DECISION SUPPORT SYSTEM UNTUK PENILAIAN KINERJA KARYAWAN
0
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2014 P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
LATAR BELAKANG Persaingan bisnis yang semakin kompetitif memacu perusahaan untuk lebih inovatif dalam meningkatkan kualitas. Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas perusahaan adalah dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia diperlukan suatu cara ataupun teknik yang akan digunakan. Salah satu teknik yang digunakan manajemen perusahaan dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia adalah dengan melakukan penilaian kinerja. Penilaian terhadap karyawan diharapkan dapat mengetahui secara tepat keberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan. Penilaian kinerja pegawai ini juga berguna bagi perusahaan dalam memberi umpan balik kepada pegawai dan dapat dijadikan dasar perusahaan untuk melakukan pelatihan, mutasi, rotasi serta promosi terhadap karyawan. Subyektifitas dalam pengambilan keputusan menjadi kelemahan dalam melakukan penilaian kinerja, selain itu semakin banyaknya jumlah karyawan sudah tidak mungkin lagi penilaian dilakukan dengan cara manual hal ini akan memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya. Salah satu upaya untuk mengatasi permasalahan di atas adalah pengembangan sistem berbasis teknologi dan sistem informasi, yaitu Decision Support System (DSS) yang dirancang untuk membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam hal pengambilan keputusan daalam kasus ini adalah penilaian kinerja sehingga tidak terjadi subyektifitas dan proses penilaian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Decision Support System (DSS) – Sistem Pendukung Keputusan Decision Support System (DSS) dapat didefinisikan sebagai sebuah program komputer yang menyediakan informasi dalam suatu domain aplikasi dengan model analisa keputusan dan akses ke dalam database, untuk mendukung seorang pembuat keputusan (decision maker) dalam membuat keputusan secara efektif dalam permasalahan yang kompleks dan tidak terstruktur (Klein, 1995). Sprague dan Carlson juga telah mendefinisikan DSS , sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague, 1993): 1. Sistem yang berbasis komputer. 2. Sistem yang digunakan untuk membantu para decision maker. 3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual. 4. Melalui cara simulasi yang interaktif. 5. Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama. Tujuan dari DSS adalah untuk meningkatkan keputusan dengan pengertian yang lebih baik dan persiapan untuk mengevaluasi dan memilih (Klein, 1995).
1
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
DOMAIN PERSOALAN Perusahaan yang diobservasi adalah sebuah perusahaan yang memproduksi komponen kendaraan bermotor berlokasi disalah satu kawasan industri di Indonesia. Di awal tahun 2014, perusahaan ini baru saja meresmikan pabriknya yang ke-3, tercatat 5000 orang sebagai karyawan pada perusahaan yang telah mulai beroperasi sejak tahun 1978 . Dalam menjalankan aktifitas bisnisnya, perusahaan dipimpin oleh Bord Of Director dan ditetapkan pelaksana sebagai berikut : DIREKTORAT DIVISI DEPARTMENT Administration HR-GA HRGA Information system IS Plan & Dev &IS Support Corporate Finance & Accounting Finance & Accounting Business Planning Business Planning Cost Management Procurement Procurement Production Center Production Engineering 1, 2, 3,4 dan 5 Production 1,2,3 dan 4 Factory Engineering 1 dan 2 Quality Assurance QA & Inspection Design Production Control Finished Goods & Part Maintenance 1 dan 2 Factory Support Machinery Machining & Design Facility 1 dan 2 Distribution Distribution & Exim Direktorat dipimpin oleh seorang Direktur, divisi dipimpin oleh General Manager atau Assisten General Manager sedangkan Department dipimpin oleh seorang Department GRADING SYSTEM Manager. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah grading system pada perusahaan tersebut : DENSO INDONESIA GROUP Revise April 2013 No 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
Title
Grade X IX VIII VII VI UNI
V IV ACA
III
II Kousen
I SHS
Managerial 2 1 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 4 3 2 1 4 3 2 1 5 4 3 2 1
Professional
GM
Coordinator
AGM
Coordinator
Sr.DM DM Jr.DM Sr.SM SM Jr.SM Sr.ASM ASM Jr.ASM
Expert
Specialist
Staff
SUPERVISOR Officer / Sr. Technician FOREMAN
LEADER
Clerk / Technician OPERATOR
Contract Worker
Simulation Top stop by Ages 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20
54 52 50 48 46 44 42 53 40 50 38 47 36 44 34 41 32 38 30 35 28 32 26 29 24 26 22 23 20 20 2 Yr 3 Yr SHS
55 53 51 49 47 45 43 54 41 51 39 48 37 45 35 42 33 39 31 36 29 33 27 30 25 27 23 24 21 21 2 Yr 3 Yr ACA
47 45 56 43 53 41 50 39 47 55 37 44 51 35 41 47 33 38 43 31 35 39 29 32 35 27 29 31 25 26 27 23 23 23 2 Yr 3 Yr 4Yr 23 ages UNI
57 53 49 45 41 37 33 29 25 21 4Yr 21 ages
52 48 44 40 36 32 28 24 20 4Yr 18 ages
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
2
Mengelola karyawan yang jumlahnya tidak sedikit dan dengan grading system yang tidak sederhana itu kendala yang muncul adalah bagaimana data – data karyawan tersebut terkumpul dalam satu database. Database tersebut memuat profil karyawan sampai data kehadiran karyawan tersebut setiap harinya. Human Resource Department (HRD) melakukan penilaian kerja yang disebut sebagai Performance Evaluation [PE] setiap setahun sekali [akhir tahun]. Kriteria dalam PE ini dibagi kedalam tiga bagian yaitu : 1. Achievement 2. Process 3. Attitude & Dicipline Hasil dari PE ini adalah rank S, A, B, C, atau E yang akan menentukan siapa pada pertengahan tahun berikutnya akan dipromosikan untuk naik grade atau bahan naik jabatan [title]. Hasil dari PE ini juga akan mempengaruhi jumlah reward akhir tahun dan persentase kenaikan gaji setiap tahunnya. Oleh karena PE ini sangat ditunggu – tunggu oleh setiap karyawan. Namun ini seakan menjadi bumerang bagi para pimpinan yang diharuskan menilai secara objektif masing – masing anggota direktorat yang dipimpinnya. Oleh karena itu dibuatlah sebuah sistem pendukung keputusan agar keputusan yang dihasilkan dari PE ini objektif berdasarkan data – data yang ada . Sehingga tidak ada lagi penilaian berdasarkan like or dislike atau dekat atau tidak dekat dengan atasan, semua penilaian harus terukur dan dapat dipertanggung jawabkan.
ANALISA DOMAIN PERSOALAN Salah satu upaya untuk mengatasi permasalahan di atas adalah pengembangan sistem berbasis teknologi dan sistem informasi, yaitu Decision Support System (DSS) yang dirancang untuk membantu para pimpinan [Departement Manager – Direktur] dalam hal pengambilan keputusan penilaian kinerja sehingga tidak terjadi subyektifitas dan proses penilaian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Elemen DSS 1. User : a. Manajemen [Department Manager – Direktur] b. Staff HRD 2. System Aplikasi DSS terintegrasi berbasis jaringan yang dapat digunakan oleh multi user serta dapat diatur hak aksesnya. Aplikasi DSS menggunakan perangkat keras berupa komputer server, komputer client, perangkat komunikasi data seperti LAN card, kabel data, switch untuk routing jaringan, dll 3. Builder Pembangun sistem DSS bisa berasal dari pihak internal perusahaan maupun menggunakan jasa developer eksternal sebagai konsultan sistem. Berdasarkan kriteria PE, data – data yang dibutuhkan antara lain laporan pencapaian pekerjaan termasuk didalamnya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, ada atau tidaknya pekerjaan yang dianggap gagal atau tidak sesuai harapan, data – data kehadiran, sakit dan ada atau tidaknya pelanggaran yang pernah dilakukan. Kemudian ditetapkan nilai untuk masing – masing kriteria. 3
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
Gambar 1. Kriteria Performance Evaluation Performance Evaluation (PE) Criteria 1. Job Result
Always satisfy customer / next process
2. Job Process
Always satisfy customer / next
Tasks are always finished before the due date
Tasks are always finished on time Tasks finished on time, on schedule
Ma ny ta s ks ca n't be fi nished on ti me, 5 or more ta sks a re not done on s chedule Work result has
poor quality. Making many NG
POOR
SUCCESS
81-90
2. Job Process 1. Job Result
The job result are good quality, refer to target (Tsukuranai) Targets are always achieved (100%)
NEED IMPROVE
≤ 80
Score:
Work result has good quality, but ever made NG Achieved 85% - 100%
Achieved < 85%
Perception:
Some tasks can't be finished on time, 3-5 tasks are not done on schedule
91-100
Work result always has very good quality. (Tsukuranai & Nagasanai) Always achieved around 10% - 20% from Targets
EXCEEDS 101-110
Show excellent Work result always , perfect quality. (Tsukuranai, Nagasanai, Yokotenkai) Always achieved over than 20% from Targets
OUTSTANDING 111-120
Follow, understood and
3. Attitude
Communicate and implement HoRenSo perfectly Responsible to the work
High teamwork spirit and could motivate colleagues
High teamwork spirit
Can understand HoRenSo
Has ever not follow SOP, has
Perception:
POOR
Score:
≤ 80
Willing to follow SOP, but not understand
NEED IMPROVE 81-90
Follow SOP
SUCCESS 91-100
Implement HoRenSo perfectly
Follow and understood SOP
EXCEEDS 101-110
Responsible to the work and can be counted on without supervision Has creativity and implement kaizen
OUTSTANDING 111-120
Become as reference and motivate team
3. Attitude
Have a high awareness about the importance of rule, ethics and working norm
2. Job Process
Never break the rule / company rule
Has been Absent
Come late more than 20 times in a
Perception:
POOR
Score:
≤ 80
Never absent , but the absence because of sickness around 5% to 10% in a year Come late around 10 - 20 times in a year
NEED IMPROVE
81-90
Never break the rule / company rule
Never absent and attendance is 100% in a year
Implement and conduct rule / company rule
Never absent and attendance is 100% in a year
Never come late Come late 4-10 times in a year
SUCCESS
91-100
Come late 1-3 times in a year
EXCEEDS
101-110
4 OUTSTANDING
111-120
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
Sedangkan untuk bobot masing – masing kriteria dan ranking adalah seperti pada tabel berikut : Tabel 1. Bobot untuk masing – masing kriteria
Tabel 1. Bobot untuk masing – masing Ranking
Setiap [Department Manager – Direktur] yang berwenang untuk melakukan penilaian akan mendapatkan akses dengan password untuk mengisi form penilaian sedangkan hasil dari penilaian akan secara otomatis terhitung oleh sistem. CURRENT STATUS NO.
NPK
NAME
SECTION
TITLE
ATTENDANCE
PE RECORD
EVALUATION CRITERIA 2013 LAST OCT`11-SEP`12 OCT`12-AUG`13 2010 2011 2012 PROMOTION SCORE (A) WEIGHT (%) (B) TOTAL PROMOTION GRADE A S L A S L TOTAL RANK TOTAL RANK TOTAL RANK 2013 ACHI. PROC. ATTD. ACHI. PROC.ATTD. ( A X B ) RANK
1 871204 SUKASNO SOWIYONO
T.I.E
SPV
V-2
0
11
0
0
5
0 110,30 B 95,60 C 95,00 C
SG
2013
2 810403
S EL A MET
T.I.E
Sr.TECHNIC
V-1
0
0
5
0
0 10 98,90 C 99,30 C 95,00 C
G
2013
90
3 790607
MA RS UDI
T.I.E
Sr.TECHNIC
V-1
0
0
12 0
1 13 98,50 C 98,50 C 92,00 C
-
2012
110 110
Database
100 100 100 40% 30% 30% 100,00 B 100
90 30% 30% 40% 93,00
B
87 30% 30% 40% 100,80 A
Input oleh manager
Sistem
Dari hasil pembuatan aplikasi decision support system penilaian kinerja karyawan tersebut, dapat disimpulkan bahawa perhitungan nilai kerja yang dilakukan sudah cukup valid hasilnya dan sesuai dengan perhitungan nilai kerja yang dilakukan secara manual. Hal ini sangat membantu perusahaan dalam melakukan penilaian kerja yang lebih efektif.
REFERENSI Armstrong, Michael. (1990). Manajemen sumber daya manusia. Jakarata: PT. Elex Media Komputindo Klein, Michael R. (1995). Knowledge-based decision support systems with applications in business (2nd ed). England: John Wiley & Sons Ltd. Sprague, R. H. and H. J. Watson. (1993). Decision support systems : Putting theory into practice. N.J.: Prentice Hall, Englewood Clifts. P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
5
