DE VU VERDER MET ICT I-STRATEGIE

DE VU VERDER MET ICT I-STRATEGIE 2012-2016

HET BELANG VAN

ICT OP DE UNIVERSITEIT ICT is verweven met alle activiteiten van een universiteit. Het generen en overbrengen van kennis en informatie staat centraal bij onderzoek en onderwijs. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden.

I-STRATEGIE 2012

INHOUDSOPGAVE Voorwoord Samenvatting

4 6

DEEL 1: DOELSTELLINGEN

9

Doelstellingen VU ICT in het instellingsplan De afgeleide ICT-doelstellingen

11 14 16

DEEL 2: DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN Kies je eigen device Inzicht voor iedereen Van zenden naar interactie Van administratief naar ‘ondernemersgerichte’ projectondersteuning Van gesloten naar samenwerkingsgericht De schat aan data Eén digitale werkomgeving in het portaal Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen Van tekst naar multimedia

DEEL 3: RANDVOORWAARDEN Besluitvorming over ICT Competenties en sourcing - Landelijke samenwerking - Cloud computing Mechanismes voor beheersing Implementatie

BIJLAGE: TOTSTANDKOMING Bijlage: Leden i-Strategiegroep Bijlage: Deelnemers workshops Bijlage: Programma i-Strategie seminar, 13 oktober 2011

19 21 22 23 24 25 26 27 29 30

31 33 35 36 36 38 39

43 46 47 49

Vormgeving en fotografie StudioVU 22230/1 mei 2010 I-STRATEGIE 2012

3

DE VU VERDER MET ICT VU is verder kijken. Excellent onderzoek en onderwijs vragen om een vooruitkijkende blik. Zeker als het gaat om ICT, want ICT verandert maatschappijen, sociale relaties, werk en bijna alles wat we kennen. ICT is een noodzakelijke voorwaarde om onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering verder te ontwikkelen. Vandaar de ondertitel ‘De VU verder met ICT’. Anderzijds impliceert de titel dat de VU duidelijkheid schept over welke ICT-dienstverlening komende jaren ontwikkeld gaat worden en hoe deze geleverd gaat worden. Met plezier bieden wij u de i-Strategie 2012-2016 aan. De i-Strategie die voorligt is richtinggevend voor de inrichtingskeuzes van de komende jaren. Via een negental strategische uitspraken geeft de i-Strategie aan via welke weg de VU haar ICT-doelstellingen realiseert.

Universiteiten zijn steeds gevoeliger voor grote maatschappelijke ontwikkelingen zoals de toenemende internationale concurrentie, een veranderende arbeidsmarkt en ICT-ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om een enorm aanpassend vermogen van onze instelling. Dit zijn aanpassingen die echter vaak jaren duren om te realiseren en eigenlijk altijd ICT als randvoorwaarde hebben. Denk bijvoorbeeld aan innovatie van onderwijs, digitale laboratoria, betere dienstverlening aan studenten en kostenbesparing in de bedrijfsvoering door het inzetten van ICT. In 2011 is door diverse programmacommissies een vertaalslag gemaakt van de meerjaren ambitie van de Vrije Universiteit, vastgelegd in het Instellingsplan 2011-2015. Zij hebben de strategie voor het primaire proces en de bedrijfsvoering concreet gemaakt in meetbare doelstellingen en een realiseerbare implementatie. De i-Strategie 2012-2016 is een directe vertaling van deze VU-ambities uit het Instellingsplan en de doelstellingen van de programmacommissies, afgestemd op ontwikkelingen uit de ICTwereld en behoeftes van studenten en wetenschappers. De veranderingen die de VU ondergaat om een aantrekkelijke universiteit te blijven en ambities van excellentie in onderwijs en onderzoek te verwezenlijken, vragen om ICT-voorzieningen die de doelgroepen wetenschappers en studenten aanspreken. Anders gezegd, om informatievoorziening die ICT in het hart van het onderwijsproces brengt. Studeren en doceren aan de campusuniversiteit VU doe je meer en meer hybride, op de campus en on-line. Dit gaan wij gezamenlijk met alle faculteiten en diensten VU-breed organiseren en in de komende periode verwezenlijken.

4

I-STRATEGIE 2012

Onderzoek is gebaat bij creativiteit en eigen speelruimte, dus ook in de wijze waarop ICT wordt toegepast en ondersteund. Voor de VU is van belang dat onderzoek zowel in een open als vertrouwelijke digitale context plaats kan vinden. Zaken als projectadministratie, data-opslag en -management zullen eenduidig gezamenlijk worden ingericht en VU-breed worden aangeboden. Informatietechnologie is een randvoorwaarde voor vernieuwing en efficiëntie in de bedrijfsvoering. De VU is het afgelopen decennium verdubbeld in omvang, maar de processen van de bedrijfsvoering zijn hierop onvoldoende aangepast. Voor een efficiënte bedrijfsvoering die op een operationeel excellente wijze ondersteuning biedt, is op diverse terreinen een inhaalslag nodig. Een belangrijke succesfactor is de wijze waarop digitalisering van de diverse processen, met oog voor de gebruiker en diens werkzaamheden, efficiënt wordt vormgegeven. Excellentie in onderwijs en onderzoek vraagt om een iStrategie die richtinggevend inspeelt op de veranderende belevingswereld van wetenschappers en studenten, de veranderende omgeving van het internationale hoger onderwijs en wetenschap en technologische ontwikkelingen. Bij de ontwikkeling van de i-Strategie zijn veel studenten en medewerkers, als expert en/of directe gebruiker betrokken geweest. Het is dan ook met recht ‘onze’ i-Strategie. De VU is verder kijken. Bernadette Langius College van Bestuur

DE INHAALSLAG De Vrije Universiteit heeft de afgelopen jaren ingezet op verwezenlijking van de vorige iStrategie 2007-2009, zoals: beslissers krijgen de informatie die zij nodig hebben door de inrichting van Management Informatie VU (MIVU), digitale communicatie met doelgroepen en mogelijkheden voor online self services via VUnet, basisregistraties zoals Nieuw SIS op orde, toegang tot diensten met het VU-net-ID, generieke ICT-voorzieningen worden als services aangeboden vanuit één Universitair Centrum IT, vernieuwingen worden uitgevoerd op basis van een samenhangende informatie architectuur en beslissingen op het gebied van ICT worden genomen op basis van de bijdrage aan universitaire doelstellingen en de alignment met de i-Strategie.

De startsituatie in 2007 was een inrichting van ICT-voorzieningen die per faculteit en soms ook per ondersteunende dienst was ingericht. Een beperkt aantal voorzieningen zoals concernsystemen en het lokale netwerk waren universiteitsbreed gezamenlijk ingericht. Een periode van vijf jaar bleek noodzakelijk om uitgangspunten te verwezenlijken. De vorming van het UC-IT (startdatum 1 januari 2010) bleek een complex proces van lange adem, waardoor gebruikers nu halverwege de migraties nog regelmatig te maken hebben met incomplete dienstverlening en onduidelijkheden. Het presenteren van nieuwe ambities kan op het eerste gezicht voorbarig lijken als de oude ambities nog niet volledig zijn afgerond. Het presenteren van een nieuwe strategie betekent niet dat er morgen meteen gestart kan worden met de uitvoering. Hiervoor is voorbereidend werk nodig. De ontwikkeling van het Universitair Centrum IT, zoals het afronden van de migraties, blijft prioriteit houden totdat het afgesproken niveau van dienstverlening is bereikt. Daarbij is Operational Excellence het uitgangspunt voor klantgerichte ICT-dienstverlening op de VU. Deze dient voorspelbaar, snel en betrouwbaar te zijn en wordt continu verbeterd door te sturen op basis van prestatie-indicatoren zoals gebruikerstevredenheid voor zowel generieke diensten als voor gedigitaliseerde bedrijfsprocessen. Het vergroten van inlevingsvermogen in eindgebruikers is een niet te onderschatten randvoorwaarde. Studenten en medewerkers willen snelle, voorspelbare services, zoals snelle verwerking van aanvragen en meer zelfservices. En waarom ook niet een apparaat naar keuze of ‘bring your own device’? De enorme toename aan mobile devices vraagt om investeringen in huidige basisvoorzieningen en een visie op de toekomst. Een inhaalslag voor basisvoorzieningen en informatiebeveiliging is ook

relevant voor het onderzoek waar enorme ontwikkelingen gaande zijn op het gebied van datamanagement en digitale samenwerkingsvormen. Het onderwijs zoekt flexibelere mogelijkheden voor de digitale leeromgeving en ondersteuning bij de integrale toepassing van ICTvoorzieningen binnen het onderwijs. De afgelopen jaren is met enorme inzet van iedereen ook veel bereikt, soms meer dan verwacht. Na een grote inzet op het terrein van ICT-vernieuwing ter ondersteuning van de onderwijslogistiek en studentinformatie met Nieuw SIS –waarvoor de VU externe onderscheidingen ontving–, ligt het accent in de bedrijfsvoering nu op het terrein van HRM en financiën. Een integrale visie op de herinrichting van procesketens en strategisch informatiemanagement is daarbij van belang. Er is een volle projectagenda om de organisatie en bedrijfsprocessen te herdefiniëren en deze te digitaliseren, gericht op een efficiënte en klantvriendelijke bedrijfsvoering. De ambitie van de VU vraagt om een grote realisatiekracht, juist op het terrein van ICT. De strategische uitspraken zijn daarom voorzien van een toelichting, een antwoord op de vraag waarom en een synopsis van wat de uitspraak betekent voor ons handelen op de VU. Verwezenlijking van de VU-ambities uit het Instellingsplan 2011-2015 en de doelstellingen van de programmacommissies betekent een majeure inspanning. Dit vraagt inzet op de wijze van samenwerken -de ICT governance-, op beleidsvernieuwing van gesloten naar open en samenwerken, op co-design en co-creatie met doelgroepen en op een gedegen gefaseerde planning van het projectportfolio. De aanvullende hoofdstukken geven hier concreet invulling aan. De VU is verder kijken. Richard Oerlemans Directeur UC-IT en CIO I-STRATEGIE 2012

5

SAMENVATTING

ICT is verweven met alle activiteiten van een universiteit. Het generen en overbrengen van kennis en informatie staat centraal bij onderzoek en onderwijs. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden. Vanwege enerzijds de noodzakelijkheid en afhankelijkheid van ICT en anderzijds de complexiteit van een organisatie zoals de VU zijn gezamenlijke focus, standaarden, richting aan innovatie en eenduidige afspraken rondom ICT nodig. Deze i-Strategie geeft hier richting aan. Deze i-Strategie draagt hiermee bij aan betere investeringen, het verwezenlijken van de belangrijkste prioriteiten die afhankelijk zijn van ICT en biedt handvatten voor een globale meerjarenplanning en governance. Deze i-Strategie bouwt voort op de i-Strategie 2007-2009. Beleid uit de oude i-Strategie blijft geldig tenzij overruled door deze nieuwe i-Strategie. DE AFGELEIDE ICT-DOELSTELLINGEN De focus van de i-Strategie ligt op de uitvoering van het instellingsplan. In het eerste hoofdstuk worden ICT-doelstellingen afgeleid uit het Instellingsplan en uit de plannen van de programmacommissies die het instellingsplan uitvoeren. De volgende ICT-doelstellingen zijn geformuleerd:

Bedrijfsvoering en huisvesting • Breng ondersteunende processen op orde • Geef actueel inzicht • Streef naar meer virtuele dienstverlening en communicatie op maat • Ondersteun nieuwe werkconcepten DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN Om de ICT-doelstellingen te halen moeten basale keuzes worden gemaakt. Deze keuzes worden weergegeven door de strategische uitspraken. De strategische uitspraken geven aan via welke weg de VU de ICT-doelstellingen realiseert. De volgende uitspraken zijn geformuleerd: Kies je eigen device De VU-werkplek is gebaseerd op een bring-your-own-device principe en maakt flexibel werken op en buiten de campus mogelijk. Nieuwe werkplekconcepten sluiten aan bij de filosofie van de campusontwikkeling. Inzicht voor iedereen De VU stelt medewerkers en studenten in staat om verantwoordelijkheid te nemen door het geven van inzicht in de eigen voortgang en de mogelijkheid om te vergelijken met anderen. Van zenden naar interactie Een basale strategie voor social media wordt ingezet om ‘kennishebbers’ te verbinden zodat ze kennisdelen, kennismanagement en samenwerking centraal kunnen zetten.

Onderwijs • Breng basisdiensten op orde • Breng ondersteunende processen op orde • Versterk met ICT het curriculum • Geef pro-actief inzicht in prestaties • Maak communicatie breder en interactief • Maak samenwerking met andere instellingen mogelijk

Van administratief naar ‘ondernemersgerichte’ projectondersteuning De VU brengt de twee werelden van de wetenschappelijk projectmanager en de formele administratie bij elkaar. Wetenschappelijk projectmanagement wordt ondersteund met een voor de wetenschapper effectieve set aan applicaties die in verbinding staan met de achterliggende formele administraties.

Onderzoek • Maak basisvoorzieningen geschikt voor wetenschappelijk gebruik • Maak (internationale) samenwerking mogelijk • Geef ondersteuning voor data • Ondersteun projectbeheersing van wetenschappelijke projecten • Versterk vindbaarheid van onderzoekers en onderzoek

Van gesloten naar samenwerkingsgericht Inter-persoonlijke samenwerking wordt ondersteund via een open architectuur. Een beperkt aantal varianten van institutionele samenwerking worden optimaal en kostenefficiënt ondersteund.

6

I-STRATEGIE 2012

De schat aan data Gegevens van de VU zijn waardevol. De VU koestert deze daarom actief in het complexe speelveld van privacy, eigendom, integriteit en openbaarheid.

Eén digitale werkomgeving in het portaal Docenten, onderzoekers en studenten worden ondersteund met een samenstel van digitale diensten die direct benaderbaar zijn vanuit het portaal. De digitale diensten ondersteunen verschillende vormen van onderwijs. De digitale diensten worden niet van meet af aan zelf gebouwd, maar geassembleerd en zijn op een voor de gebruiker logische wijze met elkaar verbonden.

Van tekst naar multimedia Alle activiteiten en processen die video en multimedia nodig hebben worden ondersteund met één open architectuur.

Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen Via een geïntegreerde bedrijfsvoeringstrategie leveren systemen een hogere kwaliteit in dienstverlening en efficiëntie in de ondersteunende processen en leggen een basis voor de realisatie van strategische doelstellingen.

• Kies je eigen device • Inzicht voor iedereen • Van zenden naar interactie • Van administratief naar ‘ondernemersgerichte’ projectondersteuning • Van gesloten naar samenwerkingsgericht • De schat aan data • Eén digitale werkomgeving in het portaal • Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen • Van tekst naar multimedia

I-STRATEGIE ICT-DOELEN ONDERWIJS

ONDERZOEK

BEDRIJFSVOERING

• Breng basisdiensten op orde • Breng ondersteunende processen op orde • Versterk met ICT het curriculum • Geef pro-actief inzicht in prestaties • Maak communicatie breder en interactief • Maak samenwerking met andere instellingen mogelijk

• Maak basisvoorzieningen geschikt voor wetenschappelijk gebruik • Maak (internationale) samenwerking mogelijk • Geef ondersteuning voor data • Ondersteun projectbeheersing van wetenschappelijke projecten • Versterk vindbaarheid van onderzoekers en onderzoek

• Breng ondersteunende processen op orde • Geef actueel inzicht • Streef naar meer virtuele dienstverlening en communicatie op maat • Ondersteun nieuwe werkconcepten

I-STRATEGIE 2012

7

DE NIEUWE SERVICES Uiteindelijk gaat het natuurlijk om welke dienstverlening komende jaren beschikbaar gesteld gaat worden aan de

STUDENTEN

diverse doelgroepen. Na het realiseren van de i-Strategie zullen studenten, docenten en onderzoekers over onderstaande services beschikken.

DOCENTEN

ONDERZOEKERS

Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices

Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices

Inzicht in voortgang studenten en vakken

Inzicht in projectvoortgang

Samenwerkingsruimte Tools voor kennisdelen Interactieve communicatie

Samenwerkingsruimte Zoeken van wetenschappers

KIES JE EIGEN DEVICE Toegang met een eigen device Zelf software installeren uit VU-aanbod

INZICHT VOOR IEDEREEN Inzicht in studievoortgang en vergelijken met anderen VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE Samenwerkingsruimte Tools voor kennisdelen Interactieve communicatie

VAN ADMINISTRATIEF NAAR ‘ONDERNEMERSGERICHTE’ PROJECTONDERSTEUNING Projectmanagement VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT VU-overstijgend studeren

Toevoegen van gastdocenten en gaststudenten

Toevoegen van samenwerkingspartners

Delen en hergebruik van leercontent

Voorziening voor dataopslag Dienstverlening rondom data Open access

DE SCHAT AAN DATA

EÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN Zelfservices

Zelfservices

Zelfservices

Videoconferentie Weblectures Verbeterd draadloos netwerk

Videoconferentie Verbeterd draadloos netwerk

VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA Videoconferentie Weblectures Verbeterd draadloos netwerk

8

I-STRATEGIE 2012

DEEL 1 DOELSTELLINGEN

DEEL 1

DOELSTELLINGEN De doelstellingen van de VU staan verwoord in het Instellingsplan 2011-2015. De doelstellingen uit het instellingsplan worden handen en voeten gegeven door verschillende programmacommissies. In dit deel van de i-Strategie wordt een kort overzicht gegeven van de doelstellingen uit het instellingsplan en de wijze waarop de programmacommissies deze hebben geconcretiseerd. Vanuit de doelstellingen van het instellingsplan en de plannen van de programmacommissies zijn doelstellingen voor het ICT-domein afgeleid.

I-STRATEGIE 2012

DOELSTELLINGEN VU ONDERZOEK De hoofddoelstelling op het gebied van onderzoek is het verhogen van het prestatieniveau van de VU. Door de toenemende internationale concurrentie verhevigt de strijd om onderzoeksmiddelen en toptalent. Om in deze context haar maatschappelijke en wetenschappelijke doelen te kunnen realiseren, moet de VU haar prestatieniveau verhogen. Alleen door de kwaliteit, de output en de impact van haar onderzoek te vergroten, blijft de VU als samenwerkingspartner aantrekkelijk voor andere kennisinstellingen, bedrijven en nonprofit organisaties en aantrekkelijk voor wetenschappelijk talent om bij de VU te werken en studeren. Omdat de eerste geldstroombijdrage van de rijksoverheid daalt, moet de VU meer externe onderzoeksfinanciering binnen halen. De implementatie van het Instellingsplan zal plaats vinden in een context van forse bezuinigingen binnen de VU. Ook het onderzoeksdomein moet daarom bijdragen aan kostenefficiëntie. Uit bovenstaande kernredenatie uit het Instellingsplan, leidt de Programmacommissie Onderzoek vier beleidsdoelen af voor de periode 2011-2015:

en minder herkansingen. Intensivering zal worden bereikt door activerend onderwijs en door het vergroten van de betrokkenheid van studenten. Activerend onderwijs is een combinatie van intensieve werkvormen, extensieve werkvormen en studiebegeleiding FLEXIBILISERING • Leerwegen van individuele studenten door meer structuur in de opleidingen met heldere keuzemomenten beter accommoderen; • Heldere eisen, duidelijke kaders en goede studiebegeleiding. RATIONALISERING • Minder vakken; • Minder opleidingen; • Minder herkansingen. INTENSIVERING • Activerend onderwijs; • Combinatie van intensieve en extensieve werkvormen en studiebegeleiding; • Vergroten van betrokkenheid van studenten. Bron: Programmaplan PC Undergraduate

• Versterken Focus & massa; • Versterken van Talentbeleid; • Vergroten externe inkomsten; • Vergroten zichtbaarheid en maatschappelijke impact van het VU-onderzoek. Bron: Programmaplan PC Onderzoek ONDERWIJS De hoofddoelstellingen van het instellingsplan op het gebied van onderwijs zijn groei en profilering, kostenefficiëntie, kwaliteit van het onderwijs en rendement. Het instellingsplan maakt onderscheid in undergraduate en graduate onderwijs. Bij undergraduate onderwijs ligt de nadruk op het verhogen van kwaliteit, rendement en kostenefficiëntie. De programmacommissie undergraduate wil deze doelstellingen bereiken door flexibilisering, rationalisering en intensivering van onderwijs. Flexibilisering is gericht op leerwegen van individuele studenten en zal worden bereikt door het bieden van meer structuur in de opleidingen met heldere keuzemomenten. Hiervoor zijn heldere eisen, duidelijke kaders en goede studiebegeleiding nodig. Rationalisering houdt in dat er komende jaren gestreefd wordt naar minder vakken, minder opleidingen

Bij graduate onderwijs is de doelstelling dat de VU, ondanks bezuinigingen, een aantrekkelijke universiteit blijft voor (inter)nationale masterstudenten. De VU streeft naar groei van de masterinstroom vanuit andere universiteiten en wil het marktaandeel instroom vanuit het HBO handhaven. Studenten moeten vaker nominaal studeren. Daarnaast moet het graduate onderwijs een substantiële bijdrage leveren aan de bezuiniging op bedrijfsvoering. De VU en de UvA hebben in 2025 al hun masteronderwijs in gezamenlijke Graduate Schools ondergebracht, waarin ook het cursorisch onderwijs voor PhD’s grotendeels plaatsvindt. Daarnaast zijn het opschalen van postinitieel onderwijs en de binding met alumni doelstellingen op het gebied van graduate onderwijs. De Programmacommissie Graduate wil dit bereiken door: STRUCTUREREN VAN ONDERWIJS • Cohortbenadering: Invoeren harde knip tussen bachelor en master; ook voor VU studenten. • Versterken selectieve karakter van de masteropleidingen; • Voor researchmasters: betere aansluiting op PhD-trajecten; • Standaardiseren van instroom en doorstroom;

I-STRATEGIE 2012

11

• Eén instroommoment per jaar (1 september); • Transparante selectieprocessen; • Gemeenschappelijk begindeel gevolgd door specialisatie en een individueel afstudeertraject. EISEN STELLEN AAN STUDENTEN • Selectie op kwaliteit is regel; • Bij de toelating zijn deficiënties weggewerkt; • Studenten zijn voltijds beschikbaar voor de opleiding; • Studenten studeren nominaal (inschrijven is meedoen is slagen). EISEN STELLEN AAN DOCENTEN • Docenten zijn ingespeeld op de diversiteit in de doelgroep; • Docenten beheersen de instructietaal (Engels op C-1 niveau). VERHOGING EFFICIENCY • Kleine opleidingen integreren of beëindigen; • Minimale groepsgroottes per vak; • Tenminste kostendekkend faciliteren van studenten om deficiënties weg te werken. Bron: Programmaplan PC Graduate BEDRIJFSVOERING Goede en efficiënt georganiseerde bedrijfsvoering en ondersteuning zijn cruciaal om de doelstellingen in het onderwijs en onderzoek te kunnen realiseren. Kwalitatief goede dienstverlening gaat steeds meer over organisatorische grenzen van faculteiten en diensten heen. Dat vereist een herontwerp van processen, ketenintegratie en meer standaardisatie. In de context van teruglopende overheidsfinanciering en een sterk gegroeide universiteit, met een nagenoeg ongewijzigde organisatiestructuur en procesvoering, moet de VU haar zaken volgens de Programmacommissie Bedrijfsvoering écht anders organiseren. Het motto van de Programmacommissie Bedrijfsvoering is: “Wat je moet doen, doe je goed en tegen de laagste prijs”. In vakjargon wordt deze benadering wel ‘operational excellence’ genoemd. Dit motto is leidend voor de doelen van het programma bedrijfsvoering en de invulling daarvan. Door de bedrijfsvoering efficiënter te organiseren, maakt de VU ruimte om in onderzoek en onderwijs te investeren. De nieuwe bedrijfsvoering is duurzaam, financieel haalbaar, verbonden met de strategie van de VU en moet snel kunnen worden gerealiseerd. Het resultaat van deze maatregelen is: • De VU is klaar voor de toekomst en heeft een effici12

I-STRATEGIE 2012

ente en kwalitatief goede bedrijfsvoering. • Op structurele basis geeft de VU M€ 27 minder uit aan bedrijfsvoering in 2015. • Een betere bedrijfsvoering is een voorwaarde voor een hogere studenttevredenheid - af te lezen uit de resultaten van de Nationale Studenten Enquête. • Een betere bedrijfsvoering is een voorwaarde voor een hogere medewerkertevredenheid. De Programmacommissie bedrijfsvoering wil dit bereiken door: EFFICIENCY VERGROTEN Voorwaarde voor het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering is dat ook onderwijs en onderzoek efficiënter worden ingericht. Een consequentie van het veranderproces zal zijn dat we minder arbeidsplaatsen in de bedrijfsvoering hebben dan nu het geval is. KWALITEIT VERBETEREN Het aanbod van diensten en services zal kleiner worden; tegelijkertijd zal de kwaliteit ervan goed moeten zijn. Met studenten en het wetenschappelijk personeel definiëren we standaarden voor kwaliteit en kosten. Hiermee ontstaat een standaardaanbod in dienstverlening dat door de ‘nieuwe bedrijfsvoering’ wordt gerealiseerd. Door verregaand te standaardiseren kunnen kwaliteit en kostenniveau gegarandeerd worden. FOCUS AANBRENGEN Het beperken van de niet-kerntaken van de VU. Zo zal er minder geld beschikbaar zijn voor cultuur, sport en ontwikkelingssamenwerking en investeren we 50% minder in VU Connected. INKOOP PROFESSIONALISEREN Door gezamenlijk inkoopvoordelen te realiseren kan de VU geld besparen: webwinkel. Bron: Programmaplan PC Bedrijfsvoering CAMPUSONTWIKKELING De VU wil een aantrekkelijke studie- en werkomgeving bieden die inspeelt op de moderne eisen die studenten en medewerkers stellen. In de periode 2011-2015 wordt daarom in samenwerking met het VUmc gestart met de bouw van de nieuwe campus. Twee gebouwen die eerst worden opgeleverd zijn gericht op bacheloronderwijs (NU.VU) en het doen van experimenteel onderzoek (Labtoren O|2). Doelstelling in de plannen van NU.VU is dat het zogenaamde nieuwe stu-

deren wordt ingevoerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de nieuwste mediatechnieken en een digitale bibliotheek. Daarnaast wordt het Hoofdgebouw weer geschikt gemaakt voor een periode van 15 jaar. In deze instellingsplanperiode worden eveneens plannen en projecten voorbereid voor de gebouwen W&N, MF en Transitorium. De verwachte studentengroei, gekoppeld aan teruglopende middelen van de overheid, vereist dat doelmatig en doeltreffend gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte. Hiervoor zullen de volgende maatregelen worden uitgewerkt: • Invoeren van flexibele werkplekconcepten, zoals persoonsonafhankelijke werkplekken en activiteitgerelateerde werkplekconcepten. • Sturen van het ruimtegebruik voor werkplekken, onderwijsvoorzieningen en parkeervoorzieningen, onder andere door het invoeren van een prijsprikkel. • Verlengen van openings-, onderwijs- en werktijden (avond, weekend). • Mogelijk digitaliseren van onderwijsvormen als colleges en tentaminering.

De VU bundelt al haar centrale internationaliseringsactiviteiten in één organisatie. Daarnaast worden de werving en toelating van, inschrijving door en dienstverlening aan buitenlandse studenten en Nederlandse masterstudenten gestroomlijnd. Vanuit de Programmacommissie Internationalisering is het de doelstelling om administratieve dienstverlening te verbeteren en tweetaligheid verdergaand in te voeren.

De Campus is een ontmoetingsplek, een knooppunt in een netwerk. Overal op de Campus is het mogelijk internetconnectiviteit te hebben. De flexibele werkplekconcepten en de behoefte aan connectiviteit maken een adequate IT ondersteuning noodzakelijk. ALLIANTIES Om de in de stad aanwezige hoogwaardige kennis economisch beter te benutten, organiseren de gemeente, kennisinstellingen en het bedrijfsleven zich in strategische samenwerkingsverbanden. De samenwerking tussen de VU en de Universiteit van Amsterdam (UvA) die de laatste jaren vorm heeft gekregen, wordt hierdoor intensiever. Ook de samenwerking met de Open Universiteit zal komende jaren sterker worden. De Faculteit der Godgeleerdheid gaat intensief samenwerken in het onderwijs en onderzoek met de Protestantse Theologische Universiteit (PThU), die voor een groot deel op de VU-campus wordt gehuisvest. INTERNATIONALISERING De VU wil een forse stap maken om haar onderwijs te internationaliseren en actiever te worden in internationale onderzoeksconsortia. Internationale samenwerking is een voorwaarde om de ambities in het onderwijs en onderzoek waar te kunnen maken. De VU sluit naast de bestaande samenwerkingsverbanden ook partnerships met universiteiten uit landen met opkomende economieen zoals China en India. I-STRATEGIE 2012

13

ICT IN HET INSTELLINGSPLAN

De sterke ontwikkeling van ICT-voorzieningen biedt nieuwe mogelijkheden voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening en schept grote verwachtingen bij nieuwe generaties. ICT wordt diverse keren genoemd in het instellingsplan. De nadruk ligt vooral op het aanpassen van onderwijsconcepten, betere informatievoorziening en het slimmer organiseren van ondersteunende processen. Onderstaande citaten komen uit het instellingsplan:

14

I-STRATEGIE 2012

ICT VERRUIMT MOGELIJKHEDEN ‘ICT-voorzieningen ontkoppelen steeds meer de plaats waar en de tijd waarop mensen gebruikmaken van diensten en het moment dat het aanbod wordt gecreëerd. In het onderwijs wordt op afstand leren veel gebruikelijker. ICT beïnvloedt bovendien de manier van leren van jongeren. Door het enorme open aanbod van kennis wordt de validiteit van gegevens een aandachtspunt. Studenten en jonge medewerkers hebben hoge verwachtingen van de ICT-infrastructuur, online bereikbaarheid en service van onderwijsinstellingen. Tegelijk kunnen onderwijsinstellingen gebruikmaken van het ICT-gebruik van jongere generaties. Virtuele sociale netwerken kunnen onder andere studentenwerving en binding met alumni ondersteunen. ICTmiddelen bieden onderzoekers nieuwe mogelijkheden om in internationale netwerken samen te werken. Gebruik van e-science heeft ingrijpende invloed op onderzoeksmethoden.’ (p.11) ICT INZETTEN IN HET ONDERWIJS ‘Gebruik van ICT is een essentieel onderdeel van modern academisch onderwijs. Het biedt de mogelijkheid om het onderwijs te innoveren, de onderwijskwaliteit te verbeteren, de studenttevredenheid te verhogen en kan bijdragen aan kostenbesparingen. De VU richt zich op ICT-toepassingen die een duidelijke bijdrage leveren aan de strategische onderwijsdoelen van de universiteit. Omdat hiervoor forse investeringen nodig zijn, richt de VU zich op het goed toepasbaar maken van ICT-toepassingen die zich eerder bewezen hebben. Bij elke toepassing worden aparte businesscases uitgewerkt, op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt.’ (p.31) ‘In 2025 biedt de VU haar graduate onderwijs aan in verschillende vormen die inspelen op de mogelijkheden en behoeften van studenten: flexibel in tijd en plaats. De VU heeft ICT-voorzieningen die dit mogelijk maken.’ (p.17) ‘De inhoud van premastertrajecten voor hbo-doorstromers wordt opnieuw bezien en waar mogelijk ingekort tot de voor die master noodzakelijke vakken. De VU onderzoekt efficiëntere onderwijsvormen om deficiënties weg te werken (intensieve summercourses, ICT-gestuurd onderwijs).’ (p.37) ‘ICT-voorzieningen implementeren om executive onderwijs modulair en (deels) flexibel in tijd en plaats aan te bieden.’ (p.37)

Door toepassing van ICT-voorzieningen zijn masteropleidingen veel flexibeler in plaats en tijd.’ (p.36) ‘Naast de herinrichting van het bacheloronderwijs door de faculteiten is een aantal VU-brede beleidsmaatregelen nodig. Deze moeten elkaar versterken en in samenhang bijdragen aan het realiseren van de drie hoofddoelstellingen. Eén van deze beleidsmaatregelen is het (breder) inzetten van ICT.’ (p.31) GEBRUIK VAN SOCIALE NETWERKEN ‘In de periode 2011-2015 wil de VU daarom een goed beheerde alumnidatabase realiseren, gekoppeld aan relevante open social networks.’(p.38) DIGITALISERING VAN DIENSTVERLENING ‘Onder regie van de programmacommissie bedrijfsvoering (zie hoofdstuk 9) wordt op basis van uitgewerkte businesscases, een aantal VU-brede projecten gestart waarin bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Doel is het realiseren van een efficiencywinst van M€ 10 1 door per kolom naar verbetermogelijkheden te kijken in de gehele keten van werkprocessen bij diensten én faculteiten. Om efficiënt te kunnen inspelen op de vraag van grote groepen medewerkers en studenten wordt dienstverlening gestandaardiseerd en gedigitaliseerd.’ (p.40) COMMUNICATIE OP MAAT VIA HET PORTAAL ‘Studenten zijn ICT-vaardig, vaak online en bereikbaar en hebben privé de beschikking over de modernste digitale middelen. Dat verhoogt de verwachtingen bij studenten over de dienstverlening van de VU. De VU wil studenten daarom meer virtuele en snellere dienstverlening en communicatie op maat leveren. De VU communiceert met haar relaties langs digitale kanalen, waarbij verschillende doelgroepen worden bediend via een eigen informatiekanaal. Studenten en medewerkers krijgen via een eigen webportal op overzichtelijke wijze de informatiebronnen en applicaties aangeboden die op dat moment passen bij hun studie en werk. Ook voor de communicatie met externe doelgroepen (aankomende studenten, bedrijven, potentiële subsidieverstrekkers, alumni) worden webportals ingezet.’ (p.41)

1 Deze bezuiniging van M€ 10 is in opdracht aan de Programmacommissie Bedrijfsvoering verhoogd naar een bezuiniging van M€ 33 I-STRATEGIE 2012

15

DE AFGELEIDE ICT-DOELSTELLINGEN

Vanuit de doelstellingen van het instellingsplan en de plannen van de programmacommissies zijn doelstellingen voor het ICT-domein afgeleid. Deze afgeleide doelstellingen zijn tot stand gekomen via workshops en besprekingen met de programmamanagers van de programmacommissies. ONDERWIJS Breng basisdiensten op orde Voor het bereiken van hogere studenttevredenheid zijn acceptabele basisdiensten noodzakelijk. Basisdiensten zijn diensten zoals het draadloos netwerk, email en opslag van bestanden. Leren en samenwerken op afstand moet mogelijk zijn. De VU ondersteunt het ‘nieuwe studeren’ in het kader van de campusontwikkeling met passende basisdiensten. Er is een vloeiende overgang tussen onderwijs en onderzoek in plaats van een harde grens. Het werk van masterstudenten lijkt bijvoorbeeld op het werk van een onderzoeker. Binnen de basisdiensten worden daarom geen onnodige grenzen gecreëerd tussen onderwijs en onderzoek. Breng ondersteunende processen op orde In het kader van herstructurering van onderwijs brengt de VU ondersteunende processen in het onderwijs op orde. Geoptimaliseerde processen worden vervolgens gedigitaliseerd. Voorbeelden zijn standaardisering van kwalificatietrajecten bij instroom, digitaal evalueren en de invoering van een teaching load model. Uitgangspunt is dat docenten minder dienstverlenend hoeven te zijn voor administratief gerelateerde vragen van studenten. Versterk met ICT het curriculum De VU richt zich op ICT-toepassingen die een duidelijke bijdrage leveren aan de strategische onderwijsdoelen van de universiteit. Bij elke toepassing worden aparte businesscases uitgewerkt, op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt. Voorbeelden zijn digitaal toetsen, zelftoetsen en volgen van webcolleges. De VU richt zich op activerend onderwijs. Geef pro-actief inzicht in prestaties De VU zal studenten actief volgen door inzicht te hebben in resultaten en het inzetten van digitale dossiers. Uitgangspunt is dat studenten, docenten en studieadviseurs inzicht hebben in hun eigen prestaties en kunnen sturen op kwaliteit.

16

I-STRATEGIE 2012

Maak communicatie breder en interactief Studenten en docenten krijgen informatie en applicaties, die op dat moment passen bij studie en werk, op maat via het portaal. Dit biedt een universeel toegangspunt en is benaderbaar vanaf ieder device. De communicatie moet nog meer dan nu doelgroep georiënteerd worden. De VU communiceert niet meer alleen door te ‘zenden,’maar richt zich ook op ontvangen en interactie. Maak samenwerking met andere instellingen mogelijk Onderwijs zal in toenemende mate met samenwerkingspartners zoals UvA, VUMC, Open Universiteit en PThU worden georganiseerd. De VU realiseert vertrouwde open systemen die deze samenwerking kunnen ondersteunen, zoals het geven of volgen van een college bij een andere universiteit. Ondersteunende processen worden samenwerkingsverbandoverstijgend gestandaardiseerd. ONDERZOEK Maak basisdiensten geschikt voor wetenschappelijk gebruik Ook voor onderzoekers moeten basisdiensten zoals de digitale werkplek, email en bestandsopslag op orde zijn, zonder onnodige drempels voor het wetenschappelijk gebruik ervan. De VU zal daarom basisdiensten mede ontwerpen vanuit het oogpunt van de wetenschapper en niet slechts vanuit het perspectief van een kantoormedewerker. De VU stelt een duidelijke grens wat centraal wordt geregeld en wat door een wetenschapper zelf kan of moet worden gedaan. Maak (internationale) samenwerking mogelijk Wetenschap is bijna per definitie internationaal en vraagt veelvuldig om samenwerking. De VU haalt digitale drempels voor internationale samenwerking weg door meer openheid en toegankelijkheid van systemen. Voorbeelden zijn virtuele overlegmogelijkheden en de mogelijkheid om meetgegevens beschikbaar te kunnen stellen. Geef ondersteuning voor data Eisen aan onderzoeksdata vanuit de omgeving, bijvoorbeeld NWO, worden steeds strenger. De VU moet voldoen aan eisen van integriteit, controleerbaarheid, vertrouwelijkheid, enz. De VU regelt basisvoorzieningen die kunnen voldoen aan deze eisen. Daarnaast wordt dienstverlening ingericht.

Ondersteun projectbeheersing van wetenschappelijke projecten De VU heeft als doelstelling om het certificate on methodology 2 te behalen. Hiervoor moet de wetenschappelijke projectadministratie op orde zijn. Bij wetenschappers is daarnaast behoefte aan inzicht in en mogelijkheden om het eigen project bij te sturen en te voldoen aan de uiteenlopende eisen van verschillende financiers. Doelstelling is om met ICT verantwoording zo eenvoudig mogelijk te maken en te komen tot betere onderzoeksinformatievoorziening. Versterk vindbaarheid van onderzoekers en onderzoek De VU zal onderzoekers vindbaar maken op thema’s door het realiseren van een overzicht van welke wetenschappers zich bezig houden per thema. Thema’s zijn hierbij de landelijk topgebieden en Amsterdamse sleutelgebieden. Daarnaast zal onderzoek toegankelijker worden gemaakt via Open Access 3 . Concrete doelstelling is dat in 2015 40% van alle VU-publicaties Open Access is tegenover 5% nu. BEDRIJFSVOERING EN HUISVESTING Breng ondersteunende processen op orde Onder regie van de programmacommissie bedrijfsvoering wordt, op basis van uitgewerkte businesscases, een aantal VU-brede projecten gestart waarin bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd vanuit operational excellence. Voorbeelden van gewenste projecten zijn e-Finance, e-HRM en centrale inkoop via de webwinkel. Processen worden VU breed geüniformeerd.

2 De Europese Commissie heeft de VU uitgenodigd hiervoor een voortrekkersrol te spelen om te komen tot een uniforme methodiek van verantwoorden voor wat betreft Europese subsidies. Het toewerken naar een “Certificate on Methodology” moet er voor gaan zorgen dat de methode binnen de gehele universitaire wereld gemeengoed wordt.

Geef actueel inzicht Om ondersteunende processen goed te laten functioneren is proactieve stuurinformatie vereist. Directeuren, wetenschappers, administratief medewerkers, controllers en andere medewerkers hebben informatie nodig uit ondersteunende processen om te kunnen functioneren. De VU maakt processen die zijn geoptimaliseerd inzichtelijk voor betrokkenen door (semi-)standaard rapportages beschikbaar te stellen. Streef naar meer virtuele dienstverlening en communicatie op maat Om efficiënt te kunnen inspelen op de vraag van grote groepen medewerkers en studenten wordt dienstverlening gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. De VU communiceert met haar relaties langs digitale kanalen, waarbij verschillende doelgroepen worden bediend via een eigen informatiekanaal. Studenten en medewerkers krijgen via een eigen portaal op overzichtelijke wijze de informatiebronnen en applicaties aangeboden die op dat moment passen bij hun studie en werk. Mogelijkheden voor zelfservice worden het uitgangspunt. Ondersteun nieuwe werkconcepten Nieuwe werkconcepten zoals plaatsonafhankelijk of flexibel werken worden ondersteund. Deze werkconcepten worden ook wel het ‘nieuwe werken’ genoemd en zijn binnen de VU bekend als VU Smart@work. Het delen van informatie staat hierbij centraal en informatie is niet onnodig afgeschermd. Werken vanaf iedere plek wordt de norm. Voor nieuwe werkconcepten moeten een aantal randvoorwaarden ingevuld worden. Brede connectiviteit op gehele campus, ook in voorzieningen die ogenschijnlijk niet direct VU zijn, is vereist. Vanwege het overal kunnen werken is ondersteuning in de vindbaarheid en de bereikbaarheid van mensen noodzakelijk. Als je geen vaste werkplek meer hebt is digitale toegang tot informatie erg belangrijk. Informatie over beschikbare werkplekken en ruimte voor zelfstudie zijn nodig.

3 Een publicatie is ‘open access’ als je het gratis en zonder beperkingen kunt lezen, downloaden, kopiëren, printen en verspreiden. De auteur heeft dan een licentie gegeven voor een breed (her)gebruik, maar tegelijkertijd zijn auteursrecht behouden. Daardoor is het mogelijk het materiaal toegankelijk te maken via internet en te gebruiken voor onderwijs en nieuw onderzoek. I-STRATEGIE 2012

17

18

I-STRATEGIE 2012

DEEL 2 DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN

DEEL 2

DE STRATEGISCHE UITSPRAKEN In het komende deel begint iedere paragraaf met een strategische uitspraak. Vervolgens wordt onder ‘waarom’ aangegeven aan welke strategische doelstelling of technologische ontwikkeling deze uitspraak moet bijdragen. Daarna wordt de strategie toegelicht. Strategie wordt daarbij opgevat als de keuze uit mogelijke wegen om een doelstelling te realiseren. De strategie is dus niet een opsomming van doelstellingen of gewenste functionaliteit, maar de weg om die doelstellingen te bereiken. De doelstellingen zelf zijn afgeleid uit het instellingsplan en uit plannen van de programmacommissies. Tenslotte worden de consequenties van de strategie weergegeven. I-STRATEGIE 2012

KIES JE EIGEN DEVICE De VU-werkplek is gebaseerd op een bring-your-own-device principe en maakt flexibel werken op en buiten de campus mogelijk. Nieuwe werkplekconcepten sluiten aan bij de filosofie van de campusontwikkeling. WAAROM? • De VU investeert de komende jaren in de campusontwikkeling. De nieuwe gebouwen zullen opgezet worden vanuit principes van het zogenaamde nieuwe werken onder de noemer VU Smart@work. De digitale basisvoorzieningen moeten aansluiten bij deze principes. • Nieuwe werkplekconcepten zoals VU Smart@work vragen om werken vanaf iedere locatie mogelijk te maken. Daarnaast werken studenten en medewerkers niet meer alleen vanaf vaste pc’s, maar gebruiken zij diverse apparaten zoals laptops, tablets en smartphones. • Eén van de afgeleide ICT-doelstellingen is om basisvoorzieningen geschikt te maken voor wetenschappelijk gebruik. • Vanuit de bedrijfsvoeringstrategie in het instellingsplan is het de doelstelling om te komen tot hogere kwaliteit van basisvoorzieningen tegen lagere kosten. TOELICHTING OP DE STRATEGIE De vorige i-Strategie is het startsein geweest voor de vorming van het UC-IT. De overgang naar UC-IT is ook voor eindgebruikers ingrijpend gebleken. Begin 2012 is deze migratie nog niet afgerond en zal het UC-IT hier eerst de focus op moeten leggen. Vervolgens is nog een stap nodig om de basisdienstverlening rondom de werkplek naar een hoger niveau te brengen. De huidige basisvoorzieningen die de werkplek vormen sluiten nu meer aan bij het algemene kantoorpersoneel en minder op het wetenschappelijk gebruik. Deze eenzijdige situatie is ongewenst, want de voorzieningen moeten allereerst bruikbaar zijn in het primaire proces. Basisvoorzieningen moeten aansluiten bij de belevingswereld van wetenschappers.

hebben in beginsel een gesloten werkplek waaraan zij weinig kunnen veranderen. Daarnaast zijn er twee open varianten beschikbaar voor wetenschappelijk gebruik. Komende jaren zal de VU de overgang maken van dit drie-smaken-model naar een bring-your-own-devicemodel. Personeel kan dan in principe elk type device via het UC-IT bestellen of een eigen device meenemen. De VU zal de standaarden waaraan hardware moet voldoen en de financiële voorwaarden publiceren. Verplichte en aanbevolen software zal online via het portaal (VU-net) beschikbaar worden gesteld. Medewerkers kunnen deze dan zelf ophalen en installeren. Verder zullen zo veel mogelijk services zo worden aangeboden dat ze geen installatie vereisen, zoals online toegang tot documenten. Toegang tot deze informatie en services zal via het portaal worden georganiseerd. De VU zal duidelijk aangeven wat verplicht is, wat aanbevolen wordt, wat toegestaan is en wat niet toegestaan is rondom de digitale werkplek. De VU is verantwoordelijk voor licentiemanagement van de software die bedrijfsmatig wordt gebruikt, ook wanneer de devices niet van de VU zijn. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU richt dienstverlening in waarbij je als medewerker of student zelf je device uitkiest. • De VU publiceert standaarden waaraan devices moeten voldoen. • De VU zal duidelijk aangeven wat verplicht is, wat aanbevolen wordt, wat toegestaan is en wat niet toegestaan is. Verplichte en aanbevolen software wordt beschikbaar gesteld. • De VU stelt een duidelijke grens tussen wat UC-IT regelt en wat een wetenschapper zelf moet of kan regelen. • Zo veel mogelijk services worden web-based aangeboden. • De VU zorgt voor draadloos internet op de gehele campus. • UC-IT is actief betrokken bij de conceptvorming en inrichting van gebouwen zoals de Labtoren O|2, NU.VU en het Hoofdgebouw.

De inrichting van nieuwe gebouwen zoals Uilenstede en Initium heeft afgelopen jaren geleid tot een aangepast werkplekconcept. De ontwikkeling van de werkplek zal komende jaren steeds worden afgestemd op de nieuwe gebouwen op de campus onder de noemer VU Smart@ work en zal plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken. Op dit moment worden er vanuit UC-IT drie verschillende smaken van werkplekken geboden. Kantoormedewerkers I-STRATEGIE 2012

21

INZICHT VOOR IEDEREEN De VU stelt medewerkers en studenten in staat om verantwoordelijkheid te nemen door het geven van inzicht in de eigen voortgang en de mogelijkheid om te vergelijken met anderen. WAAROM? • Om het rendement van studenten te verhogen wordt onder andere ingezet op studiebegeleiding. Studiebegeleiders moeten inzicht kunnen hebben in de prestaties van een student. Docenten moeten kunnen onderzoeken waarom bepaalde studenten wel slagen en anderen niet. • Door kortere en snellere feedback aan studenten te geven zal een student beter in staat zijn de eigen prestaties te evalueren en zich te vergelijken met anderen. • Voor het verhogen van de onderwijskwaliteit is het noodzakelijk om voortdurend de kwaliteit van onderwijs te meten en analyseren. De VU heeft als doelstelling om onderwijsevaluaties te digitaliseren en op basis hiervan de kwaliteit van onderwijs te verbeteren. • Voor het vergroten van externe inkomsten moeten projectadministraties van wetenschappers op orde zijn. Hiervoor moeten wetenschappelijk projectleiders voortdurend actueel inzicht kunnen hebben in hun projecten. • De doelstelling van efficiënte processen in de bedrijfsvoering vraagt om gegevens die inzicht geven in deze processen. • De doelstelling van het sturen op prestaties van medewerkers vraagt om inzicht op het niveau van de individuele medewerker. TOELICHTING OP DE STRATEGIE Afgelopen jaren heerste het idee dat managementinformatie vooral iets voor managers is. In de vorige i-Strategie is hiervoor de basis gelegd met de uitspraak dat beslissers de informatie krijgen die zij nodig hebben. Net als veel andere organisaties maakt de VU de overgang naar ‘het nieuwe werken’. Binnen de cultuur van het nieuwe werken past het niet dat managementinformatie wordt verstrekt op basis van het need-to-know principe. Het wordt steeds noodzakelijker en gebruikelijker dat iedere professional inzicht heeft. Onderzoekers, docenten en studenten hebben informatie nodig over hun eigen voortgang om hiervoor verantwoordelijkheid te kunnen nemen. In het Amerikaanse hoger onderwijs is de trend van student analytics benoemd als belangrijke ontwikkeling (Horizon Report). Hierbij worden gegevens uit de digitale leeromgevingen en de studentenadministraties gecombineerd en geanalyseerd. Ook SURF zal komende jaren op dit terrein activiteiten starten. 22

I-STRATEGIE 2012

WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU stelt uitgangspunten voor privacy en richtlijnen voor omgangsvormen op, omdat gegevens op individueel niveau inzichtelijk worden gemaakt. Is het bijvoorbeeld acceptabel om een student die niet is komen opdagen in een digitale leeromgeving geen cijfer te geven voor een vak? Of hoe openbaar moeten individuele prestaties zijn? • Gegevens uit de projectadministratie, digitale leeromgeving en onderwijsevaluaties worden beschikbaar gesteld aan het datawarehouse van MIVU, zodat hierover geïntegreerde rapportages gemaakt kunnen worden. • Studenten, onderzoekers en docenten krijgen zelfservices in het portaal, waarbij ze inzicht hebben in hun eigen presteren en voortgang.

VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE Een basale strategie voor social media wordt ingezet om ‘kennishebbers’ te verbinden zodat ze kennisdelen, kennismanagement en samenwerking centraal kunnen zetten. WAAROM? • Het vergroten van zichtbaarheid en vindbaarheid van onderzoekers is een doelstelling uit het instellingsplan. • Vanuit de onderwijsvisie en het instellingsplan wordt er waarde gehecht aan interactie tussen studenten en docenten om zo te komen tot activerend onderwijs. • Het internationale onderzoeksbureau Gartner verwacht dat de trend van social media net zo veel impact gaat hebben komende jaren als dat de trend van e-business afgelopen tien jaar heeft gehad. Alle processen van alle organisaties zullen veranderen als gevolg van deze trend. • Het overal kunnen werken in het kader van de nieuwe werkplekconcepten van de VU vraagt om betere vindbaarheid en bereikbaarheid van medewerkers. TOELICHTING OP DE STRATEGIE De inzet door organisaties van social media is een onmiskenbare trend. Binnen de VU zijn er een aantal doelstellingen die vragen om meer interactie met elkaar of met de omgeving. Zo vraagt activerend onderwijs om intensieve interactie tussen studenten onderling en met docenten.

in het onderwijs efficiënter en eenvoudiger te maken, interactieve kennisprofielen van wetenschappers om vindbaarheid te vergroten en een online samenwerkingsruimte. Deze behoeftes kunnen ondersteund worden met social media toepassingen zonder dat dit een volledige transformatie vraagt van de VU. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU stelt een visie op voor social media die redeneert vanuit de verandering die de VU wil bereiken. Hierbij is interactie geen doel maar een middel om doelstellingen uit het instellingsplan te bereiken. • De VU toetst voorstellen op het gebied van social media op de impact die het voorstel heeft op de organisatie. • De VU bouwt competentie op voor het ontwerpen van sociale processen. • De VU faciliteert het gebruik van digitale faciliteiten voor kennisdelen, kennismanagement en samenwerking. • De VU stelt richtlijnen op voor het personeel hoe de social media maximaal en succesvol benut kunnen worden vanuit een visie op het merk VU en een visie op onderwijs, studiesucces en binding.

Sommige organisaties gaan erg ver met het inzetten van social media. Bijvoorbeeld LEGO en threadless.com hebben ervoor gekozen om alle bedrijfsprocessen van buiten naar binnen in te richten met als startpunt de potentiële klanten die actief zijn op social media. Klanten van LEGO kunnen zelf ontwerpen insturen. De meest populaire ontwerpen worden vervolgens gefabriceerd. Het op deze wijze inzetten van social media is voor de VU op dit moment nog een brug te ver. De VU richt zich alleen op initiatieven waarbij niet een gehele aanpassing nodig is van de huidige werkwijzen. Initiatieven op het gebied van social media die vragen om een transformatie van de organisatie passen niet binnen het gestelde ambitieniveau. De VU houdt met deze strategie het ambitieniveau op het gebied van social media bewust gemiddeld ten opzichte van andere instellingen en zal de eerste stappen op een goede manier nemen. Kennisdelen, kennismanagement en samenwerken zijn behoeftes die breed leven onder medewerkers en studenten. Hierbij kun je denken aan wiki’s om kennisdelen I-STRATEGIE 2012

23

VAN ADMINISTRATIEF NAAR ‘ONDERNEMERSGERICHTE’ PROJECTONDERSTEUNING De VU brengt de twee werelden van de wetenschappelijk projectmanager en de formele administratie bij elkaar. Wetenschappelijk projectmanagement wordt ondersteund met een voor de wetenschapper effectieve set aan applicaties die in verbinding staan met de achterliggende formele administraties. WAAROM? • Een van de doelstellingen van het instellingsplan is een vergroting van de externe inkomsten. Subsidiegevers stellen steeds hogere eisen aan het op orde hebben van de projectadministratie. Voor het vergroten van externe inkomsten is het noodzakelijk dat de wetenschappelijk projectadministraties op orde zijn. De VU wil graag het ‘certificate on methodology’ behalen en behouden. • Wetenschappers worden meer en meer multi-projectmanagers. Op het juiste moment moeten de juiste voorzieningen en personeel aanwezig zijn om in de afgesproken planning te kunnen blijven en de afgesproken resultaten te kunnen behalen. Bij wetenschappers leeft de behoefte om actueel inzicht te hebben in de voortgang van het eigen project. • Binnen de organisatie is er behoefte aan inzicht in en overzicht van onderzoeksprojecten op verschillende aggregatieniveaus, zoals afdelingen, faculteiten, interfacultaire onderzoeksinstituten en andere samenwerkingsverbanden. TOELICHTING OP DE STRATEGIE Excellentie in onderzoek vraagt om onderzoekers die op een ondernemende en verantwoorde wijze hun onderzoeksprojecten uitvoeren. Zij zijn gebaat bij een actueel inzicht in bestede middelen, voortgang en behaalde (tussen)resultaten. Om te komen tot kwalitatief goede administratieve gegevens is een actieve houding van wetenschappelijk personeel vereist. Zij moeten immers de gegevens aanleveren en kennen de echte stand van zaken. De onderzoeker heeft de verantwoordelijkheid voor de basis en de VU voor de overkoepelende ondersteuning. De werelden van de formele administratie en de ondernemende wetenschapper zijn van elkaar afhankelijk en moeten met elkaar in verbinding staan. Het afschrikwekkende beeld is dat wetenschappers worden geconfronteerd met een zwaar bedrijfssysteem of met meerdere onsamenhangende systemen die onvoldoende rekening houden met de realiteit van onderzoek doen. 24

I-STRATEGIE 2012

Deze strategie betekent dat wetenschappers eenvoudige applicaties voor projectmanagement, gericht op kleine onderzoeksgroepen, krijgen die reële samenwerking hebben met de achterliggende bedrijfssystemen van bijvoorbeeld HRM en financiën. Voor het werken met deze applicaties zou er slechts minimaal opleiding nodig mogen zijn. Doordat wetenschappers actueel inzicht hebben in de gegevens, is er voor hen een incentive om eventuele fouten in de administratie te corrigeren. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU verkrijgt inzicht via analyse van huidige werkwijzen, bezoeken aan andere universiteiten en kortstondige pilots in hoe wetenschappelijk projectmanagement ondersteund kan worden. Er zijn vooraf duidelijke kaders nodig, zodat wetenschappers op verantwoorde wijze autonoom hun projecten kunnen managen. • De VU stemt de formele administratie en wetenschappelijk projectmanagement op elkaar af. • De VU vertaalt de VU-brede, ideale werkwijze voor wetenschappelijk projectmanagement naar een inrichting van applicaties en stelt deze beschikbaar aan wetenschappers in het portaal. • De VU stelt rapportages op projectniveau beschikbaar in het portaal. • Doordat wetenschappelijk projectmanagers de wetenschappelijke productie wekelijks bijwerken wordt de applicatie METIS op termijn mogelijk overbodig. De VU leidt de wetenschappelijke productie af uit de projectvoortgang.

VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT Inter-persoonlijke samenwerking wordt ondersteund via een open architectuur. Een beperkt aantal varianten van institutionele samenwerking worden optimaal en kostenefficiënt ondersteund. WAAROM? • De VU wordt steeds meer een open instelling waarvan de grenzen vervagen. Samenwerking met instellingen zoals VUmc, Universiteit van Amsterdam, PThU en Open Universiteit zal komende jaren toenemen in aantal en verbondenheid door de doelstellingen in het instellingsplan. • De VU heeft als strategische doelstelling om samenwerkingsverbanden met internationale instellingen aan te gaan door bijvoorbeeld de uitwisseling van gastdocenten en het gebruik van virtual classrooms. • Wetenschappelijk onderzoek is bijna per definitie instellingsoverstijgend. Samenwerking tussen onderzoekers van verschillende instellingen is reeds dagelijkse praktijk. • Vanuit de filosofie van de nieuwe campus zal samenwerking met andere organisaties en bedrijven toenemen. TOELICHTING OP DE STRATEGIE Voorbeelden van inter-persoonlijke samenwerking zijn een student van een andere universiteit die een vak volgt bij de VU of twee wetenschappers van verschillende universiteiten die gezamenlijk ergens aan werken. Deze doelgroepen ervaren onnodige barrières wanneer zij instellingsoverstijgend moeten samenwerken. Een open architectuur moet zorgen voor het eenvoudig delen van documenten en data en voor het toegang kunnen geven tot basale voorzieningen zoals een digitale leeromgeving.

De VU moet goed worden in het aangaan van samenwerkingsverbanden. Samenwerkingsverbanden worden zo ingericht dat ze herhaalbaar zijn. Doelstelling is te komen tot enkele samenwerkingsformats voor samenwerkingsverbanden die variëren in mate van diepgang. Per samenwerkingsformat zijn er dan basisafspraken hoe deze wordt ondersteund met ICT. Een point-to-point of case-by-case aanpak wordt voorkomen. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU stelt een analyse op van welk type samenwerkingsverbanden gewenst zijn. Deze worden vertaald in consequenties voor de informatievoorziening en ICT. • De VU vertaalt deze analyse in dienstverlening die kan worden afgenomen door het samenwerkingsverband (welke login, basisvoorzieningen, ondersteunende processen, enz.). • Een vertegenwoordiging van samenwerkingspartners moet participeren in de governance van het IT-domein. • De VU stelt een gewenste architectuur op voor interpersoonlijke samenwerking. • Het internet functioneert nu hoofdzakelijk op basis van het zogenaamde protocol IPv4. Dit protocol biedt onvoldoende ruimte om het steeds toenemende aantal apparaten met elkaar te verbinden. Europese organisaties hebben last van de wet van de remmende voorsprong. Waar organisaties in opkomende landen al overgaan op het nieuwe protocol IPv6, gaat de aanpassing in Europa langzaam. De VU maakt de overgang naar het nieuwe protocol om in de toekomst te kunnen samenwerken met universiteiten in opkomende landen.

Voorbeelden van een institutionele samenwerking zijn een gemeenschappelijke faculteit of een gemeenschappelijk business school. Bij de start van dit type samenwerkingsverbanden zijn er steeds weer dezelfde type vragen die beantwoord moeten worden, zoals: Hoe gaan we roosteren? Hoe gaan we communiceren naar studenten? Hoe regelen we financiële en personeelszaken? Welke IT-dienstverlening gaan we gebruiken? Per samenwerkingsverband worden hierin nu steeds verschillende keuzes gemaakt, die leiden tot verschillende maatwerkdienstverlening waardoor de complexiteit en de beheerlasten onnodig toenemen.

I-STRATEGIE 2012

25

DE SCHAT AAN DATA Gegevens van de VU zijn waardevol. De VU koestert deze daarom actief in het complexe speelveld van privacy, eigendom, integriteit en openbaarheid. WAAROM? • Er worden steeds strengere eisen gesteld vanuit de omgeving van de VU aan de opslag van gegevens, integriteit van wetenschappelijke data, verifieerbaarheid door andere onderzoekers en auditeerbaarheid door externe instanties. • Onderzoekers genereren steeds meer gegevens. Niet alleen in de bèta en medische domeinen, maar ook in andere domeinen is er sprake van enorme hoeveelheden data. In de ict-wereld wordt gesproken over de data-explosie. De mate waarin de hoeveelheid data per organisatie stijgt wordt onvoldoende gecompenseerd door afnemende kosten van de dataopslag. • De VU heeft als strategische doelstelling om meer publicaties van onderzoek via open access beschikbaar te stellen. • De trend van het nieuwe werken vraagt om een andere manier van intern omgaan met informatie. Eén van de vier pijlers onder het nieuwe werken is de vrije toegang tot informatie van de eigen organisatie. Ook in het onderwijsdomein is de trend van open access van onderwijsmateriaal zichtbaar. Door onderwijsmateriaal intern toegankelijker te maken wordt onderwijscontent herbruikbaar en gaan de kosten van onderwijsontwikkeling omlaag. • Vraagstukken rondom privacy en eigendom van gegevens worden steeds complexer. TOELICHTING OP DE STRATEGIE Van oudsher worden bijvoorbeeld geld, machines en personeel gerekend tot productiemiddelen van een organisatie waarop actief beheer uitgevoerd moet worden. Veel organisaties zijn informatiefabrieken geworden waarbij data en informatie de belangrijkste productiemiddelen zijn. Voor een ambitieuze universiteit vertegenwoordigen gegevens van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering een significante waarde en moeten ook zo behandeld worden. Zowel in onderwijs als onderzoek moet kwaliteit aangetoond kunnen worden aan externe instanties. Ondoordacht gegevens ergens op het internet bewaren kan niet meer. Een visitatiecommissie moet bijvoorbeeld eenvoudig toegang kunnen krijgen tot een digitale voorziening die is gebruikt in het onderwijs. Dit stelt eisen aan de plek waar gegevens en documenten worden bewaard. 26

I-STRATEGIE 2012

Om de kwaliteit en het (her)gebruik van gegevens naar een hoger niveau te brengen zijn voorzieningen voor dataopslag en dienstverlening nodig, maar is ook een omslag in de cultuur en gedrag vereist. Medewerkers moeten advies kunnen krijgen over bijvoorbeeld eigendom van gegevens, beheer, privacy en open access. Openheid moet veel meer de norm worden, vanwege open access, hergebruik en interne toegang tot bedrijfsvoeringsinformatie voor het nieuwe werken. Op dit moment is de beschikbaarheid van VU-brede documenten matig en onnodig afgeschermd voor andere afdelingen. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU ontwikkelt beleid voor dataopslag en –beheer en ziet toe op de toepassing ervan. • De VU selecteert verschillende voorzieningen voor dataopslag. Voorbeelden hiervan zijn een goedkope voorziening en een volledig afgeschermde voorziening. • De VU richt een ‘datalab’ in. Dit datalab biedt de verschillende voorzieningen voor opslag van wetenschappelijke data aan en levert hierbij dienstverlening en advies voor data. • Initiatieven om medewerkers de waarde van gegevens en documenten en het hergebruik ervan te laten beseffen worden gestart. • De VU stelt een conversiestrategie op die garandeert dat gegevens waarbij dat nodig is voor lange tijd bewaard en gelezen kunnen worden. • De VU neemt maatregelen om de verwachte enorme datagroei te kunnen opvangen. Gegevens die geen waarde vertegenwoordigen moeten actief worden verwijderd, hiervoor is een ‘data delete beleid’ nodig. • Open access vereist van een organisatie dat goed geregeld is wie toegang krijgt en wie niet tot bepaalde selecties van data en documenten. De VU stelt de impact van open access op de identity & accessmanagementvoorziening vast. Op basis hiervan past de VU de voorziening voor identity & accessmanagement aan.

ÉÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL

steuning van activiteiten van studenten, personeel en gasten van een instelling voor hoger onderwijs en onderzoek.’

Docenten, onderzoekers en studenten worden ondersteund met een samenstel van digitale diensten die direct benaderbaar zijn vanuit het portaal. De digitale diensten ondersteunen verschillende vormen van onderwijs. De digitale diensten worden niet van meet af aan zelf gebouwd, maar geassembleerd en zijn op een voor de gebruiker logische wijze met elkaar verbonden.

De VU zal komende jaren inzetten op deze ontwikkeling door voort te bouwen op de basis die is gelegd door het realiseren van VU-net voor studenten en medewerkers gebaseerd op de uitspraak over het portaal in de vorige iStrategie; “De VU communiceert met haar relaties langs digitale weg, doelgroepen worden bediend met een eigen informatiekanaal”. Het portaal zal een ingang bieden voor deze doelgroepen. Vanuit het portaal kunnen deze doelgroepen met elk device alle voor hen relevante digitale diensten benaderen en hebben hiermee een digitale leeromgeving, virtual research environment en online werkplek in één samengesteld geheel.

WAAROM? • In het onderwijs wordt gebruik gemaakt van een varieteit aan didactische werkvormen. Om bijvoorbeeld de strategische doelstelling van hogere kwaliteit en rendement in het undergraduate onderwijs te halen zet de VU in op activerend onderwijs. Activerend onderwijs vraagt om specifieke digitale ondersteuning. In 2025 biedt de VU haar graduate onderwijs aan in verschillende vormen die inspelen op de mogelijkheden en behoeften van studenten: flexibel in tijd en plaats. • Het instellingsplan streeft naar één werkomgeving: ‘Studenten en medewerkers krijgen via een eigen webportal op overzichtelijke wijze de informatiebronnen en applicaties aangeboden die op dat moment passen bij hun studie en werk. ’(Instellingsplan p.41) • Samenwerking van de VU met onder andere de UvA en Open Universiteit vraagt om en krijgt mede vorm door een open digitale leeromgeving. • De trend van cloud computing zal een grote impact hebben op alle organisaties. SURF heeft besloten om in te zetten op deze trend met SURF conext. SURF conext houdt in dat SURF overkoepelende contracten afsluit met aanbieders van digitale services. Nederlandse onderwijsinstellingen kunnen deze services dan eenvoudig afnemen en beschikbaar stellen in het portaal van de instelling. • Nieuwe werkplekconcepten zoals VU smart@work vragen om werken vanaf iedere locatie mogelijk te maken. TOELICHTING OP DE STRATEGIE De Wetenschappelijk Technische Raad (WTR) heeft in september 2010 een rapport opgeleverd onder de titel ‘Advies Digitale Studie- en Werkomgeving’. De WTR beveelt in dit rapport aan om de werkomgevingen van onderzoekers, docenten en studenten naar elkaar toe te laten groeien. Docenten zijn immers vaak ook onderzoeker en de activiteiten van graduate studenten verschillen weinig van die van onderzoekers. De WTR definieert de digitale leer en werkomgeving als: ‘Een door een instelling georganiseerd samenstel van digitale diensten ter onder-

De functionaliteit die in het portaal beschikbaar is wordt geboden door achterliggende applicaties. Waar bijvoorbeeld de digitale leeromgeving met Blackboard nu hoofdzakelijk bestaat uit één grote applicatie, zal er in de komende jaren veel meer een samenspel van diverse applicaties en kleine services daarvan ontstaan om verschillende vormen van onderwijs te kunnen ondersteunen. Via het portaal zullen deze verschillende onderdelen in samenhang worden getoond en zal dezelfde navigatiestructuur blijven bestaan. Voor een docent ontstaat hiermee meer keuzevrijheid en toch ook samenhang. Onderzoekers kunnen via het portaal functionaliteit benaderen die onderzoek ondersteunt. SURF heeft afgelopen jaren ervaringen uitgewisseld over deze zogenaamde Virtual Research Environments. Denk hierbij aan projectmanagement, een samenwerkingsruimte, formats voor werving van subsidies, het uitwisselen van gegevens, enz. Ook zijn er steeds meer digitale diensten die niet meer specifiek zijn voor één doelgroep. Deze generieke voorzieningen zoals videoconferentie, het delen van documenten en agenda worden binnen deze omgeving dan overstijgend aangeboden. De essentie van deze uitspraak is dat de VU zo min mogelijk van meet af aan applicaties zal bouwen. In de directe omgeving zijn veel standaard bouwblokken beschikbaar die via fine-tuning beschikbaar kunnen worden gesteld voor diverse doelgroepen. Voor het waarborgen van interoperabiliteit is wel het gebruiken van open standaarden noodzakelijk. Door het gebruiken van bouwblokken die door SURF conext, partners in het onderwijs of door leveranciers worden aangeboden kunnen digitale diensten sneller, goedkoper en stapsgewijs worden aangeboden. I-STRATEGIE 2012

27

Een geassembleerd en geïntegreerd samenstel van digitale diensten betekent dat de VU zich toelegt op keuze uit het (markt)aanbod van digitale diensten. De VU is zelf verantwoordelijk voor en gaat zich onderscheiden door een goede integratie van en laagdrempelige toegang tot het geselecteerde aanbod. Deze strategie stelt de VU in staat om zich sneller te kunnen aanpassen aan interne en externe ontwikkelingen. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • Het UC-IT past de Informatiearchitectuur van de VU aan zodat deze gereed is voor het afnemen van diensten van derden via de ‘Cloud’ en zodat deze de bouwblokken kent van een zogenaamde Service geOriënteerde Architectuur 1(SOA-architectuur). • De VU brengt met de verschillende doelgroepen en betrokkenen in kaart welke diensten en functionaliteit gewenst zijn en richt hiervoor governance in. • De VU onderzoekt welke wijze van integreren van het portaal met de achterliggende applicaties leidt tot de beste dienstverlening tegen de laagste kosten. • De VU bouwt competenties en kennis op voor deze wijze van automatiseren zoals deskundigheid op selectie van digitale diensten, integratie van digitale diensten en het managen van partners die digitale diensten leveren.

1 Een Service geOriënteerde Architectuur is een manier van organiseren van technische functionaliteit vanuit het perspectief van services. Een service is een voor een afnemer herkenbaar stuk functionaliteit dat waarde toevoegt voor de afnemer. Voordelen die worden toegekend aan een SOA-architectuur zijn gebruikersgerichtheid, kortere ontwikkeltijden, kosteneffectiviteit en aanpasbaarheid. 28

I-STRATEGIE 2012

EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN Via een geïntegreerde bedrijfsvoeringstrategie leveren systemen een hogere kwaliteit in dienstverlening en efficiëntie in de ondersteunende processen en leggen een basis voor de realisatie van strategische doelstellingen. WAAROM? • De structurering en rationalisering van onderwijs en de flexibilisering van onderwijsstructuur vragen om een aanpassing van de onderwijsondersteunende processen. • De doelstellingen van kwaliteit en kostenefficiëntie op het gebied van bedrijfsvoering vragen om herinrichting van processen op het gebied van onder andere HRM, financiën en inkoop vanuit operational excellence.

worden in de ERP-systemen. De VU zal er zorg voor moeten dragen dat ze in ‘control of her own destiny’ blijft en dat de afhankelijkheid van de leverancier niet te groot wordt. WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • Voor ieder traject wordt de gewenste situatie gedefinieerd vanuit de strategische doelstellingen, de gewenste manier om efficiëntie te organiseren en behoefte aan dienstverlening. • De VU bakent duidelijk af welke processen tot het ERP-domein horen en welke processen via een andere strategie ingevuld kunnen worden.

TOELICHTING In 2011 heeft de VU de onderwijsadministratie ondergebracht in SAP. SAP is een zogenaamd Enterprise Resource Planning systeem (ERP). Bij ERP is de achterliggende gedachte dat door de ondersteunende processen zoals inkoop, HRM, financiën in één geïntegreerd systeem van dezelfde leverancier worden ondergebracht. Het voordeel hiervan is lagere kosten voor integratie van procesketens en een grotere robuustheid van de bedrijfsprocesondersteuning. Naast bovenstaande strategie zijn er alternatieve strategieën zoals het afnemen van kant-en-klare processen uit de ‘Cloud’, een Shared Service strategie zoals het P-direkt van rijksoverheid of een strategie waarbij voor ieder bedrijfsproces de beste applicatie in de markt wordt gekocht. Mede door het onderbrengen van de onderwijslogistiek in het ERP-systeem van de VU is het onverstandig om op korte termijn van strategie te veranderen. De VU zal komende jaren de ERP-strategie moeten versterken om de vruchten te blijven plukken. Via de ingezette strategie moeten allereerst een kostenbesparing in administratieve processen en een hogere kwaliteit van dienstverlening op kortere termijn worden gehaald. Er moet daarnaast echter ook de basis worden gelegd voor het realiseren van strategische doelstellingen van de VU die iets verder weg liggen. Iedere implementatie moet zich dus integraal richten op alle drie de aspecten. Het weglaten van één van deze aspecten zal leiden tot problemen achteraf. Door de plannen van de programmacommissies van het instellingsplan zal er komende jaren fors geïnvesteerd I-STRATEGIE 2012

29

VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA Alle activiteiten en processen die video en multimedia nodig hebben worden ondersteund met één open architectuur. WAAROM? • Om een hogere kwaliteit en rendement te halen in het undergraduate onderwijs zet de VU in op activerend onderwijs. Weblectures worden gezien als mogelijkheid om activerend onderwijs te versterken. • Nieuwe werkplekconcepten zoals VU smart@work vragen om werken vanaf iedere locatie mogelijk te maken. Hierdoor is er behoefte aan videobellen. • Toenemende internationalisering vraagt om voorzieningen om online vergaderingen en classrooms te kunnen hebben. • Binnen enkele jaren zal in Nederland de vierde generatie van mobiele telefoonnetwerken ruim gebruikt worden. Bij deze 4G-netwerken beschikken eindgebruikers over internetsnelheden op hun mobiele device die vergelijkbaar zijn met ADSL. Dit betekent dat studenten dan over devices beschikken waarmee zij voortdurend met een brede verbinding met het internet verbonden zijn en de vraag naar video en multimedia zal toenemen. • Vanuit de bedrijfsvoeringstrategie in het instellingsplan is het de doelstelling om te komen tot hogere kwaliteit van voorzieningen tegen lagere kosten. TOELICHTING OP DE STRATEGIE Het belang van video en multimedia zal komende jaren sterk toenemen in zowel onderwijs, onderzoek als bedrijfsvoering. Denk hierbij aan kennisclips, instructievideo’s en door studenten zelf gemaakte videocontent. Om te komen tot goede voorzieningen voor video en multimedia tegen de laagste kosten zullen alle activiteiten en processen worden ondersteund met één open architectuur voor video en multimedia. De term architectuur betekent niet dat de VU alles zelf gaat bouwen. Ook kant-en-klare modules van samenwerkingspartners of derden kunnen onderdeel uitmaken van deze architectuur. Architectuur staat in deze uitspraak voor samenhangend en duurzaam geheel. Deze aanpak zal leiden tot een beperkte toename van het aantal applicaties en de benodigde koppelingen en zo bijdragen aan kostenefficiëntie. Ook externe multimedia moet ingezet kunnen worden in het curriculum of onderzoek. Rondom de open architectuur voor video en multimedia zullen professionele services worden geleverd zoals opleiding, servicedesk en advies.

30

I-STRATEGIE 2012

Om plaatsonafhankelijk werken en studeren te kunnen ondersteunen zijn er zowel streaming video als video on demand nodig. Deze uitspraak impliceert twee voorzieningen die in elkaars verlengde liggen. De twee voorzieningen zijn: • VU-brede voorziening voor videoconferencing en streaming onderwijs • VU-brede voorziening voor creëren, beheren en opvragen van videomateriaal waarbij ontsluiting naar meerdere kanalen, zowel intern als extern mogelijk is. Om de open architectuur te kunnen opstellen is het noodzakelijk dat de VU besluiten neemt over op welke manier medewerkers en studenten gaan werken met video en multimedia. Krijgen docenten bijvoorbeeld een personal webinar environment die ook gebruikt kan worden om mee te videobellen? Hiermee zal meteen het delen van bestanden handiger geregeld kunnen worden. En kiest de VU voor een ‘digital first’ benadering waarbij docenten een webinar geven waarbij enkele studenten fysiek aanwezig kunnen zijn of blijven het fysieke colleges die tevens worden opgenomen? WAT BETEKENT DIT VOOR ONS HANDELEN? • De VU stelt een gezamenlijke gewenste architectuur op voor videoconferencing, weblectures en andere videoactiviteiten. Hierbij zijn inbedding in een onderwijskundig concept en het werkplekconcept belangrijk. Op basis hiervan bepaalt de VU welke producten de VU nodig heeft en start de VU projecten om de architectuur te realiseren. • De eisen aan de voorziening voor videoconferencing en streaming onderwijs worden niet onafhankelijk van elkaar in kaart gebracht. • De VU stelt uitgangspunten vast op welke wijze en vanuit welke filosofie er gewerkt gaat worden met video en multimedia. • De VU richt dienstverlening in naast de voorzieningen voor video en multimedia. • De VU past het netwerk en draadloos netwerk aan op de nieuw ingeschatte behoefte. • De VU hanteert open standaarden voor het toekomstvast kunnen beheren van videomateriaal.

DEEL 3 RANDVOORWAARDEN

DEEL 3

RANDVOORWAARDEN In deel één en deel twee zijn de doelstellingen en strategische uitspraken weergegeven. Om hieraan invulling te geven zijn randvoorwaarden noodzakelijk. Deze randvoorwaarden zijn: duidelijkheid over wie besluit over wat, werknemers en samenwerkingspartners met competenties die passen bij de strategie, goede mechanismes voor beheersing en handvatten voor implementatie. I-STRATEGIE 2012

BESLUITVORMING OVER ICT GOVERNANCE In organisaties zijn er meerdere domeinen te vinden die governance nodig hebben, terwijl er maar één ‘government’ is, namelijk de formele organisatie. Governance moet dan ook gezien worden als een aanvulling op de formele bestuurlijke structuur. De opkomst en populariteit van het begrip IT-governance kan worden beschouwd als reactie op de groeiende verwevenheid en impact van IT op alle aspecten van de bedrijfsvoering in de organisatie, die met traditionele hiërarchische besturing niet adequaat kan worden bestuurd.

venheid kennen met andere domeinen is het lastig om te komen tot adequate besluitvorming. Aanvullend op de formele structuur is daarom iets nodig dat we proberen weer te geven onder de noemer governance: • Als een manier om de organisatorische hiërarchie te verbinden met het betreffende domein; • Als een dynamisch proces van interactie binnen de bestaande hiërarchische structuur van de organisatie; • Als meer coöperatieve vorm van beleidvorming en besluitvorming; • Vanuit een waardering en erkenning van de deskundigheid van de betrokkenen en de wederzijdse afhankelijkheid.

Maar wat is dan het doel van governance als het gezien moet worden als een aanvulling op de bestaande formele organisatie? In het algemeen gaat het bij governance om vormen van een op samenwerking gerichte stijl van besturing voor een bepaald domein of aandachtsgebied, omdat de traditionele organisatorische hiërarchie niet in staat is om bij de thema’s uit het domein of probleemgebied voldoende probleemoplossend te zijn. Doordat die gebieden te complex zijn of een grote mate van verwe-

DE GOVERNANCE-DOMEINEN Binnen het ICT-landschap van de VU zijn vier dominante domeinen te onderkennen: het domein van Standaard IT dienstverlening, het domein van de VU-brede applicaties, het domein van onderwijs en het domein van onderzoek. Deze vier domeinen zijn reeds te herkennen in de activiteitenbegroting van UC-IT. Binnen de vier domeinen is er sprake van wijze van organiseren, verschillende spelregels, afspraken, cultuur, betrokkenen, enz.

STANDAARD IT-DIENSTVERLENING

VU-BREDE APPLICATIES

ONDERWIJS & ICT

ONDERZOEK & ICT

Kosten besparen

Nadruk op (bedrijfs)processen

Nadruk op diverse vormen van onderwijs

Innovatief en ad hoc

Zoveel mogelijk standaardiseren

Vaak geen primair, maar secundair proces

Primair proces

Inzicht in het wetenschappelijk onderzoek is noodzakelijk

Enkele varianten

Directeuren van diensten zijn proceseigenaar

Werken onder architectuur

Specifieke eisen van die meetopstelling aan de software

Eenvoudig te bestellen

Werken onder architectuur

Functioneel beheer

Grote hoeveelheden data

Beveiliging

Functioneel beheer

Infrastructuur dubbel uitgevoerd

Gefinancierd uit onderzoeksprojecten

Werken in processen met procedures

Infrastructuur dubbel uitgevoerd

Kortere levensduur van functionaliteit dan bij de VU-brede applicaties

Eigendom van de onderzoeker.

Soort nutsvoorziening

Service level agreements

Streven naar vernieuwing

Beperkte budgetten

Voorspelbare en consistente dienstverlening

VU-brede projecten om strategische doelstelling te halen

VU-brede projecten om strategische doelstelling te halen

Systemen zijn soms zelf het object van onderzoek

TRENDS Zoals hierboven beschreven is governance aanvullend nodig op de formele organisatie, omdat er een groeiende verwevenheid van de organisatie is in de ICT-systemen. Deze verwevenheid wordt komende jaren versterkt door een aantal trends en ontwikkelingen. Deze moeten verwerkt worden in de governance. Deze trends en ontwikkelingen zijn:

Van eenheidspecifiek naar concernbreed Afgelopen jaren heeft de VU met onder andere de vervanging van de studentenadministratie ingezet op VU-brede standaardisatie van processen. Processen worden voortaan geharmoniseerd met faculteiten en op uniforme wijze geautomatiseerd. Afstemming moet hierdoor steeds meer eenheidsoverstijgend plaatsvinden. I-STRATEGIE 2012

33

Reorganisatie van bedrijfsvoering De VU is afgelopen jaren fors gegroeid wat betreft studentaantallen. Daarbij krijgt de VU steeds minder financiering vanuit het rijk. De VU moet komende jaren een forse financiële ombuiging realiseren. Daarom is het noodzakelijk om bedrijfsprocessen opnieuw in te richten vanuit het perspectief van operational excellence. Deze vernieuwingsplannen moeten in samenhang worden gebracht met overige plannen. Hiervoor is governance nodig.

Met de vorige i-Strategie is de trend gezet om vanuit het perspectief van doelgroepen over bedrijfskolommen heen eenduidige diensten en informatie aan te bieden. Zo zal het portaal bijvoorbeeld alle services aan medewerkers aanbieden en zullen er geen verschillende portalen zijn voor de bedrijfskolommen personeel, financiën en facilitaire zaken. Andere voorbeelden van deze VU-brede platforms zijn het datawarehouse, identity & accesmanagement en documentmanagement. Doordat deze voorzieningen bedrijfskolommen overstijgen, is er overstijgende governance nodig.

HOE GAAN WE HET KOMENDE JAREN ORGANISEREN? Onderstaande figuur geeft een overzicht van de gewenste governance. De vier bovengenoemde governancedomeinen zijn hierin opgenomen. Hier is het domein ‘projecten’ aan toegevoegd vanwege de reorganisatie van de bedrijfsvoering van de VU. Ieder domein heeft een besluitvormend gremium. Daarnaast is er een ICT Board die een aantal malen per jaar bij elkaar komt om overkoepelende onderwerpen te bespreken en vast te stellen. In ieder geval de portefeuillehouder ICT van het College van Bestuur, de CIO en de voorzitters van de vijf besluitvormende gremia nemen deel aan deze ICT Board.

Van functionele zuilen naar doelgroepen Er is een trend zichtbaar waarbij er een kanteling plaats vindt in de organisatie. Waar voorheen sprake was van een verzuiling, waarbij afnemers van diensten bij iedere balie werden geconfronteerd met een andere inrichting, wordt er nu gestreefd naar meer eenduidigheid per doelgroep. Deze doelgroepen moeten vertegenwoordigd zijn in de governance om te komen tot samenhangende dienstverlening. Van gesloten naar open campus: nieuwe doelgroepen De VU zal komende jaren in toenemende mate een open campus worden, waarbij ook bedrijven en partners aanwezig zullen zijn. Daarnaast zal de VU een aantal samenwerkingsverbanden intensiveren en nieuwe samenwerkingsverbanden aangaan. Deze actoren zullen ieder in meer of mindere mate ook gebruiker zijn van services van de IT-afdeling van de VU. In een nieuwe structuur voor governance zullen zij vertegenwoordigd moeten zijn.

De trend van het streven naar eenduidigheid van dienstverlening per doelgroep vraagt om het opnemen van doelgroepen in de governance. Rechtsonder zijn studenten, onderzoekers, docenten en samenwerkingspartners als doelgroepen opgenomen. Per doelgroep zal een klankbordgroep worden opgericht die fungeert als een klankbord voor de besluitvormingsgremia binnen de vijf domeinen. De klankbordgroepen zullen een meer of minder actieve rol spelen in de afzonderlijke domeinen afhankelijk van de thema’s die spelen op een bepaald moment.

ICT BOARD PROJECTEN

COMMISSIE PROJECTEN

STANDAARD ICT DIENSTVERLENING

COMMISSIE ICT DIENSTVERLENING

VU-BREDE APPLICATIES

COMMISSIE VU-BREDE SYSTEMEN

ONDERWIJS

COMMISSIE ONDERWIJS & ICT

ONDERZOEK

COMMISSIE ONDERZOEK & ICT STUDENTEN ONDERZOEKERS DOCENTEN SAMENWERKINGSPARTNERS

TIJDELIJK

34

I-STRATEGIE 2012

VAST/EVOLUEREND

COMPETENTIES EN SOURCING INLEIDING De VU zal periodiek de benodigde competenties in kaart brengen die vereist zijn om de i-Strategie te kunnen uitvoeren en mee te kunnen gaan in externe ontwikkelingen. Een strategisch personeelsplan met het oog op de toekomst zal hierin voorzien. Daarnaast spelen de vragen welke competenties je als universiteit zelf zou moeten opbouwen, welke je samen met een andere universiteit zou kunnen opbouwen, welke je bij een organisatie als SURF zou kunnen beleggen en welke je zou kunnen uitbesteden. Cloud computing is een concept dat het mogelijk maakt om diensten zoals opslagcapaciteit, rekencapaciteit en applicaties via het web als een service af te nemen. Door cloud computing wordt zogenaamde multisourcing1 mogelijk. Door multisourcing kunnen organisaties een optimale mix maken van externe diensten en interne gecreëerde diensten om zo strategische doelen te bereiken. Doordat de externe diensten als service worden aangeboden en het relatief eenvoudig is om ze af te nemen, kan een organisatie veel meer externe aanbieders aansturen dan bij traditionele outsourcing. Cloud computing zal daardoor grote consequenties gaan hebben voor organisaties. Aan de ene kant behoef je zelf minder te bouwen, omdat steeds meer uit de cloud verkregen kan worden. Aan de andere kant wordt het kiezen en integreren uit een groot aanbod een competentie die meer dan nu ontwikkeld moet worden. WELKE COMPETENTIES HEEFT DE VU IN DE TOEKOMST NODIG? De doelstellingen uit het instellingsplan zullen leiden tot grote aanpassingen in de administratieve processen van de VU. Zoals eerder gesteld moeten deze vanuit drie perspectieven ingericht worden; kostenefficiëntie in de administratieve processen, de gewenste dienstverlening en het bereiken van strategische doelstellingen. Kennis van bedrijfsprocessen, kostenbewustzijn, strategische doelstellingen, gevoel voor gebruikersbeleving en het vermogen om deze te verbinden zijn belangrijke competenties die de VU zal moeten ontwikkelen. Voor de deelstrategie ‘Inzicht voor iedereen’ is het nood-

1 Multisourcing is the disciplined provisioning and blending of business and IT services from the optimal set of internal and external providers in the pursuit of business goals (wikipedia)

zakelijk om medewerkers en studenten kwalitatief goed te ondersteunen met ‘managementinformatie’. Gegevens uit verschillende bronsystemen worden bij elkaar gebracht en omgevormd tot deze managementinformatie. Dit is onmogelijk zonder inzicht in de gegevens zelf. Het doorgronden van het gebruikte jargon en definities wordt steeds noodzakelijker, zowel binnen als buiten de ICT-afdeling. Voor ondersteuning rondom wetenschappelijke data zal de VU ook nieuwe kennis en competenties moeten opbouwen, zoals kennis van initiatieven in de markt van opslag van wetenschappelijke data, wet- en regelgeving en duurzaamheid. Daarnaast is de competentie nodig om wetenschappers op dit terrein te kunnen adviseren en oplossingen kunnen voorstellen die uit verschillende mogelijkheden en services bestaan. De omgeving van de VU verandert snel. Technologische ontwikkelingen kunnen binnen enkele jaren een enorme impact hebben op hoe onderwijs en onderzoek worden gedaan. De competentie van trendwatching is nodig om in te kunnen spelen op revolutionaire toonaangevende ontwikkelingen met het vermogen om onderscheid te kunnen maken tussen hype en trend. Voor ondersteuning van onderwijs en onderzoek heeft de VU innoverend vermogen en experimentele kracht nodig. Vervolgens moeten succesvolle experimenten opgeschaald worden. Dit vraagt om competenties en vaardigheden zoals advisering, procesanalyse, systeemontwerp en bouw, samenwerken over vakdisciplines heen, projectmanagement en het implementeren van diensten. Daarnaast is brede innovatieve technische kennis, kennis van architectuurconcepten en kennis van systeemintegratie vereist. De VU heeft reeds het technisch beheer van een aantal concernsystemen zoals Blackboard, SAP en Metis uitbesteed aan externe leveranciers. Door de opkomst van cloud computing wordt het voor organisaties eenvoudiger om digitale diensten af te nemen bij diverse aanbieders. Door deze ontwikkeling zal een groot deel van de eigen meer technische kant van beheer langzaam maar zeker verdwijnen uit organisaties. Ook bij de VU zal deze ontwikkeling gaan spelen. In de komende jaren zal de VU minder zelf beheren en meer de nadruk leggen op het faciliteren van, regie voeren op en integreren van services die bij externe aanbieders worden afgenomen. Door de vorming van het UC-IT staat de IT-afdeling verder af van de gebruikers die zij bedienen. Vraagarticulatie en beschrijven van benodigde functioI-STRATEGIE 2012

35

naliteit zijn competenties die versterkt moeten worden binnen de VU, zowel binnen het UC-IT als bij de andere eenheden. Ook vraagt het van medewerkers dat ze kunnen netwerken binnen de organisatie. Het streven naar operational excellence in het domein van bedrijfsvoering stelt ook eisen aan het UC-IT zelf. De kwaliteit van de geleverde dienstverlening moet hoog zijn en efficiënt georganiseerd. Medewerkers moeten in staat zijn om de kwaliteit van de dienstverlening te meten, beoordelen en bij te sturen. LANDELIJKE SAMENWERKING In SURF werken universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen samen aan grensverleggende ICTinnovaties, met als doel de kwaliteit van hoger onderwijs en onderzoek te verhogen. De VU zal vooral samenwerken met SURF rondom de directe ondersteuning van het primair proces van onderwijs en onderzoek. Wat wordt de rol van SURF conext? SURF heeft besloten om zwaar in te zetten op cloud computing. Met het initiatief SURF conext wordt SURF een intermediair tussen instellingen in het hoger onderwijs en leveranciers die digitale services leveren via cloud computing. Zo zou het bijvoorbeeld in de toekomst mogelijk kunnen zijn dat SURF conext een overeenkomst sluit met een aanbieder van online dataopslag en deze aanbieder aansluiten op de infrastructuur van SURF conext. De VU kan vervolgens deze service afnemen door zelf een aanvullende overeenkomst met de aanbieder af te sluiten. De VU kan vervolgens de service relatief eenvoudig aan wetenschappers aanbieden in het portaal, doordat de VU in de gewenste situatie ook is aangesloten op de SURF conext infrastructuur. Ook onderwijsinstellingen zelf kunnen binnen het initiatief van SURF conext de rol van aanbieder van digitale services via cloud computing aannemen. De UVA kan bijvoorbeeld een online enquêtesysteem aanbieden aan de Nederlandse Universiteiten. De VU kan deze service dan afnemen via SURF conext en beschikbaar stellen in het eigen portaal. De VU kan zelf ook aanbieder worden van dergelijke diensten. Surf conext maakt het op deze wijze mogelijk de gewenste strategische samenwerkingsverbanden met de Universiteit van Amsterdam en Open Universiteit eenvoudiger te realiseren.

De VU zal komende jaren inzetten op de ontwikkeling van Surf conext en diverse services gaan afnemen. Hiermee zal de VU de afhankelijkheid van SURF aanzienlijk vergroten. Door deze afhankelijkheidsrelatie is het belangrijk om de eigen visie en belangen open te delen. De VU zal dus moeten investeren in de relatie met SURF en duidelijk de gewenste richting communiceren. De missie van SURF is nu vooral gericht op innovatie. Vanwege de toenemende afhankelijkheid is het voor de VU belangrijk dat SURF komende jaren meer nadruk legt op betrouwbaarheid en continuïteit van dienstverlening. CLOUD COMPUTING Niet alle cloud-diensten zullen via SURF conext worden afgenomen. Er zijn ook cloud-diensten waarbij de VU rechtstreeks services zal afnemen bij aanbieders. Bij een gedegen aanpak draagt cloud computing bij aan reductie van complexiteit, wendbaarheid, een kostenreductie, focus op kerntaken en innovatie. Kostenreducties worden volgens Gartner2 vooral gehaald door het inzetten van publieke cloud-diensten. In deze publieke cloud-diensten zijn geen specifieke wensen van een organisatie verwerkt, maar betreft het een standaardservice die door de gehele wereld gebruikt kan worden. Onder welke voorwaarden brengen we onderdelen naar de cloud? Risico’s van het afnemen van cloud-diensten zijn: • Weinig grip op vertrouwelijke of belangrijke gegevens; • Voor transparantie over de dienstverlening is er een afhankelijkheid van de leverancier; • Bij uitval is er geen mogelijkheid om zelf bij te dragen aan een oplossing; • Het beëindigen van een cloud-dienst kan complex zijn en om een grote investering vragen waardoor er een lock-in ontstaat; • Integratie met interne administraties kan complexer worden en heeft een organisatie niet meer zelf in de hand; • Kostenmodel van betalen naar gebruik leidt niet per se tot kostenreductie.

2 Gartner is een wereldwijd onderzoeks- en adviesbureau op het gebied van ICT 36

I-STRATEGIE 2012

Bij het afsluiten van overeenkomsten voor cloud-diensten treft de VU maatregelen om deze risico’s in te dammen. De VU stelt hiervoor aanvullend beleid op. Met name het eerst genoemde risico verdient veel aandacht. Veel leveranciers van cloud-diensten komen uit de Verenigde Staten. De Amerikaanse overheid kan deze leveranciers dwingen om privacygevoelige informatie te verstrekken in het kader van de Patriot Act. Dit is in strijd met Nederlandse en Europese privacywetgeving.

Daarnaast is het inrichten van een professionele regieorganisatie noodzakelijk voor onder andere het in kaart brengen van wensen, contractmanagement en het treffen van maatregelen tegen bovenstaande risico’s. In welke volgorde gaan de VU diensten uit de cloud afnemen? De VU zal in een gezond en haalbaar tempo diensten uit de cloud afnemen. Processen moeten eerst ‘in control’ zijn voordat ze naar de cloud kunnen worden gebracht. Onderstaand schema geeft een prioriteitstelling aan:

BINNEN 2 JAAR

2 TOT 5 JAAR

NIET

Processen of activiteiten die niet tot kerntaken van de VU behoren

Aanbod van SURF conext

Applicaties die basisadministraties van de VU bevatten

Opslag van data die niet privacygevoelig is en geen bedrijfsrisico’s veroorzaakt

Wederzijds beschikbaar stellen van applicaties in het kader van samenwerking met de UvA en Open Universiteit

Gegevensbroker, datawarehouse, identitymanagement, portaal,

Studentvoorzieningen

I-STRATEGIE 2012

37

MECHANISMES VOOR BEHEERSING Afgelopen jaren zijn er een aantal mechanismes geintroduceerd die hebben bijgedragen aan een grotere beheersing van het ICT-domein. Voorbeelden hiervan zijn de introductie van projectmatig werken bij de VU en de prioriteitstelling van projecten die jaarlijks door een commissie 3 werden uitgevoerd. Door het projectmatig werken lukt het beter om gezamenlijk met diverse betrokkenen te komen tot resultaten. Door de prioriteitstelling is het voor het ICT-domein duidelijk welke projecten als eerste moeten worden opgepakt. De VU zal komende periode de volgende mechanismes inrichten en versterken: TOETSBAAR EN TRANSPARANT Afgelopen jaren heeft de VU door de invoering van projectmanagement en de jaarlijkse prioriteitstelling de ‘Plan’ en ‘Do’ uit Plan-Do-Check-Act (PDCA) aangepakt. Komende periode is er meer aandacht nodig voor ‘Check’ en ‘Act.’ Beleid zal gekoppeld moeten worden aan beschikbare informatie over prestaties en realisatie van baten. Op basis hiervan moeten evaluaties worden uitgevoerd en moet er worden bijgestuurd. DISCIPLINE Eenheden van de VU zullen gezamenlijk wensen, nieuwe items in de servicecatalogus, benodigde functionaliteiten en prioriteiten moeten bepalen. Als binnen de governancestructuur hierover besluiten zijn genomen dan accepteren alle eenheden deze. Dit vraagt om discipline van alle medewerkers van de VU. EIGENAARSCHAP De proces- en gegevenseigenaar organiseert de gebruikersorganisatie zodat een effectieve vraagsturing ontstaat, beleid wordt gehandhaafd en beleid waar nodig in gezamenlijkheid wordt aangepast. Daarnaast zorgt een eigenaar dat middelen en randvoorwaarden worden zeker gesteld. PROCESHARMONISATIE Om de plannen van het instellingsplan en de gewenste besparing mogelijk te maken zal de VU de ondersteunende processen moeten aanpassen. Uniformering van te digitaliseren processen in aansluiting op gebruikersdoel-

3 De PCBV is een door het CvB ingestelde commissie. De PCBV stelt jaarlijks vast welke VU-brede projecten prioriteit hebben. 38

I-STRATEGIE 2012

groepen is een randvoorwaarde voor het bereiken van operational excellence en kostenbesparing. KPI’S Er worden vooraf prestatie indicatoren vastgelegd om de resultaten en baten te monitoren en waarnodig bij te sturen (PDCA). Prestatie indicatoren zijn gericht op kwaliteitsturing van de activiteiten als ook op de toegevoegde waarde voor de organisatie. Voor managementsturing worden KPI’s gehanteerd die adequate sturing op succesfactoren en risicomanagement mogelijk maken. De VU richt geautomatiseerde rapportages in voor externe verantwoording en compliance met regelgeving.

IMPLEMENTATIE De ambities en doelstellingen van het instellingsplan van de VU hebben in dit document geresulteerd in een vijftiental afgeleide doelstellingen voor ICT. Deze doelstellingen worden bereikt via een negental deelstrategieën. Dit hoofdstuk geeft op hoofdlijnen weer op welke wijze de negen deelstrategieën tot implementatie komen. Hiervoor worden de negen deelstrategieën opgedeeld in thema’s. De vervolgstap is het uitwerken van deze thema’s in concrete projecten. Dit is echter een stap te ver voor dit document op hoofdlijnen. GLOBALE AANPAK Om een deelstrategie tot uitvoering te brengen geeft de VU eerst invulling aan de benodigde beleidsonderwerpen. Vervolgens worden de basisinrichting en randvoorwaarden gerealiseerd. Zodra deze gereed zijn kunnen de thema’s invulling krijgen. Via deze aanpak worden stapsgewijs duurzame en samenhangende voorzieningen gecreëerd. De volgende figuur geeft deze aanpak weer:

DEELSTRATEGIE X BELEIDSONDERWERPEN THEMA 1

THEMA 2

THEMA N

BASISINRICHTING EN RANDVOORWAARDEN

Bij bijvoorbeeld de deelstrategie ‘Van tekst naar multimedia’ moet eerst als beleidsonderwerp een visie en gewenste architectuur opgesteld worden. Vervolgens is een basisopzet voor een VU-brede voorziening voor video nodig en moeten randvoorwaarden ingevuld worden zoals het upgraden van het draadloos netwerk. Daarna kunnen concrete thema’s zoals videoconferentie of weblectures geïmplementeerd worden. In de komende paragrafen worden de beleidsonderwerpen, de basisinrichting & randvoorwaarden en de uit te werken thema’s weergegeven. Aansluitend worden de nieuwe services voor de verschillende doelgroepen op hoofdlijnen weergegeven.

I-STRATEGIE 2012

39

BELEIDSONDERWERPEN Per deelstrategie geeft de VU eerst invulling aan de benodigde beleidsonderwerpen voordat concrete projecten worden uitgevoerd. Om de resultaten van de i-Strategie te bereiken is het noodzakelijk om de beleidsonderwerpen 2012

te identificeren en plaatsen in een tijdvak. De onderstaande onderwerpen zijn reeds benoemd in de deelstrategieën en de hoofdstukken over Besluitvorming, competenties & sourcing en mechanismes voor beheersing.

2013

2014

Domeinarchitectuur voor NU.VU en O|2

Overzicht Basale Standaarden

KIES JE EIGEN DEVICE Domeinarchitectuur voor ‘kies je eigen device’ INZICHT VOOR IEDEREEN Richtlijnen voor privacy en omgangsvormen VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE Visie voor social media

Richtlijnen voor social media

VAN ADMINISTRATIEF NAAR ‘ONDERNEMERSGERICHTE’ PROJECTONDERSTEUNING Visie op wetenschappelijk projectmanagement

Visie op onderzoeksportaal

VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT Samenwerkingspartners in governance

Visie een template voor samenwerkingsverbanden

Open campus concept

Data-delete beleid

Conversiestrategie voor data

DE SCHAT AAN DATA Databeleid

EÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL Visie onderwijsportaal

Inrichten van een governance voor de digitale werkomgeving

EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN Domeinarchitectuur e-Finance

Domeinarchitecturen voor overige ERPprojecten uit domeinteams

VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA Visie/ gewenste architectuur COMPETENTIES EN SOURCING Onderzoek privacy-wetgeving rondom cloudservices / Sourcingstrategie MECHANISMES VOOR BEHEERSING Opstellen van KPI’s

BASISINRICHTING EN RANDVOORWAARDEN Afgelopen jaren heeft de VU vanuit de vorige i-Strategie reeds een aantal basisinrichtingen gerealiseerd, zoals de basisinrichting voor het portaal, voor managementinformatie, voor identiteits- & toegangsmanagement en voor gegevensuitwisseling. Op de basisinrichting van het portaal is vervolgens het studentenportaal gerealiseerd en zal ook het medewerkersportaal worden gerealiseerd. 40

I-STRATEGIE 2012

Een aantal deelstrategieën kunnen voortbouwen op deze eerder gerealiseerde basisinrichtingen. • Inzicht voor iedereen • Van administratief naar ‘ondernemersgerichte’ projectondersteuning • Eén digitale werkomgeving in het portaal • Een geïntegreerde aanpak voor bedrijfsvoeringsystemen

De prioriteerkaart is ingedeeld volgens de diverse deelstrategieën van de i-Strategie. Per deelstrategie worden de belangrijkste thema’s genoemd die noodzakelijk zijn om de doelstellingen van de i-Strategie te behalen. Het achterliggende idee van de prioriteerkaart is dat thema’s verschuifbaar zijn binnen hun deelstrategie, doordat de thema’s binnen een deelstrategie doorgaans dezelfde projectmedewerkers belasten.

Voor andere deelstrategieën moeten de basisinrichting en randvoorwaarden nog worden ingevuld • Kies je eigen device • Van gesloten naar samenwerkingsgericht • De schat aan data • Van tekst naar multimedia DE ‘PRIORITEERKAART’: EEN INGEVULD VOORBEELD Een prioriteitstelling en fasering van deze thema’s is noodzakelijk om te komen tot een uitvoering van de iStrategie. Het is niet de bedoeling van de i-Strategie om met een detailplanning te komen, maar juist om de onderdelen prioriteerbaar op te stellen. De prioriteerkaart in dit deel van de i-Strategie biedt hiervoor de basis.

2012

Het opnemen van thema’s in een dergelijk overzicht geeft een enigszins vertekend beeld. Het lijkt alsof de thema’s even groot zijn en alsof de deelstrategieën allemaal om een ongeveer even grote inspanning vragen. Het is echter waarschijnlijk dat de zwaartepunten komen te liggen bij ‘Een geïntegreerde ERP-aanpak’ en ‘Eén digitale werkomgeving in het portaal.’

2013

2014

2015

Optimalisatieslag diensten uit de servicecatalogus

Inrichten voorzieningen en infrastructuur voor ‘kies je eigen device’

Werkplekconcept implementeren voor NU.VU en O|2

MIVU e-HRM

Inzicht voor docenten en studenten ( aansluiten digitale leeromgeving + digitale evaluaties)

MIVU e-FIN/ inzicht voor wetenschappers

Vindbaarheid van wetenschappers

Interactie in het onderwijs

Alumni-netwerk

KIES JE EIGEN DEVICE Afronden migraties & uitbreiding basisservices INZICHT VOOR IEDEREEN MIVU onderwijs (fase 2) VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE Samenwerkingsruimte

VAN ADMINISTRATIEF NAAR ‘ONDERNEMERSGERICHTE’ PROJECTONDERSTEUNING Administratie onderzoeksprojecten

Projectmanagement voor wetenschappers

Onderzoeksportaal

Digitale ondersteuning voor werving van derde geldstroom

Standaardiseren van samenwerkingsverbanden

Inrichten van gestandaardiseerde samenwerkingsverbanden

Dienstverlening voor derden op de campus

Inrichten van dienstverlening & advies rondom data

Aanbod verschillende voorzieningen voor dataopslag

Aanbod verschillende voorzieningen voor dataopslag

Het ‘nieuwe werken’ in het portaal

Onderzoeksportaal

VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT Aansluiting op SURF federatie / Toevoegen van gasten DE SCHAT AAN DATA Basisvoorziening voor bulkdata

EÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL VU-net voor medewerkers (met webwinkel)

Onderwijsportaal

EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN e-HRM

e-FIN

Overige ERP-projecten uit domeinteams

Overige ERP-projecten uit domeinteams

Videoconferentie

Live volgen van colleges

Board room

VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA Weblectures / upgrade draadloos netwerk

I-STRATEGIE 2012

41

LAST BUT NOT LEAST: NIEUWE SERVICES In dit document wordt de nadruk gelegd op strategie, terwijl studenten, docenten en onderzoekers vooral geïnteresseerd zullen zijn in nieuwe services die zij komende

STUDENTEN

jaren zullen krijgen. Onderstaande tabel geeft een overzicht op hoofdlijnen van deze nieuwe services die vanuit deze i-Strategie beschikbaar worden gesteld.

DOCENTEN

ONDERZOEKERS

Toegang met een eigen device

Toegang met een eigen device

Toegang met een eigen device

Zelf software installeren uit VU-aanbod

Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices

Zelf software installeren uit VU-aanbod Uitgebreid aanbod van devices

Inzicht in voortgang studenten en vakken

Inzicht in projectvoortgang

Samenwerkingsruimte

Samenwerkingsruimte

Samenwerkingsruimte

Tools voor kennisdelen

Tools voor kennisdelen

Zoeken van wetenschappers

Interactieve communicatie

Interactieve communicatie

KIES JE EIGEN DEVICE

INZICHT VOOR IEDEREEN Inzicht in studievoortgang en vergelijken met anderen VAN ZENDEN NAAR INTERACTIE

VAN ADMINISTRATIEF NAAR ‘ONDERNEMERSGERICHTE’ PROJECTONDERSTEUNING -

-

Projectmanagement

VAN GESLOTEN NAAR SAMENWERKINGSGERICHT VU-overstijgend studeren

Toevoegen van gastdocenten en gaststudenten

Toevoegen van samenwerkingspartners

Delen en hergebruik van leercontent

Voorziening voor dataopslag

DE SCHAT AAN DATA -

Dienstverlening rondom data Open access EÉN DIGITALE WERKOMGEVING IN HET PORTAAL Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

Digitale werkplek, studeeromgeving en onderzoekshulpmiddelen vanuit één omgeving

EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VOOR BEDRIJFSVOERINGSYSTEMEN Zelfservices

Zelfservices

Zelfservices

Videoconferentie

Videoconferentie

Videoconferentie

Weblectures

Weblectures

Verbeterd draadloos netwerk

Verbeterd draadloos netwerk

VAN TEKST NAAR MULTIMEDIA

42

I-STRATEGIE 2012

Verbeterd draadloos netwerk

BIJLAGE TOTSTANDKOMING

BIJLAGE

TOTSTANDKOMING Inclusief voorbereiding er bijna een jaar gewerkt aan de totstandkoming van de i-Strategie. Via workshops en reviewsessies is een brede vertegenwoordiging vanuit de VU betrokken bij het beleidsproces. Op 25 april 2012 is de i-Strategie vastgesteld door het College van Bestuur. I-STRATEGIE 2012

BIJLAGE: TOTSTANDKOMING SEPTEMBER – NOVEMBER 2011 • Kick off • Strategiesessie met Gartner (L. McMullen) • Workshop ‘Onderzoek & i-Strategie’ • Workshop ‘Onderwijs & i-Strategie’ • Workshop ‘Bedrijfsvoering & i-Strategie’ • Workshop ‘Governance’ • Seminar ‘Ontwikkelingen in de IT’ • Workshop met studenten • Workshop ‘Financieel management en metrieken’ • Workshop ‘Samenwerking en sourcing’ • Bespreking met Programma Huisvesting • Bespreking in CvB NOVEMBER – DECEMBER 2011 • Uitwerken workshopresultaten • Research naar mogelijke scenario’s • Bespreking tussenresultaten met ca 20 stakeholders, waaronder programmamanagers • Bespreking tussenresultaten in i-Strategiegroep JANUARI – FEBRUARI 2012 • Uitwerking strategische uitspraken • Review door selectie workshopdeelnemers • Review door Gartner (J.M. Lowendahl) • Bespreking in Commissie Onderwijs & ICT • Presentatie voor de informatiemanagers MAART 2012 • Redactieslag met wetenschapper (J.M. Akkermans) en student (S. Luidens) • Review door Gartner (J.M. Lowendahl) • Volledigheidstoets door programmacommissies

I-STRATEGIE 2012

45

BIJLAGE: LEDEN I-STRATEGIEGROEP KERNTEAM R.A.E. Oerlemans J.H.M. Frijns A. de Jager J.M.R.M. Neutelings M. Scheers

EXPERTGROEP J.M. Akkermans J.F.M. Feldberg G.E. Jansen V.N. Maijer

46

Chief Information Officer/ Directeur UC-IT Directeur UBVU Informatiemanager FEW/FALW Programmamanager Bedrijfsvoering Corporate Informatiemanager / Enterprise Architect / projectleider & auteur i-Strategie

Hoogleraar FEW docent/ onderzoeker FEWEB projectmanager ICT& Onderwijs/ Informatiemanager Controller

I-STRATEGIE 2012

BIJLAGE: DEELNEMERS WORKSHOPS DEELNEMERS WORKSHOP ‘ONDERZOEK’ E.T. Verhoef Hoogleraar FEWEB W. Heinen Programmamanager Programmacommissie Onderzoek R.D. van der Gaag Beleidsmedewerker Bureau Bestuurzaken R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ Directeur UC-IT J.H.M. Frijns Directeur UBVU J.M. Akkermans Hoogleraar FEW V.N. Maijer Controller M. Scheers VU Informatiemanager / Enterprise Architect Workshopleider: A. de Jager, Informatiemanager FEW/FALW DEELNEMERS WORKSHOP ‘ONDERWIJS’ P.J. Beek Decaan bewegingswetenschappen J. Vermeer Directeur onderwijsinstituut FEW M. Karssen Directeur bedrijfsvoering FSW A.C.L. Verkleij Programmamanager PC graduate H.G. Klein Ikkink Directeur dienst studentzaken M. Witte Programmamanager PC undergraduate J.B.J. Smeets Hoogleraar bewegingswetenschappen M.E. van Hulst Medewerker onderwijsontwikkeling E.J.M. van de Grint Opleidingscoördinator Biologie/Biomedische wetenschappen F.G.A de Bakker Universitair hoofddocent FSW S. Luidens Student/ Raadslid Universitaire studentenraad 2011-2012 J.F.M. Feldberg Docent/ onderzoeker FEWEB G.E. Jansen Projectmanager ICT& Onderwijs/ Informatiemanager J.H.M. Frijns Directeur bibliotheek J.M.R.M. Neutelings Programmamanager Bedrijfsvoering R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ directeur UC-IT M. Scheers VU Informatiemanager / Enterprise Architect Workshopleider: L. van der Pijl, Managing Consultant inQdo B.V (voorheen CIO bij de HvA) DEELNEMERS WORKSHOP ‘BEDRIJFSVOERING’ F.A.M. Snijders Directeur bedrijfsvoering A. de Heer Directeur HRM J.F.M. Feldberg Docent/ Onderzoeker FEWEB G.E. Jansen Projectmanager ICT& Onderwijs/ Informatiemanager J.H.M. Frijns Directeur bibliotheek A. de Jager Informatiemanager FEW/FALW J.M.R.M. Neutelings Programmamanager Bedrijfsvoering R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ directeur UC-IT M. Scheers VU Informatiemanager / Enterprise Architect Workshopleider: M. de Paauw, Executive Partner at Gartner

I-STRATEGIE 2012

47

DEELNEMERS WORKSHOP ‘GOVERNANCE’ H. Irth Decaan FEW A. de Heer Directeur HRM O. Jukema Directeur Bedrijfsvoering FBW M. d. Meijde Directeur instituut voor onderwijs en opleiden VUMC S. Luidens Student/ Raadslid Universitaire studentenraad 2011-2012 J.H.M. Frijns Directeur bibliotheek R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ directeur UC-IT M. Scheers VU Informatiemanager / Enterprise Architect Workshopleider: D. Aron, VP Research at Gartner, London DEELNEMERS WORKSHOP ‘STUDENTEN’ Zohal Delawari Student, USR Suzanne Felix Student, FSR FSW Kees van Gelder Student, FSR FEW Sven Luidens Student, USR Sterre verdonk Student, FSR FALW M.E. van Hulst Medewerker onderwijsontwikkeling M. Scheers VU Informatiemanager / Enterprise Architect Workshopleider: S. Losekoot, projectmanager ICT DEELNEMERS WORKSHOP ‘SAMENWERKING EN SOURCING’ T. Abel CIO/ directeur IT, Universiteit van Amsterdam R. Helwig CIO/ directeur IT, Open Universiteit M. van Leeuwen Personeelsadviseur UC-IT P.C. Wartenhorst Docent/ informatiemanager FEWEB J.F.M. Feldberg docent/ onderzoeker FEWEB J.H.M. Frijns Directeur UBVU J.M.R.M. Neutelings Programmamanager Bedrijfsvoering R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ Directeur UC-IT Workshopleider: M. Scheers, VU Informatiemanager / Enterprise Architect DEELNEMERS WORKSHOP ‘FINANCIEEL MANAGEMENT EN METRIEKEN’ R. van Nie Beleidsdirecteur Accountantsdienst P.C. Wartenhorst Docent/ informatiemanager FEWEB J. Roos Controller D.J. Slagter Senior beleidsmedewerker FP&C J.M.P.F. Heinen Afdelingshoofd Functioneel Beheer ERP-systemen J.H.M. Frijns Directeur UBVU R.A.E. Oerlemans Chief Information Officer/ Directeur UC-IT Workshopleider: M. Scheers, VU Informatiemanager / Enterprise Architect

48

I-STRATEGIE 2012

BIJLAGE: PROGRAMMA I-STRATEGIE SEMINAR, 13 OKTOBER 2011 9-10U WAT KUN JE MET TECHNOLOGIE IN HET ONDERWIJS? - SYLVESTER DRAAIJER EN ROB VAN LEEUWEN In deze sessie wordt een aantal scenario’s geschetst van technologische ontwikkelingen in het onderwijs. Met voorbeelden als: van campusuniversiteit tot virtuele universiteit, van de docent die alles wil tot de nietswiller, van volledige flexibiliteit tot alles voorgeprogrammeerd. 10-12U THE EDUCATION HYPECYCLE - MICHAEL DE PAAUW (GARTNER) Ieder jaar komt Gartner met de zogenaamde education hypecycle. Een hypecycle is een overzicht van Gartner dat weergeeft welke technologieën op ons afkomen, welke daarvan een hype zijn en welke langzamerhand geaccepteerd worden door de maatschappij. Gartner maakt deze hypecycles voor alle bedrijfssectoren. In deze sessie zullen we gezamenlijk bekijken welke ontwikkelingen spelen in het onderwijs. 12.30-13.30U INFORMATION AS A STRATEGY - RONALD DAMHOF (PRUDENZA) Langzamerhand dringt bij organisaties het besef door dat ze op een schatkamer aan informatie zitten. Waar voorheen de gegevens werden vastgelegd om operationele processen op gang te houden of om verantwoording af te kunnen leggen, wordt informatie steeds actiever gebruikt om de concurrentiestrijd te winnen. In deze presentatie worden een aantal ontwikkelingen geschetst in het kader van ‘information as a strategy’ en wordt bekeken hoe andere organisaties informatie inzetten. Vervolgens zal in een discussie worden bekeken wat de relevantie is voor de VU. 13.30-14.30U THE SOCIAL ENTERPRISE - ARJAN VAN LIERE (PRESENT MEDIA) Het internet evolueert. Waar enkele jaren geleden de content statisch was en er slechts enkele auteurs waren, kan tegenwoordig iedereen auteur zijn en is content interactief. Deze verandering is mogelijk gemaakt door Web2.0 technologie. Hiermee kunnen mensen ook eenvoudig sociale netwerken vormen. Sommige organisaties zetten deze technologie echter zo in dat er nieuwe type organisaties ontstaan. Er wordt zelfs gezegd dat social media iedere bedrijfssector zullen veranderen zoals de komst van de auto, telefoon, en informatietechnologie dat ook gedaan hebben. In deze presentatie zal worden toegelicht wat deze technologische ontwikkeling in houdt en hoe andere organisaties op deze ontwikkeling inspelen. Vervolgens zal in een discussie worden bekeken wat de relevantie is voor de VU. 15-16U TOP 3 ARCHITECTUURUITDAGINGEN - MARCEL NOORDZIJ (42) ICT-Architecten staan door technologische ontwikkelingen voor diverse grote uitdagingen. In deze presentatie is hiervan een top 3 gemaakt. Hoe kan een organisatie meer flexibiliteit creëren in ict-systemen, hoe komt een organisatie tot een goede ‘mobile strategy’ en hoe verhouden een portaal en een virtuele desktop zich tot elkaar bij het nieuwe werken? 16-17U CLOUD COMPUTING/ SURF CONEXT - PAUL VAN DIJK (SURF) Onlangs heeft SURF aangegeven hoe zij zich positioneren ten opzichte van ontwikkelingen rondom cloud computing. Het antwoord hierop is SURF conext. SURF conext biedt universiteiten de mogelijkheid vele digitale diensten te outsourcen naar leveranciers die actief zijn in ‘the cloud’ met behoud van identiteit en groepsrelaties.

I-STRATEGIE 2012

49

50

I-STRATEGIE 2012

I-STRATEGIE 2012

51