Voorstel Aan
Datum Docbasenummer Projectnummer Bijlage(n)
4 september 2012 00261700
algemeen bestuur 19 september 2012
Onderwerp
Portefeuillehouder Programma Afdeling Voorbeelden Huisstijldragers Huis
Huisstijl E. Blom en G. van de Brandhof Bestuur en belastingen Services
1. Voorstel van D&H Aan het algemeen bestuur wordt voorgesteld om in te stemmen met het voorstel tot gefaseerd vervang en van de huisstijldragers en de daarmee samenhangende kosten. kosten Voorgesteld wordt om het benodigde bedrag van € 200.000,- bij beide waterschappen (bij ieder voor € 10 00.000,-) ten laste van de exploitatie te brengen en de begroting hierop aan te passen. De gefaseerde invoering vindt pas plaats op het moment dat de fusie gerealiseerd is. De voorbereidingen richten zich op dit moment op de datum van 1 januari 2013. Uitgangspunten n voor dit voorstel zijn: - realiseren eenheid in uitstraling/huisstijl; uitstraling/hui - op duurzame wijze; - tegen de laagst mogelijk kosten (door o.a. spreiding in tijd, werken met eigen mensen en efficiënt inkopen). Naar aanleiding van vragen/opmerkingen uit de commissie c ommissie FBA zijn in kosten en planning enkele verschuivingen doorgevoerd van investeringen (uitbesteden) naar zelf doen (uren).
2. Bestuurlijke aanleiding en vraag Het nieuwe logo is klaar en intern ontwikkeld. De ontwikkeling van het logo heeft € 15.000,- gekost. De interne uren zijn hier niet in meegenomen, wel de coaching van een extern bureau. Groot voordeel is dat de rechten nu bij het waterschap berusten en niet bij een extern bureau. Wat nu volgt is de verdere ontwikkeling van de huisstijl en de daarmee rmee gepaard gaande kosten. Ontwikkeling huisstijl en kosten Bij de huisstijlveranderingen verdwijnen de huidige huisstijldragers om plaats te maken voor de nieuwe. Huisstijldragers zijn doorgaans duurzaam, wat de vraag relevant maakt naar een zo efficiënt mogelijke overstap, met een minimale vernietiging van technisch niet afgeschreven middelen. Hieronder geven wij u een beeld van de consequenties voor de verschillende huisstijldragers.
Datum Onderwerp Blad
18 juni 2012 Huisstijl 2 van 5
Huisstijl in en om het pand De huisstijl in en om het kantoorgebouw/de rioolwaterzuiveringen en werkplaatsen betreft bijvoorbeeld naambordjes bij kamers, interne bewegwijzering, kleurstelling, maar ook de vlaggen voor het gebouw en borden aan de gebouwen. Door de directe relatie met de eigen werkomgeving hebben deze elementen invloed op cultuur en organisatiegevoel. Een directe en consequente doorvoering van de nieuwe huisstijl is voor deze dragers dan ook van groot belang. Extrapoleren we de kosten van de vorige fusie naar de nieuwe situatie, dan zal de bedoelde huisstijlaanpassing aan het waterschapskantoor en de bijbehorende gebouwen circa € 20.000,- bedragen. Drukwerk Drukwerk (briefpapier, folders, etc.) zal per 1 januari 2013 vervangen moeten worden. Het gaat hier om een niet-duurzame huisstijldrager. Met een goede planning resteert een beperkte hoeveelheid voor vernietiging. Wel zal veel materiaal in één keer nieuw aangemaakt moeten worden. Uitgaande van aanpassingen door eigen communicatiemedewerkers en grafisch medewerkers, zal de vervanging van het drukwerk circa € 15.000,- kosten. Aangezien alle folders en brochures nu voor één waterschap worden gemaakt, levert dit een besparing op van ca. 50%. Bedrijfskleding Bedrijfskleding is een belangrijke huisstijldrager, met uitstraling zowel naar binnen (trots), als naar buiten (representativiteit, autoriteit). De medewerkers die daarvoor in aanmerking komen moeten per 1 januari 2013 in nieuwe bedrijfskleding lopen. Wanneer we de medewerkers die volgens de richtlijnen in aanmerking komen voor bedrijfskleding afzetten tegen de bezetting zoals omschreven in het functieboek, bedragen de kosten voor het in één keer aanschaffen van nieuwe bedrijfskleding circa € 100.000,- (excl. bedrijfskleding die geen huisstijl draagt, bijvoorbeeld veiligheidsschoenen). Na de lancering van het nieuwe logo kan echter al kleding die vervangen moet worden, voorzien worden van het nieuwe logo uit het lopende kledingbudget. Een bedrag van € 25.000,- is dan nodig om per 1 januari 2013 de volledige bedrijfskleding vervangen te hebben. Internet Eén van de taken van de afdeling Services wordt het in 2012 samenvoegen van de inhoud van beide internetsites tot een nieuw internetsite voor het fusiewaterschap, actief per 1 januari 2013. De kosten van (externe) technische aanpassingen van de site en de migratie van content zullen circa € 5.000,- bedragen. Dienstauto’s Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe beschikken samen over 83 dienstauto’s in huisstijl, waarvan er per 1 januari 2013 circa 35 economisch zijn afgeschreven. Dienstauto’s in huisstijl ondersteunen de herkenbaarheid van het waterschap in de regio. Daarnaast vergroten ze de herkenbaarheid van waterschapsmedewerkers en ondersteunt het in een aantal gevallen hun autoriteit. We gaan er dan ook van uit dat dienstauto’s als huisstijldragers gehandhaafd blijven. Circa 48 auto’s hebben een dusdanige boekwaarde dat ze van een nieuwe huisstijl voorzien kunnen worden. De in 2012 aan te schaffen auto’s worden al in de kleur wit aangeschaft.
Datum Onderwerp Blad
18 juni 2012 Huisstijl 3 van 5
We kiezen voor witte auto’s met bestickering (dit is vele malen goedkoper dan het spuiten van een auto). Deze keuze is conform het advies van de commissie F.B.A.. De kosten voor het aanpassen is € 15.000,- (€ 300,- incl. btw per auto). De huidige auto’s worden niet overgespoten; er wordt gebruik gemaakt van folies bij de auto’s. Een deel zal dan wit zijn met bestickering en een deel wit-oranje met bestickering (logo Veluwe wordt dan vervangen door nieuwe logo). Volledig stickeren (‘wrappen’) of spuiten van (het oranje deel van) de auto’s leidt tot ca. € 60.000,meerkosten, waarbij het prijsverschil tussen stickeren en spuiten gering is. De vraag of deze auto’s in het kader van de fusie (versneld) worden vervangen is wel relevant in het kader van de huisstijlwisseling (immers; hoe lang rijden er nog verschillende huisstijlen naast elkaar in het gebied?). De vervangingskosten rekenen we echter niet tot de kosten van de huisstijlwijziging. Informatieborden- en panelen In het gebied van beide waterschappen staat een groot aantal informatiedragers in huisstijl, van naambordjes op (riool)gemalen, stuwkasten en watergangen, tot informatieborden bij projecten. Op deze wijze is het waterschap voor iedereen herkenbaar aanwezig in het gebied. In totaal gaat het om circa 700 borden/panelen in verschillende formaten. Het vervangen van al deze huisstijldragers in de nieuwe huisstijl gaat – exclusief plaatsingskosten – circa € 80.000,- kosten. Op advies van de commissie F.B.A. wordt de plaatsing van de borden in de onderhoudsplanning opgenomen en gespreid over 2013 en 2014. Dit (lage) bedrag kan alleen gerealiseerd worden door alle bebording in eenmaal te bestellen, daarbij optimaal samen te werken met één leverancier en zoveel mogelijk werk (voorbereiding en plaatsing) in eigen huis uit te voeren. Dit bespaart eveneens de inzet van een aannemer die eerder in het voorstel is opgenomen. Dit levert een besparing op ten opzichte van eerdere ramingen van ca. € 80.000,Het bestickeren van de borden en panelen in plaats van opnieuw maken is onderzocht, maar dit verdient niet de voorkeur in het kader van een professionele uitstraling, een duurzame keuze en zichtbaarheid van het waterschap in het veld. Bestickeren is vandalismegevoelig, vraagt veel onderhoud en vaker vernieuwing en is veel arbeidsintensiever. Ook zullen de jaarlijkse (onderhouds)kosten hoger zijn. Gezien de staat van vele borden (zie bijlage) is het niet verstandig om de borden met beide logo’s te laten staan in het veld en niet of in een veel later stadium te vervangen. Het spreekt voor zich dat het laten uitvoeren in een zeer kort tijdsbestek vele malen duurder is. Picknickbanken en tafels Naast de informatiepanelen, staan in het gebied van Vallei & Eem ook nog 14 picknicktafels met banken met huisstijl-opdruk. Op deze tafels ligt een groot blad (water-wind-weer en vandalismebestendig) met uitleg over project, taken waterschap en relevantie omgevingsinformatie. Met een meer arbeidsintensieve werkwijze kunnen de kosten van aanpassing waarschijnlijk beperkt blijven tot ca. € 7.500,-, t.o.v de eerder geraamde € 15.000,kosten (dit n.a.v. eerdere opmerkingen uit cie. FBA). Voor het mogelijk bestickeren van deze tafelbladen gelden eveneens de hiervoor gemaakte opmerkingen, bovendien is hier deels vervangen door de opmaak van de tafelbladen en de vele vermeldingen van logo’s, website en naam in beeld en tekst van de tafelbladen niet mogelijk (zie bijlage).
Datum Onderwerp Blad
18 juni 2012 Huisstijl 4 van 5
Samenvatting Huisstijldrager Huisstijlontwikkeling Huisstijl in en om het pand Drukwerk Bedrijfskleding Internet Dienstauto’s Informatieborden- en panelen Informatieborden en –panelen, aanvullende inzet aannemer Picknickbanken Onvoorzien Totaal (incl. btw)
Kosten in € 15.000,20.000,15.000,25.000,5.000,15.000,80.000,50.000,7.500,17.500,200.000,-
Samenvattend kunnen we zeggen dat het aanpassen van alle huidige huisstijldragers bij beide waterschappen circa € 200.000,- gaat kosten. Dit is € 100.000,- minder dan in het AB voorstel van juni en € 350.000,- minder dan oorspronkelijk begroot in 2011. De uren van medewerkers (grafisch medewerker, communicatie, medewerkers, onderhoudsmedewerkers) zijn hierin niet meegenomen. In 2011 was er € 550.000,- begroot, maar door slimme keuzes als bijvoorbeeld de huisstijlontwikkeling is het benodigde bedrag nu veel lager. Veluwe had al € 275.000,- als investering gereserveerd staan. Door efficiënte keuzes en uitstel van aanschaffingen in 2012 zijn deze kosten teruggebracht tot € 200.000,voor beide waterschappen samen. Voorgesteld wordt om het benodigde bedrag bij beide waterschappen ten laste van de exploitatie te brengen en de begroting hierop aan te passen. Omgeving Een bedrag van € 100.000,- per waterschap voor de implementatie van de huisstijl (in een gebied van ca. 147.000ha en met 1.050.000 inw.!) is goed te verantwoorden als een kostenbewuste operatie. Ter vergelijking: de huisstijlrevitalisering van bijvoorbeeld de gemeente Almere kostte in 2002 al € 638.000,-. Synergievoordeel De kosten voor de benodigde aanpassing zijn eenmalig. Het spreekt voor zich dat door de fusie de communicatiebudgetten van beide waterschappen na samenvoeging een minder hoog bedrag opleveren. Hierbij valt te denken aan minder kosten door één internetomgeving (geen dubbele licenties), minder drukkosten en personele inzet voor corporate brochures, één internettool voor online onderzoek, minder advertenties e.d. Door het niet meer bespuiten van de bedrijfsauto’s, wordt jaarlijks € 20.000,- bespaard. In totaal komt dit bij bestuurlijke fusie op een besparing van € 70.000,- op de bedrijfsorganisatie.
Datum Onderwerp Blad
18 juni 2012 Huisstijl 5 van 5
3. Bestuurlijke risico’s/positionering/mandatering De huisstijl ondersteunt visueel de identiteit en het imago van ons nieuwe waterschap Vallei en Veluwe. Met een efficiënte invoering wordt het nieuwe waterschap goed gepositioneerd. Wanneer de vervanging over een te lange periode wordt gespreid ontstaat onduidelijkheid bij onze ingezetenen. Voor hen communiceren er dan drie waterschappen (Vallei & Eem, Veluwe en Vallei en Veluwe). Om dit te voorkomen verdient het aanbeveling de vervanging in zijn totaliteit in ca. 1 jaar te realiseren. Op landelijk niveau wordt gesproken over meer eenheid in de communicatie van alle waterschappen, ter versterking van de gezamenlijke uitstraling en de positionering in het politiek debat. Mogelijk zullen er vanuit die visie nog voorstellen worden gedaan die van invloed kunnen zijn op de uitwerking van logo en huisstijl. Mocht dit het geval zijn dan zullen wij het dagelijks bestuur daar tijdig over informeren.
4. Uitgangspunten/eerdere besluiten Gezamenlijk D&H van 5 september 2011, Commissie F.B.A. van 11 juni 2012, Gezamenlijk AB van 4 juli 2012.
5. Maatschappelijk Draagvlak/MVO Niet van toepassing.
6. Standpunt commissie F.B.A. In dit voorstel zijn de adviezen van de commissie FBA t.a.v. efficiency, kostenreductie en mogelijk bestickeren van huisstijldragers onderzocht en verwerkt. Het voorstel is meer dan het vorige gebaseerd op inzet van eigen medewerkers. Qua financiën stelt de Commissie F.B.A. voor om de kosten te boeken op fusiekosten in plaats van ten laste te brengen van de exploitatie
7.
Ondertekening
ing. P. Spaan secretaris
mr. G.P. Dalhuisen secretaris
ir. G. Verwolf dijkgraaf
dijkgraaf
8.
Besluit Bestuur
drs. J.M.P. Moons
