`
Catatan : Silakan kunjungi situs kami, dan dapatkan performa maksimal dengan menggunakan browser mozila firefox atau google chrome dengan minimum kecepatan 512 kbps.
Via.com
Page 1
`
Customer care Pertanyaan tentang akun & deposit No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 9
Complain ( keluhan)
(Jam kerja : Senin – Minggu dari jam 7 pagi – 10 malam)
Email :
[email protected]
Email :
[email protected] Pertanyaan tentang Hotel Pertanyaan tentang penerbangan domestik
No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 3
No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 1
(Jam kerja : setiap hari dari jam 8 pagi – 10 malam)
(Jam kerja : setiap hari 24 / 7)
Email :
[email protected]
Email :
[email protected]
Pertanyaan tentang penerbangan internasional No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 2
Pertanyaan tentang Holiday No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 4
(Jam kerja : setiap hari 24 / 7)
(Jam kerja : Senin - Sabtu dari jam 8 pagi – 7 malam)
Email :
[email protected]
Email :
[email protected]
Agency & Training
Pertanyaan tentang Group
No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 8
No telp : ( 021 )29 222 333 , Ext 5
(Jam kerja : Senin – Sabtu dari jam 8 pagi – 6 sore)
(Jam kerja : Senin - Sabtu dari jam 8 pagi – 6 malam)
Email :
[email protected]
Email :
[email protected]
Via.com
Page 2
`
User Manual 1. PRODUK VIA 2. HOMEPAGE 2.1. Nama agent 2.2. FRAG ID 2.3. Balance 2.4. Customer Care 2.5. User Manual 2.6. Inbox 2.7. Domestik 2.8. Internasional 2.9. SOTO fare Internasional 3. CARA MUDAH MELAKUKAN RESERVASI TIKET PENERBANGAN 3.1. Langkah melakukan reservasi penerbangan 3.2. Langkah-langkah pencarian untuk sekali jalan ( oneway Book ) 3.3. Langkah-langkah pencarian untuk pulang pergi ( return Book ) 3.4. VIA AIR FARE CALENDAR 3.5. Email Fares 3.6. Sms Fares 3.7. Show/Hide Incentive dan Show/Hide Net Fare 3.8. MODIFY SEARCH 3.9. SORT BY 3.10. Cara print tiket yang sudah di issued 3.11. Bagaimana tampilan tiket apabila klik BOOK 3.12. Bagaimana tampilan tiket apabila klik ISSUED 3.13. VIA AIR PASSENGERS CALENDAR 3.14. Cara issued tiket pada bookingan tiket 3.15. Connecting flight dan transit flight 3.16. Bagaimana cara memilih maskapai tertentu saja 3.17. Bagaimana cara melakukan reservasi lebih dari 4 orang 3.18. Langkah-langkah memilih kelas saat membuat reservasi Garuda 3.19. Cara melakukan reservasi tiket Internasional 3.20. Filter your result 4. CONTROL PANEL 4.1. Merubah informasi akun saya 4.2. Cara merubah password saya 4.3. Cara mengupload logo Travel saya Via.com
Page 3
`
4.4. Cara saya menambah Desk User 4.5. Setting Staff Login Control 4.6. Cara melakukan Mark-up 4.7. Cara melakukan Mark Up Tiket Internasional 4.8. Cara melakukan Mark Up Hotel 4.9. Apa yang dimaksud dengan T-Pin dan apa fungsinya 5. RESERVASI GRUP 5.1. Cara saya melakukan group order 5.2. Bagaimana melihat reservasi grup saya 6. RESERVASI KERETA API 6.1. Cara melakukan reservasi Kereta Api 7. RESERVASI HOTEL 7.1. Cara melakukan reservasi hotel melalui portal 7.2. Cara untuk mencetak voucher hotel reservasi saya 8. RESERVASI PAKET HOLIDAY 8.1. Bagaimana melakukan pencarian paket holiday yang ada di Via.com 9. REKENING BANK 10. PROSEDUR TOP UP 10.1. Cara melakukan topup deposit 10.2. Cara melakukan top up secara otomatis menggunakan BCA Klikpay 10.3. Cara melakukan top up secara otomatis menggunakan Mandiri Klikpay 11. KODE VOUCHER 11.1. Cara mendapatkan voucher 11.2. Cara melakukan check kode voucher dari portal via 11.3. Cara menggunakan kode voucher tersebut 11.4. Sudah melakukan 7 transaksi tetapi belum terima voucher 12. DAILY SALES REPORT 13. RESCHEDULE/CANCEL/REFUND 13.1. Cara melakukan cancelation atau reschedule melalui portal Via 13.2. Cara melakukan reschedule, cancel atau refund tiket melalui helpdesk 14. LAPORAN TRANSAKSI DAN KEUANGAN 14.1. Cara melihat laporan transaksi dan keuangan 14.2. Mendapatkan laporan keuangan dalam format Excell Via.com
Page 4
`
15. KARTU KREDIT 16. SOTO FARE INTERNASIONAL 17. TRANSACTION BEHAVIOR 18. EMAIL US
Via.com
Page 5
` 1. PRODUK VIA Q: Produk apa saja yang tersedia di portal Via?
Flight’s
Maskapai domestik
Via.com
Page 6
` Maskapai Internasional
Kereta api
Via.com
Page 7
` Hotel
Holiday
Via.com
Page 8
` Bus (Segera Hadir)
Via.com
Page 9
` Q:Kode Maskapai Domestik ? Airlines Lion air Wings Air Batik air Garuda Sriwijaya Nam air Citilink Merpati Xpress air Sky aviation Transnusa Kalstar Trigana air Air Asia Mandala
Code JT IW ID GA SJ SJ. QG MZ XN SY M8 KD IL QZ RI
Via.com
Page 10
` 2. HOME PAGE
Q: Data apa saja yang penting untuk saya ketahui di halaman
“Home Page”?
A: a. Nama Agent : Pastikan anda selalu menyertakan Nama Keagenan anda setiap mengirimkan email kepada kami, demi mempermudah kami dalam membantu anda. b. FRAG ID : FRAG ID adalah Kode Keagenan anda yang bersifat unik. Setiap agent memiliki Frag ID yang berbeda. Pastikan anda selalu menyebutkan dan menyertakan Frag Id anda ketika menghubungi kami, demi mempermudah kami dalam mengidentifikasi keagenan anda, dan membantu anda. c. Balance : Jumlah deposit yang masih tersedia. Pastikan deposit anda cukup untuk melakukan transaksi. Setelah anda melakukan topup deposit, silahkan logout dari portal untuk update balance anda. d. Customer Care : Halaman ini menginformasikan alamat email, nomor extention, dan jam kerja masing-masing departemen. Silahkan langsung hubungi departemen terkait untuk menjelaskan permasalahan anda.
Via.com
Page 11
` e. User Manual : Untuk mengetahui seluruh informasi mengenai portal Via, silahkan baca panduan yang terdapat di User Manual. f. Inbox : Untuk melihat seluruh transaksi yang ingin di cancel dan transaksi dengan keterangan tambahan. Kita juga dapat melihat transaksi yang telah di abort, refund, dan dibatalkan. Anda juga dapat melihat data reservasi yang belum terlihat di portal di “Blocked Orders” di portal g. Domestic : untuk pencarian penerbangan rute domestik h. International : untuk pencarian penerbangan rute Internasional i. SOTO fare International : Fasilitas untuk memudahkan agent melakukan reservasi & issued starting India, Philippines, Malaysia atau Singapore, dimana agent akan mendapatkan harga lebih murah dari cara opsi International sebelumnya. Ke empat negara tersebut merupakan kantor pusat dan kantor cabang VIA, sehingga saat agent melakukan issued dengan starting dari negara tersebut, maka sistem akan capture harga yang sesuai di negara tersebut.
Via.com
Page 12
` 3. RESERVASI TIKET PENERBANGAN Q: Berapa banyak langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan reservasi penerbangan? A: Ada 3 langkah yang harus dilakukan dalam melakukan reservasi (booking) penerbangan Langkah Pertama: Cari penerbangan yang diinginkan. Pada halaman Home Page, di kotak bertuliskan “Flight Booking” anda langsung dapat memulai mencari untuk penerbangan domestik. Untuk mencari flight International, pilih kotak bertuliskan “International”. a. Pilih rute penerbangan dari kota asal keberangkatan dan kota tujuan. b. Tentukan tanggal keberangkatan, dan tanggal kembali (return) bila diperlukan. c. Pilih seluruh maskapai (all), atau maskapai tertentu saja (preferred airlines) d. Pilih kelas Ekonomi atau kelas bisnis. e. Pilih jumlah penumpang berdasarkan umur (dewasa, anak-anak, bayi). f. Klik “Search Flights”
Langkah Kedua : Pilih Penerbangan yang diinginkan. Setelah anda memilih flight yang anda inginkan, klik kotak hijau bertuliskan “Book” di pojok kanan bawah. Pastikan jadwal terbang anda sudah sesuai dengan keinginan anda. Setelah data penumpang sudah dilengkapi, klik “Book Seat” untuk booking, dan klik “Issue Ticket” untuk langsung meng-Issued tiket anda
Via.com
Page 13
`
Filter your result merupakan opsi tambahan yang digunakan untuk menyaring pencarian harga penerbangan dan maskapai sesuai keinginan mitra via.
Via.com
Page 14
` Langkah Ketiga : Isi seluruh data penumpang, dan lakukan reservasi. Isi seluruh data penumpang dengan lengkap sesuai dengan waktu yang sudah disediakan (3 menit untuk penerbangan domestik, dan 5 menit untuk penerbangan Internasional). Klik “Continue” apabila telah melewati waktu yang diberikan
Via.com
Page 15
`
Setelah menerima term & condition, dan memilih book atau issued tiket, sistem akan membutuhkan konfirmasi terakhir anda untuk memastikan bahwa seluruh informasi sudah sesuai sebelum issued tiket anda.
Via.com
Page 16
` Langkah-langkah pencarian untuk sekali jalan ( oneway Book )
Mitra via dapat isi no telp penumpang pada kolom diatas
Via.com
Page 17
`
Setelah mitra via isi details penumpang, langkah selanjutnya dapat klik book seat
Via.com
Page 18
`
Sistem via akan konfirmasi ulang sebelum tiketnya terproses. mitra via dapat cek kembali untuk reservasinya. Jika sudah benar, dapat klik continue
Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RG2WK6
Via.com
Page 19
` Langkah-langkah pencarian untuk pulang pergi ( return Book )
Mitra via dapat masukkan no telp penumpang pada kolom diatas
Via.com
Page 20
`
Via.com
Page 21
`
Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RG50P3
Via.com
Page 22
` VIA AIR FARE CALENDAR Q: Apa fungsi ”View Lowest Fare Calendar” ? A: Fungsi dari fitur ini adalah untuk mempermudah agent dalam hal melihat harga penerbangan termurah dalam 1 bulan. Tentukan destinasi dan tanggal keberangkatan, lalu klik “ View Lowest Fare Calendar”
EMAIL FARE
Q : Apa fungsi dari Email Fares ? A : Untuk menginformasikan harga penerbangan melalui email pelanggan, silahkan klik kotak “Email Fares”
Via.com
Page 23
`
SMS FARE
Q : Apa fungsi dari Sms Fares ? A : Untuk mengirimkan informasi penerbangan melalui sms kepada klien anda
Via.com
Page 24
`
SHOW/HIDE INCENTIVE DAN SHOW/HIDE NET FARE
Q : Apa fungsi Show/Hide Incentive dan Show/Hide Net Fare ? Show/Hide Incentive dapat menampilkan komisi dan pajak yang diberikan oleh maskapai kepada agent. Show/Hide Net Fare dapat menampilkan harga yang agent bayar kepada Via.
Via.com
Page 25
` MODIFY SEARCH Q : Apa fungsi dari MODIFY SEARCH ? A : Untuk memudahkan dalam merubah route, tanggal, jumlah penumpang, dll tanpa harus kembali ke tampilan awal
SORT BY Q: Apa fungsi dari SORT BY ? A : - Untuk memudahkan melakukan sort berdasarkan harga dari mahal kemurah atau sebaliknya (dengan melakukan klik di Price ) - Melakukan sort berdasarkan waktu keberangkatan dari pagi ke malam atau sebaliknya ( dengan melakukan klik di Departure )
Via.com
Page 26
`
Pada saat anda klik “Book”, akan muncul notifikasi yang menjelaskan mengenai total harga tiket penerbangan anda, dan masukkan nomor handphone pelanggan anda apabila anda ingin memberikan informasi melalui sms. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
Q: Apakah bisa memilih maskapai yang berbeda untuk rute PP? A: Bisa. Contoh: Penumpang dapat memilih Lion Air pada saat berangkat, dan Sriwijaya pada saat pulang.
Q: Bagaimana cara print tiket yang sudah di issued? A: a. Klik “Check Booking Status” b. Masukkan kode booking dari Via (FMNID) ke kolom “Enter your Via Booking Reference Number”. c. Klik “Get My Booking” d. Klik “Print Ticket”
Via.com
Page 27
` Setelah tiket di issued, akan tampil pilihan untuk mencetak tiket anda. Q : Bagaimana tampilan tiket apabila klik BOOK ?
Q : Bagaimana tampilan tiket apabila klik ISSUED ?
Mohon diperhatikan bahwa PNR (kode booking Airlines) adalah Q2948Y Sedangkan FMNID (kode booking Via) adalah FMNID00QER6YA.
Via.com
Page 28
` Jika Mitra Via ingin print ticket dari airline, dapat klik opsi Click here seperti tampilan diatas. Contoh Tiket akan menampilkan nama dan logo travel agent yang merupakan sebuah keunggulan dalam memperkenalkan brand anda.
Via.com
Page 29
` VIA AIR PASSENGERS CALENDAR Q: Apa fungsi Air Passenger Calendar? A: Untuk melihat reservasi dan jadwal penumpang anda setiap bulannya.
Via.com
Page 30
` Q: Bagaimana cara saya issued tiket setelah sebelumnya melakukan booking tiket terlebih dahulu? A: Masukkan FMNID pada opsi Check booking status di tampilan menu awal portal, setelah itu klik Issue Ticket.
Via.com
Page 31
`
Q: Apakah yang dimaksud dengan connecting flight dan transit flight? A: Connecting flight adalah penerbangan yang memerlukan perpindahan pesawat di kota lainnya sebelum melanjutkan ke kota tujuan. Contoh : Penerbangan Palembang - Pekanbaru dengan menggunakan Sriwijaya. Penerbangan berawal dari Palembang dengan pesawat Sriwijaya, berhenti di Jakarta pada pukul 07.05, lalu take off ke Pekanbaru pada pukul 12.30 dengan pesawat Sriwijaya kode SJ-040. Transit flight adalah penerbangan yang memerlukan pemberhentian di suatu kota yang bukan merupakan kota tujuan akhir dari penerbangan tersebut.
Via.com
Page 32
` Connecting Flight
Q: Bagaimana cara saya mengetahui kota transit dari penerbangan tersebut? A: Silahkan hubungi
[email protected] atau telpon ke (021)29222333 untuk informasi lebih detil. Transit flight adalah penerbangan yang memerlukan pemberhentian di suatu kota yang bukan merupakan kota tujuan akhir dari penerbangan tersebut. Contoh: Penerbangan Jakarta - Jayapura dengan menggunakan Sriwjaya Air. Penerbangan dimulai dari Jakarta dan akan berakhir di Jayapura dengan pesawat Sriwijaya Air. Keterangan bahwa penerbangan ini adalah transit ditunjukkan dengan tulisan “1 Stops” tepat dibawah jadwal penerbangan. Transit Flight
Via.com
Page 33
` Q: Bagaimana cara memilih maskapai tertentu saja? A: Pada saat mencari penerbangan, dibawah kolom Preferred Airline, klik Custom Select dan klik maskapai yang ingin dipilih, dan pilih maskapainya satu per satu.
Q: Bagaimana cara saya melakukan reservasi untuk lebih dari 4 orang? A: Anda harus memilih satu maskapai saja dalam melakukan reservasi. Gunakan “Custom Select” pada kolom “Preferred Airline”
Via.com
Page 34
` Langkah-langkah memilih kelas saat membuat reservasi Garuda:
Via.com
Page 35
`
Frequent Flyer : merupakan salah satu bentuk layanan untuk menunjukan apresiasi pelanggan yang diadakan oleh kebanyakan perusahaan penerbangan terkemuka. Dalam setiap penerbangan dengan Garuda Indonesia, setiap member GFF (Garuda Frequent Flyer) berkesempatan untuk mengakumulasi mileage, yang kemudian dapat ditukarkan dengan Award Ticket atau Upgrade Award. Free ticket yang anda dapatkan ini tidak harus anda pakai sendiri karena dapat anda berikan kepada kerabat, rekan dan kenalan anda. Selain itu, Member GFF juga diberikan kenyamanan melalui berbagai fasilitas eksklusif sesuai tingkatan keanggotaannya, seperti check-in counter khusus, bagasi tambahan dan akses ke Garuda Indonesia Executive Lounge.
Via.com
Page 36
`
Via.com
Page 37
`
Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RGBFLN
Via.com
Page 38
` Q: Kenapa ada perbedaan harga pada saat saya sudah melakukan reservasi? A: Perubahan harga terjadi karena seat atau class yang diinginkan sudah tidak tersedia. Hal ini terjadi karena banyaknya agent yang melakukan reservasi pada saat yang sama atau berdekatan. Kecepatan koneksi internet merupakan hal yang vital dalam melakukan reservasi online. Melakukan clear cookies secara rutin juga sangat kami sarankan. Pada saat anda melakukan reservasi, pastikan anda meng-klik pilihan book untuk mengetahui kepastian dari harga penerbangan yang dicari. Kami akan menampilkan pemberitahuan perubahan harga apabila kelas yang diinginkan sudah tidak tersedia
Via.com
Page 39
` Q: Kenapa ada perbedaan harga pada Garuda antara Flight Search Results dengan Booking Details (Step 3 of 3)? A: karena untuk Garuda, jika ada 1 kelas terdapat 1 harga, maka harga akan sama antara saat pencarian harga dengan step 3 ( isi details penumpang ), namun jika ada 1 kelas terdapat 3 harga, saat isi details penumpang (Step 3 of 3), maka harga sebenarnya akan tampil sesuai dengan harga airlines.
Via.com
Page 40
` RESERVASI TIKET INTERNASIONAL Q: Bagaimana cara melakukan reservasi tiket Internasional melalui portal? A: Sama seperti melakukan reservasi tiket DOMESTIK, anda harus melakukan 3 langkah dalam melakukan reservasi tiket Internasional. Pada saat anda memilih kota asal dan tujuan penerbangan, ketik nama kota, lalu klik keterangan yang sesuai dengan keinginan anda.
Setelah kota asal dan tujuan telah dipilih, isi seluruh kolom keterangan sesuai dengan keinginan anda.
Via.com
Page 41
` Pilih flight yang diinginkan, lalu klik “Book”
FILTER YOUR RESULT Filter price = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai harga yang di inginkan agent Filter Airlines = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai maskapai yang di inginkan agent Stops = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai stop over atau Non-stop Isi seluruh data penumpang dengan benar, klik keterangan “Terms & Condition”, lalu klik “Book”
Via.com
Page 42
`
Via.com
Page 43
`
4. CONTROL PANEL Q: Apakah saya bisa merubah informasi akun saya? A: Bisa. Klik Control Panel lalu akan tampil data pribadi keagenan anda. Data yang dapat anda ganti sendiri adalah Alamat, Region, Kota, No. Telpon, Zip Code, Untuk merubah Nama Agent, dan alamat email anda, silahkan email permohonan anda ke
[email protected], dan staf kami akan menghubungi anda untuk konfirmasi selanjutnya.
Via.com
Page 44
`
Q: Bagaimana cara merubah password saya? A: Klik Control Panel, klik Change Password, lalu isi data pada form yang tampil.
Q: Bagaimana cara mengupload logo Travel saya? A: a. Klik Control Panel, pilih logo yang sudah di format sesuai dengan format Via. b. Klik Upload Image. c. Apabila anda mengalami kesulitan dalam meng-upload logo anda, silahkan kirimkan logo anda ke
[email protected]. Kami akan membantu untuk merubah format logo anda, untuk memudahkan anda meng-upload logo anda di portal. Q: Apa format logo yang dapat diterima oleh portal Via? A : Tidak boleh lebih dari 100 kb, 300 pixel dalam format gif.
Via.com
Page 45
`
Q: Bagaimana cara saya menambah Desk User? A: Mudah. a. Klik Control Panel, pilih Desk User, isi data-data staf. b. Untuk mengaktifkan login staf anda, klik Settings, dan klik kolom login. c. Anda dapat mengawasi dan memberikan batasan deposit untuk digunakan oleh staf anda. d. Anda dapat menghapus data staf anda melalui akun administrasi.
Q: Apakah saldo Desk User bisa otomatis bertambah dari saldo Administrator? A: Bisa. Selama deposit administrator masih mencukupi untuk menutup limit Desk User, maka saldo Desk User akan ter-update secara otomatis setiap harinya.
Q: Apa saja yang harus dipilih pada saat mensetting Staff Login Control? A: • Pilih “Login” agar staf anda dapat login ke portal. • Pilih “Deposit Payment” agar staff anda dapat meng-issued ticket • Pilih “Credit Card payment” agar staff anda dapat bertransaksi menggunakan kartu kredit.
Via.com
Page 46
` • Pilih “Accounts Visible” agar staff dapat melihat penjualan akun staff tersebut dan dapat melihat saldo. • Pilih “Check All Accounts” agar staff dapat melihat seluruh data penjualan, termasuk administrator. • Pilih “View Notice Board” agar staff dapat melihat berita ter-update dari Via. • Isi “Cash Limit (per day)” untuk memberikan batasan limit transaksi per hari. Apabila limit sudah ditentukan, klik update.
Q:Bagaimana cara menghapus desk id staf yang sudah tidak bekerja? A: Klik delete pada kotak paling kanan pada baris staf tersebut?
Q: Bagaimana cara melakukan Mark-up? a. Klik Control Panel, Pilih Settings, Pilih Mark-Up Domestic, International atau Hotel. b. Pilih tipe Mark-Up Fixed atau Persentase. c. Isi jumlah Mark-Up yang diinginkan untuk setiap airlines. d. Klik Update Markups. Mark-up untuk domestik ada 2 tipe. Fixed dan Persentase. Markup tipe Fixed harus diisi dengan nominal uang, contoh 5000, 10000, 20000. Markup tipe Percentage harus diisi dengen 5, 10, 15. Dan markup persentase akan diambil dari basic fare. Maksimum Mark-up Fixed adalah Rp.999.999,- *berlaku per pax dan per sektor. Maksimum Mark-up Persentase adalah 20% *berlaku per pax dan per sektor. Maksimum Mark-up Internasional per pax dan per sektor adalah Rp. 2.499.999,-
Via.com
Page 47
`
Q: Dimanakah nilai nominal Mark Up akan tampil? A: Mark Up akan tergabung ke dalam Net fare bersama dengan service fee. Gambar dibawah ini menunjukkan harga penerbangan tanpa mark up
Gambar dibawah menunjukkan harga tiket yang sudah di Mark-Up Rp. 20.000,-
Via.com
Page 48
`
Gambar ini menunjukkan proses setelah klik “book”. Akan tampil Popup note yang menjelaskan bahwa dalam transaksi ini sudah termasuk jumlah Mark Up sebesar Rp. 20.000,-
Via.com
Page 49
` Q: Bagaimana cara melakukan Mark Up Tiket Internasional? A: Tentukan nilai nominal Markup yang diinginkan lalu klik “Update Markups”
Mark Up Hotel Q: Bagaimana cara melakukan Mark Up Hotel? A: Harga Hotel merupakan harga NTA, sehingga Mark Up Hotel sagat disarankan untuk disetting diawal. Tentukan nominal mark up dan klik “Update Markup”.
Via.com
Page 50
`
Q: Apa yang dimaksud dengan T-Pin dan apa fungsinya? A: T-Pin (Telephone PIN) berfungsi apabila ada transaksi manual yang terkait dengan deposit agent. T-Pin berlaku sebagai kode PIN yang harus diinformasikan kepada Staff Helpdesk Via , agar transaksi dapat dieksekusi. Demi alasan keamanan, sebaiknya T-Pin hanya diketahui oleh Administrator saja. Anda dapat mengganti T-Pin anda dengan meng-klik kotak “Generate New Telephone PIN”. T-Pin ini harus anda informasikan langsung atau melalui email kepada staff helpdesk kami apabila transaksi dilakukan secara manual dan dibantu oleh tim helpdesk kami
Low Balance Alert Anda dapat melakukan setting peringatan apabila deposit anda memasuki batas yang telah anda tentukan. Gambar dibawah ini menunjukkan Low Balance Alertnya adalah Rp.10.000,- jadi pada saat deposit anda berada dibawah Rp.10.000,- maka sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa anda sudah melewati ambang batas deposit, dan sebaiknya melakukan topup deposit..
Via.com
Page 51
` 5. RESERVASI GROUP Q: Bagaimana cara saya melakukan group order? A: - Klik “New Group Request” pada pilihan menu “Flights”. - Isi seluruh informasi dengan benar, lalu klik “Send Group Request”
Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa Group request anda telah teregistrasi.
Anda juga dapat mengirimkan email permohonan ke
[email protected] atau langsung menghubungi (021)29222333 Ext. 5.
Via.com
Page 52
` Q: Bagaimana melihat reservasi grup saya? A: Pilih Flight, klik Group R equest, lalu klik View Group Request.
6. RESERVASI KERETA API Q : Bagaimana cara melakukan reservasi Kereta Api melalui portal? • Klik “Kereta Api” di halaman utama (homepage) • Pilih Nama Kota dan Nama Stasiun (Lokasi keberangkatan dan Tujuan Akhir) • Tentukan Tanggal Keberangkatan (Klik Kalender) • Masukkan Jumlah Penumpang (Maks. 4 total penumpang dewasa dan anak-anak dalam satu PNR) • Klik “Search Trains” untuk mencari Kereta Api
Via.com
Page 53
` BATAS WAKTU RESERVASI 6 jam sebelum keberangkatan adalah time limit untuk dapat melakukan reservasi tiket Kereta Api melalui Portal Via. Apabila waktu keberangkatan kurang dari 6 jam, maka akan tampil pemberitahuan yang menjelaskan bahwa reservasi tidak dapat dilakukan.
Reservasi tiket Kereta Api dapat dilakukan mulai 90 hari sebelum keberangkatan
Via.com
Page 54
` Setelah klik “Search Train” akan tampil List Kereta Api dengan seluruh informasi detilnya
1. Nama Kereta 2. Stasiun/Kota Asal keberangkatan 3. Jam Keberangkatan 4. Stasiun/Kota Tujuan 5. Jam kedatangan 6. Kelas Kereta Api (Ekonomi/Bisnis/Executive) 7. Harga Dewasa 8. Harga Anak-anak 9. Harga Bayi (infant) 10. Jumlah Seat tersedia (availability) 11. Pastikan anda telah memilih tanggal dan jadwal kereta yang benar sesuai dengan keinginan penumpang. 12. Klik “Book” sesuai dengan jadwal Kereta Api yang anda pilih untuk melanjutkan reservasi anda.
Via.com
Page 55
`
PENGISIAN DATA PENUMPANG DAN MEMILIH KURSI
• Isi Nama penumpang dewasa, dan pilih jenis kartu identitas yang digunakan, serta nomor kartu identitas. Untuk pelajar yang belum memiliki KTP/SIM/PASPOR, diwajibkan untuk memasukkan nomor Kartu Pelajar. Via tidak bertanggung jawab apabila terjadi permasalahan dengan penumpang yang tidak menyertakan kartu identitas. • Isi Nama Anak-anak, dan usia anak tersebut. • Isi Nama Bayi(Infant), dan tanggal lahirnya sesuai format DD/MM/YYYY(contoh:15/02/2012) • Isi Nomor Telpon, Email dan Nama penumpang • Klik “Choose Seats” untuk memilih kursi sesuai dengan keinginan penumpang.
Via.com
Page 56
`
Setelah anda klik “Choose Seats” untuk memilih kursi, akan tampil layar seperti dibawah ini. Klik “Change Seat” dipojok kanan atas untuk meneruskan proses pemilihan kursi.
Setelah anda klik “Choose Seat”, maka anda akan diberikan waktu 5 menit untuk memilih dan mengkonfirmasi kursi (seat) anda.
Perhatikan detil Gerbong kereta dan Kursi yang telah anda isi di pojok kanan atas. • Anda dapat memilih Gerbong dengan meng-klik EKS-1, EKS-2, EKS-3 dan seterusnya. • Pada saat anda meng-klik “Change Seat”, sistem akan otomatis memilih kursi untuk anda. (seat) • Kursi berwarna Merah adalah kursi yang sudah terisi. • Kursi berwarna Orange adalah kursi yang telah ditetapkan sistem untuk anda.
Via.com
Page 57
` • Kursi berwarna Hijau adalah kursi kosong. • Untuk merubah posisi kursi anda, klik terlebih dahulu kursi berwarna Orange sehingga kursi itu menjadi berwarna Hijau, lalu klik kursi berwarna Hijau sesuai pilihan penumpang sehingga seat tersebut berubah menjadi berwarna Orange. • Klik “Confirm Seating” apabila penumpang sudah setuju dengan posisi kursinya (seat)
Agent akan mendapatkan komisi mulai tanggal 1 Juni 2014 : Kelas Ekonomi : IDR 1.500 / seat Kelas Eksekutif , Bisnis : IDR 4.000 / seat Infant tidak dapat komisi -Klik “Issue Ticket” untuk melanjutkan proses reservasi tiket. -Perhatikan Notifikasi yang muncul, dan pastikan bahwa jadwal dan jurusan kereta api yang dipilih sudah sesuai, dan nama penumpang sudah benar.
Via.com
Page 58
` -Klik “Continue’ untuk melanjutkan. -Klik “Cancel” untuk membatalkan.
Contoh Tiket :
-Klik “Print Ticket” untuk mencetak e-tiket kereta api. -Klik “ Back to Home” untuk kembali ke halaman utama. -PENTING !! E-Tiket harus ditukarkan dengan Tiket Asli di Stasiun asal, paling lambat 1 jam sebelum keberangkatan, dengan membawa KARTU IDENTITAS diri yang sah
Via.com
Page 59
`
Railway Voucher This E-Ticket will only be valid along with an ID proof in original. If found travelling without ID Proof, Passenger will be treated as without ticket and charged as per extant Railway rules. Journey Details Transaction ID:
9992063164903
Book Code :
Y4XDVS
Train No. & Name:
50/ CIREBON EXPRESS
Departure Time:
20/05/0014 09:45:00
Class:
Economy
Arrival time:
20/05/0014 12:34:00
From:
GAMBIR (GMR)
To :
CIREBON (CN)
Total Fare :
IDR 300.000
Date of Booking:
05/19/2014 13:17
Passenger Mobile Number: 085655984341
Adult: 2 Child: 0 Infant: 0
Adult Passenger Details Name
Status
Berth
Mobile
ID Type
ID Number
TAHARUDDIN
CONFIRMED
BIS-2 2A-2B
085655984341
KTP
3509195712910005
MARDIAH
CONFIRMED
BIS-2 2A-2B
085655984342
KTP
3509195712910006
Agent Details Principal Agent: VIA.com Address:
Sub Agent Name:
LAPAKUDA
EmailId:
[email protected]
JL. LESTI UTARA 10B MALANG ,MALANG, JAWA TIMUR 65123 Phone No: 08563538339
Charges Booking Reference No:
FMNID00Q8C0MG
Train Fare:
IDR 300.000
Railway Service Charges:
IDR 0
Total Charges:
IDR 300.000
NOTE:STRUK INI HARUS DITUKARKAN DENGAN TIKET DI STASIUN ONLINE PALING LAMBAT 1 JAM SEBELUM KEBERANGKATAN INFO KODE BOOKING DAPAT DILIHAT DI http://www.kereta-api.co.id ATAU CC KAI 121
Via.com
Page 60
` 7. RESERVASI HOTEL Q : Bagaimana cara melakukan reservasi hotel melalui portal? A: Mudah sekali caranya sebagai berikut:
Via.com
Page 61
`
Via.com
Page 62
`
Q :Bagaimana cara untuk mencetak voucher hotel reservasi saya? A: Mudah sekali caranya sebagai berikut:
Untuk informasi lebih detail silahkan hubungi kami di
[email protected] atau ke 021-29222333 ext 3.
Via.com
Page 63
`
8. RESERVASI PAKET HOLIDAY Q: Bagaimana melakukan pencarian paket holiday yang ada di Via.com A: Mudah sekali caranya sebagai berikut:
Via.com
Page 64
`
Via.com
Page 65
`
Via.com
Page 66
` 09. REKENING BANK
10. PROSEDUR TOP UP Q: Bagaimana cara melakukan topup deposit? A: Transfer ke rekening atas nama “PT. Adya Tours”, Pastikan anda selalu memasukkan FRAGID anda di dalam Berita Acara. lalu konfirmasi melalui portal (Klik “Deposit Update Request” di “Accounts”), dan email Bukti Transfer ke
[email protected] dengan mencantumkan Frag ID.
Via.com
Page 67
` Q: Bagaimana cara melakukan top up secara otomatis menggunakan BCA Klikpay? A: Anda harus sudah terdaftar di Klik BCA, dan memiliki token untuk melakukan transaksi. Apabila anda belum terdaftar atau tidak memiliki token, maka silahkan daftarkan diri anda melalui Customer Service BCA terdekat. Setelah anda terdaftar di Klik BCA, lanjutkan dengan melakukan Registrasi BCA Klikpay Gunakan alamat email dan nomor HP yang sama dengan yang terdaftar di Klik BCA. Cara melakukan top up otomatis menggunakan BCA Klikpay melalui portal Via. • Arahkan kursor ke Accounts • Klik Account Recharge • Isi nominal (saat ini dikenakan biaya Rp.1000) • Notifikasi number receipt akan tampil, lalu klik “Click to proceed” • Login ke BCA klikpay • Jawab pertanyaan dari sistem • Isi data dengan lengkap
Via.com
Page 68
`
Via.com
Page 69
` Q: Bagaimana cara melakukan top up secara otomatis menggunakan Mandiri Klikpay? A: 1. Sebelum dapat menggunakan Mandiri Click Pay, anda harus mendaftarkan diri terlebih dahulu melalui Customer Service Officer Bank Mandiri terdekat. 2. Anda harus memiliki Token agar dapat menggunakan Mandiri Click Pay. 3. Untuk melakukan Top Up menggunakan Mandiri Click Pay, silahkan ikuti langkah-langkah berikut. a. Arahkan cursor ke “Account” lalu pilih “Account Recharge”
b. Langkah berikutnya adalah mengisi form yang disediakan, dan dipadukan dengan menginput kode/angka pada token Mandiri clickpay anda. - Klik mandiri clickpay pada Payment method. - Pada kolom Mandiri Debit Card, isi dengan 16 digit kartu debit Mandiri anda. - Isi jumlah yang ingin anda Top Up pada kolom Amount (minimum top up = IDR 10.000) - Masukkan 10 digit terakhir kartu anda pada token mandiri clickpay, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Masukkan Total nominal Top up yag sudah termasuk dengan biaya IDR 5000 pada token anda, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Masukkan Reference id pada token anda, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Token akan menampilkan kode untuk di input pada kolom Mandiri Token Response, lalu klik “Submit” untuk melanjutkan proses top up.
Via.com
Page 70
`
c. Setelah di submit, akan muncul notifikasi untuk memastikan bahwa jumlah yang akan di top up sudah benar. Klik “Oke” untuk melanjutkan proses top up.
Via.com
Page 71
` d. Anda akan menerima notifikasi apabila proses top up sudah berhasil dilakukan. Silahkan logout dari sistem, dan login kembali untuk melihat deposit anda setelah melakukan proses top up dengan menggunakan Mandiri clickpay.
e. Silahkan hubungi Via Indonesia di 021-29222333 apabila ada kesulitan dalam melakukan proses top up menggunakan Mandiri clickpay
11. KODE VOUCHER Q: Bagaimana cara saya untuk mendapatkan voucher Rp. 50.000,- ? A: Voucher akan diproses setelah melakukan 7 transaksi tiket domestik dalam satu hari. Kode Voucher akan dikirimkan melalui email. Voucher dapat digunakan pada transaksi berikutnya, dan harus diinput ke kolom validasi pada saat melakukan transaksi. Masa berlaku voucher adalah hingga 24 jam terhitung waktu generate voucher. Contoh: Apabila waktu generate voucher adalah jam 08:00 WIB, maka voucher tersebut berlaku sampai jam 08:00 WIB keesokan harinya. Untuk keterangan lebih detil, silahkan baca “terms & conditions” Voucher melalui email. Q: Bagaimana cara agent melakukan check kode voucher dari portal via ? A: Agent login sebagai Administrator, setelah itu dapat arahkan kursor ke menu accounts, lalu klik opsi Voucher, setelah itu pilih status voucher dan klik Get Voucher.
Via.com
Page 72
`
Q: Bagaimana cara menggunakan kode voucher tersebut? A: Masukkan kode voucher pada kolom voucher lalu klik validate. Pastikan bahwa voucher tersebut berhasil di validasi.
Via.com
Page 73
`
Q: Saya sudah melakukan 7 transaksi tetapi belum terima voucher? A: Apabila anda menggunakan yahoo sebagai alamat email anda, maka pastikan anda juga cek kotak spam. Apabila voucher belum diterima, segera email ke
[email protected] atau telpon di (021)29222333 EXT 1untuk menanyakan perihal kode voucher anda.
Via.com
Page 74
` 12. Daily Sales Report Salah satu fitur unggulan pada portal via dimana agent dapat mengetahui transaksi yang telah di lakukan, seperti berapa tiket issued, komisi yang didapatkan, mark up untuk setiap hari ( Real time ).
Via.com
Page 75
` 13. RESCHEDULE/CANCEL/REFUND Q: Bagaimana cara untuk melakukan cancelation atau reschedule melalui portal Via? A: Cara melakukan cancelation ? Pada menu Account klik Orders
Copy Paste FMNID di kolom Search by Order Reference ID, lalu klik “Search Orders”
Centang kolom Cancel, lalu klik “Cancel Selected Passengers”
Via.com
Page 76
`
Klik Ok untuk konfirmasi pembatalan, atau klik Batal untuk membatalkan proses Cancelation.
Via.com
Page 77
` Pilih alasan pembatalan lalu klik Done
Reschedule Lewat Portal Centang kolom Reschedule di pojok kana bawah, lalu klik kotak “Reschedule Selected Route”.
Via.com
Page 78
`
Q: Bagaimana cara untuk melakukan reschedule, cancel atau refund tiket melalui helpdesk? A: Segera hubungi Helpdesk kami di (021)29222333 atau email kami di
[email protected] dengan mencantumkan FragId, Nama Agent, dan nomor telpon yang dapat kami hubungi. Kami akan membantu anda dalam memproses reschedule, pembatalan dan refund anda.
Q: Apa fungsi Update PNR status? A: Untuk mengetahui status dari reservasi anda.
Q: Apa fungsi Cancel Booking A: Untuk membatalkan bookingan anda.
Via.com
Page 79
`
Regulasi Maskapai:
*Regulasi pembatalan (cancelation) dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebijakan maskapai.
Via.com
Page 80
` 14. LAPORAN TRANSAKSI & KEUANGAN Q: Bagaimana cara saya melihat laporan transaksi dan keuangan saya? A: Untuk melihat Accounting Report anda, ikuti langkah-langkah berikut : -
Klik “Accounts”
Masukkan tanggal data laporan yang anda inginkan pada kolom tanggal di “Refine Your Result”, lalu klik kotak bertuliskan “Search Orders”. Anda hanya dapat menarik data laporan keuangan sampai jarak 15 hari . Apabila anda ingin melihat data keuangan tanpa pembatasan, silahkan dicoba untuk menarik data Accounting Report pada jam 8:00 PM sampai 10:00 AM
Via.com
Page 81
` Q: Dapatkah saya mendapatkan laporan keuangan dalam format Excell? -
Bisa. Klik Accounting Reports di kolom Accounts.
Masukkan tanggal, dan klik“Download Detailed Report”. Anda dapat melihat seluruh detil transaksi anda, termasuk rincian komisi dan markup.
Via.com
Page 82
` 15. Kartu Kredit Agent dapat lakukan pembayaran ticket dengan menggunakan Kartu Kredit saat isi boking details step ke 3 point 5 (Payment) dari 9 Bank : BCA HSBC Standard Chartered Mandiri Mega CIMB BNI Danamon Bukopin Berikut ini langkah – langkah untuk pembayaran dengan menggunakan kartu kredit
Via.com
Page 83
` 16. SOTO FARE INTERNASIONAL SOTO = Sold Outside Ticketed Outside ( bookingan rute luar indonesia dan issued di luar dari negara tersebut ) contoh rute : Singapore – Kuala lumpur New Delhi - Mumbai New Delhi – Singapore Manila – Cebu Kuala Lumpur – Jeddah
Fasilitas ini untuk memudahkan agent melakukan reservasi & issued starting India, Philippines, Malaysia atau Singapore, dimana agent akan mendapatkan harga lebih murah dari cara opsi International sebelumnya. Ke empat negara tersebut merupakan kantor pusat dan kantor cabang VIA, sehingga saat agent melakukan issued dengan starting dari negara tersebut, maka sistem akan capture harga yang sesuai di negara tersebut.
Via.com
Page 84
` 17. Transaction Behavior Tujuan dari opsi baru ini adalah untuk dapat mengecek transaksi dari agent 1 hari sebelumnya untuk berapa kali melakukan pencarian ( No. of Search), order FMN yang di issued atau di cancel.
18. Email us Fasilitas yang disediakan pada portal via yang digunakan untuk komunikasi antara agent dengan staff heldpesk,dimana agent dapat mengirim pesan dengan mudah dan singkat. Untuk respon yang lebih cepat gunakan Email us di portal via
Via.com
Page 85
` Tulis pesan pada kolom details, lalu klik submit request
Jika mitra via ingin melihat balasan email, dapat klik opsi Advanced options
Berikut ini tampilan email yang sudah di balas oleh helpdesk
Via.com
Page 86
`
Terimakasih telah bergabung dalam keluarga besar Via.com
Salam Hangat Via Indonesia
Via.com
Page 87
