Contractnummer: CONCEPT Modelcontract van oktober 2012

Contractnummer: 111294 - CONCEPT

Modelcontract van oktober 2012

EUROPESE COMMISSIE DG Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek Instituut voor Energie en Transport Management Support Petten

DIENSTENCONTRACT CONTRACTNUMMER – 111294 De Europese Unie (hierna "de Unie" genoemd), vertegenwoordigd door de Europese Commissie (hierna "de aanbestedende dienst" genoemd), die voor de ondertekening van dit contract wordt vertegenwoordigd door de heer Giovanni De Santi, Directeur, enerzijds, en [volledige officiële benaming] [officiële rechtsvorm] [wettelijk registratienummer] [volledig officieel adres] [btw-nummer],

(hierna "de contractant" genoemd),die voor de ondertekening van dit contract wordt vertegenwoordigd door [voornaam/naam, functie,] In geval van een combinatie zijn de hierboven genoemde partijen, die hierna gezamenlijk worden aangeduid als "de contractant", zijn jegens de aanbestedende dienst hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van dit contract. anderzijds, ZIJN TOT OVEREENSTEMMING GEKOMEN over de volgende bijzondere voorwaarden, algemene voorwaarden voor dienstencontracten en bijlagen: Bijlage I –

Bestek (technische specificaties) TS-C111294

Bijlage II –

Inschrijving van de contractant (referentienummer [invullen] van [datum invullen])

Bijlage III – 'Safety regulations for thirds parties' die een integrerend onderdeel vormen van dit contract (hierna "het contract" genoemd). -

De bijzondere voorwaarden hebben voorrang op de andere delen van het contract. De algemene voorwaarden hebben voorrang op de bijlagen. Het bestek (bijlage I) heeft voorrang op de inschrijving (bijlage II).

1



I – BIJZONDERE VOORWAARDEN ARTIKEL I.1 – VOORWERP I.1.1. Het contract betreft 'technische ondersteuning van de dienst Infrastructuur betreffende elektraprojecten van het GCO-IET'. I.1.2. De contractant voert de hem toevertrouwde prestaties uit overeenkomstig het bestek, dat aan het contract is gehecht (bijlage I).

ARTIKEL I.2 – INWERKINGTREDING EN DUUR I.2.1. Het contract en de uitvoering van diensten treedt in werking op 04.11.2013 indien het reeds door beide partijen is ondertekend. Mits deze datum wordt overschreden treedt het contract in werking op de datum waarop de laatste van de contractpartijen het ondertekend. I.2.2. Onder geen beding mag met de uitvoering worden begonnen vóór de datum waarop het contract in werking treedt. I.2.3. De duur van de uitvoering van de prestaties mag niet meer dan 12 maanden bedragen. Tenzij anders is aangegeven, worden alle in het contract genoemde termijnen berekend in kalenderdagen. Met de uitvoering van de prestaties wordt begonnen vanaf de datum van inwerkingtreding van het contract. De termijn voor de uitvoering van de prestaties kan alleen met de uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de partijen vóór het verstrijken van die termijn worden verlengd. I.2.4. Het contract wordt maximaal 3 keer stilzwijgend verlengd, telkens met een termijn van 12 maanden voor de uitvoering van de prestaties, die aanvangt vanaf de datum van voltooiing van de prestaties van de vorige periode, tenzij een van de partijen een schriftelijke kennisgeving van het tegendeel toezendt en de andere deze ten minste drie maanden vóór het aflopen van het contract ontvangt. De verlenging brengt geen enkele wijziging of opschorting van de geldende verplichtingen mee.

ARTIKEL I.3 - PRIJZEN I.3.1. Het totaalbedrag dat maximaal door de aanbestedende dienst uit hoofde van het contract moet worden betaald, beloopt [bedrag in cijfers en in letters] EUR voor alle uitgevoerde prestaties (maximum bedrag voortkomend uit de winnende aanbieding op basis van het gunning scenario vermenigvuldigd maal 4 [contractjaren] en inclusief 10% voor onvoorziene zaken). I.3.2.

Prijsherziening

Het in artikel I.3.1 genoemde totaalbedrag voor het eerste contractjaar staat vast en kan niet worden herzien. Bij het begin van het tweede contractjaar en elk daaropvolgend contractjaar kan het bedrag naar boven of naar beneden worden herzien wanneer een van de partijen uiterlijk drie 2



maanden vóór de verjaardag van de ondertekening van het contract schriftelijk daarom verzoekt. De andere partij bevestigt ontvangst binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek. De nieuwe prijzen worden schriftelijk meegedeeld zodra het definitieve indexcijfer beschikbaar is. Bij de herziening wordt rekening gehouden met de ontwikkeling van het geharmoniseerde indexcijfer van de consumptieprijzen (GICP), in het bijzonder de MUICP, dat voor het eerst wordt gepubliceerd in "Data in focus" van Eurostat (maandelijks) op http://www.ec.europa.eu/eurostat/ De herziening wordt berekend volgens de formule: Ir Ar = Ao x — Io waarbij Ar = Ao = Io = Ir

I.3.3.

=

herzien totaalbedrag; totaalbedrag in de oorspronkelijke inschrijving; indexcijfer voor de maand waarin de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen valt; indexcijfer voor de maand waarin het verzoek tot prijsherziening wordt ontvangen.

Vergoeding van kosten

- Niet van toepassing

ARTIKEL I.4 – WIJZE VAN BETALING I.4.1.

Voorfinanciering

- Niet van toepassing I.4.2.

Tussentijdse betaling

De contractant dient maandelijks een factuur in voor een tussentijdse betaling van de uren gepresteerd in de voorgaande maand. De gepresteerde uren dienen te zijn gespecificeerd op de factuur of op een begeleidende urenstaat. De aanbestedende dienst verricht de betaling binnen dertig dagen na de ontvangst van de factuur.

3


I.4.3.


Betaling van het saldo

De contractant dient een factuur in voor de betaling van het saldo, waarop de laatste gepresteerde uren in de contractperiode staan gespecificeerd. De aanbestedende dienst verricht de betaling binnen dertig dagen na de ontvangst van de factuur. *** Bij de uitvoering van de contracten afgesloten met het Instituut voor Energie en Transport van de Europese Commissie van de Europese Unie, is er voor dienstverlening sprake van vrijstelling van omzetbelasting: Voor in Nederland gevestigde ondernemingen: “Beschikking van de Staatssecretaris van Financiën te Den Haag Nr. 69-1649 d.d. 14.03.1969”. Voor buiten Nederland maar binnen de EU gevestigde ondernemingen: "VAT Exemption / European Union/ Article 151 of Council Directive 2006/112/EC" De Contractant blijft verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de toepasselijke regels inzake BTW op de plaats waar hij is belast. De Commissie behoudt zich het recht voor om informatie te verstrekken betreffende de opdracht aan de lidstaat waarin de Contractant BTW aansprakelijk is. I.4.4 Uitvoeringsgarantie - Niet van toepassing

ARTIKEL I.5 - BANKREKENING De betalingen geschieden op de bankrekening in euro's van de contractant, waarvoor de volgende gegevens moeten worden verstrekt: Naam van de bank: ………………………………………………………………...…. Volledig filiaaladres: …………………………………………………………………. Precieze benaming van de rekeninghouder: …………………………………………. Volledig rekeningnummer (incl. de [bank]codes): …………………………...……… IBAN-code: ……………………………………………………………………….….

4



ARTIKEL I.6 – CONTACTGEGEVENS EN DE VOOR DE GEGEVENSVERWERKING VERANTWOORDELIJKE DIENST

Voor de toepassing van artikel II.6 is de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke dienst de Directeur van het GCO-IET. Correspondentie wordt gericht aan de volgende adressen: Voor de aanbestedende dienst: Europese Commissie Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (GCO) Instituut voor Energie en Transport (IET) Westerduinweg 3, 1755 LE Petten, Nederland Postbus 2, 1755 ZG Petten, Nederland Technisch gerelateerde zaken: T.a.v. Dhr. W. Brouwer Afdeling Infrastructuur Unit F.1 Administratief gerelateerde zaken: T.a.v. Mw. C. Syposs Afdeling Financiën Unit B.10 [email protected] Facturatie: T.a.v. Afdeling Financiën Unit B.10 [email protected]

Voor de contractant: De heer / Mevrouw [invullen] [Functie] [Naam van de onderneming] [Volledig officieel adres]

ARTIKEL I.7 - TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENREGELING I.7.1. Op het contract is het Unierecht van toepassing, zo nodig aangevuld met het recht van Nederland. I.7.2. Geschillen tussen de partijen in verband met de interpretatie, de uitvoering of de geldigheid van het contract waarvoor geen minnelijke schikking kan worden bereikt, worden voorgelegd aan de rechterlijke instanties van Alkmaar. 5



ARTIKEL I.8 - EXPLOITATIE VAN DE RESULTATEN VAN HET CONTRACT I.8.1. Exploitatiewijzen Met inachtneming van artikel II.10.2, op grond waarvan de Unie de eigendom verwerft van de resultaten zoals omschreven in het bestek (bijlage I), kunnen deze resultaten worden gebruikt voor een van de volgende doeleinden: a)

gebruik voor eigen doeleinden: i) ii)

beschikbaar stellen aan het personeel van de aanbestedende dienst, beschikbaar stellen aan personen en entiteiten die voor de aanbestedende dienst werken of met die dienst samenwerken, waaronder contractanten, subcontractanten (rechtspersonen of natuurlijke personen), EU-instellingen, -agentschappen en –organen en instellingen van de lidstaten, installeren, uploaden, verwerken, ordenen, compileren, combineren, opvragen, kopiëren, reproduceren - geheel of gedeeltelijk in een onbeperkt aantal kopieën;

iii) iv) v)

b)

verspreiding onder het publiek: i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii)

publicatie van papieren kopieën, publicatie in elektronisch of digitaal formaat, publicatie op internet als downloadbaar/niet-downloadbaar bestand, uitzenden met om het even welke transmissietechniek, openbare presentatie of weergave, mededeling via persbureaus, opname in breed toegankelijke databanken of registers, op andere wijze - in om het even welke vorm en met om het even welk middel;

c) wijzigingen, door de aanbestedende dienst of door een derde in naam van de aanbestedende dienst: i) ii) iii) iv)

inkorting, een samenvatting maken, wijziging van de inhoud, technische wijzigingen van de inhoud: -

v)

correctie van technische fouten, nieuwe delen of functies toevoegen, functies wijzigen, derden aanvullende informatie verstrekken over het resultaat (bv. broncode) teneinde wijzigingen aan te brengen,

toevoeging van nieuwe elementen, alinea's, titels, intro's, tekst in het vet, legenda, inhoudsopgaven, samenvattingen, afbeeldingen, ondertitels, geluid enz., 6


vi) vii) viii) ix) x) xi)

d)


omzetten in audioformaat of in een presentatie, animatie, pictogrammen, presentatie met transparanten, openbare presentatie enz., een deel eruit halen of verdelen in delen, een concept gebruiken of een afgeleid werk opstellen, digitalisering of omzetting van het format met het oog op opslag of gebruik, wijziging van afmetingen, vertaling, invoeging ondertitels, nasynchronisatie in verschillende taalversies: - Engels, Frans, Duits, - alle officiële talen van de EU, - in de EU gebruikte talen, - talen van de kandidaat-lidstaten,

de in artikel II.10.4 genoemde exploitatiewijzen;

Wanneer de aanbestedende dienst constateert dat de wijzigingen verder gaan dan in het contract is vastgesteld, raadpleegt hij de contractant. Indien nodig vraagt de contractant de instemming van iedere maker of van andere houder van rechten. De contractant antwoordt binnen een maand aan de aanbestedende dienst en geeft kosteloos zijn instemming, samen met eventuele voorstellen voor wijzigingen. De maker mag de voorgenomen wijzigingen slechts afwijzen wanneer deze zijn eer of reputatie kunnen schaden of de integriteit van het werk kunnen aantasten. I.8.2. Reeds bestaande rechten en overdracht van rechten - Niet van toepassing

ARTIKEL I.9 - OPZEGGING DOOR EEN VAN BEIDE PARTIJEN Elk van de partijen kan eenzijdig en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn het contract opzeggen door de andere partij daarvan formeel in kennis te stellen met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden. Bij opzegging van het contract door de aanbestedende dienst kan de contractant slechts aanspraak maken op betaling voor het vóór de opzeggingsdatum uitgevoerde gedeelte van het contract. Artikel II.14.3, eerste alinea, is van toepassing.

ARTIKEL I.10 - ANDERE BIJZONDERE VOORWAARDEN I.10.1 Schadevergoeding In aanpassing op Artikel II.12, is de formule voor het opleggen van een schadevergoeding als volgt bepaald: 0,5 x (V/d)

7



HANDTEKENINGEN Voor de contractant

Voor de aanbestedende dienst

[naam van de onderneming/ voornaam/naam/functie]

Europese Commissie, Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek, Instituut voor Energie en Transport Dhr. Giovanni De Santi, Directeur

Handtekening[en]: _____________________

Handtekening:__________________

Gedaan te

Gedaan te Petten, op

, op

In tweevoud in het Nederlands.

8



II – ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DIENSTENCONTRACTEN ARTIKEL II.1 – WIJZE VAN UITVOERING VAN HET CONTRACT II.1.1. De contractant voert het contract uit volgens de strengste regels van het vak. II.1.2. De contractant is als enige verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle vergunningen en machtigingen die voor de uitvoering van het contract vereist zijn krachtens de wetten en voorschriften die gelden op de plaats waar de aan de contractant toevertrouwde prestaties moeten worden uitgevoerd. II.1.3. Onverminderd artikel II.4 heeft elke verwijzing in het contract naar het personeel van de contractant uitsluitend betrekking op personen die bij de uitvoering van het contract betrokken zijn. II.1.4. De contractant ziet erop toe dat het personeel dat het contract uitvoert, over de beroepskwalificaties en -ervaring beschikt die voor de uitvoering van de hem toevertrouwde prestaties vereist zijn. II.1.5. De contractant mag de aanbestedende dienst niet vertegenwoordigen of zich op zodanige wijze gedragen dat hij die indruk wekt. Hij brengt derden ervan op de hoogte dat hij geen deel uitmaakt van het Europees ambtelijk apparaat. II.1.6. De contractant is als enige verantwoordelijk voor het personeel dat de hem toevertrouwde prestaties uitvoert. De contractant maakt in de arbeids- of dienstbetrekkingen met zijn personeel duidelijk: a)

dat het personeel dat de hem toevertrouwde prestaties uitvoert, niet rechtstreeks opdrachten mag ontvangen van de aanbestedende dienst;

b)

dat de aanbestedende dienst onder geen beding kan worden beschouwd als de werkgever van het onder a) bedoelde personeel en dat het personeel zich ertoe moet verbinden ten aanzien van de aanbestedende dienst geen enkel recht te laten gelden op grond van de contractuele relatie tussen de aanbestedende dienst en de contractant.

II.1.7. In geval van incidenten die worden veroorzaakt door het gedrag van een personeelslid van de contractant dat in de kantoren van de aanbestedende dienst werkzaam is, of indien de ervaring en/of deskundigheid van een personeelslid niet beantwoordt aan het volgens het contract vereiste profiel, moet de contractant dit personeelslid onverwijld vervangen. De aanbestedende dienst heeft het recht een met redenen omkleed verzoek om vervanging van een dergelijk personeelslid te doen. Het vervangende personeel moet de vereiste kwalificaties hebben en in staat zijn het contract onder dezelfde contractuele voorwaarden uit te voeren. De contractant is aansprakelijk voor elke vertraging in de uitvoering van de hem toevertrouwde prestaties ten gevolge van de vervanging van personeel.

9



II.1.8. Indien een onverwachte gebeurtenis, handeling of nalatigheid de uitvoering van de prestaties direct of indirect, geheel of gedeeltelijk belemmert, registreert de contractant dat onmiddellijk op eigen initiatief en brengt hij daarover verslag uit aan de aanbestedende dienst. In dit verslag moet het probleem worden beschreven en moet worden aangegeven wanneer het is ontstaan en wat de contractant heeft ondernomen om alsnog aan al zijn verplichtingen uit hoofde van het contract te voldoen. De contractant moet in een dergelijk geval voorrang geven aan het oplossen van het probleem, eerder dan aan het vaststellen van de aansprakelijkheid. II.1.9. Indien de contractant zijn verplichtingen uit hoofde van het contract niet nakomt, kan de aanbestedende dienst - onverminderd zijn recht om het contract op te zeggen - het te betalen bedrag verlagen of terugbetaling eisen in verhouding tot de omvang van de tekortkoming. Daarnaast kan de aanbestedende dienst een vergoeding eisen of een schadevergoeding opleggen, conform artikel II.12.

ARTIKEL II.2 – COMMUNICATIEMIDDELEN II.2.1. Alle mededelingen in verband met het contract of de uitvoering ervan worden schriftelijk gedaan, met vermelding van het contractnummer. Mededelingen worden geacht te zijn gedaan wanneer zij door de ontvangende partij zijn ontvangen, tenzij in dit contract anders is aangegeven. II.2.2. Elektronische mededelingen worden geacht door de partijen te zijn ontvangen op de dag van de verzending van die mededelingen, mits zij zijn verzonden naar de in artikel I.6 genoemde geadresseerden. Onverminderd het bovenstaande, indien de verzendende partij een bericht ontvangt dat de geadresseerde de mededeling niet heeft gekregen of afwezig is, stelt zij alles in het werk om die mededeling daadwerkelijk te doen toekomen bij de andere partij. Elektronische mededelingen worden bevestigd door een originele ondertekende papieren versie van die mededelingen, mits een van de partijen daar zonder onnodige vertraging om heeft verzocht. De afzender zendt de originele ondertekende papieren versie zonder onnodige vertraging toe. II.2.3. Per post verzonden mededelingen worden geacht door de aanbestedende dienst te zijn ontvangen op de datum waarop deze zijn geregistreerd door de in artikel I.6 genoemde bevoegde dienst. Formele kennisgevingen worden per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze gedaan, of met gelijkwaardige elektronische middelen.

ARTIKEL II.3 - AANSPRAKELIJKHEID II.3.1. De contractant is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen die op hem rusten. II.3.2. De aanbestedende dienst kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt of geleden door de contractant, waaronder schade die door de contractant is toegebracht aan derden tijdens of als gevolg van de uitvoering van het contract, behalve in geval van een opzettelijke fout of grove nalatigheid van de aanbestedende dienst. 10



II.3.3. De contractant is aansprakelijk voor alle verlies of schade die de aanbestedende dienst bij de uitvoering van het contract heeft geleden, ook indien hij prestaties uitbesteedt, alsmede voor elke vordering van een derde, doch slechts tot ten hoogste driemaal het totaalbedrag van het contract. Wanneer de schade of het verlies het gevolg is van grove nalatigheid of een opzettelijke fout van de contractant of zijn personeelsleden of subcontractanten, is de contractant onbeperkt aansprakelijk voor het bedrag van de schade of het verlies. II.3.4. De contractant stelt de Unie schadeloos voor en vrijwaart haar van alle schade en kosten die het gevolg zijn van een vordering. De contractant stelt de aanbestedende dienst schadeloos voor elke vordering, eis of procedure die een derde tegen hem instelt naar aanleiding van schade die door de contractant bij de uitvoering van het contract is veroorzaakt. Wanneer een derde een vordering tegen de aanbestedende dienst instelt in verband met de uitvoering van het contract, waaronder elke gestelde schending van intellectuele-eigendomsrechten, verleent de contractant de aanbestedende dienst bijstand. Dergelijke door de contractant gemaakte kosten kunnen door de aanbestedende dienst ten laste worden genomen. II.3.5. De contractant sluit de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven verzekeringspolis af tegen risico's en schade in verband met de uitvoering van het contract. Hij sluit bijkomende verzekeringen af voor zover de gangbare praktijk in de sector dit redelijkerwijs vereist. Op zijn verzoek wordt aan de aanbestedende dienst een kopie van alle relevante verzekeringspolissen overgelegd.

ARTIKEL II.4 - BELANGENCONFLICTEN II.4.1. De contractant neemt de nodige maatregelen ter voorkoming van belangenconflicten. Belangenconflicten doen zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitvoering van het contract in het gedrang komt als gevolg van een economisch belang, politieke of nationale affiniteiten, familiale of affectieve banden of andere gedeelde belangen. II.4.2. Elke situatie die tijdens de uitvoering van het contract aanleiding geeft of kan geven tot een belangenconflict, wordt onverwijld schriftelijk aan de aanbestedende dienst ter kennis gebracht. De contractant neemt onmiddellijk de nodige maatregelen om de situatie te verhelpen. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor erop toe te zien dat de genomen maatregelen passend zijn en kan verlangen dat binnen een bepaalde termijn extra maatregelen worden genomen. II.4.3. De contractant verklaart dat hij nooit aan of van wie dan ook voordelen, in geld of in natura, heeft toegekend, heeft gevraagd, heeft proberen te verkrijgen of heeft aanvaard, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden, voor zover dergelijke gedragingen direct of indirect als een illegale handeling of een vorm van corruptie kunnen worden beschouwd, omdat zij een aansporing of beloning in verband met de uitvoering van het contract vormen. II.4.4. De contractant stelt zijn personeelsleden en alle natuurlijke personen die gemachtigd zijn hem te vertegenwoordigen of namens hem beslissingen te nemen, schriftelijk in kennis van alle desbetreffende verplichtingen en ziet erop toe dat die personen niet in een situatie terechtkomen die tot een belangenconflict kan leiden. De contractant stelt ook derden, waaronder subcontractanten, die bij de uitvoering 11



van het contract betrokken zijn, schriftelijk in kennis van alle desbetreffende verplichtingen.

ARTIKEL II.5 - VERTROUWELIJKHEID II.5.1. Alle inlichtingen en documenten die, in welke vorm dan ook, schriftelijk of mondeling zijn meegedeeld in verband met de uitvoering van het contract en die schriftelijk als vertrouwelijk zijn aangemerkt, worden door de aanbestedende dienst en de contractant vertrouwelijk behandeld. De contractant: a) maakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst geen gebruik van vertrouwelijke inlichtingen en documenten voor andere doeleinden dan om zijn verplichtingen uit hoofde van het contract na te komen; b) waarborgt voor dergelijke vertrouwelijke inlichtingen en documenten hetzelfde beschermingsniveau als voor de eigen vertrouwelijke informatie, en in elk geval minstens een redelijk beschermingsniveau; c) maakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst direct noch indirect vertrouwelijke inlichtingen en documenten bekend aan derden. II.5.2. De in artikel II.5.1 vastgestelde vertrouwelijkheidsverplichting bindt de aanbestedende dienst en de contractant tijdens de uitvoering van het contract en gedurende vijf jaar met ingang van de datum van de betaling van het saldo, tenzij: a) de betrokken partij ermee instemt de andere partij eerder vrij te stellen van de vertrouwelijkheidsverplichting; b) de vertrouwelijke informatie openbaar wordt gemaakt op andere wijze dan door een schending van de vertrouwelijkheidsverplichting door de partij op wie die verplichting rust; c) de bekendmaking van de vertrouwelijke informatie wettelijk verplicht is. II.5.3. De contractant draagt er zorg voor dat alle natuurlijke personen die gemachtigd zijn hem te vertegenwoordigen of namens hem beslissingen te nemen en derden die bij de uitvoering van het contract betrokken zijn, de verbintenis aangaan dat zij de vertrouwelijkheidsverplichting van artikel II.5.1 in acht zullen nemen.

ARTIKEL II.6 – VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS II.6.1. Alle persoonsgegevens die in het contract voorkomen, moeten worden verwerkt met inachtneming van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Die gegevens mogen door de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke dienst uitsluitend voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract worden verwerkt, onverminderd de eventuele doorgifte aan de 12



instanties die belast zijn met een toezichts- of controletaak op grond van het Unierecht. II.6.2. De contractant heeft een recht van toegang tot de eigen persoonsgegevens, alsmede het recht gegevens te corrigeren. De contractant moet eventuele vragen in verband met de verwerking van zijn persoonsgegevens richten tot de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke dienst. II.6.3. De contractant heeft het recht om zich te allen tijde tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming te wenden. II.6.4. Wanneer de contractant in het kader van dit contract persoonsgegevens moet verwerken, kan hij slechts handelen onder toezicht van de voor de gegevensverwerking verantwoordelijke dienst, met name wat betreft het met de verwerking beoogde doel, de categorieën gegevens die mogen worden verwerkt, de ontvangers van de gegevens en de middelen waarmee de betrokken persoon zijn rechten kan uitoefenen. II.6.5. De contractant verleent zijn personeel toegang tot de gegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract. II.6.6. De contractant verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te nemen gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de betrokken persoonsgegevens met zich mee brengen, met als doel: a) te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevensverwerkende computersystemen, en met name: i) onbevoegde inzage, verveelvoudiging, wijziging of verwijdering van opslagmedia; ii) onbevoegde invoer in het geheugen alsmede onbevoegde verspreiding, wijziging of wissing van opgeslagen persoonsgegevens; iii) het gebruik door onbevoegden van de gegevensverwerkingssystemen met behulp van datatransmissieapparatuur; b) er zorg voor te dragen dat bevoegde gebruikers van een gegevensverwerkingssysteem alleen toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens waarvoor hun recht van toegang geldt; c) te registreren welke persoonsgegevens op welk tijdstip en aan wie zijn meegedeeld; d) er zorg voor te dragen dat persoonsgegevens die voor rekening van derden worden verwerkt, uitsluitend op de door de aanbestedende dienst voorgeschreven wijze kunnen worden verwerkt; e) er zorg voor te dragen dat de gegevens tijdens de mededeling van persoonsgegevens en tijdens het transport van opslagmedia niet onrechtmatig kunnen worden ingezien, gekopieerd of gewist; 13


f)


de organisatiestructuur zodanig op te zetten dat deze aan de bijzondere vereisten inzake gegevensbescherming beantwoordt.

ARTIKEL II.7 - UITBESTEDING II.7.1. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst mag de contractant geen prestaties uitbesteden en evenmin het contract in feite door derden laten uitvoeren. II.7.2. Zelfs indien de aanbestedende dienst de contractant toestemming verleent om prestaties aan derden uit te besteden, blijft de contractant niettemin gebonden door zijn contractuele verplichtingen en is uitsluitend hij aansprakelijk voor de goede uitvoering van het contract. II.7.3. De contractant ziet erop toe dat de uitbesteding geen afbreuk doet aan de rechten en garanties die krachtens dit contract, en met name artikel II.18, aan de aanbestedende dienst zijn verleend.

ARTIKEL II.8 - WIJZIGINGEN II.8.1. Elke wijziging van het contract geschiedt schriftelijk vóór de nakoming van nieuwe contractuele verplichtingen en in elk geval vóór de datum van de betaling van het saldo. II.8.2. De wijzigingen mogen niet tot doel of tot gevolg hebben wijzigingen in het contract aan te brengen die het besluit tot toekenning van het contract ter discussie stellen, en zij mogen evenmin inbreuk maken op de gelijke behandeling van de inschrijvers.

ARTIKEL II.9 - CESSIE II.9.1. De contractant mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst de rechten, met inbegrip van vorderingen tot betaling, en verplichtingen die voortvloeien uit het contract, geheel noch gedeeltelijk cederen. II.9.2. Wanneer deze toestemming niet wordt verleend of indien niet aan de voorwaarden daarvan wordt voldaan, kan de door de contractant uitgevoerde cessie van rechten en verplichtingen niet tegen de aanbestedende dienst worden ingeroepen en heeft deze voor de aanbestedende dienst geen enkel gevolg.

ARTIKEL II.10 – EIGENDOM VAN DE INDUSTRIËLE-EIGENDOMSRECHTEN II.10.1.

RESULTATEN

– INTELLECTUELE-

EN

Definities

In dit contract wordt verstaan onder: 1) resultaten: elke beoogde uitkomst van de uitvoering van het contract die is aangeleverd en door de aanbestedende dienst definitief is aanvaard;

14



2) maker: iedere natuurlijke persoon die aan de productie van het resultaat heeft bijgedragen, met inbegrip van personeelsleden van de aanbestedende dienst of derden; 3) reeds bestaande rechten: alle industriële- en intellectuele-eigendomsrechten, waaronder achtergrondtechnologie, die reeds bestonden op het ogenblik dat de aanbestedende dienst of de contractant deze bestelde met het oog op de uitvoering van het contract, met inbegrip van eigendoms- en gebruiksrechten van de contractant, de maker, de aanbestedende dienst en eventuele derden. II.10.2. Eigendom van de resultaten De eigendom van de resultaten is overeenkomstig dit contract volledig en onherroepelijk verworven door de Unie, met inbegrip van alle rechten op de in dit contract vermelde resultaten. Deze rechten op de bij de uitvoering van het contract geproduceerde resultaten kunnen de auteursrechten en andere intellectuele- of industriële-eigendomsrechten omvatten, alsmede alle technologische oplossingen en de in die technologische oplossingen opgenomen informatie. De aanbestedende dienst mag ze exploiteren conform het bepaalde in dit contract. Alle rechten zijn door de Unie verworven vanaf het ogenblik dat de resultaten door de contractant zijn aangeleverd en door de aanbestedende dienst zijn aanvaard. Die aanlevering en aanvaarding worden beschouwd als een daadwerkelijke overdracht van de rechten van de contractant aan de Unie. De betaling van de in het contract vermelde prijs wordt geacht alle aan de contractant te betalen vergoedingen voor de verwerving van de rechten door de Unie te omvatten, met inbegrip van alle vormen van gebruik van de resultaten. De verwerving van de rechten door de Unie uit hoofde van dit contract is wereldwijd geldig. Alle door de contractant beschikbaar gestelde voorlopige subresultaten, onbewerkte gegevens en voorlopige analysen mogen zonder schriftelijke toestemming van de contractant niet door de aanbestedende dienst worden gebruikt, tenzij in het contract uitdrukkelijk is bepaald dat deze als zelfstandig resultaat worden behandeld. II.10.3. Licentieverlening voor reeds bestaande rechten De Unie verkrijgt niet de eigendom van de reeds bestaande rechten. De contractant verleent een royaltyvrije, niet-exclusieve en onherroepelijke licentie op de reeds bestaande rechten aan de Unie, die de reeds bestaande rechten mag gebruiken conform het bepaalde in artikel I.8.1. Alle reeds bestaande rechten worden aan de Unie in licentie gegeven vanaf het ogenblik waarop de resultaten zijn aangeleverd en door de aanbestedende dienst zijn aanvaard. Het in licentie geven van de reeds bestaande rechten aan de Unie uit hoofde van dit contract is wereldwijd geldig voor de gehele duur van de bescherming van intellectuele-eigendomsrechten.

15



II.10.4. Exploitatiewijzen De Unie verkrijgt de eigendom van elk van de als een uitkomst van dit contract geproduceerde resultaten, die voor een van de volgende doeleinden kunnen worden gebruikt: a) toegang op individueel verzoek, zonder recht op reproductie of exploitatie, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie; b) opslag van het origineel en kopieën die zijn gemaakt, conform dit contract; c) archivering conform de regels inzake het documentenbeheer die van toepassing zijn op de aanbestedende dienst. II.10.5. Omschrijving van reeds bestaande rechten en rechten van derden en bewijs dat die rechten zijn verleend Bij de aanlevering van de resultaten zorgt de contractant ervoor dat deze vrij zijn van rechten of aanspraken van makers en derden, ook met betrekking tot reeds bestaande rechten, voor elk door de aanbestedende dienst beoogd gebruik. Dat geldt niet voor de morele rechten van natuurlijke personen. De contractant stelt daartoe een lijst op met alle reeds bestaande rechten en rechten van makers en derden op de resultaten van dit contract of delen daarvan. Deze lijst wordt uiterlijk bij de aanlevering van de eindresultaten verstrekt. In de resultaten geeft de contractant duidelijk alle citaten aan die hij uit bestaande teksten heeft gehaald. De volledige referentie omvat naargelang van het geval: naam van de auteur, titel van het werk, datum en plaats van publicatie, datum van creatie, plaats van publicatie op het internet, nummer, volume en andere gegevens om de oorsprong gemakkelijk te kunnen identificeren. Op verzoek van de aanbestedende dienst bewijst de contractant dat hij eigenaar is van of een gebruiksrecht heeft op alle vermelde reeds bestaande rechten en rechten van derden, behalve wat betreft de aan de Unie toebehorende rechten. Dat bewijs kan onder meer betrekking hebben op de rechten op: delen van andere documenten, afbeeldingen, grafieken, tabellen, gegevens, software, technische uitvindingen, knowhow enz. (op papier, in elektronische of in andere vorm), IT-ontwikkelingsinstrumenten, routines, subroutines en/of andere programma's ("achtergrondtechnologie"), concepten, ontwerpen, installaties of kunstwerken, gegevens, uitgangs- of achtergrondmateriaal of andere delen van externe oorsprong. Het bewijs omvat in voorkomend geval: a) de naam en het versienummer van een softwareproduct; b) de volledige omschrijving van het werk en de volledige identiteit van de auteur, ontwikkelaar, maker, vertaler, invoerder van gegevens, grafisch ontwerper, uitgever, redacteur, fotograaf en producent; c) een kopie van de licentie voor het gebruik van het product of van de overeenkomst waarbij de betrokken rechten aan de contractant worden verleend of een verwijzing naar die licentie; 16



d) een kopie van de overeenkomst of een uittreksel uit de arbeidsovereenkomst waarbij de betrokken rechten aan de contractant worden verleend wanneer delen van de resultaten door zijn personeel werden geproduceerd; e) de tekst van de eventuele disclaimer. Bewijslevering betekent niet dat de contractant niet verantwoordelijk is wanneer blijkt dat hij niet beschikt over de vereiste rechten, ongeacht wanneer en door wie dat feit aan het licht is gebracht. De contractant garandeert ook dat hij beschikt over alle betrokken rechten of over de bevoegdheid om de overdracht ervan uit te voeren en dat hij alle vergoedingen in verband met de eindresultaten, met inbegrip van vergoedingen aan auteursrechtenbureaus, heeft betaald of heeft gecontroleerd dat deze zijn betaald. II.10.6. Makers Door de resultaten aan te leveren garandeert de contractant dat de makers zich ertoe verbinden zich er niet tegen te verzetten dat hun namen worden vermeld bij de presentatie van de resultaten aan het publiek, en bevestigt hij dat de resultaten openbaar kunnen worden gemaakt. Namen van de auteurs worden op verzoek vermeld op de wijze die door de contractant aan de aanbestedende dienst is meegedeeld. De contractant moet van de makers toestemming verkrijgen voor de verlening van de betrokken rechten en is bereid op verzoek de betrokken bewijsstukken te verstrekken. II.10.7.

Personen op foto's of in films

Wanneer natuurlijke, herkenbare personen zijn afgebeeld in een resultaat of wanneer hun stem is opgenomen, verstrekt de contractant op verzoek van de aanbestedende dienst een verklaring van deze personen (of in geval van minderjarigen, van de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen), waarin zij toestemming geven voor het omschreven gebruik van hun afbeelding of stem. Het bovenstaande geldt niet voor personen van wie de toestemming niet is vereist krachtens de wetgeving van het land waar de foto's, films of geluidsopnamen zijn gemaakt. II.10.8.

Auteursrecht van de contractant betreffende reeds bestaande rechten

Wanneer de contractant reeds bestaande rechten op delen van de resultaten behoudt, wordt bij gebruik van het resultaat overeenkomstig artikel I.8.1 de volgende disclaimer toegevoegd: © - jaar – Europese Unie. Alle rechten voorbehouden. Bepaalde delen zijn onder voorwaarden in licentie gegeven aan de EU. II.10.9.

Zichtbaarheid van Uniefinanciering en disclaimer

Wanneer de contractant gebruik maakt van de resultaten, verklaart hij dat deze in het kader van een contract met de Unie zijn geproduceerd en dat de geformuleerde meningen uitsluitend die van de contractant zijn en niet het officiële standpunt van de aanbestedende dienst weergeven. De aanbestedende dienst kan de contractant schriftelijk van deze verplichting vrijstellen.

17



ARTIKEL II.11 - OVERMACHT II.11.1.Onder overmacht wordt elke onvoorzienbare en buitengewone situatie of gebeurtenis verstaan die onafhankelijk is van de wil van de partijen en die niet kan worden toegeschreven aan een fout of een nalatigheid van een van hen of van een subcontractant, maar die een van de partijen verhindert een van haar verplichtingen uit hoofde van het contract na te komen en die ondanks passende maatregelen onvermijdelijk blijkt te zijn. Elk verzuim bij de dienstverlening, gebreken in uitrusting of materiaal of vertraging bij de beschikbaarstelling daarvan, arbeidsconflicten, stakingen of financiële moeilijkheden kunnen niet worden aangevoerd als gevallen van overmacht, tenzij deze zelf rechtstreeks het gevolg zijn van een duidelijk geval van overmacht. II.11.2.Indien zich bij een partij een geval van overmacht voordoet, stelt zij de andere partij daarvan onverwijld formeel in kennis, met vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de vermoedelijke gevolgen van deze gebeurtenis. II.11.3.De partij bij wie zich een geval van overmacht voordoet, wordt niet geacht te zijn tekortgeschoten in haar contractuele verplichtingen, indien deze niet-nakoming een gevolg is van overmacht. Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, heeft hij alleen recht op vergoeding voor prestaties die daadwerkelijk zijn uitgevoerd. II.11.4.De partijen nemen de nodige maatregelen om de schade als gevolg van overmacht tot een minimum te beperken.

ARTIKEL II.12 - SCHADEVERGOEDING De aanbestedende dienst kan een schadevergoeding opleggen indien de contractant zijn contractuele verplichtingen, ook met betrekking tot het vereiste kwaliteitsniveau, niet nakomt in overeenstemming met het bestek. Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet binnen de in het contract vastgestelde termijnen nakomt, kan de aanbestedende dienst, onverminderd de daadwerkelijke of potentiële aansprakelijkheid van de contractant of het recht van de aanbestedende dienst om het contract op te zeggen, besluiten per kalenderdag vertraging een schadevergoeding op te leggen overeenkomstig de volgende formule: 0,3 x (V/d) V is het in artikel I.3.1 genoemde bedrag; d is de in artikel I.2.3 genoemde termijn, uitgedrukt in kalenderdagen. De contractant kan binnen dertig dagen na ontvangst van de formele kennisgeving van dit besluit hiertegen protest aantekenen. Indien hij niet reageert of indien de aanbestedende dienst het besluit niet schriftelijk intrekt binnen dertig dagen na ontvangst van het desbetreffende protest, wordt het besluit tot oplegging van een schadevergoeding uitvoerbaar.

18



De partijen erkennen en aanvaarden uitdrukkelijk dat bedragen die eventueel op grond van dit artikel verschuldigd zijn, het karakter van een schadevergoeding en niet van een sanctie hebben en geacht mogen worden een billijke vergoeding te vormen voor de verliezen die redelijkerwijs te verwachten zijn als gevolg van de niet-nakoming van verplichtingen.

ARTIKEL II.13 – OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN HET CONTRACT II.13.1. Opschorting door de contractant De contractant kan de uitvoering van het contract geheel of gedeeltelijk opschorten indien die uitvoering door overmacht onmogelijk of uiterst moeilijk wordt. De contractant stelt de aanbestedende dienst onverwijld in kennis van de opschorting, met vermelding van alle redenen en noodzakelijke toelichtingen en van de datum waarop de uitvoering van het contract vermoedelijk zal worden hervat. Zodra de omstandigheden hervatting toelaten, stelt de contractant de aanbestedende dienst daarvan onverwijld in kennis, tenzij de aanbestedende dienst het contract reeds heeft opgezegd. II.13.2. Opschorting door de aanbestedende dienst De aanbestedende dienst kan de uitvoering van het contract geheel of gedeeltelijk opschorten: a) wanneer bij de gunning of de uitvoering van het contract wezenlijke fouten, onregelmatigheden of fraude zijn begaan; b) om te verifiëren of vermoede wezenlijke fouten, onregelmatigheden of fraude zich werkelijk hebben voorgedaan. De opschorting gaat in op de dag waarop de contractant er formeel van in kennis wordt gesteld, of op een latere in de kennisgeving vermelde datum. De aanbestedende dienst geeft de contractant zo spoedig mogelijk opdracht de opgeschorte prestaties te hervatten of deelt hem mee dat hij nog steeds voornemens is het contract op te zeggen. De contractant kan geen aanspraak maken op schadevergoeding wegens de gehele of gedeeltelijke opschorting van het contract.

ARTIKEL II.14 - OPZEGGING VAN HET CONTRACT II.14.1.

Gronden voor opzegging

De aanbestedende dienst kan het contract in de volgende gevallen opzeggen: a)

b)

wanneer een juridische, financiële, technische of organisatorische wijziging bij de contractant of een wijziging betreffende de zeggenschap over de contractant ingrijpende gevolgen kan hebben voor de uitvoering van het contract dan wel het besluit tot toekenning van het contract op losse schroeven kan zetten; wanneer met de uitvoering van de prestaties niet daadwerkelijk binnen drie maanden na de geplande aanvangsdatum is begonnen en de eventueel voorgestelde nieuwe datum door de aanbestedende dienst onaanvaardbaar wordt geacht, rekening houdend met artikel II.8.2; 19


c) d)

e)

f)

g)

h)

i)

j)


wanneer de contractant het contract niet uitvoert overeenkomstig het bestek of een andere wezenlijke contractuele verplichting niet nakomt; in geval van overmacht, waarvan overeenkomstig artikel II.11 kennis is gegeven, of indien de uitvoering van het contract door de contractant is opgeschort als gevolg van overmacht, waarvan overeenkomstig artikel II.13 kennis is gegeven, voor zover de uitvoering niet kan worden hervat of de wijzigingen van het contract het besluit tot toekenning van het contract op losse schroeven kunnen zetten of inbreuk kunnen maken op de gelijke behandeling van de inschrijvers; wanneer de contractant in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, zijn faillissement is aangevraagd, tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, hij zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving; wanneer de contractant of een natuurlijke persoon die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen of namens hem beslissingen te nemen, beroepsfouten heeft gemaakt, vastgesteld op elke grond die aannemelijk kan worden gemaakt; wanneer de contractant niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar hij is gevestigd, van het land waarvan het recht van toepassing is op het contract, dan wel van het land waar het contract moet worden uitgevoerd; wanneer de aanbestedende dienst over bewijzen beschikt dat de contractant of een natuurlijke personen die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen of namens hem beslissingen te nemen, zich schuldig heeft gemaakt aan fraude of corruptie of is betrokken bij een criminele organisatie, het witwassen van geld of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt; wanneer de aanbestedende dienst over bewijzen beschikt dat de contractant of een natuurlijke persoon die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen of namens hem beslissingen te nemen, bij de gunningsprocedure of de uitvoering van het contract wezenlijke fouten heeft gemaakt of onregelmatigheden of fraude heeft gepleegd, waaronder het indienen van onjuiste informatie; wanneer de contractant er door zijn eigen schuld niet in slaagt een vergunning of machtiging te verkrijgen die voor de uitvoering van het contract vereist is.

II.14.2.

Opzeggingsprocedure

Wanneer de aanbestedende dienst voornemens is het contract op te zeggen, stelt hij de contractant formeel in kennis van dat voornemen, met vermelding van de gronden voor de opzegging. De aanbestedende dienst verzoekt de contractant om binnen dertig dagen na ontvangst van de kennisgeving eventueel opmerkingen te maken en, in het geval van artikel II.14.1, onder c), de aanbestedende in kennis te stellen van de maatregelen die zijn genomen om de contractuele verplichtingen te blijven nakomen. Indien de aanbestedende dienst niet binnen dertig dagen na ontvangst van deze opmerkingen schriftelijk te kennen geeft dat hij deze opmerkingen aanvaardt, blijft de opzeggingsprocedure lopen. In elk geval van opzegging stelt de aanbestedende dienst de contractant formeel in kennis van zijn besluit om het contract op te zeggen. In de in artikel II.14.1, onder a), b), c), e), g) en j), bedoelde gevallen wordt in de formele kennisgeving gepreciseerd op welke datum de opzegging ingaat. In de in artikel II.14.1, onder d), f), h), en i), bedoelde gevallen gaat de opzegging in op de dag die volgt op de datum waarop de kennisgeving van de opzegging door de contractant is ontvangen.

20


II.14.3.


Gevolgen van de opzegging

In geval van opzegging ziet de contractant af van elke vordering tot schadeloosstelling, ook voor de derving van verwachte winst op de onvoltooide prestaties. Na ontvangst van de kennisgeving van opzegging neemt de contractant alle nodige maatregelen om de kosten te beperken, schade te voorkomen en de door hem aangegane verbintenissen op te zeggen of te beperken. De contractant heeft vanaf de dag waarop de opzegging ingaat, zestig dagen de tijd om de documenten op te stellen die in de bijzondere voorwaarden worden voorgeschreven, voor de prestaties die tot op die dag reeds zijn uitgevoerd, en om eventueel een factuur op te stellen. De aanbestedende dienst kan de in het kader van het contract betaalde bedragen terugvorderen. De aanbestedende dienst kan vergoeding eisen van de als gevolg van de opzegging geleden schade. Na de opzegging van het contract kan de aanbestedende dienst de prestaties door een andere contractant laten uitvoeren of voltooien. De aanbestedende dienst kan van de contractant terugbetaling vorderen van alle extra kosten die daarbij worden gemaakt, onverminderd de andere rechten of garanties die hij uit hoofde van het contract kan laten gelden.

ARTIKEL II.15 – VERSLAGLEGGING EN BETALINGEN II.15.1. Datum van betaling De betalingen worden geacht te zijn verricht op de datum waarop de rekening van de aanbestedende dienst wordt gedebiteerd. II.15.2. Valuta Het contract luidt in euro's. De betalingen worden verricht in euro's of in de lokale valuta, overeenkomstig artikel I.5. De omrekening tussen de euro en een andere valuta geschiedt tegen de in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde dagkoers van de euro of, bij gebreke daarvan, tegen de door de Europese Commissie vastgestelde en op haar website gepubliceerde maandelijkse boekhoudkundige wisselkoers, die geldt op de dag waarop de betalingsopdracht door de aanbestedende dienst is opgesteld. II.15.3.

Kosten voor overmaking

Kosten voor de overmaking: a) de door de bank van de aanbestedende dienst in rekening gebrachte kosten voor verzending worden gedragen door de aanbestedende dienst; b) de door de bank van de contractant in rekening gebrachte kosten voor ontvangst worden gedragen door de contractant; c) de door een van de partijen veroorzaakte kosten van een dubbele overmaking worden gedragen door de partij die de dubbele overmaking heeft veroorzaakt. 21


II.15.4.


Facturen en belasting over de toegevoegde waarde

Op de facturen wordt het volgende vermeld: identificatiegegevens van de contractant, het bedrag, de valuta en de datum, alsmede het kenmerk van het contract. Op de facturen moet worden aangegeven waar de contractant aan de belasting over de toegevoegde waarde (btw) is onderworpen en moeten de bedragen exclusief btw en de bedragen inclusief btw afzonderlijk worden vermeld. De aanbestedende dienst is krachtens de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten, waaronder btw. Derhalve neemt de contractant bij de bevoegde autoriteiten de nodige stappen om te zorgen voor vrijstelling van belastingen, heffingen en rechten, waaronder btw, voor de goederen en diensten die voor de uitvoering van het contract vereist zijn. II.15.5.

Voorfinancierings- en uitvoeringsgaranties

Voorfinancieringsgaranties blijven van kracht totdat de voorfinanciering is verrekend met tussentijdse betalingen of met de betaling van het saldo en indien de saldobetaling geschiedt in de vorm van een debetnota, drie maanden nadat de debetnota aan de contractant ter kennis is gebracht. De aanbestedende dienst geeft de garantie vrij in de loop van de daaropvolgende maand. Uitvoeringsgaranties betreffen de verrichting van de diensten overeenkomstig het bestek, tot de definitieve aanvaarding ervan door de aanbestedende dienst. Het bedrag van de uitvoeringsgarantie mag niet hoger zijn dan het totaalbedrag van het contract. In de garantie wordt bepaald dat deze van kracht blijft tot de definitieve aanvaarding. De aanbestedende dienst geeft de garantie vrij in de loop van de maand volgend op de definitieve aanvaarding. Wanneer krachtens artikel I.4 een financiële garantie is vereist voor de betaling van voorfinanciering of als uitvoeringsgarantie, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: a) de financiële garantie wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling of, op verzoek van de contractant en met instemming van de aanbestedende dienst, door een derde; b) de garant is op eerste vordering hoofdelijk aansprakelijk en kan niet van de aanbestedende dienst verlangen dat hij zich eerst tot de hoofdschuldenaar (de contractant) wendt. De kosten van de garantie worden door de contractant gedragen. II.15.6.

Tussentijdse betalingen en betaling van het saldo

Bij de aanlevering van tussentijdse resultaten dient de contractant een factuur in voor een tussentijdse betaling, die vergezeld gaat van een voortgangsverslag of van elk ander document dat krachtens artikel I.4 of het bestek vereist is.

22



Binnen zestig dagen na afloop van de in artikel I.2.3 bedoelde termijn dient de contractant een factuur in voor de betaling van het saldo, die vergezeld gaat van het laatste voortgangsverslag of van elk ander document dat krachtens artikel I.4 of het bestek vereist is. Na ontvangst van de factuur betaalt de aanbestedende dienst binnen de in artikel I.4 genoemde termijnen het verschuldigde bedrag als tussentijdse of eindbetaling, mits de factuur en de documenten zijn aanvaard en onverminderd artikel II.15.7. Goedkeuring van de factuur en de documenten betekent niet dat de aanbestedende dienst erkent dat deze volgens de regels zijn opgesteld of dat de erin vervatte verklaringen en gegevens waarachtig, volledig en correct zijn. De saldobetaling kan ook geschieden in de vorm van een terugvordering. II.15.7.

Opschorting van de betalingstermijn

De aanbestedende dienst kan de in artikel I.4 genoemde betalingstermijnen te allen tijde opschorten wanneer hij de contractant ervan in kennis stelt dat zijn factuur niet kan worden verwerkt omdat zij niet in overeenstemming is met de contractbepalingen of omdat de nodige documenten niet zijn overgelegd. De aanbestedende dienst stelt de contractant zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis van een dergelijke opschorting, met opgave van de redenen daarvoor. De opschorting gaat in op de datum waarop de kennisgeving door de aanbestedende dienst wordt toegezonden. De resterende betalingstermijn gaat opnieuw in op de datum waarop de gevraagde inlichtingen of de herziene documenten zijn ontvangen, of waarop de vereiste aanvullende verificaties, onder andere in de vorm van controles ter plaatse, zijn verricht. Wanneer de opschortingstermijn langer dan twee maanden duurt, kan de contractant de aanbestedende dienst vragen waarom de opschorting wordt gehandhaafd. Wanneer de betalingstermijnen zijn opgeschort na afwijzing van een in de eerste alinea bedoeld document en ook het nieuwe overgelegde document wordt afgewezen, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor het contract op te zeggen overeenkomstig artikel II.14.1, onder c). II.15.8. Vertragingsrente Na het verstrijken van de in artikel I.4 genoemde betalingstermijnen en onverminderd artikel II.15.7, heeft de contractant recht op vertragingsrente tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank voor haar basisherfinancieringstransacties in euro's wordt toegepast (de referentievoet), vermeerderd met acht procentpunt. De referentievoet is de referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie. De opschorting van de betalingstermijnen overeenkomstig artikel II.15.7 kan niet als een niet-tijdige betaling worden beschouwd. Vertragingsrente is verschuldigd over de periode vanaf de dag volgende op de datum waarop de betalingstermijn is verstreken tot en met de dag van de daadwerkelijke betaling in de zin van artikel II.15.1. 23



Wanneer de berekende rente lager is dan of gelijk is aan 200 EUR, wordt deze rente echter uitsluitend op een binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling ingediend verzoek aan de contractant betaald.

ARTIKEL II.16 - VERGOEDING VAN KOSTEN II.16.1.Indien daarin in de bijzondere voorwaarden of in het bestek is voorzien, vergoedt de aanbestedende dienst de kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de prestaties na overlegging van originele bewijsstukken, zoals ontvangstbewijzen en gebruikte vervoerbewijzen, of, bij gebreke daarvan, na overlegging van kopieën of gescande originelen, of op basis van vaste bedragen. II.16.2.In voorkomend geval worden reis- en verblijfkosten vergoed op basis van de kortste reisweg en het minimum aantal overnachtingen dat nodig is op de plaats van bestemming. II.16.3.Reiskosten worden als volgt vergoed: a)

vliegreizen worden vergoed tot ten hoogste de economyclassticket op het ogenblik van de reservering;

kostprijs

van

een

b)

reizen per boot of per trein worden vergoed tot ten hoogste de kostprijs van een ticket eerste klasse;

c)

reizen waarbij gebruik wordt gemaakt van een auto, worden vergoed op basis van het spoorwegtarief eerste klasse voor hetzelfde traject en op dezelfde dag.

Reizen buiten het grondgebied van de Unie worden vergoed mits de aanbestedende dienst zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven. II.16.4.Verblijfkosten worden vergoed op basis van een dagvergoeding volgens de onderstaande regeling: a)

voor reizen van minder dan 200 km (retour) worden geen verblijfkosten betaald;

b)

de dagvergoeding wordt alleen betaald na ontvangst van bewijsstukken waaruit blijkt dat de betrokken persoon op de plaats van bestemming aanwezig was;

c)

de dagvergoeding bestaat uit een vast bedrag ter betaling van alle verblijfkosten, met inbegrip van maaltijden, plaatselijk vervoer, waaronder vervoer van en naar de luchthaven of het station, verzekeringen en kleine onkosten;

d)

de dagvergoeding wordt uitbetaald op basis van de in artikel I.3 vermelde vaste bedragen;

e)

verblijfkosten worden vergoed na overlegging van bewijsstukken waaruit blijkt hoeveel overnachtingen nodig zijn op de plaats van bestemming, tot maximaal de in artikel I.3 genoemde vaste bedragen.

24



II.16.5.De kosten van verzending van materieel of niet-begeleide bagage worden vergoed, mits de aanbestedende dienst zijn voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven. II.16.6.De omrekening tussen de euro en een andere valuta geschiedt volgens de in artikel II.15.2 beschreven methode.

ARTIKEL II.17 - TERUGVORDERING II.17.1.Indien er overeenkomstig het contract een bedrag moet worden teruggevorderd, betaalt de contractant het betrokken bedrag terug aan de aanbestedende dienst, onder de voorwaarden en binnen de termijn vastgesteld in de debetnota. II.17.2.Wanneer het verschuldigde bedrag niet is betaald op de door de aanbestedende dienst in de debetnota vastgestelde uiterste datum, is over het verschuldigde bedrag rente verschuldigd, berekend tegen de in artikel II.15.8 genoemde rentevoet. Vertragingsrente is verschuldigd over de periode vanaf de dag volgende op de datum waarop de betalingstermijn is verstreken tot en met de dag waarop de aanbestedende dienst het volledige verschuldigde bedrag ontvangt. Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst aangerekend op de kosten en de vertragingsrente, en pas daarna op de hoofdsom. II.17.3.Bij niet-betaling op de vervaldatum kan de aanbestedende dienst, na de contractant hiervan schriftelijk in kennis te hebben gesteld, de verschuldigde bedragen terugvorderen door verrekening met vorderingen die de contractant mogelijk ten opzichte van de Unie of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie heeft, of door het aanspreken van de financiële garantie, voor zover artikel I.4 voorziet in een dergelijke garantie.

ARTIKEL II.18 - CONTROLES EN AUDITS II.18.1.De aanbestedende dienst en het Europees Bureau voor fraudebestrijding kunnen controles en audits verrichten inzake de uitvoering van het contract. De verificaties kunnen rechtstreeks door hun eigen functionarissen of door enige andere door hen daartoe gemachtigde externe instantie worden verricht. Dergelijke controles en audits kunnen worden gestart tijdens de uitvoering van het contract en gedurende een periode van vijf jaar die ingaat op de datum waarop het saldo wordt betaald. De auditprocedure wordt geacht te zijn gestart op de datum van ontvangst van de desbetreffende door de aanbestedende dienst verzonden brief. Audits worden op basis van vertrouwelijkheid uitgevoerd. II.18.2.De contractant bewaart alle originele documenten op elk passend medium, met inbegrip van gedigitaliseerde originelen wanneer dat door het nationale recht is toegestaan en onder de daarin vastgestelde voorwaarden, gedurende een periode van vijf jaar die ingaat op de datum waarop het saldo wordt betaald.

25



II.18.3.De contractant verbindt zich ertoe het personeel van de aanbestedende dienst en de door de aanbestedende dienst gemachtigde externe personen op passende wijze toegang te verlenen tot de plaatsen en de lokalen waar het contract wordt uitgevoerd, alsmede tot alle noodzakelijke gegevens, ook in elektronische vorm, om dergelijke controles en audits tot een goed einde te brengen. De contractant zorgt ervoor dat de gegevens vlot beschikbaar zijn op het moment van de controle of audit en dat de gegevens, indien daarom wordt gevraagd, in een passende vorm worden overhandigd. II.18.4.Op grond van de tijdens de audit gedane vaststellingen wordt een voorlopig verslag opgesteld. Dat verslag wordt aan de contractant toegezonden, die binnen dertig dagen na de datum van ontvangst van het verslag opmerkingen kan maken. Het eindverslag wordt binnen zestig dagen na het verstrijken van die termijn aan de contractant toegezonden. Op grond van de definitieve conclusies van de audit kan de aanbestedende dienst gedane betalingen geheel of gedeeltelijk terugvorderen en alle andere maatregelen nemen die hij noodzakelijk acht. II.18.5.Overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden en Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), kan OLAF eveneens ter plaatse controles en inspecties uitvoeren volgens de procedures waarin de Uniewetgeving voorziet ter bescherming van de financiële belangen van de Unie tegen fraude en andere onregelmatigheden. De resultaten van deze verificaties kunnen in voorkomend geval aanleiding geven tot een terugvordering door de aanbestedende dienst. II.18.6.De Europese Rekenkamer heeft voor controle- en auditdoeleinden dezelfde rechten als de aanbestedende dienst, met name het recht van toegang.

26



BIJLAGE I VAN CONTRACT 111294 NL-Petten: Technische ondersteuning van de dienst Infrastructuur betreffende elektra projecten van het GCO-IET

- Bestek (technische specificities) -

27



BIJLAGE II VAN CONTRACT 111294 NL-Petten: Technische ondersteuning van de dienst Infrastructuur betreffende elektraprojecten van het GCO-IET

- Inschrijving van de contractant -

28



BIJLAGE III VAN CONTRACT 111294 NL-Petten: Technische ondersteuning van de dienst Infrastructuur betreffende elektraprojecten van het GCO-IET

- 'Safety regulations for third parties' -

29

EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE-GENERAL JRC JOINT RESEARCH CENTRE Institute for Energy and Transport

MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENT Document number: IEQ W2501-1 (en) Page: 1 of 11

Safety Regulations for third parties working at JRC-IET Petten site

Names & Functions R. Strobl Site Safety Officer B. Eriksen Head of sector - SES Juha-Pekka Hirvonen Head of Site Management Unit

Date & Signature 17/04/2012 (signed) 17/04/2012 (signed) 19/04/2012 (signed)

Revision table Revision 1 2 3

Date of revision 19-11-2002 08-09-2003 07-01-2004

Author T. Timke T. Timke T. Timke

4

23-03-2006

T.Timke

5 6

12-04-2010 17-04-2012

K. van Lierop R. Strobl.

Remarks Updated phone numbers Revision of front-page Smoking policy and waste handling policy Work permits are removed and are now separate Forms. Text is simplified. Update of telephone numbers. Update of telephone numbers.

Prepared by: Verified by : Approved by:

Index 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

General Information ............................................................................................. 5 Traffic................................................................................................................... 5 Fire, naked flame and smoking ............................................................................ 6 Equipment, machines and work procedures ........................................................ 6 Personal safety equipment .................................................................................. 7 Emergency situations........................................................................................... 7 Building work ....................................................................................................... 7 Electrical engineering work .................................................................................. 8 Mechanical work .................................................................................................. 8 Work in controlled or supervised radiological areas............................................. 9 Waste................................................................................................................... 9 Noise.................................................................................................................. 10 Special work permits.......................................................................................... 10 Final remarks ..................................................................................................... 10



Annexes: Figures 1 & 2 Acknowledgement of receipt and Declaration of agreement

Terms and definitions BHV ECN HFR IET ICT IS JRC NEN NRG SES SSO V&G

Company Emergency Group Netherlands Energy Research Foundation High Flux Reactor Institute for Energy and Transport Informatics & Communication Technology Infrastructure Sector Joint Research Centre Nederlands Normalisatie Instituut Nuclear Research and consultancy Group Safety, Environment, Security Site Safety Officer Health and Safety plan



Important Telephone Numbers: Joint Research Centre - Petten Institute for Energy and Transport

: 0224 - 56 5656

Alarm Number Fire & Accident GSM

: 4444 : 0224 – 56 4444

Site Safety Officer

: 0224 – 56 5118

Call centre – Site Fire Brigade

: 0224 – 56 4266

Security Service Reception : 0224 – 56 5400 & 5404 BAC 308 (Company Emergency Central): 0224 – 56 5098 General Technical Services of the JRC - Petten Head of IS (Infrastructure Sector) : 0224 – 56 5259 Head of ICT (Informatics & Communication Technology) : 0224 – 56 5120 Head of SES (Safety, Environment and Security Sector) : 0224 – 56 5438



Introduction For maintaining the high level of safety, there are a number of safety regulations which must be followed at the European Commission Joint Research Centre Institute for Energy and Transport (hereafter: JRC-IET). These regulations apply not only to JRC-IET staff but also to third parties (e.g. building contractors, electricians and technicians) who carry out work at JRC-IET site, either outside or inside the buildings. This document gives a summary of the regulations which should be observed by the above mentioned third party. We request that you take note of these regulations, and ensure that also your employees observe the regulations. The purpose of these regulations is to protect not only your own health and safety, but also that of others working on-site. The SES sector of JRC-IET is always prepared to answer any questions concerning the safety regulations or other questions concerning safety at work.


1


General Information

1.1

The person in charge of the operation is also responsible for safety.

1.2 -

Anyone working at the JRC-IET site should adhere to: the legal regulations and requirements of the local and national authorities ; the safety regulations presented in this document; the written (also by means of notice boards) and verbal instructions by, or on behalf, of the General Technical Services and the SES sector.

The above regulations should be strictly followed. In case they are not, activities can be stopped and fines can be imposed. 1.3

Work affecting the infrastructure of the JRC-IET site shall not be started before permission has been granted in writing by the General Technical Services of the JRC-IET. Work may be started only after consultation and approval of the Sector Head responsible for the laboratory or other workplace responsible. The name of the responsible person is always displayed on the door.

1.4

The Head of the department or service who gives the instructions for the activities has to make sure that a Supervisor has been assigned. The Supervisor will a. give the necessary additional information and organize meetings with the Area Responsible; b. check that the work permits have been granted whenever they are mandatory; c. give information on the applicable safety regulations (as a minimum shows the Arbo-film); d. supervise that the work is carried out in compliance with the safety regulations.

1.5

It is prohibited to access areas other than where the work is done, or where presence is necessary to carry out the work.

2

Traffic

2.1

On the JRC-IET site, the same traffic rules are in use as on public roads in the Netherlands. The JRC-IET site has a general speed limit of 30 km/h for motor vehicles.



2.2

Driving a motor vehicle on the JRC-IET site is permitted only with a valid driving licence and insurance.

2.3

Persons can be transported only with equipment that are specially designed and equipped for that purpose.

2.4

The VLG (Dutch regulation for Transport of Dangerous Substances over land derived from the international ADR) is applicable on the JRC-IET site. This applies e.g. to the transport of chemicals and gas cylinders etc. The document “Transport regulations for Petten site” is applicable to the transport of radioactive material.

2.5

The use of a motorized crane (with its own propulsion by means of an engine) is allowed only with liability insurance.

The above mentioned conditions may be checked by the SES sector and the Security officers employed by the Commission.

3

Fire, naked flame and smoking

3.1

Smoking is only permitted outside at special smoking areas. Smoking is not allowed anywhere inside the buildings.

3.2

Fire and naked flame are prohibited on the whole JRC-IET site. Open fire and naked flame are only permitted with a special working permit (IEQ F2501-2_3).

4

Equipment, machines and work procedures

4.1

All equipment and tools such as scaffolding, ladders or crane accessories must be maintained properly, and they must fulfil legal and other relevant requirements.

4.2

All electrical and pneumatic manually operated tools must meet the legal and other relevant requirements. They must be kept in good working condition. Electrical equipment must have "double insulation”.

4.3

When the safety of equipment or machines cannot be ensured, consultation with the General Technical Services is imperative.

4.4

The use of instruments and/or tools or working methods, which may directly or indirectly involve an unacceptable risk for people, is prohibited.



5

Personal safety equipment

5.1

According to the nature of the work, the appropriate means of personal protection should be used, e.g. helmets, goggles, or safety belts.

5.2

Assembled safeguards may not be removed.

5.3

In case of doubt consult the General Technical Services and/or the Site Safety Officer.

6

Emergency situations

6.1

In case of emergency, or when there is a possibility of an internal emergency situation, the fire brigade or the in-company emergency service (BHV) will announce the situation. They will also give instructions on the procedures to be followed. Only the persons involved in fighting the emergency situation are allowed to use the phone. The need for evacuation of the building will be announced by a slow whoop signal. In case of an evacuation, everyone should leave the building immediately and gather at the nearest assembly point. The end of an emergency situation will also be announced by the fire brigade or the in-company emergency service (BHV). In case of an emergency on the Petten site, do not call 112, but

4444 From a mobile phone use number 0224-56 4444

7

Building work

7.1

Work may only be started after consultation and approval of the Sector Head responsible for the laboratory or other work place responsible.

7.2

The conditions presented in Section 5 “Building process” of the Dutch labour Directive must be met. The JRC-IET can require that a V&G plan is made for any kind and size of building project

7.3

Detours, road works, road damages and ground work should be fenced and marked in a suitable way.



7.4

Stud guns may only be used with a permission granted by the SSO.

7.5

JRC-IET can request fencing of the work area.

7.6

Suitable protective measures must always be in place to avoid potential danger to the personnel and visitors at the construction areas.

7.7

Excavation work is only permitted with a special licence granted by SES sector.

8

Electrical engineering work

8.1

Work with electrical installations may only be carried out by a competent and skilled person (i.e. a qualified electrician).

8.2

All electrical work must be done according to the standards NEN 1010 and NEN 3140.

8.3

Before finishing an electrical installation the responsible for electrical installations at the General Technical Services must be contacted.

8.4

When the planned work requires that an electrical installation needs to be (partially) switched off, this has to be notified with a notice: NOT TO BE USED, WORK IN PROGRESS CONTACT PERSON: ………………………..

8.5

Before an electrical appliance can be connected to the mains the responsible for electrical installations must be consulted.

9

Mechanical work

9.1

Work affecting the infrastructure of the JRC-IET shall not be started before the General Technical Services of the JRC-IET has granted permission.

9.2

If the installation must be switched off partially or completely, it must be announced at the point of disconnection with a notice: NOT TO BE USED, WORK IN PROGRESS CONTACT PERSON: ………………………..



10 Work in controlled or supervised radiological areas 10.1 Entry to a radiological area is marked by signs as shown in figures 1 & 2 (see Annex 1). Work in radiological areas requires a personal work permit (IEQ F2501-2_1). 10.2 Prior consultation with the Operation Manager of the reactor is always required before entering the HFR complex. The Supervisor is responsible for contacting the Operation Manager. Before entering a supervised area the Area Responsible (e.g. laboratory manager) must be contacted. 10.3 The rules and regulations announced at the entrance of a controlled or supervised area must be strictly followed (e.g. rules related to clothing to be used). You must strictly obey also the conditions stated in the work permit. 10.4 Places where ionising radiation is present are marked by a sign or a label saying "voorzichtig straling" or "caution radiation”. Do not stay in these areas any longer than necessary. 10.5 You are not allowed to enter an area separated by a rope or a chain and marked “voorzichtig straling" or "caution radiation” before consultation with the Area Responsible. You may not remove the rope or chain under any condition. If a separated ground area, or part of it, is contaminated with radioactive material, only persons wearing special shoe covers (overshoes) can walk on the area. When leaving the ground the overshoes must be taken off and left behind on a special disposal bin. Do not step outside the separated area with your overshoes on (step over procedure). Do not touch the under side of the overshoes with your bare hands. 10.6 Never touch objects contaminated by a radioactive material. However, if this is necessary, put on special gloves. Take care that on taking off these gloves you do not touch the outside surface with your bare hands. Then wash your hands and check them for contamination in a hand monitor. If you bring objects with you from a controlled or supervised area always check with the Area Responsible if it is necessary to control possible contamination.

11 Waste 11.1 The production of waste must be prevented as much as possible.



11.2 The producer of waste is responsible for the collection and for the disposal of the waste. 11.3 The facilities of the JRC-IET for the collection and storage of waste may only be used with permission of the Infrastructure Sector.

12 Noise 12.1 Harmful noise must be prevented as much as possible. 12.2 Engines of transport vehicles should be turned off when the vehicle is not moving. Engines are only allowed to work if this is strictly needed for cooling the cargo, or for loading and unloading the cargo. It is not allowed to have music installations on when loading or unloading the cargo.

13 Special work permits A work permit is required before carrying out the following work: - Work in laboratories (including radiological areas) (form IEQ F2501-2_1) - Excavation work (form IEQ F2501-2_2); - Work with naked flame (form IEQ F2501-2_3); - Work in confined spaces (form IEQ F2501-2_4); - Working on height (form IEQ F2501-2_5) Note that a) Activities that cause sparks (like grinding) or dust (if this can trigger smoke alarms) also fall under work permit IEQ F2501-2_3; b) Activities that can cause falling down (like openings on floors) also fall under work permit IEQ F2501-2_5. The work permits may include further requirements. Please read them carefully. Work permits are granted by the SES sector.

14 Final remarks 14.1 Compliance with the safety regulations is supervised by or on behalf of JRCIET. However, this supervision does not detract a person from the obligation to exercise extreme caution in the execution of the work at the JRC-IET.



14.2 In cases where the provided safety regulations are not adequate, the person should immediately consult the SES sector of the JRC-IET, and/or the responsible supervisor. 14.3 It is advisable to have liability insurance, if you are not already obliged to have that by the contract. This insurance should cover the whole working period on the JRC-IET site. 14.4 You can enter the JRC-IET site between 08:30 and 17:00 hours. Entering the site outside this period is only permitted after consulting the Supervisor and the SES sector. 14.5 Upon entering the site, all persons will be identified and a valid ID card or passport is required (drivers licence will not be accepted as a valid ID). Persons from outside the EU need to make a pre-announcement to the SES sector two weeks before arrival. When arriving to the site, a valid ID card or passport has to be shown.


RADIOACTIEVE STOFFEN

Annex 1

Verboden toegang voor onbevoegden

GECONTROLEERDE ZONE Mogelijk dosistempo tot 2 µSv/h

MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENT Document number: IEQ W2501-1 (en)

Gebouw: 000 Ruimte: 000 Ruimtebeheerder: • xxxxxx Tel. xxxx Lokaal stralingsdeskundige: • xxxxxx Tel. xxxx

• Dosismeter verplicht • Eten, roken, drinken verboden • Labjas verplicht • Alleen toegang na toestemming ruimtebeheerder • Na verlaten besmettingscontrole verplicht

Overige stoffen:

Figure 1. Controlled area

RADIOACTIEVE STOFFEN BEWAAKTE ZONE Mogelijk dosistempo tot 2 µSv/h

• Toegangsregels • • • Figure 2. Supervised area

Gebouw: 000 Ruimte: 000 Ruimtebeheerder: • xxxxxxxxxxxxxx Tel. 0000 Lokaal stralingsdeskundige: • xxxxxxxxxxxxxx Tel. 0000

Overige stoffen:


To:

MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENT Document number: IEQ W2501-1 (en) Annex 2

JRC-Petten Safety-Environment-Security B. Eriksen +31 (0) 224 56 5606

Att: Fax: or e-mail: [email protected]

ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT -----------------------------------------------------------------------------------------------------DECLARATION OF AGREEMENT This acknowledgement of receipt must be completed, signed and forwarded to Mr. B. Eriksen (SES JRC-IET). Name:.………………………………………………………………………………… Company Name: …………………………………………………………………….. Functions: …………………………………………………………………………….. Dept: ………………………………. …………………………………………………. hereby confirms that he/she has received the document “Safety Regulations for Third Parties" and has understood the contents of it, and has communicated it to the persons working for the company, and will adhere to the rules presented in the document.

Date: ……………………………………….. Signature: …………………………... To be filled in by JRC IET Purchase: JRC contact person: ………………………………………………………………... Technical contact person: ……………………………………………………………. Order number: ………………………………………………………………………… Distribution: Original: Copy/Pdf:

SES SES Technical contact person Infrastructure

Contractnummer: CONCEPT Modelcontract van oktober 2012

Recommend Documents