De Europese aanbestedingentool

            De Europese aanbestedingentool  Onderzoek naar het toepassen van Computer Assisted Auditing Tools and Techniques bij de  controle op naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen                         

  Vrije Universiteit  Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde  IT ‐ audit  De Boelelaan 1081a  1081 HV Amsterdam   

Sem de Spa (1782347) & Hinke Visser (1353462)  Maart 2010   

2 / 75   

Voorwoord  Ter afsluiting van het derde en laatste jaar van onze IT‐audit opleiding aan de Vrije Universiteit te  Amsterdam is deze scriptie tot stand gekomen, uitgevoerd in de periode van oktober 2009 tot en  met maart 2010.    Wij zijn beiden werkzaam in het team Data Quality & Integrity van Deloitte en hebben een  onderwerp gekozen dat dicht bij onze dagelijkse werkzaamheden ligt: het toepassen van data‐ analyse ter ondersteuning van financial audit teams. Dit thema hebben we gekoppeld aan een  actueel onderwerp: de problematiek omtrent het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.    Bij het tot stand komen van deze scriptie waren verschillende personen betrokken tot wie we graag  een woord van dank willen richten. Vanuit de Vrije Universiteit is Kees van der Maarel aangewezen  als onze scriptiebegeleider. Kees is werkzaam bij de Rijksauditdienst (RAD) en heeft ons inhoudelijk  goed kunnen prikkelen. We willen Kees bedanken voor zijn kritische blik, praktische insteek, nuttige  contacten en het doorlezen van de verschillende versies.     Daarnaast hebben we veel informatie vergaard door middel van interviews, hebben we data  ontvangen ten behoeve van het praktijkonderzoek en hebben verschillende specialisten hun visie  gegeven op de onderzoeksresultaten. In het bijzonder willen we hierbij Jeffry van de Lek (accountant  Deloitte), Theo Kruijthoff (hoofd interne controle Gemeente Voorschoten), Jan Hofmeijer (director  AAC Deloitte), Cor Rosbeek (accountant Deloitte) en Bas Drinkwaard (accountant Deloitte) bedanken  voor hun tijd en enthousiasme.    Tenslotte willen we onze familie en vrienden bedanken voor hun ondersteuning tijdens de studie en  de adviezen tijdens het schrijven van de scriptie.      Amsterdam, maart 2010    Sem de Spa  Hinke Visser   

3 / 75   

4 / 75   

Managementsamenvatting  De Europese aanbestedingentool is het resultaat van een onderzoek naar de mogelijkheden van de  toepassing van CAATTs bij de accountantscontrole op Europese aanbestedingsrichtlijnen. De tool  analyseert de crediteurenadministratie van de overheidsinstelling en genereert overzichten van  investeringen boven de Europese aanbestedingsgrens. De accountant beschikt met deze tool over  een efficiënte en effectieve methode om een grondige wetmatigheidscontrole uit te voeren. Dit in  tegenstelling tot de traditionele handmatige controle, die zeer tijdrovend is en slechts een beperkte  mate van zekerheid geeft.  Sinds juli 2005 zijn Nederlandse Overheidsinstellingen verplicht om de Europese  Aanbestedingsrichtlijnen toe te passen. Dit houdt in dat overheden alle opdrachten waarvan de  geraamde waarde boven door de EU bepaalde drempelwaarden liggen Europees moeten  aanbesteden. De aanbestedende diensten ondervinden veel problemen met deze regels en uit  onderzoek blijkt ook dat het nalevingspercentage laag is. Accountants die de overheden controleren  dienen een uitspraak te doen over de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen. Er zijn  doorgaans echter weinig middelen ter beschikking om te bepalen welke opdrachten Europees  aanbesteed hadden moeten worden. Daarom luidt de onderzoeksvraag als volgt:  Op welke wijze kunnen CAATTs (Computer Assisted Audit Tools and Techniques) een bijdrage leveren  aan risicobeheersing bij het voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen voor  overheidsinstellingen?  Om deze vraag te beantwoorden is eerst een risicoanalyse uitgevoerd omtrent de Europese  aanbestedingsrichtlijnen. Risico’s voor overheidsinstellingen zijn onder andere het ontvangen van  een afwijzende accountantsverklaring, het oplopen van financiële schade door oplegging van boetes  en imagoschade. Controlerende accountants lopen met name het risico om een sanctie van het AFM  opgelegd te krijgen; in het ergste geval betekent dat verwijdering uit het accountantsregister.  Om deze scenario’s te voorkomen, is het voor overheden en accountants essentieel om inzicht te  hebben in de uitgaven. Een probleem is echter dat inkooporganisaties van overheden vaak nog niet  ingericht zijn op naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. Toepassing van CAATTs biedt hiervoor een  oplossing: op basis van de inkoopadministratie kan een volledig overzicht gegenereerd worden van  gemaakte investeringen met een totaalbedrag boven de aanbestedingsgrens. De accountant heeft  daarmee een startpunt voor een gefundeerde wetmatigheidscontrole. Daarnaast geeft de  rapportage inzicht in het uitgavenpatroon en is daarmee tevens van toegevoegde waarde voor de  klant.  De tool is ontwikkeld tijdens de onderzoeksperiode en geïmplementeerd bij de Gemeente  Voorschoten. De rapportage die hieruit is voortgekomen werd zeer positief ontvangen door zowel  de controlerende accountant als door de gemeente zelf. Op basis van hun kennis konden zij  bevestigen dat de rapportage effectief is: het geeft een overzichtelijk beeld van gemaakte kosten  boven de drempelwaarden voor Europese Aanbestedingsrichtlijnen.  Door toepassing van CAATTs kan de IT auditor een belangrijke bijdrage leveren aan de  werkzaamheden van de accountant. De Europese aanbestedingentool is een krachtig hulpmiddel  voor financial audit teams om wetmatigheidscontrole uit te voeren bij overheidsinstellingen.  Daarmee draagt het bij aan de risicobeheersing met betrekking tot de naleving van de Europese  aanbestedingsrichtlijnen. 

5 / 75   

6 / 75   

Inhoud  Voorwoord 

3 

Managementsamenvatting 

5 

1. Inleiding 

9 

1.1 Aanleiding  1.1.1 Risico’s  1.2 Onderzoeksvraag en deelvragen  1.3 Structuur van het onderzoek 

9  9  10  10 

2. CAATTs: Computer Assisted Auditing Tools and Techniques  2.1 Toepassingen data‐analyse  2.2 Benodigdheden voor data‐analyse  2.3 Kansen en risico’s data‐analyse 

12  12  12  13 

3. Europese aanbestedingen 

14 

3.1 Wat zijn Europese aanbestedingsrichtlijnen?  3.2 Richtlijnen voor Europese aanbestedingen  3.3 Het doel van de Europese aanbestedingsregels  3.4 Europese aanbestedingen als onderdeel van de accountantscontrole  3.5 De accountantscontrole in de praktijk  3.6 De gevolgen  3.6.1 Gevolgen voor de overheidsinstelling  3.6.2 Gevolgen voor de accountant  3.7 Antwoord deelvraag 1: risico’s voor overheidsinstellingen 

4. Inkoopproces 

14  14  15  15  16  17  17  18  19 

20 

4.1 Beschrijving van het inkoopproces bij overheden  4.2 Aandachtspunten met betrekking tot Europese aanbestedingen 

5.  Casus – vooronderzoek 

20  20 

22 

5.1 Doel  5.2 Uitvoering  5.3 Conclusie vooronderzoek  5.4 Antwoord deelvraag 2: mogelijkheden toepassing CAATTs 

6.  Casus – praktijkonderzoek 

22  22  23  24 

25 

6.1 Achtergrond en doelstelling praktijkonderzoek  6.1.1 Achtergrond  6.1.2 Doelstelling  6.2 Praktijkonderzoek ‐ voorwerk  6.2.1 Overheidsinstelling  6.2.2 Ontwikkelmethode Europese aanbestedingentool  6.3 Ontwerp Europese aanbestedingentool  6.3.1 Toolfase 1: De voorbereiding  6.3.2 Toolfase 2: De data‐integriteitscontroles  6.3.3 Toolfase 3: De uitgebreide analyse  6.3.4 Toolfase 4: De selectieve analyse 

25  25  25  26  26  26  27  27  28  28  30 

7 / 75   

6.3.5 Toolfase 5: Het exporteren van de resultaten naar Excel  6.4 Implementatie  6.4.1 Verzamelen data  6.4.2 Inlezen en verwerken data  6.5 Testen en randvoorwaarden  6.6 Onderhoud  6.7 Praktijkonderzoek ‐ resultaat  6.7.1 Resultaten – ronde 1  6.7.2 Resultaten – ronde 2  6.8 Beoordeling inzet EA‐tool  6.8.1 Beoordeling accountants  6.8.2 Beoordeling klant  6.9 Antwoord deelvraag 3: effectiviteit en efficiëntie van CAATTs bij wetmatigheidscontrole 

7.  Conclusie 

30  30  30  31  31  32  32  32  33  36  36  36  38 

39 

Reflectie 

40 

8.  Terugblik en vervolg 

41 

8.1 Verantwoording  8.2 Zelfreflectie  8.3 Vervolg 

41  41  42 

Begrippenlijst 

43 

Literatuurlijst 

45 

Bijlage A ‐ Definities 

47 

Bijlage B ‐ De geschiedenis van Europese aanbestedingen 

49 

Bijlage C ‐ Beoordelen van de opzet van de inkooporganisatie 

51 

Bijlage D ‐ Beoordelen van het bestaan en werking van de inkooporganisatie 

53 

Bijlage E – Controle Framework EU‐aanbestedingen 

55 

Bijlage F ‐ De naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen 

57 

Bijlage G – Eerste rapportage 

59 

Bijlage H – Functioneel ontwerp EA‐tool 

61 

Bijlage I – Technisch ontwerp tool 

67 

Bijlage J – Analyse detailrapportage Gemeente Voorschoten 

75 

 

 

8 / 75   

1. Inleiding  1.1 Aanleiding  Sinds 1 januari 2009 moeten overheidsinstellingen rekening houden met de nieuwe  Aanbestedingswet. Deze wet, die tot stand is gekomen door Europese richtlijnen, is van toepassing  op opdrachten waarvan de geraamde waarde de door de Europese Commissie vastgestelde  drempelbedragen overschrijdt. Overheidsinstellingen zijn verplicht om opdrachten boven deze  tweejaarlijks vastgestelde drempelwaarden Europees aan te besteden.    De onduidelijkheid rond de Europese richtlijnen voor aanbestedingen is al jarenlang een probleem.  In 2006 is het rapport ‘Nalevingsmeting Europees aanbesteden 2006’ [1] uitgebracht waaruit blijkt  dat veel overheidsinstellingen niet of niet volledig voldoen aan de Europese richtlijnen voor  aanbestedingen. Het inkoopproces binnen overheidsorganisaties is vaak nog niet afgestemd op de  wet‐ en regelgeving. Ook werd in het onderzoek duidelijk dat er een groeiende onrust is bij inkopers  van overheidsorganisaties door het toenemende aantal rechtszaken voortvloeiend uit de Europese  aanbestedingsregelgeving [2]. Oorzaken daarbij waren vooral een verschil in interpretatie van de  richtlijnen.    Niet alleen de overheidsorganen, maar ook controlerende accountants ondervinden problemen. Bij  de rechtmatigheidscontrole van de inkooporganisatie is het niet eenvoudig om te bepalen welke  opdrachten Europees aanbesteed hadden moeten worden. Deels komt dat door de onduidelijke  regelgeving, maar ook omdat de inkooporganisatie er vaak niet op is ingericht. Sommige  overheidsinstanties hebben bijvoorbeeld geen opdrachtenadministratie of slechts een beperkt  overzicht van welke opdrachten zijn gegeven. De accountant heeft dan weinig middelen om inzicht  te krijgen in de inkooporganisatie en de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen [3]. 

1.1.1 Risico’s   Aanbestedende diensten lopen het risico dat zij schade lopen als gevolg van het niet naleven van de  Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten. Dat kan schade zijn als gevolg van het stopzetten  van de aanbestedingsprocedure, of het betalen van een schadevergoeding aan een benadeelde  inschrijver. Ten slotte zijn er risico’s met betrekking tot de accountantscontrole. Het niet voldoen  aan de wet‐ en regelgeving kan gevolgen hebben voor het af te geven rechtmatigheidsoordeel.    De accountant dient bij de jaarrekeningcontrole van een overheidsinstantie gedegen onderzoek te  doen naar de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zodra er gebreken worden ontdekt  in deze controle, bijvoorbeeld naar aanleiding van een rechtszaak of kwaliteitscontrole, loopt de  accountant juridische risico’s en kan in het ergste geval zijn bevoegdheid kwijtraken.   

         

9 / 75   

1.2 Onderzoeksvraag en deelvragen  Naar aanleiding van de heersende onduidelijkheid rondom de richtlijnen voor Europese  aanbestedingen en de risico’s die de verschillende betrokken partijen hierbij lopen, is onze  onderzoeksvraag als volgt. 

  Onderzoeksvraag  Op welke wijze kunnen CAATTs (Computer Assisted Audit Tools and Techniques) een bijdrage leveren  aan risicobeheersing bij het voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen voor  overheidsinstellingen? 

  Deelvragen  1. Welke risico’s lopen overheidsinstellingen bij het niet naleven van de wet op Europese  aanbestedingen en wat is de impact daarvan?  2. Kunnen CAATTs toegepast worden om overtredingen op Europese aanbestedingsrichtlijnen  detectief op te sporen en inzicht te geven in de oorzaken daarvan?  3. Vormen CAATTs een effectief en efficiënt instrument om bij te dragen aan risicobeheersing  met betrekking tot de naleving van de wet‐ en regelgeving? 

  1.3 Structuur van het onderzoek    Om tot een antwoord te komen op onze onderzoeksvraag en deelvragen zijn de volgende stappen  doorlopen:    1. Literatuurstudie   Het verzamelen, bestuderen en beschrijven van literatuur op het gebied van CAATTs,  Europese aanbestedingsrichtlijnen en het inkoopproces. In de literatuurstudie met  betrekking tot Europese aanbestedingen wordt antwoord gegeven op de eerste deelvraag:  wat zijn de richtlijnen voor Europese aanbestedingen en wat zijn de risico’s bij het niet  naleven van deze richtlijnen? De mogelijkheden en risico’s van CAATTs worden beschreven  in hoofdstuk 2, Europese aanbestedingsrichtlijnen komen aan bod in hoofdstuk 3 en  hoofdstuk 4 behandelt het inkoopproces.     2. Vooronderzoek  Het doel van het verkennend vooronderzoek is om antwoord te geven op de tweede  deelvraag. Verschillende betrokken partijen zijn geïnterviewd om inzicht te krijgen of CAATTs  toegepast kunnen worden bij de controle op Europese aanbestedingsrichtlijnen. Een tweede  doel van het vooronderzoek is om de doelgroep helder krijgen: voor wie CAATTs uiteindelijk  van toegevoegde waarde kan zijn bij de risicobeheersing met betrekking tot naleving van de  Europese aanbestedingsrichtlijnen. Het vooronderzoek is beschreven in hoofdstuk 5.    3. Praktijkonderzoek  Het ontwikkelen van CAATTs voor de doelgroep verkregen uit het vooronderzoek. Het  praktijkonderzoek en de verschillende ontwikkelstappen die daarbij zijn doorlopen, zijn  beschreven in hoofdstuk 6.    4. Evaluatie praktijkonderzoek  Het evalueren van de resultaten van het praktijkonderzoek geeft antwoord op de derde  deelvraag: vormen CAATTs een effectief en efficiënt instrument om bij te dragen aan de  10 / 75   

risicobeheersing met betrekking tot Europese aanbestedingsrichtlijnen? De evaluatie is  beschreven in paragraaf 6.4.    5. Conclusie  De drie beantwoorde deelvragen vormen de basis voor de eindconclusie, waarmee de  hoofdvraag wordt beantwoord.  De conclusie is beschreven in hoofdstuk 7.    6. Verantwoording en zelfreflectie  In de terugblik wordt toegelicht waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt tijdens het  onderzoek en wat mogelijk verder onderzocht kan worden op het onderzoeksgebied. De  verantwoording en zelfreflectie zijn beschreven in hoofdstuk 8.   

11 / 75   

 

2. CAATTs: Computer Assisted Auditing Tools and Techniques    Computer Assisted Audit Tools and Techniques (CAATTs) is de verzamelnaam voor het gebruik van  computersoftware bij audits. Dat kan zijn het toepassen van spreadsheetsoftware, database  management applicaties, tekstverwerkers, enzovoorts. In de praktijk wordt met CAATTs vaak het  toepassen van data‐analyse bedoeld [21].  

2.1 Toepassingen data‐analyse  Bij traditionele auditmethoden wordt veel gebruik gemaakt van steekproeven om een uitspraak te  doen over de juistheid en volledigheid van (financiële) gegevens. Het is niet ongebruikelijk dat een  auditor op basis van 25 transacties concludeert dat een beheersmaatregel effectief is in werking,  terwijl de populatie uit miljoenen transacties bestaat. Deze manier van werken voldoet aan  algemeen aanvaarde auditrichtlijnen, maar roept vraagtekens op bij de geldigheid van deze  conclusie [24].    Met gebruik van CAATTs kunnen grote hoeveelheden data worden geanalyseerd. Waar een  steekproef hooguit een redelijke mate van zekerheid geeft dat fouten niet in de populatie  voorkomen, geeft data‐analyse een volledig beeld waarbij alle uitzonderingen kunnen worden  opgevolgd. Het doel van dit onderzoek is om dit voordeel te gebruiken bij wetmatigheidscontrole op  Europese aanbestedingsrichtlijnen.    Aan de basis van IT audits ligt een risicoanalyse; wat kan er fout gaan en wat zijn de mogelijke  gevolgen? Wanneer tijdens een jaarrekeningcontrole blijkt dat een maatregel in bestaan niet  effectief is, dan is het belangrijk om de impact op de accountantsverklaring te bepalen. Data‐analyse  kan bijdragen om de impact hiervan te kwantificeren [19], [22]. Ook wanneer application controls  (geprogrammeerde beheersingsmaatregelen in een applicatie) niet juist zijn ingeregeld, of wanneer  de financiële impact van ontbrekende beheersmaatregelen onbekend is, kan data‐analyse uitkomst  bieden [20].   

2.2 Benodigdheden voor data‐analyse  Software, hardware en data zijn basisingrediënten om data‐analyse uit te voeren. Daarnaast is  kennis van de software en de data onontbeerlijk. Ook kennis van het systeem van oorsprong en de  processen die erbij horen is belangrijk om een goede analyse te maken.    Er zijn verschillende softwarepakketten op de markt die zijn ontwikkeld om data te analyseren. Er  zijn statistische producten zoals Maple en SAS. Er zijn ook softwarepakketten die zijn ontwikkeld met  het oog op auditing. ACL (Audit Command Language) is hier een voorbeeld van. ACL wordt vooral  ingezet bij audits voor het inlezen en analyseren van data, het koppelen van gegevensbestanden, het  uitvoeren van steekproeven en het exporteren van gegevens in rapporten. In het praktijkdeel van dit  onderzoek is gekozen om gebruik te maken van ACL om de Europese aanbestedingentool te  ontwikkelen. De voornaamste redenen voor deze keuze zijn [29]:  • ACL benadert de data in read‐only, waardoor de brondata intact blijft;  • Er wordt een logging vastgelegd van alle uitgevoerde commando’s en er is een ‘audit‐trail’  beschikbaar, waarmee iedere stap van de analyse van begin tot eind kan worden herleid;  • ACL maakt gebruik van scripts die de reproduceerbaarheid van analyses eenvoudig maken;  • Diverse bestandsformaten kunnen worden ingelezen door ACL.  12 / 75   

2.3 Kansen en risico’s data‐analyse  Data‐analyse biedt veel mogelijkheden. Zo kunnen met behulp van data‐analyse integrale controles  worden uitgevoerd, risico’s worden gekwantificeerd en controles efficiënter worden gemaakt. Bij  accountantscontroles draagt data‐analyse bij aan een grotere mate van zekerheid doordat er een  uitspraak gedaan kan worden over de volledige data in plaats van een beperkte steekproef. Daarbij  kan data‐analyse waarde toevoegen voor de klant zelf. Zo kunnen bijvoorbeeld integriteitproblemen  in het systeem worden gesignaleerd of kan data‐analyse meer inzicht geven in het gebruik van de  geautomatiseerde systemen die de bedrijfsprocessen ondersteunen. Een voorbeeld daarvan het  analyseren van van het boekingsgedrag in het financiële systeem van een organisatie.    Daarentegen zijn er ook risico’s bij de toepassing van data‐analyse te benoemen. Een belangrijke  daarvan is dat de dataset niet altijd juist en/of volledig wordt verkregen. Dit is onder andere  afhankelijk van de mogelijkheden van de klantsoftware en de database, de kennis ervan en de  hoeveelheid data. Om de juistheid en volledigheid van de data te valideren is het daarom belangrijk  integriteitscontroles uit te voeren, zoals totaaltellingen en aansluitingen met brongegevens.    Een ander risico is het effect op het systeem van de klant wanneer de benodigde data wordt  gedownload; in het ergste geval ontstaat een ‘system overflow’. De organisatie dient rekening te  houden met de impact van de download en indien nodig de download te plannen op een moment  dat het systeem weinig wordt gebruikt.    Ten slotte kan het dataformaat problemen opleveren. Een voorbeeld: een kommagescheiden  bestand bevat een omschrijvingsveld waarin soms ook komma’s voorkomen. Hierdoor verschuiven  de velden in sommige rijen en is de data niet direct bruikbaar. Ook kunnen ongeldige tekens of  corrupte data problemen geven.  Een ervaren data‐analist kan in dergelijke problemen doorgaans  wel oplossen, maar dat komt de efficiëntie van de analyse niet ten goede.    Wanneer de risico’s in ogenschouw worden genomen kan data‐analyse veel kansen bieden. Dit komt  tevens in de literatuur naar voren: [26], [27].

13 / 75   

3. Europese aanbestedingen  3.1 Wat zijn Europese aanbestedingsrichtlijnen?    De Europese aanbestedingsrichtlijnen houden in dat overheidsopdrachten boven een bepaald  drempelbedrag Europees aanbesteed moeten worden. Dit dient een vast onderdeel van het  inkoopproces bij overheidsinstellingen te zijn, waarbij meer partijen de gelegenheid krijgen een  offerte voor een opdracht aan te dragen. De verkoop gebeurt zoals bij een veiling en de deelnemers  zijn niet op de hoogte van elkaars biedingen. Opdrachten met een geschatte waarde boven door de  Europese Unie bepaalde drempelbedragen moeten op deze manier worden aanbesteed [5].    Europees aanbesteden is van toepassing op overheidsinstellingen, publiekrechtelijke organisaties en  op de nutssector, waaronder energie‐ en openbaar vervoerbedrijven. Een meer gedetailleerd  beschreven overzicht van aanbestedende diensten is opgenomen in bijlage A.   

3.2 Richtlijnen voor Europese aanbestedingen  Er zijn twee Richtlijnen voor Europese aanbestedingen: één voor ‘klassieke’ overheidsopdrachten  (Richtlijn 2004/18/EG) en één voor overheidsopdrachten in de speciale sectoren (Richtlijn  2004/17/EG). De omzettingen naar het Nederlands recht zijn het ‘Besluit aanbestedingsregels voor  overheidsopdrachten’ (Bao) voor de ‘klassieke’ opdrachten en het ‘Besluit aanbestedingen speciale  sectoren’ (Bass) voor de speciale sectoren (de nutssectoren water‐ en energievoorziening,  postdiensten en vervoer) [10].    Het Bao en Bass zijn beiden in juli 2005 in werking getreden. De besluiten bevat regels voor het  gunnen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten door de overheid en bepaalde  bedrijven in de nutssectoren. Het Bao bestaat uit twee paragrafen:    • Paragraaf 2 bevat regels wat betreft non‐discriminatie, toekenning van bijzondere of  uitsluitende rechten en openbaarheid van vertrouwelijke informatie.    • Paragraaf 3 bevat regels wat betreft drempelbedragen, deze worden elke twee jaar  bijgesteld.     De volgende tabel geeft de drempelbedragen voor Bao (excl. BTW):  Type 

2008‐2009

2010‐2011

€ 5.150.000

€ 4.845.000

Leveringen  Centrale overheid   Andere aanbestedende diensten  

€ 133.000 € 206.000

€ 125.000 € 193.000

Diensten  Centrale overheid  Andere aanbestedende diensten  

€ 133.000 € 206.000

€ 125.000 € 193.000

Werken 

  Paragraaf 4 bevat de uitgesloten opdrachten voor Europees aanbesteden.      14 / 75   

    De volgende tabel geeft voor Bass de drempelbedragen (excl. BTW):  Type 

2008‐2009

2010‐2011

€ 5.150.000

€ 4.845.000

Leveringen 

€ 412.000

€ 387.000

Diensten 

€ 412.000

€ 387.000

Werken 

  De definities die bij de drempelwaarden voor werken, leveringen en diensten worden gehanteerd  zijn opgenomen in bijlage A.   

3.3 Het doel van de Europese aanbestedingsregels  Het doel dat de Europese Unie nastreeft met haar Europese aanbestedingsrichtlijnen is het  openstellen van de Europese interne markt voor alle bedrijven binnen de Lidstaten van de Unie,  ongeacht in welke Lidstaat het bedrijf is gevestigd. Dit dient op een objectieve, non‐discriminatoire  en transparante wijze te gebeuren, zodat geen bedrijven uit de lidstaat zelf worden bevoordeeld.    Bij een juiste toepassing van de aanbestedingsregels wordt zowel de concurrentiekracht van het  Europese bedrijfsleven als de efficiëntie en de doelmatigheid van de overheidsinkoop bevorderd.  Daarnaast zal de investering in de kwaliteit van inkoop en aanbestedingen zich terug verdienen met  besparingen. En verder verkleint het de kans op onrechtmatige handelingen van de aanbestedende  dienst en de daarmee gepaard gaande risico’s.  Samengevat is het onderliggende doel van het aanbestedingsrecht [4]:  • Gelijke behandeling zodat discriminatie wordt uitgesloten.  • Transparantie om de gevolgde procedure inzichtelijk en controleerbaar te laten zijn.  • Proportionaliteit zodat de gestelde eisen niet te zwaar zijn in verhouding tot de opdracht.  • Wederzijdse erkenning waarbij lidstaten van de EU goederen en diensten van  ondernemingen uit andere lidstaten ook moeten toelaten.   

3.4 Europese aanbestedingen als onderdeel van de accountantscontrole  De controle van de bestedingen door de Europese Unie is opgedragen aan de Europese Rekenkamer  (ER). De ER werd in 1977 ingesteld om de begroting van de Europese Gemeenschap te controleren,  de voorloper van de huidige Europese Unie. De Europese Rekenkamer controleert jaarlijks in  hoeverre de rekeningen van de Europese instellingen betrouwbaar zijn en of hun financiële  verrichtingen voldoen aan de geldende wet‐ en regelgeving. Daartoe neemt zij in het jaarverslag een  betrouwbaarheidsverklaring op, en rapporteert dit aan het Europees Parlement. Het Europees  Parlement gebruikt dit rapport om te beoordelen hoe de begroting van de Unie wordt beheerd.  De Europese Commissie is in eerste instantie verantwoordelijk voor een ordelijke inrichting van de  financiële controle op betalingen en ontvangsten. De normering hiervoor is geregeld in Europese  verordeningen. De EC voert de voorgeschreven controles uit met eigen mensen en maakt daarbij  gebruik van de werkzaamheden van de overheidscontroleorganen in de lidstaten (de gemeentelijke  en departementale auditdiensten) en van openbare accountantskantoren [6].  

  15 / 75   

Sinds maart 2002 is in Nederland de nieuwe Gemeentewet van kracht geworden en het hiermee  samenhangende Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Als gevolg hiervan is  de accountantscontrole voor provincies en gemeenten in 2004 uitgebreid met de  rechtmatigheidscontrole op de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen voor  overheidsopdrachten [12].     Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) heeft op 1 oktober 2006 een  kadernota Rechtmatigheid gepubliceerd. In november 2006 volgde een notitie ‘Fouten en  onzekerheden bij de rechtmatigheidscontrole’. In de kadernota (in paragraaf 3.2) wordt advies  gegeven over de wijze waarop fouten en onzekerheden moeten worden geïnterpreteerd in het  rechtmatigheidsoordeel van de accountant. In de notitie van november 2006 is het advies nader  uitgewerkt [13].    Naar aanleiding hiervan zal de accountant een controledocument moeten opstellen die opzet,  bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle op dit punt toetst. Op  basis van dit controledocument kan er vervolgens beoordeeld worden of een overheidsinstelling het  Bao op een correcte manier heeft nageleefd.   Als dit niet het geval is kan dit gevolgen hebben voor het rechtmatigheidsoordeel van de accountant  en zelfs leiden tot een afkeurend rechtmatigheidsoordeel [3].    

3.5 De accountantscontrole in de praktijk  In het kader van de jaarrekeningcontrole toetst de accountant de administratieve organisatie en  interne controle (AO/IC) in opzet, bestaan en werking en voert cijferanalyses uit. Deze stappen  houden in: [18], [23]    1. Het beoordelen van de opzet van de AO/IC met behulp van questionnaires aan de hand van  het organisatieschema, taak‐ en functiebeschrijvingen en inlichtingen van de  gecontroleerde.    2. Vaststellen van het bestaan van de AO/IC door middel van proceduretests, waaronder  lijncontroles, en waarnemingen ter plaatse.    3. Toetsen van de werking van de AO/IC door:  • het vaststellen dat intern adequate cijferbeoordelingen plaatsvinden en eventuele  opvallende verhoudingen en ontwikkelingen intern afdoende worden geanalyseerd  en verklaard,  • beoordelen (herhalen), gespreid over de controleperiode en mede ter toetsing van  de werking van de AO/IC,  • het uitvoeren van systeemgerichte detailcontroles, ofwel detailcontroles die met  name gericht zijn op het toetsen van de werking van de AO/IC(systeemtests),  • waarnemingen ter plaatse    Bij de jaarrekeningcontrole van overheden is een juiste interpretatie van de Europese regelgeving  onontbeerlijk. Dit is niet altijd even gemakkelijk. Zo is het is niet altijd eenvoudig om te beoordelen  of een instelling al dan niet onder de werking van de Europese richtlijn(en) c.q. het Bao voor  overheidsopdrachten valt. Dit is in het bijzonder het geval bij het toepassen van de definitie van de  'publiekrechtelijke instelling'. Voorts is het niet eenvoudig de waarde te bepalen van een  voorgenomen opdracht voor werken, leveringen en diensten [3].  16 / 75   

  In bijlage C staat beschreven hoe de accountant de opzet van de inkooporganisatie beoordeelt. In  bijlage D staat beschreven wat een accountant toetst bij het beoordelen van het bestaan en de  werking van de inkooporganisatie. Bijlage E bevat een voorbeeld van een controleframework dat  hierbij gehanteerd wordt.   

3.6 De gevolgen  3.6.1 Gevolgen voor de overheidsinstelling  Wanneer een gemeente of overheidsinstelling de Europese aanbestedingsrichtlijn voor werken,  diensten en/of leveringen in een bepaald jaar of jaren (bij contracten) niet heeft nageleefd, is er  sprake van een rechtmatigheidsfout. Gelet op de financiële omvang van een werk, dienst of levering  in relatie tot het jaartotaal van de lasten kan dit leiden tot [25]:  • een accountantsverklaring met beperking (bij een fout tussen de 1% en 3% van de lasten)  • een afkeurende accountantsverklaring (bij een fout gelijk aan of groter dan 3% van de  lasten)    Accountantsverklaring met beperking  Deze verklaring wordt verstrekt als de accountant een materiële bedenking tegen de jaarrekening  heeft of wanneer zich een materiële beperking in de controle voordoet. In het eerste geval worden  de woorden ‘met uitzondering van’ gebruikt, in het tweede geval de woorden ‘onder voorbehoud  van’ [9].   

Afkeurende accountantsverklaring  Onjuistheden in de jaarrekening kunnen zo wezenlijk zijn dat de accountant tot het oordeel komt dat  daarin een misleidend beeld wordt gegeven van de financiële positie en van het resultaat van de  entiteit. In dat geval wordt een afkeurende verklaring gegeven. Een jaarrekening waarbij een  afkeurende verklaring is gegeven is daarom onvoldoende bruikbaar om inzicht te verkrijgen in het  reilen en zeilen van een instantie. De afkeuring kan alleen blijken uit de woorden ‘niet getrouw’ of  ‘niet juist’ [9].    Naast het risico van het verkrijgen van een beperkende of afkeurende accountantsverklaring kunnen  aanbestedende diensten ook andere schade lopen als gevolg van het niet naleven van de Europese  richtlijnen voor overheidsopdrachten. De schade kan inhouden schade als gevolg van het stopzetten  van de aanbestedingsprocedure (tijd en doelmatigheid) of het betalen van een schadevergoeding  (financieel) aan een benadeelde inschrijver of het verkrijgen van een slechte naam in de media  (imago) [8].    Daarnaast bestaat het risico om verwikkeld te raken in een rechtszaak met betrekking tot Europese  aanbestedingen. Het Europese Hof van Justitie van de EG doet belangrijke uitspraken met betrekking  tot de interpretatie van de Europese aanbestedingsregels. In Nederland zien we de laatste jaren dat  de hoeveelheid uitspraken van nationale rechters over aanbestedingsgeschillen toeneemt. Deze  uitspraken zijn beschikbaar op de website van Europa Decentraal [11].    Ondanks de hierboven genoemde risico’s worden de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de  praktijk niet altijd even goed nageleefd. Er zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd naar de  oorzaken hiervan. Redenen om niet aan te besteden zijn onder andere dat specifieke kennis  ontbreekt, het uitblijven van (financiële) sancties door een gezaghebbende autoriteit en de 

17 / 75   

onduidelijkheid over de financiële voordelen van aanbesteden. Een samenvatting van deze  onderzoeken is opgenomen in bijlage F.    

3.6.2 Gevolgen voor de accountant  Niet alleen de opdrachtgevers lopen een groot risico bij overtreding van de Europese  aanbestedingsrichtlijnen, ook de accountant loopt gevaar. De controlerende accountant geeft  immers jaarlijks een verklaring van getrouwheid en een verklaring van rechtmatigheid af. Wanneer  er tijdens de controle blijkt dat de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet op een  juiste manier zijn nageleefd, is dit een rechtmatigheidsfout en zou er geen goedkeurende verklaring  van rechtmatigheid mogen worden afgegeven.    Wanneer de accountant steken heeft laten vallen en ten onrechte een goedkeurende  accountantsverklaring afgeeft kan dit gevolgen hebben voor de accountant en het bedrijf waarvoor  de accountant werkzaam is. In dit opzicht speelt de Autoriteit Financiële Markten (AFM) een  belangrijke rol. De AFM controleert jaarlijks steekproefsgewijs of de uitvoerende accountants hun  werk grondig en juist hebben uitgevoerd.   In december 2009 heeft de AFM flinke tekortkomingen geconstateerd in de controle van  accountants op de jaarrekeningen van Nederlandse financiële instellingen. Het gaat om de vier  grootste accountantskantoren: Deloitte, Ernst & Young, KPMG en PricewaterhouseCoopers. De AFM  bekeek achttien controles van jaarrekeningen over 2007. In elf gevallen constateerde de  toezichthouder "relevante tekortkomingen" in de dossiervorming [15].    De AFM had al eerder vorig jaar aangegeven tijdens de controle extra aandacht aan controle‐ en  verslaggevingaspecten te geven in verband met de kredietcrisis. Aan dertig ondernemingen heeft de  AFM gemeld op specifieke onderdelen te twijfelen over de juiste toepassing van de  verslaggevingregels. In veel gevallen is in het dossier van de accountant niet vastgelegd welke  aannames er zijn gehanteerd [16].    

3.6.2.1 Gevolgen eisen AFM  De aangescherpte controleaanpak van de AFM heeft invloed op de manier van werken van de  accountants, met name bij de vastlegging van de controlewerkzaamheden in een dossier. De  accountant dient er immers op te letten dat alle aanwezige informatie in het dossier voldoende  onderbouwd is.     Wanneer er tijdens deze controle blijkt dat er ten onrechte goedkeurende verklaringen zijn  afgegeven en de regels daarmee overschreden zijn, kan de AFM een sanctie opleggen. In volgorde  van licht tot zware gevolgen zijn de volgende sancties mogelijk [14]:  • De AFM kan een gesprek met de overtredende accountant/organisatie voeren;  • De accountant/organisatie kan een waarschuwing krijgen;   • De accountant/organisatie kan een aanwijzing krijgen;   • De accountant/organisatie kan een last onder dwangsom krijgen;   • De accountant/organisatie kan een boete krijgen;   • De AFM kan de overtreding publiceren;   • De AFM kan de vergunning intrekken of beperken;   • De AFM kan aangifte doen bij het Openbaar Ministerie;   • De AFM kan een tuchtklacht indienen tegen een externe accountant.   18 / 75   

Daarnaast worden in de meeste accountantskantoren tevens intern controles uitgevoerd op het  werk van de accountants in dienst. Wanneer hieruit blijkt dat een bepaalde medewerker veelvuldig  steken laat vallen, kan dit tot het einde van het dienstverband leiden.    

3.7 Antwoord deelvraag 1: risico’s voor overheidsinstellingen   Deelvraag 1:   Welke risico’s lopen overheidsinstellingen bij het niet naleven van de wet op Europese  aanbestedingen en wat is de impact daarvan?    Wanneer overheidsinstellingen de richtlijnen voor Europese aanbestedingen niet naleven kan dit  verschillende gevolgen hebben. Ten eerste kan de overheidsinstellingen een afwijzende  accountantsverklaring of een accountantsverklaring met beperking ontvangen. Ten tweede kunnen  benadeelde partijen een rechtszaak aanspannen. Dit kan financiële gevolgen hebben door oplegging  van boetes of het verplicht opnieuw opstarten van aanbestedingsprocedures. Ten slotte kan het  leiden tot politieke schade: het imago van de overheidsinstelling en de betrokken accountant kan  een deuk oplopen.    Tegenover deze risico’s staan echter ook argumenten om opdrachten niet Europees aan te  besteden. De Europese aanbestedingsprocedures brengen veel administratieve handelingen met  zich mee en dat vergt kennis, tijd en geld. Er zijn ook situaties denkbaar waarin een leverancier die  door de Europese aanbestedingsprocedures is geselecteerd, slechte service levert. Gevolgen van  deze risico’s kunnen zijn dat medewerkers in de organisatie zoveel mogelijk middelen zoeken om de  aanbestedingsregels te ontwijken, bijvoorbeeld door het opknippen van opdrachten in meerdere  delen om zo onder de grens te blijven. Dit risico maakt het controlewerk van de accountant van des  te groter belang.            

19 / 75   

4. Inkoopproces  4.1 Beschrijving van het inkoopproces bij overheden  De inkoopfunctie bij de overheid heeft een bijzondere positie. Voor inkopers bij  overheidsorganisaties is het relevant om er rekening mee te houden dat de overheid wordt gezien  als de bewaker van het algemeen belang en dat er een voorbeeldfunctie wordt verwacht. Daarnaast  hoeft een overheidsorganisatie niet te concurreren, maar moet er wel publieke verantwoording  worden afgelegd [17].     Naast de gedragsnormen zijn er ook ingewikkelde Europese regelgevingen van invloed op het  handelen van de inkooporganisatie binnen de overheid. Regelgevingen die van toepassing zijn op de  Europese aanbestedingsrichtlijnen, de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Archiefwet en de  Comptabiliteitsvoorschriften. Verder dient iedere inkoper zich te houden aan de ‘beroepscode voor  de inkoper’ van NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement).    De medewerkers van de inkoopfunctie dienen  een helder beleid op te stellen met concrete  inkoopdoelstellingen. In een jaarlijks inkoopactieplan (IAP) wordt vervolgens invulling gegeven aan  het inkoopbeleid en de daarbij horende doelstellingen (zoals innovatief en duurzaam inkopen). Een  professionele inkoopfunctie binnen de overheid is noodzakelijk voor een efficiënte en effectieve  bedrijfsvoering en het nakomen van maatschappelijke verantwoordelijkheid [4].    

4.2 Aandachtspunten met betrekking tot Europese aanbestedingen  In de voorfase van een Europese aanbesteding is het in eerste plaats noodzakelijk dat de beslissing  daartoe door het hoogste orgaan binnen de organisatie, bijvoorbeeld de Raad van Bestuur, wordt  genomen. Het besluit om een professionele inkoopfunctie op te zetten die voor de organisatie  Europese aanbestedingenprocedures kan verrichten wordt niet vanzelfsprekend door alle  overheidsinstellingen genomen. Het komt zelfs voor dat Raden van Bestuur van aanbestedende  diensten zich in alle mogelijke bochten wringen om onder een Europese aanbesteding uit te komen.  Eén van de bekendste ‘trucs’ om niet te hoeven aanbesteden is het opknippen van een opdracht in  delen, waarvan de waardes van de delen elk onder de drempelbedragen liggen. Maar deze gang van  zaken wordt steeds vaker in rechte afgestraft.     De beslissing van het hoogste orgaan om Europees aan te besteden is voor een inkoopafdeling  essentieel om zich bij die aanbesteding gesteund te voelen in de soms lastige verhouding met het  betreffende organisatieonderdeel, ten behoeve waarvan die aanbesteding wordt verricht.    De vaststelling van wat er ingekocht moet worden ligt in de eerste plaats bij het  organisatieonderdeel. Bij die vaststelling kan echter ook de inkoopafdeling een rol spelen: wie is of  zijn de huidige leveranciers, wat wordt momenteel afgenomen, met welke frequentie en tegen  welke tarieven, hoe is de logistiek en de facturatie georganiseerd, hoe is een en ander vastgelegd,  zijn er service level agreements en is er sprake van contractmanagement?    Voor de inkoopafdeling is van belang om in de voorfase van een te verrichten Europese  aanbesteding een calculatie te maken van tijd en kosten. De volgende stap is de keuze voor de vorm  van de te verrichten aanbesteding. De verschillende aanbestedingsprocedures verlangen elk een  eigen aanpak. Er zijn vier aanbestedingsprocedures:    20 / 75   

•

•

•

•

Openbare procedure   Kenmerken:  1. Er is veel concurrentie mogelijk. Iedere geïnteresseerde kan inschrijven.  2.  De procedure kent één ronde. De geschiktheid van het bedrijf en de inhoud van de  offerte worden in één fase beoordeeld.   3. Er is geen sprake van selectie. Als de referenties en de omzet van de desbetreffende  inschrijver voldoen aan de gestelde eisen, dan is dat afdoende.   4. Het is een relatief snelle procedure van minimaal 52 dagen (of minimaal 40 dagen  ingeval van elektronisch).    Niet‐openbare procedure   Kenmerken:  1. Een beperking van het aantal inschrijvers is mogelijk met een minimum van 5  inschrijvers. Verder is bepaald dat het aantal uitgenodigde gegadigden in ieder geval  moet volstaan om daadwerkelijke mededinging te waarborgen.  2. De procedures kent twee rondes: de selectiefase (beoordeling geschiktheid) en de  gunningfase (beoordeling offerte).  3. Langere doorlooptijden dan bij de openbare procedure. Indienen aanmelding is  minimaal 37 dagen (of 30 ingeval van elektronisch) en indienen inschrijving is  minimaal 40 dagen (of 35 ingeval van elektronisch).    Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking  De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een  onderhandelingsprocedure zonder openbare publicatie van de opdracht vooraf en komt er  dus op neer dat je de opdracht zonder meer mag gunnen aan de leverancier van je keuze:  onderhandse gunning.  Er zijn een tiental gevallen wanneer dit van toepassing is, bijvoorbeeld in het geval je geen of  geen geschikte inschrijvingen hebt ontvangen, er sprake is van dwingende spoed of  herhaling van soortgelijke diensten.    Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking  Selectieprocedure met onderhandelingen waarbij:  1. Minimaal drie gegadigden voor de onderhandelingen moeten worden uitgenodigd.   2. De termijn voor het indienen van verzoeken tot deelneming aan de procedure  bedraagt minimaal 37 dagen. Inkorten van de termijn is mogelijk.   3. Er mag worden onderhandeld over de inschrijving (dus: ook over de prijs).   4. Resultaten van de onderhandelingen worden beoordeeld op basis van vooraf  vastgestelde gunningcriteria.   5. Onderhandelingen zijn vertrouwelijk.   6. De gelijke behandeling van inschrijvers dient gewaarborgd te zijn.   7. De onderhandelingsgesprekken moeten deugdelijk worden vastgelegd. 

 

Omdat materiedeskundigen of juristen voor sommige stappen erg waardevol kunnen zijn, is het  alternatief natuurlijk ook om de aanbesteding uit te besteden [10]. 

21 / 75   

5. Casus – vooronderzoek  Zowel overheidsinstellingen als de controlerende accountant lopen tegen problemen aan als het  gaat om de Europese aanbestedingsrichtlijnen (hoofdstuk 3). Het gaat dan met name om inzicht in  projecten die misschien ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Het inzetten van Computer  Assisted Auditing Tools en Techniques (CAATTs), de Europese aanbestedingentool (‘EA‐tool’) lijkt  vanuit de literatuur (hoofdstuk 2) daarvoor een goed hulpmiddel te kunnen zijn.  

5.1 Doel  Door het benaderen van verschillende accountants en overheidsinstellingen, antwoord te krijgen op  de volgende twee vragen:  • Wat is het belang van het ontwikkelen van de EA‐tool? Wat kan de toegevoegde waarde  zijn?  • Wat is de doelgroep (de accountant of de aanbestedende dienst) van de EA‐tool? Voor wie  zal de EA‐tool waarschijnlijk het meeste waarde toevoegen?    Daarnaast is het doel dat we tevens wat nuttige informatie over de werking van de EA‐tool  verzamelen. Wat zou de EA‐tool precies moeten kunnen, wat is er vereist en zijn er nog aanvullende  wensen? 

5.2 Uitvoering  Allereerst hebben we een random selectie van accountants gemaakt (onder contract bij Deloitte) die  werkzaam zijn in de publieke sector. Aan deze accountants hebben we een drietal vragen  voorgelegd:  1. Ben je betrokken bij audits waarbij Europese aanbestedingsregels in scope van de controle  zijn?  2. Zo ja, op welke manier wordt de naleving van deze richtlijnen gecontroleerd? En wat zijn dan  doorgaans de bevindingen?  3. Zou het van toegevoegde waarde zijn als (een deel van) deze controle geautomatiseerd  uitgevoerd kan worden? (bijv. door integrale data‐analyse op crediteurenadministratie)  Tijdens het uitzetten van deze vragen en het verkrijgen van antwoorden, ontvingen we meer  aanknopingspunten en contactpersonen, die tevens benaderd zijn om zo veel mogelijk informatie te  verzamelen.    De accountants konden ook veel informatie verschaffen over het belang voor hun klanten (de  overheidsinstellingen). Daarnaast hebben we ook medewerkers van de inkoopafdeling en interne  controleafdeling van VROM gesproken over hun mening over de toegevoegde waarde van de EA‐ tool.    In bijlage E staan puntsgewijs de contactpersonen met hun bijbehorende mening.     NB. Ons vooronderzoek is een exploratief onderzoek geweest, waardoor de aanpak van ons  vooronderzoek en het aantal contactpersonen wat we benaderd hebben niet statistisch te  onderbouwen is.   

22 / 75   

5.3 Conclusie vooronderzoek  Uit het vooronderzoek kunnen we concluderen dat accountants mogelijkheden en toegevoegde  waarde zien bij het inzetten van een EA‐ tool. We gaan onze tool daarom primair ontwikkelen om  toegevoegde waarde te bieden bij de controle op Europese aanbestedingen door de accountant.  Daarnaast streven we ernaar dat onze tool ook een value added service kan zijn voor de klant zelf.  Naast een efficiëntieslag in de controle van de accountant leveren de resultaten inzicht op in de  inkoopadministratie en mogelijke vervuiling van de crediteuren stamgegevens.    Er zijn in totaal elf accountants gesproken die werkzaam zijn voor aanbestedende diensten uit  verschillende (publieke) sectoren. Acht accountants zagen mogelijkheden en toegevoegde waarde  van het inzetten van een EA‐tool bij de controle op Europese aanbestedingen, twee accountants  hadden dezelfde mening onder een aantal voorwaarden (grote organisatie, twijfel bij intern  controleplan, etc.) en één accountant zag geen toegevoegde waarde van de EA‐tool.    Daarnaast zijn er medewerkers van de inkoopafdeling van VROM gesproken. Zij gaven aan goed  inzicht te hebben in Europese aanbestedingen en daar geen tool voor nodig te hebben. Wel waren  ze eventueel geïnteresseerd om de resultaten van de EA‐tool naast hun eigen controles te leggen  om te bekijken of deze overeenkomen.   Ook andere overheidsinstellingen, zoals de Gemeente Alkmaar die een interne controleafdeling  hebben ingericht speciaal voor controle op Europese aanbestedingen, denken het goed op orde te  hebben wat betreft inzicht in projecten die Europees aanbesteed moeten worden en geen tool  daarbij nodig te hebben.    En daar ligt ook het spanningsveld. Overheidsinstellingen die van mening zijn dat ze zich houden aan  de Europese aanbestedingsrichtlijnen of er slim (ongemerkt) onder vandaan proberen te komen  zitten niet op een extra controlemiddel ten behoeve van de accountant te wachten.  Aan de andere kant kunnen de resultaten verkregen met de EA‐tool voor de aanbestedende dienst  inzicht geven in de inkoopadministratie en mogelijke vervuiling van de crediteuren stamgegevens.  Daarnaast levert het natuurlijk ook voordeel op als de accountant tijd kan besparen door efficiënter  de werken met behulp van de EA‐tool.     Op basis van de verzamelde informatie kunnen we vaststellen dat accountants tegen het probleem  aanlopen niet voldoende zekerheid te hebben met de huidige manier van controleren op Europese  aanbestedingen. Dit geldt voornamelijk voor grote organisaties. Tijdens de controle wordt gebruik  gesteund op de interne controles van de aanbestedende dienst zelf, aanvullend met een steekproef,  waarmee niet altijd een uitspraak wordt gedaan op een volledig beeld. Een integrale controle op alle  gegevens zou een goede oplossing hiervoor zijn. De EA‐tool zou hierbij een goed hulpmiddel kunnen  zijn en toegevoegde waarde kunnen leveren bij de controle. Of er ook behoefte is aan de EA‐tool  voor andere partijen (waaronder de aanbestedende diensten zelf) kunnen we nog niet goed hard  maken. Ons primaire doel is daarom om de EA‐tool te ontwikkelen voor de controlerende  accountant.            

23 / 75   

5.4 Antwoord deelvraag 2: mogelijkheden toepassing CAATTs  Deelvraag 2:  Kunnen CAATTs toegepast worden om overtredingen op Europese aanbestedingsrichtlijnen detectief  op te sporen en inzicht te geven in de oorzaken daarvan?    In het vooronderzoek is gebleken dat het mogelijk is om CAATTs in te zetten bij de controle op  Europese aanbestedingsrichtlijnen. Bovendien lijkt deze methode erg wenselijk; de huidige  maatregelen geven doorgaans slechts beperkte zekerheid. Het is niet eenvoudig om inzicht te krijgen  in welke opdrachten Europees aanbesteed hadden moeten worden. De accountant dient de totaal  geraamde waarde van opdrachten die zowel boven als onder de Europese drempelwaarde vallen te  bepalen. Volgens de bestaande methode zou de accountant door middel van interviews informatie  moeten verzamelen en handmatig en steekproefsgewijs de crediteuren moeten doorlopen.    CAATTs kunnen de controlerende accountant helpen door detectief inzichtelijk te maken welke  posten er mogelijk Europees aanbesteed hadden moeten worden. De oorzaak van een eventuele  overtreding zou vervolgens in samenwerking met de aanbestedende dienst achterhaald kunnen  worden. Met behulp van CAATTs kan veel detailinformatie gegenereerd worden, maar de  kanttekening moet geplaatst worden dat de beoordeling of opdrachten Europees aanbesteed  hadden moeten worden altijd afhankelijk is van interpretatie van de resultaten.     

24 / 75   

6. Casus – praktijkonderzoek  Uit het vooronderzoek is gebleken dat het toepassen van data‐analyse een bijdrage zou kunnen  leveren bij de controle op Europese aanbestedingen. De volgende stap in dit onderzoek is om deze  stelling te toetsen met een praktijkonderzoek. In dit hoofdstuk wordt het praktijkonderzoek  beschreven dat is uitgevoerd in februari en maart 2010. 

6.1 Achtergrond en doelstelling praktijkonderzoek  6.1.1 Achtergrond  Bij het toetsen van het bestaan en de werking van de inkooporganisatie is het voor de accountant  niet eenvoudig om op juiste wijze de totaal geraamde waarde van opdrachten die zowel boven als  onder de Europese drempelwaarde vallen te controleren. De hoogte van het bedrag en de aard van  de opdracht bepalen namelijk het te volgen inkoop‐ of aanbestedingsproces.    Verder wordt er aangegeven bij de controlehandleiding voor de accountant dat:  “Alertheid geldt voor de bedragen die op de crediteurenlijst de Europese  drempelwaarden overschrijden, te controleren op de naam van de crediteur in  samenhang met de categorieën inkopen en de grootboekrekeningnummers waaronder  de boeking is geregistreerd.” [3]    Wat betreft Europese aanbestedingen wordt er door de accountant organisatiegericht  gecontroleerd. Aangevuld met gegevensgerichte detailcontroles die vaak tijdrovend zijn. Tijdens een  vooronderzoek onder verschillende accountant uit de praktijk is gebleken dat zeker bij grote  aanbestedende diensten en aanbestedende diensten met decentrale inkoopafdelingen de controle  op projecten die Europees aanbesteed hadden moeten worden erg lastig is. Met name voor  diensten is het niet altijd even duidelijk, zeker als deze over meerdere jaren lopen en op  verschillende grootboekrekeningen worden geboekt.     Alle grootboekkaarten kunnen worden nagegaan, maar dit kost vaak te veel tijd waardoor er voor  een steekproef wordt gekozen. Vaak wordt er daarom een review uitgevoerd op een steekproef van  grootste facturen, maar deze controle is niet waterdicht.  

6.1.2 Doelstelling  Het doel van ons praktijkonderzoek is het inzetten van CAATTs (Computer Assisted Auditing Tools  and Techniques) om tijdens de controle op het voldoen aan de richtlijnen voor Europese  aanbestedingen waarde toe te voegen voor de uitvoerende accountant. Hierbij willen we de  toegevoegde waarde (efficiëntie en effectiviteit) in kaart te brengen, bijvoorbeeld versnelling van  het controleproces en een toenemende zekerheid over de juistheid en de volledigheid van de  controle op Europese aanbestedingen bij aanbestedende diensten.     Daarnaast is het doel om te onderzoeken of de EA‐tool ook een value added service kan zijn voor de  klant zelf (de aanbestedende dienst). Het doel daarbij is dat de resultaten een stukje inzicht  opleveren van de inkooporganisatie en dat vervuiling van de crediteuren stamgegevens inzichtelijk  gemaakt (door middel van een health check op het crediteurenbestand).   Samengevat zal het inzetten van de EA‐tool een detectieve controle zijn die inzicht geeft in  investeringen die Europees aanbesteed hadden moeten worden volgens de richtlijnen.  25 / 75   

  6.2 Praktijkonderzoek ‐ voorwerk  Onze werkwijze tijdens het praktijkonderzoek bestaat uit een aantal stappen. Deze stappen zullen  worden toegelicht in de volgende subparagrafen.  

6.2.1 Overheidsinstelling  Het zoeken naar een geschikte overheidsinstelling waar we het praktijkonderzoek kunnen uitvoeren  hebben we tijdens het vooronderzoek (beschreven in hoofdstuk 5) al gestart. Bij het spreken van de  verschillende accountants hebben we aangegeven op zoek te zijn naar een accountant met een  aanbestedende dienst als klant die vrijwillig zou willen meewerken aan dit onderzoek.    Om het doel van de EA‐tool helder te krijgen hebben we een functioneel ontwerp opgesteld (zie  bijlage G) welke de diverse accountants gebruikt hebben bij het benaderen van verschillende  overheidsinstellingen. Uiteindelijk heeft de gebruikersorganisatie van de Gemeente Voorschoten  akkoord gegeven om het praktijkonderzoek met behulp van hun data uit te voeren. De accountant,  dhr. Van der Lek, en het hoofd van de interne controleafdeling, dhr. Kruijthof, van de Gemeente  Voorschoten zijn geïnteresseerd in het eindproduct en bereid om feedback op de resultaten te  geven.  

6.2.2 Ontwikkelmethode Europese aanbestedingentool  De ontwikkeling van de Europese aanbestedingentool is uitgevoerd volgens het Sashimi‐model. Het  Sashimi‐model is opgezet door Peter Degrace. De fasen die tijdens de ontwikkelfase worden  doorlopen komen overeen met die van het traditionele watervalmodel, het verschil is echter dat de  fasen elkaar overlappen. Door gebruik te maken van deze methode worden er veel minder bronnen  verspild.     De volgende afbeelding geeft een beeld van de werking van deze methode [28]:   

 

Figuur 1: Sashimi‐model 

  Met deze methode is de ontwikkelvrijheid groter en omdat de tool een relatief kleine applicatie  betreft is dat gewenst. Het voordeel is dat inzichten die tijdens de ontwikkeling worden verkregen,  verwerkt kunnen worden in het ontwerp en dat maakt het proces dynamischer. Er kan eenvoudig  teruggesprongen worden van ontwikkeling naar ontwerp en weer terug. Ook kunnen meerdere  personen tegelijk aan verschillende fasen van de ontwikkeling werken: wanneer één case (deel) van  de applicatie ontwikkeld is kan testwerk en verdere ontwikkeling parallel uitgevoerd worden.    26 / 75   

De literatuurstudie (hoofdstukken 2, 3 en 4) en het vooronderzoek (hoofdstuk 5) vormen de  analysefase. Het ontwerp, de implementatie, het testen en het onderhoud worden  achtereenvolgens beschreven in paragrafen 6.3 tot en met 6.6.   

6.3 Ontwerp Europese aanbestedingentool  De analysetool Europese aanbestedingen heeft als doel om de factuuradministratie van een  overheidsinstelling te analyseren en inzicht te geven welke investeringen boven de Europese  aanbestedingsgrens liggen. In de ontwerpfase van deze tool zijn twee documenten ontwikkeld: het  functioneel ontwerp (zie bijlage H) en het technisch ontwerp (zie bijlage I). In dit hoofdstuk worden  de methoden toegelicht waar de tool gebruik van maakt. De tool bestaat technisch uit vijf delen, die  in de volgende paragrafen verder worden toegelicht:   1. de voorbereiding – de brondata wordt ingelezen in ACL en omgezet naar een  standaardformaat. Vanwege de grote diversiteit aan systemen en dataformaten waarin de  dataset kan worden aangeleverd, zal dit proces handmatig moeten worden uitgevoerd.  2. de data‐integriteitscontroles – de datasets worden gecontroleerd op kwaliteit van de data,  bijvoorbeeld ontbrekende of invalide waarden.  3. de uitgebreide analyse – in dit deel worden de analyses voor de eerste rapportages  uitgevoerd.  4. de selectieve analyse – deze analyse is beperkt tot een kleine selectie van leveranciers en  levert het tweede rapport.   5. het exporteren van de resultaten – scripts om de resultaten van deel 2, 3 en 4 te exporteren. 

6.3.1 Toolfase 1: De voorbereiding   De eerste stap voor de gebruiker van de tool is het toekennen van de testparameters aan variabelen.  Deze variabelen worden in verdere scripts gebruikt en bepalen het drempelbedrag waarop wordt  gecontroleerd en de periode in scope. De periode in scope is afhankelijk van de wens van de  accountant, bijvoorbeeld het controlejaar en de drie jaren die eraan vooraf gaan. Het  drempelbedrag is afhankelijk van het type organisatie, de periode in scope en het type investering.  De gebruiker voert het type organisatie in waarmee de tool vervolgens het drempelbedrag toekent.  De drempelbedragen zijn aanwezig in een stamtabel in de tool. Ten slotte kan de gebruiker nog een  periodedeler invoeren. De periodedeler deelt het drempelbedrag door een getal dat de gebruiker  invoert. De reden is dat opdrachten over meerdere jaren kunnen lopen en dat de opdracht over  meerdere jaren heen wél boven de Europese aanbestedingendrempel uitkomt. Standaard staat de  periodedeler op 1: op deze wijze worden alleen opdrachten gerapporteerd die in één jaar boven de  drempel uitkomen.  De tweede stap is het importeren van de brondata in ACL. De tool heeft twee datasets nodig: een  factuurbestand en stamgegevens van leveranciers. Vervolgens dienen de bestanden omgezet te  worden naar een standaardformaat. Het standaardformaat is opgenomen in het functioneel  ontwerp. 

27 / 75   

  6.3.2 Toolfase 2: De data‐integriteitscontroles  De integriteitscontroles analyseren de ingelezen datasets op invalide, onwaarschijnlijke en  ontbrekende informatie. In het factuurbestand wordt gecontroleerd of de boekingen in evenwicht  zijn: debet = credit. Dit geeft een indicatie of de data volledig is en of de bedragvelden juist zijn  ingelezen. Ook wordt geanalyseerd of de debet/creditindicator overeenkomt met het teken in het  bedragveld. Dit laatste overigens afhankelijk van het systeem van de organisatie.   De stamgegevens van leveranciers worden gecontroleerd op ontbrekende waarden in relevante  velden zoals leveranciersnummer, naam en bankrekeningnummer. Tevens wordt het  bankrekeningnummer gecontroleerd middels een elfproef, waarbij ongeldige bankrekeningnummers  worden gerapporteerd. Wanneer alle velden zijn geanalyseerd, krijgt iedere leverancier een  totaalscore op basis van deze tests. Bijvoorbeeld: als een leverancier geen leveranciersnummer in de  stamtabel heeft en de bankrekening is ongeldig, dan krijgt de leverancier score 2 volgens de  facturenscore beschreven in paragraaf 6.3.3.5. Leveranciers worden van hoogste naar laagste score  weergegeven in de integriteitstrapportage.  De stamgegevens met leveranciers worden ook gecontroleerd op dubbele leveranciers. Hiertoe  worden toevoegingen (zoals B.V.) en leestekens in de leveranciersnaam weggefilterd. Vervolgens  wordt gecontroleerd of de naam vaker dan één keer in de stamdata voorkomt. 

6.3.3 Toolfase 3: De uitgebreide analyse  In de uitgebreide analyse worden verschillende kenmerken getest op basis van de inkoopfacturen.  De tool maakt onderscheidt tussen drie soorten kenmerken: leveranciers, kostentoewijzingen en  sleutelwoorden. De reden hiervoor is dat deze verschillend worden geanalyseerd. Dit heeft onder  andere te maken met de manier waarop inkoopfacturen worden geboekt.   Ter illustratie, zie onderstaand voorbeeld:  Regel  Type 

Debet 

Credit 

1 

Factuur 

 

1400

2 

Kosten 

4123 

Kostenrekening

€81,‐

3 

BTW 

1700 

Te verdelen BTW

€19,‐

Rekening Crediteuren  €100,‐

Deze factuurboeking bestaat uit drie regels: de boeking van de factuur op regel 1, de  kostenverdeling op regel 2 en de BTW op regel 3. Wanneer de totaalbedragen per leverancier  berekend moeten worden, dient de tool alleen de factuurboekingen (zoals regel) 1 te selecteren.  Wanneer kostentoewijzingen berekend moeten worden, dienen alleen kostenboekingen (zoals regel  2) geselecteerd te worden. Het herkennen van factuurregels en kostenregels in boekingen is  afhankelijk van het bronsysteem (ERP of financieel systeem van de organisatie). Het toekennen van  de regelsoort is onderdeel van de datatransformatie (zie vorige paragraaf). 

6.3.3.1 Analyse leveranciers  Het eerste kenmerk waarop wordt getest is de leverancier. Hiertoe wordt het totaalbedrag aan  betaalde facturen berekend per leverancier per jaar. Indien het totaalbedrag dat betaald is aan de  leverancier in één van de jaren in scope boven het drempelbedrag uitkomt, wordt de leverancier  met het totaalbedrag per jaar weggeschreven naar een resultaattabel. Tevens worden alle  28 / 75   

factuurnummers die aan deze leveranciers betaald zijn, opgenomen in een scoringstabel. De  scoringstabel wordt toegelicht in paragraaf 6.3.3.5. 

6.3.3.2 Analyse kostentoewijzingselementen  Na de leveranciers wordt een aantal andere kenmerken getest. Een van die kenmerken is de  grootboekrekeningen waarop de kosten van de facturen zijn geboekt. De werking is als volgt. Het  totaalbedrag aan kosten per grootboekrekening per jaar wordt berekend. Hiertoe dienen alleen de  kostenregels geselecteerd te worden. Vervolgens worden alle grootboekrekeningnummers waarvan  de totale kosten in één van de jaren in scope boven het grensbedrag uitkomen, weggeschreven naar  een tijdelijke tabel. Vervolgens worden alle facturen die geboekt zijn op deze grootboekrekeningen  geselecteerd. Ten slotte worden deze facturen geaggregeerd op grootboekrekening, leverancier en  jaar. Ook worden alle factuurnummers die op deze grootboekrekeningen zijn geboekt opgenomen in  de scoringstabel. De scoringstabel wordt toegelicht in paragraaf 6.3.3.5.  Overige kostentoewijzingskenmerken worden conform de grootboekrekeningen getest: bijvoorbeeld  kostenplaatsen en projecten. Op deze wijze worden kostenplaatsen, projecten, etc. die boven de  aanbestedingsgrens zijn gekomen gerapporteerd. 

6.3.3.4 Analyse sleutelwoorden  Behalve de leveranciers en de kostenkenmerken worden ook sleutelwoorden in  boekingsomschrijvingen getest. De eerste stap is het aanmaken van een lijst van alle woorden die in  facturen voorkomen en minimaal 5 karakters lang zijn. Daarbij wordt het totaalbedrag bijgehouden  van de betaalde facturen waarin deze sleutelwoorden voorkomen. Vervolgens wordt deze  woordenlijst gefilterd op totaalbedrag boven het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen.  Deze lijst komt ten slotte in de rapportage terecht. Ook hier wordt een scoringstabel aangemaakt  waarin alle facturen zijn opgenomen waarin minimaal één van de gevonden sleutelwoorden  voorkomt. 

6.3.3.5 Facturenscore  Zoals hierboven beschreven, bevat de scoringstabel factuurnummers en daarbij de testnaam waarop  de factuur heeft ‘gescoord’. Deze scores worden vervolgens per factuur bij elkaar opgeteld. Voor  toepassing van de methode worden de volgende criteria gebruikt:  •

Totaalbedrag voor de crediteur > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor de kostenplaats > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor het rekeningnummer > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor overige kostentoerekeningselement > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor sleutelwoord in de omschrijving > var_drempelbedrag = 1 punt 

Bijvoorbeeld: een factuur is betaald aan een leverancier die boven de aanbestedingsgrens komt en  bevat een sleutelwoord in de omschrijving boven de aanbestedingsgrens. Deze factuur krijgt een  score van 2. De facturen met de hoogste scores worden weergegeven in de rapportage. Deze  facturen hebben de grootste kans om onderdeel te zijn van een investering die Europees aanbesteed  had moeten worden. 

29 / 75   

  6.3.4 Toolfase 4: De selectieve analyse  De accountant selecteert op basis van de eerste rapportage leveranciers waarvan hij de details wil  inzien voor de selectieve (definitieve) rapportage. Deze selectie (leveranciernummers) dient te  worden geïmporteerd in ACL. Vervolgens selecteert de tool alle facturen die aan deze leveranciers  zijn betaald.  

6.3.5 Toolfase 5: Het exporteren van de resultaten naar Excel  Het laatste script in de tool exporteert de resultaattabellen van deel 2, 3 en 4 naar Excel‐sheets. In  Excel dienen nog enkele handelingen handmatig uitgevoerd te worden, zoals het maken van  draaitabellen. Een draaitabel kan bijvoorbeeld gemaakt worden op basis van de factuurregels. Op  deze wijze kunnen de gegevens geaggregeerd op leverancier en jaar in het rapport worden  weergegeven, en kan de lezer het vervolgens ‘inzoomen’ op verdere details. Dit wordt nader  toegelicht in paragraaf 6.7.   

6.4 Implementatie  Op basis van het ontwerp is de tool geïmplementeerd met behulp van de gegevens van de  Gemeente Voorschoten. Voor de implementatie van de tool is het van belang kennis te hebben van  het bronsysteem waar de data vandaan komt. 

6.4.1 Verzamelen data  Voor de financiële administratie maakt Gemeente Voorschoten gebruik van Coda. Een medewerker  van de IT‐afdeling heeft het dataverzoek dat in het functioneel ontwerp van de Europese  aanbestedingentool is opgenomen, vertaald naar de tabellen en velden die de benodigde gegevens  bevatten. Vervolgens is een download gemaakt van deze tabellen over periode 2004 t/m 2009.     Dit zijn de volgende tabellen:  • CODAFIN_OAS_DOCHEAD   Deze tabel bevat de document header informatie van boekingen.    • CODAFIN_OAS_DOCLINE   Deze tabel bevat de regelinformatie van boekingen.    • CODAFIN_OAS_ELEMENT   Deze tabel bevat ‘element masters’. Dit is de beschrijving van elementen zoals  grootboekrekening en kostenplaats.    • CODAFIN_OAS_ELMADDRLIST  Deze tabel bevat de adresgegevens behorende bij een element.    • CODAFIN_OAS_ELMBANKLIST  Deze tabel bevat de bankgegevens behorende bij een element.   

30 / 75   

6.4.2 Inlezen en verwerken data  In paragraaf 6.3.1 is beschreven dat de data handmatig in de ACL‐tool moet worden ingelezen en  getransformeerd naar een standaardformaat. De volgende stappen zijn hiertoe doorlopen:  1. Op basis van boekingsnummer zijn de boekingshoofdregels met de boekingsdetailregels  gekoppeld.  2. Op basis van boekingstype is een selectie gemaakt van inkoopfactuurboekingen.  3. Door koppeling van factuurboekingen met stamtabel element zijn de elementbeschrijvingen  aan de boekingen gekoppeld. Elementen in CODA zijn grootboekrekening, kostenplaats,  project en functie.  4. Koppeling van crediteurenstamtabel met stamtabel bankrekeningnummers op basis van  leveranciernummer.  5. Transformatie van velden naar het standaardformaat, zoals in het functioneel ontwerp is  beschreven.  De hierop volgende stappen zijn reeds geprogrammeerd in de tool volgens het technisch ontwerp.  De resultaten die bij implementatie van de tool zijn gegenereerd worden beschreven in paragraaf  6.7 . 

  6.5 Testen en randvoorwaarden  De testfase van de Europese aanbestedingentool is gericht op het controleren of de tool juiste en  volledige resultaten genereert. Overige aspecten die doorgaans bij testwerk worden gecontroleerd,  zoals beschikbaarheid van het systeem waarop wordt getest, zijn voor de tool niet van toepassing.  De reden hiervoor is dat de tool gebruik maakt van een datadump en daarom geen impact op het  bronsysteem heeft – afgezien van het feit dat de download zelf impact kan hebben. Dit risico dient in  overleg met de IT‐organisatie van de organisatie te worden besproken. Omdat er geen risico’s zijn  met betrekking tot verlies of ongeautoriseerde wijzigingen van brongegevens, is functiescheiding  tussen de OTAP fasen (ontwikkel, test, acceptatie en productie) niet nodig.  Om de juiste en volledige verwerking van de tool te controleren zijn de volgende acties uitgevoerd:  •

Controle totaaltellingen en totaalbedragen van bronbestanden versus ingelezen bestanden.  Op deze wijze is de juiste werking van de voorbereidende scripts (inlezen en transformeren  van de data) gevalideerd. 

•

De eerder beschreven data‐integriteitschecks. Deze controles geven een beeld van de  kwaliteit van de data. Wanneer bepaalde velden niet juist zijn verwerkt zullen de resultaten  van deze checks opvallen waardoor fouten eenvoudig opgemerkt kunnen worden. 

•

Een kwaliteitsreview door een ervaren data‐analist op de gebruikte scripts en de resultaten 

Deze uitgevoerde leveren zekerheid op dat de gegevens juist en volledig zijn verwerkt en dat de  rapportages correcte informatie weergeven. 

31 / 75   

  6.6 Onderhoud  Met betrekking tot het onderhoud zijn enkele punten van belang. Ten eerste bevat de tool een tabel  met drempelbedragen die elke twee jaar opnieuw door de EU worden vastgelegd. Het is van belang  om deze drempelwaarden actueel te houden. Ten tweede kunnen wijzigingen in de datastructuur  invloed hebben op het inleesscript.  Overig onderhoud van de tool kan inhouden dat de tool aangepast wordt op basis van  voortschrijdend inzicht. In dat geval dient de wijziging te worden vastgelegd in het change log van de  tool dat is ingebouwd in de scripts.   

6.7 Praktijkonderzoek ‐ resultaat  6.7.1 Resultaten – ronde 1  In eerste instantie hebben we alle resultaten die we uit de analyse hebben verkregen samengevoegd  in een eerste rapportage in Excel waarbij op verschillende tabbladen de resultaten van de analyses  zijn weergegeven. Zie bijlage G voor een nadere toelichting van de opzet en inhoud van deze  rapportage.    Deze (eerste) rapportage hebben we voorgelegd aan de accountant van de Gemeente Voorschoten  (Dhr. Van der Lek). De eerste reactie was positief. Veel gegevens worden in één rapportage  inzichtelijk gemaakt en door middel van verschillende draaitabellen en selecties kunnen de  overzichten naar eigen wens worden ‘gecustomized’.    Zijn feedback op deze rapportage:  ‐ De rapportage heeft erg veel tabbladen, waardoor het een overkill aan informatie is  geworden.  ‐ Dhr. Van der Lek zou eerst het overzicht van de leveranciers bekijken om te bepalen welke  interessant zijn om nader te bekijken. Hij zou daarvoor in principe alleen naar de bedragen  in 2009 kijken (en eventueel 2008) omdat de verklaring over 2009 gaat. Het huidige  overzicht geeft ook de bedragen van een aantal jaar terug. Dit is een gevoelig punt: als  accountant wil je misschien niet weten dat je in 2006 een fout hebt gemaakt.  ‐ De verschillende overzichten met sleutelwoorden, projecten, grootboekrekeningen en  elementen (balansverbijzonderingen) geven aanvullend inzicht, maar het zou  overzichtelijker zijn als je deze kenmerken per interessante leverancier zou koppelen in  plaats van andersom.  ‐ Door de (strenge) richtlijnen van de AFM, zoals beschreven in paragraaf 3.6.2, mag het  dossier van de accountant alleen gegevens bevatten die onderbouwd kunnen worden. Een  accountant zou dus uiteindelijk alleen in de rapportage de crediteuren willen die nader zijn  onderzocht.  ‐ De overzichten over juistheid en volledigheid van de data geven opmerkelijke inzichten,  maar staan eigenlijk los van de controle op Europese aanbestedingen.     Naar aanleiding van deze feedback op de eerste weergave van de resultaten hebben we besloten de  resultaten in twee stappen op te leveren. Allereerst krijgt de accountant een overzicht van  crediteuren met totaalbedragen per jaar waarbij het totaalbedrag over de jaren heen boven het 

32 / 75   

drempelbedrag lag. In deze rapportage wordt ook het overzicht van de sleutelwoorden toegevoegd,  wat aanvullende informatie kan geven.    Aan de hand van deze eerste rapportage, mogelijk in combinatie met de lijst van projecten die  Europees aanbesteed zijn door de aanbestedende dienst, kiest de accountant de crediteuren uit die  interessant zijn om nader te bekijken.     Met dit overzicht hebben wij een tweede rapportage opgesteld die per crediteur de  grootboekrekeningen, functies (elementen) en kostenplaatsen weergeeft. Door vervolgens op een  bedrag te klikken wordt een nieuw tabblad aangemaakt die alle onderliggende facturen laat zien.     De overzichten over de juistheid en de volledigheid van de data, de integriteitscontroles, zullen in  een aparte rapportage opgeleverd worden. Op deze manier kan de accountant zelf beslissen in  welke context deze gegevens gebruikt zullen worden.   

6.7.2 Resultaten – ronde 2  De resultaten van de EA‐tool worden in twee stappen gerapporteerd, bestaande uit drie  rapportages:    Rapportage deel 1  Deze rapportage is een gedeelte van de rapportage uit de eerste ronde. De eerste vier tabbladen  (A1. Leveranciers+ details, A2. Sleutelwoorden + details) worden weergegeven in deze rapportage en  geven inzicht in de leveranciers die betrokken zijn bij mogelijke Europese aanbestedingsposten.   

  Zie bijlage G voor een beschrijving van de inhoud van deze tabbladen of het functioneel ontwerp in  bijlage H.    De accountant selecteert aan de hand van deze rapportage een lijstje van crediteuren die  interessant zijn om nader te bekijken.           

 

33 / 75   

Rapportage deel 2  Deze rapportage bevat twee tabbladen:   

  Op het tabblad A1. Kosten pivot kan per geselecteerde crediteur de bijbehorende  grootboekrekeningen, functies (elementen) en kostenplaatsen worden weergegeven.   Zie hieronder een voorbeeld.   Voor de crediteur ‘Maandag’, de grootboekrekening ‘Inhuur ten laste van onderuitputting’ met de  functie ‘Bouwgrondexploitatie’ zijn de verschillende kostenplaatsen met de totaalbedragen per jaar  overzichtelijk weergegeven:   

  Wanneer de accountant een bedrag interessant vindt om nader te bekijken, dan kunnen de  onderliggende facturen bekeken worden door op het desbetreffende bedrag te klikken. Er wordt  een nieuw tabblad aangemaakt (Sheet 1) waar een overzicht van de facturen wordt weergegeven:   

 

 

34 / 75   

  In combinatie met het (opgevraagde) overzicht van projecten die Europees zijn aanbesteed door de  aanbestedende dienst waar de accountant de controle uitvoert, zouden posten in kaart gebracht  kunnen worden die misschien ten onrechte niet aanbesteed zijn.    Deze rapportage kan vervolgens bij de dossiervorming worden gebruikt omdat dit de crediteuren  zijn die de accountant nader heeft onderzocht. Daarnaast is ook een bijschrijving van de gebruikte  EA‐tool nodig, waarvoor het functioneel ontwerp goed kan worden ingezet (bijlage H).      Rapportage deel 3  De resultaten van de integriteitscontroles  worden in een aparte rapportage opgeleverd. Dit zijn de  laatste tabbladen van de rapportage uit de eerste ronde (C1. Integriteitscontrole stamgegevens  leveranciers, C2. Dubbele leveranciers, C3. Bankrekeningnummers en C3. Bedragveld). Zie bijlage G  voor een beschrijving van de inhoud van deze analyses.   

 

    De drie rapportages zijn digitaal beschikbaar naast deze scriptie.    35 / 75   

6.8 Beoordeling inzet EA‐tool  6.8.1 Beoordeling accountants  Aan de hand van de verbeterde methode voor het aanleveren van de resultaten (in twee stappen)  hebben we de beoordeling van het instrument (de EA‐tool) aan vier accountants voorgelegd die  betrokken zijn bij de controle op Europese aanbestedingen (allen werkzaam bij Deloitte).     Controlerend accountant bij de Gemeente Voorschoten (Dhr. Van der Lek)  “Aan de hand van de resultaten uit de EA‐tool kan gemakkelijk worden vastgesteld of de eigen  controle van de gemeente wel effectief is. De resultaten laten alle crediteuren en betalingen zien,  waardoor nieuw inzicht wordt verkregen. De resultaten op volledigheid en juistheid van de data  geven daarnaast geeft extra inzicht in de inrichting van de crediteurenadministratie”.     Eindverantwoordelijke jaarrekeningcontrole Gemeente Voorschoten (Dhr. Drinkwaard)   “Bij de beoordeling op rechtmatigheid met betrekking tot het naleven van de Europese  aanbestedingsrichtlijnen geeft de tool meer zekerheid bij het doen van een uitspraak omdat naar  alle data wordt gekeken in plaats van naar een steekproef.”    Director AAC (Accounting Auditing Center van Deloitte) (Dhr. Hofmeijer)  “Ik vind het functioneel ontwerp prima. Vanuit de geldstromen en crediteuren slim kijken naar wat  EU‐aanbestedingen zouden kunnen zijn geweest. Effectief is dit daarom zeker, maar om te bepalen  of het ook efficiënt is moet je bekijken hoeveel tijd (en daarmee geld) het kost om de tool uit te  voeren.”    Controlerend accountant bij verschillende onderwijsinstellingen (Dhr. Rosbeek)  “Ik denk dat de tool zeker behulpzaam kan zijn, de tool geeft richting aan de  controlewerkzaamheden door de accountant. Enkele voordelen zijn:  1. Zoeken op omvang van inkopen  2. Meerjarig beeld van de financiële omvang van de leveringen door crediteuren  3. Zoeken op woorden is mogelijk  4. Aantal facturen, etc.  Daarna dient het detailonderzoek te beginnen om samen met de klant na te gaan in hoeverre er  inkooppakketten zijn die de grens van Europees aanbesteden overschrijden.”   

6.8.2 Beoordeling klant  We hebben tevens de resultaten besproken met het hoofd van de Interne Controle afdeling (IC) van  de Gemeente Voorschoten, dhr. Kruijthof.    Bij deze gemeente zijn de administraties niet dusdanig ingericht dat er een overzicht gemaakt kan  worden van projecten die Europees zijn aanbesteed. De meeste aanbestedingen gaan via de  afdelingen Ruimtelijke Ordening, Welzijn en Uitvoerend Bedrijf. Door de interne controle afdeling  wordt om de drie maanden een lijst van crediteuren opgevraagd en daarop wordt een steekproef  gedaan op de meest interessante bedragen. Deze worden vervolgens gecheckt met de verschillende  afdelingen. De IC geeft zelf aan dat dit een beetje natte vinger werk is, maar zelf geen andere  oplossing ziet.   

36 / 75   

Voor IC ligt de meeste toegevoegde waarde van de eerste rapportage in het snel verkrijgen van  inzicht in wat er aan welke leverancier betaald is. Hiermee worden al een aantal intensieve stappen  overgeslagen, en kan er meteen worden overgegaan tot de controle zelf. Hierdoor is de controle  veel pragmatischer dan de huidige manier van controleren.  Met de detailrapportage (tweede rapportage) wordt er inzichtelijk gemaakt waaraan de kosten zijn  besteed, wat de bijbehorende facturen zijn en wanneer deze betaald zijn, zodat er gericht door IC  nader onderzocht gedaan kan worden of er juist is gehandeld met betrekking tot de richtlijnen van  Europese aanbestedingen.    We hebben de detailrapportage met de geselecteerde crediteuren door de accountant  doorgenomen, waarbij IC per crediteur heeft aangegeven of er een Europese aanbesteding is gedaan  en zo nee, wat de reden hiervan was. Deze analyse is bijgevoegd in bijlage J. De conclusie is als volgt  weer te geven: 

De drie crediteuren die ook bij de IC onbekend zijn, waren zonder de inzet van de EA‐tool  waarschijnlijk niet opgemerkt. Ook de crediteuren waar de IC geen verklaring voor heeft waarom  deze niet Europees zijn aanbesteed gaan nader uitgezocht worden naar aanleiding van deze  resultaten.     De IC van een organisatie zelf heeft weer andere kennis dan de controlerende accountant van deze  organisatie. Wanneer de selectie van interessante crediteuren die naar aanleiding van de eerste  (uitgebreide) rapportage gemaakt wordt door de interne controle afdeling zal deze  hoogstwaarschijnlijk verschillen van de selectie die door de accountant is gemaakt. We hebben  daarom tevens het hoofd van de interne controle afdeling gevraagd om een selectie te maken naar  aanleiding van de eerste rapportage. Daarin zouden 13 (drie onbekend, acht verklaring grijs gebied  en twee geen verklaring) dezelfde crediteuren zitten als in de selectie door de accountant.    De rapportage op volledigheid en juistheid van de data geeft interessante vraagstukken, waar de IC  niet direct een antwoord op heeft en ook verder wilt uitzoeken.    Aanvullingen:  ‐ Dit is meer een detectieve controle en de rol van IC is voornamelijk preventief. Misschien  zou je de tool daarom halfjaarlijks kunnen uitvoeren om nog wat te kunnen sturen in het  tweede half jaar.  ‐ Twee detailrapportages: voor de accountant en voor de interne controle afdeling op basis  van eigen gemaakte selecties.  ‐ Het zou nuttig zijn om een kleine handleiding bij de rapportages te voegen.   

 

37 / 75   

6.9 Antwoord deelvraag 3: effectiviteit en efficiëntie van CAATTs bij  wetmatigheidscontrole  Deelvraag 3:  Vormen CAATTs een effectief en efficiënt instrument om bij te dragen aan risicobeheersing met  betrekking tot de naleving van de wet‐ en regelgeving?    Op basis van definities volgens de Norea zijn de kwaliteitsaspecten effectief en efficiënt als volgt  geïnterpreteerd:  • Het kwaliteitsaspect effectief is de mate waarin CAATTs voldoen aan de vooraf gestelde  doelstellingen.  • Het kwaliteitsaspect efficiënt is de verhouding tussen de gerealiseerde en begrote kosten.  Onder kosten worden drie aspecten verstaan:   ‐ het prestatieniveau (verhouding tot het verbruik van middelen en de kosten)  ‐ de 'herbruikbaarheid'   ‐ de mate waarin de productiviteit van gebruikers toeneemt    Aan de hand van de beoordeling door verschillende praktijkspecialisten over de inzet van de  Europese aanbestedingentool, is de conclusie dat deze tool een effectief hulpmiddel is bij de  risicobeheersing met betrekking tot de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor de accountant  levert de tool een stevige basis voor de controle omdat de volledige inkoopadministratie wordt  geanalyseerd in plaats van een beperkte controle op basis van een steekproef. Bovendien kan aan de  hand van de resultaten worden vastgesteld of de interne controle van de aanbestedende dienst  effectief is. Voor de organisatie zelf levert de rapportage inzicht op in de uitgaven omdat de  resultaten een totaalbeeld geven van leveranciers en betaalde facturen.    In het onderzoek is tevens gebleken dat de Europese aanbestedingentool  in herbruikbaarheid en  productiviteit een efficiënt instrument is. De tool is ontwikkeld met analysescripts in de data‐ analysesoftware ACL. Deze scripts kunnen in toekomstige jaren en voor andere overheidsinstellingen  worden toegepast, waarmee de herbruikbaarheid is gewaarborgd. Ook in productiviteit levert de  tool winst op. Traditioneel moet de accountant handmatig alle leveranciersgegevens doorlopen  waardoor het veel tijd kost om de relevante crediteuren te vinden. In het praktijkonderzoek is  gebleken dat de tijd die benodigd is om dit met de tool uit te voeren, significant korter is dan de tijd  die de accountant met de traditionele controle kwijt zou zijn.    In dit onderzoek is niet vastgesteld of de Europese aanbestedingentool ook in het opzicht  kostenbesparing (het ‘prestatieniveau’) efficiënt is. Hiertoe zou een een kosten‐baten analyse  uitgevoerd moeten worden. Dit zou een interessant vervolgonderzoek kunnen zijn .  

38 / 75   

7. Conclusie  Onderzoeksvraag:  Op welke wijze kunnen CAATTs (Computer Assisted Audit Tools and Techniques) een bijdrage leveren  aan risicobeheersing bij het voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen voor  overheidsinstellingen?    In het onderzoek hebben we kunnen concluderen dat CAATTs een efficiënte en effectieve bijdrage  kunnen leveren bij de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Tevens  draagt de tool bij aan de risicobeheersing omtrent deze wetgeving doordat de organisatie en de  accountant meer inzicht krijgen in het uitgavenpatroon. De accountant beschikt met de resultaten  van de tool over een totaaloverzicht van alle projecten die mogelijk Europees aanbesteed hadden  moeten worden en kan daarmee een gefundeerde beoordeling geven of de desbetreffende  overheidsinstelling aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen heeft voldaan.    In het literatuuronderzoek is duidelijk geworden dat overheden bij het niet naleven van de Europese  aanbestedingsrichtlijnen verschillende risico’s lopen. De belangrijkste hiervan zijn het ontvangen van  een afwijzende accountantsverklaring of een accountantsverklaring met beperking, het oplopen van  financiële schade door oplegging van boetes en imagoschade. Controlerende accountants lopen  risico’s bij de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wanneer blijkt dat  de accountant in dit kader onvoldoende onderzoek heeft gedaan, bestaat het risico dat het AFM een  sanctie oplegt. Dat kan een waarschuwing zijn, maar in het ergste geval zelfs tot doorhaling uit het  accountantsregister leiden.    Een probleem bij de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen en de controle ervan, is dat  overheidsorganisaties in veel gevallen weinig zicht hebben op welke investeringen gedaan zijn en om  welke bedragen het daarbij gaat. Om hier een oplossing voor te vinden, zijn in een vooronderzoek de  mogelijkheden van het toepassen van CAATTs (Computer Assisted Auditing Tools and Techniques)  onderzocht. Uit interviews met praktijkdeskundigen is gebleken dat er draagvlak is voor dergelijke  hulpmiddelen.    Op basis hiervan is de Europese aanbestedingentool ontworpen: een tool die accountant helpt om  controle op Europese aanbestedingsrichtlijnen uit te voeren en tevens inzicht  aan de klant geeft  over de uitgaven per leverancier. De ontwikkeling en implementatie van de tool heeft  plaatsgevonden als onderdeel van de accountantscontrole bij de Gemeente Voorschoten. In  samenwerking met de controlerend accountant en het hoofd van de interne controle afdeling van  Gemeente Voorschoten zijn de benodigde informatie en data verkregen.    De rapportage die hieruit is voortgekomen werd positief ontvangen door zowel de controlerende  accountant als bij de gemeente. Op basis van hun kennis konden zij bevestigen dat de rapportage  effectief is: het geeft een overzichtelijk beeld van gemaakte kosten boven de drempelwaarden voor  Europese aanbestedingsrichtlijnen.    Een kanttekening die door de accountant werd geplaatst is dat de rapportage een ‘overkill’ aan  informatie bevatte, wat het tijdrovend maakt om volledig te verantwoorden in een auditdossier. Als  reactie hierop is met de Europese aanbestedingentool een tweede rapportage ontwikkeld op basis  van een door de accountant gemaakte, beperkte selectie van leveranciers.    De uiteindelijke resultaten hebben we bij vier verschillende accountants en de Gemeente  Voorschoten teruggelegd, om inzichtelijk te krijgen op welke wijze de ontwikkelde EA‐tool een  39 / 75   

bijdrage heeft of kan leveren aan de risicobeheersing bij het voldoen aan de Europese  aanbestedingsrichtlijnen.    De EA‐tool kan een succes zijn als aan de succesvoorwaarden is voldaan, zoals in de hierna  beschreven reflectie. De resultaten van de tool geeft extra inzicht in zowel de inkoopadministratie  als de crediteuren stamgegevens wat zowel accountant als aanbestedende dienst voorheen niet  hadden. Daarnaast wordt de analyse uitgevoerd op de volledige data, wat extra zekerheid oplevert  tijdens de controle dat er geen crediteuren of posten over het hoofd worden gezien.    

Reflectie  De EA‐tool is een succes als deze wordt ingezet door de accountant bij grote overheidsinstellingen  waarbij het lastig is om een overzicht te hebben op de inkoopadministratie. De accountant zet de  EA‐tool in als detectief controle‐instrument tijdens de controle op de naleving van de Europese  aanbestedingsrichtlijnen. Als input voor de tool zijn alle boekingen van inkoopfacturen (van de  periode in scope) nodig en een overzicht van stamgegevens van leveranciers. Deze data dient in  werkzaam formaat aangeleverd te worden. Aan de hand van de opgeleverde rapportages bepaalt de  accountant welke zaken interessant zijn om nader te onderzoeken.  Er zijn ook beperkingen aan de tool gebleken. Zo is de EA‐tool niet zelfdenkend en kan er op basis  van de factuurgegevens niet aangeven worden of een bepaalde post een werk, een dienst of een  levering is. Daarom is er altijd een interpretatieslag van de resultaten nodig door een accountant of  de interne controleafdeling zelf.  Bijvangsten van de tool zijn de aanvullende controle op de juistheid van de gegevens (derde  rapportage: integriteitscontroles) en tevens de tijdsbesparing omdat er een aantal intensieve  (uitzoek)stappen tijdens de controle worden overgeslagen.   

40 / 75   

8. Terugblik en vervolg  8.1 Verantwoording    Achteraf bekeken is ons onderzoek wat moeizaam gestart. Na het uitwerken van het idee in de vorm  van een onderzoeksvraag en deelvragen, liepen we eerst tegen het probleem aan om de noodzaak  van ons onderzoek helder te krijgen. Hoe zou de CAATTs ingezet kunnen worden en wie heeft hier  het meeste belang bij? Hiervoor hebben we een vooronderzoek gedaan onder verschillende  accountants. De methode van dit vooronderzoek is niet te onderbouwen, we zijn hierbij exploratief  te werk gegaan en geëindigd wanneer we naar ons idee voldoende informatie hadden om verder te  gaan.    Het praktijkonderzoek heeft uiteindelijk volgens planning plaatsgevonden. We zijn bij de keuze van  de overheidsinstelling niet selectief geweest en hebben gekozen voor de eerste organisatie die  bereid was om vrijwillig mee te werken.    De vorm en inhoud van de uiteindelijke rapportage (in drie delen) zijn gebaseerd op de mening van  drie accountants. Of deze manier van rapporteren ook voor andere accountants werkzaam is zou de  praktijk moeten uitwijzen wanneer van de EA‐tool een product wordt gemaakt en bij meerdere  controles wordt ingezet.  

  8.2 Zelfreflectie    Als we terugkijken op dit onderzoek zijn we er ons van bewust geworden dat het essentieel is om  nauw samen te werken met de accountant. De werkzaamheden van de IT‐auditor en de accountant  hebben veel raakvlakken en het delen van kennis hierover is voor beide partijen waardevol. De  samenwerking is niet vanzelfsprekend: in de praktijk werken     De samenwerking tussen onszelf hebben we beiden als zeer prettig ervaren en is soepel verlopen.  De taken waren duidelijk verdeeld en door het wekelijks samenkomen konden we elkaar goed  aanvullen.     Een groot leerpunt van dit onderzoek is de invloed van de AFM. Het heeft ons verbaasd hoeveel  invloed de AFM heeft op de controle van de accountant en hoe deze invloed uiteindelijk leidend is  voor de bruikbaarheid en inzet van CAATTs.     Daarnaast hebben we kunnen meemaken hoeveel tijd er uiteindelijk in gaat zitten om een tool te  ontwikkelen waarvan de effectiviteit en efficiëntie is uitgebleken.     Al met al was het een leuk en leerzaam traject, waar we beiden nog niet klaar mee zijn…   

     

41 / 75   

8.3 Vervolg  Naar aanleiding van ons onderzoek, zijn we tegen een aantal punten aangelopen, die we adviseren  om als mogelijk vervolgonderzoek op te pakken:    ‐ Hoe kan de EA‐tool verder worden aangescherpt zodat ook de efficiëntie wat betreft  kostenbesparing (‘prestatieniveau’) inzichtelijk gemaakt kan worden? Een belangrijk aspect  daarbij is om de doorlooptijd van de analyse op Europese aanbestedingsposten in kaart te  brengen zodat de tijdsbesparing inzichtelijk wordt. Een kosten/baten analyse kan een  antwoord geven of de EA‐tool ook op dit aspect een efficiënt instrument is.  ‐ Hoe kan de EA‐tool als detectieve controle voor de accountant ook als preventieve controle  voor de interne controle afdeling van de aanbestedende dienst worden omgezet? Een  aspect daarbij is om te bekijken of de tool ook tijdens het jaar gedraaid kan worden, zodat er  nog bijgestuurd kan worden.  ‐ Hoe kan de EA‐tool verder ontwikkeld worden naar een product?   ‐ Wat zijn precies de eisen van de AFM en wat is de invloed daarvan op de controle van de  accountant?  ‐ Wat betekent dit onderzoek voor het vakgebied van RA (register accountants)? De EA‐tool  levert inzichten op die voorheen niet verkregen waren. Kunnen RA’s van grote  overheidsinstanties wel om deze EA‐tool heen?  

42 / 75   

Begrippenlijst  ACL = Audit Command Language (Data‐analyse software)    AO = Administratieve organisatie     Bao = Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten    Bass = Besluit aanbestedingsregels voor speciale sectoren    CAATTs = Computer Assisted Audit Tools and Techniques    EA = Europese aanbestedingen    Effectiviteit (volgens Norea) = de mate waarin een object in overeenstemming is met de vooraf  gestelde eisen en doelstellingen    Efficiëntie (volgens Norea) = de verhouding tussen de gerealiseerde en begrote kosten. Onder  kosten worden drie aspecten verstaan:   ‐ het prestatieniveau (verhouding tot het verbruik van middelen en de kosten)  ‐ de 'herbruikbaarheid'   ‐ de mate waarin de productiviteit van gebruikers toeneemt    ERP = Enterprise Resource Planning (systeem)    IC = Interne Controle    Norea = Nederlandse Orde van Register EDP‐auditors    OTAP = Ontwikkeling, Testen, Acceptatie en Productie     VROM = Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer 

43 / 75   

44 / 75   

Literatuurlijst  Europese aanbestedingen  [1]  Sluis‐Thiescheffer, E.M., Blom, M., Karssen, B. Nalevingsmeting Europees aanbesteden 2006. Ministerie  van Economische Zaken, Significant B.V. Barneveld, 2006.  [2]  Artikel “Verantwoord aanbesteden zonder problemen met de accountants.” Attitude Consultancy, 2006.  [3] van Rens, H. Leidraad controle naleving inkoop‐ en aanbestedingsvoorschriften. Deloitte Accounting & Auditing  Center, Rotterdam 2007.  [4] Dukes, M. Europees aanbesteden nieuwe kansen, nieuwe prijzen. Sdu Uitgevers bv, Den Haag 2007.  [5] Blend, G.W. van der; Nouhuys, J.F. van Aanbestedingsrecht: handboek van het Europese en het  Nederlandse aanbestedingsrecht. Sdu Uitgevers bv, Den Haag, 2004.  [6] Bartels, C.J.G.M. Regelgeving aanbestedingsrecht. Sdu Uitgevers bv, Den Haag, 2006.  [7] IOEA (Interdepartementaal Overlegorgaan Europese Aanbestedingsvoorschriften) nieuwsbrieven (onder  andere nummers 17 en 24)  [8] Artikel Logtenberg, H. Halve marktwerking. Intermediair nr26 – 26 juni 2008 [9] Website van NIVRA (Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants): www.nivra.nl   [10] Website Kennisportaal Europese aanbestedingen: www.europeseaanbestedingen.eu Met onder andere: ‐ Europese geïntegreerde richtlijn 2004/18/EG  ‐ Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten)  ‐ Bass (Besluit aanbestedingsregels voor speciale sectoren)  ‐ Handreiking voor collegebesluit inzake inkopen en aanbesteding  [11] Website Kennisportaal Europa Decentraal: www.europadecentraal.nl [12] Website van Ministerie van Binnenlandse Zaken: www.minbzk.nl Met onder andere:  ‐ BAPG (Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten)  ‐ Gemeentewet (ex artikel 212)  [13] Website van PRPG (Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten): www.platvormrechtmatigheid.nl [14] Website van AFM (Autoriteit Financiële Markten): www.afm.nl [15] Artikel Accountancy web redactie AFM: Accountantscontrole Big 4 faalt www.accountancyweb.nl 4  december 2009  [16] Artikel Accountancy news AFM: extra aandacht aan controle‐ en verslaggevingsaspecten in verband met  kredietcrisis Accountancy news, 21 april 2009 

IT audit en CAATTs  [17] Starreveld, Prof. R.W. RA, Bestuurlijke informatieverzorging, typologie van de bedrijfshuishoudingen. Wolters‐Noordhoff, Groningen, 2007  [18] Fijneman, R., Roos Lindgreen, E. Veltman, P. Grondslagen IT auditing. Sdu Uitgevers bv, Den Haag, 2005. [19] van Biene‐Hershey, M.E. IT Auditing: An Object Oriented Approach. Delwel, 1996. [20] Gallegos, F., Senft, S., et al. Information Technology Control and Audit. Taylor & Francis Ltd, 2008.  [21] Braun, R.L., Davis, H.E. Computer‐assisted audit tools and techniques: analysis and perspectives.  Managerial Auditing Journal Volume 18, p. 725‐731, 2003.  [22] Halper, S.D Handbook of EDP Auditing. Warren, Gorham & Lamont, 1985. [23] Zhao, N. Yen D. C. Chang I‐C Auditing in the e‐commerce era. Information Management & Computer 

45 / 75   

Security Vol. 12 No. 5, pp. 389‐400, 2004. [24] Basu, S.K. Auditing: Principles and Techniques. Dorling Kindersley (India) Pvt, Ltd., 2007.  [25] Anantha Sayana, S. Using CAATs to support IS Audit. Information Systems Control Journal, Volume 1,  2003.  [26] ISACA Standards Board IS Auditing Guideline: use of computer assisted audit techniques (CAATs)  Information Systems Audit and Control Association, 1998‐2008  [27] Website van Information Systems Audit and Control Association: www.isaca.org

Overig  [28] McConnell, S.M., Rapid Development. Taming Wild Software Schedules. Microsoft Press, 1996  [29] Website van analyse‐software Audit Command Language: www.acl.com

   

46 / 75   

Bijlage A ‐ Definities    Als aanbestedende diensten kunnen worden aangemerkt:  • de Nederlandse staat*: ministeries, rijksdiensten   • provincies   • gemeenten   • waterschappen   • overheden en overheidsbedrijven die werkzaam zijn in de nutssector   • particuliere bedrijven die van de overheid een exclusief recht hebben gekregen om hun  kernactiviteit in de nutssector uit te voeren   • gemeenschappelijke regelingen   • publiekrechtelijke instellingen (dit begrip is nog sterk in ontwikkeling, [7])  • verenigingen en of stichtingen, gevormd door een of meer van de hierboven genoemde  instellingen.    * In het geval dat overheden niet of onvoldoende gehoor geven aan de Europese  aanbestedingsregelgeving stelt de Europese Commissie de Nederlandse Staat aansprakelijk [3].     **********************************************************************************  Bij de drempelwaarden in de richtlijnen voor Europese aanbestedingen worden de volgende  definities voor werken, leveringen en diensten gehanteerd [3]:    Definitie werken: een werk is het product van bouw‐ dan wel wegenbouwkundige werken in hun  geheel dat ervoor bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.     Voorbeelden van werken: algemene bouwnijverheid (bijvoorbeeld gebouwen, tunnels en bruggen),  sloperswerkzaamheden, waterbouw (bijvoorbeeld baggerwerkzaamheden), spoorwegbouw en  wegenbouw.     Definitie leveringen: overeenkomsten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop  nemen van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met  zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering.     Voorbeelden van leveringen: aankoop kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, plaatsen of  installeren van medische apparatuur of een telefooncentrale.     Definitie diensten: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd  kunnen worden als opdrachten voor leveringen en werken.   Bij aanbesteding van diensten moet een onderscheid gemaakt worden tussen diensten die onder het  volledige regime (bijlage 2A van de richtlijn) en het beperkte regime vallen (bijlage 2B van de  richtlijn). Voor 2A‐opdrachten geldt dat deze worden uitgevoerd onder de volledige  verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De opdrachtgever kan sturend optreden, maar de  eindverantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtnemer. Voor 2B‐opdrachten gaat het vaak om het  tijdelijk inhuren van capaciteit waarbij de werkzaamheden onder regie en verantwoordelijkheid van  de opdrachtgever worden uitgevoerd. Opdrachten betreffende groenvoorziening behoren ook tot  2B opdrachten.     Voorbeelden diensten: onderhouds‐ en reparatiediensten, schoonmaakdiensten,  accountantsdiensten, verzekeringsdiensten, uitgeverij‐ en drukkerijdiensten en vuilophaaldiensten.  47 / 75   

48 / 75   

Bijlage B ‐ De geschiedenis van Europese aanbestedingen  Europees aanbesteden heeft een korte historie. De basis van het aanbesteden lag al wel besloten in  het EG‐verdrag (1958). Daarin is bepaald dat de overheidsinstellingen van de EG‐lidstaten voor al  hun handelen onderworpen zijn aan de basisbepalingen van het verdrag inzake de interne markt. De  aanbestedingsrichtlijnen worden beschouwd als een uitwerking van die bedoelde  verdragsbepalingen.    De eerste Europese aanbestedingsrichtlijn kwam tot stand in 1971 en was uitsluitend van toepassing  op de opdrachtverlening voor werken. Europees aanbesteden was zodoende lange tijd een activiteit  waarmee alleen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouwsector te maken hadden. In 1976  kwam de eerste Europese aanbestedingsrichtlijn voor leveringen in stand. Eind jaren tachtig kwamen  in het kader van de voltooiing van de interne markt twee nieuwe richtlijnen tot stand: Europese  aanbestedingsrichtlijnen voor de inkoop van diensten en Europese aanbestedingsrichtlijnen voor  nutssectoren.    De inkooppraktijk van overheden en publiekrechtelijke organisaties kreeg van begin jaren negentig  te maken met de drie inhoudelijke Europese richtlijnen (die voor Werken, voor Leveringen en voor  Diensten). De richtlijnen kregen hun werking in Nederland via de Raamwet EEG‐voorschriften  aanbestedingen en de op die wet gebaseerde Algemene Maatregelen van Bestuur. De  rechtsbeschermingrichtlijnen zijn niet via een expliciete regeling in het Nederlandse recht  geïmplementeerd.    De aanbestedingsrichtlijnen kwamen in de jaren negentig niet direct van de grond. Het bewustzijn  van de Europese richtlijnen was laag en werd nauwelijks nageleefd. Ook waren de richtlijnen vrij  algemeen geformuleerd en gaven aanbestedende diensten veel ruimte voor een subjectieve  beoordeling. Dat leidde ertoe dat een afgewezen aanbieder het wel uit zijn hoofd liet om tegen een  afwijzing in beroep te gaan.    De belangrijkste recente ontwikkeling in Europees aanbesteden in Nederland was de  totstandkoming van twee nieuwe aanbestedingsrichtlijnen in 2004 en de implementatie daarvan in  het Nederlandse recht in 2005. De vanaf 1993 bestaande inhoudelijke aanbestedingsrichtlijnen en  de structuur daarvan werden in 2004 rigoureus omgegooid en vervangen door de Richtlijn voor  Werken, Leveringen en Diensten en de Richtlijn Nutssectoren. De twee richtlijnen dienden vóór 1  februari 2006 naar het nationale recht omgezet te zijn. Daaraan heeft Nederland zich gehouden, met  de vaststelling in december 2005 van twee Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB’s), het Besluit  Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit Aanbestedingen Speciale  Sectoren (Bass)[4]. 

 

49 / 75   

50 / 75   

Bijlage C ‐ Beoordelen van de opzet van de inkooporganisatie  De beoordeling of in opzet aan het voorwaardencriterium inkoop‐ en aanbesteding wordt voldaan.  Bij deze beoordeling van de opzet van de inkooporganisatie zijn de volgende vragen relevant met  betrekking tot de toetsing [3]:  •

•

Opzet inkooporganisatie: Inrichting inkooporganisatie.   De keuze van de organisatievorm van de inkoopfunctie (inkoopmodel) is afhankelijk van  de gekozen strategie. De inrichting van de inkoopfunctie (centraal, coördinerend,  decentraal of gecombineerd) geeft een indicatie van mogelijke risico’s op de naleving  van aanbestedingsrichtlijnen.     In een inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan dient uitwerking te zijn gegeven aan het  gekozen inkoopmodel. Door middel van interviews met de voor de inkoop  verantwoordelijke medewerker(s) wordt een indruk verkregen van de kennis van de  inkoopmedewerkers van het inkopen en (EU) aanbesteden, alsmede de werking van het  inkoopmodel. Attentiepunten hierbij zijn:  ◊ Is binnen de aanbestedende dienst een aparte inkoopfunctie ingericht?  ◊ Hoeveel functionarissen zijn belast met de inkoop en/of Europees aanbesteden?  ◊ Zijn inkoopmedewerkers bekend met de regelgeving inzake aanbestedingen voor  werken (ARW 2005)?   ◊ Zijn inkoopmedewerkers bekend met de Europese regelgeving inzake  aanbestedingen boven en onder de Europese drempelwaarden?  ◊ Is functiescheiding binnen de inkoopfunctie ingericht en vastgelegd?     Beschikt de aanbestedende dienst over een Collegebesluit waarin de interne regels voor  de inkoop en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen zijn vastgelegd? Het  financiële belang dat met het aanbesteden (of inkopen) van goederen, diensten en  werken is gemoeid is vaak groot.  

•

Heeft de aanbestedende dienst het Collegebesluit nader uitgewerkt in een inkoop‐ en  aanbestedingsbeleidsplan? Uitgaande van het gekozen inkoopmodel dient in een  inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan uitwerking te worden gegeven aan het  Collegebesluit. In dit door het College (en de Raad) goedgekeurde beleidsplan dienen de  interne en externe wet‐ en regelgeving in procedures en uitvoeringsinstructies te zijn  uitgewerkt. 

•

Heeft de aanbestedende dienst nadere uitwerking gegeven aan de in het Collegebesluit  geformuleerde regels op het gebied van AO/IC? Uitgaande van het Collegebesluit dient  in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan aandacht te worden besteed aan de  uitwerking van de AO en de wijze van uitvoering van de IC. 

•

Zijn in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan de drempelbedragen vermeld voor  opdrachten die boven de drempelwaarden van de Europese aanbestedingsrichtlijnen  vallen?  

•

Zijn in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan instructies opgenomen voor  inkoopprocedures en aanbestedingprocedures van opdrachten die onder en boven de 

51 / 75   

drempelbedragen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen? Het inkoop‐ en  aanbestedingsbeleidsplan dient ook instructies te bevatten voor de procedures van  inkopen c.q. aanbesteden van opdrachten die onder de Europese drempelbedragen  vallen.   •

Is in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan nadere uitwerking gegeven om de aard  van de opdracht te bepalen? De aard van de opdracht bepaalt welke  aanbestedingsrichtlijn moet worden gevolgd.  

•

Is in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan nadere uitwerking gegeven aan de  definities van overheidsopdrachten voor: Werken, Leveringen en Diensten? 

•

Is in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan een interne instructie opgenomen voor de  waardebepaling van overheidsopdrachten? 

•

Zijn in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleidsplan interne instructies opgenomen inzake  de toepassing van de selectie‐ en gunningscriteria?  

•

Beheersingsmaatregelen  ◊ Beschikt de aanbestedende dienst over uitvoeringsinstructies inzake  beheersingsmaatregelen gerelateerd aan inkoop en (Europese) aanbestedingen?   ◊ Beschikt de aanbestedende dienst over een instructie inzake integriteit?     Begroting/inkoopplan. Heeft de aanbestedende dienst een inkoopplan opgesteld voor  alle overheidsopdrachten? Het beschikken over een inkoopplan is geen verplichting,  maar meer een beleidskwestie.  

•

•

Contractenregister.  ◊ Beschikt de aanbestedende dienst over een contractenregister?  ◊ Blijkt uit het contractenregister welke financiële verplichtingen zijn aangegaan?  ◊ Inkoop‐ en aanbestedingsdossiers. Beschikt de aanbestedende dienst over adequate  inkoop‐ en aanbestedingsdossiers? Van elk inkoop en/of aanbestedingsproces dient  een apart inkoopdossier te worden aangemaakt. 

 

52 / 75   

Bijlage D ‐ Beoordelen van het bestaan en werking van de inkooporganisatie  De beoordeling of ook in bestaan en werking aan het voorwaardencriterium inkoop‐ en  aanbesteding wordt voldaan. Bij deze beoordeling van het bestaan en werking van de  inkooporganisatie wordt ervan uitgegaan dat de aanbestedende dienst beschikt over adequate  instructies die in overeenstemming zijn met de interne en externe regelgeving.    Deze beoordeling wordt vaak aan de hand van een controleframework uitgevoerd. De volgende  punten worden dienen daarin getoetst te worden [3]:  •

Waardebepaling: Heeft aggregatie op concernniveau plaatsgevonden van de totale  inkoopbehoefte van de aanbestedende dienst voor opdrachten die vallen onder het  besluit?  

•

Heeft de geraamde waarde na de bundeling van homogene en gelijksoortige opdrachten  boven de drempelwaarde van het besluit daadwerkelijk geleid tot inkopen volgens dit  besluit?  

•

Heeft de geraamde waarde na de bundeling van homogene en gelijksoortige opdrachten  onder de drempelwaarde van de richtlijn daadwerkelijk geleid tot inkopen volgens de  interne richtlijnen?  

•

Zijn de gedefinieerde specifieke opdrachten die boven de drempelwaarde vallen van het  besluit daadwerkelijk Europees aanbesteed volgens dit besluit?  

•

Zijn de gedefinieerde specifieke opdrachten die onder de drempelwaarde vallen van het  besluit daadwerkelijk ingekocht volgens de interne richtlijnen?  

•

Is de totale geraamde waarde van de opdrachten die onder de drempelwaarde vallen  van het besluit op de juiste wijze berekend?  

•

Heeft de totale waardebepaling ingeval van gecombineerde opdrachten van werken en  leveringen die onder de werking vallen van het besluit geleid tot toepassing van de juiste  inkoopprocedure?  

•

Heeft de totale waardebepaling bij toepassing van de percelenregeling van opdrachten  die onder de werking vallen van het besluit op de juiste wijze plaatsgevonden?  

•

Inkoop‐ en aanbestedingsprocedures. Zijn bij de opdrachten die niet vallen onder de  werking van het besluit de juiste interne inkoopinstructies gehanteerd?  

•

Zijn opdrachten die onder het volledige regime (bijlage 2A) van het besluit vallen op de  juiste wijze aanbesteed? 

•

Zijn de opdrachten die onder het beperkte regime (bijlage 2B ) van het besluit vallen op  de juiste wijze aanbesteed?  

•

In voorkomende gevallen kunnen opdrachten die vallen onder het besluit onder  bepaalde voorwaarden volgens de procedure van spoed uitgevoerd worden (artikel 31  lid 1c). Is hieraan voldaan?   53 / 75   

•

In voorkomende gevallen kunnen opdrachten die vallen onder het besluit onder  bepaalde voorwaarden volgens de procedure om dringende redenen uitgevoerd  worden. Is hieraan voldaan?  

•

In voorkomende gevallen kunnen opdrachten die vallen onder het besluit onder  bepaalde voorwaarden volgens de procedure van gunning via onderhandelingen zonder  voorafgaande bekendmaking uitgevoerd worden. Is hieraan voldaan?  

•

Vooraankondiging opdrachten volgens EU: Is ingeval van toepassing van de  vooraankondiging voor opdrachten die vallen onder de werking van het besluit de juiste  informatie aangeleverd?  

•

Aankondiging opdrachten volgens EU. Zijn de voorschriften voor aankondiging van  opdrachten die vallen onder de werking van het besluit voor leveringen en diensten juist  nagekomen?  

•

Zijn de voorschriften voor aankondiging van opdrachten die vallen onder de werking van  het besluit voor werken juist nagekomen?  

•

Termijnen aanbestedingsprocedures. Zijn de diverse termijnen die gelden voor  aanbestedingsprocedures voor opdrachten die vallen onder de werking van het besluit  juist nagekomen?  

•

Selectie‐ en gunningscriteria. Zijn de toegepaste selectiecriteria voor opdrachten die  vallen onder de werking van het besluit juist gehanteerd?  

•

Zijn de toegepaste gunningscriteria voor opdrachten die vallen onder de werking van het  besluit juist gehanteerd?  

•

Gunningsprocedure. Is de juiste wijze van gunning gehanteerd bij opdrachten die vallen  onder de werking van het besluit?  

•

Zijn de voorschriften inzake de aankondiging van gegunde opdrachten die vallen onder  de werking van het besluit juist nagekomen?  

•

Is de voorgeschreven termijn voor de bekendmaking van de gunning van de opdrachten  die vallen onder de werking van het besluit in acht genomen?  

•

Proces verbaal van gunning. Heeft de aanbestedende dienst voldaan aan de verplichting  van het opstellen van een proces verbaal van gunning bij elke Europees aanbestede  opdracht?  

•

Statistiekverplichting. Heeft de aanbestedende dienst voldaan aan de  statistiekverplichting van opdrachten die vallen onder de werking van het besluit (artikel  77)?  

 

54 / 75   

Bijlage E – Controle Framework EU‐aanbestedingen   

Beoordeling EU aanbesteding Legenda V = Voldoet aan wet- en regelgeving X = Voldoet niet aan wet- en regelgeving, niet te herstellen Niet vast te stellen of ten aanzien van het betreffende aspect aan de wet- en O = regelgeving wordt voldaan N = Niet van toepassing Art. Lid Omschrijving

Recapitulatie V X O N 0 0 0 0

Omschrijving

1

2

3

4

5

EU aanbestedingen Wat is het bedrag van de inkoop? Welke type inkoop is van toepassing? Heeft de inkoop betrekking op werken, leveringen of diensten? Is bij het bestaan van een combinatie van soorten inkoop het juiste onderdeel van de richtlijn (en dan met name natuurlijk het grensbedrag) toegepast?

0

0

0

0

0

Is de drempelwaarde op de juiste wijze berekend? Hierbij moet onder meer rekening gehouden worden met de looptijd van het contract dat is afgesloten

0

0

0

0

0

Is er rekening gehouden met de clustering van inkopen?

0

0

0

0

0

Is op juiste wijze rekening gehouden met de percelenregeling?

0

0

0

0

0

55 / 75   

 

Heeft de aanbesteding inhoudelijk plaatsgevonden volgens de juiste procedure? Zie de verschillende mogelijkheden met betrekking tot de vormen van aanbesteding die er volgens de nieuwe regels zijn

0

0

0

0

0

 

Indien er sprake is van diensten is dan het juiste regime gevolgd? (II-A / II-B diensten)

0

0

0

0

0

 

Zijn de termijnen die gelden in acht genomen?

0

0

0

0

0

   

Zijn de bepalingen in het kader van de EU aanbesteding goed nageleefd? Hierbij is te denken aan: - Aankondiging - Gunning - Proces verbaal - Is de looptijd van het contract niet te lang conform het maximale van 48 maanden? - Criteria voor gunning

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Is er adequate vastlegging van het proces van EU aanbesteding in het dossier?

0

0

0

0

0

         

Zo, nee wat zijn de omissies (beschrijven ten behoeve van rapportage)

  Is de afwijking van de EU aanbesteding op een juiste wijze en rekening houdend met de PRPG standpunten in de verantwoording verwerkt?

0

0

0

0

0

Heeft de evaluatie van bovenstaande fouten plaatsgevonden conform de notitie 'De omvang van de fout bij onrechtmatigheden inzake aanbesteding en staatssteun'

0

0

0

0

0

     

Resulteert e.e.a. in een rechtmatigheidsfout of een te rapporteren item (in te vullen met (voldoet niet (X), voldoet en rapporteren (0) voldoet aan wet en regelgeving (V)

0

0

0

0

0

   

Bereken de omvang van de rechtmatigheidsfouten Bereken de omvang van de rechtmatigheidsonzekerheden

[3]

56 / 75   

Bijlage F ‐ De naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen    In 2004 is door het ministerie van Economische Zaken onderzoek gedaan naar de naleving van de richtlijnen  voor Europese aanbestedingen.    De belangrijkste conclusies die uit dit onderzoek kunnen worden getrokken zijn:  • De naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is over vrijwel de hele linie verbeterd ten  opzichte van 2002, maar er blijft veel verbetering mogelijk;  • De naleving bij werken is hoger dan bij leveringen en diensten. De naleving is vooral hoog in de  pakketgroepen ‘Aanschaf/huur gebouwen en installaties’ en ‘Automatisering/telecommunicatie’.  De naleving kan nog sterk verbeterd worden voor de pakketgroepen ‘Personeelsgerelateerde  zaken’ en ‘Adviseurs en flexibele arbeid’;  • Het aantal door de CDIU geregistreerde Europese aanbestedingen is slechts 30% van het werkelijk  aantal Europese aanbestedingen. De hierop gebaseerde rapportages aan de Europese Commissie  zijn dus zeer onvolledig.    In 2006 is er opnieuw een onderzoek gedaan naar het aanbesteden van opdrachten [1]:    “In 2006 besteedde de rijksoverheid 78 procent van de opdrachten Europees aan, terwijl dat in 2004 nog 74  procent was. Bij gemeenten met minder dan 10.000 inwoners ligt het op 19 procent terwijl in 2004 nog  helemaal niets Europees werd aanbesteed. Bij gemeenten met meer dan 100.000 inwoners ligt het  percentage op 55 procent (46 procent in 2004). Bij de academische ziekenhuizen is het gezakt van 57  procent in 2004 naar 50 procent in 2006 en bij de universiteiten is het gezakt van 43 procent in 2004 naar 40  procent in 2006.    PIANOo, het expertisecentrum op het gebied van aanbesteden, gaat de komende maanden willekeurig  zestig gemeenten langs om te inventariseren tegen welke problemen gemeenten aanlopen in de praktijk.  Aan de hand van de uitkomsten wordt samen met de VNG bekeken hoe de gemeenten nog beter begeleid  kunnen worden bij het aanbesteden.”    In 2008 komt er wederom een artikel uit wat over de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen  gaat. De vraag die gesteld wordt: “Waarom scoort ‘de overheid’ zo beroerd als het gaat om naleving van de  aanbestedingsregels?”    De volgende redenen worden genoemd [8]:  • Specifieke kennis in huis nodig (vaak niet aanwezig bij kleine organisaties).  • Garanties worden niet gegeven en daarom risicovol.  • ‘Het is onbekendheid met de aanbestedingsregels en de complexiteit ervan waardoor de naleving  slecht is’, zegt minister van Economische Zaken Maria van der Hoeven (CDA).   • Geringe politieke interesse.  • Het uitblijven van (financiële) sancties door een gezaghebbende autoriteit, zoals een Nederlandse  Mededingingsautoriteit (NMa).  • Voor de controle richt de Europese Commissie – het dagelijks bestuur van de Europese Unie – zich  vooralsnog enkel op miljardenzaken.  • Voor bedrijven vaak ook hoge kosten door de tijd er die per keer  wordt ingestoken bij het  meedingen naar een opdracht.  • Financiële voordelen van aanbesteden zijn niet duidelijk genoeg. 

57   

58   

Bijlage G – Eerste rapportage  De eerste rapportage in Excel waarbij de resultaten van de analyses (beschreven in paragraaf 6.3.2) op  verschillende tabbladen zijn weergegeven.   Op het eerste tabblad wordt een overzicht gegeven van de resultaten:    

    Inzicht in mogelijke EU‐aanbestedingsposten  A1. Leveranciers  Overzicht van leveranciers waarvan het totaalbedrag aan facturen boven de EU‐aanbestedingsgrens komt  met een totaal over zes jaar (2004 t/m 2009).   Voor de Gemeente Voorschoten bevat dit overzicht een lijst van 266 leveranciers. Middels een kolom  ‘Exclude’ kan de accountant de leveranciers selecteren die voor hem interessant zijn om nader te bekijken.    A1. Leveranciers – details  Voor de geselecteerde leveranciers boven de aanbestedingsgrens worden de totaalbedragen per jaar  weergegeven.    A2. Sleutelwoorden  Overzicht van sleutelwoorden uit factuuromschrijvingen waarvan het totaalbedrag per sleutelwoord boven  de EU‐aanbestedingsgrens komt met een totaal over zes jaar (2004 t/m 2009).   Voor de Gemeente Voorschoten is het resultaat een lijst van 246 sleutelwoorden. Middels een kolom  ‘Exclude’ kan de accountant de sleutelwoorden selecteren die voor hem interessant zijn om nader te  bekijken.    A2. Sleutelwoorden – details  Voor de geselecteerde leveranciers en sleutelwoorden een overzicht van de totaalbedragen per jaar.    A3. Projecten  Overzicht van projecten boven de aanbestedingsgrens met totaalbedragen per jaar en per geselecteerde  leverancier. Voor de Gemeente Voorschoten is dit een overzicht van 16 projecten.      59   

A4. Kostenplaatsen  Overzicht van kostenplaatsen boven de aanbestedingsgrens met totaalbedragen per jaar. Voor de  Gemeente Voorschoten is dit een overzicht van 252 kostenplaatsen en kunnen per kostenplaats de  geselecteerde leveranciers worden bekeken.    A5. Rekeningen  Overzicht van de grootboekrekeningen boven de aanbestedingsgrens met totaalbedragen per jaar en per  geselecteerde leverancier. Voor de Gemeente Voorschoten zijn dit 77 grootboekrekeningen.    A6. Balansverbijzonderingen  Overzicht van de balansverbijzonderingen boven de aanbestedingsgrens met totaalbedragen per jaar en  per geselecteerde leverancier. Dit overzicht is heel CODA‐specifiek en zal waarschijnlijk in data vanuit  andere financiële systemen niet aanwezig zijn. Voor de Gemeente Voorschoten is dit een overzicht van 79  balansverbijzonderingen.    B1. Facturen Score  Overzicht van de facturen die ‘scoren’ op alle bovengenoemde kenmerken. Hierbij zijn facturen gesorteerd  op scoringsaantal van hoog naar laag en op factuurbedrag van hoog naar laag. Voor de Gemeente  Voorschoten zijn alleen de facturen met een score van 6 of een score van 5 weergegeven, dit is een lijst van  6.793 facturen.    Inzicht in juistheid en volledigheid van de  data    C1. Integriteitscontrole stamgegevens leveranciers  Overzicht van leveranciers waarvan niet alle waarden in de stamgegevens valide zijn. De leveranciers  krijgen een score mee op aantal niet valide waarden en zijn gesorteerd op scoringsaantal van hoog naar  laag. Voor de Gemeente Voorschoten is dit een lijst van 3.362 crediteuren.    C2. Dubbele leveranciers  Overzicht van leveranciers die dubbel in de stamgegevens voorkomen. Dit is voor de Gemeente  Voorschoten een lijst van 84 crediteuren die dubbel of nog vaker voorkomen in de stamgegevens.    C3. Bankrekeningnummers  Overzicht van bankrekeningnummers die ontbreken of incorrect zijn. Incorrect kan zijn een  bankrekeningnummer met een ongeldige lengte of een bankrekeningnummer wat niet aan de 11‐proef  voldoet. Voor de Gemeente Voorschoten is dit een lijst van 45 crediteuren.    C4. Bedragveld  Overzicht van bedragvelden waarbij de debet/creditindicator niet overeenkomt. Voor de Gemeente  Voorschoten is dit een lijst van 123 bedragen.    De gehele rapportage is digitaal beschikbaar naast deze scriptie.    NB! Omdat het lastig is om vanuit een leverancier of sleutelwoord te bepalen of iets om een dienst,  levering of werk gaat, is voor elke analyse het laagst geldende drempelbedrag gebruikt (in dit geval 206.000  euro geldend voor ‘andere aanbestedende diensten’). 

60   

 

Bijlage H – Functioneel ontwerp EA‐tool  ********************************************************************************** 

Analysetool Europese aanbestedingen  Versie  

1.3 

Datum:    13 maart 2010  Auteurs:  

Hinke Visser en Sem de Spa 

Inleiding  De analysetool Europese aanbestedingen analyseert de factuuradministratie van een overheidsinstelling  om inzicht te geven welke investeringen boven de aanbestedingsgrens liggen. Dit document beschrijft de  functionaliteiten van de tool en hoe deze gebruikt moet worden, verdeeld in vier hoofdstukken:   1. Doel,   2. Benodigde gegevens,   3. Werking,   4. Output.  Dit document is gericht op de gebruiker van de tool. De tool is gebouwd in ACL (Audit Command Language)  en de gebruiker dient minimaal over basisvaardigheden met deze software te beschikken. 

1. Doel  Het doel van EA‐tool is om de accountant te ondersteunen bij controle op de naleving van Europese  aanbestedingsrichtlijnen. De tool analyseert de crediteurenadministratie van de overheidsinstelling en  genereert 3 Excel‐rapporten:  •

Data‐integriteitscontrole, om een uitspraak te kunnen doen over de kwaliteit van de data waarop  de analyse is uitgevoerd 

•

Een uitgebreide rapportage. In dit rapport zijn alle elementen weergegeven die boven de  aanbestedingsgrens komen. Elementen zijn bijvoorbeeld crediteuren, grootboekrekeningen en  kostenplaatsen. De accountant maakt op basis van deze uitgebreide rapportage een selectie van  leveranciers waarvan hij de details wil inzien. 

•

Een selectieve rapportage. Hierin zijn de details opgenomen van de selectie die de accountant  heeft gemaakt. 

2. Benodigde gegevens  De tool heeft twee datasets nodig. Ten eerste is dat een bestand met alle boekingen van inkoopfacturen  van de periode in scope. Doorgaans zal deze dataset in het financiële administratiesysteem of ERP‐systeem  van de klant aanwezig zijn. De tweede benodigde dataset is een overzicht van stamgegevens van  leveranciers, inclusief crediteurnummers om de leveranciersgegevens aan de facturen te kunnen koppelen.  In de bijlage is een overzicht van de gewenste velden opgenomen.      

61   

3. Werking  3.1 Data inlezen en transformeren    De eerste stap om de tool te gebruiken is het inlezen van de twee gegevenssets: het factuurbestand en de  stamgegevens leveranciers. Het formaat van deze bestanden dient omgezet te worden in een standaard  lay‐out. Deze lay‐out is in onderstaande tabel beschreven. Velden die niet beschikbaar zijn hoeven niet als  ‘dummy’‐velden te worden opgenomen.    Factuurboekingen 

 

Veld 

Omschrijving 

Veldtype, formaat 

fld_Company 

Bedrijfsnummer / Organisatie 

ASCII 

fld_FY 

Fiscaal jaar 

ASCII 

fld_Period 

Periode 

ASCII (01, 02, 03, enz) 

fld_DocNo 

Boekingsnummer 

ASCII 

fld_LinNo 

Boekingsregelnummer 

ASCII 

fld_Reference 

Extern factuurnummer 

ASCII 

Fld_InvNo 

Intern factuurnummer 

ASCII 

Fld_D_C_I 

Debet/credit‐indicator

ASCII

fld_Amount 

Factuurbedrag 

Numeriek, 2 decimalen 

fld_Amount_D 

Debet factuurbedrag

Numeriek, 2 decimalen 

fld_Amount_C 

Credit factuurbedrag

Numeriek, 2 decimalen 

fld_GLAccount 

Grootboekrekeningnummer

ASCII

fld_GLAccountDesc 

Grootboekrekeningomschrijving

ASCII

fld_CostCenter 

Kostenplaatsnummer

ASCII

fld_CostCenterDesc 

Kostenplaatsomschrijving

ASCII

fld_Project 

Projectnummer 

ASCII 

fld_ProjectDesc 

Projectomschrijving 

ASCII 

fld_Paid 

Indicator: betaald of niet. 

ASCII 

fld_PayDate 

Betaaldatum 

Datum (DD‐MM‐YYYY) 

fld_Bookdate 

Boekingsdatum 

Datum (DD‐MM‐YYYY) 

fld_InvDate 

Factuurdatum 

Datum (DD‐MM‐YYYY) 

fld_Desc 

Boekingsregelomschrijving 

ASCII 

fld_DescHeader 

Boekingsomschrijving 

ASCII 

fld_UserName 

Gebruiker die factuur heeft ingeboekt 

ASCII 

fld_VendNo 

Leveranciersnummer 

ASCII 

fld_VendName 

Leveranciersnaam 

ASCII 

  Leveranciers 

 

Veld 

Omschrijving 

Veldtype, formaat 

Fld_VendNo 

Leveranciersnummer

ASCII

Fld_VendName 

Leverancier 

ASCII

62   

Fld_Street 

Adres 

ASCII

Fld_PostCode 

Postcode 

ASCII

Fld_Land 

Land 

ASCII

Fld_City 

Plaats 

ASCII 

Fld_TelNo 

Telefoonnummer 

ASCII 

Fld_AccNo 

Bankrekeningnummer 

ASCII 

Fld_AccName 

Naam van de bankrekeninghouder 

ASCII 

 

3.2 Variabelen van de tool  De tool kan worden toegepast op verschillende overheidscategorieën, elke categorie heeft haar eigen  drempelbedragen voor Europese aanbestedingen. Bij het draaien van de tool dient de juiste categorie te  worden geselecteerd; ‘Centrale Overheid’, ‘Nutssector’ of ‘Andere aanbestedende dienst’. Hiermee wordt  het variabele drempelbedrag (voor leveringen/diensten) vastgesteld. Aangezien de drempelbedragen  tweejaarlijks worden vastgesteld bevat de tool een tabel waarin de juiste drempelbedragen zijn  opgenomen per overheidscategorie, type investering en periode. Om deze selectie te maken dient in het  script ‘A02_SetParameters’ de variabele ‘var_Categorie’ op ‘C’, ‘O’ of ‘N’ gezet te worden. Bijvoorbeeld:  ASSIGN var_categorie = 'O'

In onderstaande tabel zijn de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen weergegeven.  Drempelbedragen  Categorie 

Type 

2008‐2009 

2010‐2011 

Centrale overheid 

Leveringen 

133.000 

125.000 

Diensten 

133.000 

125.000 

Werken 

5.150.000 

4.845.000 

Leveringen

206.000

193.000 

Diensten

206.000

193.000 

Werken

5.150.000

4.845.000 

Leveringen

412.000

387.000 

Diensten

412.000

387.000 

Werken

5.150.000

4.845.000 

Overige Publiekrechtelijke instellingen 

Nutssector 

3.3 Uitvoeren en rapportage opstellen  Wanneer de dataset is ingelezen en de invoerparameters zijn ingesteld, kan de tool aangedraaid worden  door het script ‘A1_Run’ te draaien. De tool voert de scripts uit die Excel‐bestanden genereren waarin de  resultaten zijn opgenomen. Deze Excel‐bestanden dienen vervolgens handmatig in één Excel‐rapportage  geïmporteerd te worden. 

4. Output  Zoals aan het begin van dit document aangegeven, genereert de tool drie rapportages: een data‐ integriteitscontrole, een uitgebreide rapportage en een selectieve rapportage. De integriteitscontrole geeft  inzicht in juistheid en volledigheid van de data. De voorpagina van de rapportage ziet er als volgt uit: 

63   

  De rapportage bevat de volgende tabbladen:    • C1. Integriteitscontrole stamgegevens leveranciers: een overzicht van leveranciers waarvan niet alle  waarden in de stamgegevens valide zijn. De leveranciers krijgen een score mee op aantal niet‐ valide waarden en zijn gesorteerd op scoringsaantal van hoog naar laag. Bijvoorbeeld: een  leverancier krijgt score 2 als er geen adres aanwezig is en het bankrekeningnummer ongeldig is en  de overige gegevens wel correct zijn.    • C2. Dubbele leveranciers – een overzicht van leveranciers die dubbel in de stamgegevens  voorkomen.     • C3. Bankrekeningnummers – een overzicht van bankrekeningnummers die ontbreken of incorrect  zijn. Incorrect kan zijn een bankrekeningnummer met een ongeldige lengte of een  bankrekeningnummer die niet aan de 11‐proef voldoet.     • Cx. Afhankelijk van de specifieke administratie, aanvullende integriteitscontroles.    

4.2 Uitgebreide rapportage      In de uitgebreide rapportage worden resultaten van de analyses op verschillende tabbladen weergegeven.   Op het eerste tabblad staat een overzicht:   

64   

    De rapportage bevat de volgende sheets:    • A1. Leveranciers  ‐ een overzicht van leveranciers waarvan het totaalbedrag aan betaalde facturen  boven de EU‐aanbestedingsgrens komt.    • A1. Leveranciers details ‐ Voor de geselecteerde leveranciers boven de aanbestedingsgrens worden  de totaalbedragen per jaar weergegeven.    • A2. Sleutelwoorden ‐ sleutelwoorden uit factuuromschrijvingen waarvan het totaalbedrag per  sleutelwoord boven de EU‐aanbestedingsgrens komt. Bijvoorbeeld: het woord ‘bloemen’ komt in  120 facturen voor en het totaalbedrag van die facturen is €180.000,‐. Middels een kolom ‘exclude’  kan de accountant de sleutelwoorden uitsluiten die voor hem niet interessant zijn om nader te  bekijken, bijvoorbeeld ‘belastingdienst’.    • A2. Sleutelwoorden details ‐ voor de geselecteerde leveranciers en sleutelwoorden een overzicht  van de totaalbedragen per jaar.    • B1. Facturen Score ‐ Overzicht van de facturen die ‘scoren’ op alle bovengenoemde kenmerken.  Hierbij zijn facturen gesorteerd op scoringsaantal van hoog naar laag en of factuurbedrag van hoog  naar laag. Bijvoorbeeld: een factuur krijgt score 1 wanneer de factuur is betaald aan een  leverancier die in het overzicht van leveranciers boven EU‐grens voorkomt. Wanneer de kosten van  de factuur geboekt zijn op een rekening die ook boven de EU‐grens komt, scoort de factuur ook  daarop een punt en is de totaalscore 2.   

4.3 Selectieve rapportage 

 

  De selectieve rapportage bevat detailgegevens van de selectie die de accountant heeft gemaakt op basis  van de uitgebreide rapportage. Deze zijn voor het grootste deel opgenomen in één sheet; A1. Kosten  draaitabel ‐ zie screenshot.   

65   

  De draaitabel bevat de totaal gefactureerde bedragen per jaar in de verschillende kolommen en per  leverancier in de rijen. Om ‘in te zoomen’ op de details van deze bedragen: klik op het plusje  ( ) dat links  naast de leveranciersnaam staat. Nu worden de grootboekrekeningen weergegeven waarop de kosten aan  deze leverancier zijn geboekt. Op dezelfde wijze kan worden ingezoomd op kostenplaats. Ten slotte kunnen  de facturen worden weergegeven die deze bedragen opbouwen door te dubbelklikken op het bedrag.  Bijvoorbeeld: in bovenstaand screenshot bevat veld I11 het totaal gefactureerde bedrag aan leverancier  RDOG Hollands Midden in 2009, waarvan de kosten zijn geboekt op kostenplaats Basisgezondheidszorg.  Door op dit bedrag te dubbelklikken worden alle facturen die hieraan ten grondslag liggen weergegeven in  een nieuwe sheet:   

        **********************************************************************************

 

66   

Bijlage I – Technisch ontwerp tool  ************************************************************************************ 

Technisch Ontwerp Analysetool Europese aanbestedingen  Versie  

1.3 

Datum:    15 maart 2010  Auteurs:  

Hinke Visser en Sem de Spa 

Inleiding  De analysetool Europese aanbestedingen analyseert de factuuradministratie van een overheidsinstelling  om inzicht te geven welke investeringen boven de aanbestedingsgrens liggen. Dit document beschrijft het  technisch ontwerp van de EA analysetool. De tool bestaat technisch uit vijf delen:   6. de voorbereiding – de brondata wordt ingelezen in ACL en omgezet naar een standaardformaat.  Vanwege de grote diversiteit aan systemen en dataformaten waarin de dataset kan worden  aangeleverd, zal dit proces handmatig moeten worden uitgevoerd.  7. de data‐integriteitscontroles – de datasets worden gecontroleerd op datakwaliteit, bijvoorbeeld  ontbrekende of invalide waarden.  8. de uitgebreide analyse – in dit deel worden de analyses voor de eerste rapportages uitgevoerd.  9. de selectieve analyse – deze analyse is beperkt tot een kleine selectie van leveranciers en levert het  tweede rapport.   10. het exporteren van de resultaten – scripts om de resultaten van deel 2, 3 en 4 te exporteren.   

1. De voorbereiding   De eerste stap voor de gebruiker van de tool is het toekennen van de testparameters aan variabelen. Deze  variabelen worden in verdere scripts gebruikt en bepalen het drempelbedrag waarop wordt gecontroleerd  en de periode in scope. De periode in scope is afhankelijk van de wens van de accountant, bijvoorbeeld het  controlejaar en de drie jaren die eraan vooraf gaan. Het drempelbedrag is afhankelijk van het type  organisatie, de periode in scope en het type investering. De gebruiker voert het type organisatie in  waarmee de tool vervolgens het drempelbedrag toekent. De drempelbedragen zijn aanwezig in een  stamtabel in de tool. Ten slotte kan de gebruiker nog een periodedeler invoeren. De periodedeler deelt het  drempelbedrag door een getal dat de gebruiker invoert. De reden is dat opdrachten over meerdere jaren  kunnen lopen en niet binnen één bepaald jaar, maar wel over meerdere jaren boven het Europees  aanbestedingendrempel uitkomt. Standaard staat de periodedeler op 1: op deze wijze worden alleen  opdrachten gerapporteerd die in één jaar boven de drempel uitkomen.   De tweede stap is het importeren van de brondata in ACL. De tool heeft twee datasets nodig: een  factuurbestand en stamgegevens van leveranciers. Vervolgens dienen de bestanden omgezet te worden  naar een standaardformaat. Vanwege de grote diversiteit aan systemen en dataformaten waarin de dataset  kan worden aangeleverd, zal dit proces handmatig moeten worden uitgevoerd. Het standaardformaat is  opgenomen in het functioneel ontwerp.        67   

Voorbereiding  A2. Set parameters  Input 

‐ 

Output 

Parameters (zie hieronder) 

Beschrijving 

Instellen van de volgende testparameters:  • var_overheidscategorie: Categorie waar de overheidsinstelling die  gecontroleerd wordt onder valt (Centrale overheid, Overige Publiekrechtelijke  instellingen of Nutssector). Waarde: C, O of N  • var_beginperiodeinscope: begindatum van de periode waarin de facturen  gecontroleerd worden. Datum: ‘DD‐MM‐YYYY’  • var_eindperiodeinscope: einddatum van de periode waarin de facturen  gecontroleerd worden. Datum: ‘DD‐MM‐YYYY’ 

B1. Import Files  Input 

Bronbestanden facturen en stamgegevens leveranciers

Output 

‘Ruwe’ ingelezen bestanden met facturen en stamgegevens leveranciers:  B01_Factuurboekingen  B01_Leveranciers 

Beschrijving 

Het inlezen van de bronbestanden in ACL. Dient handmatig in script vastgelegd te  worden. 

C1. Transform Files  Input 

‘Ruwe’ ingelezen bestanden met facturen en stamgegevens leveranciers 

Output 

Factuurboekingen  Leveranciers 

Beschrijving 

Omzetting van ruwe inputbestanden naar standaardformaat. Standaardformaat is  opgenomen in functioneel ontwerp. 

  2. De data‐integriteitscontroles  De integriteitscontroles analyseren de ingelezen datasets op invalide,  onwaarschijnlijke en ontbrekende  informatie. In het factuurbestand wordt gecontroleerd of de boekingen in evenwicht zijn: debet = credit.  Dit geeft een indicatie of de dataset volledig is en of de bedragvelden juist zijn ingelezen. Ook wordt  geanalyseerd of de debet/creditindicator overeenkomt met het teken in het bedragveld. Dit laatste  overigens afhankelijk van het systeem van de organisatie.   De stamgegevens van leveranciers worden gecontroleerd op ontbrekende waarden in relevante velden  zoals leveranciersnummer, naam en bankrekeningnummer. Tevens wordt het bankrekeningnummer  gecontroleerd middels een elfproef, waarbij ongeldige bankrekeningnummers worden gerapporteerd.  Wanneer alle velden zijn geanalyseerd, krijgt iedere leverancier een totaalscore op basis van deze tests.  Bijvoorbeeld: als een leverancier geen leveranciersnummer in de stamtabel heeft en de bankrekening is  ongeldig, dan krijgt de leverancier score 2. Leveranciers worden van hoogste naar laagste score  weergegeven in de integriteitstrapportage.  De stamgegevens met leveranciers worden ook gecontroleerd op dubbele leveranciers. Hiertoe worden  toevoegingen (zoals B.V.) en leestekens in de leveranciersnaam weggefilterd. Vervolgens wordt  gecontroleerd of de naam vaker dan één keer in de stamdata voorkomt.     

68   

Data‐integriteitscontroles  E2. Check Vendor Master  Input 

Leveranciers 

Output 

E02_MasterDataCheck  E02_DuplicateVendors 

Beschrijving 

Integriteitschecks op stamgegevens leveranciers, analyse van incorrecte waarden in  velden:  Tel. nummer  Banknummer  BTW‐nummer  KVK‐nummer  Postcode  Straat  Plaatsnaam    Dubbele leveranciers 

E3. Check invoices  Input 

Factuurboekingen

Output 

E03_InvoiceDataCheck

Beschrijving 

Integriteitschecks op factuurboekingen

 

3. De uitgebreide analyse  In de uitgebreide analyse worden verschillende kenmerken getest op basis van de inkoopfacturen. De tool  maakt onderscheid tussen drie soorten kenmerken: leveranciers, kostentoewijzingen en sleutelwoorden.  De reden hiervoor is dat deze verschillend worden geanalyseerd. Dit heeft onder andere te maken met de  manier waarop inkoopfacturen worden geboekt.   Ter illustratie, zie onderstaand voorbeeld:  Regel  Type 

Debet 

Credit 

1 

Factuur 

 

1400 

2 

Kosten 

4123 

Kostenrekening 

€81,‐ 

3 

BTW 

1700 

Te verdelen BTW 

€19,‐ 

Rekening Crediteuren  €100,‐ 

 

Deze factuurboeking bestaat uit 3 regels: de boeking van de factuur zelf op regel 1, de kostenverdeling op  regel 2 en de BTW op regel 3. Wanneer de totaalbedragen per leverancier berekend moeten worden, dient  de tool alleen de factuurboekingen (zoals regel) 1 te selecteren. Wanneer kostentoewijzingen berekend  moeten worden, dienen alleen kostenboekingen (zoals regel 2) geselecteerd te worden. Het herkennen van  factuurregels en kostenregels in boekingen is afhankelijk van het bronsysteem (ERP (Enterprise Resource  Planning) of financieel systeem van de organisatie). Het toekennen van de regelsoort is onderdeel van de  datatransformatie (zie vorige paragraaf). 

3.1 Analyse leveranciers  Het eerste kenmerk waarop wordt getest is de leverancier. Hiertoe wordt het totaalbedrag aan betaalde  facturen berekend per leverancier per jaar. Indien het totaalbedrag dat betaald is aan de leverancier in één  van de jaren in scope boven het drempelbedrag uitkomt, wordt de leverancier met het totaalbedrag per  jaar weggeschreven naar een resultaattabel. Tevens worden alle factuurnummers die aan deze leveranciers  betaald zijn, opgenomen in een scoringstabel. De scoringstabel wordt verderop toegelicht.  69   

 

3.2 Analyse kostentoewijzingselementen  Na de leveranciers wordt een aantal andere kenmerken getest. Een van die kenmerken is de  grootboekrekeningen waarop de kosten van de facturen zijn geboekt. De werking is als volgt. Het  totaalbedrag aan kosten per grootboekrekening per jaar wordt berekend. Hiertoe dienen alleen de  kostenregels geselecteerd te worden. Vervolgens worden alle grootboekrekeningnummers waarvan de  totale kosten in één van de jaren in scope boven het grensbedrag uitkomen, weggeschreven naar een  tijdelijke tabel. Vervolgens worden alle facturen die geboekt zijn op deze grootboekrekeningen  geselecteerd. Ten slotte worden deze facturen geaggregeerd op grootboekrekening, leverancier en jaar.  Ook worden alle factuurnummers die op deze grootboekrekeningen zijn geboekt opgenomen in de  scoringstabel. De scoringstabel wordt verderop toegelicht.  Overige kostentoewijzingskenmerken worden conform de grootboekrekeningen getest: bijvoorbeeld  kostenplaatsen en projecten. Op deze wijze worden kostenplaatsen, projecten etc. die boven de  aanbestedingsgrens zijn gekomen gerapporteerd. 

3.3 Analyse sleutelwoorden  Behalve de leveranciers en de kostenkenmerken worden ook sleutelwoorden in boekingsomschrijvingen  getest. De eerste stap is het aanmaken van een lijst van alle woorden die in facturen voorkomen en  minimaal 5 karakters lang zijn. Daarbij wordt het totaalbedrag bijgehouden van de betaalde facturen  waarin deze sleutelwoorden voorkomen. Vervolgens wordt deze woordenlijst gefilterd op totaalbedrag  boven het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen. Deze lijst komt ten slotte in de rapportage  terecht. Ook hier wordt een scoringstabel aangemaakt waarin alle facturen zijn opgenomen waarin  minimaal één van de gevonden sleutelwoorden voorkomt. 

3.4 Facturenscore  Zoals hierboven beschreven, bevat de scoringstabel factuurnummers en daarbij de testnaam waarop de  factuur heeft ‘gescoord’. Deze scores worden vervolgens per factuur bij elkaar opgeteld. Voor toepassing  van de methode worden de volgende criteria gebruikt:  •

Totaalbedrag voor de crediteur > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor de kostenplaats > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor het rekeningnummer > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor overige kostentoerekeningselement > var_drempelbedrag = 1 punt 

•

Totaalbedrag voor sleutelwoord in de omschrijving > var_drempelbedrag = 1 punt 

Bijvoorbeeld: een factuur is betaald aan een leverancier die boven de aanbestedingsgrens komt en bevat  een sleutelwoord in de omschrijving boven de aanbestedingsgrens. Deze factuur krijgt een score van 2. De  facturen met de hoogste scores worden weergegeven in de rapportage. Deze facturen hebben de grootste  kans om onderdeel te zijn van een investering die Europees aanbesteed had moeten worden.         

70   

  Uitgebreide analyse  D2. Analyse Vendors  Input 

Factuurboekingen Leveranciers 

Output 

D02_VendorsAboveThreshold 

Beschrijving 

Analyseert leveranciers boven EU‐grens 

D3. Analyse Properties  Input 

Factuurboekingen Leveranciers 

Output 

D03_PropertiesAboveThreshold 

Beschrijving 

Analyseert kostenkenmerken boven EU‐grens 

D4. Analyse Keywords  Input 

Factuurboekingen Leveranciers 

Output 

D04_KeywordsAboveThreshold 

Beschrijving 

Analyseert sleutelwoorden boven EU‐grens 

D5. Score Invoices  Input 

Factuurboekingen Leveranciers 

Output 

D05_InvoicesAboveThreshold 

Beschrijving 

Scoort facturen op kenmerken boven EU‐grens en rapporteert hoogste scores 

  4. De selectieve analyse    De accountant selecteert op basis van de eerste rapportage leveranciers waarvan hij de details wil inzien  voor de selectieve (definitieve) rapportage. Deze selectie (leveranciernummers) dient te worden  geïmporteerd in ACL. Vervolgens selecteert de tool alle facturen die aan deze leveranciers zijn betaald. Het  resultaat hiervan wordt geëxporteerd naar Excel. In Excel dient een draaitabel gemaakt te worden op basis  van deze factuurregels. Op deze wijze komen de gegevens geaggregeerd op leverancier en jaar in het  rapport terecht, en kan vervolgens ‘ingezoomd’ worden op verdere details.    Selectieve analyse  F1. Analyse Selection  Input 

Factuurboekingen  Leveranciers  Selectie Accountant 

Output 

F01_Factuurboekingen_selectie 

Beschrijving 

Selecteer factuurboekingen op basis van selectie accountant 

      71   

5. Het exporteren van de resultaten naar Excel    Het laatste script in de tool exporteert de resultaattabellen van deel 2, 3 en 4 naar Excel.    Exporteren resultaten  G1. Export results  Input 

E02_MasterDataCheck E02_DuplicateVendors  D02_VendorsAboveThreshold  D03_PropertiesAboveThreshold  D04_KeywordsAboveThreshold  D05_InvoicesAboveThreshold  F01_Factuurboekingen_selectie 

Output 

Excel‐bestanden

Beschrijving 

Exporteren van ACL‐tabellen naar Excel

   

       

72   

Overzicht programma‐architectuur 

Voorbereiding 

Analyse  Facturen 

A1. Run  A1. Run (vervolg)  A2. Set parameters 

Facturen‐ bestand 

Grensbedrag

Leveranciers‐ bestand 

Leveranciers D1. Run Analysis 

Grensbedrag

D2. Analyse Vendors 

Leveranciers boven EU‐grens

D3. Analyse Properties 

Kenmerken (bijv. projecten)  boven EU‐grens

D4. Analyse Keywords 

Sleutelwoorden boven EU‐ grens

D5. Score Invoices

Facturen met kenmerken  boven EU‐grens

B1. Import files 

Facturen ‘ruw’ 

Leveranciers ‘ruw’ E1. Integrity Checks 

C1. Transform files 

Facturen 

E2. Check Vendor  M

Integriteitsissues  stamgegevens Leveranciers

E3. Check Invoices

Integriteitsissues  Facturenbestand

Leveranciers  F1. Analyse Selection 

Facturenselectie 

  73   

74   

Bijlage J – Analyse detailrapportage Gemeente Voorschoten  Reactie Gemeente Voorschoten (IC) ‐ meeting 10 maart 2010  VendNo  Leverancier 

2008 

C00115   Leverancier A  

2009  145.088,73 

C00118   Leverancier B                C00133   Leverancier C 

  

Aanbesteed? 

Opmerking 

179.327,15

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

176.937,30

Nee 

De periode was niet voorzienbaar bij dit project, daarom terecht niet aanbesteed.  Uitzoeken, had misschien wel aanbesteed moeten worden. 

194.190,40

Nee 

C00146   Leverancier D 

365.947,52 

435.652,68

Nee 

C00192   Leverancier E 

201.636,00 

206.667,00

Ja 

  

C00215   Leverancier F 

515.875,02 

524.494,70

Ja 

  

C00423   Leverancier G 

1.209.581,03 

1.550.728,05

Nee 

Gemeenschappelijke regeling (voldoen aan verplichting uitvoering WSW), aanbesteding niet nodig. 

C00577   Leverancier H 

177.652,08 

291.902,65

Nee 

Uitzoeken, had misschien wel aanbesteed moeten worden. 

C01242   Leverancier I 

34.908,00 

286.462,51

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

C01413   Leverancier J 

328.416,23 

301.242,91

Ja 

C01425   Leverancier K 

251.163,77 

272.146,59

Nee 

C01517   Leverancier L 

142.622,02 

295.904,62

Ja 

C01725   Leverancier M           

308.774,11 

190.183,61

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

C02034   Leverancier N 

564.636,00 

1.273.593,50

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

C02585   Leverancier O 

869.260,67 

2.291.115,24

Nee 

C02750   Leverancier P 

13.906,58 

186.446,91

C02991   Leverancier Q 

296.088,35 

C03013   Leverancier R 

26.181,81 

C03083   Leverancier S 

Gemeenschappelijke regeling, aanbesteding niet nodig. 

   Gemeenschappelijke regeling, aanbesteding niet nodig.    

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

Ja 

  

241.660,71

Ja 

  

191.324,74

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

200.026,52 

294.762,01

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

C03133   Leverancier T 

963.068,13 

821.644,56

Ja 

  

C03144   Leverancier U            

121.075,82 

319.848,59

? 

Uitzoeken, IC weet niet of dit project Europees is aanbesteed en waarom wel/niet 

C03148   Leverancier V            

99.808,62 

174.006,74

? 

8.023.243,34 

1.000.418,06

Nee 

 Leningen, van toepassing op Treasury controle 

26.560,00 

C03374   Leverancier W  C03452   Leverancier X 

Uitzoeken, IC weet niet of dit project Europees is aanbesteed en waarom wel/niet 

252.579,91

Nee 

Diverse (korte) projecten, waardoor ieder project onder de grens blijft. Of dit is toegestaan? ‐‐> Grijs gebied 

C03725   Leverancier Y 

  

595.650,00

Nee 

Factuur voor werk en daarmee onder drempelbedrag 

C03909   Leverancier Z 

  

332.192,00

? 

Uitzoeken, IC weet niet of dit project Europees is aanbesteed en waarom wel/niet 

  75