Customer Case Aedes
Feiten in het kort: • • • • • •
Bedrijf: Aedes, Den Haag Branche: Semi-overheid Werknemers: 100 Activiteiten: Behartigt belangen van woningcorporaties in Den Haag en Brussel Oplossing: Migratie naar en levering van een volwaardige cloud-werkplek Operationeel sinds: maart 2012
Customer Case Aedes
Over Pink Elephant Pink Elephant is een internationale kennisleider op het gebied van bedrijfsinnovatie en bedrijfsverandering. Met advies- en IT-dienstverlening haalt Pink Elephant het beste bij opdrachtgevers naar boven, door de kennis en creativiteit van mensen binnen deze organisaties te vertalen naar concrete resultaten. Sinds de oprichting in 1980 ziet Pink Elephant een belangrijke synergie tussen bedrijfsdoelstellingen, kennis en ondernemerschap van mensen en de manier waarop IT een belangrijke bijdrage levert om innovatie mogelijk te maken en het onderscheidend vermogen naar de markt te vergroten. Pink Elephant is actief in meer dan 20 landen en levert naast business- en management consultancy ook diensten als Enterprise App Services, IT Services, Document Services en Education.
Visie
Bedrijfstransformatie is essentieel in een tijd waarin technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen. De kennis en creativiteit die binnen organisaties aanwezig zijn, worden vaak onvoldoende benut doordat zowel de IT als de bedrijfsprocessen niet wendbaar genoeg zijn. Bedrijven moeten investeren in nieuwe agile-werkwijzen, kennisdeling en bovendien meer aandacht hebben voor de synergie tussen de mens en IT. Pink Elephant biedt de mensen en de middelen waarmee organisaties de volgende stap kunnen maken in hun bedrijfstransformatie.
Missie
Pink Elephant is de technologieradar die organisaties op strategisch niveau helpt bij het realiseren van hun bedrijfsdoelstellingen. De belangrijkste middelen daarbij zijn flexibele IT-systemen en nieuwe manieren om mensen met elkaar te laten samenwerken. Met Pink Elephant als partner kunnen bedrijven losbreken uit hun traditionele systemen door innovatieve technologie, training en consultancy in te zetten. Zo zijn zij beter voorbereid op een toekomst door de juiste inzet van mensen en IT.
1/4
www.pinkelephant.nl
Customer Case Aedes
Aedes vervangt volledige IT-infrastructuur door cloud-werkplek met Pink Elephant
Aedes behartigt als branchevereniging de belangen van woningcorporaties bij de overheden in Den Haag en Brussel. Met 80 medewerkers en meer dan 300 leden draagt de organisatie bij aan betaalbaar en duurzaam wonen. Aedes werkt sinds 2006 met Pink Elephant en bevestigde het partnership in 2012 door de bestaande IT-infrastructuur te vervangen door een op diensten gebaseerde cloud-werkplek. Aedes ziet de IT en het webplatform als centrale onderdelen van de organisatie, die de dienstverlening aan leden mogelijk maakt. De vereniging behartigt de belangen van de sector in Den Haag en Brussel, faciliteert bedrijfsprocessen, doet aan sectorontwikkeling en is het verbindende element tussen de leden. In Nederland is zo’n 91% van de woningcorporaties lid van Aedes, een groep van meer dan 300 organisaties die dagelijks werken aan betaalbaar en duurzaam wonen. Joost Visser werkt sinds 2004 bij Aedes en is verantwoordelijk voor de coördinatie en inrichting van de IT-omgeving. In die rol was hij betrokken bij een belangrijk veranderproces, waarbij Aedes van een IT-infrastructuur op locatie evolueerde naar een situatie waarin de volledige kantoorautomatisering gecentraliseerd en via de cloud wordt aangeboden.
De uitdaging
Aedes werkte van oorsprong met een kleine IT-afdeling, die samen met een externe IT-partner op lokale ITinfrastructuur werd onderhouden. In de loop der jaren stond deze verouderde omgeving op omvallen en ontstond volgens Visser een extreme ontevredenheid over de situatie. Op zoek naar een nieuwe technologiepartner koos Aedes in 2006 door middel van een aanbestedingstraject uit vijf partijen voor Pink Elephant om het beheer van deze omgeving onder controle te krijgen. Belangrijk voor de keuze was volgens Visser de bedrijfsgrootte van Pink Elephant, die in die tijd overeenkwam met die van Aedes. Visser: “Door die gedeelde bedrijfsgrootte zaten we goed op één lijn. We konden hierdoor rekenen op meer persoonlijke aandacht en daarnaast lijken de interne bedrijfsprocessen op elkaar. Dat was voor ons een heel belangrijke match. Daarnaast was Pink Elephant een van de weinige partijen die zijn hand in het vuur durfde te steken om het beheer van onze bestaande IT-omgeving volledig over te nemen.” Gedurende drie jaar werkte Pink Elephant actief samen met Aedes om de bestaande infrastructuur zowel hardwarematig als softwarematig te vereenvoudigen, te optimaliseren en beter beheersbaar maken. Visser: “In 2009 was er van de oude omgeving geen enkel element meer terug te vinden. Alles draaide nog onpremise, maar de omgeving was wel vernieuwd en geconsolideerd. Toen konden we weer gaan innoveren.”
Uitfaseren oude IT
In de periode van 2009 tot 2011 werd bij Aedes gewerkt aan een verdere consolidatie van de IT-systemen, door die steeds meer te vervangen door best-of-breed IT-oplossingen. “Bij dit proces van hyperoptimalisatie was het voor ons heel belangrijk dat wij zelf de regie hielden,” vertelt Visser. “We wilden daarom ook intern mensen behouden voor het uitvoeren van basale beheertaken, maar het uiteindelijke doel was wel dat het staal de deur uit moest.” Samen met Pink Elephant en enkele andere partners werd de IT-omgeving vervolgens binnen enkele jaren vernieuwd, met name op het gebied van back-ups en beveiliging. Volgens Visser was dit de beste manier om tot optimale resultaten te komen. “In 2011 wilden we grote stappen maken op deze gebieden. Wij hebben toen heel eerlijk overlegd met Pink Elephant dat we de beste oplossing wilden hebben en daarvoor andere partners wilden inschakelen. Dat was geen enkel probleem en het kenmerkt ook de omslag die Pink Elephant in die periode zelf heeft doorgemaakt van IT-leverancier naar een meer adviserende en dienstverlenende partij.”
2/4
www.pinkelephant.nl
Customer Case Aedes
Reorganisatie
In 2012 vond een grote reorganisatie plaats bij Aedes en het bedrijf verhuisde naar Den Haag. Dit bleek een goed moment om de bestaande IT-infrastructuur naar het datacenter te verplaatsen. “We wilden al met onze infrastructuur de cloud in,” zegt Visser. “Onze IT moest naar een dienstenmodel en daardoor ook schaalbaarder worden. We wilden nog steeds de regie houden, maar ons niet meer bezig houden met de technische uitvoering.” Een open aanbesteding volgde, waarin Pink Elephant wederom één van de vijf bieders was. Visser: “We wilden de dienst scheiden van de uitvoerder, maar uiteindelijk hebben we toch weer voor Pink Elephant gekozen.” In de overgang naar contract- en dienstenmanagement waren de uitgangspunten dat de IT-diensten minstens gelijkwaardig moesten zijn aan de bestaande. Verder moesten de kantoorsoftware en de telefonie op pay-per-use basis geleverd worden, met volledige flexibiliteit om in volume te groeien of te krimpen. Visser: “Pink Elephant kwam hier wederom met het beste aanbod. De migratie was natuurlijk ook een belangrijk onderdeel van het project, wat de keuze voor Pink Elephant vergemakkelijkte.”
“ We zijn met Pink Elephant een hechte partnership aangegaan. Wij vertrouwen op elkaars expertise en we ontmoeten elkaar in het midden.” Joost Visser, Teamleider ICT Aedes
Soepele migratie
Drie weken voor de verhuizing naar het nieuwe pand waren zowel de bestaande IT-omgeving als de nieuwe cloudinfrastructuur naast elkaar beschikbaar. Na een geslaagde testfase, zouden werknemers in het vervolg gaan werken met een volwaardige cloud-desktop, waarbij al hun applicaties gevirtualiseerd via het datacenter beschikbaar zijn. Op de dag van de verhuizing stonden op de nieuwe werkplekken enkel nog een lichte thin client als werkstation met een monitor, toetsenbord en muis. “Die overgang is heel soepel gegaan,” zegt Visser. “We hebben onze medewerkers een A4’tje met instructies gegeven en ik denk dat we in totaal maar een paar vragen gekregen hebben. Onze mensen zagen al heel snel de voordelen, wat enorm heeft geholpen.” De medewerkers van Aedes konden vanaf dat moment werken vanuit een uniforme en volledig functionele werkomgeving uit de cloud, onafhankelijk van de locatie. De medewerkers van Aedes kregen bovendien meer vrijheid in de keuze van hun werkstation. Visser: “We hebben werknemers echt vrijgelaten. Op kantoor regelen we een thin client, maar wij willen niet bepalen hoe je thuis of onderweg moet werken. Je weet zelf het beste wat je fijn vindt, dus we geven iedereen nu een maandelijks budget om een laptop of tablet te kopen die bij je past. Dat werkt erg goed.”
Locatieonafhankelijk werken
De grootste voordelen van de overgang naar een cloud-desktop zijn volgens Visser dat werknemers nu locatieonafhankelijk kunnen werken, maar dat de manier van werken eigenlijk hetzelfde is gebleven. Kostenbesparing was geen directe doelstelling. “Het is praktisch onmogelijk om kosten te besparen als je vanuit een on-premise ITomgeving, die binnen drie jaar tijd hypergeoptimaliseerd is, vervolgens alles naar de cloud verplaatst. Dat kan niet, maar dat was ook niet het doel. De doelstelling was om de kosten vergelijkbaar te houden en dat is prima gelukt. De voordelen zijn dat we niet meer hoeven investeren in het continu bijspijkeren van IT- en beheerkennis. Het langetermijndoel is dat het hele IT-proces door één persoon geregeld wordt. Daar willen we uiteindelijk heen.”
Pink Elephant
Over de samenwerking met Pink Elephant is Visser heel duidelijk. “Pink Elephant is een bedrijf waar heel goede mensen werken. Een bedrijf dat echt met hart en ziel voor de klant gaat en goede dienstverlening voorop stelt.” De transitie die Pink Elephant zelf doormaakte gedurende de samenwerking met Aedes is volgens Visser echter niet onopgemerkt gebleven. “Pink Elephant heeft de afgelopen jaren zelf een enorme bedrijfstransformatie ondergaan. Dat heeft de nodige groeipijnen met zich meegebracht, maar dat hoort erbij. Daar is Pink gelukkig wel eerlijk en transparant over geweest. Die transparantie is uiteindelijk ook een belangrijke reden geweest waarom we bij de aanbesteding voor onze cloud-werkplek toch weer voor Pink Elephant hebben gekozen.”
3/4
www.pinkelephant.nl
Customer Case Aedes
Hecht partnership
Sinds maart 2012 heeft Aedes het gewenste veranderproces voltooid en is de organisatie succesvol overgaan van een IT-omgeving op locatie naar een gestandaardiseerde cloud-werkplek die ondersteuning biedt voor zaken als het Nieuwe Werken en Bring Your Own Device (BYOD). Visser: “De wereld verandert enorm, zowel in de IT als voor ons als branchevereniging. In zo’n situatie moet je zo flexibel mogelijk zijn. Dat doel hebben we bereikt wat betreft automatisering en dat willen vasthouden.” Volgens Visser is een hecht partnership met een IT-leverancier als Pink Elephant van groot belang om de IT-strategie van zijn organisatie te kunnen uitvoeren. “Pink Elephant heeft een hecht klantennetwerk, waarin ik veel mensen spreek. Het advies dat ik mensen daar vaak geef is: vertrouw je ITleverancier erop dat ze het technisch kunnen, maar zorg dat je zelf de bedrijfsprocessen kent en houd de regie. Maar IT vereist zoveel specialistische kennis tegenwoordig, dat je echt op je technologiepartner moet vertrouwen. We zijn met Pink Elephant een hecht partnership aangegaan. Wij vertrouwen op elkaars expertise en we ontmoeten elkaar in het midden.”
Voordelen: • • • • • • • •
On-premise IT-infrastructuur gestandaardiseerd en uitgefaseerd Migratie naar en levering van een volwaardige cloud-werkplek IT-kosten zijn volledig inzichtelijk en op een pay-per-use basis IT-diensten zijn flexibel schaalbaar, afhankelijk van gebruik De beheerlast bij Aedes is sterk verminderd Aedes houdt zelf de regie over de inrichting IT en bedrijfsprocessen Werknemers kunnen overal en vanaf elk apparaat werken Project heeft het hechte partnership met Pink Elephant bevestigd
Vragen?
Edwin Roos Account Manager 06 140 272 08
[email protected]
4/4
www.pinkelephant.nl
