De organisatie van het WK voor IJslandse paarden Lily Heijnen Hoeveel van de 13.000 toeschouwers in Berlijn hebben zich gerealiseerd dat het verloop van het WK in grote lijnen door een Nederlander en zijn team werd bepaald, op basis van een organisatie die door het gastland is neergezet? Ook voor uw hoofdredacteur was het een eyeopener te horen dat het succes van het WK staat en valt met de inzet van dit FEIF team. Marko Mazeland vertelt. De WK’s voor IJslandse paarden vinden plaats dankzij het feit dat er naast de Europese en IJslandse topruiters en paarden ook ruiters uit de Verenigde Staten en Canada aan deze wedstrijden meedoen. En natuurlijk geen WK zonder (betalend) publiek en deskundige juryleden. Dan is er een gastland nodig dat de wedstrijden wil organiseren volgens het draaiboek dat door FEIF is opgesteld, en dat daarbij minstens 400 vrijwilligers inschakelt. Daarmee dacht ik het plaatje rond te hebben. Tot ik Marko Mazeland sprak: ik bleek een blinde vlek te hebben voor de zeer actieve rol van FEIF. En omdat ik denk dat ik niet de enige ben, volgt hier zijn verhaal. De rol van FEIF bij de organisatie van het WK Bij de organisatie van WK’s spelen de FEIF sportcommissaris en de FEIF Event Committee een belangrijke rol. Marko Mazeland is op het WK eindverantwoordelijk voor zowel de sport als het algemene wedstrijdgebeuren, dus ook de inpassing van de fokkerijshow in het wedstrijdprogramma. Daar valt de registratie van deelnemende landen en hun teams onder, de gezondheid van paarden (na beoordeling door de dierenarts), trainingsschema’s, wedstrijdschema, ceremonies dopingcontrole en de veiligheid. Marko is op het WK zowel sportcommissaris als wedstrijdleider. In de aanloop naar een WK is hij verantwoordelijk voor het geheel van de voorbereiding. Die voorbereiding voor een WK begint vier jaar van tevoren. Er is dan een keuze gemaakt door het FEIF bestuur welke organisator in welk land het WK mag organiseren. De organisator krijgt een draaiboek waarin de beschreven staat wat de minimale eisen zijn voor het WK, wat betreft de banen en faciliteiten voor ruiters, juryleden, officials en publiek. Hierin staat ook beschreven dat er kantoorruimte en vergaderruimte voor FEIF moet zijn, omdat ter plaatse niet alleen ongeveer twintig juryleden, maar ook een team van acht tot tien vrijwilligers van FEIF actief is om een en ander in goede banen te leiden. Het organiserende land heeft voor en tijdens het WK de zorg voor de totale faciliteiten en extra shows en sociale activiteiten, die ze buiten de wedstrijden om willen organiseren. De organisator moet zelf inkomsten generen en sponsors werven, die nodig zijn om het financiële plaatje rond te krijgen, inclusief een vergoeding aan FEIF (FEIF is voor en belangrijk deel van de inkomsten afhankelijk van deze vergoeding). Ontwikkeling van de WK’s Vroeger was het voor een organisatie voldoende als er een baan was en een camping. In 1999 waren er in Duitsland voor het eerst appartementen voor de teams op een vakantieterrein en grote tribunes. In 2003 in Herning in Denemarken werd er voor het eerst met professionele beveiliging van het stallencomplex gewerkt. In Zwitserland in 2009 was er door de lokale situatie met één aanvoerweg een circulatieplan nodig dat besproken moest worden met de lokale autoriteiten en de
politie. ‘Dit zijn voorbeelden’ zegt Marko, ‘dat de WK organisatie zich heeft moeten ontwikkelen tot een professioneel strak geregeld geheel. Er gaat tegenwoordig ook veel meer geld om dan vroeger. Een WK kost tegenwoordig kaal minstens anderhalf miljoen euro. De deelnemers zijn er vaak twaalf dagen en er worden hoge eisen gesteld aan de internationale juryleden. Kortom, al mijn teamleden en ook ikzelf zijn vrijwilligers, maar wij moeten werken op het niveau van professionals.’ Waarin verschilt een WK van andere wedstrijden? Op het oog is een WK een simpele wedstrijd, met zo’n 200 ruiters die elk maar met één paard mogen deelnemen. Ze zijn ingedeeld in landenteams, wat het eenvoudiger zou moeten maken omdat je niet 200 maar zo’n 16 aanmeldingen hoeft te verwerken. Maar de werkelijkheid is taaier: door de jaren heen zijn de regels voor een WK zo uitgebreid dat er een apart hoofdstuk in FIPO (sportregels) aan gewijd is. Dat is niet zonder reden, want de belangen voor deelnemers worden steeds groter en de eisen steeds hoger. Dat betekent dat veel tot in het laatste detail geregeld is. En dit is niet verzonnen door een enkel individu – zoals wel eens gedacht wordt – maar besloten door de algemene vergadering van FEIF, de Delegates’ Assembly. Zo is er vastgelegd hoe groot de teams mogen zijn (zeven leden vanaf 16 jaar), dat ieder team vijf extra jeugdruiters mee mag nemen (16-21 jaar) en dat wereldkampioenen hun titel mogen verdedigen, met hetzelfde of een ander paard. Niet iedere ruiter kan lid zijn van elk team: je moet de nationaliteit van het land hebben dat je vertegenwoordigt (of er tenminste één jaar permanent verblijf houden). En je mag niet de ene keer het ene land vertegenwoordigen en de andere keer een ander land. Omdat in het verleden wel eens met dergelijke regels gesjoemeld werd vindt er van te voren een uitgebreide controle plaats. Voor de paarden geldt dat ze opgenomen moeten zijn in WorldFengur en eenduidig te identificeren moeten zijn (chip plus een adequate beschrijving van de aftekeningen in het paspoort), plus gevaccineerd volgens de internationaal vastgelegde regels van de FEI. Dat moet ook in het paspoort vastgelegd zijn. Hoewel alle deelnemende landen keer op keer hierover geïnformeerd worden, moeten er helaas toch telkens weer paarden geweigerd worden die hier niet aan voldoen. Marko is tijdens het WK dan ook 24 uur per etmaal bereikbaar voor de dierenartsen die ook 24 uur per dag in touw zijn. Want onafhankelijk van het tijdstip van aankomst moeten alle paarden direct gecontroleerd worden. En er waren in Berlijn 210 paarden voor de wedstrijd en fokkerij en 200 paarden voor de shows die allemaal veterinair gekeurd moesten worden. Een WK kan ook niet zonder vergaderingen. Zaterdag, zondag en deels maandag is al lang van te voren gepland, met de juryleden, met de ringstewards, met de equipechefs, met de team dierenartsen enzovoort, enzovoort. En als je pech hebt ook nog van de arbitragecommissie. De indeling van de stallen Om te kunnen plannen moet het organiserend land al vroeg weten met hoeveel deelnemers ieder land komt, zodat bijvoorbeeld staltenten en boxen besteld kunnen worden. Ieder land wil graag een eigen reeks boxen plus een of meer extra boxen voor zadels en dergelijke. Soms worden paarden van verschillende landen gecombineerd, bijvoorbeeld omdat ze gezamenlijk gekomen zijn. Ieder land heeft recht op een aantal paddocks. Ook die moeten slim toegewezen worden, zodat een merrie niet buiten in een paddock staat naast de box van een hengst (in Berlijn stond
het allemaal erg dicht op elkaar). De indeling wordt - aan de hand van het stalplan van de organisatie- in de praktijk door het FEIF WK Team gedaan, tegelijk met de accreditatie van personen die toegang tot de stallen hebben. Omdat paarden die direct afkomstig zijn van IJsland daar niet gevaccineerd mogen worden, moeten daarvoor aparte geïsoleerde boxen ingericht worden, zodat direct contact met ander paarden en mensen die met andere paarden werken, vermeden kan worden. Daar moet bij de inrichting ook rekening mee gehouden worden. Sinds 2003 worden de stalboxen ook in een afgesloten deel van het wedstrijdterrein geplaats, achter hekken, met sterk beperkte toegang. Dat heeft met de waarde van de paarden te maken, met de veiligheid en met de dopingcontroles. Je kunt het je immers niet permitteren om mensen (hoe goed bedoeld ook) iets aan een paard te laten voeren terwijl het paard later positief getest wordt. De stallen zijn ’s nachts ook voor de deelnemers gesloten, om absolute stalrust te garanderen. Ook deze keer vormde een Nederlands team onder leiding van Peter van Osch de nachtploeg. De beperkte toegang geeft altijd veel stof voor discussie, maar een stringent beleid wordt door de meeste ruiters erg gewaardeerd. Juryleden De juryleden worden al ruim van te voren geselecteerd. Ze moeten een internationale licentie hebben en voldoende internationale ervaring op wedstrijden van enig niveau. Op het WK kom je tenslotte de beste ruiters en paarden tegen. Tot nu toe kan ieder deelnemend land één jurylid aanwijzen en wordt de rest (tot in totaal 15) door een speciale commissie aangevuld. In de toekomst zullen alle juryleden door een speciale commissie aangewezen worden, inclusief enkele reserve juryleden. Want om (vermeende) belangenverstrengeling te voorkomen wordt juryleden die bijvoorbeeld een partner in één van de teams hebben (of eigenaar zijn van een paard) gevraagd om terug te treden. Paardenwelzijn De paarden worden allemaal aan een fit-to-compete check onderworpen, die traditioneel op maandag plaatsvindt. Voor de meeste paarden geen probleem, soms moet een paard op een later moment terugkomen. Dat betekent dat er van ieder paard een ‘medisch dossier’ is (ja, met inzagerecht). Dit volgt het paard tijdens het verloop van het WK: bij iedere proef waar een paard aan deelneemt ligt het dossier klaar als het paard de baan verlaat, om bijvoorbeeld het verloop van verwondingen te kunnen volgen. De fit-to-compete check wordt uiteraard uitgevoerd door dierenartsen. Deze keer een team van de Freie Universität van Berlin, dat op topmomenten wel tien dierenartsen op de been had. De controles tijdens de proeven worden uitgevoerd door ringstewards, die zo nodig de dierenarts van dienst kunnen raadplegen over de aard en ernst van verwondingen. Uiteraard vinden er mondcontroles plaats, maar ook het exterieur wordt bekeken (betrapping enz.). Vaak zijn de ringstewards juryleden, ook deze maal was er een aantal uit Nederland bij. Hectisch zijn de controles natuurlijk tijdens de finales (6 of 7 paarden tegelijk) en tijdens de telgangrace, als er om de minuut twee paarden binnenkomen. Doping controle Op wereldkampioenschappen wordt actief op doping getest. Dat betekent dat van te voren wordt vastgesteld hoeveel tests worden uitgevoerd (dit maal 20) en dat er een procedure is om paarden via het lot aan te wijzen. Dit gebeurt zowel tijdens de selecties, na de races en na de finales. Daarvoor was in Berlijn permanent een
dierenarts met de juiste accreditatie aanwezig. Zodra het lot op een paard gevallen was (tijdens de selecties gaat dat op startvolgorde in een blok, bij de races en de finales om de hoogst geplaatsten) worden paard en ruiter geobserveerd en – na de gebruikelijke controle door de ringstewards en eventuele prijsuitreiking – begeleid naar de dopingbox. De dierenarts is dan al per sms geïnformeerd. Op zaterdag en zondag is dat stevig aanpoten, met ieder uur een finale terwijl het paard 30 minuten de tijd heeft om te plassen (daarna wordt een bloedmonster genomen). De organisatie van dit alles is ook in handen van het FEIF WK team. Na het WK zijn alle samples in één keer naar een officieel FEI-laboratorium in Newmarket gegaan. Gelukkig waren alle testen negatief. Het FEIF WK team Om dit alles in goede banen te leiden wordt gewerkt met een team van acht personen, onder leiding van Sytske Casimir. Zij bereidt – samen met Susanne Fröhlich die vanuit Wenen het FEIF Office runt – de uitnodiging en de inschrijving van teams en deelnemers voor en controleert de inschrijvingen. Vanaf woensdag druppelt iedereen binnen. Het team bestond dit maal – naast Sytske (NL) en Susanne (AT) - uit Josien Warris (NL), Marina van de Bunt (NL, later afgewisseld door Arielle Withaar, NL), Saskia Kroon (NL), Margrethe Søndergaard (DK), Susanne Naversete (DK) en Tanja Casimir (NL). Op Susanne Naversete na waren ze er allemaal al minstens twee keer eerder bij. Zij verdelen onderling de taken, wat kan variëren van het ordenen en opnieuw distribueren van de ‘medische dossiers’, het voorbereiden van de prijsuitreikingen, verslagen maken van vergaderingen en de arbitragecommissie, startlijsten samenstellen en distribueren, juryformulieren verwerken, dopingprocedures, bijschrijven in de rekenkamer en wat zich verder nog voordoet. Het team heeft ook nog een contactpersoon voor de Duitse organisatie en tenslotte een vrijwilliger voor de fokkerij . Daarnaast is Josien Warris FEIF Youth Counselor, vertrouwenspersoon voor jonge deelnemers en vrijwilligers. Onder andere Tanja Casimir en Josien Warris ondersteunden de rekenkamer. Omdat er geen om- en bijschrijvingen zijn is het werk van de rekenkamer erg overzichtelijk, zeker tijdens de lange selecties. Maar er staat veel tijdsdruk op en er mogen geen fouten gemaakt worden. Om die reden worden de punten niet alleen ingevoerd in IceTest, maar ook nog eens meegeschreven, zodat er steeds een controle kan plaatsvinden. Bij de tijdwaarneming bij de telgangrennen is directe controle extra belangrijk. Hier krijgt de speaker via de walkietalkie de tijden door om deze direct aan het publiek bekend te kunnen maken. Als hij iets verkeerd heeft verstaan, zou dat vervelende gevolgen kunnen hebben. Tijdens de finales wordt er zelfs dubbel meegeschreven, zodat er een tweevoudige controle is. De tijd die dan aan de controle van de paarden besteed wordt tussen de finale en de prijsuitreiking wordt gebruikt om alle ingevoerde punten met elkaar te vergelijken. Pas als alles klopt wordt de uitslag goedgekeurd en kan de prijsuitreiking plaatsvinden. Benodigde faciliteiten voor het FEIF WK team Om efficiënt te kunnen werken zijn er drie containers nodig met kantoorruimte en vergaderruimte. Het FEIF WK Team levert aan de organisator zelfs tekeningen en lijstjes aan. ‘Het lijkt overbodig te vermelden, maar de kantoorruimte moet ingericht zijn met bureaus en stoelen daarnaast moet er een balie zijn en postvakjes voor de teamleiders. Catering voor het team staat ook op de lijst, omdat die zelf geen tijd
hebben lang in de rij te staan. Dus ook een koffiezetapparaat en een koelkast behoren tot de basisbehoeften. Ook voor de juryleden zijn faciliteiten nodig, zoals een toilet waar ze niet in de rij hoeven te staan en catering. ‘Dat blijkt niet voor iedere organisator vanzelfsprekend, ondanks de lijstjes die we aanleveren’, zegt Marko. De wedstrijdplanning Nadat de paarden op maandag gecontroleerd zijn, moeten de teams de deelnemers inschrijven in de verschillend proeven. Alleen de equipechef mag dit doen. In sommige teams bepaalt hij of zij ook zelf welke ruiter in welke proef mag starten. Het zijn maar zeven proeven (Tölt T1 en T2, Viergangen V1, Vijfgangen F1, Telgangproef PP1, SpeedPass P2 en Telgangrace 250 m P1), maar daardoor zijn er per proef vaak veel deelnemers, 70 in een ovaalbaanproef is niet ongebruikelijk. De startvolgorde wordt geloot, de titel verdedigende wereldkampioen start als laatste. Omschrijven naar een andere proef is er niet bij en terugtrekken alleen via de geëigende procedure. Allemaal zaken die in het verleden wel eens mis gegaan zijn, vandaar dat het in regels tot in detail is vastgelegd. En er zit soms ook een politiek spel achter, omdat er naast de zeven proeven met hun titel nog twee titels zijn: voor het viergangen- en vijfgangenklassement. Om alle ruiters een duidelijk beeld te geven hoe laat ze aan de beurt zijn (en om gelegenheid te hebben om de baan te verzorgen) worden de ovaalbaanproeven in blokken van één uur (met in elk uur tenminste 8 minuten pauze) ingedeeld. Ook al vallen deelnemers uit, de indeling in de blokken staat vast, dus een deelnemer die in een blok van 16.00 uur is ingedeeld weet zeker dat hij of zij tussen 16.00 en 17.00 uur moet starten. De planning gebeurt door het FEIF WK team, dat geleid wordt door Sytske Casimir. Deze indeling bepaalt het definitieve tijdschema. Het voorlopig tijdschema wordt al eerder bepaald bij de eerste registratie van de deelnemers (12 dagen voor het WK), op maandagavond volgt het definitieve tijdschema. In dat tijdschema moeten ook de finales, de fokkerijshow en andere showonderdelen ingepast worden, zoals deze maal de ‘Old heroes’ en de presentatie van stoeterijen (nakomelingenshow). Het hele programma is zeer strak gepland en daar kan niet van afgeweken worden omdat de wedstrijden door een IJslandse commerciële tv-zender live worden uitgezonden. En er is natuurlijk een avondprogramma, je bent niet voor niets in Berlijn. Daar is in de aanloop al veel contact over geweest met de organisatoren. Nieuw waren deze keer de aparte finales voor de jeugdruiters bij de ovaalbaanproeven. Iedere ruiter tussen 16 en 21 jaar kon kiezen deel te nemen als jeugdruiter of als volwassene. De selecties werden ‘gemengd’ verreden. Er waren flink wat jeugdruiters, wat leidde tot goed bezette finales. En voor het publiek was het interessant dat we al op donderdag met de eerste jeugdfinale konden beginnen. Een finale leidt tot medailles en een titel met een wisseltrofee. De medailles worden door de organisatie geleverd, de trofee door één van de deelnemende landen. Dat betekent dat er een uitgebreide administratie is waarin ook wordt bijgehouden welke trofeeën ingeleverd zijn en waar nog achterheen gejaagd moet worden. Maar ook, wie bij de prijsuitreiking aanwezig moet zijn, naast een sponsor ook een vertegenwoordiger van het betreffende land. De procedures bij finales zijn overigens anders dan bij ‘gewone’ wedstrijden. Op een WK moet elk team bevestigen dat de deelnemer die voor een finale geplaatst is, ook zal starten. Dat moet voor de B-finales, en dat kan tot een uur voor de start van de B-
finale. Dan is het een drukte van belang, want daarna moeten snel de startlijst en de formulieren voor de juryleden afgedrukt worden.
De banen Een bron van zorg zijn altijd de banen: er zijn twee ovaalbanen voorgeschreven, en twee rechte banen. Eén is steeds de wedstrijdbaan, de ander een trainingsbaan die ook bij het losrijden gebruikt kan worden. Voordat een paard start in een proef moet de deelnemer tenminste 3 minuten in de ‘collecting ring’ verbleven hebben, waar het niet meer toegestaan is de deelnemer nog te helpen of aanwijzingen te geven. Het mooiste is, als de banen en collecting ring allemaal de zelfde ondergrond hebben, zodat de deelnemer naadloos de overgang van trainingsbaan naar collecting ring en daarna de ovaalbaan kan maken. Maar helaas lukt dat niet altijd, of zorgt het weer of intensief trainen er voor dat banen een deel van hun kwaliteit verliezen. In Berlijn waren de trainingsbanen tijdelijke banen, die uiteindelijk te zacht en te diep werden. Het kost altijd veel tijd om dan extra onderhoud te regelen. De telgangbaan vraag ook altijd veel aandacht. Niet alleen moet die tijdig goed ingedeeld zijn (voor telgangproef, telgangrace en SpeedPass) de baan wordt ook gebruikt voor de fokkerij. Dat betekent in Berlijn dat de startboxen, die voor de training van de telgangruiters klaar moeten staan er tijdens de fokkerijshow niet meer mogen staan, en daarna weer exact op de juiste positie terug moeten. Vlak voor de start van de telgangrace wordt de baan nog eenmaal nagemeten, in Berlijn moest dat nog ouderwets met een meetlint ... Geen WK zonder ceremonies Om te beginnen is er de opening, sinds een aantal jaren is dat zonder de paarden. Ditmaal was deze ingepast in het showprogramma van zondagmiddag. Dat geldt ook voor het traditionele vlaggen hijsen: van ieder deelnemend land wordt de vlag gehesen terwijl een klein stukje van het volkslied gespeeld wordt. Bij de finales zijn er de prijsuitreikingen, iedere keer weer een uitdaging omdat het niet te lang mag duren. Maar er moeten toch lintjes en de wisselprijs uitgereikt worden en er is een fotomoment voor de aanwezige fotografen (30 seconden) waarbij niemand door het beeld mag lopen, waarna het volkslied van de wereldkampioen wordt gespeeld. Dat is altijd even oefenen en helaas is iedereen pas bij de derde finale op dreef. En tot slot is er de slotparade, met alle deelnemers te paard, de juryleden en alle vrijwilligers, Het veiligheidsplan Als je zoveel paarden en mensen bij elkaar brengt, heb je een veiligheidsplan nodig. Daarin is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is, maar ook hoe evacuatieroutes lopen enzovoort. Datzelfde geldt voor ongelukken op de baan en de inzet van de ‘emergency trailer’. In Duitsland zijn de regels na de ramp in Düsseldorf in 2011 zeer streng. Er moet permanent een professionele ‘security officer’ aanwezig zijn, die bijvoorbeeld op basis van de weersverwachting kan besluiten de wedstrijd stil te leggen. Daarvoor was een serieuze ‘controlroom’ ingericht. Ons is dat twee maal overkomen, waarbij er ook steeds overleg is geweest wat een gunstig moment was om te stoppen. Daar zijn ook afspraken over, dat je zo mogelijk stopt aan het eind van een proef of finale, maar omgekeerd ook als dat niet kan je de deelnemers die nog aan de beurt moeten komen voldoende tijd geeft om zich opnieuw voor te bereiden, dus minimaal 20 minuten onderbreken. Overigens was één van de
onderbrekingen op een moment dat de tribunes vol zaten, en toen konden 13.000 mensen in 12 minuten naar een veilige plaats geleid worden. Het ultieme doel Maar uiteindelijk draait het om de wedstrijd, de proef of proeven waar iedere ruiter zich twee of meer jaar op voorbereid heeft. En dan kan er in die paar minuten dat je de baan op mag het nodige mis gaan. Marko: ‘je moet je realiseren dat door de aanwezigheid van 13.000 toeschouwers in zo’n enorm stadion de druk voor de ruiters veel hoger is dan op welke andere wedstrijd ook. Voor sommige ruiters zal dit invloed op hun prestaties hebben. En ruiters en paarden reizen soms heel lang en maken hoge kosten om een T1 selectie van 3,5 minuten te rijden. Ik probeer de omstandigheden voor de ruiters, tot in detail, zo gunstig mogelijk te maken. In zo’n situatie is het belangrijk dat ruiters rustig kunnen trainen en dat zij in de aanloop naar hun entree op de wedstrijdbaan niet gestoord worden. De ringstewards en ringmeesters spelen hierbij een belangrijke rol.’ Marko adviseert hen om niet te praten met ruiters tenzij die zelf het gesprek aangaan en ook niet teveel naar ze te kijken. Het goed laten verlopen van de telgangren met startboxen vindt Marko heel belangrijk. Hiervoor zijn inclusief juryleden twintig mensen in actie. Bij zo’n start moet er rust zijn en wordt niet gesproken, alles gaat met gebaren. Het geeft Marko voldoening als een ruiter na zijn rit komt bedanken omdat hij of zij zo rustig en geconcentreerd heeft kunnen rijden. ‘Daar doe ik het voor’, zegt hij. ‘Want je moet als sportcommissaris en wedstrijdleider niet de illusie hebben dat je veel van de wedstrijden zelf ziet. Ik heb van alle selecties maar vijftien paarden zien lopen en op de laatste zondag twee finales gezien. Maar ik ben wel tevreden. En op basis van de cijfers die in de selecties gegeven zijn mag je concluderen dat deze WK een sterke bezetting van paarden en ruiters heeft gehad. Om in een finale te komen moest je veel hoger dan een 7 scoren.’
Streamers: ‘Vroeger was het voor een organisatie voldoende als er een baan was en een camping’ ‘Al mijn teamleden en ook ikzelf zijn vrijwilligers, maar wij moeten werken op het niveau van professionals’ ‘Op wereldkampioenschappen wordt actief op doping getest’ ‘Geen WK zonder ceremonies’ ‘Je moet als sportcommissaris en wedstrijdleider niet de illusie hebben dat je veel van de wedstrijden zelf ziet’ ‘Een bron van zorg voor Marko zijn altijd de banen’
