RICHTLIJNEN 2007
De GBIO richtlijnen, de bijdrageregeling en de voorwaarden voor erkenning (per 1 januari 2007) Richtlijnen voor het verstrekken van bijdragen in de financiering van scholing en vorming van leden van de ondernemingsraad voor het jaar 2007 en de procedure voor de erkenning van instituten. Inhoudsopgave:
I. Inleiding 1. 2. 3. 4. 5.
Het GBIO De GBIO-richtlijnen Keuzevrijheid voor scholing en vorming OR-en Registratie noodzakelijk Gebruikte terminologie, uitgangspunten en definities
II. De GBIO richtlijnen en bijdrageregeling in het jaar 2007 1. Algemeen 1. Alleen bijdragen voor leerprocessen en opleidingsactiviteiten 2. Professionele uitvoering 2. Maatwerkcursussen 1. GBIO-bijdrage voor meerdaagse maatwerkcursussen 2. Korte cursussen als vervolgactiviteit na een meerdaagse cursus of via een inhoudelijk scholingsplan. 3. Maximaal drie OR-en in een maatwerkcursus 4. Deelname niet OR-leden aan maatwerkcursussen beperkt mogelijk 5. GBIO-bijdrage voor begeleiding van maatwerkcursussen 6. Combinatiebijdrage voor maatwerkcursussen 7. Vaste GBIO-bijdrage voor accommodatiekosten van maatwerkcursussen 3. Open inschrijving 1. Voorwaarden voor open-inschrijvingscursussen 2. Vaste ‘all-in’ GBIO-bijdrage voor open-inschrijvingscursussen 4. Groepsintervisie 1. Groepsintervisie als leervorm 2. De GBIO-bijdrage voor groepsintervisie 5. Aanvullende voorwaarden 1. Het aantal dagdelen met GBIO-bijdrage per zittingsperiode 2. Toetsing cursusprogramma’s 3. De cursusleiding 4. Toetsing facturen 5. Voorwaarden aan accommodaties 6. Leergangen en andere opleidingsvormen 7. Scholingsactiviteiten ter begeleiding van decentralisatieprocessen of andere branchebrede scholingsinitiatieven
III. Voorwaarden voor de erkenning als GBIO-instituut 1. Algemene voorwaarden 2. Procedure voor het aanvragen van een GBIO-erkenning 3. Overige bepalingen
I. Inleiding 1. Het GBIO De Stichting Gemeenschappelijk Begeleidingsinstituut Ondernemingsraden (GBIO) is in 1973 opgericht door de Stichting van de Arbeid en in 1975 met de werkzaamheden begonnen. De statutaire doelstellingen zijn het begeleiden en ondersteunen van werkzaamheden van rechtspersonen op het gebied van scholing en vorming van ondernemingsraden, coördinatie en stimulering van vormings- en scholingsactiviteiten ten behoeve van OR-leden en de bevordering van het goed functioneren van OR-en. Het GBIO tracht dit doel onder meer te bereiken door het verstrekken van financiële bijdragen in de cursuskosten van OR-leden.
2. De GBIO-richtlijnen Deze notitie bevat de richtlijnen die het bestuur hanteert ter uitvoering van de GBIO-taak. Het gaat om de inhoud, de vorm en de doelgroepen van de cursussen en de daaraan gerelateerde bijdrage. Tevens vermeld zijn de voorwaarden voor overeenkomsten van samenwerking tussen het GBIO en de erkende opleidingsinstituten. Het GBIO-kantoor te Utrecht bewaakt de richtlijnen en voert de bijdrageregeling uit.
3. Keuzevrijheid voor scholing en vorming OR-en De bestuurder en de ondernemingsraad dienen volgens artikel 18 lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden afspraken te maken over het aantal dagen scholing en vorming per jaar dat OR-leden en commissieleden kunnen ontvangen. In lid 3 van dat wetsartikel wordt het minimale scholingsrecht bepaald: vijf dagen per jaar voor OR-leden, drie dagen per jaar voor leden van vaste commissies of onderdeelcommissies en acht dagen per jaar voor OR-leden die tevens lid zijn van een vaste commissie of onderdeelcommissie. De keuze van vorm en inhoud van de scholing ligt bij de OR of de OR-commissie. Dit geldt ook voor de keuze van het (GBIO-erkende) instituut voor de uitvoering van de activiteiten.
4. Registratie noodzakelijk. Het geautomatiseerde cursusregistratiesysteem zorgt voor een snelle verwerking van de GBIO-bijdrage. Elke nieuwe OR, en elke OR die een nieuwe zittingsperiode ingaat, dient zorg te dragen voor een aanmelding bij het GBIO. De instituten zijn daarbij behulpzaam. De OR ontvangt bij de allereerste inschrijving een uniek dossiernummer dat blijft gelden als doorlopend identificatienummer. Daarnaast ontvangt de OR een budgetnummer, geldend voor de looptijd van de zittingsperiode. Is de eerste aanmelding geschied dan kan vanaf dat moment naar keuze gebruik worden gemaakt van de automatische verwerking bij een van de erkende instituten.
5. Gebruikte terminologie, uitgangspunten en definities Als in deze richtlijnen sprake is van OR-en en OR-leden worden tevens bedoeld centrale en groepsondernemingsraden, vaste en onderdeelcommissies van de OR en de leden van die raden en commissies, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Vanwege de leesbaarheid wordt de gangbare afkorting OR als verzamelnaam gebruikt. De ambtelijk secretaris wordt in deze richtlijnen beschouwd als zijnde lid van de OR. De lengte van de cursussen en de daaraan gerelateerde bijdrage wordt uitgedrukt in cursusdagdelen. Een dagdeel is in de regel een ochtend, middag of (voor-)avond en heeft een minimale tijdsduur van 2½ uur, een dagdeel groepsintervisie minimaal 2 uur. Bij de cursus hoort een programma. Dit cursusprogramma wordt vooraf gevraagd bij maatwerkcursussen en open inschrijvingscursussen. Bij groepsintervisie geschiedt de inhoudelijke verantwoording achteraf. De functie van een programma is tweeledig: Door middel van het programma wordt de gehele OR geïnformeerd over de cursusinhoud, de voorbereiding en de werkwijze. De programma´s worden door het GBIO getoetst. Via door het GBIO goedgekeurde inhoudelijke scholingsplannen kunnen OR-en toestemming verkrijgen af te wijken van de standaardvereisten.
II. De GBIO-richtlijnen en bijdrageregeling in het jaar 2007. 1. Algemeen 1.1. Alleen bijdragen voor leerprocessen en opleidingsactiviteiten Het GBIO verstrekt bijdragen aan de cursuskosten van OR-en en OR-leden indien sprake is van de organisatie van leerprocessen en opleidingsactiviteiten, passend binnen het begrip scholing en vorming uit de Wet op de ondernemingsraden artikel 18 en 46, gericht op het goed functioneren van het individuele OR-lid en/of de OR als geheel. Het GBIO verleent conform de WOR alleen financiële bijdragen aan opleidingsactiviteiten van OR-en. Advieskosten en kosten voor andere dienstverlening zijn niet declarabel. 1.2. Professionele uitvoering Het GBIO betaalt alleen bijdragen indien de leerprocessen en opleidingsactiviteiten op professionele wijze worden uitgevoerd door instituten met een GBIO-erkenning. Toelichting bij 1.2: Het GBIO werkt op basis van artikel 46 a en b van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Artikel 46a regelt de bevoegdheid van de SER aan ondernemers die verplicht zijn een OR in te stellen een heffing op te leggen ter bevordering van de scholing en vorming van ondernemingsraadsleden. Artikel 46b geeft aan onder welke voorwaarden de opbrengst van de heffing door de SER wordt afgedragen aan rechtspersonen (in de praktijk alleen het GBIO) die zich ten doel stellen de werkzaamheden van andere rechtspersonen (de GBIO-erkende instituten) op het gebied van scholing en vorming van ondernemingsraadsleden te begeleiden en te ondersteunen. Kenmerken van de GBIO-vereisten zijn, dat het werk op professionele wijze (doelmatig, doeltreffend en klantgericht) wordt uitgevoerd door instituten die in open concurrentie met elkaar een samenhangend aanbod kunnen bieden van meerdaagse cursussen en scholingsdagen, waarin de ontwikkeling en verwerving van kennis, vaardigheden en attitudes voor OR-leden centraal staan. Permanent onderzoek van GBIO-zijde zorgt voor kwaliteitsbewaking en kwaliteitsbevordering (het GBIO onderzoekt de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de training, maar ook of een zeker minimumvolume aan training wordt gerealiseerd op eigen kracht). Het GBIO is geen branchevereniging; het is de rechtspersoon die conform de WOR toeziet op de rechtmatige verdeling van scholingsgelden die ondernemingsraden kunnen ontvangen uit de scholingsheffing. Die rechtmatigheid wordt getoetst via een kwaliteitscontrole. Allereerst vooraf, alvorens de licentie/erkenning te verstrekken, maar ook na erkenning.
2. Maatwerkcursussen. 2.1. GBIO-bijdrage voor meerdaagse maatwerkcursussen Het eerste uitgangspunt bij de opzet van een leertraject vormt de meerdaagse maatwerkcursus. Meerdaagse maatwerkcursussen van minimaal vijf aaneengesloten of vrijwel aaneengesloten dagdelen komen in aanmerking voor een GBIO-bijdrage. Uitgangspunt bij maatwerk is de aanwezigheid van de voltallige OR. Toelichting bij 2.1: Elke OR kan zonder aanvullende voorwaarden kiezen voor twee- en driedaagse cursussen. Hoewel het weinig voorkomt kan een OR ook kiezen voor vier- of vijfdaagse cursussen. Indien de vereiste vijf dagdelen wegens belangrijke redenen niet aaneengesloten, maar wel kort na elkaar (d.w.z. binnen twee weken), kunnen plaatsvinden wordt de cursus eveneens beschouwd als een meerdaagse cursus. Gebruikelijk, en bevorderlijk voor de teamvorming en het leerproces, is dat deelnemers bij meerdaagse cursussen in de cursusaccommodatie overnachten. Sommige deelnemers kunnen redenen hebben (bijvoorbeeld zorgtaken) geen gebruik te maken van de overnachtingsmogelijkheid. Het verdient in zo'n geval aanbeveling een accommodatie te zoeken in de buurt van de woonplaats der deelnemers.
2.2. Kortere cursussen als vervolgactiviteit na een meerdaagse cursus of via een inhoudelijk scholingsplan Maatwerkcursussen van twee of meer dagdelen komen voor een GBIO-bijdrage in aanmerking als ze worden georganiseerd nadat de OR in dezelfde zittingsperiode een meerdaagse cursus als vermeld in 2.1. heeft gevolgd. Korte maatwerkcursussen van twee of meer dagdelen, zonder voorafgaande meerdaagse, zijn toegestaan na schriftelijke goedkeuring door het GBIO van een ingediend scholingsplan. Toelichting bij 2.2: Ondernemingsraden kunnen er voor kiezen scholings- en vormingsactiviteiten te organiseren in kortere eenheden dan vijf dagdelen. Uit efficiency- en kwaliteitsoverwegingen draagt het GBIO alleen bij in de cursuskosten als sprake is van cursussen van minimaal twee dagdelen en als de activiteiten binnen de zittingsperiode plaatsvinden na een meerdaagse cursus. Vanuit overwegingen van kwaliteit en continuïteit verdient het aanbeveling de opleidingsactiviteiten van de OR op te nemen in een meerjarig leertraject of scholingsplan. OR-en die hiermee werken kunnen na goedkeuring door het GBIO toestemming verkrijgen af te wijken van de vereiste voorafgaande meerdaagse. Het is niet noodzakelijk de cursussen bij hetzelfde instituut te organiseren.
2.3. Maximaal drie OR-en in een maatwerkcursus Maatwerkcursussen worden in de regel georganiseerd voor één OR. Het is mogelijk meerdaagse maatwerkcursussen te organiseren voor meerdere complete of nagenoeg complete OR-en uit een en dezelfde of verschillende ondernemingen. Het uitgangspunt is dat het aantal (voltallige of nagenoeg voltallige) OR-en beperkt blijft tot maximaal drie. In andere gevallen wordt de cursus gezien als een openinschrijvingscursus. 2.4. Deelname niet OR-leden aan maatwerkcursussen beperkt mogelijk Het GBIO verstrekt bij maatwerkcursussen van een OR ook een bijdrage in de cursuskosten voor andere in de onderneming werkzame personen, indien deze nauw betrokken zijn bij de werkzaamheden en door de OR zijn uitgenodigd de cursus bij te wonen. Deze mogelijkheid blijft beperkt tot een derde van het aantal zetels dat de OR telt met een maximum van vier personen.
Toelichting bij 2.4: Voor een goed functioneren kan het van belang zijn niet OR-leden als cursusdeelnemer uit te nodigen. Het verdient overigens aanbeveling bij toepassing van deze richtlijn vooraf overleg te plegen met de bestuurder omdat de bepalingen uit de WOR inzake de kosten van de cursus en het noodzakelijke verlof geen betrekking hebben op niet-OR-leden.
2.5. GBIO-bijdrage voor begeleiding van maatwerkcursussen Voor maatwerkcursussen kan een GBIO-bijdrage worden verstrekt van 50% van de begeleidingskosten met een maximum van 400 Euro per cursusdagdeel per cursusgroep. Voor groepen onder de 6 deelnemers geldt een bijdrage van 50% met een maximum van 75 Euro per aanwezige deelnemer per dagdeel. Bij 14 of meer aanwezige deelnemers kan voor een tweede cursusleider een GBIO-bijdrage worden verstrekt. OR-en die nog niet voorkomen in het GBIO-bestand krijgen een extra financiële stimulans. Voor deze OR-en kunnen de instituten een meerdaagse startcursus op maat ontwikkelen waarbij de vergoeding is opgehoogd tot 75% van de maximale begeleidingskosten. De stimuleringsbonus geldt voor OR-en die de afgelopen drie kalenderjaren niet in de GBIO-registratie voorkomen (2004-2006). Deze regeling geldt niet voor commissies, COR-en en GOR-en.
Toelichting bij 2.5: Maximum begeleidingskosten Begeleidingskosten voor voorbereiding en uitvoering van de cursus moeten zijn opgemaakt volgens de gangbare kostendekkende tarieven van het instituut, zoals deze door het GBIO zijn goedgekeurd. Beperking bijdrage voor kleine cursusgroepen Bij vijf aanwezige deelnemers is de bijdrage maximaal 375 Euro per cursusgroep per dagdeel. Bij vier aanwezige deelnemers 300 Euro. Bij drie aanwezige deelnemers 225 Euro. Bij deelname van één of twee personen wordt geen bijdrage verleend. Bijdrage voor tweede cursusleider Voor de inzet van een tweede cursusleider gedurende de gehele cursus of delen daarvan kan bij 14 of meer aanwezige deelnemers een extra GBIO-bijdrage worden verstrekt van maximaal 400 Euro per dagdeel. Eventuele extra reiskosten van de cursusleiding vallen onder de begeleidingskosten. Voorwaarden voor aanvullende begeleidingskosten Instituten met een tarief voor begeleidingskosten dat lager ligt dan 800 Euro per cursusdagdeel kunnen (toegelichte) aanvullende begeleidingskosten op het GBIO-declaratieformulier opnemen tot dit eerder genoemde maximum. Het gaat daarbij om specifieke cursusgroep gebonden agogische kosten zoals een tweede cursusleider gedurende één of enkele dagdelen (in situaties waarin de cursusgroep kleiner is dan 14 deelnemers), een inleider (mits niet uit het bedrijf van de betrokken OR), outdoor activiteiten, acteurskosten, gebruik en bediening videoapparatuur en dergelijke. Stimuleringsbonus Dit betreft een specifieke maatregel, uitsluitend voor beginnende en/of ongeschoolde OR-en: OR-en die ontstaan in bedrijven die tot voor kort geen OR hadden, beginnen met hun scholing en deskundigheidsbevordering; niet-geschoolde OR-en krijgen een prikkel gebruik te maken van het financieringsrecht. De voorwaarden voor de stimuleringsbijdrage kort samengevat: 1. Niet-geschoolde en/of nieuwe OR-en hebben aanspraak op een extra bijdrage in de begeleidingskosten in aanvulling op de gewone bijdrage van 50% (conform 2.5). 2. Onder niet-geschoolde OR-en worden OR-en verstaan die de afgelopen 3 kalenderjaren (2004-2006) geen gebruik hebben gemaakt van GBIO-bijdragen. Nieuw samengestelde OR-en (bijvoorbeeld na gewone verkiezingen of als gevolg van fusies) vallen buiten de regeling. 3. De extra bijdrage bedraagt 25% van de begeleidingskosten, waardoor de totale vergoeding op 75% komt. Het totale nominale maximum is dan 600 Euro per dagdeel. 4. De maatregel geldt alleen voor meerdaagse maatwerkcursussen. De GBIO-regeling blijft voor het overige onverkort van toepassing.
2.6. Combinatiebijdrage voor maatwerkcursussen Voor combinatiecursussen van OR-en uit verschillende ondernemingen kan het GBIO een combinatiebijdrage van 500 Euro per OR verstrekken voor de extra voorbereiding door de cursusleiding, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: OR-en of OR-commissies komen uit verschillende concerns/groepsverbonden ondernemingen, aannemelijk kan worden gemaakt, dat in de voorbereiding/uitvoering extra agogische activiteiten zijn gepleegd. 2.7. Vaste GBIO-bijdrage voor accommodatiekosten van maatwerkcursussen Het GBIO kan bijdragen verstrekken aan de accommodatiekosten van de (aanwezige) deelnemers en de cursusleiding voor maatwerkcursussen. De bijdragen zijn gesteld op 10 Euro per dagdeel en 25 Euro per overnachting. De overnachtingvergoeding wordt alleen verstrekt indien de overnachting nodig is om twee aaneengesloten cursusdagdelen met elkaar te verbinden. Voor accommodatie behorend tot de onderneming vindt geen vergoeding plaats. Het instituut moet desgevraagd kunnen aantonen dat deze kosten zijn doorberekend aan de betrokken OR. De vergoedingen worden alleen verleend voor cursisten die de gehele cursus hebben bijgewoond.
3. Open inschrijving. 3.1. Voorwaarden voor open-inschrijvingscursussen Meerdaagse open-inschrijvingscursussen voor OR-leden komen voor een bijdrage in aanmerking als ze voldoen aan de volgende voorwaarden: Een tijdig ingediend programma Een maximale groepsgrootte van 20 deelnemers bij één trainer Een cursuslengte van minimaal vijf aaneengesloten dagdelen. Onder dezelfde voorwaarden kunnen open-inschrijvingscursussen voor bestuurders, die hun deskundigheid op het terrein van de medezeggenschap willen vergroten, of voor andere personen die direct betrokken zijn bij het overleg tussen bestuurder en OR, voor een bijdrage in aanmerking komen. Na schriftelijke toestemming door het GBIO kunnen open inschrijvingscursussen van minder dan vijf aaneengesloten dagdelen worden toegestaan voor leden van centrale en groepsondernemingsraden, ondernemingsraden en/of commissies en specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld voorzitters en secretarissen) uit één onderneming. Toelichting bij 3.1 Vanuit overwegingen van kwaliteit en efficiency worden specifieke voorwaarden gesteld aan de toepassing van de bijdrageregeling voor open-inschrijvingscursussen. Studiedagen (twee, soms drie dagdelen) zijn meestal (vrijwel geheel) gericht op kennisoverdracht en oriëntatie op nieuwe thema’s. Deze zijn altijd buiten de GBIO-bijdrageregeling gebleven. In specifieke situaties is het mogelijk, dat in studiedagen sprake is van een integraal aanbod van kennisoverdracht (of verhoging van vaardigheden) en verwerking van leerstof die voor de betreffende groepen collectief van belang en/of toepasbaar is in de eigen situatie. Vandaar dat studiedagen voor OR- of commissieleden uit één onderneming of één concern in aanmerking kunnen komen voor een bijdrage. Het GBIO kan in deze gevallen de bijdrageregeling toepassen.
3.2. Vaste "all-in" GBIO-bijdrage voor open-inschrijvingscursussen Voor open-inschrijvingscursussen geldt een vaste GBIO-bijdrage van 40 Euro per deelnemer per cursusdagdeel voor de cursuskosten inclusief accommodatiekosten.
4. Groepsintervisie 4.1. Groepsintervisie als leervorm Het coachen van OR-en als groep (hier voortaan groepsintervisie genoemd) maakt conform deze richtlijnen onderdeel uit van een leertraject en komt in aanmerking voor een bijdrage indien aan enkele aanvullende voorwaarden wordt voldaan: indien uitgevoerd door een instituut waarbij een OR in dezelfde zittingsperiode een meerdaagse cursus heeft gevolgd, binnen een tijdsbestek van 6 maanden na het volgen van deze meerdaagse, het aantal dagdelen intervisie waarvoor bijdrage wordt verleend kan nooit meer bedragen dan de helft van het totale aantal gedeclareerde dagdelen, met een maximum van 4 dagdelen in een periode van 12 maanden (voor OR-commissies 3 dagdelen), de groepsintervisie kent een duur van een dagdeel per keer, de intervisieactiviteit wordt verantwoord door middel van een rapportage, met informatie over de intervisievraag, de tijdsbesteding, de gehanteerde werkwijze en de plaats die de groepsintervisie inneemt in het leertraject. De intervisor is in dienst van het GBIO-erkende instituut en in staat de koppeling met de andere opleidingsprogramma's voor de OR inhoudelijk waar te maken en neemt deel aan op dit werk toegespitste programma's voor deskundigheidsbevordering.
4.2. De GBIO-bijdrage voor groepsintervisie De leervorm groepsintervisie (ondersteuning van de OR bij het toepassen van vaardigheden, houdingen en kenniselementen die door OR-opleidingen zijn verworven) komt in aanmerking voor een GBIO-bijdrage. Deze bijdrage bedraagt 50% van de begeleidingskosten met een maximum van 400 Euro per dagdeel; voor groepen onder de 6 deelnemers maximaal 75 Euro per aanwezige deelnemer per dagdeel. Accommodatiekosten worden niet vergoed.
5. Aanvullende voorwaarden 5.1. Het aantal dagdelen met GBIO-bijdrage per zittingsperiode Per zittingsperiode van drie jaar kan een financiële bijdrage voor cursussen van de ondernemingsraad worden verstrekt van in totaal 40 cursusdagdelen. Voor een ORcommissie een totaal van 24 dagdelen. Voor een zittingsperiode van twee jaar respectievelijk 26 en 16 cursusdagdelen; bij een periode van 4 jaar respectievelijk 52 en 32 cursusdagdelen. Aanspraak op dit recht op bijdrage geldt alleen als de OR bij het GBIO geregistreerd is. Bij aanvang van een nieuwe zittingsperiode dient de OR de registratie bij het GBIO te actualiseren. Toelichting bij 5.1: Het GBIO hanteert de wettelijke minima voor de afspraken tussen de bestuurder en de OR over scholing en vorming als maxima voor de bijdrageregeling. De in de wet genoemde minima van vijf (voor de OR-leden) en drie (voor de leden van vaste OR-commissies en onderdeelcommissies) dagen per jaar zijn daartoe omgerekend naar cursusdagdelen voor de gehele zittingsperiode voor de gehele OR. Als uitgangspunt is gehanteerd: een driedaagse cursus bestaat in de regel uit 8 cursusdagdelen. Bij een zittingsperiode van drie jaar is een scholingsrecht van vijf dagen per jaar goed voor 15 cursusdagen. Dat kunnen vijf driedaagse cursussen zijn van elk 8 dagdelen. In totaal dus 40 dagdelen. Het GBIO telt in de regel alleen maatwerkcursussen en coaching mee voor de voltallige of nagenoeg voltallige OR. De deelname van individuele OR-leden aan open-inschrijvingscursussen wordt geregistreerd en kan worden meegerekend indien deze deelname een onevenredig beslag op de GBIO-bijdragen voor de betrokken OR legt. De rekenformule wordt op een vergelijkbare wijze ook voor de OR-commissies en voor afwijkende zittingsperiodes gehanteerd.
5.2. Toetsing cursusprogramma's Programma’s dienen voldoende informatie te geven over doelstelling, tijdsinvulling en inhoud van de cursus, de werkvormen, de begeleiding en de accommodatie. De GBIO-toetsing geschiedt regelmatig en steekproefsgewijs. 5.3. De cursusleiding De verantwoordelijkheid voor de opzet en uitvoering van het cursusprogramma ligt bij een cursusleider in dienst van het instituut dat contractpartij is voor de OR. Onderdelen van het programma kunnen onder diens supervisie door andere cursusleiders of docenten worden uitgevoerd. Toelichting bij 5.3: Op onderdelen van een cursus kan gebruik worden gemaakt van gespecialiseerde cursusleiders of docenten: o.m. voor onderdelen over arbeidsomstandigheden, financieel beleid, specifieke vaardigheden of outdoor activiteiten. Meestal komen de docenten uit de betrokken GBIO-instituten of schakelen instituten gastdocenten in van organisaties waarmee ze een samenwerkingsovereenkomst hebben. Aanwezigheid van de cursusleider bij de uitvoering van zo’n programmaonderdeel is wenselijk, maar niet verplicht. Wel dient de cursusleider zorg te dragen voor integratie van het onderdeel in het gehele cursusprogramma, bijvoorbeeld door aanwezigheid bij de evaluatie van het programmaonderdeel.
5.4. Toetsing facturen Het GBIO heeft recht tot inzage in de facturen die het instituut indient bij de OR. Op die facturen moeten de kostenopbouw en de GBIO-bijdrage terug te vinden zijn.
5.5. Voorwaarden aan accommodaties Activiteiten waarvoor het GBIO een financiële bijdrage verleent, moeten plaatsvinden in passende accommodaties voor cursussen of opleidingen. Om ORleden gelegenheid te geven voldoende afstand te nemen van de werksituatie is het gebruik van accommodaties van de eigen werkgever alleen toegestaan, als deze afgezonderd zijn van de werkplekken van de deelnemers en met betrekking tot de faciliteiten vergelijkbaar zijn met externe accommodaties voor cursussen of opleidingen. Het GBIO kan bij klachten met betrekking tot de accommodatie de instituten vragen (beter) toe te zien op de uitvoering van deze bepalingen. Toelichting bij 5.5: Accommodaties voor OR-cursussen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. De accommodatie moet door haar ligging, opzet, indeling en inrichting geschikt zijn voor een- of meerdaagse cursussen. Noodzakelijk daarbij is een geïntegreerde opzet van cursus-, verblijf- en (bij meerdaagse cursussen) ontspanningsmogelijkheden. 2. Indien aan de OR-cursus wordt deelgenomen door lichamelijk gehandicapten, dient de accommodatie over voldoende toegankelijke voorzieningen te beschikken. 3. De cursusruimte moet zodanig zijn ingericht, dat een doelmatig verblijf gedurende meerdere dagdelen mogelijk is. De ruimte moet voldoende mogelijkheden bieden voor de toepassing van in de opleidingswereld gebruikelijke leervormen (bijvoorbeeld het werken met subgroepen). Het moet mogelijk zijn gebruik te maken van faciliteiten als wandborden, flip-overs, overheadprojectors, etc. Er moet aan schrijftafels gewerkt kunnen worden. De temperatuur, luchtverversing en verlichting moeten goed regelbaar zijn. De ruimte mag niet van daglicht zijn afgesloten. Er mag geen sprake zijn van (geluids)hinder van verkeer, andere cursusgroepen, recreatie- of horeca-activiteiten. 4. Voor meerdaagse cursussen dient de accommodatie te beschikken over voldoende eenpersoonsslaapkamers, inclusief gangbare faciliteiten als toilet en douche. Gebruik van slaapkamers voor meer personen is alleen toegestaan na overleg met de cursisten ruim vóór de cursusdatum. 5. Een accommodatie voor meerdaagse cursussen dient dag en nacht telefonisch bereikbaar te zijn.
6. Leergangen en andere opleidingsvormen Langer durende opleidingen of leergangen en andere opleidingsvormen kunnen onder de richtlijnen gebracht worden onder door het bestuur nader te stellen voorwaarden. Deze bepaling biedt de mogelijkheid bijdragen te verstrekken voor andere opleidingsactiviteiten dan cursussen in de zin van deze richtlijnen, mits de activiteiten vallen onder de wettelijke bepalingen voor scholing en vorming. Soms worden langer lopende opleidingsprogramma's of leergangen voor gevorderde en/of gespecialiseerde OR-leden aangeboden. Het gaat dan altijd om een serie open inschrijvingscursussen (anders vallen ze onder de maatwerkregelingen).
7. Scholingsactiviteiten ter begeleiding van decentralisatieprocessen of andere branchebrede scholingsinitiatieven In branches of sectoren waar de sociale partners uitdrukkelijk streven naar flankerend scholingsbeleid voor de medezeggenschapsorganen in de gehele bedrijfstak (bijvoorbeeld bij decentralisatie of zelfreguleringprocessen) is het GBIO bereid af te wijken van de vormvereisten uit deze richtlijnen. Tijdens de voorbeeldprojecten, deel uitmakend van de stimuleringscampagne is gebleken dat in een dergelijke situatie de borging ten aanzien van nut en noodzaak deels al plaatsvindt bij de start van deze activiteiten. Het past in het GBIObeleid hier een uitnodigende opstelling te kiezen naar de betreffende sociale partners.
III. Voorwaarden voor de erkenning als GBIO-instituut 1. Algemene voorwaarden. Een instituut dat in aanmerking wil komen voor financiële bijdragen van het GBIO voor zijn OR-cursussen, kan een aanvraag indienen erkend te worden als GBIO-instituut. Het GBIO kan met het instituut een overeenkomst van samenwerking aangaan indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan. 1.1. Ervaringstoets Het instituut moet voldoende ervaring hebben met het ontwikkelen en uitvoeren van een- en meerdaagse cursussen voor ondernemingsraden. De ervaring van een instituut wordt voldoende geacht als in de laatste twee jaar voor de indiening van een erkenningverzoek in totaal minstens 250 cursusdagdelen, zoals bedoeld in de GBIO-richtlijnen, zijn uitgevoerd. 1.2. Kwaliteitstoets Het instituut moet voldoende kwaliteit bieden in zijn OR-cursussen. De kwaliteit van een instituut wordt voldoende geacht als, bij toetsing van uitgevoerde cursussen door het GBIO, gebleken is dat het instituut bij het doorlopende kwaliteitsonderzoek van het GBIO een hogere score behaalt dan de gemiddelde score van de drie GBIOerkende instituten met de laagste scores en een score behaalt van minstens 70. 1.3. Groeimogelijkheden Het instituut moet in staat en bereid zijn in het eerste jaar na de start van het GBIOerkende werk minstens 200 cursusdagdelen voor ondernemingsraden uit te voeren en binnen een termijn van vijf jaar te komen tot een cursusproductie van minimaal 500 cursusdagdelen per jaar. Het GBIO kan een overeenkomst van samenwerking opzeggen of weigeren aan te gaan, indien in redelijkheid moet worden aangenomen, dat niet voldaan kan worden aan deze voorwaarden. Toelichting bij 1.3: Vanuit overwegingen van kwaliteit en efficiency gaat het GBIO alleen overeenkomsten van samenwerking aan met instituten met aantoonbaar voldoende kwaliteit, continuïteit en kwantiteit. Ook wordt, als uitvloeisel van artikel 46b van de Wet op de ondernemingsraden, van instituten gevraagd, dat ze een integraal aanbod kunnen doen van meerdaagse cursussen en studiedagen. Met de voorwaarden 1, 2 en 3 wordt beoogd een redelijk evenwicht te vinden tussen enerzijds de wenselijkheid van open concurrentie en anderzijds de noodzaak van beperking van de erkenning tot instituten die de genoemde kwaliteit, continuïteit en omvang kunnen bieden. De voorwaarden blijven van kracht voor eenmaal erkende instituten. Het GBIO werkt voor het kwaliteitsonderzoek samen met het Instituut voor Toegepaste Sociale Wetenschappen (ITS) van de Universiteit van Nijmegen. Elke zes maanden worden per instituut voldoende schriftelijke enquêtes onder de deelnemers van de (maatwerk)cursussen uitgezet om tot een verantwoord oordeel over de kwaliteit van de door het betrokken instituut uitgevoerde cursussen te komen. Bij de rapportage wordt gebruik gemaakt van elf gestandaardiseerde evaluatiepunten. De hierboven genoemde scores betreffen het totaalgemiddelde van de evaluatiepunten uitgedrukt in percentages positieve cursisten.
1.4. Cursusleiding met ervaring met OR-cursuswerk Voor de continuïteit en de kwaliteit van het werk is het belangrijk dat een instituut voor de uitvoering van de cursussen kan beschikken over voldoende ervaren cursusleiders. De instituten moeten na de periode dat gewerkt is met een proefovereenkomst beschikken over een ingewerkt team van minstens drie ervaren cursusleiders (twee voor en tijdens de proefperiode). De ervaring wordt voldoende geacht als de cursusleiders minstens 100 cursusdagdelen voor ondernemingsraden over een periode van minstens twee en maximaal drie jaar (voorafgaand aan de aanvraag) hebben uitgevoerd.
1.5. Cursusleiding in dienst van het instituut De cursusleiders moeten een arbeidsovereenkomst hebben met het opleidingsinstituut. Instituten kunnen vergelijkbare overeenkomsten sluiten met cursusleiders indien de overeenkomst voorziet in een jaarproductie van tenminste 60 cursusdagdelen. Voor incidentele inzet van freelancers wordt een limiet van 5% tot 10% van de jaarproductie in dagdelen van een instituut geaccepteerd. Toelichting bij 1.5: Vanwege de kwaliteit en de continuïteit van het werk is het onwenselijk te werken met een opleidingsinstituut, dat (vrijwel) uitsluitend werkt met freelancers. Wel is er behoefte aan enige flexibiliteit i.v.m. pieken en dalen in de cursusproductie of ziekteopvang. Flexibiliteit ook in de zin, dat ervaren cursusleiders bij het OR-opleidingswerk van een instituut betrokken kunnen blijven als ze, bijvoorbeeld als adviseur, voor zichzelf zijn begonnen. Deze voorwaarde voorziet in de mogelijkheid voor instituten om voor specifieke situaties te kunnen werken met freelancers of met cursusleiders met een op een arbeidsovereenkomst lijkende overeenkomst met het instituut.
1.6. Uitvoering tegen kostprijs De instituten moeten de GBIO-cursussen tegen de kostprijs aanbieden en de GBIObijdrage in het geheel daarop in mindering brengen, terwijl geen inkomsten, subsidies of bijdragen van derden voor deze cursussen mogen worden ontvangen. Toelichting bij 1.6: De bepaling over de kostprijs is om oneigenlijk gebruik van de opbrengsten uit de WOR-heffing tegen te gaan. Wel mogen voorzieningen voor liquiditeit en de opvang van risico's in de kostprijs worden opgenomen evenals redelijke vergoedingen voor management- of bestuursondersteuning en rente. Een normale bedrijfsvoering moet mogelijk zijn. De overige bepalingen beogen concurrentieverstoring tussen GBIO-instituten tegen te gaan.
1.7. Rechtspersoonlijkheid en draagvlak: toetsing door accountant Instituten moeten rechtspersoonlijkheid bezitten en beschikken over voldoende financieel-economisch en organisatorisch draagvlak. Indien aannemelijk is gemaakt, dat een nog niet erkend instituut voldoet aan eerder genoemde voorwaarden, roept het GBIO voor de toetsing van het financieeleconomische draagvlak de diensten in van een accountant. Bij de oordeelsvorming over het financieel-economische draagvlak van een instituut betrekt de accountant de volgende elementen in het eindoordeel: de rechtsvorm; het instituut moet door zijn rechtsvorm over een afgescheiden vermogen beschikken. de vorm van de aanlevering van gegevens; een jaarrekening is verplicht. de jaarrekening moet voldoen aan enkele vormvereisten: o volgens algemeen aanvaarde grondslagen opgesteld o informatie niet ouder dan 16 maanden o de volledige jaarrekening (geen deponeringsversie) o gecontroleerd door een accountant een solvabiliteitsratio van minimaal 20%. een liquiditeitsratio van circa 50%. voldoende operationele cashflow om tegenslagen op te vangen. Het organisatorische draagvlak wordt voldoende geacht, als het instituut beschikt over administratieve ondersteuning, voldoende bereikbaarheid kan garanderen en onder leiding staat van een directeur of coördinator. 1.8. Klachtenregeling Het instituut moet in de contracten voor de uitvoering van OR-cursussen een klachtenregeling hebben opgenomen. 1.9. Onafhankelijkheid instituten Opleidingsafdelingen van ondernemingen (voor interne bedrijfsopleidingen) komen niet voor GBIO-erkenning in aanmerking. Deze voorwaarde is opgenomen omdat voor het goed uitvoeren van scholing en vorming voor ondernemingsraden onafhankelijkheid ten opzichte van de eigen onderneming wenselijk is.
2. Procedure voor het aanvragen van een GBIO-erkenning. De toetsing van de voorwaarden met betrekking tot de ervaring, de kwaliteit en de minimale omvang van het werk voor nog niet erkende instituten gebeurt als volgt. Een instituut kan twee keer per jaar, vóór 1 januari en vóór 1 juli, een aanvraag middels een daartoe opgesteld formulier bij het GBIO indienen. Het GBIO onderzoekt de aanvraag en beslist binnen vier maanden over de aanvraag, mits voorzien van de gevraagde gegevens. Indien het bestuur nader beraad noodzakelijk acht, kan deze periode met twee maanden worden verlengd. Vervolgens kan bij een positief besluit op respectievelijk 1 juli en 1 januari met de uitvoering van het erkende cursuswerk worden begonnen; bij een verlenging van de genoemde periode op respectievelijk 1 september en 1 maart. Erkenning houdt in dat het instituut een proefovereenkomst krijgt voor één jaar. Deze proefovereenkomst wordt omgezet in een normale overeenkomst indien het betrokken instituut in dat jaar aan de genoemde voorwaarden blijft voldoen. Twee maanden voor afloop van het proefjaar neemt het GBIO hierover een besluit op basis van de dan beschikbare informatie.
3. Overige bepalingen. 3.1. Verlenging proefovereenkomsten. Indien een instituut in het proefjaar tussen de 125 en 200 cursusdagdelen uitvoert (of zal uitvoeren) en/of een te lage kwaliteitsscore behaalt, kan de proefovereenkomst met één jaar worden verlengd. Een instituut dat in het proefjaar minder dan 125 cursusdagdelen uitvoert of in het tweede proefjaar weer niet voldoet aan de voorwaarden m.b.t. de ervaring en de kwaliteit kan pas na een wachttijd van twee jaar een nieuwe aanvraag voor een overeenkomst van samenwerking indienen. 3.2. Overeenkomsten voor twee jaar Samenwerkingsovereenkomsten met de opleidingsinstituten worden aangegaan voor twee (kalender)jaren. Ze worden in de regel afgesloten vóór 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar, en, indien wordt voldaan aan alle voorwaarden, verlengd, behalve indien het GBIO of het betrokken instituut de overeenkomst niet wenst te verlengen. Het voornemen de overeenkomst niet wederom aan te gaan, moet uiterlijk een half jaar vóór afloop van de overeenkomst worden gemeld. 3.3. Hardheidsclausule In bijzondere situaties kan het GBIO-bestuur afwijken van de bepalingen uit dit hoofdstuk van de GBIO-richtlijnen. Deze afwijking wordt schriftelijk gemotiveerd. Toelichting bij 3.3: De hardheidsclausule is opgenomen omdat de erkenningvoorwaarden niet in alle gevallen strikt kunnen worden gehanteerd. Soms is het wenselijk instituten te erkennen ook al wordt niet direct geheel aan de voorwaarden uit deze richtlijnen voldaan. Bijvoorbeeld in situaties waarin de Wet op de ondernemingsraden van toepassing wordt verklaard voor nieuwe sectoren.
3.4. Bezwaarschriftenregeling Besluiten over de erkenning van instituten worden door het GBIO-bestuur genomen. Tegen besluiten van het GBIO-bestuur kan binnen zes weken bezwaar worden aangetekend via een bezwaarschrift. Het indienen van een bezwaarschrift heeft tot gevolg dat de erkenningprocedure wordt opgeschort. Voor de afhandeling van bezwaren is de werkwijze van kracht die de SER op dit punt hanteert. Zo wordt de indiener van een bezwaarschrift gehoord door de (onafhankelijke) Commissie Bezwaarschriften van de Sociaal-Economische Raad (SER). Deze commissie brengt vervolgens advies uit aan het GBIO-bestuur. Het GBIO-bestuur heroverweegt het besluit en heropent zo nodig de procedure.
