D.A.S. IroDATA 2002 telepítési és használati útmutató
2 TARTALOMJEGYZÉK I. FEJEZET A PROGRAM LETÖLTÉSE, TELEPÍTÉSE 1. 2. 3.
A program letöltése az Internetről A program telepítése Manuális rendszer beállítások
5 oldal 5 oldal 6 oldal
II. FEJEZET ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL 1. cím A Program indítása, alapbeállítások 1. D.A.S. terület, partner nevének és címnek megadás 2. Az eljáró ügyvéd megadása 3. A munkaidő kezdetének beállítása, módosítása 4. A Mail program beállítása 5. A következő ügyszám és évszám beállítás 6. Az alapértelmezett meghajtó beállítása 7. Az alapértelmezett könyvtár beállítása 8. Az alapértelmezett munkahely 9. Az alapértelmezett D.A.S. költségviselő 10. Az alapbeállítások jóváhagyása, rögzítése
7 oldal 7 oldal 7 oldal 8 oldal 8 oldal 8 oldal 8 oldal 8 oldal 8 oldal 9 oldal
2. cím Alapfogalmak a programban 1. D.A.S. ügyfél 2. D.A.S. költségviselő 3. Ügy 4. Ügyszám 5. Kárszám
9 oldal 9 oldal 9 oldal 9 oldal 9 oldal
3. cím Az alapképernyő bemutatása 1. Főmenük 2. Mezők a. "Ügyvéd" mező b. "Dátum" mező c. Felvitt tevékenységeket tartalmazó mező d. "Tevékenység" mező e. "Határidő" mező f. "Készkiadás" mező g. "Összesítések" mező 3. Kezelő gombok a. "Új tev." gomb b. "Szerkesztés" gomb c. "Törlés" gomb d. "Időmérés" gomb e. "Órapanel" gomb f. "Nyomtatás" gomb
9 oldal 10 oldal 10 oldal 10 oldal 10 oldal 10 oldal 10 oldal 11 oldal 11 oldal 11 oldal 11 oldal 11 oldal 11 oldal 11 oldal
3 III. FEJEZET
AZ ADATOK FELVITELE ÉS KEZELÉSE 1. cím Új ügy definiálása (új ügy rögzítése) 1. Az ügy stádiumának beállítása 2. Az ügyszám, a dátum, az eljáró ügyvéd, a költségviselő 3. D.A.S. ügyfél megadása 4. Az ügy típusa, aktív stádiuma 5. Ellenérdekű fél megadása 6. D.A.S. kárszám megadása 7. Megjegyzés, projektnév mező 8. Akta helye 9. WORD könyvtár 10.Akta feldap
12 oldal 13 oldal 13 oldal 13 oldal 13 oldal 14 oldal 14 oldal 14 oldal 14 oldal 14 oldal
2. cím Az ügyhöz tartozó tevékenység rögzítése 1. 2. 3. 4. 5.
Az ügy kijelölése A tevékenység azonosítója A tevékenység dátumának megadása A tevékenység leírása A tevékenység időtartamának megadása a. Tényleges időtartamok b. D.A.S. felé beállítandó időtartamok 6. Készkiadás a. Költségnem kiválasztása b. Költségnem összegének megadása c. Fizetési opciók c1. Számlázandó készkiadás c2. Nem számlázandó készkiadás c3. Letétből fizetett készkiadás 7. report-határidő
15 oldal 15 oldal 15 oldal 16 oldal 16 oldal 16 oldal 16 oldal 17 oldal 17 oldal 17 oldal 17 oldal 17 oldal 17 oldal
3. cím A rögzített tevékenységek módosítása, törlése 18 oldal 4. cím Időmérés 18 oldal
IV. FEJEZET
AZ ADATOK KARBANTARTÁSA 1. cím Az "Alapadatok" főmenű 1. 2. 3. 4. 5.
Ügyvédek menüpont D.A.S. költségviselők menüpont D.A.S. ügyfelek menüpont Ellenfelek, érintettek menüpont Készkiadások menüpont
19 oldal 19 oldal 19 oldal 19 oldal 19 oldal
2. cím Az "Ügyek" főmenű 19 oldal
4 3. cím Az "Kimutatások/lekérdezések" főmenű 1. 2. 3. 4. 5.
Lekérdezések Ügy alapú lekérdezés D.A.S. költségviselő alapú lekérdezés Teljes névadatbázis D.A.S. elszámolás
20 oldal 20 oldal 20 oldal 21 oldal 21 oldal
4. cím Az "Határidők" főmenű 22 oldal 5. cím A "Szerviz " főmenű 1. Adatbázis karbantartás menüpont 2. Paraméterek menüpont 3. Mentés menüpont
22 oldal 22 oldal 22 oldal
6. cím Az "Adatfeladás" főmenű 22 oldal 7. cím A program bezárása 23 oldal Információ és segítség
23 oldal
5
I. FEJEZET A PROGRAM LETÖLTÉSE ÉS TELEPÍTÉSE
1.
A program letöltése az Internetről:
A program letöltéséhez az Interneten menjen fel a www.bplawoffice.hu weboldalra és ott keresse a D.A.S. Együttműködés oldalt és azon D.A.S. - IroDATA 2002 linkre kattintva megjelenik a programmal kapcsolatos adatokat tartalmazó oldal. A "D.A.S. - IroDATA 2002 letöltés" linkre ráállva válassza a mentés másként parancsot és a programot mentse le a saját gépére, egy Ön által kiválasztott tetszőleges könyvtárba. 2.
A program telepítése:
A letöltés után válassza a START menü/Futtatás parancsát, és "Tallózzon" a program fentiek szerint letöltött könyvtárába. Ott jelölje ki a „Telep.exe file”-t és futtassa azt. Ekkor elindul a letöltött állomány automatikus kitömörítése. A felkínált cél könyvtárat az „OK” gombbal hagyja jóvá. Ekkor létrejön az a file struktúra amivel már a program tényleges telepítését kezdheti meg az alábbiak szerint. A START menü ismételt „Futtatás” parancsával, "Tallózzon" a kicsomagoláskor megadott könyvtárba és indítsa el az ott található „Setup.exe file”-t. A képernyőn ekkor megjelenik a D.A.S. - IroDATA 2002. program telepítő képernyője, mely első lépésben üdvözli a felhasználót. A „Next” gomb megnyomása után a „Name” mezőben adja meg saját nevét a „Company” nevében pedig írja be irodájának nevét (egyéni ügyvéd esetében „Egyéni ügyvéd” szöveget kérjük feltűntetni. A „Next” gomb ismételt lenyomásával megjelenő képernyőn láthatja a rendszer által felkínált telepítési célkönyvtárat, melybe a program futtatható file-jai kerülnek. A "Next gomb megnyomásával a felkínált könyvtárat hagyja jóvá. A "Next” újbóli megnyomása után pedig a program adat file-jainak célkönyvtárát hagyja jóvá. (Mind a program, mind az adatfile-k könyvtárai a „Browse” gombbal változtathatóak, de mindenkor ugyanazt célkönyvtárat jelölje ki a programfájlok és annak adatbázisai számára.) A következő ablakban állíthatja be azt az elnevezést, amely alatt a START menü/Programok menüben a D.A.S – IroDATA 2002. programot a telepítés után indíthatja. (A program a alapesetben az IroDATA menüpontot hozza létre.) A továbblépéshez nyomja meg a „Next” gombot. Ekkor elindul a fájlok tényleges telepítése. A telepítés végén megjelenő képernyőn (Setup Complete) ablakban a „Finish” gomb megnyomásával zárul le a telepítő program.
6
3.
Manuális rendszer beállítások:
A fenti automatikus telepítési eljárást követően szükség van a program meghatározott rendszer-paramétereinek manuális beállítására is az alábbiak szerint. A telepítés után a Start menüben nyissa meg a Vezérlőpultot. Keresse meg a BDE Administrator nevű ikont és arra kétszer kattintva indítsa el azt. A megjelenő ablakban keresse meg a "Configuration" elnevezésű feliratot és kattintson rá. Az ez alatt megjelenő komponensek mellett lévő plusz gombra egyenként rákattintva nyissa ki az alábbi struktúrát: Configuration /Drivers /Native /Paradox A "Paradox" feliratra ráállva, a képernyő jobb oldalán megjelenik a "Definition" feliratú adatlap. Keresse meg ezen a "Langdriver" feliratot, mely mellett az „ascii” ANSI feliratot látja. Ezen feliratra kattintva a mező jobb oldalán megjelenik egy nyíl. A nyíllal lenyitható listában válassza a PdoxAnsiHun.DC bejegyzést. Térjünk vissza Configuration fülre (képernyő bal oldala) és nyissuk meg az alábbi struktúrát: SYSTEM /INIT A "Definition" lapon (képernyő jobb oldala) keresse meg a "LOCAL SHARE" sort, amely mellett egy "FALSE" feliratot fog látni. Kattintson erre rá, melynek hatására meg fog jelenni a korábbiakban megismert kis fekete nyíl. Erre rákattintva a lenyíló listából válassza ki a "TRUE" bejegyzést. Ezekkel befejeztük a manuális beállításokat. A főmenü OBJECT / EXIT parancsával lépjünk ki. A kilépés során a program megerősítést fog kérni a végzett változtatások mentését illetően, melyre minden esetben a „YES”, majd „OK” választ adjuk.
7
II. FEJEZET A PROGRAM INDÍTÁSA, ALAPFOGALMAK
1. cím A program indítása, alapbeállítások A programot a START menü/Programok/IroDATA menüből indíthatja el. (Amennyiben a telepítés során a START menüben megjelenő elnevezést megváltoztatta, úgy természetesen ezen megváltozott néven lehet a programot elindítani) 1.
D.A.S. terület, partner nevének és címének beállítása
A program első indítása során - még mielőtt a program ténylegesen elindulna megjelenik egy információs képernyő (Alapbeállítások). Amennyiben a telepítés során a telepítő által felkínált elérési útvonalakon nem változtatott, akkor Önnek ezen a képernyőn kizárólag a D.A.S. terület beállítását és saját neve és címe megadását kell elvégeznie. A program alapértelmezésként a „Budapest” területi beállítást tartalmazza, melyet a jobb oldalon lévő nyilacskát megnyomva változtasson meg a partnerszerződésében meghatározott területre. Ezt követően írja be nevét és irodája címét a megadott mezőkbe. A "Rendben" gomb lenyomásával a beállításokat hagyja jóvá. 2.
Eljáró ügyvéd megadása
A program első használatkor a képernyő "Ügyvéd" mezője melletti "+" gomb megnyomásával nyissa meg az "Ügyvédek nyilvántartása". A felnyíló ablakban adja meg saját adatait az alábbiak szerint: A „+” jel lenyomásával aktiválódik a Név mező, melybe írja be a D.A.S. partner ügyvéd nevét. A program rendszerének működéséhez szükséges, hogy a névhez ún. névjelzőt is megadjon, amire célszerű a monogramot felhasználni. A bevitt adatokat a ” 9” megnyomásával rögzíti. (Az ablakban a tájékoztató jelleggel megjelenik a telepítéskor kiválasztott D.A.S területhez tartozó óradíjszám is.) Az ablakot a "Beszúrás" gomb megnyomásával zárja be. 3.
A munkaidő kezdetének beállítása és módosítása
Ezt követően és a telepítés után minden egyes napon történő első programindításkor a "Munkaidő kezdete" képernyő nyílik fel.
8 Ezt bármilyen valós időpontra átírhatja 00.00 perctől 23.59 perc tartományokban. Fontos az időt „00.00” formátumban adja meg. A munkaidő kezdetének megadását a Rendben gomb lenyomásával hagyja jóvá. A gép egyebekben a számítógépének alapidejét kínálja fel munkaidő kezdeteként, melyet elfogadhat, vagy a fentiek szerint átírhat. A munkaidő kezdetét a már futó programban is lehet állítani. Amennyiben ez szükségessé válna, úgy az egérrel kétszer kattintsunk rá az alapképernyő alsó szélén megjelenített Munkaidő kezdete szövegrész óra.perc részére. Ekkor felnyílik a program indításakor már megismert időbeállító ablak. 4.
Mail program megadása
A program a rögzített adatok továbbítására a felhasználó levelező programját használja segédprogramként, ezért szükséges ezen levelező programot indító file-t megadni. A program alapesetben a Microsoft Outlook Express programra keres rá. Amennyiben más levelezőprogramot használ, úgy a mező melletti kis ikonra kattintva lehetősége van a gépe könyvtárai között tallózva kiválasztani a levelező program szükséges file-ját. 5.
Következő ügyszám és évszám beállítása
Itt lehet megadni, hogy mely sorszámmal kezdje a program a saját ügyszámozást, illetve mely évben. (A program telepítés után a 1/2002.-et kínálja fel.) 6.
Alapértelmezett meghajtó beállatása
A program futásához használt alapmeghajtó megadása. (Alapesetben ez a gép "C" könyvtárja, a program is ezt kínálja fel, így módosítása kizárólag abban az esetben szükséges, ha Ön a telepítéskor a program által felajánlott célmeghajtón (könyvtáron) változtatott.) 7.
Alapértelmezett könyvtár beállítása
A program által generált Word könyvtárak (lsd. lentebb) helyének (alapkönyvtár) megadása. (Alapesetben a program a C:\ könyvtárat kínálja fel.) 8.
Alapértelmezett munkahely
A program a tevékenységek helyszínéül automatikusan az irodát ajánlja fel. (ezen beállítás általánosan nem, de tevékenységenként módosítható) 9.
Alapértelmezett D.A.S. költségviselő
A program a D.A.S. tevékenységek költségviselőjeként automatikusan az D.A.S. Jogvédelmi Biztosító Rt-t rögzíti. (Ezen beállítás általánosan nem, de "Nemzetközi" ügyek esetében (lsd. lentebb) ügyenként módosítható.)
9 10.
Az alapbeállítások jóváhagyása, rögzítése
Végezetül lépjen ki a programból (Alapképernyő főmenüiben a "KilépésF9" menüponttal, vagy a jobb felső sarokban lévő "X"-re kattintva)! A program további indításaikor már a fentiek szerint beállított adatok, paraméterek jelennek meg.
2. cím Alapfogalmak a programban 1.
D.A.S. ügyfél:
Az a személy, aki a jogvédelem biztosítás alapján olyan ügyvédi megbízást adhat, melynek ellenértékét a jogvédelmi biztosító téríti. 2.
D.A.S. költségviselő:
Az a jogvédelmi biztosító, aki a D.A.S. ügyfél megbízásának díját az érvényes jogvédelem biztosítási szerződés alapján viseli 3.
Ügy:
A D.A.S ügyfél által adott olyan eseti megbízás, melynek díját D.A.S. költségviselő viseli. 4.
Ügyszám:
Az ügy definiálásakor (felvitelekor) a program által az ügyhöz rendelt saját azonosító szám (lsd. lentebb). 5.
Kárszám:
D.A.S. jogvédelem biztosítók által az ügy alapjául szolgáló biztosítási jog- és kockázati viszony (kárakta) azonosítására használt számsor. 3. cím Az alapképernyő bemutatása A program mindenkori indítását követően a munkaidő kezdete, a határidők ablak bezárásra után a program főképernyője látható. 1.
Főmenük
Az alapképernyő főmenüjében azon programrészeket lehet elérni, melyek a program adatfeltöltésére és a felvitt adatok karbantartására vonatkoznak (Alapadatok, Ügyek, Kimutatások, Határidők, Fájlműveletek, Szerviz, Adatfeladás,
10 Kilépés). Ezekre vonatkozó információkat az Adatbázisok Karbantartása fejezetben találhatja. 2.
Mezők a. "Ügyvéd" mező: A főképernyő "Ügyvéd" mezőjében látható az eljáró ügyvéd neve. Itt a program már a fentiek szerint beállított ügyvéd nevét jeleníti meg automatikusan. b. "Dátum" mező: A főképernyő mindig a dátum mezőben megjelölt nap tevékenységeit tartalmazza. A mező melletti "Naptár" ikonnal bármilyen dátumhoz tartozó tevékenységeket megjeleníthetjük. A program automatikusan a számítógép alap dátumát állítja be. A Dátum mező felett található két opció az adott nap, vagy adott intervallum tevékenységeinek egyidejű megjelenítését segíti elő. (az intervallum választása esetén szükséges a megjelenő újabb dátum mezőben megadni az intervallum záró dátumát) c. Felvitt tevékenységeket tartalmazó mező: A főképernyő legnagyobb mezőjében a Dátum mezőben megadott nap, vagy intervallumhoz tartozó tevékenységeket mutatja, azok felvitelének sorrendjében. A mező tartalmazza a tevékenység végzésének dátumát, az ügyszámot, a D.A.S. költségviselőt, a D.A.S. ügyfelet, a munka jellegét (tevékenység tartalmának kivonata), a helyszínt, a finanszírozást, a munkaidőt stb.). Felvitt adatok hiányában a mező még üres! d. "Tevékenység" mező: Ezen mezőben az összes megjelenített tevékenységek közül a cursorral kiválasztott tevékenység leírás teljes szövegét lehet látni. (ti. fentiek szerinti listában csak kivonat azaz 40 karakternyi szövegrész jelenik meg! e. "Határidő" mező: Ezen mezőben az összes megjelenített tevékenységek közül a cursorral kiválasztott tevékenységhez esetlegesen rögzített határidőt és Megjegyzés/Report tartalmát lehet megtekinteni. (Határidő, Megjegyzés/Report kezelése lsd. lentebb.) f. "Készkiadás" mező: Ezen mezőben az összes megjelenített tevékenységek közül a cursorral kiválasztott tevékenységhez esetlegesen rögzített készkiadásokat lehet megtekinteni. (Készkiadások felvitelét, kezelését lásd lentebb.)
11
g. "Összesítés" mezők: Ezen mezőkben az összes megjelenített tevékenységek tényleges munkaidejét, utazási idejét, készkiadását és számlázandó készkiadását összesíti a program. 3.
Kezelő gombok: a. "Új tev." gomb: Ezen gombra történő kattintással indítható el az egyes tevékenységek adatainak rögzítése. b. "Szerkesztés" gomb: Ezen gombra történő kattintással nyitható meg bármely a megjelenített tevékenységek közül a cursorral kiválasztott tevékenység szerkesztésre. A gomb csak akkor aktív ha van rögzített tevékenység az adott napon, vagy intervallumban. c. "Törlés" gomb: Ezen gombra történő kattintással törölhető bármely a megjelenített tevékenységek közül a cursorral kiválasztott tevékenység. A gomb csak akkor aktív ha van rögzített tevékenység az adott napon, vagy intervallumban. d. "Időmérés" gomb: Ezen gombra történő kattintással indítható egy már felvitt tevékenység pontos időtartamú mérése. (Időmérést lásd lentebb) e. "Órapanel" gomb: Ezen gombbal lehet az alapképernyőről levenni és újra előhívni a már megnyitott időmérők adatait tartalmazó ablakot. (Az időmérés attól függetlenül folyik, hogy az az alapképernyő előtt látszik-e vagy sem.) f. "Nyomtatás" gomb: Ezen gombra kattintással lehet kinyomtatni a képernyőn megjelenített tevékenységeket napi összesítő kimutatását.
12
III. FEJEZET AZ ADATOK FELVITELE ÉS KEZELÉSE 1. cím Új ügy definiálása (új rögzítése) Amennyiben az adott napra még tevékenysége nincs rögzítve, úgy az alapképernyő gombjai közül kizárólag az „Új tev.” gomb aktív. Ezen gomb megnyomásával felnyílik azon ablak, mely a programban már rögzített "D.A.S. ügyek"-et tartalmazza. Természetesen előzetes adatrögzítés nélkül ezen képernyő adatbázis-mezője még üres. Ahhoz, hogy a programban tevékenységet tudjunk rögzíteni, elsődlegesen fel kell vinni azt az ügyet, amelyhez az adott tevékenység tartozni fog. A "D.A.S. ügyek" képernyő alsó szélének közepén található az „Új ügy definiálása” gomb, melynek megnyomásával elindul az ügy rögzítése. 1.
Az ügy stádiumának beállítása
Az "Új ügy definiálása" gomb megnyomása után felnyíló ablakban elsődlegesen ki kell jelölni a D.A.S. partnerszerződés szerinti típusát az ügynek. Amennyiben polgári eljárást, büntetőeljárást, szabálysértési eljárást választjuk, úgy a program felkínálja az adott ügytípuson belül az ügy stádiumának pontos beállítására szolgáló ablakot. Itt az ilyen ügyekben lehetséges stádiumok (bal oldali checkbox-ok), valamint az adott ügy éppen aktuális stádiumának (jobb oldali checkbox-ok) kijelölése lehetséges. A program minden esetben a lehetséges stádiumok közül az időrendben és logikailag első stádiumot kínálja fel kiválasztottnak. Amennyiben az ügy lehetséges stádiuma eltér (pl. II. fokú eljárásban kapcsolódik be az ügybe) a logikailag kimaradó stádiumok kijelölését törölni kell. Az így kialakított lehetséges stádiumok közül az aktuális stádiumot is ki kell jelölni. FONTOS! Az aktuális stádiumok váltását felülről lefelé történő sorrendben végezze el. Polgári eljárásban az óradíj limit váltása érdekében viszontkereset esetében az erre utaló checkbox-ot ne felejtse el kijelölni. Az ügy stádiumának beállítását a „Rendben” gomb lenyomásával hagyhatja jóvá. Javaslat! Amennyiben a fentiek szerinti eljárása során a stádium kiválasztás nem sikerült, vagy hibás adatot rögzített a Stádium ablak "Rendben" gombja lenyomása után a "D.A.S. ügy fej-rekord szerkesztés" ablak "Eldob" gombjával a teljes ügy iktatását meg tudja szakítani és az ügy felvitelét kezdje el ismét a fentiek szerint. Nemzetközi ügy esetén a program a továbblépéskor felkínálja a költségviselő kiválasztásra a nemzetközi D.A.S. biztosítókat is.
13 2.
Az ügyszám, a dátum, az eljáró ügyvéd, a költségviselő
A program automatikusan saját ügyszámot generál az adott ügynek. Az ügyszám az adott év számából és folytatólagos sorszámból, valamint a már korábbiak szerint rögzített ügyvéd jelzőjéből áll. (Az adat nem változtatható) A "Dátum" mezőben az adott ügy ügyintézésre történt átvételét, vagy a programba történő felvitelének idejét célszerű megadni. A program automatikusan az aznapi dátumot kínálja fel, változtatására a mező melletti „Naptár” ikon megnyomásával kerülhet sor. A program az eljáró ügyvédként automatikusan a már korábban felvitt ügyvéd nevét állítja be. (Az eljáró ügyvéd nevének változtatására, újabb ügyvéd felvitelére kizárólag az IroDATA 2002 full version alkalmas.) Az ügy költségviselőjeként a program a D.A.S. Jogvédelmi Biztosító Rt-t adja meg, illetve nemzetközi ügy esetén a bejegyzés utal. (az adat nem változtatható) 3.
D.A.S ügyfél megadása
A D.A.S ügyfél kiválasztására, illetve új ügyfél felvitelére a „D.A.S ügyfél” mező mellett lévő „+” jel megnyomásával van lehetőség. Az itt felnyíló ablakban láthatók a már rögzített ügyfélnevek. Amennyiben az adott ügyfél már korábban egyéb okból (pl. másik ügye is volt már) rögzítésre került, úgy elegendő a megjelenő listából kiválasztani és beszúrni, amennyiben még nincs a listában úgy a következők szerint járjon el: A „+” gomb lenyomásával van lehetősége új ügyfelet rögzíteni a listába. Amennyiben a felvitt adatok megfelelőek, úgy azt ” 9” gombbal hagyhatja jóvá. Az adatrögzítés megszakításához (pl. utóbb észleli, hogy az adott ügyfél már rögzítve van) az „x” gomb lenyomásával szakíthatja meg. A már rögzített ügyfélnév a kiválasztása után a „▲” gomb megnyomásával módosítható, a "-" gombbal törölhető. Az ügyfél kiválasztásával az ügyfél neve bekerül a "D.A.S. ügyfél" mezőbe. 4.
Az ügy típusa, aktív stádiuma
Ugyancsak látszik már a fentiek szerint korábban kiválasztott ügytípus és aktív stádium is. Amennyiben az aktív stádiumban módosítani kíván, lehetősége van a "D.A.S. Szerviz" gomb megnyomásával. 5.
Ellenérdekű fél megadása
Következő lépésként az adott ügy ellenérdekű felét lehet rögzíteni (a mező kitöltése opcionális, így annak elmaradása a program működését nem befolyásolja). Az ellenérdekű fél kiválasztása és új ellenérdekű fél felvitele során ugyanúgy járjon el, mint a D.A.S. ügyfél kiválasztása, felvitele esetén (természetesen ezen mező mellett megnyitható adattáblában).
14 6.
D.A.S. kárszám megadása
Az ügy fej-rekordjában rögzítse a D.A.S biztosító kárszámát is. (A kárszámot a káraktán találhatja meg.) 7.
Megjegyzés, projektnév mező
„A Megjegyzés/Project" mezőben lehetősége van akár az ügyre, akár az ügyfélre vonatkozóan további, saját azonosítási, elérhetőségi adatokat rögzíteni. 8.
Akta helye
Az „Akta helye” mező arra kínál opcionális lehetőséget, hogy megadjuk a papír alapú akta fellelhetőségének helyét az irodában. A program automatikusan ”Iktatott akták között” megjegyzést kínál fel, tekintve hogy az adott ügyeket a gép évszám szerint, folytatólagos sorszámú ügyszámmal látja el. Ennek megfelelően az „Iktatott akták között” megtartása utalhat arra, hogy az adott ügy aktáját az adott évszámú és sorszámú akták között sorrendben következőként lehet megtalálni. Egyéb elhelyezés esetén bármilyen szöveges utalás rögzíthető. (A mező kitöltése opcionális, így annak elmaradása a program működését nem befolyásolja.) A "Rögzítés" gomb megnyomásával a gép az összes felvitt adatot az adott ügyszámhoz rendeli véglegesen. 9.
WORD könyvtár:
A rögzítéssel egyidejűleg lehetőséget kínál az adott ügyhöz tartozó WORDalapú elektronikus anyagok egységes elhelyezése érdekében egy WORD könyvtár létrehozására. "Igen" választása esetén a felnyíló ablakban a könyvtárak között tallózva kiválaszthatjuk az ügyhöz tartozó WORD könyvtár helyét, míg a szöveg mezőben a felkínált könyvtárelnevezés opció esetleges módosításával a könyvtár nevét is megadhatjuk/változtathatjuk. A program a fentiek szerint megadott alapkönyvtárt kínálja fel automatikusan. A rendben gomb megnyomásával a gép automatikusan létrehozza a WORD könyvtárat. (A mező kitöltése opcionális, így annak elmaradása a program működését nem befolyásolja.) 10.
Akta fedlap:
Végül a program „Aktafedlap nyomtatását” kínálja fel lehetőségként. A fedlap az alábbi adatokat tartalmazza: D.A.S. ügyfél neve, ellenfél, saját ügyszám, megjegyzés rovat, valamint az opcionálisan kitölthető akta helye mező tartalma. A fenti lépésekkel megadtuk az adott ügy valamennyi szükséges és állandó adatát. A Stádium (illetve a nemzetközi ügyek esetében a költségviselő) kiválasztása után a "D.A.S. ügy fej-rekord szerkesztése" ablakban rögzítésre kerülő adatok a jövőben automatikusan hozzákapcsolódnak az adott ügyben végzett valamennyi tevékenységhez.
15 Téves adatfelvitel esetében válasszuk az "Eldob" parancsot és kezdjük el ismételten az "Új ügy definiálása"-t. 2. Cím Az ügyhöz tartozó tevékenység rögzítése 1.
Az ügy kijelölése
Az ügy alapadatainak rögzítése után az ügy az ügyszáma szerinti sorrendben megjelent a D.A.S. ügyek ablak adattáblájában. Az adattábla alatt lehetősége van a már felvitt ügyek tetszőleges rendezésére, mely a felvitt ügyek közötti keresést segíti elő. Amennyiben az adott ügy rögzítésekor megadta az Akta helyét, a WORD könyvtárat, vagy adatot vitt fel a Megjegyzés/Project név mezőbe, úgy a "D.A.S. ügyek" ablakban a cursorral az adott ügyre állva ezek tartalmát is láthatja. Felhívom a figyelmet arra, hogy a fenti adattábla elsődlegesen a folyamatos ügyeket tartalmazza, de lehetőség van arra is, hogy itt a már lezárt ügyeket is megjeleníthessük. Ehhez a D.A.S. ügyek ablak jobb alsó sarkában lévő „Lezárt ügyek” is opciót kell kiválasztani. (Az ügyek lezárását lásd később.) A továbblépéshez ki kell választanunk a már felvitt ügyek közül azt az ügyet, amelyhez az éppen végzett tevékenységet rögzíteni akarjuk a „Beszúrás” gomb segítségével. A program a kiválasztott ügyet szúrja be a tevékenység rögzítésére szolgáló ablakba, csatolva ezzel az ügyhöz a fej-rekord szerkesztésekor felvitt alapadatokat. 2.
A tevékenység azonosítója
Az „Ügyhöz tartozó tevékenységek szerkesztése” ablakban látható, hogy a rögzítendő tevékenység melyik ügyszámú ügyhöz fog tartozni (automatikusan adatfeltöltés az ügyszám lapján). Az ügy téves kijelölése esetén a mező melletti a „+” gomb lenyomásával nyílik lehetőség másik felvitt ügy kiválasztására. Az ablak tájékoztató jelleggel megjeleníti az adott ügy aktuális stádiumát is. 3.
A tevékenység dátumának megadása
A következő lépés az adott tevékenység dátumának megadása, melyet a program természetesen az adott nap megjelenítésével kínál fel. Módosításra a dátum mező melletti „Naptár” ikon megnyomásával kerülhet sor. Természetesen megjelenítődik az eljáró ügyvéd neve is, melynek módosítására - a program jelen verziójában – nincs lehetőség. Az ügy kapcsolattartójaként a program a D.A.S. ügyfelet is feltűnteti.
16 4.
A tevékenység leírása
A "Tevékenység" mezőben lehet az adott ügyben végzett adott tevékenységet leírni, definiálni. 5.
Tevékenység időtartamának megadása a. Tényleges időtartamok: Elsődlegesen a tényleges időtartamot szükséges kitölteni a munkaidő, illetve utazási idő bontásában. Felhívjuk a figyelmet, hogy az utazási idő mezőben kizárólag azon utazásra fordított időt kell rögzíteni, melyet a D.A.S. partnerszerződés utazási idő címén elszámolhatónak ismer el. b. D.A.S. felé beállítandó időtartamok: A tényleges idők rögzítését követően a D.A.S. felé beállítandó időtartamok kitöltése szükséges. A program automatikusan a tényleges időt kínálja fel. Az időtartamok eszerinti bontása azért hasznos, mert az eljáró ügyvéd az ügyre, illetve az ügy jogi hátterének tisztázására olyan mennyiségű időt is fordíthat, melyet szakmai presztízse megítélése miatt a D.A.S. költségviselők felé nem kíván közölni, azonban a későbbiekben a tényleges ráfordított idejét saját belső statisztikája miatt szükségesnek tartja rögzíteni. (Figyelem a program a D.A.S partnerszerződés szerinti számlázási limiteket automatikusan kezeli a D.A.S. felé beállítandó idők alapján!)
6.
Készkiadás a. Költségnem kiválasztása A „Készkiadások” gomb megnyomásával felnyíló "Készkiadások részösszegei" ablakban az adott tevékenységhez tudunk akár több készkiadással járó, más más jellegű költségtételt rendelni. Készkiadásban felmerült költségtételek kiválasztásához nyomjuk meg a „+” gombot. Az ekkor felnyíló "Készkiadások nyilvántartása" - részben feltöltött - adattábla a már korábban ismertetett módon (pl. D.A.S. ügyfél rögzítése) bővíthető (+), tételei módosíthatók (▲), és törölhetők (-). Azon költségtételek esetében, melynek költsége állandónak tekinthető (pl. helyszínrajz, tulajdoni lap másolat) célszerű rögzíteni a bekerülési és számlázási árat. (Figyelem! A bekerülési és számlázási árnak a D.A.S. rendszerben azonosnak kell lennie! Az opcionális eltérés csak az IroDATA 2002 full version-t használók esetében, a nem D.A.S. jogvédelmi ügyek megbízói esetében megengedett!). (A mezők kitöltése opcionális, így azok elmaradása a program működését nem befolyásolja.)
17 b. Költségnem összegének megadása A "beszúrással" kiválasztott költségtétel (az esetlegesen rögzített összegekkel együtt) megjelenik a "Készkiadások részösszegei" ablakban. Amennyiben a költségtételhez nem volt hozzárendelve korábban bekerülési és számlázási ár, vagy azok eseti jelleggel módosultak, úgy „▲” gomb megnyomásával szükséges kitölteni a "Bekerülési ár" és "Számlázási ár" mezőket, valamint az adott költségtétel tételszámát is (pl. ha 2 db tulajdoni lapra volt szükség). (Figyelem! A bekerülési és számlázási árnak a D.A.S. rendszerben azonosnak kell lennie! Az opcionális eltérés csak az IroDATA 2002 full version-t használók esetében, a nem D.A.S. jogvédelmi ügyek megbízói esetében megengedett!). (A mezők kitöltése opcionális, így azok elmaradása a program működését nem befolyásolja.) c. Fizetési opcók A költségtétel rögzítése mellett szükséges megadni annak finanszírozási módját is. Amennyiben a D.A.S. partnerszerződés szerint a készkiadás hóközi számlázást igényel, úgy azt ki kell jelölni. Nem hóközi számlázás esetén beállítandó a fizetés opció is attól függően, hogy a költség viselésére miként kerül sor, illetve kiszámlázásra kerül-e. A bevitt adatokat a ”9” gombbal hagyjuk jóvá. c1. Számlázandó: D.A.S. partnerszerződés szerint a hóközi vagy havi számlába beállításra kerülő költség. c2. Nem számlázandó: Azon költség, melynek elszámolására a D.A.S. együttműködés keretében nincs lehetőség. (Amennyiben a felhasználó saját statisztikája érdekében nem számlázandó költségeket nem kívánja rögzíteni, úgy természetesen az ilyen jellegű készkiadás rögzítésétől eltekinthet.) c3. Letétből fizeti: Olyan készkiadás, melynek előlegezésére a D.A.S. partner nem köteles, azt a költségviselő utólagos elszámolásra letétbe fizette meg részére. Amennyiben ugyanazon tevékenységhez többféle költségnem tartozik, úgy mindegyik esetében a fentiek szerint járunk el a rögzítés során. A már felvitt költségnemeket a „-„ gombbal törölhetjük. A készkiadás rögzítése után a „Kilépés” gombbal jutunk vissza a tevékenység mezőhöz. 7.
Report-határidő
A „Report-határidő” gomb megnyomásával lehetőség nyílik arra, hogy az adott tevékenységhez további feladatot, vagy az ügy állása szempontjából lényeges megjegyzést fűzzünk. Lehetőség van arra is, hogy ezen mezőben rögzítettekhez
18 határidőt rendelhetünk ("Naptár" ikon). A felvitt adatokat a „Rögzít” gombbal hagyjuk jóvá. (A mezők kitöltése opcionális, így azok elmaradása a program működését nem befolyásolja.) Amennyiben az adott tevékenység szerkesztését befejeztük, a "Rögzít" gomb megnyomásával a fentiek szerint felvitt adatok bekerülnek a program adatbázisaiba és a tevékenység sorrendben utolsóként, megjelenik az alapképernyő felvitt tevékenységeket tartalmazó központi mezőjében.
3. cím A rögzített tevékenységek módosítása, törlése Az így rögzített tevékenységek között tallózva a képernyő bal alsó sarkában láthatjuk a tevékenység teljes leírását, az esetlegesen hozzárendelt reportot, határidőt, valamint készkiadásokat. A már felvitt tevékenységek adatainak módosításához a kijelölés (cursorral ráállva a sor sötétkék kiemelést kap) használjuk a "Szerkesztés" gombot, melynek megnyomásával megnyílik a módosításra kiválasztott tevékenység rögzítésekor használt ablak az aktuális adatokkal. Az adatok módosítása során ugyanúgy járjunk el mint az adatok rögzítése során. A már felvitt tevékenység esetleges törléséhez, a kijelölés után használjuk a "Töröl" gombot. 4. cím Időmérés Az időmérés egy segédprogram, mely lehetővé teszi a tevékenységre fordított pontos időmérést. (használata opcionális) Indítása alapképernyő alján, középen található „Időmérés” gombbal történhet. A program annak a már felvitt tevékenységnek az idejét kezdi mérni, melyet az alapképernyő központi tevékenység mezőjében kijelöltünk. Lehetőség van arra, hogy több tevékenység idejét is mérjük. Ebben azonban a már megkezdett időmérést a program leállítja és az újonnan kiválasztott tevékenység idejét kezdi el mérni. A mért idejű tevékenységek állapotát az "Óra panel" lenyomásával hívhatjuk elő. Bármelyik tevékenység idejét mérhetjük, de egy időben csak az egyik mérés lesz aktív. Bármikor lehetőségünk van bármelyik időmérést leállítani, az óra panelen lévő „Óra leáll” gombbal. Amennyiben az adott tevékenységet végleg be is fejeztük, úgy az óra panel bezárására a „Tevékenység vége” gombbal van lehetőség. Ekkor van lehetőség a mért aktuális idő automatikus rögzítésére. Amennyiben a tevékenységhez már van rögzítve időtartam, úgy az időmérés megkezdésekor a mérés a már rögzített időt figyelembe véve történik.
19
IV. FEJEZET AZ ADATOK KARBANTARTÁSA A fentiekben leírtak alapján a tevékenységek felvitelekor használt ablakokból minden adatbázis elérhető az adott mezők mellé rendelt "+" gombok használatával. Mindezek mellett lehetőség van a már felvitt adatokat tartalmazó adattáblák karbantartásra, módosítására is az alábbiak szerint. 1. cím Az „Alapadatok” főmenü 1.
Ügyvédek menüpont
A program ezen verziója egyetlen eljáró ügyvéd rögzítését teszi lehetővé annak módosítására nincs lehetőség. 2.
D.A.S költségviselők menüpont
A program megbízók menüpont alatt a nemzetközi D.A.S. költségviselőket tartalmazza, melynek módosítására nincs lehetőség. 3.
D.A.S. ügyfelek menüpont
Ezen menüpont a programba felvitt D.A.S. ügyfelek nevét tartalmazza, lehetőség van a nevek felvitelére („+”), módosítására („▲”), és törlésére ("-"). 4.
Ellenfelek, érintettek menüpontok:
Ezen menüpontban a programba felvitt ellenérdekű felek, illetőleg egyéb kapcsolódó személyei (érintettek) nevei láthatók, illetve vihetők fel („+”), módosíthatók („▲”), és törölhetők ("-"). 5.
Készkiadások menüpont:
Ezen menüpontban a programba felvitt készkiadás tételek láthatók, illetve vihetők fel („+”), módosíthatók („▲”), és törölhetők ("-"). 2. cím Az "Ügyek" főmenü A rögzített ügyek adatainak karbantartására az alapképernyő főmenüjének „Ügyek” menüpontjában van lehetőség. „Ügyek karbantartása” ablakban láthatjuk alap esetben a saját ügyszámunk szerint sorrendben rögzített ügyeket. A felvitt ügyek között a „Keresés az alábbi mezőben” ablak opcióinak beállításával adhatjuk meg a számunkra ideális keresési szempontot, majd a szempont kiválasztását követően a „Keresett adat” mező melletti „+” gomb
20 megnyomásával felnyíló adattáblában adhatjuk meg a keresett adatot. A kiválasztott adat beszúrásakor a program a megadott keresési szempontnak megfelelő ügyhöz ugrik. Az „Ügyek karbantartása” ablak bal alsó, illetve jobb alsó részében található mezőkbe a „+” gombok lenyomásával van lehetőség arra, hogy a kijelölt ügyhöz a D.A.S. ügyfélen felül további érdekeltek, egyéb okból kapcsolódó személyek nevét is rögzíthessük. A már rögzített ügy adataiban a „Szerkesztés” gomb megnyomását követően van módunk módosítani. Ekkor az ügy felvitelkor már megismert "D.A.S. ügy fejrekord szerkesztése" ablak nyílik meg. Az adatok módosításhoz ugyanúgy járjunk el, mint az ügy felvitele során. Amennyiben egy ügyet befejeztünk, úgy kijelölése után a „Lezár” gomb megnyomásával lehet azt lezárttá tenni. Ezzel az adott ügy a folyamatos ügyek között már nem fog megjelenni. A lezárt ügyek megjelenítéséhez „Az ügyek karbantartása” ablak jobb felső sarkában lévő „Lezárt ügyek is” opciót kell választani. Az „Ügyek karbantartása” ablak alsó részén középen lévő „Aktafedlap” gombbal tudunk a kijelölt ügyhöz szükség esetén ismételten fedlapot nyomtatni. (pl. az ügy fedlapon megjelenő adatai megváltoztak). A „Betekintő” gomb megnyomásával az ügyhöz a rögzítéskor létrehozott WORD könyvtárba tudunk betekinteni és az ott felvitt WORD anyagokat megtekinteni (az itt megjelenő információk nem szerkeszthetők, szerkesztésük csak szövegszerkesztő programban lehetséges). 3. cím A "Kimutatások" főmenü 1.
Lekérdezések
A Lekérdezések menüpontban a programban rögzített adatok meghatározott paraméterek szerinti lekérdezésére van lehetőség. 2.
Ügy alapú lekérdezés
Az "Ügyszám" mező melletti "lista" ikonnal felnyitható ablakban lehet kiválasztani azt az ügyet, melynek az adott intervallumban végzett összes tevékenységét kívánjuk lekérdezni. Az intervallum megadásához használja a két naptár mezőt. 3.
D.A.S. költségviselő alapú lekérdezés, report készítés
A "D.A.S. költs." mező melletti "lista" ikonnal felnyitható ablakban választhatjuk ki azt a D.A.S. költségviselőt, aki által finanszírozott ügyek, adott intervallumban végzett összes tevékenységeit akarjuk lekérdezni ("Listáz" gombbal). Az intervallum megadásához használja a két naptár mezőt. Az elszámolási limitek és a folyamatos
21 adatrögzítés miatt ezen listázás előtt célszerű elvégezni a D.A.S. elszámolást (lsd. lentebb 5. pont) is. Amennyiben a "Report" gombot nyomja meg, úgy a kiválasztott D.A.S. költségviselő valamennyi folyamatos ügyében végzett utolsó tevékenység és az esetlegesen hozzá rendelt Report-határidő kerül listázásra (nyomtatóra, vagy a képernyőre küldve). 4.
Teljes névadatbázis
A "Nevek egyesítése" gomb megnyomásával a programban rögzített valamennyi nevet láthatjuk ABC sorrendben, feltűntetve jellegüket is (D.A.S. ügyfél, ellenfél, érdekelt) A ……. gomb megnyomásával megtudhatjuk, hogy a kiválasztott név mely ügyekhez került rögzítésre. 5.
D.A.S. elszámolás
Ezen menü nem információs felület, hanem a havi teljesítés lezárásának kezelő felülete. Azonban a havi teljesítés számlázásához szükséges ezen menüpont szerinti lekérdezés lefuttatása. Ekkor a program megvizsgálja az összes folyamatos ügyben az elszámolásig végzett valamennyi tevékenységet és azokat a D.A.S. partner szerződés szerinti elszámolási szabályok alapján rendszerezi és további feldolgozásra előkészíti. Havi zárás 1. Ki kell választani a D.A.S. költségviselőt ("Lista" ikon). Amennyiben több D.A.S. költségviselővel érintett ügye van folyamatban, úgy mindegyik érintett D.A.S. költségviselőre el kell végezni a következő lépéseket. 2. Az "Év" és "Hónap" mezőben ki kell választani a lezárandó hónapot. (A program a tárgyhónapot kínálja fel automatikusan, így a lezárandó hónapot követő hónapban történő záráskor a hónapot ne felejtse visszaállítani!) 3. Ezt követően a "Naptár" ikonokkal pontosan meg kell adni a lezárandó hónap kezdő és zárónapját. 4. A "Felgyűjt" gomb megnyomásával a program megkezdi az adatbázisok átvizsgálását. 5. A felgyűjtést követően menjen át a "D.A.S. költségviselő alapú lekérdezés" megnevezésű lekérdezési felületre és ott végezze el az adott havi tevékenységeinek listázását a D.A.S. költségviselő és az intervallum megadása után. 6. Az így felgyűjtött adatokat a "Nyomtatás" gombbal tudja kinyomtatni. Nyomtatás előtt lehetősége nyílik a számlamelléklet alján megjelenő esetleges megjegyzés írására is.
22
4. cím A "Határidők" főmenü A program minden napi első indításkor automatikusan feladja az adott napon aktuálissá váló határidőket. A határidők ettől függetlenül megtekinthetők a főmenü „Határidő” menüpontjában is. Attól függően, hogy mely intervallum határidőire vagyunk kíváncsiak, kell megadni a kezdő és záró határidőt. 5. cím A "Szerviz" főmenü 1.
Adatbázis karbantartás
A program minden egyes adathoz megfelelő indexeket rendel, mely a folyamatos használat során döntően adatbeviteli, illetve a számítógép műszaki problémái miatt sérülhetnek. Az adatbázis karbantartás elindításával a program a meglévő adatokhoz új indexeket rendel, biztosítva ezzel az ismételt zavarmentes működést. Ezen karbantartás elindítására kizárólag akkor van szükség, ha a program működése során adatmegjelenítési, illetve adatfrissítési problémákat tapasztalunk. Az indexelés hosszabb folyamat, így célszerű azt munkanap végén alkalmazni. 2.
Paraméterek
A paraméterek menü mezőt a program indítása 4-től a 9. pontjában részben már érintettük. 3.
Mentés
Ezen menüpont választása esetében lehetősége van a felhasználónak arra, hogy a program segítségével felvitt adatbázisairól időről időre adatbiztonsági okokból biztonsági másolatot tudjon készíteni. 6. cím Az "Adatfeladás" főmenü Ezen menüpont választásával indítja el azt a folyamatot, melynek eredményeként a felhasználó által rögzített adatok meghatározott számítástechnikai módszerekkel a Dr. Balogh Péter és Társai ÜGYVÉDI IRODA ◄ által üzemeltetett teljes adatbáziskezelő program részére megküldhetők. (becsomagolás) Az adatfeladást a Dr. Balogh Péter és Társai ÜGYVÉDI IRODA ◄ által közölt rendszerességben kell teljesítenie. Adatfeladás esetén Önnek e-mail üzenetet kell
23 küldenie az
[email protected] címre, mely üzenethez mellékelnie kell a becsomagolt adatokat. A becsomagolt adatok elérési útját csomagolási művelet végén megjelenő információs ablakból tudja leolvasni (file name: backup_irodata.rar). 7. cím A program bezárása A program a "Kilépés F9" főmenü választásával, vagy az alapképernyő jobb felső sarkában lévő "X"-re kattintással zárható be.
Információ és segítség Amennyiben olyan kérdése lenne, melyre a fenti útmutató nem ad kielégítő választ Önnek, úgy kérjük keresse az alábbi személyeket: a. adatfeltöltési és programhasználat témakörben: Dr. Járai Gábor (Dr. Balogh Péter és Társai ÜGYVÉDI IRODA ◄1036 Budapest, Bécsi út 52. II.7., tel.: 06-1-439-1166, fax: 06-1-439-1155, e-mail cím:
[email protected]) b. telepítési és programfutási problémák esetén Borbíró László (20/9469208, e-mail cím:
[email protected]) 2002. október 10. napján
