KATAPENGANTAR
Tersedianya akses informasi hukum merupakan salah satu syarat untuk mewujudkan supremasi hukum. Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional ODIHN) menetapkan bahwa akses informasi hukum tersebut harus terintegrasi dengan memanfaatkan tekologi informasi dan komunikasi. Dalam upaya menyediakan akses informasi hukum terintegrasi, Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat JDIHN membuat Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN yang telah dilaunching di Jakarta pada tanggal29 Agustus 2016. Aplikasi ini dibangun dengan konsep informasi hukum terintegrasi dalam arti: 1) semuajenis informasi hukum (peraturan, monografi hukum, dll), terintegrasi dalam satu database website; 2) meta data informasi hukum terintegrasi (link) dengan hypermedia terkait baik dalam bentuk doc., pdf, htm/, dan jpg; 3) Informasi hukum terintegrasi dalam satu portal. Dengan demikian pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan menyeluruh serta setiap anggota jaringan diharapkan dapat dengan mudah mengetahui dan menggunakan fasilitas yang tersedia khususnya pengentrian, pengeditan, validasi, dan penelusuran informasi. Aplikasi ini sudah mapan (siap digunakan) dan tersedia untuk diunduh di website Badan Pembinaan Hukum Nasional. Kami ucapka n terima kasih kepada jajaran Pusat Dokumentasi dan Jaringan Informasi Hukum BPHN yang telah berupaya untuk mewujudkan integrasi pengelolaan database hukum, semoga modul ini bermanfaat dan menjadi pegangan bagi seluruh anggota JDIHN.
Jakarta, Desember 2016 Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional
c
c
Prof. Dr. Enny Nurbaningsih, S.H., M.Hum.
s-
Daftar Isi BAB I
BAB II
BAB III
BAB IV
PENDAHULUAN A.
Latar Belakang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
B.
Deskripsi Singkat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2
C.
Tujuan Pedoman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
INSTALASI APLIKASI JDIH 1.
Persyaratan Pra Instalasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
2.
Instalasi Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN . . . . . . .
4
MANAJEMEN SISTEM DAN BACKEND 1.
Manajemen Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
2.
Menu Inventarisasi (Stock Take) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
3.
Menu Kendali Terbitan Berseri (Serial Section) . . . . . .
15
4.
Menu Master File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
5.
Menu Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.
Menu Keanggotaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
7.
Menu Bibliografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
8.
Menu Sirkulasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
9.
Menu Pelaporan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
10.
Entri Data Bibliografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
PENUTUP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
ii
BAB I PENDAHULUAN 1.
Latar Belakang Pembentukan jaringan dokumentasi dan informasi hukum nasional dilatar belakangi oleh suatu kebutuhan di bidang pembangunan hukum dalam rangka mewujudkan supremasi hukum, yaitu kebutuhan tersedianya akses informasi hukum yang efektif bagi semua orang khususnya bagi para penentu kebijakan, peneliti, perancang dan anggota legislatif dalam upaya membentuk peraturan perundang‐undangan dalam suatu sistem hukum nasional. Pada kenyataannya pembangunan hukum dalam rangka membentuk sistem hukum nasional masih sulit dilaksanakan karena bahan baku pembangunan hukum berupa dokumen hukum sangat sulit dicari dan ditemukan kembali saat dibutuhkan.1) Untuk menyediakan akses informasi hukum yang efektif dalam pencarian dan penemuan kembali dokumen hukum, perlu ada kerjasama antar pengelola dokumen hukum dalam satu wadah yang disebut Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional. Untuk mendorong percepatan penyediaan akses informasi hukum tersebut, disepakati agar pembentukan dan kerjasama Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum dituangkan dalam suatu kebijakan nasional. Untuk pertama kali kebijakan pemerintah mengenai pengelolaan dokumen dan informasi hukum dituangkan dalam Keputusan Presiden Nomor 91 tahun 1999 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional. Sejalan dengan perkembangan yang ada Keputusan Presiden tersebut diganti dengan Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional. Sebagai kebijakan pemerintah peraturan ini wajib diikuti di semua instansi pemerintah baik pusat maupun di daerah dengan sebaik‐baiknya. Kebijakan pemerintah tersebut di atas mengatakan bahwa Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) adalah wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan, serta merupakan sarana pemberian layanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan cepat. Sementara tujuan dari JDIHN adalah untuk: a. menjamin terciptanya pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum yang
terpadu dan terintegrasi di berbagai instansi pemerintah dan institusi lainnya;
b. menjamin ketersediaan dokumentasi dan informasi hukum yang lengkap dan akurat, serta dapat diakses secara cepat dan mudah; c. mengembangkan kerja sama yang efektif antara pusat jaringan dan anggota jaringan serta antar sesama Anggota jaringan dalam rangka penyediaan dokumentasi dan informasi hukum; dan
1)
Seminar Hukum Nasional tahun 1974 di Surabaya
1
d. meningkatkan kualitas pembangunan hukum nasional dan pelayanan kepada publik sebagai salah satu wujud ketatapemerintahan yang baik, transparan, efektif, efisien, dan bertanggung jawab. Untuk menjamin adanya ketertiban, keterpaduan dan kesinambungan langkah dalam pengelolaan dan pendayagunaan dokumen hukum, BPHN sebagai Pusat JDIHN sejak awal telah melakukan pembaku seragaman modul‐modul atau pedoman teknis pengolahan dan pendayagunaan dokumen dan informasi hukum. Pedoman tersebut dituangkan dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 02 Tahun 2013 tentang Standardisasi Pengelolaan Teknis Dokumentasi dan Informasi Hukum. Perpres No. 33 Tahun 2012 menyatakan bahwa dalam upaya menjamin terciptanya Pengelolaan Dokumen dan Informasi Hukum yang terintegrasi di instansi pemerintah serta menjamin tersedianya dokumen dan informasi hukum yang dapat diakses dengan mudah, pemanfaatan teknologi informasi sangat diperlukan. Memang harus diakui bahwa dewasa ini, teknologi informasi telah menyediakan banyak fasilitas yang dapat mempercepat dan mempermudah pengelolaan dokumen dan informasi hukum, termasuk fasilitas untuk mewujudkan informasi hukum terintegrasi. Oleh karena itu dalam upaya menyediakan informasi hukum terintegrasi dalam satu website maka Standardisasi Website JDIHN perlu dikembangkan agar dapat dimanfaatkan untuk mengintegrasikan informasi hukum. Standardisasi Website JDIHN, dikembangkan menjadi Pedoman Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN. 2.
Deskripsi Singkat Pedoman Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN ini dikembangkan dari SliMS versi Cendana. Alasan pengembangan Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN dari SLiMS : a. SliMS merupakan aplikasi yang dibangun dengan Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi pengelolan dokumen skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SLiMS sangat cocok digunakan untuk mengelola dokumen hukum yang beragam bentuknya seperti peraturan perundang‐undangan, monografi, artikel dan putusan pengadilan secara terintegrasi dalam satu database website; b. SLiMS merupakan aplikasi multi‐platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP (http://www.php.net) dan RDBMS MySQL (http://www.mysql.com). SLiMS sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix *BSD dan Windows; c. SliMS merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross‐platform. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu: PHP Web Scripting Language (www.php.net) dan MySQL Database Server (www.mysql.com)1. Untuk meningkatkan interaktifitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript And XML). Selain itu juga
1 Pada pemaketan Psenayan telah menggunakan database MariaDB
2
menggunakan Software Open Source untuk menambah fitur seperti PhpThumb dan Simbio (development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo); d. SliMS Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs); e. Dalam rangka pendistribusian, Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN ini dimasukkan dalam (burning) CDROM/DVDROM JDIHN yang dapat diinstal dengan mudah ke dalam PC. 3.
Tujuan Pedoman Pembuatan modul ini ditujukan untuk memberikan penjelasan dan petunjuk cara menginstalasi dan mengoperasikan aplikasi website JDIHN. Dengan mengunakan modul ini para petugas di lapangan: a. Memperoleh informasi mengenai spesifikasi perangkat keras/perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung sistem dan cara menginstal aplikasi web JDIHN; b. Memperoleh informasi mengenai managemen sistem aplikasi website JDIHN; c. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola bibliografi; d. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola layanan informasi; e. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara membuat laporan; f. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola keanggotaan; g. Memperoleh informasi mengenai cara melakukan stock take (stock of name). 3
BAB II INSTALASI APLIKASI JDIH 1.
Persyaratan pra‐instalasi Untuk menginstal Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN, perlu disediakan komputer personal (Personal Computer/PC), laptop atau yang sejenisnya dengan spesifikasi minimum sebagai berkut: a.
Perangkat keras yang dibutuhkan : Prosessor kelas Pentium III; RAM 256MB; Standard VGA dengan dukungan warna 16‐Bit; Harddisk ± 1GB; CDROM / DVDROM; Keyboard dan Mouse.
b.
2.
Perangkat lunak yang dibutuhkan :
Engine scripting PHP dengan dukungan ekstension mysql, dukungan XML dan GD untuk dapat mendukung format file .PNG, .JPG, .GIF dan Freetype;
Web Server, dalam hal ini direkomendasikan Apache 2.2;
Server Database MySQL dan direkomendasikan lebih atau sama dengan versi 5.0;
Utility mysqldump untuk backup database;
Sistem Operasi GNU / Linux atau Windows;
Browser dengan kapasitas javascript 1.5 AJAX dan CSS 2, sebagai contoh Mozilla Firefox 2;
Pembaca dokumen PDF seperti Adobe Reader untuk melihat dokumen PDF yang di generate.
Instalasi Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN Untuk menginstal Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN, ikutilah langkah‐langkah : a.
Masukan CDROM JDIHN ke dalam komputer anda;
b.
Masuk ke dalam My Computer lalu klik ganda CDROM dengan label JDIH;
c.
Setelah anda berada di dalam CDROM, lalu klik ganda file setup.exe; Gambar 2.1: File setup.exe di dalam CDROM 4
d.
Klik tombol Next tahapan selanjutnya untuk memulai proses instalasi; Gambar 2.2: Setup ‐ Aplikasi JDIH
e.
Setelah meng‐klik tombol Next, maka akan muncul jendela di bawah ini dan klik tombol Install;
Gambar 2.3: Memulai Aplikasi JDIH f.
Tunggu hingga proses instalasi selesai, setelah selesai klik tombol Finish;
5
Gambar 2.4: Proses Instalasi Aplikasi JDIH g.
Setelah proses instalasi selesai copy kan file xampp‐control dan file jdih yang ada pada cd ke desktop;
Gambar 2.5: File xampp‐control dan file jdih dalam CDROM h.
Setelah dicopy klik kiri dua kali pada file xampp‐control di desktop;
Gambar 2.6: File xampp‐control i.
Akan muncul tampilan seperti dibawah ini, kemudian klik tombol Start pada apache dan mysql;
6
Gambar 2.7: XAMPP Control Panel j.
Setelah apache dan mysql running klik kiri dua kali file jdih pada desktop,
Gambar 2.8: File jdih pada desktop atau bisa juga dengan membuka browser Mozilla Firefox atau Internet Explorer dengan mengetik alamat http://localhost/jdih/ muncul tampilan berikut :
Gambar 2.9: Tampilan website Aplikasi JDIH pada web browser 7
BAB III MANAJEMEN SISTEM DAN BACKEND 1.
Manajemen Sistem Untuk melakukan manajemen sistem maka diperlukan hak akses sebagai admin (super administrator). Langkah‐langkahnya adalah sebagai berikut : a.
Klik
;
Gambar 3.1. Tampilan Depan Aplikasi JDIH b.
Atau buka aplikasi web browser, dengan mengetik alamat URL http://localhost/jdih/admin/index.php, kemudian enter, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 3.2. Tampilan Login 8
c. d.
Login sebagai administrator isi username dengan “admin” dan password “admin” Tampilan yang muncul setelah login sebagai administrator adalah
MANAJEMEN APLIKASI Gambar 3.3. Tampilan untuk Manajemen Aplikasi e.
Pada tampilan setelah login sebagai admin menu yang ada terdiri dari stock take, serial control, master file, system, Membership, Bibliografi, circulation dan reporting. Menu Stock Take merupakan fasilitas untuk membantu para petugas melakukan kegiatan stock opname;
Menu Kendali Terbitan Berseri (Serial Control) digunakan untuk mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh unit dokumentasi; 9
2.
Menu Master File digunakan untuk mengatur hal‐hal yang berkaitan dengan manajemen koleksi unit dokumentasi;
Menu Sistem (System) digunakan untuk melakukan setting aplikasi;
Menu Keanggotaan (membership) digunakan untuk memasukkan atau mengedit data keanggotaan. (Dijelaskan lebih lanjut dalam sub bab);
Menu Bibliografi digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi. (Dijelaskan lebih lanjut dalam sub bab);
Menu Sirkulasi (Circulation) menyediakan fasilitas peminjaman, pengembalian dan bahkan reservasi koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota lain;
Menu Laporan (Reporting) digunakan untuk menampilkan informasi laporan kegiatan unit dokumentasi.
Menu Inventarisasi (Stock Take) Inventarisasi (Stock Take) merupakan fasilitas untuk membantu para petugas melakukan kegiatan stock opname. Ketika proses stock opname dimulai, semua koleksi kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan) akan dianggap hilang, lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek pada proses stock take. Menu‐menu yang terdapat pada modul ini adalah: a.
Insialisasi;
•
Nama Inventarisasi adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan;
•
GMD adalah Bentuk fisik koleksi atau media fisik tempat penyimpanan informasi;
•
Tipe Koleksi adalah tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan;
•
Lokasi adalah kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi;
•
Lokasi rak mengacu ke informasi item pada modul Bibliography;
•
Klasifikasi mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk penulisan class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin melakukan stock opname dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup masukkan 1* to 3*. Apabila kisaran class yang kita lakukan stock opname hanya pada class 100, masukkan 1*.
10
Gambar 3.4. Tampilan Inventarisasi (Stock Take) b.
Rekam Inventarisasi; Menu ini berisi laporan stock opname yang telah dilakukan. Informasi dalam menu ini meliputi : Nama Inventarisasi, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Laporan. Laporan berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Inventarisasi yang pernah dilakukan.
Gambar 3.5. Tampilan Inventarisasi Setelah proses Initialize dilakukan, maka menu current stoke take dan stock take report akan berfungsi sebagai menu untuk melakukan kegiatan stock take ditambah dengan adanya menu menu tambahan yang akan digunakan untuk melakukan kegiatan stock take, yaitu menu Finish Stock Take, Current Lost Items, Stock Take Log, Resyncronize. 11
c.
Proses Inventarisasi; Menu ini merupakan menu utama melakukan inventarisasi. Digunakan untuk mengembalikan status koleksi perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem, ke status exist (koleksi dinyatakan ada). Pada menu ini, item id (nomor barcode) koleksi menjadi acuan utama untuk mengubah status koleksi yang dianggap hilang menjadi exist (ada). Caranya dengan memasukkan nomor barcode koleksi tersebut pada kolom Item Code. Menu ini akan berfungsi apabila telah dilakukan proses Initialize.
Gambar 3.6. Tampilan Proses Inventarisasi d.
Laporan Inventarisasi Terkini; Menu ini berguna untuk melihat hasil dari kegiatan stock take yang telah dilakukan. Bentuknya berupa laporan (report) yang memuat informasi tentang jumlah koleksi yang hilang, yang sedang dipinjam dan sebagainya. Menu ini tidak berfungsi apabila proses Initialize belum dilakukan.
Gambar 3.7. Tampilan Laporan Inventarisasi Terkini 12
e.
Selesaikan Inventarisasi; Klik link ini apabila kita telah selesai melakukan stock opname. Di dalam menu ini, terdapat sub menu Buang data eksempar hilang. Apabila kita memberikan tanda cek pada Ya, maka data item pada bibliography yang berada dalam eksempar hilang saat ini akan ditandai dengan “Hilang”.
Gambar 3.8. Tampilan Selesaikan Inventarisasi f.
Eksemplar Hilang saat ini; Menu ini berisi daftar koleksi yang dianggap hilang pada saat stock opname selain koleksi yang dipinjam;
Gambar 3.9. Tampilan Eksemplar Hilang g.
Catatan Inventarisasi; Menu ini berguna untuk mengetahui rekaman (Log) saat melakukan proses Inventarisasi
13
Gambar 3.10. Tampilan Catatan Inventarisasi h.
Resinkronisasi; Menu ini berguna untuk melakukan sinkronisasi data bibliografi yang di edit pada saat berlangsung kegiatan Inventarisasi dengan data bibliografi yang ada pada modul inventarisasi. Tujuannya adalah untuk menghasilkan perubahan pada data bibliografi yang terdapat di modul inventarisasi. Untuk melakukan sinkronisasi data kliklah tombol Resinkronisasi Sekarang begitu editing data bibliografi sudah dilakukan.
Gambar 3.11. Tampilan Resinkronisasi i.
Unggah Daftar (Upload List). Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan memanfaatkan file data item. Untuk dapat menggunakan Upload List, data item harus dieksport terlebih dahulu kemudian item disimpan dalam file .txt secara berbaris.
14
Gambar 3.12. Tampilan Unggah Daftar 3.
Menu Kendali Terbitan Beseri (Serial Section) Menu ini digunakan untuk mengelola koleksi serial / majalah / terbitan berseri. Menu Kendali Terbitan Berseri dapat diakses lewat menu administrasi dengan mengklik Kendali Terbitan Berseri. Informasi yang membedakan antara data bibliografi majalah dengan jenis dokumen lainnya adalah frekuensi/kala terbit serial. Jika tidak ada data dalam tabel bibliografi yang memiliki data kala terbit maka menu ini tidak akan pernah berfungsi. Tampilan awal modul ketika diaktifkan akan menunjukkan daftar majalah yang dimiliki perpustakaan hukum meliputi judul dan kala terbitnya. Perbaikan data bibliografi serial bisa dilakukan dengan mengklik judul serial. Penggunaan kardeks (model pendokumentasian) harus dimulai dengan melakukan inisialisasi terlebih dahulu. Inisialisasi data kedatangan majalah yang dilanggan dimaksudkan untuk mengidentifikasi awal jumlah item yang diharapkan akan diterima, perkiraan waktu datang item/edisi. Klik ikon di pojok kanan atas daftar untuk memulai inisialisasi kardeks.
Gambar 3.13. Tampilan Menu Kendali Terbitan Berseri Menu kendali terbitan berseri dapat ditambahkan dengan cara mengisi :
a. Subscription Start: isi dengan tanggal awal/item berlangganan yang akan diterima/tiba di perpustakaan;
15
b. Total Exemplar Expected: isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan diterima perpustakaan dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan setahun dengan kala terbit bulanan maka isi dengan 12;
c. Period Name: berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk memberikan pembedaan antara periode. Juga bisa diberikan nama untuk membedakan langganan copy kesatu, kedua, dst;
d. Subscription Notes: catatan penting tetang langganan yang sedang berjalan. GMD: jika diperlukan, ganti GMD dengan yang sesuai dari item yang dilanggan;
e. Click ’Save’ untuk menyimpan data inisialisasi. 4.
Menu Master File Dalam modul Master File dapat dimasukkan data yang akan digunakan sebagai master dalam entry data bibliografi. Data‐data yang dapat didefinisikan dalam modul Master File ini meliputi:
a. GMD (General Material Designation) : Bentuk fisik dokumen atau media fisik tempat penyimpanan informasi;
b. Penerbit : nama penerbit; c. Agen : nama rekanan unit dokumentasi dalam mendapatkan koleksi; d. Pengarang : nama pengarang dan jenis pengarang (pribadi atau kelompok); e. Subyek : topik/subyek, kode klasifikasi dari dokumen hukum yang dimasukkan; f. Bidang : bidang hukum yang telah ditetapkan; g. Lokasi : kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi; h. Tempat : tempat terbit; i. Document Type : jenis atau tipe dari dokumen; j. Status Eksemplar : status item (Repair,On Loan, Reserved). Pada Item Status ini
diisikan Item Status Code, Item Status Name serta Rules. Ada dua pilihan dalam Rules: No Loan Transaction (item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital) dan Skipped by Stock Take (tidak di proses dalam Stock Take);
k. Tipe Koleksi : tipe koleksi dokumen hukum, misal: Textbook, Reference, Peraturan, Artikel. Dll;
l. Bahasa Dokumen : bahasa yang digunakan oleh dokumen. Misal: Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Bahasa Perancis, Bahasa Jawa dll.;
m. Label : informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default aplikas web JDIH mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia;
n. Kala Terbit : kala/frekwensi terbit terbitan berseri; Penerbit, Pengarang dan Subyek selain dapat diisikan lewat Master File juga dapat diisikan saat mengisi data bibliografi. 16
Ada fitur baru yang dikelompokkan dalam fitur Peralatan. Pada fitur Peralatan terdapat empat menu yang berguna sebagai filter yaitu : menu Data Pengarang Mubazir, Data Subyek Mubazir, Data Penerbit Mubazir dan Data Tempat Terbit Mubazir. Keempat menu ini digunakan untuk memfilter pengarang/author, subyek, penerbit dan tempat terbit yang ada dalam database, namun tidak digunakan. Dengan mengklik tombol Data Pengarang Mubazir atau Data Subyek Mubazir, akan muncul daftar subyek atau pengarang yang tidak digunakan, dan dapat dihapus dengan cepat.
Gambar 3.14. Tampilan Menu Kendali Terbitan Berseri 5.
Menu Sistem Menu Sistem digunakan untuk melakukan setting aplikasi, terdiri dari : a.
Pengaturan Sistem; Form di sini dapat anda gunakan untuk melakukan pengubahan preferensi global aplikasi, seperti Nama Unit Dokumentasi, Template Publik (tampilan OPAC (Online Public Access Catalog)), Bahasa aplikasi baku, Template Admin (tampilan Admin), Jumlah koleksi yang ditampilkan hasil pencarian OPAC (jumlah koleksi yang akan ditampilkan pada setiap halaman di OPAC), Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC (menampilkan Judul dalam halaman awal), Pengembalian Kilat (untuk memperbolehkan pengembalian koleksi dengan metode cepat), Mengabaikan Batas Pinjaman (Pengabaian batas pinjam), tidak dimungkinkan atau dimungkinkan detail XML di OPAC, tidak dimungkinkan atau dimungkinkan hasil XML di OPAC, seting Allow (mengijinkan) atau Forbid (melarang) pengunjung/pengguna untuk mengunduh file Berkas di OPAC, Sesi Masuk Berakhir, serta Penyandian Barcode. 17
Gambar 3.15. Tampilan Menu Sistem Fitur Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC pada Modul Sistem ini, jika di chek box, maka tampilan depan OPAC akan kosong, kecuali jika ada data bibliografi yang diset untuk di tampilkan pada halaman depan. Lihat menu add new bibliografi pada modul bibliografi. b.
Konten; Menu ini digunakan untuk mengubah tampilan konten aplikasi website JDIHN, secara default
Gambar 3.16. Tampilan Konten 18
c.
Indeks Bibliografi; Menu ini digunakan untuk melakukan indeks pada database bibliografi yang ada dalam aplikasi. Dengan adanya proses indeks ini maka performa pencarian dalam aplikasi dapat meningkat. Terdapat tiga fungsi pada menu ini:
• •
Kosongkan Indeks untuk mengosongkan hasil indeks yang sudah ada
•
Perbaharui Indeks, untuk melakukan indeks pada data bibliografi yang belum terindeks.
Buat Ulang Indeks, untuk membuat ulang indeks kesemua data bibliografi dalam database
Gambar 3.17. Tampilan Indeks Bibliografi d.
Modul; Didalamnya terdiri dari Daftar Modul, menu “pencarian modul, menu sunting” dan menu “hapus modul” serta tombol “tambah modul baru”. Untuk menambah modul, folder modul yang sudah ada diletakkan dalam folder admin/modules/. Kemudian klik tombol “Tambah Modul Baru”, isikan informasi modul baru, yaitu: nama modul, letak modul, deskripsi singkat modul, kemudian klik Simpan.
Gambar 3.18. Tampilan Modul 19
e.
Para Petugas dan Pengguna Sistem; Merupakan fasilitas untuk menentukan user yang dapat mengakses sistem sesuai dengan haknya masing‐masing. Pengguna ini nantinya dapat melakukan Login sesuai dengan username dan password‐nya masing‐masing. Dalam menu ini terdapat beberapa fasilitas: Tambah Pengguna, daftar Pengguna, Pencarian (mencari data pengguna), sunting dan hapus pengguna. Untuk menambah pengguna baru, klik Tambah Pengguna, kemudian isikan Nama Masuk Pengguna, Nama Asli, Tipe Keanggotaan, Kelompok, Kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi baru. Gambar 3.19. Tampilan untuk menentukan User
f.
Kelompok Pengguna; Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan Kelompok dari Pengguna. Dalam Kelompok Pengguna ini anda bisa membuat pengelompokan para pengguna sistem anda serta memberikan hak baca atau tulis pada modul modul aplikasi. Setiap pengguna pada aplikasi bisa bergabung ke lebih dari satu kelompok.
Gambar 3.20. Tampilan untuk kelompok pengguna
20
Gambar 3.21. Tampilan untuk daftar kelompok pengguna
Gambar 3.22. Tampilan Tambahan Kelompok Pengguna g.
Setelan Hari Libur; Merupakan fasilitas untuk menentukan hari‐hari libur dimana perpustakaan tidak membuka pelayanan. Pendefinisian hari libur ini akan perpengaruh pada perhitungan hari kerja/buka aktif perpustakaan dan perhitungan denda. Ada dua jenis hari libur yang dapat didefinisikan dalam menu ini, hari libur rutin (senin s.d minggu) dan hari libur khusus (didefinisikan dengan tanggal, bulan dan tahun).
21
Gambar 3.23. Tampilan Setelan Hari Libur Setelah hari libur, admin tinggal memilih hari yang merupakan hari libur rutin. Sedangkan untuk Tambah Hari Libur Khusus, admin dapat menentukan tanggal, bulan , tahun serta keterangan hari libur. Selain itu, hari Libur Khusus juga dapat diseting dengan kisaran waktu libur (tanggal mulai sampai tanggal selesai libur). h.
Pembuat Barcode; Merupakan fasilitas untuk membuat barcode (kode batang).
Gambar 3.24. Tampilan Pembuat Barcode Masukkan kode‐kode yang akan dibuat menjadi barcode pada kolom‐kolom yang ada dilayar. Tentukan ukuran barcode (kecil, sedang, atau besar), kemudian klik tombol Generate Barcode. Maka barcode dapat dilihat dalam bentuk .html dan dapat dicetak dalam printer. Default encoding barcode yang digunakan adalah 128B. Anda dapat merubah encoding barcode ini pada file konfigurasi global Senayan, sysconfig.inc.php. Temukan baris yang tertulis:
• •
$sysconf['barcode_encoding'] = '128B';
Ubah nilai 128B menjadi tipe encoding yang diinginkan. Pastikan direktori images bisa ditulis oleh web server. Catatan: Karakter yang dapat diproses dalam Barcode Generator hanyalah kumpulan angka dan huruf.
22
i.
Catatan Sistem; Merupakan menu untuk melihat rekaman proses yang dilakukan oleh aplikasi website JDIHN. Rekaman yang muncul adalah waktu, lokasi, dan Pesan. Pesan yang muncul dalam Catatan Sistem ini meliputi Siapa (User/Administrator), melakukan apa dan dari mana. Ketika aplikasi ini sudah lama digunakan, maka secara otomatis log proses kerja juga akan bertambah banyak. Oleh karena itu, dalam menu catatan sistem ini, diberikan fasilitas “Simpan Catatan Ke Dalam Berkas”. Proses ini akan menyimpan catatan yang ada, dan kemudian kita bersihkan layar dengan klik “Hapus Catatan”.
Gambar 3.25. Tampilan Catatan Sistem j.
Salinan Pangkalan Data. Merupakan fasilitas untuk membuat cadangan (backup) database aplikasi website JDIHN. Untuk dapat membuat cadangan, perlu terlebih dahulu didefinisikan letak/path file mysqldump. Caranya adalah dengan mengedit file sysconfig.inc.php. Cari baris yang tertulis: $sysconf['mysqldump'] = '/usr/bin/mysqldump'; gantilah “/usr/bin/mysqldump” sesuai dengan letak mysqldump di komputer server. Setelah path mysqldump tepat, klik Start New Backup maka Senayan akan membuat cadangan secara otomatis. Format file cadangan yang dibuat Senayan adalan .sql dan diberi nama sesuai tanggal pembuatan, misalnya: backup_20080501_123106.sql. Nama file cadangan di atas berarti: dibuat pada tanggal 1 bulan 5 tahun 2008, pada pukul 12:31:06. Catatan: untuk melakukan backup ini, user database mysql harus mempunyai hak Lock Tables
23
Gambar 3.26. Tampilan Salinan Pangkalan Data 6.
Menu Keanggotaan Menu Membership digunakan untuk mengelola data anggota. Menu yang ada di dalamnya adalah: a. Lihat Daftar Anggota; Digunakan untuk melihat anggota yang telah terdaftar dalam sistem. Informasi yang ditampilkan : ID Anggota, Nama Anggota, Tipe Keanggotaan, Surel/Email, Terakhir dirubah. Daftar ini dilengkapi juga dengan fasilitas Hapus dan Sunting
Gambar 3.27. Tampilan untuk melihat daftar anggota Jika ada anggota yang keanggotaanya telah habis, dapat diperpanjang dengan mengklik menu Sunting. Perpanjangan masa keanggotaan dapat dilakukan secara otomatis atau manual. Otomatis, dilakukan melalui checkbox extend dan keanggotaan diperpanjang selama waktu yang ditentukan, terhitung dari tanggal perpanjangan. Sedangkan secara manual, dilakukan melalui editing Expiry Date.
24
Gambar 3.28. Tampilan untuk melihat daftar anggota Selain itu perpanjangan juga dapat dilakukan secara massal. Caranya, dengan klik “Lihat Anggota yang Kadaluarsa”, Checkbox member yang akan di perpanjang, kemudian klik “Perpanjang Anggota Terpilih”.
Gambar 3.29. Tampilan untuk melihat daftar anggota yang kadaluarsa b. Tambah Anggota; Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem aplikasi website JDIHN. Data anggota yang dimasukkan adalah: ID Anggota (ID Anggota ‐barcode/RFID‐), Nama Anggota (Nama Lengkap Anggota), Anggota Sejak dan Tanggal Registrasi (tanggal mendaftar), Berlaku Hingga (tanggal kadaluarsa), Institusi (nama institusi, nama kantor atau nama organisasi), Tipe Keanggotaan (Tipe Keanggotaan), Jenis Kelamin, Alamat (Alamat rumah atau kantor), Kode Pos, Nomor Telepon, Nomor Fax, Nomor Identitas (Nomor ID Personal seperti no. KTP), Catatan, dan Upload Foto (File foto anggota), Email. Dalam Berlaku Hingga” terdapat Set Otomatis, maksud dari fasilitas ini, jika set otomatis di check maka tanggal kadaluarsa anggota akan dihitung berdasar Tipe Keanggotaan. Namun jika di uncheck, maka Kadaluarsa dapat ditentukan secara manual, dengan memilih tanggal kadaluarsanya. Pada form ini pula, disediakan fitur Tunda Keanggotaan. Jika Tunda Keanggotaan ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.
25
Gambar 3.30. Tampilan untuk Tambah Anggota c. Tipe Keanggotaan; Merupakan definisi jenis keanggotaan. Di dalam jenis keanggotaan ini di tetapkan Jumlah Pinjaman (batas eksemplar peminjaman), lama peminjaman (lama pinjam), Reservasi (pemesanan), Jumlah Reservasi (batas eksemplar pemesanan), Masa Keanggotaan (lama keanggotaan), Kali Perpanjangan (batas perpanjangan), denda perhari, dan Toleransi keterlambatan (dalam hari). Gambar 3.31. Tampilan untuk Tipe Keanggotaan 26
d. Kartu Anggota; Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota. Cara mencetaknya sama dengan cara mencetak label atau barcode. Informasi yang ada dalam kartu anggota ini adalah: ID, Nama, Tipe Keanggotaan, Barcode, Foto (Jika ada) dan Identitas perpustakaan.
Gambar 3.32. Tampilan untuk Kartu Anggota e. Ekspor Data; Menu ini digunakan untuk mengambil data member di dalam aplikasi, dan hasilnya berupa data dalam bentuk .csv
Gambar 3.33. Tampilan untuk Ekspor Data 27
f. Impor Data. Menu ini digunakan untuk mengambil data member dari luar aplikasi website JDIHN untuk dimasukkan ke dalam aplikasi. Format data yang di import adalah .csv.
Gambar 3.34. Tampilan untuk Impor Data 7.
Menu Bibliografi Menu ini digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi yang berisi menu Tambah Bibliografi Baru (membuat data bibliografi/katalog baru), daftar bibliografi, Daftar eksemplar (melihat daftar item/kopi koleksi), Daftar eksemplar Keluar (melihat daftar item yang sedang dipinjam). Selain itu, pada modul ini juga dilengkapi dengan Salin Katalog, Pencetakan Label, Cetak Barcode Eksemplar, impor data, ekspor data, impor item, ekspor item. Untuk melihat daftar bibliografi dilakukan dengan klik pada navigasi daftar bibliografi, melihat Item yang sedang dipinjam klik pada menu Daftar eksemplar Keluar. Gambar 3.35. Tampilan Bibliografi 28
Menu bibliografi terdiri dari : a. Tambah Bibliografi Baru; Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru, klik pada Add New Bibliography. Gambar 3.36. Tampilan Tambah Bibliografi Baru Metadata yang harus kita isikan adalah: Title : Judul koleksi Document Type : Tipe koleksi diisi dengan cara autotext Author : Kepengarangan Statement of Responbility: Pernyataan tanggungjawab, untuk lebih jelasnya silakan membuka lagi referensi tentang katalogisasi. Edition : Pernyataan edisi Specific Detail Info: Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya: skala pada peta,catatan serial yang dimiliki. Item(s) Code Batch Generator: Bagian ini diisikan dengan Pola/Pattern, From dan To. Pola berisi pola kode item/barcode yang diinginkan, misalnya B01, From diisi dengan 1, To diisi 10. Hal ini berarti pustakawan menginginkan kode item yang dihasilkan adalah B011, B012 ..... B020. Model ini akan membantu perpustakaan yang sering menerima koleksi buku paket dalam jumlah banyak, misalnya perpustakaan sekolah. Jika pola diisi B00, From di isi 1, to diisi 5 maka hasilnya akan menjadi B01,B02,B03,B04,B05. Namun demikian, anda tetap dapat menggunakan tombol “Tambah Eksemplar Baru” untuk membuat data item baru. GMD : General Material Designation; Frequency: Frekuensi terbitan berkala, isian ini mengambil data dari Master File. Jika field ini diisi, maka data bibliografinya akan terdeteksi sebagai serial dan muncul di modul serial control; ISBN/ISSN : Nomor ISBN atau ISSN; Publisher : Nama Penerbit, diambilkan dari data yang ada pada Master File; Publish Year : Tahun Terbit; Publication Place : Tempat Terbit; Collation : Kolasi/Deskripsi Fisik; Series Title : Judul seri (jika ada); Classification: Merupakan fitur untuk mengambil nomor kelas dari master file; 29
Call Number : Nomor Panggil Koleksi; Subject(s) : Subyek; Language : Pilihan bahasa dokumen; Abstract/Notes : Catatan penting berkaitan dengan bibliografi; Singkatan Bentuk : Diisi hanya untuk peraturan Perundang‐undangan; Nomor Peraturan : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan; Status : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan; Sumber : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan, Artikel dan kliping; Image : Gambar (biasanya sampul) yang menunjukkan identitas koleksi. Gambar ini akan muncul di OPAC File; Attachment : Dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan koleksi (misalnya hasil scan halaman daftar isi koleksi bersangkutan), atau file multimedia dari data bibliografi yang bersangkutan. File yang dapat diupload adalah file yang berekstensi .pdf .rtf .txt .odt .odp .ods .doc .xls .ppt .avi .mpeg .mp4 .flv .mvk .wmv .jpg .jpeg .png .gif .ogg .mp3 .wma .csv. Jika yang diupload adalah file multimedia, maka nantinya senayan akan memutar secara streaming dengan program Flowplayer dan tidak dapat diunduh. Sedangkan jika file yang diupload adalah file non multimedia, maka file tersebut dapat didownload. (Contoh pemutaran file multimedia ada di bagian OPAC). File yang diupload bisa lebih dari satu file, dan dapat diset Public (dapat dilihat oleh user) atau Private (berdasar jenis keanggotaan). Berikut ketentuan pembatasan akses: ‒
Pembatasan akses file di apliksai website JDIHN berbasiskan group (tipe keanggotaan). Jadi pembatasan akses ini terintegrasi dengan jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan perorangan;
‒
Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "public" dan "private";
‒
Jika dipilih akses "private" maka file sama sekali tidak bisa diakses oleh siapa pun;
‒
Jika file dipilih akses "public" dan tidak dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa didownload oleh semua orang;
‒
Jika file dipilih akses "public" dan dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa didownload hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut.
Hide in OPAC: sembunyikan/menampilkan data di OPAC; ‒ Show: Data Bibliografi bisa diakses melalui OPAC; ‒ Hide: Data Bibliografi tidak dapat diakses melalui OPAC. Promote in Homepage: untuk mengatur sebuah bibliografi, apakah akan ditampilkan di halaman depan atau tidak;
30
b.
Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.
Daftar Bibliografi; Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam database. Informasi yang dimunculkan dalam menu ini adalah: Judul, pengarang, ISBN/ISSN, Salin dan Perubahan Terakhir. Menu ini memungkinkan kita untuk dapat mengurutkan daftar berdasar Judul, ISSN/ISBN, Salin dan juga perubahan terakhir. Dengan menu ini pula, bibliografi dapat dicari untuk di sunting atau di hapus. Berikut langkah untuk mengedit atau menghapus bibliografi lewat menu Daftar Bibliografi: • Cari bibliografi yang akan diubah dengan mengetikkan judul pada Pencarian, pilih field yang diinginkan di kolom semua ruas kemudian klik Pencarian; • Setelah ditemukan, beri tanda cek di data yang akan di hapus lalu klik Hapus Data Terpilih atau klik tombol sunting (sebelah kiri judul) untuk menyunting/mengedit; • Muncul tampilan data bibliografi yang masih di disable; • Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas; • Edit bagian yang perlu, kemudian klik “perbaharui”.
Gambar 3.37. Tampilan Daftar Bibliografi 31
c.
Daftar Eksemplar; Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database. Informasi yang ada dalam menu ini adalah: kode eksemplar, Judul, Tipe koleksi, Lokasi, No. Panggil, dan Terakhir Diubah. Dengan menu ini dapat pula dilakukan proses sunting dan hapus item. Berikut langkah untuk menyunting/mengedit atau menghapus item:
• • • •
Cari item yang akan diubah/hapus dengan mengetikkan judul atau kode eksemplar pada kolom pencarian, kemudian klik Pencarian; Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik Hapus Data Terpilih atau klik icon edit (sebelah kiri judul) untuk mengedit; Muncul tampilan data item yang masih di disable. Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas; Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.
Gambar 3.38. Tampilan Daftar Eksemplar d.
Daftar Eksemplar Keluar; Menu ini memberikan informasi tentang eksemplar yang sedang dipinjam. Dalam menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan pendekatan eksemplar dan judul bibliografi. Informasi yang ada dalam menu ini adalah kode eksemplar, ID Anggota, Judul, tanggal pinjam, tanggal harus kembali.
32
Gambar 3.39. Tampilan Daftar Eksemplar Keluar e.
Cetak Barcode Eksemplar; Menu ini berguna sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang sudah dimasukkan dalam database. Berikut urutan mencetak barcode menggunakan menu Item Barcodes Printing: Klik Cetak Barcode Eksemplar, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 3.40. Tampilan Cetak Barcode Eksemplar
f.
Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat; Catatan: sekali cetak maksimal 50 data. Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak; Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih, untuk mulai mencetak. Maka akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.
Pencetakkan Label; Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data bibliografi yang sudah dimasukkan dalam aplikasi. Berikut urutan mencetak label menggunakan menu Pencetakan Label: 33
Klik Pencetakan Label, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 3.41. Tampilan Pencetakkan Label
• Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data. Dalam menu pencetakan label ini, sudah dimungkinkan untuk mencetak label lebih dari satu, tergantung pada berapa jumlah eksemplar koleksi. ‒ ‒ g.
Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak; Klik Cetak Barcode Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.
Cetak Kartu Katalog. Fitur ini dapat digunakan untuk mencetak kartu katalog. Cara mencetak hampir sama dengan cara mencetak barcode atau label buku. Hasil dari pencetakan adalah sebagaimana gambar dibawah ini :
Gambar 3.42. Tampilan Cetak Kartu Katalog 34
8.
Menu Sirkulasi Menu ini dipakai untuk proses sirkulasi. Menu yang ada di dalamnya adalah: a. Mulai Transaksi; Untuk melakukan transaksi melalui ID anggota. Setelah ID anggota dimasukkan, maka akan muncul informasi anggota, yaitu: nama anggota, Surel/email anggota, Tanggal Registrasi (tanggal mendaftar), ID anggota, Tipe keanggotaan, Berlaku hingga (tanggal akhir keanggotaan) dan foto anggota. Di bawahnya terdapat tab Peminjaman (untuk melakukan transaksi peminjaman), Pinjaman Saat ini (daftar peminjaman terkini), Reservasi (untuk kebutuhan pemesanan literatur), denda, Sejarah Peminjaman (sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota). Dalam Sejarah Peminjaman juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return) dan memperpanjang (Extend) peminjaman.
Gambar 3.43. Tampilan Mulai Transaksi Setelah selesai melakukan proses peminjaman (Loans) dan Pemesanan (Reserve) jangan lupa untuk klik Selesai Transaksi. Tanpa menekan tombol Selesai Transaksi, maka semua proses transaksi tidak akan tercatat ke dalam sistem. Untuk mengaktifkan fitur cetak nota transaksi, pertama harus di setting enable pada modul sistem. Lihat dokumentasi bagian Sistem. Perintah mencetak akan muncul setelah mengklik Selesai Transaksi.
35
Gambar 3.45. Tampilan Transaksi Selesai Tanggal pinjam dan kembali juga dapat ditentukan dengan tidak berdasar konfigurasi pada Aturan Peminjaman. Untuk aktivasi silakan lihat pada Modul Pengaturan Sistem.
Gambar 3.46. Tampilan Aktivasi Penentuan Peminjaman dan tanggal harus kembali ini dapat dilakukan dengan mengklik tanggal yang ingin kita ubah 36
b. Pengembalian Kilat; Untuk melakukan pengembalian dengan menggunakan Item Id.
Gambar 3.47. Tampilan Pengembalian Kilat c. Aturan Peminjaman; Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan pada Tipe Keanggotaan, Tipe Koleksi, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini adalah Batas Jumlah Peminjaman (Loan Limit), Periode Peminjaman (Loan Period), Batas Perpanjangan (Reborrow Limit), Denda per Hari (Fine Each Day) dan Toleransi Keterlambatan (Overdue Grace Periode).
Gambar 3.48. Tampilan Aturan Peminjaman
37
Contoh Pendefinisian Aturan Peminjaman: diperpustakaan anda ada 3 tipe koleksi: Buku, AudioVisual (AV), Skripsi; Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan anda adalah: Mahasiswa dengan jatah pinjam total 2 koleksi, yaitu: 1 untuk tipe koleksi Buku dan 1 lagi untuk tipe koleksi AV; Anda harus membuat tipe membership "Pegawai" dengan total peminjaman dua koleksi; Kemudian di loan rulesnya yang harus didefinisikan: ‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "Buku" adalah 1; ‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "AV" adalah 1; ‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "Disertasi" adalah 0. Semuanya harus didefinisikan, jika tidak maka bisa jadi terlewati. d. Sejarah Peminjaman; Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari ID Anggota, Nama Anggota, Kode Eksemplar, Judul, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali. Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali Dalam menu ini pula disediakan fasilitas untuk mencetak daftar sejarah peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data history. Pencarian data history ini dilakukan berdasarkan ID Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga. Fasilitas ini dapat di tampilkan dengan mengklik Tunjukan Opsi Filter Lebih Banyak.
Gambar 3.49. Tampilan Sejarah Peminjaman 38
e. Daftar Keterlambatan; Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota‐anggota dengan status terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah ID Anggota, Nama Anggota, Judul, lama keterlambatan, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali. Dengan Menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori ID Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga.
Gambar 3.50. Tampilan Daftar Keterlambatan f. Reservasi. Menu ini digunakan untuk melihat daftar koleksi yang sedang dipesan oleh anggota. Informasi yang ada dalam menu ini adalah: Kode Eksemplar, Judul, Nama Anggota, Tanggal Reservasi.
Gambar 3.51. Tampilan Reservasi 39
9.
Menu Pelaporan Reporting Modul ini berisi informasi laporan kegiatan perpustakaan. Informasi tersebut dapat diakses dengan menekan menu yang terdapat pada navigasi sebelah kiri. Menu yang ada di dalamnya adalah: a. Statistik Koleksi; Berisi informasi total judul koleksi, total eksemplar, total eksemplar yang sedang dipinjam, total eksemplar yang berada di perpustakaan (tidak dipinjam), total judul berdasar GMD, total eksemplar berdasar tipe koleksi dan 10 (sepuluh) koleksi paling populer (paling banyak dipinjam).
Gambar 3.52. Tampilan Statistik Koleksi b. Laporan Peminjaman; Berisi informasi seputar peminjaman. Terdiri dari: total peminjaman, peminjaman berdasar GMD, peminjaman berdasar tipe koleksi, total transaksi peminjaman, rata‐rata transaksi per hari, anggota yang sedang mempunyai pinjaman, anggota yang tidak mempunyai pinjaman, dan total peminjaman yang terlambat.
40
Gambar 3.53. Tampilan Laporan Peminjaman c. Laporan Anggota; Berisi informasi keanggotaan, yaitu: total anggota yang terdaftar, total anggota aktif, total anggota berdasar tipe anggota, total anggota yang tidak aktif dan daftar 10 (sepuluh) anggota teraktif.
Gambar 3.54. Tampilan Laporan Anggota
41
Laporan yang ada dalam tiga menu tersebut dapat diperoleh dalam format .html dan dapat dicetak dengan klik tombol Unduh Laporan, ketiga jenis laporan ini dilengkapi dengan fitur cetak grafik berjenis Pie. Untuk mendapatkan Grafik ini cukup dengan klik Tunjukan dalam grafik yang muncul pada ketiga jenis laporan ini (Statistik Koleksi, Laporan Peminjaman dan Laporan Anggota). d. Rekapitulasi; Menu ini menampilkan hasil rekapitulasi koleksi berdasar Klasifikasi, GMD, Tipe Koleksi atau Bahasa. Pilihan ini dapat ditentukan dengan memilih filter rekapitulasi yang tersedia. Aplikasi ini juga telah mendukung rekap untuk klasifikasi yang bukan didasarkan pada angka desimal. Misalnya REF untuk referensi.
Gambar 3.55. Tampilan Rekapitulasi Pada folder /...../admin/modules/reporting/custom/ terdapat file customs_report_list.inc.php. Pada file inilah modifikasi dan penambahan report bisa dilakukan. Custom Recapitulation menyediakan fasilitas Print Current Page untuk mencetak laporan, serta “Export to spreadsheet format” untuk mendapatkan laporan dalam bentuk spreadsheet. e. Daftar Judul; Berisi laporan/daftar judul yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak, serta memfilter koleksi yang diinginkan. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan judul/ISBN, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya. Caranya dengan klik tunjukan opsi filter lebih banyak. Fasilitas filter yang ada adalah: judul/ISBN, pengarang, klasifikasi, GMD, bahasa dan lokasi, serta dapat ditentukan jumlah tampilan tiap halaman.
42
Gambar 3.56. Tampilan Daftar Judul Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor Ke Format Spareadsheet”. f. Daftar Judul Eksemplar; Berisi laporan/daftar eksemplar yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan Judul/ISBN, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya. Caranya dengan klik Tunjukan Opsi Filter Lebih Banyak. Fasilitas filter yang tersedia adalah: Judul/ISBN, Kode Eksemplar, Klasifikasi, Tipe Koleksi, Status Eksemplar, Lokasi. Fasilitas filter ini dapat di sembunyikan dengan klik Tunjukan Opsi Filter Lebih Banyak.
Gambar 3.57. Tampilan Daftar Judul Eksemplar 43
g. Statistik Penggunaan Koleksi; Merupakan laporan yang menginformasikan eksemplar, Judul dan berapakali eksemplar tersebut dipinjam pada setiap bulannya. Pengguna Koleksi ini dapat pula difilter dengan Judul/ISBN, Kode Eksemplar atau Tahun.
Gambar 3.58. Tampilan Statistik Penggunaan Koleksi h. Peminjaman Berdasarkan Klasifikasi; Merupakan laporan peminjaman berdasar Klasifikasi. Selain kelas 0‐9, pada laporan ini juga dimungkinkan pelaporan berdasarkan kelas 2X dan Non Decimal Class. Peminjaman berdasarkan Klasifikasi ini dapat difilter dengan Klasifikasi, Tipe Koleksi dan Tahun. Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor ke format spreadsheet”. Gambar 3.59. Tampilan Peminjaman berdasarkan Klasifikasi 44
i.
Daftar Anggota; Berisi laporan/daftar anggota perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Selain itu, terdapat pula fasilitas filter, yaitu berdasar Tipe Keanggotaan, ID Anggota/Nama Anggota, Jenis Kelamin, Alamat, Tanggal Pendaftaran Sejak, Tanggal Pendaftaran Hingga. Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor ke format spreadsheet”.
Gambar 3.60. Tampilan Daftar Anggota j.
Daftar Peminjaman Anggota; Merupakan laporan yang berisi daftar koleksi yang masih di pinjam Anggota.
Gambar 3.61. Tampilan Daftar Peminjaman Anggota 45
k. Sejarah Peminjaman; Berisi laporan/daftar sejarah peminjaman perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak. Pada menu ini, dapat pula dilakukan filtering dengan menuliskan ID Anggota/Nama Anggota, atau dengan menampilkan fasilitas filter lainnya. Caranya dengan klik Tunjukan Opsi Fitur Lebih Banyak. Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor ke format spreadsheet”.
Gambar 3.62. Tampilan Sejarah Peminjaman l.
Daftar Keterlambatan; Berisi laporan/daftar keterlambatan pengembalian anggota perpustakaan. Dalam menu ini terdapat fasilitas untuk mengurutkan dan mencetak.
Gambar 3.63. Tampilan Daftar Keterlambatan 46
m. Aktifitas Staf; Menu ini memperlihatkan aktifitas Staff perpustakaan yang mempunyai account di aplikasi. Informasi yang ditampilkan adalah Nama Asli, Nama Masuk Pengguna, Entri Data Bibliografi, Entri Data Eksemplar/Kopi, Entri Data Anggota, dan Tugas Sirkulasi. Jadi dengan menu ini akan terlihat staff melakukan apa dan berapa kali. Untuk memperakurat informasi, disediakan pula filter yang memungkinkan kita melihat aktifitas dari tanggal awal sampai akhir (seperti yang ditentukan). Gambar 3.64. Tampilan Aktifias Staf n. Laporan Pengunjung Perpustakaan; Merupakan laporan yang berisi statistik pengunjung perpustakaan yang melakukan pendataan pada saat masuk perpustakaan melalui fasilitas absensi. Laporan ini berisi Tipe Anggota, dan jumlah kunjungan pada tiap bulan pada tahun yang ditentukan. Penentuan laporan berdasar tahun ini dapat dilakukan melalui Filter.
Gambar 3.65. Tampilan Laporan Pengunjung 47
o. Laporan Pengunjung (Per Hari); Merupakan laporan jumlah pengunjung berdasarkan hari.
Gambar 3.66. Tampilan Laporan Pengunjung (Per Hari) p. Daftar Pengunjung; Laporan ini berisi daftar nama anggota atau non anggota perpustakaan yang berkunjung ke perpustakaan. Informasi pada laporan ini berisi ID Pengunjung, Nama Pengunjung, Tipe Keanggotaan, Institusi dan Tanggal Kunjungan. Fitur ini juga mengediakan fasilitas unduh file dalam bentuk spreadsheet. File dapat didapatkan dengan klik “Ekspor ke format spreadsheet”.
Gambar 3.67. Tampilan Daftar Pengunjung 48
q. Laporan Denda; Merupakan laporan jumlah denda anggota perpustakaan berdasar hari
.
Gambar 3.68. Tampilan Laporan Denda r.
Peringatan Jatuh Tempo. Fitur ini berisi informasi peminjam koleksi perpustakaan yang dalam 3 hari ini akan tepat pada batas peminjaman.
Gambar 3.69. Tampilan Peringatan Jatuh Tempo 49
10.
Entri Data Bibliografi a.
Login terlebih dahulu untuk mengentri data bibliografi; Login : isikan user name dan pasword di kolom Login kemudian klik
Gambar 3.70. Tampilan Masuk User Maka muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 3.71. Tampilan Administrasi Perpustakaan
50
b.
Klik bibliography setelah itu muncul seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.72. Tampilan Bibliografi c.
Klik Gambar 3.73. Pengisian Bibliografi 51
Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :
Gambar 3.74. Tampilan tambah Bibliografi Metadata yang harus diisikan adalah: 1) Judul artikel : Contoh pengisian field judul artikel
2) Document type : Wajib diisi, bila tidak diisi maka metadata tidak dapat tersimpan. Contoh pengisian tipe data: Ingin di entri tipe data buku, maka ketik huruf ‘b’ maka akan muncul kata yang mengandung huruf ‘b’. Dalam database telah terdapat kata ‘Undang’ maka klik kata tersebut.
52
3) Pengarang
Contoh pengisian pengarang: Untuk menambah pengarang klik
maka muncul gambar seperti
4) Pernyataan tanggung jawab : diisi apabila ada saja
5) Edisi : diisi apabila ada saja
6) Info Detil Spesifik : diisi apabila ada saja
7) Pemroses nomor eksemplar : Contoh : B01, From diisi dengan 1, To diisi 10. Hal ini berarti pustakawan menginginkan kode item yang dihasilkan adalah B011, B012 ..... B020. Jika pola diisi B00, From di isi 1, to diisi 5 maka hasilnya akan menjadi B01,B02,B03,B04,B05. Namun demikian, anda tetap dapat menggunakan tombol “Tambah Eksemplar Baru” untuk membuat data item baru Setelah Klik Simpan.
53
Untuk menambahkan eksemplar setelah disimpan maka klik lalu Klik
pada data koleksi maka muncul tampilan seperti :
Gambar 3.75. Tampilan tambah Eksemplar 8) GMD (General Material Designation)
9) Kala terbit : diisi bila ada saja
10) ISBN/ISSN : diisi bila ada saja 11) Penerbit : diinput dengan cara autotext
54
12) Tahun Terbit
13) Tempat Terbit
14) Deskripsi Fisik
15) Judul Seri : Isi bila ada saja
16) Klasifikasi
17) No, Panggil
18) Subyek Untuk menambah subyek klik maka akan muncul tampilan : Gambar 3.76. Tampilan tambah subyek 55
19) Bahasa
20) Abstrak / Catatan : diisi bila ada saja
21) Singkatan bentuk : hanya untuk peraturan
22) Nomor Peraturan : hanya untuk peraturan
23) Sumber
24) Gambar Sampul
25) Lampiran berkas tampilan untuk menambahkan lampiran berkas Klik maka muncul : 56
Field yang harus diisi dalam lampiran berkas adalah : Judul dari berkas yang ingin dilampirkan; Direktori repository : lokasi direktori penyimpanan; Berkas untuk dilampirkan : pilih file untuk dilampirkan; URL : berkas yang ingin dilampirkan akan tetapi berupa URL; Deskripsi : keterangan dari berkas lampiran; Akses :terdapat dua pilihan yaitu publik atau tertutup; Pembatasan Akses berdasarkan tipe keanggotaan. Apabila sudah selesai klik 26) Sembunyikan di opac adalah untuk menampilkan atau menyembunyikan bibliografi di OPAC
27) Promosikan ke Beranda
28) Label
Apabila semua data telah diisi maka klik
57
d.
Edit Data Bibliografi Klik
maka akan muncul seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.76. Tampilan Edit Bibliografi Untuk melakukan editing klik selanjutnya sama dengan entri data.
58
BAB IV PENUTUP SIMPULAN 1.
Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN dikembangkan oleh BPHN (Pusat JDIHN) dengan konsep informasi hukum terintegrasi dengan maksud, untuk memberikan kemudahan bagi Anggota JDIHN dalam mengelola semua jenis dokumen hukum dan sekaligus meningkatkan kinerja kerjasama JDIHN dalam mempercepat terintegrasinya informasi hukum secara nasional.
2.
Aplikasi SLiMS dipilih sebagai dasar pengembangan Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN dengan pertimbangan :
3.
4.
a.
Aplikasi SLiMS sudah mapan dilihat dari berbagai fasilitas yang disediakan, sudah sampai pada pengintegrasian informasi dan dibangun sesuai dengan proses bisnis dokumentasi oleh ahli dokumentasi/perpustakaan yang menguasai teknologi informasi sehingga dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah dan dipahami dengan baik oleh orang‐orang yang bekerja di unit dokumentasi/perpustakaan;
b.
Struktur database SLiMS dapat dengan mudah dikembangkan atau dimodifikasi secara khusus untuk pengelolaan dokumen hukum dan satu hal yang penting adalah metadata database perpustakaan hukum dapat dengan mudah dialihkan ke dalam SLiMS yang telah dimodifikasi;
c.
Dapat diperoleh dan digunakan secara gratis, Instalasi mudah dilakukan dan memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang.
Manfaat setelah informasi hukum terintegrasi secara nasional melalui Portal JDIHN antara lain: a.
Semua informasi hukum yang ada di wilayah nusantara akan dapat dicari dan ditemukan dengan cepat, tepat dan komprehensip;
b.
BPHN menjadi pusat reveral, melalui BPHN semua informasi hukum yang tersebar di Anggota JDIHN dapat dicari melalui Portal JDIHN.
Modul ini merupakan alat bantu efektif untuk memudahkan para petugas mengenal, memahami dan mengoperasionalkan fasilitas yang tersedia dalam Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN.
59
