CU Connection Bos, hout en papier editie

NOVEMBER 2014 Nieuwsbrief FSC® en PEFC™

CU Connection

Bos, hout en papier editie

voor alle bedrijven met een FSC, PEFC of Keurhout certificaat

1. PEFC • Nieuwe norm • Due Dilligence Systeem 2. FSC • Gewijzigde standard 40-003 (Multisite en Groep) • Online Claims Platform • “FSC®” en “Forest Stewardship Council®” trademarks • Uitbesteding bij gecertificeerde bedrijven 3. European Timber Regulation (EU TR) • EU TR – Europese Houtverordening • CU Dienstverlening m.b.t. EU TR • Woodtrack 4. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheidsrapportage 5. Handig te weten over onze audits 6. Contact Bijlage 1 Leveranciersverklaring omtrent PEFC stelsel van zorgvuldigheidseisen (DDS)

Nieuwsbrief voor alle organisaties met een FSC® en/of PEFC™ Chain of Custody certificaat Beste lezer, “Elk jaar verandert er wel iets”. Een veelgehoorde opmerking tijdens de audit. En dat kunnen we niet ontkennen. Certificering blijkt steeds maar weer dynamisch. Niet alleen de “programma-eigenaren” passen hun standaarden en vereisten nu en dan aan, ook de bedrijven die gecertificeerd zijn veranderen voortdurend. Om alle veranderingen bij te houden hebben we de belangrijkste uiteengezet in deze nieuwsbrief. Op 1 januari 2015 zal het (100%) duurzame inkoopbeleid van de Nederlandse overheid gaan gelden voor lagere overheden. Hiermee is de verwachting dat de vraag naar FSCen PEFC-gecertificeerde producten zal gaan stijgen. De overheid heeft een website gelanceerd waar meer informatie te vinden is, te weten: www.inkoopduurzaamhout.nl. Inmiddels is de nieuwe standaard van PEFC bij veel bedrijven geïmplementeerd en is het aangekondigde Guidance Document gepubliceerd. Dit heeft ons met name meer duidelijkheid gegeven over de interpretatie van het PEFC Due Diligence Systeem. Verder is FSC met nieuwe normen gekomen voor Multisite- en Groepscertificering (FSC-STD-40-003 V2-1) en de standaard (FSC-STD-20-011 V2-0) voor Certificerende Instellingen die per 1 januari 2015 ingaan (hoofdstuk 2). Verder besteden we aandacht aan het Online Claims Platform, FSC®-trademarks en de vereisten omtrent uitbesteding. Hoofdstuk 3 bevat informatie over de European Timber Regulation (EU TR) die nu ruim 1 jaar van kracht is en de NVWA heeft inmiddels bijna 100 importeurs van hout(producten) gecontroleerd. In hoofdstuk 4 kunt u lezen over MVO en Duurzaamheidsrapportage en hoofdstuk 5 bevat handige informatie over audits, wijzigingen en non-conformiteiten (nc) wat relevant kan zijn voor uw certificaat. Namens “het hout-team”, Diederik Stoel

PAGINA 2

1. PEFC Nieuwe norm PEFC

Zoals in de vorige nieuwsbrief beschreven (en wellicht tijdens de audit besproken), is er per 24 februari 2014 een nieuwe norm voor PEFC Chain of Custody (PEFC ST 2002:2013) ingegaan. Dit betekent dat alle certificaathouders vanaf die datum verplicht zijn aan deze norm te voldoen. Alle audits na deze datum worden ook volgens de nieuwe norm uitgevoerd. Inmiddels is er vanuit PEFC International een begeleidingsdocument (‘Guidance Document’) beschikbaar gesteld met daarin alle interpretaties op de (nieuwe) norm. Dit document (PEFC GD 2001:2014) is te vinden op ons klantenportaal en de website van PEFC Nederland. In deze nieuwsbrief willen vooral ingaan op de interpretatie van de vereisten omtrent het Due Diligence Systeem.

Due Diligence Systeem

In de vorige nieuwsbrief hebben we uitgebreid stilgestaan bij de invoering van het PEFC Due Diligence Systeem (DDS). Kort gezegd dient dit ‘stelsel van zorgvuldigheidseisen’ te bestaan uit 3 stappen: 1) Informatieverzameling (soort en herkomst) 2) Risicobeoordeling (verwaarloosbaar of significant risico) 3) Maatregelen bij significant risico Het DDS dient te worden toegepast voor álle input materiaal binnen de PEFC Chain of Custody, dus voor producten die zijn opgenomen in de PEFC productgroepen. Dit kan worden uitgebreid naar álle input materiaal zodat het verkocht kan worden als PEFC Controlled Sources. Let er bij de inrichting van het DDS op dat de procedures voldoende zijn uitgewerkt. Leg vast wie verantwoordelijk is voor het DDS, welke taken moeten worden uitgevoerd en geregistreerd, hoe instructies hiertoe (tijdig) worden gegeven en dat het DDS ook is opgenomen in het interne audit-programma. Geef ook duidelijk aan welke stappen worden ondernomen bij het ontvangen van gegronde klachten of twijfels over de herkomst van het materiaal.

Informatieverzameling

Informatieverzameling is de eerst stap in het DDS. Volgens de vereisten is “toegang tot de (volgende) informatie” noodzakelijk. De informatie hoeft dus niet fysiek in eigen bezit te zijn. Wél moet een procedure zijn ingericht, waarmee kan worden aangetoond dat de certificaathouder over de informatie kán beschikken. Dit kan op diverse manieren, bijvoorbeeld: 1) Er is met de leverancier afgesproken dat de informatie wordt verstrekt. 2) De leverancier verklaart de informatie te verschaffen zodra erom gevraagd wordt, bijvoorbeeld door een leveranciersverklaring, inkoopcontracten of leveringsvoorwaarden. Een leveranciersverklaring die voldoet aan de vereisten is als bijlage toegevoegd aan deze nieuwsbrief.

PEFC inkopen

De meeste bedrijven gebruiken enkel PEFC gecertificeerde materialen voor PEFC productgroepen (producten die ook met een PEFC claim worden verkocht). Ook producten of materialen die ingekocht worden met een PEFC claim dienen te zijn opgenomen in het DDS systeem. PEFC gecertificeerde inputs/inkopen zijn echter wel uitgesloten van de risicobeoordeling. Zijn er echter gegronde klachten of commentaar omtrent legaliteit en andere criteria betreffende controversiële bronnen, dan dient alsnog een risicobeoordeling plaats te vinden. Let op: onderdelen 1 en 3 blijven van toepassing bij PEFC inkopen. Informatie betreffende soort en herkomst moet aantoonbaar beschikbaar zijn en er moet zijn vastgelegd welke maatregelen worden getroffen bij significante risico’s en gegronde twijfels of klachten.

FSC inkopen

Een enkel bedrijf past een percentagesysteem toe, waarbij FSC gecertificeerd materiaal wordt bijgemengd bij PEFC producten. Hiervoor geldt dat voor het FSC materiaal wél een risicobeoordeling dient te worden uitgevoerd. In deze risicobeoordeling moet op verschillende aspecten worden onderzocht of het materiaal (mogelijk) uit controversiële bronnen is onttrokken. Eén van deze indicatoren is een boscertificering volgens geaccrediteerde schema’s (PEFC non-endorsed certification scheme). Zie tabel 1 bij par. 5.3.5. FSC certificering is derhalve een indicator welke bewijs levert dat de herkomst van het materiaal verwaarloosbare risico`s met zich mee brengt. Mits er uiteraard geen gegronde zorgen zijn geuit betreffende de nakoming van legaliteit of andere criteria.

PAGINA 3

2. FSC Gewijzigde standaard 40-003 (Multisite en Groep)

Per 1 januari 2015 gaan er twee vernieuwde standaarden in; • 20-011 V2-0 voor certificerende instellingen (CI’s) zoals Control Union. • 40-003 V2-1 voor certificaathouders met meerdere vestigingen en/of leden. De standaard 20-011 gaat in op de vereisten voor certificerende instellingen. Een eventuele verandering welke voor certificaathouders merkbaar zal zijn, is de manier waarop de steekproef van de te bezoeken vestigingen wordt bepaald. De vernieuwde 40-003 standaard voegt twee normen samen, namelijk de huidige 40-003 (Multi Site certificaathouders met meerdere vestigingen) en de 40-002 (certificeren van groepen en groepsleden). Hierdoor ontstaat een nieuwe norm die de eisen voor beide type certificaathouders integreert. Hieronder zal vooral worden ingegaan op de veranderingen voor certificaathouders (Multi-Sites) die nu ook gecertificeerd zijn volgens de –huidige- 40-003 norm. Het betreffen de belangrijkste wijzigingen met daarachter de desbetreffende norm-eis ter referentie. We verwijzen graag naar de norm die hierin leidend is. Wijziging

Vereiste

De definities van ‘multi-sites’ zijn aangescherpt, waardoor onafhankelijke entiteiten zonder centraal organisatie- en managementstructuur niet meer in aanmerking komen voor deze vorm van certificering.

2.1 en 2.2

Een trainingsprogramma vanuit het hoofdkantoor opgezet voor alle sites, is nu vereist.

5.1.3

Verscherpte en gewijzigde eisen ten aanzien van de competenties en kwalificaties van zowel de certificaatmanager als de interne auditoren.

5.2

Interne auditoren van certificaathouders met meer dan 20 sites in de scope én waar geen sprake is van één organisatie die tenminste voor 51% eigenaar is van de participerende sites dienen in het bezit te zijn van een formele ISO 9001, ISO 14001 of OHSAS 18001 Lead Auditor certificaat. Uitgebreidere en verduidelijkte eisen ten aanzien van de interne auditrapporten. Er zijn verruimde regels met betrekking tot groei en grootte van het certificaat.

5.2.4 5.3.7 5.5

Bij het aanmelden van een nieuwe site bij Control Union dient het rapport van de interne audit te worden meegestuurd.

5.5.4

Participerende sites mogen hun eigen sub-code te gebruiken op verkoopdocumenten (bijv. CU-COC-123456-10). Deze sub-code is o.a. te vinden op de FSC-database.

6.2

Aanvullende en verduidelijkte eisen ten aanzien van intern geconstateerde afwijkingen en de monitoring/opvolging hiervan.

Annex B

De overgangsperioden van de genoemde normen lopen af op 31-12-15. Alle certificaathouders dienen vanaf deze datum te voldoen aan de nieuwe standaard(en). Control Union zal vanaf voorjaar 2015 alle audits uitvoeren volgens deze nieuwe norm. Op basis van de hierboven genoemde informatie en de ter beschikking gestelde 40-003 standaard kunnen certificaathouders al wijzigingen gaan doorvoeren. Mochten er nog vragen over de gewijzigde standaarden zijn, mail dan gerust naar [email protected].

Online Claims Platform

De afgelopen twee jaar is er veelvuldig gesproken over de vorderingen van de FSC Online Claims Platform (OCP). Hieronder lichten we toe wat de huidige stand van zaken is.

Hoe werkt de OCP?

Met het OCP kunnen certificaathouders hun ingekochte volumes invoeren op een online database. De OCP werkt daarbij op basis van 3 stappen: Register: Alleen een certificaathouder kan zich laten registreren. Connect: Leveranciers kunnen worden gelinkt met een bevestiging (zoals Facebook gebruik maakt van vriendschapsverzoeken) Claim: Inkopen kunnen worden geüpload d.m.v.: • User Interface -> direct invoeren op de website • Spreadsheet Processor -> claims kunnen d.m.v. een eigen spreadsheet gemakkelijk worden geüpload. • een directe integratie met een eigen IT systeem

Wat is de Online Claims Platform?

FSC onderkent dat er een hiaat is in de precieze volumes die binnen de keten worden verkocht en ingekocht. Het bestuur van FSC International heeft het besluit genomen dat de OCP een potentieel effectief instrument is om dit hiaat te dichten.

Wordt de OCP verplicht?

De invoering van de OCP heeft het afgelopen jaar vertraging opgelopen doordat er door diverse betrokkenen bezwaren zijn opgeworpen omtrent veiligheid van de data en administratieve lastenverzwaring. Op dit moment is de OCP een vrijwillige tool voor het verantwoorden van diverse CoC-vereisten, zoals verantwoording van gebruikte inputs, volumes etc. FSC heeft aangekondigd dat bij de volgende revisie van de CoC-standaard zal worden gekeken naar mogelijkheden om het OCP verplicht te stellen en/of dat vergelijkbare methoden toegestaan worden. Vooralsnog is er dus nog geen duidelijk besluit dat de OCP verplicht zal worden gesteld.

Waar kan ik meer informatie vinden over de OCP? Kijk op http://ocp-info.fsc.org/ Hier kan ook worden aangemeld voor een demo versie.

PAGINA 4

FSC...

FSC Trademarks

Bij FSC trademarks wordt meestal in de eerste plaats gedacht aan logo-gebruik (‘keurmerk’). In de ruimste zin van het woord gaat het echter ook de termen “FSC” en “Forest Stewardship Council”. Deze termen zijn namelijk internationaal vastgelegd als ‘handelsmerk’. Het is daarom ook niet voor niets dat hierover een aanvullende vereiste is opgenomen dat het trademark symbool (®) dient te worden weergegeven. Let hier dus op als de termen “FSC” en “Forest Stewardship Council” worden weergegeven op (externe/officiële) documentatie zoals briefpapier, leaflets, brochures, catalogi of website! Het gaat daarbij alleen om de eerste vermelding van beide trademarks per tekst. Dit voorkomt dat we dit als een afwijking moeten beschouwen. Let wel: FSC heeft een uitzondering gemaakt voor de claimvermelding “FSC 100%” of “FSC Mix x%” en de disclaimer “Alleen de producten die als zodanig zijn omschreven op dit document zijn FSC gecertificeerd'.

Uitbesteding bij gecertificeerde bedrijven

Voor uitbesteding van werkzaamheden bij niet-gecertificeerde bedrijven is een clausule opgenomen in de Chain of Custody, namelijk sectie 12. Hierin is opgenomen aan welke vereisten deze uitbesteding moet voldoen.

In Advice Note 40-004-01 van de FSC-DIR-40-004 is een aanvullende interpretatie opgenomen waaraan dient te worden voldaan bij uitbesteding aan gecertificeerde bedrijven (contractant). Hierbij moet rekening worden gehouden met de volgende uitzonderingen op de norm (zoals in sectie 12 beschreven): • De werkzaamheden vallen onder de scope van de contractant. Dit dient dan ook op het certificaat te zijn weergegeven (zowel als ‘scope’ als ‘FSC outsourcing’) • De contractant behoeft niet geaudit te worden als onderdeel van de audit bij de opdrachtgever. • De contractant mag op zijn/haar beurt werkzaamheden uitbesteden aan een derde partij en mag zijn eigen logo toepassen op de producten. Bent u als bedrijf betrokken bij uitbesteding voor andere gecertificeerde bedrijven, geef dit dan aan ons door. Met deze informatie kunnen wij het certificaat aanvullen met het proces “FSC outsourcing”. Bovendien wordt dit dan beoordeeld tijdens de jaarlijkse audit en is een eventueel aanvullend onderzoek dan niet noodzakelijk.

PAGINA 5

3. European Timber Regulation (EU TR) EU TR - Europese Houtverordening

Sinds 3 maart 2013 is de Europese houtverordening van kracht met als doel illegale houtstromen, met name afkomstig uit niet-EU landen, te verbieden. Volgens de wetgeving zullen importeurs van o.a. gezaagd hout en houtproducten (waaronder ook papier) aan moeten kunnen tonen dat hun materiaalstromen een legale oorsprong hebben. Er wordt expliciet in de wetgeving verwezen naar het hebben van een degelijk zorgvuldigheidssysteem dat risico's van deze materiaalstromen in kaart brengt. Echter ook niet-Europese bedrijven die onderdeel zijn van de houtstromen richting Europa zullen de nodige bewijslast moeten overleggen aan de importeurs om het voor de importeurs mogelijk te maken aan de wet te voldoen. In elke Europese lidstaat zal de bevoegde autoriteit toezien op het naleven van de wet. In Nederland is de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) belast met het controleren op de naleving van deze wettelijke verplichting. Tot nu toe zijn bijna 100 bedrijven door de NVWA gecontroleerd. CU Dienstverlening m.b.t. EU TR Om bedrijven te assisteren bij het naleven van de EUTR heeft Control Union (CU) de volgende diensten ontwikkeld: 1. CU als Monitoring Organisatie Control Union is als eerste Nederlandse organisatie door de Europese Commissie erkend als Monitoring Organisatie (MO) en beschikt over een door de EU erkend monitoringsprogramma “Woodtrack.eu”. Als MO kan Control Union bedrijven voorzien van een effectief Due Diligence Systeem (DDS) dat voldoet aan de EU TR vereisten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de online applicatie WoodTrack.eu. Door het gebruik van dit systeem is een bedrijf (de operator) in staat inkoopdocumenten op orde te brengen en een gedegen risico inventarisatie uit te voeren. Als laatste kunnen mitigerende (risicobeperkende) maatregelen genomen worden.

2. CU als Verificatie Instantie Met behulp van ons wereldwijde kantoren netwerk, kunnen wij informatie verifiëren d.m.v. een inspectie waar dan ook ter wereld. Ook het verifiëren en valideren van documenten kunnen wij voor u verzorgen. 3. CU als Certificering Instantie Control Union heeft de “Timber Legality Verification (TLV) standaard” ontwikkeld waartegen bedrijven hun DDS kunnen laten certificeren voor de EU TR. Het heeft een vergelijkbare opzet als de inspecties en certificering voor FSC en PEFC, incl. de jaarlijkse audits. 4. CU als ondersteunende partij CU kan verder de volgende ondersteunende diensten aanbieden: a. Quick Scan Mocht u eerst willen weten in welke mate u reeds voldoet aan de EU TR, dan is de Quick Scan een eenvoudige en snelle manier om te weten waar u momenteel staat t.o.v. de EU TR. b. Product Scan: Valt uw product wel onder de EU TR wetgeving? Ook dit kunnen wij voor u nagaan d.m.v. de Product Scan. c. Het uitvoeren van een Risico beoordeling Namens de klant wordt een inschatting gemaakt van het risico van afwijkingen t.o.v. de EU TR. d. Strategie bepaling Samen met de klant wordt besproken welke strategie nodig is om de vastgestelde risico’s t.o.v. de EU TR te minimaliseren. Een actie plan met concrete opvolging is onderdeel van de strategie bepaling.

WoodTrack geeft daarbij een goede mogelijkheid om uw handelsketen schematisch en visueel in kaart te brengen en documenten te uploaden die behoren bij specifieke handelstransacties tussen toeleveranciers en ontvangers. Kijk voor meer informatie op www.woodtrack.eu of neem [email protected]

www.houttrack.nl of contact op via

www.woodtrack.eu

PAGINA 6

4. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheidsrapportage Is uw bedrijf al gericht op duurzaamheid? Zoekt u een manier om al uw niet-financiële inspanningen te communiceren aan klanten en/of investeerders ? Dan kan een duurzaamheidsrapport (ook bekend als MVO rapport) volgens de GRI richtlijn interessant voor u zijn. Wat is duurzaamheidsrapportage?

Het duurzaamheidsrapport geeft inzicht in de ecologische, sociale en beleidsmatig prestaties van uw bedrijf. Het presenteert de waarden van de organisaties, haar beleid en de link tussen de strategie van de organisatie en haar bijdrage aan een duurzame economie. Er zijn internationale richtlijnen voor het opstellen van een duurzaamheidsrapport. De meest gehanteerde richtlijnen zijn Global Reporting Initiative (GRI) Versie 3.1 of versie 4) en ISO 26000 (Internationale Standaard voor MVO).

ISOFastTrack

ISOFastTrack www.isofasttrack.com/nl is een online applicatie die u helpt bij het implementeren en monitoren van uw MVO-beleid. Kleine en middelgrote organisaties implementeren MVO op een effectieve en snelle manier. Met behulp van ISOFastTrack stelt u in 5 stappen uw MVO actie- en beheersplan op basis van ISO 26000 op. Hiervoor ontvangt u het MVO Assurance Certificaat, uw MVO-zelfverklaring. ISOFastTrack maakt het u makkelijk om u te richten op de kansen die MVO / ISO 26000 u biedt, vorm te geven aan uw MVO-acties en uiteindelijk uw MVO-beleid vast te stellen.

Wat biedt Control Union?

• Technische ondersteuning bij het ontwikkelen van uw duurzaamheidsrapportage • Duurzaamheidsstrategie check • Gap-analyse in overeenstemming met de GRI richtlijnen • Als onafhankelijke derde partij, het verstrekken van/vaststellen dat het duurzaamheidsrapport (en eventueel de website) in overeenstemming met AA1000AS Standaard.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eerik Schipper, [email protected], 038-4250100.

5. Handig te weten over onze audits Om gecertificeerd te kunnen zijn voor FSC en/of PEFC is het noodzakelijk dat er (minimaal) eens per jaar een audit wordt uitgevoerd op uw bedrijf. Als gecertificeerd bedrijf weet u inmiddels hoe dat gaat. Hieronder hebben we een aantal aspecten beschreven die relevant kunnen zijn tijdens een audit of voor het certificaat dat u bezit.

Wijzigingen tijdig doorgeven

Vanzelfsprekend zijn er wel eens wijzigingen in uw bedrijfsvoering. Meestal zijn het kleine veranderingen, maar soms zijn er ook (ingrijpende) wijzigingen die van invloed zijn op de certificering. Wacht niet met het doorgeven van deze wijzigingen tot de auditor bij u aan tafel zit. In een aantal situaties kan een audit pas worden uitgevoerd nádat de wijzigingen formeel zijn doorgevoerd. En dan kan het maar zo gebeuren dat de auditor het besluit moet nemen de audit af te breken en een nieuwe afspraak moet maken. Hiervoor moeten extra kosten worden gemaakt en verrekend.

Voor de volgende wijzigingen is het belangrijk dat deze worden doorgegeven aan CU: Wijzigingen in: • bedrijfsvoering, door bijv. fusie of overname • contactpersoon • locaties of verhuizingen • certificaattype (bijv. Single- versus Multi-site, Controlled Wood, Recycled/reclaimed) • process categorie (bijv. Secondary -/Primary Processor of Broker/Trader) • uitbesteding bij derden • producttype en de outputclaim (bijv. FSC Mix , FSC 100%, FSC Controlled Wood of FSC Recycled)

PAGINA 7

Handig te weten over onze audits...

Hoe om te gaan met NC’s Tijdens de audit wordt een bedrijf beoordeeld volgens de geldende standaard, zoals is opgenomen in de scope. Als er op bepaalde vereisten niet wordt voldaan aan de standaard dan resulteert dit in een ‘non-conformiteit’ (afgekort: ‘NC’). Andere benamingen voor hetzelfde woord zijn: non-compliance, afwijking of tekortkoming. Om het certificaat te behouden dienen tekortkomingen te worden gecorrigeerd. Voor een major tekortkoming geldt een hersteltermijn van maximaal 3 maanden, voor een minor tekortkoming geldt een hersteltermijn van maximaal 12 maanden. Bij FSC wordt een minor na 12 maanden verzwaard naar major. Bij het opnieuw afgeven van een certificaat dienen alle tekortkomingen te zijn gecorrigeerd (bij FSC alleen de major tekortkomingen). Verder geldt bij FSC bij constatering van meer dan 4 majors dat dit resulteert in een directe schorsing van het certificaat. Voor het sluiten van de tekortkomingen dient bewijs te worden opgestuurd waaruit blijkt dat correcties zijn doorgevoerd. In veel gevallen kan dit schriftelijk (via ons klantenportaal CIS). In een enkel geval van complexe en per e-mail moeilijk te beoordelen situaties, kan worden besloten dat een ‘verificatie-audit’ noodzakelijk is.

Om tekortkomingen adequaat te corrigeren wordt het principe van Corrective Action Request (CAR) toegepast. Hierbij dienen de volgende punten te worden doorlopen om de tekortkoming op te lossen: • Identificatie en analyse van de ‘root cause’ (wat is er fout gegaan en waar liggen de oorzaken). • Correctie (hoe kan de afwijking worden rechtgezet). • Preventie (hoe kan worden voorkomen dat dezelfde tekortkoming zich herhaalt). Bewijsmateriaal (aanvullende/aangepaste documenten, registraties of procedures) kan worden geüpload op ons klantenportaal (CIS) bij de betreffende tekortkoming. De auditor krijgt hiervan meteen bericht en zal in de regel binnen een week het bewijs beoordelen. De certificeerder zal hierna een beslissing nemen of de tekortkoming definitief kan worden gesloten. Bij een volgende audit geldt de tekortkoming als aandachtspunt. Zorg ervoor dat bewijsmateriaal tijdig door ons wordt ontvangen. Het kan namelijk voorkomen dat nog aanvullend bewijs nagestuurd moet worden wat extra tijd vergt. Zodra de deadline is verstreken zijn we namelijk verplicht het certificaat op te schorten. Voorkom schorsing door op tijd bewijsmateriaal aan te leveren.

Contact Control Union Certifications Telefoon 038-4260100 email [email protected] - vragen over FSC certificering [email protected] - vragen over PEFC certificering [email protected] - aanvragen voor FSC logogoedkeuring certifi[email protected] - vragen over Keurhout, ISO en andere certificeringen; [email protected] – vragen over de EU Timber Regulation CUC website vermeld documenten van FSC en PEFC (selecteer onder programs PEFC of FSC en onder subprograms COC): http://certification.controlunion.com/publications.aspx?Program_ID=2 Klanten portaal/Client Informatie Systeem (CIS) - cis.controlunion.com

Links FSC Nederland vragen voor FSC: [email protected]

Foto’s gebruikt met permissie van Mark van Benthem.

Nederlandstalige informatie over FSC en de vertaalde standaard: www.fsc.nl FSC Internationaal Actuele standaarden: http://www.fsc.org/standards.340.htm Geldigheid van FSC certificaten: info.fsc.org PEFC Nederland vragen voor PEFC: [email protected] PEFC logogoedkeuring aanvragen: [email protected] Nederlandstalige informatie over PEFC: http://www.pefcnederland.nl PEFC internationaal PEFC-standaard: http://www.pefc.org/standards/chain-of-custody Geldigheid van PEFC certificaten: http://www.pefcregs.info/search1.asp Keurhout aanvragen en vragen: [email protected] Informatie: http://www.keurhout.nl EU timber regulation http://www.woodtrack.eu Duurzaam inkopen informatie website beheerd door Stichting Probos: http://www.inkoopduurzaamhout.nl

Control Union Certifications B.V. Meeuwenlaan 4-6, 8011 BZ Zwolle. T: +31 (0)38-426 0100 | E: certifi[email protected] | W: http://www.controlunion.com

Bijlage 1 Leveranciersverklaring omtrent PEFC stelsel van zorgvuldigheidseisen (DDS) Geachte leverancier, [uw bedrijfsnaam invullen] streeft ernaar alleen materiaal in te kopen dat afkomstig is uit duurzaam beheerde bossen en bovendien willen we ons ervan verzekeren dat het ons geleverde materiaal geen hout bevat dat afkomstig is uit controversiële bronnen. 1 Daarom vragen wij u om de volgende verklaring te ondertekenen: Ondergetekende verklaart dat; » naar ons beste weten het geleverde materiaal geen hout bevat dat afkomstig is uit controversiële bronnen

» wij toegang verlenen tot informatie met betrekking tot:

• product identificatie inclusief handelsnaam en producttype; • de boomsoort(en) in het geleverde materiaal (handelsnaam en/of wetenschappelijke naam); • land van oogst van het geleverde materiaal en indien van toepassing de sub-nationale regio en/of oogstconcessie; • de demonstratie van naleving van de wetgeving en activiteiten zoals bedoeld in de definitie van controversiële bronnen.

» Als het geleverde materiaal beschouwd wordt als “significant” risico:

• zullen wij informatie verstrekken over de bosbeheereenheid waar het hout ten behoeve van dit materiaal is geoogst en over de volledige handelsketen die dit materiaal vanaf de oogst doorlopen heeft; • verlenen wij alle medewerking aan een inspectie, door een tweede of derde partij, van onze bedrijfsvoering alsmede de bedrijfsvoering van voorgaande leveranciers in de keten.

Naam leverancier

: ...................................................................................................

Namens deze

: ...................................................................................................

Plaats

: ...................................................................................................

Datum

: ...................................................................................................

Handtekening

: ...................................................................................................

1

Controversiële bronnen staan gedefinieerd in PEFC ST 2002: 2013, clausule 3.9