ZÁPIS porady vedení ČTA Datum: Místo:
č. ČTA-vedení-002
12. 2. 2013; 10:00 hod zasedací místnost ČTA, Těšnov 5, Praha 1
Pozvaný (b.t.) Jaromír Horák Antonín Bauer Lenka Kovářová Petr Tomáš Jana Burianová Marcela Karová Josef Rajtr Tomáš Dlabaja Eva Lipovská Renata Balašová Jan Řehula Jiří Jelínek Filip Ospalý neobsazeno neobsazeno neobsazeno
Role Ředitel ČTA Generální sekretář Sportovní ředitel ČTA Technický ředitel ČTA Klubový manager ČTA manager České triatlonové společnosti s.r.o. Manager OTT reprezentace Manager IT služeb a vedoucí projektu MaHeLi Vedoucí rozvojových projektů ČTA Ředitelka komunikace Zahraniční manager host Poradce ředitele ČTA Finanční ředitel Obchodní ředitel Manager krajů
Účast Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ano Ne Ano Ano Ne Ano Ano Ne Ne Ne
1. Aktuální cíle ČTA Cílový okruh Stabilizovat nový systém řízení ČTA prostřednictvím organizačního schématu. Tyto dlouhodobé cíle jsou obsaženy ve schváleném dokumentu „Řízení triatlonu v ČR 2013-2016“. V sezoně 2013 nastartovat řízenou podporu krajských TT sérií s tím, že podpora ČTA bude podmíněna marketingovým využitím max. v rozsahu 50%, v sérii nebo mimo ni musí být kalkulován pohár dětí ve smyslu kategorií SS od 8 let na min 3 závodech v kraji.
Horák
Krajský koordinátor
1. Řízení, lobby Okruh K 1.1.2013 ukončila dohodou činnost Jana Marečková, správu kanceláře, závazky k partnerům a operativní marketingové záležitosti převedeny na Marcelu Karovou. Ředitel ČTA jmenoval svého poradce – Filipa Ospalého Vedení ČTA doporučilo Radě ČTA uskutečnit VH a vyhlášení ČP 2013 – v termínu 9. listopad 2013 v Brně. Dne 12.3.2013 se uskuteční jednání krajských triatlonových zástupců a
Zodpovídá Horák Horák
Petr
1
ČTA v hotelu Mahler, Jihlava. Ředitel ČTA informoval o stavu jednání o rejstříku sportu (ČOV, ČSOB, KPMG, MŠMT, ČSTV, MF ČR atd.) Vedení ČTA pozitivně hodnotilo výjezdní jednání, které se uskutečnilo v od 14.-18.1.2013 chata Tesanka pro členy vedení ČTA, poradní sbory, pořadatele, trenéry. V roce 2014 je třeba tuto akci řešit s větším předstihem s možností 2x v roce. Reflexe tabulky org-chartu ČTA – projít. Zvát na poradu vedení produkční firmy Jednání Rady ČTA by se mělo uskutečnit 10.4.2013 v Brně. Je nutné připravit program. Jednání kongresu ETU a pořadatelského setkání pro EP 2013 Varšava, Polsko, které se uskuteční v termínu 15-17.2.2013. Zástupce ČTA J. Horáka a za pořadatele K. Hotový.
Horák
Bauer
Horák, Bauer Horák, Bauer Horák
2. Technické záležitosti Okruh SS Zima 2013 a průběh ČP v ZTT: referát Platby startovného prostřednictvím CTS na účet čta a jednorázové přeposlání pořadateli ihned po uzávěrce přihlášek. Fixováno ve smlouvě Aquatlon a OTT, nově i ve smlouvě na produkci DTT. Vyhlásit VOS na produkci aquatlon/OTT pro sezony 2014-16. Manuál pořadatele – vydat první verzi do konce března 2013. Uzavřen dodatek smlouvy s Balasoer o ukončení smlouvy dohodou, uznání závazků ve výši 310 tis Kč. Stav pohledávek: nezaplaceno Další postup ve věci vymáhání pohledávky bude řešeno s právní kanceláří. Uzavřena smlouva na produkci Ford Czechman Tour se společností Czechman s.r.o., která je držitelem ochranné známky Czechman a bude zároveň zajišťovat závazky ČTA na závodech ČP ZTT a ČP X-TERRA. Probíhá VOS na realizaci výsledkového servisu 2013-16. Na příštím jednání jmenovat výběrovou komisy (5+5). Výsledkový servis dětská středeční kritéria – požádali jsme ČSLS o přefakturaci, celkem 60 tis Kč (předjednáno). Sledovat stav projednání VV ČSLS. Ověřovací pilotní zajištění výsledků aquatlonu – Sportsoft s.r.o. Mezinárodní utkání – výzvy okolním NFs. Vymyslet kritéria soutěže. Aquatlon – Liberec (Německo, Polsko) Triatlon – Bratislava (Slovensko, Maďarsko) – schůzku Dlouhý triatlon – Czechman (Polsko) Všechny dopisy vyrobit pro předání ve Varšavě na jednání ETU. Urgováno zahájení pravidelných měsíčních porad technické oblasti (pořadatelé, rozhodčí, TD, určit šéfy klonů, ..). Informace o společném závodě ČTA a STÚ Bratislava: sobota rozjížďky,
Zodpovídá Petr Petr Lipovská Petr Horák, Bauer
Horák Lipovská Bauer (Graclík) Petr
Bauer
Petr Petr 2
neděle finále Sprint TT. Vydat soutěžní směrnici léto 2013 do 28.2.2013.
Petr
3. Sportovní oblast Okruh Vyhotovit dokument „Strategie ČTA ve sportovní oblasti“ a k tomuto tématu svolat workshop. Hodnocení systému a koordinátorů SpS, SCM: referát Obnovit činnost na realizaci tréninkového deníku na CTS. Uvést do praxe výkonnostní třídy, vyhotovit přímé uplatnění např. nominace na svět závody, MČR…atd.) Uvést do SS léto 2013. Připravuje se grantový program AŠSK „Triatlon do škol pro rok 2013“ a podpora krajů viz výše.
Zodpovídá Horák, Kovářová Kovářová Lipovská Dlabaja, Kovářová Kovářová Kovářová
4. Reprezentace Okruh Zodpovídá Diskutována problematika výjezdů trenéra CS MV J. Seidla. Toto musí být v souladu s reprezentační strategií ČTA. Požádat Jaroslava Formánka o Rajtr, Kovářová jeho proškolení pro povolení řídit vozidla CS MV. Připravena smlouva manažera OTT reprezentace. Horák, Rajtr Připravit smlouvy pro ostatní neOH tlony. Rajtr Nezávodní reprezentační oblečení řešenou s firmou Atex. Nutno Rajtr, Lipovská upgradovat smlouvu. Řešena možnost proplacení cestovních nákladů z účtu reprezentanta v případě, že se nedostane na startovní listinu závodu WTS. Rajtr, Kovářová ČTA bude uhrazeno pojištění letenky a následně případně storno této letenky. ČOV vyzvalo k účasti na World Games (duatlon). Kovářová, Rajtr, Bauer Nominace byla projednána s účastí závodníků J. Čelůstka, H. Erbenová a Kovářová, Rajtr, na urgenci J. Seidla i V. Frintová, která následně odmítla. Bauer Napsat první verzi dokumentu „Pravidla fungování české reprezentace“: (org-chart/kompetence, manuál zahraniční cesty, seznam reprezentantů, Rajtr nominace, proplácení, komunikace, soustředění, závody, …) První verzi vyhotoví J.Rajtr. Úkol trvá.
5. Kluby Okruh Referát o stavu evidence klubů ČTA.
Zodpovídá Burianová 3
Diskutována soutěž - oblečení kluby. Zveřejnit. Vyrobit matici kluby x kraje a tuto zveřejnit na novém www vč. kontaktů na kluby v krajích, kde působí. Pokračuje činnost na téma: nové kluby – členové ČTA - Vytipovaná místa - Buňky z CTS - Vlastní zájem - Obnova historicky „zamrzlých“ ale tradičních klubů Řešit profi stáje – tabulku profi stájí, zájemci z řad firem (Trek, Ford, Scott, Bravo, atd.) – nemusí to být 1:1 ke klubům. Zajistit funkčnost CTS v této oblasti. Trička děti – závody ČP vymyslet, zadat a distribuovat to adresně před sezonou.
Burianová Burianová
Burianová
Burianová, Petr Burianová
6. Obchod Okruh Nabídka na komunikační školení pro naše repre (i pro ostatní sporty) - Jak mluvit před kamerou - Jak odpovídat na otázky na závodě - Angličtina základy takové komunikace T: 6.4. po aquatlonu v Praze Stav smluv. Marcela Karova evidence smluv (HW). Informace o stavech jednání - BMC – nebude produktovým partnerem ČTA - Trek – smlouva v jednání, 90 % ano - Ford - smlouva v jednání, 75 % ano - Scott – dlouhodobý výhled – krajské série, regionální akce, děti. Respektuje partnerství ČTA a Trek na „horní“ úrovni - Česká televize - Stávající: Novell, CK Alex pro 2013 - Patria: v jednání, 40% - GE Money Bank: v jednání, 40 %
Zodpovídá
Balašová
Lipovská
Horák
7. Komunikace Okruh Česká televize: schůzka s ředitelem Ponikelským a Chudárkem. Snaha o natočení EP ZTT Vimperk. Vyrobit hlavičkový papír ČTA. Nový www.triatlon.cz : verze v únoru 2013. Vyhotovit první verzi “komunikační strategie”, která m.j. přinese mapu obsahu komuniace pro 3 www: (triatlon.cz, ihned, cts) Pracuje se na spolupráci s agenturou 7 days pro výrobu TV pořadu
Zodpovídá Horák Balašová Karová Lipovská Balašová Balášová 4
v seriálu Žijeme sportem o triatlonu. Timing květen, cena cca 15 tis. S ČT sport na Hawaii, stav – již odvysíláno. Řešit stav smlouvy s Economia a.s., zejména pak další využití ihned.cz. Bude domluvena schůzka. Taktéž s vydavatelstvím Bauermedia (časopis Bravo). Triatlonista roku: 28.3. v 17 hod místo: Praha, Koloniál, Široká 6 Pracujeme průběžně na hlasování (T. Petr), reklamní prezentaci (vč. ročenky 2012 – T. Petr, M. Karová) a pozvánkách a jejich rozeslání (M. Karová. Zvážit a vymyslet další plošná tištěná média (5+2). Seznámení s nabídka videa ze závodů a akcí 12 tis / akci. Realizátor: Václav Mudra. Odsouhlaseno, bude určeno cca 10 závodů podle výsledku jednání na ČT o záznamech. Představen souhrn PR výstupů/tiskových zpráv: rok 2011 od července – cca 60, celý rok 2012 – cca 380. Nabídka na komunikační školení pro naše repre (i pro ostatní sporty) - Jak mluvit před kamerou - Jak odpovídat na otázky na závodě - Angličtina základy takové komunikace Zajištění v rámci paušálu nabídla Victoria Production/R. Balašová. T: 22.2. K23 Nymburk, 6.4. dorost a junioři po aquatlonu v Praze
Balašová
Balašová, Nohejl Balášová Balašová Balašová
Balašová
8. Reklama Okruh Ve výrobě jsou: čepičky, belty s logem Czech tri series. Samolepky rozdat na dětských kritériích. Trička děti – závody ČP vymyslet, zadat viz výše. Cíl: aquatlon v Praze. Podbídnout template plakátu akce pro pořadatele (ppt, word, …) Brigáda plakáty aquatlon 2012. Vydat plakáty letní sezony vč. termínu vyhlášení sezony.
Zodpovídá Petr, Karová Burianová Petr Karová Petr
9. Finance – odložit na poradu financí Cílový okruh Připravit rozpočet 2013 do rozpočtové matice ČTA (=MPŘ matice, ale obsahuje čísla) - Svolat poradu k této tématice - Seskupit políčka podle pozic org chartu, nároky, … - Reportovat k políčkům rozpočtové matice Nařízení ředitele ČTA 02: Každý proplacený náklad (účet, faktura, …) musí být zařazen k jedné, nebo % k více položkám rozpočtové matice ČTA.
Zodpovídá Lipovská, Bauer, Horák Všichni, účtárny
5
Pravidla pro schvalování a čerpání financí 2013 - košilka, FŘ Dotace 2013 - MŠMT – požádáno na 3 programy, doručeny první zálohy na reprezentaci (500 tis), mládež (1.500 tis) a organizaci sportu (500 tis) - MHMP (- jedná Equica, nutnost obnovit pražský pohár, …) - Kraje – podle smluv s krajskými TT svazy (wait na krajského koordinátora) - Vybraná města, dle krajů a pořadatelů) - Nadace Čez žádost pro Aquatlon a OTT: - Nadace Veolia voda: předjednáno, Horák - Žádost o finanční podporu z ITU, Horák, jednání Varšava - ČOV - Zřídit na CTS veřejnou sbírku na konkrétní témata. Zadat: Dlabaja Oponentury MŠMT pro program I a II. proběhly nově bez účasti zástupců svazů. Nalézt a jmenovat CFO.
wait
Horák
Bauer Horák
10. IT záležitosti Okruh Dotažení www.triatlon.cz, vznik mail-serveru triatlon.cz (up to 15 adres). Licenční a přestupní řád (formuláře pro přihlášení, elektronická a tištěná verze) – stav, referát. - Vymyslet mechanismus „přestupů“ u lidí, kteří nemají příslušnost v ČTA.
Zodpovídá Lipovská Hulínská Petr, Bauer
11. Provoz Okruh Organizační předpis pro archivaci dokumentů, nastavení DMS/www frontend na novém www. Termín dalších porad - Rada: 10.4. Brno - Vedení: 12.3. - 9.00h - Projektová 2.4. - Sportovní 21.2. - Technická Operativně: - projektový popis „Sportovní tématika“ - Rozpočet ČTA
Zodpovídá Lipovská
6
12. Zahraničí Okruh Prezentace ČTA na ETU kongresu 17.2.2013 Polsko - dopisy okolním federacím ve věci mezinárodních utkání. Realizováno při ETU kongresu.
Zodpovídá Horák
13. Ostatní Cílový okruh
Zodpovídá
14. Organizační pokyny Další porada: 12.3.2013 Zapsal: Horák, Bauer
7
