Lions Clubs International Multiple District 110 - The Netherlands District 110 AZ www.conventie.110md.nl
Concept verslag Najaarsconventie District 110AZ, 26 november 2014, SWA, Distributieweg 10, Alphen aan den Rijn 1.
Opening Na inschrijving, vanaf 18.30 uur, ontvangst en lopend broodjesbuffet start de plenaire vergadering om 19.30 uur. DG Ina Winters opent de vergadering en heet allen welkom. Een special welkomstwoord aan CC George Hooijer, secretaris GR Jan-Willem Rikkers en PID Tom Foort.
2.
1)
De DG bericht dat de Ebola-actie in ons district € 3.400,- heeft opgebracht. Daarnaast hebben sommige clubs een bedrag overgemaakt naar AZ voor LCIF dan wel het Rode Kruis.
2)
Op 13 januari 2015 wordt een lunch georganiseerd voor de Melvin Jones Fellow Award eigenaars in ons district, de uitnodigingen worden binnenkort verzonden.
3)
Districtssecretaris Huibert Heukensfeldt Jansen heeft aangegeven het te druk te hebben met zijn baan, waarvoor hij regelmatig naar Davos moet reizen, en heeft daarom zijn functie neergelegd. Vandaar zijn er nu verkiezingen, met Marianne Knijnenburg als kandidaat districtssecretaris en Bert van Eken als kandidaat 2e districtssecretaris.
4)
De DG vertelt bij het geprojecteerde overzicht van deelname aan conventies, dat er in voorgaande jaren doorgaans ruim 30 clubs vertegenwoordigd waren bij conventies. Bij de Meet & Greet in augustus waren dat er 53. Bij deze conventie in Alphen aan den Rijn zijn 27 van de 72 clubs vertegenwoordigd. Voor het eerst is er een digitale pilot geweest met digitaal stemmen. 35 Clubs hebben digitaal gestemd.
5)
De eerstvolgende conventie, in Gorinchem op 28 november a.s., is geheel gewijd aan de wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement. Wordt het quotum niet gehaald, dan wordt hierover gestemd tijdens de Bijzondere Nationale Conventie in Maarssen op zaterdag 13 december a.s.
6)
De districtsverkiezing van Peace Poster Contest is op 20 november jl. gewonnen door Teaux Schul van de Professor Casimir School in Voorburg. De Vredesposter is ingediend door Lionsclub Voorburg Prinses Marianne.
Roll call en vaststellen van de agenda Aanwezig: Op moment van opening van de conventie zijn 65 Lions-leden en 5 leden van LEO-clubs aanwezig in de zaal. De aanwezigen vertegenwoordigen 78 stemmen. Bericht van verhindering is ontvangen van: De Bilt Bilthoven, Leiden Lugdunum Dualis, LEO Club Ultrajectum, Utrecht Host. Aan de agenda wordt toegevoegd: na agendapunt 11 een presentatie door Monique Wijnhoven over Fight for Sight bij night in Black & White. Ook wordt toegevoegd berichtgeving over Jeugduitwisseling door Jacqueline de Leeuw, Commissaris Internationale Jeugduitwisseling 110 AZ, alsmede nieuws over Waka Waka door Pieter ter Steeg, DC Lions en Milieu.
Agendapunt 13 en 14 worden omgewisseld: de discussie wordt gevoerd na sluiting van deze conventie. Het stembureau wordt vastgesteld: Irene van Ophem (voorzitter), Jos van Hartingsveldt en Sybrand van Haersma Buma. 3.
Notulen districtsconventie 12 april 2014. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
4.
Financieel verslag over fiscal year 2013-2014. Op de website www.conventie.110md.nl staat (nog steeds te bekijken) een filmpje waarin penningmeester Henk van der Hee een toelichting geeft op de jaarcijfers. Dit heeft eenieder ter voorbereiding op deze conventie kunnen bekijken. Het is niet gelukt dit filmpje op de aanwezige apparatuur te zetten. Derhalve worden kopieën van de balans en verlies & winstrekening in de zaal uitgedeeld en geeft de penningmeester ‘live’ een toelichting op de cijfers. De stukken zijn als bijlage 1 en 2 toegevoegd aan de notulen. Er is één tekstuele aanpassing. In de Staat van baten en lasten staat on 1.4.1 International Forum Hamburg, dit moet zijn International Convention Hamburg. De hierbij vermelde kosten ad € 5.550,zijn eenmalig, het was een bijdrage voor de Lions en LEO’s die naar Hamburg gingen. Er waren ook extra kosten voor het Europaforum en de Leiderschapstraining. Het ledenaantal is dalend. De opheffing van twee Lionsclubs in FY 2013-2014 draagt ook niet bij aan toename van het aantal leden. De inkomsten uit contributies zullen wederom dalen. Het interen op de reserves was een bewuste keuze. De algemene reserves mochten lager, maar moeten wel op de norm blijven van 1 jaar contributie. In FY 2013-2014 waren de contributiebijdragen € 33.616,00. Het saldo van de algemene reserve was bij afsluiting € 31.286,00. De bestemmingsreserve Jeugduitwisseling ad € 8.400,00 daarbij opgeteld leidt tot een vrij besteedbare reserve ad € 39.686,00. Daarom zal vanaf nu verder bezuinigd moeten worden. Goed nieuws is wel, dat door al ingezette bezuinigingen het exploitatieresultaat toch € 2.056,- minder negatief was dan begroot. Bij de Jeugduitwisseling wordt het aantal jeugdkampen teruggebracht van vier naar drie, dit levert een substantiële bezuiniging op. De reserve voor de jeugduitwisseling is daarom, ten gunste van de algemene reserve, verlaagd tot eenmaal de verwachte jaarkosten. De penningmeester zal zijn opvolger meegeven de afbouw van het tekort op de balans voort te zetten, zodanig dat het tekort na drie jaar op 0 staat. Hij gaat met zijn beoogd opvolger een notitie uitwerken, die gepresenteerd wordt tijdens de Nationale Voorjaarsconventie van 30 mei 2015. In de notitie een voorstel tot afbouw van het tekort, de verwachtingen ten aanzien van het ledental en een voorstel ten aanzien van de contributie. Hans Naborn, lid van de adviesraad, bericht dat de jaarlijkse landelijke bijdrage per lid voor de Jeugduitwisseling met € 2,50 is verhoogd, van € 5,00 naar € 7,50. Jacqueline de Leeuw geeft aan dat deze verhoging vrijdag jl. bekend is geworden. In 110 AZ wordt op districtsniveau een bijdrage van € 4,00 per lid geheven, maar door deze landelijke verhoging lijkt een lagere bijdrage per lid mogelijk. Daarover moet nog beslist worden. (Zie ook onder 11.B.) Op 11 september 2014 heeft de kascontrolecommissie, gevormd door Marien van Eijmeren en Herman Grooten, zich gebogen over de jaarcijfers. Beiden zijn afwezig, daarom leest de penningmeester het verslag van deze commissie voor. Het verslag is als bijlage 3 bij deze notulen gevoegd.
5.
Stemmen voor decharge districtsbestuur 2013-2014 Het districtsbestuur wordt unaniem decharge verleend.
6.
Stemmen districtssecretarissen. Ook van kandidaat districtssecretaris Marianne Knijnenburg (Lc Voorburg Prinses Marianne) was een introductiefilmpje te bekijken op www.conventie.110md.nl. Marianne en kandidaat 2e districtssecretaris Bert van Eken (Lc Zoetermeer) stellen zich nader voor, waarna stemming volgt.
7.
Terugblik Europaforum Birmingham DG Ina Winters doet verslag. Uit ons district waren Jacques Verkade en Paul Akkerman aanwezig bij het Europaforum in Birmingham. 2e VDG Margaret Diekhuis heeft de cursus gevolgd, waarbij als speerpunten ledenwerving nieuwe stijl en leiderschap. Alle gegeven workshops staan op het internet. Dit jaar moeten wij zeker gaan trekken aan het ledental en met name jongeren erbij halen. In het Verenigd Koninkrijk zijn veel meer clubs, maar doorgaans per club minder leden. Sommige clubleden verhalen over een geweldige club met heel enthousiaste leden, maar dat zijn er dan soms maar vijf of zes. De DG heeft het plan ‘Plastic Soup’ van Bart Punt besproken met Denemarken en de voorzitter van North Sea Lions. Nagegaan zal worden of het mogelijk is de kuststrook langs de Noordzee op te ruimen. Er is ook gesproken over de toekomst van het Europa Forum. Het Forum 2014-2015 zal gehouden worden in Augsburg. De DG was 25 november op clubbezoek bij Berkel en Rodenrijs en meldt de oprichting van het Lions Bos aldaar, gerealiseerd door een bomen actie van een international president jaren geleden.
8.
Meet & Greet Wassenaar 29 augustus 2014, omgezet in beleidslijnen. Alvorens dit agendapunt te bespreken, nodigt VDG Joost Avis de aanwezigen uit een exemplaar mee te nemen van de Goede Doelen Krant, er ligt een stapel bij de inschrijftafel, en het idee van deze Krant naar hartelust te kopiëren. De Krant is uitgebracht door Lionsclub Voorburg Prinses Marianne. In de Krant legt de club als het ware verantwoording af. Op de voorpagina staan berichten over de drie goede doelen waarvoor de club dit jaar geld bij elkaar brengt. In de Krant verder informatie over de projecten die zij gaat uitvoeren en over de club zelf, alsmede door lokale ondernemers geplaatste en betaalde advertenties. De helft van de netto opbrengst van de Goede Doelen Krant gaat naar de drie goede doelen. De voorlopige stand is: € 4.600,00 voor de drie goede doelen. Meet & Greet omgezet in beleidslijnen: VDG Joost Avis heeft met een kleine werkgroep, op basis van de samenvatting van de over drie onderwerpen gevoerde discussies (opgesteld door Sybrand van Haersma Buma) de belangrijkste reacties samengevat en aanbevelingen opgesteld. De aanbevelingen zijn als bijlage 4 bij de notulen gevoegd 1) Social Media. De GR zal voor FY 2015-2016 aanbevelingen opnemen in de plannen welk social medium in te zetten voor welk doel binnen de Lions organisatie. 2) Lions International Uit www.lionsclubs.org en www.lcif.org blijkt nut en noodzaak van de internationale organisatie 3) Nieuwe leden Volg International President Joe Preston: Just ask one!
Pieter ter Steeg moedigt de aanwezige clubs aan de oude èn de jonge handjes te gebruiken, niet alleen bij fondsenwerving maar ook bij immateriële activiteiten. CC George Hooijer geeft aan dat er een ‘witte vlekken plan’ beschikbaar is. Op postcode gesorteerd is aangegeven waar mogelijkheden zijn voor nieuwe clubs. Uitgegaan wordt van één club per 20.000 inwoners. In het Plan is niet gekeken naar aanwezige overige serviceclubs. En er komen grote verschillen voor: soms zijn er wel drie goeddraaiende Lionsclubs in kleine woongemeenschappen en is er géén of maar één in grotere. Dit ‘witte vlekken plan’ is bijgevoegd als bijlage 5. 9.
Pauze Met algemene instemming vervalt de pauze.
10. Uitslag verkiezing districtssecretarissen Het stembureau maakt bij monde van voorzitter Irene van Ophem de uitslag bekend. Marianne Knijnenburg is met 78 stemmen vóór unaniem gekozen tot districtssecretaris. Bert van Eken is met 77 stemmen vóór en één stem tegen gekozen tot 2e districtssecretaris. 11. Terugkoppeling pilot, online stemmen DG Ina Winters meldt dat 35 clubs online hebben gestemd. 72 clubs mochten stemmen (de clubs in oprichting en de LEO’s niet). Het online stemmen is modernisering in een tijd waarin steeds meer mensen het druk hebben en er weinig tijd is om naar vergaderingen te komen. Er is met deze pilot veel ontdekt. Het maken van een website, het onderhoud ervan, en het verloop van het stemmen. Astid Abbing, districtsredacteur LION en lid van Lc Ypenveen, heeft de website www.conventie.110md.nl gebouwd, met ook de mogelijkheid discussies te voeren, te communiceren met elkaar. In de toekomst gaan de digitale stemmen rechtstreeks naar de notaris. Dan kan de notaris de tijdens de conventie uitgebrachte stemmen optellen bij de digitale stemmen (dubbelingen er door hem uitgehaald). Sipke van der Werf, voorzitter van het organisatiecomité Nationale Voorjaarsconventie in Den Haag op 30 mei 2015, is ook zeer betrokken geweest bij het ontwikkelen van de opzet van de website. Hij vertelt dat deze pilot, in aanloop naar de Voorjaarsconventie, is opgestart omdat het aantal bezoekers van conventies afneemt en het dus anders zal moeten. Stemmen op internet, waardoor de vergadering korter kan duren en de discussies langer. De filmpjes van Henk van der Hee, Ina en Marianne zijn op de website geplaatst om de clubs in de gelegenheid te stellen deze in de clubvergadering te bekijken en te bespreken. Groot voordeel is dat veel meer Lions betrokken worden bij Lions-zaken. Er volgt een nadere bespreking van de pilot ‘online stemmen’. Overwegingen en conclusies: 1)
Er wordt zeer positief gereageerd, het is goed dat het district op deze wijze naar de clubs toe komt. Het leidt inderdaad tot meer betrokkenheid.
2)
Er kon over drie punten gestemd worden: de financiële cijfers, verkiezing districtssecretaris en verkiezing 2e districtssecretaris. Goed om het uitproberen van het digitaal stemmen te beginnen met deze ‘makkelijke’ onderwerpen. Zal het gaan om stemmen over een districtsproject of contributieverhoging dan zal het lastiger worden. Dan zal de discussiemogelijkheden die de website biedt, nodig en nuttig zijn.
3)
Voor de volgende conventie een duidelijke instructie naar de clubs mailen: wie mag stemmen, van wanneer tot wanneer is het stemmen, duideiljke uitleg van de wijze van discussiëren en het inloggen.
4)
Instructie en toelichting bij de stukken in vroeg stadium naar de clubs sturen, zeker zes weken vóór de conventie,. Daardoor zullen alle clubs de gelegenheid hebben de onderwerpen en filmpjes in hun clubvergadering te bespreken en bekijken.
5)
Het is goed dat alleen de voorzitter van een club mag stemmen, het zal nopen tot bespreking van de onderwerpen in de clubvergadering.
6)
Het is goed dat de discussies voor iedereen zichtbaar zijn. Het is leuk met clubs te gaan discussiëren via de website. (Astrid geeft aan dat wel eerst achter de schermen wordt gekeken naar de inhoud van de reacties en alleen voor de discussie nuttige reacties daadwerkelijk worden doorgelaten en geplaatst op de website).
7)
Digitaal stemmen is prima, maar niet digitaal gaan vergaderen. Het is juist leuk elkaar te zien en te spreken.
Er wordt nog gesproken over het digitaal stemmen en vergaderen. Notaris Michiel Kouwenhoven licht toe dat de papieren stemming echt tijdens de conventie moet plaatsvinden. Digitaal vergaderen is in theorie mogelijk, maar zal geen optie zijn omdat het heel erg duur is, door de vele verbindingen die daarvoor tot stand gebracht moeten worden. De DG blikt vooruit naar de Nationale Voorjaarsconventie. Daarbij zullen ook buitenlandse gasten aanwezig zijn. Die introductiefilmpjes kunnen ook lang van tevoren op de website geplaatst worden, zodat iedereen de informatie op zijn eigen moment kan bekijken. SMiLE (Social Media including Lions Everywhere) (http://www.lionssmile.org/nl/) kijkt zeer belangstellend toe, Nederland is het eerste land dat digitaal stemmen uitprobeert in een pilot. Tot slot zijn er applaus, dank en bloemen voor Astrid Abbing. 11.A. Fight for Sight by night in Black & White Dit festijn vindt plaats op 13 juni 2015. Het Black & White diner is bedacht door DG Ina Winters en gebaseerd op de 25 jaar geleden in Parijs gestarte traditie Diner en Blanc (zie http://www.dinerenblanc.fr en http://international.dinerenblanc.info/). Met elkaar in de bus stappen, terwijl alleen de Chef de Bus en de chauffeur weten waarheen. Nieuwe, interessante mensen ontmoeten op bijzondere locaties. Een driegangendiner met, bij voorkeur, champagne, aan een eigen tafeltje en twee klapstoeltjes. De bijdrage is € 30,00 per persoon. Doordat iedereen echt alles zelf meeneemt, zijn er alleen kosten busvervoer en gaat er, inclusief de bijdrage van Wilde Ganzen, € 22,50 per deelnemer naar het goede doel: Stichting Lions Werkgroep Blinden (https://www.lions.nl/Lions_helpen/49/Stichting_Lions_Werkgroep_Blinden.html ). Het streven is één Chef de Bus per club, of per combinatie van clubs. Er zijn 30 bussen gereserveerd voor 13 juni 2015, 50 personen per bus, maakt 1.500 deelnemers. Monique roept op: “30 bussen, ga ze vullen! Deelname is ook mogelijk voor partners, familieleden, vrienden en bekenden. Meld je aan als Chef de Bus!” De Chef de Bus is de contact persoon met de organisatie. Voor aanmelding en informatie: Ina Winters, e-mail:
[email protected] of Gery Groen,
[email protected], het liefst nog in december! 11.B. Jeugduitwisseling Jacqueline de Leeuw geeft aan dat de Jeugduitwisseling is een international aspect is, dat elk jaar terugkeert. Dit Lionsjaar organiseren District AZ-zones 1B en 2A de gastouderopvang. Zij nodigt de bij de Jeugduitwisseling betrokken aanwezigen uit na afloop van de vergadering bij elkaar te komen voor overleg. Zone 2A organiseert in 2016 een van de drie kampen in Nederland. Nederlandse jongeren van 17 tot 21 jaar kunnen zich aanmelden. De adviesraad heeft ingestemd met het voorstel door Stichting Jeugduitwisseling tot landelijke
contributieverhoging van € 2,50 (van € 5,00 naar € 7,50). Daarover moet tijdens de Nationale Conventie op 13 december worden gestemd. Die contributieverhoging is tegelijk een verlaging voor de kosten per lid. Dat klinkt vreemd, maar de reden is dat clubs van de zones die een jeugdkamp moeten organiseren in veel districten tot nu toe alles zelf betalen. Door de landelijke contributieverhoging, tesamen met de door St. Jeugduitwisseling per 2015 ingestelde campfee van € 100,00 voor deelnemende inkomende jongeren, gaan die clubuitgaven door de Stichting Jeugduitwisseling vergoed worden (tot een maximum). In district AZ wordt al jaren € 4,00 per lid extra geheven voor de jeugdkampen. Dat gaat nu vervangen worden door de landelijk in te stellen € 2,50. De penningmeester van AZ zal in de begroting voor komende jaren de effecten hiervan opnemen. 11.C. Waka Waka Pieter ter Steeg geeft aan: Tijdens het zeer geslaagde Milieusymposium Dwarse Denkers (Wageningen, 21 november 2014) hield Waka Waka intitiatiefnemer Maurits Groen een korte lezing. Veilig licht in de duisternis voor 1,2 miljard mensen zonder elektriciteit, was de titel. Zijn bedrijf WakaWaka, (schitterend licht in Swahili) maakt solar LED-lampen. Ze zijn zo groot als een smartphone. Aan de ene kant wordt het zonlicht opgevangen en aan de andere bevinden zich de lampjes en de aansluiting voor telefoon of radio. Kinderen in de derdewereldlanden kunnen daardoor ‘s avonds huiswerk maken en volwassenen kunnen nog enkele uren betaald werk doen. De levensgevaarlijke, verminkende brandwonden veroorzakende, sterk vervuilende kerosinelampen worden hiermee uitgebannen. Duurzaam en betaalbaar. Het motto is: BUY ONE = GIVE ONE. Door een Waka Waka te kopen kan het bedrijf Waka Waka een kind in een derdewereldland een gratis lamp geven. (Licht + power voor je radio en om je smartphone te laden: € 69,00 per stuk.) Het bedrijf scoort zeer hoog op de ‘Duurzame Top 100’ en is naar eigen zeggen commercieel succesvol. Info en bestellen: http://nl.waka-waka.com . 12. Rondvraag De DG heeft uit Oakbrook een Certificate of Appreciation Award ontvangen voor Paul de Boer, districtsgouvereneur 2013-2014, dat zij hem onder luid applaus uitreikt. Secretaris GR Jan-Willem Rikkers nodigt eenieder uit voor de Nationale Conventie in Maarssen op 13 december a.s. Er wordt gestemd over verhoging van de bijdrage voor Jeugduitwisseling. Na de lunch volgt een interactief stuk over moderne ledenwerving. Er zijn in Maarssen 12 tot 15 plaatsen beschikbaar om een club-project te presenteren. 13. Sluiting DG Ina Winters dankt eenieder voor aanwezigheid en de actieve deelname aan deze conventie, nodigt allen uit voor een drankje en desgewenst discussie en sluit de vergadering om 21.05 uur. 14. Discussie Er is geen discussie meer gevoerd. Discussiepunten waren: 1) 2) 3)
Opruimen stranden; een goed plan voor de clubs langs de Noordzee of in een breder verband? Online vergaderen, is dat de toekomst? Beleidslijnen naar aanleiding van de Meet & Greet Wassenaar, mee eens of een andere visie?
26 november 2014 Marianne Knijnenburg
