projectnaam projectonderdeel
CO2-prestatieladder Communicatieplan T.b.v. het CO2 reductiebeleid
status datum
Definitief 15 maart 2013
Van Spijker Infrabouw B.V. P. Mastebroekweg 4 7942 JZ Meppel Postbus 247 7940 AE Meppel T +31 (0)522 – 252 589 F E I
+31 (0)522 – 241 387
[email protected] www.vanspijkerbouw.nl
datum
status
naam
Functie
15 maart 2013
gecontroleerd
G.T. Plaggenmars
KAM-coördinator
paraaf
15 maart 2013
Vrijgegeven
R.G. van Spijker
CO2-verantwoordelijke
Datum
versie
status
auteur
18 maart 2010
00-01
concept
G.T. Plaggenmars
eerste opzet
12 april 2010
00-02
concept
G.T. Plaggenmars
Interne opmerkingen verwerkt
13 april 2011
00-03
definitief
G.T. Plaggenmars
Definitief gemaakt
8 juni 2011
00-04
definitief
G.T. Plaggenmars
Opmerkingen Kiwa verwerkt en geüpdate.
7 juni 2012
00-05
definitief
G.T. Plaggenmars
Aangepast t.b.v. ladder 2.0
1 maart 2013
00-06
definitief
G.T. Plaggenmars
Aangepast t.b.v. ladder 2.1
15 maart 2013
00-07
definitief
G.T. Plaggenmars
Geupdate
Omschrijving wijziging
Inhoudsopgave 1 2
Inleiding Communicatieplan 2.1. Belang van communicatie 2.2. Interne communicatie 2.2.1. Interne doelgroepen 2.2.2. Interne communicatiedoelstellingen 2.3. Externe communicatie 2.3.1. Externe doelgroepen 2.3.2. Externe communicatiedoelstellingen 2.4. Communicatieboodschap 2.5. Communicatiemiddelen en activiteiten Bijlage
2/7
Communicatieplan
3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6
1 Inleiding Van Spijker Infrabouw B.V. streeft naar een beter milieu. Een goed instrument hiervoor is de CO2prestatieladder, die beheerd wordt door SKAO. De basis voor deze ladder is het Greenhouse Gas Protocol, die een eenduidige manier voorschrijft om de CO2-productie te meten. Van Spijker Infrabouw B.V. wordt aangemerkt als een zogenaamd klein bedrijf. Dat betekent niet dat we de initiatieven en transparantie die gevraagd wordt aan grote bedrijven helemaal langs ons heen willen laten gaan. Er zijn acties en verbetermogelijkheden die we als klein bedrijf wel kunnen insteken. Hier proberen we dan ook invulling aan te geven. Om een juist en eenduidig communicatie te voeren, is dit plan opgesteld. Het geeft handvatten om de interne en externe communicatie met betrekking tot ons CO2-reductiebeleid vorm te geven en uit te dragen.
3/7
Communicatieplan
2 Communicatieplan 2.1.
Belang van communicatie
Het voeren van een helder en eenduidig communicatie- en marketingcommunicatiebeleid is van belang bij het verkrijgen van naamsbekendheid voor Van Spijker Infrabouw B.V. en een positief imago. Een hoge naamsbekendheid en een positief imago dragen vervolgens bij aan het behouden en genereren van omzet en marktaandeel. Communicatie is voor het bereiken van de doelstellingen, welke gesteld zijn in het beleidsplan, van groot belang. Immers door een goede en gestructureerde communicatie worden zowel intern als extern de betrokken partijen getriggerd om zich in te zetten voor een beter milieu. Een beter milieu begint bij jezelf, en samen bereik je meer. Er zijn twee soorten communicatie die in dit plan worden gebruikt, te weten de structurele en de ad hoc. In dit hoofdstuk zullen beide worden uitgewerkt en toegelicht.
2.2.
Interne communicatie
De interne communicatie bestaat, zoals gezegd, uit de structurele en de ad hoc. De structurele communicatie bestaat uit vaste momenten waarop gecommuniceerd zal gaan worden. Binnen Van Spijker Infrabouw B.V. zal dit gebeuren tijdens de jaarlijkse VGM-jaarbijeenkomst en tijdens een toolbox. Tijdens de structurele communicatiemomenten zullen de voortgang van de doelstellingen, de laatste ontwikkelingen en de te nemen maatregelen voor de komende periode toegelicht worden. De ad hoc communicatie zal plaatsvinden via verschillende lijnen. Te denken valt aan interviews, mailings en agendapunten tijdens diverse interne overleggen. 2.2.1.
Interne doelgroepen
De interne doelgroepen zijn in principe alle medewerkers van alle B.V.’s binnen de organizational boundary. Voor de structurele communicatie zullen alle medewerkers direct bereikt worden. Met betrekking tot de ad hoc communicatie dient de doelgroep, dan wel de leidinggevenden indien het al het personeel betreft, bereikt te worden. 2.2.2.
Interne communicatiedoelstellingen
Het doel van de interne communicatie is om de medewerkers bewust en betrokken te houden bij het CO2 reductie beleid. Alleen samen kunnen we de CO2 reductie doelstellingen behalen. Daarom is het nodig om de medewerkers goed te informeren. Van Spijker Infrabouw B.V. hoopt op deze manier een zowel top-down als bottom-up implementatie van het CO2 reductie beleid. De volgende concrete communicatie middelen en doelen zijn vastgelegd.
4/7
Communicatieplan
Doelstelling
Middel
Invulling
Frequentie
Medewerkers zijn op de hoogte van het CO2 reductie beleid / doelstellingen. Medewerkers zijn continu op de hoogte van de voortgang van de CO2 reductie doelstellingen. Medewerkers worden betrokken bij het opstellen van het CO2 reductie beleid / doelstellingen.
VGMjaarbijeenkomst Mail
Bekendmaking (nieuw) beleid + doelstellingen Presentatie voortgang doelstellingen a.d.h.v. KPI’s Gezamenlijk beleid voor nieuw jaar bespreken of doelstellingen aanpassen. Input medewerkers van groot belang.
1 x per jaar
2.3.
VGM overleg
2 x per jaar
Ad hoc
Externe communicatie
Het energiebeleid wordt structureel gecommuniceerd, te weten de kwantitatieve en kwalitatieve reductiedoelstellingen, de grootte van de carbon footprint en de voortgang van de doelstellingen tenminste ieder half jaar extern. Deze communicatie zal plaatsvinden door middel van de website. Het extern ad hoc communiceren over het energie reductie beleid zal plaatsvinden door gerichte mailings. 2.3.1.
Externe doelgroepen
Naast de opdrachtgevers en leveranciers willen we ook de omgeving, zoals de gemeente Meppel betrekken om samen te werken aan een betere leefomgeving. Hiervoor zijn diverse partijen interessant, te denken valt aan de energieleverancier, collega’s uit de sector (of keten) en het parkmanagement. Bij projecten verkregen op basis van EMVI als gevolg van de CO2 prestatieladder wordt expliciet aan de betreffende opdrachtgever gecommuniceerd. Te beginnen over de gestelde doelstellingen en maatregelen en gedurende de uitvoering over de behaalde (tussentijdse) resultaten, zo nodig specifiek toegespitst op dat project. 2.3.2.
Externe communicatiedoelstellingen
De doelstelling is om breed uit te dragen dat Van Spijker Infrabouw B.V. zich wil inzetten voor een beter milieu. En dat dit, wanneer we dit met zoveel mogelijk partijen doen, een significante reductie zal geven aan de uitstoot van het broeikasgas CO2.
2.4.
Communicatieboodschap
Zie de doelstellingen.
2.5.
Communicatiemiddelen en activiteiten
Met het inzetten van een geïntegreerde mix van communicatiemiddelen en activiteiten kunnen de communicatiedoelstellingen worden gerealiseerd. In de bijlage is een overzicht van de communicatieactiviteiten die worden ingezet te vinden.
5/7
Communicatieplan
Bijlage 1. Communicatie Wijze van communicatie
Doelstelling/ taak
Doelgroep
Freq.
Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijke
Website www.vanspijkerbouw.nl
Footprint en doelstellingen communiceren
Extern
1 x per jaar
De footprint is gepubliceerd, incl. de doelstelling die is gesteld voor de komende periode
Verantwoordelijke CO2 reductie
Website www.vanspijkerbouw.nl
Voortgang per kwartaal t.o.v. gestelde doelstellingen
Extern
4 x per jaar
De voortgang is in 2010 per kwartaal gepubliceerd, t.o.v. gestelde doelstellingen
Verantwoordelijke CO2 reductie
Website www.vanspijkerbouw.nl en mailing
Voortgang halfjaarlijks in 2011 – 2015 t.o.v. gestelde doelstellingen
Extern
2 x per jaar
De voortgang vanaf 1 januari 2011 wordt halfjaarlijks gepubliceerd, t.o.v. gestelde doelstellingen
Verantwoordelijke CO2 reductie
Mailing, memo of email
Algemene presentatie CO2
Extern
Ad hoc
Breed uitdragen dat Van Spijker Infrabouw B.V. zich inzet voor een beter milieu, oproep om mee te werken.
Verantwoordelijke CO2 reductie
bewustwording Van Spijker Infrabouw B.V. Mailing, memo en/of email
Voortgang projectspecifiek t.o.v. gestelde doelstellingen
Extern
2 x per jaar
De voortgang wordt minstens twee maal per jaar gecommuniceerd t.o.v. gestelde doelstellingen.
Verantwoordelijke CO2 reductie
Jaarlijkse VGM bijeenkomst presentatie
Introductie, voortgang en
Intern
1x per jaar
Presentatie CO2-bewustcertificaat, belang
KAM-coördinator
doelstellingen per jaar CO2-
hiervan en de invloed op de organisatie
prestatieladder bij medewerkers Toolboxen, memo
Introductie Het nieuwe rijden en aanverwante onderwerpen
Intern
Ad hoc
Concrete acties die medewerkers kunnen
KAM-coördinator
nemen om energie te besparen en CO2uitstoot te reduceren.
Mailing, memo en/of email
Footprint en doelstellingen communiceren
Intern
Gelijk aan voortgang doelstellingen
De footprint wordt gecommuniceerd, incl. de doelstelling die is gesteld voor de komende periode
Verantwoordelijke CO2 reductie
Mailing, memo en/of email
Voortgang halfjaarlijks in 2011 – 2015 t.o.v. gestelde doelstellingen
Intern
2 x per jaar
De voortgang vanaf 1 januari 2011 wordt halfjaarlijks gepubliceerd, t.o.v. gestelde doelstellingen
Verantwoordelijke CO2 reductie
2. Overige activiteiten: Doelstelling
Doelgroep
Boodschap
Freq.
Verantwoordelijke
Ad hoc
Verantwoordelijke CO2 reductie
Communicatiemiddelen Actieve deelname
1. Concrete afspraken in de
Alle betrokken bedrijven en
Grote stappen
aan ad hoc communicatie vanuit
praktijk toepassen 2. Ontwikkeling duurzaam beton vergroten 3. leren van andere organisaties 4. andere organisaties laten leren van Van Spijker
opdrachtgevers in de sector die beton toepassen.
maken is mogelijk, leren en discussie
Duurzame beton (MVO NL, Green Deal)
n.t.b.
7/7
Communicatieplan
