III.
Technische bepalingen
1. Algemeen Het stadsbestuur Genk wenst een verbintenis van dienstverlening af te sluiten enerzijds aangaande de afhandeling van alarmen via meldkamer en anderzijds aangaande de bewaking van diverse stedelijke gebouwen. Dit bestek omvat de omschrijving van de activiteiten en acties, die van de inschrijver verwacht worden in verband met de beveiliging van diverse stedelijke gebouwen zoals o.a. : - Stadhuis Genk; - Bibliotheek Genk; - C-mine Energiegebouwen; - C-Mine Parkeergarage ; - Museum Van Doren; - Heempark; - Onthaalgebouw Kattevennen; - Veiligheidshuis; - Academie Genk Plastische Kunsten; - Uitdaging; De dienstverlener zal voldoen aan de geldende wettelijke voorschriften conform de wet van 10 april 1990 op de bewakingsondernemingen, de beveiligingsondernemingen en de interne bewakingsdiensten, en de aanpassingen op bovenvermelde wetgeving. De dienstverlener en zijn personeel belast met deze opdracht zijn nederlandstalig. Aan de hand van opgestelde consignes zal de meldkamer de alarmen dienen te evalueren. Het beveiligingssysteem zal bij een alarm op het centrale beheerssysteem over modem een alarminfo doorzenden naar de meldkamer. Deze meldkamer zal op basis van het type alarm, zijnde een brand-, inbraak- of technisch alarm, de nodige acties plegen om dit ontstane alarm te behandelen. Dit kan gaan, afhankelijk van het tijdstip, van het contacteren van de betreffende verantwoordelijken (verantwoordelijke, technische dienst, onderhouddienst) tot het geven van een opdracht aan hun bewakingsorganisatie om een interventie uit het voeren. Verder zal zij een alarmopvolging doen, wat inhoudt dat zij brandweer of andere diensten zullen contacteren ter verificatie van ontvangst en ondernemen van acties. De meldkamer kan mogelijk voor sommige gebouwen beschikken over – bij het alarm -meegezonden camerabeelden (foto’s van voor, tijdens en na het event) om op basis van deze eerste evaluatie verder over het internet / ethernet in het stadhuis op het centrale beheerssysteem aan te loggen om de opgenomen of de live beelden van het event te kunnen bekijken. Op basis van de eerste beelden (foto’s) of de live beelden kan dan beslist worden om een interventie te laten uitvoeren door de externe bewaking. Alle nodige bijkomende acties en overleg zal daarbij door de meldkamer worden gecoördineerd. De meldkamer zal alle events en acties rapporteren aan de opdrachtgever.
Het opstellen van de consignes en de modaliteiten zullen in overleg met de verschillende partners (opdrachtgever, meldkamer, brandweer, technische diensten, …) gedetailleerd worden. De diverse stedelijke gebouwen omvatten zowel administratieve stadsdiensten, culturele diensten, muziekacademie, bibliotheek, ….. Al deze diensten hebben verschillende openings- of sluitingsuren. Naast de afhandeling van inkomende alarmen zal de meldkamer ook een coördinerende rol spelen voor de fysieke tussenkomsten van eigen bewakingsagenten zoals bv. bij - interventieopdrachten; - open- en sluitrondes; - surveillanceronde. Volgende elementen zullen de criteria vormen tot uitsluiting van de inschrijving: - wettelijke goedkeuring als bewakingsonderneming (vergunningsnummer); - wettelijke erkenning als beveiligingsonderneming (erkenningsnummer); - verplichtingen ivm RSZ; - verplichtingen ivm BTW en belastingen; - verzekeringsattest BA; - verklaring op erewoord betreffende staat van vereffening of faillissement; - verklaring dat meldkamer en bewaking tot dezelfde organisatie behoren.
2. Overzichtstabel Onderstaande tabel is een indicatieve tabel die voor toewijzing kan gewijzigd worden. Het basisprincipe, nl dat elke alarmmelding ( inbraak, brand, toegang, technisch ) op eender welk moment ( 24/24u, 7/7dagen ) een interventie/afhandeling van de meldkamer vraagt, blijft ongewijzigd. In de tabel zijn de verschillende functionele activiteiten van de diverse gebouwen weergegeven; elke afwijking van de vooropgestelde protocols zal volgens duidelijk omlijnde afspraken naar tijdelijke vrijstelling van toegangverlening en bevoegdheid tot autorisaties moeten gebeuren.
FUNCTIE
GESLOTEN GEBOUW (niemand aanwezig)
GESLOTEN GEBOUW (met activiteit buiten de uren) (onthaal (geen aanwezig) onthaal)
OPEN GEBOUW (personeel)
OPEN GEBOUW (publiek)
Inbraak-detectie
1
3
1
3
3
Brand-detectie
5
4
5
4
4
Technische alarmen
2
2
2
2
2
1:
Melding naar externe meldkamer. Meldkamer verifieert eventueel met camerabeeld. Mogelijke opdracht tot interventie van externe bewaking. Meldkamer informeert verantwoordelijke(n).
2:
Melding naar externe meldkamer. Meldkamer verifieert interventie technisch verantwoordelijke(n). Meldkamer contacteert technisch verantwoordelijke(n).
3:
Melding naar externe meldkamer. Meldkamer verwittigt onthaal.
4:
Melding naar externe meldkamer. Meldkamer verwittigt onthaal. Meldkamer contacteert desnoods brandweer.
5:
Melding naar externe meldkamer. Meldkamer verifieert interventie / verwittigt brandweer. Meldkamer verwittigt verantwoordelijke(n).
3. Meldkamer 3.1. Algemeen De taken van de meldkamer worden vervat in de volgende omschrijvingen: -
-
Vanuit de meldkamer wordt een gepaste afhandeling, conform de consignes, gegeven aan elke vraag tot tussenkomst. Afhankelijk van de situatie wordt er een beoordeling gemaakt en zal een interventieploeg (externe bewaking) gestuurd worden voor een effectieve interventie of ter controle van het gebouw bij een onduidelijke situatie. De permanentie op de meldkamer moet verzekerd zijn 7 dagen op 7, de klok rond. Deze permanentiedienst is telefonisch rechtstreeks bereikbaar. De algemene verantwoordelijkheid op de dienst is in handen van de Operationeel Coördinator. De dispatchers hebben, onder verantwoordelijkheid van de Operationeel Coördinator of de wachtdienstoverste , als opdracht : - het garanderen van een bemand dispatchingcentrum, 24/24 uur, 7 dagen op 7; - het verzorgen van een permanent (telefonisch) aanspreekpunt voor alle relevante vragen van de klant; - bij alarmering het oproepen van de verantwoordelijken, de bewaking, de brandweer of de politie volgens de opgelegde consignes; - het coördineren van de nodige acties volgens afspraken met de klant; de meldkamer volgt de interventie op en zal schriftelijk rapporteren (e-mailing) aan de klant; - het verzorgen van een telefonische oplossing voor die alarmoproepen die op deze wijze kunnen opgelost worden; - het eventueel raadplegen van de camerabeelden ter verificatie van het event; - het ter plaatse sturen van een externe (bewakings)interventieploeg daar waar dit uit de evaluatie aangewezen of noodzakelijk is; - het coördineren en verlenen van de nodige bijstand en ondersteuning aan de interventieploegen; - het verzorgen van de noodzakelijke verwittigingen en / of het nemen van de noodzakelijke contacten tot verwittiging of alarmering van andere diensten;
-
-
het verifiëren of op de automatische alarmoproepen gevolg werd gegeven en desnoods bijsturen van de activiteiten.
Alle personen binnen de meldkamer en de externe bewakingsfirma die betrokken zijn met deze opdracht, dienen nederlandstalig te zijn.
Alle werken, aanpassingen die nodig zijn om het geheel in dienst te stellen en operationeel te maken worden voorzien door de dienstverlener en zitten vervat in de inschrijving.
3.2. Consignes De volgende consignes zullen bij opdracht verder gedetailleerd worden, aan de hand van de uitgebouwde technische beveiligingsopstelling, de aangepaste interne organisatiestructuur en de opmerkingen door de meldkamer geformuleerd. De volgende alarmen dienen in de consignes opgenomen te worden: brandalarm, inbraakalarm, toegangcontrole, technisch alarm Brandalarm De meldkamer zal ten alle tijde het alarm ontvangen en zal verifiëren of er gereageerd is op het alarm. Ze zal eveneens op livebeelden de situatie kunnen opvolgen en desnoods bijkomende acties kunnen nemen (in overleg met opdrachtgever) in verband met extra bewaking of nazorgactiviteiten. De meldkamer zal van elk binnengekomen alarm een rapport aanmaken met de genomen acties en zal dit ten laatste binnen de 24 uur aan de opdrachtgever bezorgen. Daarnaast zal de opdrachtgever ook de mogelijkheid hebben via een webtoepassing ten alle tijde online de rapporten te raadplegen. Inbraakalarm De verschillende tijdsschema’s van de diverse gebouwen, …. zullen in de consignes exact gedefinieerd (geprogrammeerd) zijn. Volgens de opgestelde tijdschema’s zal het gebouw gedeeltelijk of geheel verlaten zijn en zullen de detecties van de verschillende inbraakzones ingeschakeld zijn. Het betreden van deze zones of afwijken op de toegangsprocedures zal een inbraakalarm tot gevolg hebben. Alle alarmen worden doorgezonden naar de meldkamer. De meldkamer volgt dit op en zal afhankelijk van de procedure de aanwezige verantwoordelijke contacteren (nog aanwezigheid in het gebouw), dan wel de nodige acties (verificatie aan de hand van de beelden of opstarten van een interventie) uitvoeren. De meldkamer zal mogelijk “remote” de inbraakdetectie kunnen in- of uitschakelen. Ze mag hiervan enkel in uitzonderlijke gevallen gebruik maken, namelijk volgens in de bestaande consignes opgenomen voorwaarden, dan wel na overleg met de hiervoor bevoegde verantwoordelijken. De meldkamer zal eveneens voor sommige gebouwen op regelmatige tijdstippen (in overleg te definiëren) inbellen en on-line de relevante beelden bekijken.
De meldkamer zal dagelijks (24u rapport) over e-mail aan de verantwoordelijke van de opdrachtgever rapporteren over alle binnengekomen events en de gepleegde acties. Daarnaast zal de opdrachtgever ook de mogelijkheid hebben via een webtoepassing ten alle tijde online de rapporten te raadplegen. Technische alarmen Indien er technische alarmen worden doorgeschakeld naar de meldkamer, zal deze bij de onderhoudsdienst verifiëren of er gereageerd is op de alarmen. Bij niet-reageren zal ze volgens consigne de desbetreffende verantwoordelijke contacteren. De meldkamer zal dagelijks (24u rapport) over e-mail aan de verantwoordelijke van de opdrachtgever rapporteren over alle binnengekomen events en de gepleegde acties. Daarnaast zal de opdrachtgever ook de mogelijkheid hebben via een webtoepassing ten alle tijde online de rapporten te raadplegen.
4.Bewaking 4.1. Algemeen Voor sommige gebouwen zal er door de dienstverlener een open- en sluitronde voorzien worden. Het betreft mogelijk zowel deuren onder badgecontrole als deuren die manueel te openen en te sluiten zijn. Gelijktijdig met de open- en sluitronde zal er tevens een surveillanceronde uitgevoerd worden. Anderzijds zal vanuit de meldkamer voor sommige gebouwen aangelogd kunnen worden op het beveiligingssysteem en kunnen de opgenomen of de live- beelden opgevraagd en bekeken worden. Deze camerabeelden, die het gebouw in beeld brengen, zullen aan de dispatchers van de meldkamer de mogelijkheid geven om op regelmatige tijdstippen remote te bekijken wat inhoudt dat daardoor een (voldoende) surveillance van het gebouw gecreëerd kan worden. Op weekdagen zal dit minimaal 2 keer per nacht uitgevoerd worden, tijdens weekend en op feestdagen minimaal 2 keer per dag en 2 keer per nacht (a rato van 1,5 minuut per beeldsurveillance). Het betreft telkens een 10-tal camera’s per gebouw. Op deze wijze kunnen de gevraagde opdrachten van de bewaking zich beperken tot interventieopdrachten op afroep. Vanuit de meldkamer moet aan de bewakingsfirma een opdracht tot interventie kunnen gegeven worden. De procedure en voorwaarden waaronder deze opdracht zal moeten gegeven worden maakt deel uit van de consignes die tussen opdrachtgever en meldkamer zullen worden vastgelegd. In de meetstaat zullen de prijsopgaves geformuleerd zijn per activiteit en per tijdstip waarop ze mogelijk dienen uitgevoerd te worden ( dag, nacht, weekdag, weekend/ feestdagen,…). Eveneens zal een prijsopgave gebeuren voor het uitvoeren van een permantie-opdracht (bewaking ter plaatse) na incident of bij langdurige calamiteit, op meerdere tijdsstippen. Bij deze prijsopgaves zal rekening gehouden moeten worden met aanrijtijden van maximum 0,5 uur na opdracht.
De externe bewakingsfirma die de interventies zal uitvoeren dient tot dezelfde organisatie te behoren als de meldkamer. De bewakingsagenten belast met het uitvoeren van de gevraagde interventies dienen nederlandstalig te zijn.
4.2. Consignes De interventieopdrachten worden in opdracht van de meldkamer, volgens bijhorende consignes, uitgevoerd. De meldkamer zal bij een dringende calamiteit de externe bewaking oproepen om een interventie uit te voeren. De meldkamer zal hierbij remote toegang verlenen aan de interventieploeg om snel en doelgericht te kunnen optreden. In overleg met de opdrachtgever kan de externe bewaking ook voor andere (toevallige) activiteiten ingezet worden. (permanentie bij externe activiteiten; onthaalfunctie) Van elke interventie of opdracht zal een uitvoerig verslag opgemaakt worden en aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld worden. Dit rapport zal een gestandaardiseerde vorm hebben en een unieke codering (tracebility) per e-mail verzonden worden; bij de (maandelijkse) facturatie van deze interventies zal naar deze rapporten verwezen worden.
5.Overzicht Overzicht van acties per gebouw: Gebouw Stadhuis Bibliotheek C-mine energiegebouwen C-mine parking Museum Van Doren Heempark Onthaalgebouw Kattevennen Veiligheidshuis Academie Plastische Kunsten Uitdaging
inbraak brand camerabewaking open/sluitronde x x x
x x x
x x x x
x x x x
x x
x x
x x x x
x
Overzicht van de diverse acties cfm consignes: Omschrijving Eenmalige opstartkosten met inbegrip van evt technische aanpassingen, programmatie, … Maandabonnement basisopdracht opvolgen alarmmeldingen met informeren van bevoegde diensten. Aanloggen aan beheerssysteem en bekijken van camerabeelden bij alarmmeldingen Maandelijks kostprijs Videosurveillance a rato van 1,5 minuut per actie,
aantal st st st st
werkdag à 2x per nacht en weekend/feestdag à 2x ’s nachts + 2x daags Kostprijs per extra actie videosurveillance a rato van 1,5 minuten per actie, gedurende de dag tijdens weekdagen Kostprijs per extra actie videosurveillance a rato van 1,5 minuten per actie, gedurende de nacht tijdens weekdagen Kostprijs per extra actie videosurveillance a rato van 1,5 minuten per actie, gedurende de dag tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs per extra actie videosurveillance a rato van 1,5 minuten per actie, gedurende de nacht tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs interventieopdracht van een bewakingsagent per tijdsduur van minimum15 min ter plaatse, gedurende de dag tijdens weekdagen Kostprijs interventieopdracht van een bewakingsagent per tijdsduur van minimum15 min ter plaatse, gedurende de nacht tijdens weekdagen Kostprijs interventieopdracht van een bewakingsagent per tijdsduur van minimum 15 min ter plaatse, gedurende de dag tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs interventieopdracht van een bewakingsagent per tijdsduur van minimum 15 min ter plaatse, gedurende de nacht tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs verlenging interventieopdracht ter plaatse per 15 minuten, gedurende de dag tijdens weekdagen Kostprijs verlening interventieopdracht ter plaatse per 15 minuten, gedurende de nacht tijdens weekdagen Kostprijs verlenging interventieopdracht ter plaatse per 15 minuten, gedurende de dag tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs verlenging interventieopdracht ter plaatse per 15 minuten,‘gedurende de nacht tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs permanentieopdracht ter plaatse per uur, gedurende de dag tijdens weekdagen Kostprijs permanentieopdracht ter plaatse per uur, gedurende de nacht tijdens weekdagen Kostprijs permanentieopdracht ter plaatse per uur, gedurende de dag tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs permanentieopdracht ter plaatse per uur, gedurende de nacht tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs open- en sluitronde met inbegrip van een surveillanceronde, gedurende de dag tijdens weekdagen Kostprijs open- en sluitronde met inbegrip van een surveillanceronde, gedurende de nacht tijdens weekdagen Kostprijs open- en sluitronde met inbegrip van een surveillanceronde, gedurende de dag tijdens het weekend/feestdagen Kostprijs open- en sluitronde met inbegrip van een surveillanceronde, gedurende de nacht tijdens het weekend/feestdagen
st st st st st st st
st
st st st st st st st st st st st st
