CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) WET LANGDURIGE ZORG (Wlz) 2015

Copro 15173D

CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) WET LANGDURIGE ZORG (Wlz) 2015

Dit protocol is bestemd voor de SVB en haar accountant met betrekking tot de taken die de SVB uitvoert voor de zorgkantoren en Zorginstituut Nederland in het kader van TR PGB voor de wet Wlz

Status: versie 1.0 d.d. 23 december 2015

Controle- en verantwoordingsprotocol TR PGB Wlz 1

ALGEMEEN: UITGANGSPUNTEN ................................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

2

INLEIDING .................................................................................................................................................. 3 PROCES GANG TR PGB EN KETENVERANTWOORDELIJKHEID .................................................................... 4 DOELSTELLING CONTROLEPROTOCOL ....................................................................................................... 5 RAPPORTAGE & ASSURANCE ..................................................................................................................... 5 REGELGEVING, PROCEDURES EN TERMIJNEN ............................................................................................. 5 DEFINITIES/BEGRIPSBEPALING................................................................................................................... 7

VERANTWOORDINGSPROTOCOL ................................................................................................................. 8 2.1 2.2

3

Copro 15173D

INLEIDING .................................................................................................................................................. 8 VERANTWOORDING ................................................................................................................................... 8

ACCOUNTANTSPROTOCOL ........................................................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE ................................................................................... 9 TOETSPUNTEN VOOR DE CONTROLE: .......................................................................................................... 9 REIKWIJDTE WERKZAAMHEDEN EN MATERIALITEIT ................................................................................ 10 FOUTDEFINITIE ........................................................................................................................................ 11 FOUTEVALUATIE ..................................................................................................................................... 12 TOEREIKENDHEID MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK (M&O) BELEID ................................................. 12 RAPPORTAGES ACCOUNTANT .................................................................................................................. 12

BIJLAGE I: MODEL A: MODEL B: MODEL C: MODEL D:

MODELLEN .................................................................................................................................... 14 MODEL GOEDKEURENDE CONTROLEVERKLARING TR PGB WLZ .............................................. 14 MODEL GOEDKEUREND STANDAARD 3402 ASSURANCE-RAPPORT (AO/IB) .............................. 17 VOORBEELDTEKST RECHTMATIGHEID (INCLUSIEF M&O)......................................................... 20 FINANCIËLE VERANTWOORDING TR PGB WLZ......................................................................... 21

BIJLAGE II:

INFORMATIESTROOM VOOR UITVOEREN TR PGB WLZ .............................................................. 23

BIJLAGE III:

ADDENDUM CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TR PGB WLZ 2015 .................... 24

23-12-2015

Pagina 2 van 28

Controle- en verantwoordingsprotocol TR PGB Wlz

1

Copro 15173D

Algemeen: uitgangspunten

1.1 Inleiding De Sociale Verzekeringsbank (SVB) voert met ingang van 1 januari 2015 namens de zorgkantoren (op grond van artikel 3.3.3. lid 7 wet Wet langdurige zorg) de betalingen ten laste van door zorgkantoren verstrekte budgetten, alsmede het hiermee verbonden budgetbeheer uit. Dit resulteert in de volgende taken:  het uitbetalen van salarissen aan zorgverleners die budgethouders ten dienste zijn;  het uitbetalen van vergoedingen aan zorgverleners die daar recht op hebben;  het uitbetalen van ziekengeldvergoedingen i.v.m. vervangende zorg (door het gelijktijdig verhogen van het budget);  het overnemen van de salarisadministratie en/of werkgeversadministratie voor budgethouders (jaaropgaven, loonstroken, inhoudingen en premies afdragen aan Belastingdienst);  het verwerken van wijzigingen van de budgethouder (TKB) en zorgverlener (ZOK);  het verwerken van vrijwillige stortingen;  het verstrekken van rekeningcourant- en budgetuitputtingsoverzichten (BUO’s) hetzij op papier hetzij via de portal (Mijn ZK);  het beheer van modelovereenkomsten;  het adviseren, voorlichten en informeren van budgethouders;  ondersteunen bij het voorkomen en signaleren van fraude. De uitvoering van de Wlz valt onder de beleidsverantwoordelijkheid van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS). Over de bovenstaande taken dient de SVB zich te verantwoorden aan de zorgkantoren en Zorg Instituut Nederland (ZiNL). Om dit op een voor alle zorgkantoren en ZiNL met betrekking tot de Wlz op een heldere, efficiënte en adequate wijze te doen, is dit controleprotocol Wlz opgesteld en door het ministerie van VWS vastgesteld. Het Protocol is opgebouwd uit drie delen:  Deel 1: Algemeen: uitgangspunten. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling, assurance & rapportage en relevante definities.  Deel 2: Verantwoordingsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB. Het bespreekt de op te leveren verantwoording en de te volgen procedures.  Deel 3: Accountantsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de accountant van de SVB (de AD). Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. In de bijlagen zijn de modellen voor de verantwoording en de rapportages voor de accountant van de SVB (de AD) opgenomen. De SVB dient de AD van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is beoordeeld door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA.

23-12-2015

Pagina 3 van 28


Copro 15173D

Addendum controle 2015 Als gevolg van ontstane problemen begin 2015 zijn terugvalscenario’s (noodscenario’s) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetalingen aan zorgverleners en is er tijdelijk sprake geweest van een verminderd (interne) controleregime. Hierdoor is in 2015 geen sprake van een regulier proces. Er is daarom gekozen om voor 2015 in een addendum de specifieke controlesituatie en de effecten op de uit te voeren controlewerkzaamheden aan te geven. Dit addendum is opgenomen in bijlage III. 1.2 Proces gang TR PGB en ketenverantwoordelijkheid De zorgkantoren kennen op basis van de door Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) afgegeven indicatie een Persoonsgebonden Budget (PGB) toe aan de budgethouder (BH) in de vorm van een Toekenningsbeschikking (TKB). Bij deze toekenning is het zorgkantoor verantwoordelijk voor de juiste en volledige opname in de toekenning van specifieke aspecten zoals opgenomen in de Regeling Wlz: i. bemiddelingskosten onder de voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 5.18, lid 1 onder f. van de Regeling langdurige zorg; ii. niet meer dan € 4.030 voor zorginfrastructuur per betrokken bewoner van een kleinschalig wooninitiatief (artikel 5.17, lid 1 onder c van de Regeling langdurige zorg); iii. kosten van vervoer onder voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 5.17, lid 2 van de Regeling langdurige zorg. De SVB ontvangt van de Toekenningsbeschikking een afschrift in de vorm van het toekenningsbericht (TKB) via de portal (MijnZK). De budgethouder sluit vervolgens met de zorgverleners zorgovereenkomst(-en) (ZOK (-ken)) en stuurt die naar het zorgkantoor. Het zorgkantoor verstuurt de zorgovereenkomst met daarop aangegeven maximum tarieven en andere specifieke afspraken naar de SVB voor een arbeidsrechtelijke toets. Naar aanleiding van de arbeidsrechtelijke toets accordeert het zorgkantoor de zorgovereenkomst die samen met het toekenningsbericht de basis vormen voor de uitbetaling1 door de SVB aan de zorgverleners voor de door hen geleverde zorg (salaris, urendeclaraties of facturen). De SVB is verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige betaling van de bestedingen op basis van de door de budgethouder ingediende (en geaccordeerde) zorgovereenkomst (maandlonen) en declaraties (facturen en urenbriefjes) voor geleverde zorg. Hierbij controleert de SVB de declaratie met de toekenning (TKB) en de door het zorgkantoor goedgekeurde zorgovereenkomst. Beide documenten vormen uitgangspunt voor de rechtmatigheidscontrole. Hoewel de zorgkantoren de betalingen aan de zorgverleners hebben uitbesteed aan de SVB , zijn zij wel (samen met de Budgethouder) verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van het budget inclusief de door de SVB gedane betalingen. De SVB voert zelf geen materiële controle uit op de de inhoud van het budget en de geleverde zorg. In bijlage II is de informatiestroom voor de uitvoering van de Wlz schematisch weergegeven. 1

Deze taak is uitbesteed aan de SVB

23-12-2015

Pagina 4 van 28


Copro 15173D

1.3 Doelstelling controleprotocol Dit protocol heeft als doel om enerzijds voorschriften/uitgangspunten te geven voor de verantwoording door de SVB als opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen te geven voor het onderzoek door de SVB aangewezen accountant. 1.4 Rapportage & assurance De door de SVB op te leveren verantwoording TR PGB Wlz bevat naast de financiële verantwoording (zie 2.2.) een door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage (zie hieronder). Om zekerheid te krijgen over de juistheid en volledigheid van de financiële verantwoording en de financiële rechtmatigheid hebben de zorgkantoren en Zorginstituut Nederland (ZiNL) de volgende assurance gevraagd :  Een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de financiële verantwoording en een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsrapportage met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 ”Bijzondere overwegingen – controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden”.  Een assurance-rapport type II (opzet, bestaan en werking) betreffende interne beheersingsmaatregelen bij de SVB als serviceorganisatie volgens NBA Standaard 3402 “Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie” . ”. Hiermee krijgen de zorgkantoren aanvullende assurance over het uniforme (betaal-)proces. Deze aanvullende assurance wordt gegeven omdat de accountantscontrole door de AD uitgevoerd wordt met een hogere controletolerantie dan de controletolerantie die de accountant van een bepaald zorgkantoor zal hanteren; dit betekent dat het kan voorkomen dat bepaalde (kleine) zorgkantoren niet in voldoende mate zijn vertegenwoordigd in de steekproefcontrole rechtmatigheid. Rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur (Bijlage model C) De verantwoordelijkheid voor de rechtmatige uitvoering TR PGB Wlz berust binnen de SVB primair bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur (RvB) van de SVB geeft in de bedrijfsvoeringsparagraaf een rapportage over de (on)rechtmatigheid van de door de SVB betaalde bestedingen af waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) voor zover van toepassing toereikend is. Hiervoor baseert de RvB zich op de uitkomst(en) van de door de sectie Operational Control (2e lijn) uitgevoerde rechtmatigheidscontrole. In Bijlage I onder model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage door de RvB. De AD reviewt de werkzaamheden van de door sectie Operational Control uitgevoerde rechtmatigheidscontrole (bepaling steekproef, controleaanpak & uitvoering en foutevaluatie) en betrekt deze in de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring. De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van zowel de financiële verantwoording als de door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage. 1.5 Regelgeving, procedures en termijnen Regelgeving Naast de wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg zijn voor de controle eveneens van toepassing de beroepsvoorschriften voor registeraccountants en accountants-administratieconsulenten, zoals de Verordening gedrags- en beroepsregels

23-12-2015

Pagina 5 van 28


Copro 15173D

accountants ((VGBA) en de relevante Nadere voorschriften Controle en overige standaarden (NV COS). Uitgangspunt voor het accountantsonderzoek gericht op de verantwoording over de AO/IB is Standaard 3402 ‘‘Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie”, type II (opzet, bestaan en werking). Termijnen De zorgkantoren dienen voor 1 juli jaar t + 1 hun financiële verantwoording (inclusief TR PGB Wlz) op te leveren over het controlejaar t inclusief het oordeel van de accountant over de juistheid en volledigheid van de financiële verantwoording en rechtmatigheid. Rekening houdend met de opleveringstermijnen binnen het zorgdomein dient de SVB voor uiterlijk 1 april jaar t + 1 de verantwoording TR PGB Wlz inclusief de controleverklaring van de AD aan te leveren. Daarnaast geeft de AD jaarlijks een Standaard 3402 Assurance-rapport af over de AO/IB van het hele proces van betalen van Trekkingsrecht PBG (TR-PGB) op basis van een Standaard 3402 onderzoek naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersingsmaatregelen van de SVB inzake de PGB-trekkingsrechten. Hiermee krijgen de zorgkantoren aanvullend assurance over het uniforme (betaal-)proces. Het Standaard 3402 assurance-rapport wordt uiterlijk 1 februari verstrekt Verspreiding(skring) De verantwoording TR PGB Wlz en het Standaard 3402 rapport zijn opgesteld voor de zorgkantoren en ZiNL. Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De controleverklaring en het Standaard 3402 rapport zijn derhalve uitsluitend bestemd voor de SVB, de zorgkantoren, ZiNL en hun accountants en dienen niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Review van de werkzaamheden van de AD De AD stelt de (interne) accountant van de zorgkantoren en ZiNL in de gelegenheid bij de SVB een collegiaal overleg te houden c.q. een review uit te voeren met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden (risicoanalyse, controleaanpak en review van de rechtmatigheidssteekproef). De review vindt plaats bij de AD op 2 vooraf te bepalen dagen aan de hand van het door de accountant van de SVB opgebouwde dossier. De SVB stelt de accountant van het zorgkantoor / ZiNL vooraf (schriftelijk) op de hoogte. Uit het oogpunt van doelmatigheid (geen dubbeling van werkzaamheden) en zo laag mogelijke belasting van de AD streeft de AD ernaar om de reviewinspanning zoveel mogelijk te beperken. De AD bepleit daarom (in overeenstemming met NBA-handreiking 1122 art 4.3.2 “Steunen op accountantscontrole bij de Gemeenschappelijke Regeling”) dat er een gezamenlijke review wordt uitgevoerd door een gecombineerd team van toezichthoudende partijen/accountantskantoren.

23-12-2015

Pagina 6 van 28


Copro 15173D

1.6 Definities/begripsbepaling In aanvulling op dan wel conform de wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg gelden voor dit protocol de volgende definities:  Accountant: de door SVB aangestelde registeraccountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.  Controleverklaring: De controleverklaring bij Model D “de financiële verantwoording Wlz en de rechtmatigheidsrapportage op totaalniveau en in de bijlage per zorgkantoor” betreft een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 ‘Bijzondere overwegingen - controles financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden’.  Standaard 3402 Assurance-rapport: Een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3402 ”Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie”, type II (Opzet, bestaan en werking).  Budgethouder (BH): de persoon aan wie door het zorgkantoor een persoonsgebonden budget is toegekend.  Controle: voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 dan wel het uitvoeren van assurance-werkzaamheden volgens NBA Standaard 3402.  Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende verantwoording van rekening couranten en budget uitputtingsoverzichten. Dit betekent dat de in de verantwoording genoemde bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de de wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg.  Persoonsgebonden budget (PGB): bedrag waaruit namens de budgethouder betalingen worden gedaan voor diensten, en andere maatregelen die tot een maatwerkvoorziening behoren, en die een cliënt/budgethouder van derden heeft betrokken;  Toekenningsbericht (TKB): door het zorgkantoor via de portal (MijnZK) aangeleverde budgettoekenning (exclusief de zorgbeschrijving).  Toekenningsbeschikking (TB): dit is een schriftelijke bevestiging van het zorgkantoor van de toekenning van een PGB.  Zorgbeschrijving: dit is een document dat het zorgkantoor opvraagt i.v.m. verantwoording. In dit document is aangegeven waar de zorg uit bestaat en welke tijd ermee gepaard.  Zorgovereenkomst (ZOK): een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht (voor een familielid, en freelancer of een zorgverlenende instantie) tussen de budgethouder en de zorgverlener waarin een beschrijving van de aard van de zorgwerkzaamheden is opgenomen en afspraken (conform de Regeling Langdurige zorg) zijn vastgelegd over het loon of de vergoeding en de wijze van declareren.  Zorgverlener (ZV): de zorgverlener is de persoon of instelling met wie de Budgethouder een zorgovereenkomst heeft.

23-12-2015

Pagina 7 van 28


2

Copro 15173D

Verantwoordingsprotocol

2.1 Inleiding Zoals gesteld onder 1.5 dient de SVB de Verantwoording TR PGB Wlz inclusief de financiële verantwoording en rechtmatigheidsrapportage door de RvB voor 1 april jaar t+1 aan het betreffende zorgkantoor en ZiNL aan te leveren. Omdat er in de wet en regelgeving Wlz geen format voor de verantwoording is voorgeschreven is in Bijlage I onder Model D van dit protocol een modelformat financiële verantwoording opgenomen. In Bijlage I onder Model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur opgenomen. 2.2 Verantwoording Jaarlijks na afloop van het boekjaar zal de SVB, in lijn met art 3.7 variant B1 van de Kadernota Rechtmatigheid 2015, een verantwoording TR PGB voor de wet Wlz voor alle zorgkantoren gezamenlijk opleveren met daarin de relevante financiële en niet financiële gegevens over de verleende dienstverlening. Op hoofdlijnen zal de verantwoording TR PGB Wlz bestaan uit:  Hoofdstuk algemeen: o Voorwoord; o Bedrijfsvoeringsparagraaf inclusief rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SVB.  Financiële verantwoording: o Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB Wlz op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van ZiNL (Wlz) en de betaalde bestedingen (kasbasis); o Een overzicht van de budgetuitputting (toekenning – betaalde bestedingen) op totaalniveau TR PGB Wlz, alsmede een toelichting op deze stukken. o Een bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR Wlz en de budgetuitputting op zorgkantoorniveau (waarvan het totaal aansluit op de voorgaande generieke overzichten). De financiële verantwoording is op kasbasis d.w.z. dat alleen de daadwerkelijk betaalde bestedingen tot en met 31 december van het boekjaar zijn meegenomen. De laatste bijlage van de financiële verantwoording valt buiten de reikwijdte van de controleverklaring.

23-12-2015

Pagina 8 van 28


3

Copro 15173D

Accountantsprotocol

3.1 Doelstelling en reikwijdte van de controle De controle heeft als doel het vaststellen van de juistheid en volledigheid van:  Het door de SVB opgestelde generieke overzicht van de rekening courant TR PGB Wlz op totaalniveau;  Het overzicht budgetuitputtingTR PGB Wlz op totaalniveau;  Een toelichting op deze stukken  De door de Raad van Bestuur SVB afgegeven en in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen rechtmatigheidsrapportage. De bijlage bij de generieke overzichten waarin de rekening-courant positie en budgetuitputting per zorgkantoor worden weergegeven, worden aangesloten met de betreffende totaaloverzichten. De opdrachtnemer en eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de controle is de directeur van de Audit Dienst SVB. 3.2 Toetspunten voor de controle: Voor de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring behorend bij de financiële verantwoording gelden volgende aandachtspunten: 1. beoordelen van de toereikendheid en uitvoering van het door de SVB vastgesteld M&Obeleid en overige beleidsregels. Afwijkingen van het vastgestelde beleid en/of een inadequate uitvoering van het beleid worden in het accountantsoordeel verdisconteerd (zie § 3.6) ; 2. beoordelen of de liquide middelen rentedragend worden aangehouden in 's Rijks schatkist (artikel 45 van de Comptabiliteitswet); 3. de rechtmatige betaling van de besteding (maandlonen, declaraties (facturen en urenbriefjes), doorbetalingen van ziekengeld). Als uitgangspunt voor de controle gelden: 1) een door de zorgkantoren conform de afspraken in de wet en regelgeving juist en volledige toekenningsbeschikking/bericht; 2) een door de zorgkantoor goedgekeurde zorgovereenkomst, 3) declaratie. In het kader van de rechtmatigheidscontrole gelden de volgende aandachtspunten: a) de verantwoording maakt onderscheid tussen kosten ten laste van de trekkingsrechten (zie hieronder punt b tot en met i) en kosten die niet ten laste van de trekkingsrechten komen (zie hieronder punt j, k en l) b) de door de SVB geregistreerde trekkingsrechten zijn gebaseerd op door de zorgkantoren afgegeven toekenningsbeschikkingen (artikel 3.6.6, lid 1 onder a van het Besluit langdurige zorg) en de door de zorgkantoren goedgekeurde zorgovereenkomsten, waarbij het zorgkantoor verantwoordelijk is voor de juiste en volledige opname in de toekenning en zorgovereenkomst van de specifieke aspecten zoals opgenomen in de Regeling langdurige zorg zoals: i. bemiddelingskosten onder de voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 5.18, lid 1 onder f. van de Regeling langdurige zorg;

23-12-2015

Pagina 9 van 28


Copro 15173D

ii.

c)

d) e)

f)

g) h) i) j)

k) l)

vergoeding van de zorginfrastructuur per betrokken bewoner van een kleinschalig wooninitiatief overschrijdt niet de € 4.030 (artikel 5.17, lid 1 onder c van de Regeling langdurige zorg); iii. kosten van vervoer onder voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 5.17, lid 2 van de Regeling langdurige zorg; de SVB heeft alleen betalingen aan zorgverleners gedaan voor wie een door het zorgkantoor en de SVB (op arbeidsrechtelijk aspecten) goedgekeurde zorgovereenkomst is geregistreerd (artikel 3.6.6, lid 1 onder b van het Besluit langdurige zorg) en daarbij rekening gehouden met het opgegeven maximum tarief; de SVB heeft aan zorgverleners alleen betalingen gedaan op basis van declaraties van de budgethouders (artikel 3.6.4, lid 2 van het Besluit langdurige zorg); de SVB heeft alleen betalingen gedaan aan verzekerden, waarover door verzekerde geen verantwoording hoeft te worden afgelegd (het zgn. vrij besteedbare bedrag) , onder voorwaarden zoals opgenomen onder artikel 5.17, lid 3 van de Regeling langdurige zorg; de SVB verricht betalingen uit het PGB binnen 30 dagen na ontvangst van de declaratie door de SVB, tenzij een betaling geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd (artikel 5.23, lid 3 van de Regeling langdurige zorg); het (cumulatief) saldo van de betalingen overschrijdt niet het aan de budgethouder (door de zorgkantoren) toegekende trekkingsrecht; de SVB is, indien van toepassing, nadat alle daarvoor vereiste bescheiden zijn ontvangen, tot terugvordering op budgethouder overgegaan; de SVB verricht de werkgeverstaken zoals vastgelegd in artikel 5.23, lid 5 van de Regeling langdurige zorg; De SVB verricht betalingen ter verkrijging door de cliënt van gelden die aanvullend op het persoonsgebonden budget door of vanwege de cliënt zelf zijn gestort bij de SVB (artikel 5.23 lid 4 van de regeling Wlz). De SVB heeft indien van toepassing bij de betaling van de vergoeding onderscheid gemaakt tussen de vrijwillige bijdrage en het toegekende trekkingsrecht. de loondoorbetalingen bij ziekte zijn niet ten laste van de trekkingsrechten verantwoord.

3.3 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant dient zijn controle zodanig in te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt Het proces van registreren en betalen van salarissen, facturen en declaraties betreffende geleverde zorg (bestedingen) in het kader van TR PGB Wlz is door de SVB uniform ingericht. Voor de controle wordt op totaalniveau een statistisch onderbouwde steekproef getrokken. Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat in de financiële verantwoording geen afwijkingen (onjuistheden en onzekerheden) voorkomen met een belang dat groter is dan de in onderstaande tabel weergegeven toleranties. Dit moet vastgesteld worden met een betrouwbaarheid van 95%.

23-12-2015

Pagina 10 van 28

Copro 15173D


Hierbij geldt als omvangbasis het totaalbedrag PGB TR dat voor de wet Wlz door de SVB in het kalenderjaar voor bestedingen is betaald (totaal betaalde bestedingen conform model D in Bijlage I). Voor de bepaling van het door de Raad van Bestuur af te geven oordeel over de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoerings-paragraaf gelden met betrekking tot de daarin opgenomen onrechtmatigheids- en onzekerheidspercentages onderstaande toleranties bij een betrouwbaarheidseis van 95%.

Fouten in de financiële verantwoording per wet Onzekerheden in de controle

Oordeel Goedkeurend

Met Beperking

≤ 1% ≤ 3%

Afkeuring

>1% en < 3%

Oordeelonthouding n.v.t.

>3% en < 10%

≥ 10%

n.v.t.

≥ 3%

De AD geeft in de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de door de Raad van Bestuur afgegeven rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf en hanteert hierbij een nul tolerantie. 3.4 Foutdefinitie Van een fout in de verantwoording is sprake als naar aanleiding van de controle gebleken is dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met met de relevante artikelen van de de wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg en de toetspunten zoals vastgelegd in hoofdstuk 3.2 van dit controleprotocol. Bij geconstateerde fouten kan een onderscheid gemaakt worden in structurele en incidentele fouten.  Van een structurele fout is sprake als de oorzaak is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden;  Van een incidentele (geïsoleerde) fout is sprake als het een toevallige (niet-structurele) fout betreft. Voor deze fouten kan niet uitgesloten worden dat ze niet vaker zullen voorkomen. Beide categorieën fouten worden in de foutevaluatie meegenomen. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden. Voor een adequate Onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

23-12-2015

Pagina 11 van 28


Copro 15173D

3.5 Foutevaluatie Met betrekking tot de foutevaluatie gelden de volgende uitgangspunten:  bij de foutschatting ten behoeve van de oordeelsvorming moet worden uitgegaan van de absolute waarde van de bij de controle aangetroffen financiële fouten. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan;  bij de oordeelsvorming wordt uitgegaan van de meest waarschijnlijke fout;  daarnaast wordt de maximale fout bepaald. De AD neemt de niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden mee in zijn oordeelsvorming in de controleverklaring. De AD beoordeelt tevens de opgestelde herstelplannen in het kader van de reguliere bedrijfsvoering. De beheershandeling, het opstellen en goedkeuren van het plan, dient voor de afsluiting van het boekjaar te zijn genomen en het herstel dient te zijn afgerond voor de afgifte van de verklaring. Indien herstelplannen niet of niet volledig worden uitgevoerd wordt de betreffende fout alsnog bij de financiële fout en oordeelsvorming meegenomen. 3.6 Toereikendheid Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) beleid Het beleid m.b.t. M&O beperkt zich vooralsnog tot het afgeven van mogelijke fraudesignalen. De SVB toetst in het kader van M&O het juiste arbeidsrechtelijk gebruik van het zorgcontract, de betaling van declaraties (facturen en urenbriefjes) en maandsalarissen (bruto/netto) en de doorbetaling van loon bij ziekte. De zorginhoudelijke toets (de materiële controle dat de zorg is geleverd) ligt volledig bij de budgethouder en het zorgkantoor. 3.7

Rapportages accountant

Verantwoording TR PGB Wlz Bij de Verantwoording TR PGB Wlz geeft de AD één controleverklaring (juistheid en volledigheid) op totaalniveau af m.b.t.: a. Rekening courant afrekening op totaalniveau b. Budgetuitputtingoverzicht op totaalniveau alsmede een toelichting op deze stukken c. De in de bedrijfsvoering paragraaf opgenomen rechtmatigheidsrapportage. De AD geeft geen oordeel af over de bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR Wlz en de budgetuitputting op zorgkantoorniveau (waarvan het totaal aansluit op de generieke overzichten. Assurance Rapport Standaard 3402: Tevens brengt de AD voor 1-2 J t+1 een Standaard 3402 Assurance rapport uit naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersing (AO/IB) van het betaalproces over het boekjaar t (Standaard 3402 type II).

23-12-2015

Pagina 12 van 28


Copro 15173D

Zoals vermeld in de Inleiding voert de Sociale Verzekeringsbank (SVB) met ingang van 1 januari 2015 namens de zorgkantoren de betalingen ten laste van door zorgkantoren verstrekte budgetten TR PGB Wlz, alsmede het hiermee verbonden budgetbeheer uit. De scope van het standaard 3402 assurance onderzoek richt zich op deze door de SVB verleende diensten: het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet TR PGB Wlz gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx. Het standaard 3402 assurance rapport bevat naast een beschrijving van de processen tevens een oordeel van het management SVB en de AD over de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld.

23-12-2015

Pagina 13 van 28


Bijlage I:

Modellen

Model A:

Model goedkeurende controleverklaring TR PGB Wlz

Copro 15173D

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de zorgkantoren en Zorginstituut Nederland in het kader van trekkingsrecht persoonsgebonden budget Wlz Wij hebben:  De financiële verantwoording van het trekkingsrecht PGB Wet Langdurige zorg (Wlz) van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) te Amstelveen over het jaar 20xx bestaande uit: 1. een overzicht van de rekening courant afrekening op totaalniveau Wlz op totaalniveau over 20xx; 2. een overzicht van de budgetuitputting op totaalniveau Wlz 3. alsmede een toelichting op deze stukken  De in de bedrijfsvoeringparagraaf van de verantwoording TR PGB Wlz opgenomen rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SCB over het jaar 20xx (financiële verantwoording, pagina … e.v.); die alle deel uitmaken van de verantwoording Wlz november 20xx tot en met oktober 20xx van de Sociale Verzekeringsbank en hierna tezamen worden aangeduid als de financiële verantwoording c.a., gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur De Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording, die een juist en volledig beeld van de rekening couranten per 31 december 20xx en budget uitputtingsoverzichten over 20xx weer te geven in overeenstemming met Wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg . De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de verantwoording verantwoorde bedragen. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vastgelegd in de Wet Wlz, het Besluit Langdurige Zorg en de Regeling Langdurige Zorg. De Raad van Bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het “Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet langdurige zorg (Wlz) 2015”, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende

23-12-2015

Pagina 14 van 28


Copro 15173D

ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van en juist en volledig weergeven in de financiële verantwoording, evenals voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de SVB. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van het gehanteerde referentiekader voor financiële rechtmatigheid. Bij onze controle hebben wij de goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden toegepast zoals zijn opgenomen in paragraaf 3.3 van het “Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet Langdurige Zorg ( Wlz) 2015 , specifiek deel 3, Accountantsprotocol. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geven de in de verantwoording TR PGB Wlz 20xx opgenomen: • financiële verantwoording met de financiële toelichtingen daarbij; • rapportage over de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering over20xx zoals opgenomen in de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf een getrouw beeld van: • de rekening courant TR PGB Wlz op totaalniveau • de budgetuitputting TR PGB Wlz op totaalniveau • de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering in overeenstemming met de Wet Wlz, het Besluit Wlz en de Regeling Langdurige zorg en de daarmee verbonden dan wel daaruit voortvloeiende regelgeving. Basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel vestigen wij de aandacht op punt ... in de toelichting waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De financiële verantwoording en de rechtmatigheidsrapportage zijn opgesteld voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van de zorgkantoren en ZiNL. Hierdoor zijn deze financiële verantwoording en de rechtmatigheidsrapportage mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording 20xx en de rechtmatigheidsrapportage inclusief onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van zorgkantoren (en hun externe accountants) en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 23-12-2015

Pagina 15 van 28


Plaats, datum Audit Dienst SVB Naam accountant en ondertekening met die naam

23-12-2015

Pagina 16 van 28

Copro 15173D


Model B:

Copro 15173D

Model Goedkeurend Standaard 3402 assurance-rapport (AO/IB)

ASSURANCE-RAPPORT VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT VAN DE SVB OVER DE BESCHRIJVING VAN INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN, HUN OPZET EN WERKING Afgegeven ten behoeve van de zorgkantoren en Zorginstituut Nederland Opdracht en reikwijdte verantwoordelijkheden. Wij hebben opdracht gekregen om te rapporteren over de beschrijving van SVB zoals opgenomen in sectie … van de door SVB verleende diensten voor het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet Wlz PGB gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx (de beschrijving), alsmede over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Verantwoordelijkheden van SVB SVB is verantwoordelijk voor: het opstellen van de beschrijving en bijgaande bewering op de pagina’s …., met inbegrip van de volledigheid, het accuraat zijn en methode van presentatie van de beschrijvingen en bewering; het verlenen van diensten die door de beschrijving worden omvat; het vermelden van de interne beheersingsdoelstellingen; het opzetten, implementeren en effectief laten werken van interne beheersingsmaatregelen om de vermelde interne beheersingsdoelstellingen te bereiken. Verantwoordelijkheden van de accountant van SVB en werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is, om op basis van onze werkzaamheden, het geven van een oordeel over de beschrijving van TR PGB Wlz en over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3402, ‘Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie’, en het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet langdurige zorg (Wlz) voor de accountant van de SVB 2015”, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en onze werkzaamheden zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over de vraag of, in alle van materieel belang zijnde aspecten, de beschrijving getrouw is weergegeven en de interne beheersingsmaatregelen op afdoende wijze zijn opgezet en effectief werken. Een assurance-opdracht om te rapporteren over de beschrijving, opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance-informatie over de toelichtingen in de

23-12-2015

Pagina 17 van 28


Copro 15173D

beschrijving van de serviceorganisatie van haar systeem en de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant van de serviceorganisatie toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de beschrijving niet getrouw is weergegeven en dat de interne beheersingsmaatregelen niet op afdoende wijze zijn opgezet of effectief werken. Onze werkzaamheden bevatten het toetsen van de werking van die interne beheersingsmaatregelen die wij noodzakelijk achten bij het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid dat de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld werden bereikt. Een assurance-opdracht van dit type omvat ook een evaluatie van het algehele beeld van de beschrijving, de geschiktheid van de interne beheersings-doelstellingen die erin staan vermeld en de geschiktheid van de criteria die door de serviceorganisatie zijn gespecificeerd en beschreven staan op pagina …. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Beperkingen van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie De beschrijving van SVB is opgezet om aan de algemene behoeftes van een brede groep van cliënten en hun accountants te voldoen en kan daarom niet ieder aspect van het systeem bevatten dat iedere individuele cliënt in diens eigen bijzondere omgeving belangrijk kan achten. Bovendien kunnen interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, vanwege hun aard, niet alle fouten of omissies bij het verwerken of rapporteren van transacties voorkomen of ontdekken. Bovendien is de projectie van een eventuele evaluatie van de effectiviteit van toekomstige verslagperiodes onderhevig aan het risico dat interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie inadequaat kunnen worden of falen. Oordeel Ons oordeel is gevormd op basis van de aangelegenheden die in deze rapportage zijn uiteen gezet. De criteria waarvan wij gebruik hebben gemaakt bij het vormen van ons oordeel zijn de criteria die in de bewering van SVB op pagina xx en xx staan beschreven. Naar ons oordeel, in alle van materieel belang zijnde opzichten: a. Geeft de beschrijving het …. systeem gericht op de ….. dienstverlening getrouw weer zoals deze gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx is opgezet en geïmplementeerd; b. Zijn de interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx op afdoende wijze opgezet; en c. Werkten de getoetste interne beheersingsmaatregelen, die noodzakelijk waren om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat de in de beschrijving vermelde interne beheersingsmaatregelen waren bereikt gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx effectief.

23-12-2015

Pagina 18 van 28


Copro 15173D

Beschrijving van getoetste interne beheersingsmaatregelen De specifieke getoetste interne beheersingsmaatregelen en de aard, timing en resultaten van die toetsingen zijn opgenomen op pagina's (xx) .

Beoogde gebruikers en doel Deze rapportage en de beschrijving van toetsingen van interne beheersingsmaatregelen op pagina’s (xx) zijn alleen voor cliënten die gebruik hebben gemaakt van het TR PGB Wlz systeem van de SVB en hun accountants, die voldoende inzicht hebben om het in aanmerking te nemen bij het inschatten van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de financiële overzichten van cliënten, tezamen met overige informatie met inbegrip van informatie over interne beheersingsmaatregelen die door cliënten zelf worden uitgevoerd. Datum van het assurance-rapport van de accountant van de SVB Handtekening van accountant van de SVB Het adres van de accountant van de SVB

23-12-2015

Pagina 19 van 28


Model C:

Copro 15173D

Voorbeeldtekst Rechtmatigheid (inclusief M&O)

(Onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf) Rechtmatigheid (inclusief M&O-beleid) Bij het uitvoeren van onze opdrachten beschouwen we het voldoen aan de rechtmatigheidsnormen als een van de belangrijkste doelstellingen. In hoeverre we daarin slagen, verantwoorden we met (on-)rechtmatigheidspercentages. Conform het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet Langdurige Zorg (Wlz) voor de SVB en haar accountant, geeft de Raad van Bestuur daarnaast een rechtmatigheidsverklaring af, waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) toereikend is. Rechtmatigheidsverklaring 20xx Op basis van het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet Langdurige Zorg (Wlz) voor de SVB en haar accountant heeft de SVB het onrechtmatigheidspercentage voor 20xx berekend op 0,xxx procent van de lasten (betaalde bestedingen) per wet. Het totale percentage nieuwe onzekerheden bedraagt 0,xxx procent van de totale lasten per wet. Onderstaande tabel toont de onrechtmatigheidsscores, gebaseerd op recente fouten in procenten per wet. Hieruit blijkt dat de onrechtmatigheidsscores van de Wlz waarin de SVB voor de uitvoering participeert ruim onder de met het ministerie overeengekomen streefwaarden ligt. Op grond van het onrechtmatigheidspercentage stelt de Raad van Bestuur dat de wetsuitvoering xxxxx door de SVB over het jaar 20xx rechtmatig is geweest. Onrechtmatigheidsscore per wet Voor het jaar 20xx zijn de percentages nieuwe fouten en nieuwe onzekerheden per wet als volgt. Onrechtmatigheidspercentages 20xx nieuwe fouten (1 = 1%) Wet Wlz Nieuwe fouten x,xx Nieuwe onzekerheden 20xx (1 = 1%) Wet Wlz Nieuwe x,xx onzekerheden

23-12-2015

Pagina 20 van 28

Copro 15173D


Model D:

Financiële verantwoording TR PGB Wlz

A. Verantwoording op wetsniveau:  Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB Wlz op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van ZiNL (Wlz) en de betaalde bestedingen (kasbasis);  Een overzicht van de budgetuitputting (toekenning – betaalde bestedingen) op totaalniveau TR PGB Wlz. Exploitatie rekening 24.000.000

Door de zorgkantoren toegekende budgetten Ambtshalve budgetten Aanvullende budgetten Totaal budgetten

€

Voorschotten Reguliere bestedingen Bestedingen ambtshalve regime Totaal bestedingen (omvangsbasis)

€ € € €

18.000.000 240.000 18.240.000

Saldo

€

6.380.000

Doorbetaling loon bij ziekte

€

24.000

B.   

   

€ €

Rekening courant

500.000 120.000 24.620.000 € € €

60.000.000 18.000.000 240.000

€

41.760.000

Toelichting: Totaal afgegeven budgetten (TB) door de zorgkantoren; Totaal aan ambtshalve toegekende budgetten; Aanvullend budget als gevolg van: o een samenloop met de Zorgverzekeringswet/Wmo; o een verschil tussen een oorspronkelijk ambtshalve toegekend budget en een definitief toekenningsbesluit indien de bestedingen hoger zijn dan het definitieve toekenningsbesluit; o een onvermijdbare onrechtmatige betaling als gevolg van het coulance beleid. Door Zorg Instituut Nederland verleende voorschotten; De reguliere betaalde bestedingen; Bestedingen die zijn betaald onder het regime van een ambtshalve toekenning van budgetten en ambtshalve geaccordeerde zorgovereenkomsten; Het totaal van de doorbetalingen van loon bij ziekte.

23-12-2015

Pagina 21 van 28


Copro 15173D

C. Bijlage: per zorgkantoor Bijlage 1 Overzicht per zorgkantoor Gemeente A

B

Zorgkantoor XXX Regulier Ambtshalve Aanvulling Loondoorbetaling ziekte Totaal XXX Zorgkantoor YYY Regulier Ambtshalve Aanvulling Loondoorbetaling Totaal YYY Totaal zorgkantoren Regulier Ambtshalve Aanvulling Totaal

Budgetten

Voorschotten

12.000.000 250.000 60.000

30.000.000

12.310.000

30.000.000

12.000.000 250.000 60.000

30.000.000

12.310.000

30.000.000

24.000.000 500.000 120.000 24.620.000

60.000.000

9.000.000 120.000

Saldo RC

Saldo budget

20.880.000

3.190.000

20.880.000

3.190.000

12.000

9.000.000 120.000 12.000

60.000.000

Loondoorbetaling ziekte

23-12-2015

Bestedingen

18.000.000 240.000 0 18.240.000 24.000

Pagina 22 van 28

41.760.000

41.760.000

6.380.000


Bijlage II:

23-12-2015

Informatiestroom voor uitvoeren TR PGB Wlz

Pagina 23 van 28

Copro 15173D

Controle- en verantwoordingsprotocol TR PGB Wlz Bijlage III:

Copro 15173D

Addendum controle- en verantwoordingsprotocol TR PGB Wlz 2015

1. Inleiding Als gevolg van ontstane problemen begin 2015 zijn terugvalscenario’s (noodscenario’s) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetaling (betalen boven controleren) en is er tijdelijk sprake geweest van een verminderd (interne) controleregime. Hierdoor is in (een groot deel van) 2015 geen sprake van een regulier proces. Daarom is ervoor gekozen om voor 2015 in een addendum de specifieke (interne) controlesituatie en de effecten op de uit te voeren controlewerkzaamheden aan te geven. Het controleprotocol TR PGB Wlz blijft overigens van toepassing, maar waar nodig wordt de impact van de afwijkende procesgang op de controlewerkzaamheden aangegeven. 2. Situatieschets Zoals in de inleiding beschreven is de situatie in 2015 dermate afwijkend dat niet gesproken kan worden van het beoogde reguliere proces. In deze paragraaf worden de belangrijkste afwijkingen van de reguliere procesgang weergegeven.  Terugvalopties/noodscenario’s: In januari 2015 is als gevolg van ontstane problemen gekozen voor een drietal (conform “uitwerking terugvalscenario’s Programma trekkingsrechten PGB versie 0.7 d.d.9 januari 2015 definitief concept): 2.1. Ambtshalve toekennen budgetten. De SVB heeft begin dit jaar in opdracht van VWS voor een aantal gemeenten (en mindere mate zorgkantoren) ambtshalve budgetten toegekend. In deze gevallen wordt er per wet een fictief budget toegekend voor een bepaalde periode. Per 1 oktober zijn nog niet alle ambtshalve toegekende budgetten definitief gemaakt. 2.2. Ambtshalve accorderen van zorgovereenkomsten. Alle op 15-01-2015 nog niet (volledig) gecontroleerde zorgovereenkomsten zijn door de SVB in opdracht van VWS ambtshalve geaccordeerd waarbij het maximum uurtarief op €999 is gezet. 2.3. Spoedbetalingen. Om de continuïteit van de zorg te waarborgen is er eveneens voor gekozen om ingediende declaraties die niet gekoppeld konden worden aan een budgethouder (budget) c.q. zorgovereenkomst via een spoedbetalingsprocedure te betalen. Voor het overgrote deel zijn deze spoedbetalingen via SSP verlopen, waarbij bij de factuur is aangegeven dat betaling via IBP2-spoedbetaling is verlopen. In het geval dat er geen koppeling met een BH en/of ZOK gemaakt kon worden zijn spoedbetalingen via het Rapid Response Team (RRT) naar de directie Finance &Control (F&C) gefaxt om via F&C (geheel buiten het systeem) te worden betaald. In beide gevallen wordt de betaling later administratief rechtgetrokken door de betaling in TREKS aan de factuur of budgethouder/zorgovereenkomst te koppelen. Indien er geen factuur is dan wordt daarom gevraagd aan de budgethouder.

2

IBP = InsideBusiness Payments

23-12-2015

Pagina 24 van 28


Copro 15173D

 Verminderde interne controle Door de nadruk op betalen zijn verschillende interne controles gedurende de eerste helft van 2015 niet/niet volledig uitgevoerd: a. Niet uitvoeren arbeidsrechtelijke toets. b. Niet uitvoeren van de beperkte 2e controle (ongeveer 5% van de betalingen wordt op risico-inschatting her-beoordeeld).  Overige probleemsituaties. In de loop van 2015 bleken zich nog andere specifieke situaties voor te doen, waarbij problemen bij de betaling en/of toerekening aan de juiste (wet/budget) betaling ontstonden. Onderstaand enkele relevante probleemsituaties: a. Combicontracten Zvw en Wmo-zorg. Een onverwacht grote groep budgethouders met een combinatiecontract Zvw/Wmo declareert hun Zvw-zorg op een Wmo-budget, waardoor het Wmo-budget eerder dan bedoeld wordt uitgenut. Zvw- declaraties dienen bij de zorgverzekeraar ingediend te worden. b. Combinatie pgb-huishoudelijke hulp en pgb-Wlz. Sommige budgethouders in de groep Wlz-indiceerbaren heeft zowel een opslag in de Wlz ontvangen als een PGB-huishoudelijke hulp in de Wmo. Deze combinatie is echter niet toegestaan en zal per 1 juli 2015 worden beëindigd. Het Wmo-deel zal pas beëindigd worden nadat ophoging in de Wlz heeft plaatsgevonden. De opslag in de Wlz zal in overleg met de zorgkantoren worden opgehoogd omdat de eerder toegekende opslag minder is dan waar men in de AWBZ recht op had. VWS stelt een notitie op hoe precies met deze groep omgesprongen moet worden en wat de verschillende partijen moeten doen. c. Zorgovereenkomst onder de verkeerde wet. d. Onjuiste budgetgegevens. e. Onjuiste gegevens budgethouder. f. Geen bestedingen op budgetten. Deze budgetten zijn aan de gemeenten en zorgkantoren teruggekoppeld met het verzoek om aan te geven of deze budgetten ook zijn toegekend c.q. beëindigd kunnen/moeten worden.  Herstelplannen/acties Vanaf april zijn herstelacties opgestart. Deze herstelacties hebben zich voornamelijk gericht op het herstel van de middels de noodscenario’s ambtshalve toegekende budgetten, ambtshalve geaccordeerde zorgovereenkomsten en spoedbetalingen. De onder het ambtshalve regime verrichte betalingen zijn daarbij niet integraal herbeoordeeld en waar nodig hersteld. Ook voor de overige in de loop van 2015 ontstane specifieke probleemsituaties zijn eveneens herstelacties opgestart. De werkgroep “Implementatie” houdt zich bezig met de implementatie en de voortgang van de herstelacties. Nog niet alle herstelacties zijn begin oktober afgerond. 

Afzien van terugvorderen (brief van de staatssecretaris VWS aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 4 september 2015; 25657 nr. 202) De problemen met de invoering van trekkingsrecht en het instellen van terugvalscenario’s om betalingsproblemen te voorkomen, kunnen tot onrechtmatige pgb-betalingen hebben

23-12-2015

Pagina 25 van 28


Copro 15173D

geleid. Deze betalingen zijn terug te draaien door ze terug te vorderen. Op 3 september hebben partners – op voorstel van de ketenregisseur – bestuurlijke afspraken gemaakt over wanneer onjuiste of onrechtmatige betalingen wel en niet teruggevorderd worden. Uitgangspunt bij deze afspraken is dat de budgethouder of zorgverlener niet de dupe mag worden van de problemen bij de invoering van het trekkingsrecht en dat zij bij twijfels over de rechtmatigheid niet met terugvorderingen zullen worden geconfronteerd. Het volgende is afgesproken:  De SVB vordert terug als er sprake is van evidente (vaak administratieve) fouten bij de uitbetaling, bijvoorbeeld als een declaratie dubbel is uitbetaald, een spoedbetaling een reguliere betaling heeft doorkruist of als een declaratie bruto in plaats van netto is uitbetaald.  De gemeente of het zorgkantoor kan besluiten tot terugvorderen als zij constateert dat de geleverde zorg niet voldoet aan de voorwaarden in de door hen vastgestelde zorgovereenkomst, bijvoorbeeld als de zorgverlener andere zorg heeft geleverd dan is afgesproken in de zorgovereenkomst.  Terugvordering in andere situaties vindt niet plaats als er sprake was van een ambtshalve budget of zorgovereenkomst op het moment van betalen. Besloten is om het proces van terugvordering verder uit te werken. 3. Governance/organisatie Voor de borging van de implementatie in de keten wordt de bestaande programmastructuur uitgebreid met de een veranderstructuur die moet borgen dat de afspraken die in het programmagemaakt worden ook beklijven in de keten. Deze structuur staat onder leiding van de ketenregisseur.

De uitvoering van het herstelplan volgt de normale overlegstructuren. Het herstelplan zal wel in alle overlegstructuren expliciet geagendeerd worden. 23-12-2015

Pagina 26 van 28


Copro 15173D

De tijdens de uitvoering van de herstelacties ingestelde crisisbesturing zal in maart 2015vworden afgebouwd. Hiermee krijgen met name het programmateam en stuurgroep haar normale functie weer terug zoals beschreven in het programmaplan Trekkingsrechten PGB. Omdat intensieve sturing in het begin van het herstelplan nog wenselijk is, zal de frequentie van een aantal reguliere overleggen verhoogd worden. 4. Onvermijdbare onrechtmatigheid Begin 2015 zijn als gevolg van ontstane problemen terugvalscenario’s (noodscenario’s) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetaling en tijdelijk af te zien van een controle, waardoor het kan voorkomen dat er in deze periode van terugvalscenario’s betalingen zijn gedaan die achteraf onrechtmatig blijken. Vanaf maart 2015 vinden verschillende herstelacties plaats. Deze herstelacties zijn onder andere gericht op het herstel van de ambtshalve toegekende budgetten en de ambtshalve geaccordeerde zorgovereenkomsten, en het corrigeren van onjuist geadministreerde zorgovereenkomsten. In dit herstel worden niet altijd de reeds gedane betalingen meegenomen. Ook zijn er bestuurlijke afspraken gemaakt over terugvorderen, waaruit geconcludeerd kan worden dat bepaalde onrechtmatige betalingen niet hersteld zullen worden. Deze, als gevolg van het niet integraal herstellen van mogelijke onrechtmatige betalingen, resterende onrechtmatigheid, ook wel ‘onvermijdbare (resterende) onrechtmatigheid’ genoemd omdat deze niet redelijkerwijs te herstellen valt, zal consequenties hebben voor de verantwoording van de SVB aan de verstrekkers over de betaalde PGB gelden. Bij verstrekkers kan deze verantwoording weer effect hebben op de eigen verantwoording aan zorgkantoren c.q. toezichthouders als de NZa. In dit proces participeren accountants wier oordeel op de jaarrekening beïnvloed wordt door deze effecten. De werkgroep rechtmatigheid zal op verzoek van de stuurgroep: 1. verkennen wat de impact is van resterende (onvermijdbare) onrechtmatigheid op de financiële verantwoording bij zorgkantoren en zorgaanbieders. Daarvoor wordt toegelicht hoe de SVB op hoofdlijnen de onrechtmatigheid in kaart zal brengen, welke producten de SVB wel en niet zal opleveren, en hoe dit doorwerkt naar verstrekkers. 2. te adviseren welke formele vorm de juridische afdekking voor alle betrokken partijen acceptabel/aanvaardbaar is door in overleg te gaan met deze partijen. 3. mogelijke financiering van de onvermijdbare onrechtmatigheid. 5. Controle-aanpak 2015 Op basis van de hierboven weergegeven situatie wordt voor 2015 gekozen voor de volgende controle-aanpak. 5.1. Algemeen In kaart brengen van de ontstane problemen en de ingestelde herstelacties. Vervolgens het bepalen van de impact (door te kwantificeren) op de rechtmatig- en getrouwheid. Tevens nagaan of alle herstelacties zijn afgerond en in hoeverre de herstelacties eventuele ontstane onrechtmatigheid/onjuistheid in de bestedingen hebben gecorrigeerd

23-12-2015

Pagina 27 van 28


Copro 15173D

5.2. Invulling Rechtmatigheid Vooralsnog is er niet voor gekozen om bepaalde onrechtmatigheidsfouten via wetgeving af te dekken. Dit houdt in dat de controle conform de reguliere aanpak wordt uitgevoerd, waarbij het referentiekader zoals opgenomen in § 3.2. onverkort van toepassing is. Wel wordt rekening gehouden met het onderscheid “reguliere” onrechtmatigheid en onvermijdbare onrechtmatigheid als gevolg van noodscenario’s en verminderde interne controle. Bij het bepalen van en het uitvoeren van de steekproefcontrole wordt rekening gehouden met de specifieke situaties zoals boven beschreven. Van alle geconstateerde fouten wordt de oorzaak vastgelegd. Vervolgens worden de fouten geduid (conform de notitie van de werkgroep rechtmatigheid over “onvermijdbare onrechtmatigheid”) als zijnde reguliere onrechtmatigheid of onvermijdbare onrechtmatigheid (als gevolg van de terugval-/noodscenario’s). In de rechtmatigheidsrapportage worden beide percentages en het totaal opgenomen en zal een adequate toelichting over de duiding van de fouten dienen te worden opgenomen. 5.3. Controle Verantwoording TR PGB Wlz 5.3.1. Financiële verantwoording Met betrekking tot de getrouwheid van de financiële verantwoording zullen de hierboven weergegeven situaties worden meegenomen bij de bepaling van de controles. Dit geldt voor de controle van de:  Rekening courant overzichten, waarbij objecten van controle zijn: o de ontvangen voorschotten (geadministreerde voorschotten per zorgkantoor); o de als onttrekking geadministreerde betalingen van bestedingen (regulier en onder ambtshalve regime).  Budgetuitputtingsoverzichten, waarbij objecten van controle zijn: o de door zorgkantoren toegekende budgetten; o de ambtshalve budgetten; o de aanvullende budgetten; o de als onttrekking geadministreerde betalingen van bestedingen (regulier en onder ambtshalve regime).  Doorbetaling bij ziekte 5.3.2. Rechtmatigheidsrapportage Met betrekking tot de getrouwheid van de in de rechtmatigheidsrapportage opgenomen onrechtmatigheidspercentages en duiding zal worden vastgesteld of de percentages en de duiding (splitsing in onrechtmatig en onvermijdbaar onrechtmatig inclusief toelichting) juist en volledig zijn. 5.4. Assurance-rapport Standaard 3402 Over 2015 wordt geen Standaard 3402 onderzoek uitgevoerd, derhalve ontbreekt voor 2015 ook het 3402 assurance-rapport.

23-12-2015

Pagina 28 van 28

CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) WET LANGDURIGE ZORG (Wlz) 2015

Recommend Documents