terug op de week en uit naar alweer de laatste beursdagen! Een deelnemersbandje geeft toegang tot het deelnemersfeest.
Woontheater
Op de beursvloer bevindt zich een Woontheater met iedere dag een inspirerend programma. Bezoekers luisteren hier naar ontwerpers, trendwatchers en andere passievolle sprekers en verlaten het Woontheater met inspiratievolle interieurideeën voor in en om het huis. Het totale programma staat in september op woonbeurs.nl.
Eigen inbreng?
Heb je een idee voor de invulling van het programma of wil je het woontheater inzetten voor een speciaal vakmoment met je relaties of brancheorganisatie? Bespreek het met ons! 10
PLATTEGROND
impressie halindeling. De standindeling is onder voorbehoud, aangezien deze voortdurend wijzigen in het indeelproces.
Hal 9; Home decorate bouw & verbouw
Hal 11; Design 101 Woon ideeen
EHBO
Terras
Ariadne at home
Terras MTC EH&I
vtwonen Servicedesk Woonbeurs Amsterdam De helpdesk waar de organisatie zich bevindt, tijdens beurs entree beneden.
Terras
ENTREE SERVICEDESK Bezoekers registratie perskamer
Hal 10; vtwonen
EHBO post bevindt zich tussen hal 9 en hal 11
Meld je voor hulp bij de Servicedesk Woonbeurs Amsterdam.
Of bel in nood direct Alarmnummer 020 549 12 34.
HALINDELING, HOOGTEZONES & STANDLOCATIEVOORSTEL !
Halindeling
en entree
De Woonbeurs Amsterdam vindt dit jaar plaats in hal 9, 10 en 11 van de Amsterdam RAI. De bezoekers komen via Entree C naar binnen.
Presentatie woonbladen Diverse woonbladen van Sanoma presenteren zich op de beursvloer. Geef bij je standvoorkeur door bij welk woonblad je in de buurt zou willen staan!
Hoogtezones en standhoogte Op de beursvloer wordt gewerkt met hoogtezones, waardoor de kleinere stands niet wegvallen naast grotere stands. Deze indeling draagt bij aan een overzichtelijke beursvloer voor de bezoeker. Op het standlocatievoorstel staat aangegeven binnen welke hoogtezone je standbouw dient te worden gebouwd op de aangegeven locatie. ! Heb je voorkeur voor een bepaalde hoogte? ! Laat het ons weten, dan kunnen we op zoek naar een geschikte plek.
Standlocatievoorstel
De indeling van de stands is begin mei van start gegaan. Iedere deelnemer ontvangt per e-mail een standlocatievoorstel waarin de standlocatie op de plattegrond is aangegeven. Op het voorstel staat aangegeven of het gebruik van Woonbeurs conceptstandbouw verplicht is op deze locatie en wat de hoogtezone op deze locatie is waarbinnen de standhoogte moet vallen. Met ondertekening van het formulier is de standbouw besteld en gaat men akkoord met de hoogtezone.
De organisatie houdt zoveel mogelijk rekening met specifieke wensen. Waar niet aan alle wensen kan worden voldaan, beslist de organisatie.
Akkoord met het voorstel? Dan kun je de locatie bevestigen door het formulier ondertekend retour te mailen. 12
TOEGANGSBELEID PERSONEEL & TOELEVERANCIERS !
Standbemanning en standbouwers hebben toegang met een polsbandje en bezoekers, familie en relaties met een
toegangskaart. De bewaking heeft de opdracht personen zonder toegangsbewijs te weigeren. !
Op- en afbouwbandjes § zijn bedoeld voor standbouwers, personeel, leveranciers, en standbemanning § zijn geldig gedurende de op- en afbouwdagen, maar niet tijdens beursperiode § dien je om je pols te dragen of aan je kleding te bevestigen voor toegang beursvloer
Bestellen
Je krijgt automatisch 20 op- en afbouwbandjes gratis toegestuurd. Extra bandjes kun je kosteloos bestellen met het bestelformulier dat je kunt downloaden op de website. De bandjes worden afhankelijk van de besteldatum toegestuurd of kun je afhalen bij de Servicedesk van de Woonbeurs Amsterdam op de beursvloer.
Deelnemersbandjes § zijn uitsluitend bestemd voor standbemanning van deelnemende bedrijven § zijn 1 dag geldig en kunnen door 1 persoon worden gebruikt, van 1 t/m 6 oktober § zijn alleen geldig indien deze zijn bevestigd om de pols Let op: het is niet toegestaan om deelnemersbandjes te verstrekken aan derden, anders dan standbemanning. Bij overtreding ontvang je een boete van €100.
Afhankelijk van de standgrootte ontvang je een aantal gratis deelnemersbandjes, volgens onderstaande staffel. !
Standgrootte
Aantal gratis bandjes
0
– 15 m2
3 bandjes
16 – 50 m2
4 bandjes
51 – 100 m2
7 bandjes
101 – 150 m2
10 bandjes
150 m2 of meer
in overleg
Extra bandjes bestellen ? €30,00 excl. btw per set van 6 bandjes ! (1 bandje per dag). Extra bandjes kun je bestellen via het bestelformulier op de website. ! ! Een bandje verloren of vergeten? Haal bij de Servicedesk een nieuw bandje á € 10.! Bij retour van het originele bandje worden de kosten gecrediteerd. 13
!
TOEGANGSBELEID RELATIES
Toegangskaarten
voor relaties
Nodig jouw zakelijke relaties uit voor de Woonbeurs Amsterdam. Gebruik je stand bijvoorbeeld als locatie voor dat jaarlijkse relatie-evenement! Maak gebruik van het speciale deelnemerstarief voor relatiekaarten: § Relatiekaarten zijn ieder eenmalig geldig op één beursdag naar keuze § Bij afname van het servicepakket á € 495 krijg je 15 gratis relatiekaarten § Alle extra bestelde relatiekaarten worden gefactureerd op nacalculatie § Relatiekaarten zijn niet bestemd voor verkoop aan derden. Bij overtreding worden alle ontvangen kaarten tegen het standaard voorverkooptarief doorberekend
Factuur op nacalculatie
Bij uitgave van de kaarten worden de nummers geregistreerd. Voor het aantal gescande relatiekaarten ontvang je na afloop van de beurs nog een factuur volgens de volgende staffel:
Aantal ingeleverde relatiekaarten 0-50 kaarten 51 – 200 kaarten
Tarief per gescande kaart excl. 21% btw € 10 per kaart € 9 per kaart
Meer dan 200 kaarten € 8 per kaart Bestelwijze
Iedere deelnemer krijgt automatisch 50 relatiekaarten toegestuurd.! Wil je meer relatiekaarten? Bestel deze dan via het bestelformulier achter in dit Deelnemershandboek.
Betaalwijze Alle relatiekaarten worden op nacalculatie gefactureerd. Na afloop van beurs ontvang je een factuur voor de gescande kaarten, volgens bovenstaande staffel. !
Bij afname van een servicepakket, krijg je van de ingeleverde gescande kaarten 15 kaarten gratis. De overige kaarten worden gefactureerd volgens 14 bovenstaande staffel.
OPBOUWTIJDEN!
Persoonlijke startdatum - 4 weken voor beurs ontvang je een persoonlijk starttijdstip.
Om de drukte tijdens de opbouw te verdelen maakt de organisatie een opbouwschema gebaseerd op grootte van de stand en de standlocatie. Vanaf deze dag tot opening beurs heeft de standbouwer toegang tot het RAI-gebouw.!
* Later starten dan dit tijdstip kan alleen na toestemming van de organisatie. !
Opbouwtijden Woe 25 sept.
Do 26 sept.
Vrij 27 sept
WEEKEND
Ma 30 sept .
06.00 – 23.00 § Deelnemers met grote eigen standbouw § Alleen met toestemming door startdatum in opbouwbericht § Veiligheidskleding verplicht § Auto’s in hallen indien mogelijk
06.00 - 23.00 § Deelnemers met eigen standbouw § Veiligheidskleding verplicht § Auto’s in hallen indien mogelijk
06.00 - 23.00 § Deelnemers met eigen standbouw § Veiligheidskleding verplicht § Auto’s in hallen indien mogelijk
GESLOTEN, GEEN TOEGANG TOT DE HALLEN
06.00 – 23.00 § Start deelnemers met diverse soorten Woonbeurs-standbouw § Veiligheidskleding verplicht bij echte opbouw, niet bij inrichting § Auto’s in hallen indien mogelijk § Allen opbouwen, voornamelijk inrichten § Gangpaden eerder schoon opleveren in verband met schoonmaak en leggen tapijt 15
AFBOUWTIJDEN !
Zodra de vloerbedekking om de stand verwijderd is, kan begonnen worden met de afbouw van de stand.
Houd rekening met verkeersdrukte op het werkterras en let op diefstalgevoelige goederen. !
Zo 6 okt.
18.00 – 20.00
Tapijt wordt verwijderd uit de gangen, karren zijn nog niet toegestaan
20.00 – 23.00
Handmatig/met karren verwijderen van goederen
Geen auto’s in hallen
Let op!! Deelnemers met Woonbeurs-standbouw dienen de stand om 23.00 op te leveren.
Om 18.00 uur wordt direct de stroom afgesloten. Zorg dat je tijdig de pinautomaat afsluit.
Ma 7 okt.
06.00 - 17.00
Afbouw, auto’s en vrachtwagens in de hal indien mogelijk.
Last minute op- en afbouwwerkzaamheden !
Extra op- of en afbouwtijd nodig buiten de vastgestelde tijden? ! Neem z.s.m. contact op met de organisatie voor de mogelijkheden en bijkomende kosten.
Schone standverklaring
§ Je standruimte dient na de beurs schoon te worden opgeleverd § Na afbouw (uiterlijk maandag 7 oktober 17:00 uur) dient de stand te worden afgemeld bij de organisatie. Je ontvangt een schone standverklaring indien de standruimte ! schoon is achtergelaten!
• Hiermee voorkom je reinigingskosten van Amsterdam RAI, die is veroorzaakt door andere deelnemers. • Zonder schone standverklaring ben je aansprakelijk voor de kosten. 16
TIPS VOOR DE OP- EN AFBOUW
Voorzie de standbouwer van het deelnemershandboek en attendeer hen op alle voorschriften! Voorkom onvoorziene problemen en wachttijd waardoor de standbouwer tijd verliest. Informeer alle toeleveranciers en standbouwers over de verplichting van polsbandje & veiligheidskleding Zonder opbouwbandje en veiligheidskleding komt iemand de beursvloer niet op. Maak duidelijke afspraken met de standbouwer over vuilafvoer Als de standbouwer vuil achterlaat op de beursvloer, wordt dit in rekening gebracht. Houd rekening met wachttijden voor het werkterras tijdens de op- en afbouw Gezien de beperkte laad- en losruimte op het werkterras P4 kunnen niet alle deelnemers tegelijk hiervan gebruik maken en wordt men eerst geregistreerd op een apart terrein en doorverwezen indien er plek is bij de hal. ! Vermijd de drukte en gebruik de rustige momenten van de opbouw Vermijd de file en begin om 6.00 uur. Of benut de rustige avonden na 18.00 uur. Zorg dat elektra is besteld & betaald en de offerte voor ophangdraden voor akkoord is getekend Alleen ondertekende en betaalde offertes worden uitgevoerd. Zorg dat dit voor beurs is geregeld, om wachttijd te voorkomen. Last-minute bestellingen op de beursvloer dienen direct met pin of creditcard betaald te worden. Wees voorbereid op elektriciteit/waterleidingen die door de stand lopen of een verdeelkast in de stand ! Helaas kunnen we dit van tevoren niet 100% uitsluiten. Een verhoogde vloer biedt een oplossing voor kabels. Voorkom volle gangpaden: stem productleveringen af op de fase van standbouw Laat de stand inrichting (producten, apparatuur, etc.) pas leveren op de dag dat dit ook direct in de stand geplaatst kan worden. Zo blijven de gangpaden bereikbaar voor allen. Pas op voor diefstal tijdens opbouw, beurs en afbouw Wij adviseren zeer dringend om diefstalgevoelige goederen tijdens de opbouwperiode zo laat mogelijk in de stand te plaatsen en onmiddellijk na sluiting van de beurs op zondag diefstalgevoelige goederen veilig te stellen. !
17
STANDLOCATIE EN GANGPADEN ! TIJDENS OP- EN AFBOUW Standmarkering op de beursvloer!
§ Iedere standlocatie is op de beursvloer gemarkeerd met verf. § Plaats de standbouw binnen deze markeringen. § Is de plek onduidelijk? Haal de organisatie erbij, om te voorkomen dat je op de plek van de buurman komt te staan. § Indien je de standmarkering overschrijdt met bouwen en dit problemen veroorzaakt, wordt eventuele gevolgschade aan je doorbelast. (Bijv. een deelnemer die zijn stand aan moet passen omdat zijn buurman zich niet aan de maten heeft gehouden).
Vrijhouden gangpaden
§ Een goede doorstroom en vrije doorgang tijdens de opbouw is belangrijk voor de aan- en afvoer van materialen en afval. § Houd de verplichte vrije gangpaden, voorzien van geel tape, vrij. § Materiaal, auto’s of goederen op deze paden worden verwijderd en kosten worden doorbelast.
18
TRANSPORT EN OPSLAG! GEEN EIGEN HEFTRUCK GEBRUIK !
Let op: gebruik van eigen heftruck is NIET toegestaan! Je kunt in de RAI goederen laten laden en lossen, opslaan of transporteren door CEVA.
Het is NIET toegestaan om gebruik te maken van :! (in verband met veiligheid en korte opbouw) een eigen heftruck, kooiaap, autolaadkraan en overige diesel aangedreven heftrucks of losmateriaal (heftruck etc.) van een derde logistieke partij.
Laden, lossen, hoogwerker
§ Reserveer tijdig een hefruckdienst voor laden/lossen bij Ceva Showfreight. § Werken op hoogte? Huur een hoogwerker bij Ceva Showfreight. • Het bestelformulier vind je op de website onder de menuknop ‘ praktisch’.
Koerierszendingen § Het afleveren/afhalen van goederen is toegestaan van 25 september t/m 7 oktober. § RAI & organisatie neemt geen goederen aan, deze dien je zelf in ontvangst te nemen. § Zending niet kwijtraken in de RAI? Adresseer ze aan Ceva. ! Goederen tot 23 kg worden voor €25 euro afgeleverd op de stand. Zwaardere goederen worden bezorgd onder het normale lostarief.
Standbevoorrading tijdens beurs § Stand bevoorraden kan in de ochtend tussen 08.00 - 10.00 uur en in de avond één uur na sluiting beurs. § Bevoorraden kan via de inbrengdeuren op P4. Uitsluitend middels handkarren met schone luchtbanden. § Tijdens beursopening is bevoorrading niet toegestaan. § Zwaardere goederen bevoorraden? Alleen Ceva heeft toegang met een heftruck met schone luchtbanden . 19
PARKEREN
Parkeren tijdens de opbouw
!
Tijdens de op- en afbouw is parkeren gratis op de terreinen van Amsterdam RAI.
Personenauto’s en busjes die lager zijn dan 190 cm : parkeren alleen in de garage, waar men via de trap of met een (personen) lift naar de beursvloer kan. !
Voertuigen hoger dan 190 cm: worden eerst verzameld op een registratieterrein, waarna zij bij plek worden doorverwezen naar het werkterras waar zij dienen te lossen. Men krijgt een maximale lostijd mee en dient na het lossen direct de P4 te verlaten.
Parkeren tijdens beurs
Eén parkeerplek voor de P4 gratis bij afname servicepakket van €495 : met deze parkeerkaart parkeer je direct naast de hallen op de P4 en heb je altijd plek! ! !
!
Attentie: De laatste beursdag, zondag 6 oktober, is de parkeerplek niet beschikbaar ivm afbouw. Je kunt met je kaart parkeren in de garage of op het parkeerterrein.
Personenauto’s en busjes die lager zijn dan 190 cm: kunnen tegen betaling parkeren in de garages van de RAI (geopend: 06.00 - 23.30 uur). Voertuigen hoger dan 190 cm: passen NIET in de parkeergarage, en kunnen tegen betaling parkeren op de parkeerterreinen. !
Parkeerkaarten en – abonnementen § Te koop in de RAI webshop of in de automaten tijdens beurs. § Eenmalige uitrijkaart á € 16,00 (incl btw). § Parkeerabonnement voor 6 dagen á € 82,18 (incl. btw). § Parkeerabonnement werkterras P4, bij beschikbaarheid, á € 88,21 (incl. btw). § Bestelde parkeerkaarten afhalen bij de Servicedesk tijdens opbouw of beurs. 20
VEILIGHEIDSREGELS AMSTERDAM RAI !
De Amsterdam RAI confirmeert zich aan de Europese wetgeving en regelgeving omtrent veiligheid. De volgende
pagina betreft de veiligheidsregels die tijdens de Woonbeurs Amsterdam van kracht zullen zijn.
Bekijk allen de veiligheidsfilm
Al het personeel, de standbouwers en de standbemanning die tijdens de op- en afbouw aanwezig zijn dien je als contactpersoon te informeren over de veiligheidsregels.
Toon aan alle betrokkenen ‘de veiligheidsfilm’ via onderstaande link:
Bekijk de veiligheidsfilm: www.rai.nl/veiligwerken
Veiligheidskleding
Zorg dat de standbouwers, toeleveranciers en (intern) personeel is voorzien van de veiligheidskleding voor zij op het beursterrein arriveren. Daarmee voorkom je onnodige vertraging.
Veiligheidskleding is verplicht tijdens de bouwdagen, niet tijdens de laatste inrichtingsdag, zoals vermeld in het opbouwschema.
Toegangsbandje
Bij de Woonbeurs Amsterdam is het op- en afbouwbandje tijdens de op- en afbouwperiode het geldige toegangsbewijs.
Legitimatieplicht Bij calamiteiten of wangedrag dient iedere standbouwer, toeleverancier of aanwezige in de Amsterdam RAI zich op verzoek te legitimeren aan de organisatie, bewaking of het RAI personeel. 21
22
ROUTEBESCHRIJVING
!
Routebeschrijving Amsterdam Amsterdam RAI t.b.v. navigatie (géén postadres): Europaplein 22, 1078 GZ Amsterdam De Amsterdam RAI ligt direct aan de Ring A10 rond Amsterdam, afslag S109. Via de snelweg A1 (uit de richting Hilversum/Amersfoort), A2 (uit de richting Utrecht) of A4 (uit de richting Schiphol/Den Haag) word je op de Ring A10 verwezen naar de dichtstbijzijnde beschikbare parkeergelegenheid.
23
STANDTYPEN EN WANDEN !
Standtypen
Op de beursvloer zijn verschillende standtypen. Het verschil is het aantal open zijden aan het gangpad. Hoe meer zijden open, hoe meer toeslag je betaalt in de Deelnemingskosten. ! Eilandstand
10% toeslag
4 zijden open Kopstand
7,5% toeslag
3 zijden open Hoekstand
5% toeslag
2 zijden open! Tussenstand
0% toeslag
1 zijde open
Iedere stand dient te voorzien in eigen standwanden aan de dichte zijden van de stand ! N.B. Bij bevestiging van de standlocatie ga je akkoord met eventuele bijkomende kosten voor standtoeslag. ! De bevestiging van de standlocatie kan dus effect hebben op hogere of lagere Deelnemingskosten.
Dichte wanden langs het gangpad • • •
Zorg dat de stand uitnodigend is en toegankelijk is voor bezoekers, in verband met de interactie tussen standhouders en bezoekers en vanwege bewaking van het beursbeeld. Zijden van de stand die aan het gangpad grenzen mogen niet worden dicht gebouwd. Minimaal 50% van de zijde(n) aan het gangpad dient open te zijn. Tenzij de organisatie schriftelijk anders oordeelt, waarbij zij zich het recht voorbehoudt desnoods zonder opgave van redenen andere voorschriften te geven.
Gangpaden vrijhouden Alle presentaties dienen binnen de eigen standruimte te staan, de gangpaden moeten op laste van de brandweer te allen tijde vrij blijven. Het is niet toegestaan om producten en/of reclame-uitingen buiten de vastgestelde standruimte te exposeren.
24
STANDPRESENTATIE & STANDONTWERP !
Goedkeuring standontwerp door standcommissie Deelnemers dienen vooraf goedkeuring te vragen voor hun standontwerp. De stand moet voldoen aan een aantal voorwaarden en aansluiten bij het beursconcept van de Woonbeurs Amsterdam. Het standontwerp (incl. benodigde vergunningen) moet worden goedgekeurd door de standcommissie.
Inzenden standontwerp voor 1 augustus
Deelnemers met eigen standbouw dienen voor 1 augustus 2013 het standontwerp voorzien van een tekening met volledige afmetingen (lengte, breedte & hoogte) te mailen naar
[email protected]. Indien mogelijk ook een 3d aanzicht en sfeerimpressie toevoegen.
N.B. Deelnemers die standbouw van de Woonbeurs Amsterdam bestellen (conceptstandbouw, NL Design unit, webshopunit, Dutch Design District) en niet afwijken van de gestelde bouwhoogte zijn hiervan vrij gesteld.
Voorwaarden standpresentatie
In dit Deelnemershandboek, de Brandweer- en Uitvoeringsvoorschriften staan alle voorwaarden vermeld waaraan het standontwerp en – concept dient te voldoen. Wij adviseren deze voorwaarden zorgvuldig door te nemen.
25
BESTE STAND - VERKIEZING & AFPRAKENTOOL !
Beste stand – verkiezing
De winnaar van 2013 ‘ Wehkamp’
Jaarlijks kiest een onafhankelijke en deskundige jury aan het begin van de beurs de ‘ Beste stand’. De jury let daarbij naast de inrichting met name op beleving, communicatie en bemanning van de stand.
De winnaar ontvangt veel eer want de uitreiking van de prijs vindt plaats tijdens de Sanoma Woon Awards waar vele vakgenoten aanwezig zijn. De prijs is 30 m2 gratis standruimte voor de volgende editie van de Woonbeurs Amsterdam. Bovendien wordt de winnaar onder de aandacht van de media gebracht. Voor vragen over de verkiezing ‘ Beste stand’ kun je terecht bij de organisatie.
We dagen je uit: Zorg dat de eer voor beste stand 2013 dit jaar naar jouw merk of product gaat!
Afsprakentool Dit jaar kun je gebruik maken van de afsprakentool gekoppeld aan de naamsvermelding op woonbeurs.nl. !
! Bij de bedrijfsnaam wordt een functionaliteit toegevoegd (geheel kosteloos) waardoor bezoekers van woonbeurs.nl op een gewenst tijdstip een afspraak kunnen aanvragen op de stand op de beursvloer of na afloop van de beurs in de winkel.
Zodra de bezoeker een tijdstip kiest ontvang je als bedrijf een mail om contact op te nemen met de klant om de afspraak te bevestigen. ! ! Mail naar
[email protected] voor meer informatie.
26
STANDBEMANNING !
De stand is een afspiegeling van het bedrijf. Zorg dat de stand uitnodigend en toegankelijk is voor bezoekers. Vergeet ook niet de standbemanning. Met gemotiveerde en goed geïnformeerde standbemanning staat of valt de beursdeelname.
!
Drescode
Telefoneren op de stand
Aantal personen
Voor de planning van personeelsbezetting kun je het rooster baseren op de volgende percentages: Dinsdag
11 %
Woensdag 15 %
Donderdag 16 %
Vrijdag
19 %
Zaterdag
16 %
Sondag
23 %! !
In 2012 ontving de Woonbeurs Amsterdam ! 65.000 bezoekers.
Een aantal punten van aandacht: !
§ Stel iemand aan als standcoördinator, die tijdens beurs de leiding heeft en gemaakte afspraken en gang van zaken in de gaten houdt en verbetert waar nodig. § Informeer standbemanning tijdig voorafgaand aan de beurs over de doelstelling, plannen en de presentatie en producten/primeurs waarmee wordt deelgenomen aan de beurs. § Stem af hoe jullie omgaan met de pers en de klantgegevens die je verzamelt. § Spreek een gezamenlijke dress- en gedragscode af omtrent kleding, telefoon en catering op stand. Bijvoorbeeld: telefoongebruik en lunchen buiten het zicht van de klant. § Evalueer iedere dag de stand, activiteiten en je verhaal en pas aan waar nodig blijkt. De organisatie denkt ook graag met je mee tijdens de beurs, iedere dag is een nieuwe kans! !
§ Interesse in een training voor de standbemanning?: " www.koesterdeklant.nl www.deklantisgeenkoning.nl 27
CATERING !
Catering tijdens op- en afbouw
§ Klein cateringpunt boven bij de entree van hal 10 en 11. Tijdens de openingsuren kan men hier terecht voor kleinere broodjes/snacks en dranken. § Grand Café doordeweeks open van 10.00 tot 18.00 uur. (weekend gesloten) Bevindt zich aan de rechterzijde van het Elicium.
Catering tijdens beurs
§ Diverse terrassen op de beursvloer met allen een ander assortiment. Als je wisselt van terras, kun je de hele week lekker afwisselend lunchen en dineren. § Amsterdam RAI levert op bestelling dranken en etenswaren op de stands. Bestellen kan via de RAI webshop.
Standhoudersvoordeel! Als standbemanning kun je gebruik maken van de volgende voordelen: • 15% korting op het gehele assortiment in het Hollandrestaurant, let op de korting is alleen niet geldig van 11.30-15.00 uur. Dus zorg dat je op tijd of net na de drukte je lunch haalt, dan geniet je van dit voordeel. • Mogelijkheid om waardevouchers te bestellen in de RAI webshop, waarmee standbemanning kan betalen op de cateringterrassen en zodanig hun lunch niet hoeft voor te schieten. • Meer informatie over deze voordelen vind je in de RAI webshop.
N.B Dranken en/of etenswaren in Amsterdam RAI te brengen, in voorraad houden, te verkopen en/of gratis te verstrekken is niet toegestaan, tenzij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk 28 toestemming is verleend door of namens RAI.
WIFI & INTERNET !
• Bij afname van het servicepakket heb je recht op gratis gebruik van het WIFI netwerk dat de Woonbeurs Amsterdam tijdens de beursperiode beschikbaar stelt. • Voor opbouw ontvang je een inlogcode waarmee je op het wifi netwerk kunt inloggen. • Dit wifi netwerk is geschikt voor het dagelijkse mailverkeer, websitebezoek, echter niet voor het downloaden van video of grote bestanden
Groot en zwaar internetverbruik Heb je behoefte aan een gegarandeerd zwaardere internetverbinding, neem dan contact op met de organisatie. Dan kunnen we samen kijken naar een geschikte oplossing binnen Amsterdam RAI. Afhankelijk van de wensen en benodigdheden kunnen er meerkosten aan zijn verbonden.
29
CONCEPTSTANDBOUW ! WOONBEURS AMSTERDAM !
Standlocatie
met conceptstandbouw
Op de Woonbeurs Amsterdam is een aantal gangpaden, die een duidelijke zichtlijn en routing aangeven, waar het gebruik van de Woonbeurs conceptstandbouw verplicht is.
Heb je geen eigen stand?
Dan kun je ook gebruik maken van de conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam. Profiteer van een all-in prijs voor standbouw, incl. verhuur, transport, opbouw en afbouw.
Totaalpakket Kant-en-klare stand met de conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam, bestaande uit:
§ koof en pilaren § wanden 275 cm hoog bespannen met etalageflanel (keuze uit aantal kleuren) § 4 spots en 1 dubbele wandcontactdoos per 20-25 m², exclusief elektriciteit § tapijt uit één geheel (geen tegels en keuze uit aantal kleuren) § standnummer en naamsvermelding § verhuur, transport, opbouw en afbouw
Tarief à € 77,50 per m² (excl. BTW) Standbouw wordt geleverd exclusief elektriciteit, dit dien je erbij te bestellen.
Extra toevoegingen mogelijk: berging, behang- of schilderklare of bedrukte wanden, plafond, verhoogde of eigen vloer. Extra kosten zijn voor eigen rekening. 30
CONCEPTSTANDBOUW ! REGLEMENT & FACTURATIE !
Bevestiging en aanpassingen
§ Er mogen geen wijzigingen worden aangebracht en/of toevoegingen worden gedaan op de conceptstandbouw. § Het is niet toegestaan in de fronten te boren of iets met spijkers of tape erop te bevestigen. § Neem contact op met de standbouwer als je iets aan de wanden wilt ophangen, om de wanden te verstevigen. § Overleg het aanbrengen van een plafond met de standbouwer voor een veilige verbinding.
Pilaren in de stand § De pilaren van de conceptstandbouw worden binnen de standruimte geplaatst. Houd rekening met de inrichting. § De pilaren staan op de betonvloer van de RAI. De eigen vloer dient er omheen gelegd te worden. § De maat van een pilaar is standaard 15x15 cm, echter aan een aantal pilaren zijn nog bogen (ribben) bevestigd aan weerszijden die over het gangpad heen staan. Deze maten ontvang je op een plattegrond.
Hoogte standbouw maximaal 275 cm
De wanden van de stand zijn alle 275 cm hoog. ! Objecten in de stand mogen hier niet boven uitsteken.
Bestellen? Bij bevestiging van de standlocatie met conceptstandbouw teken je voor akkoord voor de bestelling van de standbouw.! Facturatie Standbouw wordt apart gefactureerd door Sanoma voorafgaand aan beurs. Meerkosten factureert de 31 standbouwer rechtstreeks.
CONCEPTSTANDBOUW ! KLEUREN PER HAL !
Kleurindeling per hal
Kleurkeuzekaart & afmetingen
Hal 9 Home & Hal 10 vtwonen Kleur standbouw pilaren:
wit Kleur naamsvermelding:
antraciet op pilaar! Kleur flanel:
standaard wit, of
antraciet / zwart
Tapijt hoofdgangpad:
muisgrijs hoogpolig! Tapijt zijgangpad:
2024 grijs Tapijt standbouw:
2024 grijs
Hal 11 Design Kleur standbouw pilaren:
wit Kleur naamsvermelding:
zwart op pilaar! Kleur flanel:
standaard wit, ! of antraciet / zwart
Tapijt hoofdgangpad:
zwart hoogpolig! Tapijt zijgangpaden:
zwart effen Tapijt standbouw:
2024 grijs
De extra wensen zijn voor eigen rekening en worden door de standbouwer gefactureerd.
!
Iedere hal heeft een kleurencombinatie voor pilaren, koven, wanden en tapijt. Bekijk hiernaast de kleuren voor de standbouw, tapijt en flanel per hal.
Na bevestiging van de standlocatie ontvang je per mail de plattegrond met de exacte afmetingen en locatie van de pilaren in de stand.
Daarbij ontvang je ook een kleurkeuzekaart waarop je het volgende kunt aangeven:!
• gewenste naamsvermelding voor op pilaar
• gewenste kleuren flanel voor wand Daarnaast is er de mogelijkheid extra wensen aan te geven, zoals • een berging
vanaf € 225 • plafond
€ 7,50 per m2 • extra spots
€ 17,50 per spot • andere wand • Behangklaar € 12,50 per m2 • Geschilderd
€ 7,50 per m2 • Bedrukte wand € 27,50 per m2 !
• keuze om eigen vloer in de stand te leggen
32
AFVAL & SCHOONMAAK !
Aan het afvoeren van afval binnen de Amsterdam RAI zijn kosten verbonden. Afval afvoeren kan via:!
!
Containers § Te bestellen en gebruiken tijdens op- en afbouw. § De bestelde afvalcontainer wordt bij de stand geplaatst. § Container maximaal beladen tot de rand, niet daarboven, dat wordt in rekening gebracht. § Container wordt door Amsterdam RAI afgevoerd.
Afvalzakken § Bestemd voor kleinere hoeveelheden afval tijdens beurs en op- en afbouw. § Speciaal gemarkeerde RAI vuilniszakken. § Plaats de volle zakken tijdens beurs na sluitingstijd in het gangpad om te worden afgevoerd en verwerkt. § Let op: afval dat zich niet in RAI-afvalzakken bevindt, wordt niet afgevoerd en laat men staan. !
Schoonmaak § Organisatie draagt zorg voor schoonmaak van algemene ruimtes. § Twee uur voor en één uur na openingstijd kan men zelf de stand schoonmaken.
Afvalzakken, containers en standschoonmaak kan men bestellen in de RAI webshop. ! op de beursvloer bij de milieucontroleurs of in de RAI via de Servicedesk.
Schone standverklaring
§ Je standruimte dient na de beurs schoon te worden opgeleverd. § Na afbouw dient de stand te worden afgemeld bij de organisatie. Je ontvangt een schone standverklaring dat de standruimte schoon is achtergelaten. § Met een schone standverklaring voorkom je reinigingskosten, voor afval dat na vertrek op je standruimte is veroorzaakt door andere deelnemers. 33
BEVEILIGING & VERZEKERING !
Beveiliging/standbewaking!
Een beveiligingsbedrijf verzorgt de bewaking en de surveillance van de eerste opbouwdag tot en met de laatste afbouwdag.
§ De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vermiste en/of gestolen goederen. § Aanvullende standbewaking bestellen voor eigen stand of een bepaalde dag kan direct bij de organisatie via
[email protected].
Diefstalverzekering § Plaats diefstalgevoelige goederen tijdens de opbouwperiode zo laat mogelijk in uw stand . § Stel bij start van de afbouw diefstalgevoelige goederen veilig. Laat deze goederen in geen geval onbewaakt op uw stand. § Attentie Conform onze Deelnemingsvoorwaarden, dient elke deelnemer zich voor aansprakelijkheid en diefstal adequaat te verzekeren.
Evenementenverzekeringen
Sanoma Media B.V. sluit jaarlijks een evenementverzekering af voor de Woonbeurs Amsterdam. In het geval dat de Woonbeurs Amsterdam geen doorgang vindt wegens bijzondere omstandigheden die buiten toedoen van de organisatie zijn ontstaan (overmacht in de ruimste zin van het woord, zoals nationale rampen etc.), zullen de door de deelnemers gedane betalingen aan Sanoma Media BV volledig worden terugbetaald voor zover deze kosten gedekt zijn door deze verzekering.
Niet verzekerd zijn dus de kosten die de deelnemer maakt voor standbouw, inkoop materialen, huur personeel enz. !
Wangedrag § Indien standbouwbedrijven zich niet aan de regels houden wordt hen de toegang tot de beursvloer ontzegd. § De organisatie zal de deelnemer bij een bouwstop direct informeren, eventuele extra kosten zijn voor rekening deelnemer. 34
HOTEL & VERKOOP !
Hotelreservering
§ Amsterdam RAI heeft voor de Woonbeurs Amsterdam een aantal hotels geselecteerd. § Reserveren kan via de RAI webshop. § Zonder bemiddelingskosten een kamer in een hotel naar keuze.
Pinautomaat
§ (draadloze) pinautomaat kun je bestellen in de RAI webshop. § Zondag 6 oktober wordt bij het sluiten van de beurs direct de stroom afgesloten ! Sluit dan tijdig de pinautomaat en betalingen af.
Verkoopvergunning § Deelnemers die tijdens de beurs goederen of diensten verkopen dienen in het bezit te zijn van een verkoopvergunning van de Woonbeurs Amsterdam. § De verkoopvergunning wordt gratis verstrekt indien het product aansluit bij de beurs en eigen standpresentatie. § Voor verkoop van drank- en etenswaren gelden andere richtlijnen en voorwaarden (hygiëne en afkoop RAI catering), op te vragen bij de organisatie.
Vraag een verkoopvergunning aan per mail,
[email protected]. ! Vermeld hierbij het product, merknaam en aantallen. Indien het product aansluit bij de standpresentatie en Woonbeurs Amsterdam wordt de verkoopvergunning gratis verstrekt en per mail toegezonden.
N.B. Indien bezoekers na afloop van de beurs van hun aankoop willen afzien kunnen zij zich beroepen op de 8 dagen bedenktijd en dient de deelnemer in dat geval ook zijn verkoopvergunning te kunnen tonen wil de aankoop geldig zijn.
35
MEDIA OP DE STAND !
Beeld en/of muziek op uw stand
Als er muziek en/of beelden die auteursrechtelijk zijn beschermd op een beursstand worden gebruikt, heb je vooraf toestemming nodig van Buma/Stemra, de belangenbehartiger van de meeste Nederlandse en buitenlandse muziekauteurs. ! ! Voor het openbaar maken van muziek/beelden dien je meestal een vergoeding te betalen, waarvan de hoogte afhankelijk is van de grootte van de stand en het aantal beursdagen ( “uitkoopsom” ligt tussen de € 25,- en € 35,- per dag.).
Voor optreden van live artiesten gelden andere regels op te vragen bij Buma / Stemra.
Fotografie/video Fotografen/cameraploegen dienen in het bezit te zijn van een geldig toegangsbewijs of deelnemersbandje.
Indien nodig, kan de verlichting eerder ingeschakeld worden.
Alle beeldrechten komen toe aan Sanoma. Tegen betaling kan de organisatie een fotograaf aanbieden.
36
ELEKTRA & LEIDINGEN !
Elektriciteitsaansluiting
• • • •
Aansluitpunten voor elektrische installaties bevinden zich onder de beursvloer Mansveld Expotech is de enige firma die gerechtigd is elektrische aansluitingen vanuit deze punten aan te leggen. De elektriciteitsaansluiting is niet inbegrepen bij de standlocatie en Conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam. Deze dient altijd separaat te worden aangevraagd.
! Let op: dien bij de aanvraag van de standlocatie een plattegrond in met de locatie waar de elektra nodig is in de stand en waar je eventueel een berging plaatst.
Bestelling tijdig tekenen voor akkoord!
§ Plaats de bestelling in de RAI webshop uiterlijk 4 weken van tevoren & voorkom late order toeslagen. § Bij bestelling van ophangdraden dien je bij akkoord de offerte met daarop de tekening van de ophangdraden voor akkoord te tekenen. Doe je dit niet, dan zullen er geen ophangdraden hangen. !
Leidingen & elektrakast op standvloer • Elektriciteitsleidingen, waterleidingen en afvoeren worden aangelegd vanuit putten in de vloer. Het kan voorkomen dat de leiding van de buurman door de stand loopt, een hinderlijke situatie. • De leidingen uit de vloer worden boven de vloer aangesloten op een vierkante elektrakast. Deze kasten kunnen niet in het gangpad staan en worden in de dichtstbijzijnde standruimte geplaatst en daarvandaan wordt de stroom verdeeld over meerdere stands. Het kan dus voorkomen dat er een elektrakast in de stand staat en bij de buurman niet. Zorg dat je hier altijd op bent voorbereid. • De organisatie levert een uiterste inspanning om deze situatie te vermijden. Door late aanvragen, last-minute veranderingen, en andere factoren kunnen wij het helaas niet volledig uitsluiten. Wees voorbereid op deze mogelijkheid, zodat je er bijvoorbeeld een tafel of kast overheen kunt plaatsen.
Opbouwstroom
Tijdens de opbouw stroom nodig om de lampen te testen of een boormachine op te laden? Gebruik de stopcontacten in de wand. Heb je echt zwaardere spanning nodig voor zaagmachines? Dan dien je extra opbouwstroom aan te vragen. De bestelde stroom voor tijdens de beurs wordt pas de laatste dag aangesloten om verlichting te testen, maar is in verband met veiligheid niet eerder beschikbaar. 37
OPHANGDRADEN, PLAFOND & WATER
Ophangdraden (rigging) • • • •
De mogelijkheid bestaat om stands te verstevigen, of standelementen op te hangen met draden aan het plafond van de RAI. Mansveld Expotech Rigging is het enige bedrijf dat gerechtigd is om deze werkzaamheden uit te voeren. De draden worden met een hoogwerker aangebracht als de beursvloer nog vrij is. Plaats daarom tijdig de bestelling, om te voorkomen dat de opdracht niet meer kan worden uitgevoerd. Let op: de offerte en tekening dienen getekend voor akkoord te worden teruggestuurd aan Expotech, anders wordt de opdracht niet uitgevoerd.
Plafond in stand – effect op airco en verwarming
Het plaatsen van plafonds in stands kan in combinatie met warmte, die ontstaat door het gebruik van apparatuur en/of verlichting, leiden tot minder effectiviteit van de luchtcirculatie in de hal en op de stand. Houd hier rekening mee bij het standontwerp.
Veteranenziekte / legionellabacterie • Tijdens de beurs wordt toegezien op het gebruik van water ivm de legionellabacterie. • Het is verboden gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water (bijv. Bij losse aircosystemen, fonteinen, hogedrukreinigingssystemen, luchtbevochtigers, doucheapparatuur, sauna’s en/of whirlpools.) Het is tevens niet toegestaan water uit de brandslangen te gebruiken. Het (functioneel) gebruik van ‘open water’ kan onder bepaalde voorwaarden worden toegestaan. !
Wateraansluitingen • • • •
Wateraansluitingen en waterafvoeren kunnen worden aangelegd vanuit intallatieputten die verwerkt zijn in de vloeren van het beursgebouw. MTD is de enige firma die gerechtigd is wateraansluitingen en – afvoeren aan te sluiten. Houd er rekening mee dat de afvoerslangen van de wateraansluiting (van een ander) over de vloer kunnen lopen door de standruimte heen. Een verhoogde vloer is hiervoor een goede oplossing. Let op: dien bij aanvraag voor water een plattegrond in met de locatie waar water nodig is in de stand en waar eventueel een bergruimte in de stand wordt geplaatst.
38
ROOKGASAFVOER, VERDIEPINGSBOUW & VLOER
Rookgasafvoeren
• Deelnemers die tijden de beurs haarden willen laten branden, zijn verplicht te zorgen voor een goedgekeurde rookgasafvoer. • MTD is de enige firma die door Amsterdam RAI gerechtigd is deze rookgasafvoeren aan te sluiten. • Plaats de bestelling tijdig in de RAI webshop zodat de opdracht voorafgaand aan opbouw kan worden uitgevoerd. !
Verdiepingsbouw • Een standontwerp voor etagebouw moet altijd eerst aan de organisatie worden voorgelegd. • Vervolgens dient het standontwerp te worden goedgekeurd door de Vergunningdesk van de Amsterdam RAI, bereikbaar via de RAI webshop, 4 weken voor aanvang opbouw. • Een eventueel ontwerp dient vergezeld te worden van bouwtekeningen met alle voorgeschreven draagkracht en sterkte berekeningen.
Verhoogde vloer • • •
Je kunt zelf kiezen voor een verhoogde vloer om eigen wateraansluitingen, afvoeren of elektriciteitsleidingen die door de stand lopen te verbergen. Helaas kan het voorkomen dat de leiding van de buurman ook door jouw stand loopt. In dat geval ben je niet verplicht, maar praktisch wel gedwongen om een verhoogde vloer te plaatsen. Helaas kunnen wij je niet van te voren inlichten of een verhoogde vloer noodzakelijk is. Bij gebruik van conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam dient er met een verhoogde vloer rekening te worden gehouden met de geplaatste pilaren. De vloer moet om de pilaren worden heen gelegd. !
Vloerbelasting
De toegestane belasting op de vloeren van het gebouw bedraagt maximaal circa 3000 kg/m2, de maximaal toegestane wieldruk is 5000 kg/m2.
39
GEBODEN VAN DE BRANDWEER !
•
• • • •
• • • • • • •
Alle brandbare materialen dienen brandvertragend te zijn geïmpregneerd. ( Voorbeelden van brandbare materialen: decoraties bestaande uit papier, draperieën, textiel, vaandels, etc.) Impregneren kan worden verzorgd door Bolderdijk Brandpreventie, 020-549 1313, www.bolderdijk.nl !
De bestaande brandhaspels dienen altijd vrij toegankelijk en zichtbaar te zijn. Indien je daarvoor staat met de standruimte dient de brandslang bereikbaar te zijn met een deur of gordijn. !
Nooduitgangen dienen te allen tijde vrij te blijven, zowel aan de binnen- als buitenzijde. !
Er mogen geen veranderingen c.q. sanpassingen worden gedaan op de reeds aangelegde bekabelingen/ bedradingen.!
Standpresentaties, met name van bewegende/hangende attributen, dienen altijd veilig voor publiek en omgeving te worden opgesteld. In de lucht hangende attributen dienen te hangen aan staalkabels die dubbel verankerd zijn. !
Er mogen nimmer gasflessen, gevulde (diesel)tanks of andere brandbare stoffen op de beurs aanwezig zijn.!
Sproei- of vernevelingstechnieken zijn niet toegestaan evenals stilstaand water in welke vorm dan ook. M.u.v. koffie- en theewater. !
Open vuur, zoals kaarsen, zijn zonder toezicht en met mogelijkheid tot aanraken door bezoekers niet toegestaan.!
De brandweer ziet tijdens op- en afbouw toe op het veilig werken en bouwen.!
Bij calamiteiten dien je altijd onmiddellijk de organisatie en/of beveiliging te waarschuwen.!
De ruimten achter de stands mogen niet gebruikt worden voor opslag en afval in verband met brandveiligheid. !
Alle presentaties dienen binnen de eigen standruimte te staan, de gangpaden moeten te allen tijde vrij zijn. 40
!
BRANDWEERVOORSCHRIFTEN A
LGEMEEN In het gebouw is het gebruik van: apparatuur voor het demonstreren, bakken en braden op elektra en/of gas; gecomprimeerde of tot vloeistof verdichte gassen en brandversnellende vloeistoffen; slechts toegestaan na schriftelijk verkregen toestemming van de commandant van de RAI Brandweer, Amsterdam RAI, Postbus 77777, 1070 MS Amsterdam, telefoon (020) 5492373. Dit geldt ook voor gebruik van open vuur voor demonstraties. Voor standbouw e.d. mogen slechts onbrandbare materialen of de onder 1 t/m 8 met vette letters aangegeven materialen worden toegepast, mits de toepassing voldoet aan de daaronder vermelde voorschriften.
1. Zachtboard Alle vlakken moeten met een door een bevoegde instantie goedgekeurde, brandvertragende verf of lak zijn beschilderd overeenkomstig de gebruiksvoorschriften, of van fabriekswegen door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt. Daarbij dient elke plaat duidelijk door de fabriek als zodanig gemerkt te zijn.
2. Hout, hardboard, triplex, multiplex, spaanplaat Deze materialen moeten een dikte van tenminste 3,5 mm hebben, en kunnen worden ingedeeld in de klassen I, II, of III van de vlamuitbreiding, vastgesteld volgens NEN 6065; rookdichtheid, vastgesteld volgens NEN 6066.
3. Glas Voor buitenwanden en scheidingswanden tussen stands: alleen veiligheidsglas of gewapend glas met ingegoten kruiswapening. Voor plafonds: alleen gewapend glas met ingegoten kruiswapening.!
4. Textiel verticaal toegepast (vrijhangend) Onbrandbaar textiel mag door behandeling voor speciale doeleinden niet brandbaar zijn geworden. Brandbaar textiel moet door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt, dan wel door plakken op een ondergrond van onbrandbaar materiaal of op de onder 1 t/m 3 genoemde materialen moeilijk brandbaar zijn geworden, hetgeen door een proef moet kunnen worden aangetoond. Beide materiaalsoorten mogen bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen of dampen afgeven, en niet druppelen of druipen.
5. Textiel horizontaal toegepast (velum) Moeilijk brandbaar natuurvezel- en kunstvezelmateriaal moeten worden onderspannen met metaaldraad op een onderlinge afstand van 35 cm, dan wel in twee richtingen met een maaswijdte van 70 cm. Het materiaal mag bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen afgeven, en niet druppelen of druipen. Brandbaar natuurvezelmateriaal moet door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt en worden onderspannen met metaaldraad op de wijze als hiervóór is aangegeven.
6. Strobalen, karton, riet- en stromatten Deze materialen moeten gedurende tenminste 24 uur door onderdompeling in een impregneermiddel moeilijk brandbaar zijn gemaakt, hetgeen door een proef moet kunnen worden aangetoond.
7. Kunststoffen Foliematerialen (al of niet voorzien van een zgn. textielrug) dienen te zijn geplakt op een ondergrond van onbrandbaar materiaal of op één van de onder 1 t/m 3 genoemde materialen, waardoor het materiaal moeilijk brandbaar is geworden. Zij mogen bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen afgeven, en niet druppelen of druipen. Het hierboven-staande moet door een proef kunnen worden aangetoond. Plaatmaterialen dienen moeilijk brandbaar te zijn, en mogen bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen afgeven, en niet druppelen of druipen. Voor schuimplastic en rubber (bijv. voor letters) geldt hetgeen is aangegeven voor Plaatmaterialen, tenzij niet meer dan 2 dm³ per m² standoppervlak in de stand aanwezig is.
8. Papierproducten (behang-, crêpe-, fotopapier) Het papier moet geheel geplakt zijn op een ondergrond van onbrandbaar materiaal dan wel op één van de onder 1 t/m 3 genoemde materialen, of door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt.
9. Brandbare drinkbekers Toegestaan mits voldoende vlamdovende afvalemmers aanwezig zijn, die tijdig buiten het gebouw moeten worden geleegd.
41
BRANDWEERVOORSCHRIFTEN !
10.
Verlichting Ornamenten met gloeilampen, halogeen 12 en 220 volt zijn toegestaan indien: ze voldoen aan NEN 1010 norm; vervaardigd van onbrandbaar materiaal of van een moeilijk brandbare kunststof, die bij verhitting geen druppels vormt. En indien de armaturen van een in de normale handel gangbare uitvoering zijn; de opstelling stabiel is uitgevoerd; de lichtbron is opgesteld op een afstand van tenminste 15 cm van enig brandbaar materiaal, danwel indien de gespiegelde straling binnen 30 cm, gemeten vanuit de reflector, geen brandbaar materiaal kan treffen. TL-ornamenten (kunststof) zijn toegestaan indien: het lichtvenster van een zelfdovende kwaliteit is, bij verbranding geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke dampen afgeeft en van een in de normale handel gangbare uitvoering is; de afstand tussen ornamenten en de buitenwanden van de stand tenminste 50 cm bedraagt; de totale oppervlakte van een aantal aaneengesloten ornamenten niet meer bedraagt dan 3,5 m²; de afstand tussen twee aaneengesloten groepen ornamenten tenminste 1 m bedraagt; de ophanging van de ornamenten is vervaardigd van metaal of van tenminste 10 mm dik hout. GEVAAR In het gebouw worden niet toegelaten licht ontvlambare of ontplofbare stoffen; gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke en chemische stoffen; goederen die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen, dan wel hinderlijk geluid gevende of licht uitstralende toestellen; ballonnen; goederen die de deelnemer niet heeft vermeld op het ingezonden inschrijfformulier; een en ander ter beoordeling van de organisatoren en/of de brandweer.
IMPREGNEREN VAN STANDMATERIAAL Het kan -mede op grond van de Brandweervoorschriften- wenselijk zijn dat standmateriaal ter plaatse wordt geïmpregneerd. Daartoe kan de deelnemer of zijn standbouwer zich in verbinding stellen met Bolderdijk Brandpreventie, p/a Amsterdam RAI, Postbus 777, 1070 MS Amsterdam.Tijdens de opbouw van de expositie is de firma Bolderdijk doorgaans in de RAI aanwezig, telefoonnummer (020) 549 13 13, fax (020) 661 04 08.
VOERTUIGEN, VAARTUIGEN, WERKTUIGEN, ENZ. Tot de expositie toegelaten voertuigen, vaartuigen, werktuigen enz. met brandstofmotoren mogen alleen als expositiegoederen in het gebouw worden gebracht met lege brandstofreservoirs en -leidingen en deugdelijk, blijvend afgesloten reservoirs. Dat geldt niet voor voertuigen enz. met als brandstof dieselolie of een andere vloeistof met een ontvlammingspunt boven 55 ºC. Accuklemmen moeten zijn losgemaakt. Wanneer voertuigen worden geëxposeerd waarbinnen 220 V verlichting is gemaakt, dient een zogenaamde stekkerverbinding te worden aangebracht, zodat in geval van calamiteiten simpel een afkoppeling van het elektranet kan plaatsvinden. NEONTOESTELLEN Toegepaste neontoestellen c.q. -installaties moeten voldoen aan het gestelde in art. 211.3/274.5.3. en 773 van de NEN 1010. In afwijking hiervan gelden voor de aansluitingen en/of uitschakeling de volgende bepalingen: Maximaal twee neontoestellen die voldoen aan het gestelde in de NEN 1010 onder art. 773 lid 3.2 mogen worden aangesloten door middel van een stekkerverbinding binnen handbereik. Zijn meerdere neontoestellen direct naast elkaar gemonteerd, dan moeten deze worden voorzien van één (1) centrale brandweerschakelaar. Neontoestellen en -installaties die moeilijk te bereiken zijn of onderdeel vormen van de standconstructie moeten worden voorzien van een brandweerschakelaar. Neontoestellen en -installaties die niet voldoen aan het gestelde in art. 773 lid 3.2 van de NEN 1010 moeten altijd worden voorzien van een brandweerschakelaar. BRANDWEER AANWEZIG Gedurende zowel de opbouwperiode, de expositie als de demontageperiode zijn functionarissen van de brandweer in het gebouw aanwezig. Voor vragen over toe te passen materialen zijn zij bereikbaar via T 020 549 2373.
42
UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN !
De
deelnemer aan de Woonbeurs Amsterdam 2013 verplicht zich door zijn overeenkomst met de organisatoren, respectievelijk zijn inschrijving, de hier gegeven voorschriften voor standbouw en inrichting nauwkeurig op te volgen. 1. BEGRIPPEN Organisatie – Sanoma BV, Postbus 1900, 2130 JH HOOFDDORP, tel: (088) 556 45 97. Locatie - Amsterdam RAI, Europaplein 22, 1078 GZ AMSTERDAM, tel: (020) 549 12 12 Deelnemer - De onderneming, organisatie of instelling die standruimte op de Woonbeurs Amsterdam 2013 zal innemen. Standbouwer - De firma die in 2013 door de organisatie gerechtigd is tot coördinatie en uitvoering van aansluitingen, (concept-) standbouw van de Woonbeurs Amsterdam. 2. WIJZIGINGEN Er kunnen zich onvoorziene omstandigheden voordoen die veranderingen in het indelingsplan van de expositie noodzakelijk maken. Uiteraard worden de betrokken deelnemers hierover tijdig geïnformeerd. De wijzigingen kunnen worden aangebracht zonder dat de organisatoren aansprakelijk zijn voor de schade die daar eventueel voor de deelnemers uit voortvloeit (zie het Algemeen Reglement). 3. STANDBOUW (Algemeen) De kosten voor standopbouw en -inrichting, technische aansluitingen en het verbruik van deze aansluitingen zijn voor rekening van de deelnemer. Opbouw en inrichting kunnen eerst plaatsvinden na goedkeuring van het standontwerp door de organisatoren. Bovendien moet rekening worden gehouden met de voorschriften van de brandweer. Het kan noodzakelijk zijn dat bepaalde stands aan speciale eisen moeten voldoen, waarover de desbetreffende deelnemers uiteraard worden geïnformeerd. De organisatoren kunnen geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventueel daaruit voortvloeiende kosten. Vloeren, daken, wanden en andere delen van het gebouw mogen niet worden beschadigd door het boren van gaten of met spijkers, lijm enz. (zie het Algemeen Reglement). Markeringen op de vloer geven de plaats van de stands aan. In geval van twijfel is het raadzaam om te informeren bij de organisatie. De gangpaden dienen volledig vrij te blijven.
Conceptstandbouw Woonbeurs Amsterdam Op door de organisator te bepalen delen van de beurs -o.a. aan de hoofdpaden, is het gebruik van de conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam of de fronten, verplicht. Deze standbouw dient te worden uitgevoerd door de standbouwer. Bij indeling worden de deelnemers op de hoogte gesteld in hoeverre deze verplichting voor hen van toepassing is. Standontwerp In verband met beoordeling en goedkeuring moet het standontwerp uiterlijk 15 juli 2013 in het bezit zijn van de organisatie. Gaarne in de vorm van een duidelijke schets met maten en een plattegrond op schaal, of een maquette met een tekening op schaal.!
Bouwhoogte De minimale standhoogte zoals vastgesteld in de Uitvoeringsvoorschriften bedraagt 275 cm, gemeten van beursvloer tot hoogste punt stand. Om de indeling van de Woonbeurs Amsterdam nog strakker en overzichtelijker te presenteren, is de plattegrond dit jaar verdeeld in hoogtezones met minimale en maximale standhoogtes. De conceptstandbouw van de Woonbeurs Amsterdam heeft de standaard standhoogte van 275 cm. Bij uw standlocatievoorstel geeft de organisatie aan in welke hoogtezone uw stand zich bevindt. Aan deze minimale en maximale bouwhoogte dient uw standontwerp en uiteindelijk uw stand te voldoen. Etagebouw is zonder toestemming niet toegestaan. Standtypen Voor elk standtype gelden afzonderlijke regels die hierna worden aangegeven. Langs zijden grenzend aan een gangpad mogen geen wanden worden gebouwd. Eilandstands - (va 150 m²) zijn aan alle zijden begrensd door gangpaden. Het ontwerp moet zodanig zijn dat het doorzicht op de Woonbeurs Amsterdam en het zicht op andere stands zo min mogelijk worden belemmerd. Kopstands - (va 100 m²)liggen aan drie zijden aan gangpaden, er dient een achterwand te worden geplaatst. Hoekstands - liggen aan twee zijden aan gangpaden. Een achterwand en een zijwand dienen te worden geplaatst. Tussenstands - liggen aan één zijde aan een gangpad. Een achterwand en zijwanden dienen te worden geplaatst. Twee-wandenstands - moeten worden voorzien van twee zijwanden.
43
UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN
Dieren op de stand Indien een deelnemer dieren op zijn stand aanwezig wil hebben of tentoonstellen, dan is het noodzakelijk dat hij -in verband met eventueel aan te vragen vergunningen- de organisatie minimaal zeven weken voor de eerste beursdag volledig en schriftelijk informeert over zijn wensen. Verhogingen Voorwerpen kunnen op verhogingen worden geplaatst, mits de verhogingen de 60 cm, gemeten vanuit de vloer van het gebouw, niet te boven gaan. Met schriftelijke toestemming van de organisatie kan hiervan worden afgeweken. Vloerbedekking De vloer van de stand moet op goede wijze worden afgewerkt door het aanbrengen van vloerbedekking als tapijt of tapijttegels. Voor gebruik van speciale vloerbedekking (klinkers, tegels, zand e.d.) is schriftelijke toestemming van de organisatie nodig. Deze toestemming dient te worden aangevraagd met het indienen van het standontwerp. Voordat een dergelijke vloerbedekking wordt aangevoerd dient een plastic afdekking op de vloer te worden aangebracht. Projectie en geluid Voorschriften hiervoor zijn aangegeven in de artikelen 9 en 10 van het Algemeen Reglement. Voor het gebruik van geluids-, beeld- en verlichtingsapparatuur (ook lichtkranten), levende muziek en het optreden van artiesten is schriftelijke toestemming van de organisatie nodig. Gebruik van zogenaamd looplicht en laserprojectie in de stands is niet toegestaan. Schoonmaak De organisatoren dragen zorg voor regelmatige schoonmaak van gebouw en gangpaden. Het schoonmaken van de stands is een zaak van de deelnemers zelf. Desgewenst kunt u informatie over schoonmaakservice verkrijgen via de webshop van de Amsterdam RAI.
!
Ophangdraden
In het gebouw is het op de meeste plaatsen mogelijk aan het dak standbouwonderdelen op te hangen. Mansveld Expotech Rigging is als enige door de locatie gerechtigd om deze werkzaamheden uit te mogen voeren. Vloerbelasting De toegestane belasting op de vloeren van het gebouw bedraagt maximaal ca 3000 kg/m², de maximaal toegestane wieldruk 5000 kg. De vloer is afgewerkt met een asfaltlaag van circa 5 cm. Vlonders Het gebruik van vlonders wordt aangeraden bij stands met water- en gasleidingen en/of veel elektrische bedrading; de standbouwer kan hierbij adviseren. Bij het gebruik van vlonders in de stand moet rekening gehouden worden met het volgende Maximale hoogte 10 cm, gemeten vanuit de vloer van het gebouw tot en met de bovenzijde van de vlonder. De zijkanten moeten zijn gesloten en op nette wijze worden afgewerkt. Zij dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd. Deelnemers die hun stand van een verhoogde vloer voorzien wordt verzocht rekening te houden met de toegankelijkheid van hun stand voor gehandicapten. Met name voor rolstoelgebruikers is het plezierig als zich in de verhoogde vloer opritten bevinden. 4. STANDINRICHTING Tentoongestelde goederen dienen het doorzicht door de expositieruimte en het zicht op de omliggende stands niet of zo weinig mogelijk te belemmeren en moeten binnen de rooilijnen van de standruimte worden gehouden. Ook beweegbare delen ervan mogen daar niet buiten komen. Delen die gevaar opleveren, zoals scherpe uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd. Verder mogen de goederen tijdens de openingsuren niet worden afgedekt; de organisatoren kunnen een eventuele bedekking verwijderen zonder enige aansprakelijkheid. Zichtbaar ontsierende zaken op de stands zijn niet toegestaan. De deelnemer mag, anders dan met schriftelijke ontheffing, tijdens de expositie geen tentoongestelde goederen van de stand weghalen. Moeten kleine delen van de standinventaris buiten het gebouw worden gebracht, bijv. voor dringende reparatie, dan kan in overleg schriftelijke toestemming worden verkregen bij de organisatie. !
Verzekering De stands en expositiematerialen worden niet door de organisatie verzekerd (zie Algemeen Reglement). De deelnemers dienen hier zelf zorg voor te dragen. 5. TECHNISCHE AANSLUITINGEN Informatie over technische aansluitingen; elektriciteit, beveiliging, water aanen afvoer, gas, perslucht, telefoon, fax, kunt u verkrijgen via de leveranciers. Voor alle technische aansluiten gelden de bepalingen van de RAI. Informatie hierover kunt u verkrijgen bij de standbouwer. 6. TENSLOTTE In alle gevallen waarin deze Uitvoeringsvoorschriften niet voorzien of 44 onduidelijk worden geacht beslist de organisatie.
TAMTAM !
Zorg samen met ons voor zoveel mogelijk bezoekers op de beursvloer. Breng ook je eigen netwerk op de hoogte dat je op de Woonbeurs staat!
Breid je netwerk uit § § §
De Woonbeurs informeert de bezoekers ook via al haar social mediakanalen: LinkedIn, Facebook, Twitter. Twitter naar @woonbeurs of met #woonbeurs. Promoot jezelf & breid je netwerk uit, word vriend van de Woonbeurs!
Zet ook je eigen netwerk in § §
Plaats het Woonbeurslogo & woonbeurs.nl op je eigen website en social media kanalen. Vermeld in alle uitingen dat je op de Woonbeurs staat.
Directe kaartverkoop via je eigen site Je kunt zelfs direct kaarten verkopen via je eigen website en daar ook nog wat mee verdienen!!
Mail naar
[email protected] voor de informatie.
45
PERS EN PUBLICITEIT !
DOELGROEP
In 2012 bezochten ruim 65.000 woonconsumenten de Woonbeurs Amsterdam. De doelgroep laat zich omschrijven als: !
§ koopkrachtige consument § personen met bovenmatige interesse voor wonen en interieur § komt voor inspiratie, informatie en oriëntatie § mannen en vrouwen in de leeftijd van 25 - 60 jaar § met een relatief hoge welstand § bezig met het verbouwen of veranderen van hun eigen huis !
Bekijk het bezoekersprofiel op http://deelname.woonbeurs.nl
Communicatiecampagne richt zich op: § de verschillende subdoelgroepen § koopkrachtige 50 plussers § actieve functionele woonconsumenten en woonliefhebbers § journalisten: die voor en na de beurs volop schrijven over de deelnemers
De Woonbeurs Amsterdam is ook de ideale plek voor het ontmoeten van relaties uit de woonbranche. !
Start woonseizoen September en oktober zijn de woonmaanden. Op dat moment is er veel aandacht in de Nederlandse pers voor wonen. De Woonbeurs Amsterdam is een belangrijk ijkpunt in deze periode en een bron van input voor veel redactionele artikelen. !
46
PR CAMPAGNE !
De woon- en buitenbladen van Sanoma
Een belangrijk deel van de publiciteit bestaat uit de uitgebreide redactionele aandacht in de woon- en buitenbladen van Sanoma. § vtwonen, 101 Woonideeën, Eigen Huis & Interieur, ariadne at Home & More Than Classic § Home and Garden, Tuin&Co & Seasons. !
Gezamenlijke oplage:
circa 550.000 exemplaren Lezers:
actieve woonconsumenten en
trouwe Woonbeursbezoekers. De Woonbeurs Amsterdam wordt in de zomer –en najaarsedities redactioneel onder de aandacht gebracht.
Woonbeurskrant De Woonbeurskrant van de Woonbeurs Amsterdam is een bewaarexemplaar en wordt meegestuurd met de oplages van: § de woon –en buitenbladen § relevante Sanoma-titels met een lezersgroep geïnteresseerd in wonen (Nouveau, Marie Claire, Kek Mama, Delicious, Libelle, Margriet en andere printuitgaven)!
OVERIGE MEDIA NAAST SANOMA : Advertenties in dagbladen, tijdschriften en op internet, buitenreclame, aankondigingen op de radio & in specifieke TV programma’s op woongebied, vanaf juni een uitgebreide freepublicity campagne voor ruime aandacht aan de Woonbeurs Amsterdam.
47
PERSMATERIAAL
LIFT MEE OP DE MEDIACAMPAGNE !
Breng ons op de hoogte van je nieuws en primeurs Jouw nieuws is het nieuws van de Woonbeurs Amsterdam! Heb je een primeur of ander nieuws, laat het ons zo snel mogelijk weten.
Aanleveren persmateriaal
!
Mail bij deelname tijdig (uiterlijk 15 juni voor beurskrant) je persmateriaal naar
[email protected], zodat ook jouw primeurs worden belicht.
Dit materiaal wordt gebruikt voor: § input voor nieuwsbrieven § nieuws op woonbeurs.nl § persmap voor redacties woonbladen § aanvragen van journalisten § perskamer Woonbeurs Amsterdam !
Pr ondersteuning – afname van het pr pakket Indien je niet over de capaciteit beschikt om de pers te benaderen of een persmap voor te bereiden, profiteer van het speciale PR pakket. Het PR pakket bestaat uit drie onderdelen:!
1. Het schrijven van tailormade persbericht € 1.125 2. Productie persmap 150 stuks (beeldmateriaal online) € 1.500 3. Mailing persbericht aan 75 persrelaties € 875 PR Pakket totaal (25% korting) € 2.625 ! Meer informatie en reserveringen, mail
[email protected]
48
PERSKAMER !
De perskamer op de beurs wordt ieder jaar bezocht door ruim 400 journalisten en ingericht door de winnaar van de Woonbeurspin.
Persconferentie Dinsdag 1 oktober 2013 opent de beurs feestelijk haar deuren. ! 09.30 10.00 10.15 10.45
pers welkom in perskamer
feestelijke opening voor bezoekers, pers en genodigden
persconferentie in het woontheater
officiële persronde over de beursvloer
Persmateriaal perskamer § Lever op maandag 30 september minimaal 50 mappen af in de perskamer in de RAI, boven in de entree. § Tijdens de beurs dien je zelf de voorraad bij te houden en aan te vullen indien nodig. § Direct na afloop van de beurs (zondag 6 oktober 2013 na 18.00 uur) kun je het overgebleven materiaal ophalen. Materiaal dat om 20.00 uur niet is opgehaald zal worden weggegooid.
Tip! !
Wees origineel bij het maken van de persmappen. Val op door vormgeving, in beeldmateriaal of uitvoering van de map of voeg gadgets bij.
49
TIPS VOOR PERSMATERIAAL !
Vergroot de kans op publiciteit en maak het de pers gemakkelijk.! Beeldmateriaal Het beste kunnen de foto’s als JPEG per e-mail worden verzonden. De foto’s moeten minstens 300 dpi zijn. Let erop dat het totale e-mail bericht maximaal 5 MB groot mag zijn. Beeldrechten Journalisten gaan ervan uit dat al het beeldmateriaal dat meegezonden wordt met een persbericht rechtenvrij gebruikt mag worden. Gegevens Vermeld bij elke foto en CD de adresgegevens van jouw bedrijf, evenals de naam van het product. Niet alleen op de CDhoes, maar ook op de CD zelf. Stuur ook een overzicht van alle foto’s in print mee. Kwaliteit zorg voor beeld gemaakt door een professionele fotograaf.!
Tekst en inhoud: § Het bericht moet actueel zijn en nieuwswaarde hebben. § Biedt complete informatie. De vragen wie, wat, waar, waarom, op welke wijze en wanneer moeten beantwoord worden. § Het belangrijkste nieuws samenvatten in de eerste alinea. Iedere volgende alinea geeft aanvullende informatie. § Een persbericht moet objectief zijn. Vermijd toevoegingen als 'de beste', 'de mooiste' enz. § Een goed persbericht is niet langer dan één A4. § Zet bovenaan de pagina met hoofdletters "persbericht". § Vermeld duidelijk onderaan het persbericht je contactgegevens. § Zet tussen de eigenlijke tekst en de naam/telefoonnummer van de contactpersoon een stippellijn zodat de journalist kan zien waar het persbericht ophoudt. 50
BETAALDE PROMOTIEMIDDELEN !
51
BETAALDE PROMOTIEMIDDELEN !
Exposure in en om het RAI gebouw tijdens de beurs Het is ook mogelijk uitingen af te nemen in en rondom de RAI tijdens de Woonbeurs Amsterdam. Bijvoorbeeld:
§ billboards § driehoeksborden § reclame in de toiletten § reclame in de parkeergarage
Let op: eén partij/deelnemer kan maximaal één uiting binnen en één uiting buiten afnemen.
Interesse? Neem contact op met:
Faircom! Jan Feldbrugge
[email protected] T: 020 - 462 0880
En ontvang de uitgebreide tariefkaart.
52
BETAALDE PROMOTIEMIDDELEN !
53
MEDIAPAKKETTEN !
Profiteer van een groot en kwalitatief bereik rond jouw deelname aan de Woonbeurs Amsterdam, maak
gebruik van een van onderstaande mediapakketten:
54
Succes met de voorbereiding!
