DAFTAR REFERENSI [BOR03] Bolstorff, Peter, Robert Rosenbaum. (2003). Supply chain excellence: a handbook for dramatic improvement using the SCOR model. AMACOM. [KRI07]
Surendro,
Kridanto.
(2007).
Business
Process
Engineering.
http://kur2003.if.itb.ac.id. Diakses tanggal 5 Januari 2008. [FMA97] Fisher, L. Marshall. (1997). What is The Right Supply Chain for Your Product?. Harvard Business Review. diakses pada tanggal 27 September 2007. [GAM07] Gambetta, Windy. (2007). Generic Modules of ERP. http://kur2003.if.itb.ac.id. Diakses tanggal 27 September 2007 [KRO03] Kroll, Per. Phillipe Kruchten. (2003). The Rational Unified Process Made Easy.Addison-Wesley. [OXF04] Oxford, Steve New and Roy W (Editor).(2004).Understanding Supply Chains, Concepts, Critiques, and Futures. Oxford University Press. [PDA07] Parmenter,
David.
(2007).
Key
Performance
Indicators.
John
Willey&Sons. [PIT04]
Pitta, Dennis A., Laric, Michael V. (2004). Value Chains in Health Care. The journal of Consumer Marketing Vol. 21 No. 7, 451-464. Diakses tanggal 29 Maret 2008
[RAH05] Rachmawati, Heni, Dr. (2005). Etika Profesi Apoteker. Silabus Mata Kuliah Program Studi Farmasi. Diakses tanggal 1 Maret 2008. [RAJ07]
Govindaraju,
Rajesri.
(2007).
Supply
chain
management.
http://kur2003.if.itb.ac.id Diakses tanggal 17 Desember 2007. [SAI06]
Said, Andi Ilham dkk. (2006). Produktivitas dan Efisiensi SCM. Penerbit PPM.
[SHO05] Shoshanah, Cohen & Joseph Roussel. (2005). Strategic Supply chain management. MCGraw-Hill. xii
DAFTAR PUSTAKA [ARS04] Arsanjani, Ali, Ph.D, (2004). Servic-oriented modellingand architecture. How to identify, specify, anda realize services for your SOA. http://www.ibm.com/developerworks/library/. Diakses tanggal 20 Mei 2008. [DES01] DeSciolli, Derek T. (2001). Diffrerentiating the Hospital Supply Chain for Enhance Performace. Massachusset Institute of Technology. diakses tanggal 5 Oktober 2007 [END04] Endrei Mark, Jenny Ang, dkk. (2004). Patterns: Service-Oriented Architecture and Web Services. http://www.ibm.com/developerworks/library/. Diakses 20 Mei 2008. [HAU04] Hau L. Lee, (2004). The Tripple-A Supply Chain. Hardvard Business Review, October 2004. Diakses tanggal 15 Januari 2008. [PUB93] Publications, Federal Informations Processing Standards (FIPS PUBS). (1993). Standards for Integration Definitions for Function Modelling (IDEF0). Department of Commerce, National Institute of Standards and Technology, Computer Systems Laboratory. [RHE06] Rhee, Soung-Hyun, Hyerim Rhee. (2006). Enhancing The Efficiency Of Supply Chain Processes through Web Service. Springer Science + Business Media. diakses tanggal 27 September 2007 [SAP01]
Saphiro, Jeremy S. (2001). Modelling the Supply Chain. Duxbury Thomson Learning.
[SCC08] Council, Supply Chain Team. (2008). Supply chain operations reference models. Supply chain council press.
xiii
DAFTAR GAMBAR LAMPIRAN Gambar A-1 Struktur Organisasi RS Advent Bandung .............................................A-1 Gambar B-1 Pemodelan Proses Bisnis As-Is Level 0 ............................................... B-1 Gambar B-2 Proses Pemenuhan Permintaan Barang ................................................. B-2 Gambar B-3 Pembelian Barang Non Farmasi pada Jam Kerja.................................. B-3 Gambar B-4 Pembelian barang farmasi pada jam kerja ............................................ B-5 Gambar B-5 Pembelian Barang Just in Time ............................................................ B-7 Gambar B-6 Pembelian Barang Cash ........................................................................ B-8 Gambar B-7 Pembelian Barang Tender ..................................................................... B-9 Gambar D-1 Pemetaan Proses Bisnis pada Level 3 ...................................................D-1 Gambar D-2 Pemetaan Proses Bisnis pada Level 3 terhadap Pelaku ........................D-2 Gambar D-3 Elemen Proses Penerimaan Pesanan Barang Unit ...............................D-3 Gambar D-4 Level 5 Penerimaan Pesanan Barang Unit ............................................D-3 Gambar D-5 Level 5 Penerimaan Pesanan Barang Unit ............................................D-4 Gambar D-6 Elemen Proses Pengiriman Barang .......................................................D-4 Gambar D-7 Elemen Proses Penerimaan Barang di Unit ..........................................D-4 Gambar D-8 Level 5 Penerimaan Barang di Unit ......................................................D-5 Gambar D-9 Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok ...................................D-5 Gambar D-10 Level 5 Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok ....................D-5 Gambar D-11 Level 5 dari Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok .............D-6 Gambar D-12 Penentuan jadwal pengiriman barang .................................................D-7 Gambar D-13 Level 4 Otorisasi pembelian ..............................................................D-8 Gambar D-14 Level 5 Otorisasi pembelian ...............................................................D-9 Gambar D-15 Level 4 Penerimaan Barang Oleh Bagian Penerimaan .......................D-9 Gambar D-16 Penerimaan Barang Level 5 ..............................................................D-10 Gambar D-17 Level 5 Penerimaan Jika Pengembalian / Penukaran .......................D-10 Gambar D-18 Level 4 Pemberitahuan adanya pengembalian..................................D-11 Gambar D-19 Level 5 Pemberitahuan adanya pengembalian..................................D-11 Gambar D-20 Level 4 Pemberitahuan adanya pengembalian/penukaran barang ....D-12 Gambar D-21 Pemberitahuan adanya pengembalian/penukaran barang .................D-12 Gambar D-22 Manajemen Pemasok ........................................................................D-13 xiv
Gambar D-23 Upload File .......................................................................................D-13 Gambar D-24 Download File...................................................................................D-13 Gambar E-1 Kelas Analisis Otorisasi Pembelian .................................................... E-14 Gambar E-2 Sekuensial Analisis Otorisasi Pembelian ............................................ E-14 Gambar E-3 Kelas Analisis Membeli Barang .......................................................... E-14 Gambar E-4 Sekuensial Analisis Membeli Barang ................................................. E-15 Gambar E-5 Kelas Analisis Mengelola Barang ....................................................... E-16 Gambar E-6 Sekuensial Analisis Mengelola Barang ............................................... E-16 Gambar E-7 Kelas Analisis Mengelola Penawaran Barang .................................... E-17 Gambar E-8 Sekuensial Analisis Mengelola Penawaran Barang ............................ E-17 Gambar E-9 Kelas Analisis Mengelola Pemasok .................................................... E-18 Gambar E-10 Sekuensial Analisis Mengelola Pemasok .......................................... E-18 Gambar E-11 Kelas Analisis Mengembalikan Barang ............................................ E-19 Gambar E-12 Sekuensial Analisis Mengembalikan Barang .................................... E-20 Gambar E-13 Kelas Analisis Menukar Barang ........................................................ E-21 Gambar E-14 Sekuensial Analisis Menukar Barang ............................................... E-22 Gambar E-15 Kelas Perancangan Otorisasi Pembelian ........................................... E-23 Gambar E-16 Sekuensial Perancangan Otorisasi Pembelian ................................... E-23 Gambar E-17 Kelas Perancangan Membeli Barang ................................................ E-24 Gambar E-18 Sekuensial Perancangan Membeli Barang ....................................... E-25 Gambar E-19 Kelas Perancangan Mengelola Barang .............................................. E-26 Gambar E-20 Sekuensial Perancangan Mengelola Barang .................................... E-26 Gambar E-21 Kelas Perancangan Mengelola Penawaran Barang ........................... E-27 Gambar E-22 Sekuensial Perancangan Mengelola Penawaran Barang .................. E-27 Gambar E-23 Kelas Perancangan Mengelola Pemasok ........................................... E-28 Gambar E-24 Sekuensial Perancangan Mengelola Pemasok.................................. E-28 Gambar E-25 Kelas Perancangan Mengembalikan Barang ..................................... E-28 Gambar E-26 Kelas Perancangan Menukar Barang ............................................... E-29 Gambar E-27 Sekuensial Perancangan Mengembalikan Barang............................ E-30 Gambar E-28 Sekuensial Perancangan Menukar Barang ........................................ E-31
xv
DAFTAR TABEL LAMPIRAN Tabel C-1 Jumlah Order Unit .................................................................................... C-1 Tabel C-2 Jumlah Jenis Barang Tiap Order ............................................................... C-1 Tabel C-3 Jumlah Barang out of Stock ...................................................................... C-2 Tabel C-4 Jumlah Barang Out of Stock karena Permintaan ...................................... C-2 Tabel C-5 Jumlah Barang Dibeli ............................................................................... C-3 Tabel C-6 Waktu Pengiriman Barang ........................................................................ C-3 Tabel C-7 Jumlah Penerimaan Barang ...................................................................... C-4 Tabel C-8 Jumlah Order Pembelian ........................................................................... C-4 Tabel C-9 Jumlah Pengembalian Barang ................................................................... C-5 Tabel C-10 Adjustment Stock .................................................................................... C-5 Tabel E-1 Skenario Otorisasi Pembelian ................................................................... E-1 Tabel E-2 Skenario Membeli Barang ........................................................................ E-2 Tabel E-3 Skenario Mengelola Barang ...................................................................... E-5 Tabel E-4 Mengelola Penawaran Barang ................................................................ E-6 Tabel E-5 Mengelola Pemasok .................................................................................. E-8 Tabel E-6 Skenario Pembatalan Barang .................................................................... E-9 Tabel E-7 Skenario Menukar Barang ...................................................................... E-11 Tabel E-8 Skenario Pengujian Otorisasi Pembelian ................................................ E-32 Tabel E-9 Skenario Pengujian Membeli Barang ..................................................... E-33 Tabel E-10 Mengelola Barang ................................................................................. E-35 Tabel E-11 Mengelola Penawaran Barang .............................................................. E-35 Tabel E-12 Mengelola Pemasok .............................................................................. E-36 Tabel E-13 Mengembalikan Barang ........................................................................ E-37 Tabel E-14 Menukar Barang .................................................................................... E-38
xvi
Lampiran A
Struktur Organisasi
Gambar A-1 merupakan struktur organisasi RS Advent Bandung. Bagian pengadaan berada di bawah fungsi keuangan (biro).
Gambar A-1 Struktur Organisasi RS Advent Bandung
A-1
Lampiran B B.1
Pemodelan Pembelian Barang dengan IDEF 0
Level 0
Gambar B-1 merupakan gambaran sistem pengadaan barang yang sudah berlangsung saat ini, masukan dari proses bisnis ini adalah kebutuhan barang, keluarannya yaitu status penerimaan baang dan bukti penerimaan barang. Mekanisme yang terlibat dalam pelaksanaan proses bisnis pengadaan barang yaitu pasar, sistem informasi rumah sakit (SI RS), telepon, kepala bendahara material, kepala accounting, dan nota.
Gambar B-1 Pemodelan Proses Bisnis As-Is Level 0 Proses pengadaan barang ini terdiri dari tiga proses utama yaitu pembuatan pesanan unit yang merupakan proses permintaan barang dari unit, penerimaan pesanan unit yang merupakan proses pemenuhan permintaan unit oleh gudang jika stok barang tersedia, dan pembelian barang yang merupakan proses pemesanan barang ke pemasok jika barang yang diminta tidak terpenuhi.
B-1
B-2
B.2
Level 1
Gambar B-2 merupakan dekomposisi dari proses A3 pada level 0 yaitu proses pemenuhan permintaan barang ketika stok tersedia hingga proses penerimaan barang oleh unit.
Gambar B-2 Proses Pemenuhan Permintaan Barang
B-3 Gambar B-3 hingga Gambar B-7 merupakan dekomposisi dari proses A4 pembelian barang. Dalam hal ini pembelian barang terbagi menjadi beberapa macam : 1. Pembelian secara kontra bon Pembelian secata kontra bon dibagi menjadi tiga macam yaitu pembelian barang non farmasi pada jam kerja, pembelian barang farmasi pada jam kerja, dan pembelian barang di luar jam kerja atau lebih dikenal dengan just in time. a. Pembelian barang non farmasi pada jam kerja
,
' !
*
*
*
* '
% & ! "
!
! "
(
*
Gambar B-3 Pembelian Barang Non Farmasi pada Jam Kerja
*
!+ !
*
,
* %
!+ !
( !+ !
! "
"
' (
'
) "
#
) "
! " $
(
*
&
*
!+ !
,
!+ !
' (
* -
B-4 Informasi kebutuhan terutama datang dari bagian unit yang merupakan user atau customer. Informasi ini dikirimkan ke bagian gudang melalui aplikasi sistem informasi biasa disebut dengan permintaan barang. Pihak gudang akan mengakses informasi tersebut dan melakukan pemenuhan kebutuhan jika stok barang yang tersedia mencukupi. Jika tidak maka pihak gudang akan membuat purchase requisition kepada divisi pembelian melalui sistem informasi agar dipesankan ke pemasok. Purchase requisition ini harus disetujui oleh kepala bendahara material dan kepala accounting. Persetujuan ini dilakukan secara offline pada print out purchase requisition yang kemudian diberikan ke bagian pembelian. Setelah dilakukan persetujuan, pihak pembelian akan melakukan pencocokan, pemilihan supplier, dan pembuatan purchase order. Oleh pihak pembelian, informasi mengenai kebutuhan barang tersebut akan diteruskan ke pihak vendor atau pemasok melalui telepon. Purchase order akan dicetak dan diberikan kepada supplier pada saat supplier mengirimkan barang dan membawa faktur untuk dibawa ke bagian penerimaan. b. Pembelian barang farmasi pada jam kerja Proses pembelian barang farmasi sedikit berbeda dengan proses pembelian barang non-farmasi. Perbedaan terletak pada kinerja pemasok, pemasok setiap hari sebelum pukul 12 siang selalu datang ke RS Advent Bandung untuk mengambil order dan melihat status kebutuhan dan pemakaian obat RS Advent. Pemasok akan kembali dan mengambil barang yang diorder kemudian mengantarkannya ke rumah sakit. Jika permintaan pembelian datang setelah pemasok mengambil order, maka cara pembelian yang dilakukan sama dengan cara pembelian barang nonfarmasi dengan menggunakan pemasok. Proses pembelian barang farmasi sebelum pukul 12 siang dapat dilihat pada Gambar B-4.
B-5
Gambar B-4 Pembelian barang farmasi pada jam kerja
B-6 c. Pembelian barang just in time Kasus just in time terjadi jika unit membutuhkan barang yang out of stock dan diluar jam kerja kantor RS Advent Bandung. Pada kasus ini pembelian dan penerimaan langsung dilakukan oleh unit yang membutuhkan. Baru pada hari berikutnya unit akan melakukan pelaporan ke bagian pembelian untuk pembuatan purchase order. Jika purchase order telah diterbitkan bagian receiving bendahara material baru bisa melakukan adjustment stok dan pencetakan bukti penerimaan. Proses pembelian secara lebih detil dapat dilihat pada Gambar B-5. 2. Pembelian secara cash Pembelian barang secara cash dilakukan karena perbedaan harga yang signifikan antara harga pasar dengan harga dari pemasok. Pembelian ini dilakukan oleh salah satu staf divisi pembelian. Alokasi dana untuk tiap pembelian harus habis dan jumlahnya sama dengan rencana pada pembelian itu. Proses penerimaan barang sama dengan proses pembelian dengan pemasok hanya saja tidak ada purchase order. Daftar order dibuat oleh bagian penerimaan (receiving) pada saat belanja cash telah selesai dilakukan. Nomor PO diacak secara otomatis oleh sistem informasi rumah sakit. Pembuatan daftar belanja ini memperlama proses penerimaan barang dan menambah antrian pemasok semakin panjang. Akibatnya, seringkali proses input barang belanja cash tertunda. Proses pembelian barang secara cash lebih detil dapat dilihat pada Gambar B-6. 3. Pembelian Tender Pembelian barang kapital dilakukan melalui perencanaan setiap tahun. Cara pembeliannya dengan mengadakan tender. Pemasok akan melakukan penawaran harga. Kepala unit dan pengadaan barang akan melakukan pemilihan pemasok berdasarkan kriteria tertentu (standar barang) dan pertimbangan anggaran yang diberikan. Pemasok terpilih akan mengantarkan barang sesuai dengan
B-7 waktu yang diberikan langsung ke unit yang membutuhkan tanpa melalui penyimpanan di gudang. Proses pemesanan dapat dilihat pada Gambar B-7. . ' (
,
' (
,
' (
.
! " $
#
) "
!+
/
!
.
' (
% & ! "
! "
-
(
(
"
.
,
. 0
.
.
.
1
$
$
%
1
1 !
*
Gambar B-5 Pembelian Barang Just in Time
!
! !+
( (
!+
! !+
! "
/ * 2 "
(
,
) "
/
"
.
) "
!
!
!+
!+
!+
!
!+
!
) "
(
*
)
&
.
B-8
Gambar B-6 Pembelian Barang Cash
B-9
Gambar B-7 Pembelian Barang Tender
Lampiran C
Data Operasional Pembelian
Data operasional untuk penilaian performansi dari proses pembelian di antaranya sebagai berikut: 1. Jumlah order yang diterima dari unit Performansi dari proses pembelian ditentukan oleh jumlah order dari unit yang diterima gudang. Order dari unit ini merupakan kebutuhan yang harus terpenuhi. Statistik dari jumlah order yang diterima dari unit per gudang di RS Advent dapat dilihat pada Error! Reference source not found.. Tabel C-1 Jumlah Order Unit Nama Gudang
Target
Rata-rata Saat Ini(buah)
Gudang Umum
15
11
Gudang Dapur
5
3
Gudang Alat Kesehatan
15
15
Gudang Maintenance
3
3
Gudang Obat
10
5
2. Jumlah jenis barang untuk tiap order dari unit Jumlah jenis barang akan mempengaruhi perubahan stok barang yang tersedia di gudang. Jumlah jenis barang ini mungkin akan menyebabkan out of stock atau persediaan berada dalam posisi minimal yang artinya harus terjadi proses pembelian baru. Statistik dari indikator ini dapat dilihat pada Tabel C-2. Tabel C-2 Jumlah Jenis Barang Tiap Order Nama Gudang
Target
Jumlah Saat Ini (buah)
Gudang Umum
10
7
Gudang Dapur
25
25
Gudang Alat Kesehatan
20
15
Gudang Maintenance
5
2
Gudang Obat
15
15
C-1
C-2 3. Jumlah jenis barang yang stock out atau hanya tersedia dalam jumlah minimal Pada setiap order yang diminta unit setiap harinya pasti terdapat minimal satu barang yang tidak dapat terpenuhi atau terpenuhi dengan jumlah yang lebih sedikit dari permintaan. Hal ini dikarenakan keterlambatan pengiriman barang. Statistik dari jumlah stock out yang terjadi setiap harinya dapat dilihat pada Tabel C-3. Tabel C-3 Jumlah Barang out of Stock Nama Gudang
Target
Jumlah Saat Ini (buah)
Gudang Umum
0
2
Gudang Dapur
0
2
Gudang Alat Kesehatan
0
7
Gudang Maintenance
0
2
Gudang Obat
0
3
4. Jumlah jenis barang yang menjadi out of stock akibat permintaan Indikator keempat ini terkait dengan indikator sebelumnya. Jumlah barang yang berada dalam posisi stock out akibat permintaan akan menambah jumlah jenis barang yang akan dibeli oleh pihak rumah sakit. Statistik dari jumlah barang yang menjadi habis tersebut dapat dilihat pada Tabel C-4. Tabel C-4 Jumlah Barang Out of Stock karena Permintaan Nama Gudang
Target
Rata-rata Saat Ini (buah)
Gudang Umum
3
5
Gudang Dapur
3
15
Gudang Alat Kesehatan
5
10
Gudang Maintenance
3
3
Gudang Obat
3
15
5. Jumlah jenis barang untuk pembelian Jumlah jenis barang untuk pembelian ini merupakan jumlah barang yang dipesan oleh pihak gudang setiap harinya. Statistik jumlah barang yang dibeli dapat dilihat pada Tabel C-5.
C-3 Tabel C-5 Jumlah Barang Dibeli Nama Gudang
Target
Rata-rata Saat Ini (buah)
Gudang Umum
10
5
Gudang Dapur
10
20
Gudang Alat Kesehatan
3
10
Gudang Maintenance
0
2
Gudang Obat
15
18
6. Waktu pengiriman barang dari pesanan Waktu pengiriman barang yang cukup lama seringkali menyebabkan rumah sakit tidak dapat menjalankan proses bisnis utamanya secara optimal atau terdapat pekerjaan yang harus dilakukan dua kali. Statistik dari waktu pengiriman barang dapat dilihat pada Tabel C-6. Tabel C-6 Waktu Pengiriman Barang Nama Gudang
Target (hari)
Rata-rata Saat Ini (hari)
Gudang Umum
1
3 7 untuk barang cetak
Gudang Dapur
1
2
Gudang Alat Kesehatan
1
2 7 untuk barang dari luar kota Bandung
Gudang Maintenance
1
1
Gudang Obat
1
1
7. Jumlah penerimaan barang Jumlah penerimaan barang merupakan indikasi trafik jumlah pembelian yang dilakukan oleh rumah sakit. Statistik jumlah penerimaan dari pemasok per hari dapat dilihat pada Tabel C-7.
C-4 Tabel C-7 Jumlah Penerimaan Barang Nama Gudang
Target (buah)
Rata-rata Saat Ini (buah)
Gudang Umum
5
5
Gudang Dapur
5
5
Gudang Alat Kesehatan
10
10
Gudang Maintenance
3
2
Gudang Obat
10
12
8. Jumlah order pembelian (purchase order) Jumlah order pembelian merupakan jumlah permintaan pembelian yang dibuat oleh pihak gudang ke pihak pembelian untuk diteruskan ke pemasok. Statisitik dari order pembelian yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel C-8. Tabel C-8 Jumlah Order Pembelian Nama Gudang
Target (buah)
Rata-rata Saat Ini (buah)
Gudang Umum
0
3
Gudang Dapur
3
3
Gudang Alat Kesehatan
3
7
Gudang Maintenance
3
2
Gudang Obat
3
10
9. Jumlah jenis barang pengembalian dan penukaran barang Jumlah barang yang dikembalikan merupakan indikasi adanya kesalahan dalam aliran informasi kebutuhan ke pihak pemasok. Kesalahan ini biasanya muncul karena perbedaan penamaan barang atau artikulasi pada saat pemesanan yang kurang jelas sehingga pemasok salah mencatat pesanan. Data statistik dapat dilihat pada Tabel C-9,
C-5 Tabel C-9 Jumlah Pengembalian Barang Nama Gudang
Target (buah)
Rata-rata Saat Ini (buah)
Gudang Umum
0
3
Gudang Dapur
0
2
Gudang Alat Kesehatan
0
5
Gudang Maintenance
0
1
Gudang Obat
0
7
10. Jumlah adjustment stock Proses adjustment stock biasanya terjadi karena adanya pembelian barang just in time. Jika ketersediaan barang di rumah sakit optimal, maka pembelian barang just in time tersebut seharusnya tidak terjadi. Jumlah adjustment dapat dilihat pada Tabel C-10. Tabel C-10 Adjustment Stock Nama Gudang
Target (buah)
Rata-rata (buah)
Gudang Umum
0
5
Gudang Dapur
0
2
Gudang Alat Kesehatan
0
7
Gudang Maintenance
0
0
Gudang Obat
0
5
Lampiran D D.1
Pemodelan Proses dengan SCOR Framework
Level 3
Level 3 SCOR Framework menggambarkan alur kerja dari proses bisnis pengadaan barang di rumah sakit umum. Gambar D-1 merupakan penggambaran secara keseluruhan dari proses pengadaan barang level 3.
Gambar D-1 Pemetaan Proses Bisnis pada Level 3 Gambar D-2 merupakan pemetaan alur kerja level 3 terhadap pelaku-pelaku SCM dengan struktur baru. D-1
D-2
Gambar D-2 Pemetaan Proses Bisnis pada Level 3 terhadap Pelaku
D-3 D.1.1 Level 4 dan 5 Pada level 4 digambarkan elemen-elemen untuk setiap proses di level 3, sedangkan level 5 menggambarkan task yang terjadi untuk mengeksekusi setiap proses di level 3. Berikut ini merupakan elemen proses dan task untuk setiap proses pada level 3: a.
Penerimaan pesanan barang unit Level 4:
Gambar D-3 Elemen Proses Penerimaan Pesanan Barang Unit Proses penerimaan pesanan barang unit terdiri dari tiga elemen proses utama yaitu pembuatan daftar pesanan barang unit oleh unit rumah sakit, pemenuhan pesanan barang unit oleh bagian gudang, dan pencetakan pesanan barang unit yang dipenuhi. Pencetakan ini tetap dilakukan karena staf gudang membutuhkan daftar barang tersebut ketika menyiapkan barang sebelum dikirim ke unit. Daftar cetak barang ini juga akan diperlukan ketika melakukan pemeriksaan barang pada saat penerimaan di unit. Elemen proses D1.2.1 dan D1.2.2 masih dapat didekomposisi kembali untuk melihat proses detilnya. Dekomposisi tersebut digambarkan pada level 5. Level 5:
Gambar D-4 Level 5 Penerimaan Pesanan Barang Unit
D-4
Gambar D-5 Level 5 Penerimaan Pesanan Barang Unit b.
Pengiriman Barang Level 4:
Gambar D-6 Elemen Proses Pengiriman Barang Proses pengiriman barang D1.12 merupakan proses pengiriman barang ke unit. Hampir seluruh prosesnya merupakan proses manual yang tidak melibatkan aplikasi teknologi informasi. c.
Penerimaan barang di unit Level 4:
Gambar D-7 Elemen Proses Penerimaan Barang di Unit
D-5 Level 5:
Gambar D-8 Level 5 Penerimaan Barang di Unit d.
Pemesanan barang ke pemasok Level 4:
Gambar D-9 Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok Level 5:
Gambar D-10 Level 5 Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok
D-6
4 5
6
! 3 3 3 2
! 3 3 3 2
,
! 3 3 3 "
6
" "
6
4
!
! 3 3 3 " ' "
!
! 3 3 3 " ' "
5
! 3 3 3 *
! 3 3 3 2
!
! 3 3 3 " ' "
! 3 3 3 ' " 5 " 5 ! 3 3 3 6
* "
7
! 3 3 3 "
Gambar D-11 Level 5 dari Elemen Proses Pemesanan Barang ke Pemasok
D-7
e.
Penentuan jadwal pengiriman barang Level 4:
Gambar D-12 Penentuan jadwal pengiriman barang f.
Otorisasi pembelian Level 4: Proses otorisasi pembelian ini dilakukan oleh Kepala Divisi SCM. Sistem akan memberikan notifikasi di halaman Kepala Divisi SCM ketika terjadi kebutuhan otorisasi yaitu pada saat akan melakukan pembelian barang atau penukaran barang. Pada saat melakukan otorisasi, kepala divisi SCM dapat melakukan perubahan jika terjadi kesalahan daftar pembelian terutama jika pembelian melebihi dari perencanaan. Proses otorisasi ini dilanjurtkan hingga proses penerimaan pesanan pembelian oleh pemasok.
D-8
Gambar D-13 Level 4 Otorisasi pembelian
D-9 Level 5:
Gambar D-14 Level 5 Otorisasi pembelian g.
Penerimaan barang oleh bagian penerimaan Level 4:
Gambar D-15 Level 4 Penerimaan Barang Oleh Bagian Penerimaan
D-10
Level 5:
Gambar D-16 Penerimaan Barang Level 5 Task S1.3.2a merupakan jenis penerimaan jika terjadi pembelian. Pada penerimaan ini informasi utama yang diperlukan adalah nomor purchase order. Pada kasus ini purchase order sudah diberikan kepada pemasok ketika melakukan pemesanan. Untuk itu, sales dari pemasok yang mengantarkan barang diasumsikan sudah mengetahui nomor purchase order dari barang yang diantarkan.
Gambar D-17 Level 5 Penerimaan Jika Pengembalian / Penukaran h.
Pemberitahuan adanya pengembalian/penukaran ke gudang Level 4: Proses pengembalian DR3.1 ini merupakan pengembalian lokal artinya tidak sampai
membatalkan
transaksi
pembelian
barang
ke
pemasok.
Pada
pengembalian ini, unit akan mengubah status barang, sistem akan mengirimkan
D-11 notifikasi ke gudang. Pihak gudang kemudian akan mengantarkan barang pengganti sekaligus mengambil barang yang salah jika pengembalian berupa penukaran.
3 3 6
2
"
" 3 3
3 3
3 3 ! "
/ 2
"
Gambar D-18 Level 4 Pemberitahuan adanya pengembalian Level 5:
Gambar D-19 Level 5 Pemberitahuan adanya pengembalian i.
Pemberitahuan adanya pengembalian atau penukaran barang Level 4: Pengembalian SR3.1 merupakan proses pengembalian barang hingga ke pemasok. Pada proses awal yaitu yang terjadi di unit, proses pengembalian ini sama dengan proses pengembalian lokal. Namun, proses selanjutnya berlanjut
D-12 hingga pembatalan transaksi pembelian tidak berhenti pada saat notifikasi ke gudang saja.
Gambar D-20 Level 4 Pemberitahuan adanya pengembalian/penukaran barang Level 5:
Gambar D-21 Pemberitahuan adanya pengembalian/penukaran barang j.
Task-task untuk melakukan manajemen Manajemen data pemasok dilakukan oleh bagian pembelian. Penambahan pemasok terjadi ketika ada kesepakatan antara pihak rumah sakit dan pemasok (kontrak kerjasama) telah ditandatangani oleh kedua belah pihak.
D-13
Gambar D-22 Manajemen Pemasok Aktivitas upload tender dilakukan oleh pemasok. Proses ini merupakan bagian dari proses manajemen penawaran barang kepada pihak rumah sakit.
Gambar D-23 Upload File Aktivitas mengunduh tender ini merupakan aktivitas yang dilakukan oleh staf pembelian ketika rumah sakit membuka tender untuk pembelian barang-barang kapital. Aktivitas ini merupakan bagian dari proses pengelolaan tender.
Gambar D-24 Download File
Lampiran E E.1
Pemodelan Aplikasi
Skenario
1. Otorisasi Pembelian Nama use case
: Otorisasi Pembelian
Aktor
: Kepala divisi SCM/Accounting
Prekondisi
: Terdapat daftar pembelian barang (PO telah dibuat), Login
Postkondisi
: PO disetujui atau ditolak, jika disetujui terdapat notifikasi ke staf accounting dan pemasok
Tabel E-1 Skenario Otorisasi Pembelian Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal Kepala divisi SCM/Accounting 1. Memilih menu otorisasi pembelian 2. load informasi pembelian 3. Menampilkan halaman berisi informasi pembelian 4. Pilih jenis pembelian 5. Load detil informasi pembelian 6. Tampilkan halaman detil pembelian dan konfirmasi 7. Pilih jenis otorisasi 8. Jika setuju, ubah status pembelian 9. Jika tidak setuju, ubah status pembelian 2. Membeli Barang Nama use case : Membeli Barang Aktor
: Unit RS, staf pembelian, staf penerimaan, gudang, pemasok
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: PO diterbitkan
E-1
E-2 Tabel E-2 Skenario Membeli Barang Aktor Skenario Normal Unit Rumah Sakit Gudang 1. Pilih menu permintaan barang
5. Pilih jenis barang 6. Tuliskan jumlah barang 8. Pilih menu permintaan barang
12. Tuliskan jumlah barang terpenuhi 13. Pilih jenis pemenuhan
Reaksi Sistem Pembelian
Pemasok
Penerimaan 2. Validasi jenis permintaan 3. Jika permintaan barang ke gudang, Load informasi barang 4. Tampilkan jenis gudang dan barang
7. Simpan informasi permintaan unit
9. Load informasi stok barang 10. Load informasi permintaan unit 11. Tampilkan informasi permintaan unit
14. Jika terpenuhi, Update informasi
E-3 Aktor
Reaksi Sistem stok dan status barang, Update status permintaan unit 15. Jika tidak terpenuhi, Update status permintaan unit 16. Jika pembelian barang 17. Load informasi barang, Load informasi pemasok, Tampilkan informasi barang
18. Pilih jenis barang jika ada jika tidak tuliskan nama barang 19. Pilih pemasok 21. Pilih menu pembelian barang
24. Pilih jenis barang dan tuliskan jumlah
20. Simpan informasi permintaan unit
22. Load informasi barang, Load informasi permintaan unit, Load informasi pemasok 23. Tampilkan informasi barang, pemasok, dan permintaan unit
E-4 Aktor
Reaksi Sistem 25. Simpan informasi pembelian barang
26. Pilih menu pemenuhan pembelian
27. Load informasi pembelian
28. Pilih status pemenuhan barang dan tuliskan nomor faktur 30. Pilih menu penerimaan barang 31. Pilih pembelian barang dan tuliskan nomor faktur
34. Pilih status penerimaan barang
29. Update status pembelian dan faktur
32. Load informasi pemasok, Load informasi pembelian 33. Tampilkan informasi pemasok dan pembelian barang
35. Ubah status pembelian barang
E-5 Aktor
Reaksi Sistem 36. Simpan informasi barang
3. Mengelola Barang Nama use case
: Mengelola Barang
Aktor
: Staf pembelian
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: Data barang ditambahkan, dihapus, atau diubah
penerimaan
Tabel E-3 Skenario Mengelola Barang Aksi Aktor Skenario Normal Staf Pembelian 1. Pilih menu pengelolaan barang 4. Tuliskan informasi barang
8. Pilih jenis barang 11. Tuliskan perubahan data barang
Reaksi Sistem
2. Jika penambahan barang, Load informasi pemasok 3. Tampilkan form penambahan barang dan informasi pemasok 5. Simpan informasi barang 6. Jika pengubahan barang, Load informasi barang, Load informasi pemasok 7. Tampilkan informasi barang dan pemasok 9. Jika pengubahan data barang, Load informasi detil barang 10. Tampilkan detil barang pada form edit 12. Jika simpan, Update data barang 13. Jika penghapusan data barang, hapus data barang
E-6 4. Mengelola Penawaran Barang Nama use case
: Mengelola penawaran barang
Aktor
: Pemasok, Staf Pembelian
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: Data penawaran barang dan tender ditambahkan, dihapus, atau diubah
Tabel E-4 Mengelola Penawaran Barang Aksi Aktor Skenario Normal Pemasok 1. Pilih menu barang 3. Tuliskan penawaran
7. Pilih jenis tuliskan penawaran
Reaksi Sistem penawaran
Staf Pembelian 2. Jika penawaran biasa, Tampilkan form penawaran barang
keterangan
4. Simpan penawaran barang 5. Jika penawaran tender, Load informasi penawaran berupa tender 6. Tampilkan informasi tender
tender dan keterangan
8. Simpan penawaran tender 9. Pilih menu penawaran barang
E-7 Aksi Aktor
Reaksi Sistem 10. Tampilkan jenis penawaran 11. Pilih jenis penawaran 12. Pilih menu penambahan tender
13. Jika tender, tampilkan form penambahan tender
14. Tuliskan informasi tender 15. Simpan informasi tender 16. Pilih menu pengubahan tender 17. Load informasi tender, Tampilkan informasi tender 18. Pilih jenis pengubahan
21. Tuliskan pengubahan tender
informasi
19. Jika pengubahan, Load informasi tender 20. Tampilkan informasi detil tender 22. Simpan informasi detil tender 23. Jika penghapusan tender, Hapus data tender
24. Pilih menu pengambilan file tender 27. Pilih jenis tender
25. Load informasi tender 26. Tampilkan jenis tender
E-8 Aksi Aktor 30. Unduh file tender
Reaksi Sistem 28. Load informasi detil tender 29. Tampilkan informasi detil tender
5. Mengelola Pemasok Nama use case
: Mengelola Pemasok
Aktor
: Staf Pembelian
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: Data pemasok ditambahkan, dihapus, atau diubah
Tabel E-5 Mengelola Pemasok Aksi Aktor Skenario Normal Staf pembelian 1. Pilih menu pengelolaan pemasok 3. Tuliskan data pemasok
7. Pilih pemasok 10. Tuliskan perubahan informasi pemasok
Reaksi Sistem
2. Jika penambahan pemasok, Tampilkan form penambahan pemasok 4. Simpan data pemasok 5. Jika pengubahan data pemasok, Load informasi pemasok 6. Tampilkan informasi pemasok 8. Jika pengubahan data pemasok, Load informasi pemasok 9. Tampilkan informasi detil pemasok 11. Jika simpan, Simpan perubahan informasi pemasok
E-9 Aksi Aktor 6.
Mengembalikan Barang (pembatalan)
Reaksi Sistem 12. Jika penghapusan data pemasok, Hapus data pemasok
Nama use case
: Mengembalikan barang (pembatalan)
Aktor
: Unit rumah sakit, gudang, pemasok
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: Pembatalan barang sampai ke tangan pemasok atau gudang
Tabel E-6 Skenario Pembatalan Barang Aktor Skenario Normal Unit rumah sakit 1. Pilih menu pengembalian
Reaksi sistem Staf Gudang
Pemasok 2. Tampilkan halaman pengembalian
3. Pilih jenis pengembalian 4. Jika lokal, Load informasi barang 5. Tampilkan form pengembalian dan informasi barang
6. Pilih jenis barang, gudang, dan keterangan pengembalian
7. Simpan informasi pengembalian 8. Pilih menu pengembalian barang
E-10 Aktor
Reaksi sistem 9. Load informasi barang 10. Tampilkan daftar barang
11. Ubah status pengembalian barang
pengembalian pengembalian
12. Ubah status pengembalian barang 13. Ubah stok barang 14. Jika pengembalian pemasok, Load informasi barang, Load informasi pemasok 15. Tampilkan informasi pemasok dan barang
16. Pilih jenis barang 17. Pilih menu pengembalian barang
18. Simpan informasi pengembalian 19. Load informasi barang
20. Ubah status pengembalian barang 23. Pilih menu pengembalian barang
pengembalian
21. Ubah status pengembalian barang 22. Ubah stok barang
24. Load informasi pengembalian barang, Load informasi penerimaan
E-11 Aktor
Reaksi sistem barang Tampilkan informasi pengembalian 25. Ubah status pengembalian barang
7. Menukar Barang
26. Ubah status pengembalian barang 27. Ubah status penerimaan barang
Nama use case
: Menukar barang
Aktor
: Staf Pembelian, unit rumah sakit, gudang, pemasok
Prekondisi
: Login
Postkondisi
: Penukaran barang sampai ke tangan pemasok atau gudang dan barang tukar sampai ke unit
Tabel E-7 Skenario Menukar Barang Aktor Skenario Normal Unit rumah sakit Gudang 1. Pilih menu penukaran barang 3. Pilih jenis penukaran barang
Reaksi Sistem Staf Pembelian
Pemasok 2. Tampilkan halaman penukaran barang 4. Jika lokal, Load informasi barang 5. Tampilkan informasi penukaran
E-12 Aktor 6. Pilih ditukar penukar
Reaksi Sistem
barang dan
8. Pilih menu penukaran barang
11. Ubah status penukaran barang
16. Pilih jenis barang ditukar dan penukar
17. Pilih menu penukaran barang
7. Simpan barang
informasi
penukaran
9. Load informasi penukaran barang, Load informasi barang 10. Tampilkan informasi penukaran barang 12. Ubah status penukaran barang 13. Ubah stok barang ditukar dan penukar 14. Jika penukaran ke pemasok, Load informasi barang, Load informasi pemasok 15. Tampilkan informasi barang dan pemasok
18. Load informasi penukaran barang, Load informasi barang,
E-13 Aktor
Reaksi Sistem Load informasi penerimaan 19. Tampilkan informasi penukaran barang
20. Ubah status penukaran barang
21. Ubah stok barang 22. Ubah status penukaran barang 23. Ubah status penerimaan
24. Pilih menu penukaran barang
27. Pilih barang
25. Load informasi barang, Load informasi pemasok 26. Tampilkan informasi barang dan pemasok
jenis
28. Simpan informasi pembelian 29. Pilih menu penukaran barang
32. Ubah status penukaran barang
30. Load informasi penukaran barang 31. Tampilkan informasi penukaran barang 33. Ubah status penukaran barang
E-14
E.2
Diagram Kelas Analisis dan Sequence Diagram Analisis
1. Use Case Otorisasi Pembelian -
Diagram Kelas
Gambar E-1 Kelas Analisis Otorisasi Pembelian -
Diagram Sekuensial
Gambar E-2 Sekuensial Analisis Otorisasi Pembelian 2. Use Case Membeli Barang − Diagram Kelas
Gambar E-3 Kelas Analisis Membeli Barang
E-15 − Diagram Sekuensial
Gambar E-4 Sekuensial Analisis Membeli Barang
E-16 3. Use Case Mengelola Barang − Diagram Kelas
Gambar E-5 Kelas Analisis Mengelola Barang − Diagram Sekuensial
Gambar E-6 Sekuensial Analisis Mengelola Barang 4. Use Case Mengelola Penawaran Barang − Diagram Kelas
E-17
Gambar E-7 Kelas Analisis Mengelola Penawaran Barang − Diagram Sekuensial
Gambar E-8 Sekuensial Analisis Mengelola Penawaran Barang
E-18 5. Use Case Mengelola Pemasok − Diagram Kelas
Gambar E-9 Kelas Analisis Mengelola Pemasok − Diagram Sekuensial
Gambar E-10 Sekuensial Analisis Mengelola Pemasok
E-19 6. Use Case Mengembalikan Barang − Diagram Kelas
Gambar E-11 Kelas Analisis Mengembalikan Barang
E-20 − Diagram Sekuensial
Gambar E-12 Sekuensial Analisis Mengembalikan Barang
E-21 7. Use Case Menukar Barang − Diagram Kelas
Gambar E-13 Kelas Analisis Menukar Barang
E-22 − Diagram Sekuensial
Gambar E-14 Sekuensial Analisis Menukar Barang
