LAPORAN HASIL PENGAWASAN HAKIM PENGAWAS BIDANG ADMINISTRASI UMUM BULAN JANUARI S/D MARET 2012 SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN No. 1.
II.
PERMASALAHAN SARANA TATA USAHA 1. Buku Induk Pegawai/Buku Register Pegawai
JAWABAN
2. File Pegawai
-
Ada dan sudah sesuai dengan ketentuan SE BAKN No.08/SE/1983 Ada dan sudah sesuai dengan ketentuan Juklak Tata Usaha Kepegawaian tahun 1980.
3. Buku Kendali (kenaikan pangkat , kenaikan gaji berkala dan pensiun) 4. Kartu Data Pegawai 5. Statistik Pegawai
-
Ada
-
Ada Ada
DP3 1. Apakah setiap pejabat sudah memiliki Buku Catatan Penilaian bagi bawahannya, apakah sdh sesuai dengan PP.No.10 Tahun 1979 jo SE BAKN No. 02.SE/1980 ? 2. Pengisian DP3 apakah dilaksanakan secara berkesinambungan? 3. Masing2 atasan langsung apakah telah melakukan pengawasan melekat terhadap pelaksanaan kewajiban untuk mengisi dan menyimpan buku catatan penilaian PNS oleh pejabat penilai ?
-
KETERANGAN
Buku Catatan Peniliaian sudah diberikan kepada atasan langsungnya, namun belum dilaksanakan. Ya, sudah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang ada. Pengawasan sudah dilaksanakan, namun belum maximal.
1
4. Apakah pencatatan dalam Buku Catatan Penilaian sudah dievaluasi dan diolah sebagai dasar pemberian nilai DP3 setiap akhi tahun. Apabila belum apa yang dijadikan dasar oleh pejabat penilai sebagai dasar pemberian DP3. 5. Apakah masing2 pegawai sudah dibutkan DP3? 6. Apakah semua DP3 yang sudah dibuat oleh pejabat penilai sudah ditanda tangani oleh pegawai ybs dan atasan langsung pejabat penilai? 7. Apakah ada pegawai yang mengajukan keberatan atas nilai DP3 yang diberikan oleh pejabat penilai? Kalau ada masalahnya apa? 8. Apakah ada pegawai yang dikenakan hukuman, atau sanksi karena suatu pelanggaran disiplin kerja?
III
DUK 1. Pembuatannya DUK apakah sudah sesuai dengan PP No. 15 Tahun 1979 jo SE BAKN No. 03/SE/1980? 2. Apakah ketepatan waktu dan bentuk format DUK sesuai dengan ketentuan? 3. Penentuan nomor yang digunakan dalam DUK sudah urut (sebagaimana ketentuan senioritas dalam kepangkatan, jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan dan usia)? 4. Apakah DUK telah ditetapkan dan diumumkan, sehingga semua pegawai dapat dengan mudah membacanya? 5. Apakah ada pegawai yang keberatan tentang pengurutan dalam DUK, apabila ada bagaimana cara mengatasinya? 6. DUK untuk pegawai golongan IV/a keatas
Sudah dievaluasi.
Sudah dibuatkan Sudah sesuai
Tidak ada
Belum ada
Sudah sesuai
Sudah sesuai dengan ketentuan Sudah sesuai
Sudah diumumkan
Tidak ada yang keberatan
Belum 2
IV
V.
sudah dibuat dan dikirim ke BKN? NIP dan KARPEG 1. Apakah ada pegawai yang belum mempunyai Yang PNS sudah semua, namun yang CPNS NIP dan Karpeg? belum. 2. Absensi Pegawai apa sudah menggunakan Sudah semua mesin elektrik ? KENAIKAN PANGKAT/GAJI BERKALA 1. Apakah ada tahun 2012 kenaikan pangkat? Siapa saja !
-
-
2. Apakah ada kenaikan gaji berkala tahun 2012 ? Siapa saja !
Periode April 2012 : Ada 2 pegawai ( Drs.H.A.Sahal Maksun.MSI dan 2. H.Abu Amar,SH) Periode Mei-Oktober ada 2 pegawai ( H.Nur Roichanah,SH dan Nila Yudawati,SH)
Ada 16 pegawai : 1. Drs.H.A.Sahal Maksun.MSI 2. Drs.H.Abdul Mujib,SH.MH 3. Drs.H.Ihwan Qomari,M.Ag 4. Drs.H.Fatkhul Yakin,SH.MH 5. Siti Maria Lutfi,SH.MH 6. Drs.H.Fikri 7. Dra.Masturoh 8. Nurul Qumaraeni,SH 9. Drs.H.Junaidi 10. Hj.Musdalifah,SH 11. Asmono,SH 12. Sabil Huda. S.Ag 13. Hj.Khorirotun Lathifatun,SHI 14. Amin,SH 15. Hj.Nur Indah H.Nur SH 16. Drs.H.Syarifudin.MH
3
VI.
SK. DAN JOB DISCRIPTION : Untuk Pegawai : 1. Apakah sudah dibuatkan SK masing-masing Pegawai untuk tahun 2012 ini? 2. Apakah masing-masing Pegawai sudah dibuatkan job discription? Untuk Honorer : 1. Apakah masing-masing honorer sudah dibuatkan Sknya) ? 2. Masing-masing honorer apakah sudah dibuatkan job discriptionnya?
Sudah semua Sudah semua
Sudah semua Sudah semua
SUB BAGIAN KEUANGAN No PERMASALAHAN JAWABAN KETERANGAN 1. Langkah : 1. Melakukan pemeriksa mengadakan operasi brankas Saldo kas sudah sesuai dengan Setelah saya teliti keadaan kas pada akhir tahun 2012, apakah sudah sesuai dengan saldo buku. dan keadaan saldo buku sudah keadaan kas, baik saldo buku maupun jumlah yang sesuai (Saldo buku Rp 0. ada di brankas. Keadaan Kas Rp 0..................... 2. Melakukan pencocokan antara perencanaan dan Sudah dilaksanakan, namun ada pengeluaran dengan DIPA yang telah ada. sisa anggaran yang tidak terealisasi dan sisa anggaran sudah disetor ke kas negara. 3. Melakukan pemeriksaan barang yang ada digudang, apakah kebutuhan kebutuhan suatu barang sudah mendesak untuk diadakan umpamanya karena gudang barang tersebut berkurang atau sudah habis.
Perencanaan dan pengeluaran sudah sesuai dengan DIPA
Setelah saya lakukan pemeriksaan digudang, kebutuhan yang sering kali dibutuhkan seperti Map perkara sudah dicukupi, sebelum habis sudah dibelikan lagi. 4
4. Buatkan berita acara pemeriksaan fisik ditandatangani oleh pemeriksa, Bendahara serta alasan atasan langsung Bendahara.
BAP
5. Melakukan pemeriksaan digudang dan dibuatkan berita Acaranya, yang ditanda tangani Bendahara serta atasan langsung Bendahara.
BAP
6. Melakukan pengecekan barang ATK yang ada digudang dan mencocokkan dengan bukti pembelian serta Buku Penerimaan Barang.
Setelah dilakukan pengecekan barang ATK, ternyata sudah cocok dengan bukti Buku Penerimaan Barang.
7. Apakah ada SK pengelola DIPATahun 2012?
Ada
8. Apakah rekening koran telah dibuat setiap bulan?
Ya dibuat setiap bulan
SK. No.W11A7/0063/KU.01/I/2012 Bukti ada
9. Apakah telah dilakukan Rekonsiliasi dengan KPPN Rekonsiliasi dengan KPPN Rekonsiliasai sudah dilaksakan. setiap bulan? sudah dilakukan setiap bulan. 10. Apakah penutupan Buku Kas Umum telah Buku Kas Umum setiap bulan Sudah ditutup sesuai aturan dan dilakukan setiap bulan, dan apakah sudah ditanda ditutup. sudah ditanda tangani oleh tangani oleh Bendahara serta Panitera/sekretaris Bend. dan Kuasa Pengguna selaku Kuasa Pengguna Anggaran? Anggaran.
5
SUB BAGIAN UMUM No
PERMASALAHAN PENGELOLAAN SURAT MENYURAT
JAWABAN
KETERANGAN
1.
Apakah sudah mencatat dan membukukan semua jenis surat masuk dan keluar dengan memilah-milah bentuk, sifat dan jenisnya!
Sudah dilaksanakan
2.
Dalam mengolah adm umum, mulai dari pencatatan surat masuk/keluar dalam buku register sampai penyimpanan arsip/berkas (file) pada tempat yang telah ditentukan, apakah sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya?
Belum, sebab mengingat ruang/tempat yang tidak memungkinkan
3.
Bagaimana tentang kecermatan dan kerapihan dalam menata, menyusun, mengolah administrasi Sehingga dengan mudah, cepat dan tetap untuk mencari/mendapatkan data bila diperlukan. Apakah hal tersebut sudah berjalan dengan baik?
Tentang menyusun saya sesuai dengan suratnya. Misalnya Hukum (HK) Kepegawaian (KP) dll
4.
Dokumen, data dan surat penting yang bersifat rahasia harus tersimpan ditempat yang aman dan terkunci. Hal ini apakah sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya!
Sudah
surat, jenis kalau Kalau
INVENTARIS : 1.
Laporan-laporan inventaris apakah sudah dilaksanakan sesuai Sudah dengan aturan yang berlaku?
2.
Apakah laporan2 seperti dibawah ini sudah dibuat : 1. Laporan Hasil Inventarisasi. 2. Buku Inventaris Intrakomptabel. 3. Buku Inventaris Ekstrakomptabel
Sudah semua Ada Ada Ada 6
4. Buku Barang bersejarah 5. Buku Persediaan 6. Kartu Inventaris Barang (KIB) Tanah 7. Kartu Inventaris Barang (KIB) Gedung dan Bangunan. 8. Kartu Inventaris Barang (KIB) alat angkutan bermotor. 9. laporan Barang Milik Negera Triwulan 10. Laporan Barang Milik Negara Tahunan 11. Daftar Inventaris Ruangan (DIR) 12. Daftar Inventaris Lainnya (DIL) 13. Laporan Kondisi Barang (LKB) Apakah ada Surat Keputusan tentang Pengguna dan penanggung Jawab BMN?
Sudah Ada Ada Ada Ada Ada Tdk ada Ada Ada Sudah
3.
Apakah sudah secara kontinyu melakukan rekonsiliasi Tidak ada masalah dengan KPKNL setempat? Dan bagaimana hasilnya!
4.
Apakah sudah melakukan Penghapusan Barang Inventaris Belum, namun sudah Kantor ? mengajukan permohonan penghapusan lewat PTA Semarang, hingga kini belum terealisasi.
PERPUSTAKAAN : 1.
Apakah sudah ada ruang sendiri untuk Perpustakaan?
Belum ada
2.
Apakah koleksi buku perpustakaan sudah dicatat dalam buku Sudah induk dan katalog perpustakaan?
3.
Berapa jumlah buku dalam perpustakaan di PA. Kendal sampai 963 buku dengan tahun 2012 ini ?
4.
Apakah buku yang diterima sudah seluruhnya dicatat dalam Sudah Register Induk ?
Karena ruangan belum cukup untuk kebutuhan tersebut
7
5.
Apakah buku Perpustakaan sudah seluruhnya diberi kode nomor Sudah sesuai dengan petunjuk yang ada?
6.
Apakah setiap peminjaman buku perpustakaan, sudah dicatat Sudah dalam buku peminjaman.
7.
Apakah buku-buku Perpustakaan menggunakan kartu katalog.
8.
Apakah terdapat buku perpustakaan yang belum dikembalikan Ada, karena setiap diminta yang peminjamnya sudah pindah ketempat lain atau pensiun. jawabannya sebentar nanti saya kembalikan
sudah
seluruhnya Sudah
8
