Další servery s elektronickým obsahem

Právní upozornění Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Používání elektronické verze knihy je umožněno jen osobě, která ji legálně nabyla v rozsahu stanoveném autorským zákonem. Elektronická kniha je datový soubor, který lze užívat pouze v takové formě, v jaké jej lze stáhnout z portálu. Jakékoliv neoprávněné užití elektronické knihy nebo její části, spočívající např. v kopírování, úpravách, prodeji, pronajímání, půjčování, sdělování veřejnosti nebo jakémkoliv druhu obchodování nebo neobchodního šíření je zakázáno! Zejména je zakázána jakákoliv konverze datového souboru nebo extrakce části nebo celého textu, umisťování textu na servery, ze kterých je možno tento soubor dále stahovat, přitom není rozhodující, kdo takového sdílení umožnil. Je zakázáno sdělování údajů o uživatelském účtu jiným osobám, zasahování do technických prostředků, které chrání elektronickou knihu, případně omezují rozsah jejího užití. Uživatel také není oprávněn jakkoliv testovat, dekompilovat, zkoušet či obcházet technické zabezpečení elektronické knihy. Děkujeme že elektronické knihy nelegálně nešíříte. Podporujete tak vznik dalších elektronických titulů. Kopírování zabíjí elektronické knihy!

(c) Computer Media s.r.o. Všechna práva vyhrazena. www.computermedia.cz [email protected]

Další servery s elektronickým obsahem v i d e o p r í r u c k y. c z

Microsoft®

®

Office c 2007

®

Microsoft ® Excel 2007 nejen pro školy Karel Klatovský Pavel Navrátil

Nakladatelství a vydavatelství R

Vzdìlávání, které baví w w w. co mp u t er med i a. cz

nejen pro školy ®

®

Microsoft Excel 2007 nejen pro školy Autor: Karel Klatovský, Pavel Navrátil Odborná spolupráce: Ing. Michal Jiříček Layout, zlom a sazba: Petr Fajks Návrh obálky: Ing. Michal Jiříček Jazyková korektura: PhDr. Dagmar Procházková

© Computer Media s.r.o., 2007 Vydání první Všechna práva vyhrazena

ISBN: 80-86686-86-8

Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez písemného svolení vydavatele. Adresa: Computer Media s.r.o. Hrubčická 495 798 12 Kralice na Hané Česká republika Telefon: +420 582 302 666 Fax: +420 582 302 667 E-mail: [email protected] Web: http://www.computermedia.cz

Líbí se Vám tato učebnice? Co v ní postrádáte? Své tipy, postřehy a názory pište na adresu [email protected]. Děkujeme Vám. Partnerským serverem této knihy je www.iskola.cz Nakladatelství a vydavatelství R

www.computer media.cz

2

i škola.cz Vaše elektronická škola

Obsah

Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize:....................................................................................... 8 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU........................................................................................................................... 8 JAK PRACOVAT S KNIHOU? JAK JE KNIHA ČLENĚNA? ............................................................................................ 9

Tabulkové procesory (kalkulátory) .............................................................................................. 10 EXCEL 2007 A JINÉ VERZE ....................................................................................................................................... 10 OVLÁDÁNÍ EXCELU..................................................................................................................................................... 10 SPUŠTĚNÍ EXCELU .................................................................................................................................................... 12 POPIS PROSTŘEDÍ EXCELU...................................................................................................................................... 12 PLOVOUCÍ PANEL NÁSTROJŮ ................................................................................................................................... 13

Základní operace s buňkami ........................................................................................................ 14 TYPY BUNĚK ............................................................................................................................................................... 14 POHYB PO BUŇKÁCH – ZADÁVÁNÍ DAT DO BUNĚK ................................................................................................ 14 OPRAVA OBSAHU BUŇKY – KLÁVESA F2 ................................................................................................................. 15 PŘEPSÁNÍ PŮVODNÍHO OBSAHU BUŇKY ............................................................................................................... 15 VYMAZÁNÍ OBSAHU BUŇKY ...................................................................................................................................... 15 DLOUHÝ TEXT V BUŇCE ............................................................................................................................................ 15 NASTAVENÍ ŠÍŘKY SLOUPCE .................................................................................................................................... 16

Blok – označování buněk do bloku.............................................................................................. 16 OZNAČENÍ CELÉ TABULKY DO BLOKU..................................................................................................................... 16 OZNAČENÍ CELÉHO SLOUPCE ................................................................................................................................. 17 OZNAČENÍ CELÉHO ŘÁDKU ..................................................................................................................................... 17 OZNAČENÍ VÍCE OBLASTÍ SOUČASNĚ DO BLOKU ................................................................................................. 17 ZRUŠENÍ OZNAČENÉHO BLOKU............................................................................................................................... 17

Základní operace s Excelem......................................................................................................... 18 VYTVOŘENÍ JEDNODUCHÉ TABULKY....................................................................................................................... 18 TLAČÍTKO ZPĚT A ZNOVU.......................................................................................................................................... 19 JEDNODUCHÉ VZORCE (+; -; *; /; SUMA).................................................................................................................. 19 ZÁVORKY ..................................................................................................................................................................... 20 OBLAST BUNĚK VE VZORCI ...................................................................................................................................... 20 SUMA ........................................................................................................................................................................... 20 STAVOVÝ ŘÁDEK – OKAMŽITÁ INFORMACE ........................................................................................................... 21 PŘESOUVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY ................................................................................................................. 22 KOPÍROVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY ................................................................................................................... 22

Schránka a operace se schránkou ............................................................................................. 23 ZKOPÍROVÁNÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+C)............................................................................................................ 23 VYJMUTÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+X).................................................................................................................... 24 VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V) .................................................................................................................. 24 VLOŽIT JINAK .............................................................................................................................................................. 24

Operace s řádky a sloupci ........................................................................................................... 25 VLOŽENÍ ŘÁDKU ......................................................................................................................................................... 25 VLOŽENÍ SLOUPCE .................................................................................................................................................... 26 ODSTRANĚNÍ CELÉHO ŘÁDKU / SLOUPCE............................................................................................................. 27 ROZDĚLENÍ TABULKY NA DVĚ ČÁSTI....................................................................................................................... 27 ROZDĚLENÍ TABULKY POMOCÍ UKOTVENÍ PŘÍČEK................................................................................................ 27

Úprava buněk a tabulky ............................................................................................................... 28 ZAROVNÁNÍ OBSAHU BUŇKY ................................................................................................................................ 28 ŘEZ PÍSMA ................................................................................................................................................................. 29 TYP PÍSMA .................................................................................................................................................................. 29 VELIKOST PÍSMA ........................................................................................................................................................ 29 BAREVNÁ VÝPLŇ BUŇKY........................................................................................................................................... 30 BARVA PÍSMA TEXTU V BUŇCE................................................................................................................................. 30 OHRANIČENÍ BUNĚK .................................................................................................................................................. 30

Formát buňky – detailní nastavení............................................................................................... 31 ZÁLOŽKA ZAROVNÁNÍ (OKNO FORMÁT BUNĚK)..................................................................................................... 33 ZÁLOŽKA PÍSMO (OKNO FORMÁT BUNĚK) ............................................................................................................. 35 ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ (OKNO FORMÁT BUNĚK) ................................................................................................. 35 ZÁLOŽKA VÝPLŇ (OKNO FORMÁT BUNĚK) ............................................................................................................. 36 ZÁLOŽKA ZÁMEK (OKNO FORMÁT BUNĚK) ............................................................................................................ 37

3

nejen pro školy Formát tabulky............................................................................................................................... 37 Styly buňky .................................................................................................................................... 37 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU .................................................................................................................................... 38

Hledání a nahrazování ................................................................................................................. 39 HLEDÁNÍ ...................................................................................................................................................................... 39 NAHRAZOVÁNÍ ............................................................................................................................................................ 40

Tvorba vzorců v Excelu ................................................................................................................ 40 TVORBA VZORCE POMOCÍ PRŮVODCE ................................................................................................................... 40 ÚPRAVA VYTVOŘENÉHO VZORCE............................................................................................................................ 42

Použití nejběžnějších funkcí......................................................................................................... 42 MIN, MAX ..................................................................................................................................................................... 42 KDYŽ ............................................................................................................................................................................ 43 POČET ......................................................................................................................................................................... 44 SVYHLEDAT ................................................................................................................................................................. 44 DATUMOVÉ FUNKCE .................................................................................................................................................. 46

Funkce uvnitř funkcí ..................................................................................................................... 47 Kopírování údajů do ostatních buněk.......................................................................................... 49 Absolutní a relativní adresování .................................................................................................. 49 Listy a práce s nimi ....................................................................................................................... 50 PŘEPÍNÁNÍ MEZI LISTY.............................................................................................................................................. 50 VYTVOŘENÍ NOVÉHO LISTU...................................................................................................................................... 50 PŘEJMENOVÁNÍ LISTU............................................................................................................................................... 50 SMAZÁNÍ LISTU........................................................................................................................................................... 51 PŘEKOPÍROVÁNÍ LISTU.............................................................................................................................................. 51 ŘAZENÍ LISTŮ ............................................................................................................................................................. 51 SKRYTÍ LISTU.............................................................................................................................................................. 51 ZOBRAZENÍ SKRYTÉHO LISTU ................................................................................................................................. 52 ZMĚNA BARVY ZÁLOŽKY LISTU................................................................................................................................ 52 VZORCE V RÁMCI LISTŮ ............................................................................................................................................ 52 VZORCE V RÁMCI VÍCE SOUBORŮ (SEŠITŮ)........................................................................................................... 54

Grafy ............................................................................................................................................... 55 VYTVOŘENÍ ZÁKLADNÍHO GRAFU............................................................................................................................ 55 MANIPULACE S GRAFEM........................................................................................................................................... 56 PŘEMÍSTĚNÍ GRAFU .................................................................................................................................................. 57 ZMĚNA MĚŘÍTKA GRAFU........................................................................................................................................... 57 ZMĚNA VELIKOSTI A TYPU PÍSMA POPISKŮ OS GRAFU A NADPISŮ................................................................... 57 KONTEXTOVÉ KARTY PRO EDITACI GRAFU ............................................................................................................ 58

Grafika v Excelu............................................................................................................................. 60 Vkládání obrázků a grafických objektů ....................................................................................... 60 VEKTOR, NEBO RASTR? ............................................................................................................................................ 60 VLOŽENÍ KLIPARTU..................................................................................................................................................... 61 VLOŽENÍ OBRÁZKU (Z EXTERNÍHO ZDROJE) ......................................................................................................... 61

Tvary ............................................................................................................................................... 63 ZMĚNA PARAMETRŮ U NĚKTERÝCH TVARŮ ........................................................................................................... 63

WordArt .......................................................................................................................................... 64 Obrázky SmartArt.......................................................................................................................... 64 Operace s grafickým objektem .................................................................................................... 67 ZMĚNA VELIKOSTI ...................................................................................................................................................... 68 PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU .............................................................................................................................................. 68 OTOČENÍ OBJEKTU .................................................................................................................................................... 68 SMAZÁNÍ OBJEKTU .................................................................................................................................................... 69 BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ ................................................................................................... 69 ZMĚNA STYLU OBRÁZKU .......................................................................................................................................... 69

Vkládání dalších objektů do tabulky............................................................................................ 69 4

Obsah PSANÍ ROVNIC A MATEMATICKÝCH SYMBOLŮ ...................................................................................................... 70

Pokročilejší práce s Excelem ....................................................................................................... 71 SEŘAZOVÁNÍ DAT (PODLE ABECEDY A HODNOT) .................................................................................................. 71 SEŘAZOVÁNÍ PO ŘÁDCÍCH........................................................................................................................................ 71 FILTROVÁNÍ DAT .......................................................................................................................................................... 72 POUŽÍVÁNÍ A DEFINICE ŘADY ................................................................................................................................... 73 OVĚŘENÍ DAT .............................................................................................................................................................. 74 ZAMKNUTÍ BUNĚK (LISTU, SEŠITU).......................................................................................................................... 76 PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ...................................................................................................................................... 77

Kontingenční tabulka .................................................................................................................... 79 TVORBA KONTINGENČNÍ TABULKY .......................................................................................................................... 79 PRÁCE S KONTINGENČNÍ TABULKOU ...................................................................................................................... 81 TVORBA KONTINGENČNÍHO GRAFU ........................................................................................................................ 82

Práce se souborem (sešitem)....................................................................................................... 82 ULOŽENÍ SOUBORU ................................................................................................................................................... 82 PRVNÍ ULOŽENÍ .......................................................................................................................................................... 82 DRUHÉ A DALŠÍ ULOŽENÍ .......................................................................................................................................... 83 OTEVŘENÍ SOUBORU ................................................................................................................................................ 84 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU ............................................................................................................................. 84 ŠABLONY..................................................................................................................................................................... 85 NASTAVENÍ CEST K SOUBORŮM .............................................................................................................................. 86

Import a export dat........................................................................................................................ 86 IMPORT DAT DO TABULKY EXCELU.......................................................................................................................... 86 EXPORT DAT Z TABULKY EXCELU ............................................................................................................................ 88

Formuláře - interaktivní prvky v Excelu ..................................................................................... 89 KARTA S FORMULÁŘI................................................................................................................................................. 89

Tisk a předtisková příprava .......................................................................................................... 93 NEJSNADNĚJŠÍ TISK OBSAHU LISTU – rychlý tisk................................................................................................... 93 NÁHLED NA TABULKU – PŘEDTISKOVÁ PŘÍPRAVA................................................................................................. 93 TISK TABULKY ............................................................................................................................................................. 96

Excel a internet .............................................................................................................................. 97 JAK JE MOŽNÉ SPOLUPRACOVAT V EXCELU S INTERNETEM?............................................................................ 97 VYTVOŘENÍ BĚŽNÉHO HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU............................................................................................ 98 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU (Z TEXTU, OBRÁZKU, JINÉHO OBJEKTU) ........................................ 98

Nastavení Excelu ........................................................................................................................... 99 PŘÍLOHA I ................................................................................................................................... 103 SEZNAM VZORCŮ A JEJICH VÝKLAD ..................................................................................................................... 103 MATEMATICKÉ FUNKCE ........................................................................................................................................... 103 STATISTICKÉ FUNKCE.............................................................................................................................................. 106 DATABÁZOVÉ FUNKCE ............................................................................................................................................. 109 DATUMOVÉ A ČASOVÉ FUNKCE ............................................................................................................................. 109 VYHLEDÁVACÍ FUNKCE............................................................................................................................................ 110 FUNKCE PRO PRÁCI S TEXTY................................................................................................................................. 111 LOGICKÉ FUNKCE .................................................................................................................................................... 112 INFORMAČNÍ FUNKCE ............................................................................................................................................. 113

PŘÍLOHA II ................................................................................................................................... 115 PŘEHLED ČASTO POUŽÍVANÝCH TYPŮ GRAFŮ v Excelu 2007 ........................................................................... 115

PŘÍLOHA III .................................................................................................................................. 117 SEZNAM DŮLEŽITÝCH TLAČÍTEK A JEJICH VÝZNAM ........................................................................................... 117

PŘÍLOHA IV .................................................................................................................................. 118 PÁSY KARET.............................................................................................................................................................. 118

PŘÍLOHA V ................................................................................................................................... 119 UŽITEČNÉ KLÁVESOVÉ ZKRATKY EXCELU ........................................................................................................... 119

PŘÍLOHA VI .................................................................................................................................. 120 NEJZÁKLADNĚJŠÍ OPERACE S BUŇKAMI.............................................................................................................. 120

5

nejen pro školy

6

Upozornění: Tato kniha popisuje program Microsoft Excel verze 2007. Tento program můžete mít nainstalovaný pod několika verzemi systému Windows (Windows Vista, Windows XP). Otisky obrazovek v knize jsou vytvořeny v operačním systému Windows Vista. To znamená, že pokud používáte systém Windows XP nebo ve Windows Vista jiný motiv než standardní, mohou mít okna v horní části vizuálně odlišnou (prostorovou) lištu a prostorová tlačítka vpravo v horní části okna. Tato skutečnost ale nemá absolutně žádný vliv na obrazovky Excelu jako takové a jejich obsah se v ničem neliší od obsahu vašich oken na počítači!

7

Excel 2007 nejen pro školy

Vysvětlivky k prvkům použitým v knize: V knize naleznete několik značek, které mají svůj smysl. Na první pohled tak snadno vizuálně pochopíte, zda je text důležitý, zda se jedná o poznámku, nebo na co si máte dávat pozor. Poznámka: Tímto symbolem jsou v textu označeny poznámky, tedy text, který není nezbytně nutný pro pochopení vysvětlovaného problému. Má za úkol pouze upřesnit nebo doplnit význam textu, případně odkázat na jiné stránky s podobným tématem. Tip: Tímto symbolem jsou v textu označeny všechny tipy. Tip je text, který podává návod na vyzkoušení dalších postupů a ukazuje i jiné možnosti řešení daného problému. Upozornění: Tímto symbolem jsou v textu označena všechna upozornění. Varují před záludnými překážkami a úskalími, na něž je nutné dávat pozor, a upozorňují na nebezpečí v programech a na časté chyby v postupech. Pamatujte: Tímto symbolem jsou v textu označeny pasáže, které je dobré si zapamatovat a znát. Většinou se jedná o základy probírané látky daného tématu. Bez znalosti těchto pasáží obvykle není možné úspěšně pokračovat v dalším studiu.

POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU Pro popis tabulkového procesoru Excel jsou v knize použity termíny, které se odkazují na konkrétní prvek. Jedná se o následující: Zatržítka – nabízejí uživateli k výběru určitou akci. Pokud je zatržítko „zafajfkováno“, funkce je aktivní – v opačném případě nikoliv. Vždy v jednom seskupení několika zatržítek může být označeno libovolné množství nezávisle na ostatních. Může vzniknout případ, kdy není zatržena žádná volba, nebo jsou označeny všechny. Přepínače jsou obdobou zatržítka, ale s tím rozdílem, že v seskupení přepínačů může být vždy pouze jediná (právě jedna) volba aktivní.

Přepínací nabídka – je určena ke zpřesnění většinou číselných hodnot. Klepnutím na šipku nahoru se hodnota zvyšuje a šipkou dolů snižuje. Obvykle je možné dopsat konkrétní hodnotu do nabídky i přímo. Dialog – slouží k zadávání názvů, příkazů nebo čísel. Velmi často se vyskytuje v systému i v této knize. Rozevírací nabídka – umožňuje výběr z několika předdefinovaných hodnot (textových i číselných), které se zobrazí po klepnutí na malou šipku dolů v pravé části nabídky. Záložky – zejména v konfiguračních oknech často používaný prvek. Záložky většinou blíže kategorizují obsah okna. Mezi záložkami lze pohodlně přepínat myší. Aktivní záložka je vždy v popředí a částečně překrývá ostatní.

8

Tvorba vzorců nadpis kapitoly Při editaci vzorce odkazujícího se na jiný list postupujte takto: 1. Na prvním listu vytvořte tabulku dárců včetně částek, které darovali. 2. Přepněte se na druhý list a zde napište do libovolné buňky text „Celkem“. 3. Nastavte se do buňky na druhém listu, ve které bude součet příspěvků. .

4. Klepněte na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy na symbol sumy

5. Excel bude chtít zadat oblast buněk pro výpočet sumy. Protože se tato oblast nachází na prvním listu, přepněte se na něj klasickým způsobem, tj. klepnutím na záložku v dolní části okna Excelu. 6. Nyní na prvním listu označte do blikajícího bloku oblast buněk, ve které se nachází hodnota příspěvku. Jedná se o tu oblast, která bude zahrnuta do sumy. 7. Po označení oblasti stiskněte klávesu Enter. Okamžitě poté budete přepnuti na druhý list (se vzorcem) a vzorec bude spočítán.

=SUMA(List1!C20:C24)

Pokud se nastavíte na vzorec ve druhém listu a stisknete klávesu F2, můžete si všimnout zápisu =SUMA(List1!C20:C24). Jedná se o standardní zápis vzorce s tím rozdílem, že před označenou oblastí buněk je údaj o názvu listu (na kterém jsou buňky umístěny) s vykřičníkem – List1!.

Vzorec pomocí průvodce odkazující se na jiný list Postup vytváření vzorců pomocí průvodce je v případě propojení více listů téměř shodný jako při klasickém vytváření vzorců pomocí průvodce. Navážeme na předchozí příklad. Dejme tomu, že budete chtít na druhém listu zjistit, jaká byla průměrná výše daru. Postupujte takto: 1. První list je již vytvořen z předchozího příkladu, proto se přepněte na druhý list, který bude průměrnou hodnotu počítat. 2. Nastavte se do buňky, ve které bude vzorec a tím pádem i výsledek vzorce. 3. Klepněte na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy na šipku u symbolu sumy a v zobrazené nabídce vyberte Další funkce. 4. V rozevírací nabídce vyberte požadovanou kategorii. V případě našeho příkladu je to kategorie statistických vzorců – proto Statistické. 5. V hlavní části se seznamem funkcí vyberte odpovídající funkci. Pro náš řešený příklad je to funkce PRŮMĚR. 6. Klepněte na tlačítko OK. 7. Excel zobrazí další okno. Zde je nutné zadat oblast buněk, ze kterých se průměr bude počítat. V běžném případě by stačilo označit buňky do bloku. Nyní je ale nutné přepnout se na list se zdrojem dat – na List1. 8. Přepněte se na první list s údaji o dárcích. 9. Označte do bloku požadovanou oblast dat (částky, které darovali). 10. Stiskněte klávesu Enter nebo klepněte na tlačítko OK.

53

nejen pro školy Budete přepnuti zpět na druhý list, vzorec bude doplněn a okamžitě zobrazí výsledek. Tímto způsobem je možné propojovat jakoukoliv buňku na jakémkoliv listu s jakoukoliv jinou buňkou na jiném listu.

Několik pravidel pro práci s více listy •

Pokud dojde k přejmenování listu, nové jméno se automaticky změní i ve všech vzorcích, které s tímto listem souvisejí (pracují).

•

Pokud dojde ke smazání listu, pak pochopitelně vzorce, které s tímto listem souvisejí, přestanou fungovat.

•

Pokud bude list skryt, pak se všechny vzorce, které se odkazují na tento list, budou chovat úplně normálně tak, jako by skrytý list byl vidět. Nenastane žádný kolaps vzorců.

•

Listy lze vzájemně propojit prakticky jakkoliv. To znamená, že na výsledek, který je vypočítán z výsledků jiných listů, je možné se dále odkazovat. Může tak klidně vzniknout složitý propletenec na sebe se odkazujících vzorců v rámci listů.

VZORCE V RÁMCI VÍCE SOUBORŮ (SEŠITŮ) Kromě toho, že Excel umí propojit mezi sebou vzorci jednotlivé listy v rámci jednoho sešitu (souboru), umí rovněž pomocí vzorců mezi sebou propojit i jednotlivé soubory. V praxi se ale tato možnost příliš nevyužívá, protože má několik výrazných nevýhod. Postup při vytvoření propojení na jiný soubor: 1. Dejme tomu, že budete chtít vytvořit součet hodnot, které se nacházejí v jiném souboru. Oba soubory si nejprve otevřete. 2. Nastavte se do souboru, ze kterého se budete na ten druhý odkazovat. 3. Klepněte na tlačítko pro funkci SUMA . Po klepnutí bude Excel požadovat oblast s buňkami, které má zahrnout do vzorce a sečíst. Tímto se ovšem nenechte zmást. 4. Na pásu karet klepněte na kartu Zobrazení a ve skupině Okna na Přepnout okna. 5. Zde by se v dolní části nabídky měl objevit seznam všech otevřených souborů. Mezi nimi i ten, na který se funkce SUMA má odkazovat. Klepněte na něj. 6. Budete přepnuti do tohoto souboru. Zde označte do blikajícího bloku oblast číselných buněk, které mají být funkcí SUMA z předchozího souboru spočítány. 7. Po označení bloku stiskněte klávesu Enter – budete vráceni zpět do původního souboru. Vzorec bude vytvořen. Přitom bude kalkulovat s jiným než aktuálním souborem, a to i když soubor bude kdykoliv později zavřen. Nyní můžete prohlédnout zápis vzorce. Měl by obsahovat jméno souboru, případně i cestu k němu. Toto je příklad zápisu vzorce, který obsahuje data z jiného souboru. Na první pohled vypadá vzorec poměrně děsivě, ale jedná se o pouhou sumu několika buněk: =SUMA(‚C:\PROJEKTY\priklady\[Priklady ke knize3.xlsx]List3‘!$B$2:$B$6)

Nevýhody vzorců v rámci více souborů •

Při jakékoliv změně v cestě, názvu či při jiném zásahu do souboru, na který se funkce odkazují, nedochází k aktualizaci vzorce tak, jak se to děje u listů! To je velmi silná, ovšem logická nevýhoda.

•

Neustále je nutné dbát na to, aby cesty k souborům zůstávaly zachované, případně je nutné je „udržovat“. Jinak by vzorce odkazující se na jiný soubor nefungovaly.

•

Přenos a manipulace se souborem, který obsahuje vzorce s odkazy na jiné soubory, jsou velmi nepružné. U takových souborů je například při kopírování, přesouvání apod. nutné vždy kopírovat či přesouvat i všechny svázané soubory, jinak vzorce nebudou fungovat. Poznámka: Nevede-li vás k tomu skutečně pádný důvod, raději se odkazům na jiné soubory vyhýbejte. Většinou lze navrhnout strukturu tabulek tak, aby se bez odkazů na jiné soubory obešla.

54

Tvorba a úprava grafů nadpis kapitoly

Grafy Grafy jsou jednou velkou samostatnou kapitolou Excelu. Přenášejí „strohá“ data z mnohdy složitých tabulek do vizuálně přehledné, srozumitelné a jasné podoby. Excel nabízí široké spektrum grafů, od dvojrozměrných sloupcových (přes pruhové, plošné, prstencové) až po trojrozměrné kruhové, jehlanové, kuželové a další. Graf se vzhledem k Excelu chová jako grafický objekt, tedy například obrázek. Můžete plynule měnit jeho velikost, přesouvat jej, kdykoliv ho přemístit na jiný list nebo pomocí schránky do jiné aplikace (např. do Wordu).

Pravidla a zásady pro tvorbu grafů •

Grafy se vytvářejí nejčastěji z již hotové tabulky, naplněné daty.

•

Excel má k dispozici velké množství grafů různých typů a tvarů.

•

Graf vytvořený na základě tabulky (tj. drtivá většina všech grafů v Excelu) se vždy okamžitě a aktuálně přizpůsobuje tabulce. To znamená, že pokud se v tabulce změní určitá hodnota, v grafu se tomu okamžitě přizpůsobí výška sloupce, tvar křivky apod.

•

Již hotový graf je možné kdykoliv později dotvářet – měnit jeho vzhled, barvy, velikost, dokonce i typ grafu.

•

Při tvorbě grafu si uvědomte, že ne každý typ grafu je možné použít na jednu konkrétní tabulku!

•

Některé typy grafů umí zpětné vyčíslení dat. To znamená, že podle toho, jak „pohnete“ čarou v grafu, tak se přizpůsobí čísla ve zdrojové tabulce.

Náhled na všechny důležité typy grafů obsahuje Příloha II na straně 115.

VYTVOŘENÍ ZÁKLADNÍHO GRAFU Před vytvářením grafu je třeba vypracovat zdrojovou tabulku, ze které bude graf vytvořen. Dejme tomu, že budete analyzovat tržby cestovní kanceláře do jednotlivých zemí za měsíce červen, červenec a srpen. 1. Vytvořte tabulku se zdrojovými daty. Snažte se vytvořit pokud možno přesnou kopii tabulky na obrázku vpravo. Je důležité, aby buňka tvořící levý horní roh tabulky (na obrázku buňka A4) byla prázdná. 2. Označte tabulku do bloku, a to včetně názvů měsíců i názvů zemí. 3. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Grafy na Sloupcový. Tento typ grafu se pro porovnání velikosti tržeb za jednotlivé měsíce hodí nejlépe. Správný výběr typu grafu je základem tvorby grafů. Při výběru špatného typu se vám může stát, že z grafu nevyčtete požadované údaje. 4. V rozbalené nabídce klepněte na první typ grafu ve skupině Prostorový sloupcový. Graf bude vytvořen. Po vytvoření tímto způsobem se graf umístí do speciálního rámu, ohraničeného jednoduchou plnou čarou. Kdykoliv je možné na tento objekt klepnout tlačítkem myši a graf bude „aktivní“ – okolo grafu se zobrazí rámeček s rohovými úchopnými body a zároveň budou v tabulce v sešitě barevně odlišena data, ze kterých graf čerpá. Vytvořený graf v základním tvaru

Bezprostředně po dokončení vytváření grafu bude graf zobrazen tak, jak jej vygeneruje Excel. Graf v takové podobě je sice „použitelný“, ale zdaleka není optimálně vizuálně upraven. Často je graf příliš malý, popisy os kategorií jsou zbytečně velké a zabírají příliš mnoho místa, jednotlivé sloupce či výseče grafu by mohly být výrazněji barevně nebo rastrově odlišeny, chybí nadpis grafu apod. 55

nejen pro školy Jestliže vám na vzhledu grafu skutečně záleží, pak doporučujeme po jeho vytvoření provést úpravu grafu, která je detailněji popsána v následující kapitole. Pamatujte: Již při vytváření tabulky (bod 1), tj. ještě před vytvořením grafu, je dobré, aby tabulka měla prázdnou buňku, která tvoří horní levý roh tabulky. Proč? Protože v takovém případě dokáže Excel snadno rozlišit, kam až sahají sloupce grafu a co jsou řady grafu. Kdyby ale tabulka byla celistvá, pak by i první sloupec (tj. v našem případě seznam států) mohl být grafem považován za první datovou řadu.

Úprava grafu Každý již vytvořený graf je možné kdykoliv později prakticky jakkoliv upravit. Je možné měnit barvy a výplň sloupců, vzhled pozadí grafu, čáry, nadpisy, velikosti písem u popisů os a mnoho dalších parametrů. Dokonce je možné změnit i typ existujícího grafu! Mimo jiné je možné s grafem jako celkem manipulovat podobně jako s jakýmkoliv jiným grafickým objektem uvnitř Excelu – to znamená měnit měřítko, přemisťovat jej na jinou pozici, kopírovat pomocí schránky apod.

MANIPULACE S GRAFEM Jak již bylo zmíněno, po vytvoření grafu se graf vloží do listu jako grafický objekt, tj. bude vložen do speciálního obdélníku, který je obvykle ohraničen plnou tenkou černou čarou. Pokud do grafu klepnete, můžete s ním manipulovat (např. přesunovat apod.). Velmi důležité ale je, kam přesně do grafu klepnete. •

Obrázek č. 1 – pokud klepnete myší do oblasti grafu spíše k vnější hranici (tj. k čáře, která je viditelná okolo grafu), zobrazí se okolo této oblasti v rozích úchopné body. Zároveň se barevnými čarami zvýrazní ty buňky v tabulce Excelu, ze kterých graf čerpá data. V této pozici je možné s grafem jako celkem poměrně snadno manipulovat. Je možné ho snadno přemístit, změnit měřítko, umístit do schránky apod. Tato oblast se označuje jako oblast grafu.

1.

•

•

Obrázek č. 2 – pokud klepnete myší těsně ke grafu (ale ne přímo do grafu!), pak se těsně okolo grafu zobrazí dosud neviditelná tučná čára s úchopnými body. Jedná se o jakousi „oblast v oblasti“. Pomocí této oblasti je možné měnit velikost grafu jako takového vzhledem například k popiskům apod. – to vše ale pouze v rámci velké oblasti, zmíněné v předchozím odstavci. Můžete si například vybrat, zda bude graf spíše ve středu oblasti, nebo blíže některé ze stran. Tato oblast se nazývá zobrazovaná oblast.

2.

3.

Obrázek č. 3 – pokud klepnete myší přímo na graf nebo na jeho pozadí, budete již moci v rámci možností měnit parametry grafu. Jedná se například o natočení grafu, barvy stěn apod.

Uvedené tři možnosti označení grafu a jeho oblastí je dobré si zapamatovat. Pokaždé totiž můžete s grafem provádět zcela jiné operace. Navíc se následující text v knize bude na jednotlivé možnosti odkazovat. Kromě těchto tří základních oblastí samozřejmě můžete klepnout také na legendu, názvy os, datové sloupce nebo název grafu. 56

Tvorba a úprava grafů nadpis kapitoly PŘEMÍSTĚNÍ GRAFU Graf je možné kdykoliv a jakkoliv přemisťovat na jinou pozici na listu. 1. Klepněte a držte stisknuté levé tlačítko myši v oblasti grafu blízko hranice grafu (obr. 1 předchozího postupu). 2. Táhněte myší požadovaným směrem. Současně při tažení bude tažen i bílý průhledný obdélník, symbolizující velikost a tvar grafu. 3. Na požadované pozici tlačítko uvolněte – graf bude přemístěn. Uvedeným způsobem je možné graf přemístit pouze v rámci jednoho listu. Pokud byste potřebovali graf přemístit na jiný list, je nutné využít k tomu schránku. Označený graf nejprve pomocí klávesové zkratky Ctrl+C zkopírujte do schránky, přepněte na jiný list a tam následně stisknutím Ctrl+V vložte. Při manipulaci se schránkou si rovněž můžete vybrat, zda půjde o přesun, nebo o kopírování.

ZMĚNA MĚŘÍTKA GRAFU Velikost oblasti grafu můžete poměrně snadno zvětšovat nebo zmenšovat. Upozornění: V případě grafu můžete jeho velikost změnit dvojím způsobem. A) Buď změníte velikost celé oblasti grafu a tomu se v měřítku přizpůsobí i všechny nadpisy, čísla, velikost legendy apod. Nebo B) změníte pouze velikost grafu v oblasti, přičemž oblast grafu zůstane stejně velká (pouze bude obsahovat rozměrově větší graf). Postup u obou způsobů je naprosto stejný, záleží jen na tom, kterou oblast myší vyberete.

Změna velikosti celé oblasti grafu 1. Klepněte myší do oblasti grafu spíše k vnějšímu ohraničení grafu. 2. Jakmile se zobrazí úchopné body v rozích oblasti, nastavte se na jeden z nich a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte požadovaným směrem. Celá oblast grafu bude „deformována“ podle toho, zda ji budete zvětšovat, nebo zmenšovat. 4. Uvolněte levé tlačítko myši. Velikost grafu bude změněna.

Změna velikosti pouze grafu (oblast zůstane stejně velká) V tomto případě zůstane celková oblast stejně velká a na stejné pozici. Stejně tak veškeré popisky, velikost legendy a písem zůstanou stejné. Změna se bude týkat pouze velikosti grafu samého. Tato varianta změny velikosti se používá hlavně v případech, kdy Excel vytvoří graf, který nevypadá příliš pěkně – poměr velikosti písem popisků a legendy je v poměru k velikosti grafu příliš velký (malý graf, velké písmo). 1. Klepněte poblíž ke grafu tak, aby se oblast okolo grafu zobrazila tučnou poloprůhlednou čarou. Zároveň se zobrazí v rozích úchopné body. 2. Nastavte se na jeden z úchopných bodů a stiskněte a držte levé tlačítko myši. 3. Táhněte myší požadovaným směrem. 4. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši. Velikost grafu uvnitř oblasti grafu bude změněna.

ZMĚNA VELIKOSTI A TYPU PÍSMA POPISKŮ OS GRAFU A NADPISŮ Po vytvoření grafu je popiskům os, nadpisu a údajům v legendě přiřazeno písmo určité velikosti. Zpravidla však není vyhovující. 1. Klepněte na text popisku, u kterého si přejete změnit velikost a typ písma. Například na Chorvatsko, Francie nebo čísla u osy y atd.

57

nejen pro školy 2. Nyní můžete provést změnu velikosti písma a případně typu písma na pásu karet na kartě Domů ve skupině Písmo.

KONTEXTOVÉ KARTY PRO EDITACI GRAFU Ihned po vytvoření grafu se v pásu karet vytvoří tři kontextové karty (Návrh, Rozložení, Formát) pro práci s grafem. Připomínáme, že kontextové karty se zobrazují vždy po klepnutí na nějaký objekt. Tyto karty obsahují nástroje pro úpravu vytvořených objektů. Poznámka: Není pochopitelně v možnostech této knihy, aby obsahovala popis všech možností, které lze s grafem provádět a jak jej lze upravovat. V následujících odstavcích budou popsány možnosti některých důležitých položek grafu a to, co na nich lze měnit.

Karta Návrh 1. Skupina Typ •

Změnit typ grafu – slouží ke změně typu již vytvořeného grafu. Po klepnutí se otevře nabídka základních skupin (Sloupcový, Spojnicový, Výsečový atd.) typů grafů a jejich konkrétních podtypů.

•

Uložit jako šablonu – umožňuje uložit graf jako šablonu, kterou lze využít pro pozdější použití.

2. Skupina Data •

Přepnout řádek či sloupec – poměrně často využívaná funkce pro úpravu grafu, kdy se data z osy x přesunou na osu y a naopak. V tomto případě by se například hodilo, abyste při porovnávání tržeb v červnu nemuseli hledat první sloupec u každého státu, ale aby všechny sloupce za jednotlivé měsíce byly vždy u sebe. K tomu právě slouží tato funkce.

Přepnout řádek či sloupec - data z osy x (řádku) se přesunou na osu y (sloupec) a naopak

•

Vybrat data – pokud již máte vytvořený a naformátovaný graf a zjistíte, že jste označili v listu špatnou tabulku nebo jen část dat, tato funkce vám umožňuje znovu vybrat zdrojová data pro vytvořený graf. Nemusíte tak vytvářet a formátovat celý graf od začátku.

3. Skupina Rozložení grafu Po klepnutí se zobrazí nabídka několika předdefinovaných rozložení grafů, které můžete využít. Nemusíte tak zdlouhavě nastavovat jednotlivé vlastnosti rozložení (legenda, popisky os, prohození řádků x a y atd). 4. Skupina Styly grafů Pomocí nabídky v této skupině máte možnost rychle změnit barevný styl grafu za pomoci desítek přednastavených stylů. 58