Csorba Győző Megyei Könyvtár Pécs Apáca u. 8.
A Csorba Győző Megyei Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzata
Pécs 2002
2
A. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Csorba Győző Megyei Könyvtár (a továbbiakban: Könyvtár) Szervezeti és Működési Szabályzata az 1997. évi CXL. a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló törvény, valamint a közművelődési könyvtárügyet érintő hatályos jogszabályok, irányelvek, állásfoglalások és útmutatások alapján készült. A Szabályzat egyes rendelkezései más, általános érvényű jogszabályokon alapulnak. A Könyvtár neve és címe Csorba Győző Megyei Könyvtár 7621 Pécs, Apáca u. 8. Levélcím: 7601 Pf.: 100 A nemzetközi kapcsolatokban használt név: Csorba Győző Komitatsbibliothek Csorba Győző County Library Knjiznica Zupanije Csorba Győző Csorba Győző Läänin Ileissivistykselhinen Kirjasto A Könyvtár pecsétje: Három centiméter átmérőjű körpecsét, benne köríves alakban a következő szöveg: "Csorba Győző Megyei Könyvtár", közepén a Magyar Köztársaság címere. A Könyvtár alapítása és jogelődje 1952. A létrehozást elrendelő jogszabály: 2.042-13/1952.(V.14.) MT. sz. határozat. Jogelődje 1943-1952 között a Pécsi Városi Könyvtár. A Könyvtár alapító okiratának kelte: 171/2000.(XI.28.) Kgy.határozat 14. melléklete A Könyvtár fenntartó szerve: Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése A Könyvtár felügyeleti szerve: Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Szakmai főfelügyeletét a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma látja el. Az intézmény jogállása: Önálló jogi személyként működő, önálló gazdálkodású költségvetési szerv.
3 Az intézmény tevékenységi köre: Alapfeladata 92312-7 Közművelődési könyvtári tevékenység - A fenntartó által kiadott alapító okiratban és a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott fő céljait nyilatkozatban közzéteszi, - gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megőrzi, gondozza és rendelkezésre bocsátja, - tájékoztat a könyvtár és a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól, - biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését, - részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum és információcserében. - Kötelespéldány szolgáltatást és könyvtárközi dokumentum ellátást biztosít, - szervezi a területén működő könyvtárak együttműködését, - végzi, illetőleg szervezi a megye nemzeti és etnikai kisebbségéhez tartozó lakosainak könyvtári ellátását. - A települési könyvtárak tevékenységét segítő szolgáltatásokat nyújt, - szervezi a megyében működő nyilvános könyvtárak statisztikai adatszolgáltatását, - végzi az iskolán kívüli könyvtári továbbképzést, és szakképzést. - Pécs és Baranya megye területére kiterjedő helyismereti könyvtári tevékenységet végez, kisebbségi adatbázist épít, - szakmai kiadói tevékenység keretében helyismereti kiadványokat, évkönyveket, bibliográfiákat, repertóriumokat jelentet meg, - közhasznú információs szolgáltatást és tájékoztatást nyújt, - szakkönyvtári tevékenységet végez, - az iskolai oktatást segíti könyvtári szolgáltatásokkal (csoportos foglalkozások, rendhagyó órák stb.), - író-olvasó találkozókat, irodalmi esteket, kiállításokat egyéb kulturális rendezvényeket szervez, - a szabadidő hasznos és kulturált eltöltését segítő szolgáltatásokat nyújt(könyv- és folyóirat olvasás, zenehallgatás, stb.). - A valamilyen okból házhoz kötöttek: öregek, betegek, vakok és gyengén látók számára speciális könyvtári szolgáltatásokat nyújt. - Sokszorosítási és könyvvédelmi tevékenységet (könyvkötészeti munkák) végez. A könyvtár jellege, típusa, funkciói: Általános gyűjtőkörű, megyei hatáskörű önkormányzati könyvtár. Az Országos Dokumentumellátó Rendszer tagkönyvtára. Jellegét, típusát, az ellátandó terület sajátosságait (szükségleteit és igényeit), valamint a könyvtárak közötti munkamegosztást figyelembe véve az alábbi funkciókat tölti be: 1. -
A megye könyvtárainak rendszerként való működését, együttműködését szolgáló térségi szervező és koordinációs tevékenység Információ és dokumentum továbbítás, és csere alap- és középfokú képzés, szakmai továbbképzés, a könyvtárosok szakmai tevékenységének segítése, a könyvtárak szakmai érdekeinek képviselete a helyi önkormányzatoknál, szaktanácsadás az önkormányzatoknak (könyvtártelepítés, átszervezés, összevonás, megszüntetés, stb.),
4 -.
szakmai tanácsadás és helyszíni segítségnyújtás, a statisztikai adatszolgáltatás összegyűjtése, összegzése és továbbítása, kötelespéldány-elosztás keretében a jogszabály előírásainak megfelelő intézkedés, Szakfelügyeleti tevékenység a megye teleülési könyvtáraiban az ágazati minisztériummal kötött szerződés és jóváhagyott éves terv alapján.
2. -
Központi könyv- és letéti ellátás (az ezt igénylő önkormányzati könyvtárak részére): az egyes községi könyvtárak egyedi kívánságait is figyelembe vevő állománygyarapítás a községek anyagi hozzájárulásának függvényében, írásos megállapodás alapján, a kiszállítandó könyvek szakszerű feldolgozása, évenként előre meghatározott gyakorisággal rendszeres letétcsere technikai segítségnyújtás.
3. -
4. -
Pécs-baranyai helyismereti könyvtári tevékenység, kisebbségi adatbázis építés és szolgáltatás A megyei vonatkozású, valamint a megyében megjelent sokszorosított információhordozók (könyv, időszaki kiadvány, hanglemez, hang- és videókazetta, kép, aprónyomtatvány, stb.) teljességre törekvő gyűjtése vásárlás, bekérés, illetve kötelespéldány-szolgáltatás útján, a fenti dokumentumok időhatár nélküli archiválása, azaz szakszerű és biztonságos megőrzése, a megyéről megjelenő publikációk bibliográfiai nyilvántartása, megyei bibliográfiák közreadása, erre alapuló kisebbségi adatbázis-kiépítés és információszolgálat, a gyűjteményben rejlő szellemi-történeti értékek tudományos igényű feltárása, tudományos kutatómunka. Nemzetiségi könyvtári szerepkör A nemzetiségi anyanyelvi irodalmat is gyűjtő községi és iskolai könyvtárak módszertani gondozása, a nemzetiségi kisebbségek által lakott települések könyvtárainak központi letéti ellátása kisebbségi anyanyelvi szépirodalmi és ismeretterjesztő művekkel, pályázati és egyéb külső források bevonása,
5.
Szakmai kiadói tevékenység A megyére vonatkozó művek, illetve a könyvtárban készült publikációk kerülnek kiadásra.
6. -
Információszolgáltatás, tájékoztatás Általános tájékoztatás, közhasznú információs tájékoztatás (a lakosságot elsősorban érintő, a mindennapi élettel összefüggő ismereteket felölelő szolgáltatás), szaktájékoztatás részben a saját állomány, részben on-line és off-line adatbázisok révén, másolatok készítése a szerzői jogi törvény előírásai szerint, önkormányzatok, képviselők, önkormányzati tisztségviselők részére szakmai információs szolgáltatások,
7. -
Kulturális funkció Az általános műveltség megszerzéséhez és folyamatos gyarapításához szükséges állomány helyben használatának és kölcsönzésének biztosítása, a műveltség iránti igény felkeltése: író-olvasó találkozók, irodalmi estek, könyvbemutatók szervezése, az olvasást népszerűsítő kiadványok megjelentetése, kiállítások rendezése.
5 8. -
A közoktatás és felsőoktatás segítése A közép- és felsőfokú oktatásban, a különféle szaktanfolyamokon (átképzések) résztvevők ellátása a tanulmányaikhoz szükséges szakirodalommal az intézmény lehetőségeinek megfelelő mértékben, az idegen nyelvet tanulók és oktatók segítése British Corner és a nyelvstúdió szolgáltatásai révén, könyvtári órák, könyv és könyvtár használati bemutatók szervezése különféle iskolai csoportok részére, a könyvtárhasználat ismereteinek elsajátíttatására.
9.
Szakkönyvtári tevékenység Szakkönyvtári szintű állomány és szolgáltatások biztosítása olyan tudományágak esetében, amelyeknek nincs a megyében nyilvános szakkönyvtára. Ez jelenti a szakterületet illetően a szélesebb körű állománygyarapítást, a tájékoztatás megszervezését, megfelelő végzettségű szakember alkalmazását. Könyvtárunk az alábbi területeken vállalja fel ezt a funkciót az alapvető kézikönyvek és a hazai kiadású szakirodalom gyűjtésével: - zene, zenetudomány, - néprajz, - képző- és iparművészet, - nyelv- és irodalom, - történelem.
10.
Szórakoztató funkció A kulturált időtöltést segítő egyéni és közösségi szolgáltatások, könyv- és folyóiratolvasás, zenehallgatás biztosítása.
11. -
Szociális funkció, hátrányos helyzetűek "biblioterápiás" gondozása "Hangos könyvtár", azaz olyan gyűjtemény létrehozása, amely elsősorban vakok és csökkentlátók, valamint az olvasásban valamely más okból gátoltak részére hangszalagon tesz hozzáférhetővé irodalmi alkotásokat, mozgásbetegek, fekvőbetegek, idősek részére könyvek házhozszállítása.
12.
Könyvvédelmi funkció megyei önkormányzati könyvtárak dokumentumainak javítása és köttetése, egyéb kötészeti munkák vállalása önköltségen, kötészeti munkák külső megrendelésre.
6 A könyvtár fenntartása, gazdálkodása A könyvtár önálló költségvetési gazdálkodást folytat. Éves költségvetési keretszámait a Baranya Megyei Közgyűlés, részletes költségvetési előirányzatát maga határozza meg. Bérgazdálkodása: Feladatai ellátásához az engedélyezett létszám személyi jellegű kiadásait önállóan állapítja meg. A létszám belső elosztása és a munkakörök meghatározása az intézmény igazgatójának hatásköre. A könyvtár az Apáca utca 8. és a Vörösmarty utca 1-5. számú épületekben működik. Az ingatlan a Megyei Önkormányzat tulajdona, használója a Csorba Győző Megyei Könyvtár. Az épület állagának megóvásáról a Könyvtár gondoskodik, az ingatlan felújításához, korszerűsítéséhez vagy esetleges bővítéséhez szükséges előirányzatot a fenntartó biztosítja. Költségvetéséből fedezi a munka végzéséhez szükséges gépek, berendezések, egyéb eszközök és anyagok beszerzését, szolgáltatások megrendelését a közbeszerzési törvény előírásainak megfelelően. A könyvtár jellegét, típusát, a társadalmi szükségleteket és az olvasói igényeket figyelembe véve állapítja meg az állománygyarapításra fordítható éves pénzösszegeket. A munkáltatói jogok gyakorlása: A könyvtár igazgatójának kinevezése a Baranya Megyei Közgyűlés, az ezzel kapcsolatos egyéb munkáltatói jogok a Közgyűlés elnöke, a fegyelmi jogok gyakorlása az Igazgatási, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottság hatáskörébe tartozik. Az intézmény dolgozóival kapcsolatos munkáltatói jogok az igazgató hatáskörébe tartoznak, aki a jogokat - a vonatkozó jogszabályokban megállapított ügyekben - a közalkalmazotti tanács véleményének figyelembe vételével gyakorolja. A gazdasági vezetővel kapcsolatos munkáltatói jogok: A gazdasági vezető - mint a gazdasági, műszaki szakterület irányítására kinevezett vezető -, magasabb vezetőnek minősül. A gazdasági vezetői beosztásra megbízást az igazgató, mint a munkáltatói jogkör gyakorlója ad a bíráló bizottság javaslatának figyelembevételével. A gazdasági vezető megbízásához és annak visszavonásához szükséges a fenntartó Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének egyetértése is. A gazdasági vezetői beosztásra történő megbízás határozatlan időre szól. Új munkaerők alkalmazásával kapcsolatos döntés az igazgató hatásköre. Az általános igazgatóhelyettesi álláshelyet, melynek betöltéséről a mindenkori igazgató dönt, határozott időre, pályázat útján kell meghirdetni. A pályázatot az igazgató által felkért szakmai-szakértői bizottság értékeli, melynek tagja egy-egy a Közalkalmazotti Tanács illetve a reprezentatív szakszervezet által delegált tag is. Az igazgatóhelyettesi beosztásra történő megbízáshoz a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének egyetértése is szükséges. Az igazgató a munkáltatói jogok körébe tartozó hatáskörét a könyvtár vezető beosztású dolgozóira /általános igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, osztályvezetők / átruházhatja. A munkaviszonyra vonatkozó részletes intézkedéseket a kollektív szerződés szabályozza.
7
B. A SZERVEZETRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK I. A KÖNYVTÁR MUNKASZERVEZETE ÉS ANNAK TAGOZÓDÁSA A könyvtár funkcióinak, alapfeladatainak és objektív adottságainak figyelembevételével a munkaszervezet osztályokra, csoportokra és - a munkakörök azonossága alapján csoportoknál kisebb egységekre tagozódik: 1. Igazgatás - Igazgató - Általános igazgatóhelyettes - Gazdasági vezető - Tudományos titkár - Központi adminisztráció (ügyiratkezelés, iktatás, postázás, gépelés) - Informatikus - Területi könyvtári előadó - Nemzetiségi könyvtári előadó 2. Gyűjteményszervező osztály 3. Olvasószolgálati osztály - Kölcsönzési részleg. Raktár - Tájékoztató és bibliográfiai részleg - Folyóirat- és hírlapolvasó - British Corner - Internet szoba - Ruhatár 4. Zenei osztály - Zenei gyűjtemény - Pécsi Hangtár (jogilag külön alapítvány) 5. Helyismereti osztály 6. Gazdasági-pénzügyi osztály - Pénzügyi-számviteli részleg - Gondnokság (telefonközpont, takarítás, kézbesítés, gépkocsi, stb.) - Könyvkötészet. Az osztályok, csoportok és egyéb részlegek irányítása a határozatlan időre írásban megbízott vezetők feladata.
8 II. AZ EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEK ALAPFELADATAI A jelen szabályzat a szervezeti egységek legfontosabb feladatait tartalmazza, azok részletezése, munkakörökre bontása az l. számú mellékletben található. A könyvtár vezetése. Igazgatás Az intézmény vezetése - az egyszemélyi felelősség elve szerint - az igazgató feladata. A munka szervezése, koordinálása érdekében a vezetést véleményező, javaslattevő hatáskörrel felruházott testületek segítik. Ezek: - Igazgatói Tanács - Gyűjteményszervezési Bizottság - Közalkalmazotti Tanács Az igazgató egyéb állandó és alkalmi munkabizottságok, munkaközösségek létrehozásáról is dönthet. A igazgató legfontosabb feladatai A Csorba Győző Megyei Könyvtár egyszemélyű felelőse. Felelős az intézmény teljes tevékenységéért, beleértve a gazdálkodást is. A feladatait részben, vagy egészben átruházhatja az intézmény dolgozóira. Az intézménynek mint jogi személynek a képviselete. E jogot kinevezése alapján gyakorolja. Képviseli az intézményt a hatóságok előtt, és meghatalmazások nélkül jogosult eljárások kezdeményezésére. A könyvtári tevékenységre vonatkozó jogszabályok és egyéb központi előírások, valamint a fenntartó és felügyeleti szervek utasításai végrehajtásának szervezése. Az intézmény külső /bel- és külföldi / képviselete és kapcsolatainak szervezése, képviseleti jogát esetenként a gazdasági vezetőre vagy az osztályvezetőkre átruházhatja. Közvetlenül irányítja az intézmény területi, informatikai, kulturális szervezői és ügyviteli tevékenységét. A könyvtár fejlesztésére és működésére vonatkozó távlati és középtávú tervek, illetve éves munkatervek elkészítése, végrehajtásuk irányítása és ellenőrzése. A gazdasági vezetővel és a gazdasági osztályvezetővel közösen elkészíti az intézmény költségvetését. Döntési joggal rendelkezik a könyvtár költségvetésének felhasználásában, minden pénzügyi dokumentációt az első helyen jogosult aláírni. A jóváhagyott költségvetés keretén belül teljes körű kötelezettségvállaló nyilatkozatot, értékhatárra való tekintet nélküli megrendeléseket és vállalásokat tehet, erről azonban a gazdasági osztályt tájékoztatnia kell. A könyvtári munkaszervezet meghatározása és összehangolt működésének biztosítása; ennek érdekében belső utasítások, szabályzatok, ellenőrzési tervek készítése illetve jóváhagyása. Irányítja a személyzeti munkát. Dönt a dolgozók kinevezéséről, besorolásukról, munkakörük meghatározásáról, személyi alapbérük megállapításáról, kitüntetésre való felterjesztésükről, illetve jutalmazásukról. Engedélyezi a gazdasági vezető, az igazgatóhelyettes, az osztályvezetők, a közvetlenül irányítása alá tartozó munkatársak szabadságát. Elrendeli és engedélyezi a dolgozók kiküldetését és engedélyezi a rendkívüli és fizetés nélküli szabadságot, továbbá a dolgozók szabadságát. Biztosítja a munkavégzéshez szükséges feltételeket. Ellátja az intézmény működésével és fejlesztésével kapcsolatos feladatokat, dönt a külső kötelezettségvállalásokról, illetve átruházott hatáskör esetén ezek jóváhagyásáról.
9 -
Fegyelmi jogkörrel rendelkezik, a munkafegyelmet megsértőkkel szemben a Kjt. 4653. §-ában előírt fegyelmi eljárás kezdeményezésére jogosult.
A vezető helyettesítése A könyvtár igazgatójának helyettesítését az általános igazgatóhelyettes látja el. Az igazgató a helyettesítéssel - esetenként – a gazdasági vezetőt, és az osztályvezetőket is megbízhatja. Az általános igazgatóhelyettes feladatköre: Az igazgató távolléte esetén a vezetéssel összefüggő jogok és hatáskörök gyakorlása és -a fentebb körvonalazott - feladatok ellátása. Az igazgatóval kialakított munkamegosztás alapján a vezetéssel összefüggő egyes konkrét feladatkörök folyamatos, illetve eseti ellátása. A gazdasági vezető feladatköre: Gondoskodik a könyvtár szakmai működéséhez szükséges pénzügyi feltételekről. Irányítja és ellenőrzi a szervezeti egységek gazdasági, pénzügyi számviteli munkáját. Felelős az intézmény számviteli rendjéért. Az igazgatóval közösen felelős az intézmény kötelezettségvállalásaiért és azok teljesítéséért. Gondoskodik az intézmény gazdasági jellegű adatszolgáltatási feladatainak ellátásáról. Irányítja a belső ellenőrzési munkát. Ellátja az utalványozással kapcsolatos feladatokat. Kapcsolt feladata a munkaviszonnyal kapcsolatos döntések előkészítése, adminisztrációja és nyilvántartása, a dolgozók munkájának erkölcsi és anyagi elismerésével összefüggő döntések /jutalmazás, kitüntetés, bérbesorolás, stb./ előkészítése, adminisztrációja és nyilvántartása, személyzeti anyagok kezelése, belső szabályzatok karbantartása, módosításuk kezdeményezése. Az osztályvezetők feladatköre: Képviselik osztályukat a vezetői testületben, és gondoskodnak a vezetői döntések végrehajtásáról. Osztályértekezleteken tájékoztatják a dolgozókat a vezetői döntésekről és az ellátandó feladatokról. Számon kérik a vezetői döntések, a munkaterv, illetve a folyamatos feladatok végrehajtását. Irányítják az osztályra háruló munka- és tűzvédelmi feladatok végrehajtását, felelősek a munka- és tűzvédelmi szabályok betartásáért. Minősítik a dolgozókat. Figyelmeztetik a munkafegyelem megsértőit, súlyosabb esetben az igazgatónak fegyelmi eljárásra tesznek javaslatot. Javaslatot tesznek kitüntetésre és jutalmazásra. Jogosultak az évi rendes szabadságok engedélyezésére. Véleményezik a rendkívüli és a fizetés nélküli szabadság iránti kérelmeket. A Gazdasági Osztály vezetője jogosult szakmai anyagok /nyomtatványok, irodaszerek stb./ beszerzésére. Jogosult továbbá a pénzügyi okmányokat, kötelezettségvállalásokat a második helyen aláírni, ellenjegyezni a beérkező számlákat esetenként felülvizsgálni, érvényesítési joga nincs. A gazdasági vezető akadályoztatása esetén gyakorolja annak jogosítványait. A Gyűjteményszervezési Osztály, a Zenemű- és Hangtár vezetője a költségvetésben megállapított beszerzési keretek felhasználásában - az állománygyarapítási szabályzatban megállapított korlátok között - döntési joggal rendelkezik. Kötelezettségvállalásaikat, illetve a felhasználást egyeztetni kötelesek a Gazdasági Osztállyal.
10 -
Az Olvasószolgálati Osztály vezetője jogosult az állomány védelme érdekében hatósági megkereséseket és végrehajtási eljárást kezdeményezni. Ezek aláírására meghatalmazás alapján jogosult.
A csoportvezetők feladatköre: Közvetlen munkahelyi vezetőként jogosultak a dolgozók munkabeosztásának elkészítésére. Javaslatot tehetnek a szabadságok ütemezésére. Felelősek a munkatervi feladatok végrehajtásáért, kötelesek számon kérni a végzett munkát. A munkafegyelmet sértő dolgozókkal szemben intézkedést javasolnak az osztályvezetőnek. Tájékoztatják az osztályvezetőt a kiemelkedő teljesítményt nyújtó dolgozókról, s javaslatot tesznek dicséretre, jutalomra vagy kitüntetésre.
11 A vezetést segítő testületek Igazgatói Tanács Tagjai: igazgató, igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, osztályvezetők, tudományos titkár, a közalkalmazotti tanács elnöke. Feladata: A könyvtári munkára vonatkozó tervek /fejlesztési, személyzeti, költségvetési és munkatervek / véleményezése. A vezetés és egymás tájékoztatása a szervezetei egységek munkájáról, problémáiról, a tervek teljesítéséről. Az igazgató által előterjesztett szervezeti, működési, személyzeti, intézmény- és hálózatfejlesztési ügyek véleményezése. Egyes személyzeti jellegű ügyekben javaslattétel a vezetésnek. Ezek különösen: jutalmazás, kitüntetés, bérfejlesztés, szociális juttatások. Állásfoglalás egyéb, a vezető által esetenként a testület elé terjesztett ügyekben. Üléseit havonta tartja. Gyűjteményszervezési Bizottság: Tagjai: a Gyűjteményszervezési és Feldolgozó Osztály vezetője Az állománygyarapításért felelős könyvtáros az Olvasószolgálati Osztály vezetője a kölcsönzési csoport vezetője a Helyismereti Gyűjtemény vezetője a Zenei Osztály vezetője a kijelölt tájékoztató könyvtárosok Esetenként meghívottak: a folyóirat-kezelő könyvtáros a felkért külső szakemberek a szakreferensek a nemzetiségi könyvtári előadó Feladata: A könyvtár gyűjtőköri szabályzata, meglévő gyűjteménye és az igények figyelembe vételével, a költségvetés biztosította keretek között az állomány tervszerű és folyamatos, kurrens és retrospektív gyarapítása, bármilyen okból törölt, de feltétlenül szükséges dokumentumok újbóli beszerzése, a tervszerű apasztás szabályainak megfelelően az elhasználódott, elavult, fölöslegessé vált dokumentumok folyamatos kivonása. Üléseit a Könyvtárellátó jegyzékeinek beérkezésétől függően általában kéthetenként, szükség szerint gyakrabban tartja. A Bizottság szervezetének és működésének részletes szabályait az 5. sz. melléklet tartalmazza. Közalkalmazotti Tanács Feladata: A munkáltatóval közalkalmazotti munkaviszonyban álló közalkalmazottak közössége nevében a részvételi jogok gyakorlása a Kjt. 16. §-ban felsorolt területeken. Ennek értelmében egyetértési jog illeti meg a kollektív szerződésben meghatározott jóléti célú pénzeszközök felhasználása tekintetében. Véleményezési jogot az alábbi területeken gyakorolhat: Bevételek felhasználása Belső szabályzatok tervezete Közalkalmazottak nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedések tervezete A közalkalmazottak képzésével és továbbképzésével összefüggő tervek A munkarend kialakítása.
12 Közvetlenül az igazgató irányítása alá tartozó munkakörök: Tudományos titkár Segíti az intézmény tudományos könyvtári funkciójával kapcsolatos vezetési feladatok ellátását. Ezen belül folyamatosan gyűjti, elemzi és a vezetés rendelkezésére bocsátja a kutatási, illetve publikációs tevékenység tervezéséhez szükséges információkat, kapcsolatot tart a megyei társintézmények tudományszervezési feladatokkal megbízott munkatársaival, folyamatosan feltárja az intézményi kutató és publikációs tevékenység, valamint a tudományos igényű könyvtári szolgáltatások fenntartásának, illetve továbbfejlesztésének lehetőségeit, elvégzi az e munkaterülettel kapcsolatos tartalmi és ügyviteli jellegű feladatokat /munkatervek, beszámolók készítése/, kutatási programok végrehajtásának ellenőrzése, stb. Részt vesz az Igazgatói Tanács munkájában. Saját szakterületén folytatott kutatómunkájával segíti az intézmény tudományos feladatainak ellátását. Informatikus figyelemmel kíséri, koordinálja illetve ellenőrzi a könyvtárban folyó számítógépes tevékenységet, közreműködik az egyszerűbb üzemzavarok elhárításában, ellátja a TEXTLIB integrált könyvtári számítógépes rendszer "rendszergazdai" teendőit, nyilvántartja az intézmény hardverállományának műszaki állapotát, javaslatot tesz az eszközök javítására, cseréjére, vagy új eszközök beszerzésére, új szoftverek illetve adatbázisok beszerzése előtt szakmai véleményt ad, szakmai segítséget nyújt a térség könyvtárainak számítógépes tevékenységéhez, szervezi a későbbiekben létrejövő megyei informatikai hálózatot, felelős a számítástechnikai ismeretek elsajátításáért, tanfolyamok és továbbképzések szervezéséért. Titkár Az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kezeli az irattárat. Irányítja a kézbesítő munkáját, kezeli a közvetlen kézbesítések átadókönyvét. Elkészíti a vezetői értekezletek emlékeztetőjét. Leírja az igazgatással kapcsolatban keletkezett, illetve az osztályvezetők által készített munkaterveket, beszámolókat, szabályzatokat, stb. Közreműködik a könyvtári rendezvények előkészítésében, illetve lebonyolításában. Területi könyvtári előadó kapcsolattartás az önkormányzati könyvtárakkal és fenntartókkal, statisztikák gyűjtése, statisztikai adatszolgáltatás, a Baranya Megyei Könyvtár szolgáltatásainak propagálása és közvetítése a megye önkormányzati könyvtáraihoz, más osztályok szakembereinek bevonásával szakmai segítségnyújtás szervezése a hálózatban, az érdekeltségnövelő pályázatok megyei összesítése- és továbbítása az ágazati minisztériumba, alap- és középfokú képzés, egyéb továbbképzések szervezése, szakmai híradó szerkesztése, módszertani kiadványok készítése, kapcsolattartás a tömegkommunikációs intézményekkel,
13 -
pályázati kiírások, pályázati beszámolók készítése, koordinálása az intézményen belül és a megye könyvtáraiban. a saját pályázatokkal járó adminisztráció lebonyolítása, a megyei kiterjedésű rendezvények (Ünnepi Könyvhét, Baranya Megyei Könyvtári Hét), koordinálása és ezzel kapcsolatos rendszeres PR tevékenység, az intézmény rendezvényeinek szervezése.
Nemzetiségi könyvtári előadó a nemzetiségi letéti könyvtári feladatok ellátása, kiemelten a megye kisebbségi önkormányzati könyvtáraiban: az anyanyelvi irodalom igényekre épülő beszerzése, az állomány gyarapítása, gondozása, rendszeres letéti csere, helyszíni módszertani tanácsadás, nemzetiségi, kisebbségi pályázati kiírások figyelése, a megye települési könyvtárainak tájékoztatása, pályázati konzultációk szervezése, a nemzetközi kapcsolatokból adódó feladatok (fordítás, levelezés, tolmácsolás), a könyvtár képviselete a nemzetiségi kulturális és szakmai szervezetekben, kapcsolat a helyi nemzetiségi, etnikai kisebbségi oktatási, és kulturális intézményekkel, szervezetekkel. (Megszűnt a PR és a személyzeti előadói munkakör.)
14 AZ EGYES OSZTÁLYOK FELADATAI Gyűjteményszervezési Osztály Állománygyarapítás Feladatok: Az állomány tervszerű és folyamatos gyarapítása a könyvtár gyűjtőköri szabályzatában foglalt elvek alapján a Gyűjteményszervezési Bizottság bekapcsolásával /3. sz. és 4. sz. mellékletek/. A beszerzett dokumentumok állományba vétele, a különböző állománynyilvántartások /leltárkönyvek, kardex, stb./ pontos vezetése. Az állomány rendszeres revíziója, tervszerű és a gyűjtőkörnek megfelelő állományapasztás és az állományból való törlés. Az állománygyarapítási segédletek gyűjtése, rendszeres figyelése, deziderata nyilvántartások készítése. Állományelemzés és az olvasószolgálattal közösen végzett igényelelemzések. A gyarapítás különböző módozatainak /rendelés, bekérés, csere, kötelespéldányszolgáltatás, stb./ gyakorlati szervezése. A beszerzett dokumentumok behasonlítása, az állománnyal történő egyeztetése, a raktári jelzetek megállapítása, a dokumentumok szerelése. A dokumentumok új raktári helyre történő átirányítása és a katalógusok javítása. A Gyűjteményszervezési Bizottság működtetése. Feldolgozás Feladatok: A hagyományos katalógus lezárása 2001. június 31-el megtörtént, a katalógusban a szükséges utómunkálatokat végezzük. Az állomány részletes feldolgozása, 1999. március 22-e óta Corvina integrált rendszerrel történik. Műveletek: Corvina hálózaton belüli áthúzás, honosítás, tárgyszavazás, saját leírás (címleírás, szakozás, tárgyszavazás), folyamatos on-line katalógusépítés. A feldolgozással kapcsolatos technikai jellegű munkák raktári cédulák készítése, bejelentésekhez (OSZK, ODR, stb.) hagyományos módon sokszorosított cédulák készítése. Egyéb, az állomány feltárását szolgáló munkák elvégzése (folyóirat-, hangoskönyv-, video jegyzékek készítése). A hagyományos raktári katalógus folyamatos építése. Olvasószolgálati Osztály Kölcsönző- és adminisztrációs részleg Feladatai: A könyvtárhasználók kölcsönzési igényeinek kielégítése a saját állományból. Más könyvtárak szolgáltatásainak közvetítése. Felvilágosító, ajánló tevékenység, a könyvtár használatával kapcsolatos információk nyújtása. Könyvtárközi kölcsönzés. A kölcsönzés és könyvtárkölcsönzés adminisztrációja és a statisztikák elkészítése. A raktárak rendjének biztosítása.
15 -
Az állomány védelme: köttetés, javíttatás, a késedelmes olvasók felszólítása, végrehajtás kezdeményezése. A működés során befolyt pénzösszegek /beiratkozási, késedelmi, másolási díjak, értékesítés/ kezelése és a gazdasági osztálynak történő elszámolás. Igényfelmérések, a kölcsönzéssel, a könyvtárközi kölcsönzéssel és a könyvtárhasználat egyéb formáival kapcsolatos elemzések. Az állományból kivont könyvek és egyéb dokumentumok értékesítése, az un. siker könyvek térítési díj ellenében történő kölcsönzése. Könyv-, könyvtár és olvasópropaganda a könyvtár olvasói körében. Könyvtárpártoló szervezetek létrehozásának kezdeményezése és egyének toborzása.
Folyóirat- és hírlapolvasó Biztosítja az itt elhelyezett időszaki kiadványok kurrens illetve régebbi évfolyamainak helyben használatát és kölcsönzését. Nyelvstúdió Feladatai: a nyelvtanulást segítő hangzó- és video dokumentumok, oktatócsomagok őrzése, az állomány egyéni és csoportos helyben használatának biztosítása, kérésre másolatok készítése, az oktatási intézmények speciális - a gyűjteményre alapozható - igényeinek a kielégítése. Tájékoztató részleg Feladatai: általános és közhasznú információszolgáltatás, szaktájékoztatás: a nyelv- és irodalomtudományok, a történelem, a politika, a művészetek /zene-, és képzőművészet/ és a néprajz szakterületeken. A szaktájékoztatók - a könyvtárhasználók kérésére vagy az intézmény igényei szerint esetenként vagy folyamatosan irodalomkutatást, témafigyelést végeznek, bibliográfiát állítanak össze. Forgalomelemzést, igénykutatást végeznek - elsősorban a szaktájékoztatásra kijelölt szakterületeken. Az olvasás és a könyvtárhasználat népszerűsítésére könyvtári rendezvényeket, mozgalmakat szerveznek, kapcsolatot tartanak iskolákkal, kiadványokat állítanak össze. Zenei Osztály Zenei gyűjtemény Közművelődési és szakkönyvtári funkciókat lát el. A nyomtatott zenei kötelespéldányok gyűjtésével és megőrzésével kapcsolatosan regionális szerepkörrel rendelkezik. Feladata: Zenei hangfelvételek, videofelvételek és kották beszerzése és feltárása. A zenei könyvek és folyóiratok gyarapítása. A kötelespéldányként érkező dokumentumok rendezése és nyilvántartása. Az állomány védelme. A Zenei Gyűjtemény katalógusainak folyamatos szerkesztése és gondozása. A gyűjteményre épülő szolgáltatások szervezése: helybenhasználat, kölcsönzés, átjátszás, zenei szaktájékoztatás, könyvtárközi kölcsönzés, csoportos foglalkozások és rendezvények. Módszertani segítség nyújtása a hálózatban működő zenei részlegek munkájához.
16 Pécsi Hangtár A könyvtár és az alapítók: dr. Bajnai Klára és dr. Marton Gyula kezelésében lévő alapítványi gyűjteménnyel kapcsolatos feladatok: Muzeális értékű hangdokumentumok és kották gyűjtése. A gyűjteményről gyarapodási és állományjegyzékek megjelentetése. A teljes gyűjtemény visszamenőleges feltárása. A gyűjtemény propagandája rendezvények, kiadványok és tömegkommunikáció útján. Kapcsolatok kiépítése hazai és külföldi hangarchívumokkal és kiadókkal. Helyismereti-helytörténeti Osztály -
Alapfeladata a városra és a megyére vonatkozó könyvtári dokumentumok gyűjtése, különböző szempontok szerinti feltárása, sajátos feldolgozása és az állományra alapozott tájékoztatás megszervezése. A helyismerettel foglalkozó munkatársai részt vesznek a könyvtár tájékoztató és olvasószolgálati munkájában, összeállítják és szerkesztik a könyvtárban készülő helyismereti bibliográfiákat és egyéb jegyzékeket. Önálló helyismereti kutatást végeznek. Végzik a megyei sajtó archíválását és digitalizálását. A részleg a helyismereti munkában együttműködik a Levéltárral, a megyei múzeumi hálózattal, különösen a JPM Helytörténeti Osztályával, a Pécsi Egyetemi Könyvtárral és egyéb - a helyismereti munkában érdekelt - szervekkel. Rendszeresen ellenőrzi az arra kötelezett nyomdák kötelespéldány-szolgáltatását, intézi a felmerült reklamációkat. Gondoskodik a kötelespéldányok őrzéséről és nyilvántartásáról. Koordinálja és módszertanilag segíti a hálózat könyvtárainak helyismereti munkáját. Szervezi a kisebbségi kutatóbázis munkáját: kisebbségi adatbázist épít, működteti a kutatószobát. Gazdasági Osztály
Alapfeladata: A könyvtár szakmai működéséhez, társadalmi funkcióinak ellátásához szükséges gazdasági- pénzügyi feltételek biztosítása, A Pécsi Hangtár /Alapítvány/ gazdálkodási teendőinek ellátása. Megtervezi az éves költségvetésben a feladatok ellátásához szükséges előirányzatokat. Gazdálkodik az éves költségvetésben jóváhagyott előirányzatokkal. Ennek keretében ellátja: a./ az épület-üzemeltetéssel /energiaellátás, karbantartás, felújítás, takarítás, stb./, b./ a könyvtár működéséhez az anyagi és technikai feltételek megteremtésével /tárgyi eszközök, készletek, anyagbeszerzés/, c./ az intézmény könyv- és folyóirat-állományának kötésével, javításával, d./ belső felhasználásra ügyviteli célra történő fénymásolatok, sokszorosításának készítésével, e./ a gépjármű üzemeltetésével, f./ egyéb tevékenységekkel /közműdíj, posta, bérleti díj, stb./ kapcsolatos pénzügyi feladatok lebonyolítását és elszámolását. Gazdálkodik a béralappal és végzi a létszám- és bérnyilvántartással kapcsolatos adminisztrációt. Kezeli a bankszámlákat és az intézmény házipénztárát, ellátja az ezekkel kapcsolatos operatív tevékenységet: nyilvántartja és beszedi a bevételeket, nyilvántartást vezet a vállalt kötelezettségekről és teljesíti a kifizetéseket. Ezek elrendelése előtt elvégzi az érvényesítést, gyakorolja az ellenjegyzési-, utalványozási jogot.
17 -
Vezeti a gazdálkodással összefüggő számviteli, illetve a hatáskörébe utalt egyéb nyilvántartásokat. Ennek keretében biztosítja a kettős könyveléssel kapcsolatos nyilvántartást, figyelemmel kíséri a pénzforgalmi folyamatokat. Nyilvántartja az intézmény tárgyi és forgóeszközeit, anyagkészletét. Vezeti a személyi jövedelemadó és az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartásokat, és elkészíti a jogszabályoknak megfelelő elszámolásokat. Elkészíti a költségvetés végrehajtásáról a félévi, illetve év végi beszámolót. Felülvizsgálja az év végi pénzmaradványokat, javaslatot tesz azok felhasználására és teljesíti a befizetési kötelezettségeket. Ellátja a meghatározott célra kapott pénzeszközök elszámolásával kapcsolatos teendőket.
Könyvkötészeti részleg Alapfeladata az intézmény könyv- és folyóirat állományának kötése és javítása, illetve egyéb kötészeti munkák /dobozkészítés, stb./ elvégzése. A megyei és más intézményeknek - kapacitástól függően - évente megállapított mennyiségben és ütemezés szerint kötészeti munkát végez. Az átmeneti szabad kapacitás kihasználása érdekében külső megrendelésre térítés ellenében vállalhat munkát. Gondnoksági teendők A gondnok feladata az épületek és tartozékainak karbantartása, felújításuk tervezése és a kivitelezés szervezése. Gondoskodik az épületek tisztántartásáról. Szervezi a napi postai küldemények feladását, elhozását, a kézbesítési feladatok elvégzését. Gondoskodik a telefonhálózat kezeléséről, karbantartásáról. Gondoskodik a leltári rendről, a szabályszerű selejtezésekről, a szükségessé vált javításokról és pótlásokról. Biztosítja a belső felhasználásra, ügyviteli célra történő fénymásolások, sokszorosítások elkészítését. Műszaki, épületgondnoksági, üzemeltetési, fenntartási, karbantartási és kisegítő jellegű feladatokat lát el. Gépjármű üzemeltetése A gépkocsi a könyvtár igazgatási, területi hálózati, báziskönyvtári és egyéb hivatalos tevékenység ellátását segíti. A gépkocsi üzemeltetése, üzemanyag-ellátása és karbantartásának ellenőrzése a gondnok kötelessége. A gépjármű üzemeltetését külön szabályzat rögzíti. A Gazdasági Osztály munkájához kapcsolódó részletes szabályzatokat a 14-20. tételszámok alatti mellékletek tartalmazzák.
18
C. MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK A működés szabályai az "Általános rendelkezések" c. részben körvonalazott alapfunkciókhoz, a könyvtárak társadalmi feladatait meghatározó rendelkezésekhez, valamint az intézmény működésének sajátosságaihoz kapcsolódnak. A munkaszervezet működtetésének legfontosabb szabályai: 1. A könyvtár feladatait éves munkaterv alapján látja el. Véleményezés és vita után a munkatervet az igazgató állítja össze, és jóváhagyásra a Baranya Megyei Közgyűlés Kulturális Bizottsága elé terjeszti. 2. Vezetői értekezletek. A munkatervben foglalt feladatok megvitatását szolgálja, témáit a munkaterv melléklete tartalmazza. A vezetői értekezletek részt vevői az Igazgatói Tanács tagjai. 3. Osztályértekezletek (a vezetői értekezleteket követően, havonként kell tartani valamennyi osztályon). 4. Munkaértekezletek, évente két alkalommal az igazgató és az osztályvezetők a dolgozók informálására tájékoztatást tartanak a könyvtár feladatairól, illetve értékelik az elvégzett munkát. Az értekezleten valamennyi dolgozó részt vesz. 5. Éves beszámoló. Az igazgató állítja össze és jóváhagyásra a Baranya Megyei Közgyűlés Kulturális Bizottsága elé terjeszti. 6. Igazgatói utasítás. Egyes a működéssel, a munkaszervezettel kapcsolatos, illetve a Szervezeti és Működési Szabályzatban még nem szabályozott kérdésekben az igazgató írásos utasítást adhat ki, amelynek betartása kötelező érvényű. I. A KÖNYVTÁR GYŰJTŐKÖRE, ÁLLOMÁNYÁNAK GYARAPÍTÁSA, NYILVÁNTARTÁSA ÉS VÉDELME A gyűjtőkör főbb elvei és területei A könyvtár mindenkori gyűjtőkörét alapfunkciói és jellege, az általa ellátandó terület társadalmi /gazdasági, politikai, kulturális, közigazgatási/ sajátosságai, a működés területén /város, megye, régió/ lévő más könyvtárak gyűjtőköre és állománya, valamint saját adottságai: szolgáltató képessége, működésének és fejlesztésének lehetőségei határozzák meg. A könyvtár gyűjtőkörének meghatározásában és állományának gyarapításában mindenkor figyelembe veszi az országos könyvtári rendszer ellátási-információs feladataiból, illetve fejlesztésének elveiből és irányaiból adódó feladatokat. A fentieknek megfelelően mint általános gyűjtőkörű és a legmagasabb szolgáltatásokat nyújtó nyilvános megyei könyvtár, ODR tagkönyvár gyűjti mindazokat a magyar és idegen nyelvű dokumentumokat, amelyek alkalmasak Baranya megye területén a lakosság különböző rétegei minden olyan könyvtári igényének a kielégítésére, amelyek a tájékoztatás, a szervezett tanulás, az önművelés, a szórakozás, a korszerű gazdasági ismeretek, valamint a különböző foglalkozási ágak műveléséhez megkívánt általános műveltségi, valamint alap- és középszintű szakismeretek körén belül jelentkeznek; mint nemzetiségi könyvtári központ gyűjti a Baranya megye területén élő nemzetiségi, kisebbségi lakosság könyvtári ellátásához és a regionális ellátórendszer működéséhez szükséges anyanyelvidokumentumokat; mint kötelespéldány-szolgáltatásra jogosult könyvtár megőrzi, feldolgozza és a régióban hasznosítja az elosztási rendszer keretében juttatott dokumentumokat;
19 -
-
a többi megyei könyvtárhoz hasonlóan teljes körűen gyűjti a helyismeretihelytörténeti dokumentumokat, és gyűjteményére alapozva tudományos könyvtári funkciót tölt be a helytörténeti kutatásban és a helyismereti tájékoztatásban; mint kisebbségi kutatóbázis teljességgel gyűjti a baranyai kisebbségekre vonatkozó irodalmat; néhány olyan szakterületen, amelynek nincs a megye területén nyilvános szakkönyvtári bázisa, kiterjedtebb és magasabb szintű gyűjtést folytat. Ilyenek különösen: a nyelv- és irodalomtudomány, a néprajz, a történettudomány, a művészetek köréből a zene- és képzőművészet, és a politika; mint II. kategóriájú tudományos könyvtár gyűjti a tudományos kutatás támogatásához szükséges referens és forrásértékű irodalmat. /A gyűjtőkör részletes szabályait a 3. sz. melléklet tartalmazza./
Az állomány gyarapítása Az állomány folyamatos gyarapítása a gyűjtőköri szabályzat, a társadalmi igények és szükségletek, valamint a pénzügyi lehetőségek figyelembevételével történik. A gyarapítás magában foglalja az új megjelenésű kiadványok folyamatos beszerzését, az állományból bármilyen ok miatt kivont, de szükséges kiadványok újbóli beszerzését, valamint teljes körű gyűjtés esetén /pl. helyismereti gyűjtemény, zenei hangzóanyagok / a retrospektív gyűjtést. Az állomány gyarapításához minden lehetséges eszközt /vétel, csere, ajándék, kötelespéldány, másolatok készítése/ igénybe kell venni. A külföldi kiadványcserét a cserepartnerekkel kötött megállapodások szabályozzák. Az állománygyarapítással kapcsolatos döntések szabályait, a döntési mechanizmus leírását, a deziderálás szabályait, valamint a Gyűjteményszervező Bizottság összetételére és működésére vonatkozó szabályokat az 5. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány nyilvántartása A könyvtár állományát az erre vonatkozó szabályok szerint tartja nyilván. A nyilvántartásokat okmányként kell kezelni. Az állományról egyedi vagy/és összesített nyilvántartások készülnek. A könyvtár nyilvántartási rendszerének részletes leírását és szabályait a 6. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány ellenőrzése A könyvtár állományának nagysága szerint - a vonatkozó jogszabályok értelmében -8 évenként időszaki és folyamatos ellenőrzést köteles végezni. Mértékét illetően minden második időszaki ellenőrzés teljes körű, az állomány egészére kiterjed. A közbeeső ellenőrzés részleges, egy-egy állományrészre, az állomány minimum 20 %-ára terjed ki. A vonatkozó jogszabályban meghatározott esetekben soron kívüli ellenőrzést kell tartani. Az állományellenőrzést az éves munkatervben kell tervezni, végrehajtására részletes ütemtervet, befejezése után a hiány okait is feltáró jegyzőkönyvet kell készíteni. Az állományból való törlést - a hiány nagysága szerint - a felügyeleti szerv vagy a könyvtár igazgatója engedélyezi. Állományapasztás Az állományapasztás a gyűjteményszervezés másik - a gyarapítással ellentétes jellegű módszere. Az állományból történő törlésre sor kerülhet tervszerű állományapasztás /tartalmi elavulás, fölöspéldány-kivonás, gyűjtőköri módosítás/, természetes elhasználódás /kopás, szennyeződés/ következtében, illetve egyéb okok /természeti kár, bűncselekmény, behajthatatlan vagy pénzben megtérített követelés, megengedhető, illetve normán felüli hiány megállapítása/ miatt. A természetes elhasználódás, az olvasók által elvesztett, de térített, valamint más könyvtárnak történő átadás esetében a törlést - a fenntartó tájékoztatása mellett - az intézmény igazgatója, minden más esetben a fenntartó engedélyezi.
20 A törlésre kerülő dokumentumokról - dokumentumtípusonként, ezen belül a különböző törlési okok szerint elkülönítve - tételes törlési jegyzék készül. A törlés a jegyzék alapján a címleltárkönyvben tételesen, az összesített leltárkönyvben sommásan /a leltárkönyv rovatainak megfelelően/ történik. A törlés megtörténte után minél rövidebb idő alatt el kell végezni a hagyományos- és számítógépes katalógusok módosítását. Az utolsó példányként törtölt, de feltétlenül szükséges dokumentumok adatai dezideráta katalógusba kerülnek, és újbóli beszerzésükről gondoskodni kell. Az állományellenőrzés, az állományapasztás és a törlés szabályait a 4. sz. melléklet tartalmazza. Az állomány raktározása A könyvtár állományát annak jellegéhez, valamint használatának szabályaihoz és gyakorlatához igazodva raktározza. Ennek megfelelően az állomány szakrendi-betűjeles szabadpolcos, illetve mechanikus rendszerben raktározott. Helyhiány miatt az állomány egy része külső raktárban található.
21 II. A KÖNYVTÁR SZOLGÁLTATÁSAI ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK IGÉNYBEVÉTELE Az előző fejezetben körvonalazott alapfeladatait a könyvtár szolgáltatásai révén látja el. E szolgáltatások teszik hozzáférhetővé az állományt, és juttatják el a benne lévő információkat, ismereteket a felhasználókhoz. Ezért a szolgáltatások kiépítése, fejlesztése a könyvtár vezetésének és dolgozóinak elsőrendű feladata. A szolgáltatások fejlesztésének legfontosabb elvei Gondoskodni kell az új dokumentumok gyors beszerzéséről, feldolgozásáról és a használók rendelkezésére bocsátásától. Törekedni kell az állomány sokoldalú feltárására, differenciált könyvtári információs és visszakereső rendszer kiépítésére. A könyvtár szolgáltatásai a törvényi előírásoknak megfelelő mértékig és körben ingyenesek. A törvényi előírásokhoz, illetve a könyvtár anyagi erőforrásaihoz igazodva a szolgáltatások különösen az alábbi esetekben térítésessé tehetők: A könyvtár gyűjtőkörén és alapfunkcióinak körén kívül eső szakreferensi szolgáltatások /pl. más közgyűjteményekben végzett irodalomkutatás, más könyvtárak szolgáltatásai, stb./ Bármilyen témában készített - meghatározott tételszám feletti - bibliográfiák. Egyes esetekben a saját állományon alapuló kurrens irodalomfigyelés. A különféle külső adatbázisok on-line használata. Jelentős anyagigényes szolgáltatások: kötési munkák, másolatok készítése, stb. A könyvekről és egyéb nyomtatott dokumentumokról, valamint a kizárólag könyvtárközi célú hanghordozó és videó kazetta másolat. Bizonyos dokumentumtípusok kezelési költsége/sikerkönyvek, hanghordozók, videokazetták/. A könyvtár szolgáltatásai a külső és belső körülmények függvénye, és ezek változásának megfelelően a szolgáltatások kiépítésénél, fejlesztésénél figyelembe kell venni: a meglévő állomány nagyságát és tartalmi összetételét, a szolgáltatások színvonala szempontjából lényeges személyi és tárgyi feltételeket, a tényleges és potenciális igényeket, illetve szükségleteket, a területen működő más könyvtárak szolgáltatásait. Az állományt feltáró katalógusrendszer Az állomány tartalmi és formai feltárását, az olvasók tájékoztatását jelenleg a következő hagyományos katalógusok biztosítják 2001. június 31-i lezárás előtti állapotnak megfelelően: Alapkatalógusok: olvasói betűrendes keresztkatalógus, olvasói szakkatalógus A különgyűjtemények: a helyismereti gyűjtemény, a zenei gyűjtemény, a folyóirattár, a Pécsi Hangtár betűrendes, szakrendi és a gyűjtemény sajátossága szerinti katalógusok. Kiegészítő katalógus: mikrofilm és dezideráta A számítógépes katalógus: Corvina on-line katalógus (kurrens és retrospektív állományépítés adott állapotának megfelelően) A katalógusok részletes leírását és a szerkesztés szabályait a 8. sz. melléklet tartalmazza.
22 A könyvtár szolgáltatásainak köre A könyvtári szolgáltatásokhoz igénybe vesszük az on-line (Internet) kapcsolatokat, és az elektronikus tartalomszolgáltatást, valamint saját épített adatbázisainkat. a./
Kölcsönzés A könyvtár állományát beiratkozott, olvasójeggyel rendelkező használói részére meghatározott feltételek mellett - otthoni olvasásra kölcsönzi. Nem kölcsönözhetők: a helyismereti gyűjteménybe, a Zenei Gyűjtemény prézens állományába, a kézi és segédkönyvtárakba, a nyelvstúdióba, a Pécsi Hangtár állományába tartozó dokumentumok, valamint a régi könyvek és ritkaságok, illetve az egyéb szempontok alapján védettnek nyilvánított egyes dokumentumok. A nem kölcsönözhető dokumentumok általában helyben használhatók, kivételes kutatási vagy más fontos célból történő - kölcsönzésükre a könyvtár igazgatója, az olvasószolgálati osztály vezetője, és a különgyűjtemények vezetői adhatnak engedélyt.
b./
Helybenhasználat A nem kölcsönözhető dokumentumokat a könyvtár éves vagy napi olvasójeggyel rendelkező látogatói helyben használhatják. Az állomány helybenhasználatát lehetővé tevő helyiségekben - a használati szabályzat előírásainak betartásával - más könyvtár állományából kikölcsönzött dokumentumokat is használhat. Az állomány helybenhasználatára szolgáló helyiségek: folyóirat és hírlapolvasó, tájékoztató szakrészlegek, helyismereti kutató, zeneműtár, nyelvstúdió.
c./
Tájékoztatás A könyvtár megyei könyvtári szerepéből és egyéb funkcióból adódóan általános és úgynevezett közhasznú tájékoztatási feladatokat, egyéb hagyományos és on-line szaktájékoztatási feladatokat lát el. A szaktájékoztatás területei: nyelv- és irodalomtudomány, történelem, politika, néprajz, képző- és iparművészet, zeneművészet, helyismeret. Nemzetiségi könyvtári funkciójából adódóan tájékoztatási feladatokat lát el a nemzetiségi lakosság, kiemelten a német nemzetiség, illetve a velük kapcsolatban álló oktatási, közművelődési és társadalmi szervek igényei szerint. A tájékoztatással összefüggő feladatait a könyvtár a következő módszerekkel, eszközökkel és tevékenységgel látja el: szóbeli és írásos tájékoztatás, témafigyelés, bibliográfiák összeállítása, a szükséges információknak más könyvtáraktól történő beszerzése és közvetítése szóban,
23
-
másolat megrendelése és könyvtárközi kölcsönzés útján. Állomány- és gyarapodási jegyzékek, katalógusok megjelentetése, rendszeres könyvtárismertetések az érdeklődők részére, tájékoztató kiadványok megjelentetése.
összeállítása
és
d./
Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtár, mint ODR tagkönyvtár központi támogatási keretből e célra beszerzett dokumentumok és a saját állomány kölcsönzésével, és másolatszolgáltatással, rövidített teljesítési határidővel látja el a fenti feladatot. Az állományból hiányzó dokumentumokat olvasói részére más könyvtáraktól könyvtárközi kölcsönzés útján beszerzi. A csak helyben használható dokumentumainak könyvtárközi kölcsönzéséhez az igazgató vagy az adott osztály vezetőjének engedélye szükséges. A postai úton történő küldés térítésmentes, ennek fedezetét az ágazati minisztérium biztosítja.
e./
Rendezvények Az olvasás és a könyvhasználat népszerűsítésére a könyvtár rendezvényeket szervez. Az irodalmi rendezvényeket, ismeretterjesztő vagy más előadásokat bárki látogathatja.
f./
Központi szolgáltatások Megyei módszertani központ funkciójából adódóan a könyvtár a megye települési önkormányzati könyvtárai részére különböző szolgáltatásokat nyújt, illetve szervez. Ezek: általános, helyismereti, zenei és szakmai-módszertani tájékoztatás, alapfokú képzés, továbbképzések, szervezett középfokú szakmai képzés könyvtárközi kölcsönzés, módszertani kiadványok készítése és kiadása, bibliográfiák készítése, A könyvtár szolgáltatásainak igénybevételével, a könyvtár használatával kapcsolatos részletes rendelkezéseket mellékletek tartalmazzák.
24 III. A KÖNYVTÁR FELADATAI A KÖNYVTÁRI ÉS SZAKIRODALMI TÁJÉKOZTATÁSI RENDSZERBEN A Csorba Győző Megyei Könyvtár az országos hagyományos és elektronikus könyvtári és szakirodalmi tájékoztatási rendszerhez meghatározott szervezeti keretekben és tevékenységi formákkal kapcsolódik. 1.
Mint a megye területén működő nyilvános települési könyvtárak módszertani központja a./ ellátja a szakmai törvényben rögzített és a jelen szabályzatban részletezett módszertani központi feladatokat; b./ szervezi a könyvtári hálózatok együttműködését, a megye könyvtári ellátásának fejlesztését.
2.
Mint Baranya megye t nemzetiségi központi könyvtára a./ ellátja a vonatkozó jogszabályokban, valamint a jelen szabályzatban részletezett nemzetiségi könyvtári ellátási feladatokat; b./ támogatja a nemzetiségi könyvtárak koordinációs központjaként kijelölt Országos Idegennyelvi Könyvtár tevékenységét; c./ együttműködik a Mohácsi Városi Könyvtárral a horvát anyanyelvi kisebbség könyvtári ellátásában.
3.
A könyvtári rendszeren belül egyéb feladatok: a./ együttműködik a Pécs megyei város területén lévő könyvtárakkal, különösen a gyűjtőkörök egyeztetésében, a bibliográfiai és tudományos kutatási munkákban, a továbbképzésben és a kiadványok megjelentetésében b./ adatszolgáltatást nyújt beszerzéseiről az alábbi intézményeknek: az Országos Széchenyi Könyvtárnak az idegen nyelvű és az 1952 előtt kiadott magyar nyelvű könyvek beszerzéséről és kivonásáról, a Pécsi Tudományegyetem központi Könyvtárával az új beszerzésű elektronikus dokumentumok és folyóiratok lelőhelyjegyzékének készítésében, adatszolgáltatás formájában, egyéb állomány gyarapítási kérdésekben. c./ Ellát a rendszeren belül olyan feladatokat, amelyekre gyűjteménye, működésének személyi, tárgyi és pénzügyi feltételei alkalmassá teszik. d./ A régióban működő megyei könyvtárakkal esetenként közös képzést, illetve továbbképzéseket szervez.
25
D. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK A Csorba Győző Megyei Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzata - a vonatkozó jogszabályi rendelkezések értelmében - a Baranya Megyei Önkormányzat jóváhagyása után lép hatályba. Ezzel egy időben a könyvtár szervezetére és a működésére vonatkozó összes korábbi szabályzat hatályát veszti. A Szervezeti és Működési Szabályzathoz az alábbi mellékletek (részletes szabályzatok) kapcsolódnak: 1. sz. mell. Munkaköri leírások 2. sz. mell. Kötelezettségvállalási szabályzat 3. sz. mell. Gyűjtőköri szabályzat 4. sz. mell. Az állományapasztás szabályzata 5. sz. mell. A Gyűjteményszervező Bizottság működési szabályzata 6. sz. mell. A dokumentumok nyilvántartásának és feltárásának szabályzata Időszaki kiadványok nyilvántartásának és megőrzésének szabályzata 7. sz. mell. Az audiovizuális dokumentumok beszerzésének szabályzata. 8. sz. mell. A betűrendes katalógus szerkesztésének szabályzata 9. sz. mell. A Csorba Győző Megyei Könyvtár használati szabályzata 10.sz. mell. A könyvtárközi kölcsönzés házi szabályzata 11.sz. mell. Munkavédelmi szabályzat 12.sz. mell. A Csorba Győző Megyei Könyvtár tűzvédelmi szabályzata 13.sz. mell. A belső ellenőrzés szabályzata 14.sz. mell. Számviteli bizonylati szabályzat 15.sz. mell. Pénzkezelési szabályzat 16.sz. mell. Leltározási és leltárértékelési szabályzat 17.sz. mell. Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata 18.sz. mell. Iratkezelési szabályzat 19.sz. mell. Közúti jármű üzemben tartási szabályzata 20.sz. mell. Számlarend 21.sz. mell. Pénztárgép kezelési szabályzat. 22.sz. mell. Eszközök és források értékelési szabályzata 23.sz. mell. Önköltség-számítási szabályzat 24.sz. mell. Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő költségeiről és elszámolásáról szóló szabályzat 25.sz. mell. Intézményi közbeszerzési szabályzat
Pécs, 2002. április 22.
Kalányos Katalin igazgató
