Customer case
IT ondersteunt missie Ritmo De missie van Ritmo Interim is “het juiste talent, op de juiste plaats, op het juiste moment”. Dat impliceert vanuit zakelijk standpunt een groot engagement tegenover de klanten van de HR-dienstenverlener. Om die ambitie te kunnen waarmaken, heeft het een IT-partner nodig die de noden en verwachtingen van Ritmo en de sector begrijpt, de nodige IT-competenties aan boord heeft, en een modulair dienstenaanbod heeft dat past bij een groeiende KMO. Sinds de samenwerking met Cheops ondersteunt IT mee de strategische doelen en de missie van Ritmo. De oplossing en het proactieve servicemodel van Cheops zorgen voor een hogere bedrijfscontinuïteit, een meer kostenefficiënte en transparante aanpak en beperking van de risico’s op het vlak van IT.
2
IT-crisis “Ritmo’s volledige workflow, van de inschrijving van kandidaten tot de loonverwerking, steunt op de IT-infrastructuur,” zo legt Christel Van den Bossche, ICT-verantwoordelijke van Ritmo, uit. “Anderzijds, wanneer een van onze klanten een vacature heeft, moeten we snel kunnen reageren en meteen onze database raadplegen. Ritmo wil in de eerste plaats een betrouwbare HR-business partner voor zijn klanten zijn. Daarom is downtime géén optie.” Na een crisissituatie in mei 2010 werd het Ritmo plots erg duidelijk dat een investering in zijn IT-omgeving en een betrouwbare IT-partner broodnodig zijn om de beveiliging en de continuïteit van de onderneming te garanderen. “Door een probleem met de routing was ons mailsysteem uitgevallen. We konden geen mails meer versturen of ontvangen,” vertelt Christel Van den Bossche. “Dat was een rampscenario voor ons, want de meeste van onze klanten sturen ons hun opdrachten per e-mail door.” Om het e-mailprobleem op te lossen, deed Ritmo een beroep op Cheops. “We hadden al meerdere keren positieve geluiden over Cheops opgevangen. We hebben hen op dat moment gecontacteerd omdat ons vertrouwen in onze toenmalige IT-partner verdwenen was. Het Cheops-team heeft er toen voor gezorgd dat het probleem op korte termijn van de baan was.”
Audit legt risico’s bloot Na het verhelpen van de mailcrisis adviseerde Cheops een grondige analyse van de hele ITomgeving bij de 14 kantoren. Uit deze audit bleek dat de uitzendbureaus een verouderde en heterogene IT-infrastructuur hadden, met hoge onderhoudskosten en een verhoogde kans op uitval tot gevolg. Christel Van den Bossche: “We hadden geen idee dat onze IT-omgeving ‘blokje op blokje’ gebouwd was en dat we op die manier grote risico’s liepen.” Ritmo werkt met terminal servers, alle informatie wordt met andere woorden centraal bewaard. Bij een volledige uitval van de IT-omgeving zijn de kosten moeilijk in te schatten, maar dat ze hoog oplopen, staat vast. “Niet alleen verliezen we in zo’n situatie de klanten die dringend op zoek zijn naar een uitzendkracht, ook de werkzoekende die op dat moment in ons uitzendkantoor staat, zijn we kwijt. Bovendien zijn bij een uitval van de IT-infrastructuur onze 70 werknemers technisch werkloos, wat een groot verlies betekent. En uiteraard gooien we op zo’n moment ook onze goede naam en geloofwaardigheid te grabbel,” meent Christel Van den Bossche. De oplossing die Cheops voorstelde, was een ontdubbeling van het systeem. Indien de servers – om welke reden dan ook – zouden crashen, dan neemt een identieke server het
3
meteen en automatisch over. Naast die duplicatie koos Ritmo ook voor Disaster Recovery. Dit houdt in dat alle gegevens ’s nachts worden gekopieerd naar het datacenter van Cheops. “Op die manier zijn we zeker dat we altijd snel up and running kunnen zijn, ongeacht welk technologisch onheil ons boven het hoofd hangt,” aldus Christel Van den Bossche.
Grondige optimalisatie van de IT-omgeving De IT-omgeving van Ritmo werd sinds 2010 geoptimaliseerd. Om het probleem van de veiligheid van de IT-omgeving grondig aan te pakken, werd in een eerste fase geopteerd voor een migratie van 12 naar 2 identieke fysieke servers en dit door middel van virtualisatie met VMware. Het migratieproces verliep in 10 fasen gedurende een 30-tal mandagen. Verder deed Ritmo ook een upgrade van het Office-pakket. “Op die manier werken we meer compatibel met de systemen van onze klanten,” zegt Christel Van den Bossche. “Cheops heeft voor onze medewerkers eveneens een leidraad voor het gebruik van Office uitgewerkt. Handig!” Ook wat de licenties betreft, nam Ritmo het advies van Cheops ter harte en stapte het over op een Open License systeem. Nieuwe firewalls en antiviruslicenties zorgen er op hun beurt voor dat virussen niet de kans krijgen het systeem van Ritmo binnen te dringen. Recent migreerde Ritmo naar een Citrix-omgeving met thin clients. Zo’n Citrix-omgeving heeft verscheidene voordelen, zoals centraal beheer, performantie voor video of grafische websites, een veilige externe toegang en de mogelijkheid om verschillende devices te gebruiken. Een dergelijke opzet opent de deur naar het verdwijnen van de volledige desktop bij de gebruiker en over te schakelen naar een zogenaamde thin zero client. Een thin zero client heeft maar één doel: connecteren naar de Citrix-servers, waar al het werk gebeurt. De gebruiker hoeft enkel in te loggen en kan onmiddellijk beginnen te werken. De thin clients hebben verschillende voordelen voor Ritmo. Ze hebben een zeer korte opstarttijd, zijn erg betrouwbaar en hebben een langere levenscyclus dan een desktop (7-8 jaar). Bovendien hebben ze geen nood aan patching, zijn ze niet vatbaar voor virussen, makkelijk te installeren én energiezuinig. Introductie van thin clients betekent niet dat alle bestaande pc’s meteen vervangen moeten worden. Op de bestaande pc’s dient enkel een Citrix-client geïnstalleerd worden om de verbinding mogelijk te maken. Geleidelijk worden alle mogelijke pc’s vervangen door thin clients. Voor het Citrix-project werd eerst een nieuwe server geplaatst om voldoende capaciteit en performantie te garanderen. Vervolgens werd een Citrix Xenapp 6.5 terminal server farm
4
opgezet op basis van Windows 2008 R2. Na grondige interne testen werden de kantoren naar de nieuwe Citrix terminal servers gemigreerd. In elk kantoor werden de nodige aanpassingen gedaan en kreeg het personeel instructies en uitleg.
IT-service op maat Naast een volledige vernieuwing van zijn IT-systemen kiest Ritmo voor services en support op maat. Christel Van den Bossche legt uit: “Aangezien we enkel van maandag tot vrijdag en binnen de kantooruren werken, hebben we gekozen voor een Bronze Service Level Agreement (SLA). Wanneer een van de gebruikers een probleem ondervindt, probeert Ritmo eerst binnenshuis een oplossing te vinden. Als dat niet lukt, doen we een beroep op de Servicedesk van Cheops.” Ritmo opteerde eveneens voor Remote Server Monitoring, een dienst waarbij de toestand van de infrastructuur constant in de gaten gehouden wordt. “Als zich een incident voordoet, worden we daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht,” vertelt Christel Van den Bossche. “Zo kan er ingegrepen worden nog voor het incident een probleem wordt.” Verder zijn er zogenaamde Remote Health checks voorzien. De veiligheid van de systemen wordt daarbij nauwkeurig onder de loep genomen en Cheops geeft raad over hoe het nog beter kan. “Samen met de Disaster Recovery zijn we zo voorzien van een optimale veiligheid voor ons IT-systeem.”
Partner die meedenkt Het samenwerkingsverband tussen Cheops en Ritmo loopt intussen al enige tijd en dit tot tevredenheid van Ritmo: “We zijn erg tevreden over onze samenwerking met Cheops. Ze leveren gewoon goed werk. We waren op zoek naar een IT-partner die zich ook als partner gedraagt en die met ons bedrijf meedenkt. En die hebben we met Cheops absoluut gevonden. Ons motto ‘Het juiste talent, op de juiste plaats, op het juiste moment’ geldt ook voor onze samenwerking met Cheops”, besluit Christel Van den Bossche. ____
5
Voordelen van de oplossing van Cheops
Sterk verlaagd risico op downtime Veiligheid van systeem dankzij replicatie van gegevens naar externe locatie Optimalisatie van resources Proactief service model IT-partner die meedenkt Veiligheid van data en back-up Transparante rapportering
Over Ritmo De missie van Ritmo Interim is ‘het juiste talent, op de juiste plaats, op het juiste moment’. Het bedrijf werd in 1987 opgericht door Bea Van Valkenburg en groeide intussen uit tot de grootste onafhankelijke Vlaamse HR-organisatie op de as Antwerpen—Waasland—Brussel. Via de 16 vestigingen stellen 60 HR-professionelen dagelijks zo’n 1500 uitzendkrachten tewerk. De toegevoegde waarde van deze sterk groeiende kmo ligt in de doorgedreven individuele service aan zijn klanten en werknemers, en dit via gespecialiseerde niches en diensten. www.ritmo.be Cheops Technology nv ∙ Prins Boudewijnlaan 49 ∙ B-2650 Edegem ∙ Belgium T +32 3 880 23 00 ∙ F +32 3 880 23 50 ∙ www.cheops.be
