DAFTAR ISI KEMATANGAN ORGANISASI ULP 3.1 Variabel Ukuran Kematangan Organisasi 3.2 Tata Cara Pengukuran Kematangan ULP

DAFTAR ISI DAFTAR ISI RINGKASAN EKSEKUTIF I 1.1 1.2 1.3 1.4 II

III

IV

PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup

KERANGKA TEORI 2.1 Pertumbuhan Organisasi 2.2 Karakteristik Organisasi Pengadaan 2.3 Kematangan Organisasi INDIKATOR KEMATANGAN ORGANISASI ULP 3.1 Variabel Ukuran Kematangan Organisasi 3.2 Tata Cara Pengukuran Kematangan ULP PENYUSUNAN ROADMAP KEMATANGAN ORGANISASI ULP 4.1 Pengertian 4.2 Prinsip Dasar 4.3 Sistematika Roadmap Peningkatan Kematangan Organisasi ULP A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi Rencana Aksi Program dan Kegiatan Peningkatan Kematangan Organisasi ULP

.................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. ..................................

i iii 1 1 5 5 6 7 7 16

.................................. 21 .................................. .................................. 37 .................................. 37 .................................. 53 .................................. .................................. 77 .................................. 77 .................................. 77 .................................. 78 .................................. 78 .................................. 79 .................................. 79

i

D.Penutup V

PENUTUP 5.1 Kesimpulan 5.2 Saran LAMPIRAN

.................................. .................................. .................................. .................................. .................................. .................................. ..................................

82 83 83 85 86

ii

Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dalam rangka pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di setiap Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi (K/L/Pemda/I), Direktorat Pengembangan Profesi Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa (LKPP) mencatat hingga akhir Februari 2015, jumlah ULP yang sudah terbentuk di K/L/I sebanyak 85 ULP atau sekitar 52,1% dari total 165 K/L/I di Indonesia. Sedangkan untuk Pemerintah Daerah (Provinsi, Kabupaten dan Kota), secara keseluruhan sudah terbentuk 454 ULP atau sekitar 83,8% dari total keseluruhan 542 Provinsi, Kabupaten dan Kota. Meskipun ULP telah terbentuk di sebagian besar K/L/Pemda/I, hingga saat ini kondisi ULP antar instansi masih sangat beragam. Keragaman tersebut misalnya dari segi kelembagaan, sebagian ULP telah dibentuk sebagai unit struktural tersendiri dan sebagian ULP masih melekat (ex-officio) pada unit struktural yang ada. Selain itu, dari segi status kepegawaian anggota pokja di ULP, sebagian ULP telah memiliki anggota pokja yang berstatus permanen sebagai pegawai ULP atau telah bekerja penuh waktu di ULP. Akan tetapi di sisi lain masih terdapat anggota pokja pada sebagian ULP yang merangkap tugas sebagai pegawai di unit/satuan kerja lain. Keragaman kondisi antara satu ULP dengan yang lainnya menyebabkan adanya perbedaan kapasitas ULP dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Melihat kondisi tersebut, LKPP sebagai instansi pembina menyusun kajian tentang pengukuran tingkat kematangan organisasi ULP. Kajian ini bertujuan untuk menyusun variabel, sub variabel, indikator, dan tata cara pengukuran tingkat kematangan ULP. Melalui kegiatan pengukuran kematangan dapat dipetakan kondisi eksisting kapasitas organisasi ULP. Selanjutnya berdasarkan pemetaan iii


tersebut, dapat disusun sebuah peta jalan (road map) pengembangan kapasitas ULP pada setiap K/L/Pemda/I. Kematangan organisasi adalah kualitas proses manajemen yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. Kematangan organisasi ULP dalam kajian ini dibagi menjadi 5 (lima) tingkat. Kelima tingkatan tersebut adalah: 1. 2. 3. 4.

5.

Initial; Repeatable; Defined; Managed; dan Optimized

Tingkatan-tingkatan yang ada disusun secara sekuensial, mulai dari tingkat inisial sampai pada tingkat akhir (tingkat terakhir merupakan tingkat kesempurnaan). Setiap tingkat kematangan organisasi ditandai dengan karakteristik proses yang terjadi pada suatu organisasi. Proses pencapaian setiap tingkat dilakukan secara berjenjang, artinya setiap tingkat akan dicapai apabila karakteristik proses organisasi tingkat dibawahnya sudah dilakukan. Selama pengembangan, sang entitas (ULP) bergerak naik dari satu tingkatan ke tingkatan berikutnya tanpa boleh melewati satu tingkatan, melainkan secara bertahap berurutan. Variabel yang diukur dalam pengukuran kematangan organisasi adalah area proses manajemen yang menjadi aktivitas dari organisasi tersebut. Pada organisasi ULP, teridentifikasi ada 4 (empat) area proses atau variabel dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya. Masing-masing variabel selanjutnya diuraikan menjadi beberapa sub variabel yang meliputi:

iv


Tabel 1 Variabel dan Sub Variabel Kematangan Organisasi Layanan Pengadaan/ULP No Variabel Sub Variabel 1. Organisasi 1. Struktur 2. Tugas dan Fungsi (Tusi) 3. Budaya (nilai organisasi) 2. Tatalaksana 1. Pemilihan Penyedia 2. Penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa 3. Pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD 4. Penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa 3. Sumber Daya 1. Status kepegawaian anggota ULP Manusia 2. Pengembangan kompetensi 3. Kinerja pegawai 4. Kinerja organisasi/ULP 4. Manajemen 1. Manajemen resiko 2. Manajemen informasi 3. Perencanaan kegiatan 4. Pengawasan kegiatan 5. Sarana dan prasana Setiap sub variabel diuraikan ke dalam indikator yang menunjukkan kematangan organisasi. Adapun tingkat kematangan ULP berdasarkan variabel, sub variabel dan indikator dapat dilihat pada tabel 2 (terlampir). Proses pengukuran tingkat kematangan pada ULP dilakukan dengan cara menilai kondisi setiap sub variabel berdasarkan indikator-indikator tersebut. Untuk menjamin validitas pengukuran, pencapaian tingkatan tertentu pada setiap sub variabel di pada ULP harus dilengkapi dengan bukti dukung. Metode yang digunakan untuk v


mendapatkan bukti dukung adalah melalui studi dokumentasi, wawancara dan atau observasi. Berdasarkan hasil pengukuran , ULP diharapkan dapat menyusun roadmap dan action plan untuk meningkatkan kematangan sub-sub variabel hingga mencapai level akhir. Dalam proses implementasi hasil kajian ini, diperlukan pendampingan, monitoring evaluasi dari Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi dalam mengembangkan organisasi ULP.

vi


BAB I PENDAHULUAN 1.1.

Latar Belakang Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi pemerintahan

berupa

pembangunan,

pemberdayaan,

pelayanan

dan

pengaturan seperti yang dikemukakan oleh Rosenbloom (1993 :14)

dan

Rasyid

(1997

:14),

pemerintah

dituntut

untuk

menyediakan anggaran yang setiap tahun semakin meningkat sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kualitas yang diharapkan oleh semua stakeholders. Anggaran tersebut dipergunakan untuk berbagai

keperluan

guna

mendukung

dan

melancarkan

pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan, salah satunya adalah dalam rangka pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengadaan

barang/jasa

pemerintah

yang

berpengaruh positif terhadap pelaksanaan tugas

optimal

dan fungsi

pemerintahan. Oleh karena itu, tuntutan dan kebutuhan akan peningkatan kualitas dan kuantitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah pun semakin meningkat. Untuk memenuhi tuntutan dan kebutuhan tersebut diperlukan suatu organisasi khusus yang berfungsi untuk melayani dan menangani proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Berkenaan dengan hal tersebut diatas, pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo Peraturan Presiden Republik Indonesia 1


Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, telah mengatur dan menetapkan organisasi yang khusus menangani proses pengadaan barang/jasa pemerintah dalam bentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP). ULP merupakan unit yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah

dan

Institusi

(K/L/Pemda/I) yang bersifat permanen. ULP dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Dalam Pasal 14 dan 130 ayat (1) Peraturan Presiden tersebut dinyatakan bahwa ULP bertugas untuk memberikan pelayanan/pembinaan di bidang Pengadaan

Barang/Jasa,

sehingga

wajib

dibentuk

pada

K/L/Pemda/I paling lambat pada Tahun Anggaran 2014. Kemudian dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015 tentang Unit Layanan Pengadaan, disebutkan tujuan pembentukan ULP, yaitu: 1. Menjamin

pelaksanaan

Pengadaan

Barang/Jasa

lebih

terintegrasi atau terpadu sesuai dengan Tata Nilai Pengadaan; dan 2.

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi K/L/Pemda/I Berdasarkan tujuan pembentukan ULP tersebut, diharapkan

ULP yang ideal adalah sebuah organisasi mandiri yang mampu mencapai tujuan pembentukannya. Pada saat ini kondisi ULP yang ada di K/L/Pemda/I sebagian 2


kecil masih pada tahap konsolidasi pembentukan dan sebagian lainnya sudah ada yang dibentuk secara permanen. Bentuk kelembagaan ULP belum mempunyai keseragaman selain itu masih banyak anggota pokja yang tersebar baik di pemerintah pusat maupun di pemerintah daerah. Bentuk kelembagaan ULP ini juga ikut mempengaruhi peran dan kinerja ULP dalam mewujudkan pengadaan barang/jasa pemerintah yang transparan, adil, efisien, efektif dan profesional. Berikut data ULP yang sudah terbentuk di K/L/Pemda/I sampai dengan akhir Februari 2015: Gambar 1. Diagram Jumlah ULP yang Terbentuk di K/L/Pemda/I

3


Dari gambar tersebut dapat terlihat bahwa jumlah ULP yang sudah terbentuk di K/L/I sebanyak 85 ULP atau sekitar 52,1% dari total 165 K/L/I di Indonesia. Sedangkan untuk Pemerintah Daerah (Provinsi,

Kabupaten

dan

Kota),

secara

keseluruhan

sudah

terbentuk 454 ULP atau sekitar 83,8% dari total keseluruhan 542 Provinsi, Kabupaten dan Kota. Melihat

perkembangan

dalam

pengadaan

barang/jasa

Pemerintah yang semakin kompleks dan mempunyai peran dan fungsi yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang efisien, bersih, bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme, maka profesionalisme

dan

peningkatan

kapasitas

organisasi

ULP

merupakan suatu keharusan yang mendesak untuk dilaksanakan. Untuk meningkatkan kapasitas dan profesionalitas ULP, maka perlu dilakukan pengembangan kapasitas ULP baik oleh ULP sendiri maupun oleh LKPP. Pengembangan kapasitas dan profesionalitas ULP harus dilakukan secara terarah/terfokus, sistematis dan sesuai dengan kondisi nyata masing-masing ULP. Dalam rangka mempercepat pengembangan kapasitas dan profesionalitas ULP menuju pada kondisi yang ideal, maka perlu diukur dan dipetakan tingkat kapasitas dan kematangan organisasi masing-masing ULP, sehingga dapat disusun dan dirumuskan program peningkatan kapasitas yang tepat dan terukur serta sistematis sesuai dengan kondisi setiap ULP. Pengukuran

dan

pemetaan

kapasitas/kematangan

ULP

memerlukan indikator dan tata cara pengukuran yang tepat sesuai 4


dengan tugas, fungsi dan karakteristik kelembagaan ULP sebagai bagian dari lembaga pemerintah. Dengan indikator dan tata cara yang tepat maka akan diperoleh gambaran dan informasi yang akurat dan menyeluruh tentang kematangan dan kapasitas masingmasing ULP. Dengan diketahuinya tingkat kematangan/kapasitas di masing-masing ULP, maka langkah dan strategi peningkatan kapasitas ULP dapat disusun dan dipetakan dengan cermat dan tepat. Kajian ini bertujuan untuk menyusun indikator, tata cara pengukuran tingkat kematangan ULP serta tata penyusunan rekomendasi program peningkatan kapasitas ULP di K/L/Pemda/I. 1.2.

Rumusan Masalah Adapun permasalahan dalam kajian pengukuran tingkat

kematangan organisasi ULP ini adalah : 1.

Variabel (kriteria dan indikator) apa saja yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan organisasi ULP?

2.

Bagaimana cara mengukur tingkat kematangan organisasi ULP?

3.

Bagaimana cara menyusun roadmap kematangan organisasi ULP?

1.3.

Maksud dan Tujuan Maksud dari kegiatan Penyusunan Kajian Pengukuran Tingkat

Kematangan Organisasi ULP ini adalah untuk mengetahui variabelvariabel dan

indikator yang mempengaruhi tingkat kematangan

organisasi ULP yang dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat 5


kematangan organisasi ULP yang ada. Tujuannya adalah untuk menyusun dan menghasilkan tools atau perangkat pengukuran yang dapat digunakan untuk menilai tingkat

kematangan

organisasi

ULP

serta

untuk

membantu

organisasi ULP dalam menemukan area/variabel yang perlu ditingkatkan dalam rangka pengembangannya. 1.4.

Ruang Lingkup Ruang

lingkup

kajian

pengukuran

tingkat

kematangan

organisasi ULP ini meliputi : 1.

Melakukan identifikasi variabel dan indikator yang berkaitan dengan tingkat kematangan organisasi ULP berdasarkan landasan teori melalui studi literatur dan diskusi atau FGD (Focussed Group Discussion)

2.

Menyusun

instrumen

pengukuran

tingkat

kematangan

organisasi ULP berdasarkan identifikasi variabel, kriteria dan indikator tingkat kematangan organisasi ULP 3.

Membuat

pedoman

penyusunan

roadmap

kematangan

organisasi ULP.

6


BAB II KERANGKA TEORI 2.1

Pertumbuhan Organisasi Sebuah organisasi dapat diibaratkan sebagai makhluk hidup,

yang dapat tumbuh berkembang, diakui keberadaannya, namun dapat juga “mati” dan hilang eksistensinya. Demikian pula halnya dengan organisasi

pemerintah.

Sepanjang

sejarah

penyelenggaraan

pemerintahan di Indonesia, organisasi pemerintah terus mengalami perubahan. Ada organisasi pemerintah yang tetap eksis dan diakui keberadaannya Kementerian

dari Dalam

dulu

sampai

Negeri,

sekarang,

Kementerian

Kementerian Luar Negeri. Di sisi lain, ada

sebagai

contoh

Pertahanan

dan

kementerian yang hilang,

eksis pada sebuah rezim pemerintahan namun tidak diakui dalam sebuah

rezim

pemerintahan

yang

lain,

sebagai

contoh

yaitu

Kementerian Penerangan. Selain itu adapula sebuah kementerian yang walaupun tetap ada tapi terus-menerus mengalami perubahan baik nomenklatur maupun ruang lingkup kewenangannya. Eksistensi

atau

keberadaan

sebuah

organisasi

termasuk

organisasi pemerintah tidak terlepas dari kemampuan organisasi tersebut beradaptasi dengan lingkungan internal dan eksternal. Perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan eksternal akan berimplikasi pada bentuk dan pola kerja organisasi tersebut.

7


Siklus hidup organisasi adalah suatu tahapan perkembangan yang dialami oleh setiap organisasi beserta kondisi, kesulitan dan masalah-masalah transisi serta implikasi dari setiap perkembangan tersebut. Seperti juga makhluk hidup, pertumbuhan dan kemunduran setiap organisasi

terutama disebabkan

oleh

dua faktor yaitu

fleksibilitas dalam merespon setiap perubahan lingkungan dan ”kekakuan”

(controllability) dalam merespon setiap perubahan

(Adizes, 1996). Setiap tahapan-tahapan yang dilalui oleh organisasi akan selalu memunculkan kesulitan atau masalah yang memerlukan penanganan baik secara internal maupun eksternal (intervensi dari pihak luar). Tahapan perkembangan organisasi sendiri sebenarnya dapat diprediksi dan bersifat repetitif (Adizes, 1999). Oleh karena itu, pemahaman terhadap setiap perkembangan tahapan organisasi memberikan kemampuan kepada pimpinan organisasi untuk proaktif dan preventif dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi dimasa datang, atau jika tidak mampu, sebisa mungkin menghindari masalah-masalah tersebut. 1. Tahap-tahap Perkembangan (Siklus) Organisasi. Ichak Adizes (1989) menguraikan tiga tahapan utama yaitu : a. Tahap Pertumbuhan (growing stages), yang meliputi masa pengenalan (courtship), masa bayi (infancy), dan masa kanakkanak (go-go); b. Masa ”coming of age”, yang meliputi masa kedewasaan

(adolescence) dan masa puncak/ keemasan (prime); dan

8


c. Tahap Penurunan (aging organizations), yang meliputi masa kemapanan

(stable

organizations),

masa

aristokrasi

(aristocracy), masa birokrasi awal (early bureaucracy) dan masa birokrasi dan mati (bureaucracy and death). Dari sembilan tahapan yang dirinci di atas, dalam tulisan ini yang akan diuraikan hanya 7 (tujuh) tahap yang paling penting, yaitu : a. Masa Pengenalan (Courtship) Ciri

utama

organisasi

pada

masa

pengenalan

adalah,

banyaknya ide atau gagasan yang ingin diwujudkan, meskipun organisasi belum berdiri. Banyak sekali gagasan-gagasan tentang masa depan tanpa adanya kegiatan yang nyata. Oleh karena itu pada tahap ini antusiasme dan ketertarikan secara emosional sangat tinggi. Antusiasme dan ketertarikan secara emosional yang sangat tinggi itulah yang membangkitkan komitmen.

perkembangan

dalam

masa

pengenalan

menunjukkan ciri-ciri normal yaitu apabila komitmen disertai dengan uji kenyataan secara realistis dan risiko diperhitungkan secara moderat. Sedangkan ciri-ciri abnormal yaitu gagasan tidak diuji secara realistis dan sesuai dengan kenyataan, serta risiko tidak diperhitungkan secara moderat. Gagasan-gagasan yang tidak realistis dan berisiko tinggi, memungkinkan organisasi hanya berwujud dalam gagasan dan angan-angan. Dalam bahasa 9


yang lain, organisasi akan mengalami ”keguguran” sebelum lahir. b. Masa Bayi (Infant Periode) Gagasan-gagasan

dan

ide

yang

dibangun

pada

tahap

pengenalan apabila disertai kemampuan untuk mewujudkannya merupakan siklus awal dari kehidupan organisasi. Tentu saja tidak semua gagasan dapat diwujudkan, karena hal tersebut berkaitan langsung dengan ketersediaan dan kemampuan sumber daya organisasi, baik Sumber Daya Manusia (SDM) maupun sumber daya lainnya. Meskipun

risiko

telah

diperhitungkan

secara

moderat,

organisasi pada tahap awal membutuhkan kerja keras dan aktivitas-aktivitas berkelanjutan yang dilakukan oleh pendiri atau pelopor. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa pada tahap ini aktivitas organisasi masih bertumpu pada pimpinan atau pendiri (baik dalam komitmen maupun dalam pengambilan keputusan). Oleh karenanya sistem dan prosedur masih sederhana, pengelolaan serta struktur hirarkinya sempit. Tanpa komitmen dari pendiri untuk memberikan ”kasih sayang” kepada organisasi (dalam bentuk perhatian, tenaga, bahkan uang), maka organisasi akan mati dikala masih bayi (infant

mortality). c. Masa Anak-Anak (Go-Go) Organisasi yang berhasil mewujudkan gagasan dalam bentuk yang nyata dianggap telah melewati masa awal. Dalam jumlah 10


terbatas, ide-ide dapat dilaksanakan dan mulai menunjukkan aktivitas. Keberhasilan dalam masa ini akan mendorong pendiri untuk memperbanyak ide dan mencoba untuk mewujudkan setiap ide yang muncul dalam angan-angan. Sehingga banyak sekali ide yang ingin direalisasikan. Karena semua adalah prioritas, setiap peluang dan kesempatan “dihadapi” tanpa memperhitungkan kekuatan sumber daya organisasi. Akibatnya banyak sekali pekerjaan yang harus dikerjakan pada saat bersamaan. Sindrom ”go-go” adalah semua ingin dikerjakan, persis seorang anak yang selalu melahap apa saja yang ditemukan, tak peduli makanan atau bukan. Organisasi dikendalikan oleh setiap ”temuan” peluang, bukan organisasi yang mengendalikan peluang. d. Masa Kedewasaan (Adolescence) Organisasi yang berhasil melewati masa Go-Go yaitu yang secara selektif memilih peluang bidang untuk dikerjakan, apakah melalui penetapan skala prioritas secara seksama, pilihan yang paling realistis atau secara radikal mengganti tujuan, dan menetapkan kembali visi dan misi organisasi. Organisasi yang berhasil melewati masa ini telah mencapai kedewasaan yang dicirikan dengan berpikir dan bertindak realistis serta bekerja dalam level risiko yang moderat. Tentu saja penggantian tujuan ini membutuhkan perenungan, pemikiran, waktu, dan memerlukan refleksi. Risikonya, pada saat orang bertempur memperebutkan berbagai peluang untuk dikerjakan, masuk dalam bidang-bidang yang dikerjakan, 11


organisasi

ini

masih

bersenang-senang

dengan

program

rekayasa ulang atau jargon-jargon reformasi. Oleh karena itu, refleksi dan perumusan penggantian tujuan harus dilaksanakan secara seksama, agar momentum tidak hilang dan organisasi mengalami penurunan atau ”penuaan dini” (premature aging). Dengan kata lain organisasi belum sampai kepada visi dan misi yang diimpikan, komitmen dan sumber daya sudah berkurang dan tidak efektif lagi untuk berjuang, akhirnya organisasi mengalami penuaan dini (premature aging). e. Masa Puncak/Keemasan (Prime) Organisasi

yang

berhasil

melewati

masa

dewasa

akan

mencapai masa puncak organisasi. Hal ini ditandai dengan sasaran-sasaran yang secara realistis ditetapkan berhasil dicapai dengan baik. Organisasi dapat dikendalikan dengan baik karena sistem dan prosedur, serta mekanisme pengambilan keputusan telah tersusun dengan baik serta diterapkan secara konsekuen. Kendati organisasi secara ketat menjalankan sistem dan prosedur, organisasi tetap fleksibel dalam arti masih mampu mengadopsi berbagai perubahan yang terjadi di lingkungan. Oleh karena itu tahap ini disebut pula sebagai tahap Go-Go kedua atau second birth new infant. Organisasi secara agresif mencari berbagai peluang dan kesempatan untuk memperluas usaha dan diversifikasi berbagai bidang usaha, yang secara bersamaan diikuti dengan perhitungan dan prediksi secara ketat dan pengendalian dalam implementasinya. 12


f. Masa Kemapanan (Stable Organizations) Apabila organisasi secara konsisten mampu mempertahankan masa puncak selama beberapa periode tertentu, maka dapat dikatakan bahwa organisasi itu mengalami atau berada pada posisi kestabilan. Tentu saja pada tahap ini banyak sekali ”godaan” dan tantangan yang muncul secara internal maupun eksternal. g. Masa Penurunan dan Kematian Organisasi Secara internal godaan yang muncul adalah munculnya rutinitas pekerjaan sehingga mematikan kreativitas dan inovasi. Setiap gagasan atau inovasi yang muncul selalu akan mengganggu kestabilan. Jargon ” jangan mengganggu suasana yang sudah kondusif” merupakan senjata untuk mematikan setiap inovasi dan kreativitas. Jika situasi ini terus berlanjut, maka lama kelamaan akan memunculkan kubu-kubu yang saling berseberangan, atau bahkan saling bermusuhan secara terang-terangan maupun sembunyi-sembunyi

(konflik).

Dari

segi

analisa

struktur

organisasi, konflik merupakan suatu ciri dimana struktur yang ada sudah tidak efektif atau deficiency (Daft, 1992) dan manakala ini terjadi, maka suasana saling mencurigai akan terjadi. Setiap orang selalu bersiap

untuk menjatuhkan lawan

konfrontasinya secara fisik (memecat, merumahkan) maupun secara mental psikologis dengan memainkan berbagai kartu truf masing-masing dengan mencari kelemahan pihak lainnya. 13


Semua upaya difokuskan kepada usaha lawan.

Sementara

implementasi

untuk menjatuhkan

tujuan-tujuan

organisasi

menjadi terbengkalai. Akhirnya ketika organisasi menghadapi masalah, yang terjadi adalah saling menyalahkan, bukan mencari penyebab dan solusi untuk memecahkan masalah. Karena organisasi terus menerus dilanda konflik, sementara pelayanan atau implementasi organisasi menjadi terabaikan, maka yang muncul dalam organisasi adalah kepentingankepentingan politik dari masing-masing pihak yang bertikai. Komitmen yang semula dibangun pada tahap awal pendirian organisasi, tidak ada lagi. Banyak anggota organisasi yang keluar (exodus) atau mengundurkan diri (exit) (Hirschman, 1970). Jika komitmen sudah tidak ada lagi sebagai pemersatu gerak langkah tujuan organisasi, bagi para anggota organisasi yang keluar maupun bertahan, maka pada saat itu organisasi, walaupun secara formal masih berdiri, secara riil sudah mati. 2. Mempertahankan Stabilitas Organisasi Pada Posisi Puncak (Prime) Masa penurunan atau penuaan (aging) dan atau masa kematian organisasi harus dihindari atau dengan kata lain bagaimana caranya agar organisasi tetap berada pada posisi puncak atau stabil. Proses

penurunan

organisasi

ditandai

dengan

ketidakmampuan organisasi dalam menangani berbagai masalah yang dihadapi. Oleh karena itu organisasi perlu melakukan

14


peremajaan (rejuvenation) untuk mengembalikan organisasi ke posisi puncak dan tetap bertahan di sana. Kunci sukses untuk mengatasi masalah tersebut bukan dengan mengurangi masalah, tetapi memusatkan perhatian pada masalah organisasi yang muncul saat itu. Oleh karena itu ketika organisasi mencapai tahap perkembangan atau posisi puncak, perhatian harus diberikan kepada hal-hal yang akan menyebabkan organisasi mengalami penurunan atau penuaan (aging). Kendati penurunan atau penuaan merupakan suatu proses pada organisasi hal tersebut dapat dihindari, sehingga organisasi dapat terus bertahan pada posisi puncak dan secara terusmenerus meremajakan diri. Secara ringkas bagaimana cara mempertahankan organisasi pada posisi puncak antara lain sebagai berikut : a. Dalam suatu organisasi senantiasa akan berhadapan dengan masalah. Masalah dalam organisasi adalah hal yang normal. Organisasi yang tidak mempunyai masalah adalah organisasi yang tak mengalami perubahan, dan itu hanya jika organisasi itu telah mati. Mengelola organisasi berarti secara terus menerus memecahkan masalah; b. Dalam organisasi dikenal masalah yang normal dan abnormal. Masalah yang normal adalah masalah yang dapat dipecahkan dengan mengunakan energi internal yang dimiliki organisasi. Masalah menjadi abnormal, apabila energi internal tidak mampu mengatasinya dan membutuhkan intervensi atau energi dari luar; 15


c. Kenali dan waspadai ciri-ciri organisasi yang sedang mengalami penurunan atau penuaan dengan mencermati ciri-ciri atau tanda-tanda organisasi yang sedang mengalami hal tersebut; d. Dengan mengenali dan menyadari tanda-tanda tersebut, pimpinan organisasi harus segera melakukan spin off new

infant organizations yaitu dengan mengarahkan kembali organisasi ke ciri masa-masa puncak; dan e. Spin off ini dapat dilakukan dalam bentuk penyegaran (refreshing) organisasi, peningkatan kemampuan (up-grading) personal organisasi, membangun kembali visi baru organisasi (rebuilding a new vision of organization), menegaskan kembali komitmen anggota organisasi, dan lain-lain. 2.2

Karakteristik Organisasi Pengadaan Karakteristik organisasi pengadaan dapat dilihat pada aspek-

aspek sebagai berikut : 1.

Standarisasi Standarisasi adalah bagaimana kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah didefinisikan dan ditentukan baik proses, produk maupun keahlian. Berdasarkan kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah saat ini, standarisasi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dilakukan dalam dua bentuk

yaitu

standarisasi

proses

dan

standarisasi

skill.

Standarisasi proses dilakukan dengan mengatur secara rinci dan jelas proses pengadaan barang/jasa pemerintah mulai dari perencanaan pengadaan sampai serah terima hasil pekerjaan, 16


sehingga standarisasi proses dalam pengadaan barang/jasa pemerintah sangat tinggi. Sementara itu, standarisasi skill juga cukup tinggi dimana semua pejabat pengadaan, anggota pokja, dan pejabat pembuat komitmen (kecuali eselon II) wajib lulus ujian

sertifikasi ahli pengadaan

barang/jasa pemerintah.

Sehingga dalam pengadaan barang/jasa pemerintah derajat pengaturan sangat tinggi dan derajat diskresi cukup rendah. Dengan tingginya derajat standarisasi dan rendahnya derajat diskresi

maka

pengawasan

langsung

(direct supervison)

menjadi rendah dan koordinasi yang terjadi adalah koordinasi

mutual adjusment dan koordinasi standarisasi. 2.

Spesialisasi Di dalam Pasal 7-15 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bahwa

pembagian

tugas

antar

organisasi

diatur

pengadaan

didasarkan pada proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan pembagian tugas sebagai berikut : a. Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran mempunyai tugas

menetapkan

rencana

umum

pengadaan;

mengumumkan secara luas rencana umum pengadaan paling kurang di website K/L/Pemda/I; menetapkan PPK, pejabat pengadaan dan panitia/pejabat penerima hasil 17


pekerjaan; menetapkan pemenang lelang dengan nilai diatas 100 milyar untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa

lainnya;

menetapkan

pemenang

pada

seleksi atau penyedia dengan nilai diatas 10 milyar untuk jasa

konsultansi;

menyampaikan

mengawasi

laporan

pelaksanaan

keuangan;

anggaran,

menyelesaikan

perselisihan antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan (dalam hal

terjadi perbedaan pendapat); dan mengawasi

penyimpanan

dan

pemeliharaan

seluruh

dokumen

pengadaan barang/jasa. b. PPK mempunyai tugas menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa; menerbitkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa; menandatangani, melaksanakan, dan mengendalikan pelaksanaan kontrak; menerima hasil pekerjaan; melaporkan dan menyerahkan kepada PA/KPA; dan menyimpan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa. c. ULP melalui kelompok kerja (pokja) mempunyai tugas melaksanakan

seluruh

proses

pemilihan

penyedia

barang/jasa mulai dari pengumuman sampai penetapan pemenang, kecuali penetapan pemenang yang menjadi kewenangan PA/KPA. d. Panitia

Penerima

Hasil

Pekerjaan

(PPHP)

bertugas

menerima dan memeriksa hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam kontrak

18


dan membuat serta menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan. Dilihat

dari

pelaksanaan

tugas

tersebut,

maka

spesialisasi tugas (core bussiness) yang ada pada ULP hanya satu yaitu pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh kelompok kerja (Pokja). Pemilihan penyedia barang/jasa dilaksanakan oleh satu jenis keahlian yaitu ahli pengadaan barang/jasa. Sertifikasi keahlian ahli pengadaan barang/jasa ini hanya satu jenis sertifikasi sehingga tidak ada spesialisasi tugas dalam pemilihan pengadaan barang/jasa yang menjadi kewenangan ULP seperti spesialisasi berdasarkan jenis pekerjaan, pengguna (satker/SKPD) maupun besaran nilai pekerjaan. Spesialisasi lain adalah tugas manajerial yaitu memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan organisasi ULP serta tugas pelayanan administrasi atau dukungan kesekretariatan yang memberikan dukungan dana, peralatan dan administrasi personil terhadap pelaksanaan tugas pokok. 3.

Konfigurasi Struktur kewenangan dalam pelaksanaan tugas ULP secara vertikal terbagi ke dalam dua bagian yaitu kewenangan terkait pelaksanaan pemilihan yang berada pada pokja dan kewenangan terkait dengan pelaksanaan fungsi manajemen dalam pengelolaan sumberdaya yang digunakan oleh ULP yang berada pada kepala ULP. Sedangkan struktur kewenangan

19


secara horizontal/lateral terbagi antar pokja yang ada pada ULP. 4.

Keterlibatan pihak lain Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa tidak ada pihak secara horizontal maupun vertikal yang mempunyai kewenangan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan oleh pokja ULP, karena pokja dalam mengambil keputusan tidak melibatkan pihak lain. Keterlibatan pihak lain secara vertikal dalam pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan oleh Pengguna Anggaran (PA) dalam hal penetapan pemenang lelang

diatas

100

milyar

rupiah

untuk

pengadaan

barang/konstruksi dan jasa lainnya; 10 milyar rupiah

untuk

pengadaan konsultasi. 5.

Formalisasi Formalisasi keputusan

dalam

terkait

dengan

organisasi

dan

proses alur

pengambilan

komunikasi

saat

melaksanakan tugas dalam organisasi tersebut. Formalisasi juga dapat didefinisikan sebagai formalisasi sikap setiap pegawai dalam organisasi. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi ULP sebagai pelaksana pemilihan penyedia barang/jasa, tidak ada alur pengambilan keputusan antara pokja dengan kepala ULP maupun sekretariat, Pokja mengambil keputusan secara mandiri berdasarkan keahliannya (fungsional). Sedangkan sikap atau

perilaku

anggota

pokja

telah

diatur

dalam

etika

pengadaan dan kode etik pegawai negeri sipil yang mengatur 20


etika dalam bekerja baik etika kepada masyarakat, kepada atasan maupun etika sesama pegawai. Dengan demikian formalisasi pada ULP cukup tinggi. 6.

(De) Sentralisasi Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang

Pengadaan

Barang/Jasa

Pemerintahmenyatakan

bahwa pada setiap K/L/Pemda/I wajib dibentuk ULP yang bertugas

melaksanakan

demikian

maka

proses

pengadaan pemilihan

barang/jasa. penyedia

Dengan

barang/jasa

berdasarkan ketentuan tersebut bersifat sentralisasi pada satu unit kerja yang secara khusus bertugas melakukan pemilihan penyedia barang/jasa untuk masing-masing K/L/Pemda/I. Namun untuk pengadaan langsung masih dapat dilakukan oleh pejabat pengadaan yang dibentuk oleh masing-masing PA/KPA pada setiap satuan kerja 2.3

Kematangan Organisasi

1. Model Kematangan Kemampuan (Capability Maturity Model). Kematangan tingkat

kematangan

organisasi proses

adalah

gambaran

pelaksanaan

tentang

aktivitas

dalam

organisasi yang pada dasarnya bertujuan untuk mengukur kemampuan suatu organisasi dalam melaksanakan proses produksi. Pengukuran kematangan organisasi pertama

kali

dikenal dengan istilah Capability Maturity Model (CMM). Model 21


ini pertama kali dikembangkan oleh Software Engineering

Institute atas permintaan Departement of Defense (DOD) Amerika Serikat dengan tujuan membuat ujian saringan masuk bagi

kontraktor

yang

mendaftarkan

diri

untuk

menjadi

konsultan DOD.

Capability

diterjemahkan

menjadi

kapabilitas

yang

berarti kemampuan yang bersifat laten. Capability lebih mengarah kepada integritas daripada kapabilitas itu sendiri. Definisi integritas adalah kemampuan untuk menepati janji. Maturity berarti kematangan atau kedewasaan. Kematangan merupakan hasil proses, sedangkan dewasa merupakan hasil pertumbuhan. Model didefinisikan sebagai suatu penyederhanaan yang representatif terhadap keadaan di dunia nyata. Jadi secara keseluruhan

CMM

dapat

didefinisikan

sebagai

sebuah

penyederhanaan yang representatif (model) yang digunakan untuk

mengukur

tingkat

kematangan

(maturity)

sebuah

kumpulan perangkat lunak (software development house) dalam menyajikan/membuat/mengembangkan perangkat lunak yang teridentifikasi. Pengertian model kematangan kemampuan mengacu kepada suatu peta jalan atau kerangka kerja yang menjadi acuan, guna mencapai suatu tujuan, dalam pengembangan perangkat lunak. Dalam melakukan kegiatan pengembangan, tingkat kemampuan kematangan sistem bisa diukur melalui model ini. 22


Cornegie Mellon University seperti yang dikutip oleh Selena Rezvani, M.S.W. merumuskan maturity model sebagai: a. A collection of reliable, proven processes focused on a

specific discipline. b. Five-step framework ranges from basic to sophisticated

practices. c. Organizations are objectively rated on a scale of 1-5 and

given a score Ukuran kematangan juga dapat dianggap sebagai suatu ukuran pengembangan sistem. Berdasarkan pengertian itu maka pada dasarnya maturity model adalah “A roadmap for

organizational improvement’, melalui pengukuran proses-proses dalam organisasi. Pengukuran proses-proses dalam organisasi ini penting dan harus dapat dilakukan, karena jika tidak dapat diukur maka kita tidak dapat memahami proses-proses tersebut, dan jika kita tidak memahaminya maka kita tidak dapat mengontrolnya, dan jika kita tidak dapat mengontrolnya maka kita tidak dapat meningkatkannya. Hal tersebut disebut oleh James Harrington sebagai Improvement Process yang digambarkan sebagai berikut : Gambar 2. Improvement Process

Improve Control Understand Measure

23


If you can’t measure it, you can’t understand it If you can’t understand it, you can’t control it If you can’t control it, you can’t improve it. CMM dapat dibedakan ke dalam dua model yaitu model bertingkat (staged model) dan model berkesinambungan

(continuous model). Model bertingkat menekankan pengukuran pada kumpulan proses organisasi yang menunjukkan tingkat “kematangan” organisasi, sedangkan model berkesinambungan menekankan pendekatan dengan menentukan titik awal dan kemudian menentukan titik perubahan proses berikutnya, pendekatan

ini

lebih

menekankan

pada

“kemampuan”

organisasi pada setiap proses organisasi. CMM model bertingkat menyediakan peta jalan bagi organisasi untuk membangun kematangan organisasi dengan menentukan area proses organisasi yang harus dibangun pada setiap tingkatan. CMM model bertingkat ini merupakan pendekatan untuk meningkatkan proses di dalam organisasi dalam rangka meningkatkan kualitas, kuantitas, efisiensi, dan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan. Keyword dari CMM adalah mengukur. Mengukur didefinisikan sebagai suatu proses untuk memetakan sebuah kondisi ke dalam sebuah skala/ukuran. Penyajian

bertingkat

merupakan

metode

yang

sistematis dan terukur dengan menyediakan langkah demi langkah

dan

mendefinisikan

setiap

kondisi

yang

harus 24


diwujudkan dalam setiap langkah tersebut. Dalam model bertingkat, setiap langkah dilakukan secara berjenjang, artinya setiap tingkat

akan

dicapai

apabila karakteristik

proses

organisasi tingkat dibawahnya sudah dilakukan. Terdapat 5 tingkat kematangan organisasi yang pernah dikembangkan oleh Software Engineering Institute yaitu : 1. Initial; 2. Repeatable; 3. Defined; 4. Managed; dan 5. Optimized. Setiap

tingkatan

kematangan

organisasi

tersebut

ditandai dengan ciri-ciri atau karakteristik proses organisasi yang terjadi pada suatu organisasi. Adapun ciri-ciri atau karakteristik pada setiap tingkatan sebagai berikut : 1. Level initial, bercirikan sebagai berikut : a.

Tidak adanya manajemen proyek;

b.

Tidak adanya quality assurance;

c.

Tidak adanya mekanisme manajemen perubahan

(change management); d.

Tidak adanya dokumentasi;

e.

Adanya seorang guru/”dewa” yang tahu segalanya tentang perangkat lunak yang dikembangkan, proses bergantung

pada

petunjuk

oleh

orang

yang

dipandang paling paham/senior;dan f.

Sangat bergantung pada kemampuan individual. 25


Level ini biasa disebut anarchy atau chaos. Pada pengembangan

sistem

ini

masing-masing

organisasi

menggunakan peralatan dan metode sendiri. Berhasil atau tidaknya tergantung dari project team-nya. Kegiatan seringkali menemukan saat-saat krisis, kadang kelebihan anggaran atau kekurangan anggaran karena tidak adanya manajemen proyek. Dokumen sering tersebar dan tidak konsisten dari satu kegiatan ke kegiatan lainnya. 2. Level Repeatable, bercirikan sebagai berikut : a.

Kualitas perangkat lunak mulai bergantung pada proses bukan pada orang;

b.

Adanya manajemen proyek sederhana;

c.

Adanya quality assurance sederhana;

d.

Adanya dokumentasi sederhana;

e.

Adanya perangkat lunak manajemen sederhana;

f.

Tidak adanya knowledge management;

g.

Tidak adanya komitmen untuk selalu mengikuti standar pengembangan dan sistem kontrol dalam kondisi apapun;

h.

Tidak adanya kontrol secara statistik untuk estimasi proyek; dan

i.

Rentan terhadap perubahan struktur organisasi. Proses manajemen proyek dalam prakteknya telah

memiliki aturan tentang biaya kegiatan, jadwal, dan fungsi manajemen proyek. Fokusnya adalah pada manajemen proyek

bukan

pada

pengembangan

sistem.

Proses 26


pengembangan sistem selalu diikuti, tetapi akan berubah dari satu kegiatan ke kegiatan lainnya. Sebuah konsep dan upaya dibuat untuk memperoleh kesuksesan kegiatan dengan lebih cepat. 3. Level Defined, bercirikan sebagai berikut : a.

Standar proses pengembangan sistem sudah dibuat dan dibakukan;

b.

Adanya komitmen untuk mengikuti standar proses pengembangan sistem dalam keadaan apapun;

c.

Kualitas proses dan produk masih bersifat kualitatif bukan kuantitatif (tidak terukur hanya kira-kira saja);

d.

Tidak menerapkan Activity Based Costing; dan

e.

Tidak adanya mekanisme umpan balik yang baku. Standar proses pengembangan sistem telah dibuat

dan dikembangkan serta telah digabungkan dengan unit sistem informasi dari organisasi. Dari hasil penggunaan proses

standar,

masing-masing

kegiatan

akan

mendapatkan hasil yang konsisten dan terdokumentasi dengan baik. Proses akan bersifat stabil, terprediksi, dan dapat diulang. 4. Level Managed, bercirikan berikut : a.

Sudah adanya Activity Based Costing dan digunakan sebagai estimasi untuk proyek berikutnya;

b.

Proses

penilaian

kualitas

perangkat

lunak

dan

kegiatan bersifat kuantitatif;

27


c.

Terjadi pemborosan biaya untuk pengumpulan data karena proses pengumpulan data masih dilakukan secara manual;

d.

Cenderung bias.;

e.

Tidak adanya mekanisme kontrol kualitas (quality

control); dan f.

Adanya mekanisme umpan balik. Tujuan yang terukur untuk kualitas dan produktivitas

telah disusun. Perhitungan yang rinci dari standar proses pengembangan sistem dan kualitas produk secara rutin akan dikumpulkan dan disimpan dalam database. Terdapat suatu usaha untuk mengembangkan individual project

management

yang

didasari

dari

data

yang

telah

terkumpul. 5. Level Optimized, bercirikan sebagai berikut : a.

Pengumpulan data secara otomatis;

b.

Adanya

mekanisme

pencegahan

kerusakan/kecacatan; c.

Adanya mekanisme umpan balik yang sangat baik;dan

d.

Adanya

peningkatan

kualitas

dari

SDM

dan

peningkatan kualitas proses. Standar proses pengembangan sistem akan terus dimonitor dan dikembangkan berdasarkan perhitungan dan analisis data yang diperoleh pada level 4, termasuk perubahan teknologi dan praktek-praktek terbaik yang digunakan untuk menunjukkan aktivitas yang diperlukan. 28


2. Capability Maturity Model Integration (CMMI) sebagai Standar Ukuran Kematangan. CMMI merupakan pengembangan lebih lanjut dari CMM. CMMI adalah model kematangan kemampuan (kapabilitas) yang dapat membantu mendefinisikan dan kompromi prosesproses suatu organisasi. Sebelum diterima secara global, CMMI sebagai ukuran standar kematangan pengembangan perangkat lunak memiliki sejarah yang panjang. Diawali oleh Walter Shewart di Tahun 1930, yang memulai penelitian tentang perbaikan proses dengan metode kontrol kualitas statistik, yang kemudian semakin diperluas oleh W. Edwards Deming, Philip Rosby dan Joseph Juran di era 80-an, Watts Humprey, Ron Radice dan lainnya. Melalui serangkaian implementasi di IBM dan Software Engineering Institute (SEI), CMM kemudian mulai dikembangkan hingga akhirnya diakui sebagai salah satu standar

ukuran

kematangan

kapabilitas

pengembangan

perangkat lunak. Terlebih lagi sejak Departement of Defense (DOD) Pemerintah Amerika Serikat, mensyaratkan bahwa setiap pengembang perangkat lunak yang mendapatkan proyek dalam lingkungan DOD, harus memiliki tingkat kematangan CMM level 3, perkembangan CMM semakin mendunia. Jadi, CMM pada awalnya ditujukan sebagai suatu alat yang secara objektif menilai kemampuan kontraktor pemerintah untuk menangani proyek perangkat lunak yang diberikan. Dalam perkembangan selanjutnya, selama kurang lebih 20 tahun, semakin banyak perusahaan pengembang perangkat 29


lunak

yang

menunjukkan

hasil

yang

signifikan

akibat

penggunaan CMM, sehingga semakin banyak pula perusahaan yang mencoba menerapkan skema CMM dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Walaupun berasal dari bidang pengembangan

perangkat

lunak,

model

ini

dapat

juga

diterapkan sebagai suatu model umum yang membantu pemahaman kematangan kapabilitas proses organisasi di berbagai bidang. Misalnya rekayasa perangkat lunak, rekayasa sistem, manajemen proyek, manajemen risiko, teknologi informasi, serta manajemen sumber daya manusia. Oleh karena itu, penggunaan CMM semakin meluas pada industri lainnya. Sehingga SEI pun mulai mengembangkan suatu model standar ukuran kematangan yang baru, yang bisa diterapkan kepada seluruh industri, maka lahirlah yang dinamakan CMMI atau Capability Maturity Model Integration, sebagai hasil peleburan CMM pada tahun 2000. Peleburan ini disebabkan karena

adanya

kritik

bahwa

pengaplikasian

CMM

di

pengembangan perangkat lunak khususnya bisa menimbulkan masalah karena model CMM yang belum terintegrasi di dalam organisasi. Hal ini kemudian memunculkan beban biaya dalam hal pelatihan, prediksi kinerja, dan aktivitas perbaikan. Namun CMM masih tetap digunakan sebagai model acuan teoritis di ranah publik untuk konteks yang berbeda. CMM sendiri telah diganti namanya menjadi SE-CMM (Software Engineering

CMM).

30


CMMI pada dasarnya merupakan sebuah konstelasi yang terdiri atas CMMI for Development (CMMI-DEV), CMMI for

Acquisition (CMI-ACQ) dan CMMI for Services (CMMI-SVC). Dalam

perkembangan

selanjutnya,

ketiga

konstelasi

ini

kemudian digabungkan menjadi CMMI saja, dengan 5 tahap kematangan dan mengadopsi 22 area kunci proses. Lima tahap kematangan CMMI adalah tahap 0 disebut incomplete, tahap 1 disebut performed, tahap 2 disebut managed, tahap 3 disebut

defined, tahap 4 disebut quantitatively managed, tahap 5 disebut optimizing. Dalam perkembangan selanjutnya CMM/CMMI dijadikan model acuan teoritis dalam mengukur kematangan prosesproses dalam organisasi. Sekarang ini sudah banyak model kematangan yang dikembangkan berdasarkan CMM/CMMI dengan berbagai level model kematangan, baik di organisasi privat maupun publik. Secara umum, maturity model biasanya memiliki ciri sebagai berikut: 1.

Proses

pengembangan

disederhanakan

dan

dari

suatu

dideskripsikan

organisasi

dalam

wujud

tingkatan kematangan dalam jumlah tertentu (biasanya empat hingga enam tingkatan); 2.

Tingkatan

kematangan

tersebut

dicirikan

dengan

beberapa persyaratan tertentu yang harus diraih; 3.

Tingkatan-tingkatan yang ada disusun secara sekuensial, mulai dari tingkat inisial sampai pada tingkat akhir 31


(tingkat terakhir merupakan tingkat kesempurnaan); dan 4.

Selama pengembangan, sang entitas bergerak naik dari satu tingkatan ke tingkatan berikutnya tanpa boleh melewati

salah

satu

tingkatan,

melainkan

secara

bertahap berurutan. Telah banyak pihak yang mengembangkan model kematangan

untuk

berbagai

keperluan,

seperti

model

kematangan versi Control Objectives for Information and

related Technology (COBIT). COBIT merupakan salah satu standar audit SI yang memadukan pandangan bisnis dan TI dalam kerangka kerjanya. Sebagai model untuk organisasi sistem informasi, maka COBIT memuat kendali yang sifatnya generik. COBIT dikembangkan oleh Information Systems Audit

and Control Association (ISACA). Kerangka kerja COBIT secara keseluruhan memiliki empat domain (area kunci proses) yaitu

Planning & Organization (PO), Acquisilion & Implementition (AI), Delivery & Support (DS) dan Monitoring (M). Dari 4 domain tersebut terdapat 34 proses. Tingkat kematangan dlam COBIT dibagi kedalam 6 (enam) level (dari 0-5, yaitu level 0

non-existing, level 1 ad-hoc, level 2 repeatable, level 3 defined, level 4 managed dan level 5 optimizing. Model kematangan lain yang digunakan untuk mengukur kematangan suatu organisasi (Organization Maturity Model) dikembangkan

oleh

International

Association Assessment Council,

Public

Management

dengan 5 (lima) level 32


kematangan, yaitu, level 1 informal, level 2 documented, level 3 integrated, level 4 strategic dan level 5 optimized. Sementara itu model kematangan yang dikembangkan sesuai dengan pelevelan dalam CMM adalah model kematangan yang dikembangkan Siemens untuk mengukur kematangan manajemen pengetahuan (Knowledge Management Maturity

Model). Model

International

kematangan

Organizational

lain,

for

dikembangkan

oleh

Standardization

dan

International Electrotechnical Commission adalah Software Process Improvement and Capability Determination (SPICE), dengan 5 (lima) level kematangan yaitu level 1 Performed, level 2 Managed, level 3 established, level 4 Predictable, dan level 5 Optimizing. SPICE pertama kali dikembangkan untuk mengukur proses-proses dalam pengembangan perangkat lunak, kemudian dikembangkan lagi pada proses-proses di area yang berkaitan dengan bisnis perangkat lunak. Dari

berbagai

model-model

kematangan

yang

dikemukakan di atas, diperoleh perbandingan sebagai berikut:

33

Tabel 1. Berbagai Level Model Kematangan MODEL/Sumber

Level 0

CMM (Software

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Level 5

Initial

Repeatable

Defined

Managed

Optimizing

KMMM (Siemens)

Initial

Repeatable

Defined

Managed

Optimizing

OMM (international

Informal

Documented Integrated

Strategic

Optimized

Performed

Managed

Engineering Institute)

Public Management Association Assessment council) SPICE (ISO and IEC

Established Predictable

Optimizing

joint subcommittee) MODEL/Sumber COBIT (ISACA)

Level 0 Non-

Level 1 Ad Hoc

Level 2 Repeatable

Level 3 Defined

Level 4

Level 5

Managed

Optimizing

existing Sumber : Diolah dari berbagai sumber 36


BAB III INDIKATOR KEMATANGAN ORGANISASI ULP 3.1.

Variabel Ukuran Kematangan Organisasi Pengukuran kematangan organisasi merupakan pengukuran

terhadap kualitas proses pengelolaan organisasi. Variabel yang diukur dalam pengukuran kematangan organisasi adalah area proses manajemen yang menjadi aktivitas dari organisasi tersebut. Untuk menentukan area proses aktivitas dalam organisasi harus diidentifikasi terlebih dahulu layanan atau produk yang dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan. Area proses adalah area kegiatan yang dilakukan oleh organisasi untuk menghasilkan produknya. Kematangan

organisasi

adalah

kualitas

aktivitas/proses

manajemen yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang paripurna atau berkualitas tinggi. Kematangan organisasi juga terkait dengan kemampuan organisasi untuk mempertahankan eksistensi dirinya dalam mengikuti perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal. Proses manajemen yang berkualitas dan produk yang prima pada suatu waktu tidak menutup kemungkinan menjadi ketinggalan pada waktu yang lain. Oleh karena itu, kemampuan organisasi mengembangkan dirinya dalam menjawab perubahan tantangan menjadi bagian penting dari kematangan organisasi. Unit Layanan Pengadaan (ULP) merupakan organisasi yang baru diperkenalkan melalui Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 37


tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. ULP diharapkan menjadi organisasi

profesional

yang

mampu

melaksanakan

pengadaan

barang/jasa pemerintah secara efisien, transparan, akuntabel dan proses yang sederhana. Variabel-variabel yang merupakan inti proses dari ULP dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya meliputi : 1.

Organisasi;

2.

Tata laksana

3.

Sumber Daya Manusia

4.

Manajemen

Pertama,

variabel

Organisasi

meliputi:

(1)

Struktur

Organisasi; (2) Tugas dan Fungsi dan (3) Budaya organisasi

Kedua,

variabel

Tata

Laksana

adalah

area

proses

manajemen, yang berdasarkan Permenpan Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) bagi organisasi pemerintah disebut “tata laksana” (bussiness process) yang meliputi tata laksana inti (core process) dan tata laksana pendukung

(supporting process). Tujuan akhir dari tata laksana adalah untuk penurunan biaya, peningkatan kualitas output, peningkatan kualitas layanan, dan peningkatan kecepatan delivery. Variabel tata laksana inti (core process) pada ULP sesuai dengan tugas dan wewenangnya adalah pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi: 1.

Melaksanakan pemilihan penyedia;

38


2.

Menyimpan

dokumen

asli

pemilihan

penyedia

barang/jasa; 3.

Memberikan pelayanan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD; dan

4.

Menyusun laporan pemilihan penyedia barang/jasa

Ketiga, variabel Sumber Daya Manusia yang meliputi: (1) status kepegawaian anggota ULP; (2) pengembangan kompetensi; (3) kinerja pegawai; dan (4) kinerja organisasi ULP.

Keempat,

variabel

Manajemen

yang

meliputi:

(1)

manajemen resiko; (2) manajemen informasi; (3) perencanaan kegiatan; (4) pengawasan kegiatan; dan (5) sarana dan prasarana Pengukuran kematangan organisasi ULP dalam kajian ini mengacu pada teori Capability Maturity Model (CMM) dengan model bertingkat (staged model) yang dibagi ke dalam 5 (lima) tingkatan yaitu Initial, Repeatable, Defined, Managed and Optimized. Empat variabel yang diukur dalam kematangan organisasi ULP dibagi kedalam sub variabel yang selanjutnya setiap sub variabel diuraikan ke dalam indikator yang menunjukkan kematangan organisasi pada setiap

tingkatan.

Adapun

tingkat

kematangan

organisasi

ULP

berdasarkan variabel, sub variabel dan indikator dapat dilihat pada tabel berikut:

39


Tabel 2. Variabel, Sub Variabel dan Indikator Tingkat Kematangan Organisasi ULP VARIABEL

SUB VARIABEL 1. Struktur

TINGKAT 1 (INITIAL) Panitia

2. Tugas dan Fungsi (Tusi)

Belum ada struktur dan uraian tugas

1. ORGANISASI

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) ULP berada pada ULP terintegrasi ULP sudah masing-masing unit (ex-officio) menjadi unit kerja K/L/I atau pada salah satu kerja struktural pada masingunit struktural dan ditetapkan masing SKPD berdasarkan Pemerintah Daerah peraturan (belum terintegrasi) Menteri/Pimpinan K/L atau Perda namun struktur ULP masih berupa birokrasi mesin

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan, namun belum

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) ULP sudah menjadi unit kerja struktural dan ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinan K/L atau Perda dan struktur ULP sudah menjadi organisasi profesional (operating core adalah Pejabat fungsionalPejabat Pengelola Barang/JasaPPBJ) Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah

40


VARIABEL

SUB VARIABEL

TINGKAT 1 (INITIAL) dan fungsi

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) berbasis beban dan sudah sudah berbasis kerja dan belum berbasis beban beban kerja serta sesuai peraturan. kerja serta sudah sesuai Sudah ada sudah sesuai peraturan. Sudah pembagian tugas peraturan. ada pembagian dan fungsi antar Sudah ada tugas dan fungsi unit kerja, namun pembagian antar unit kerja belum seimbang. tugas dan secara seimbang. fungsi antar Distribusi unit kerja pekerjaan secara sudah sesuai seimbang. Akan dengan tugas tetapi dan fungsi pelaksanaan masing-masing. distribusi Tetapi distribusi, pekerjaan monitoring belum sesuai evaluasi masih dengan tugas dilakukan secara dan fungsi manual (belum masing-masing. komputerisasi atau berbasis teknologi informasi).

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. pelaksanaan distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masingmasing. Distribusi pekerjaan, monitoring evaluasi dilakukan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi

41


VARIABEL

SUB VARIABEL 3. Budaya organisasi

1. Pemilihan Penyedia 2. TATA LAKSANA

TINGKAT 1 (INITIAL) Belum terbentuk nilai-nilai organisasi

Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (Standard

Operating Procedure/SO

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) Sudah terbentuk Nilai organisasi Nilai organisasi nilai organisasi sudah sudah namun masih belum ditetapkan dan ditanamkan ada penetapan sudah ada melalui program peraturan tentang program internalisasi. nilai organisasi internalisasi, Selain itu telah namun belum dilakukan ada program evaluasi terukur evaluasi terukur dan tindak lanjut dan tindak (reward/punishm lanjut ent) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi Pedoman tata Pedoman tata SOP pemilihan laksana pemilihan laksana penyedia sudah penyedia sudah pemilihan disusun disusun namun penyedia sudah berdasarkan belum mengikuti disusun notasi resmi dan notasi resmi atau berdasarkan sudah ditetapkan belum ditetapkan notasi resmi menjadi SOP menjadi SOP dan sudah yang isinya telah

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishme nt) yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

SOP pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai

42


VARIABEL

SUB VARIABEL

2. Penyimpana n Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

TINGKAT 1 (INITIAL) P) tentang pemilihan penyedia

Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) ditetapkan sesuai dengan menjadi SOP. peraturan. SOP Akan tetapi telah SOP yang telah dilaksanakan ditetapkan namun belum belum sesuai ada mekanisme dengan monitoring peraturan dan terhadap SOP atau belum dan mekanisme diimplementasi tetap untuk kan seluruhnya penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Pedoman tata Pedoman tata SOP laksana laksana Penyimpanan penyimpanan penyimpanan Dokumen Asli dokumen asli dokumen asli Pemilihan pemilihan penyedia pemilihan Penyedia barang/jasa sudah penyedia Barang/Jasa disusun namun barang/jasa sudah disusun belum mengikuti sudah disusun berdasarkan notasi resmi atau berdasarkan notasi resmi dan

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada mekanisme

monitoring

terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan SOP Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan

43


VARIABEL

SUB VARIABEL

3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada Unit

TINGKAT 1 (INITIAL) penyedia barang/jasa

Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) belum ditetapkan notasi resmi sudah ditetapkan menjadi SOP dan sudah menjadi SOP ditetapkan yang isinya telah menjadi SOP. sesuai dengan Akan tetapi peraturan. SOP SOP yang telah telah ditetapkan dilaksanakan belum sesuai namun belum dengan ada sistem peraturan dan monitoring atau belum terhadap SOP diimplementasi dan mekanisme kan seluruhnya tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Pedoman tata Pedoman tata SOP Pelayanan laksana pelayanan laksana Pelaksanaan pelaksanaan pelayanan Pemilihan pemilihan penyedia pelaksanaan Penyedia barang/jasa kepada pemilihan Barang/Jasa unit kerja/SKPD penyedia Kepada Unit

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem

monitoring

terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

SOP Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit

44


VARIABEL

SUB VARIABEL Kerja/SKPD

TINGKAT 1 (INITIAL) pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) sudah disusun barang/jasa Kerja/SKPD namun belum kepada unit sudah disusun mengikuti notasi kerja/SKPD berdasarkan resmi atau belum sudah disusun notasi resmi dan ditetapkan menjadi berdasarkan sudah ditetapkan SOP notasi resmi menjadi SOP dan sudah yang isinya telah ditetapkan sesuai dengan menjadi SOP. peraturan. SOP Akan tetapi telah SOP yang telah dilaksanakan ditetapkan namun belum belum sesuai ada sistem dengan monitoring peraturan dan terhadap SOP atau belum dan mekanisme diimplementasi tetap untuk kan seluruhnya penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) Kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem

monitoring


45


VARIABEL

SUB VARIABEL 4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

TINGKAT 1 (INITIAL) Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) Pedoman tata Pedoman tata SOP Penyusunan laksana penyusunan laksana Laporan laporan pelaksanaan penyusunan Pelaksanaan pemilihan penyedia laporan Pemilihan barang/jasa sudah pelaksanaan Penyedia disusun namun pemilihan Barang/Jasa belum mengikuti penyedia sudah disusun notasi resmi atau barang/jasa berdasarkan belum ditetapkan sudah disusun notasi resmi dan menjadi SOP berdasarkan sudah ditetapkan notasi resmi menjadi SOP dan sudah yang isinya telah ditetapkan sesuai dengan menjadi SOP. peraturan. SOP Akan tetapi telah SOP yang telah dilaksanakan ditetapkan namun belum belum sesuai ada sistem dengan monitoring peraturan dan terhadap SOP atau belum dan mekanisme diimplementasi tetap untuk kan seluruhnya penanganan apabila ada

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) SOP Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem

monitoring


46


VARIABEL

3. SDM

SUB VARIABEL

TINGKAT 1 (INITIAL)

1. Status Kepegawaia n Anggota ULP

Sebagai panitia pengadaan yang ad-hoc

2. Pengemban gan Kompetensi

Belum ada pengembanga n kompetensi pegawai melalui diklat, magang ataupun metode reguler lainnya setiap tahun

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Sebagai anggota Sebagian atau Sudah ada ULP tetapi masih seluruh anggota Pokja menjadi pegawai anggota Pokja yang menjadi satker/SKPD (belum ULP sudah pejabat penuh waktu) menjadi fungsional PPBJ pegawai tetap namun ULP tetapi jumlahnya belum belum menjadi sesuai formasi pejabat fungsional PPBJ Sudah ada Sudah ada pola Sudah disusun pengembangan perencanaan pola kompetensi pegawai pengembangan perencanaan misalnya melalui kompetensi pengembangan diklat, magang pegawai namun kompetensi dan ataupun metode belum ada Sudah ada lainnya, namun monitoring monitoring tidak ada pola evaluasi evaluasi perencanaannya pengembangan pelaksanaan kompetensi. pengembangan kompetensi,

TINGKAT 5 (OPTIMIZED)

Seluruh anggota Pokja sudah menjadi Pejabat Fungsional PPBJ dan jumlahnya sudah sesuai formasi

Sudah disusun pola perencanaan pengembangan kompetensi pegawai dan sudah ada monitoring evaluasi serta tindak lanjut yang sistematis. Selain itu sistem

47


VARIABEL

SUB VARIABEL

3. Kinerja Pegawai

TINGKAT 1 (INITIAL)

Belum ada target kinerja pegawai

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi. Sudah ada target kinerja pegawai namun belum dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan

Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan namun belum ada mekanisme

reward/punish ment atas

pencapaiannya

Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) pengembangan kompetensi telah terakomodasi dalam sistem berbasis teknologi informasi. Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme

reward/punishmen reward/punishme t atas nt atas pencapaiannya pencapaiannya namun masih manual belum berbasis teknologi informasi

dan telah berbasis teknologi informasi

48


VARIABEL

SUB VARIABEL 4. Kinerja organisasi/ ULP

4. MANAJEMEN

1. Manajemen Resiko

TINGKAT 1 (INITIAL) Belum ada target kinerja organisasi ULP

Belum ada manajemen resiko dalam proses seleksi penyedia barang/jasa

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) Sudah ada target Sudah ada Sudah ada target kinerja organisasi target kinerja kinerja organisasi ULP namun belum organisasi ULP ULP yang mengacu dokumen yang mengacu mengacu pada perencanaan dan pada dokumen dokumen belum ada perencanaan perencanaan dan mekanisme dan sudah ada sudah ada monitoring evaluasi mekanisme mekanisme atas pencapaiannya monitoring monitoring evaluasi atas evaluasi atas pencapaiannya pencapaiannya namun belum dan rencana ada rencana tindak lanjut tindak lanjut perbaikan kinerja perbaikan namun belum kinerja. berbasis teknologi informasi Sudah ada ULP sudah ULP sudah manajemen resiko menetapkan menetapkan dalam proses prosedur (SOP) prosedur (SOP) pemilihan penyedia pengelolaan pengelolaan barang/jasa namun resiko dalam resiko dalam belum ada prosedur pengadaan pengadaan

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah memiliki mekanisme monitoring evaluasi disertai rencana tindak lanjut perbaikan kinerja berbasis teknologi informasi

ULP sudah menetapkan prosedur (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan barang/jasa dan

49


VARIABEL

SUB VARIABEL

2. Manajemen Informasi

TINGKAT 1 (INITIAL)

Informasi dikelola oleh masingmasing unit atau petugas secara manual.

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) -nya (SOP) barang/jasa barang/jasa dan namun belum sudah dilakukan dilakukan monitoring monitoring evaluasi evaluasi pelaksanaannya pelaksanaannya namun belum berbasis teknologi informasi Data dan informasi Data dan Data sudah sudah disimpan informasi sudah dikelola secara secara teratur oleh dikelola secara terpadu pada masing-masing terpadu pada satu unit perangkat kerja, satu unit pengolah dan namun masih pengolah dan penyimpan data, bersifat manual. penyimpan secara data, namun komputerisasi, masih namun masih dilakukan memerlukan secara manual. pengolahan dan entry data secara manual pada setiap jenis data.

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) sudah dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya serta sudah berbasis teknologi informasi Data sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, secara komputerisasi.

Entry data

dilakukan sekaligus pada saat pelaksanaan setiap proses pengadaan. Data hasil kerja otomatis masuk

50


VARIABEL

SUB VARIABEL

TINGKAT 1 (INITIAL)

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED)

3. Perencanaan Kegiatan

Belum ada perencanaan kegiatan ULP

Sudah ada perencanaan kegiatan namun belum terpola dan terdokumentasi

Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi , namun belum ada monitoring evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan kegiatan ULP

4. Pengawasan Kegiatan

Belum ada pengawasan oleh pimpinan ULP

Sudah ada pengawasan oleh pimpinan ULP namun masih dilakukan secara insidental

Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP namun belum ada mekanisme tindak lanjutnya yang

Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, dan telah ada monitoring evaluasi pelaksanaan perencanaan namun belum berbasis teknologi informasi Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) dalam sistem informasi Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi dan telah ada sistem monitoring evaluasi dan berbasis teknologi informasi

Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP serta telah

51


VARIABEL

SUB VARIABEL

5. Sarana dan Prasarana

TINGKAT 1 (INITIAL)

Belum memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP

TINGKAT KEMATANGAN TINGKAT 2 TINGKAT 3 TINGKAT 4 (REPEATABLE) (DEFINED) (MANAGED) ditetapkan namun dalam SOP pelaksanaannya masih manual Sudah memiliki Sudah memiliki Sudah memiliki sarana dan sarana dan sarana dan prasarana sendiri prasarana prasarana sendiri untuk kegiatan ULP, sendiri untuk untuk namun belum sesuai menunjang menunjang dengan standar kegiatan ULP kegiatan ULP gedung/ruangan dan sudah dan sudah sesuai kerja ULP sesuai standar standar serta akan tetapi sudah belum berdasarkan berdasarkan analisis analisis kebutuhan kebutuhan. namun inventarisasi-nya masih dilakukan secara manual

TINGKAT 5 (OPTIMIZED) berbasis teknologi informasi Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan analisis kebutuhan dan telah dilakukan menggunakan berbasis teknologi informasi

52


3.2

Tata Cara Pengukuran Kematangan ULP Berdasarkan indikator yang sudah disusun diatas, maka pengukuran terhadap setiap indikator dilakukan sebagai berikut : A.

Variabel Organisasi 1. Struktur

Kematangan Tingkat I : Apabila

ULP

(K/L/Pemda/I)

Kementerian/Lembaga/Pemerintah belum

terbentuk

dan

Daerah/Instansi

pengadaan

barang/jasa

pemerintah dilakukan oleh panitia. Indikator ini dibuktikan dengan belum adanya pembentukan ULP pada K/L/Pemda/I.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada ULP, namun Pokja masih tersebar pada masing-masing SKPD di pemerintah daerah atau masih pada masing-masing unit kerja eselon I/eselon II di K/L/I. Indikator ini dbuktikan dengan cara memeriksa

Peraturan

Daerah/Pimpinan

Institusi

Menteri/Pimpinan tentang

Lembaga/Kepala

pembentukan

ULP

dimana

kedudukan pokja ULP dan ruang lingkup pelayanan pokja ULP.

Kematangan Tingkat III : ULP

sudah

dibentuk

berdasarkan

Peraturan

Menteri/Pimpinan

Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Instansi dan melayani pengadaan yang terintegrasi pada satu instansi. Akan tetapi masih ex-officio pada unit struktural yang memiliki tugas dan fungsi relevan dengan pengadaan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya Peraturan Menteri/Pimpinan

Lembaga/Kepala

Daerah/Pimpinan

Institusi

tentang pembentukan ULP yang ex-officio.

Kematangan Tingkat IV : ULP sudah dibentuk dengan Peraturan Daerah atau Peraturan Menteri/Peraturan

Pimpinan

Lembaga/Institusi

sebagai

unit

struktural (tugas dan fungsi ULP telah tercantum dalam Susunan Organisasi Tata Kerja - SOTK instansi). Indikator ini dibuktikan dengan

Peraturan

Daerah

atau

Peraturan

Menteri/Peraturan 53


Pimpinan Lembaga/Institusi tentang Pembentukan ULP Struktural. Namun struktur yang ada di dalam Peraturan Daerah atau Peraturan Menteri/Peraturan

Pimpinan

Lembaga/Institusi

masih

menggambarkan birokrasi mesin yang bersifat mekanistik.

Kematangan Tingkat V : Struktur Organisasi ULP sudah berbentuk organisasi profesional dimana

operating

core

atau

kelompok

jabatan

fungsional

mendominasi disain organisasi. Sedangkan jabatan struktural hanya untuk pimpinan ULP dan Sekretariat. Jabatan struktural puncak juga diisi dari jabatan fungsional ahli pengadaan. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa model struktur oganisasi ULP dan persyaratan pengangkatan kepala ULP. 2. Tugas dan Fungsi

Kematangan Tingkat I : Belum ada struktur organisasi dan belum ada uraian tugas dan fungsi yang ditetapkan secara tetap. Organisasi bersifat adhoc. Indikator

ini

dibuktikan

dengan

melihat

struktur

organisasi

pengadaan dan uraian tugas dan fungsi setiap jabatan unit pengadaan.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada struktur organisasi ULP dan sudah ada uraian tugas pokok dan fungsi ULP, namun belum sesuai peraturan. Selain itu pendefinisian tugas dan fungsi tidak berdasarkan beban kerja antar unit kerja pada ULP. Sehingga pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja belum seimbang. Indikator ini dapat dilihat dari ada atau tidak adanya analisis yang sistematis dalam proses penyusunan struktur organisasi dan uraian tugas setiap unit organisasi. Selain itu bukti lain adalah uraian tugas dan fungsi yang ada belum sesuai dengan peraturan.

54


Kematangan Tingkat III : Struktur organisasi dan uraian tugas dan fungsi sudah disusun sesuai dengan peraturan dan dilakukan berdasarkan analisis keseimbangan beban kerja dan spesialisasi. Indikator ini dapat dilihat dengan memeriksa uraian tugas dan fungsi apakah telah sesuai dengan peraturan. Selain itu bukti lain adalah dengan memeriksa apakah terdapat tumpang tindih pekerjaan (overlapping), beban pekerjaan berlebih pada satu unit (overloading) atau masih terdapat pekerjaan yang tidak masuk dalam pekerjaan salah satu unit kerja.

Kematangan Tingkat IV : Struktur organisasi dan tugas dan fungsi ULP sudah disusun sesuai dengan keseimbangan beban kerja dan spesialisasi dan pekerjaan sudah dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan uraian tugas dan fungsi yang sudah ditetapkan. Selain itu pada tingkat ini, distribusi pekerjaan, monitoring valuasi pelaksanaan tugas dan fungsi masih dilakukan secara manual (belum komputerisasi atau berbasis teknologi

informasi).

Indikator

ini

dapat

dibuktikan

dengan

melakukan uji petik pelaksanaan pekerjaan pada setiap unit ULP. Selain itu dengan mengetahui bagaimana pola pendistribusian tugas dan fungsi, monitoring evaluasi pelaksanaan pekerjaan apakah masih dilakukan manual (belum komputerisasi atau berbasis teknologi informasi).

Kematangan Tingkat V : Pada tingkat ini struktur organisasi dan tugas dan fungsi ULP sudah disusun sesuai dengan keseimbangan beban kerja dan spesialisasi dan pekerjaan sudah dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan uraian tugas dan fungsi yang sudah ditetapkan. Distribusi pekerjaan, monitoring evaluasi telah dilakukan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi. Indikator ini dapat dibuktikan dengan mengetahui bagaimana pola pendistribusian, monitoring evaluasi

55


pelaksanaan tugas dan fungsi apakah sudah berbasis teknologi informasi. 3. Budaya Organisasi

Kematangan Tingkat I : Budaya organisasi yang dibentuk dari nilai-nilai organisasi belum belum dirumuskan dan belum terlihat, sehingga yang muncul adalah budaya setiap individu pada ULP. Indikator ini dapat dibuktikan dengan belum terlihatnya nilai-nilai yang menggambarkan budaya dan identitas organisasi ULP.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada nilai-nilai organisasi yang menggambarkan budaya dan identitas

organisasi

ULP,

namun

belum

ditetapkan

dan

terdokumentasi dalam peraturan tentang nilai dan budaya organisasi ULP. Indikator ini dapat dibuktikan dengan tidak adanya dokumen resmi dari pimpinan ULP tentang budaya dan nilai organisasi ULP yang bersangkutan.

Kematangan Tingkat III : Sudah ada dokumen resmi tentang budaya organisasi atau nilai-nilai yang harus diimplementasikan oleh pegawai ULP, dan sudah ada program yang secara khusus dilakukan untuk menanamkan nilai budaya organisasi tersebut melalui sosialisasi dan internalisasi, namun belum dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut hasil evaluasianya. Indikator ini dapat dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen yang berisi nilai-nilai budaya organisasi ULP serta dibuktikan dengan adanya dokumken tentang program penanaman nilai budaya organisasi secara khusus.

KematanganTingkat IV : Sudah ada dokumen resmi tentang budaya organisasi dan sudah dilaksanakan program penanaman nilai-nilai budaya organisasi secara sistematis yang dilakukan oleh ULP serta telah dilakukan 56


evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen yang berisi budaya organisasi ULP dan adanya program penanaman nilai budaya tersebut bagi semua pegawai ULP. Selain itu terdapat dokumen evaluasi yang terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) .

Kematangan Tingkat V : Sudah ada dokumen resmi tentang budaya organisasi ULP serta adanya evaluasi terhadap implementasi nilai-nilai tersebut terhadap semua pegawai dalam menjalankan pekerjaan setiap hari serta sudah ada mekanisme penanaman yang terus menerus pada pegawai baru yang masuk ULP. Pada tingkat ini budaya organisasi telah

dievaluasi

secara

(reward/punishment)

terukur

menggunakan

dan sistem

ada

tindak

berbasis

lanjut

teknologi

informasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen yang berisi budaya organisasi ULP dan adanya program penanaman nilai budaya tersebut bagi semua pegawai ULP. Selain itu ada sistem berbasis teknologi informasi terkait evaluasi dan pemberlakuan tindak lanjut pelaksanaan budaya organisasi (reward/punishment). B.

Tata Laksana 1. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Kematangan Tingkat I : Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana berupa Standar

Operating Procedure (SOP) tentang pemilihan penyedia. Pemilihan penyedia dilakukan belum sesuai SOP dan dilakukan dengan cara yang beragam pada masing-masing pokja. Indikator ini dibuktikan dari tidak adanya dokumen tata laksana (SOP) tentang pemilihan penyedia barang/jasa

Kematangan Tingkat II :

57


Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP. Pelaksanaan pemilihan penyedia telah dilakukan dengan tahapan yang sudah diseragamkan oleh Pokja melalui alur pekerjaan, namun belum mengikuti notasi resmi SOP dan belum ditetapkan sebagai SOP pemilihan penyedia barang/jasa. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen tahapan alur pemilihan penyedia barang/jasa namun belum disahkan/ditetapkan sebagai SOP.

Kematangan Tingkat III : Pedoman

tata

laksana

pemilihan

penyedia

sudah

disusun

berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya. Dokumen SOP pemilihan penyedia barang/jasa telah ada tapi belum memenuhi notasi resmi SOP/peraturan tentang tahapan pemilihan barang/jasa dan implementasinya belum utuh karena penggunaan proses alur SOP masih dilaksanakan sebagian saja. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP yang belum sempurna dan belum diimplementasikan secara utuh.

Kematangan Tingkat IV : Pedoman

tata

laksana

pemilihan

penyedia

sudah

disusun

berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan walaupun pelaksanaannya belum terstruktur dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi

informasi.

Selain

itu

tidak

ada

mekanisme

tetap

penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP yang resmi ditetapkan oleh kepala ULP serta sudah dilaksanakan sesuai tugas dan

fungsinya.

Selain

itu

ada

kegiatan

monitoring

evaluasi

pelaksanaan SOP namun masih belum terstruktur, terdokumentasi dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi informasi. 58


Kematangan Tingkat V : Pedoman

tata

laksana

pemilihan

penyedia

sudah

disusun

berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Implementasi SOP telah berjalan dengan baik disertai dengan mekanisme monitoring evaluasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP dan implementasinya disertai hasil monitoring evaluasi yang dibuat oleh unit kerja pengendali mutu

(quality control unit) dan dilakukan secara berkala serta berbasis teknologi informasi dimana hasilnya dijadikan tindak lanjut untuk perbaikan. 2. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Kematangan Tingkat I : Belum ada pedoman tata laksana yang dijadikan sebagai panduan dalam penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa. Penyimpanan

dokumen

asli

pemilihan

penyedia

barang/jasa

dilaksanakan menurut pilihan masing-masing pegawai. Indikator ini dapat dilihat dari tidak adanya dokumen tata laksana kegiatan penilaian kualifikasi.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana dalam penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa namun dibuat tidak berdasarkan pedoman penyusunan tata laksana yang resmi dan belum ditetapkan menjadi SOP oleh kepala ULP. Indikator ini dibuktikan dengan adanya bagan-bagan tata laksana yang dibuat oleh masing-masing unit atau individu pegawai dan belum ada SOP yang ditetapkan oleh dari kepala ULP. 59


Kematangan Tingkat III : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana yang disusun berdasarkan notasi resmi dan ditetapkan menjadi SOP Penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa, akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen tata laksana yang telah ditetapkan menjadi SOP namun belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya.

Kematangan Tingkat IV : Tata laksana sudah ditetapkan menjadi SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa. Isi dari SOP telah sesuai dengan peraturan dan SOP telah dilaksanakan secara menyeluruh. Pada tingkat ini belum ada sistem monitoring evaluasi pelaksanaan SOP, walaupun pelaksanaannya belum terstruktur dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi informasi. Selain itu tidak ada mekanisme tetap penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP yang resmi ditetapkan oleh kepala ULP serta sudah dilaksanakan sesuai tugas dan fungsinya. Selain itu ada kegiatan monitoring evaluasi

pelaksanaan

SOP

namun

masih

belum

terstruktur,

terdokumentasi dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi informasi.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada sistem monitoring evaluasi penyimpangan terhadap SOP yang terstruktur dan atau secara komputerisasi/berbasis sistem infromasi. Selain itu telah ada mekanisme tetap penanganan apabila ada bagian tata laksana atau SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen evaluasi penerapan SOP yang dibuat oleh unit kerja pengendali mutu (quality control unit).

60


Selain

itu

dapat

pula

monitoring

evaluasi

dilakukan

secara

komputerisasi/berbasis teknologi informasi. 3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada Satker/SKPD

Kematangan Tingkat I : Belum ada pedoman tata laksana yang dijadikan sebagai panduan dalam memberikan pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada satker/SKPD. Pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa keapda satker/SKPD dilaksanakan menurut pilihan masing-masing pegawai. Indikator ini dapat dilihat dari tidak adanya dokumen tata laksana kegiatan penilaian kualifikasi.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana dalam pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa keapda satker/SKPD namun dibuat tidak berdasarkan pedoman penyusunan tata laksana yang resmi dan belum ditetapkan menjadi Standar Operating

Procedure (SOP) oleh kepala ULP. Indikator ini dibuktikan dengan adanya bagan-bagan tata laksana yang dibuat oleh masing-masing unit atau individu pegawai dan belum ada SOP yang ditetapkan oleh dari kepala ULP.

Kematangan Tingkat III : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana yang disusun berdasarkan notasi resmi dan ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen tata laksana yang telah ditetapkan menjadi SOP namun belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya.

61


Kematangan Tingkat IV : Pedoman tata laksana sudah ditetapkan menjadi SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa keapda satker/SKPD. Isi dari SOP telah sesuai dengan peraturan dan SOP telah dilaksanakan secara menyeluruh. Pada tingkat ini belum ada sistem monitoring evaluasi pelaksanaan SOP, walaupun pelaksanaannya belum terstruktur dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi

informasi.

Selain

itu

tidak

ada

mekanisme

tetap

penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP yang resmi ditetapkan oleh kepala ULP serta sudah dilaksanakan sesuai tugas dan

fungsinya.

Selain

itu

ada

kegiatan

monitoring

evaluasi

pelaksanaan SOP namun masih belum terstruktur, terdokumentasi dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi informasi.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada sistem monitoring evaluasi penyimpangan terhadap SOP yang terstruktur dan atau secara komputerisasi/berbasis sistem infromasi. Selain itu telah ada mekanisme tetap penanganan apabila ada bagian tata laksana atau SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen evaluasi penerapan SOP yang dibuat oleh unit kerja pengendali mutu (quality control unit). Selain

itu

dapat

pula

monitoring

evaluasi

dilakukan

secara

komputerisasi/berbasis teknologi informasi. 4. Penyusunan

Laporan

Pelaksanaan

Pemilihan

Penyedia

Barang/Jasa

Kematangan Tingkat I : Belum ada pedoman tata laksana yang dijadikan sebagai panduan dalam

penyusunan

laporan

pelaksanaan

pemilihan

penyedia

barang/jasa. Penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dilaksanakan menurut pilihan masing-masing pegawai. 62


Indikator ini dapat dilihat dari tidak adanya dokumen tata laksana kegiatan penilaian kualifikasi

Kematangan Tingkat II : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana dalam penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa namun dibuat tidak berdasarkan pedoman penyusunan tata laksana yang resmi dan belum ditetapkan menjadi Standar Operating Procedure (SOP) oleh kepala ULP. Indikator ini dibuktikan dengan adanya bagan-bagan tata laksana yang dibuat oleh masing-masing unit atau individu pegawai dan belum ada SOP yang ditetapkan oleh kepala ULP.

Kematangan Tingkat III : Sudah ada alur kerja atau penataan tata laksana yang disusun berdasarkan notasi resmi dan ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen tata laksana yang telah ditetapkan menjadi SOP namun belum sesuai dengan peraturan dan atau belum dilaksanakan seluruhnya.

Kematangan Tingkat IV : Pedoman tata laksana sudah ditetapkan menjadi SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa. Isi dari SOP telah sesuai dengan peraturan dan SOP telah dilaksanakan secara menyeluruh. Pada tingkat ini belum ada sistem monitoring evaluasi pelaksanaan SOP, walaupun pelaksanaannya belum terstruktur dan atau belum secara komputerisasi/berbasis teknologi informasi. Selain itu tidak ada mekanisme tetap penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen SOP yang resmi ditetapkan oleh kepala ULP serta sudah dilaksanakan sesuai tugas dan fungsinya. Selain itu ada kegiatan monitoring

evaluasi

pelaksanaan

SOP

namun

masih

belum

63


terstruktur,

terdokumentasi

dan

atau

belum

secara

komputerisasi/berbasis teknologi informasi.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada sistem monitoring evaluasi penyimpangan terhadap SOP yang terstruktur dan atau secara komputerisasi/berbasis sistem infromasi. Selain itu telah ada mekanisme tetap penanganan apabila ada bagian tata laksana atau SOP yang tidak dilaksanakan. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen evaluasi penerapan SOP yang dibuat oleh unit kerja pengendali mutu (quality control unit). Selain

itu

dapat

pula

monitoring

evaluasi

dilakukan

secara

komputerisasi/berbasis teknologi informasi. C.

Sumber Daya Manusia (SDM) 1. Status Kepegawaian Anggota Pokja

Kematangan Tingkat I Sumber Daya Manusia sudah memiliki sertifikat namun masih sebagai panitia yang bersifat ad-hoc. Indikator ini dibuktikan dengan tidak ditemukannya dokumen penetapan sebagai anggota Pokja ULP.

Kematangan Tingkat II SDM telah ditetapkan sebagai anggota Pokja ULP namun masih merangkap tugas sebagai pegawai pada unit/satuan kerja/SKPD. Indikator ini dibuktikan dengan belum adanya dokumen/surat penetapan sebagai pegawai tetap di ULP.

Kematangan Tingkat III Sebagian atau seluruh anggota Pokja ULP sudah menjadi pegawai tetap ULP namun belum belum diangkat menjadi Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen/surat penetapan sebagai pegawai tetap bagi sebagian atau seluruh anggota pokja ULP.

64


Kematangan Tingkat IV Sebagian atau semua anggota pokja sudah diangkat menjadi pejabat fungsional pengadaan barang/jasa pemerintah namun belum sesuai perhitungan formasi atau beban kerja. Indikator ini dibuktikan dengan adanya Surat Keputusan Pengangkatan Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa bagi sebagian atau semua anggota Pokja ULP, namun jumlahnya belum sesuai perhitungan formasi atau beban kerja.

Kematangan Tingkat V Semua

anggota ULP sudah diangkat sebagai pejabat fungsional

pengadaan, dan

sudah sesuai perhitungan formasi atau beban

kerja. Indikator ini dibuktikan dengan adanya Surat Keputusan Pengangkatan Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa bagi semua anggota Pokja ULP dan jumlahnya sudah sesuai perhitungan formasi atau beban kerja. 2. Pengembangan kompetensi

Kematangan Tingkat I : Belum ada pengembangan kompetensi pegawai melalui diklat, magang ataupun metode reguler lainnya setiap tahun. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa ada atau tidaknya pegawai yang dikirim mengikuti diklat, magang atau metode lainnya.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada pegawai yang dikirim mengikuti diklat, magang atau metode lainnya setiap tahun, namun tidak ada kriteria dan pola perencanaan pengembangan pegawai. Indikatornya dapat dilihat dengan memeriksa data pegawai yang dikirim mengikuti diklat, magang atau metode lainnya dan memeriksa dokumen pengiriman pegawai tersebut. Jika pengiriman pegawai dilakukan secara acak tanpa kriteria dan perencanaan, berarti tingkat kematangan berada pada level ini. 65


Kematangan Tingkat III: Sudah disusun pola dan sistem pengembangan pegawai yang berisi kriteria, prosedur, jumlah, program, jadwal dan ketentuan lainnya dalam pengembangan pegawai untuk mengikuti diklat, magang dan kegiatan pengembangan lainnya, namun belum ada pola monitoring evaluasi dari kegiatan pengembangan kompetensi. Indikator ini dapat dilihat dengan memeriksa dokumen pengembangan pegawai dan membandingkan dengan pelaksanaan pengembangan pegawai pada ULP.

Kematangan Tingkat IV : Pengembangan kompetensi pegawai sudah dilaksanakan sesuai dengan pola yang sudah disusun secara sistematis. Selain itu telah ada pola monitoring evaluasi serta tindak lanjut yang sistematis. Namun pola pengembangan kompetensi ini belum terakomodasi dalam sistem berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan

memeriksa

dokumen

pengembangan

pegawai

dan

membandingkan dengan pelaksanaan pengembangan pegawai pada ULP.

Kematangan Tingkat V : Pengembangan kompetensi pegawai sudah dilaksanakan sesuai dengan pola dan sistem yang sudah disusun secara sistematis. Selain itu telah ada pola monitoring evaluasi serta tindak lanjut yang sistematis. Sistem pengembangan kompetensi telah terakomodasi dalam sistem berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan

memeriksa

dokumen

pengembangan

pegawai

dan

membandingkan dengan pelaksanaan pengembangan pegawai pada ULP. 3.

Kinerja pegawai

Kematangan Tingkat I :

66


Belum ada penetapan target kinerja pegawai. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen kinerja pegawai. Jika belum ada dokumen penetapan kinerja pegawai, berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada target kinerja pegawai namun belum dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan. Indikator ini dibuktikan dengan pegawai sudah menyusun target kinerja namun belum ada mekanisme persetujuan pimpinan yang berupa kontrak kerja.

Kematangan Tingkat III: Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan namun belum ada mekanisme

reward/punishment atas pencapaiannya. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja pegawai. Jika sudah ada dokumen

penetapan

persetujuan

kinerja

pimpinan

pegawai

namun

yang

belum

telah ada

mendapat mekanisme

reward/punishment berdasarkan hasil evaluasi pencapaiannya berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini

Kematangan Tingkat IV : Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian

yang

disetujui

pimpinan,

ada

mekanisme

reward/punishment atas pencapaiannya namun masih manual belum berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja pegawai yang telah disetujui pimpinan. Sudah ada mekanisme reward/punishment evaluasi

pencapaiannya

namun

belum

berdasarkan hasil

komputerisasi/berbasis

teknologi informasi.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian

yang

disetujui

pimpinan,

ada

mekanisme

reward/punishment atas pencapaiannya dan telah dikelola berbasis 67


teknologi informasi. Selain itu ada upaya tindak lanjut perbaikan kinerja. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja pegawai yang telah disetujui atasan disertai dengan hasil evaluasi dan pemberian reward/punishment pada pegawai disertai dokumen yang menunjukkan adanya upaya tindak lanjut perbaikan kinerja yang dikelola berbasis teknologi informasi maka ULP yang bersangkutan berada pada level ini. 4. Kinerja ULP

Kematangan Tingkat I : Belum ada penetapan target kinerja ULP. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen kinerja instansi. Jika belum ada dokumen penetapan kinerja, berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada target kinerja organisasi ULP, namun belum mengacu dokumen perencanaan dan belum ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja organisasi ULP. Jika sudah ada dokumen penetapan kinerja organisasi ULP namun target yang ditetapkan belum sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian) dan belum ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapainnya berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat III: Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya namun belum ada rencana tindak lanjut perbaikan kinerja. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja instansi. Jika sudah ada dokumen penetapan 68


kinerja organisasi ULP dan target yang ditetapkan sudah sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian). Selain itu bukti lain adalah telah adanya evaluasi pencapaian target kinerja namun belum disertai rencana tindak lanjut hasil monitoring evaluasi, maka ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat IV : Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya dan rencana tindak lanjut perbaikan kinerja namun belum berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja organisasi ULP. Jika sudah ada dokumen penetapan kinerja organisasi ULP dan target yang ditetapkan sudah sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (Rencana Kerja/renja SKPD atau renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian). Selain itu bukti lain adalah telah adanya dokumen evaluasi pencapaian target kinerja dan rencana tindak lanjut hasil monitoring evaluasi.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah memiliki mekanisme monitoring evaluasi disertai rencana tindak lanjut perbaikan kinerja berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan cara memeriksa dokumen kinerja organisasi ULP. Jika sudah ada dokumen penetapan kinerja organisasi ULP dan sudah ada evaluasi pencapaiannya dimana seluruh target telah tercapai. Selain itu telah ada sistem

monitoring evaluasi kinerja organisasi ULP yang sudah berbasis teknologi informasi dan ada dokumen yang menunjukkan adanya upaya tindak lanjut perbaikan kinerja.

69


D.

Manajemen 1. Manajemen Resiko

Kematangan Tingkat I : Belum ada manajemen resiko dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen analisis resiko pemilihan penyedia barang/jasa. Jika belum ada dokumen analisis resiko, berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada sebagian anggota pokja yang melakukan analisis resiko dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa, namun hanya bersifat individu anggota. Indikator ini dibuktikan dengan mewawancarai anggota pokja. Jika hasil wawancara menunjukan bahwa ada anggota pokja yang mampu menjelaskan bagaimana mengelola resiko berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat III: ULP

sudah

menetapkan

prosedur

pengelolaan

resiko

dalam

pengadaan barang/jasa dalam bentuk SOP, namun belum dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP dan penerapannya. Jika sudah ada dokumen SOP namun belum dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini.

Kematangan Tingkat IV : ULP

sudah

menetapkan

prosedur

pengelolaan

resiko

dalam

pengadaan barang/jasa (SOP), sudah ada mekanisme monitoring evaluasi pelaksanaannya namun dilakukan secara manual. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP dan penerapannya. Jika sudah ada SOP, sudah ada bukti hasil monitoring evaluasi pelaksanannya berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini. 70


Kematangan Tingkat V : ULP

sudah

menetapkan

prosedur

pengelolaan

resiko

dalam

pengadaan barang/jasa (SOP) dan semua pokja sudah menerapkan, sudah dilakukan monitoring evaluasi secara periodik sehingga dapat dikendalikan kerugian baik bagi pegawai maupun instansi dan semua prosesnya dilakukan berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa dokumen pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP dan penerapannya. Jika sudah ada SOP pengelolaan

resiko

yang

sudah

dimonitoring

evaluasi

dan

dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi berarti ULP yang bersangkutan berada pada level ini. 2. Manajemen Informasi

Kematangan Tingkat I : Informasi dikelola oleh masing-masing unit atau petugas secara manual.

Indikator

ini

dibuktikan

dengan

memeriksa

proses

penyimpanan data pada ULP yang bersangkutan.

Kematangan Tingkat II : Data dan informasi sudah disimpan secara teratur oleh unit masingmasing unit kerja, namun masih bersifat manual. Indikator ini dibuktikan dengan memeriksa proses penyimpanan data pada ULP yang bersangkutan.

Kematangan Tingkat III: Data dan informasi sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, namun masih dilakukan secara manual.

Indikator

ini

dibuktikan

dengan

memeriksa

proses

penyimpanan data pada ULP yang bersangkutan.

Kematangan Tingkat IV : Data sudah dikelola secara komputerisasi, namun masih memerlukan pengolahan dan entry data secara manual pada setiap jenis data.

71


Kematangan Tingkat V : Pengelolaan informasi dan data dilakukan secara otomatisasi dan komputerisasi. Entri data dilakukan sekaligus pada saat pelaksanaan setiap proses pengadaan. Data hasil kerja otomatis masuk dalam sistem informasi (sistem telah terintegrasi). 3. Perencanaan Kegiatan

Kematangan Tingkat I : Belum ada perencanaan kegiatan dalam organisasi ULP. Proses perencanaan kegiatan dilaksanakan menurut pilihan masing-masing pegawai. Indikator ini dapat dilihat dari tidak adanya dokumen pelaksanaan perencanaan kegiatan.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada pelaksanaan perencanaan kegiatan pada ULP, namun belum terpola dan terdokumentasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen perencanaan kegiatan namun belum ada pola pelaksanaannya, dilakukan secara tidak menentu baik dari segi waktu maupun tahapannya.

Kematangan Tingkat III : Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, namun belum ada monitoring evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan kegiatan ULP. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen perencanaan kegiatan serta pelaksanaannya telah memiliki pola yang ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi belum dilaksanakan secara menyeluruh sesuai

dengan

SOP

dan

belum

ada

monitoring

evaluasi pelaksanaan perencanaan.

Kematangan Tingkat IV : Sudah ada pola dalam perencanaan kegiatan yang terdokumentasi, dan telah ditetapkan menjadi SOP yang sudah dilaksanakan secara menyeluruh. Selain itu sudah ada monitoring evaluasi terhadap pelaksanaan

perencanaan

namun

belum

berbasis

teknologi 72


informasi.

Indikator

ini

dibuktikan

dengan

adanya

dokumen

perencanaan kegiatan serta pelaksanaannya telah memiliki pola yang ditetapkan menjadi SOP. Selain itu pelaksanaan perencanaan kegiatan telah sesuai dengan SOP dan ada monitoring evaluasi pelaksanaan perencanaan.

Kematangan Tingkat V : Pada tingkat ini, pola perencanaan kegiatan hingga monitoring evaluasinya dilakukan dengan sistem berbasis teknologi informasi. Selain itu pola perencanaan kegiatan pada tahap ini telah terlaksana secara menyeluruh. Indikator ini dibuktikan dengan adanya sistem informasi perencanaan kegiatan yang terlaksana secara menyeluruh. 4. Pengawasan Kegiatan ULP

Kematangan Tingkat I : Belum ada pengawasan dari unsur pimpinan. Indikator ini dapat dilihat dari tidak adanya kegiatan atau tugas pengawasan oleh unsur pimpinan.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada pelaksanaan pengawasan oleh Kepala ULP namun masih dilakukan secara insidental. Indikator ini dibuktikan dengan adanya kegiatan pengawasan oleh pimpinan namun belum ada pola pelaksanaannya. Dilakukan secara tidak menentu baik dari segi waktu maupun metodenya.

Kematangan Tingkat III : Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP namun belum ada mekanisme tindak lanjutnya yang ditetapkan dalam SOP. Indikator ini dibuktikan dengan adanya dokumen pola pengawasan kegiatan namun mekanisme tindak lanjutnya belum diatur.

73


Kematangan Tingkat IV : Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP namun pelaksanaannya masih manual. Indikator ini dibuktikan dengan adanya SOP tentang pola pengawasan dan dokumen pelaksanaan SOP tersebut. Selain itu terdapat bukti dokumen tindak lanjut dari hasil kegiatan pengawasan.

Kematangan Tingkat V : Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP serta telah berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya sistem teknologi informasi pengawasan. 5. Sarana dan Prasarana

Kematangan Tingkat I : Belum ada sarana prasarana khusus ULP. Indikator ini dibuktikan dengan tidak tersedianya sarana prasarana yang dikhususkan untuk ULP.

Kematangan Tingkat II : Sudah ada sarana prasarana khusus yang digunakan oleh ULP. Akan tetapi sarana prasarana tersebut belum sesuai dengan standar gedung/ruangan ULP.

Indikator ini dibuktikan dengan telah

tersedianya sarana prasarana yang digunakan khusus oleh ULP namun

saat

diobservasi

sarana

prasarana

belum

memenuhi

kebutuhan standar ULP. Tidak ada spesialisasi area-area dalam ruangan atau gedung sesuai kebutuhan ULP (ruang rapat Pokja, ruang pertemuan dengan penyedia, ruang kepala dan sekretaris ULP, ruang arsip, ruang kerja pegawai dan front office). Serta kurang terpenuhinya standar sarana kerja ULP (meja kursi pegawai, meja kursi rapat, LCD Projector, perangkat komputer, scanner, ATK, jaringan internet, alat komunikasi, lemari arsip). 74


Kematangan Tingkat III : Sudah ada sarana prasarana khusus yang digunakan oleh ULP dan telah sesuai dengan standar namun belum sesuai analisis kebutuhan baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Terdapat spesialisasi areaarea dalam ruangan atau gedung sesuai kebutuhan ULP (ruang rapat Pokja, ruang pertemuan dengan penyedia, ruang kepala dan sekretaris ULP, ruang arsip, ruang kerja pegawai dan front office). Saat diobservasi sarana kerja telah sesuai dengan standar prasarana kerja ULP (meja kursi pegawai, meja kursi rapat, LCD Projector, perangkat

komputer,

scanner,

ATK,

jaringan

internet,

alat

komunikasi, lemari arsip) namun belum dilakukan analisis kebutuhan secara kuantitatif dan kualitatif. Indikator dapat dilihat dari kesesuaian dokumen standar dengan sarana prasana yang tersedia.

Kematangan Tingkat IV : Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP

dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan

analisis kebutuhan namun inventarisasinya masih dilakukan secara manual. Indikator ini dibuktikan dengan telah tersedianya ruangan atau gedung yang digunakan khusus oleh ULP yang telah memenuhi kebutuhan dan standar ULP. Ada spesialisasi area-area dalam ruangan atau gedung sesuai kebutuhan ULP (ruang rapat Pokja, ruang pertemuan dengan penyedia, ruang kepala dan sekretaris ULP, ruang arsip, ruang kerja pegawai dan front office). Saat diobservasi sarana kerja telah sesuai dengan standar dan kebutuhan prasarana kerja ULP (meja-kursi pegawai, meja-kursi rapat, LCD Projector, perangkat

komputer,

scanner,

ATK,

jaringan

internet,

alat

komunikasi, lemari arsip). Selain itu ada dokumen pengelolaan ruangan/gedung

dan

prasarana

kerja,

namun

pengelolaan

inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) nya masih manual.

75


Kematangan Tingkat V : Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP

dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan

analisis kebutuhan dan telah dilakukan menggunakan berbasis teknologi informasi. Selain itu telah tersedia sarana prasarana kerja yang sesuai dengan standar prasarana kerja ULP (meja-kursi pegawai, meja kursi rapat, LCD Projector, perangkat komputer,

scanner, ATK, jaringan internet, alat komunikasi, lemari arsip). Sarana dan prasarana yang tersedia sesuai dengan analisis kebutuhan.

Pengelolaan BMN (ruangan/gedung dan prasarana

kerja) telah dilaksanakan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi. Indikator ini dibuktikan dengan adanya teknologi informasi pengelolaan ruangan/gedung dan sarana kerja. Untuk mendapatkan bukti yang menunjukkan tingkat kematangan masingmasing indikator digunakan berbagai metode/teknik, yaitu studi dokumen, wawancara dan observasi. Instrumen pengumpulan bukti terlampir.

76


BAB IV PENYUSUNAN ROADMAP KEMATANGAN ORGANISASI ULP 4.1

Pengertian

Saat ini kata roadmap sering kita baca atau dengar dalam berita atau percakapan sehari-hari. Kata roadmap, blueprint dan grand

design sudah menjadi trend saat orang berbicara tentang perencanaan. Menurut arti kamus, roadmap atau peta jalan adalah rencana kerja rinci yang menggambarkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

Roadmap umumnya disusun sebagai bagian dari rencana strategis. Substansi penulisannya dapat terdiri dari: 

Keadaan saat ini (sebagai baseline);



Tujuan yang ingin dicapai;



Indikator pencapaian sasaran;



Uraian tahap pelaksanaan untuk mencapai tujuan;



Sasaran dari setiap tahap.

Roadmap dapat diterapkan untuk berbagai sektor/bidang, seperti ekonomi, oganisasi, kesehatan, transportasi, reformasi birokrasi, teknologi informasi, dan lain sebagainya. Pada dasarnya roadmap adalah perencanaan tentang apa yang ingin kita capai pada kurun waktu tertentu, bagamana cara mencapainya yang berisi langkahlangkahnya dan apa indikator keberhasilannya. 4.2

Prinsip Dasar

Prinsip- dasar dalam menyusun roadmap adalah sebagai berikut: 77


1. Jelas.

Roadmap

harus

mudah

dipahami

dan

dapat

dilaksanakan, sehingga seluruh pihak yang terlibat dapat melaksanakan dengan baik; 2. Ringkas. Roadmap harus disajikan secara ringkas dan padat sesuai format yang ditentukan; 3. Terukur. Program, kegiatan, target, waktu, output dan

outcome harus dapat diukur; 4. Dapat disesuaikan. Roadmap dapat mengakomodasi umpan balik dan perbaikan perbaikan yang diperlukan; 5. Terinci. Roadmap harus merupakan rincian dari pelaksanaan kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut; 6. Komitmen. Roadmap harus merupakan kesepakatan bersama yang memberikan gambaran kesadaran akan tanggungjawab yang harus diselesaikan; 7. Dokumen resmi. Roadmap harus menjadi dokumen resmi Kementerian/Lembaga/Pemerintah ditetapkan

oleh

Daerah/Institusi

pimpinan

Kementerian/Lembaga/Pemerintah

yang

pimpinan Daerah/Institusi

bersangkutan. 4.3

Sistematika

Roadmap

Peningkatan

Kematangan

Organisasi ULP Sistematika roadmap peningkatan kematangan organisasi ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi mencakup: A. Ringkasan Eksekutif Berisi

uraian

kematangan

singkat

substansi

roadmap

organisasi

peningkatan ULP 78



Daerah/Institusi,

yang

mencakup gambaran kondisi/level kematangan organisasi saat ini, kondisi yang diharapkan, program, kegiatan, anggaran,

rencana

waktu

pelaksanaan

dan

kriteria

keberhasilan yang ditetapkan. B. Pendahuluan Berisi

paparan

kondisi

saat

ini

organisasi

ULP

pada

Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang mencakup masalah-masalah yang dihadapi dan langkahlangkah pembenahan yang akan dilakukan. Hal ini dapat dilakukan melalui pemetaan pemangku kepentingan baik dari internal

maupun

eksternal

yang

terkait

dengan

pengembangan organisasi ULP. C. Konsolidasi Rencana Aksi Program dan Kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP. 1. Pencapaian. kematangan

Berisi

paparan

tentang

organisasi

basis

level ULP

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi yang sudah dicapai. Level kematangan organisasi ULP diukur dengan menggunakan instrumen pengukuran yang telah disusun yang terdiri dari 5 (lima) level kematangan organisasi ULP dengan 4 (empat) variabel/key area yang meliputi : Pertama, variabel Organisasi meliputi sub variabel struktur organisasi, tugas dan fungsi dan budaya organisasi. Kedua, variabel Tata Laksana. Berdasarkan Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman 79


Penyusunan Standar Operating Procedure Administrasi Pemerintahan, “tata laksana” (bussiness process) meliputi tata laksana inti (core process) dan tata laksana pendukung (supporting prosess). Variabel ini meliputi sub variabel pemilihan penyedia, penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa, pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada satker/SKPD, dan penyusunan

laporan

pelaksanaan

hasil

pemilihan

penyedia barang/jasa. Ketiga, variabel Sumber Daya Manusia yang meliputi sub variabel status kepegawaian anggota

ULP,

pengembangan

kompetensi,

kinerja

pegawai dan kinerja organisasi/ULP. Keempat, variabel Manajemen yang meliputi sub variabel manajemen resiko, manajemen informasi, perencanaan kegiatan, pengawasan kegiatan, sarana dan prasarana. 2. Rencana. Level kematangan organisasi ULP saat ini, menjadi dasar bagi penyusunan program dan kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP yang sedang dan

akan

dilaksanakan


oleh

Daerah/Institusi.

Dalam perencanaan ini lebih dahulu ditentukan level kematangan organisasi yang akan dituju disesuaikan dengan

kondisi

nyata

Kementerian/Lembaga/Pemerintah misalnya

dari

hasil

pengukuran

organisasi Daerah/Institusi, diketahui

bahwa

Organisasi ULP berada pada level 3, maka dengan 80


mempertimbangkan

kondisi

Kementerian/Lembaga/Pemerintahan

saat

ini

Daerah/Institusi

ditentukan level kematangan yang akan dituju yaitu level 4 atau level 5. Pada dasarnya diharapkan semua organisasi ULP bisa mencapai kematangan organisasi level 5. 3. Kriteria Keberhasilan. Berisi paparan mengenai hasil yang akan dicapai untuk setiap program dan kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah/Institusi.

Kriteria keberhasilan ini mengacu pada kriteria/indikator yang ada pada masing-masing variabel pada level kematangan organisasi yang diharapkan. 4. Agenda Prioritas. Berisi paparan mengenai program dan aktivitas peningkatan kematangan organisasi ULP yang sedang dan akan dilaksanakan berdasarkan skala prioritas

masing-masing


Daerah/Institusi.

Agenda prioritas ini sebaiknya mempertimbangkan dan diarahkan

pada

pencapaian

kriteria/indikator

pada

variabel di level paling bawah yang belum tercapai, dan secara bertahap menuju kriteria/indikator pada variabel di level yang lebih tinggi. 5. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja. Berisi paparan mengenai jangka waktu pelaksanaan program dan kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP 81


yang sedang dan akan dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah/Institusi

beserta

program

tahap-tahap

pelaksanaan

dan

kegiatannya. 6. Penanggung

Jawab/Pelaksana.

Berisi

informasi

tentang unit kerja atau sumber daya manusia yang menjadi penanggungjawab setiap pelaksanaan program dan kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah/Institusi

terkait. 7. Rencana anggaran. Berisi informasi mengenai rencana besaran

anggaran

yang

akan

dialokasikan

untuk

mendukung pelaksanaan setiap program dan kegiatan peningkatan kematangan organisasi ULP. Konsolidasi Rencana

Aksi

Program

dan

Kegiatan

Peningkatan

Kematangan Organisasi ULP ini kemudian dituangkan dalam bentuk tabel pada lampiran 1 dan 2. D. Penutup. Berisikan hal-hal yang menjadi penekanan dan harapan dalam pelaksanaan roadmap peningkatan kematangan organisasi ULP.

82


BAB V PENUTUP 5.1

Kesimpulan Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya berkaitan

dengan

pengukuran

Pengadaan

(ULP)

kematangan pada

organisasi

Unit

Layanan


Daerah/Institusi (K/L/Pemda/I), dapat

diperoleh beberapa

kesimpulan, yaitu: 1. ULP yang ideal adalah sebuah organisasi mandiri yang terus tumbuh dan berkembang agar tujuan pembentukan yang telah ditetapkan dapat dicapai. Melihat perkembangan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah yang semakin kompleks, maka pengembangan organisasi ULP merupakan kebutuhan yang mendesak untuk dilaksanakan. Berkaitan dengan pengembangan organisasi ULP ini, perlu segera diketahui tingkat

kematangannya

untuk

menentukan

posisi/level

kematangan organisasi ULP yang ada, sehingga kemudian dapat disusun roadmap (peta jalan) bagi pengembangan organisasi ULP yang didasarkan pada indikator kematangan. 2. Pengukuran

kematangan

organisasi

ULP

merupakan

pengukuran terhadap kualitas proses pengelolaan organisasi ULP. Variabel yang diukur dalam pengukuran kematangan

83


organisasi adalah area proses manajemen yang menjadi aktivitas dari organisasi tersebut. 3. Dalam

menyusun

variabel

dan

indikator

kematangan

organisasi ULP tidak bisa dilepaskan dari kedudukan ULP sebagai organisasi pemerintah yang terikat oleh peraturan perundang-undangan. peraturan

Berdasarkan

perundang-undangan

kajian

teori

tentang

dan

birokrasi

pemerintah, maka variabel dan sub variabel yang merupakan inti

dari

area

proses

manajemen

dari

ULP

dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya meliputi : Pertama, variabel Organisasi meliputi struktur organisasi, tugas dan fungsi dan budaya organisasi. Kedua, variabel Tata Laksana meliputi pemilihan penyedia, penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa, pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada satker/SKPD, dan penyusunan laporan pelaksanaan hasil pemilihan penyedia barang/jasa. Ketiga, variabel Sumber Daya Manusia yang meliputi status kepegawaian anggota ULP, pengembangan kompetensi,

kinerja

pegawai,

kinerja

organisasi

ULP.

Keempat, variabel Manajemen yang meliputi manajemen resiko,

manajemen

informasi,

perencanaan

kegiatan,

pengawasan kegiatan dan sarana dan prasarana. 4. Proses pengembangan organisasi ULP disederhanakan dan dideskripsikan dalam wujud tingkatan kematangan organisasi ULP yang dibagi ke dalam 5 (lima) tingkatan yaitu, tingkat I

84


(initial), tingkat II (repeatable), tingkat III (defined), tingkat (managed)

IV

dan

tingkat

V

(optimized).

Tingkatan

kematangan tersebut dicirikan dengan beberapa persyaratan tertentu yang harus diraih pada keempat variabel tersebut yang dibagi kedalam sub variabel yang selanjutnya setiap sub variabel diuraikan ke dalam indikator yang menunjukkan kematangan organisasi pada setiap tingkatan. 5. Tingkatan-tingkatan yang ada dicapai secara sekuensial, mulai dari tingkat initial sampai pada tingkat optimized (tingkat terakhir). 6. Selama pengembangan, setiap organisasi ULP bergerak naik dari

satu

tingkat

ke

tingkat

berikutnya

secara

bertahap/berurutan tanpa boleh melewati satu tingkat. 5.2

Saran Beberapa saran/rekomendasi dari hasil kajian tentang

pengukuran

tingkat

kematangan

organisasi

Unit

Layanan

Pengadaan (ULP) pada K/L/Pemda/I ini antara lain: 1. Agar

pengukuran

tingkat

kematangan

organisasi

ULP

berdasarkan indikator kematangan dilakukan secara berkala. 2. Agar setiap ULP menyusun roadmap (peta jalan) dan action

plan (rencana tindak) untuk mempercepat pengembangan organisasi ULP menuju organisasi yang ideal. 3. Diperlukan pendampingan, monitoring evaluasi Pimpinan K/L/Pemda/I dalam mengembangkan organisasi ULPnya.

85

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1

Asesmen Tingkat Kematangan Organisasi ULP K/L/Pemda/I Tahun : 2015 KEADAAN ORGANISASI ULP BASIS LEVEL KEMATANGAN ORGANISASI ULP (PENCAPAIAN)

NO VARIABEL

SUB VARIABEL 1

1

ORGANISASI

1. Struktur 2. Tugas dan Fungsi 3. Budaya

2

TATA LAKSANA

1. Pemilihan Penyedia 2. Penyimpanan dokumen asli Pemilihan Penyedia 3. Pelayanan pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit kerja/SKPD 4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

3

SDM

1. Status Kepegawaian Anggota ULP 2. Pengembangan Kompetensi 3. Kinerja Pegawai 4. Kinerja Organisasi/ULP

4

MANAJEMEN

LEVEL KEMATANGAN YANG DITUJU (RENCANA)

1. Manajemen Resiko 2. Manajemen Informasi

3. Perencanaan Kegiatan 4. Pengawasan Kegiatan 5. Sarana dan Prasarana

2

3

4

5

URAIAN BASIS LEVEL KEMATANGAN

1

2

3

4

5

URAIAN LEVEL KEMATANGAN YANG DITUJU

AGENDA PRIORITAS

LAMPIRAN 2

RINGKASAN ROADMAP PENINGKATAN KAPASITAS/KEMATANGAN ORGANISASI ULP K/L/PEMDA/I

NO 1

VARIABEL ORGANISASI

SUB VARIABEL 1. Struktur 2. Tugas dan Fungsi 3. Budaya

2

TATA LAKSANA 1. Pemilihan Penyedia 2. Penyimpanan dokumen asli Pemilihan Penyedia 3. Pelayanan pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit kerja/SKPD 4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

3

SDM

1. Status Kepegawaian Anggota ULP 2. Pengembangan Kompetensi 3. Kinerja Pegawai 4. Kinerja Organisasi/ULP

4

MANAJEMEN

1. Manajemen Resiko 2. Manajemen Informasi 3. Perencanaan Kegiatan 4. Pengawasan Kegiatan 5. Sarana dan Prasarana

KEGIATAN

PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS/KEMATANGAN ORGANISASI ULP KRITERIA KEBERHASILAN WAKTU PELAKSANAAN DAN TAHAPAN KERJA 2015 2016 2017 2018 2019 (Indikator dan Bukti I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Dukung)

PENANGGUNG JAWAB/PELAKSANA

PIHAK TERKAIT

RENCANA ANGGARAN

Lampiran 3

ALAT UKUR KEMATANGAN (MATURITY) ORGANISASI UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) Direktorat Pengembangan Profesi Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)

2015

LAMPIRAN

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Panitia

LEVEL 1 2 3 4 5

: ORGANISASI : STRUKTUR LEVEL 2 REPEATABLE ULP berada pada masingmasing unit kerja K/L/I atau pada masing-masing SKPD Pemerintah Daerah (belum terintegrasi)

LEVEL 3 DEFINED ULP terintegrasi (ex-officio) pada salah satu unit struktural

LEVEL 4 MANAGED

LEVEL 5 OPTIMIZED

ULP sudah menjadi unit kerja struktural dan ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinan K/L atau Perda namun struktur ULP masih berupa birokrasi mesin

ULP sudah menjadi unit kerja struktural dan ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinnan K/L atau Perda dan struktur ULP sudah menjadi organisasi profesional (operating core adalah pejabat fungsional PPBJ)

BUKTI DUKUNG INDIKATOR SK Panitia Pengadaan Permen/Perka/Peraturan Kepala Daerah Tentang ULP namun pokja masih melayani masing-masing satker/SKPD Ada Permen/perka/peraturan kepala daerah tentang pembentukan ULP yang ex-officio. Perda atau permen/perka tentang pembentukan ULP yang permanen dan SK Pengangkatan Kepala ULP dan Pejabat struktural di bawahnya. Perda atau Permen/Perka yang pada bagian struktur organisasi telah menunjukkan struktur organisasi birokrasi profesional (tidak menggunakan pola struktur maksimal, pejabat struktural hanya pada Kepala dan Sekretaris)

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada struktur dan uraian tugas dan fungsi

: ORGANISASI : TUGAS DAN FUNGSI LEVEL 2 REPEATABLE Tugas dan fungsi sudah didefinisikan, namun belum berbasis beban kerja dan belum sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja, namun belum seimbang.

LEVEL 3 DEFINED Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Akan tetapi pelaksanaan distribusi pekerjaan belum sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

LEVEL 4 MANAGED Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Tetapi distribusi, monitoring evaluasi masih dilakukan secara manual (belum komputerisasi atau berbasis teknologi informasi).

LEVEL 5 OPTIMIZED Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Pelaksanaan distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan, monitoring evaluasi dilakukan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi

LEVEL 1 2

3 4

5

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Belum ada struktur organisasi pengadaan dan uraian tugas dan fungsi setiap perangkat organisasi ULP Struktur organisasi pengadaan dan uraian tugas dan fungsi setiap jabatan unit pengadaan telah ada dalam peraturan pembentukan ULP namun belum sesuai peraturan perundang-undangan perbandingan jumlah paket terbanyak yang dikelola pokja/anggota pokja dengan jumlah paket tersedikit yang dikelola pokja 1,1 atau lebih Sudah ada struktur organisasi dan tata kerja yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan Tidak ada tumpang tindih tugas dan fungsi perbandingan jumlah paket terbanyak yang dikelola pokja/anggota pokja dengan jumlah paket tersedikit yang dikelola pokja/anggota pokja dibawah 1,1 Tidak ada tumpang tindah tugas dan fungsi Perbandingan jumlah paket terbanyak yang dikelola pokja/anggota pokja dengan jumlah paket tersedikit yang dikelola pokja/anggota dibawah 1,1 Tidak ada tumpang tindah tugas dan fungsi Ada aplikasi atau computerized system dalam membagi dan memonitoring pelaksanaan pekerjaan.

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL

LEVEL 1 INITIAL Belum terbentuk nilai-nilai organisasi

LEVEL 1 2 3 4

5

: ORGANISASI : BUDAYA

LEVEL 2 REPEATABLE Sudah terbentuk nilai organisasi namun masih belum ada penetapan peraturan tentang nilai/ budaya organisasi

LEVEL 3 DEFINED Nilai organisasi sudah ditetapkan dan sudah ada program internalisasi, namun belum ada program evaluasi terukur dan tindak lanjut

LEVEL 4 MANAGED Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

LEVEL 5 OPTIMIZED Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Belum ada dokumen (pamflet/edaran/banner dll) tentang nilai-nilai organisasi Sudah ada dokumen tentang nilai-nilai organisasi (pamflet/edaran/banner dll) tentang budaya (nilai/norma) organisasi SK/SE tentang nilai-nilai/budaya (nilai/norma) organisasi dan pedoman prilaku (kode etik) Dokumen program internalisasi Pedoman evaluasi Dokumen hasil pengukuran dan evaluasi Dokumen tindak lanjut Sistem budaya

(V)


: TATA LAKSANA : PEMILIHAN PENYEDIA

LEVEL 1 INITIAL Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang pemilihan penyedia

LEVEL 2 REPEATABLE Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP

LEVEL 1 2 3

4 5

LEVEL 3 DEFINED Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya

LEVEL 4 MANAGED Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada mekanisme monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.

LEVEL 5 OPTIMIZED Pedoman tata laksana penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pemilihan penyedia yang dijadikan acuan dan/atau belum ditetapkan menjadi SOP Bagan alur kerja tentang pemilihan penyedia telah dirumuskan menjadi SOP (ada mutu baku yang terukur) dan sudah ditetapkan oleh pimpinan, namun substansi dan atau tata cara penyusunan belum sesuai peraturan perundang-undangan SOP yang telah ditetapkan belum dijalankan SOP tentang pemilihan penyedia sudah ditetapkan dan sudah dilaksanakan (observasi dan portofolio pelaksanaan SOP) Sudah ada SOP tentang pemilihan penyedia yang terintegrasi dengan sistem monitoring. Dokumen evaluasi dan tindak lanjut

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

LEVEL 1 2 3

4 5

: TATA LAKSANA : PENYIMPANAN DOKUMEN ASLI PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA LEVEL 2 REPEATABLE Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP

LEVEL 3 DEFINED Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya

LEVEL 4 MANAGED Pedoman tata laksana Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.

LEVEL 5 OPTIMIZED Pedoman tata laksana Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa yang dijadikan acuan dan/atau belum ditetapkan menjadi SOP Bagan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa telah dirumuskan menjadi SOP (ada mutu baku yang terukur) dan sudah ditetapkan oleh pimpinan, namun substansi dan atau tata cara penyusunan belum sesuai peraturan perundang-undangan SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan belum dijalankan SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah ditetapkan dan sudah dilaksanakan (observasi dan portofolio pelaksanaan SOP) Sudah ada SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa yang terintegrasi dengan system monitoring. Dokumen evaluasi dan tindak lanjut

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL KERJA

LEVEL 1 INITIAL Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD

LEVEL 1 2 3

4 5

: TATA LAKSANA : PELAYANAN PELAKSANAAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA KEPADA UNIT/SATUAN LEVEL 2 REPEATABLE Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP

LEVEL 3 DEFINED Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya

LEVEL 4 MANAGED Pedoman tata laksana Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit Kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.

LEVEL 5 OPTIMIZED Pedoman tata laksana Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit Kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD yang dijadikan acuan dan/atau belum ditetapkan menjadi SOP Bagan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD telah dirumuskan menjadi SOP (ada mutu baku yang terukur) dan sudah ditetapkan oleh pimpinan, namun substansi dan atau tata cara penyusunan belum sesuai peraturan perundang-undangan SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD yang telah ditetapkan belum dijalankan SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD sudah ditetapkan dan sudah dilaksanakan (observasi dan portofolio pelaksanaan SOP) Sudah ada SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD yang terintegrasi dengan system monitoring. Dokumen evaluasi dan tindak lanjut

(V)


: TATA LAKSANA : PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

LEVEL 1 INITIAL Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

LEVEL 2 REPEATABLE Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP

LEVEL 1 2 3

4 5

LEVEL 3 DEFINED Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya

LEVEL 4 MANAGED Pedoman tata laksana Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.

LEVEL 5 OPTIMIZED Pedoman tata laksana Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dijadikan acuan dan/atau belum ditetapkan menjadi SOP Bagan alur kerja telah dirumuskan menjadi SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa (ada mutu baku yang terukur) dan sudah ditetapkan oleh pimpinan, namun substansi dan atau tata cara penyusunan belum sesuai peraturan perundang-undangan SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan belum dijalankan SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah ditetapkan dan sudah dilaksanakan (observasi dan portofolio pelaksanaan SOP) Sudah ada SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang terintegrasi dengan system monitoring. Dokumen evaluasi dan tindak lanjut

(V)


LEVEL 1 INITIAL Sebagai panitia pengadaan

LEVEL 1 2 3 4 5

: SUMBER DAYA MANUSIA : STATUS KEPEGAWAIAN ANGGOTA ULP

LEVEL 2 REPEATABLE Sebagai anggota ULP tetapi masih menjadi pegawai satker/SKPD (belum penuh waktu)

LEVEL 3 DEFINED Sebagian atau seluruh anggota Pokja ULP sudah menjadi pegawai tetap ULP tetapi belum menjadi pejabat fungsional PPBJ

LEVEL 4 MANAGED Sudah ada anggota Pokja yang menjadi pejabat fungsional PPBJ namun jumlahnya belum sesuai formasi

LEVEL 5 OPTIMIZED Seluruh anggota Pokja sudah menjadi Pejabat Fungsional PPBJ dan jumlahnya sudah sesuai formasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada SK pengangkatan sebagai pegawai ULP Belum ada SK Pengangkatan pegawai tetap ULP Surat keputusan penempatan pegawai anggota pokja dan pegawai administrasi Sudah ada SK pengangkatan tenaga fungsional bagi sebagian/seluruh anggota pokja Seluruh anggota pokja sudah ada SK pengangkatan tenaga fungsional dan jumlah sudah sesuai perhitungan formasi

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada pengembangan kompetensi pegawai melalui diklat, magang ataupun metode reguler lainnya setiap tahun

LEVEL 1 2

3 4 5

: SUMBER DAYA MANUSIA : PENGEMBANGAN KOMPETENSI LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai misalnya melalui diklat, magang ataupun metode lainnya, namun tidak ada pola perencanaannya

LEVEL 3 DEFINED Sudah ada pola perencanaan pengembangan kompetensi pegawai namun belum ada monitoring evaluasi pengembangan kompetensi.

LEVEL 4 MANAGED Sudah disusun pola perencanaan pengembangan kompetensi dan sudah ada monitoring evaluasi pelaksanaan pengembangan kompetensi, namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi.

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah disusun pola perencanaan pengembangan kompetensi pegawai dan sudah ada monitoring evaluasi serta tindak lanjut yang sistematis. Selain itu sistem pengembangan kompetensi telah terakomodasi dalam sistem berbasis teknologi informasi.

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada pegawai yang dikirim mengikuti diklat, magang atau metode lainnya Ada pegawai yang dikirim mengikuti diklat, magang atau metode lainnya namun masih dilakukan secara acak, tanpa ada kriteria dan perencanaan Surat tugas mengikuti diklat Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan Dokumen monitoring evaluasi pengembangan kompetensi pegawai Sistem informasi/aplikasi tentang perencanaan pengembangan kompetensi pegawai

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada target kinerja pegawai

LEVEL 1 2 3 4 5

: SUMBER DAYA MANUSIA : KINERJA PEGAWAI LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada target kinerja pegawai namun belum dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan

LEVEL 3 DEFINED Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan namun belum ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya

LEVEL 4 MANAGED Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya namun masih manual belum berbasis teknologi informasi

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya dan telah berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Belum ada dokumen penetapan kinerja pegawai Ada dokumen penetapan kinerja pegawai yang belum mendapatkan persetujuan pimpinan Ada dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah mendapatkan persetujuan pimpinan Ada dokumen penetapan kinerja pegawai dan sudah ada mekanisme reward/punishment atas pencapainnya Ada dokumen penetapan kinerja pegawai dan sudah ada mekanisme reward/punishment atas pencapainnya yang sudah berbasis teknologi informasi Ada dokumen evaluasi dan tindak lanjut perbaikan kinerja pegawai

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada target kinerja organisasi/ULP

LEVEL 1 2 3 4 5

: SUMBER DAYA MANUSIA : KINERJA ORGANISASI/ULP LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada target kinerja organisasi/ULP, namun belum mengacu dokumen perencanaan dan belum ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya

LEVEL 3 DEFINED Sudah ada target kinerja organisasi/ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya namun belum ada rencana tindak lanjut perbaikan kinerja.

LEVEL 4 MANAGED Sudah ada target kinerja organisasi/ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya dan rencana tindak lanjut perbaikan kinerja namun belum berbasis teknologi informasi

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah ada target kinerja organisasi/ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah memiliki mekanisme monitoring evaluasi disertai rencana tindak lanjut perbaikan kinerja berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Belum ada dokumen penetapan kinerja ULP Ada dokumen penetapan kinerja instansi namun target yang ditetapkan belum sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian) Ada dokumen penetapan kinerja instansi dan target yang ditetapkan sudah sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian) serta sebagian target sudah tercapai Ada dokumen penetapan kinerja ULP dan target yang ditetapkan sudah sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian) serta sudah ada mekanisme monitoring evaluasi dan rencana tindak lanjut hasil monev Ada dokumen penetapan kinerja instansi dan target yang ditetapkan sudah sama dengan target yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (renja SKPD/renja kementerian/lembaga pemerintah non kementerian) serta sudah ada mekanisme monitoring evaluasi dan rencana tindak lanjut hasil monev yang berbasis teknologi informasi

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada manajemen resiko dalam proses seleksi penyedia barang/jasa

LEVEL 1 2 3 4 5

: MANAJEMEN : MANAJEMEN RESIKO LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada manajemen resiko dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa namun belum ada prosedur baku-nya (SOP)

LEVEL 3 DEFINED ULP sudah menetapkan prosedur baku (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan barang/jasa namun belum dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya

LEVEL 4 MANAGED ULP sudah menetapkan prosedur baku (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan barang/jasa dan sudah dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya namun belum berbasis teknologi informasi

LEVEL 5 OPTIMIZED ULP sudah menetapkan prosedur baku (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan barang/jasa dan sudah dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya serta sudah berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Belum ada dokumen analisis resiko Ada anggota pokja yang mampu menjelaskan bagaimana mengelola resiko Ada Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP Ada Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP dan ada dokumen penerapan/lembar kontrol oleh anggota pokja Ada Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan oleh ULP, ada dokumen penerapan/lembar kontrol oleh anggota pokja dan telah dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi

(V)


: MANAJEMEN : MANAJEMEN INFORMASI

LEVEL 1 INITIAL Informasi dikelola oleh masingmasing unit atau petugas secara manual.

LEVEL 1 2 3 4 5

LEVEL 2 REPEATABLE Data dan informasi sudah disimpan secara teratur oleh masingmasing perangkat kerja, namun masih bersifat manual.

LEVEL 3 DEFINED Data dan informasi sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, namun masih dilakukan secara manual.

LEVEL 4 MANAGED Data sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, secara komputerisasi, namun masih memerlukan pengolahan dan entry data secara manual pada setiap jenis data.

LEVEL 5 OPTIMIZED Data sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, secara komputerisasi. Entry data dilakukan sekaligus pada saat pelaksanaan setiap proses pengadaan. Data hasil kerja otomatis masuk dalam sistem informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Proses penyimpanan data pada panitia pengadaan, masih manual dan tidak teratur Proses penyimpanan data dilakukan secara teratur pada masing-masing unit kerja tetapi masih manual Proses penyimpanan data dilakukan secara terpadu tetapi masih manual Data sudah dikelola secara komputerisasi, namun masih memerlukan pengolahan dan entry data secara manual pada setiap jenis data Sudah ada aplikasi yang sudah terintegrasi dan terotomatisasi untuk mendokumentasikan data dan informasi

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada perencanaan kegiatan ULP

LEVEL 1 2 3

4

5

: MANAJEMEN : PERENCANAAN KEGIATAN LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada perencanaan kegiatan namun belum terpola dan terdokumentasi

LEVEL 3 DEFINED Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, namun belum ada monitoring evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan kegiatan ULP

LEVEL 4 MANAGED Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, dan telah ada monitoring evaluasi pelaksanaan perencanaan namun belum berbasis teknologi informasi

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi dan telah ada sistem monitoring evaluasi dan berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada dokumen pelaksanaan perencanaan kegiatan. Ada dokumen perencanaan kegiatan namun belum ada pola pelaksanaanya. Dilakukan secara insidentil baik dari segi waktu maupun tahapannya Ada dokumen perencanaan kegiatan. Ada SOP Perencanaan Kegiatan namun belum dilaksanakan secara menyeluruh sesuai SOP Belum ada dokumen monitoring evaluasi perencanan kegiatan Ada dokumen perencanaan kegiatan. Ada SOP Perencanaan Kegiatan yang telah dilaksanakan secara menyeluruh sesuai SOP Ada dokumen monitoring evaluasi perencanaan kegiatan Ada system informasi perencanaan kegiatan yang terlaksana secara menyeluruh dengan berbasis teknologi informasi.

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum ada pengawasan oleh pimpinan ULP

LEVEL 1 2 3 4 5

: MANAJEMEN : PENGAWASAN KEGIATAN LEVEL 2 REPEATABLE Sudah ada pengawasan oleh pimpinan ULP namun masih dilakukan secara insidental

LEVEL 3 DEFINED Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP namun belum ada mekanisme tindak lanjutnya yang ditetapkan dalam SOP

LEVEL 4 MANAGED Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP namun pelaksanaannya masih manual

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP serta telah berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak ada kegiatan atau tugas pengawasan oleh unsur pimpinan. Ada kegiatan pengawasan oleh pimpinan namun belum ada pola pelaksanaanya. Dilakukan secara insidentil baik dari segi waktu maupun metodenya Ada dokumen pola pengawasan kegiatan, akan tetapi belum dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dengan dokumen tersebut Ada dokumen pola pengawasan yang telah dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dokumen tersebut. Ada pola tindak lanjut dari hasil pengawasan Ada sistem informasi pengawasan kegiatan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan sudah berbasis teknologi informasi

(V)

VARIABEL SUB VARIABEL LEVEL 1 INITIAL Belum memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP

LEVEL 1 2 3

4 5

: MANAJEMEN : SARANA PRASARANA

LEVEL 2 REPEATABLE Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan ULP, namun belum sesuai dengan standar gedung/ruangan kerja ULP

LEVEL 3 DEFINED Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar akan tetapi belum berdasarkan analisis kebutuhan.

LEVEL 4 MANAGED Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan analisis kebutuhan namun inventarisasi-nya masih dilakukan secara manual

LEVEL 5 OPTIMIZED Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan analisis kebutuhan dan telah dilakukan menggunakan berbasis teknologi informasi

BUKTI DUKUNG INDIKATOR Tidak tersedianya ruangan atau gedung yang dikhususkan untuk ULP dan peralatan kerja khusus ULP Telah tersedia ruangan atau gedung yang digunakan khusus oleh ULP namun tidak ada spesialisasi area-area sesuai standar Telah tersedia peralatan kerja khusus ULP namun jenisnya belum sesuai standar Telah tersedia ruangan atau gedung yang digunakan khusus oleh ULP dan telah ada spesialisasi area-area sesuai standar Telah tersedia peralatan kerja yang jenisnya telah sesuai dengan standar Pemenuhan kebutuhan tidak dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan secara kuantitatif maupun kualitatif Pemenuhan kebutuhan telah dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan secara kuantitatif maupun kualitatif Ada dokumen standar pemeliharaan gedung/ruangan dan peralatan kerja Ada aplikasi berbasis teknologi informasi untuk pemeliharaan gedung/ruangan dan peralatan kerja

Standar spesialisasi ruangan ULP: Ruang rapat Pokja terdiri dari: ruang pertemuan dengan penyedia; ruang kepala dan sekretaris ULP; ruang arsip; ruang kerja pegawai dan front office). Standar peralatan (prasarana) kerja ULP: meja kursi pegawai, meja kursi rapat, LCD Projector, perangkat komputer, scanner, ATK, jaringan internet, alat komunikasi, lemari arsip

(V)

DAFTAR ISI KEMATANGAN ORGANISASI ULP 3.1 Variabel Ukuran Kematangan Organisasi 3.2 Tata Cara Pengukuran Kematangan ULP

Recommend Documents