Continuïteitsplan Stichting Sociëteit ASVL De LAX

Continuïteitsplan Stichting Sociëteit ASVL ‘De LAX’ Het toekomstplan om veiligheid tijdens evenementen te beheersen.

Continuïteitsplan

11-2-2013

Stichting Sociëteit ASVL ‘De LAX’

Concept

2

Continuïteitsplan


Voorwoord Naar aanleiding van het voorval dat plaatsvond tijdens Nationaal Koud Pils Dag 2012 (11 december jl.) is besloten tot het schrijven van een plan dat nastreeft dat incidenten als deze niet meer zullen plaatsvinden. Hiermee moet aantoonbaar gemaakt worden dat er een veilige situatie gecreëerd wordt tijdens evenementen, welke plaatsvinden in Stichting Sociëteit ASVL ‘De LAX’. Deze veilige situatie is in alle gevallen het belangrijkste uitgangspunt van deze evenementen. Daarom is het plan ook opgesteld als een vijfjarenplan, waardoor dit volledig geïntegreerd kan worden in de dagelijkse operationele werkwijze van ‘De LAX’.

Het bestuur der Stichting Sociëteit ASVL ‘De LAX’ & Het bestuur der Amsterdamse Studenten Vereniging Leeuwenburg

11-2-2013

Concept

3

Continuïteitsplan


Samenvatting Om de continuïteit van de vereniging en de sociëteit te garanderen, is er een vijfjarenplan opgesteld. in dit toekomstplan wordt beschreven hoe de continuïteit en stabiliteit gecreëerd word binnen toekomstige besturen. De belangrijkste punten waar aandacht aan besteed zal worden zijn veiligheid, sociale controle en samenwerking met verschillende partijen, waaronder het College van Bestuur en gebouwbeheer van locatie Leeuwenburg. Bij de organisatie van evenementen staat veiligheid centraal. Er dient naar aanleiding van NKPD 2012 opnieuw te worden gekeken naar de organisatie en veiligheid tijdens evenementen door het sociëteitsbestuur. Totdat de vereniging en de sociëteit een gedegen toekomstplan heeft opgesteld waarin de veiligheidsmaatregelen beschreven worden, zal de sociëteit gesloten zijn. Dit heeft als direct gevolg dat alle studenten tot deze tijd minder gemakkelijk hun netwerk kunnen opbouwen met studiegenoten. Tevens heeft dit voor de vereniging financiële gevolgen welke pas op de lange termijn merkbaar zullen zijn. De sociëteit wordt draaiende gehouden door de leden van de ASVL. Zij zijn de spil binnen de sociëteit. Ervaringen uit het verleden leiden tot een steeds betere voorbereiding van evenementen met als gevolg dat de sociëteit beter bezocht wordt dan een aantal jaar geleden. Het is de bedoeling deze stijgende lijn de komende jaren voort te zetten, maar hierbij mogen geen concessies worden gedaan op het gebied van veiligheid. Hiervoor zijn doelen opgesteld welke er toe leiden dat de veiligheid binnen ‘De LAX’ verhoogd wordt. Deze doelen kunnen alleen bereikt worden door enkele maatregelen uit te voeren binnen de sociëteit. Hierbij wordt onderzoek gedaan naar bijvoorbeeld de mogelijkheden betreft camerabeveiliging en portofooncommunicatie. Daarnaast zal uiteraard de sociale controle, welke binnen de sociëteit onderling plaatsvindt, niet vergeten worden. Leden vormen binnen de sociëteit doorgaans een groot percentage van het aantal bezoekers. Zij zijn voor de sleutelhouder, verantwoordelijke van de dag, van groot belang aangezien zij van het reilen en zijlen in de sociëteit afweten. Evenementen zullen geclassificeerd worden aan de hand van een risicoanalyse. Hierdoor kan per evenement bekeken worden wat het risico van een dergelijk evenement is en welke veiligheidsmaatregelen in acht genomen dienen te worden. Dit leidt hopelijk tot een groter veiligheidsgevoel voor alle gasten. Samenwerking en communicatie met alle betrokken partijen zal de komende jaren erg belangrijk zijn. De vereniging en sociëteit hebben al jaren een goede samenwerking gebouwbeheer locatie Leeuwenburg echter moet de communicatie met de overige betrokken partijen verbeterd worden. In dit plan wordt aangegeven wat volgens ons de verbeter punten zijn, naar aanleiding van onze ervaringen, om dit met de overige partijen ook te kunnen bereiken. Met dit plan kan vanuit alle kanten duidelijk gemaakt worden wat gewenst wordt bij het plaatsvinden van een evenement. Door de invoering van deze maatregelen tracht het sociëteitsbestuur en de vereniging de veiligheid binnen de sociëteit te optimaliseren en te leiden tot de heropening van ‘De LAX’. Voor de implementatie van dit plan is een tijdlijn opgesteld waarin de eerste periode uitgesplitst wordt.

11-2-2013

Concept

4

Continuïteitsplan


Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Samenvatting........................................................................................................................................... 4 Inleiding ................................................................................................................................................... 6 1.

Probleemstelling.............................................................................................................................. 8

2.

De gevolgen ..................................................................................................................................... 9

3.

S.S.A. ´De LAX´ ............................................................................................................................... 10

4.

Doelstelling .................................................................................................................................... 11

5.

Veiligheid ....................................................................................................................................... 12

6.

Sociale controle ............................................................................................................................. 13

7.

Barteam sociëteit .......................................................................................................................... 14

8.

Classificatie evenementen............................................................................................................. 16

9.

Communicatie ............................................................................................................................... 19

10.

Verwachtingen .......................................................................................................................... 21

11.

Halfjaarplanning ....................................................................................................................... 23

11-2-2013

Concept

5

Continuïteitsplan


Inleiding Als stichting opereert ‘De LAX’ naast de HvA als zelfstandig orgaan, weliswaar naast de HvA, maar zeker ook met de HvA. Al sinds haar oprichting heeft de vereniging zich als doel gesteld o.a.: ‘het bevorderen van de sociale onderlinge contacten van de studenten van de verschillende opleidingen’ en ‘het verzorgen van een toevoeging aan de studie’ 1. Al sinds haar oprichting slaagt de vereniging in het bereiken van deze doelen. De vereniging is dan ook trots op hoe zij zichzelf in haar korte bestaan heeft kunnen ontwikkelen en daar nog steeds met hart en ziel aan werkt. Hoewel de sociëteit toegankelijk is voor alle studenten, wordt deze en haar vereniging gerund door leden. Deze leden zijn daar als vaste kern tussen alle studieverenigingen, projectgroepen, docenten en overige studenten en vormen een sociale koppeling tussen al deze gasten welke graag gezien worden in de sociëteit. Deze leden voelen zich dan ook, meer dan overige studenten, verbonden met de vereniging en zijn een gewenste ondersteuning voor het bestuur om het dagelijkse takenpakket van ‘De LAX’ te kunnen verwerken. Deze kern is de student die zich graag verder wil ontwikkelen naast een studie en die zeker ook wil genieten van de studententijd die daarbij hoort. Bij het bereiken van haar doelen, wordt natuurlijk uitgegaan van een gezellige en veilige omgeving in ‘De LAX’, waarin studenten het middelpunt zijn. Het continuïteitsplan dient een langere looptijd te beschrijven dan alleen de komende maanden. Zo is het plan ook geschreven met een tijdslijn voor minimaal de komende 5 jaar. In alle gevallen dienen de beschreven maatregelen in eerste instantie voor de evenementen welke plaatsvinden in ‘De LAX’. Gedurende de dagelijkse openstelling van de sociëteit is de veiligheid nooit in het geding gekomen en daarmee wordt ook bewezen dat hier geen aanpassing van handeling vereist is. Hoewel evenementen in de sociëteit over het algemeen rustig verlopen, ontstond er spijtig genoeg toch een incident tijdens een van de grootste evenementen van de vereniging. Naar mening van het bestuur is in de voorbereiding alles eraan gedaan om deze dag zo goed mogelijk te laten verlopen. Daarom wordt het incident ontzettend betreurd door alle partijen welke betrokken zijn bij een van de vele evaluaties, welke plaatsvonden in de eerste weken die op het incident volgden. Wat er gebeurd is kan helaas niet teruggedraaid worden, maar kan zeker niet genegeerd worden. Hieruit kan geleerd worden wat er nog verbeterd kan worden in de toekomst. (1) Het feit dat de sociëteit tijdelijk gesloten is, heeft gevolgen voor alle leden, studenten en studieverenigingen. Ook intern heeft dit gevolgen, uiteraard is gekeken naar de gevolgen voor de stichting zelf welke de sluiting met zich meebrengt. (2) De sluiting van ‘De LAX’ had een stevige impact op vrijwel alle studenten welke regelmatig aanwezig zijn in de sociëteit. Verontwaardiging, teleurstelling en onbegrip zijn veel gemerkte reacties vanuit bijna alle studenten. Echter acht het bestuur de veiligheid in de sociëteit als een van de belangrijkste zaken waar rekening mee gehouden dient te worden. De huidige omstandigheden waarin de sociëteit opereert en de manier waarop, laat zien dat er wel degelijk kennis in huis is om een sociëteit als ‘De LAX’ succesvol veilig te runnen. (3) Incidenten zoals deze bij NKPD zijn voorgevallen zijn leermomenten waar rekening mee gehouden dient te worden bij nieuwe evenementen. Het organiseren van een evenement zal dus ook vanuit 1

Statuten der ASVL, 16 juni 1998

11-2-2013

Concept

6

Continuïteitsplan


meerdere oogpunten benaderd moeten worden, waarbij rekening gehouden wordt met de gestelde doelstellingen. (4) Vanzelfsprekend zullen er dus maatregelen getroffen moeten worden. Deze maatregelen worden mede opgesteld door partijen die veiligheid, net als de vereniging, hoog in het vaandel hebben staan. Uiteindelijk zullen deze leiden naar een situatie waarbij er een hogere veiligheid nagestreefd wordt. (5) Zonder vereniging, geen sociëteit, dat moge duidelijk zijn. De vereniging is door en voor leden, net als de sociëteit door en voor studenten is. De sociëteit wordt door onze leden gerund en deze leden zijn daarom van onschatbare waarde voor ‘De LAX’. Mede daarom wordt uitgegaan van de welwillendheid van deze leden en met name het bijbehorende verenigingsgevoel. (6) Tijdens openingstijden van ‘De LAX’ wordt de directe verantwoordelijkheid overgedragen aan leden. Deze leden waarderen het vertrouwen dat getoond wordt en bewijzen keer op keer het vertrouwen waard te zijn. Echter horen deze leden ook/juist te weten wat hier verbeterd kan worden en hoe dat als sleutelhouder/barteam waar te maken. (7) Om vooraf duidelijk vast te kunnen stellen welke maatregelen nodig zijn op verschillende soorten evenementen, en welke bijbehorende maatregelen daar het best bij passen, dient een classificatie index geraadpleegd te worden. Aan de hand hiervan kan de vereniging een risicoanalyse toepassen op komende evenementen. (8) Voor het slagen van een plan op langer termijn is het belangrijk om regelmatig de tijd te nemen voor een reflectie over een bepaalde periode, zodat kan worden vastgesteld waar er bijgestuurd dient te worden en hoe dat zo goed mogelijk gedaan kan worden. Hieruit blijkt dus duidelijk dat de opzet van het document een dynamische vorm heeft, aangezien er de komende maanden nog wijzigingen kunnen volgen. (9) Door een plan als dit uit te voeren, en waar nodig, dit regelmatig bij te sturen, kan aan de hand van evaluaties het best gewenste resultaat bereikt worden. Uiteraard wordt hierbij gedoeld op een zo veilig mogelijk verloop van evenement als het gewenste resultaat. (10) Om zeker te zijn dat er op juiste momenten reflectie plaats zal vinden en dus ook het plan op een juiste manier uitgevoerd kan worden, is er een tijdlijn opgesteld. Deze zal de komende jaren de leidraad vormen in het plan om de continuïteit te waarborgen. (11)

11-2-2013

Concept

7

Continuïteitsplan

1.


Probleemstelling

Zoals elk jaar werd op de tweede dinsdag van december in 2012 de Nationaal Koud Pils Dag georganiseerd in de sociëteit van de Amsterdamse Studenten Vereniging Leeuwenburg, ‘De LAX’. Hoewel dit feest in alle rust en gezelligheid verliep, begonnen aan het eind van de middag, rond 18:00 uur, de gemoederen wat hoog op te lopen tussen bepaalde groepen mensen binnen de sociëteit. Dit escaleerde rond 19:30 uur tussen twee verschillende groepen, waarvan een gedeelte van de mensen uit de sociëteit waren verwijderd, op het Amstelstation. Vervolgens verplaatste deze confrontatie zich in de richting van ‘De LAX’. Terwijl de confrontatie tussen deze twee partijen zich al vechtend verplaatste in de richting van ‘De LAX’, werd het gevecht groter doordat er mensen buiten ‘De LAX’ aan het roken waren en zich begonnen te mengen in de opstoot. Hierna is besloten de deuren tijdelijk te sluiten om zo de mensen binnen de sociëteit te houden. Ook is dit gedaan om hen te beschermen en mogelijke verdere escalatie te voorkomen. Dit heeft er toe geleid dat de mensen binnen de sociëteit nauwelijks tot niets hebben meegekregen van de gebeurtenissen buiten. Deze confrontatie is uiteindelijk tot een vechtpartij uitgegroeid van ongeveer veertig man welke op het parkeerterrein van de Rembrandttoren plaatsvond. Doordat het dermate uit de hand liep heeft het sociëteitsbestuur besloten het feest te beëindigen en de politie in te schakelen. Op het moment dat de politie met sirenes arriveerde had dit een dermate effect op de vechtende groep dat het gevecht meteen stopte en iedereen zijn eigen weg ging. Uiteindelijk was de politie met ongeveer vijftien man sterk aanwezig. Veel mensen die binnen waren tijdens NKPD waren zijn geen bekenden van de vereniging. De sleutelhouders hebben gedurende de gehele dag verschillende mensen gesproken. Uit deze gesprekken is gebleken dat een aantal van deze mensen speciaal voor het evenement NKPD vrij hebben genomen en naar ‘De LAX’ zijn gekomen. Het rumoer dat is ontstaan rond 18.00 uur kwam voor het grootste deel door deze bezoekers. Zij vormden groepen binnen de sociëteit die elkaar meerdere keren doelbewust hebben opgezocht. Het gedrag dat door deze mensen werd vertoond, heeft ervoor gezorgd dat zij uit de sociëteit zijn verwijderd. Zij zijn daarna degenen geweest die de confrontatie, zoals hierboven beschreven, zijn aangegaan. Dit gedrag is overal terug te vinden en heeft volgens professionals te maken met een omslag van de mentaliteit binnen de algehele samenleving. In diezelfde week is er contact geweest met het College van Bestuur naar aanleiding van dit incident. Tijdens dit gesprek is er besloten dat de sociëteit tot nader order gesloten zal blijven. Er speelt echter mee dat er ook tijdens eerdere evenementen zich incidenten hebben voorgedaan. Totdat het bestuur van zowel de vereniging als de sociëteit, aan de hand van dit continuïteitsplan, kan aantonen dat zij alles in werk stellen om de veiligheid van de gasten te waarborgen, zal ‘De LAX’ gesloten blijven.

11-2-2013

Concept

8

Continuïteitsplan

2.


De gevolgen

Stichting Sociëteit ASVL ‘De LAX’ heeft als doelgroep de studenten die studeren in Amsterdam. Om voor een zo groot mogelijk publiek toegankelijk te kunnen zijn, is ‘De LAX’ een open sociëteit die volledig gerund wordt door de leden van de Amsterdamse Studenten Vereniging Leeuwenburg. In de praktijk is er gebleken dat de sociëteit tevens een ontmoetingsplek vormt voor de leden van de ASVL en de Amsterdamse student in het algemeen. De sociëteit is een laagdrempelige ontmoetingsplek voor studenten die na hun college onder het genot van een drankje, hun eigen netwerk willen ontwikkelen/verbreden. Daarnaast is het een ideale plek om de groepsverbanden tussen de studenten te verbeteren. De verschillende studieverenigingen spelen hier een belangrijke rol in, aangezien zij borrels kunnen organiseren voor studenten binnen hun eigen vakgebied. Voor de vereniging heeft de sluiting van ‘De LAX’ ook financiële gevolgen. Aan het einde van ieder kalenderjaar wordt de gemaakte winst van S.S.A. ‘De LAX’ gedeeld met de ASVL. Dit is de grootste inkomstenbron van de vereniging. De vereniging verzorgt o.a. iedere week een maaltijd voor haar leden die bekostigd wordt uit de winstregeling met de sociëteit. Daarnaast organiseert de vereniging verschillende activiteiten voor haar leden en (nieuwe) studenten in Amsterdam. Komend jaar zal het voor de vereniging moeilijker zijn om deze activiteiten te realiseren wegens deze financiële tegenslag. Op dit moment zijn de misgelopen inkomsten al opgelopen tot ruim 30000 euro. Daarnaast heeft de vereniging door de sluiting van ‘De LAX’ ook tijdelijk geen locatie meer waar zij zich kan presenteren aan haar potentiële nieuwe leden.

11-2-2013

Concept

9

Continuïteitsplan

3.


S.S.A. ´De LAX´

De sociëteit is een verzamelplaats voor studenten die naast hun studie ontspanning zoeken. Hiervoor zijn binnen de sociëteit veel faciliteiten en kennis aanwezig. Beide weet het bestuur op verschillende manieren in te zetten voor de groep die op dat moment aanwezig is. Studieverenigingen beschikken niet over deze mogelijkheden en werken daarom graag samen met ons om bijvoorbeeld borrels te organiseren. De ervaring die het sociëteitsbestuur heeft om deze borrels te organiseren, komt duidelijk naar voren tijdens bijvoorbeeld de alumni borrels die zij voor haar oud leden jaarlijks organiseert. Deze borrels zijn altijd druk bezocht. Het vermoeden heerst dat zij terug komen naar ‘De LAX’ om herinneringen op te halen uit hun studententijd. Dit wordt ook bevestigd in het artikel dat Folia heeft gepubliceerd, naar aanleiding van gehouden interviews tijdens deze borrel. Wanneer de sociëteit studieverenigingen een beter georganiseerde borrel kunnen aanbieden, zullen genodigden, bijvoorbeeld alumni, eerder geneigd zijn om gehoor te geven aan een uitnodiging. Tijdens de reguliere openingstijden en evenementen in ‘De LAX’ ligt de dagverantwoording bij de sleutelhouder(s). Voornamelijk tijdens de reguliere openingstijden, wanneer er voornamelijk studenten en leden binnen zijn, doen zich nooit noemenswaardige vervelende situaties voor. Met name donderdagen en vrijdagen zijn vaak wel druk bezocht door studenten en leden waardoor er al snel 250 tot 300 gasten in ‘De LAX’ aanwezig zijn. Deze dagen kunnen mede door de sociale controle van de leden probleemloos verlopen met vier man personeel. Wanneer blijkt dat het bar-team van de dag niet in zou staat is om voldoende overzicht te houden op alle aanwezigen, wordt direct door leden van de vereniging gereageerd door het bar-team te ondersteunen in hun taken. Als er zich toch tijdens deze dagen kleine incidenten voordoen, kan de sleutelhouder deze zonder problemen oplossen. Dit komt doordat de aanwezigen voornamelijk studenten zijn en zij het gezag van de sleutelhouder herkennen en respecteren. Het succes van ‘De LAX’ is mede te danken aan het feit dat ‘De LAX’ op zo’n gunstige locatie zit, namelijk tussen de hoofdingang van gebouw Leeuwenburg en het Amstelstation onder in het gebouw Leeuwenburg. Dit is dan ook de reden dat het van essentieel belang is dat er een goede communicatie is tussen het sociëteitsbestuur en gebouwbeheer van de locatie Leeuwenburg. Als aanspreekpunt voor gebouwbeheer locatie Leeuwenburg zal één persoon vanuit het sociëteitsbestuur worden aangewezen. Dit is afgelopen jaar ook al gedaan en hieruit is gebleken dat dit voor beide partijen een positief effect heeft gehad op de communicatie. Dit heeft er toe geleid dat de sociëteit dit ook graag zou willen met het College van Bestuur, zodat ook hier het contact beter onderhouden kan worden.

11-2-2013

Concept

10

Continuïteitsplan

4.


Doelstelling

Om er voor te zorgen dat er continuïteit komt binnen de vereniging en de sociëteit is dit vijfjarenplan opgesteld. Dit zorgt er tevens voor dat de toekomstige besturen van de vereniging en de sociëteit meer houvast hebben bij het begin van hun bestuursperiode, waardoor het bestuur meer een op een toekomst gericht beleid kan voeren. Dit zal uiteindelijk leiden tot een beter gestructureerde vereniging die meer kan organiseren voor haar leden en studenten. Hieraan wordt vormgegeven door de volgende punten te realiseren: 1. 2. 3. 4.

Veiligheid binnen de sociëteit, met name tijdens evenementen, verhogen; De samenhang van de verschillende verbanden binnen de vereniging versterken; Het bar-team een meer omvattende training geven; Communicatie met betrokken partijen verbeteren om eventuele ongeregeldheden te kunnen voorkomen; 5. Alle evenementen classificeren aan de hand van een risicoanalyse, waardoor met verschillende doelgroepen gewerkt kan worden.

Om deze punten te realiseren is het voorstel om de komende periode, wanneer ‘De LAX’ weer geopend is tot aan oktober, als testperiode te gebruiken wat neer komt op jaar nul (pilot). Dit om er voor te zorgen dat de uitwerking van het vijfjarenplan goed voorbereid wordt voor de toekomstige besturen. Tijdens deze nul fase zal het vijfjarenplan waarschijnlijk nog meerdere malen aangepast en uitgebreid worden, door middel van evaluaties en terugkoppelingen met het College van Bestuur en gebouwbeheer locatie Leeuwenburg. Het definitieve vijfjarenplan zal van kracht gaan op 1 oktober wanneer tevens het nieuwe verenigingsbestuur zal aantreden.

11-2-2013

Concept

11

Continuïteitsplan

5.


Veiligheid

Om de veiligheid in ‘De LAX’ te kunnen waarborgen, met name tijdens evenementen, kunnen er een aantal zaken in de sociëteit veranderen. Hierbij moet er gedacht worden aan de permanente beveiliging, in de vorm van camerabeveiliging, en beveiliging die alleen zal plaatsvinden tijdens evenementen, zoals externe beveiligers. De permanente beveiliging kan als voordeel bieden dat bezoekers van ‘De LAX’ ook tijdens de reguliere openingstijden zich ervan bewust worden dat er camera beveiliging aanwezig is. Hierdoor zijn zij zich er van bewust dat zij in de gaten worden gehouden en daardoor minder geneigd zullen zijn zich niet aan de regels te houden. Hiervoor wordt gekozen omdat het tijdens de reguliere openingstijden niet nodig is om met externe beveiliging te werken. Om er voor te zorgen dat tijdens evenementen het bezoekerslimiet gewaarborgd wordt, kan er bij de ingang van ‘De LAX’ een telling worden gehouden om te weten hoeveel gasten er in ‘De LAX’ aanwezig zijn. Een andere mogelijkheid is het houden van kaartverkoop, waardoor er vooraf al een indicatie van het aantal bezoekers zal zijn. Om de dagelijkse veiligheid voor de gasten te garanderen, kan er permanente camera beveiliging komen in ‘De LAX’. Deze camera’s zullen een afschrikkende werking hebben, doordat er minimaal één duidelijk in het zicht komt te hangen bij de ingang. Hierdoor zullen de gasten geattendeerd worden op het feit dat zij geregistreerd worden en hierdoor minder snel geneigd zullen zijn om provocerend gedrag te vertonen. Deze permanente camerabeveiliging zou alleen de gebeurtenissen die in de sociëteit plaatsvinden kunnen registreren. De gasten die buiten staan, om bijvoorbeeld te roken, zullen dan dus buiten het registratiebereik van de camera’s vallen.

11-2-2013

Concept

12

Continuïteitsplan

6.


Sociale controle

Verwacht wordt dat door het vergroten van het verenigingsgevoel de leden ook tijdens evenementen binnen ‘De LAX’ een actievere rol zullen aannemen. Hiermee wordt er gedoeld op het feit dat de leden achter de sleutelhouder gaan staan wanneer er zich een conflict voordoet. Dit vergroot het gezag en de geloofwaardigheid van de sleutelhouder naar de gasten van de sociëteit toe. Het is hierbij niet de bedoeling dat de leden eigenhandig gaan optreden zonder de sleutelhouder, maar hoe meer leden actief opletten in ‘De LAX’, hoe beter de zaal onder controle gehouden kan worden. Dit geeft sleutelhouders de tijd om in te grijpen voordat een situatie escaleert. Momenteel bevindt de vereniging zich in een fase waarin het leden aantal aan het groeien is na een aantal matige jaren. Daarnaast is de verhouding tussen het aantal actieve leden en ledenaantal toegenomen. Dit heeft ervoor gezorgd dat het verenigingsgevoel de laatste paar maanden sterk is toegenomen, maar nog niet op het gewenste niveau is. Dit is een proces dat tijd vergt. Om dit te stimuleren willen de besturen het aantal disputen binnen de verenigingen vergroten naar minimaal vijf in de komende jaren. Daarnaast worden alle leden verplicht lid te worden van één van deze disputen. Er is bij de huidige disputen te zien dat wanneer zij veel activiteiten organiseren voor de leden van het dispuut dat het groepsgevoel groeit. Dit zorgt er tevens voor dat zij ook actiever worden binnen de vereniging en de sociëteit. Dit heeft een positieve invloed op het verenigingsgevoel. Uit algemene onderzoeken, door psychologen uit verschillende werkgebieden gehouden onder subgroepen in een groter geheel, is gebleken dat evenredige subgroepen binnen het geheel een positieve invloed hebben 2. Dit kan binnen onze vereniging bereikt worden door de disputen elk een eigen focus te laten creëren, zoals bijvoorbeeld sport, techniek en barcommissie. Doordat de verschillende disputen allemaal een eigen focus krijgen, wordt het voor de nieuwe leden belangrijker om een keuze te maken. Het is voor een nieuw lid van belang dat die gene zich thuis voelt in zijn gekozen dispuut. Dit zal dan ook de reden zijn dat de nieuwe leden zich pas kunnen aanmelden bij een dispuut nadat zij twee maanden lid zijn bij de vereniging, wat op dit moment al direct bij het moment van inschrijving kan. Hierdoor zullen de verschillende disputen zich beter moeten presenteren en organiseren, wat weer zorgt voor een betere interactie met elkaar. In het laatste half jaar zijn de contacten met de studieverenigingen binnen gebouw Leeuwenburg uitgebreid. Door de positieve ervaringen vanuit alle partijen, zijn er steeds meer studieverenigingen die contact zoeken en onderhouden om borrels te kunnen realiseren in ‘De LAX’. Door deze samenwerking, met het steeds groter wordende aandeel van studieverenigingen, zijn de borrels het laatste half jaar dermate toegenomen tot gemiddeld twee borrels per week. De bezoekers van deze borrels vallen precies binnen de gestelde doelgroep waardoor deze gehouden kunnen worden tijdens de reguliere openingstijden van ‘De LAX’.

2

Voorbeeld onderzoek in bijlage

11-2-2013

Concept

13

Continuïteitsplan

7.


Barteam sociëteit

De sleutelhouders zijn binnen de vereniging de dagverantwoordelijken van de sociëteit. Zij worden individueel opgeleid door de daarvoor aangewezen sleutelhouders vanuit het sociëteitsbestuur. Binnen de vereniging moet iemand gevraagd worden door het zittende sociëteitsbestuur, alvorens een persoon de sleutelhoudersopleiding mag volgen. Dit simpelweg omdat niet iedereen geschikt is deze verantwoordelijkheid te dragen. Deze sleutelhouders worden opgeleid aan de hand van een vastgestelde opleidingshandleiding 3. De laatste dag van de opleiding zal geëxamineerd worden door het sociëteitsbestuur wat op dat moment aangesteld is. Naast deze interne opleiding tot sleutelhouder zal het sociëteitsbestuur, welke op dat moment aangesteld is, ook een ‘Sociale Hygiëne’ cursus volgen. Door het volgen van deze cursus leert men hoe in de praktijk om te gaan met alcohol-, drugs, en gokproblemen en hoe deze te herkennen. Daarnaast worden er verschillende methoden aangeleerd om gasten op een goede en rustige wijze de ruimte te laten verlaten. Deze cursus wordt gegeven door de Algemene Stichting Horeca Nederland en is verplicht voor iedere leidinggevende van een horeca onderneming in Nederland. ‘De sociëteit dient om haar exploratievergunning te behouden, deze certificaten in haar bezit te hebben. Doordat elk nieuw aangesteld sociëteitsbestuur minimaal twee bestuursleden een sociale hygiëne certificaat laat halen, zullen eventuele wijzigingen die in de cursus zijn doorgevoerd altijd in de vereniging bekend worden. Dit wordt noodzakelijk geacht daar er een natuurlijk verloop van besturen is, welke elk jaar wisselt. Het is de taak van het sociëteitsbestuur om aan de overige sleutelhouders deze informatie over te dragen. Tevens is het van belang dat het sociëteitsbestuur bij alle sleutelhouders een herhalingstoets afneemt, aan de hand van de vastgestelde opleidingshandleiding. Deze herhalingstoetsen zullen minimaal één keer per jaar bij iedere sleutelhouder worden afgenomen Naast het feit dat het barpersoneel de gasten voorziet van hun dranken, zijn zij van essentieel belang voor de sleutelhouder. Het barpersoneel staat namelijk op een verhoging achter de bar waardoor zij een beter overzicht hebben over de zaal. Zij kunnen op deze manier tot ver in de zaal kijken zonder dat zij van hun plek hoeven te komen. Wanneer het barpersoneel en de sleutelhouder op elkaar zijn ingewerkt, kunnen zij door een kort en effectief handelen. Dit vergroot de kans om bij eventuele irritaties tussen de gasten in te kunnen grijpen. Daarnaast heeft het barpersoneel contact met de gasten, waardoor zij eerder doorhebben wanneer er een persoon provocerend gedrag zou kunnen gaan vertonen. Dit geven zij door aan de sleutelhouder, waarop deze de desbetreffende persoon in de gaten zal gaan houden. Naar aanleiding van een eigen observatie zal de sleutelhouder naar eigen inzicht ingrijpen.

3

Zie bijlage …..

11-2-2013

Concept

14

Continuïteitsplan


Door een goede samenwerking tussen de sleutelhouder, het barpersoneel en de aanwezige leden, ontstaat er een zo breed mogelijke controle in de zaal. Op deze manier kunnen alle leden samen de gehele zaal en daarmee alle gasten zien en eventuele bijzonderheden melden aan de sleutelhouder. Tijdens evenementen is de zaal voller waardoor het voor één sleutelhouder niet mogelijk is om de gehele zaal te overzien. Dit is dan ook de reden dat er tijdens deze evenementen meerdere sleutelhouders worden ingezet door het sociëteitsbestuur. Gedurende deze evenementen zal er één hoofdsleutelhouder worden aangesteld. Deze zal het contactpunt vormen voor de overige sleutelhouders, gebouwbeheer en eventuele externe beveiliging. Een hoofdsleutelhouder kan alleen worden uitgevoerd door het huidige sociëteitsbestuur en het sociëteitsbestuur van het jaar ervoor. Dit is wenselijk aangezien zij regelmatig dan wel recentelijk contact hebben gehad met gebouwbeheer en het College van Bestuur. Het sociëteitsbestuur blijft altijd de eindverantwoordelijke over de sociëteit. Daarnaast is het van belang dat de sleutelhouders, die tijdens de evenementen staan, kort en duidelijk met elkaar kunnen communiceren. Om de communicatie tijdens een evenement makkelijker te laten verlopen wordt er tijdens het eerste grote evenement portofoons gehuurd. Als dit de communicatie tussen de sleutelhouders verbeterd worden er mogenlijk meerdere portofoons aangeschaft. De personen die hiervoor mogelijk in aanmerking komen zijn alle sleutelhouders tijdens het evenement en eventueel het aanspreekpunt van de externe beveiliging. Bij grote evenementen zal er één sleutelhouder worden aangewezen door het sociëteitsbestuur die het contactpersoon is voor het barpersoneel en door middel van de portofoons in communicatie staan met de overige sleutelhouders. Wanneer het duidelijk is dat een confict zal escaleren is het noodzakelijk dat de sleutelhouder(s) adequaat kunnen reageren. Hiervoor dient een incidentenprotocool 4te worden geschreven en gehanteerd. Sleutelhouder(s) dienen die voordat zij op een evenement kunnen staan dit te oefenen met een sleutelhouder die dit een keer eerder geeft gedaan. Hier zou gedacht kunnen worden aan een praktijkoefening o.i.d.

444

Moet ook nog geschreven worden

11-2-2013

Concept

15

Continuïteitsplan

8.


Classificatie evenementen

In de toekomst zullen de evenementen, die georganiseerd gaan worden in ‘De LAX’, onderworpen worden aan een risicoanalyse. Deze analyse zal uitgevoerd worden aan de hand van een vast protocol en zal uiteindelijk een classificatie toegekend worden aan het evenement. De classificatie refereert naar één van de onderstaande klassen (1 t/m 7). Dit systeem van classificeren zorgt ervoor dat ‘De LAX’ verschillende mogelijkheden heeft om een deurbeleid uit te voeren. Dit zal tijdens de promotie van de evenementen duidelijk gemaakt moeten worden aan de potentiële bezoekers. In het draaiboek dat per evenement zal worden opgesteld wordt duidelijk gemaakt welke van de klassen actief zal zijn tijdens de gehele dag van het evenement. Dit om te voorkomen dat er mensen binnen zijn die niet tijdens het evenement aanwezig kunnen zijn vanwege de classificatie. Klasse 1: Alleen leden Evenementen die als ‘klasse 1’ worden geclassificeerd, zijn besloten evenementen. Hiermee wordt bedoeld dat alleen leden toegang krijgen tot de sociëteit. Leden zijn bij de vereniging en de sociëteit bekend, waardoor de kans op incidenten aanzienlijk wordt verkleind. Indien er toch incidenten plaatsvinden, kan de sociëteit en / of de vereniging hier gevolgen aangeven, waaronder sociëteitsverbod etc. Echter biedt deze klasse de vereniging niet de mogelijkheid tot het werven van leden, waardoor potentiële leden op dat moment de sociëteit, de leden en daarmee de vereniging niet kunnen leren kennen. Wanneer er evenementen plaatsvinden met deze klasse, zal er bij de ingang van de sociëteit worden gecontroleerd op ledenpasjes, die ieder lid in bezit dient te hebben. Klasse 2: Leden en studieverenigingen Bij een evenement in ‘klasse 2’, zijn alleen leden van de vereniging en leden van studievereniging(en) in de sociëteit welkom. Alle aanwezigen zijn dus mensen die door het bestuur van de vereniging of de sociëteit kunnen worden aangesproken (leden van de ASVL), of door het aanwezige bestuur van de studievereniging (leden van de studieverenigingen). In deze klasse kunnen de contacten die reeds zijn gelegd met de studieverenigingen, worden behouden, verbeteren of zelfs groeien. Het gevolg van het inzetten van deze klasse, is dat een deel van de potentiële leden niet in de sociëteit mogen komen op dat moment. Bij het organiseren van een evenement in ‘klasse 2’, zal bij de deur worden gecontroleerd op ledenpasjes. De namen van mensen die lid zijn van de desbetreffende studieverenigingen zullen bij de sociëteit bekend zijn, indien die mensen in de sociëteit aanwezig zijn zal dat genoteerd worden aan de hand van een presentielijst.

11-2-2013

Concept

16

Continuïteitsplan


Klasse 3: Leden en studenten met registratie De sociëteit zal beperkt open blijven, wanneer een evenement met ‘klasse 3’ wordt georganiseerd. Dit betekent dat leden en studenten de sociëteit binnen mogen. De studenten zullen echter wel bij binnenkomst geregistreerd worden. Met deze klasse is de sociëteit toegankelijk voor eventueel potentiele leden. Tegelijkertijd is het personeel op de hoogte van de aanwezige gasten. De drempel voor de gasten zal hoger liggen dan zonder registratie. Het verplicht registreren kan een afschrikkend effect geven, waardoor eventuele gasten zullen besluiten niet meer te komen. De registratie zal plaatsvinden aan de deur. Er zal bij iedereen, behalve leden, worden gevraagd naar collegekaart. Na registratie mag de desbetreffende bezoeker pas naar binnen. Klasse 4: Leden en studenten met introducés ‘Klasse 4’ betreft een evenement, waarbij leden met introducés en studenten met introducés de sociëteit binnen mogen. Per lid of student mogen maximaal twee introducés mee de sociëteit in. Met het inzetten van deze klasse, blijft de sociëteit open voor potentiële nieuwe leden. Daarbij kunnen leden en studenten ook mensen uitnodigen die geen student zijn, hoewel iedereen wel aan de deur geregistreerd wordt. Zoals hiervoor besproken, kan dit bepaalde studenten er toe besluiten om het pand niet te betreden. Bij de registratie zullen leden hun ledenpas laten zien, de studenten hun collegekaart en de introducés een geldige identificatie (ID-kaart, paspoort of rijbewijs). Klasse 5: Kaartverkoop (met voorverkoop) Evenementen in ‘klasse 5’ zullen voornamelijk georganiseerd worden door disputen en studieverenigingen. Bij deze evenementen is altijd sprake van kaartverkoop, waarbij er kaarten kunnen worden gekocht aan de deur, maar ook in de voorverkoop. Bij de verkoop van de kaarten zal er tevens registratie plaatsvinden. Hierdoor is er controle over het aantal gasten dat in de sociëteit zal komen. Daarbij beschikt de sociëteit op dat moment ook over de nodige informatie van de gasten. Het nadeel van deze klasse is wederom dat het mensen zal afschrikken. Entree betalen is voor velen een grote drempel, met name voor die studenten welke ‘maar één biertje’ komen drinken. Deze evenementen worden op voorhand goed aangekondigd middels Facebook, eigen site, mails naar de leden en posters door de gebouwen van de Hogeschool van Amsterdam.

11-2-2013

Concept

17

Continuïteitsplan


Klasse 6: Evenementen buiten reguliere openingstijden ‘Klasse 6’ zijn evenementen welke worden georganiseerd door anderen dan de vereniging, sociëteit, disputen of studieverenigingen. Dit soort evenementen zijn doorgaans verjaardagsfeesten, waar alleen genodigden mogen komen, of hardstyle feesten zoals Brainburst en Ouwe Stijl. Deze klasse vindt altijd, buiten de reguliere openingstijden plaats. De organisator kent alle gasten en is ook het aanspreekpunt voor het sociëteitsbestuur. De deuren zullen echter wel open staan, wat de indruk zal wekken dat de sociëteit ook voor anderen geopend is. De organisator is hierin de verantwoordelijke voor het deurbeleid en zal ervoor moeten zorgen dat alleen genodigden binnen zijn. Klasse 7: Geen registratie Bij ‘Klasse 7’ gaat het om een evenement zonder registratie of kaartverkoop. Hierdoor blijft de drempel laag voor bezoekers om binnen te komen. Echter bestaat er de mogelijkheid dat er ook mensen van buiten de doelgroep, binnen komen. Voor evenementen die in deze klasse vallen zal er geen registratie plaatsvinden. Wel kan er gedacht worden aan eventuele externe beveiliging en een uitbreiding van het barteam.

11-2-2013

Concept

18

Continuïteitsplan

9.


Communicatie

Zoals bij ieder evenement wat in ‘De LAX’ plaatsvindt, wordt er een draaiboek opgesteld dat zowel naar gebouwbeheer als naar de contactpersoon beveiliging wordt gestuurd. Dit draaiboek moet worden goedgekeurd voordat de vereniging een evenement mag organiseren. Er is twee weken voorafgaande afgelopen NKPD (11 december 2012) een gesprek geweest met Afdeling Beveiliging en de Senior advisor Safety and Security HvA/UvA. Er is tijdens dit gesprek gebleken dat het draaiboek voor deze NKPD volledig was en aangepast was op de incidenten van de voorgaande jaren. Er is de sociëteit tijdens dit gesprek groen licht gegeven aangezien er alles aan gedaan werd om eventuele incidenten te voorkomen. Desondanks is er gebleken dat er zich altijd incidenten kunnen voordoen buiten de sociëteit welke onvermijdelijk zijn. Door middel van dit plan wordt getracht de communicatie tussen de eerder genoemde partijen te verbeteren, door ervoor te zorgen dat niet alleen mondeling alles duidelijkheid is, maar ook schriftelijk dit goed geregeld is. Daarnaast is het doel om er voor te zorgen dat de grote evenementen ook duidelijk worden gecommuniceerd naar het College van Bestuur toe. Dit plan bevat onder andere het opstellen van een standaard protocol welke gehandhaafd dient te worden tijdens de evenementen en de voorbereiding daarvan. Mede door dit plan dat in de toekomst de communicatie tussen de verschillende partijen beter zal zijn waardoor mogelijke incidenten in de toekomst beperkt kunnen worden. Dit heeft mede te maken met het feit dat de fouten eerder herkend zullen worden, omdat de betrokken partijen beter samenwerken. Tijdens NKPD 2012 is er gebleken dat het contact met gebouwbeheer erg goed is verlopen. Dit is te danken aan het sociëteitsbestuur dat tijdens haar jaar ieder voorval heeft besproken of gemeld aan gebouwbeheer. De dienstdoende huismeesters tijdens NKPD, waar op dat moment contact mee is geweest, hebben aangegeven dat op zowel de avond zelf als de dag erna, het sociëteitsbestuur doeltreffend en correct heeft gehandeld. Door deze terugkoppeling vanuit gebouwbeheer kan geconstateerd worden dat binnen de mogelijkheden zo goed mogelijk is gehandeld. Naast de terugkoppeling van gebouwbeheer, is een terugkoppeling van het College van Bestuur ook belangrijk. Na ieder evenement zou een officiële evaluatie met beide partijen wenselijk kunnen zijn. Om de effectiviteit hiervan te kunnen garanderen zal deze evaluatie binnen een maand plaats moeten vinden aangezien het evenement dan nog fris in het geheugen staat bij alle betrokken partijen. Hierdoor kan er adequaat gereageerd worden op eventuele verbeteringen bij een eerst volgend evenement. Om alle evaluaties vanaf het begin effectief te kunnen laten verlopen, zal elk nieuw aangesteld bestuur zich binnen een maand voorstellen aan het College van Bestuur en aan gebouwbeheer. Wanneer het niet mogelijk is om de kennismaking binnen een maand te realiseren, zal het aangestelde bestuur zich, na haar eerste maand als bestuur voorstellen door middel van een brief. Dit om te voorkomen dat de kennismaking wordt uitgesteld tot het eerst volgende evenement.

11-2-2013

Concept

19

Continuïteitsplan


Naast de communicatie met het College van Bestuur en gebouwbeheer, is het van belang dat de samenwerking met Folia verbeterd. Na het publiceren verschillende artikelen is opgemerkt dat er door (freelance) redacteuren vaak afwordt gegaan op foutieve of onjuiste informatie. Om zeker te zijn van een wederzijdse samenwerking, is het wenselijk om een contract op te stellen welke door beiden partijen ondertekend moet worden. Hierdoor kunnen de belangen van alle betrokken partijen behartigd worden en kan imagoverlies aan alle partijen voorkomen worden.

11-2-2013

Concept

20

Continuïteitsplan


10. Verwachtingen Resultaten welke in de lijn der verwachting liggen met de uitvoering van dit plan, hopende hiermee de veiligheid te verhogen. De camerabewaking kan een preventieve werking hebben. De gasten in de sociëteit voelen zich veiliger. De mensen die eventueel opstootjes veroorzaken, zouden minder snel geneigd zijn om moeilijkheden te veroorzaken. Echter zullen ook de rest van de gasten zich bekeken en mogelijk daardoor ongemakkelijk voelen. Sleutelhouders hebben een belangrijke functie wat betreft het voorkomen en verhelpen van opstootjes. Door het volgen van Sociale Hygiëne cursus zullen zij hiertoe beter in staat zijn. De sleutelhouders, die het meest recent het certificaat hebben gehaald, zullen de overige sleutelhouders op de hoogte brengen van vernieuwingen in de cursus. Bij onoverzichtelijkere evenementen is het van belang dat de communicatie onder het personeel goed verloopt. Hierdoor zijn de verschillende personeelsleden op de hoogte van opstootjes en kunnen daarop sneller reageren. De communicatie zou in het geval van grote / drukke evenementen kunnen verlopen met portofoons. Bij zo een evenement zullen overigens ook meerdere sleutelhouders kunnen worden ingezet, waarbij één hoofdsleutelhouder het overzicht behoudt. Het gehele personeel, sleutelhouder(s) en barpersoneel, kunnen (deels) het overzicht houden door op de verhoging achter de bar te staan. Het creëren van meer verenigingsgevoel, zullen ook de leden van de vereniging zich meer gebonden met de sociëteit en de rest van de leden. Dit wordt bereikt door een betere sociale controle. De leden zullen mogelijk sneller de sleutelhouder(s) te hulp schieten wanneer zich een opstootje begint te vormen / is gevormd. Ook zullen de leden, wanneer zij iets opmerken, het door geven aan de sleutelhouder(s) zodat er naar gehandeld kan worden. Gebouwbeheer en het College van Bestuur zullen op de hoogte worden gehouden door het zittende bestuur van de voorbereidingen van evenementen. Na de georganiseerde evenementen zal er worden gesproken over het verloop. De negatieve en positieve aspecten zullen worden uitgelicht, zodat zij in het vervolg meegenomen kan worden. Met het College van Bestuur, gebouwbeheer, studieverenigingen en de gemeente zullen concrete afspraken worden gemaakt die nauw zullen worden nageleefd. Eén van de afspraken die zal worden gemaakt, zal gaan over de bepaling van het verantwoordelijkheidsgebied en overige verantwoordelijkheden. Er lopen contacten met bestaande studieverenigingen, die geregeld gebruik maken van de sociëteit. Hun leden kunnen hier onder het genot van een biertje met elkaar en andere studenten netwerken. In het vervolg zullen georganiseerde evenementen worden geclassificeerd waardoor (de organisator en) de sociëteit goed voorbereid zijn (is). Hiervan is dan ook het College van Bestuur en gebouwbeheer op de hoogte.

11-2-2013

Concept

21

Continuïteitsplan


Om uitwerkig aan dit plan te kunnen geven is het belangrijk om voor het officiële start van het toekomstplan een evenement te organiseren. Dit is om te leren van de fouten die mogelijk gemaakt zullen worden. Deze kunnen nog geïmplementeerd worden voor 1 oktober 2013. Dit zal een evenement van dusdanige grote moeten zijn om het een leermoment te kunnen laten zijn, maar zal zeker geen hoogrisico evenement zijn. Door een evenement te organiseren wordt voor alle betrokken partijen duidelijk waar elkaars verantwoordelijkheden liggen en hoe deze het beste op elkaar af te stemmen. Door een goede communicatie en voldoende korte evaluaties met alle partijen zal ‘De LAX weer een sociëteit worden die open is voor haar leden en alle studenten. Met goede afspraken kan iedereen naar de toekomst kijken waar een goede samenwerking centraal zal staan. Dit om de sociëteit ten voordeel van iedereen te kunnen benutten.

11-2-2013

Concept

22

Continuïteitsplan


11. Voorgestelde tijdlijn Om zekerheid in te bouwen dat de reflecties op juiste momenten plaatsvinden is een tijdlijn opgesteld welke het eerste half jaar gespecificeerd staat. De jaren daarna zijn wel beschreven, maar zullen afhankelijk zijn van de evenementen. Januari • Gesprek met Commissie van Wijzen • Gesprek met Senior advisor Safety and Security • Presentatie van het continuïteitsplan aan het College van Bestuur Februari • Openstelling Stichting Sociëteit ASVL, ‘De LAX’ • Kennismaking College van Bestuur met nieuw sociëteitsbestuur • Start Pilot-toekomstplan September • Start college jaar 2013/2014 • Aanstellen nieuw ASVL bestuur Oktober • Officiële start van het toekomstplan • Kennismaking College van Bestuur met het nieuwe ASVL-bestuur Na de start van het toekomstplan zal elk evenement gecategoriseerd worden en aan de hand daarvan zullen gesprekken ingepland worden. Tevens zal elk nieuw bestuur zich binnen een maand voorstellen aan gebouwbeheer en het College van Bestuur.

11-2-2013

Concept

23

Continuïteitsplan Stichting Sociëteit ASVL De LAX

Recommend Documents