Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Stafdienst Infrastructuur (STIN)
Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI) Arenberggebouw, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel.: 02 553 68 18 - Fax: 02 553 69 70
DE VOI FONDS CULTURELE INFRASTRUCTUUR (FoCI) EN DE AGENTSCHAPPEN (IVA’s) VAN HET MINISTERIE CJSM
1.
OPRICHTING EN TAAK FoCI
De Vlaamse Openbare Instelling (VOI) “Fonds Culturele Infrastructuur” (FoCI) werd opgericht bij programmadecreet van 19 december 1998. Tot dan toe werden de investeringskredieten (eigen infrastructuur) en de investeringssubsidies (gesubsidieerde infrastructuur) voor de accommodaties in de sectoren jeugd en cultuur beheerd door de verschillende afdelingen van de toenmalige Administratie Cultuur. Het FoCI probeert de krachten te bundelen door alle investeringskredieten voor de accommodaties voor jeugd, kunsten, erfgoed en sociaal-cultureel werk samen te brengen in één fonds en door de samenwerking te coördineren met de Afdeling Gebouwen van het Agentschap voor Facilitair Management (eigen culturele accommodaties) en met het Team Gesubsidieerde Infrastructuur van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (investeringssubsidies). Het FoCI krijgt eigen rechtspersoonlijkheid als een Vlaamse Openbare Instelling (VOI) van categorie A (financieel fonds). Gezien het belang van de teksten i.v.m. de oprichting van het Fonds, volgen hieronder de betrokken bepalingen van het programmadecreet van 19 december 1998: “… Art. 49. Bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap wordt een fonds culturele infrastructuur opgericht, hierna het Fonds te noemen. Dit Fonds heeft rechtspersoonlijkheid en wordt gerangschikt onder de instellingen van categorie A vermeld in artikel 1 van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle van sommige instellingen van openbaar nut, zoals gewijzigd bij decreet van 8 juli 1996 en bij decreet van 16 december 1997. …”. “… Art. 50. De middelen van het Fonds zijn: a) een jaarlijkse dotatie lastens de begroting van de Vlaamse Gemeenschap; b) het gebeurlijke saldo op het einde van het voorgaande begrotingsjaar; c) de eventuele inbreng van derden als cultuursponsoring voor de realisatie van culturele infrastructuur; d) de terugvorderingen van de ten onrechte gedane betalingen; (e) de opbrengsten van de ontvangsten voortvloeiend uit het beheer en het vervreemden van onroerende goederen beheerd door de Administratie Cultuur, worden volledig toegewezen aan het Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI),) 1 (dit in afwijking van artikel 93, & 2, van het decreet van 22 december 1993 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1994, gewijzigd door artikel 28 van het decreet van 22 november 1995 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1996.) 2 …”.
1Toegevoegd 2Toegevoegd
door artikel 28 van het programmadecreet van 24 december 2004. door artikel 21 van het programmadecreet van 27 juni 2003.
2
“… Art. 51. Het Fonds heeft tot taak: 1° investeringssubsidies te verstrekken voor het bouwen, uitbreiden, verbouwen of aankopen van culturele infrastructuur met supra-lokaal belang; 2° [het aankopen, het bouwen en het verbouwen van de eigen culturele infrastructuur van de Vlaamse Gemeenschap en het ten laste nemen van de kosten ervan voor uitrusting en apparatuur, de eigenaarverplichtingen, de onroerende voorheffing en het eigenaarsonderhoud.) 3 (3° het betalen van huurgelden, erfpachtvergoedingen, beschikbaarheidsvergoedingen en andere kosten voor het gebruiksrecht van gebouwen en terreinen, die ressorteren onder het beheer van de entiteiten Cultuur en Jeugd van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media van de Vlaamse Gemeenschap.) 4 …”.
2.
BESLUITEN VAN DE VLAAMSE REGERING VAN 02/02/1999 EN 28/04/2006
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 02 februari 1999 tot regeling van het beheer en de werking van het FoCI, stelde de directeur-generaal van de Administratie Cultuur aan als leidend ambtenaar van het FoCI. De artikelen 6 tot en met 8 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 28 april 2006tot operationalisering van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media (in het kader van BBB), stellen de leidend ambtenaar van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media ook aan als leidend ambtenaar van het FoCI. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 02 februari 1999 belast de Vlaamse minister bevoegd voor cultuur, met de uitvoering van het besluit. De bevoegdheid over het FoCI van de Vlaamse minister voor cultuur, wordt bevestigd in het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juli 2009 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering, gewijzigd bij de besluiten van de Vlaamse Regering van 24 juli 2009, 04 december 2009, 06 juli 2010 en 07 juli 2010. De gecoördineerde tekst van het Besluit van de Vlaamse Regering (02/02/1999 en 28/04/2006) luidt thans als volgt (aanpassingen door artikel 6 tot en met 8 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 28/04/2006 in vetjes): “… Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° het decreet: het decreet van 19 december 1998 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1999; 2° het Fonds: het Fonds Culturele Infrastructuur, bedoeld in artikel 49 van het decreet; 3° de Vlaamse minister: het lid van de Vlaamse Regering, bevoegd voor de cultuur; 4° de leidend ambtenaar: de leidend ambtenaar, bedoeld in artikel 2; 5° het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 1997: het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen; 6° het ministerieel besluit van 16 december 1998 : het ministerieel besluit van 16 december 1998 houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake cultuur aan ambtenaren van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap; 7° subsidiebeslissing: verbintenis om voor een investering een investeringssubsidie toe te kennen. Art. 2. De leidend ambtenaar van het departement van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media wordt namens de Vlaamse Regering belast met de leiding, het dagelijkse en het financiële beheer van het Fonds. Art. 3. Onder het dagelijkse en het financiële beheer van het Fonds wordt verstaan: 1° het ondertekenen van de dagelijkse briefwisseling, de nota's, de ambtsberichten en de documenten met betrekking tot het Fonds;
3 4
Toegevoegd door artikel 29 van het programmadecreet van 24 december 2004. Toegevoegd door artikel 28 van het programmadecreet van 30 juni 2006.
2
3
2° het ontvangen van de gewone en de aangetekende zendingen, inclusief de dagvaardingen betekend aan het Fonds; 3° het eensluidend verklaren van uittreksels en afschriften van documenten; 4° het geven van alle goedkeuringen en het nemen van alle beslissingen die voor de afhandeling van de dossiers investeringssubsidies als bedoeld in artikel 51, 1°, van het decreet noodzakelijk zijn, met inbegrip van het ontvangen, het nazien, het doorsturen en de voortgangsbewaking van de dossiers, maar met uitzondering van het nemen van de subsidiebeslissing; 5° het nemen van de beslissingen die nodig zijn voor de uitvoering van artikel 51, 2°, van het decreet conform artikel 8 van het ministerieel besluit van 16 december 1998, dat van overeenkomstige toepassing is; 6° de terugvordering van ten onrechte gedane betalingen. Art. 4. De leidend ambtenaar kan de taken, bedoeld in artikel 3, geheel of gedeeltelijk overdragen aan onder zijn gezag geplaatste ambtenaren van niveau A. Indien de periode van de overdracht ten hoogste dertig dagen duurt, deelt hij dit mee aan de Vlaamse minister. Indien die periode langer is dan dertig dagen, vraagt hij vooraf een machtiging aan de Vlaamse minister. Art. 5. Driemaandelijks rapporteert de leidend ambtenaar aan de Vlaamse minister over de aanwending van de krachtens dit besluit verleende machtigingen, de betalingen en de ontvangsten. Art. 6. De leidend ambtenaar van het departement van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media beslist welke personeelsleden, uitrusting en installaties van zijn administratie ter beschikking worden gesteld van het Fonds. Art. 7. Het Fonds maakt jaarlijks een begroting op conform de richtlijnen van de Vlaamse Regering. Art. 8. Teneinde de Vlaamse Regering in staat te stellen te voldoen aan de verplichting, haar opgelegd bij artikel 53 van het decreet, stelt de leidend ambtenaar jaarlijks een verslag op over de werking en het beheer van het Fonds. Conform artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 1997 wordt het verslag uiterlijk 30 juni van het jaar volgend op het boekjaar bezorgd aan de Vlaamse minister en aan de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begroting. Art. 9. Het Rekenhof en de in artikel 2 bedoelde ambtenaar ontvangen voor kennisgeving een eensluidend afschrift van dit besluit. Art. 10. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 1999. Art. 11. De Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, is belast met de uitvoering van dit besluit. …”.
3.
DE ORGANISATORISCHE- EN PERSONEELSUITBOUW VAN HET FOCI
3.1.
De start bij het Directoraat-Generaal van de Administratie Cultuur
Bij de start van het FoCI in 1998 werd een stafmedewerker van de Administratie Cultuur belast met de leiding van het Team Boekhouding en tevens met de taak van directeur van het FoCI (op dat moment nog CINFO genoemd, of Cultureel Investeringsfonds). Vanaf september 2002 kreeg de directeur-cultuurconsulent Voeren (Afdeling Volksontwikkeling en Bibliotheekwerk) een nieuwe opdracht als directeur FoCI bij het directoraat-generaal van de Administratie Cultuur. In 2003 werden tussen de afdelingen van de Administratie Cultuur en het FoCI volgende afspraken gemaakt: 1. Er wordt per eigen infrastructuur een Commissie Infra opgericht, met deelname van de gebouwverantwoordelijken, de betrokken functionele afdeling en het FoCI. 2. De Commissies Infra worden voorgezeten door de betrokken functionele afdeling. Het verslag wordt opgesteld door de gebouwverantwoordelijke. De Commissies Infra worden geadviseerd door de Afdeling Gebouwen en het FoCI.
3
4
3. Om de communicatie te bevorderen wordt een FoCI-Fiche opgesteld en worden regelmatig overzichten van de vastleggingen bezorgd. 4. Vastleggingen van meer dan 7.500 euro (BTW inbegrepen) worden voorgelegd aan het College van Afdelingshoofden (COVA). Grote verbouwingen en nieuwbouwwerken (renovaties) worden voorgelegd aan de minister. 5. De directeur van het FoCI maakt omwille van de communicatie deel uit van het Stafoverleg van de Administratie Cultuur en neemt deel aan de samenkomsten van het COVA over infrastructuur. Het FoCI is een VOI zonder eigen personeel. Gedurende vele jaren was de directeur het enige personeelslid dat ter beschikking was gesteld aan het FoCI. Om de opgedragen taken goed te kunnen vervullen, bleek een klein maar deskundig team noodzakelijk. Mede op basis van de studie van het Studiebureau Infocus in 2004-2005, “Expertise Culturele Infrastructuur”, is volgende personeelsbezetting minimaal nodig voor de beleidsvoorbereidende en coördinerende taken van het FoCI: - een directeur: planning en dagelijkse coördinatie van de werking. - een jurist: opbouwen van expertise en geven van adviezen betreffende bouwrecht, koopakten, erfpachtovereenkomsten, beheerformules, samenstelling beheersorganen, onderhoudscontracten, samenwerkingsakkoorden, ereloonovereenkomsten, contracten met ontwerpers, aannemers en leveranciers, offertes, juridische betwistingen, controle op het toepassen van de wet op de overheidsopdrachten, … - een expert financiën: projectmanagement en budgettaire controle (vooral grote bouwwerken dreigen steeds weer budgettair te ontsporen), narekenen van meerwerken, prijsaanpassingen en afrekeningen. - een ingenieur bouwkunde/architect: voorbereiden van kleine bouwdossiers, verstrekken van bouwkundige en technische adviezen, aansturen Afdeling Gebouwen en externe ontwerpers, werfcontrole, toezicht op onderhoud, onderhoudscontracten en wettelijk verplichte controles, … - een deskundige (niveau B) voor de administratie: organisatie van het secretariaat, invoeren van gegevens, documentatie, archivering en onthaal, (eventueel) bijgestaan door een deeltijds administratief assistent. In 2004 trad een bouwkundige (deskundige) in dienst. Na het invoeren van BBB, gebeurde een geleidelijke uitbouw van het personeelsbestand van het FoCI. 3.2.
Na BBB bij het secretariaat-generaal van het Departement CJSM
Bij de voorbereiding van de nieuwe structuur van BBB, werd aanvankelijk voorgesteld om de VOI FoCI samen met de nieuwe Cel Zakelijk Beheer te organiseren als stafdienst van de MOD (Management Ondersteunende Diensten) (zie de nota: “Van VOI FoCI naar MOD-Stafdienst?”, 2003). Bij nader inzien en omdat de VOI’s uiteindelijk niet werden opgeheven door BBB, werd het FoCI vanaf 01/04/2006 toegevoegd aan de leidend ambtenaar van het Departement CJSM. Daarvoor werd vooral verwezen naar het Besluit van de Vlaamse Regering van 02/02/1999 tot regeling van het beheer en de werking van het FoCI. In 2007 gingen er stemmen op om het FoCI op te nemen binnen de Afdeling Beleid van het Departement CJSM als het team “Infrastructuur, Tewerkstelling en Vrijwilligerswerk”. Volgende argumenten die in 2006 hadden geleid tot het onderbrengen van het FoCI bij het secretariaat-generaal werden terug boven gehaald (zie ook de nota “Stafdienst FoCI van het Departement CJSM, 02/2006”): - het FoCI heeft coördinerende taken t.a.v. investeringen voor de eigen accommodaties en t.a.v. de investeringssubsidies voor jeugd en cultuur; - het FoCI heeft begeleidende contacten betreffende de uitbouw, het onderhoud en het beheer van infrastructuur met de verschillende IVA’s en de diverse buitendiensten van de beleidssectoren Cultuur en Jeugd; - het FoCI is belast met belangrijk beleidsvoorbereidend werk ten aanzien van de verdere uitbouw en het onderhoud van de eigen culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap en de subsidiëring van culturele accommodaties van derden (grote culturele infrastructuur en sectorale culturele infrastructuur); - de leidend ambtenaar van het departement CJSM (tevens leidend ambtenaar van het FoCI) en de directeur van het FoCI moeten direct met elkaar kunnen communiceren zonder tussenstructuren; - ook in het verleden maakte het FoCI deel uit van het stafteam van de directeur-generaal van de Administratie Cultuur (op dat moment tevens leidend ambtenaar van het FoCI);
4
5
-
het FoCI is een dienst met belangrijke interdepartementale samenwerkingsverbanden (Afdeling Gebouwen, Vlaams Bouwmeester, Team Gesubsidieerde Infrastructuur, Afdeling Bos & Groen, …); de ruime ervaring die aanwezig is in het FoCI betreffende cultureel onderzoekswerk; de voorbereiding van cultuurbeleid; het beheer en de exploitatie van culturele accommodaties (zowel culturele-, jeugd-, als sportvoorzieningen) en van grote culturele instellingen en de begeleiding van het gemeentelijk cultuurbeleid, kan aldus beter worden gevaloriseerd.
Volgende argumenten werden in 2007 toegevoegd: - infrastructuur blijkt een belangrijke impact te hebben op de werking (exploitatie) en het ruimere (financiële) beleid, waarvoor de secretaris-generaal, de IVA’s en het MaCoMi verantwoordelijkheid dragen. Zie bv. de renovatie van het KMSKA, die belangrijke gevolgen heeft op de werking (sluiting, verhuis collecties en personeel, organiseren van tentoonstellingen elders, … ). - gezien de bij het FoCI aanwezige expertise, wordt het project “Sportinfrastructuurplan” best gecoördineerd door het FoCI. Het moeizame overleg van het Departement CJSM met het BLOSO over de werkverdeling in het kader van dit project, werd zeker bevorderd door het benutten van de ervaringen binnen het FoCI met culturele infrastructuur, sportinfrastructuur en het gemeentelijk beleidsniveau. 3.3.
De Stafdienst Infrastructuur (STIN) bij het Secretariaat-Generaal van het Departement CJSM
Op 30/06/2006 verleende de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan de realisatie van een Vlaams Sportinfrastructuurplan. In het kader van dit project worden gemengde publiek-private organisaties verantwoordelijk voor het realiseren van een inhaalbeweging betreffende sportinfrastructuur voor in totaal 250 miljoen euro (kunstgrasvelden, sporthallen, zwembaden en multifunctionele sportcentra).Het Departement CJSM werkte mee aan de voorbereiding van dit project in een samenwerkingsverband met o.a. het Kabinet Sport, BLOSO, PMV, Kenniscentrum PPS, de Vlaams Bouwmeester, ISB, … De opdrachten van de Sportfacilitator worden omschreven in artikel 23 van het Besluit van 18 juli 2008 van de Vlaamse Regering, ter uitvoering van het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering: “… Bij het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media wordt een cel opgericht, Sportfacilitator, die ermee wordt belast de door de Vlaamse Regering opgenomen taken, vermeld in het decreet en in dit besluit, voor te bereiden, te coördineren, te beheren, te faciliteren en te ondersteunen. De Sportfacilitator zal optreden als kennisverzamelaar en –beheerder met betrekking tot de alternatieve financiering van sportinfrastructuur, al dan niet door middel van een DBFM(O)-overeenkomst. De minister wordt belast met de nadere operationalisering van de Sportfacilitator. Tussen de minister, PMV en het Vlaams Kenniscentrum PPS wordt een samenwerkingsprotocol gesloten. In dit samenwerkingsprotocol worden nadere afspraken gemaakt over de kennisondersteuning en –overdracht vanuit PMV en het Kenniscentrum PPS naar de Sportfacilitator, de samenwerking met betrekking tot de taken van de Sportfacilitator.De minister zal met BLOSO een addendum aan zijn beheersovereenkomst sluiten omtrent de diensten die BLOSO zal verrichten in het kader van het decreet en dit besluit. …”. In het kader van een taakverdeling tussen de verschillende instanties, werd het Departement CJSM belast met: de voorbereiding van het project, o.a. ontwerp van decreet, opstellen van criteria; het waarborgen van de beleidscontinuïteit van het project; opstellen aanvraagdocument en verwerken van kandidatuurstellingen; contacten met de initiatiefnemende overheden; deelname aan de Stuurgroep en de Sportfacilitator; uitbetalen van de investeringssubsidies; evaluatie van het project en opvolging van het sportinfrastructuurbeleid. Met ingang van 2008 werden de personeelsleden van het Departement CJSM die ter beschikking waren gesteld aan het Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI) en aan het Secretariaat van de Sportfacilitator ondergebracht in de nieuwe Stafdienst Infrastructuur – STIN bij het Secretariaat-generaal van het Departement CJSM.
5
6
3.
DE INVESTERINGSSUBSIDIES
Zie: de werknota “Ontwerp van besluit van de Vlaamse Regering betreffende het verlenen van investeringssubsidies voor culturele Infrastructuur met bovenlokaal belang”: - vooraf - ontwerp van besluit van de Vlaamse Regering - bijlage I: inhoud aanvraagdossier - bestaande reglement van 16 maart 2001 - decreet 23 december 1986 betreffende de integratie van kunstwerken - bepalingen programmadecreten betreffende het FoCI - besluiten van de Vlaamse Regering (01/02/1999 en 28/04/2006) - geautomatiseerde trekken in Cultuurcentra categorie A - geautomatiseerde trekken in structureel gesubsidieerde theaters. Volgens het ontwerp van besluit van de Vlaamse Regering wordt de samenwerking tussen het FoCI en de IVA’s betreffende de investeringssubsidies als volgt georganiseerd: Grote Culturele Infrastructuur - Advies van de SARC over de langetermijnvisie en over de planning van nieuwe grote infrastructuur - Technisch en administratief behandelen van aanvraagdossiers door FoCI en het Team Gesubsidieerde Infrastructuur - Voorleggen voor advies en voor coördinatie tussen de sectoren van de aanvraagdossiers aan het MaCoMi - Op voordracht van de bevoegde minister, worden de investeringssubsidies voor grote culturele infrastructuur voorgelegd aan de Vlaamse Regering en op naam ingeschreven in de begroting van het FoCI bij de begrotingsopmaak Prioritaire Sectorale Culturele Infrastructuur - De minister stelt een Adviescommissie Bovenlokale Culturele Infrastructuur samen, met deelname van: het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Cultuur; het IVA Kunsten en Erfgoed; het IVA Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen; het Team Gesubsidieerde Infrastructuur en van deskundigen uit de betrokken sectoren. De minister benoemt de voorzitter. Het secretariaat wordt georganiseerd door het FoCI. - De Adviescommissie geeft een gemotiveerd advies aan het MaCoMi en aan de minister over de projecten die in aanmerking komen voor subsidiëring. - Het MaComi legt het advies voor aan de minister, die een selectie maakt. - Op basis van de definitieve aanvraagdossiers, geeft de Adviescommissie een gemotiveerd eindadvies aan het MaCoMi, dat het eindadvies met eventuele opmerkingen voorlegt aan de minister. (zie voor de definitieve tekst: Besluit van de Vlaamse Regering van 16/11/2012 betreffende het verlenen van investeringssubsidies voor culturele infrastructuur met bovenlokaal belang).
4.
(VER-)KOPEN, (VER-)BOUWEN EN EIGENAARONDERHOUD
4.1.
SAMENWERKINGSVERBANDEN
Voor het uitvoeren van deze bouwopdrachten voor de eigen accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap voor jeugd en cultuur, doet het FoCIberoep op de medewerking van meerdere andere besturen en diensten binnen het Ministerie Cultuur, Jeugd, Sport en Media: de afdelingen van de IVA’s, het Departement CJSM, het Team Boekhouding en het Team Juridische Dienstverlening van de MOD, … Ook werkt het FoCI op ruime schaal samen met meerdere diensten buiten het Ministerie Cultuur, Jeugd, Sport en Media binnen de Vlaamse Gemeenschap en met externe instanties en personen: - De Afdeling Gebouwen van het Agentschap voor Facilitair Management: technische ondersteuning voor opstellen dossiers, leidend ambtenaar (mandataris) van de werken, technische en financiële controle en oplevering van de onderhouds- en renovatiewerken voor de eigen accommodaties (elk gebouw van de
6
7
-
-
-
Vlaamse Gemeenschap kreeg een deeltijds gebouwenbeheerder van de Afdeling Gebouwen toegewezen). Sinds 01/10/2010 werden de taken van de gewezen Afdeling Gebouwen overgenomen door de Afdeling Studie & Advies, de Afdeling Aanbestedingen & Juridische Ondersteuning, de Afdeling Interne Ondersteuning (o.a. Team Financiën), de Afdeling Centrale Dienstverlening en de Afdeling Regionale Dienstverlening. Door deze herstructurering liepen meerdere dossiers van het FoCI bij het AFM een ernstige achterstand op. Team Vlaams Bouwmeester: hulp bij voorbereiden van masterplannen en de selectie van ontwerpers, bewaken kwaliteit en duurzaamheid van gebouwen, advies geïntegreerde kunstwerken, juridisch bouwadvies. Het FFEU (Financieringsfonds voor Schuldafbouw en Eenmalige Investeringsuitgaven): grote culturele investeringen (Stadsmuseum De Bijloke Gent, vzw H&L Gent, Cultuurdatabank). Het FoCI staat in voor de dossiervoorbereiding en –opvolging. De administraties Budgettering, Accounting en Financieel Management: begroting, juridisch en financieel advies, vastleggingen en boekingen. Een reeks masterplanners, architecten, ontwerpers, aannemers, leveranciers en uitvoerders.
4.2.
BEHEERSOVEREENKOMSTEN MET ACCOMMODATIES VOOR JEUGD EN CULTUUR
De Vlaamse Gemeenschap heeft een 30-tal accommodaties voor jeugd en cultuur in eigendom. De zorg voor het eigenaarsonderhoud en de taak van bouwheer werden toevertrouwd aan het FoCI. De IVA’s en het Departement CJSM sloten in het verleden beheersovereenkomsten af voor de exploitatie (gebruik, werking, programmatie) door de gebruikers van de aan hen toevertrouwde accommodaties. Het FoCI wenst betreffende het huisvesten van de eigen instellingen van de Vlaamse Gemeenschap tot zo eenduidig mogelijke afspraken te komen en wenst daarom minstens betrokken te worden in de besprekingen betreffende het aanpassen van beheersovereenkomsten met de eigen accommodaties voor jeugd en cultuur. Daarom stelde het FoCI in 2005 een model op voor het onderdeel “huisvesting” voor de beheersovereenkomsten met de eigen accommodaties voor jeugd en cultuur en omschreef duidelijk de inhoud van het eigenaaronderhoud (ten laste van het FoCI) en het huurders- of gebruikersonderhoud(ten laste van de gebruiker). (zie: bijlage 1, 2 en 3) Eigenaarsonderhoud en Gebruikersonderhoud Het beheersorgaan is verantwoordelijk voor het volledig onderhoud (“als een goede huisvader”) van de ter beschikking gestelde onroerende goederen, de goederen onroerend door bestemming en de roerende goederen. Dit wil echter niet zeggen dat het beheersorgaan ook alle kosten van het onderhoud ten laste moet nemen. Het FoCI neemt de eigenaarskosten op zich en het beheersorgaan de gebruiker- of huurderkosten. Binnen de perken van de door het Vlaams Parlement goedgekeurde uitgavenbegroting, worden de kosten voor bijkomende investeringen (aankopen, bouwen, verbouwen) voor de eigen culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap gedragen door het FoCI. Voor het betalen van de onroerende voorheffing wordt jaarlijks circa 350.000 euro voorzien (in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is er geen volledige vrijstelling voor culturele infrastructuur). (zie ook: onder punt 6) Het FoCI draagt ook de kosten voor het zwaar onderhoud van deze culturele accommodaties, dat op basis van artikel 1720 van het Burgerlijk Wetboek ten laste valt van de eigenaar. De laatste jaren wordt op het FoCI jaarlijks een budget gereserveerd van circa 3.000.000 euro voor dringende eigenaarsherstellingen (instandhouding) en het eigenaarsonderhoud van het 30-tal gebouwen beheerd door het FoCI. Indien dringende eigenaarsherstellingen of -onderhoudswerken dienen uitgevoerd, moet het beheersorgaan het FoCI en de Afdeling Gebouwen tijdig verwittigen over de noodzakelijkheid en de dringendheid van de uit te voeren werken en voor de aanvraag gebruik maken van een FoCI-fiche.
7
8
De kosten met betrekking tot het gebruikersonderhoud en -herstellingen, zoals voorzien onder artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek, zijn ten laste van het werkingsbudget (eventueel apart onderhoudsbudget) van de betrokken culturele accommodatie. Bijlage 1 bevat een nadere omschrijving van de eigenaarskosten die ten laste zijn van het FoCI. Eigenaarsherstellingen en Eigenaarsonderhoud Het FoCI wenst zijn taak als bouwheer (opdrachtgever) van de eigen accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap volwaardig op te nemen. Meer aandacht wordt besteed aan het preventief onderhoud van de bestaande accommodaties (zie ook: onder punt 5). Meer zorg zal ook gaan naar een goede projectregie, waaronder wordt verstaan: het procesmatig voorbereiden, plannen en ontwerpen van culturele accommodaties. Door al tijdens het begin van het proces voldoende inbreng te bewerkstelligen van alle partners, is het mogelijk om problemen en ontgoochelingen bij de realisatie te voorkomen. Bij de voorbereiding van culturele accommodaties wordt dan ook uitdrukkelijk beroep gedaan op de inbreng van de wensen en de noden van de gebruikers (beheerders). Bij de conceptie en de uitvoering van culturele accommodaties worden (ook externe) specialisten ingeschakeld. Het FoCI stelt de “functionele kwaliteit” van de culturele accommodaties centraal, evenals een goede prijskwaliteitverhouding. Infrastructuur is allereerst bedoeld om onderdak te verlenen aan mensen en aan activiteiten van mensen. Goede culturele accommodaties moeten dus bruikbaar zijn voor culturele doeleinden (gebruiksvriendelijk). Bij de voorbereiding en het onderhoud van culturele accommodaties, moet aandacht gaan naar de diverse aspecten: - functionele aspecten: toegankelijkheid, gebruiksgemak, functionele vereisten vanuit de programmatie of de exploitatie, … - bouwtechnische aspecten: o.a. veiligheid, energiezuinigheid, duurzaamheid, stedenbouwkundige voorschriften, technische en architectonische vereisten, milieutechnische bepalingen, … - financiële aspecten: kostprijs van investering, onderhoud, exploitatie, … Per culturele accommodatie beheerd door het FoCI werd een Commissie Infra opgericht, met de gebouwverantwoordelijken (directie en hoofdtechnicus), de gebouwenbeheerder van de Afdeling Gebouwen, een vertegenwoordiger van de functionele afdeling en een afgevaardigde van het FoCI. Eventueel kan ook beroep worden gedaan op de diensten van de Vlaams Bouwmeester (masterplannen, keuze architect, geïntegreerde kunst, …). Deze Commissies komen jaarlijks minstens tweemaal samen om de jaarplanning betreffende onderhoud en renovatie voor te bereiden, concrete projecten voor te stellen en de uitvoering ervan op te volgen. Dossiers betreffende onderhoud en renovatie worden sinds 2003 ingebracht met een FoCI-Fiche, zo veel mogelijk na overleg in de Commissie Infra. De fiche wordt opgesteld door de gebouwverantwoorde-lijken, in samenspraak met de gebouwenbeheerder (Afdeling Gebouwen), die de fiche aanvult met een technisch advies en met een raming van de kostprijs. De functionele afdeling geeft een bijkomend advies vanuit functioneel (werkings-)standpunt. Deze opdracht wordt trouw opgevolgd door vooral de Afdelingen van de IVA SKWJV. De aangevulde fiche wordt overgemaakt aan het FoCI. Voor dringende projecten met een ramingsbedrag van minder dan 7.500 euro (BTW inbegrepen), kan de directeur van het FoCI een beslissing nemen, binnen het kader van de goedgekeurde middelen. De andere voorstellen worden voorgelegd aan het MaCoMi (Management Comité Ministerie CJSM). Aankopen, grote investeringen en renovatieprojecten worden voorgelegd aan de minister. Na gunstige beslissing, stelt de Afdeling Gebouwen het vastleggingsdossier samen, rekening houdend met de wetgeving op de overheidsopdrachten, en bezorgt dit dossier aan het FoCI voor vastlegging. De stand van de voorbereiding van de vastleggingen voor de onderhouds- en renovatieprojecten wordt opgenomen in het “FoCI-Overzicht Onderhoud en Renovatie” (optie-raming, ingediend bij FoCI, advies
8
9
functionele afdeling, advies Afdeling Gebouwen, beslissing, vastgelegd). Dit Overzicht wordt regelmatig verspreid via email aan de gebouwverantwoordelijken en de gebouwenbeheerders en ter beschikking gesteld aan de Commissies Infra en aan het MaCoMi. Het FoCI zorgt voor de vastleggingen en het ondertekenen van de ereloonovereenkomsten en deelt dit mee aan de Afdeling Gebouwen. De Afdeling Gebouwen zorgt als leidend ambtenaar(mandataris) voor de uitvoering van de werken (aanvangsbevel), controleert de werken en keurt als leidend ambtenaar de vorderingsstaten, de facturen en de oplevering goed. Voor beslissingen met financiële of functionele gevolgen, heeft de leidend ambtenaar steeds vooraf overleg met het FoCI. Het FoCI zorgt voor het boeken van de facturen en voor de betalingen (eventueel van verwijlintresten). In samenwerking met de Afdeling Gebouwen, werd tegen begin 2010 een interactief opvolgsysteem voorbereid, waarbij elke betrokkene op elk moment de stand van zaken van de vastleggingen en de betalingen zou kunnen consulteren en de beslissingen op een duidelijke wijze zouden kunnen worden geïmplementeerd. Het Agentschap voor Facilitair Management schoof het invoeren van dit interactief opvolgsysteem echter op de lange baan (wenst het systeem onmiddellijk in te voeren voor alle klanten en was tijdens het voorbije jaar bezig met de voorbereiding van de herstructurering).
5.
STUDIE PREVENTIEF ONDERHOUD
In 2011 zal een update plaats vinden van de studie preventief onderhoud, met nog meer aandacht voor energiezuinigheid en het gebruik van duurzame materialen. In 2006 werd de studie “Voorbereiden van een Onderhoudsplan voor de Culturele Accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap” toegewezen aan het WTCB (Wetenschappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf), in samenwerking met de vzw CeDuBo (Centrum Duurzaam Bouwen). De studieopdracht kaderde in de bekommernis van het FoCI om het onderhoudsmanagement voor de culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap te verbeteren. Er werd van deze opdracht zeker geen afstandelijk onderzoek van achter het onderzoeksbureau verwacht. Het project diende wel inductief en interactief zijn: - inductief: er diende vertrokken van de concrete onderhoudsproblemen van de culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap (wat ook contacten ter plekke veronderstelde) om te komen tot een voorstel van onderhoudsplan voor de periode tot 2010. Het tussentijds geven van technisch advies bij concrete onderhoudsprojecten die zich aandienen in de loop van de studieperiode (12 maanden) en het uitbrengen van tussenrapporten, maakten onderdeel uit van de opdracht. - interactief: het project diende een meerwaarde te bieden bij de dagelijkse managementpraktijk betreffende het onderhoud van de culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap. Het project diende opgezet en uitgevoerd in nauw overleg met het FoCI en de Afdeling Gebouwen. Met het project onderhoudsmanagement wou het FoCI volgende doelstellingen bereiken: - overstappen van curatief onderhoud (aanvraag per aanvraag) naar preventief onderhoud; - de onderhoudsprojecten coördineren in een algemene planning, waarin prioriteiten worden bepaald; - een objectief technisch advies bekomen bij de door de gebruikers voorgestelde onderhoudsprojecten; - het beschikbaar budget voor het eigenaarsonderhoud zo maximaal mogelijk rendabel maken. De diversiteit van de aanwezige culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap is groot: schouwburgen (theaterzalen), polyvalente zalen, repetitie- en oefenruimten, tentoonstellings- en museumzalen, vergaderlokalen, creativiteits- en hobbylokalen, documentatie- en bibliotheekruimten, kleedkamers en vestiaires, bureelruimten en personeelslokalen (eetzalen), slaap- en overnachtingsmogelijkheden, horecavoorzieningen, technische ruimten (verwarming, sanitaire installaties, bergruimten, EHBO, … ), … Elk van deze gespecialiseerde ruimten vraagt in zekere mate om een specifieke aanpak bij het onderhoud.
9
10
De studie onderhoudsmanagement bestond uit volgende onderdelen: 1) In samenwerking met de afdeling Gebouwen: het updaten van het gegevensbestand over de aanwezige culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap: plannen, oppervlakten, inrichting en uitrusting, ouderdom, staat van onderhoud, … 2) Het opmaken van een overzicht (audit) per culturele accommodatie van de tot 2010 noodzakelijke onderhoudswerken, door zowel de eigenaar (ten laste van het FoCI) als de gebruiker (ten laste van het werkingsbudget). Hierbij diende een werkbaar onderscheid gemaakt tussen het eigenaarsonderhoud en het gebruikersonderhoud. 3) Het bepalen van de criteria en het onderling afwegen van deze criteria voor het toekennen van een virtueel krediet per accommodatie voor het eigenaarsonderhoud in de periode tot 2010: soort accommodatie, omvang aanwezige infrastructuur, ouderdom, staat van onderhoud, frequentie van gebruik, de termijnen tot aan de normale vervanging (renovatie) van de aanwezige infrastructuur, … Het maken van een raming van het per jaar en per gebouw tot 2010 noodzakelijk budget voor het eigenaarsonderhoud via het FoCI, rekening houdend met de door de dienstverlener voorgestelde prioriteiten. 4) Het nagaan van de wenselijkheid om (in samenwerking met de afdeling Gebouwen) voor bepaalde onderdelen van het onderhoud raamcontracten af te sluiten, waarop per accommodatie kan worden ingetekend. Het nagaan van de opportuniteit om een gedeelte van het onderhoudsbudget van het FoCI te decentraliseren naar de diverse accommodaties. 5) Het opstellen van een raming van het bedrag dat per jaar centraal bij het FoCI moet worden gereserveerd voor dringende eigenaarsherstellingen die niet voorzien zijn in de planning. 6) Het geven van eventuele suggesties voor renovatiewerken (wanneer onderhoud geen oplossing meer biedt). Voor renovatiewerken worden aparte middelen van het FoCI aangesproken. Het FoCI ging tijdens de voorbije jaren, samen met de partners, in op de beleidsaanbevelingen van deze studie: 1. Het uitvoeren van de voorgestelde onderhoudsplanning. De voorstellen tot onderhoud op basis van de audits, werden voorgelegd aan de Commissies Infra per gebouw om de onderhoudsplanning te realiseren (clustering van de onderhoudsvoorstellen in FoCI-fiches en aanbestedingsdossiers). 2. Er werd geprobeerd om zo spoedig mogelijk een interactief opvolgsysteem in te voeren (zie: hoger). 3. Er werd voorgesteld in de beheersovereenkomsten met de gebouwen, het model van het FoCI betreffende de huisvesting en het onderscheid tussen het gebruikersonderhoud (ten laste van de gebruiker) en het eigenaarsonderhoud (ten laste van het FoCI) op een eenvormige wijze op te nemen. 4. Waar nuttig en nodig, werd systematisch ingeschreven op raamcontracten voor het eigenaarsonderhoud. Onderhoudscontracten bevorderen het preventief onderhoud. (zie: bijlage 3) 5. Van zodra dit beschikbaar komt, wordt het gedigitaliseerd onderhoudsboekje van het WTCB ingevoerd voor de accommodaties beheerd door het FoCI, als ondersteuning bij het onderhoud door plaatselijke technici en gebouwenbeheerders (Afdeling Gebouwen). 6. Mede om het preventief onderhoud te coördineren, kwam vanaf februari 2008 een architect in dienst bij het FoCI.. 7. De audits van de gebouwen (toestand van het onderhoud) dienen regelmatig een update te krijgen. Hiervoor moet een nieuwe offerte worden uitgeschreven (werd voorbereid in 2010).
6.
ONROERENDE VOORHEFFING
6.1.
Voorgeschiedenis
In uitvoering van het decreet van 22 december 1993 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1994, werd sedert 1994 de helft van de ontvangsten van de vervreemding van onroerende goederen beheerd door de Administratie Cultuur (Jeugd en Cultuur), toegewezen aan het “Fonds voor de Vervreemding en het Beheer van Onroerende Goederen van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC)”. Dit Fonds betaalde vanaf dan ook de onroerende voorheffing voor de onroerende goederen beheerd door de vroegere Administratie Cultuur. Het Fonds diende vooral onroerende voorheffing te betalen voor eigendommen met culturele bestemming van de Vlaamse Gemeenschap die gelegen zijn in het Brussels Hoofdstedelijk
10
11
Gewest, waar in tegenstelling tot het Vlaamse Gewest slechts een gedeeltelijke vrijstelling (vermindering met 28 %) van onroerende voorheffing op infrastructuur met een culturele bestemming geldt. Doordat er tijdens de laatste jaren geen onroerende goederen met culturele bestemming meer werden vervreemd, kampte het Fonds van WVC met een tekort aan betalingsmiddelen en met een oplopende betalingsachterstand. 6.2.
Overname door FoCI in 2003
Door artikel 21 en 22 van het decreet van 27 juni 2003 tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2003, werden de rechten en de plichten betreffende de accommodaties die ressorteren onder het beheer van de Administratie Cultuur (Jeugd en Cultuur) van het “Fonds voor de Vervreemding en het Beheer van Onroerende Goederen van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC)” overgedragen aan het Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI). Dit hield in dat het FoCI enerzijds vanaf 2003 de helft van alle ontvangsten kreeg toegewezen die voortvloeien uit het beheer (b.v. huuropbrengsten) en uit het vervreemden (verkopen of verpachten) van de infrastructuur die werd beheerd door de (vroegere) Administratie Cultuur. Anderzijds staat het FoCI ook in voor alle uitgaven die voortvloeien uit de eigenaarsverplichtingen van de accommodaties die ressorteren onder de Administratie Cultuur. Dit betekent ook dat de onroerende voorheffing voor de accommodaties die ressorteren onder het beheer van de Administratie Cultuur (Jeugd en Cultuur) vanaf 2003 wordt betaald met middelen van het FoCI. In 2003 werd hiervoor op het FoCI een bedrag van 245.000 euro vastgelegd en in 2004 220.000 euro. Hierdoor kon de betalingsachterstand betreffende de onroerende voorheffing grotendeels worden weggewerkt. In de jaren 2003 en 2004 realiseerde het FoCI een huuropbrengst van resp. 0 euro en 15.000 euro en een kapitaaloverdracht door de verkoop van gronden en gebouwen van resp. 0 euro en 61.000 euro (= helft van de opbrengst). Deze ontvangsten waren dus ruim onvoldoende om er de onroerende voorheffing mee te kunnen compenseren, laat staan de andere eigenaarsverplichtingen van het FoCI te kunnen opvangen. 6.3.
Regeling FoCI vanaf 2004
Mede in het vooruitzicht van het in erfpacht geven in 2005 van een aantal accommodaties voor jeugd en cultuur (Grétrystraat 26-28, Arenbergstraat 1D en 3, KANTL Gent), wijzigde artikel 29 van het decreet van 24 december 2004 tot begeleiding van de begrotingswijziging 2004 nogmaals het oprichtingsbesluit van het FoCI. Hierdoor worden de ontvangsten voortvloeiend uit het beheer of het vervreemden van gronden en gebouwen die beheerd werden door de vroegere Administratie Cultuur, integraal toegewezen aan het FoCI.De opdracht 2van het FoCI werden toen als volgt geherformuleerd: “… 2° [het aankopen, het bouwen en het verbouwen van de eigen culturele infrastructuur van de Vlaamse Gemeenschap en het ten laste nemen van de kosten ervan voor uitrusting en apparatuur, de eigenaarverplichtingen, de onroerende voorheffing en het eigenaarsonderhoud.] 5…”. Sinds 2003 heeft het FoCI systematisch de te betalen onroerende voorheffing opgevolgd, de nodige bezwaarschriften ingediend en aan de belastingdiensten systematisch het nieuwe betaaladres doorgegeven. Omdat het AFM instaat voor het eigenaarsonderhoud van de Landcommanderij Alden Biesen, betaalt het AFM ook de onroerende voorheffing voor deze accommodatie. Onder de ESR-code 1250 wordt op de begroting van het FoCI jaarlijks circa 350.000 euro ingeschreven om de onroerende voorheffing te kunnen betalen. Sinds 2010 moet deze ESR-code ook worden aangewend om de intercommunautaire BTW voor de eigen accommodaties te kunnen boeken. Sinds 2009 is het FoCI immers onder het nr. BE 0811.322.648 ingeschreven als BTW-belastingplichtige om de BTW die buitenlandse ontwerpers of aannemers in België verschuldigd zijn te kunnen voldoen. 5
Artikel 29 decreet van 24 december 2004.
11
12
6.4.
De onroerende voorheffing en structurele inkomsten
In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest geldt volgende regeling voor de vrijstelling van de onroerende voorheffing: 1. Vrijstelling van onroerende voorheffing wordt verleend ten belope van 28 procent van het kadastraal inkomen als het onroerend goed in eigendom of medeëigendom toebehoort aan: 1° ofwel een Gemeenschap, een Gewest of een publiekrechtelijke persoon die onder een zodanige instelling ressorteert. (Ordonnantie van 22 december 1994 betreffende de onroerende voorheffing, art. 2). Op basis van deze bepaling wordt voor de accommodaties voor jeugd en cultuur die ressorteren onder het Ministerie CJSM een belastingvermindering aangevraagd. 2. Er geldt een vrijstelling van de algemene gewestbelasting voor gebouwen of gedeelten van gebouwen die dienen voor onderwijs of voor de uitoefening van een eredienst, ziekenhuizen, rustoorden, sportcomplexen en diverse weldadigheidsinstellingen die hun activiteiten zonder winstoogmerk uitoefenen. (Ordonnantie 23 juli 1992) Op basis van deze bepaling kan een volledig vrijstelling van onroerende voorheffing worden bekomen voor sportcomplexen. Bij het Vlaams Gewest kan een volledige vrijstelling van de onroerende voorheffing worden aangevraagd indien tegelijkertijd wordt voldaan aan volgende voorwaarden: 1)de aard van nationale domeingoederen hebben; 2) op zichzelf niets opbrengen (improductiviteit); 3) voor een openbare dienst of een dienst van algemeen nut worden gebruikt. De accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap voor jeugd en cultuur voldoen aan de voorwaarden 1) en 3). Maar bepaalde onderdelen voldoen niet aan de voorwaarde 2) “op zichzelf niets opbrengen”: “… Het onroerend goed moet onproductief zijn. Het onproductief zijn, krachtens artikel 253,3° van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992, betekent niets anders dan de ongeschiktheid van het onroerend goed om het voorwerp te zijn van een privatief genot vanwege de openbare dienst die er eigenaar van is. Het onroerend goed zal onproductief zijn telkens en zolang het wordt aangewend voor een dienst van algemeen nut. Algemeen kunnen we stellen dat een goed onproductief is als het bijvoorbeeld niet in huur wordt gegeven. Dus, eigendommen van de Staat, Gewesten, provincies, gemeenten en van openbare instellingen welke aan private personen zijn verhuurd, zijn productief en kunnen niet worden vrijgesteld van onroerende voorheffing. …” (Toelichting door de Administratie van de Belastingen) Voor onderdelen (bv. cafetaria, restaurant, landerijen, …) van de accommodaties van de Vlaamse voor jeugd en cultuur, die structurele inkomsten opbrengen (huur, erfpacht, pacht, concessie, … ), kan geen vrijstelling van de onroerende voorheffing worden bekomen. 6.5. Actuele vragen Naar aanleiding van het verlengen van de concessie in 2011 door de IVA Kunsten & Erfgoed van de overeenkomst met de brouwerij voor de taverne Egmond van het Kasteel Van Gaasbeek, stelde het FoCI zich volgende bedenkingen: - Bij het afsluiten van een overeenkomst met een commerciële organisatie voor bv. een cafetaria moeten de opbrengsten voldoende groot zijn om niet alleen een inkomen te verzekeren aan de culturele gebruiker, maar om ook het eigenaarsonderhoud (door het FoCI) te kunnen dekken. - Vermits door het aangaan van dergelijke overeenkomsten het betrokken goed een structurele inkomst opbrengt (productief is), moet onroerende voorheffing verschuldigd. De eventueel verplichte onroerende voorheffing moet worden verhaald op de commerciële organisatie (in de overeenkomst met de brouwerij was deze bepaling wel voorzien, maar het aanslagbiljet werd jarenlang door de IVA doorgestuurd aan het FoCI en er ook betaald).
12
13
7.
(VER-)HUREN EN (VER-)PACHTEN
In uitvoering van de valorisatie (in erfpacht geven en terug inhuren) in 2005 van 3 accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap (Grétrystraat 26-28 en Arenbergstraat 1D en 3 te Brussel, KANTL te Gent), vond in 2006 een nieuwe bijstelling plaats van het oprichtingsdecreet van 19 december 1998 van het FoCI: “… [3° het betalen van huurgelden, erfpachtvergoedingen, beschikbaarheidsvergoedingen en andere kosten voor het gebruiksrecht van gebouwen en terreinen, die ressorteren onder het beheer van de entiteiten 6 Cultuur en Jeugd van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media van de Vlaamse Gemeenschap.] …”. Het FoCI ontving in 2006 immers een canon van in totaal 7.325.127 euro voor de erfpacht van de 3 gebouwen, maar betaalt sindsdien ook de huur van de gebouwen (in 2010 in totaal 560.284,16 euro), evenals de onroerende voorheffing (in 2010 werd 36.491,92 euro betaald). Omdat de erfpachtnemer een structurele inkomst (de huurgelden van de Vlaamse Gemeenschap) ontvangt, zijn de betrokken gebouwen niet langer vrijgesteld van onroerende voorheffing (de KANTL) of kunnen zij niet beroep doen op een vermindering van de onroerende voorheffing (de 2 overige gebouwen). In de huurovereenkomsten is voorzien dat de eventueel verplichte onroerende voorheffing wordt verhaald op de huurder. Tijdens de voorgaande jaren mocht de canon slechts voor een bedrag van 325.127,00 euro worden aangewend door het FoCI. De resterende 7.000.000 euro van de canon dienden sedert 2006 jaarlijks in- en uitgeschreven te worden op de begroting van het FoCI als “over te dragen overschot van het boekjaar”. Omdat het FoCI voortaan huurgelden kan betalen, werd in 2006 van deze mogelijkheid gebruik gemaakt voor het betalen van huurgelden voor het Vlaams-Marokkaans Culturenhuis (gedurende een half jaar) en vanaf 2007voor de vzw De Dolle Mol.
8.
DUURZAAMHEID, ENERGIEBESPARINGEN EN ENERGIEPRODUCTIE
8.1.
Preventief Onderhoud
In de update van de studie preventief onderhoud die in 2011 plaats vindt, zal nog meer aandacht worden besteed aan energiezuinigheid en het gebruik van duurzame materialen voor de eigen accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap.
8.2.
Energiezuinigheid in de eigen accommodaties
Bij meerdere van onze gebouwverantwoordelijken bestaat grote sensibiliteit over energiezuinigheid en over het zelf produceren van ecologisch verantwoorde energie. Vooraleer zelf energie te gaan ontwikkelen, moet er worden bespaard op het energieverbruik. Hiervoor zijn structurele ingrepen nodig (bv. betere isolatie, spaarlampen, zuiniger motoren, ...). Maar ook is een veranderend gedragspatroon nodig van de gebruiker (gebruik van verwarming, verlichting, airco, ...). Het FoCI maakt binnen het beschikbare budget een prioriteit van onderhoudsingrepen die besparen op energieverbruik, bv. nieuwe isolerende ramen, onderzoek naar energiegebruik en klimaatbehandeling, nieuwe zuiniger CV-installaties, nieuwe lichtarmaturen, aanpassen elektrische installaties, ... De laatste maanden worden door meerdere van onze instellingen (bv. Ancienne Belgique, Rosas, Kaaitheater, deSingel, ... ) ook vragen gesteld naar investeringen om eigen energie te produceren: zonnepanelen, maar ook bv. een eigen elektriciteitscentrale op gas (AB), ... Deze investeringen hebben direct gunstige effecten op het exploitatiebudget van de betrokken instelling.
6
Toegevoegd door artikel 28 van het programmadecreet van 30 juni 2006.
13
14
Meestal betreft het instellingen met een eigen rechtspersoonlijkheid (bijna alle eigen culturele accommodaties worden beheerd door een vzw), die beroep kunnen doen op subsidies van andere overheden (het FoCI kan dit als overheidsinstelling niet). De subsidies en de terugverdieneffecten zijn dus direct ten voordele van de gebruikers van de betrokken accommodaties. Enerzijds mogen we de kansen om van andere overheden subsidies te krijgen niet onbenut laten. En anderzijds moeten de inspanningen van de gebruikers om energiebewuster te exploiteren worden ondersteund. Gezien de krappe begroting van het FoCI (nog een bijkomende besparing van 519.000 euro in 2011, bovenop de besparingen in 2010), moet er worden gezocht naar een systeem waarbij de private rechtspersoon gefaciliteerd wordt om zelf de investering ten laste te nemen en de subsidiëring door andere overheden en het terugverdieneffect te realiseren. Mogelijke vormen van faciliteren zijn: voorlichtingscampagne over de technische mogelijkheden; uitwisselen van goede voorbeelden; gewaarborgde lening; PPS-constructie; ondersteunende subsidie van de Vlaamse Gemeenschap voor vzw's en stichtingen, ... Over het te voeren beleid moet dus duidelijk verder worden nagedacht ... 8.3.
Een actie naar de sector
Binnen de beperkte financiële mogelijkheden, wil de Stafdienst Infrastructuur (FoCI + Sportfacilitator) op korte termijn (2011-2012) het energiezuinig denken en handelen voor grote accommodatiesin de sectoren jeugd, sport en cultuur verder aanmoedigen. De Stafdienst Infrastructuur stelt een diepgaande analyse van de problemen voor door een extern studiebureau bij enkele goed geselecteerde grote accommodaties die als ervaringscase dienen: bv. jeugdverblijfcentrum, cultuurcentrum, groot museum, muziekcentrum, zwembad, sportcentrum, ... De studie zal worden begeleid door een stuurgroep vanuit de betrokken sectoren. De analyse moet ons meer inzicht bezorgen in de specifieke problemen van grote culturele accommodaties betreffende het energiezuinig beheer: opvangen van piekbezettingen (elke aanwezige levert de warmte van een gloeilamp van 60 watt) en piekmomenten in energiegebruik (bv. elektriciteit voor theater), gebruik tijdens slechts enkele dagdelen, luchtzuivering en -verversing, noodzakelijke vochtigheidsgraad, levering van warm water, ... Voor specifieke problemen moeten specifieke oplossingen worden voorgesteld. Het beperken van de energie(kosten) moet in eerste instantie worden gezocht in het zuiniger omgaan met energie door infrastructurele maatregelen en door een aangepast gedrag. Om een energiecrisis op wereldvlak te voorkomen, moet het huidig energieverbruik met minstens 25 % worden teruggedrongen. En alle beetjes helpen. Bij het voorstellen van oplossingen, moet worden beroep gedaan op alle aanwezige technische kennis (ook in het buitenland). Pas in tweede instantie, zal worden gezocht naar het ecologisch verantwoord zelf produceren van energie. Voor elk voorstel wordt het rendement (kosten-baten) aangegeven. De op basis van de cases verworven inzichten, moeten bruikbaar worden gemaakt voor de ganse sector door: - het uitgeven van een handboek en een website "Energiebeheer voor culturele accommodaties"; - het organiseren van studiedagen en een sensibiliseringscampagne; - het voorbereiden van een subsidiebeleid of publiek-private samenwerking (er zullen investeringen moeten gebeuren; de baten komen direct ten goede aan de gebruikers).
14
15
BIJLAGE 1: EIGENAARKOSTEN TEN LASTE VAN HET FoCI VOOR DE CULTURELE ACCOMMODATIES VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
1. Investeringsuitgaven voor culturele accommodaties: - aankopen van onroerende goederen (bouwgronden, gebouwen) - investeringskosten nieuwbouw - investeringskosten voor verbouwingswerken (bijbouwen) - investeringskosten voor renovatiewerken (verbeteren van de constructie van het gebouw of een belangrijke verbetering van de inrichting waardoor de functionaliteit wordt verhoogd) - aankopen van roerende goederen onroerend door bestemming (inrichting) - eventueel: aankopen van roerende goederen: uitrusting en apparatuur (eerste basisuitrusting)
2. Belastingen m.b.t. het onroerend goed: - onroerende voorheffing (in de mate dat geen volledige vrijstelling kan worden bekomen)
3. Eigenaarsonderhoud: Het FoCI neemt voor de culturele accommodaties van de Vlaamse Gemeenschap het zwaar onderhoud ten laste dat ingevolge artikel 1720 van het Burgerlijk Wetboek onder het verplicht onderhoud van de eigenaar valt.
Onderhoud bestaat uit het voorkomen (preventief) of herstellen (curatief) van sleet en veroudering, waardoor de waarde van het patrimonium behouden wordt. Door tijdig onderhoud uit te voeren wordt de levensduur van de culturele accommodaties verlengd en wordt onomkeerbare schade beperkt of zelfs vermeden. Het betreft steeds structureel onderhoud van het onroerend patrimonium, gericht op het functioneren op langere termijn (continuïteit). Of ook onderhoud aan de constructie (draag- en afbouwconstructie) van het gebouw. Of ook nog groot onderhoud (gedeeltelijke vervanging of aanpassing) aan de installaties die tot het gebouw behoren en door de eigenaar zijn aangebracht. Voorbeelden: ( 7 ) -
groot schilderwerk behandelen buitenschrijnwerk vervangen versleten gedeelten klimaatbeheersingssysteem bestrijden van betonrot restauratie van glasramen vervangen van de schakelkasten van de elektrische installatie verwijderen van asbest waterdicht maken kelder vervangen van dakbedekking onderhoud daken, goten en kroonlijsten onderhoud panelen zonnewering
7Gebaseerd
op: Omneo Management (Infocus) nv, “Handboek Culturele Infrastructuur”, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, administratie Cultuur, FoCI, oktober 2003, p. 33-36.
15
16
-
vervangen van vloeren schuren en vervangen van parketvloer vervangen afvoerbuizen vervangen versleten ramen beheersplan legionella vernieuwen wandbekleding renovatie kantoorruimten verbeteren van de akoestiek aanbrengen bijkomende isolatie tegen geluidsoverlast herstellen van wegen of verharding hydrofoberen van muren behandelen van optrekkend vocht herstel van rattengangen keuring van liften het aanpassen van de noodverlichting of alarminstallatie plaatsen thermostatische kranen automatiseren van takels en trekken het plaatsen van inbraak- en branddetectie het aanpassen van een keukeninstallatie (omwille van verscherpte hygiëne-eisen) het onderhoud van een telescopische tribune het vervangen van branddeuren verwijderen van graffiti stookolietanks in orde brengen met de normen herstel en fatsoeneren van theaterzetels het verbeteren van het toegangscontrolesysteem, …
4. Eigenaarsherstellingen (of instandhoudingswerken): Dringende herstellingen (curatief) om functionele problemen (niet meer bruikbaar zijn voor culturele activiteiten) of verdere aftakeling van het patrimonium te verhelpen. Voorbeelden: -
herstel van lekkend dak herstel van panne aan verwarmingsinstallatie herstel van waterlek herstel hoogspanningscabine herstel stormschade, …
16
17
BIJLAGE 2: Aanbeveling van WTCB/CeDuBo vzwbetreffende Onderhoudscontracten Geel = eigenaarsonderhoud (eerste fase) Rood = eventueel eigenaarsonderhoud (tweede fase) Groen = huurder- of gebruikersonderhoud 0.1 0.2
Keuring lift(en) Onderhoud lift(en)
0.24 0.25
Ongedierte control 'ratten' Ongedierte control 'muizen'
0.3
Legionellabeheersplan
0.4 0.5 0.6
Keuring electra Onderhoud laagspanning Onderhoud hoogspanning
0.26 0.27 0.28 0.29 0.30
Onderhoud toegangsdeuren Onderhoud sectionale poorten Slagbomen - toegang Onderhoud zonweringssystemen Onderhoud algemeen verlichting
0.7 0.8 0.9 0.10 0.11
Onderhoud CV-installatie Onderhoud waterontharders Onderhoud ventilatie en luchtgroepen Onderhoud aircosysteem Onderhoud zonnepanelen
0.31 0.32 0.33
Inspectie en onderhoudinbraakveiligheid Interventie alarm meldkamer Interventies bewakingsfirma's
0.34 0.35
Telefooncentrale Netwerkonderhoud
0.12 0.13 0.14
Inspectie en onderhoud brandblussers Keuring en onderhoud haspels Onderhoud rookluiken
0.15 0.16 0.17 0.18 0.19
Keuring sprinklerinstallatie Inspectie pompinstallatie en sprinklers Onderhoud sprinklers en pomp Inspectie en onderhoud sensoren Onderhoud noodverlichting Automatische blusinstallati 0.20 (vb grootkeuken) 0.21
Onderhoud vuilwaterpompen
0.22
Onderhoud bliksemafleiders
0.36 0.37
Algemeen poets (dagelijks) Algemeen poets (14 daags) Hygiëne toestellen (toilet) 0.38 excl. materiaal 0.39 0.40 0.41
Onderhoud decoratie-planten Onderhoud binnentuinen Onderhoud buitentuinen
0.42 0.43
Onderhoud vetafscheiders Onderhoud tribunes-mechanisme Podium, kabels, hefmech. keuring0.44 onderh. 0.45 Geluidsinstallatie 0.46 Noodbatterijen (comp.)
(in vetjes: in 2011 al operationele onderhoudscontracten)
17
18
BIJLAGE 3: MODEL VAN BEHEERSOVEREENKOMST 8 Onderdelen “Huisvesting”, “Onderhoud en Herstellingen” en “Beheer en Exploitatie”
Huisvesting & 1.
Beheersovereenkomst
De Vlaamse Gemeenschap draagt het gebouw (naam van gebouw), in eigendom van de Vlaamse Gemeenschap, gelegen (adres van het gebouw), in beheer over aan (naam van beheersorgaan). (Het beheersorgaan) aanvaardt deze overeenkomst en zal de ter beschikking gestelde accommodaties beheren als een goede huisvader. Bijkomende of toekomstige accommodaties ressorterend onder de Vlaamse Gemeenschap, kunnen mits het akkoord van de ondertekenaars steeds worden toegevoegd aan deze beheersovereenkomst. De accommodaties zullen onder meer onderdak bieden aan (opsomming van de belangrijkste functionele ruimten). De beheersovereenkomst wordt om niet verleend en is van onbepaalde duur. Beide partijen kunnen de overeenkomst op elk ogenblik beëindigen met een aangetekend schrijven, dat 12 maanden vooraf wordt verstuurd. De Vlaamse Gemeenschap is gerechtigd de overeenkomst zonder opzegtermijn te verbreken indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze overeenkomst, of wanneer het algemeen belang dit vereist. De vastgestelde tekortkomingen of overtredingen zullen per aangetekend schrijven aan (het beheersorgaan) worden betekend. Worden ter beschikking gesteld van (het beheersorgaan): de gebouwen met hun vaste inrichting, de goederen onroerend door bestemming evenals volgende roerende goederen: (bv. het kantoormeubilair voor het personeel en de technische en didactisch-pedagogische uitrusting voor de publieksruimten). Een tegensprekelijke beschrijving van de onroerende en roerende goederen, die door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking werden gesteld aan (het beheersorgaan), zal worden opgesteld door de afdeling Gebouwen en worden vastgehecht aan deze overeenkomst. Ieder jaar zal bij het indienen van de rekeningen een inventaris worden opgemaakt van de goederen toebehorend aan de Vlaamse Gemeenschap en van de goederen die werden verworven door (het beheersorgaan). Bij het einde van de overeenkomst komen alle goederen, die door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking werden gesteld of door (het beheersorgaan) werden verworven, in volle eigendom terug aan de Vlaamse Gemeenschap. (Het beheersorgaan) zal bij het einde van de overeenkomst de gebouwen, de onroerende en de roerende goederen in een goede toestand van onderhoud overmaken aan de Vlaamse Gemeenschap. Op dat ogenblik zal een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden opgemaakt en inventaris worden gehouden.
8Dit
model is mede gebaseerd op meer dan 30 j. ervaring met het beheer van culturele accommodaties. Zie ook de brochures: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement WVC, afdeling VOB, “Beheer Culturele Centra”, redactie Jef Elsen, Brussel, 1993, 104 p. en Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, “Beheersovereenkomsten binnen de culturele sector. Eindrapport”, Instituut voor de Overheid, KUL, redactie Prof. Dr. Geert Bouckaert, Leuven, 2002, 114 p.
18
19
& 2.
Onderhoud en herstellingen
(Het beheersorgaan) neemt het volledig onderhoud van de onder & 1 vermelde goederen ten laste, behalve het zwaar onderhoud van de gebouwen dat ingevolge artikel 1720 van het Burgerlijk Wetboek ten laste valt van de eigenaar. Binnen de perken van de door het Vlaams Parlement goedgekeurde uitgavenbegroting, zijn de kosten voor bijkomende investeringen (aankopen, bouwen en verbouwen) voor het (naam van het gebouw), de eigenaarsherstellingen en het eigenaarsonderhoud van de accommodaties ten laste van de Vlaamse Gemeenschap, Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI). Als beheerder van het (naam van het gebouw), wordt (het beheersorgaan) betrokken in de Commissie Infra in functie van het onderhoud en de verdere uitbouw van de accommodaties voor (naam van het gebouw). Indien dringende eigenaarsherstellingen of -onderhoudswerken dienen uitgevoerd, moet (het beheersorgaan) het FoCI en de afdeling Gebouwen tijdig verwittigen over de noodzakelijkheid en de dringendheid van de uit te voeren werken en voor de aanvraag gebruik maken van een FoCI-fiche. De kosten met betrekking tot het gebruikersonderhoud en -herstellingen, zoals voorzien onder artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek, zijn ten laste van het werkingsbudget van (het beheersorgaan). (Het beheersorgaan) verbindt er zich toe de roerende goederen zo nodig te herstellen en eventueel te hernieuwen. (Het beheersorgaan) dient er voor te zorgen dat de lokalen steeds perfect in orde zijn en dat de technische-, de veiligheids- en elektrische uitrusting, de verwarmingsinstallatie, de liften, enz., regelmatig nagezien worden zoals wettelijk verplicht. Zonder schriftelijke toestemming van de Vlaamse Gemeenschap, mag (het beheersorgaan) geen enkele wijziging aanbrengen aan de ter beschikking gestelde onroerende goederen. De nieuw opgerichte accommodaties of de aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. Bij investeringen uitgevoerd door (het beheersorgaan), doch waarvan de financiering in hoofdzaak ten laste valt van de subsidiërende overheid, is (het beheersorgaan) verplicht strikt de wetgeving op de overheids-opdrachten na te leven.
&3
Exploitatie en beheer
(Het beheersorgaan) mag de gebouwen, de inrichting en de uitrusting slechts benutten om zijn maatschappelijk doel, zoals voorzien in artikel ( … ), te verwezenlijken. Hij verbindt er zich toe het beheer zelf waar te nemen en hij mag dit beheer in geen geval aan een derde afstaan of overdragen. Het is (het beheersorgaan) echter toegelaten de uitbating van de horecagelegenheid en de levering van maaltijden, gerechten of dranken in concessie te geven. De voorwaarden van deze concessie worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, waarvan de bepalingen niet strijdig mogen zijn met deze beheersovereenkomst. Een afschrift van dit concessiecontract zal als bijlage bij deze beheersovereenkomst worden gevoegd. Alle verschuldigde belastingen of taksen, retributies of heffingen die worden opgelegd met betrekking tot het onroerend goed, vallen ten laste van de Vlaamse Gemeenschap, Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI).
19
20
Alle verschuldigde belastingen of taksen, retributies of heffingen met betrekking tot het beheer, de exploitatie of de uitbating, vallen ten laste van (het beheersorgaan). (Het beheersorgaan) mag deze kosten doorberekenen aan de vaste en occasionele gebruikers. Als eigenaar dekt de Vlaamse Gemeenschap in eigen beheer de risico’s van brand, bliksem en stormschade voor de gebouwen en de goederen in bezit van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap ziet af van elke vordering tegen (het beheersorgaan), op uitzondering van de objectieve aansprakelijkheid betreffende het risico brand die overeenkomstig de geldende wetgeving ten laste is van(het beheersorgaan). Het (beheersorgaan) verbindt er zich toe de wettelijk verplichte verzekeringen betreffende burgerlijke en objectieve aansprakelijkheid af te sluiten als beheerder van de accommodaties, als eigenaar van roerende goederen en als inrichter van activiteiten. (Het beheersorgaan) verzekert alleszins: (de burgerlijke verantwoordelijkheid van zijn personeel, de arbeidsongevallen van zijn personeel, de verantwoordelijkheid als eigenaar van roerende goederen, de verantwoordelijkheid ten gevolge van de exploitatie en het verhuren van lokalen en uitrusting en de verantwoordelijkheid als inrichter van eigen activiteiten). Het (beheersorgaan) zal een afschrift van de polissen aan de Vlaamse Gemeenschap overmaken. Betalingsbewijzen van deze verzekeringscontracten dienen op eenvoudige vraag voorgelegd.
20
