1. PROSEDUR PELAPORAN ABSEN/ DAFTAR HADIR PEGAWAI
NO
AKTIVITAS
1.
Petugas daftar hadir menyiapkan blangko absen masuk, mengecek pegawai yang belum absen, menutup jam masuk sesuai aturan, menyiapkan blangko absen pulang
2.
Mengecek dan merekap kehadiran pegawai harian
3.
Mengecek dan merekap/ mengkonsep kehadiran pegawai selama sebulan, mengetik konsep rekap absen, mencetak hasil absen sidik jari, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan
4.
Mengarsipkan
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Panitera / Wakil Sekretaris Sekretaris
MUTU BAKU Wakil Ketua PA
Bag. Keuangan
Persyaratan/ Kelengkapan Blangko hadir, blangko pulang
Mulai
daftar dan daftar
Blangko daftar hadir dan pulang, lembar rekap kehadiran Blangko daftar hadir dan pulang, rekap daftar hadir selama satu bulan, hasil prin out sidik jari, surat cuti, dinas luar, ijin pegawai
Waktu
Ket Out put
5 menit
Daftar hadir dan daftar pulang pegawai
25 menit
Rekap hadir harian pegawai
120 menit
Rekap absen pegawai PA. Yogyakarta
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
2. PROSEDUR PELAPORAN PEMBUATAN SURAT DINAS ( Surat Tugas, surat dinas aktif, pasip )
NO 1
AKTIVITAS
Mulai Bag. umum
Petugas
PELAKSANAAN Wakil Ka.Sub. Bag Kepegawaian Sekretaris
1. Menerima surat masuk 2. Mempelajari surat masuk 3. Mengonsep surat keluar
MUTU BAKU Panitera / Sekretaris
Ketua PA
Persyaratan/ Kelengkapan Surat masuk penugasan, perintah atasan
Ket
Waktu
Out put
05 menit 05 menit 10 menit
Surat Dinas Luar
10 menit 10 menit
4. Mengetik surat keluar 5. Memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan
15 menit 10 menit
6. Menggandakan surat keluar 7. Mengirim surat keluar sesuai dg tujuan melalui Via Pos, Faximil, E-mail 8. Mengarsipkan surat masuk dan keluar sesuai dengan kode surat
05 menit
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
3. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU ASKES
NO
1
AKTIVITAS
1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu ASKES 2. Membantu memproses pembuatan kartu ASKES,
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Sekretaris
Panitera / Sekretaris
Mulai
3. Mengantar berkas ke kantor ASKES
PT ASKES
MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan - Blanko permohonan, 30 menit - Foto Copy SK Terakhir 20 menit - Foto copy Daftar Gaji - Foto 2x3 2 lembar - Surat Nikah - Akte Kelahiran anak 50 menit
4. Mengambil kartu ASKES
50 menit
5. Mengkopy kartu askes untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs
05 menit
Ket Out put Kartu ASKES
05 menit
6. Menyerahkan kartu ASKES kepada ybs.
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
4. PROSEDUR KEGIATAN OLAH RAGA
NO
AKTIVITAS
1. Membuat jadwal kegiatan olah raga setiap hari Jum’at 2. Mengevaluasi kegiatan olah raga mingguan
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Sekretaris
Ket
MUTU BAKU Panitera / Sekretaris
Ketua PA
Persyaratan/ Kelengkapan Draf kegiatan olah raga setiap hari Jum’at
Waktu
30 menit
Out put Kegiatan Raga
Olah
60 menit
Mulai
30 menit
3. Melaporkan kegiatan olah raga kepada pimpinan 4. Menayangkan Kegiatan Olahraga melalui Website
15 menit
5. Diarsipkan
05 menit
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
5. PROSEDUR PEMBUATAN IMPASSING
PELAKSANAAN NO
1
AKTIVITAS
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera / Sekretaris
MUTU BAKU Ketua PA
1. Mendata pegawai PA Yk yang akan Impassing tahun 2011 2. Mengonsep Impassing sesuai dg TMT Impassing nya. 3. Mengetik Impassing 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan
Bag. Keuangan
Persyaratan/ Kelengkapan -Data Penjagaan -SK Terakhir, -Impassing Terakhir,
Waktu 30 menit
Ket Out put Impassing Pegawai
200 menit 400 mnt 60 menit 60 menit
6. Menggandakan Impassing
30 menit
7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub. Bag. Keuangan 1 bendel 9. Mengentry dalam SIMPEG 10. Mengarsipkan
20 menit 05 menit 100 mnt 30 menit
Keterangan: = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
6. PROSEDUR PEMBUATAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)
NO
1
AKTIVITAS
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretaris Sekretaris
1. Mendata pegawai PA Yk yang akan KGB tahun 2011 2. Mengonsep KGB sesuai dg TMT KGB-nya. 3. Mengetik KGB 4. Mengecek kebenaran ketikan 5. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan
MUTU BAKU Ketua PA
Bagian Keuangan
Persyaratan/ Kelengkapan - Data Penjagaan - SK Terakhir - KGB terakhir
Ket
Waktu
Out put
15 menit
KGB Pegawai
100 menit 180 menit 30 menit 15 menit
6. Menggandakan KGB
30 menit
7. Menyerahkan kepada ybs 8. Menyerahkan kepada Sub.Bag. Keuangan 9. Mengentry dalam SIMPEG
15 menit 5 menit 100 menit
10. Mengarsipkan
10 menit
Keterangan: = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
7. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU PEGAWAI (KARPEG) PELAKSANAAN
NO
1
AKTIVITAS
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Sekretaris
1. Mendata pegawai yang belum memiliki KARPEG 2. Membantu memproses pembuatan KARPEG 3. Mengonsep Pengantar, memintakan paraf dan tanda tangan pimpinan
Panitera / Sekretaris
PTA
MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan - Fc. SK CPNS 15 menit - Fc. SK PNS - Fc. STTPL 60 menit Prajabatan - Pas foto 2x3 15 menit hitam putih 2 lmbr
4. Mengantar berkas ke PTA
60 menit
5. Mengambil KARPEG di PTA
45 menit
6. Mengcopy KARPEG untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 7. Menyerahkan KARPEG kepada ybs
15 menit
Ket Out put KARPEG
10 menit
Keterangan: = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
8. PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ISTRI, KARTU SUAMI (KARIS, KARSU)
NO
1
AKTIVITAS
1. Menerima surat permohonan KARIS/ KARSU 2. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu Suami/ Istri 3. Membantu memproses pembuatan KARIS/KARSU 4. Mengonsep pengantar, meminta paraf dan tanda tangan pimpinan
Sub. Umum
Petugas
PELAKSANAAN Ka.Sub. Bag Kepegawaian
MUTU BAKU Wakil Sekretaris
Panitera / Sekretaris
PTA
Mulai
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Out put
- Laporan Perkawinan Pertama
15 menit
- Fc. Surat Nikah 3 lmbr - Pas foto 3x4 hitam putih 3 lbr
60 menit
KARIS, KARSU
60 menit 15 menit 60 menit
5. Mengantar berkas ke PTA Yogyakarta 6. Mengambil kartu KARIS/KARSU
45 menit
7. Mengcopy KARIS/KARSU untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs 8. Menyerahkan KARIS/KARSU kepada ybs.
10 menit 10 menit
Keterangan : = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
9. PROSEDUR PEMBUATAN CUTI PELAKSANAAN AKTIVITAS
NO
1
1. Menerima permohonan Cuti 2. Mendata pegawai yang sudah maupun yang belum mengambil Cuti Tahunan/ Cuti Sakit/ Cuti Alasan Penting/Cuti lain 3. Membantu pembuatan permohonan Cuti 4. Meneruskan Permohonan Cuti kepada pimpinan 5. Membuat Surat Keterangan Cuti yang sudah mendapat persetujuan pimpinan/ atasan langsung 6. Memintakan Paraf dan tanda tangan pimpinan
Bag. umum
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Sekretaris
MUTU BAKU Panitera / Sekretaris
Ketua PA
Ketua PTA
Mulai
Persyaratan/ Kelengkapan -Penjagaan Cuti -Surat keterangan Sakit -Pengantar ke PTA
Waktu 15 menit 15 menit
Out put Surat Cuti
15 menit 15 menit 15 menit 05 menit
7. Menggandakan Surat Keterangan Cuti 8. Menyampaikan kepada ybs, petugas absen. 9. Mencatat dalam buku kendali Cuti ybs. 10. Merekap keadaan Cuti setiap bulan 11. Menginformasikan keadaan cuti pegawai baik melalui papan pengumuman maupun Website/ kolom Kepegawaian 12. Mengarsip
05 menit 05 menit 15 menit 30 menit 10 menit
Keterangan: = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
10. PROSEDUR RAPAT BAPERJAKAT PELAKSANAAN NO
1
AKTIVITAS RAPAT BAPERJAKAT 1. Mengagendakan rapat Baperjakat 2. Mempersiapkan data-data kepegawaian yang akan dirapatkan 3. Mempersiapkan absen kehadiran rapat baperjakat 4. Membuat berita acara rapat untuk ditanda tangani
Sub. Bag. Umum
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera Sekretaris
MUTU BAKU Ketua Tim/Tim Baperjakat
Ketua PA
Persyaratan/ Kelengkapan Rekap pegawai
Mulai
data
Waktu
Out put
60 menit
Agenda Baperjakat
60 menit 15 menit 30 menit
5. Menindaklanjuti hasil rapat pra Baperjakat
15 menit
6. Mengarsipkan hasil rapat pra Baperjakat
10 menit
Keterangan: = Data
= Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
11. PROSEDUR PENATAAN ARSIP, MENSORTIR ARSIP PASIF KEPEGAWAIAN, MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
NO
1
PELAKSANAAN Ka. Sub Bag Petugas kepegawaian
AKTIVITAS 1. Menyisir Arsip pasip pada odner
MUTU BAKU Persyaratan/ Kelengkapan Odner, file pegawai
Waktu 90 menit
Out put Penataan Arsip
Mulai
90 menit
2. Mengelompokkan arsip aktif dengan arsip pasif
2
1. Mensortir Arsip / File Kepegawaian
Arsip/ file pegawai
180 menit/ triwulan
Mulai 2. Mengelompokkan jenis-berkas mutasi kepegawaian 3. Mengembalikan berkas pada arsip file
Keterangan: = Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
Penataan Arsip File yang masih di pergunakan
Ket
12. PROSEDUR MENDOKUMENTASIKAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
PELAKSANAAN NO
Ket
AKTIVITAS Petugas Mulai
1
MUTU BAKU
1. Menerima peraturan kepegawaian 2. Mempelajari peraturan kepegawaian 3. Menggandakan peraturan kepegawaian 4. Mensosialisasikan peraturan kepegawaian 5. Mendokumentasikan aturan kepegawaian untuk dipedomani
Ka. Sub Bag kepegawaian
Wakil Sekretaris
Panitera/ Sekretaris
Ketua PA
Persyaratan/ Kelengkapan Peraturan terbaru
Waktu
Out put
05 menit 30 menit
Peraturan Kepegawaian terbaru
10 menit 15 menit
05 menit
13. PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT (Periode : 1 April 2011 dan 1 Oktober 2011)
NO 1
Bag Umum
AKTIVITAS
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretris Sekretaris
Ketua PA
Ketua PTA
1.
Mengecek pegawai PA yang akan naik pangkat 2. Memberitahu kepada pegawai yang akan naik pangkat 3. Menerima berkas Kenaikan pangkat 4. Memeriksa kelengkapan berkas KP 5. Menata isi urutan bekas KP 6. Mengonsep dan mengetik Nota KP 7. Mengecek kebenaran ketikan 8. Memintakan paraf dan tanda tangan kepada Pimpinan 9. Mengirim berkas ke PTA 10. Mengarsipkan berkas 11. SK. terbit kemudian mengentry KP ybs dalam SIMPEG.
MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan - Fc. SK Terakhir 60 menit - Fc. SK Jabatan - Fc. DP3 10 menit -SPP,SPMT, SPMJ - Fc. KARPEG 10 menit 30 menit 10 menit 30 ment 10 ment 10 menit
Out put Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
60 menit 10 menit 30 menit
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
14. PROSEDUR PEMBERHENTIAN DENGAN HORMAT (PENSIUN BUP/JANDA/DUDA)
NO
AKTIVITAS
Bag Umum
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Panitera / Sekretris Sekretaris
Ketua PA
Ketua PTA
Dirjen Badilag
1. Mengecek pegawai yang akan memasuki masa pensiun/ BUP 2. Memberitahu kepada ybs 3. Menerima berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 4. Memeriksa kelengkapan berkas Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 5. Menata isi urutan bekas 6. Mengonsep dan mengetik Usulan Pemberhentian dengan hormat/BUP/janda/duda 7. Membuat pengantar ke PTA 8. Mengecek kebenaran ketikan 9. Memintakan paraf dan tanda tangan kpd pimpinan 10. Mengirim berkas ke PTA 11. Mengarsipkan berkas 12. Menayangkan pegawai yang akan memasuki masa pensiun (BUP) setiap periode melalui website 13. SK terbit kemudian Mengentry SK ybs dalam SIMPEG
MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan a. FC. SK CPNS 15 menit b. FC. keputusan pangkat terakhir c. FC. SK Jabatan terakhir d. Surat keterangan kematian dari Kepala desa e. Surat Keterangan Janda dari Kepala Desa f. FC. DP3 terakhir g. Photo 4 x 6 7 lembar h. SP-4 i. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat j. DPCP k. Daftar Susunan Keluarga l. FC. Surat Nikah m. FC. AKta Kelahiran n. Surat Keterangan pengembalian barang inventaris milik Negara
10 menit 05 menit 30 menit 10 menit 15 menit 15 menit 30 menit 15 menit 60 menit 10 menit 15 menit 15 menit
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
Out put SK Pensiun
15. PROSEDUR MENERBITKAN DP-3 PELAKSANAAN N O
1
AKTIVITAS
1 1. Menyerahkan data DP3 tahun yang lalu kepada pejabat penilai. 2. Mengumpulkan konsep DP-3 dari pejabat penilai. 3. Mengetik sesuai konsep DP-3 dari pejabat penilai 4. Menyerahkan kembali ketikan DP-3 kepada pejabat penilai untuk ditandatangani 5. Memintakan tanda tangan kepada pegawai yang dinilai (DP-3), Atasan Pejabat Penilai 6. Menggandakan DP-3 yang sudah ditanda tangani. 7. Menyerahkan kps Ybs dan Mengarsipkan
Petugas mulai 2
Ka.Sub. Bag Kepeg
Keuangan
3
4
Ka.Sub. umum/
Wakil Sekretaris
Pan Muda Banding
Pan. Muda Hukum
Wakil Panitera
Panitera/ Sekretari s
Ketua PA
5
6
7
8
9
10
Ketua PTA 11
MUTU BAKU Persyara Wakt Out tan/ Kelengk u put apan 13 12 14 DP 3 30 DP 3 tahun menit yang 30 lalu, menit 90 menit 30 menit 30 menit 60 menit 15 menit
16. PROSEDUR MENYELESAIKAN KARTU TASPEN
NO
1
AKTIVITAS
1. Mendata pegawai yang belum memiliki kartu TASPEN 2. Membantu memproses pembuatan kartu TASPEN
Petugas
Ka.Sub. Bag Kepegawaian
PELAKSANAAN Wakil Sekretaris
Panitera / Sekretaris
Mulai
PT TASPEN
MUTU BAKU Persyaratan/ Waktu Kelengkapan - Fc. SK CPNS 30 menit - Surat KP.4 - SPMT sebagai CPNS 20 menit
3. Mengantar berkas ke kantor TASPEN
10 menit
4. Mengambil kartu TASPEN
10 menit
5. Mengkopy kartu TASPEN untuk diarsipkan dalam file pegawai ybs
05 menit
Ket Out put Kartu TASPEN
05 menit
6. Menyerahkan kartu TASPEN kepada ybs.
Keterangan: = Proses
= Alternatif Proses
= Pengambil Keputusan
= Dokumen
= Mengarsipkan
