De Euro-incasso voor zakelijke klanten Makkelijk betalen in Europa. Dat is het idee.
Rabobank West-Zeeuws-Vlaanderen
Waarom SEPA? •
‘Lissabon agenda’; Europa wil de meest dynamische en concurrerende economie ter wereld zijn
•
Nationale verschillen opheffen op het gebied van wet- en regelgeving, technologie, procedures en kosten
•
Eén Europese betaalmarkt; SEPA (Single Euro Payments Area)
•
Nieuwe, Europese betaalproducten zorgen voor meer transparantie, uniformiteit en efficiëntie
Welke landen doen mee aan SEPA? 17 eurolanden België, Cyprus, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Italië, Luxemburg, Nederland, Spanje, Malta, Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Slowakije en Estland Overige 10 EU-landen (let op! Geen EURO-landen) Bulgarije, Denemarken, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk en Zweden Overige 3 EER-landen (let op! Geen EURO-landen) IJsland, Liechtenstein en Noorwegen Plus Zwitserland, Monaco, Mayotte en St-Pierre-etMiquelon, Guadeloupe, Martinique, Frans Guyana en Réunion Niet Antillen, Andorra, Faroër Eilanden, Groenland, San Marino, Vaticaanstad, de Kanaaleilanden en Isle of Man
Wat verandert er voor u ? •
Het Nieuwe Pinnen (EMV-chip)
•
Europese betaling en Europese incasso vervangen binnenlandse varianten
•
Nieuwe Bestandsformaten voor Betaal- en Incassobestanden
•
Wijziging bankrekeningnummer in IBAN − Voorbeeld NL IBAN: NL79RABO0123456789
•
Digitale Nota (nu: FIN Box) en iDEAL worden SEPA-proof
•
Acceptgiro?
4
Meest opvallende gevolg SEPA: IBAN •
Bij SEPA wordt gewerkt met het IBAN i.p.v. binnenlands rekeningnummer
Voorbeeld IBAN
NL 12 RABO 0 123456789 huidig bankrekeningnummer
• • • • •
SEPA:IBAN en BIC verplicht In Nederland afspraak: consumenten vallen we niet lastig met BIC Rabobankklant: hoeft geen BIC in te vullen in Rabokanalen. Anderen willen mogelijk wel BIC van onze klant Klant met boekhoudpakket moet rekeningnummers in administratie vervangen door IBAN (evt. via www.IBANBICservice.nl)
IBAN en BIC op facturen vermelden!
Euro-incasso -Doorlopend incasso Algemeen -Doorlopend incasso Bedrijven -Eenmalige incasso -Veilingincasso -Kansspelincasso -Telefonische machtiging worden vervangen door: Twee varianten: •Algemene Euro-incasso (Core) •Bedrijven Euro-incasso (B2B)
6
Euro-incasso Wat betekent dit voor u als incassant? − Nieuw incassocontract − Incassant ID − Kenmerk machtiging − Actieve machtigingadministratie − Wijziging in aanlevertijdstippen − Wijziging van bestandsformaat − Bruto Boeken − Voorinformeren debiteuren
7
Nieuw Euro-incassocontract •
Iedere incassant moet een nieuw incassocontract afsluiten voor de Euro-incasso
•
In het Euro-incassocontract worden weer limieten afgesproken − Wel nieuwe structuur, waardoor 1 op 1 overzetten niet kan − 1 maximum bedrag per x periode (aantal weken) − maximum bedrag per post
•
Rabobank benadert u hierover begin 2013 met minimaal werk voor u
•
Tot medio 2012 handmatig contractproces via Rabobank Nederland
Nieuw: het incassant ID •
Incassant ID is een uniek kenmerk voor de incassant met al zijn rekeningen
•
Bank verstrekt ID met Euro-incassocontract op certificaat
•
Incassant moet ID meegeven op alle machtigingen
•
Incassant ID is in NL gebaseerd op KvK-nummer
•
Voorbeeld incassant ID (in NL 19 positities): NL 00 ZZZ 342838400000
Incassant ID NL00ZZZ342838 400000
Nieuw: actieve machtigingenadministratie • Iedere machtiging moet vastgelegd worden in administratie incassant • Iedere machtiging krijgt een uniek nummer - kenmerk machtiging, te bepalen door incassant Bijvoorbeeld: debiteurennummer/aansluitnummer/abonneenummer/lidnummer • Dit kenmerk moet vóór 1e incasso gecommuniceerd worden aan de debiteur • Voorinformeren debiteur verplicht van medio 2012 (14 dagen mits anders overeengekomen) • Bestaande Doorlopende machtigingen kunnen gebruikt worden bij overgang naar de Algemene Euro-incasso
Verschillende aanlevertijdslijnen •
Verschillende tijdslijnen voor verschillende transactiesoorten: Algemene Euro-incasso:
− Eerste incasso (first) − Eenmalige (one-off) − Terugkerende (recurrent)
6 werkdagen voor verwerking idem 3 werkdagen voor verwerking
Bedrijven Euro-incasso:
− Alle incasso’s •
2 werkdagen voor verwerking
Check op Kenmerk Machtiging eerste of eenmalige incasso
Dit betekent voor de incassant: • Bijhouden wat Eenmalige, Eerste en Volgende (verschillende aanlevertijdstippen) • Hoe bestand samenstellen? • Aanpassen interne processen, niet meer tot gewenste verwerkingsdag wachten met incasseren N.B. Rabobank halveert het batchtarief voor Euro-incasso naar € 1,-
Vergelijking huidige en Algemene Euroincasso NL Incasso
Algemene Euro-incasso • Alle SEPA-landen
•
Nederland
•
Geen stornorecht debiteur bij eenmalige incasso
•
Zelfde dag bijgeschreven
•
Clieop formaat
• PAIN NVB formaat
•
Aparte contracten voor Doorlopend en Eenmalig
• Doorlopend en Eenmalig in één contract
• Debiteur heeft altijd 8 weken stornorecht, ook bij eenmalige
• 6 werkdagen aanbieden voor verwerking bij eerste of eenmalige, 3 bij volgende incasso’s
• Melding onterechte incasso (13 mnd) •
Melding onterechte incasso (13 mnd) Helemaal nieuw: • Incassant ID • Verplicht Kenmerk machtiging • Bruto boeken
Algemene Euro-incasso: Incassoproces 1. Aanvraag voor een machtiging Machtigingenadministratie
2. Ondertekende machtiging
3.1 Vooraankondiging
Debiteur
6. Debitering van de rekening
Crediteur
5.2 Notificatie 1e en 1-malige
3.2 Incasso-opdracht (inc. machtiginginformatie)
6. Creditering van de rekening
Clearing en settlement
5.1 Incasso (in bulk)
4. Incasso (in bulk)
6. Settlement
Bank debiteur
Bank crediteur
Incasseren met de Bedrijven Euro-incasso •
Opvolger huidige Doorlopende Machtiging Bedrijven
•
Alleen incasseren bij zakelijke debiteuren
•
Geen stornorecht voor debiteur (nu 5 dagen)
•
Voordeel: sneller zekerheid over betaling
•
Nadeel: nieuwe machtiging nodig; ook van debiteur naar bank
•
Debiteur moet machtiging zelf inbrengen in zijn internetbankieren
Geïncasseerd worden met de Bedrijven Euro-incasso •
•
•
Bij de NL bedrijvenincasso heeft debiteur 5 werkdagen stornorecht; Bij Bedrijven Euro-incasso alleen recht om vóór uitvoering de incasso tegen te houden (herroepingsrecht) Keuze Rabobank: direct afkeuring bij onvoldoende beschikkingsruimte, i.t.t. alle andere incassovormen − Debiteur ziet bij saldotekort aan gelijktijdige debitering/ creditering dat er een poging is gedaan om te incasseren en kan dan eventueel nog aanzuiveren en overboeken Europa wil bescherming van de debiteur: debetbank mag incasso alleen uitvoeren bij expliciete toestemming debiteur – Debiteur moet machtigingsgegevens registreren bij zijn eigen bank. Anders geen incasso mogelijk – Bij Rabobank registratie machtiging uitsluitend via internetbankieren – Bedraglimiet instellen mogelijk (niet elke bank biedt dit, Rabobank wel) – Debiteur kan zelf de machtiging wijzigen of (tijdelijk) intrekken
machtiging
Schermvoorbeeld registreren machtiging Bedrijven Euro-incasso in RIB Verplichte velden: -Van Rekening -Kenmerk machtiging -Naam Incassant -Incassant ID -Transactietype Optioneel: -Debiteur referentiecode -Maximum bedrag -Adresgegevens incassant -Omschrijving -?
Proces van machtigen en incasseren met een Bedrijven Euro-incasso Machtigen: • Debiteur maakt betaalafspraken met leverancier • Leverancier stuurt een Bedrijven Euro-incasso machtiging op basis van de afspraken • Debiteur controleert, tekent de machtiging • Debiteur registreert de machtiging bij de Rabobank in internetbankieren • Debiteur retourneert de getekende machtiging aan de leverancier Incasseren: • Leverancier stuurt een factuur enkele dagen vóór elke incasso • Debiteur controleert de factuur en neemt contact op met de leverancier bij onjuistheden • De incasso wordt afgeschreven als debiteur de machtiging vooraf heeft geregistreerd bij de bank en de beschikkingsruimte toereikend is op de rekening(groep) • Na afschrijving is de incasso definitief
Euro-incasso:
Incassoproces 1. Aanvraag voor een machtiging Machtigingenadministratie
2. Ondertekende machtiging
3.1 Factuur verzenden
Debiteur
Crediteur
2.1 registratie machtiging
3.2 Incasso-opdracht (inc. machtiginginformatie)
6. Debitering van de rekening
6. Creditering van de rekening
Clearing en settlement
5 Incasso (in bulk)
4. Incasso (in bulk)
6. Settlement
Bank debiteur
Bank crediteur
Euro-incasso en Bruto boeken •
Altijd bijschrijving totaalbedrag ingezonden batch op rekening incassant, geen aparte bijlage met specificatie
•
Uitvalposten direct apart op rekening incassant teruggeboekt
•
Uitvalposten alleen in rekeninginformatie Rabobank als herkenbare afschrijving (dus: GEEN aparte verwerkingsinformatie meer )
•
Verandering in verwerkingsproces bij incassant
Voorbeeld rekeningafschrift Bruto boeken
Mogelijke obstakels bij vroege migratie Euro-incasso •
Meeste boekhoudpakketten zijn nog niet klaar voor Euro-incasso
•
Er zijn nog weinig diensten beschikbaar om te ondersteunen bij migratie of opstart, zodat u te veel zelf moet doen of helemaal niet kan incasseren Bijvoorbeeld: − administratie omzetten naar IBAN − Kenmerk machtiging aanvullen − bijhouden of het een 1e of volgende incasso is
•
Vroeg overstappen betekent meer inspanning in bijv communicatie naar debiteuren
•
Wachten als het kan, overgaan als u wilt
•
Meeste andere betaalproducten zijn nog niet SEPA-proof. Vaak niet handig om alleen voor incasso over te stappen op SEPA
SEPA overig/divers
Veranderingen Financiële software •
Nieuwe bestandsformaten − Betaal- en incasso-opdrachten (Clieop wordt PAIN) − Rekeninginformatie (MT940 wordt CAMT)
•
Aanvullen gegevens debiteuren en crediteuren − IBAN en BIC − Incassant ID en Kenmerk Machtiging bij incasso
•
Aanpassen ‘intelligentie’ − Pre-notificatie − Vastleggen datum eerste incasso − Verschillende tijdlijnen voor indienen Euro-incasso bij eerste/eenmalige en terugkerende incasso
•
Verwerken Incasso: Bruto Boeken en rekeninginformatie i.p.v. VerwInfo Tip: vraag aan de leverancier van uw boekhoudprogramma in hoeverre het pakket SEPA proof is.
Uitdagingen SEPA voor u 20% van de zakelijke klanten moet één of meer acties ondernemen om SEPA-proof te worden. De belangrijkste acties: • Aanpassingen in boekhoudsoftware: − inlezen van betalingen en incasso’s uit boekhoudsoftware in nieuw formaat; − rekeninginformatie downloaden in nieuw formaat; − bij incasso: debiteurenadministratie uitbreiden met nieuw verplicht kenmerk machtiging.
• • • • •
Sommige betaalvormen verdwijnen, alternatief regelen; Nieuw incassocontract; Nieuwe machtigingen bij Bedrijven Euro-incasso; SEPA-proof maken van Acceptgiro en iDEAL; Administratieve processen aanpassen.
Welke kansen biedt SEPA? •
Europees betalen en ontvangen: lagere kosten, sneller, eenduidige betaalvormen en betaalregelgeving
•
Euro-incasso maakt incasseren en geïncasseerd worden over de grens mogelijk
•
Centraliseren Europees betalingsverkeer: − Minder bankrelaties in minder landen − Minder rekeningen voor binnenkomende betalingen − Minder impact van debiteurenrisico door schaalvergroting
Met als voordelen: − Minder ingewikkelde cashmanagement constructies − Meer werkkapitaal − Eenvoudiger debiteurenbeheer (alle uitval op 1 rekening en gelijke spelregels voor alle SEPA landen)
Hoeveel tijd heeft u nog?
Migratie Eurobetaling
Migratie Euro-incasso
2013
2014
Einde migratie
2012
IBAN Conversie
2011
Einddatum overgang naar Eurobetaling en Euroincasso 1 februari 2014 Acceptgiro nog 2 jaar langer
Wat doet uw Rabobank voor u? •
Informeren en adviseren over kansen en uitdagingen van SEPA − − − −
www.rabobank.nl/sepa www.SEPAcheck.nl (komt per 1 april 2012) SEPA App (komt per 1 april 2012) Adviesgesprek
•
Leveren van SEPA-geschikte producten en kanalen
•
Converteren adresboek Rabo Internetbankieren en Rabo Cash Management
Wat doet u? • Uw IBAN en BIC vermelden op uw facturen • Navragen in hoeverre uw boekhoudpakket al SEPA-proof is • Bepalen wanneer u over wilt/kunt • Bepalen wat voor wijzigingen er zijn als u gebruik wilt blijven/gaat maken van de Euroincasso • Bepalen welke machtigingsformulieren u gaat gebruiken (eigen versie of algemene) • Bepalen hoe u uw debiteuren gaat informeren • Bepalen of uw algemene voorwaarden moeten worden aangepast of worden aangepast door de vakorganisatie • Bepalen welke processen er wijzigen (bijv i.v.m. tijdslijnen incassi) • Registreren door u afgegeven machtigingen in internetbankieren
