Cosmos

ARTSEN ZONDER GRENZEN

Verantwoordingsverklaring 2013

© Pierre Terdjman/Cosmos

1

3


© Wendy Marijnissen

Verantwoordingsverklaring

Sarbinos (17) op de binnenplaats van het kinder-tuberculose ziekenhuis in Dushanbe, Tadzjikistan.

Deze verantwoordingsverklaring van het bestuur van Artsen zonder Grenzen belicht de belangrijkste zaken met betrekking tot bestuursbeleid, risicobeheer en managementcontrolemaatregelen, voor zover ze van invloed zijn op de doelstellingen van de Vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland*. De verantwoordingsverklaring moet worden gelezen als integraal onderdeel van het gehele jaarverslag 2013 van het bestuur en het managementteam en in aanvulling op de jaarrekening van de Vereniging Artsen zonder Grenzen.

* Alle in dit jaarverslag vermelde projectactiviteiten worden uitgevoerd onder leiding van het samenwerkingsverband Operationeel Centrum Amsterdam (MSF OCA) onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland.

4


Governance Het bestuur van de Vereniging Artsen zonder Grenzen Nederland (hierna te noemen ‘het bestuur’) heeft de dagelijkse leiding van de operationele zaken en van het ondersteunende kantoor gedelegeerd aan de algemeen directeur en de vier door de algemeen directeur benoemde leden van het managementteam. Voor het management van de noodhulpprojecten werken de directeuren van de zusterorganisaties in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk actief samen met het managementteam en participeren daarmee in het operationele management. Het bestuur behoudt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid. De bestuursbeginselen van de Vereniging Artsen zonder Grenzen zijn uitgewerkt in drie documenten: de statuten, het huishoudelijk reglement en het managementstatuut. Daarnaast regelt de samenwerkingsovereenkomst met MSF OCA de gedelegeerde operationele management bevoegdheden aan MSF OCA en de hierop toezicht houdende MSF OCA Raad. De in deze documenten overeengekomen en beschreven beginselen weerspiegelen de door de organisatie onderschreven principes van goed bestuur. Het bestuur ziet toe dat deze bestuursbeginselen relevant zijn en daadwerkelijk worden toegepast. Het bestuur heeft dit gedurende het jaar gecontroleerd met behulp van door het bestuur ingestelde commissies en regelmatig overleg met de algemeen directeur en de mede door het bestuur aangestelde controller.

Internationale samenwerking Op het gebied van de bedrijfsvoering werd in de samenwerking binnen het internationale netwerk Médecins Sans Frontières (MSF) en in de processen van wederzijdse transparantie en verantwoording voortgang gemaakt in de afstemming van de financiële planning, de bewaking van de uitgaven en de ontwikkelingen van de financiële stromen tot en met 2015. Een uitkomst van de verbetering van beschikbaarheid van gegevens is een uitgebreide interne analyse van de structuur en het management van de verschillende operationele centra. Het uiteindelijke doel van de analyse is te komen tot een afname van de complexiteit en tot een meer effectief en efficiënt samenwerkingsverband. In 2014 zullen de financiële prognoses en scenario’s voor de periode 2015-2018 gezamenlijk worden vastgesteld. (Zie ook hoofdstuk 7 van de jaarrekening)

Ons vertrek uit Somalie In augustus moesten we het loodzware besluit nemen na 22 jaar ons met al onze zusterorganisaties terug te trekken uit Somalië. Geleidelijk aan was het ons duidelijk geworden dat dezelfde partijen met wie we veiligheidsgaranties moesten onderhandelen, een rol speelden in aanvallen op onze medewerkers. Zij waren ofwel direct betrokken, keurden aanvallen impliciet goed of lieten deze gebeuren zonder in te grijpen. We voelden dat we in deze situatie niet meer konden werken zonder onacceptabele risico’s voor

onze staf. Helaas verloren hierdoor vele patiënten hun medische zorg. Samen met onze zusterorganisaties behandelden we in het eerste half jaar van 2013 gemiddeld 50.000 patiënten per maand.

Organisatorische ontwikkelingen, beleid en procedures In 2013 is een belangrijke wijziging van de supportstructuur van ons personeelsmanagement in gang gezet. Het doel van de verandering is om de kwaliteit van ons personeelsmanagement inclusief de personeelsadministratie in de projecten te verbeteren en steviger in het management in de projectlanden te verankeren. Om dit te kunnen bewerkstelligen zijn ook in de ondersteuning op het hoofdkantoor aanpassingen nodig. Beleidsvorming, procedures en de bijbehorende ondersteuning zullen worden gecentraliseerd terwijl de verantwoordelijkheid voor het personeelsmanagement wordt gedecentraliseerd. In 2013 zijn de onderliggende visie, de strategische doelen en de vernieuwde matching- en trainingsstrategie vastgesteld. In 2014 gaan we de nieuwe structuur implementeren. Sinds enkele jaren wordt in de organisatie gewerkt aan het invoeren van een systeem dat het delen van documenten, beschikbare informatie, procedures en beleid beter faciliteert. In 2013 heeft het management de status van dit informatiemanagement project laten evalueren. We hebben geconcludeerd dat er belangrijke stappen zijn gezet in de verbetering van beschikbaarheid van informatie, maar ook dat er duidelijker richting moet worden gegeven aan de visie op informatiemanagement en dat de besluitvorming rondom het project moet worden verbeterd. Naast het invoeren van verbeteringen moet ook verder worden gewerkt aan het invoeren van richtlijnen en procedures. Naast het faciliteren van het delen van informatie wordt in het internationale samenwerkingsverband ook gewerkt aan systemen voor het verbeteren van de financiële en logistieke administratie in onze projecten en aan de totstandkoming van een internationale database en informatiesysteem voor het personeelsmanagement. Deze projecten zijn van strategisch belang voor een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsvoering in de toekomst. Voor de fondsenwerving zijn in 2013 de noodzakelijke aanpassingen aan onze donateurdatabase en betaalsoftware, en ook aan onze fondsenwervingprocedures ter voorbereiding op de introductie van SEPA (Single European Payment System) succesvol afgerond. SEPA betalingen en incasso’s zullen vanaf 2014 het huidige betaalverkeer gaan vervangen. In 2013 is het integriteitsbeleid herzien. Het beleid met betrekking tot het risicomanagement en het daaraan gerelateerde reserveringsbeleid is afgerond, wat afzonderlijk wordt toegelicht. Het beleggingsbeleid zal in 2014 nader worden bezien.

5


In overeenstemming met het beleid wordt met regelmaat het functioneren van het managementteam en de effectiviteit van de besluitvormingsstructuur geëvalueerd. Een recente evaluatie over 2013 liet zien dat het management goed en constructief samenwerkt. Hoewel het management in het MSF OCA partnerschap in eerste instantie is gebaseerd op gemeenschappelijke principes en idealen, levert het werken binnen de autonomie van de verschillende zusterorganisaties binnen MSF OCA een zekere natuurlijke spanning op. Er bestaat momenteel geen noodzaak de juridische structuur verder aan te passen, maar er is ruimte voor verdere ontwikkeling van het partnerschap en waar nodig verduidelijking van rollen en verantwoordelijken van de partners. In de evaluatie is ook aandacht besteed aan de verhouding van het managementteam tot de toezichthoudende organen. Hieruit kwam naar voren dat, om haar taken goed te blijven uitvoeren, het bestuur haar competenties en expertise moet blijven aanpassen aan de verdergaande professionalisering van het management en de groei en toenemende complexiteit van de organisatie.

Planning en controle In overeenstemming met het huishoudelijk reglement keurde het bestuur het jaarplan 2013 goed. Het bestuur achtte het jaarplan in overeenstemming met het Strategisch Plan 2011-2014 van MSF OCA, dat in februari 2011 werd goedgekeurd. Hoewel een groot deel van de planning- en controlecyclus onder de met de MSF OCA-raad gedeelde verantwoordelijkheid valt, wordt het bestuur regelmatig op de hoogte gehouden van de doelstellingen, programma’s en activiteiten die in het jaarplan zijn opgenomen. Artsen zonder Grenzen heeft een planning- en controlecyclus met drie rapportage momenten: het jaarplan, de bijstelling van het jaarplan na 4 maanden en de realisatie van het jaarplan na 12 maanden. Deze rapportages leveren bondige managementinformatie op over de uitgevoerde projecten, de medische kwaliteit en de hoeveelheid geboden hulp, maar ook over de inkomsten (fondsenwerving) en uitgaven (human resources, financiën, inkoop). Daarnaast is er een betrouwbaar systeem van maandelijkse rapportages.

Programma-evaluaties Jaarlijks worden er een aantal programma evaluaties uitgevoerd op basis van een zorgvuldige selectie. Naast de uitvoering en impact van onze hulpverlening hebben we in 2013 ook naar overstijgende operationele vraagstukken gekeken. Een van de grootste uitdagingen in ons werk vandaag is het verkrijgen van toegang tot bevolkingsgroepen die zijn verstoken van medische zorg of andere hulp. Ook keken we naar de veranderingen op het gebied van de beschikbaarheid van noodhulpcapaciteit in de wereld en welke gevolgen dat heeft voor ons werk. In het jaarverslag ‘Ons werk verbeteren’ gaan we daar nader op in. Zie jaarverslag.

In 2012 en 2013 werd door Artsen zonder Grenzen grootschalige hulp verleend in Maban, Zuid-Sudan aan vluchtelingen uit Sudan. Onze evaluatie van deze interventie achtte onze pleitbezorging om deze humanitaire crisis onder de aandacht te brengen bij onder meer de VN-vluchtelingenorganisatie UNHCR effectief. We maakten een steile leercurve door in de behandeling van Hepatitis E en onze water-en–sanitatie-activiteiten werden als succesvol beoordeeld. Het management van de verschillende (transit) vluchtelingenkampen en de overdrachten die nodig waren tussen de verschillende zusterorganisaties van Artsen zonder Grenzen om effectieve hulpverlening mogelijk te maken, verliepen minder goed. De mogelijkheden om activiteiten over te dragen aan anderen werden overschat wat vooral op het gebied van water-en-sanitatie tot uitdagingen leidde. Ook onze hulpverlening in Rakhine, Myanmar, in 2012 werd geëvalueerd. In Rakhine werkten we in een uitermate gecompliceerde omgeving, waarbij onze neutraliteit en doorzettingsvermogen van groot belang waren om aan alle door het conflict getroffen bevolkingsgroepen medische hulp te kunnen verlenen. Gezien de omvang van de crisis werd naast het reguliere landenmanagement een parallelle managementstructuur opgezet, die uiteindelijk tot betere toegang tot patiënten leidde. Uitdagingen voor het project waren dat de capaciteit in het kantoor in Amsterdam door de omvangrijke inzet in Zuid-Sudan beperkingen met zich mee bracht. Daarnaast maakte de evaluatie duidelijk dat de complexiteit van de situatie in Rakhine langere tijd werd onderschat waardoor de opbouw van onze hulpverlening langere tijd in beslag nam. Onze psychosociale hulpverlening in Irak in de periode 2009-2013 kan succesvol worden genoemd door de toepassing van het model en de behandelmethoden van Artsen zonder Grenzen in inmiddels een groot aantal hospitalen in Irak. Artsen zonder Grenzen heeft daarmee een positieve verandering tot stand kunnen brengen. Er is effectief gewerkt aan het omgaan met de voortdurende onveiligheid en het vinden van oplossingen om ook op afstand te kunnen werken. Tegelijkertijd hebben de onveiligheid en de beperking van aanwezigheid hun stempel gedrukt op de kwaliteit van het programma.

Interne en externe audits Interne audit

Artsen zonder Grenzen heeft 2 fulltime auditors in dienst onder leiding van de controller. Deze rapporteert rechtstreeks aan de auditcommissie van het bestuur, de MSF OCA-raad en de algemeen directeur. Het bestuur heeft toegezien op de voortgang van het 2013 auditplan en de daaruit voortvloeiende managementacties en daarnaast het auditplan voor 2014 goedgekeurd. De audits worden

6


gepland en uitgevoerd op basis van een systematische risicobeoordeling. Voor 2014 zijn er 6 interne audits van projecten gepland. Daarnaast zijn er 2 audits op hoofdkantoorprocessen gepland. In 2013 zijn in totaal 7 interne audits uitgevoerd van onze activiteiten in Jordanië, Zuid-Sudan, Tsjaad, Katanga (Democratische Republiek Congo), Bangladesh en de logistieke centra in Nairobi en Lokichogio (Kenia). Daarnaast hebben er 2 audits plaatsgevonden van hoofdkantoorprocessen, namelijk de processen rondom het gebruik van het contractenregister en de volledigheid van de personeelsdossiers. De bevindingen van de interne audits worden periodiek opgevolgd vanuit het hoofdkantoor om de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen vast te stellen. Deze bevindingen worden in het algemeen in alle projectlanden en op het hoofdkantoor goed opgevolgd. Naast de specifieke bevindingen is vooral toegezien op onderwerpen die in meerdere projectlanden voorkomen. Voorbeelden zijn de noodzaak om de salarisadministratie van onze nationale medewerkers te verbeteren en het beter in kaart brengen van lokale belastingwetgeving. Bevindingen, rapportages en opvolging van aanbevelingen uit interne audits worden gerapporteerd aan de auditcommissie en besproken in haar vergaderingen. Gedurende 2013 zijn er 2 audits in projectlanden uitgevoerd waarbij ernstige tekortkomingen in de interne controle zijn aangetroffen. De tekortkomingen in Jordanië (een audit uitgevoerd begin 2013) zijn reeds toegelicht in de jaarrekening van 2012. (zie ook hoofdstuk ‘Risicomanagement’ in het jaarverslag) Gedurende een audit in Katanga, Democratische Republiek Congo, zijn tevens ernstige tekortkomingen in de interne controle en functiescheidingen aangetroffen. In beide gevallen hebben deze tekortkomingen geleid tot geldelijke verliezen veroorzaakt door medewerkers die misbruik hebben gemaakt van de zwakten in het systeem. In beide missies zijn acties ondernomen om herhaling van de situatie te voorkomen. De betrokken medewerkers zijn niet meer in dienst van Artsen zonder Grenzen. Deze bevindingen hebben er (mede) toe geleid dat er veel aandacht wordt besteed aan het (fraude)risicomanagement van de organisatie en het verbeteren van de standaardprocessen en controles in de missies van Artsen zonder Grenzen.

In het afgelopen jaar heeft het management verschillende maatregelen of projecten opgenomen in de jaarplanning om de meest voorkomende bevindingen in breder verband te verbeteren. De belangrijkste vorderingen in 2013 betroffen verbeteringen in de administratie van lokale medewerkers in de projectlanden. Daarnaast werd in 2013 actief gewerkt aan de volgende onderwerpen, die ook in 2014 nog relevant blijven: • Verbeteren van het beheer van voorraden en de lokale aankoop van noodhulpgoederen; • Verhogen van de bekendheid van medewerkers met standaard interne procedures; • Verbeteren van het inspelen op de snel veranderende wetgevingen en de eisen die door lokale overheden worden gesteld; • Verbeteren van de organisatie om de sterke groei van noodhulpprojecten en de toegenomen medische complexiteit goed te kunnen blijven ondersteunen Het bestuur en de auditcommissie worden regelmatig geïnformeerd over de voortgang die wordt gemaakt met betrekking tot deze onderwerpen. Externe audit

Naar aanleiding van de bevindingen uit de 2012 audit van onze externe accountant PwC is door het management prioriteit gegeven aan het doorvoeren van verbeteringen in de contractadministratie en de automatisering van de salarisadministratie van medewerkers uit de projectlanden zelf. In 2013 heeft PwC veel aandacht besteed aan de administratie van medewerkers uit de projectlanden zelf, fraudebestrijding en respons, methoden voor allocatie en afgrenzing van kosten, de inrichting en veiligheid van de automatisering, de controle op geoormerkte opbrengsten en de algehele betrouwbaarheid van de (financiële) informatie. Het bleek dat de interne controle-omgeving adequaat is. Belangrijke verbeteringen zijn gerealiseerd in de salarisadministratie van medewerkers uit de projectlanden zelf. Daarnaast werd de interne beheersing rond de jaarafsluiting als goed beoordeeld. Er werden in 2013 geen bijzondere accountantscontroles uitgevoerd.

7


Fraude en risicomanagement Integriteit van onze projecten en de bestrijding van fraude en corruptie blijven hoog op onze agenda staan. We hebben van ons beleid voor verantwoord gedrag een toegankelijke samenvatting gemaakt die begin 2014 aan al onze medewerkers is uitgereikt. In 2013 is veel aandacht besteed aan deze richtlijnen voor onze medewerkers en het bespreken van integriteit. Ons integriteitsbeleid hebben we samengevat in een duidelijke stelling: ‘Als medewerkers en vrijwilligers van Artsen zonder Grenzen wordt ons gedrag en worden onze daden bepaald door de overtuigingen, waarden en principes van de organisatie. Wij tonen dit in ons respect voor alle individuen en gemeenschappen met wie we werken. We houden elkaar verantwoordelijk voor ons gedrag en als we onacceptabel gedrag of misstanden binnen de organisatie tegenkomen, stellen we dat aan de orde.’ We hebben het beleid voor het voorkomen van fraude en de procedures voor het opvolgen van ontdekte of gemelde (vermoede) fraude herzien en opnieuw breed onder de aandacht gebracht.

Tenslotte hebben we vastgesteld dat in een project in Nigeria cheques met terugbetalingen bestemd voor ons kantoor werden doorverkocht. De betrokkene is inmiddels begonnen met terugbetalen. Een van de prioriteiten voor 2013 was het verder ontwikkelen van ons risicomanagement. Het risicomanagement beleid is vastgelegd in de Leidraad Risicomanagement. Er is een organisatiebrede risico-inventarisatie gedaan waarbij veel medewerkers zijn betrokken. Bij deze inventarisatie hebben we risico’s geïdentificeerd die mogelijke gevolgen hebben voor het bereiken van onze doelstellingen, waarbij de financiële gevolgen en de kans dat deze risico’s zich voordoen zijn gekwantificeerd. Op basis hiervan hebben we de financiële buffer, die nodig is om deze risico’s op te vangen, uitgerekend en in ons reservebeleid opgenomen. Hierdoor zijn we beter in staat ons risicomanagement in te richten en op adequate wijze met deze risico’s om te gaan. Ook is aandacht gegeven aan de cultuur van de organisatie rond risicomanagement en hoe we omgaan met het leren van fouten. We hebben onderkend dat risico’s inherent zijn aan ons werk en dat er een open cultuur is om risico’s te bespreken.

In 2013 zijn drie fraudezaken van betekenis gemeld waarvan twee door onze interne audit aan het licht kwamen. Begin januari 2013 werd in ons kantoor in Jordanië een fraude vastgesteld. Het ging - over de periode 2011-2012 - om een bedrag van 2 65.000. Dat komt neer op 2% van het totaalbudget voor die twee jaar. Het betrof vooral fraude door prijsopdrijving bij de lokale inkoop van materialen en fraude met de afdracht van sociale verzekeringspremies. Juridische procedures tegen de betrokkene zijn in 2013 in Jordanië afgerond.

Horizontaal toezicht en convenant

In ons project in Katanga, Democratische Republiek Congo, stelden we fraude vast bij verschillen in kasgeldovermakingen tussen projectlocaties. De financiële schade bedroeg ongeveer 2 25.000. In hetzelfde project werd fraude door visumambtenaren geconstateerd; zij rekenden te hoge tarieven aan ons door. Juridische procedures om het geld terug te krijgen zijn ingewikkeld maar in voorbereiding en we hebben maatregelen genomen om er voor te zorgen dat basiscontroles beter worden uitgevoerd en gecontroleerd.

MSF-India

In 2009 hebben we met de Nederlandse Belastingdienst een convenant afgesloten waarin de fiscale verhouding tussen beide partijen is geregeld, inclusief afspraken over toezicht, specifieke procedures en open uitwisseling van relevante informatie. Dit convenant blijft zeer relevant. In het kader van een reguliere beoordeling is er in 2013 met de belastinginspecteur opnieuw naar onze status met betrekking tot de omzetbelasting gekeken. Dat heeft vooralsnog niet tot wijzigingen geleid.

Artsen zonder Grenzen is in 2011 door het internationale kantoor van Artsen zonder Grenzen (MSF-International) gevraagd te onderzoeken of het oprichten van een vestiging in India haalbaar zou zijn. In januari 2013 is de nieuwe vestiging officieel opgericht als Indiase vestiging van Artsen zonder Grenzen Nederland. Artsen zonder Grenzen Nederland heeft een belang van 80% in het te storten aandelenkapitaal van Artsen zonder Grenzen India. De overige 20% is in handen van onze Britse zusterorganisatie. In de aandeelhoudersovereenkomst is vastgelegd dat Artsen zonder Grenzen Nederland een contolerend belang heeft. Het doel van de vestiging in India is het versterken van de aanwezigheid van Artsen zonder Grenzen in India en de regio.

8


Artsen zonder Grenzen India heeft veel te bieden voor het Internationale netwerk van Artsen zonder Grenzen (Médecins Sans Frontières), waaronder het opbouwen van een structurele relatie met de zich sterk ontwikkelende Indiase samenleving en de bredere regio, het werven van fondsen en het werven van nieuwe medewerkers. India is daarnaast van groot belang voor medisch onderzoek, medische innovatie en voor de productie van zogenaamde generieke medicijnen die vaak worden gebruikt door Artsen zonder Grenzen. In mei 2013 zijn we gestart met de fondsenwerving in India. In 2013 is in totaal 2 1,1 miljoen geïnvesteerd in MSF-India. Op deze investering wordt toegezien middels de systematische beoordelingen (audits) en overige interne controle procedures.

Communicatie met belanghebbenden In 2013 heeft Artsen zonder Grenzen zich via diverse communicatiekanalen laten zien en horen. Dat betreft niet alleen communicatie met onze donateurs, maar ook het meewerken aan radio- en tv-uitzendingen en de publicatie van artikelen, studies en evaluaties in gerenommeerde medische tijdschriften, kranten en tijdschriften voor een veel breder publiek. Artsen zonder Grenzen vraagt structureel aandacht voor de vele humanitaire contexten waarin de organisatie werkt. In 2013 brachten we bijvoorbeeld de situatie in de Centraal-Afrikaanse Republiek nadrukkelijk onder de aandacht. In een rapport beschreven we de chaos die in het land heerste na de staatsgreep in maart, het schrijnende gebrek aan medische zorg, de barre omstandigheden waaronder Artsen zonder Grenzen hulp verleende en de wereldwijde onverschilligheid ten opzichte van de crisis. We riepen de internationale gemeenschap op de bevolking niet langer in de steek te laten en vroegen de overgangsregering om direct humanitaire hulp mogelijk te maken. Om de noodzaak van het bevorderen van onafhankelijke hulp in het Nederlandse buitenlandbeleid bij Kamerleden onder de aandacht te brengen, hebben wij hen uitgenodigd voor rondleidingen op ons kantoor in Amsterdam. Daarnaast hebben we bij het ministerie van Buitenlandse Zaken meerdere malen onze zorgen over humanitaire ontwikkelingen in een aantal landen uitgesproken, waaronder waren Zuid-Sudan, Syrië en de Centraal-Afrikaanse Republiek. Ook in 2014 zullen we de blijvende noodzaak van onafhankelijke noodhulp en onze zorgen over specifieke situaties aan de orde blijven stellen.

Het is een belangrijke uitdaging om mensen te betrekken bij ons werk. In het voorjaar van 2013 hebben we ons werk heel tastbaar gemaakt door in Amsterdam, Rotterdam en Enschede een aantal dagen een noodhulpkamp neer te zetten: grote tenten met een onder meer een ondervoedingskliniek, cholerabehandelcentrum en opblaasbaar ziekenhuis – alles dat we in echte noodsituaties ook gebruiken. Medewerkers uit het veld gaven er een rondleiding aan voorbijgangers, uitgenodigde donateurs en schoolklassen. In 2014 zullen we dit in drie andere steden weer herhalen. In 2013 hebben wij een geïntegreerde aanpak ontwikkeld voor onze activiteiten in Nederland, te weten communicatie, fondsenwerving en werving van medewerkers. Door een eenduidig beeld naar buiten toe hopen we synergie te bereiken voor al deze doeleinden. We positioneren ons als onafhankelijke organisatie voor medische noodhulp, die werkt op plaatsen waar mensen anders geen toegang hebben tot (de meest basale) medische hulp. Onze organisatie is volledig gericht op het mogelijk maken dat onze artsen en verpleegkundigen levensreddende zorg kunnen bieden. In onze projecten hechten we eraan de afstand tot onze patiënten en de lokale bevolking zo gering mogelijk te maken. We beschouwen open en goede betrekkingen met plaatselijke belanghebbenden als een essentiële voorwaarde voor ons medisch werk en de veiligheid van onze medewerkers. We blijven werken aan de verbetering van de communicatie met de groepen mensen aan wie we hulp bieden. Dit is een prioriteit die expliciet is benoemd in het Strategisch Plan voor 2011–2014.

Goed bestuur In onze informatievoorziening aan individuele donateurs houdt Artsen zonder Grenzen zich in Nederland aan principes en richtlijnen die zijn geformuleerd door het CBF en de Vereniging voor Fondsenwervende Instellingen (VFI). In 2011 is het CBF-keurmerk opnieuw voor een periode van drie jaar toegekend. Er zijn geen openstaande kwesties met betrekking tot het CBF-keurmerk. In 2014 zal het keurmerk opnieuw worden getoetst. Vergeleken met voorgaande jaren liet de naleving van Artsen zonder Grenzen van de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen wederom verbetering zien op het gebied van risicomanagement en toezicht. Dit was het resultaat van de risicokwantificering in 2013 en de herstructurering van de interne governance in 2012 binnen het netwerk Médecins Sans Frontières. Hierdoor is de interne beheersing verbeterd.

9


Verantwoording Naar de mening van het bestuur geeft de jaarrekening, opgesteld door het management voor het jaar dat is geëindigd op zaterdag 31 december 2013, een getrouw beeld van de financiële positie en mutaties van de Vereniging Artsen zonder Grenzen. Het jaarverslag van 2013 geeft ook een getrouw beeld van de programma’s, activiteiten en behaalde resultaten in 2013 in relatie tot het overeengekomen jaarplan voor 2013 en tot datgene wat door het bestuur in de loop van het jaar is goedgekeurd. Het bestuur is ervan overtuigd dat de toepassing van de 3 kernbeginselen van goed bestuur met betrekking tot toezicht, beleid en communicatie met alle belanghebbenden van de organisatie in dit jaarverslag en deze verantwoording goed is toegelicht. Alle leden van het bestuur aanvaarden de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening van het managementteam en het jaarverslag van het bestuur. Het bestuur aanvaardt de verantwoordelijkheid voor het interne controlesysteem dat is ingericht en wordt onderhouden door het managementteam en dat is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen over de integriteit en betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging in de organisatie en het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.

10


Activiteiten van het bestuur Lidmaatschap van de vereniging Op 31 december 2013 telde de vereniging 563 leden. In 2013 hebben zich 50 nieuwe leden aangemeld en zijn 13 leden uitgeschreven vanwege opzegging. Van de 563 leden wonen er 377 in Nederland, en 186 in het buitenland.

Activiteiten van bestuur en vereniging Naast het (wettelijk vereist) toezicht op de activiteiten en financiële situatie van Artsen zonder Grenzen Nederland heeft het bestuur zich in 2013 specifiek op de volgende onderwerpen geconcentreerd: • Het versterken van het MSF OCA samenwerkingsverband, waaronder ondersteuning van de MSF OCA-commissies en MSF OCA-raad, en de eerder overeengekomen wisseling van het voorzitterschap van de MSF OCA-raad naar een van de partners in het MSF OCA samenwerkingsverband. De overheveling van taken en verantwoordelijkheden die hierbij horen hebben in de loop van 2013 plaatsgevonden; • De focus op onderwerpen die in de (nabije) toekomst van strategisch belang zijn voor het werk van Artsen zonder Grenzen zoals het garanderen van toegang tot hulpverlening voor mensen in conflictgebieden die de hulp het hardste nodig hebben; • Het bijdragen aan de aanscherping van de positionering van Artsen zonder Grenzen in Nederland en ervoor zorg dragen dat het Nederlandse publiek een helder en juist beeld heeft c.q. blijft hebben van Artsen zonder Grenzen; • Het, in relatie tot de aanscherping van de positionering, bijdragen aan het ontwikkelen van een geïntegreerde strategie voor communicatie, fondsenwerving, werving van medewerkers en ‘advocacy’ (pleitbezorging) naar het Nederlandse publiek en de Nederlandse samenleving; • Het toezien op de verdere ontwikkeling, en waar nodig reorganisatie, van de personeelsafdeling met betrekking tot de werving en plaatsing van (internationale) veldmedewerkers en de verdere verbetering en versterking van het werven en plaatsen van medewerkers in de landen waar Artsen zonder Grenzen zijn operationele activiteiten heeft. Verder werden, onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur, een aantal concrete activiteiten georganiseerd: • De organisatie van een MSF OCA Governance training voor bestuursleden van Artsen zonder Grenzen, zusterorganisaties en andere belangstellenden;

• De organisatie van de speakerspool - teruggekeerde veldmedewerkers van Artsen zonder Grenzen verzorgen op verzoek van scholen, maatschappelijke organisaties e.d. lezingen over hun ervaringen in het veld, resulterend in ruim 120 bijeenkomsten in 2013; • De organisatie van het Psycho Social Network dat voorziet in de begeleiding van veldmedewerkers bij hun terugkomst door vrijwilligers. Teruggekeerde medewerkers wordt, naast de professionele debriefing en begeleiding, peer-gesprekken of andere ondersteuning aangeboden indien zij daaraan behoefte hebben.

Internationale Algemene Ledenvergadering Het bestuur, met name de voorzitter, vertegenwoordigt de Vereniging extern. De verschillende landelijke verenigingen van Artsen zonder Grenzen (23 wereldwijd) zijn verenigd in de Internationale vereniging Médecins sans Frontières. 2 Leden van de Vereniging, worden benoemd door het bestuur en vertegenwoordigen Artsen zonder Grenzen Nederland in de Internationale Algemene Ledenvergadering. Dit gezamenlijke bestuursorgaan van Médecins Sans Frontières vergaderde in juni 2013 te Brussel. De zittingstermijn van een van de twee leden, Albertien van der Veen, eindigde eind 2013 na twee jaar vertegenwoordiging in de Internationale Algemene Ledenvergadering. De voorzitter heeft haar opgevolgd.

Bijeenkomsten Bestuur Het bestuur is in 2013 5 maal in vergadering bijeen gekomen: op 24 januari, 19/20 april, 21/22 juni, 30/31 augustus en 6/7 december 2013. Op 1 juni 2013 is de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering gehouden waarin onder andere de nieuwe bestuursleden zijn gekozen, de jaarrekening 2012 is vastgesteld en decharge is verleend aan het bestuur. De gemiddelde tijd die bestuursleden aan hun bestuurstaak besteden, wordt geschat op 1 dag per week. Er zijn grote verschillen in tijdbesteding tussen de verschillende bestuursleden afhankelijk van lidmaatschappen van bestuurscommissies en het zitting hebben in de MSF OCA-raad.

11


Bestuurscommissies Artsen zonder Grenzen Nederland kent 3 statutaire commissies: de remunerationcommissie, de auditcommissie en de medische commissie. Daarnaast zijn de bestuurstaken en verantwoordelijkheden met betrekking het stimuleren van een actieve en vitale vereniging gedelegeerd aan de commissie Verenigingszaken. Commissie verenigingszaken

Op 31 december 2013 bestond de commissie Verenigingszaken uit 2 bestuursleden, Peter Giesen en Annemarie ter Veen, 2 gecoöpteerde verenigingsleden, Michiel van Tongeren en Joke Reijven, en een medewerker verenigingszaken Jennifer Aggus. De commissie komt normaliter iedere maand bijeen. In 2013 vonden de volgende activiteiten door of onder supervisie van de commissie Verenigingszaken plaats: • Evaluatie onder de leden over de rol van de vereniging en haar leden binnen de organisatie van Artsen zonder Grenzen; • Opstellen ‘Association Action Plan’ met behulp van de uitkomsten van deze evaluatie (behandeld en goedgekeurd in januari 2014); • Organisatie van de Algemene Ledenvergadering 1 juni 2013; • Organisatie van de maandelijkse debatavonden voor leden; • Organisatie van het ‘OCA Café’ op 14 september 2013 – Debat bijeenkomst MSF OCA verenigingen van Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Canada, Oost-Afrika en Zweden; • Opstellen nieuwe Terms of Reference voor de commissie Verenigingszaken. Remuneratie commissie

Op 31 december 2013 bestond de Remuneratie commissie uit Joke Bakker-Jansen, Jonathan Fisher en Annemarie ter Veen. Daarnaast nemen het Hoofd Personeelszaken en de Controller deel aan de bijeenkomsten van deze commissie. De remunerationcommissie adviseert, in overleg met het Hoofd Personeelszaken en de Controller, het bestuur over het beloningsbeleid voor de leden van het managementteam en bestuursleden. In 2013 is de commissie bijeen geweest om te komen tot een advies aan het bestuur met betrekking tot de Extension of Board membership and retirement compensation van de vorige voorzitter. Het bestuur heeft hierover verantwoording afgelegd in de Algemene Ledenvergadering juni 2013.

Daarnaast heeft de commissie het bestuur geadviseerd over een algemene beleidslijn met betrekking tot de vergoeding van het bestuur van Artsen zonder Grenzen en de daaruit voortvloeiende concrete berekening van de vergoeding van de huidige voorzitter. Beide adviezen, aangenomen in de bestuursvergadering van 6/7 december 2013, zijn conform de richtlijnen van het CBF. In de Algemene Ledenvergadering van 2014 zal het bestuur hierover verantwoording afleggen aan de leden. Auditcommissie

De auditcommissie bestaat uit 6 leden: de penningmeesters van Artsen zonder Grenzen Nederland, -Duitsland, -Verenigd Koninkrijk en -Canada, de bestuursvoorzitter en een bestuurslid van Artsen zonder Grenzen Nederland. De voorzitter van de MSF OCA-raad, de controller van MSF OCA evenals de algemeen directeur van Artsen zonder Grenzen Nederland nemen deel aan de bijeenkomsten van de auditcommissie. De auditcommissie adviseert zowel de MSF OCA Raad als het bestuur van Artsen zonder Grenzen Nederland op het gebied van financiën, risicomanagement, governance en interne controle. De auditcommissie is in 2013 bijeengeweest op 29 maart, 31 mei, 10 juli, 11 september, 29 oktober en 3 december. De commissie heeft onder andere het bestuur geadviseerd over de jaarrekening 2012, de externe audit over 2012 door de nieuwe accountant PwC, de tussentijdse rapportages 2013, risicomanagement, governance en de interne audits welke zijn uitgevoerd door de interne control unit van Artsen zonder Grenzen in het veld en op het hoofdkantoor. Medische commissie

De medische commissie bestaat uit 5 leden. De partnerorganisaties uit Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk en Canada hebben ieder één lid in de commissie. Daarnaast is de voorzitter van de MSF OCA-raad lid. De medische commissie adviseert zowel de MSF OCAraad als het bestuur van Artsen zonder Grenzen Nederland ten aanzien van het medische beleid en stelt onder andere het raamwerk van indicatoren vast voor het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de geplande medische programma’s. De medische commissie is 4 keer bijeen geweest in 2013.

12


Overige reguliere overleggen BodEx

In de BodEx, een afkorting van Board of Directors – Executive meeting, voert het uitvoerend comité -bestaande uit de voorzitter, vice-voorzitter en penningmeester van Artsen zonder Grenzen- overleg met het managementteam en controller over organisatorische onderwerpen die niet of niet direct volledige bestuursbetrokkenheid nodig hebben. In 2013 is dit overleg 4 keer bijeen geweest (13 februari, 22 mei, 13 augustus en 15 oktober). Overleg met Ondernemingsraad

Ieder jaar overlegt een afvaardiging van het bestuur 1 of 2 keer met de Ondernemingsraad. In 2013 heeft dit overleg plaatsgevonden op 22 april.

Nonhlanhla Dube

Bestuurslid sinds juni 2012, einde zittingstermijn 2015 Werkzaam als/andere activiteiten: student Universiteit van Groningen: onderzoek Influence of host governments on humanitarian relief efforts from a logistical perspective; Lid van Student in Free Enterprise (SIFE) Jonathan Fisher

Bestuurslid sinds juni 2005, herkozen in 2008 en 2010. In 2013 verlenging bestuurslidmaatschap met 1 jaar. Einde zittingstermijn 2014 Lid van de auditcommissie Internationale activiteiten voor Artsen zonder Grenzen: voorzitter van de medische commissie Beroep: arts en jurist (internationaal humanitair recht) Peter Giesen

Overleg met Hoofden van Afdeling en Operationeel managers

Het huishoudelijk reglement voorziet in een jaarlijks overleg tussen een bestuursafvaardiging en de afdelingshoofden c.q. de operationeel managers. In 2013 heeft er een overleg plaatsgevonden tussen de voorzitter, het managementteam en de afdelingshoofden. Er is daarnaast zeer regelmatig bilateraal contact tussen hoofdzakelijk de bestuursvoorzitter en afdelingshoofden en operationeel managers en tussen de penningmeester en de controller.

Samenstelling bestuur Op 31 december 2013 bestond het bestuur uit de volgende bestuursleden: Wilna van Aartsen (voorzitter sinds 1 augustus 2013)

Bestuurslid sinds mei 2009, herkozen in 2012 Van 2012 tot 1 augustus 2013 vicevoorzitter Einde zittingstermijn: 2015 Lid van de MSF OCA auditcommissie Internationale activiteiten voor Artsen zonder Grenzen: Lid van de MSF OCA-raad en het uitvoerend comité Beroep: gezondheidsmanager

Bestuurslid sinds juni 2012, einde zittingstermijn 2015 Voorzitter commissie verenigingszaken Werkzaam als/andere activiteiten: Consultant bij Humanitarian Strategy Consult (Care Nederland, 3IE/GDN, Nederlandse Rode Kruis) André Griekspoor

Bestuurslid sinds juni 2013, einde zittingstermijn 2016 Werkzaam als/andere activiteiten: Medewerker Wereldgezondheidsorganisatie (WHO); lid van Active Learning Network on Accountability and Performance Overseas Development Institute (ODI) Joost van der Meer (vice-voorzitter sinds 1 augustus 2013)

Bestuurslid sinds juni 2013, einde zittingstermijn 2016 Lid van de MSF OCA-raad en het uitvoerend comité. Werkzaam als/andere activiteiten: Consultant Public Health and Humanitarian Aid bij Phesta; International Union against Tuberculosis and Lung Diseases (IUATLD) Lid van de werkgroep ‘TB in Prisons’ (tuberculose in gevangenissen); Penningmeester Nedwork Broodfonds i.o. Annemarie ter Veen

Joke Bakker-Jansen (penningmeester sinds mei 2011)

Gecoöpteerd bestuurslid sinds mei 2011, einde zittingstermijn: 2014 Voorzitter van de auditcommissie, voorzitter van de remunerationcommissie, lid van de OCA-raad en lid van het uitvoerend comité Werkzaam als/andere activiteiten: Managing Director bij Accenture Management Consultants; Lid van de Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA); Lid van Professional Risk Managers International Association (PRMIA)

Bestuurslid sinds juni 2013, einde zittingstermijn 2016 Lid van de commissie verenigingszaken. Werkzaam als/andere activiteiten: senior adviseur Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) Amsterdam; consultant en docent bij de London School of Hygiene and Tropical Medicine; lid van Afghanistan National Public Health Organisation

13


Bestuurswijzigingen Van 3 bestuursleden is in 2013 het bestuurslidmaatschap beëindigd: • Pim de Graaf – einde zittingstermijn 2013 – bestuurslid vanaf 2005 en voorzitter van 2008 t/m 1 augustus 2013 • Tineke van Pietersom – einde zittingstermijn 2013 – bestuurslid vanaf 2010 • Harry van Schooten – einde zittingstermijn 2015; tussentijds teruggetreden als bestuurslid vanwege mogelijk risico op belangenverstrengeling tussen bestuurslidmaatschap en professionele activiteiten – bestuurslid vanaf 2009 Tijdens de Algemene Ledenvergadering in juni 2013 zijn 3 nieuwe bestuursleden gekozen: André Griekspoor, Joost van der Meer en Annemarie ter Veen. Het bestuurslidmaatschap van Jonathan Fisher is door het bestuur met 1 jaar verlengd tot mei 2014. Alle bestuursleden hebben conform artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement openheid van zaken gegeven over hun professionele activiteiten, hun nevenactiviteiten en overige belangen. Het bestuur heeft vastgesteld dat er geen sprake is van directe of indirecte belangenverstrengeling.

Bezoldiging en kostenvergoeding van het bestuur Met uitzondering van de voorzitter ontvangen de bestuursleden geen vergoeding voor de tijd die ze aan het bestuurswerk voor Artsen zonder Grenzen besteden. Wel worden de bestuursleden vergoed voor de door hun gemaakte kosten zoals reis-, print en telefoonkosten. Bestuurleden kunnen maximaal 2 1.000 per jaar als vrijwilligersvergoeding ontvangen. De voorzitter en de vice-voorzitter hebben een door Artsen zonder Grenzen betaalde mobiele telefoon voor werkdoeleinden. De statuten van Artsen zonder Grenzen regelen specifiek de vergoeding van de voorzitter. Hij of zij mag gedeeltelijk vergoed worden uitsluitend voor de tijd die aan bestuurstaken ten behoeve van het internationale Artsen zonder Grenzen netwerk wordt besteed. Met het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) is afgestemd dat ‘…. de (gedeeltelijke) bezoldiging van de voorzitter uitsluitend mag worden toegekend voor de activiteiten en afspraken binnen het internationale netwerk van Médecins Sans Frontières en in de hoedanigheid als lid van de diverse bestuursorganen binnen het netwerk’.

De bezoldiging van de voorzitter is uitgewerkt in de Policy on the Remuneration of MSF-Holland Board en vastgesteld in de bestuursvergadering van 6 en 7 december 2013 en zijn in overeenstemming met eerder door de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgangspunten. • De voorzitter kan maximaal 20 uur per week declareren; • Het uurtarief daarbij is gerelateerd aan de salarissen van het managementteam; • De bezoldiging wordt altijd bekeken in samenhang met andere inkomsten. In 2013 heeft Artsen zonder Grenzen een vergoeding betaald aan de afgetreden voorzitter Pim de Graaf van 2 55.250 (2012: 2 66.000). Dit betrof de periode 1 januari tot en met 1 augustus 2013. In de vergoeding voor 2013 is rekening gehouden met zijn beschikbaarheid voor overdracht. Op de Algemene Ledenvergadering 2013 is op voordracht voor de remuneratiecommissie verantwoording afgelegd aan de leden over de vergoeding van de voorzitter. De huidige voorzitter, Wilna van Aartsen, heeft, in vergelijking met de vorige bestuursvoorzitter, minder internationale bestuursfuncties en besteedt hieraan minder tijd. Voor de huidige voorzitter is conform het vastgestelde beleid voor 2013 een uurvergoeding van 2 47,24 met een maximum van 2 1.250 per maand vastgesteld. In 2014 wordt bekeken of dit een realistische vergoeding is voor de buitengewone werklast in verband met internationale bestuurswerkzaamheden.

Ambities van het bestuur Voor de nabije toekomst stelt het bestuur zich ten doel haar competenties verder uit te breiden met bestuursexpertise uit het bedrijfsleven en de gezondheidszorg. Het bestuur wil voorts de vereniging verder versterken en grotere betrokkenheid van meer actieve leden verwezenlijken. Ook wil het bestuur het management ondersteunen bij het ontwikkelen van het strategisch plan voor de komende 4 jaar. Tot slot wil het bestuur het managementteam ondersteunen bij de onderhandelingen over het te voeren internationale financiële beleid en de onderlinge verdeling van fondsen binnen de internationale beweging van Artsen zonder Grenzen die in 2014 zullen plaatsvinden.

Cosmos

Recommend Documents