DATABASE SYSTEMS HEAVY EQUIPMENT SALES AND SUPPLIES AND PARTS IN WEBBASED SELF GOVERNANCE SUCCESS Christian Primadana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Johannes Andi Widjaja Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Fransisca Anatasia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
ABSTRACT
The purpose of this study was to analyze all the information needs to support ongoing operations at PT. Tata Sukses Mandiri ie in sales and inventory system. Designing a database system to support all the needs of the information obtained during requirements analysis. Designing an application program sales and inventory system for generating web-based information needed by a database system designed to suit the needs PT. Tata Sukses Mandiri. Designing an application program sales and inventory system that can help the web-based course of business processes PT. Tata Sukses Mandiri efficiently and effectively. With the database system for Web-based sales and inventory expected business process PT. Tata Sukses Mandiri could be better and faster so it is more effective in generating profits for the company. The research method we use is the method of data collection and analysis and design method by using the database design and UML. From the analysis of the existing problems compared to manual systems are used that will impede progress and development profits PT. Tata Sukses Mandiri, the results to be achieved is to create a system that can help business processes more efficient and more effective. So corporate profits will be higher and growing. Keywords: system, database, web, sales, and inventory.
ABSTRACT The purpose of this study was to analyze all the information needs to support ongoing operations at PT. Tata Sukses Mandiri roomates are in sales and inventory system. Designing a database system to support all the needs of the information obtained during requirements analysis. Designing an application program sales and inventory system for generating web-based information needed by a database system designed to suit the needs PT. Tata Sukses Mandiri. Designing an application program sales and inventory system that can help the web-based course of business processes PT. Tata Sukses Mandiri efficiently and Effectively. With the database system for Web-based sales and inventory expected business process PT. Tata Sukses Mandiri could be better and faster so it is more effective in generating profits for the company. The research method we use is the method of
1
data collection and analysis and design method by using the database design and UML. From the analysis of the existing problems Compared to manual systems are used that will impede progress and development profits PT. Tata Sukses Mandiri, the results to be Achieved is to create a system that can help business processes more efficient and more effective. So corporate profits will be higher and growing. Key words: System, database, web, sales, and stock.
1. Preliminary 1.1 Background Increasing competition that exists in today's business world requires companies, both emerging companies and emerging companies, to improve customer satisfaction with its services. One effort to improve customer satisfaction with the company is to provide quick and accurate. Developments in information technology are rapidly along with the development of Internet-based information technologies spawned web where more extensive development and facilitate the implementation of the system as well as easier access in many areas in order to support the course of business processes desired by the company. Web technologies (internet) has been proven to be one of the media information effectively and efficiently in the dissemination of information that can be accessed by anyone, anytime. Internet technology has a profound effect on the trade or business. In the business process in a company that is growing is certainly required report valid data and efficient in every transaction. By consider the importance of data for development of a company, then the company needs to provide a system of processing and data storage that are reliable, accurate and secure from a variety of disorders. Especially when the company handles customer with a lot number of transactions, recording transactions quickly so businesses have to manually recording transactions is no longer effective and efficient. Since there are many companies that record business transactions manually, researchers conducted a study to analyze a company's existing business processes whether it is efficient or not. Researchers chose PT. Tata Sukses Mandiri Indonesia who have served for a decade as a provider of heavy equipment in various industries such as road construction, building construction, agribusiness and mining industry as a place to realize the need for research that helps our business activities and create an integrated information system that supports the system the business.
1.2 Scope of the Study The research was carried out at PT. Tata Sukses Mandiri to create database applications on the sale and supply of equipment and spare parts. The scope includes: a. The sales process may include admission orders and sales of heavy equipment spare parts, heavy equipment sales and the payment of spare parts, receive sales returns and sales order creation process heavy equipment and spare parts. b. Dimakusd inventory process includes the process of recording both goods and heavy equipment spare parts are primary (surface and underground) when the goods enter the warehouse. c. Preparation of sales reports and payments to the sales invoice. 1.3. Research Objectives and Benefits The purpose of this research for the company is: a. Analyze all information requirements to support the ongoing operations at PT. Tata Sukses Mandiri ie in sales and inventory system. b. Creating a database system to support all the needs of information obtained during requirements analysis.
2
c. Creating the application program and sales system web-based inventory to generate the information needed by a database system designed to suit the needs PT. Tata Sukses Mandiri. d. Creating the application program sales and inventory system that can help the web-based course of business processes PT. Tata Sukses Mandiri efficiently and effectively. The benefits of this research for the company is: a. PT. Tata Sukses Mandiri has integrated data storage structure was good and had a good level of security as well. b. Integrated data more accessible thereby increasing efficiency operational performance of the company as the order can dimonitornya ongoing progress. c. PT. Tata Sukses Mandiri can find most products sold so it can take appropriate decisions to increase revenue. d. Generate transactions faster and more effectively so as to increase corporate profits.
2. Research Methodology The research methodology used in making Database Systems Sales and Supplies Heavy Equipment and Spare Parts web based are as follows: 1. Data Collection Methods Data collection methods used to collect research data on the company by: a. Interview Interview is a technique of data collection by a question and answer directly to the parties concerned within the company to get the necessary information. b. Observation Observation is a technique of gathering data by direct observation of the object studied from the company. 2. Method of Data Analysis The method of analysis conducted by researchers: a. Analyzing the results of the interview form. b. Analyzing the results of observations on the system running. c. Analyze the needs of the new system. 3. Methods Study Library a. Studying a variety of books relating to the design of database systems. b. Studying a wide range of Information Technology related journals. 4. Method of Data Analysis a. Database Design 1. Conceptual database design 2. Logical database design 3. Physical database design
3
b. System Design The use of UML (Unified Model Data) to show the flow of data in the form of Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequential Diagrams, Class Diagrams, Statechart Diagram, Component Diagram and Deployment Diagram.
3. Results and Discussion 3.1 Purchasing and Inventory Procedures If the stock in the warehouse can not meet the demand for goods, then the inventory instantly make the purchase request to the purchasing department then makes PurchaseOrder sent to the supplier. After receiving PurchaseOrder, the supplier sends the goods to the warehouse along with your purchase invoice 1 sheet given to the purchasing department and forwarded to the finance department. Goods received in the inventory, then the inventory to make note of receipt of goods to be submitted to the finance department. The next step is the purchasing department to report the purchase of goods sent to the supplier. For the inventory procedure, when there is a request from PT Tata Sukses Mandiri to the supplier, the supply did pengecekkan amount of stock in the warehouse. If the stock meets, the immediate delivery of goods to customers. Whereas if stocks can not meet the demand, then the supply to make the purchase request to the purchasing department, and then made the buying process. Once the goods are delivered by suppliers received in the inventory, then the inventory to make a memorandum of receipt of goods to be given to the finance department, and then update the warehouse stock. 3.2 Procedure Sales When there is order goods from the customer, then the sales staff or direct sale check stock inventory desired by the customer. If the goods desired by the customer is not available in the warehouse or inventory, then the inventory tells you how many of the remaining inventory. And inform the customer sales for inventory awaiting met. In this case, the sales department submit a purchase order for supply of goods to the purchase. However, if the customer wants the goods available in stock, then the direct sales making the offer letter and given directly to the customer. If there was an agreement (deal) by the customer, the sales make a sales order and delivery order. Then the sales will create invoices and receipts for the shipment of goods. After that the sales letter informing the customer delivery order and invoice. Then the goods are delivered after the sales letter print path. When the goods until the customer signs the payment of invoices were sent by PT. Tata Sukses Mandiri. If a customer asked for a return of the goods then returns processed by the sales staff. Check returns the sales of goods and print a letter that confirmed the customer returns. Rich picture to describe the process or procedure sales, purchasing, and inventory at PT. Tata Sukses Mandiri can be seen in Figure 3.2.
4
5
Figure 3.2 Global Logical ERD
Test Performance with Yslow
6
Test Performance with PageSpeed
3.3 Problems Faced by PT. Tata Sukses Mandiri After doing research on the system that is running on the PT. Tata Sukses Mandiri, the existing problems are: a. Problems corporate data transfers between divisions is difficult because there available integrated database system. b. The issue of data security and tidiness not computerized like: sales orders, sales invoices, and other documents likely cause data loss or damage. c. Problems due to missing data and update the data storage company just using Microsoft Excel. d. Human error problem between the warehouse with the administration of the office because all pencatatn still done manually allow non kosistenan stock products available from the physical data in the warehouse to the one in the office. e. The problem of data redundancy, sometimes the sales staff was SO make a specific identification number and recorded manually. Then the other sales staff can record the same number that occurs the same identification number and repetitive. This often happens because the recording manually and the lack of a computerized system that can update and resolve the issue. 3.4 Troubleshooting Solution Alternative solutions that we propose to address the problems faced by PT. Tata SuksesMandiriini are as follows: 1. Creating an integrated database system that is used to provide information needed by the company. 2. Creating a database system that can store data from physical documents to be computerized so that maintaining the security of the stored data. 3. Creating a centralized system and support services that ensure concurrency control updates the data well even be used together. 4. Creating an integrated system of inventory adjustments in order to stock the items in the database system can be adjusted back to the physical data in the warehouse. 5. Creating applications with validation-validation to prevent user errors in entering the data. It is useful to minimize data redundancy in the database.
4. Conclusions and Suggestions 4.1 Conclusion Based on the analysis and design of database systems sales and inventory of heavy equipment and spare parts to the PT. Tata Sukses Mandiri already outlined in previous chapters, the conclusions that can be drawn are as follows: 1. Databases that are made in PT. Taata Sukses Mandiri covers the sale and supply of equipment and spare parts.
7
2. Databases that were made have been able to manage the data are computerized, so the recording manually is not needed anymore. 3. Database systems have made great features, centralized reporting, making it easier for the sales and inventory data collection. 4. Database system has been equipped with security made, so the security of corporate data more secure. 5. Database system sales and inventory of goods stored centrally, so as to produce information quickly, precisely, and can avoid the inconsistency of data. 4.2 Suggestion Some of the advice given to PT. Tata Sukses Mandiri to support the use of databases that have been made are as follows: 1. User interface design should be made more interesting, by displaying navigation and a more varied forms link. 2. Need for further development of such systems as the purchase of additional systems to generate the information needed regarding the purchase so the system is more integrated with other sitem. 3. The scope expanded system users such as customers can order goods directly from the system and the customer can view the inventory so that the system can be accessed by the supplier and the customer. 4. Adding and expanding the system sales, purchasing and inventory so that it can be accessed via smartphone or tablet pc. 5. Adding a bidding system to improve the quality of the company's performance.
5. Reference Agus Prasetyo Utomo, Rara Sri Artati Rejeki, Stefiana Sri Susanti. (2011). Perancangan dan Pengaplikasian Sistem Penjualan pada “Distro Smith” Berbasis E-Commerce. Jurnal Teknologi Informasi Dinamik. 16 (1), 150-159. Conolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition). USA : Addison Wesley. Eka Prasetya. (2011). Sistem Informasi Pencarian dan Penjualan Barang Berbasis Web pada Toko Bagus. Jurnal Teknologi dan Informatika (Teknomatika). 1 (2), 158-166. Eko Darwiyanto, Bambang Pudjioatmoko, Widya Wahyu Prasetya. (2011). Aplikasi Penjualan Produk Alat Pertanian Berbasis Web (Studi Kasus PT. Yanmar Diesel Indonesia). Politeknik Telkom Bandung. 2 (1), 120. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B. and McFadden, Fred R. (2005). Modern Database Management. (7th Edition). New Jersey: Prentice Hall, Pearson Education Inc. Margriet Simmerling, Piet Kommers. (2008). International Conference on Web Based Communities. International Journal of Web Based Communities. 4 (1), 1-6. Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P.A., Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Denmark : Marko Publishing Aps. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia, jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh,dkk. Jakarta : PT. Prenhallindo. O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. (11thEdition). USA : McGraw-Hill Inc. Sunguk Lee. (2012). UML (UML) for Database Systems and Computer Application. International Journal of Database Theory and Application. 5 (1), 157-164. W. Timothy Coombs, Finn Frandsen, Sherry J.Holladay, Winni Johansen. (2010). Corporate Apologia : Organizational Self-Defence in a Crisis. Corporate Communications : An International Journal. 15 (4), 337342.
8
Whitten, Jeffery L., Bentley, Loonie D. and Dittman, Kevin C. (2005). System Analysis and Design Methods. (6thEdition). New York: McGraw Hill.
6. Background of Writer Christian Primadana born in Jakarta on December 25, 1991. The author graduated S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Technology in 2013. Johannes Andi was born in Jakarta February 7, 1990. The author graduated S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Technology in 2013. Fransisca Anastasia was born in Jakarta on December 12, 1990. The author graduated S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Technology in 2013.
9
SISTEM BASIS DATA PENJUALAN DAN PERSEDIAAN ALAT BERAT DAN SUKU CADANG BERBASIS WEB PADA PT TATA SUKSES MANDIRI Christian Primadana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta , Indonesia,
[email protected]
Johannes Andi Widjaja Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Fransisca Anatasia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis segala kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional yang sedang berjalan di PT. Tata Sukses Mandiri yakni dalam sistem penjualan dan persediaan. Merancang suatu sistem basis data untuk mendukung segala kebutuhan informasi yang diperoleh saat analisa kebutuhan. Merancang program aplikasi sistem penjualan dan persediaan berbasis web untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan berdasarkan sistem basis data yang dirancang yang sesuai dengan kebutuhan PT. Tata Sukses Mandiri. Merancang program aplikasi sistem penjualan dan persediaan berbasis web yang dapat membantu jalannya proses bisnis PT. Tata Sukses Mandiri secara efisien dan efektif. Dengan adanya sistem database untuk penjualan dan persediaan berbasis web diharapkan proses bisnis PT. Tata Sukses Mandiri bisa menjadi lebih baik dan lebih cepat lagi sehingga lebih efektif dalam menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Metode penelitian yang kami gunakan adalah metode pengumpulan data dan analisis serta metode perancangan dengan menggunakan perancangan database dan UML. Dari analisis permasalahan yang ada dibandingkan dengan sistem manual yang digunakan yang akan menghambat kemajuan dan perkembangan keuntungan PT. Tata Sukses Mandiri, maka hasil yang ingin dicapai adalah untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat membantu proses bisnis yang lebih efisien dan lebih efektif. Jadi keuntungan perusahaan akan menjadi lebih tinggi dan berkembang. Kata Kunci : sistem, basis data, web, penjualan, dan persediaan.
ABSTRACT
The purpose of this study was to analyze all the information needs to support ongoing operations at PT. Tata Sukses Mandiri which are in sales and inventory system. Designing a database system to support all the needs of the information obtained during requirements analysis. Designing an application program sales and inventory system for generating web-based information needed by a database system designed to suit the needs PT. Tata Sukses Mandiri. Designing an application
10
program sales and inventory system that can help the web-based course of business processes PT. Tata Sukses Mandiri efficiently and effectively. With the database system for Web-based sales and inventory expected business process PT. Tata Sukses Mandiri could be better and faster so it is more effective in generating profits for the company. The research method we use is the method of data collection and analysis and design method by using the database design and UML. From the analysis of the existing problems compared to manual systems are used that will impede progress and development profits PT. Tata Sukses Mandiri, the results to be achieved is to create a system that can help business processes more efficient and more effective. So corporate profits will be higher and growing. Key words : System, database, web, sales, and stock.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Semakin ketatnya persaingan yang ada dalam dunia bisnis sekarang ini menuntut perusahaan, baik perusahaan yang baru tumbuh maupun perusahaan yang sedang berkembang, untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap pelayanannya. Salah satu upaya untuk meningkatkan kepuasan konsumen terhadap perusahaan adalah dengan memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi yang cukup pesat disertai dengan perkembangan internet melahirkan teknologi informasi berbasis web dimana perkembangannya semakin luas dan memudahkan proses implementasi sistem serta akses yang lebih mudah di berbagai bidang guna menunjang jalannya proses-proses bisnis yang diinginkan oleh perusahaan. Teknologi web (internet) sudah terbukti merupakan salah satu media informasi yang efektif dan efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja dan kapan saja. Teknologi internet memiliki efek yang sangat besar pada perdagangan atau bisnis. Dalam proses bisnis pada perusahaan yang sedang berkembang tentu diperlukan laporan data yang valid dan efisien dalam setiap transaksinya. Dengan menilik pentingnya data bagi perkembangan sebuah perusahaan, maka perusahaan perlu menyediakan suatu sistem pengolahan dan penyimpanan data yang handal, akurat dan aman dari berbagai gangguan. Terutama ketika perusahaan menangani customer dengan jumlah transaksi yang banyak, pencatatan transaksi bisnis juga harus cepat sehingga pencatatan transaksi secara manual tidak lagi efektif dan efisien. Karena masih banyak perusahaan yang mencatat transaksi bisnis secara manual, peneliti melakukan penelitian di sebuah perusahaan untuk menganalisa proses bisnis yang ada apakah sudah efisien atau belum. Peneliti memilih PT. Tata Sukses Mandiri yang telah melayani Indonesia selama satu dekade sebagai penyedia alat berat di berbagai industri seperti konstruksi jalan, konstruksi bangunan, industri agribisnis dan pertambangan industri sebagai tempat penelitian untuk merealisasikan kebutuhan yang membantu aktivitas bisnis perusahaan dan membuat sistem informasi yang terintegrasi yang dapat menunjang sistem bisnisnya tersebut.
1.2 Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan pada PT. Tata Sukses Mandiri untuk membuat aplikasi basis data pada proses penjualan dan persediaan alat berat serta suku cadang. Ruang lingkup ini meliputi: a. Proses penjualan yang dimaksud meliputi penerimaan pesanan penjualan alat berat dan suku cadang, pembayaran penjualan alat berat dan suku cadang, menerima retur penjualan serta proses pembuatan sales order alat berat dan suku cadang.
11
b. Proses persediaan yang dimakusd meliputi proses pencatatan barang –barang baik suku cadang maupun alat berat yang utama (surface dan underground) pada saat barang masuk ke dalam gudang. c. Pembuatan laporan-laporan penjualan dan invoice pembayaran terhadap penjualan.
1.3.
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan bagi perusahaan dari penelitian ini adalah: a. Menganalisis segala kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional yang sedang berjalan di PT. Tata Sukses Mandiri yakni dalam sistem penjualan dan persediaan. b. Membuat suatu sistem basis data untuk mendukung segala kebutuhan informasi yang diperoleh saat analisa kebutuhan. c. Membuat program aplikasi sistem penjualan dan persediaan berbasis web untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan berdasarkan sistem basis data yang dirancang yang sesuai dengan kebutuhan PT. Tata Sukses Mandiri. d. Membuat program aplikasi sistem penjualan dan persediaan berbasis web yang dapat membantu jalannya proses bisnis PT. Tata Sukses Mandiri secara efisien dan efektif. Manfaat penelitian ini bagi perusahaan adalah: a. PT. Tata Sukses Mandiri mempunyai struktur penyimpanan data terintegrasi yang baik dan memiliki tingkat keamanan yang baik pula. b. Data yang terintegrasi lebih mudah diakses sehingga meningkatkan efisiensi kinerja operasional perusahaan seperti dengan dapat dimonitornya progress order yang sedang berjalan. c. PT. Tata Sukses Mandiri dapat mengetahui produk yang paling banyak terjual sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam meningkatkan pendapatan. d. Menghasilkan transaksi yang lebih cepat dan lebih efektif sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.
2. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam membuat Sistem Basis Data Penjualan dan Persediaan Alat Berat dan Suku Cadang berbasis web adalah sebagai berikut: 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dipakai peneliti untuk mengumpulkan data yang ada di perusahaan dengan cara: a. Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. b. Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti dari perusahaan tersebut. 2. Metode Analisis Data Metode analisis yang dilakukan peneliti: a. Menganalisis hasil form wawancara. b. Menganalisis hasil observasi atas sistem yang berjalan. c. Menganalisis kebutuhan sistem yang baru. 3. Metode Studi Pustaka a. Mempelajari berbagai macam buku yang berkaitan dengan perancangan sistem basis data. b. Mempelajari berbagai macam jurnal Teknik Informatika yang berkaitan. 4. Metode Analisis Data a. Database Design 1. Perancangan basis data konseptual
12
b.
2. Perancangan basis data logikal 3. Perancangan basis data fisikal System Design Penggunaan UML (Unified Model Data) untuk menunjukkan aliran data yang berupa Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequential Diagram, Class Diagram, Statechart Diagram, Component Diagram dan Deployment Diagram.
3. Hasil dan Bahasan 3.1 Prosedur Pembelian dan Persediaan Apabila stok di gudang tidak dapat memenuhi permintaan barang, maka bagian persediaan langsung membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang kemudian membuat PurchaseOrder yang dikirimkan ke supplier. Setelah menerima PurchaseOrder, maka pemasok mengirimkan barang ke gudang beserta faktur pembelian 1 lembar yang diberikan kepada bagian pembelian dan diteruskan ke bagian keuangan. Barang diterima oleh bagian persediaan, kemudian bagian persediaan membuat nota penerimaan barang untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Langkah berikutnya adalah bagian pembelian membuat laporan pembelian barang yang dikirimkan ke supplier tersebut. Untuk prosedur persediaan, ketika ada permintaan dari PT Tata Sukses Mandiri kepada supplier, bagian persediaan melakukan pengecekkan jumlah stok yang ada di gudang. Jika stok memenuhi, maka proses pengiriman barang segera dilakukan kepada customer. Sedangkan jika stok barang tidak dapat memenuhi permintaan, maka bagian persediaan membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian, kemudian dilakukan proses pembelian. Setelah barang yang dikirimkan oleh supplier diterima oleh bagian persediaan, maka bagian persediaan membuat nota penerimaan barang untuk diberikan kepada bagian keuangan, kemudian stok gudang di update.
3.2 Prosedur Penjualan Ketika ada pemesanan barang dari customer, maka staf bagian sales atau penjualan langsung memeriksa stok persediaan barang yang diinginkan oleh customer. Jika barang yang diinginkan oleh customer tidak tersedia di gudang atau persediaan, maka bagian persediaan menginformasikan jumlah persediaan barang yang tersisa. Dan bagian penjualan menginformasikan kepada customer untuk menunggu persediaan barang terpenuhi. Dalam hal ini, bagian penjualan menyampaikan permintaan pembelian barang untuk persediaan ke bagian pembelian. Namun, jika barang yang diinginkan customer tersedia di dalam persediaan, maka bagian penjualan langsung membuat surat penawaran dan diberikan langsung kepada customer. Jika telah terjadi kesepakatan (deal) oleh customer, bagian penjualan membuat surat sales order dan delivery order. Kemudian bagian penjualan akan membuat invoice dan juga kwitansi untuk pengiriman barang. Setelah itu bagian penjualan menginformasikan kepada customer surat delivery order dan invoice. Lalu barang dikirimkan setelah bagian penjualan mencetak surat jalan. Ketika barang sampai kepada customer maka dikirmkan kwitansi tanda pelunasan pembayaran oleh PT. Tata Sukses Mandiri. Jika suatu waktu customer meminta retur barang maka retur diproses oleh staf bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek retur barang dan mencetak surat retur yang dikonfirmasikan kepada customer. Rich picture untuk menggambarkan proses atau prosedur penjualan, pembelian, dan persediaan pada PT. Tata Sukses Mandiri dapat dilihat pada Gambar 3.2.
13
ERD Logikal Global
14
Uji Performa dengan Yslow
Uji Performa dengan PageSpeed
15
3.3
Permasalahan yang Dihadapi oleh PT. Tata Sukses Mandiri Setelah melakukan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan di PT. Tata Sukses Mandiri, permasalahan yang ada antara lain : a. Masalah pemindahan data perusahaan antar divisi menjadi sulit karena belum tersedia sistem basis data yang terintegrasi. b. Masalah keamanan dan kerapihan data belum terkomputerisasi seperti: sales order, sales invoice, dan dokumen lainnya menyebabkan kemungkinan data hilang atau rusak. c. Masalah data yang kurang update karena penyimpanan data perusahaan hanya menggunakan Microsoft Excel. d. Masalah human error antara bagian gudang dengan bagian administrasi kantor karena semua pencatatn masih dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya ketidak kosistenan stok produk yang tersedia antara data fisik yang ada di gudang dengan yang ada di kantor. e. Masalah redundansi data, terkadang staf penjualan yang satu sudah membuat surat SO dengan nomor identifikasi tertentu dan dicatat secara manual. Kemudian staf penjualan lainnya bisa mencatat dengan nomor yang sama sehingga terjadi nomor identifikasi yang sama dan berulang. Hal ini sering terjadi karena pencatatan secara manual serta belum adanya sistem komputerisasi yang dapat meng-update dan menyelesaikan permasalahan ini. 3.4
Solusi Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang kami usulkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi PT. Tata SuksesMandiriini adalah sebagai berikut : 1. Membuat sebuah sistem basis data yang terintegrasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Membuat sebuah sistem basis data yang dapat menyimpan data dari dokumen-dokumen fisik menjadi terkomputerisasi sehingga menjaga keamanan data yang disimpan. 3. Membuat sistem yang tersentralisasi dan mendukung concurrency control services yang menjamin data terupdate dengan baik meskipun digunakan secara bersama-sama. 4. Membuat sistem terintegrasi penyesuaian stok agar stok barang yang ada di dalam sistem basis data dapat disesuaikan kembali dengan data fisik yang ada di bagian gudang. 5. Membuat aplikasi yang dilengkapi dengan validasi-validasi yang dapat mencegah kesalahan user dalam memasukkan data. Hal ini berguna untuk meminimalisasikan redundansi data dalam basis data.
4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data penjualan dan persediaan alat berat dan suku cadang pada PT. Tata Sukses Mandiri yang sudah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Sistem basis data yang dibuat pada PT. Taata Sukses Mandiri mencangkup bidang penjualan dan persediaan alat berat dan suku cadang. 2. Sistem basis data yang dibuat telah mampu mengelola data secara terkomputerisasi, sehingga pencatatan secara manual tidak diperlukan lagi. 3. Sistem basis data yang dibuat telah dilengkapi fitur-fitur pembuatan laporan yang tersentralisasi, sehingga memudahkan dalam pendataan penjualan dan persediaan. 4. Sistem basis data yang dibuat telah dilengkapi security, sehingga keamanan data perusahaan lebih terjamin.
16
5.
Sistem basis data penjualan dan persediaan barang disimpan secara terpusat, sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan dapat terhindar dari ketidaksesuaian data.
4.2 Saran Beberapa saran yang diberikan kepada PT. Tata Sukses Mandiri untuk mendukung penggunaan sistem basis data yang telah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Desain user interface sebaiknya dibuat lebih menarik lagi, dengan menampilkan navigasi dan bentuk link yang lebih bervariasi. 2. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut seperti sistem pembelian sebagai sistem tambahan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan mengenai pembelian sehingga sistem lebih terintegrasi dengan sitem lainnya. 3. Ruang lingkup pengguna sistem diperluas misalnya customer dapat memesan barang langsung dari sistem dan customer dapat melihat persediaan sehingga sistem dapat diakses oleh supplier dan customer. 4. Menambah dan memperluas sistem penjualan, pembelian dan persediaan sehingga dapat diakses melalui smartphone atau tablet pc. 5. Menambah sistem penawaran untuk meningkatkan kualitas kinerja perusahaan.
5. Referensi Agus Prasetyo Utomo, Rara Sri Artati Rejeki, Stefiana Sri Susanti. (2011). Perancangan dan Pengaplikasian Sistem Penjualan pada “Distro Smith” Berbasis E-Commerce. Jurnal Teknologi Informasi Dinamik. 16 (1), 150-159. Conolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition). USA : Addison Wesley. Eka Prasetya. (2011). Sistem Informasi Pencarian dan Penjualan Barang Berbasis Web pada Toko Bagus. Jurnal Teknologi dan Informatika (Teknomatika). 1 (2), 158-166. Eko Darwiyanto, Bambang Pudjioatmoko, Widya Wahyu Prasetya. (2011). Aplikasi Penjualan Produk Alat Pertanian Berbasis Web (Studi Kasus PT. Yanmar Diesel Indonesia). Politeknik Telkom Bandung. 2 (1), 120. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B. and McFadden, Fred R. (2005). Modern Database Management. (7th Edition). New Jersey: Prentice Hall, Pearson Education Inc. Margriet Simmerling, Piet Kommers. (2008). International Conference on Web Based Communities. International Journal of Web Based Communities. 4 (1), 1-6. Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P.A., Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Denmark : Marko Publishing Aps. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia, jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh,dkk. Jakarta : PT. Prenhallindo. O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. (11thEdition). USA : McGraw-Hill Inc. Sunguk Lee. (2012). UML (UML) for Database Systems and Computer Application. International Journal of Database Theory and Application. 5 (1), 157-164. W. Timothy Coombs, Finn Frandsen, Sherry J.Holladay, Winni Johansen. (2010). Corporate Apologia : Organizational Self-Defence in a Crisis. Corporate Communications : An International Journal. 15 (4), 337342. Whitten, Jeffery L., Bentley, Loonie D. and Dittman, Kevin C. (2005). System Analysis and Design Methods. (6thEdition). New York: McGraw Hill.
6. Riwayat Penulis Christian Primadana lahir di kota Jakarta pada 25 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013. Johannes Andi lahir di kota Jakarta 07 Februari 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.
17
Fransisca Anastasia lahir di kota Jakarta pada 12 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.
18
