De penningmeester en de statuten van ANBO

Penningmeester en de statuten van ANBO

De penningmeester en de statuten van ANBO scholing voor penningmeesters besproken op regionale bijeenkomsten met penningmeesters van ANBO in het kader van het project POL –penningmeesters online mei, juni 2008

Versie 0.4 10-2008

1


1. Algemeen Elk bestuur heeft een penningmeester. Ook ANBO-afdelingen. De penningmeester van het afdelingsbestuur draagt er mede zorg voor dat het afgesproken beleid van de afdeling uitgevoerd kan worden.

AFDELINGSBESTUUR Artikel 413 1. De afdelingsvergadering kiest de leden van het Afdelingsbestuur. De leden van het Dagelijks Bestuur worden in functie gekozen. Kandidaten kunnen gemotiveerd worden voorgedragen door de leden en door het Afdelingsbestuur.

Het beleid voor een bepaald jaar staat in een werkplan of in een activiteitenoverzicht. De begroting vormt de financiële vertaling van dat beleid. Een goede penningmeester zoekt naar mogelijkheden om zoveel mogelijk activiteiten van een afdeling te realiseren. Financieel beleid is geen zaak alleen van de penningmeester, maar van het hele afdelingsbestuur. Het afdelingsbestuur stelt de algemene lijnen vast. Om het hele bestuur overzicht te geven over de stand van zaken, rapporteert de penningmeester regelmatig. Dat staat ook als verplichting opgenomen in artikel 115 van de statuten van ANBO. De penningmeester voert het algemene beleid van het afdelingsbestuur uit. De penningmeester is daarnaast verplicht om aanwijzingen van het gewestbestuur en het landelijk bestuur op te volgen.

FINANCIËN Artikel 115 1. Elke penningmeester brengt binnen een maand na afloop van een kalenderkwartaal aan het bestuur waarvan hij deel uitmaakt verslag uit omtrent de financiën, waarover hij het beheer voert. 2. Elke penningmeester is verplicht aanwijzingen en instructies van het Landelijk Bestuur, met betrekking tot het beheren en de administratie van de geldmiddelen, op te volgen en aan het Landelijk Bestuur, en ingeval van een afdelingsadministratie ook aan het Gewestbestuur, op verzoek alle informatie te verschaffen. DONATIES Artikel 111 Een donatie komt ten goede aan het Landelijk Bestuur, het gewest of de afdeling waardoor de donateur is aangeworven, tenzij deze anders heeft bepaald. GELDMIDDELEN Artikel 417 De geldmiddelen van een afdeling bestaan uit: a. het deel van de contributies en donaties dat volgens het Algemeen Reglement aan de afdeling toekomt; b. aan de afdeling toegekende subsidies, giften en schenkingen; c. het deel van het door het Landelijk Bestuur aanvaarde erfstellingen en legaten waarvan de erflater bepaalde dat dit aan de afdeling ten goede komt; d. inkomsten uit activiteiten van de afdeling; e. alle andere baten, waarvan de aanvaarding niet volgend de wet of de statuten verboden is.

Versie 0.4 10-2008

2


2. Begroting Het opstellen van een begroting begint bij het bedenken wat de doelstellingen zijn voor het betreffende jaar. Dat gebeurt in het afdelingsbestuur. Er worden afspraken gemaakt, die beschreven worden in een werkplan of in een activiteitenplan. Bij het begroten spelen ‘aantallen’ een rol, bijvoorbeeld: • het aantal vergaderingen en bijeenkomsten per jaar • het aantal personen dat de vergadering bezoekt • het aantal nieuwsbrieven dat verspreid zal worden AFDELINGSVERGADERING TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN SAMENSTELLING Artikel 404 4. De afdelingsvergadering stelt het jaarverslag en het financiële jaarverslag over het afgelopen en de begroting voor het komende kalenderjaar vast, gelet op de schriftelijke rapportage van de Financiële Commissie. De vaststelling van de verslagen dechargeert het Afdelingsbestuur voor het gevoerde beleid.

Versie 0.4 10-2008

3


3. Volmacht Een afdeling mag rechtshandelingen plegen omdat ze daartoe gemachtigd is. Die machtiging, ‘bijzondere volmacht’ genaamd, krijgt het afdelingsbestuur van het gewestbestuur. In deze paragraaf meer informatie over de reikwijdte en de beperkingen van een volmacht. Waarom een volmacht? De Vereniging ANBO is één geheel, met landelijke, gewestelijke en plaatselijke onderdelen. Juridisch gezien is er maar één rechtspersoon die als zodanig staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Statutair vertegenwoordigt het landelijk bestuur de ANBO in en buiten rechte. Het zou erg onwerkbaar worden als het landelijk bestuur ook alle rechtshandelingen voor gewesten en afdelingen zou moeten verrichten. Gewesten en afdelingen moeten dat zelf ook kunnen. Om dat mogelijk te maken wordt er, op grond van art 20.2 en 20.3 van de statuten gewerkt met volmachten. Deze volmacht geeft het afdelingsbestuur de bevoegdheid de ANBO te vertegenwoordigen in die rechtshandelingen die gebruikelijk zijn te achten op het eigen niveau, een en ander voor zover de goedgekeurde begroting en het budget dit toelaten.

VERTEGENWOORDIGING Artikel 20 1 De ANBO wordt vertegenwoordigd door twee (2) gezamenlijk optredende leden van het Landelijk Bestuur, danwel door het Landelijk Bestuur als geheel. 2. Het Landelijk Bestuur is bevoegd de directeur van het landelijk bureau alsmede de Gewestbesturen te machtigen de ANBO te vertegenwoordigen in aangelegenheden en met de beperkingen die in de betrokken machtiging zijn aangegeven. 3. De aan een Gewestbestuur gegeven machtiging kan inhouden dat dit bestuur op zijn beurt bevoegd is de besturen van de tot het gewest behorende afdelingen te machtigen de ANBO te vertegenwoordigen in de aangelegenheden en met de beperkingen die in de betrokken machtiging zijn aangegeven. 4. Indien een Gewestbestuur de in lid 3 bedoelde bevoegdheid niet heeft verkregen of weigert daarvan gebruik te maken, kan het Landelijk Bestuur zelf de aan het slot van lid 3 bedoelde machtiging verlenen De volmacht verleent het afdelingsbestuur de mogelijkheid om namens de ANBO rechtshandelingen te plegen. Zonder die volmacht zijn bestuursleden persoonlijk aansprakelijk. Zou een bestuurder van een afdeling, zonder dat de afdeling over een volmacht beschikt, rechtshandelingen verrichten, en gaat daarmee wat fout, dan is deze persoon zélf volledig aansprakelijk. Immers, zonder volmacht mag hij/zij niet namens de ANBO optreden. Beoordeling door het gewestbestuur Het landelijk bestuur verleent een volmacht aan het gewestbestuur. Het gewestbestuur is op zijn beurt bevoegd om aan de besturen van de afdelingen een volmacht te verlenen. Het gewestbestuur kan op grond van artikel 20 lid 3 en art 310, 2 t/m 4 zelf besluiten aan welke afdeling zij deze zogenaamde afdelingsvolmacht wil geven. Daarvoor kan het gewestbestuur een aantal criteria hanteren: • staan de financiële middelen van de afdelingen op een aparte rekening (art. 114); • is het bestuur (lees: de penningmeester) van de afdeling voldoende capabel tot het voeren van een juiste financiële administratie (art. 412 en 418); • is het bestuur (lees: de afdelingspenningmeester) bereid de gewestelijke penningmeester te informeren (art. 411); • houdt het afdelingsbestuur zich aan de statuten en reglementen alsmede aan de voorwaarden en beperkingen van de volmacht (art. 410).

Versie 0.4 10-2008

4


Welke bevoegdheden biedt een volmacht? De volmacht voor een afdeling regelt dat het betreffende bestuur met toestemming van het landelijk bestuur, gerechtigd is: • subsidies aan te vragen en te beheren; • een bankrekening te openen en te beheren op naam van de ANBO; • roerende goederen zoals een computer, kantoorinventaris of kopieerapparatuur te (ver)kopen en (ver)huren zover de goedgekeurde begroting en het afdelingsbudget dat toelaten. De regel is: kopen van onroerend goed mag alleen met voorafgaande schriftelijke instemming van het landelijk bestuur. Normale huur van zaalruimte voor activiteiten is toegestaan, indien de huurprijs binnen het budget blijft en de huur met een redelijke termijn opzegbaar is. Langlopende leasecontracten of langdurige huurovereenkomsten vergen voorafgaand overleg. Beperkingen aan de volmacht, of beëindiging De volmachten geven de afdelingen armslag om juridisch zelfstandig op te treden en beschermen de bestuursleden tegen persoonlijke aansprakelijkheid. Toch zijn de te verlenen volmachten op een paar punten bewust beperkt gehouden. De belangrijkste beperkingen zijn: • Bij rechtshandelingen dienen ten minste twee bestuurders op te treden, waaronder de penningmeester. • Bij opening of verandering van een bankrekening dient het landelijk bestuur in kennis gesteld te worden van het nieuwe bankrekeningnummer. • De volmacht sluit nadrukkelijk het aangaan van arbeidsovereenkomsten uit (zie art. 23 lid 5). Het aanstellen van personeelsleden is te allen tijde voorbehouden aan de directeur. Toestemming van het landelijk bestuur blijft nodig bij het oprichten van rechtspersonen en het als ANBO lid worden van een andere organisatie. De volmacht is in eerste instanties slechts één jaar geldig. Het ligt in de bedoeling om volmachten voor de periode van één jaar uit te geven nadat het gewest de jaarrekening heeft toegestuurd aan het landelijk bestuur. De volmacht is te allen tijde onmiddellijk intrekbaar. Daarvoor moeten dan wel zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Dat is het geval wanneer een gewest niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Of wanneer de betreffende gewest zich niet houdt aan de beperkingen van de volmacht.. Overschrijding van de volmacht Als een volmacht bewust wordt overschreden is de ANBO in beginsel niet gebonden, maar bindt degene die handelde zichzelf. Dat is alleen anders wanneer de derde (een leverancier bijvoorbeeld) er vanuit mocht gaan dat de betreffende bestuurder wel vertegenwoordigende bevoegdheden had. (Bijvoorbeeld twee bestuurders die de indruk geven dat zij de landelijke ANBO vertegenwoordigen en dat eerder ook deden) In dat zo’n geval is de ANBO, als landelijke vereniging gebonden. Wel kan het landelijk bestuur eventuele schade verhalen op de handelende personen.

Versie 0.4 10-2008

5


4. Administratie en boekhouding Er moet een goede administratie gevoerd worden die inzicht geeft hoe de afdeling er voor staat. Bij het inrichten van de administratie moet de penningmeester de aanwijzingen opvolgen van het landelijk bestuur en van het gewestbestuur, zo bepalen de statuten. De bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen en instructies staat in 410 lid 3. De accountants van de Vereniging ANBO die de landelijke jaarrekening controleren, merken elk jaar op dat inzicht in de boekhouding van afdelingen en gewesten ontbreekt. Om toch een goedkeurende verklaring af te geven, eisen zij een meer transparante financiële verslaggeving binnen de vereniging. De Verenigingsraad heeft daarom besloten dat alle boekhoudingen online gevoerd moeten worden. Daarvoor is in 2008 vanuit het verenigingsbureau een scholingstraject georganiseerd voor penningmeesters en het voeren van de boekhouding online (POL: penningmeesters online ). Als een commissie of werkgroep “eigen” middelen heeft of administratie voert, blijft toch de afdelingspenningmeester verantwoordelijk.

FINANCIËN Artikel 115 1. Elke penningmeester brengt binnen een maand na afloop van een kalenderkwartaal aan het bestuur waarvan hij deel uitmaakt verslag uit omtrent de financiën, waarover hij het beheer voert. 2. Elke penningmeester is verplicht aanwijzingen en instructies van het Landelijk Bestuur, met betrekking tot het beheren en de administratie van de geldmiddelen, op te volgen en aan het Landelijk Bestuur, en ingeval van een afdelingsadministratie ook aan het Gewestbestuur, op verzoek alle informatie te verschaffen. AFDELINGSBESTUUR Artikel 410 3. Het Afdelingsbestuur handelt met inachtneming van de statuten en reglementen, van de besluiten van de Verenigingsraad, de gewestvergadering en de afdelingsvergadering, en van de richtlijnen en instructies van het Gewestbestuur en van het Landelijk Bestuur. GELDMIDDELEN Artikel 418 1. Het Afdelingsbestuur voert een dusdanige administratie en boekhouding, dat daaruit te allen tijde de vermogenspositie, de vorderingen en de schulden blijken. 2. Het Afdelingsbestuur legt jaarlijks binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar aan de afdelingsvergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde financiële beleid en beheer, onder overlegging van een balans en staat van baten en lasten, behoudens verlenging van de genoemde termijn door de afdelingsvergadering. 3. Het Afdelingsbestuur is verplicht de in lid 1 en 2 bedoelde bescheiden ten minste zeven jaar te bewaren.

Versie 0.4 10-2008

6


5. Bankrekening Een afdelingsbestuur dat over een volmacht beschikt kan geheel zelfstandig een giro- of bankrekening openen. Vanzelfsprekend dient de tenaamstelling van de rekening correct te zijn. Het gaat om ANBO-gelden en de rekening wordt dan ook als zakelijke ANBO rekening aangehouden onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De juiste tenaamstelling luidt: ANBO, ter zake van afdeling PuntjePuntje.

GELDMIDDELEN Artikel 25 2. Alle geldmiddelen en eigendommen van de ANBO, met inbegrip van die, welke in de praktijk worden beheerd door afdelingen of gewesten, horen toe aan de ANBO en worden beheerd door of namens het Landelijk Bestuur. FINANCIËN Artikel 114 1. Geldmiddelen van de ANBO worden afzonderlijk van de privé-middelen van de betrokken penningmeester beheerd. 2. Bankrekeningen ten behoeve van de ANBO worden op naam van de ANBO gesteld, in voorkomend geval met vermelding van de naam van gewest, afdeling of regio. Deze rekeningen mogen nimmer een tekort vertonen. 3. Het Landelijk Bestuur stelt de bedragen vast die door de besturen ten hoogste in kas gehouden mogen worden.

Voor het openen van een bankrekening vraagt een bank meestal om handtekeningen van bestuursleden van de rechtspersoon. In het kader van fraudebestrijding nemen de banken geen genoegen meer met de bijzondere volmacht, maar zijn handtekeningen van leden van het landelijk bestuur nodig om persoonlijke aansprakelijkheid uit te sluiten ten aanzien van bankhandelingen door afdelingsbestuurders. Om het aantal aanvragen te beperken is door het landelijk bestuur met de Rabobank een overeenkomst afgesloten. Daardoor kunnen afdelingsbesturen rechtstreeks toestemming krijgen om te bankieren en worden de gewesten gepasseerd. Mochten zich toch problemen voordoen met betrekking tot het bovenstaande dan kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met de afdeling verenigingszaken van het landelijk bureau. Zorg ervoor dat tenminste twee personen tekeningsbevoegdheid hebben om de financiële zaken met bank of giro te behandelen. Valt er één van deze personen - door welke oorzaak dan ook - uit dan kan een ander de geldzaken blijven behartigen. Zonder volmacht kan geen rekening geopend worden zonder aparte toestemming van het landelijk bestuur. In die situatie bent u namelijk niet bevoegd de ANBO als organisatie te vertegenwoordigen en handelt u puur als privé-persoon. Het Landelijk Bestuur heeft in haar vergadering van 24 februari 2004 het bedrag dat door besturen ten hoogste in kas gehouden mag worden (zie artikel 114 lid 3) gesteld op 250,00.

Versie 0.4 10-2008

7


6. Jaarrekening Het afdelingsbestuur legt jaarlijks binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar verantwoording af over het gevoerde beleid aan de ledenvergadering. De jaarvergadering moet worden aangekondigd, compleet met de onderwerpen als verkiezing etc. De jaarrekening volgt dezelfde indeling als de begroting. Decharge verlenen is het goedkeuren van de jaarrekening en het ontheffen van het bestuur van alle verdere navraag en verantwoording. De Financiële Commissie controleert de jaarrekening en brengt daarover verslag uit aan de afdelingsvergadering.

JAARVERSLAGEN Artikel 124 1. Het Landelijk Bestuur, de Gewestbesturen en de Afdelingsbesturen maken ieder een verslag over het afgelopen kalenderjaar conform een door het landelijk bestuur vast te stellen model. 2. Het Afdelingsbestuur zendt zijn jaarverslag binnen twee maanden na de vaststelling ervan door de afdelingsvergadering toe aan het Gewestbestuur. 3. Het Gewestbestuur zendt zijn jaarverslag binnen twee maanden na de vaststelling ervan door de gewestvergadering toe aan het Landelijk Bestuur. AFDELINGSVERGADERING Artikel 404 4. De afdelingsvergadering stelt het jaarverslag en het financiële jaarverslag over het afgelopen en de begroting voor het komende kalenderjaar vast, gelet op de schriftelijke rapportage van de Financiële Commissie. De vaststelling van de verslagen dechargeert het Afdelingsbestuur voor het gevoerde beleid. GELDMIDDELEN Artikel 418 2. Het Afdelingsbestuur legt jaarlijks binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar aan de afdelingsvergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde financiële beleid en beheer, onder overlegging van een balans en staat van baten en lasten, behoudens verlenging van de genoemde termijn door de afdelingsvergadering.

Hoe stel je een jaarrekening op? Een jaarrekening bestaat uit twee delen: een winst- en verliesrekening en een balans. Winst- en verliesrekening De winst- en verliesrekening bevat simpel gezegd een overzicht van de inkomsten en een lijst van de uitgaven. Natuurlijk staan niet alle inkomsten en uitgaven op het overzicht, maar alleen de samenvatting ervan in hoofdgroepen. U zet de lijst van inkomsten en uitgaven naast de begrote bedragen voor datzelfde jaar. In de toelichting bij de winst- en verliesrekening legt u de verschillen uit tussen wat er begroot is en wat er werkelijk ingekomen of uitgegaan is. Balans Het tweede onderdeel van de jaarrekening is de balans. Daarin staat de 'vermogenspositie' van de afdeling weergegeven. Bijvoorbeeld hoeveel je als afdeling op de bank hebt staan, of dat er sprake is van debiteuren (mensen die nog schuld hebben aan de afdelingskas). Een balans bestaat uit een linker deel, waar de 'activa' vermeld staan, en een rechter deel met de 'passiva'. Beide delen van de balans komen op altijd hetzelfde bedrag uit. Onder activa vallen de vaste activa en de vlottende activa. Onder de vaste activa vallen die goederen die u gekocht hebt, maar in meerdere jaren worden afgeschreven. Onder de vlottende activa vermeldt u de tegoeden op bank en giro. Ook eventuele debiteuren (bedragen die u nog tegoed hebt) vermeldt u hier. Aan de creditzijde noemt u de 'crediteuren' - bedragen die u nog verschuldigd bent aan anderen. Versie 0.4 10-2008

8


Het verschil tussen de debit- en de creditzijde heet het 'eigen vermogen'. Als u geen goederen hebt die u in meerdere jaren afschrijft, en geen debiteuren of crediteuren, dan bestaat de balans alleen uit een opgave van de tegoeden op bank en giro, die dan tegelijkertijd het eigen vermogen vormen van de afdeling.

Versie 0.4 10-2008

9


7. Controle door de Financiële Commissie De controle van de financiën wordt gedaan door de Financiële Commissie. De naam ‘kascommissie’ is destijds in de statuten veranderd in ‘Financiële Commissie’ om de betreffende commissie ruimere bevoegdheden te geven. De afdelingsvergadering benoemt een financiële commissie van twee of drie personen. Elk jaar wordt de commissie opnieuw samengesteld. De financiële commissie brengt schriftelijk verslag uit aan de afdelingsvergadering.

FINANCIËLE COMMISSIE Artikel 419 1. De afdelingsvergadering benoemt uit de leden van de afdeling een uit twee of drie leden bestaande Financiële Commissie. De leden worden voor een jaar gekozen en zijn na verloop daarvan driemaal herkiesbaar. Leden van het Afdelingsbestuur kunnen geen lid van deze commissie zijn. 2. De commissie beoordeelt de concept-begroting en onderzoekt het financiële jaarverslag van de penningmeester. Bij dat onderzoek controleert de commissie de kas, de bankrekeningen en de gevoerde administratie. De commissie rapporteert schriftelijk aan de afdelingsvergadering. 3. Het Afdelingsbestuur en in het bijzonder de penningmeester, is verplicht aan de commissie alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen en inzage te verlenen in alle administratieve stukken. 4. Indien de commissie onregelmatigheden constateert meldt zij dit terstond aan het Afdelingsbestuur, dat onverwijld en vertrouwelijk het Gewestbestuur inlicht. Toelichting; Het is de taak van de Financiële Commissie te onderzoeken of inkomsten en uitgaven op de juiste wijze zijn geboekt en of de uit de boeken blijkende saldi inderdaad aanwezig zijn. Het is wenselijk dat de commissie ook nagaat of de uitgaven binnen de door de afdelingsvergadering vastgestelde begroting blijven. Voorts is het wenselijk dat de commissie de financiële administratie enige malen per jaar onderzoekt en niet alleen bij de controle van het financiële jaarverslag. De commissie kan de penningmeester gevraagd en ongevraagd advies geven.

Versie 0.4 10-2008

10

De penningmeester en de statuten van ANBO

Recommend Documents